Presupuesto de compras de materia prima enuna empresa industrial o mercaderías en unaempresa comercial
Ficha Técnica
Autor
:
C.P.C. Isidro Chambergo Guillermo
Título
:
Presupuesto de compras de materia primaen una empresa industrial o mercaderíasen una empresa comercial
Fuente
:
Actualidad Empresarial, Nº 186 - PrimeraQuincena de Julio 2009
Resumen
El presupuesto de compras de materiaprima o de mercaderías, que correspondeformalmente a una empresa industrial ocomercial, constituyen parte del presupues- to general de la empresa. El presupuestode compras se desprende del presupuestode producción o de las unidades vendidas,es decir del conocimiento de cuantasunidades se van a producir o cuantas uni-dades se necesitan vender en el caso deuna empresa comercial, razón la cual enel presente artículo se hacen estructurasque sirven de soportes para formular elpresupuesto de compra de materia primao de mercaderías según corresponda a unaempresa comercial o industrial.
Palabra claves
Presupuesto, presupuesto de producción,presupuesto de materia prima, empresasno fabricantes, costo de la compra mate-ria, presupuesto de venta.
1. Presupuesto de materia prima
Para asegurar que se tenga disponiblela cantidad de materia prima en el mo-mento en que se hayan de necesitarse,es necesario formular los siguientes pre-supuestos integrantes del presupuesto demateria prima.
a) Presupuesto de materia prima.
Este
presupuesto especifica las cantidadesplanificadas de toda clase de materia
prima, por período, producto y cen- tros de responsabilidad, requerida
para la producción planificada.
b) Presupuesto de compra de materiaprima.
Este presupuesto especifica las
cantidades requeridas de cada materialy las fechas aproximadas en que se ne-cesitan; por lo tanto, debe desarrollarseun plan de compras. El presupuesto
de compra de materiales especifica las
cantidades que habrán de comprarsede estos insumos, el costo estimado ylas fechas requeridas de entrega.
c) Presupuesto de Inventario.
Estepresupuesto especifica los niveles
planificados del inventario de materias
primas en términos de cantidadesy costo. La diferencia, en unidades,entre los requerimientos según se es-
pecifica en el presupuesto de materia
prima y el presupuesto de compras semuestra, como aumentos o disminu-
ciones planificados, en el presupuesto
del inventario de materiales y partes.
d) Presupuesto del costo de mate-riales utilizados.
Este presupuesto
especifica el costo planificado de los
materiales que serán utilizados en elproceso productivo. Ha de observarseque este presupuesto no puede com-plementarse sino hasta que se haya
desarrollado el costo planificado de
las compras.
1
Para realizar el presupuesto de compras
se debe de realizar la planificación y
control de las materias primas que seutilizan en la fabricación de los productos terminados. Esta fase de preparación delpresupuesto, implica conocer:a) La necesidad de la materia prima.b) El nivel de los inventarios.c) La cantidad de materia que debecomprarse.
1 WELSCH, Glenn. Presupuesto y control de utilidades.
En las empresas manufactureras seríanmuchos los elementos que se incluiríanen el concepto de compras pues es biensabido, se adquieren materiales que vana ser empleados directamente en los pro-ductos, materiales indirectos, suministrosde fábrica y repuestos. Aquí se habla de lacompra de aquellas materias primas quevan a quedar incorporadas propiamente
en el producto y cuyo costo es identifi-
cable con el mismo.
Planificar y presupuestar la compra de ma- teria prima significa garantizar el abasteci-
miento oportuno de la demanda internade materias primas, materiales, artículosde consumo e inventarios para su ventaen caso de una entidad comercial.Obtener adecuados precios de adquisi-ción, lo cual incluiría el máximo apro-vechamiento de descuentos por pronto
pago y bonificaciones sobre volumen y,
en su caso, rebajas sobre compras.El presupuesto de compras de materiaprima debe estar perfectamente coordi-nado con el presupuesto de producción,en cuanto a que pueda estar ligado odesligado al presupuesto de producción,sobre la base de una cuota estándar men-sual o como un programa de compras
concentrado, todo ello con la suficienteflexibilidad y considerando las caracterís-
ticas de la entidad, sus proveedores y las
necesidades específicas del caso.
El presupuesto de compra de materiaprima, requiere el detalle de cada unade las materias primas y materiales queestén incluidos en el mismo, así como losperíodos de compra.Otros asuntos de importancia a desarro-llar dentro de la formulación del presu-puesto de compras son:- Estimar el inventario de materias primasy demás materiales al inicio del períodoa presupuestar: a este respecto es indis-
Instituto Pacífico
Informe Especial
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pensable investigar y definir si dentro
de este inventario existen artículos da-ñados, obsoletos, de lento movimiento,etc., que deben eliminarse.- Investigar a los actuales y posiblesproveedores, seleccionarlos y deter-minar con cuáles se trabajará duranteel período a presupuestar, obtener sus
cotizaciones, definir sus condiciones de
pago, plazos de entrega, descuentos,
bonificaciones, etc., determinando ade-más si se pueden o deben firmarse con-
tratos para tener garantizados precios,fechas y condiciones a si sólo debensuscribirse pedidos anuales abiertos.- Determinar la anticipación ideal delpresupuesto de compras en relaciónal de producción dando consideracióna plazos de entrega de los proveedo-res seleccionados y a los tiempos de transportación en compras locales yde importación.
Punto de reorden
Se define como el momento en que se
debe formular una compra en virtud deque las existencias disponibles cubriránsólo el tiempo en el que la producción oventa las agoten hasta llegar al margende seguridad, considerando al efecto elplazo de entrega del proveedor.El margen de seguridad en el inventario, esla cantidad de unidades en existencia quese ha determinado como el mínimo infran-
queable, suficiente para absorber cambios
bruscos en producción y ventas, cantidadde inventario por debajo de la cual no debepermitirse que el mismo descienda para nointerferir con la entrega de pedidos.
Máximos y mínimos en el área deinventarios
El límite máximo del inventario se refiere
a la cantidad de artículos que se permitacoordinar y satisfacer las necesidades
de venta, producción y financiamiento.
Límite mínimo es lo que necesariamente
debe existir en el almacén a fin de que las
ventas no sufran perjuicio alguno.
Establecimiento de los costos estándarde compras
El costo de la compra por unidad, debeestablecerse reconociendo todos los facto-
res y situaciones que influyen en el mismo,
aprovechando descuentos por prontopago, bonificaciones sobre volumen,repercusión de impuestos por parte del
proveedor, reflejando las condiciones es-
tipuladas en contratos y pedidos abiertos
celebrados con proveedores, la influencia
de fuerzas económicas generales, etc., enaras de determinar adecuadamente eseestándar y formar conciencia de costos asícomo forzar las circunstancias para que eldepartamento de compras adquiera en lasmejores condiciones y precios posibles.Desde el punto de vista de la responsabi-lidad sobre el presupuesto de compras,lógicamente debe recaer en el ejecutivode más jerarquía en esta área de opera-ción de la entidad, en cumplimiento conel principio de participación de personaly con la estrecha asesoría y coordinacióndel personal de staff por tratarse de un
presupuesto financiero.
El presupuesto de compras debe ser unade las fuentes básicas para la formulacióndel programa de pagos dentro del presu-
puesto de flujo de efectivo.
Al diseñarse cada uno de estos presu-puestos de materiales, dos objetivos
básicos, además de la planificación son
importantes:
- El control.
Los costos de las materiasprimas están sujetos al control directoen el punto de utilización; por lo tanto, las correspondientes activida-des y costos deben presupuestarseen términos de áreas o centros deresponsabilidad y por sub-períodos.
- Costeo del producto.
Los costos delos materiales directos y las partes seincluyen en los costos de manufac- tura (costos de los productos); porconsiguiente, deben rastrearse hacialos productos.A causa de estos dos objetivos básicos,los materiales deben presupuestarse:por tipo de materia prima, por centro deresponsabilidad, por sub-período y por tipo de artículo terminado.
El presupuesto de materia prima
La materia prima que se usa en la fábricase clasifican, tradicionalmente, comodirectos o indirectos. Las partes, por lo co-
mún, se clasifican como material directo.El material directo se define, en general,
como aquellos materiales y partes queforman parte integrante del producto
terminado y que pueden identificarse de
manera directa con (o rastrearse hasta) elcosto unitario de los artículos terminados.El costo del material directo comúnmentees un costo variable, es decir, un costoque varía en proporción a los cambios enel volumen de la producción. El material
indirecto se define, por lo general, como
aquél que se usa en el proceso de manu-factura pero cuyos costos no son directa-mente rastreables hasta cada producto.Un costo indirecto relacionado, que confrecuencia se conoce como suministrosde fábrica, es el de aquellos materialesque se emplean en forma general, talescomo las grasas, los aceites lubricantes yotros suministros para mantenimiento;de las máquinas y el equipo.El presupuesto de materiales contieneúnicamente las cantidades (no el costo)de los materiales directos, los suministrosde fábrica y los materiales indirectosque se incluyen en el presupuesto demanufactura o en el de gastos indirectosde fabricación. Las cantidades presupues- tadas de cada material y parte que senecesitan para cada artículo terminado,
deben especificarse en el presupuesto
de materiales y partes por sub-períodos(meses y trimestres), así como por áreas
de responsabilidad. Las clasificaciones
por producto, sub-período y área deresponsabilidad deben observar el patrónque se usa en los planes de ventas y deproducción. Los jefes de manufacturadeben ser responsables de desarrollar losdatos que se incluyen en el presupuestode materiales y partes.El principal propósito que se persiguecon el desarrollo de las necesidadesdetalladas de materias primas y partes
para la producción planificada es el de
proporcionar los datos necesarios paradesarrollar los presupuestos relacionadoscon el control de la gestión de la materiaprima y auxiliar.Los insumos básicos de información (es- timados) para desarrollar el presupuestode materiales directos son:
- El volumen de la producción planifi-
cada (del plan de producción) y
- Los coeficientes estándar de uso, por
tipo de materia prima y parte paracada artículo terminado.
Dichos coeficientes se aplican a los datos
de la producción (del plan de produc-ción) para desarrollar el presupuesto demateriales. En numerosas situaciones demanufactura, no es difícil determinarlos coeficientes unitarios estándar deutilización, para los materiales que seusan en cada departamento por unidadde artículo terminado. Por ejemplo, parafabricar artículos tales como muebles,ropa, equipo mecánico, aparatos para elhogar y líquidos, se requieren cantidades
definidas y fácilmente determinables de
partes y materias primas. En muchos casos,la medición precisa de la cantidad de lasmaterias primas es esencial para la calidaddeseada de la producción resultante.
Políticas del inventario de materiaprima
Los tiempos (períodos y fechas) de lascompras dependerán de las políticas de in-ventarios. Las principales consideracionesen la formulación de políticas de inventa-rios, respecto a la materia prima, son:- Tiempo y cantidad de la necesidadde la producción.- Economías en la compra a través dedescuentos en compras.- Disponibilidad de materia prima.- Plazo (tiempo) de entrega (entre elpedido y la entrega).- Carácter perecedero de la materiaprima.- Instalaciones necesarias de almace-namiento.
- Necesidades de capital para financiar
el inventario.- Costos de almacenamiento de exis- tencias.- Cambios esperados en el costo de lasmaterias primas.- Protección contra faltantes de la ma- teria prima.
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Primera Quincena -
Julio 2009
Actualidad Empresarial
Área Contabilidad y Costos
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- Riesgos involucrados en los inventa-rios.- Costos de oportunidad (inventario
insuficiente).
Compras justo en el momento
Un método desarrollado recientementepara el control del inventario de mate-riales y partes, se denomina compras ymanufactura justo en el momento (JEM).Su objetivo principal es minimizar losniveles del inventario y los consiguientescostos. En este método, los materiales ylas partes no se compran sino hasta elmomento en que se necesitan para laproducción, minimizando con ello loscostos de mantener el inventario. Consemejante práctica, resulta crucial preverexactamente cuándo se necesitarán losmateriales y partes para la producción, de
modo que la adquisición pueda reflejarse
en el presupuesto de materiales y partes
para los fines de la Planificación.
Los dos factores de tiempo que básica-mente deben considerarse en relacióncon la planeación de las compras son:1) cuánto comprar en cada ocasión y 2)cuánto comprar.Modelo de la cantidad económica depedido (CEP).
2 APCCEP =
En la que:
A = Cantidad anual que se utiliza, en unidades.P = Costo anual promedio de colocación de unpedido.C = Costo Anual de mantener una unidad enel inventario durante un año, por ejemploalmacenamiento, seguro, rendimiento sobrela inversión en inventario.
Ejemplo:Cálculo:
Utilización anual planeadasen unidades 5 400Costo de colocar un pedido S/. 10.00Costo anual de manteneruna unidad en el inventario S/. 1.20(2) (5400) (10)S/. 1.20CEP == 300 unidades
vuelven críticos porque el costo de la pro-
ducción y la eficiencia con la que pueda
conducirse la operación sobre una basecotidiana dependen, en gran medida,
del suave flujo de los materiales y partes
(a un costo razonable) hacia las distintassubdivisiones de la fábrica.
La planificación
de la Materia Primay componentes mejora la coordinacióndel esfuerzo al precisar las responsa-bilidades de la gestión; se requiere de
una cuidadosa reflexión para prever lasdificultades que, de otra manera, pu-
dieran no hacerse evidentes sino hastaque se iniciaran las operaciones realesde producción, con los consiguientesretrasos, confusiones y elevados costos.
La planificación de los materiales evita la
acumulación de excedentes en los inven-
tarios y las insuficiencias en los mismos,
toda vez que ambas condiciones puedenser extremadamente costosas.
La coordinación
de las necesidades dematerias primas y componentes, de losniveles del inventario y de las compras, esun importante factor en las operaciones
eficientes. Los costos de los materiales y
partes y los inventarios pueden tener unconsiderable efecto sobre las utilidades,el capital de trabajo y la posición decaja. El comprar siguiendo el impulso delmomento, casi siempre resulta en costosexcesivos (si el costo de factura no es ex-
cesivo, los consiguientes costos de oficina,
manejo y administrativos es casi seguroque habrán de serlo). Con frecuencia,
también se sacrifica la calidad cuando se
hace necesario hacer compras precipita-das para evitar paros en la producción.
Las compras planificadas permiten una
mejor coordinación de esfuerzos en lasfunciones de compras y de almacena-miento, con las consiguientes reduccionesen estos costos de producción.El control de los materiales y las partes sefacilita, en distintos aspectos, medianteel presupuesto de estos insumos. Al es- tablecer políticas y normas precisas deinventarios, la administración ha dadoya el primer paso para el control delos mismos. Los informes en los que secomparan los niveles reales del inven-
tario con los niveles estándar fijos por la
administración, así como los costos realesunitarios de los materiales y partes, conlos costos unitarios presupuestados, faci-litan la administración por excepción. Elpresupuesto de compras, aprobado por laalta administración, constituye la luz verde
para comprar al costo planificado ciertas
calidades y cantidades de materiales ypartes. Al tomar en cuenta las variacionesimportantes de las necesidades reales dela producción con relación al presupuesto,el ejecutivo de compras puede procederal cumplimiento de la principal responsa-bilidad de adquirir los materiales y partes
como se planificó. El gerente de compras
necesitará acudir a un nivel superior dela administración sólo cuando surjan cir-cunstancias anormales. Por ejemplo, si sepresentara una oportunidad de compraruna cantidad excepcionalmente grandede material a un precio atractivo, se so-metería la propuesta a un funcionario dela alta administración. De esta manera,habiendo llevado el asunto a la adminis- tración superior, con seguridad sería tam-bién considerado por otros gerentes, tales
como el ejecutivo de finanzas y el personal
de los almacenes, pues sus operacionesserían afectadas por la decisión.Deben usarse informes internos de ges- tión, por lo menos en una base mensual,para mostrar, por áreas de responsabili-dad y un buen sistema de costos el mismoque debe contener:- Las variaciones en los precios de losmateriales.- Las variaciones en el uso o consumode materiales (incluyendo el materialechado a perder, el desperdicio y eldesecho anormal).- Las variaciones en los niveles de los in-ventarios con respecto a las normas.El informe de gestión muestra la respon-sabilidad del gerente de compras por 1)cantidad comprada contra las cantidades
planificadas; 2) la variación en el precio
de compra; 3) la condición de la rotacióndel inventario y 4) el control de los gastosdel departamento de compras
2
.
2 Referencia Presupuesto y Control de Welsch, Glenn.
En base a la información anterior, lacantidad económica del pedido es de300 unidades; a este valor, el costo esminimizado.
2. Planificación y control del pre-
supuesto de materia prima
La formulación de planes detallados delas necesidades de materiales y partes, delos inventarios y de las compras, consti- tuye un aspecto importante de la función
de planificación de la alta administración.La planificación y el control de los costos
de los materiales y partes, a menudo se
CUADRO N° 01
Informe de Gestión
ConceptoReal enel mes
Planificado
para el mes
Variación en
nuevos soles
Variación en
porcentaje
Material A:Materia compradoS/.11 500S/.12 000S/.5004Precio UnitarioS/.1.26S/.1.20S/.0.065CostoS/.14 490S/.13 800S/.690.005
Coeficiente rotación
2.72.50.28
3. Planeación de los niveles del in-
ventario y las compras en unaempresa no manufacturera
La planificación de los niveles del inven-
tario y las compras para empresas nomanufactureras se realiza en función delplan de ventas, ello implica desarrollarotros tres planes (o presupuestos):a. Plan del inventario. La cantidad demercaderías que debe tenerse dis-ponible al principio del mes.b. Plan de compras a precios de menudeo.La cantidad de mercadería que deberácomprarse cada mes. En este plan se
considera también el inventario final.
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