PRACTICA #1: Diagrama de Gantt Objetivo General

Lograr que el estudiante pueda estructurar de manera clara y organizada cualquier proyecto apoyndose en MS Project 2007

Objetivos Especficos

El estudiante deber saber cmo simular diferentes escenarios que conlleven alteraciones en el tiempo de realizacin del proyecto.

El estudiante lograr elaborar un Diagrama de Gantt, leerlo e interpretarlo

Desarrollar en el estudiante una visin integral de cualquier proyecto, identificando que cualquier pequeo cambio en l repercute en la totalidad del mismo

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Introduccin Un proyecto es un conjunto de actividades que se encuentra interrelacionadas y coordinadas con el fin de alcanzar objetivos especficos dentro de los lmites que impone un presupuesto y un lapso de tiempo previamente establecido. La gestin de proyectos busca organizar y administrar recursos de manera que se lleve a cabo todo el trabajo necesario en un proyecto dentro del alcance, tiempo y costos. Este trabajo necesario debe de ser detallado de manera ordenada y lgica de tal manera que se tenga claro qu actividades se llevaran a cabo, cundo, en qu orden, qu recursos consumir y durante cunto tiempo. El Diagrama de Gantt le permitir tener una herramienta visual que le ayudar a tener un panorama integral de las variables antes mencionadas; por definicin un Diagrama de Gantt es: Herramienta grfica cuyo objetivo es mostrar el tiempo de dedicacin previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo determinado Una de las aplicaciones ms comunes de los Diagramas de Gantt, despus de elaborado, es el seguimiento del progreso de las actividades, en base a esto la toma de decisiones y los controles del proyecto se vuelven mucho mas claro Para la elaboracin de un Diagrama de Gantt necesitar al menos las actividades involucradas en el proyecto su duracin y sus precedencias (orden lgico).

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INDICE CASO PARA DESARROLLAR......................................................................................C-8 SECCION 1. DEFINICIN DE PARMETROS INCIALES:..................................C-9 1.1 CREACIN DE CALENDARIO LABORAL ........................................................................C-9 SECCION 2. DEFINICIN DE TAREAS DEL PROYECTO ..................................C-11 SECCION 3. DIAGRAMA DE GANTT.......................................................................C-14 3.1 INTERPRETACIN DEL DIAGRAMA DE GANTT ...........................................................C-15 3.1.1Actividades Resumen ........................................................................................C-15 3.1.2 Precedencias .....................................................................................................C-15 SECCION 4. PRESENTACIN DEL DIAGRAMA DE GANTT.............................C-19 4.1 ESCALA DE TIEMPO...................................................................................................C-19 4.2 FORMATOS DEL DIAGRAMA......................................................................................C-21

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CASO PARA DESARROLLAR

Tome en cuenta a siguiente informacin de un Proyecto de Reparacin de una Escuela: Perodo Laboral: Lunes a Viernes, 8:00 am 4:30 pm, 1 hora de almuerzo Perodos No Laborales: Sbado y Domingo Establecer los das laborales de Ley, tales como Semana Santa, Semana Agosto, Navidad, Ao Nuevo, etc. Fecha de inicio del Proyecto: 2 de enero de 2008
ACTIVIDADES 1 Proyecto reparacin de una escuela Fase I: Trabajo preliminares 2 Desmontaje de techo, puertas, ventanas, columnas y defensas 3 Demolicin de piso, pared, azulejo, tuberas 4 Demolicin de concreto armado 5 Desalojo 6 Fase II: Construccin 7 Limpieza, descapote 8 Trazo 9 Excavacin 10 Fundaciones 11 Relleno compactado 12 Paredes 13 Nervaduras y columnas 14 Soleras y vigas 15 Losas 16 Enchapado 17 Estructura de techos 18 Cubiertas 19 Cepo 20 Piso de ladrillo, zcalo y grada final de piso 21 Puertas 22 Ventanas, defensas 23 Acabados 24 Cielo falso, fascia, cornisa 25 Instalaciones hidrosanitarias 26 Instalaciones elctricas 27 Pintura 28 Limpieza Final y desalojo 29 DURACION PREDECESORAS

2.5 das 8 das 4 das 5 das 6 das 2 das 12 das 5 das 15 das 25 das 1.67 das 1.67 das 1.67 das 6 das 10 das 3.5 das 1 da 5 das 6 das 5 das 4 das 17 das 20 das 22 das 10 das 2 das

3 3 4,5 6 8 9 10 11 11 11 14 15 13 15 18 19 12,16,19 21 21 23,13,22,20 21 10 10 27,24,19,26,25 28

Cmo podr observar, se le ha proporcionado una tabla con las actividades necesarias para la realizacin de un proyecto, con la duracin respectiva y su precedencia (indica que actividades tienen que culminarse antes de empezar la siguiente). Para la elaboracin del Diagrama de Gantt de este Proyecto, a travs de MS Project 2007 tendremos los siguientes pasos:
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SECCION 1. Definicin de Parmetros Inciales:

Es necesario crear un calendario laboral con las restricciones del caso 1.1 Creacin de calendario laboral a) Cree un nuevo proyecto en MS Project 2007 tal como se le indic al principio de la prctica b) En la barra de Herramientas seleccione la pestaa Proyecto, luego seleccione la opcin Informacin del Proyecto

c) En la ventana de dilogo que aparece en el campo de Fecha de Comienzo, seleccione la fecha indicada

d) Ahora deber definir el calendario laboral por el cual se regir el proyecto. En la barra de herramientas seleccione la pestaa Herramientas, luego seleccione Cambiar calendario laboralEn el cuadro de dilogo seleccione Crear calendario, cree un nuevo

calendario base con el nombre Planificacin e) Una vez creado el calendario asignado para su proyecto,
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deber definir los perodos laborales que apliquen. En el mismo cuadro de dilogo anterior, seleccione la vieta Semanas laborales, seleccione el botn de Detalles, deber de seleccionar la opcin Establecer da(s) en estos perodos laborales especficos:,ya que cada horario laboral depende de las especificaciones de cada proyecto, ahora deber de modificar los horarios tal y como se defini en el caso (8:00 am 4:30 pm, con una hora de almuerzo)
HORARIO LABORAL

f) Luego de haber realizado las modificaciones a cada da de la semana en el que se necesario, deber de asignar los perodos no laborales como excepciones en su calendario laboral (asuetos), en el mismo cuadro de dilogo anterior, haga click en la pestaa Excepciones, deber definir las fechas iniciales y finales de los

asuetos, tal y como se muestra en la grfica

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SECCION 2. Definicin de Tareas del Proyecto

En la informacin del proyecto se le proporcionaron las actividades necesarias para culminarlo, note que hay actividades que deben de cumplirse antes de empezar otra, por ejemplo, la demolicin del piso (actividad # 4), no se podr empezar sin antes haber culminado el desmontaje de puertas, ventanas, columnas y defensas (actividad #3), pero puede ser realizada simultneamente junto con la demolicin del concreto armado La Precedencia indica el orden jerrquico de realizacin de las tareas (actividad #5). Otra informacin que aparece en el cuadro al inicio de la prctica es la duracin de cada actividad, sta generalmente es un estimado definido por un equipo de trabajo a cargo del proyecto, el cual puede ser modificado en orden de actualizar el plan de trabajo. En la columna de actividades encontrar algunas que se encuentran numeradas pero sin duracin, denominadas actividades resumen, las cuales indican fases en el proyecto, recuerde que al iniciar la Gestin de un proyecto debe de describirlo desde lo micro a lo macro, para esto debe de definir etapas de realizacin que servirn para el monitoreo o para organizar su plan de trabajo.

Para definir las tareas asignadas al proyecto deber de seguir los siguientes pasos. a) Asegrese de encontrarse en la pgina del Diagrama de Gantt
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b) Deber de de ingresar el nombre de la tarea en el campo designado, asegrese de que a las actividades resumen o fases del proyecto no debe de asignarles Comienzo, Predecesora, mencionamos Duracin, ni ya Fin, que ni ni como

anteriormente

estas actividades representaran en conjunto la duracin total de una fase y el programa realizar los clculos tomando en cuenta la duracin individual de c/u de las tareas que la componen y sus precedencias; prosiga llenando los campos con la informacin necesaria.

TIP: El orden para llenar los campos es: primero las actividades, luego las precedencias y por ltimo la duracin.

Note que las fases del proyecto al no asignarles una duracin especfica el programa les asigna 1 da?. Ahora deber de indicarle al programa que tareas son parte de que fase; en el cuadro proporcionado podr ver que la actividad resumen mayor es el nombre del proyecto, y el equipo de trabajo ha definido dos fases para su implementacin (Fase I: Trabajos Preliminares y Fase II: Construccin), las cuales constan de las diferentes actividades descritas para llevara a cabo cada fase c) Colquese en la tarea llamada Fase I: Trabajos Preliminares, en la barra de herramientas encontrar una serie de botones representados por una flecha a la izquierda y otro con una
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flecha a la derecha, estos botones son para asignar sangras, lo cual indica que tarea pertenece a que fase; para indicar que la Fase I es, valga la redundancia, una fase del proyecto, haga clic sobre la flecha hacia la derecha. Ahora el nombre del proyecto aparecer en negritas, en este momento se encuentra definido que la Actividad #1 (nombre del proyecto) es una actividad resumen y que todo lo que se encuentra por debajo de ella, es parte de sta; prosiga de la misma manera para definir las actividades que forman parte de la Fase I. Las sangras indican jerarquas en las actividades. d) Luego de haber introducido todas las actividades, su duracin, sus precedencias y sus jerarquas, notar que las fases del proyecto se han actualizado en la duracin de cada una, de la misma manera las fechas de comienzo y fin son actualizadas en base a la informacin con la que aliment la pagina

E n este cuadro puede apreciar la duracin preliminar del proyecto en su totalidad, la duracin de las fases que constituyen el proyecto, etc.
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SECCION 3. Diagrama de Gantt

Hasta el momento lo que ha realizado es la descripcin del proyecto en MS Project 2007, ahora debe de interpretar el Diagrama de Gantt. A medida ha ido llenando los campos indicados, se ha ido generando automticamente el Diagrama, que simplemente consiste en la ilustracin de las actividades en formas de barras sobre una escala de tiempo, adems se indica la precedencia con una serie de flechas que representan el orden de realizacin.

Como puede observar en la figura, la longitud de cada barra representa a escala la duracin de la actividad; cada barra representa la actividad paralela en la tabla donde ingreso los datos-

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3.1 Interpretacin del Diagrama de Gantt

3.1.1Actividades Resumen
Tal y como se explico las actividades resmenes, sirven como tal, logrando identificar fases del proyecto y las actividades que conllevan, tome nota de las siguientes observaciones: Las fases del proyecto estn representados en este caso en por barras de

negras llaves

forma

Antes se explic porque al ingresar las actividades resumen no se llenaran los campos de duracin, ahora note el uso de esta observacin o Haga clic sobre el pequeo cuadro con un smbolo (contraer) ubicado a la par de las actividades resumen

Notar que las tareas que componan ocultan, la fase se esta

realice

operacin con la siguiente fase.

3.1.2 Precedencias
Si recuerda, las precedencias eran el orden de realizacin de las actividades, que tarea(s) debe(n) de finalizar(se) antes de comenzar la siguiente

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Dependiendo de cmo haya definido este orden, se pueden encontrar los siguientes tipos precedencias y sus respectivas representaciones grficas
Aparece en el Diagrama de Esta relacin Significa La fecha de fin de la Fin a comienzo (FC) o (FS) tarea predecesora determina la fecha de comienzo de la tarea sucesora La terminacin de todas las demoliciones precede directamente al desalojo (Fase I) Gantt como Ejemplo

Comienzo a comienzo (CC) o (SS). Precedencia clsica

La fecha de comienzo de la tarea predecesora determina la fecha de comienzo de la tarea sucesora. Por ejemplo, en la actividad 6(Desalojo), podra definir que es necesario que se comience cuando empiece la segunda Demolicin Se utiliza esta precedencia cuando necesita definir que el La fecha de fin de la tarea predecesora fin de una actividad debe de ser exactamente al mismo tiempo que el fin de la anterior, por ejemplo la tarea 28 y 29, para asegurarse que se termine de limpiar al momento que se termine de pintar

Fin a fin (FF)

determina la fecha de fin de la tarea sucesora

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Este tipo de relacin se utiliza La fecha de comienzo Comienzo a Fin (CF) o (SF) de la tarea predecesora determina la fecha de fin de la tarea sucesora. en raras ocasiones. Por ejemplo, si quisiera asegurarse que al instalar las puertas (Actividad #22) el piso de ladrillo no haya sido instalado (Actividad # 21)

Si una segunda tarea debe producirse Tome en cuenta que estas particularidades las despus de la primera tarea, esto es una secuencia. Si la segunda tarea debe definir el equipo de trabajo en base a las solo se producir si la primera tarea prioridades y/o objetivos del proyecto, adems es completada, esto es una que cada cambio tendr o no cambios en la dependencia. duracin del proyecto, costos, etc., por ejemplo Realice los cambios de presencia mencionados en Comienzo a Comienzo y Fin a Fin Comienzo a Comienzo a) La tarea que en la que desea definir la condicin Comienzo especial es el Comienzo Desalojo a

(#6),

despliegue la informacin de esta tarea b) En el cuadro de dilogo busque las actividades

predecesoras en la pestaa Predecesoras. c) Seleccione que tipo de

precedencia desea asignarle,

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tome en cuenta lo siguiente: De acuerdo a al inicio de que tarea desea vincular el inicio del Desalojo? Note que al realizar este cambio, ni la duracin ni las fechas de inicio y finalizacin se vieron afectadas, debidas a que la tarea que est analizando tambin tiene otra predecesora (Demolicin piso, pared y azulejos), la cual tiene una mayor duracin que la Demolicin de concreto, lo cual significa que aunque el Desalojo lo comience cuando comience la Demolicin del concreto an deber de esperar a finalizar la Demolicin del piso, pared y azulejos. Vuelva a colocar la precedencia que cambi a como estaba originalmente y modifique la de la primera demolicin. Qu sucedi con las fechas de inicio y con la duracin de la fase? Por qu?

Fin a Fin Realice el procedimiento anterior con la tare 28 y 29 (Pintura y Limpieza final y desalojo). a) Qu tarea desea que finalice exactamente cuando finalice la pintura de la escuela? Despliegue la informacin de esta tarea. y modifique el tipo de precedencia.

Qu sucedi con al duracin de la tarea y de la fase? Cambiaron fechas? las

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Recuerde, MS Project es una herramienta que le ayudar a simular el impacto de las decisiones que tome el equipo de trabajo en cuanto a duracin de tareas, orden de realizacin, prioridades y objetivos del proyecto; estas decisiones depende del criterio de los miembros del equipo. MS Project no le dir directamente que decisiones tomar.

SECCION 4. Presentacin del Diagrama de Gantt

Ahora que sabe cmo interpretar y modificar los parmetros del Diagrama de Gantt, debe saber cmo presentarlo de manera clara y til.

4.1 Escala de tiempo

Un diagrama de Gantt es la representacin grfica de las tareas de un proyecto en el tiempo. Originalmente la escala de tiempo de MS Project est programada para aparecer en semanas como escala mayor y en das como escala menor, adems puede observar que en esta configuracin puede identificar los perodos no laborales definidos en el Calendario laboral, como columnas sombreadas de gris. Esta configuracin puede ser modificada dependiendo de cmo quiera presentar la informacin, para esto siga los siguientes pasos. a) Haga clic derecho sobre la escala de tiempo

b) Aparecer el siguiente cuadro de dilogo

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Aqu puede realizar los cambios que estime convenientes para su propsito. Ahora defina las unidades del nivel intermedio en Meses y las del nivel inferior en semanas Notar que el diagrama se ha contrado y no aparecen los perodos no laborales, ya que en la duracin del proyecto no existen asuetos que puedan ser representados en esta escala de tiempo

De esta manera ver el diagrama en su pantalla.

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4.2 Formatos del Diagrama

Hasta el momento lo nico que puede apreciar en el diagrama es: Precedencias Una nocin relativa de la duracin de las tareas Tareas que componen las fases. Pero se vuelve difcil identificar fechas de inicio y finalizacin, as como el nombre de la tarea representada. La manera ms fcil de modificar el formato del Diagrama es utilizando el Asistente para Diagramas de Grantt.

En el cuadro de dilogo encontrar diferentes formatos, informacin que desea presentar en el diagrama, etc. Por ejemplo: Las informaciones que podran ser tiles mostrar, pueden ser el nombre de la tarea y su fecha d inicio. Para modificar la informacin presentada, puede seleccionar cualquiera de las opciones que aparecen el cuadro de dilogo o bien puede personalizarla.

El diagrama de Gantt aparecer de la siguiente manera:

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Se puede apreciar que a la izquierda de la barra esta la fecha de inicio, dentro de la barra esta la terminacin y a la derecha el nombre de la tarea.

De la siguiente manera debera de verse el Diagrama de Gantt para el caso desarrollado de reparacin de una Escuela.

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