7

BAB II LANDASAN TEORI

Pada pembuatan tugas kerja praktek ini terdapat beberapa landasan teori, diantaranya sebagai berikut: 2.1 2.1.1 Pengertian Data dan Informasi Pengertian Data Data didefinisikan sebagai bahan keterangan tentang kejadian-kejadian nyata atau fakta-fakta yang dirumuskan dalam sekelompok lambang tertentu yang tidak acak yang menunjukkan jumlah, tindakan, atau hal. data dapat berupa catatan-catatan dalam kertas, buku, atau tersimpan sebagai file dalam basis data. data akan menjadi bahan dalam suatu proses pengolahan data. oleh karenanya, suatu data belum dapat berbicara banyak sebelum diolah lebih lanjut. contoh data adalah catatan transaksi pembelian, catatan data surat masuk dan surat keluar, dan lain-lain. 2.1.2 Pengertian Informasi Informasi merupakan hasil pengolahan data sehingga menjadi bentuk yang penting bagi penerimanya dan mempunyai kegunaan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan yang dapat dirasakan akibatnya secara langsung saat itu juga atau secara tidak langsung pada saat mendatang. untuk memperoleh informasi, diperlukan adanya data yang akan diolah dan unit pengolah. contoh informasi adalah rekapitulasi transaksi pembelian pada akhir bulan, daftar pegawai berdasarkan golongan, dan lain-lain. 2.2 Sistem Pengolahan Data Pengolahan data adalah Pengubahan atau transformasi simbol-simbol seperti nomor dan huruf untuk tujuan peningkatan kegunaannya. Jadi, sistem pengolahan

data adalah Sistem yang melakukan pengolahan data. Contoh : sistem pengolahan data penjualan, sistem pengolahan data pegawai, pengolahan data surat, dan lain-lain. Tujuan dan Fungsi Pengolahan Data a. Tujuan Pengolahan Data: Untuk mengambil informasi asli (data) dan darinya menghasilkan informasi lain dalam bentuk yang berguna (hasil). b. Fungsi Pengolahan Data: 1. Mengambil program dan data (masukan/ input). 2. Menyimpan program dan data serta menyediakan untuk pemrosesan. 3. Menjalankan proses aritmatika dan logika pada data yang tersimpan. 4. Menyimpan hasil antara dan hasil akhir pengolahan. 5. Mencetak atau menampilkan data yang disimpan atau hasil pengolahan. Dengan digunakannya pengolahan data elektronik, maka manfaat yang dapat diperoleh adalah meminimalkan kebutuhan tenaga manusia, hal ini karena beberapa pekerjaan dilakukan secara otomatis oleh peralatan bantuan seperti komputer. Keuntungan lain adalah kemampuan komputer untuk memproses data lebih besar, keakuratan yang lebih besar, kecepatan yang lebih besar, fasilitas pengendalian otomatis dan pengolahan secara serentak. Oleh karena itu, pengolahan data menjadi sebuah informasi sangat diperlukan oleh user untuk mendapatkan informasi yang cepat dan akurat. 2.3 FlowMap (Bagan Alir) Flowmap atau bagan alir adalah bagan yang menunjukkan aliran di dalam program atau prosedur sistem secara logika. Flowmap ini berfungsi untuk memodelkan masukan, keluaran, proses maupun transaksi dengan menggunakan symbol-simbol tertentu. Pembuatan flowmap ini harus dapat memudahkan bagi pemakai dalam memahami alur dari sistem atau transaksi. Adapun pedomanpedoman dalam pembuatan flowmap adalah sebagai berikut:
1. Flowmap sebaiknya digambarkan dari atas ke bawah dan mulai dari

bagian kiri dari suatu halaman.

2. Kegiatan di dalam flowmap harus ditunjukkan dengan jelas.

3. Harus ditunjukkan dari mana kegiatan akan dimulai dan dimana akan berakhir.
4. Masing-masing kegiatan di dalam flowmap senaiknya digunakan

suatu kata yang mewakili suatu pekerjaan.

5. Masing-masing kegiatan di dalam flowmap harus di dalam urutan

yang semestinya. 6. Kegiatan yang terpotong dan akan disambung di tempat lain harus ditunjuukkan dengan jelas menggunakan simbol penghubung.
7. Gunakan simbol-simbol flowmap yang standar.

Adapun simbol-simbol yang sering digunakan dalam flowmap dapat dilihat pada tabel 2.1 berikut ini: Tabel 2.1 : Simbol dan Keterangan Flowmap Simbol Deskripsi Simbol yang digunakan untuk menunjukkan awal atau akhir dari suatu proses Menunjukkan dokumen input dan output baik untuk proses manual mekanik atau komputer Menunjukkan pekerjaan manual

Menunjukkan multi dokumen

Pengarsipan Data

Menunjukkan Proses

Simbol

input/output

digunakan

untuk

mewakili data input/output

Database

Sumber: [Jogiyanto, 2001]. 2.4 Context Diagram (Diagram Konteks) Diagram konteks di definisikan sebagai berikut: Diagram ini merupakan gambaran umum sistem yang nantinya akan kita buat. secara uraian dapat dikatakan bahwa diagram konteks itu berisi siapa saja yang memberikan data (inputan) ke sistem serta kepada siapa data informasi yang harus dihasilkan sistem. ( Bahar Edukasi : 2009). Diagram konteks adalah diagram yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup suatu sistem. Diagram konteks merupakan level tertinggi dari DFD yang menggambarkan seluruh input ke sistem atau output dari sistem. Diagram konteks akan memberi gambaran tentang keseluruhan sistem. Sistem dibatasi oleh boundary (dapat digambarkan dengan garis putus). Dalam diagram konteks hanya ada satu proses. Tidak boleh ada store dalam diagram konteks. Diagram konteks berisi gambaran umum (secara garis besar) sistem yang akan dibuat. Secara kalimat, dapat dikatakan bahwa diagram konteks ini berisi siapa saja yang memberi data (dan data apa saja) ke sistem, serta kepada siapa saja informasi (dan informasi apa saja) yang harus dihasilkan sistem.
10

Jadi, yang dibutuhkan adalah:

1. Siapa saja pihak yang akan memberikan data ke sistem, 2. Data apa saja yang diberikannya ke sistem, 3. Kepada siapa sistem harus memberi informasi atau laporan, dan 4. Apa saja isi/ jenis laporan yang harus dihasilkan sistem.

Kata Siapa di atas dilambangkan dengan kotak persegi (disebut dengan terminator), dan kata apa di atas dilambangkan dengan aliran data (disebut dengan data flow), dan kata sistem dilambangkan dengan lingkaran (disebut dengan process). 2.5 DFD (Data Flow Diagram) Data Flow Diagram didefinisikan sebagai berikut: Data Flow Diagram (DFD) atau diagram alir data adalah sebuah teknik grafis yang menggambarkan aliran informasi dan tranformasi yang diaplikasikan pada saat data bergerak dari input menjadi output, [ Pressman, 2002]. Notasi yang digunakan untuk membuat suatu DFD diilustrasikan pada tabel 2.2 berikut: Tabel 2.2: Simbol dan keterangan Data Flow Diagram Simbol Deskripsi

Menggambarkan dilakukan oleh sistem Proses Menunjukkan Entitas External

proses

yang

entitas

yang

berhubungan dengan sistem

Menunjukkan arah aliran data Objek Data

11

Menunjukkan Penyimpanan Data data

tempat

penyimpanan

Sumber: [Andri, 2003]

2.5.1

Levelisasi DFD DFD dapat dipartisi ke dalam tingkat-tingkat yang mempresentasikan aliran informasi yang bertambah dan fungsi ideal. Tingkatan-tingkatan yang ada pada DFD, yaitu: 1. Diagram Konteks Diagram konteks menggambarkan ruang lingkup sistem untuk memberikan pandangan umum sistem. Diagram konteks merupakan level tertinggi dari DFD. 2. Diagram Zero Tingkat yang lebih bawah dari diagram konteks adalah diagram zero atau DFD level 0. Diagram zero menggambarkan proses-proses utama dari sistem. 3. Diagram Level n Diagram level n adalah hasil dekomposisi dari diagram zero. Diagram level n menjelaskan proses secara lebih terperinci. Diagram level 1 merupakan turunan langsung dari diagram zero, artinya diagram level 1 berada satu tungkat lebih rendah dari diagram zero. Apabila diagram level 1 ini diuraikan lagi, maka akan terbentuk diagram level 2, dan seterusnya.

2.6

ERD (Entity Relationship Diagram) Entity Relationship Diagram atau RD merupakan metode untuk merancang database secara sistematis yang berisi komponen-komponen. Himpunan entitas dan himpunan relasi yang masung-masing dilengkapi dengan atribut--atribut yang mempersentasikan seluruh fakta dari dunia nyata yang kita tinjau, dan dapat digambarkan dengan lebih sistematis. Notasi-notasi dalam E-R Diagram yang dapat digambarkan pada tabel 2.3. berikut ini: Tabel 2.3: Simbol dan keterangan E-R Diagram Simbol Deskripsi

12

Menunjukkan entitas yang terhubungan Entity dengan sistem Menunjukkan atribut yang dimiliki Attribute oleh entitas Menunjukkan relasi antar entitas Relationship Menunjukkan link Link Entitas Weak Entity Sumber: [Fatansyah, 1999] 2.6.1 Kardinalitas / Derajat Relasi Kardinalitas relasi menunjukkan jumlah maksimum entitas yang dapat berelasi dengan entitas pada himpunan entitas yang lain. Bentuk kardinalitas yang terjadi antara dua himpunan entitas:
1. Relasi satu menuju satu (One to One)

yang

tidak

memiliki

key

attribute sendiri.

Setiap anggota entitas pertama hanya bisa dipetakan kesatu elemen dari entitas kedua dan sebaliknya.

Contoh satu Pasien mempunyai satu Resep

Pasien 1 Mempunyai 1 Resep

Gambar 2.1: Contoh Relasi one to one

2. Relasi satu menuju banyak (One to Many) 13

Setiap anggota entitas pertama boleh dipetakan pada beberapa elemen dari entitas kedua. Contoh: Satu jurusan mempunyai banyak mahasiswa
voucher 1 memiliki N Stok Saldo

Gambar 2.2: Contoh Relasi one to Many

3. Relasi banyak ke satu (Many to One)

Beberapa anggota entitas pertama boleh dipetakan ke satu elemen yang sama dari entitas kedua. Contoh: Dalam perundang-undangan Indonesia setiap penduduk hanya boleh memeluk satu agama.
S k _s ld to a o N 1 Vuhr oce

d ilik im i

Gambar 2.3: Contoh Relasi Many to one

4. Relasi banyak ke banyak (Many to Many)

Beberapa anggota entitas pertama boleh dipetakan lebih dari satu pada elemen entitas kedua dan sebaliknya. Contoh: Pada sistem pengajaran di Perguruan Tinggi setiap mahasiswa dapat mengambil mata kuliah lebih dari satu dan setiap mata kuliah dapat diambil oleh lebih dari satu mahasiswa.

Customer

membeli

Voucher

Gambar 2.4: Contoh Relasi Many to many 2.6.2 Normalisasi

14

Normalisasi adalah sebuah teknik untuk mengoptimasi rancangan database relasional dan membebaskan rancangan tersebut dari keganjilan dan persoalan yang potensial secara sederhana, normalisasi dapat melibatkan pemcahan data dalam tabel ke dalam tabel yang lebih kecil sampai tiap atribut dalam tabel hanya tergantung pada (beberapa) kunci dalam tabel tersebut. Dalam normalisasi sebuah basis data dikatakan baik apabila setiap tabel yang menjadi unsur pembentuk basis data juga telah berada dalam keadaan baik atau normal. Tabel dapat dikategorikan baik ataupun normal, jika telah memenuhi kriteria sebagai berikut: 1. Jika ada penguraian (dekomposisi) tabel, maka dekomposisinya harus dijamin aman. 2. Terpeliharanya ketergantungan fungsional pada saat perubahan data.
3. Tidak melanggar Boyce-Code Normal Form (BCNF).

Kriteria-kriteria di atas merupakan criteria minimal untuk mendapatkan prediksi efisien normal bagi sebuah tabel. Adapun bentuk-bentuk normal pada database adalah sebagai berikut: 1. Bentuk Norma Tahap Pertama (1NF) Bentuk 1NF terpenuhi jika, sebuah tabel tidak memiliki atribut bernilai banyak atau lebih dari satu atribut dengan domain nilai yang sama. 2. Bentuk Normal Tahap Kedua (2NF) Bentuk 2NF terpenuhi jika pada sebuah tabel, semua atribut yang tidak termasuk key primer memiliki ketergantungan fungsional pada key primer secara utuh.

3. Bentuk Normal tahap Ketiga (3NF) Bentuk 3NF terpenuhi jika, untuk setiap KF dengan notasi X A, dimana A mewakili semua atribut tunggal di dalam tabel yang tidak ada dalam X, maka X haruslah superkey pada tabel tersebut atau A merupakan bagian dari key primer dari tabel tersebut.
4. Boyce-Code Normal Form (FORM)

BCNF terpenuhi jika pada normalisasi sudah menghasilkan tabel-tabel yang berkualitas baik.
15

2.7

Basis Data Menurut Fatansyah, basisdata dapat didefinisikan sebagai berikut: Himpunan kelompok data (arsip) yang saling berhubungan yang diorganisasi sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan dengan mudah, efektif dan efisien. Kumpulan data yang saling berhubungan yang diorganisasi sedemikian rupa yang disimpan secara bersama sedemikian rupa untuk memenuhi kebutuhan. Kumpulan file, atau tabel, atau arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronis,[Fatansyah,1999].

2.7.1

DBMS Kumpulan perangkat lunak yang digunakan untuk menangani semua pengaksesan ke database. Mempunyai fasilitas membuat, mengakses, memanipulasi, dan memelihara database. Bertujuan untuk efisien dan kenyamanan dalam memperoleh dan menyimpan informasi dalam database. Fungsi-fungsi DBMS antara lain: 1. Data Definition 2. Data Manipulation 3. Data Security dan Integrity 4. Data Recovery dan Concurrency 5. Data Dictionary
6. Performance

2.7.2

RDBMS Merupakan sekumpulan yang disimpan sedemikian rupa sehingga mudah diambil informasinya bagi pengguna, dan data tersebut saling berhubungan. RDBMS merupakan suatu paket perangkat lunak yang kompleks digunakan untuk memanipulasi database. Ada tiga prinsip dalam RDBMS : 1. Data Definition

16

Mendefinisikan jenis data yang akan dibuat ( dapat berupa angka / huruf ), cara relasi data, validasi dat dan lainnya. 2. Data Manipulation Data yang telah dibuat dan didefinisikan tersebut akan dilakukan beberapa pengerjaan, seperti menyaring data, melakukan prose Query, dan seterusnya. 3. Data Control Bagian ini berkenaan dengan cara mengendalikan data, seperti siapa saja yang bisa melihat isi data, bagaimana data bisa digunakan oleh banyak user, dan seterusnya. 2.7.3 Primary Key Field kunci / utama dari suatu tabel yang menunjukkan bahwa field yang menjadi kunci tersebut tidak bisa diisi dengan data yang sama, dengan kata lain Primary Key menjadikan tiap record memiliki identitas sendiri-sendiri yang membedakan satu sama lainnya ( unik ). Primary Key berguna saat menampilkan record hasil pencarian ( searching ), pengurutan dan proses penampilan data dan lainnya berlangsung lebih cepat. 2.7.4 Query Merupakan bahasa untuk melakukan manipulasi terhadap database, yang telah distandarkan dan lebih dikenal dengan nama Structured Query Language ( SQL ). Query dibedakan menjadi 2, yaitu :
1. Untuk membuat / mendefinisikan obyek-obyek database seperti membuat tabel,

relasi dan sebagainya. Biasanya disebut dengan Data Definition Language ( DDL )
2. Untuk memanipulasi data, yang biasanya dikenal dengan Data Manipulation

Language ( DML ). Manipulasi data bisa berupa :

2.1

Menambah, mengubah atau menghapus data. diambil dari tabel maupun Query sebelumnya.

2.2 Pengambilan Informasi yang diperlukan dari database, yang mana datanya

2.7.5

DDL dan DML

17

2.7.5.1 DDL (Data Definition Language) Skema basis data dispesifikasikan oleh sekumpulan definisi dengan sebuah bahasa khusus yang disebut Data Definition Language ( DDL ). Hasil kompilasi DDL berupa tabel-tabel yang disimpan dalam sebuah file, disebut Data Dictionary ( Kamus Data ) atau Data Directory. 2.7.5.2 DML Adalah bahasa untuk memanipulasi data yaitu : 1. Pengambilan Informasi yang disimpan dalam Basis Data 2. Penyisipan Informasi baru ke Bata Data 3. Penghapusan Informasi dari Basis Data 4. Modifikasi Informasi ynag disimpan dalam Basis Data 2.7.6 SQL Structured Query Language adalah bahasa yang digunakan untuk mengakses basis data yang tergolong relasional. Standar SQL mula-mula didefinisikan oleh ISO ( International Standards Institute ) yang dikenal dengan sebutan SQL86. 2.7.7 Record / Tuple Sebuah tipe data yang mengumpulkan beberapa item data dimana masingmasing tipe data dari item data ini berbeda-beda.

2.7.8

Field Atribut data yang paling kecil yang merupakan kesatuan terkecil dalam suatu Data Base.

2.8

Perangkat Lunak (software) Perangkat lunak adalah: (1) perintah (program computer) yang bila dieksekusi memberikan fungsi dan unjuk kerja seperti yang diinginkan, (2) struktur data yang memungkinkan program memanipulasi informasi secara
18

proporsional, dan (3) dokumen yang menggambarkan operasi dan kegunaan program, [ Haryanto, 2004 ]. Pemograman merupakan tahapan pembangunan (pembuatan) sistem yang berfungsi membangun perangkat lunak yang diperlukan untuk mendukung sistem dan melakukan testing secara akurat. Melakukan instalasi dan testing terhadap perangkat keras dan mengoperasikan perangkat lunak, [Jogiyanto, 1999]. Perangkat lunak (software) yang digunakan meliputi bahasa pemrograman dan database. Dalam pembuatan aplikkasi ini bahasa pemrograman yang digunakan yaitu Microsoft visual Basic 6.0 dan database yang digunakan yaitu Microsoft Access. 2.8.1 Microsoft Visual Basic 6.0 Program merupakan kata, ekspresi, atau kombinasi yang disusun dan dirangkai menjadi satu kesatuan prosedur yang berupa urutan langkah untuk menyelesaikan masalah yang diimplementasikan dengan menggunakan bahasa pemrograman sehingga dapat dieksekusi oleh komputer. Bahasa pemrograman merupakan prosedur atau tata cara penulisan program. Dalam bahasa pemrograman terdapat dua faktor penting yaitu sintaks dan semantic. Sintaks adalah aturan-aturan gramatikal yang mengatur tatta cara penulisan kata, ekspresi dan pernyataan. sedang semantic adalah aturan untuk menyatakan suatu arti. Visual basic pada dasarnya adalah sebuah bahasa pemrograman komputer. Bahasa pemrograman adalah perintah-perintah atau instruksi yang dimengerti oleh komputer untuk melakukan tugas-tugas tertentu. Visual Basic (yang sering juga disebut dengan VB) selain disebut dengan bahasa pemrograman, juga sering disebut sebagai sarana (tool) untuk menghasilkan program-progam aplikasi berbasiskan windows. Visual Basic 6.0 merupakan sebuah pengembangan terakhir dari bahasa BASIC. BASIC dirancang tahun 1950-an dan ditujukan untuk dapat digunakan oleh

19

para programmer pemula. sedangkan Visual Basic itu sendiri memiliki pengertian kata. Visual dalam nama pemrograman ini mewakili pada metode untuk membuat Graphical User Interface (GUI). Dengan hanya mengatur letak dari elemen-elemen sebuah interface tanpa menuliskan baris kode yang banyak. Kata BASIC sendiri merupakan kependekan dari Beginners All-Purpose Symbolic Instruction Code. Di dalam bahasa Visual Basic telah dilengkapi dengan beberapa pernyataan, fungsi dan kata kunci, banyak diantaranya berkaitan langsung dengan GUI dari windows, bersifat mouse-driven (digerakkan dengan mouse) dan berdaya guna tinggi. Selain itu, Visual Basic 6.0 masih memiliki kemampuan dan keistimewaan diantaranya seperti: 1. Untuk membuat program aplikasi berbasiskan windows. cepat dan lebih efesien dari sebelumnya.
3. Memiliki beberapa tambahan saran wizard yang baru. Wizard adalah sarana yang 2. Memiliki compiler andal yang dapat menghasilkan file executable yang lebih

mempermudah dalam pembuatan aplikasi dengan mengotomatisasi tugas-tugas tertentu.

4. Teknologi ActiveXTm memungkinkan kita untuk memakai fungsi-fungsi yang

disediakan dari aplikasi lain, seperti pengolahan kata Microsoft Word, Microsoft Excel Spreadsheet, dan aplikasi windows lainya.
5. Menggunakan platform pembuatan program yang dinamakan developer studio,

yang memiliki tampilan dan sarana yang sama dengan Visual C++ dan Visual J++. Dengan begitu Anda dapat bermigrasi atau belajar bahasa pemrograman lainnya dengan mudah dan cepat.
6. Tambahan kontrol-kontrol baru yang lebih canggih serta peningkatan kaidah

struktur bahasa Visual Basic.

7. Sarana akses data lebih cepat dan andal untuk membuat aplikasi database yang

berkemampuan tinggi. Visual Basic tersedia dalam tiga edisi setiap peralatan disiapkan untuk memenuhi kebutuhan spesifik dalam setiap pembuatan aplikasi. Adapun ketiga edisi dari Visual Basic tersebut yaitu Visual Basic Learning Edition, Visual Basic Profesional
20

2.8.2

Microsoft Access 2003 Microsoft Access 2003 merupakan salah satu program pengolah database yang canggih, yang digunakan untuk mengolah berbagai jenis data dengan pengoperasian yang mudah. Diantaranya, dapat melakukan proses penyortiran, pengaturan data, pembuatan label data serta pembuatan laporan kegiatan sehari-hari, [Madcoms, 2003]. Microsoft Access 2003 memiliki beberapa keunggulan yaitu: 1. 2. Database window toolbar untuk mempercepat proses pembuatan, pendataan dan pengolahan objek database. Fasilitas grup untuk mengelompokkan objek di dalam database.
3. Menampilkan sub data pada objek label, query dan form. 4. Bisa membuat suatu database relasional dengan menggunakan aplikasi

pemrograman Visual tertentu.

5. Bisa untuk membuat report (Laporan) sesuai dengan informasi yang diinginkan.

6.

Bisa untuk memacu dalam merancang sebuah form sesuai dengan bahasa pemrograman tertentu. Microsoft access 2003 bisa menyimpan informasi dalam banyak tabel yang

saling berhubungan, sehingga disebut dengan database relasional. Jika informasi dalam sebuah database relasional dapat diorganisir dengan cepat kita bisa menganggap tabel tersebut sebagai sebuah area penyimpanan tunggal, dan dapat menarik informasi secara elektronik dari tabel berbeda dalam urutan yang akan diinginkan.

21