Zusammenfassung - 167 - Anforderungen ableiten und Evaluation durchführen

Bernhard Tinner18. Juni 20091167 Anforderungen ableiten und Evaluation durchführen

167 Anforderungenableiten und Evaluationdurchführen

Zusammenfassung

Teil A

–

Grundlagen

Beschaffung von Informatik-Lösungen

Lebenszyklus einer Informatik-LösungIT System Lebensdauer

Arbeitsplatz (PCs und Terminals) 2-3 JahreHintergrundsysteme (Server für Ar-beitsgruppen)3-5 JahreUnternehmensweite Hintergrundsys-teme (Hosts, Server)5-7 JahreSystemsoftware (Funktionalität) 8-15 JahreAppl.-Software (Funktionalität) 8-15 JahreDaten, Dokumente 10-50 Jahre

Rahmenbedingungen

Rahmenbedingungen können einerseits als

Vor-aussetzungen

aber auch als

Einschränkungen

angesehen werden

Ohne Geld, Personal und Auftraggeber gibt eskein Beschaffungspro- jekt

Beschaffungsgründe



Neues Einsatzgebiet



Erhöhte Kapazitätsanforderungen



Neue Organiationsstrukturen & - formen



Downsizing (Auslagern komplexer Aufgaben)



Geschäftsaufgabe



Ablösung einer kostenintensiven Eigenentwick-lung



Ersatz und Neubeschaffung

Hauptstudie und Evaluation im PhasenmodelErgebnisse der Phasen

Phase Ergebnis

Projektidee ProjektantragVorstudie MachbarkeitsstudieHauptstudie Konzept (Konzeption)Evaluation Die «beste» LösungRealisierung Detailkonzept & -spezifikationRahmenorganisation Auf die künftige Lösung ange-passt RahmenorganisationImplementation Installiertes & betriebsbereitesSystemAbnahme Optimiertes Gesamtsystem &Abnahmeprotokoll

Bernhard Tinner18. Juni 20092167 Anforderungen ableiten und Evaluation durchführen

Arbeitsschritte im Rahmen der Projektphasen "3. Hauptstudie" und "4. Evaluation"

Schritt Inhalt

Pflichtenheft



Ausgangslage



Ist-Situation



Ziele



Anforderungen



Mengengerüst



Vorgaben für Offerte



Administratives



FragenkatalogBewertungs-dokumentation



Kriterienkatalog



Bewertungsliste



Bewertungsmassstab



KO-KriterienlisteOfferte



Auswahlliste der Anbieter



Vergleichbare Offerte



Profile der Offertsteller

Schritt Inhalt

Grob- & Detail-Evaluation



Rangfolge der Offerten



Kosten pro Offerte



Kosten-Nutzen-Verhältnispro Offerte



Evaluationsbericht

Entscheidungsgrundlagenmit:



Nutzwertanalyse



SWOT-Analyse (Stärken,Schwächen, Chanchen, Ri-siken)



Risikobewertung



Kosten-Nutzen-ÜbersichtEntscheid



Lösungsvariante auswählenVertrag



Vertragsdokument unter-zeichnen und verteilen

Evaluation personell organisieren

1)

Der

Projektausschuss

wird oft auch als Len-kungsausschuss oder Steuerungsausschuss(Steering Committee) genannt.2)

Der

Auftraggeber

ist Mitglied des Projektaus-schusses.3)

Die

Projektleitung

wird in der Regel durcheine Person, den

Projektleiter

wahrgenom-men. Er ist für die Erreichung der

Projektzie-le

und

termin

- und

kostengerechte

Abwick-lung

zuständig.4)

Externe Berater

unterstützen den Projektlei-ter (Projektcoach) in den Bereichen

Markt-kenntnissen

und

Termin- & Kostenplanung

.5)

Das

Projektteam

(

Informatiker, Organisato-ren, Endbenutzer

) stellt sicher, dass die

De-tailergebnisse

fachlich korrekt erstellt wer-den.6)

Das

Reviewteam

beurteilt Ergebnisse

desProjektteams, arbeitet aber selber nicht ander Erreichung der Ergebnisse mit.

Bernhard Tinner18. Juni 20093167 Anforderungen ableiten und Evaluation durchführen

Projektmarketing

Das Projektmarketing fördert die Akzeptanz.Folgende Kommunikationsmittel werden dazueingesetzt:



Webseiten zum Projekt im Intranet



Flyer mit den Highlights des Projekts



Newsletter mit detaillierten Informationenüber das Projekt



Erfahrungsaustausch zwischen Anwendern undProjektmitgliedern (Projekttagung)



Wettbewerb um Aufmerksamkeit zu erlangen

Teil B

–

Evaluation durchführen

Evaluation vorbereiten

Bevor die eigentliche Evaluation starten kann,müssen die Ziele, die Projektorganisation unddas Termin- & Kostenbudget vom Auftraggebergeklärt werden. Der daraus resultierende Auftragan den Projektleiter sollte folgende Punkte ent-halten:

Terminplanung

Gantt-Diagramm

Ergebnisse der Vorstudie



Ist-Situation (HW, SW, Organisation, aktuelleBetriebskosten, Prozesse)



Verbesserungsvorschläge



Evtl. erste Lösungsvorschläge



Stärken/Schwächen der Ist-Situation

Auftrag

Inhalt Weshalb

Projekt-Nr. Zur eindeutigen IdentifikationProjektname Zur einfachen KommunikationGrundlagen(Ausgangslage)Als Begründung für dieBeschaffungGrobziele 2-3 übergeordnete ZieleAufgaben-stellungMeist einfach umrissene Auf-gabeGeltungsbereich Gibt Auskunft über die exak-ten Grenzen der LösungRahmen-bedingungenVoraissetzungen und Ein-schränkungen rund um denAuftragProjektorg. Art der Organisation und mög-liche TeilnehmervorgabenTermine Zeitbedarf und Termine dereinzelnen Teilschritte (

Mei-lensteine

)Budgetbeschrän-kung/EvaluationKostenbudget zur Zielerrei-chungAuskunft/Info.-PflichtMonatliche Info an den Pro-jektausschuss in Form einesStatusberichts

Pflichtenheft

Das Pflichtenheft enthält alle Informationen,welche nötig sind, damit mögliche Anbieter einevollumfängliche Lösung offerieren können:



Ausgangslage



Ist-Zustand (momentane Situation des Unter-nehmens)



Ziele (Nutzenrelevante Ziele, Systemziele, Vor-gehensziele)



Anforderungen (an Applikationssoftware, Sys-templattform und anbieterbezogene Leistun-gen)



Mengen und Häufigkeiten (Datenbewegungen,Datenbestände, Anzahl Benutzer)