PERANAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR ( SOP ) DALAM MENINGKATKAN KINERJA APARATUR

BAB I PENDAHULUAN Jika kita mendengar sekilas tentang Standar Operasional Prosedur ( SOP ), kita hanya membayangkan sebuah prosedur kerja pada unit kerja yang melayani masyarakat secara langsung atau unit pelayanan teknis seperti Kantor Samsat atau Rumah Sakit yang di dalamnya berisi tentang pekerjaan apa, siapa yang mengerjakan, berapa waktu yang dibutuhkan dan berapa biaya untuk pengurusannya. Sebelum memahami Standar Operasional Prosedur ( SOP ) secara jelas, perlu kita pahami bahwa dalam era reformasi birokrasi berorientasi terhadap tata kehidupan bernegara ( governance ) untuk mewujudkan kehidupan yang demokratis, yaitu yang menjamin berlakunya mekanisme checkdan balance, distribusi kekuasaan secara sehat dan fair, adanya akuntabilitas pemerintah, tegaknya supremasi hukum dan hak asasi manusia ( HAM ) serta struktur ekonomi yang adil dan berorientasi kepada masyarakat luas. Sehubungan dengan hal tersebut kita seharusnya mulai mengawali tatanan kepemerintahan dari hal-hal yang dianggap sederhana seperti Standar Operasional Prosedur ( SOP ), kita sering terjebak dalam paradigma lama bahwa Standar Operasional Prosedur ( SOP ) hanyalah sekedar informasi yang dibutuhkan bagi instansi teknis dan itu sudah cukup hanya dengan menyebarluaskan informasi, seakanakan transparansi sudah dilaksanakan dengan mencetak famlet lalu menyebarluaskan ke setiap kantor atau memasang iklan di surat kabar yang belum tentu dibaca oleh sebagian komponen masyarakat, kita belum berfikir bagaimana orang menerima dan memahaminya.

Untuk mewujudkan dalam pelaksanaan administrasi publik sehari-hari, terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan, antara lain : 1. Kondisi masyarakat yang apatis terhadap program-program pembangunan selama ini membutuhkan adanya upaya khusus untuk mendorng keingintahuan mereka terhadap data/informasi sehingga dibutuhkan adanya penyebarluasan informasi secara aktif. 2. Pemilihan media yang digunakan untuk menyebarluaskan informasi dan substansi materi informasi yang disebarluaskan, sangat tergatung pada segmen sasaran yang dituju. Informasi yang dibutuhkan oleh masyarakat berbeda dengan yang dibutuhkan oleh organisasi pemerintah ataupun organisasi non pemerintah. 3. Dalam penyebarluasan informasi seringkali seringkali berbagai unsur non pemerintah seperti pers, lembaga keagamaan, LSM lebih kreatif dibandingkan pemerintah karena penginformasian kepada berbagai komponen strategis sangat penting.

BAB II PEMBAHASAN 1. Standar Operasional Prosedur ( SOP ) Salah satu aspek penting dalam rangka mewujudkan birokrasi yang memiliki kriteria yang efektif,efisien dan ekonomis adalah dengan menerapkan Standar Operasi Prosedur (SOP) pada seluruh proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan, dengan adanya Standar Operasional Prosedur ,penyelenggaraan administrasi pemerintahan dapat berjalan dengan pasti. Berbagai bentuk penyimpanan dapat dihindari, atau bahkan meskipun terjadi penyimpangan dapat dihindari , maka dapat di temukan penyebabnya, sehingga sedikit demi sedikit ,pada gilirannya kualitas pelayanan kepada publik akan menjadi lebih baik SOP mencangkup seluruh proses penyelenggaraan administrasi pemerintah termasuk pemberian pelayanan, baik pelayanan internal maupun eksternal organisasi pemerintah yang dilaksanakan oleh unit-unit organisasi pemerintah. A. Pengertian SOP Standar operasi prosedur (SOP) adalah serangkai instruksi tertulis yang di bakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan. B. Jenis SOP SOP dapat di bedakan dalam dua jenis, yaitu 1. SOP Teknif : standar prosedur yang sangat rinci dan bersifat teknis. Setiap prosedur di uraikan dengan sangat teliti sehingga tidak ada kemungkinan-kemungkinan variasi lain, 3

contohnya SOP pada bidang teknis perakitan kendaraan bermotor, pemeliharaan kendaraan, pengoperasian alat-alat, kesehatan, pengoperasian alat medis, penanganan pasien pada pelayanan gawat darurat, medicak check up, dll. Dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan contohnya pemeriksaan keuangan, pemeliharaan sarana dan prasarana, kearsipan, dokumentasi, kepegawaian dan pelayanan-pelayanan kepada masyarakat.

2.

SOP Administrasi : standar prosedur yang diperuntukkan bagi jenis-jenis perkerjaan yang bersifat aadm ministratif. Dalam penyelenggaraan administasi pemerintahan lingkup makro, SOP dapat dapat digunakan untuk proses perencanaan , penganggarqan atau secara garis besar proses-proses dalam siklus penyelenggaraan administrasi pemerintah . dalam lingkup mikro disusun untuk proses administrasi operasional untuk seluruh instansi pemerintah mulai dari level organisasi secara utuh dalam menjalan kan tugas pokok dan fungsinya. C. Manfaat Standar Operasional Prosedur

Dalam lingkup penyelenggaraan administrasi pemerintahan SOP bermanfaat untuk: 1. Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan perkerjaan menjadi tugasnya. 2. Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang munkin dilakukan seorang pegawai dalam menjalankan tugas. 3. Meningkatkan efisiensi dan evetivitas pelaksanaan tugaas dan tanggung jawab pegawai dan organisasi secara keseluruhan. 4. Membantu pegawai mejadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen, ssehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari. 5. Meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas. individual yang

6. Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan pegawai secara kongkrit untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan. 7. Memastikan pelaksanaan tugas penyelenggaraan berbagai situasi. 8. Menjamin konsistensi pelayanan kepada masyarakat, baik dari sisi mutu, waktu dan prosedur. 9. Memberikan informasi mengenai kualifikasi kompetensi yang harus di kuasai oleh pegawai dalam melaksanakan tugas. 10. Memberi informasi bagi upaya peningkatan kompetensi pegawai. 11. Memberi informasi mengenai beban tugas yang dipikul uleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugasnya. 12. Sebagai instrumen yang dapat melindungi pegawai dari kemungkinan tuntutan hukum karena tuduhan melakukan penyimpangan. 13. Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas. 14. Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedur dalam memberikan pelayanan. 15. Membantu memberikan informasi yang diperlukan dalam penyusunan standar pelayanan, sehingga dapat memberi informasi kinerja pelayanan. D. Prinsip-Prinsi Standar Operasai Prosedur (SOP) 1. Prinsip-Prinsip Penyusunan SOP: Kemudahan dan kejelasan; dapat dan mudah di pahami serta di terapkan oleh semua pihak. Efisiensi dan ekfektifitas; merupakan prosedur yang paling efisien dan efektif dalam prosedur pelaksanaan tugas. Keselarasan ; prosedur yang di standarkan harus selaras dengan prosedur standar lain yang terkait. 5 pemerintahan dapat berlangsung dalam

 Keterukuran ; ouput dari prosedur yang si standarkan mengandung standar kualitas (mutu) tertentu yang dapat di ukur pencapaian keberhasilannya. Dinamis ; prosedur yang di standarkan harus cepat dapat disesuaikan dengan kebutuhan peningkatan kualitas pelayanan yang berkembang dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan. Berorientasi pada pengguna (yang dilayani) ; harus mempertimbangkan kebutuhan pengguna (customers needs) sehingga dapat memberikan kepuasan kepada pengguna. Kepatuhan hukum ; prosedur yang di standarkan harus memenuhi ketentuan dan peraturanperaturan yang berlaku. Kepastian hukum ; prosedur yang di standarkan harus di tetepkan oleh pimpinan sebagai produk hukum yang ditaati,dilaksanakan dan menjadi instrumen untuk melindungi pegawai dari kemungkinan tuntutan hukum. 2. Prinsip-Prinsip Pelaksanaan SOP Konsisten ; harus dilaksanakan secara konsisten penuh dari waktu ke waktu oleh siapapun dan dalam kondisi apapun oleh seluruh jajaran organisasi pemerintahan. Komitmen ; dilaksanakan dengan komitmen penuh dari semua pihak dari pihak level paling rendah dan tertinggi. Perbaikan berkelanjutan ; harus terbuka terhadap penyempurnaan-penyempurnaan untuk memperoleh prosedur yang benar-benar efisien dan efektif. Mengikat ; harus mengikat pelaksana dalam menjalankan tugasnya sesuai dengan prosedur standar yang telah ditetapkan. Seluruh unsur memiliki peran penting ; seluruh pegawai harus berperan dalam setiap prosedur yang di standarkan .

 Terdokumentasi dengan baik ;

seluruh prosedur yang telah di standarkan harus di

dokumentasikan dengan baik, sehingga selalu dijadikan referensi bagi setiap orang yang memerlukan. E. Penyusunan Standar Operasional Prosedur Secara rinci tahapan menyusun SOP melalui proses sebagai berikut : a. Persiapan : Membuat tim dan kelengkapannya Melakukan pelatihan pelatihan bagi anggota tim Memberitahukan kepada seluruh unit kerja tentang kegiatan penyusunan SOP

b. Penilaian Kebutuhan dengan rincian : Menyusun rencana tindak penilaian kebutuhan Melakukan penilaian kebutuhan Membuat sebuah daftar mengenai SOP yang akan dikembangkan

c. Membuat dokumendasi penilaian kebutuhan SOP.

d. Pengembangan dengan rincian : Pengumbulan informasi dan identikasi alternatif Analisis dan pemilihan alternatif Penulisan SOP Pengujian dan review SOP Pengesahan SOP 7

e. Integrasi dalam Menajemen dengan rincian : Perencanaan Penerapan Pemberitahuan Distribusi dan aksesibilitas Pelatihan pemahaman

f.

Monitoring dan Evaluasi, dengan rincian : Monitoring Evaluasi

F. Format Standar Operasional Prosedur Dalam menentukan format SOP tergantung kepada : Berapa banyak keputusan yang akan dibuat dalam suatu prosedur Berapa langkah dan sub langkah yang dilakukan dalam suatu prosedur

Format SOP dapat berbentuk : 1. Langkah sederhana ( simple steps ) Digunakan jika prosedur yang akan disusun hanya memuat sedikit kegiatan dan memerlukan sedikit keputusan, jumlah orang sedikit dan merupakan prosedur rutin. 2. Tahapan berurutan ( hierarchical steps ) Digunakan jika prosedur yang disusun panjang, membutuhkan semua informasi yang lebih detail, tetapi hanya memerlukan sedikit pengambilan keputusan. 3. Grafik ( graphic ) Prosedur yang digunakan menghendaki kegiatan yang panjang dan spesifik maka format ini dapat digunakan, banyak digunakan untuk menggambarkan foto/ diagram.

4. Diagram alur Format ini digunakan jika dalam SOP tersebut diperlukan pengambilan keputusan yang banyak ( komplek ), format ini juga menyediakan mekanisme yang mudah diikuti dan dilaksanakan oleh pegawai.

G.Dokumen Standar Operasional Prosedur Dokumen SOP merupakan dokumen yang berisi prosedur-prosedur yang distandarkan dan secara keseluruhan memtuk satu kesatuan proses. Informasi yang terdapat dalam dokumen SOP sebagai berikut : 1. Halaman judul ( cover ), dalam halaman ini berisi informasi : Judul SOP Instansi/ satuan kerja Tahun pembuatan Informasi lain yang dibutuhkan

2. Keputusan pimpinan/ lembaga/ pemda Karena dokumen SOP merupakan pedoman setiap pegawai baik struktural, fungsional atau yang ditunjuk untuk melaksanakan tugas dan tanggung jawab tertentu, maka dokumen ini harus memiliki kekuatan hukum tentang penetapan dokumen SOP ini. 3. Daftar isi dokumen SOP Dibutuhkan untuk membantu mempercepat pencarian informasi dan menulis perubahan/ revisi yang dibuat untuk bagian tertentu dari SOP terkait.

4. Penjelasan singkat penggunaan Dokumen SOP merupakan dokumen manual maka hendaknya memuat penjelasan bagaimana membaca dan menggunakan dokumen tersebut. Isinya mencakup; Ruang lingkup, ringkasan, definisi/pengertian-pengertian umum. 5. Standar Operasional Prosedur ( SOP ) Merupakan inti dari dokumen SOP, untuk memudahkan implementasinya, sebaiknya SOP dibagi kedalam klasifikasi tertentu sesuai dengan kebutuhan instansi yang dilengkapi dengan beberapa hal : a. Nama SOP b. Satuan kerja/ unit kerja c. Nomor dokumen d. Tanggal pembuatan e. Tanggal revisi f. Tanggal efektif

g. Pengesahan oleh pejabat yang berkompeten h. Dasar hukum i. j. Keterkaitan Peringatan

k. Kualifikasi personil l. Peralatan dan perlengkapan

m. Uraian SOP n. Pencatatan

10

Agar manfaat dari SOP dapat diukur dan dipertanggungjawabkan maka diperlukan beberapa hal antara lain : Perlu penetapan target kuantitatif atas pencapain suatu program, selama ini disadari atau tidak seringkali berorientasi pada indikator input seperti alokasi anggaran dan penyerapannya dan melupakan pencapaian ( output ) program tersebut. Dibutuhkan adanya mekanisme pertanggungjawaban publik secara reguler. Diterapkannya mekanisme penanganan pengaduan dan keluhan.

11

BAB III PENUTUP A. Kesimpulan Pada akhirnya, tentunya semua ini membutuhkan kerjasama dari berbagai pihak agar dengan adanya SOP baik teknis maupun administrasi dapat merubah tatananpelaksanaan pemerintahan dalam upaya reformasi birokrasi dan dapt melibatkan masyarakat dalam setiap pembaharuan tatanan peerintahan sebagi kontrol sosial. Meskipun SOP merupakan bagian kecil dari aspek penyelenggaraan administrasi pemerintah, namun demikian SOP memiliki peran yang besar unuk menciptakan pemerintah yang efisien, efekif dan konsisten dalam pemberian pelayanan kepada masyarakat, karena SOP secara substansial akan membantu organisasi menjadi lebih produktif. Dengan adanya SOP ini, maka organisasi telah melakukan sebuah komitmen jangka panjang dalam rangka membangun sebuah organisasi menjadi lebih efektif dan komprehensif. Tidak selamanya sebuah SOP berlaku secara permanen, karena perubahan lingkungan secara permanen, karena perubahan lingkungan organisasi selalu membawa pengaruh SOP yang telah ada. Oleh karena itu SOP perlu secara terus menerus di evaluasi agar prosedur-prosedur dalam organisasi selalu merujuk pada Akuntabilitas dan kinerja yang baik.Tahapan evaluasi dalam siklus penyusunan SOP merupakan sebuah analisis yang sitematis. B. Saran Dalam hal ini perlu juga dilakukan monitoring terhadap pelaksanaan penerapan SOP. Agar dapat meningkatkan upaya organisasi secara keseluruhan untuk lebih berkinerja atau dalam organisasi publik lebih dikenal agar organisasi lebih akuntabel. Karena jika tidak sebagai aparatur akan berhadapan dengan hukum sesuai Undang-Undang Pelayanan Publik No. 25 tahun 2009. 12

13