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NDICE

AGRADECIMIENTOS INTRODUCCIN ANTES DE USAR ESTE MANUAL

i ii iii

CAPTULO UNO. INTRODUCCIN Qu es Access? Estructura de Access Ventajas del ambiente Access

1 2 3 4

CAPTULO DOS. USANDO ACCESS Crea una base de datos Ejercicio 1. Crea una base de datos Qu es una tabla? Pasos para crear una tabla Definicin de un campo Ejercicio 2. Define campos Definicin de las propiedades de un campo Ejercicio 3. Define propiedades del campo Definir clave principal Ejercicio 4. Establece la clave principal Ejercicio 5. Crea nuevas tablas Ejercicio 6. Importa una tabla de Excel Ejercicio 7. Establece objetos ole Ejercicio 8. Crea columnas de bsqueda Relaciones e Integridad Referencial Ejercicio 9. Establece relaciones Ejercicio 10. Captura informacin en la tabla Localidades Ejercicio 11. Borra valores predeterminados por default Ejercicio 12. Ordena alfabticamente tus listas de bsqueda Ejercicio 13. Captura informacin en la tabla Colectas Qu es una consulta? Ejercicio 14. Haz una consulta de seleccin bsica Ejercicio 15. Haz una consulta de parmetros Ejercicio 16. Haz una consulta de referencias cruzadas Ejercicio 17. Haz una consulta de actualizacin Ejercicio 18. Haz una consulta de eliminacin Ejercicio 19. Haz una consulta de datos anexados Ejercicio 20. Haz una consulta de creacin de tabla

5 6 7 8 9 10 12 13 14 16 17 18 21 24 26 29 30 33 34 35 37 38 41 43 44 47 50 52 54

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CAPTULO TRES. CREANDO UNA APLICACIN CON ACCESS Qu es un formulario? Diagrama de transicin de pantallas Cuadro de herramientas Uso de herramientas Propiedades de formato Ejercicio 21. Haz un formulario de una tabla Ejercicio 22. Crea botones en tu formulario Ejercicio 23. Haz un formulario que abra otros formularios Ejercicio 24. Haz la pantalla de bienvenida de tu base de datos Ejercicio 25. Utilizando la funcin autoformulario

56 57 58 59 59 60 61 64 66 68 72

CAPTULO CUATRO. CREANDO INFORMES EN ACCESS Qu es un informe? Ejercicio 26. Crea un informe bsico Ejercicio 27. Crea una etiqueta Ejercicio 28. Crea una lista de especies con formato

73 74 75 77 80

CAPTULO CINCO. CONSTRUYENDO MACROS EN ACCESS Qu es un macro? Ejercicio 29. Crea un macro para maximizar y restaurar

84 85 86

CAPTULO SEIS. OTRAS FUNCIONES Exportar, importar y analizar una tabla de Excel Ejercicio 30. Exporta e importa una tabla a Excel Ejercicio 31. Importa y analiza una tabla de Excel Inicia tu base de datos como una aplicacin Ejercicio 32. Indica las opciones de inicio de tu base de datos Protege tu base de datos con una contrasea Ejercicio 33. Asigna una contrasea a la base de datos Compacta y repara tu base de datos Ejercicio 34. Compacta y repara tu base de datos Crea un acceso directo para tu base de datos Ejercicio 35. Crea un acceso directo para tu base de datos

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AGRADECIMIENTOS A la Comisin de Recursos Naturales y Desarrollo Rural (CORENADER) del Gobierno del Distrito Federal, en donde inici la elaboracin de este manual, en especial, para el M. en C. Marcelo Aranda Snchez, por otorgarme el tiempo necesario para concebir la idea, diseo, contenido y elaboracin del presente manual. A mis alumnos de la Facultad de Ciencias Biolgicas y Agropecuarias de la Universidad Veracruzana, Campus Peuela, que en el ao 2002 sirvieron de conejillos de indias en el primer curso de bases de datos que impart y del cual surgi la idea e inters por realizar este manual. A mis alumnos del curso de bases de datos que impart en las oficinas de la Comisin de Recursos Naturales y Desarrollo Rural (CORENADER), en el ao 2006, quienes me ayudaron a probar una de las primeras versiones de este manual, y cuyas correcciones y sugerencias enriquecieron enormemente el contenido del mismo. Al Centro de Estudios Geogrficos, Biolgicos y Comunitarios, S. C., porque sin su apoyo, hubiera sido imposible terminar esta obra. A la Comisin Nacional para el Conocimiento y Uso de la Biodiversidad (CONABIO) y a la Agencia Japonesa de Cooperacin Internacional (JICA), quienes a travs de las becas que me proporcionaron, apoyaron mi capacitacin respecto a las bases de datos en Access. A mi familia, por impulsarme siempre a la consecucin de mis metas y a que cada da intente ser mejor.

INTRODUCCIN

Las bases de datos informticas se han convertido hoy en da en una herramienta muy til para la sistematizacin de la informacin, cualquiera que sea su origen o su tipo. Ellas fueron concebidas para ayudar a la sistematizacin de informacin financiera y econmica, sin embargo, sus cualidades se pueden aprovechar en un sinfn de tareas de diferente ndole. Desde el punto de vista biolgico, las bases de datos se estn convirtiendo en una herramienta imprescindible para el manejo de informacin, ya sea para la sistematizacin de inventarios biolgicos, que actualmente involucran miles de registros, por lo que su manejo y actualizacin sera muy difcil sin la ayuda de una base de datos relacional o bien, para conformar bancos de informacin de diferentes tipos que auxilian en la planeacin y toma de decisiones para la conservacin de los Recursos Naturales. Actualmente, la toma de decisiones en cuanto a la conservacin de Recursos Naturales se apoya en gran medida en el anlisis de informacin a travs de los sistemas de informacin geogrfica. Sin embargo, el principio bsico de un sistema de informacin geogrfica radica en la vinculacin y anlisis entre la informacin contenida en bases de datos informticas con el entorno geogrfico, por lo que antes de intentar el manejo de estos sistemas, resulta imprescindible conocer el manejo de las bases de datos. Desafortunadamente, el uso de las bases de datos an no ocupa el lugar de importancia que le corresponde, debido principalmente a la falta de capacitacin para popularizar su uso. Por lo anterior, es comn ver bancos de datos biolgicos capturados en entornos como Excel o Word, programas que fueron diseados con otros fines, pero que sin embargo, al ser de uso popular, se convierten en alternativas para almacenar estos datos. Actualmente existe una alternativa dentro del entorno Microsoft, que nos permite manejar nuestra informacin de una manera sencilla, organizada y muy amigable con el usuario no especializado y que se llama Microsoft Access. Este programa representa una verdadera opcin para quienes no estamos muy familiarizados con los entornos de programacin y que nicamente deseamos un programa con las caractersticas necesarias para almacenar, manejar y actualizar nuestra informacin biolgica o de conservacin de recursos naturales. El presente manual presenta un ejemplo de cmo disear una base de datos biolgica, basndose en un sistema para manejar una coleccin botnica. No obstante lo anterior, los ejemplos aqu presentados sirven como base para el diseo de cualquier tipo de informacin y cualquier tipo de base de datos que se requiera. En el ejemplo manejado en este manual, se trat de abarcar la mayor parte de las funciones de Access, adems de que el formato en el que se dise el manual, basado en un ejemplo que se detalla pantalla a pantalla, est pensado para que el usuario pueda, por s solo, completar el curso. Sin embargo, el autor siempre estar disponible para consultas a travs de correo electrnico (ver seccin, ANTES DE USAR ESTE MANUAL).

ii

ANTES DE USAR ESTE MANUAL

El presente manual fue elaborado para que los ejercicios sean desarrollados bajo el sistema operativo WINDOWS XP, utilizando Microsoft Office XP o Microsoft Office 2003, ya que al ser usado bajo WINDOWS 98, 98 SE, 2000 o Millenium, algunas pantallas y mens cambian y no se podrn seguir pantalla a pantalla algunos ejercicios. Es muy importante tambin que antes de iniciar el curso impartido en este manual, verifiques que el programa ACCESS se encuentre instalado completamente, es decir, que se encuentren instalados todos los asistentes, ya que en los ejercicios se utilizan varios asistentes con los cuales se facilita el uso del programa. Tambin es necesario que se encuentre instalado en el sistema el programa MICROSOFT PHOTO EDITOR, con el fin de poder ver las imgenes que se incorporarn en nuestra base de datos de ejemplo. Antes de iniciar el curso, crea una carpeta en C:/mis documentos/ y asgnale el nombre de CURSO ACCESS. Copia en esta carpeta los archivos contenidos en el disco compacto que viene con el presente manual. El presente curso est programado para ser completado en aproximadamente 25 30 horas de trabajo en computadora. Toma tu tiempo para leer y entender bien los textos y en seguir con cuidado cada ejercicio. Recuerda que para cualquier duda que tengas, puedes contactarme al correo electrnico bd.biol.access@gmail.com. Si ests interesado en tomar un curso presencial con el autor, tambin puedes contactarme a esta direccin de correo electrnico. Ahora ests listo para iniciar el curso. Mucha suerte ! !

El autor

iii

CAPTULO 1. INTRODUCCIN

QU ES ACCESS?

Microsoft Access es un sistema de manejo grfico de bases de datos relacionales que corre en sistema operativo Windows y que fue desarrollado por Microsoft Corporation en los Estados Unidos. Este sistema puede ser usado como una base de datos simple en una computadora o tambin funciona como una base de datos multiusuario en una red local. Tambin permite convertir los objetos en formatos HTML para que puedan ser utilizados en Internet por una gran cantidad de usuarios, ya sea para consulta o bien, para captura de informacin. El software es muy flexible para su uso en muy diferentes campos y aplicaciones, as como tambin es muy fcil de manejar y disear, an por personas no familiarizadas con las bases de datos. Este sistema funciona muy diferente a la hoja de clculo Microsoft Excel. La primera gran diferencia radica en que en Excel se puede almacenar cualquier tipo de valor en una celda y en Access se debe definir primero la estructura de la tabla y el tipo de datos a almacenar en cada columna. La segunda gran diferencia entre estos dos software, es que en Excel la informacin est presentada como en un pster, es decir, en una gran tabla plana, en cambio en Access la informacin est distribuida como en un rompecabezas, en diferentes tablas relacionadas entre s. Existen todava ms diferencias, pero estas son las ms importantes.

ESTRUCTURA DE ACCESS DATABASE (MDB)

TABLA CONSULTA

FORMULARIO

PGINA

INFORME

MACRO

MDULO

Access maneja un solo tipo de archivo, el cual es llamado base de datos con la extensin (.mdb). Esta base de datos consiste en 7 tipos de objetos (Tabla, Consulta, Formulario, Informe, Pgina, Macro y Mdulo). Access combina sus objetos para desarrollar una aplicacin (o base de datos). Tabla. Es un objeto para almacenar informacin en filas. Esta es la base de las aplicaciones de Access. Aqu se debe definir la estructura de la informacin. Consulta. Es un objeto para procesar datos y visualizar los procesos en lenguaje SQL (Structure Query Language). Formulario. Se trata de un objeto diseado para capturar y confirmar informacin en una pantalla amigable con el usuario. Informe. Una manera de extraer la informacin de la base de datos de forma ejecutiva y en un formato de impresin. Pgina. Un objeto recientemente aadido. Con este objeto es posible utilizar una base de datos a travs de la web. Macro. Es un objeto para automatizar algunas acciones que tu necesitas hacer mediante la ayuda de un asistente en un ambiente amigable. Mdulo. Es un objeto para automatizar acciones que necesitas pero directamente en lenguaje Visual Basic. Para usuarios avanzados.

VENTAJAS DEL AMBIENTE ACCESS

Presenta una interfase standard con los dems software de Microsoft. Sobresale la fcil manipulacin con el mouse. Construccin con asistentes. Access presenta una gran cantidad de asistentes con los cuales puedes construir tu base de datos de una manera muy fcil. Formulacin automtica de SQL con las consultas, en una interfase muy fcil que permite manejar la informacin de una manera sencilla y rpida. Desarrollo con Macros. Los procesos pueden ser desarrollados fcilmente an para aquellos que no tengan experiencia en programacin. Generacin automtica de documentos e informes. Podemos generar nuestra base de datos como un pequeo programa muy amigable para aquellos que solo capturan informacin y que no estn familiarizados con Access. Esto se hace a travs de ventanas y botones creados con el objeto Formulario.

CAPTULO DOS. USANDO ACCESS

CREA UNA BASE DE DATOS

Al crear una nueva base de datos, Access presenta varias opciones: Base de datos. Crear una base de datos en blanco, sin ningn objeto. Pgina de acceso a datos. Disear una pgina para el acceso desde Internet. Proyecto (base de datos nueva o existente). Es un nuevo formato de archivo de Access (.adp) y fue creado bsicamente para manejar bases de datos en una red local multiusuarios. Bases de datos preestablecidas: o Administracin de contactos o Administracin de llamadas o Administracin de actividades o Control de activos o Control de inventario o Gastos o introduccin de pedidos o Libro mayor o Programacin de recursos o Tiempo y facturacin

EJERCICIO 1. CREA UNA BASE DE DATOS

Abre el programa ACCESS, para lo cual debes hacer clic en el botn INICIO y seleccionar Microsoft Access del men PROGRAMAS.

Selecciona BASE DE DATOS EN BLANCO.

Graba tu archivo en la carpeta:

C: Mis documentos/CURSO ACCESS/

Asgnale el nombre: PRCTICA

Haz clic en el botn CREAR.

Una nueva base de datos (PRCTICA) ha sido creada. Puedes corroborar el nombre de tu base de datos en la barra de ttulo de tu ventana de base de datos.

QU ES UNA TABLA?
ESPECIES CLAVE ESPECIE 001 002 FAMILIA POACEAE ASTERACEAE GNERO Chusquea Pittocaulon ESPECIE bilimekii praecox

COLECTAS CLAVE FECHA COLECTA COLECTA 5241 28/05/99 CLAVE ESPECIE 001 COLECTOR J. LPEZ NMERO COLECTA 2354

Fila (registro) Columna (campo)

Una tabla es un objeto para manejar datos con un contenido especfico en una tabla de dos dimensiones (2D), la cual es desplegada en columnas y filas. La columna (campo) es una coleccin de datos con la misma categora y con el mismo tipo de datos. La fila (registro) es una coleccin de datos de cada columna. Cada tabla puede estar relacionada a otras por campos clave, generalmente numricos. En el ejemplo mostrado arriba, las tablas ESPECIES y COLECTAS estn relacionadas por el campo CLAVE ESPECIE. De esta manera, cada registro es una fila y al ordenar un campo ascendente o descendentemente, los registros se ordenarn de acuerdo al campo seleccionado pero no perdern la relacin que tienen con los datos de las dems columnas. Esta es otra diferencia con Excel.

PASOS PARA CREAR UNA TABLA

1. Definir campos

2. Definir las propiedades de los campos

3. Definir clave primaria

4. Definir relaciones e integridad referencial

5. Capturar datos en las filas (introducir registros)

En general, para crear una tabla, tienes que seguir los pasos arriba marcados. Sin embargo, puedes iniciar a capturar informacin despus del paso 3 en algunas tablas, adems de que otra manera de crear una tabla es la importacin de tablas prediseadas en otros formatos (por ejemplo, en Excel).

DEFINICIN DE UN CAMPO

La estructura de una tabla se define en la vista de diseo de las tablas. Esta vista nos solicita informacin sobre: - Nombre del campo. Define el nombre de las columnas. - Tipo de datos. Define un tipo de dato apropiado para los valores a almacenar en el campo. - Descripcin. Es la descripcin del contenido del campo. Esta descripcin puede ser utilizada como un mensaje, ya que aparece en la barra de estado.

TIPO DE DATOS. - Texto. Textos y nmeros que no requieran clculos. Tamao: 255 caracteres. - Memo. Textos y nmeros que no requieran clculos. Tamao: 65,535 caracteres. - Numrico. Slo datos numricos y permite hacer clculos matemticos. - Fecha/hora. Slo permite fechas y horas. Desde el ao 100 hasta el 9999. - Moneda. Evita redondeo en clculos. Se permiten 15 decimales. - Autonumrico. Nmeros secuenciales exclusivos (con incremento de una unidad) o nmeros aleatorios que se insertan automticamente cuando se agrega un registro. - Si/no. Contiene slo uno de dos valores posibles, S/No, Verdadero/Falso.

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- Objeto OLE. Objetos (como, por ejemplo, documentos de Microsoft Word, hojas de clculo de Microsoft Excel, imgenes, sonidos u otros datos binarios), creados en otros programas, que se pueden incrustar en una tabla de Access. - Hipervnculo. Utilizado para crear un vnculo con otras aplicaciones, es decir, para que desde ACCESS puedas abrir algn otro archivo desde otra aplicacin. - Asistente para bsquedas. Crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante el empleo de un cuadro combinado.

DESCRIPCIN DEL TAMAO DEL CAMPO PARA EL TIPO DE DATOS NUMRICO Byte. Maneja datos numricos dentro del rango de 0 ~ 255. Sin puntos decimales y no puede manejar fracciones. Entero. Maneja datos numricos dentro del rango -32,767 ~ 32,768. Sin puntos decimales y no puede manejar fracciones. Entero largo. Maneja datos numricos dentro del rango -2, 147, 483,648 ~ 2, 147, 483,647. Sin puntos decimales y no puede manejar fracciones Simple. Maneja datos numricos dentro del rango -3.402823 x 1038 ~ 3.402823 x 1038. Acepta siete dgitos a la derecha del punto decimal. Doble. Maneja datos numricos dentro del rango: -1.79769313486231 x 10308 ~ -4.94065645841247 x 10 -324 para valores negativos. 1.79769313486231 x 10308 ~ -4.94065645841247 x 10 -324 para valores positivos. Acepta 15 dgitos a la derecha del punto decimal.

REGLAS PARA DAR NOMBRE A LOS CAMPOS En Microsoft Access, los nombres de los campos: Pueden tener hasta 64 caracteres. Pueden incluir cualquier combinacin de letras, nmeros, espacios y caracteres especiales, excepto el punto (.), el signo de exclamacin (!), el acento grave () y corchetes ([ ]). No pueden comenzar por un espacio en blanco. No pueden contener caracteres de control (valores ASCII de 0 a 31). No pueden incluir comillas dobles (") en los nombres de tablas, vistas o procedimientos almacenados en un proyecto de Microsoft Access.

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EJERCICIO 2. DEFINE CAMPOS

Crea una nueva tabla a partir de la ventana de base de datos.

Selecciona CREAR UNA TABLA EN VISTA DISEO y haz doble clic.

Captura el nombre del campo y el tipo de dato. Puedes capturar una descripcin si lo deseas.
NOMBRE DEL CAMPO TIPO DE DATO - ID COL Autonumrico - NOMBRE CIENTFICO Texto - COLECTOR Texto - NMERO DE COLECTA Nmero - FECHA DE COLECTA Fecha/Hora - LOCALIDAD Texto - OBSERVACIONES Texto - NMERO DE DUPLICADOS Nmero - DETERMIN Texto - MEXU S/No - CORENA S/No

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DEFINICIN DE LAS PROPIEDADES DE UN CAMPO

Los atributos de cada campo son definidos por la propiedad del campo. El contenido de la propiedad del campo es diferente de acuerdo al tipo de datos del campo. Propiedad de campo Tamao del campo Formato Lugares decimales Mscara de Entrada Ttulo Contenido - Especifica en datos de texto, el nmero de caracteres (1-255) - Especifica el tipo de datos numricos (entero, entero largo, decimal, etc) - Especifica el modo de desplegar los datos en un formato consistente. - Especifica los dgitos a desplegar despus del punto decimal - Especifica el formato de entrada (para texto y fecha/hora nicamente) - Especifica una etiqueta para formularios o reportes

Valor - Especifica un valor que se adicione automticamente en un predeterminado nuevo registro en la tabla. Requerido - Especifica si los datos en ese campo son necesarios o no

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EJERCICIO 3. DEFINE PROPIEDADES DEL CAMPO

Especifica el tamao del campo de los tipos de datos de texto, como se te indica a continuacin:

- Nombre cientfico - Colector - Localidad - Observaciones - Determin

30 50 100 150 30

Haz

clic

en

el

campo

FECHA

DE

COLECTA.

Haz clic en el rengln de MSCARA DE ENTRADA en las propiedades del campo.

Haz clic en el botn

Haz clic en S en la caja de mensaje acerca de salvar la tabla.

Introduce el nombre COLECTAS

Haz clic en ACEPTAR para salvar.

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En la siguiente ventana, ACCESS te indica que no hay ninguna clave principal definida y te pregunta si deseas crear una.

Haz clic en NO, ya que esta clave principal ser definida en un ejercicio posterior.

El asistente para la mscara de entrada es desplegado.

Selecciona fecha corta (dd/mm/aaaa) para la mscara de entrada y haz clic en SIGUIENTE.

En esta ventana se te muestran algunas opciones de cmo mostrar la mscara de entrada, sin embargo, ahora no

cambiaremos nada.

Haz clic en FINALIZAR.

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DEFINIR CLAVE PRINCIPAL

Definir clave principal La clave principal es un campo el cual es definido como tal para identificar con datos nicos a cada registro de una tabla. Una vez que la clave principal es definida, la combinacin o relacin de mltiples tablas llega a ser posible, es decir, si no tenemos definida una clave principal en cada una de nuestras tablas, stas no podrn relacionarse entre s. En estas relaciones, la clave principal sirve para indicar claramente qu registro de la tabla A est relacionado con qu registro de la tabla B.

Para ejemplificar la clave principal, podemos pensar en ella como el nmero de cada jugador de un equipo de ftbol. Un equipo de ftbol puede tener jugadores con el mismo nombre, la misma posicin e incluso la misma edad, entonces en una base de datos habra dos registros con los mismos datos, pero a travs del nmero de la playera asignado a cada uno de ellos, es que podemos saber de quin estamos hablando. Entonces, la clave principal es un campo con el cual vamos a identificar cada registro de una tabla con un valor nico e irrepetible en la tabla, de esta manera cada registro estar plenamente identificado.

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EJERCICIO 4. ESTABLECE LA CLAVE PRINCIPAL

En la VISTA DISEO de la tabla COLECTAS selecciona el campo ID COL haciendo clic sobre l.

Haz clic en el botn CLAVE PRINCIPAL que se encuentra en la barra DISEO DE TABLA.

De esta manera le haz indicado a ACCESS que el campo ID COL ser tu clave principal.

Ahora haz clic en el botn VISTA HOJA DE DATOS localizado en la parte

superior izquierda de la pantalla.

ACCESS te indica que primero debes guardar la tabla.

Haz clic en el botn S para salvar la tabla.

Ahora tu tabla est lista para ingresar datos.

Haz clic en el botn rojo de cerrar

de la

tabla COLECTAS, localizado en la parte superior derecha de la ventana de la tabla.

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EJERCICIO 5. CREA NUEVAS TABLAS

Crea la tabla LOCALIDADES, que conste de los siguientes campos, tipos de datos y tamao de campo:
ID LOC (AUTONUMRICO) LOCALIDAD (TEXTO, 100) DELEGACIN (TEXTO, 20) ANP (TEXTO, 50) ENTIDAD (TEXTO, 20) COORD N (TEXTO, 20) COORD W (TEXTO, 20) ALTITUD (TEXTO, 10) TIPO DE VEGETACIN (TEXTO, 50)

Define ID LOC como clave principal, si no recuerdas cmo, revisa el ejercicio 4.

En

el

campo

ENTIDAD,

ve

las

propiedades del campo, haz clic en VALOR PREDETERMINADO y escribe: DISTRITO FEDERAL.

De esta manera, ya en vista hoja de datos nos aparecer el Distrito Federal por default en ese campo.

Haz clic en el campo COORD N. En las propiedades del campo, haz clic en MSCARA DE ENTRADA y escribir 00 00 00 N

Efecta lo mismo en el campo COORD W, slo cambia la ltima N por W.

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Haz

clic

en

el

campo

TIPO

DE

VEGETACIN.

Haz clic en el TIPO DE DATOS y elige ASISTENTE PARA BSQUEDAS.

Un asistente se desplegar y en l elige la segunda opcin: ESCRIBIR LOS

VALORES QUE DESEE.

Haz clic en SIGUIENTE.

Captura en la COL1 los siguientes datos:

- Bosque de Abies religiosa - Bosque de Pinus - Bosque de Quercus - Matorral xerfilo - Pastizal - Vegetacin Acutica

Haz clic en SIGUIENTE.

19

En la siguiente pantalla, el asistente te pregunta Qu etiqueta deseas para la columna de bsqueda?.

La etiqueta que te da por default es correcta (TIPO DE VEGETACIN).

Haz clic en FINALIZAR.

Haz clic en el botn VISTA HOJA DE DATOS para ver tu tabla.

Access te pregunta si deseas salvar los cambios, haz clic en S y te pedir que le asignes un nombre a tu tabla, escribe LOCALIDADES y haz clic en ACEPTAR. Haz clic en los campos COORD N y TIPO DE VEGETACIN para ver los resultados de tu ejercicio. Cierra la tabla LOCALIDADES.

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EJERCICIO 6. IMPORTA UNA TABLA DE EXCEL

Haz clic en el men ARCHIVO, elige OBTENER DATOS EXTERNOS y luego elige IMPORTAR

Ahora una ventana para Importar se te despliega. Haz clic en TIPO DE ARCHIVO, elige MICROSOFT EXCEL y busca el archivo: ESPECIES en la siguiente ubicacin:
C: Mis documentos/CURSO ACCESS/ARCHIVOS UTILES/

Haz clic en IMPORTAR.

Enseguida se desplegar un Asistente para importacin de hojas de clculo.

Elige MOSTRAR HOJAS DE TRABAJO y entonces elige HOJA 1. Nota que se te muestran los datos de la tabla que quieres importar.

Haz clic en SIGUIENTE.

21

Marcar

PRIMERA

FILA

CONTIENE

TTULOS DE COLUMNAS, haciendo clic en la casilla de verificacin para ello. Nota que la primera fila de la tabla se convierte en los ttulos de las columnas. Haz clic en SIGUIENTE.

Ahora en esta pantalla te pregunta el Asistente en donde deseas almacenar los datos que vas a importar. Elige EN UNA NUEVA TABLA, haciendo clic en la casilla de verificacin

correspondiente. Haz clic en SIGUIENTE.

En esta pgina, tienes diferentes opciones, como por ejemplo especificar la informacin sobre cada campo a importar, tal como el ttulo o bien, tienes la opcin de elegir algn campo que no quieras importar.

Sin embargo, nosotros no modificaremos nada.

Haz clic en SIGUIENTE.

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En esta ventana, ACCESS te recomienda que definas una clave principal para la nueva tabla.

Elige PERMITIR A ACCESS AGREGAR LA CLAVE PRINCIPAL. Nota que abajo te crea un campo ID.

Haz clic en SIGUIENTE.

En la siguiente ventana, tienes que asignarle un nombre a la nueva tabla que vas a importar.

Escribe

ESPECIES

en

el

espacio

IMPORTAR A LA TABLA:

Haz clic en FINALIZAR.

El asistente te indica que la importacin del archivo de Excel ESPECIES ha sido

importada con xito. Haz clic en ACEPTAR.

Abre tu tabla ESPECIES desde la ventana de base de datos para checar los datos y ve a VISTA DISEO y cambia el nombre del campo ID por ID SP. Cierra la tabla y guarda cambios.

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EJERCICIO 7. ESTABLECE OBJETOS OLE

En la ventana de Base de datos, haz un clic sobre la tabla ESPECIES para seleccionarla.

Haz clic en el botn DISEO de la misma ventana de base de datos.

Adiciona un campo al final de la lista, que se denomine FOTOS.

En el tipo de datos elige OBJETO OLE.

Haz clic en VISTA HOJA DE DATOS.

ACCESS te preguntar si deseas guardar la tabla.

Haz clic en SI.

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Ya en la VISTA HOJA DE DATOS, haz clic sobre el registro uno de la tabla, en el campo FOTOS y haz clic derecho. con el botn

En el men que se despliega, elige INSERTAR OBJETO.

Un asistente se te desplegar, elige CREAR DESDE ARCHIVO, haciendo clic en la casilla de verificacin correspondiente. Ahora haz clic en el botn EXAMINAR para buscar el archivo con la foto que necesitas. Busca la ruta siguiente:
C: Mis documentos/CURSO ACCESS/ARCHIVOS UTILES/

Elige el archivo con el nombre: QUERCUS LAURINA.JPG Haz clic en ACEPTAR en ambas ventanas.

Para los dems registros, realiza el mismo procedimiento, eligiendo el archivo cuyo nombre coincida con la especie de cada registro. Al final la tabla ESPECIES, quedar como se muestra en la imagen de al lado. Asegrate que en el campo FOTOS diga: Photo Editor 3.0, si no, no podrs ver las fotos y debers instalar este programa. Cierra la tabla ESPECIES.

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EJERCICIO 8. CREA COLUMNAS DE BSQUEDA

En la ventana de Base de datos, haz clic sobre la tabla COLECTAS para

seleccionarla.

Despus haz clic sobre el botn DISEO.

Haz

clic

en

el

campo

NOMBRE

CIENTFICO, y luego en la columna TIPO DE DATOS, elige ASISTENTE PARA

BSQUEDAS.

Un asistente se te despliega.

Haz clic en la primera opcin: DESEO QUE LA COLUMNA DE

BSQUEDA BUSQUE LOS VALORES EN UNA TABLA O CONSULTA.

Haz clic en SIGUIENTE.

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Elige la tabla ESPECIES, que es la tabla que queremos que nuestra columna de

bsqueda muestre.

Haz clic en SIGUIENTE.

En esta ventana tenemos que especificar que campos se mostrarn en nuestra columna de bsqueda. Elige el campo FAMILIA y luego oprime el botn . . Haz lo mismo con el campo GNERO y ESPECIE.

Haz clic en SIGUIENTE.

Haz ms grande cada columna (1 o 2 cm), haciendo clic en donde se muestra en la imagen de al lado.

Haz clic en SIGUIENTE.

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La etiqueta que te da por default es correcta (NOMBRE CIENTFICO).

Haz clic en FINALIZAR.

Ahora, se te pide que guardes la tabla para que se establezca la relacin entre las tablas.

Haz clic en S.

Ahora puedes revisar tu tabla COLECTAS en la VISTA HOJA DE DATOS. Haz clic en el campo NOMBRE CIENTFICO e inmediatamente se te desplegar la lista que acabas de hacer. Sigue el mismo procedimiento para el campo

LOCALIDAD de la tabla COLECTAS, eligiendo de la tabla LOCALIDADES, los campos LOCALIDAD, ALTITUD y ANP. Observa la lista creada en el campo LOCALIDAD. Cierra la tabla COLECTAS.

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RELACIONES E INTEGRIDAD REFERENCIAL Relaciones

Integridad Referencial

Las relaciones son hechas para crear conexiones entre tablas. Una relacin no es ms que una indicacin que le debemos hacer a ACCESS de cuales son los campos que contienen los datos claves para que dos tablas puedan relacionarse (ver figura de la pgina 8), es decir, una relacin trabaja por el empalme de datos iguales de campos clave en diferentes tablas. La integridad referencial es un sistema de reglas que utiliza Microsoft Access para garantizar que las relaciones entre los registros de tablas relacionadas sean vlidas y que no se eliminen ni modifiquen accidentalmente datos relacionados. Puede establecerse la integridad referencial cuando se cumplen todas las condiciones siguientes: - El campo coincidente de la tabla principal es una clave principal o tiene un ndice nico. - Los campos relacionados tienen el mismo tipo de datos. Cuando se utiliza la integridad referencial, se aplican las reglas siguientes: - No puede introducir un valor en el campo de clave externa de la tabla relacionada que no exista en la clave principal de la tabla principal. - No puede eliminar un registro de una tabla principal si existen registros coincidentes en una tabla relacionada. - No puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal si ese registro tiene registros relacionados.

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EJERCICIO 9. ESTABLECE RELACIONES

Haz clic en el men HERRAMIENTAS y elige RELACIONES.

Las tres tablas que creaste aparecern en tu ventana de relaciones, con las relaciones que hicimos al establecer COLUMNAS DE BSQUEDA. Acomdalas como aparece en la figura de al lado.

Ahora haz clic con el botn derecho en la lnea negra que conecta la tabla ESPECIES y la tabla COLECTAS.

Elige MODIFICAR RELACIN.

Se abre la ventana MODIFICAR RELACIONES, en donde se muestran las dos tablas y campos relacionados. Haz clic en las tres cajas: EXIGIR INTEGRIDAD REFERENCIAL ACTUALIZAR EN CASCADA LOS CAMPOS RELACIONADOS ELIMINAR EN CASCADA LOS REGISTROS RELACIONADOS. Nota que abajo se indica el tipo de relacin que ests utilizando: UNO A VARIOS. Haz clic en ACEPTAR.

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En la lnea negra que marca la relacin entre las tablas ahora en un extremo est el nmero 1 y en el otro el smbolo ,

sealando una relacin uno a muchos que acabas de establecer.

Ahora haz clic con el botn derecho en la lnea que une a la tabla LOCALIDADES y a la tabla COLECTAS y elige MODIFICAR RELACIN.

Se abre otra vez la ventana MODIFICAR RELACIONES, en donde se muestran las dos tablas y campos relacionados.

Haz clic en las tres cajas de abajo y despus haz clic en ACEPTAR.

Ahora puedes ver que en la lnea negra ya se ha establecido una relacin de uno a muchos entre estas dos tablas.

Ahora tambin estn relacionadas las tablas ESPECIES y LOCALIDADES mediante la tabla COLECTAS, en una relacin MUCHOS A MUCHOS.

Haz clic en el botn CERRAR

31

Access te pregunta si deseas guardar los cambios que hiciste en el diseo de tus relaciones.

Haz clic en S.

Tabla con informacin para utilizar en el Ejercicio 10.

32

EJERCICIO 10. CAPTURA INFORMACIN EN LA TABLA LOCALIDADES

En la ventana de base de datos, haz doble clic en la tabla LOCALIDADES.

Captura la informacin contenida en la tabla de la pgina anterior, o bien, puedes abrir el archivo en formato de imagen de la siguiente direccin:
C: Mis documentos/CURSO ACCESS/ ARCHIVOS UTILES/ DATOS LOCALIDADES

Checa en tu tabla que las mscaras de entrada de los campos COORD N y COORD W estn funcionando y que la columna de bsqueda del campo TIPO DE VEGETACIN tambin funciona.

Al terminar de capturar la informacin, cierra la tabla LOCALIDADES. Si hiciste ms ancho o ms angosto o cambiaste de posicin algn campo de la tabla, al cerrarla te pedir que guardes los cambios en el diseo de la tabla. Haz clic en S. Estos cambios slo son a nivel de presentacin en pantalla, y no afectan la estructura de la tabla.

33

EJERCICIO 11. BORRA VALORES PREDETERMINADOS POR DEFAULT

En la ventana de base de datos, haz clic en la tabla COLECTAS y luego en ABRIR.

Ahora haz clic en el botn VISTA DISEO.

Haz

clic

en

el

campo

NOMBRE

CIENTFICO y en sus propiedades, haz clic en VALOR PREDETERMINADO y borra el cero (0) que tiene como valor por default.

Haz lo mismo con los campos LOCALIDAD, NMERO DE COLECTA y NMERO DE DUPLICADOS.

34

EJERCICIO 12. ORDENA ALFABTICAMENTE TUS LISTAS DE BSQUEDA

Sin cerrar la tabla COLECTAS, haz clic en el botn VISTA HOJA DE DATOS .

Access te indicar que primero debes guardar la tabla.

Haz clic en S.

Haz

clic

en

el

campo

NOMBRE

CIENTFICO y nota que las especies no estn ordenadas alfabticamente, sino en el orden en que fueron capturadas. Esto no es conveniente, pues cuando tienes muchas especies, encontrar la que buscas resultara muy difcil.

Para cambiar esto, haz clic en el botn VISTA DISEO .

Haz

clic

en

el

campo

NOMBRE

CIENTFICO y despus en las propiedades, en la carpeta BSQUEDA, haz clic en ORIGEN DE LA FILA y finalmente haz clic en el botn .

35

En la ventana que se abre, haz clic en el campo de FAMILIA y en la fila de ORDEN elige de la lista ASCENDENTE.

Haz lo mismo para los campos GNERO Y ESPECIE.

Haz clic en el botn CERRAR

Access te pregunta si deseas guardar los cambios.

Haz clic en S.

Ahora haz clic en el botn VISTA HOJA DE DATOS y te pedir que guardes la

tabla. Luego haz clic en el campo NOMBRE CIENTFICO y vers que la lista de especies desplegada, ahora est ordenada

alfabticamente por FAMILIA.

Haz clic en el botn CERRAR

36

EJERCICIO 13. CAPTURA INFORMACIN EN LA TABLA COLECTAS

Abre nuevamente la tabla COLECTAS.

Captura la informacin que se seala en la tabla de abajo. Si lo deseas, tambin puedes abrir el archivo desde:

C:

Mis

documentos/CURSO UTILES/

ACCESS DATOS

2005/ARCHIVOS COLECTAS.

37

QU ES UNA CONSULTA?

CONSULTA

RESULTADO

Una consulta es definida como el requerimiento especfico de informacin dirigido a los datos almacenados en las diferentes tablas de una base de datos. Las consultas nos sirven para analizar, ver o recuperar informacin especfica de todas nuestras tablas. Las tablas y campos que vamos a utilizar para una consulta pueden ser elegidos visualmente en un ambiente amigable, ya que a pesar de que estas consultas son elaboradas en lenguaje SQL (Structured Query Language), Access nos ofrece la posibilidad de hacerlo de una manera sencilla, pero en la que sin embargo, debemos tener mucho cuidado con las tablas y campos que necesitamos para obtener realmente la informacin que solicitamos. Despus de definir y ejecutar la consulta, los resultados sern desplegados en un formato de hoja de datos. Existen diferentes tipos de consulta, cada una enfocada para un objetivo diferente, stas son: Consultas de Seleccin. Es el tipo de consulta ms habitual. Este tipo de consulta obtiene los datos de una o ms tablas y muestra los resultados en una hoja de datos en la que se pueden actualizar los registros (con algunas restricciones). Tambin puede utilizar una consulta de seleccin para agrupar los registros y calcular sumas, cuentas, promedios y otros tipos de totales. Consultas de Parmetros. Es una consulta que cuando se ejecuta, muestra un cuadro de dilogo propio que solicita informacin, por ejemplo, criterios para recuperar registros o un valor que desea insertar en un campo. Puede disear la consulta para que solicite ms de un dato; por ejemplo, puede disearla para que solicite dos fechas. Access puede entonces recuperar todos los registros que se encuentren entre esas dos fechas.

38

Consultas de tabla de referencias cruzadas. Se utilizan para calcular y reestructurar datos de manera que su anlisis sea ms sencillo. Las consultas de tabla de referencias cruzadas calculan una suma, una media, un recuento u otro tipo de totales de datos, y se agrupan en dos tipos de informacin: uno hacia abajo, en el lado izquierdo de la hoja de datos, y otro a lo largo de la parte superior. Por ejemplo: Tabla 1. Consulta de seleccin. Esta consulta agrupa los totales verticalmente, por empleado y categora, con un mayor nmero de registros, lo que hace que la comparacin entre totales de los distintos empleados sea ms complicada.
APELLIDOS MARTNEZ MARTNEZ MARTNEZ RUVALCABA RUVALCABA RUVALCABA CATEGORA COMIDA CONDIMENTOS BEBIDAS COMIDA CONDIMENTOS BEBIDAS VENTAS 88302.09 25789.35 57182.13 111047.76 49566.21 80005.35

Tabla 2. Consulta de tabla de referencias cruzadas. Esta consulta muestra la misma informacin, pero la agrupa tanto vertical como horizontalmente y, por tanto, la hoja de datos es ms compacta y ms fcil de analizar.
APELLIDOS MARTNEZ RUVALCABA COMIDA 88302.09 111047.76 CONDIMENTOS 25789.35 49566.21 BEBIDAS 57182.13 80005.35

Consulta de eliminacin. Elimina un grupo de registros de una o ms tablas. Por ejemplo, puede utilizar una consulta de eliminacin para quitar sinonimias que se colaron en nuestra tabla ESPECIES. Con las consultas de eliminacin, siempre se eliminan registros enteros, no slo campos seleccionados dentro de los registros. Consulta de actualizacin. Realiza cambios globales en un grupo de registros de una o ms tablas. Con una consulta de actualizacin, puede cambiar los datos de las tablas existentes. Consulta de datos anexados. Agrega un grupo de registros de una o ms tablas al final de una o ms tablas. Por ejemplo, supongamos que tiene nuevas especies en una base de datos con la informacin acerca de ellas y desea anexarlas a su base de datos principal. Para evitar tener que escribir toda esta informacin en su base de datos principal, se hace una consulta de datos anexados para agregar los nuevos registros a la tabla ESPECIES de su base de datos principal. Consulta de creacin de tabla. Crea una tabla nueva a partir de la totalidad o una parte de los datos de una o ms tablas. Las consultas de creacin de tabla son tiles para crear una tabla que se desee exportar a otra base de datos de Microsoft Access o una tabla histrica que contenga registros antiguos.

39

En la siguiente tabla se indican los criterios ms comunes que se utilizan para la ejecucin de consultas:
CRITERIO > 234 < 1200 >= Daz 25/05/2005 Entre 01/01/2005 Y 01/03/2005 Ao([Fecha de colecta]) = 2005 Negado P. RAMMAMORTHY, 2005 Negado 2 Negado T* Bouvardia Bouvardia O Quercus >="N" L* Arbusto* [E-L]* *flores* Fecha() Es Nulo No es Nulo [FROM]![Localidades]![ANP] DESCRIPCIN En el campo Nmero de Colecta, para conocer todas los nmeros de colecta mayores de 234 En el campo Nmero de Colecta, para conocer todas los nmeros de colecta menores de 1200 En un campo de slo apellidos, para conocer todos los nombres desde Daz hasta el final del alfabeto En el campo fecha, para conocer las colectas realizadas el 25/05/2005 En el campo Fecha de Colecta, para conocer las colectas que se realizaron entre enero y marzo de 2005 En el campo Fecha de colecta, para obtener las colectas del ao 2005 En el campo Determin, para conocer todas las colectas que no haya determinado P. Rammamorthy en el 2005 En el campo Nmero de Duplicados, para conocer todas las colectas cuyo nmero de duplicados no es 2 Para conocer los colectores cuyo primer nombre no empieza con T En el campo Gnero, para conocer en donde hemos colectado Bouvardia En el campo Gnero, para obtener las colectas de los gneros Bouvardia y Quercus En el campo Colector, para obtener los colectores cuyo nombre comienza por las letras de la N a la Z. En el campo Colector, para obtener los colectores cuyo nombre empieza por la letra S En el campo Observaciones, para obtener todos los registros que son Arbustos (que empiezan con la palabra Arbusto). En el campo Colector, para obtener a aquellos colectores cuyo nombre empieza por las letras de la E a la L. En el campo Observaciones, para obtener todas las colectas con flores. En el campo Fecha de colecta, para obtener las colectas de hoy En el campo NOMBRE CIENTFICO, para obtener las colectas no determinadas, es decir, que el campo est vaco. En el campo NOMBRE CIENTFICO, para obtener las colectas determinadas, es decir, que el campo NO est vaco. En el campo ANP, para obtener todas las especies colectadas en determinada ANP (p.e. Desierto de los Leones)

40

EJERCICIO 14. HAZ UNA CONSULTA DE SELECCIN BSICA

En la ventana de base de datos, selecciona CONSULTAS.

Luego haz doble clic en CREAR UNA CONSULTA EN VISTA DISEO.

Te aparecer la caja MOSTRAR TABLA, haz clic en la tabla COLECTAS y luego haz clic en AGREGAR.

Para agregar una tabla tambin puedes hacer doble clic en la tabla que desees agregar.

Haz lo mismo con las tablas ESPECIES y LOCALIDADES.

Nota que las tablas aparecen en la ventana de arriba, as como sus relaciones.

Para verlas mejor, acomoda tus tablas como en la figura de al lado.

41

Para agregar campos a tu consulta, debes arrastrar el campo que desees hasta el espacio correspondiente sin soltar el clic, o bien hacer doble clic en el campo que quieras agregar. Agrega los campos FAMILIA, GNERO, ESPECIE, AUTOR y NOMBRE COMN de la tabla ESPECIES. Tambin agrega los campos COLECTOR, NMERO DE COLECTA, FECHA DE COLECTA, OBSERVACIONES y DETERMIN de la tabla COLECTAS. Por ltimo, de la tabla LOCALIDADES agrega todos los campos, excepto ID LOC. Haz clic en el botn EJECUTAR .

El resultado se te desplegar en formato de hoja de datos, puedes ver ahora la

informacin que solicitaste.

Guarda la consulta y asgnale el nombre: BSICA.

Haz clic en ACEPTAR.

42

EJERCICIO 15. HAZ UNA CONSULTA DE PARMETROS

En esta consulta, haz clic en el botn de VISTA DISEO .

En el campo ANP, en el rengln de CRITERIOS, escribe: [FROM]![Localidades]![ANP]

Haz clic en EJECUTAR

Te aparecer una ventana que te pedir el valor del parmetro.

Escribe: Sierra de Guadalupe

Haz clic en ACEPTAR.

Te

aparecern

datos

de

las

colectas

realizadas slo en la Sierra de Guadalupe.

En el Men ARCHIVO, Haz clic en SALVAR COMO y asgnale el nombre: PARMETROS.

Haz clic en ACEPTAR.

43

EJERCICIO 16. HAZ UNA CONSULTA DE REFERENCIAS CRUZADAS

En la ventana de base de datos, selecciona CONSULTAS.

Luego haz doble clic en CREAR UNA CONSULTA EN VISTA DISEO.

Aade otra vez las tres tablas.

Aade los campos GNERO y ESPECIE de la tabla ESPECIES, el campo ANP de la tabla LOCALIDADES y el campo NMERO DE COLECTA de la tabla COLECTAS.

Haz clic en EJECUTAR

Nota que se muestran cuales especies estn en cada ANP, as como el nmero de la colecta.

Haz clic en VISTA DISEO

44

Haz clic en el Men CONSULTA y elige CONSULTA DE TABLA DE

REFERENCIAS CRUZADAS.

Dos renglones se adicionan a tu consulta (TOTAL y TAB REF CRUZ). En el rengln TOTAL, en el campo NMERO DE

COLECTA cambia el valor por SUMA. En el rengln TAB REF CRUZ, en los campos GNERO y ESPECIE, elige ENCABEZADO DE FILA, en el campo ANP elige

ENCABEZADO DE COLUMNA y en el campo NMERO DE COLECTA, elige VALOR. Haz clic en EJECUTAR .

Ahora los mismos datos de la consulta de seleccin se te despliegan, pero ordenados en diferente formato. Nota que ahora las ANP son desplegadas como columnas y los nmeros de colecta como valores que intersectan la especie con el ANP.

45

Cierra la consulta y Access te preguntar si deseas guardar los cambios en el diseo de la consulta Consulta 1

Haz clic en S.

Te pedir que le asignes un nombre a la nueva consulta.

Escribe REF CRUZ.

Haz clic en ACEPTAR.

46

EJERCICIO 17. HAZ UNA CONSULTA DE ACTUALIZACIN

Importa la tabla NUEVAS ESPECIES, que se encuentra en nuestro directorio: C: Mis documentos/CURSO ACCESS/ARCHIVOS UTILES/. El archivo se encuentra en formato de Excel. Para importar la tabla, haz clic con el botn derecho sobre la ventana de base de datos, despus busca el archivo y elige el tipo de archivo. Despus sigue los pasos del asistente. Importa la tabla sin crear una clave principal. Para mayor referencia, regresa al Ejercicio 6. Importa una tabla de Excel.

Observa los datos de la tabla NUEVAS ESPECIES y nota que el autor de cuatro de las cinco especies es H.B.K. (Humbolt, Bonpland y Kunth)

Esta combinacin de autores ya no se utiliza, siendo Kunth lo aceptado

actualmente. Sin hacer nada, cierra la tabla.

Ahora

abre

una

nueva

CONSULTA,

haciendo clic en CREAR UNA CONSULTA EN VISTA DISEO.

Agrega

nicamente

la

tabla

NUEVAS

ESPECIES.

Cierra la ventana MOSTRAR TABLA.

47

Agrega el campo AUTOR.

Haz clic en el Men CONSULTA.

Elige CONSULTA DE ACTUALIZACIN.

En el rengln ACTUALIZAR A: escribe: Kunth

En el rengln CRITERIOS: escribe H.B.K.

Haz clic en el botn EJECUTAR

Access te indica que vas a actualizar 4 filas.

Tambin te previene sobre la imposibilidad de deshacer los cambios, es por eso que para hacer este tipo de consulta debes de tener mucho cuidado y estar muy seguro de lo que haces.

Haz clic en SI.

48

Haz clic en el botn CERRAR

Access te pregunta si quieres guardar la consulta.

Haz clic en SI.

Asgnale el nombre CONS ACTUAL.

Haz clic en ACEPTAR.

Abre la tabla NUEVAS ESPECIES y nota que los autores H.B.K han sido

reemplazados por Kunth.

Cierra la tabla NUEVAS ESPECIES.

49

EJERCICIO 18. HAZ UNA CONSULTA DE ELIMINACIN

Abre una nueva CONSULTA, haciendo clic en CREAR UNA CONSULTA EN VISTA DISEO.

Agrega

nicamente

la

tabla

NUEVAS

ESPECIES.

Cierra la ventana MOSTRAR TABLA.

Adiciona el campo GNERO a la consulta.

En el Men CONSULTA, elige CONSULTA DE ELIMINACIN.

En el rengln de CRITERIOS, escribe Spigelia.

Haz clic en el botn EJECUTAR

50

Access te indicar que vas a eliminar una fila de la tabla NUEVAS ESPECIES y que no podrs deshacer los cambios.

Haz clic en S.

Cierra esta nueva consulta y gurdala con el nombre: CONSUL ELIMINA.

Haz clic en ACEPTAR.

Abre

nuevamente

la

tabla

NUEVAS

ESPECIES y te dars cuenta que el registro de Spigelia speciosa Kunth ha

desaparecido.

Cierra la tabla NUEVAS ESPECIES.

51

EJERCICIO 19. HAZ UNA CONSULTA DE DATOS ANEXADOS

Abre una nueva consulta en VISTA

DISEO.

Agrega la tabla NUEVAS ESPECIES.

Agrega todos los campos.

En el Men CONSULTA, elegir CONSULTA DE DATOS ANEXADOS.

Aparecer una ventana en donde te pide el nombre de la tabla a la que quieras anexar los datos especificados arriba. Escribe ESPECIES para anexar los datos de la tabla NUEVAS ESPECIES a la tabla ESPECIES. Nota que puedes anexar datos a tu base de datos en la que ests trabajando o en otra base de datos de Access. Haz clic en ACEPTAR.

Nota que aparece un nuevo rengln en tu consulta llamado ANEXAR A: y que los nombres de los campos coinciden en ambas tablas. Haz clic en EJECUTAR .

52

Access te informa que vas a anexar 4 filas y que una vez que hagas clic en S, no vas a poder deshacer los cambios. Haz clic en S.

Haz clic en GUARDAR y asgnale el nombre de CONSUL DAT ANEX. Haz clic en ACEPTAR.

Abre la tabla ESPECIES y corrobora que cuatro registros estn adicionados a tu tabla. Haz clic en CERRAR.

53

EJERCICIO 20. HAZ UNA CONSULTA DE CREACIN DE TABLA

Abre

una

nueva

consulta

en

VISTA

DISEO. Agrega las tablas COLECTAS, ESPECIES y LOCALIDADES. Agrega todos los campos de todas las tablas, excepto su ID, ni los campos NOMBRE CIENTFICO y LOCALIDAD de la tabla COLECTAS. En el Men CONSULTA elige CONSULTA DE CREACIN DE TABLA.

Enseguida te aparece la caja CREAR TABLA y te pide que asignes un nombre a la nueva tabla que ests creando y que le especifiques si la vas a crear en la base de datos que tienes abierta o en alguna otra ya existente. En el nombre de la tabla escribe INF TOTAL y nota que ya est seleccionada BASE DE DATOS ACTIVA. Haz clic en ACEPTAR.

Ahora haz clic en EJECUTAR y nota que te aparece un aviso de que vas a pegar 7 filas en una tabla nueva y te previene de que no podrs deshacer cambios. Haz clic en S.

54

Ahora cierra la consulta y gurdala con el nombre CREACION TABLA. Haz clic en ACEPTAR.

Abre la tabla INF TOTAL y verifica la informacin en la nueva tabla. Nota que los campos CORENA y MEXU, tienen datos nmericos en lugar de casillas de verificacin. En vista diseo puedes cambiar esto en las propiedades de cada campo, en la pestaa GENERAL, en FORMATO elegir S/NO y en la pestaa BSQUEDA elegir CASILLA DE VERIFICACIN. Guarda los cambios.

55

CAPTULO TRES. CREANDO UNA APLICACIN CON ACCESS

56

QU ES UN FORMULARIO?
TABLA CONSULTA INFORME

Un formulario es un objeto que nos sirve para desplegar nuestra base de datos en un formato amigable, a travs de botones y textos de ayuda. l nos sirve para navegar en nuestra base de datos, sus tablas, sus consultas y sus informes de una manera fcil. El uso de formularios en una base de datos ayuda a los usuarios no familiarizados con Access a consultar nuestra base de datos fcilmente. Un formulario es un objeto para capturar, editar y desplegar datos en una nica presentacin. Usando los formularios, es posible desplegar los datos de una tabla o los resultados de una consulta y adicionar nuevos registros o editar los registros existentes. Adems, un formulario puede ser creado basado en otros formularios o informes y no precisamente en tablas o consultas.

57

DIAGRAMA DE TRANSICIN DE PANTALLAS

58

CUADRO DE HERRAMIENTAS
Etiquetas Selecciona Objetos Grupo de Opciones Botn de Comando Botn de Opcin Cuadro Combinado Salto de Pgina Rectngulo

Marco de Objeto Subformulario / Independiente Subinforme

Cuadro de Texto

Casilla de Verificacin

Imagen

Control Ficha Ms Controles

Botn de Alternar Asistente para Controles Cuadro de Lista

Marco de Objeto Dependiente

Lnea

USO DE HERRAMIENTAS
Etiqueta

Lnea Cuadro de Texto

Rectngulo Cuadro Combinado

Botones de Alternar

Casillas de Verificacin

Imagen

Cuadro de Lista

Botn de Comando

59

PROPIEDADES DE FORMATO
Ttulo

Botn Botn Minimizar Maximizar Botn Cerrar

Cuadro de Control Selector de Registros

Barra de desplazamiento vertical

Barra de desplazamiento horizontal Botones de Desplazamiento

Las propiedades del formato de los formularios son las herramientas para cambiar la presentacin de los mismos. Ttulo: Especifica el ttulo del formulario Barras de desplazamiento: Especifica si las barras de desplazamiento vertical y horizontal son desplegadas Selectores de registro: Especifica si este selector es desplegado Botones de desplazamiento: Especifica si estos botones son desplegados Ajuste de tamao automtico: Especifica si el ajuste de tamao automtico de la ventana del formulario es utilizado Centrado Automtico: Especifica si el formulario es centrado automticamente en la pantalla al abrirlo Estilo de los bordes: Especifica el tipo de borde Cuadro de control: Especifica si el cuadro de control es desplegado Botones Minimizar Maximizar: Especifica si estos botones son desplegados Botn Cerrar: Especifica si este botn es desplegado

60

EJERCICIO 21. HAZ UN FORMULARIO DE UNA TABLA

En la ventana de Base de datos, haz clic en FORMULARIOS. Haz clic en CREAR FORMULARIO EN VISTA DISEO.

Enseguida te aparece la vista diseo de un FORMULARIO. Nota que adems te aparece el Cuadro de Herramientas. Haz doble clic en el cuadrito negro de la esquina superior izquierda del formulario.

Te aparecen las propiedades del formulario. Haz clic en la pestaa DATOS.

Ahora haz clic en la flecha hacia abajo de ORIGEN DEL REGISTRO para desplegar la lista de tablas y consultas disponibles.

Elige COLECTAS.

Cierra las PROPIEDADES.

61

En la vista diseo del formulario, te aparecer una ventana con la tabla

COLECTAS y la lista de campos que sta contiene.

Haz clic en el campo COLECTOR y sin dejar de presionar el botn del mouse, arrastra el campo hasta la cuadrcula de diseo del formulario y suelta el botn del mouse. Te aparecer del lado izquierdo la etiqueta del campo y a la derecha, el campo. Puedes mover ambos, posicionndote sobre ellos, o bien, puedes mover cada uno por separado, situndote en la esquina superior izquierda, en donde te aparezca una mano negra con el dedo ndice sealando hacia arriba.

Haz lo mismo, con los campos NMERO DE COLECTA, FECHA DE COLECTA, LOCALIDAD, OBSERVACIONES y

NMERO DE DUPLICADOS. En los campos LOCALIDAD y

OBSERVACIONES haz ms grande la caja del campo para que se despliegue toda la informacin.

Alinea los campos a tu gusto.

62

Haz doble clic en el cuadrito negro de la esquina superior izquierda del formulario para ver las propiedades. En la pestaa FORMATO, haz clic en el rengln TTULO y escribe CAPTURA DE COLECTAS.

Ahora cambia los valores como se indican en la figura de al lado.

Cierra las Propiedades del formulario y haz clic en VISTA FORMULARIO, para

visualizar tu formulario.

Nota que aparecen tus datos de la tabla COLECTAS. Navega en los diferentes registros que tienes y nota que en la pestaa superior aparece el ttulo de tu formulario.

Haz clic en GUARDAR y asgnale el nombre CAPTURA DE COLECTAS.

Haz clic en ACEPTAR.

63

EJERCICIO 22. CREA BOTONES EN TU FORMULARIO

Haz clic en la vista Diseo de tu formulario CAPTURA DE COLECTAS.

En el CUADRO DE HERRAMIENTAS haz clic en la opcin para crear botones de comando.

Ahora haz clic en donde quieres que aparezca tu botn.

Enseguida te aparecer el ASISTENTE PARA BOTONES DE COMANDO.

Haz clic en la Categora OPERACIONES CON FORMULARIOS y enseguida en la accin CERRAR FORMULARIO.

Haz clic en SIGUIENTE.

Te aparecer una opcin en donde puedes elegir una imagen para tu botn, o bien, escribir un texto. Deja la opcin que te presenta por default y haz clic en FINALIZAR.

64

Repite la operacin anterior, pero ahora elige la accin ACTUALIZAR DATOS DEL FORMULARIO y enseguida haz clic en FINALIZAR.

Ahora haz clic en vista FORMULARIO y prueba que funcionen los botones.

Cuando hagas clic en tu botn CERRAR, Access te pedir que guardes los cambios, as que haz clic en S.

Cuando presiones el botn ACTUALIZAR, no notars nada, ya que slo funciona cuando capturas nuevos registros.

Siguiendo el procedimiento anterior, haz lo mismo para la tabla ESPECIES, de manera que al final el formulario sea idntico a la figura de la izquierda. Para lograr que tu foto se vea completa, en la vista diseo, haz clic con el botn derecho sobre ella y elige PROPIEDADES. En el rengln MODO DE CAMBIAR EL TAMAO, elige ZOOM.

65

EJERCICIO 23. HAZ UN FORMULARIO QUE ABRA OTROS FORMULARIOS

Crea un nuevo formulario para la tabla COLECTAS y haz el mismo procedimiento anterior, incluyendo slo los campos

indicados en la figura de la izquierda.

Asgnale el nombre DETERMINACIONES.

Inserta un botn nuevo en tu formulario DETERMINACIONES. Te aparecer nuevamente el Asistente.

Elige la categora OPERACIONES CON FORMULARIOS FORMULARIO. y la accin ABRIR

Haz clic en SIGUIENTE.

Access te presenta la lista de formularios que existen en tu base de datos.

Elige el formulario ESPECIES.

Haz clic en SIGUIENTE.

66

Ahora Access te da dos opciones, una para presentar formulario presentar registros. informacin seleccionado el formulario especfica y con otra todos del para los

Elige la segunda opcin.

Haz clic en SIGUIENTE.

Ahora escribe ADICIONAR ESPECIE, en la opcin TEXTO.

Haz clic en FINALIZAR.

Haz clic en la VISTA FORMULARIO y prueba tu nuevo botn.

Guarda los cambios en tu formulario DETERMINACIONES.

67

EJERCICIO 24. HAZ LA PANTALLA DE BIENVENIDA DE TU BASE DE DATOS

En la ventana de Base de datos, haz clic en FORMULARIOS. Haz clic en CREAR FORMULARIO EN VISTA DISEO.

En el Cuadro de Herramientas, haz clic en la herramienta ETIQUETA. Luego haz clic en tu nuevo formulario y escribe BASE DE DATOS DE BOTNICA.

Asgnale fuente ARIAL de 12 Puntos. Si el texto no cabe en tu caja, sita el cursor en cualquier esquina y haz doble clic.

Haz clic en el botn IMAGEN

enseguida dibuja un cuadro en donde quieras insertar tu imagen.

Te

aparecer

enseguida

la

ventana

INSERTAR IMAGEN.

Busca en C: Mis documentos/CURSO ACCESS/ARCHIVOS UTILES/escudo y haz clic en ACEPTAR.

68

Enseguida, haz clic en la herramienta para crear botones.

Haz clic en el sitio en donde quieres que se localice tu botn.

El asistente se te despliega y selecciona la categora OPERACIONES y la accin CON ABRIR

FORMULARIOS FORMULARIO.

Selecciona el formulario CAPTURA DE COLECTAS y haz clic en SIGUIENTE.

69

Selecciona la opcin ABRIR FORMULARIO Y MOSTRAR TODOS LOS REGISTROS.

Haz clic en SIGUIENTE.

En la siguiente ventana, elige TEXTO y escribe CAPTURAR COLECTAS.

Haz clic en FINALIZAR.

Puedes hacer a tu agrado el tamao de tu botn.

Ahora, siguiendo el mismo procedimiento, agrega dos botones ms para los otros dos formularios que tienes en tu base de datos (DETERMINACIONES y ESPECIES).

70

Una vez que incluiste los otros dos botones, ve a las propiedades de tu formulario, haciendo doble clic en el cuadro negro de la esquina superior izquierda.

Cambia los valores como se indican en la figura de la izquierda.

Cierra tu ventana de propiedades.

Inserta un nuevo botn debajo de los dems y elige la categora APLICACIN y la accin SALIR DE LA APLICACIN.

Haz clic en FINALIZAR.

Haz clic en VISTA FORMULARIO.

Haz clic en el botn STOP.

Guarda

tu

formulario

con

el

nombre

BIENVENIDOS.

Vuelve a abrir tu base de datos y tu formulario y prueba los otros botones.

71

EJERCICIO 25. UTILIZANDO LA FUNCIN AUTOFORMULARIO

En tu ventana de Base de datos, selecciona TABLAS y haz un clic en la tabla

LOCALIDADES.

Ahora

haz

clic

en .

el

botn

AUTOFORMULARIO

Access formulario

automticamente de la tabla

te

crea

un

seleccionada

(LOCALIDADES). Nota que abajo te muestra una tabla con los registros relacionados de la tabla

COLECTAS, es decir, cuales colectas estn registradas en cada localidad. Esta funcin se llama SUBFORMULARIO.

Ahora puedes ir a vista diseo y modificar a tu antojo el formulario creado

automticamente y tmbin puedes modificar las propiedades de formato. Guarda tu nuevo formulario con el nombre LOCALIDADES.

Ahora abre tu formulario BIENVENIDOS y crea un botn para abrir el formulario LOCALIDADES que acabas de crear.

72

CAPTULO CUATRO. CREANDO INFORMES EN ACCESS

73

QU ES UN INFORME?

Un informe es un objeto utilizado por Access para presentar o imprimir datos de tablas o de consultas. La presentacin y creacin de datos es similar a los formularios y tambin se pueden utilizar asistentes. Con los informes puedes imprimir listas de especies, etiquetas de colecta, etc.

74

EJERCICIO 26. CREA UN INFORME BSICO

En tu ventana de Base de datos, selecciona INFORMES.

Haz doble clic en CREAR UN INFORME EN VISTA DISEO.

Se te despliega la ventana del informe. Despliega tambin las propiedades del

mismo y la caja de herramientas. En las propiedades del informe, en el rengln ORIGEN DEL REGISTRO,

selecciona la consulta BSICA. Nota que la ventana de los campos de la consulta BASICA se te despliega. Cierra las propiedades del informe.

Haz clic en el campo FAMILIA y sin soltar el botn, arrstralo hasta el espacio de

DETALLE. Haz clic en la etiqueta del campo y con el botn derecho elige CORTAR. Sitate en ENCABEZADO DE PGINA y pega la etiqueta.

Haz lo mismo con los campos GNERO, ESPECIE, AUTOR y NOMBRE COMN.

75

Alinea los campos como se indica en la figura anterior. Ahora haz clic en VISTA PRELIMINAR para ver los datos de la consulta BASICA.

Haz clic en GUARDAR y asgnale a tu nuevo informe el nombre LISTA1.

Haz clic en ACEPTAR y cierra el informe.

76

EJERCICIO 27. CREA UNA ETIQUETA

En tu ventana de Base de datos, selecciona INFORMES y haz doble clic en CREAR UN INFORME EN VISTA DISEO.

Se te despliega la ventana del informe. Despliega tambin las propiedades del

mismo y la caja de herramientas. En las propiedades del informe, en el rengln ORIGEN DEL REGISTRO, selecciona la consulta BSICA. Nota que la ventana de los campos de la consulta BASICA se te despliega. Ahora cierra el espacio Encabezado de pgina, tal y como se muestra en la figura de al lado. Cierra las propiedades.

En el CUADRO DE HERRAMIENTAS, haz clic en el botn INSERTAR IMAGEN .

Haz clic en el espacio de trabajo DETALLE de tu informe. Se te desplegar una ventana para que elijas una imagen. Busca en C: Mis documentos/CURSO ACCESS/ARCHIVOS UTILES/escudo

Haz clic en ACEPTAR.

77

Ahora haz clic con el botn derecho sobre la imagen del escudo y aparecern las

propiedades de la imagen. En la pestaa FORMATO, en el rengln MODO DE CAMBIAR EL TAMAO, elige: ZOOM. Notars que tu imagen aparece completa. Cierra las propiedades de la imagen. Con los cuadros negros de las esquinas de la imagen, puedes adecuar a tu gusto el tamao de la misma.

En el CUADRO DE HERRAMIENTAS, haz clic en el botn ETIQUETA y escribe

UNIVERSIDAD VERACRUZANA con tipo de letra Times New Roman tamao 9 en negritas. Repite la operacin y escribe HERBARIO CORU con tipo Verdana tamao 9 en negritas. Haz clic en CUADRO DE TEXTO y escribe

Familia con tipo Arial tamao 11 en negritas y centrado. Con el botn derecho del mouse elige Color de fondo o relleno y elige el color gris claro. Borra la etiqueta de este campo.

Haz clic en CUADRO DE TEXTO

y luego

en tu espacio de trabajo. Te aparecern dos cajas, borra la caja de la etiqueta que dice TEXTO y en la otra escribe:
=Recortar([Gnero] & & [Especie] & & [Autor])

Ahora elige tipo de letra Arial tamao 12, en cursivas y negritas y centrado.

78

Haz

lo

mismo

otra

vez

escribe

=Recortar(Determin: & [Determin])

As tienes que hacer lo mismo para los dems campos, los cuales son

especificados en el siguiente cuadro.

=Recortar(Loc: & [Localidad] & .)

=Recortar(rea Natural Protegida: & [ANP])
=Recortar(Delegacin & [Delegacin] & , Mxico, D. F.) =Recortar(Coord: & [Coord N] & N & [Coord W] & E )

=Recortar(Obs: & [Observaciones]) =Recortar(Colector: & [Colector]) Ingresa los campos ALTITUD, NOMBRE COMN, FECHA DE COLECTA Y NMERO DE COLECTA y arrglalos como en la figura de al lado. La etiqueta de Altitud, cmbiale el nombre por msnm. y la de Nmero de colecta, brrala.

Al finalizar tu informe, haz clic en el botn RECTNGULO y dibuja un marco para tu

etiqueta. Haz clic con el botn derecho sobre el rectngulo y elige color d fondo, eligiendo Transparente. Una vez listo tu informe, haz clic en el botn VISTA y se tiene que ver como

la figura de al lado. Ahora salva tu informe con el nombre ETIQUETA. Haz clic en ACEPTAR y cierra el informe.

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EJERCICIO 28. CREA UNA LISTA DE ESPECIES CON FORMATO

En la ventana de tu base de datos, haz clic en INFORMES y luego en CREAR UN INFORME UTILIZANDO EL ASISTENTE.

Ahora se te despliega el asistente.

Elige la consulta BSICA e incluye los campos FAMILIA, GNERO, ESPECIE,

AUTOR y NOMBRE COMN.

Para lo anterior usa el botn con la flecha hacia la derecha marcado en la imagen de al lado. Haz clic en SIGUIENTE.

En esta ventana, incluye slo el campo FAMILIA con el mismo botn de la ventana anterior.

Haz clic en SIGUIENTE.

80

En la siguiente ventana, puedes ordenar los registros alfabticamente.

Elige el campo GNERO en primer lugar y luego el campo ESPECIE.

Haz clic en SIGUIENTE.

Ahora puedes aplicar diferentes modos de presentacin de los datos.

Elige ALINEAR A LA IZQUIERDA 1 y orientacin VERTICAL.

Haz clic en SIGUIENTE.

Ahora

puedes

aplicar

un

diseo

predeterminado a tu informe.

Elige FORMAL.

Haz clic en SIGUIENTE.

81

En

la

siguiente

ventana,

tienes

que

asignarle un nombre a tu informe.

Escribe LISTA FLOR.

Haz clic en FINALIZAR.

El asistente te despliega ahora la lista que hicimos.

Nota

que

el

formato

no

es

muy

recomendable para una lista de especies.

Ahora editaremos este informe, as que haz clic en el botn VISTA DISEO .

Haz clic en el ttulo del informe y sustityelo por LISTA DE ESPECIES IMPORTANTES y centra el ttulo.

82

Ahora en la etiqueta FAMILIA, aade dos puntos (:) y haz ms chica la etiqueta, para que puedas situar ms cercano el campo FAMILIA a su etiqueta.

Borra

las

etiquetas

de

los

campos

GNERO, ESPECIE, AUTOR Y NOMBRE COMN y todas las lneas existentes.

Ahora tambin borra los campos GNERO, ESPECIE y AUTOR.

Aade en su lugar un campo vaco haciendo clic en el botn CUADRO DE TEXTO escribe dentro de ese campo:
=Recortar([Gnero] & & [Especie] & & [Autor])

Tu informe est listo. Para verlo, haz clic en el botn VISTA PRELIMINAR .

Ahora tu informe tiene un formato de lista de especies.

Guarda tu informe y cirralo.

83

CAPTULO CINCO. CONSTRUYENDO MACROS EN ACCESS

84

QU ES UN MACRO?

Un macro es un objeto que ejecuta una operacin particular, previamente establecida, tal como abrir un formulario o imprimir un informe. Los macros se ejecutan cuando algn evento definido sucede. Un evento es una operacin definida por el usuario, tal como Al hacer clic sobre un botn o Al abrir un formulario. Los macros son muy tiles para definir acciones rutinarias, con el fin de no estar hacindolas manualmente cada vez que usamos nuestra base de datos. Al construir los botones de nuestros formularios, estbamos construyendo macros, pero con la ayuda de un asistente.

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EJERCICIO 29. CREA UN MACRO PARA MAXIMIZAR Y RESTAURAR

En la ventana de Base de datos, haz clic en MACROS y luego en NUEVO.

Ahora tienes que especificar la accin que ejecute tu macro.

Haz clic en el primer rengln de la columna ACCIN y busca la accin MAXIMIZAR.

Luego cierra el macro y asgnale el nombre MAXIMIZAR.

Ahora en la Ventana de base de datos, haz clic en INFORMES y luego haz doble clic en LISTA FLOR.

Nota que la ventana se abre en tamao normal, no maximizada.

Haz clic en VISTA DISEO.

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Sitate en la barra superior del informe, haz clic con el botn derecho y elige

PROPIEDADES.

En la ventana de PROPIEDADES, elige la pestaa EVENTOS y en el rengln AL ABRIR, elige MAXIMIZAR. Cierra la ventana de PROPIEDADES. Haz clic en VISTA PRELIMINAR. Nota que ahora se te despliega el informe con la ventana maximizada. Cierra el informe, guarda los cambios y vuelve a abrirlo para verificar que funcione el macro.

Ahora

crea

un

macro

con

la

accin

RESTAURAR, gurdalo con ese mismo nombre y en el informe LISTA FLOR, abre las PROPIEDADES, elige la pestaa

EVENTOS y en el rengln AL CERRAR, elige RESTAURAR.

Cierra el informe y guarda los cambios. Ahora abre y cierra el informe otra vez para verificar que funcionen ambos macros.

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CAPTULO SEIS. OTRAS FUNCIONES

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EXPORTAR, IMPORTAR Y ANALIZAR UNA TABLA DE EXCEL

En esta seccin aprenders a utilizar el Asistente para analizar tablas, el cual te sirve para que a partir de la importacin de una tabla de Excel, puedas disear fcilmente una base de datos relacional en Access.

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EJERCICIO 30. EXPORTA E IMPORTA UNA TABLA A EXCEL

En la ventana de base de datos, haz clic en TABLAS, luego en la tabla INF TOTAL y luego haz clic con el botn derecho y elige EXPORTAR.

Inmediatamente, se te abrir una ventana en donde se te pedir que indiques en donde quieres guardar el archivo. Elige la direccin: C: Mis

documentos/CURSO ACCESS/ARCHIVOS UTILES/ El nombre del archivo ser INF TOTAL. En la opcin GUARDAR COMO TIPO, elige Microsoft Excel 97- 2002. Haz clic en EXPORTAR.

Cierra la base de datos. Ahora crea una nueva base de datos, haciendo clic en BASE DE DATOS EN BLANCO.

90

ACCESS te pedir que le digas en dnde y con cual nombre vas a guardar la nueva base de datos. Elige la siguiente ruta: C: Mis documentos/CURSO ACCESS/

Ahora en Nombre de archivo escribe ANALIZAR y haz clic en CREAR.

Ahora

abre

la

nueva

base

de

datos

ANALIZAR.

En la parte blanca de la ventana de la base de datos, haz clic con el botn derecho.

Elige la opcin IMPORTAR.

Ahora te pedir que elijas el archivo a importar. Busca el archivo en: C: Mis documentos/CURSO

ACCESS/ARCHIVOS TILES/ En la opcin Tipo de Archivo, elige

Microsoft Excel. Elige el archivo INF TOTAL y haz clic en IMPORTAR.

91

EJERCICIO 31. IMPORTA Y ANALIZA UNA TABLA DE EXCEL

Ahora se te mostrar el Asistente para Importacin de hojas de clculo.

Haz clic en SIGUIENTE.

Te preguntar si la primera fila contiene los ttulos de las columnas.

Haz clic para activar esta casilla.

Haz clic en SIGUIENTE.

Te

pregunta

ahora

en

donde

deseas

almacenar los datos.

Elige En una nueva tabla.

Haz clic en SIGUIENTE.

92

En la siguiente ventana slo haz clic en SIGUIENTE. Ahora se te pregunta si deseas asignar una clave principal.

Deja la opcin que tiene por default . Haz clic en SIGUIENTE.

Ahora tienes que activar la casilla que te pregunta si deseas que el asistente analice la estructura de la tabla despus de importar los datos.

Haz clic en FINALIZAR.

Ahora el asistente te informa que ha finalizado la importacin del archivo.

Haz clic en ACEPTAR.

A continuacin te pregunta si deseas continuar con el anlisis de los datos de la tabla importada.

Haz clic en SI.

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Las dos primeras ventanas del Asistente para analizar tablas, te explican cmo funciona y qu es lo que puedes hacer con este asistente. Lee cuidadosamente y haz clic en

SIGUIENTE en ambas.

Esta ventana te pregunta si deseas que el asistente decida cmo separar tus datos en distintas tablas o si t quieres decidir.

Haz clic en No, quiero decidir yo.

Luego haz clic en SIGUIENTE.

Ahora tienes que elegir los campos que deseas se muevan a otra tabla, pero que se encuentren relacionados con la tabla

principal (Tabla 1).

Elige los campos: FAMILIA, GNERO, ESPECIE, AUTOR, NOMBRE COMN y FOTOS y arrstralos afuera de la Tabla 1.

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Inmediatamente te aparecer otra ventana pidindote que le asignes un nombre a la nueva tabla.

Escribe ESPECIES.

Nota que la nueva tabla est relacionada ya con la Tabla 1.

Haz clic en ACEPTAR.

Ahora haz lo mismo con los campos: LOCALIDAD, DELEGACIN, ANP,

ENTIDAD, COORD N, COORD W, ALTITUD y TIPO DE VEGETACIN.

Asgnale el nombre LOCALIDADES.

Nota que ahora tienes la Tabla 1, la tabla ESPECIES y la tabla LOCALIDADES y las dos ltimas estn relacionadas con la tabla principal. Haz clic en SIGUIENTE.

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En esta ventana, el asistente te informa que ya no necesita ms informacin y te pregunta si quieres crear una consulta para que conserves la tabla original. Haz clic en S, crear la consulta. Ahora haz clic para desactivar la casilla de mostrar Ayuda. Haz clic en FINALIZAR.

Inmediatamente te muestra la consulta con la informacin de la tabla original

Haz clic en ACEPTAR.

Cierra la consulta.

Verifica las relaciones de tu base de datos haciendo clic en el cono correspondiente. Sustituye el nombre de la tabla 1 por COLECTAS. Verifica tambin el contenido de las tablas que creaste. Nota que la tabla original se ha conservado como tabla, con el nombre original. Cierra la base de datos ANALIZAR.

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INICIA TU BASE DE DATOS COMO UNA APLICACIN

El objetivo de esta seccin es que con unos simples comandos puedas iniciar tu base de datos como si fuera una aplicacin, es decir que cuando hagas clic en tu base de datos no te muestre la ventana de la base de datos, sino que te muestre los formularios que creaste para su manejo y que adems no te muestre botones para modificar el diseo de tu base de datos. Esto es muy til cuando tu base de datos es utilizada por personas que no estn familiarizadas con el manejo de Access y slo tienen que apretar los botones que t creaste.

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EJERCICIO 32. INDICA LAS OPCIONES DE INICIO DE TU BASE DE DATOS.

Abre la base de datos PRCTICA.

Haz clic en HERRAMIENTAS de la Barra de Mens y elige INICIO.

En la ventana que te aparece, en: Ttulo de la aplicacin, introduce PRCTICA. En: Icono de la aplicacin, busca el archivo MSN en la siguiente direccin: C: Mis

documentos/CURSO ACCESS/ARCHIVOS TILES. En: Mostrar formulario/pgina, elige BIENVENIDOS. Ahora desactiva todas las casillas de verificacin, excepto USAR LAS TECLAS ESPECIALES DE ACCESS. Haz clic en ACEPTAR.

Ahora cierra y vuelve a abrir tu base de datos.

Nota que ahora te abre tu formulario BIENVENIDOS, que todas las barras de mens no estn presentes, y que el icono de tu base ahora es la mariposa de MSN.

Navega por tu base de datos y luego cirrala.

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PROTEGE TU BASE DE DATOS CON UNA CONTRASEA

Access permite que protejas las bases de datos que creas, mediante la asignacin de un password o contrasea. Existe tambin la opcin de asignar usuarios y contraseas particulares para cada usuario, pero el ejercicio se limitar a establecer una sola contrasea para la base de datos.

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EJERCICIO 33. ASIGNA UNA CONTRASEA A LA BASE DE DATOS

Abre la base de datos PRCTICA. Para que tu base de datos te muestre la ventana de la base de datos, mantn oprimida la tecla SHIFT.

Haz clic en HERRAMIENTAS de la Barra de Mens y elige SEGURIDAD, luego elige ESTABLECER CONTRASEA PARA LA BASE DE DATOS.

Access te indicar que para establecer una contrasea necesitas abrir la base de datos en modo exclusivo.

Haz clic en ACEPTAR y cierra la base de datos, pero no cierres Access.

Haz clic en el botn Abrir

y en el botn

de abrir, elige la opcin Abrir en modo exclusivo.

Recuerda mantener oprimida la tecla SHIFT para que la base de datos abra mostrando la ventana de la base de datos. Tambin puedes abrir tu ventana de base de datos haciendo clic en F11, pero slo te mostrar esta ventana, no te mostrar ningn men.

100

Haz clic nuevamente en HERRAMIENTAS de la Barra de Mens y elige ESTABLECER CONTRASEA DATOS. PARA LA BASE DE

Ahora Access te pedir que ingreses una contrasea y que confirmes esa contrasea.

Escribe curso en minsculas y confirma la contrasea, es decir, vuelve a escribir curso en Confirmar contrasea.

Haz clic en ACEPTAR.

Cierra la base de datos.

Abre nuevamente tu base de datos y nota que ahora te solicita que ingreses la contrasea de la base de datos.

Escribe curso y haz clic en ACEPTAR.

Cierra la base de datos, haciendo clic en el botn rojo (STOP).

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COMPACTA Y REPARA TU BASE DE DATOS

Esta es una herramienta que nos va a permitir, como su nombre lo dice, compactar y reparar cualquier error que tenga nuestra base de datos, en trminos prcticos, compacta los espacios vacos que tiene nuestra base de datos, hacindola ms pequea en cuanto a tamao de archivo, hacindola de esta manera, ms fcil de abrir.

102

EJERCICIO 34. COMPACTA Y REPARA TU BASE DE DATOS

Abre el EXPLORADOR DE WINDOWS busca tu base de datos en: C: Mis documentos/CURSO ACCESS/. y

Checa el tamao de tu base de datos.

Ahora abre tu base de datos, manteniendo oprimida la tecla SHIFT, para que te muestre la ventana de base de datos y todos los mens.

Enseguida,

haz

clic

en

el

men

HERRAMIENTAS. Selecciona UTILIDADES DE LA BASE DE DATOS. Escoge COMPACTAR Y REPARAR BASE DE DATOS. La base de datos se volver a abrir, cierra la base de datos.

Abre nuevamente el EXPLORADOR DE WINDOWS y busca tu base de datos. Checa su tamao. La base de datos se tuvo que hacer ms pequea.

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CREA UN ACCESO DIRECTO PARA TU BASE DE DATOS

Finalmente, puedes crear un acceso directo desde el escritorio de Windows para abrir tu base de datos y poderla manejar como una aplicacin. De esta manera, los usuarios no tienen que buscar el destino de la base de datos, slo tienen que abrirla desde el escritorio.

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EJERCICIO 35. CREA UN ACCESO DIRECTO PARA TU BASE DE DATOS

Desde el escritorio de Windows, haz clic con el botn derecho en cualquier parte de tu pantalla y elige NUEVO y despus elige ACCESO DIRECTO, tal y como se muestra en la figura de al lado.

El asistente te pedir que le indiques en donde se encuentra localizada tu base de datos, haz clic en EXAMINAR y busca tu base de datos en la siguiente ubicacin: C: Mis documentos/CURSO ACCESS/.

Haz clic en SIGUIENTE.

Ahora te solicita que le asignes un nombre a tu acceso directo.

Teclea PRCTICA.

Haz clic en FINALIZAR.

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Ahora haz clic en tu acceso directo y haciendo nuevamente clic con el botn derecho, elige PROPIEDADES.

En la ventana de propiedades, haz clic en el botn CAMBIAR ICONO.

En la ventana que se abre, busca el icono de un arbolito. Haz clic sobre l.

Haz clic en SIGUIENTE.

En la ventana de PROPIEDADES, haz clic en ACEPTAR.

Ahora tu Acceso Directo est listo para usarse.

Haz doble clic sobre l para abrir tu base de datos.

Cierra tu base de datos.

FELICIDADES!!! HAZ FINALIZADO EL CURSO.

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