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UNIVERSIDADE DO SUL DE SANTA CATARINA UNISUL

A IMPORTNCIA DE UM ARQUIVO ORGANIZADO PARA A GESTO DO CONHECIMENTO NA EMPRESA

Vera Lcia da Rosa1

Tubaro, julho de 2007

Graduada em Histria Universidade do Sul de Santa Catarina - UNISUL Especialista em Organizao de Arquivos Universidade de So Paulo - USP Coordenadora do Programa de Gesto Documental da Universidade do Sul de Santa Catarina UNISUL

1 INTRODUO

At o momento, no se tem disposio em livrarias ou bibliotecas e nem mesmo na internet, em lngua portuguesa, literatura especfica sobre o tema hora abordado. O que nos levou a suscitar estas questes foram constataes feitas a partir de leituras sobre a passagem da era da informao para a sociedade do conhecimento e a certeza de que as informaes podem e devem estar registradas em documentos, e estes organizados, preservados e acessveis dentro dos Arquivos nas empresas e instituies. A matria-prima do conhecimento a informao, ou seja, dependendo do interesse e das necessidades das pessoas, as informaes sero transformadas em conhecimento como suporte tomada de deciso. As necessidades das corporaes de hoje so muito diferentes daquelas recorrentes em um passado relativamente recente. Por meio de profundas transformaes no modo de trabalhar, nos processos de produo e no perfil do trabalhador, percebemos que outro recurso, alm dos ativos fsicos e financeiros, tem se mostrado com forte poder de agregar valor organizao. Esse novo recurso diz respeito ao conhecimento e visto hodiernamente como um valioso e poderoso ativo da organizao. Ele o principal ingrediente do que se produz, faz, compra e vende. Assim, a produo, o compartilhamento, o armazenamento e a utilizao do conhecimento vm sendo cada vez mais difundidos e aplicados nas organizaes. No contexto da gesto do conhecimento est inserida a gesto da informao, que, por sua vez, nos remete gesto dos documentos, os quais tm a cada dia tomando maior proporo, pois a informao, seja ela escrita, falada ou informatizada, a mola propulsora para o desenvolvimento de uma empresa. J o conhecimento fator de capital competitivo. Sempre que se busca um documento por necessidade de se obterem informaes. Em virtude disso, os arquivos deixaram de ser apenas depsitos e transformaram-se em centros ativos de informaes a servio da administrao. Nas duas ltimas dcadas, devido s grandes mudanas, o que era a sociedade da informao transformou-se na sociedade do conhecimento. Para compreender a gesto do conhecimento, ao contrrio da informao, diz respeito a crenas e compromissos com a qualidade de produtos e servios oferecidos por empresas concorrentes. Tambm ao contrrio da informao, ela est relacionada ao; indivduos buscam o conhecimento, sempre, com algum fim. A importncia de um arquivo organizado para a gesto do conhecimento em empresas e/ou instituies e a operao arquivstica como processo para reduzir seletivamente a massa documental, esto na forma de conservar permanentemente os que tm valor cultural futuro e gerenciar a documentao que deve ser eliminada. Afinal, as organizaes do futuro somente podero adquirir e manter vantagens competitivas mediante o uso adequado das informaes e, sobretudo, do conhecimento. Elas devem preocupar-se tanto em organizar e articular coerentes sistemas de informao para propiciar a criao de conhecimento, como obter bens e servios. A partir do momento em que dirigentes de organizaes iniciam uma ao de preservao de seu acervo documental, dos diversos tipos de documentos produzidos no desempenho das suas atividades e destinao correta da massa documental, conscientizam-se, ento, de que um arquivo organizado contribui sobremaneira para a eficincia administrativa.

2 ARQUIVO, DOCUMENTO E CONHECIMENTO

2.1 Arquivo Os arquivos como local especfico para guarda e proteo de documentos tiveram origem na antiga civilizao grega. Nos sculos V e IV a.C., os atenienses guardavam seus documentos de valor no templo da me dos deuses, ou seja, no Metroon, junto corte de justia na praa pblica de Atenas. Nele, conservavam-se os tratados, leis, minutas da assemblia popular e demais documentos oficiais2. Esses documentos, conservados desde os tempos primitivos at o sculo III da era Crist, na forma de rolos de papiros, transmitiram informaes e conhecimento daquela civilizao atual. Dessa forma, podemos constatar que o cuidado com a conservao dos documentos e informaes d-se desde a Antiguidade e reafirma-se na Idade Mdia. O interesse dos governos e autoridades em preservar determinados documentos, sobretudo ttulos de propriedade, em lugares seguros, aconteceu sempre por razes de ordem administrativa, de direito ou com objetivos militares e ainda como forma de propiciar conhecimento. Paralelo ao perodo renascentista, surgiram os primeiros interessados nos Arquivos como fonte da histria: os eruditos. Os estudos de diplomtica ento iniciados levaram moderna crtica histrica, mas a Arquivologia pouco ou nada progrediu. No havia preocupao quanto aos mtodos de ordenao e conservao, mas sim quanto natureza do material diplomtico. Com a Revoluo Francesa, reconheceu-se a responsabilidade do Estado na preservao dos documentos de valor do passado, proclamou-se o direito do povo de acesso aos documentos, assumindo os Arquivos um valor de bens pblicos. Percebemos aqui o interesse de se preservar a informao documentada, talvez no com o conceito que se tem atualmente, mas como forma de transmitir conhecimento para as geraes vindouras. O sculo XIX foi consagrado organizao e explorao da grande massa de Arquivos herdados. Assim, lanaram-se, em meados desse sculo, as bases da arquivstica com o princpio do respeito aos fundos, provenincia, ordem original e centralizao. Precedeu-se a grandes empreendimentos de classificao e inventrio dentro de rigorosos princpios cientficos. Por influncia dos historiadores, comeou-se a compreender, no fim do sculo XIX, que os documentos recentes tambm formam Arquivos e que importante assegurar lhes a conservao. Os governos foram se tornando sensveis a esse problema, e os arquivistas comearam a sentir a necessidade de sistematizar as transferncias, precisar prazos de conservao e controlar as eliminaes. Durante muito tempo, generalizou-se a prtica de entregar aos cuidados de bibliotecrios a conservao de Arquivos, segundo sistemas baseados nos assuntos dos papis, e incorreu-se no engano de desmembrar Arquivos, tratando-os como papis avulsos, prejudicando-lhes o valor, j que este depende da inter relao orgnica e funcional com o todo a que pertencem. A Arquivologia, embora relativamente nova, h que ser reconhecida como disciplina distinta. Uma srie de fatos novos marca a Arquivologia dos ltimos trinta anos do sculo XX, fatos esses que esto ligados prpria evoluo da civilizao e do conhecimento. H a adoo de arquitetura moderna e funcional nos prdios de Arquivos, utilizao de microfilmagem de substituio, programas de histria oral, restaurao de documentos pelo emprego de mquinas e material sinttico, aparecimento de depsitos intermedirios de Arquivos ou administrativos e nos Arquivos econmicos, pessoais e familiares, e, por ltimo, tentativas de aplicar as conquistas de eletrnica ao trabalho arquivstico.
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Entre outros, havia o discurso que Scrates escrevera em sua prpria defesa, manuscritos de peas de squilo, Sfocles e Eurpedes e as listas dos vencedores das olimpadas.

A Arquivologia no Brasil s comeou a firmar-se como cincia na dcada de 1970, com a criao da Associao dos Arquistas Brasileiros, dos cursos de graduao em Arquivologia e com a regulamentao das profisses de Arquivista e tcnico em Arquivo. Em 02 de janeiro de 1838, foi criado o Arquivo Pblico do Imprio, durante a regncia de Pedro de Arajo Lima, futuro marqus de Olinda. Conforme previa a Constituio Poltica do Imprio, promulgada em 25 de maro de 1824, o Arquivo fica estabelecido provisoriamente na Secretaria de Estado dos Negcios do Imprio, com finalidade de guardar os documentos pblicos. O Arquivo foi organizado em trs sees: Administrativa, responsvel pelos documentos dos poderes Executivo e Moderador; Legislativa, incumbida da guarda dos documentos produzidos pelo poder Legislativo; e, por fim, Histrica. Sua primeira sede situava-se no edifcio do Ministrio do Imprio, na rua da guarda velha, atual Treze de Maio. O arquivo tem sob sua guarda documentos acumulados organicamente, produzidos de forma natural no decorrer da execuo de funes e atividades desempenhadas por entidades ou pessoas, independentemente da natureza ou do suporte da informao, que se caracterizam por sua unicidade. Alm de um rgo receptor, ou seja, os documentos chegam a ele por passagem natural e obrigatria, pode tambm ser definido como a entidade ou rgo administrativo responsvel pela custdia, pelo tratamento documental e pela utilizao dos arquivos sob sua jurisdio. Sua organizao segue princpios gerais e baseia-se na trajetria especfica de cada entidade ou pessoa, portanto exige-se conhecimento da relao entre os documentos e a estrutura/funo da entidade/pessoa.
Arquivo o conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, so reunidos por acumulao ao longo das atividades de pessoas fsicas ou jurdicas, pblicas ou privadas. Ou, ainda, arquivo o conjunto de documentos produzidos e/ou recebidos por uma organizao, entidade ou pessoa no exerccio de suas competncias e atribuies (BELLOTTO, 1996, p. 5).

Ainda para Belloto (1996, p.5), a Arquivologia a cincia que trata dos arquivos, tendo por princpios e normas fundamentais para a organizao e integrao dos arquivos: respeito unidade produtora do documento, respeito estrutura organizacional e administrativa da empresa ou instituio, respeito origem funcional, respeito srie documental que resulta da mesma funo ou atividade.

2.2 Documento

Muitas vezes, no est bem explcito para as pessoas, de modo geral, o conceito de documento. Para uns, documentos so papis que medeiam a vida do indivduo na esfera pblica; para outros, documentos so objetos, uma proposta de trabalho, uma correspondncia. Enfim, podem ser todos os registros de atividades e funes desenvolvidas em empresas, instituies, corporaes etc. Segundo Belloto (1996, p. 28), documento informao registrada em algum tipo de suporte3. Pode-se dizer que a pesquisa, na sua essncia, realizada em documentos. Com o decorrer do tempo, essas fontes de informao que so os documentos transformam-se em base do conhecimento. Esses papis so produzidos e acumulados pelas organizaes no desenvolvimento de suas competncias, de acordo com as atribuies que lhes so inerentes. Os documentos, por fazerem parte da natureza das empresas, refletem
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Suporte o material sobre o qual as informaes so registradas. So exemplos de suporte: fita magntica, papel, CD-ROM, etc.

essas atividades. Em se tratando do gnero, os documentos podem ser escritos ou textuais, cartogrficos, iconogrficos, filmogrficos, sonoros, microgrficos e informticos. A documentao escrita ou textual apresenta inmeros tipos fsicos ou espcies documentais criados para produzir determinada ao especfica, tais como: contratos, folhas de pagamento, livros de contas, aquisies diversas, atas, relatrios, regimentos, regulamentos, editais, certides, tabelas, questionrios, correspondncias e outros. Sobre a natureza do assunto, os documentos podem ser ostensivos ou sigilosos. A classificao dos ostensivos dada aos documentos cuja divulgao no prejudica a administrao. Consideram-se sigilosos os documentos que, por sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de salva-guarda para sua custdia e divulgao. Pela sua importncia, a matria objeto de legislao prpria. Segundo a necessidade do sigilo e quanto extenso do meio em que pode circular, so quatro os graus de sigilo e as suas correspondentes categorias: ultra-secreto, secreto, confidencial e reservado. A classificao de ultra-secreto dada aos assuntos que visam excepcional grau de segurana e cujo teor ou caractersticas s devam ser do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio. So ultra-secretos os assuntos da poltica governamental de alto nvel e segredo de Estado, tais como: negociaes para alianas polticas e militares, planos de guerra, descobertas e experincias cientficas de valor excepcional, informaes sobre poltica estrangeira de alto nvel. Consideram-se secretos os assuntos que demandam alto grau de segurana e cujo teor ou caractersticas podem ser do conhecimento de pessoas que, sem estarem intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio, sejam autorizadas a deles tomar conhecimento funcionalmente. So classificados tambm como secretos os referentes a planos, programas e medidas governamentais, os assuntos extrados de matria ultra-secreta que, sem comprometer o excepcional grau de sigilo do contedo original, necessitam de maior difuso, tais como: planos ou detalhes de operaes militares; planos ou detalhes de operaes econmicas ou financeiras; tcnicas ou materiais j existentes; dados de elevado interesse sobre aspectos fsicos, polticos, econmicos, psicossociais e militares de pases estrangeiros e meios de processos pelos quais foram obtidos; materiais criptogrficos importantes que no tenham recebido classificao inferior. A categorizao de confidencial dada aos assuntos que, embora no exijam alto grau de segurana, seu conhecimento por pessoa no autorizada pode ser prejudicial a um indivduo ou criar embaraos administrativos. Os referentes a pessoal, material, finanas e outros so assuntos em geral classificados como confidenciais, cujo sigilo deva ser mantido por interesse das partes (informaes sobre atividade de pessoas e entidades) bem como suas respectivas fontes (radiofreqncia de importncia especial ou aquelas que devam ser usualmente trocadas; cartas, fotografias areas e negativos que indiquem instalaes consideradas importantes para a segurana nacional). Reservados so os assuntos que no devam ser do conhecimento do pblico. Recebem essa classificao, entre outros: partes de planos, programas e projetos e as suas respectivas ordens de execuo; cartas, fotografias areas e negativos que indiquem instalaes importantes. 2.2.1 O documento como fonte de informao dentro da empresa De acordo com Bellotto (2004, p. 34), a conceituao clssica e genrica de documento : qualquer elemento grfico, iconogrfico, plstico ou fnico pelo qual o homem se expressa. o livro, o artigo de revista ou jornal, o relatrio, o processo, o dossi, a carta, a

legislao, a estampa, a tela, a escultura, a fotografia, o filme, o disco, a fita magntica, o objeto utilitrio etc. Os documentos de arquivo so produzidos por entidades pblicas ou privadas no transcurso de suas funes, justificando sua existncia e guardando relaes orgnicas entre si. Surgem, pois, por motivos funcionais, administrativos e legais. Tratam, sobretudo, de provar, de testemunhar alguma coisa. Sua apresentao pode ser manuscrita, impressa ou audiovisual; so, em geral, exemplares nicos e sua gama variadssima, assim como sua forma e suporte. Documentos e arquivos esto presentes em todos os tipos de empresa, seja privada ou pblica, pequena, mdia ou grande. Mesmo depois de passar por fases de anlise, avaliao e seleo rigorosas, o documento deve ser preservado, seja para fins administrativos e fiscais, seja por exigncias legais, ou ainda por questes meramente histricas, como forma de transmisso de informao e conhecimento. As informaes contidas nos documentos representam instrumentos estratgicos que fornecem dados para o planejamento, tomada de decises, acompanhamento, controle e viabilidade das atividades de todas as empresas. Ao investirem em solues para o gerenciamento de documentos, as organizaes garantem agilidade no acesso s informaes, geram conhecimento e, com isso, maior credibilidade junto clientela e aos fornecedores. Dessa forma, est tambm gerando conhecimento e expandindo-se no mercado, visando competitividade, mantendo sob equilbrio os fatores tcnicos, administrativos e humanos. Atualmente, para buscar excelncia, competitividade e reduo de custos, imprescindvel que as empresas desenvolvam um plano estratgico para tratar a informao. Esse plano deve, necessariamente, comear pela anlise dos documentos e, sem dvida, passar por todas as ferramentas que a Tecnologia da Informao possa fornecer. Isso porque os processos de negcios dentro de empresas e organizaes envolvem cada vez mais os procedimentos eletrnicos. A grande quantidade de informaes documentais produzida nas empresas implica a necessidade de organiz-las, uma vez que o tempo disponvel para a tomada de decises tende a se tornar cada vez mais curto, levando os administradores a gerenciarem a informao de forma estratgica. Investe-se, pois, em organizao de arquivos, produo de Tabelas de Temporalidade de Documentos4 e em recursos informticos que garantam a disponibilizao rpida da informao. No processo tcnico e administrativo, o conhecimento revela-se crucial para a tomada de deciso que elemento bsico e fundamental e deve ser realizada com informaes concretas. Para grande parte das empresas, os desafios a serem enfrentados so o de agilizar o acesso s informaes, controlar sua guarda e recuperao, controlar a circulao e o sigilo dos documentos e reduzir os custos operacionais. Diante de novos modelos administrativos, as empresas e organismos pblicos, de um modo geral, vem-se obrigadas a cuidar melhor de suas informaes e documentos tcnicos ou administrativos, para se adaptarem s exigncias da competitividade e tambm para acompanharem as caractersticas das modernas estratgias mundiais de administrao.

2.3 Conhecimento Conceituar conhecimento pode parecer um tanto intuitivo e no palpvel. H, ainda, aquela sensao de que ele est em toda parte, em todas as coisas e em todas as
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Instrumento da avaliao validado por autoridade competente que regula a destinao dos documentos (BELLOTTO, 1996, p. 72)

pessoas. Muitos dicionrios e livros trazem conceitos. Um deles, no entanto, diz: conhecimento a capacidade, adquirida por algum, de interpretar e operar sobre um conjunto de informaes (DAVENPORT; PRUSAK, 1998, p. 12). Essa capacidade criada a partir das relaes que ele estabelece sobre o conjunto de informaes recebidas diariamente e juntando a esse conjunto outros, que j so familiares (incluindo experincias, impresses, valores, crenas), permitido compreend-lo e tirar concluses sobre ele e a partir dele. Existem dois tipos de conhecimento: conhecimento tcito e conhecimento explcito. Conhecimento tcito 5 aquele que os indivduos adquirem ao longo da vida, que est na cabea das pessoas. Geralmente difcil de ser formalizado ou explicado aos outros, pois subjetivo e inerente s habilidades de uma pessoa. Este tipo parece ser mais valioso devido a sua difcil captura, registro e divulgao, exatamente por estar ligado s pessoas. Todos ns possumos este conhecimento, mas difcil explic-lo; a melhor forma de transmiti-lo atravs da convivncia, das interaes que fazemos com o grupo de que participamos via comunicao oral. Quando estamos tacitamente envolvidos em um processo de saber, agimos de forma inconsciente, no refletimos. assim que tomamos as coisas por certo. Sempre restam vestgios daquilo que um dia soubemos. A partir do momento em que aprendemos a andar de bicicleta, por exemplo, nunca esquecemos totalmente essa habilidade. Mesmo quando recordamos fragmentos de conhecimentos ou regras de procedimento em nossa mente consciente, sempre restam resqucios tcitos em nossa mente inconsciente, colorindo automaticamente nossas experincias. J o conhecimento explcito 6 aquele formal, claro, regrado, fcil de ser comunicado. Pode ser formalizado em textos, desenhos, diagramas etc., assim como guardado em bases de dados ou publicaes. Geralmente est registrado em artigos, revistas, livros e documentos. Muitas vezes, informao e conhecimento se confundem ou esto vinculados. Para Belloto (1996, p. 44), informao todo e qualquer elemento referencial contido num documento. Pode-se dizer, tambm, que informao tudo que pode ser transmitido ou emitido sobre algum ou algo. Pode-se dizer, ainda, que informao apenas o ato de informar. Segundo Davenport e Prusak (1998, p. 4), informao uma mensagem, geralmente, na forma de um documento ou uma comunicao audvel ou visvel. Como acontece com qualquer mensagem, ela tem um emitente e um receptor. O conceito de informao parece, muitas vezes, vago e intuitivo. Quando fazemos uma pergunta a algum, quando assistimos televiso ou a um filme, estamos transmitindo e obtendo informao. Ao ler um jornal, uma revista ou um livro, ou ao ouvir uma msica, sabemos que estamos lidando com algum tipo de informao, porm no temos uma definio precisa do que ela . Geralmente a confundimos com conhecimento, uma vez que em qualquer dicionrio encontraremos este ltimo como sendo a ao ou efeito de conhecer, notcia, experincia, vivncia. Talvez essa pequena confuso se desenrolaria, se partssemos do pressuposto de que para haver conhecimento essencial a informao, e no o contrrio, pois para que as informaes sejam transformadas em conhecimento necessria sua absoro essa transformao. O conhecimento depende, pois, de fatores humanos conscientes que justificam a sua essncia, como a necessidade do indivduo pela informao, a rede cognitiva, o interesse e o meio cultural. J a informao existe independente desses fatores, o que vem, ento, a diferenci-la deste conceito. A informao tem por finalidade mudar o modo como o destinatrio v algo,
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A palavra tcito vem do latim tacitus, que significa no expresso por palavras. A palavra explcito vem do latim explicitus, que significa formal, explicado, declarado.

exercendo algum impacto sobre seu julgamento e comportamento. O significado original da palavra informar dar forma a, sendo que ela visa a modelar a pessoa que a recebe no sentido de fazer alguma diferena em sua perspectiva ou insight. A maioria das pessoas tem a intuio de que o conhecimento mais amplo, mais profundo e mais rico do que os dados ou a informao. As pessoas falam de um indivduo esclarecido, informado e com conhecimento sobre determinado assunto, enfim, algum inteligente e de boa formao cultural.
Conhecimento uma mistura fluida de experincia condensada, valores, informao contextual e insight experimentado, a qual proporciona uma estrutura para avaliao e incorporao de novas experincias e informaes. Ele tem origem e aplicado na mente dos conhecedores (DAVENPORT; PRUSAK, 1998, p. 6).

O conhecimento , pois, como um emaranhado de significados que vamos construindo ao longo da vida, durante a qual vamos fixando cada explicao e relacionando-a a outras, montando essa construo sem fim. Ele cresce com sua diviso e, ao contrrio de bens e servios, no desaparece quando compartilhado. Os bens se depreciam com o uso, mas o conhecimento se valoriza. O capital de conhecimento das pessoas no diminui com o compartilhamento, mas aumentar ou se manter, pois, de alguma forma, algo ter sido apreendido nesse processo. Quando exercitado, consolida-se e cresce; se pra de evoluir, pode se transformar em opinio ou dogma. As pessoas transformam em conhecimento as informaes que recebem diariamente e que esto relacionadas a seu interesse e capacidade cognitiva. Estas lhes chegam de vrias formas, e nas empresas, na maioria das vezes, esto configuradas em documentos. 2.3.1 Produo do conhecimento nas Organizaes Vivemos um daqueles momentos singulares da histria em que grandes transformaes ocorrem levando embora antigas crenas e trazendo novos valores. H quem diga que a produtividade do conhecimento deve ser a preocupao central dos administradores do sculo XXI. Quem deixar de se preocupar com esse tipo de produtividade ficar para trs. A tecnologia iguala as empresas, assim as pessoas que fazem a diferena. E a nova economia exige uma nova forma de gesto, tanto das pessoas quanto da tecnologia. No mais aquela empresa hierarquizada, onde manda quem pode e obedece quem tem juzo, mas uma empresa que valoriza a criatividade e o compartilhamento de idias, uma empresa que aprende com seus colaboradores, parceiros e clientes. Os fatores de produo que mais agregam valor s organizaes no so mais o capital, a terra e o trabalho, e sim o conhecimento. Porm, o segredo para a criao do conhecimento est na mobilizao e converso do conhecimento tcito. No setor industrial o emprego est caindo, contudo vem aumentando rapidamente em setores de alta tecnologia, como telecomunicaes, informtica, farmacutico e servios. As empresas que produzem ou distribuem bens e produtos tangveis esto desocupando o lugar central entre as organizaes que geram maior riqueza. Tal lugar ser provavelmente ocupado por empresas que produzem e distribuem informaes e conhecimento. Nessa nova sociedade, a riqueza ser gerada pela inovao, e esta, pela capacidade de agregar conhecimento aos produtos e servios oferecidos. A gesto das organizaes vem sofrendo alteraes e adequaes ao longo do desenvolvimento da teoria organizacional, evidenciadas na prtica administrativa. A organizao e a gesto do trabalho passam por profundas transformaes tanto em

decorrncia das tecnologias quanto em funo das novas tcnicas, mtodos e filosofias utilizados. Percebe-se que a liderana baseada no comando e controle, na autoridade e subordinao, aos poucos foi sendo questionada e substituda por uma viso mais comportamental. Em uma nova era, a do conhecimento, em que o capital intelectual vem sendo cada mais valorizado, tambm as organizaes vm apresentando novos questionamentos sobre qual estilo gerencial seria mais adequado para sua gesto. A idia de capital subordina-se de riqueza, representada esta pelos bens susceptveis de serem desejados, apropriados e avaliados. A riqueza pode ser estudada sob dois pontos de vista: o esttico e o dinmico. Do ponto de vista esttico, um conjunto de bens que o homem dispe em dado instante e de que poder lanar mo para obter servios e benefcios. Do ponto de vista dinmico, a riqueza se avalia pelos servios e benefcios que realmente proporciona aos seus possuidores. Na Contabilidade e de acordo com a sua dimenso jurdica, patrimnio so os bens , direitos e obrigaes que uma empresa possui. O termo tambm se aplica, com o mesmo sentido, para as pessoas naturais. No Direito, bem um sinnimo de patrimnio. O inventrio seria o primeiro procedimento jurdico para se levantar o patrimnio de uma pessoa. O segundo seria o Balano Patrimonial, que incorpora os itens de inventrio de uma sociedade mercantil, realizados periodicamente. Portanto, patrimnio est ligado ao contato permanente com as origens que fundaram uma sociedade e tica de uma determinada comunidade. H poucos anos uma organizao era mensurada pelo seu patrimnio fsico. A partir do advento da Gesto do Conhecimento e da consolidao de um paradigma voltado valorizao do indivduo e a sua capacidade de buscar, atrair, reter, criar e recriar solues, remete-se ao conceito de aprendizado contnuo, o que sugere o incentivo ao desenvolvimento das competncias e habilidades dos indivduos. Assim, alguns sistemas e modelos de gerenciamento emergem face ao novo, que enaltece a informao e seus canais de transmisso. Hodiernamente, porm, a mensurao de patrimnio mudou para o capital intelectual humano. A palavra patrimnio contm dois vocbulos: pater e nomos. Pater significa, etimologicamente, o chefe de famlia e, em um sentido mais amplo, os nossos antepassados. Vincula-se, portanto, aos bens, haveres ou heranas por eles deixados e que podem ser de ordem material ou imaterial. Nomos significa, em grego, lei, usos e costumes relacionados origem, tanto de uma famlia quanto de uma cidade. A cultura organizacional o conjunto de crenas, tradies, valores, regras escritas e no escritas que podem impulsionar, acelerar, debilitar, retardar, facilitar, comprometer, dificultar ou impedir mudanas e o desempenho das empresas (FIGUEIREDO, 2005, p. 134). Trata-se de um conjunto de padres compartilhados, aceitos, enraizados e comuns entre diversos funcionrios de uma organizao que, por serem determinantes no comportamento dos indivduos, acabam afetando e influenciando profundamente as atitudes humanas na empresa. At recentemente, muitas empresas no haviam percebido a possibilidade e a elevada importncia estratgica de se monitorar e zelar a cultura organizacional, de melhor la continuamente e torn-la cada vez mais favorvel aos processos de aprendizagem, mudana, criao e uso do conhecimento. Porm, importante ter conscincia de que criar uma cultura orientada para o conhecimento no uma tarefa simples, tende a levar tempo e exige muito trabalho e dedicao. A cultura organizacional, enquanto intangvel, pode ser comparada alma da empresa. Ainda que intangvel, ela algo que se pode avaliar, medir, agregar valor, melhorar e interferir. criada ao longo do tempo e tem muito dos fundadores, lderes e gerentes da empresa. Resulta da soma de influncias que lhe foram sendo tradicionalmente incorporadas

ao longo do tempo. conseqncia da soma de heranas recebidas e das caractersticas que lhe foram e continuam sendo adicionadas diariamente por fora das posturas e comportamento, que podem ser dos fundadores, donos da empresa, gerentes, funcionrios, influncias dos mercados e dos novos funcionrios, fatores internos e externos, negcios, economia, geografia, cultura das pessoas etc. Ela pode sofrer interferncia administrativa, mutaes (favorveis ou no), melhorar ou piorar, reagir a estmulos da gesto e do meio ambiente. Ela pode ser ainda modificada lentamente, somada, influenciada positiva ou negativamente, compreendida, evoluir, sobreviver no caos, alterada e, pior, sofrer mutaes fora do controle, produzindo ou no resultados satisfatrios. O comportamento cultural da empresa exerce forte influncia na vida dos funcionrios, no futuro deles e das organizaes, nas suas chances de sucesso, na imagem da companhia, na sua habilidade de adaptao e mudana, no seu funcionamento, na sua eficcia, no ambiente de trabalho, na qualidade, na motivao das pessoas, nos resultados da gesto do conhecimento, na inovao, no comportamento das pessoas e muito mais. No que tange ao sucesso da gesto do conhecimento organizacional, sua cultura nica e singular. Isso significa que uma iniciativa de sucesso em gesto do conhecimento, mesmo que tenha dado certo em uma empresa, pode ser um fracasso em outra. Hbitos e costumes enraizados so exemplos de reflexo da cultura organizacional. Isso tende a condicionar as pessoas dentro da empresa, produzindo um comportamento mdio padro, cujo resultado tanto pode ser positivo e apoiar os processos de mudana e de modernizao, quanto negativo e prejudicial. Diante dos desafios da implantao das prticas e iniciativas de gesto do conhecimento que, inevitavelmente, traro mudanas, comea-se pela compreenso da cultura organizacional na empresa e suas influncias. Compete aos profissionais de gesto do conhecimento (GC) antecipadamente elaborar auditorias da cultura organizacional, identificando valores, crenas, hbitos, atitudes comuns, aspectos peculiares e formadores da cultura, regras compartilhadas, barreiras, incoerncias, posturas contrrias e tudo mais que desfavorecer as iniciativas de GC. Alm da identificao dos aspectos positivos e negativos da cultura frente aos propsitos da empresa e da prpria GC, a auditoria auxiliar na elaborao de campanhas internas e estilos de comunicao mais adequados ao pblico e cultura. A empresa deve entender que a inovao determinante para o seu sucesso e sua competitividade e que a cultura se refere a um conjunto de fatores que se interagem e regem a forma como a informao circula no ambiente, gerando e provocando conhecimento. Assim, ter como desafios no apenas cultivar o capital intelectual e criar produtos inovadores decorrentes, mas, acima de tudo, construir uma identidade inovadora para a empresa, ambos visveis ao mundo externo, para que possa ser reconhecida e valorizada por essa inovao. 2.3.2 Capitais do Conhecimento 7 Os capitais do conhecimento compem-se de quatro modelos que devem ser devidamente monitorados e gerenciados para a efetiva gesto do conhecimento de uma organizao. So eles: Capital Ambiental - definido como o conjunto de fatores que descrevem o ambiente onde a organizao est inserida. So fatores expressos pelo conjunto de caractersticas socioeconmicas da regio (nvel de escolaridade, distribuio de renda, taxa de natalidade etc.), pelos aspectos legais, valores ticos e culturais (o empreendedorismo), pelos aspectos
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Capitais do conhecimento marca registrada pelo CRIE Centro de Referncia em Inteligncia Empresarial da COPRE/UFRJ.

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governamentais e financeiros (CAVALCANTI et al 2001, p. 55).

. Capital estrutural este pode ser definido como um conjunto de sistemas administrativos,
conceitos, modelos, rotinas, marcas, patentes e programas de computador, ou seja, a infra estrutura necessria para fazer a empresa funcionar. Faz parte ainda do capital estrutural a cultura da organizao, o modo como uma organizao trabalha. Ele tambm a capacidade organizacional, incluindo os sistemas fsicos utilizados para transmitir e armazenar conhecimento intelectual. De maneira simplista, mas extremamente clara, capital estrutural tudo aquilo que fica na organizao quando as pessoas vo embora para casa (EDVINSSON,1998, apud CAVALCANTI et al, 2001, p. 63). O capital estrutural o nico dos quatro capitais efetivamente possudo pela organizao. De todos, o que permite calcular, com maior exatido, o seu valor. Capital Intelectual - o conjunto de conhecimentos e informaes possudos por uma pessoa ou instituio e colocados ativamente a servio da realizao de objetivos econmicos (XAVIER, 1998, p. 9). J Cavalcanti et al (2001, p. 67) define capital intelectual como tudo o que se refere tanto capacidade, habilidade e experincia quanto ao conhecimento das pessoas que interagem em uma organizao. um ativo intangvel que pertence ao prprio indivduo, mas que pode ser utilizado pela empresa para gerar lucro ou aumentar seu prestgio e reconhecimento social. Capital de Relacionamento - definido como a rede de relacionamentos de uma organizao que valoriza e incentiva a empresa a estabelecer alianas estratgicas com clientes, fornecedores, sindicatos, governo, instituies financeiras, competidores, meios de comunicao e grupos de interesse para ampliar sua presena no mercado (CAVALCANTI et al, 2001, p. 71). A integrao entre esses capitais , portanto, a fonte de riqueza das organizaes. Para realizar a sinergia8 entre os capitais do conhecimento, faz-se necessria a formulao de um mapa que auxilie na identificao das necessidades de conhecimento para a organizao. Processos que englobam armazenagem e recuperao de dados e informaes s podem ser mantidos por pessoas, na medida em que essas constituem elementos diferenciadores e responsveis pela agregao de valor corporao. A combinao de dados e informaes resulta em conhecimento que, quando utilizado em benefcio da empresa, se torna fomentador de inteligncias competitivas. O capital estrutural pode aumentar o capital intelectual, se a organizao possuir um learning center (centro de aprendizado), onde os membros aprendem novas tcnicas ou novos idiomas. Na realidade, o capital intelectual precisa do capital estrutural para se realizar. Da mesma forma, o capital intelectual tende a aumentar o capital de relacionamento, se determinada pessoa possui facilidade de comunicao interpessoal. Inversamente, o capital de relacionamento incrementa o capital intelectual quando um convnio entre uma empresa e uma instituio de pesquisa favorece troca de conhecimento entre as partes.

2.3.3 Criao de conhecimento

Ao simultnea de diversos rgos ou msculos na realizao de uma funo.

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O conhecimento uma funo de uma atitude, perspectiva ou inteno especfica. Uma empresa pode gerar novos conhecimentos por aquisio pura e simples dos mesmos ou por desenvolvimento. Para ser considerada fruto do processo de gesto do conhecimento, o aprendizado no deve ser obra do acaso, de alguma ao ou ocorrncia fortuita. Embora o conhecimento obtido dessa forma tambm deva ser devidamente aproveitado pela empresa, a criao do conhecimento precisa ser consciente e intencional, compreendendo as atividades e iniciativas que as organizaes empreendem para aumentar seu estoque de conhecimento corporativo (DAVENPORT; PRUSAK, 1998 p. 63). H cinco modos de gerar o conhecimento: aquisio, recursos dirigidos, fuso, adaptao e rede de conhecimento. Vejamos: Aquisio - O conhecimento adquirido no precisa ser necessariamente recm-criado ou original, apenas ser novidade e til para a organizao. E se deve levar em considerao que o conhecimento, ao contrrio da informao, est relacionado ao. A maneira mais direta e mais eficaz de se adquirir conhecimento a compra ou a contratao de indivduos que o possuam. Recursos dirigidos - Uma forma clssica de se gerar o conhecimento numa organizao formar unidades ou grupos para essa determinada finalidade. Departamentos de pesquisa e desenvolvimento so o exemplo padro, cujo objetivo fazer surgir conhecimento novo e novas formas de se fazerem as coisas. Fuso - Gerar conhecimento atravs da fuso introduz propositalmente complexidade e at mesmo conflito para criar uma nova sinergia. Ela rene pessoas com diferentes perspectivas para trabalhar num problema ou projeto, obrigando-as a chegar a uma resposta conjunta. Adaptao - A capacidade de adaptao de uma organizao baseada em dois fatores principais: primeiro, possuir recursos e capacidades internas que possam ser utilizadas de novas formas; segundo, estar aberta mudana ou ter uma elevada capacidade de absoro. Redes - As redes de conhecimento so encontros informais e auto-organizados que ocorrem dentro das empresas, envolvendo pessoas com interesses em comum. Representam comunidades de possuidores de conhecimento, que se encontram na busca de solues para problemas semelhantes e que acabam por contribuir com a disseminao de informaes e habilidade entre os participantes. Essa prtica tem gerado novos conhecimentos para a organizao, sendo que as redes conduzem a um grande volume de pensamento inovador.

3 GESTO DE CONHECIMENTO No incio da dcada de 90 surge um novo conceito na cultura das organizaes, o da Gesto de Conhecimento, que consiste no processo pelo qual a organizao gera riqueza a partir do seu conhecimento, explcito ou tcito, que norteia seu capital intelectual. Essa gesto vem sendo a prioridade mxima das organizaes, em funo da urgncia e necessidade premente de diferenciao, sendo o conhecimento a fonte clara de competitividade duradoura. O conhecimento tornou-se tema privilegiado no contexto das preocupaes e principal ocupao das corporaes de nossa poca, principalmente nas duas ltimas dcadas, devido s grandes mudanas, pois o que era a sociedade da informao transformou-se na sociedade do conhecimento.

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Para compreender Gesto do Conhecimento, deve-se iniciar descrevendo os conceitos de dado, informao, conhecimento, chegando, por fim, ao processo de Gesto do Conhecimento. Para uma organizao, dado o registro estruturado de transaes, o que pode ser definido como um conjunto de fatos distintos e objetivos, relativos a eventos (TERRA, 2005, p. 8). necessrio, ainda, descrever as diferenas entre conhecimento e informao. O conhecimento, ao contrrio da informao, diz respeito a crenas e compromissos. Tambm, ao contrrio da informao, ele est relacionado ao. Busca-se o conhecimento, sempre, com algum objetivo. E, finalmente, tanto este como aquele dizem respeito ao significado. A informao pode ser bruta, uma descrio exata de algo ou de algum evento. Os dados em si no so dotados de relevncia, propsito e significado, mas importantes porque formam a matria-prima essencial para sua criao. Ela uma mensagem com dados que fazem diferena, podendo ser audvel ou visvel, e onde existe um emitente e um receptor. um fluxo de mensagens, um produto capaz de gerar conhecimento. um meio ou material necessrio para extrair e construir o conhecimento. A informao proporciona um novo ponto de vista para a interpretao de eventos ou objetos, o que gera novos conceitos e atitudes. O conhecimento deriva da informao, assim como esta, dos dados. O conhecimento no puro nem simples, e sim uma mistura de elementos; fluido e formalmente estruturado; intuitivo e, portanto, difcil de ser colocado em palavras ou de ser plenamente entendido em termos lgicos. Ele existe dentro das pessoas e por isso complexo e imprevisvel. Enfim, o conhecimento identificado com a crena produzida pela informao, relacionando e interagindo o tcito e o explcito apreendidos pelo indivduo. Gesto do Conhecimento, Capital Intelectual, Inteligncia Competitiva e vrios outros novos termos tm surgido para tentar caracterizar uma nova rea de interesse na administrao das organizaes, lidando principalmente com aqueles aspectos crticos para adaptao e sobrevivncia da empresa diante de um ambiente de mudana crescente e descontnua. Para as empresas mais inovadoras, o conhecimento coletivo j reconhecido como uma competncia fundamental para a performance organizacional e baseia-se nas habilidades e experincias individuais em relao ao trabalho realizado. A Gesto de Conhecimento um conjunto de processos que governam criao, uso e disseminao do conhecimento na organizao, de forma a atingir seus objetivos de negcios. , de certo modo, olhar a organizao em busca de pontos dos processos de negcios em que o conhecimento possa ser usado como vantagem competitiva.
A Gesto do Conhecimento objetiva democratizar o acesso aos conhecimentos obtidos por indivduos, seja qual for o meio escolhido pelo gestor, organizando, classificando e criando dispositivos para a sua disseminao conforme o interesse e propsito de um grupo (MELO, 2003, p. 36).

Seguindo esse objetivo, podemos dizer que a importncia do armazenamento de conhecimento, e no de informao e dados, vai depender dos objetivos do gestor. Nas organizaes, o conhecimento se encontra no apenas documentos, bases de dados e sistemas de informao, mas tambm processos de negcios, prticas dos grupos e experincia acumulada pelas pessoas. Dentro das organizaes, as pessoas sempre procuraram, usaram e valorizaram o conhecimento, pelo menos implicitamente. Diante de decises difceis, os gerentes tendem a recorrer a pessoas que eles respeitem e lhes forneam conhecimento. O que faz as organizaes funcionarem o conhecimento. Conhecimento no algo novo. Novo reconhecer o conhecimento como um ativo corporativo e entender a necessidade de geri-lo e cerc-lo do mesmo cuidado dedicado obteno de valor de outros ativos mais tangveis.

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A gesto de conhecimento uma nova lgica de gesto de sistemas, no s de sistemas de informao, mas de todos os tipos de sistemas que dependam de um fator: o ser humano. Este, por sua vez, tem a inteligncia para armazenar conhecimento, tem a crena de acreditar em coisas que nunca viu, tem a sensibilidade de aprender com os erros e melhorar ao longo de sua vida. Para o sucesso de um sistema de gesto de conhecimento existem trs papis crticos atribudos aos hospedeiros de conhecimento: recolher, analisar e organizar o conhecimento, experincia e documentao sobre um determinado tipo de sabedoria retido pelos indivduos da organizao, seja atravs de imagens, textos, sons, dados, casos, regras etc. O valor do conhecimento tem sido, constantemente, um objeto de preocupao entre os profissionais envolvidos no ambiente empresarial, especialmente dos gestores. Entender como a informao de valor estratgico surge, flui, dissemina-se pelo contexto organizacional e, no menos importante, pode ser armazenada e protegida revela-se fundamental para o bom aproveitamento desse recurso. Enfim, Gesto do Conhecimento o processo sistemtico de identificao, criao, renovao e aplicao dos conhecimentos estratgicos vida de uma organizao. a administrao dos ativos de conhecimento das organizaes, permitindo-lhes saber o que elas sabem.

3.1 Ativos de Conhecimento Os ativos de conhecimento de uma empresa so tambm conhecidos como ativos invisveis ou intangveis.
Esses ativos so invisveis, porque no so contabilizados. So intangveis por no se tratar de tijolo, cimento, nem dinheiro; ou seja, no so concretos, palpveis. Todavia, esses ativos invisveis, intangveis, no precisam ser nenhum mistrio. Todos tm sua origem no pessoal de uma organizao (ZABOT; SILVA, 2002, p. 83).

As pessoas so os nicos verdadeiros agentes na empresa, fonte dos ativos intangveis. Elas esto constantemente se expandindo em seu mundo por meios tangveis (quando compram casas e carros, por exemplo) e por meios intangveis (quando geram idias e desenvolvem relaes com outras pessoas e empresas). As pessoas em uma organizao direcionam basicamente seus esforos em dois sentidos: para fora da empresa, trabalhando com os clientes, e para dentro, mantendo e construindo a organizao. Os ativos invisveis de uma organizao podem ser classificados em um grupo de trs elementos: competncia das pessoas, estrutura interna e estrutura externa.

3.2 Objetivos da gesto do conhecimento A gesto do conhecimento surgiu como uma ferramenta gerencial para administrar a informao e agregar-lhe valor. Dessa forma, as empresas promovero a criao, o acesso, a transferncia, o uso efetivo do conhecimento em benefcio dos negcios para que elas encontrem melhores maneiras de mobilizar e alavancar o conhecimento individual, e para que este possa se tornar parte integrante do conhecimento organizacional. A gesto do conhecimento responsvel pela criao de mecanismos e procedimentos dedicados a

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estimular a formao de competncias e promover ampliao generalizada do conhecimento relevante em todos os nveis desejados. Este modelo de gesto surge, ainda, como uma estratgia para ajudar a sedimentar a memria da empresa, criar instrumento de prontido s respostas (internas e externas), fortalecer processos produtivos, aumentar a autonomia dos empregados, localizar e utilizar o potencial intelectual dos funcionrios, acabar com ilhas do conhecimento na empresa, melhorar servios e produtos oferecidos, tornar o compartilhamento de informaes e conhecimentos mais dinmico, na velocidade de que a empresa necessita. Assim, ir se permitir que a empresa crie e potencialize redes (presenciais e virtuais) ativas e atuantes em torno do conhecimento, una as pessoas a conhecimentos antes dispersos e isolados em diferentes unidades de negcios, iniba a evaso de conhecimento e atue na proteo dele, remodelando-o coletivamente a todo instante, estimule o trabalho cooperativo e a resoluo de problemas em grupo e viabilize a realizao de trocas de experincias, contatos sociais e o compartilhamento de informao, conhecimentos e solues.

3.3 Princpios para a implantao de Gesto do Conhecimento A alta direo da empresa deve estar comprometida com a implantao do processo de Gesto do Conhecimento, participando ativamente das decises do projeto. A estratgia de implantao deve procurar o equilbrio entre a valorizao do conhecimento das pessoas (tcito e explcito) e o uso da tecnologia em gerao, armazenamento, processamento e comunicao de informaes. No estabelecimento do processo de Gesto do Conhecimento, deve dar-se igual nfase pesquisa de informaes e sua anlise. Um menor balanceamento num ou noutro ponto, em detrimento dos outros, ir comprometer os resultados finais do processo. Tanto para a orientao estratgica, quanto para a recolha e anlise de informaes, fundamental o estabelecimento de uma rede de colaboradores com conhecimento significativo dos temas e das reas para as quais o processo de Gesto do Conhecimento estar direcionado. atravs dessa rede, interna ou externa, que se ir agregar inteligncia ao processo, envolvendo as diferentes equipes, bem como parceiros, clientes e fornecedores. Dado o volume de informaes e a multiplicidade das fontes, ressalta-se a identificao e o uso adequado das tecnologias em suporte ao processo de Gesto do Conhecimento. Falta de recursos e ferramentas bem como a sua aplicao inadequada podem comprometer e at inviabilizar a concluso do projeto. Outro aspecto a estrutura organizacional adequada. A equipe responsvel pelo processo de Gesto do Conhecimento na empresa deve estar adequadamente estruturada e posicionada na organizao. Uma estrutura e/ou posicionamento inadequados tendem a dificultar o acesso aos recursos e fontes de informao, comprometendo o resultado final do processo. J a orientao estratgica sobre os temas de interesse para o processo de Gesto do Conhecimento essencial para os resultados teis e atualizados. Uma falta de orientao e/ou uma definio incorreta de temas podem comprometer a qualidade e a utilidade dos resultados finais. Assim tambm importante a qualidade das fontes de informao. A escolha certa das fontes de informao e o seu acompanhamento sistemtico revelam-se cruciais qualidade e confiabilidade dos resultados do processo de Gesto do Conhecimento. Por outro lado, o processo dever ser gerido e monitorado por indicadores de desempenho que reflitam a sua eficincia e eficcia. A equipe de Gesto do Conhecimento precisa estar em permanente contacto com a comunidade de clientes e utilizadores do processo, monitorando as suas expectativas e

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satisfao com os resultados. Este contacto ser um feedback fundamental para a monitorizao e melhoria no processo global.

4 A IMPORTNCIA DE UM ARQUIVO ORGANIZADO PARA A GESTO DO CONHECIMENTO NA EMPRESA

Os conceitos mais antigos diziam que os arquivos eram depsitos de documentos de papis de qualquer espcie, tendo sempre relao com os direitos das instituies ou dos indivduos. Quanto conceituao moderna, temos arquivo como o conjunto de documentos produzidos, recebidos e acumulados em processo natural pelos rgos da empresa ou instituio no exerccio de suas funes ou atividades, e conservados para servir de referncia, informao, testemunho ou prova e fonte de pesquisa. Hodiernamente, os arquivos empresariais e instituies arquivsticas tornaram-se centros ativos de informaes para produo de conhecimento. A importncia dos arquivos cresceu enormemente medida que se desenvolveram os conceitos sociais, econmicos e culturais da humanidade. A industrializao tambm representou papel importante na sociedade, exigindo a dinamizao dos arquivos, a qualidade nos servios de arquivamento e um atendimento ao usurio mais funcional. A disseminao do ideal democrtico, por seu turno, ampliou os horizontes dos indivduos e abriu-lhes a porta da consulta, da pesquisa, dos arquivos. A mudana da mentalidade no deve basear-se pura e simplesmente numa frmula de eliminao de papis e destruio indiscriminada de documentos. O documento constitui se em base de conhecimento para a tomada de deciso. H necessidade de critrios rigorosos para evitar o aniquilamento de nossa memria. O valor e a importncia dos arquivos e documentos devem ser avaliados a todo instante, antes de qualquer medida quanto sua destinao. Um arquivo bem organizado possui um substancial valor ao produtor. a memria viva da organizao, fonte bsica de informao para transformao em conhecimento, tanto que atualmente possui importncia capital em todos os ramos da atividade humana. Por outro lado, um arquivo desorganizado gera elevados custos de manuteno, maior ocupao de espao fsico, prejudica a velocidade do trabalho, a tomada de decises e a pesquisa, aumenta o risco de fuga da informao, alm de ser um obstculo sua automatizao, inviabilizando o acesso informao e ao conhecimento. Os arquivos visam a servir, acima de tudo, aos interesses da economia, da cincia e da cultura. Eles devem facilitar o estabelecimento de polticas, procedimentos, sistemas, normas e prticas para permitir os produtores de documentos a criarem e manterem seus registros arquivsticos preservados e acessveis. A documentao produzida nas organizaes informativa, probatria e serve como fonte de pesquisa para obteno de conhecimento. A documentao assume, ento, vital importncia em nossos dias, haja vista o aparecimento e o desenvolvimento da informtica, que coloca disposio de todos, principalmente dos administradores, toda sorte de informaes e referncias necessrias produo do conhecimento e tomada de deciso. A principal finalidade da documentao a de auxiliar e influir direta ou indiretamente, na tomada de deciso e toda deciso a ser tomada deve estar calcada no conhecimento adquirido a partir das informaes contidas nos documentos. No passado, a documentao era tipicamente esttica, j que significava uma coletnea de dados histricos de papis e documentos disposio de poucos, ou funcionava apenas como simples arquivo. Nos dias atuais, porm, a documentao assume uma

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caracterstica predominantemente dinmica, o que a impulsiona a alcanar com mais rapidez e eficcia sua principal finalidade. O valor dos documentos como fonte para produo de conhecimento j no desprezado por executivos e dirigentes que sabem o quanto os processos de negcios dependem das informaes neles contidas e no somente das informaes armazenadas nos bancos de dados. Documentos e informaes devem ser administrados a partir do ponto de vista dos processos de negcios da empresa, e no simplesmente do ponto de vista de uma pasta num armrio, numa sala mida e escura. hora de perceber que metodologias e sistemas, bem como ferramentas de ltima gerao em informtica e tecnologias, no faltam para quem quer e precisa pr a casa em ordem. As informaes contidas nos documentos so instrumentos estratgicos que fornecem dados para o planejamento, tomada de decises, acompanhamento, controle e viabilidade das atividades de todas as empresas. Ao investirem em solues para o gerenciamento de documentos, as organizaes garantem agilidade no acesso s informaes, e isso faz com que a empresa gere maior credibilidade junto a clientes e fornecedores, visando expanso de mercado e competitividade, mantendo sob equilbrio os fatores tcnicos, administrativos e humanos. A gesto de documentos e informaes uma operao arquivstica. processo de reduzir seletivamente a propores manipulveis a massa documental, de forma a conservar permanentemente os que tm um valor cultural futuro. A ao dos arquivos diante da administrao faz-se, primordialmente, pela gesto documental, que abrange basicamente a racionalizao da produo, fluxo, uso, avaliao e arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediria. Com o aparecimento das modernas tecnologias de controle e recuperao da informao, a viso do arquivo como instituio de guarda de documentos foi substituda por aquela que situa enquanto gestor de sistema de informao, integrado a outros sistemas e com o objetivo maior de garantir o acesso do usurio s informaes. A finalidade dos arquivos passa a ser, portanto, a preservao do documento enquanto fonte de informao e conhecimento que precisa ser disponibilizada, estando a questo da guarda vinculada diretamente s condies de tratamento tcnico do acervo. Documento recolhido, guardado e no organizado significa inexistncia de informao. Indubitavelmente, os arquivos constituem-se em um centro ativo de informaes e precisam estar devidamente organizados e estruturados para atingirem seus objetivos, que so atender administrao, produzir conhecimento para assessorar as tomadas de deciso e dar continuidade aos trabalhos das instituies. Gerenciar documentos significa cuidar de toda a vida informacional da empresa, logo, a organizao de arquivos uma tarefa delicada e de muita importncia. Para que os objetivos da organizao e preservao dos documentos sejam atingidos e para que eles possam ser disponibilizados consulta, devem estes receber tratamento tcnico arquivstico. Uma fase desse tratamento a avaliao, ato que consiste em identificar valores para os documentos (imediato e mediato) e analisar seu ciclo de vida, com vistas a estabelecer prazos para sua guarda ou eliminao, contribuindo com a organizao e a racionalizao dos arquivos e eficincia administrativa, bem como com a preservao do patrimnio histrico e documental. As empresas no ficam to somente na dependncia do conhecimento advindo da pesquisa acadmica. Elas esto sempre tentando novos fazeres, novas formas de executar o trabalho, pesquisando melhorias necessrias e refinando informaes. Dessa forma, h um fluxo contnuo de produo de conhecimento. Esse conhecimento configurado, muitas vezes, sob forma de documento que leva o administrador a querer consult-lo no momento da tomada de deciso. Porm, para que isso acontea, necessrio que os documentos recebam tratamento tcnico arquivstico e estejam acessveis ao produtor.

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4.1 Tomada de Deciso

Para a tomada de deciso, imprescindvel o conhecimento: analisar o passado, o presente e as tendncias capazes de impactar o setor de atuao. Isso exige o monitoramento constante do ambiente onde a empresa atua, o que requer informaes adequadas num nvel elevado de detalhamento e rapidez. Tradicionalmente, a teoria da administrao tem sido dominada por um prottipo que conceitua a empresa como um sistema que processa informaes para resolver problemas e tomar decises, procurando ser eficaz e eficiente nessas atividades e em condies de um meio ambiente de comportamento dinmico e parcialmente imprevisto. Esse prottipo sugere que as atividades referidas se desenvolvam em uma seqncia de entrada transformao sada atravs de um processamento de informao hierarquizado, de um modo relativamente passivo e que no considera devidamente a influncia ativa e dinmica do processo de criao de informao e de conhecimento. Vivenciamos uma era de grandes transformaes econmicas, culturais, cientficas, tecnolgicas e informacionais que influenciam toda a sociedade. Por isso que os administradores devem contratar pessoal qualificado e investir em sistemas de gerenciamento para acompanhar as mudanas. Por isso tambm a informao deixa de ser um elemento comum do cotidiano, assumindo papel de importncia e sendo considerada to vital quanto os recursos humanos, materiais ou financeiros, indispensveis sobrevivncia das organizaes. A informao passa a constituir no um recurso, mas o recurso estratgico nas tomadas de deciso. Em conseqncia das novas necessidades advindas de um mercado globalizado, o capital intelectual vem sendo reconhecido pelas organizaes como um ativo intangvel, uma vez que insumo bsico para a implementao de abordagens gerenciais voltadas ao conhecimento. Nonaka (1997, p. 65) entende a gesto do conhecimento organizacional como um sistema que abrange todos os processos relacionados a fomento, captao, sistematizao e disseminao do conhecimento no ambiente corporativo, de forma a auxiliar no processo de tomada de deciso e inovao e, conseqentemente, na obteno de vantagem competitiva. A efetividade desse modelo de gesto est fortemente vinculada comportamentos e aes individuais e coletivas; portanto, o contexto organizacional exerce grande influncia nesse processo, pois se constitui em um
conjunto de estratgias para criar, adquirir, compartilhar e utilizar ativos de conhecimento, bem como estabelecer fluxos que garantam a informao necessria no tempo e formato adequados, a fim de auxiliar na gerao de idias, soluo de problemas e tomada de deciso (VALENTIN, 2003, p. 1).

A inovao expressa a criao de conhecimento organizacional e deve ser entendida como um processo no qual a organizao concebe os problemas e desenvolve meios a fim de resolv-los, para, a seguir, tomar as decises. Alm disso, a inovao produzida em uma parte da organizao cria um fluxo de informaes e conhecimento que pode conduzir a mudanas nos sistemas de conhecimento mais amplo da organizao. Logo, importante considerar a organizao como tendo atividades de processamento e tambm de criao de informao e de conhecimento. A partir das diferentes definies e concepes do que a gesto do conhecimento e a documentao, oferece-se um panorama que introduz os fundamentos conceituais bsicos de cada uma dessas reas do saber. Do-se a conhecer os principais modelos de gesto do

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conhecimento e capital intelectual que se trabalham no mbito empresarial e os diversos pontos de vista que se formam em torno do que a documentao. Ilustram-se as diferentes relaes que se estabelecem entre esta nova tendncia empresarial e a documentao e se continua com um avano sobre a investigao da incidncia da gesto do conhecimento nas empresas, com nfase na documentao como ferramenta de medida da Gesto do conhecimento.
A importncia da informao para as organizaes universalmente aceita, constituindo, seno o mais importante, pelo menos um dos recursos cuja gesto e aproveitamento esto diretamente relacionados ao sucesso desejado. A informao tambm considerada e utilizada em muitas organizaes como um fator estruturante e um instrumento de gesto (TARAPANOFF, 2001, p.110).

A gesto da informao um conjunto de seis processos distintos, todavia inter relacionados: identificao de necessidades informacionais, aquisio de informaes, organizao e armazenagem da informao, desenvolvimento de produtos informacionais e servios, distribuio e uso da informao. Trataremos neste tpico da informao documental. As informaes so armazenadas no que denominamos de agregados de informao: unidades que produzem e armazenam o conhecimento produzido. Essas unidades elaboram os diferentes estoques de saber acumulado nas diferentes reas das cincias humanas. Os agregados de informao e conhecimento podem ser pessoas, documentos, acervos, metodologias, constructos tericos ou de aplicao prtica especfica. A grande quantidade de informaes produzidas nas empresas leva necessidade de organiz-las, uma vez que o tempo disponvel para a tomada de deciso tende a se tornar cada vez mais curto, levando os administradores a gerenciarem a informao de forma estratgica. A informao estocada sob forma de documentos acumula-se com prticas bem definidas e apoiadas em um processo de transformao orientado por uma racionalidade tcnica, com sua reunio, sua seleo, sua reformatao e seu armazenamento. A produo de estoques de informao cresce em volume, continuamente formando estoques de conhecimento potencial, os quais representam quantidades estticas armazenadas: bases de dados, acervos documentais, redes ou sistemas de informao. Merece especial cuidado a seleo das informaes, j que tanto a sua falta como o excesso poder dificultar a tomada de deciso. O assunto reveste-se da maior seriedade, porque essa dificuldade pode at mesmo acarretar, em determinado momento, uma deciso errada que trar, ao longo do tempo, conseqncias no desejadas pela empresa. Assim, observamos crescente conscientizao da importncia da informao para o prprio desenvolvimento da empresa. Em alguns casos, at para sua prpria sobrevivncia. A gesto da informao pode ser definida como o conjunto de atividades realizadas com a finalidade de controlar, armazenar e, posteriormente, recuperar de modo adequado a informao produzida, recebida ou retida por qualquer organizao no desenvolvimento de suas atividades. No centro dessa gesto, encontra-se a gesto da documentao, a qual pode ser de trs tipos. o interna: faz referncia quela documentao gerada ou recebida pela organizao no exerccio de suas funes. Neste grupo encontramos tanto a documentao tipicamente administrativa (contabilidade, correspondncias...) como a documentao de gesto (informativos, atas de reunies, procedimentos de trabalho e documentao tcnica que reflita a prpria atividade da organizao); o externa: quando a organizao e as pessoas que nela trabalham necessitam consultar e manejar fontes de informaes externas: livros, revistas, banco de dados, Internet;

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o pblica: aquela documentao que a organizao produz para o pblico, a fim de comunicar-lhes fatos, atividades, acontecimentos, como, por exemplo, as memrias, os catlogos de produtos e servios etc. A gesto de documentos , pois, o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes a produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente (Lei Federal n 8.159, art 3). O termo gesto de documentos ou administrao de documentos significa uma traduo do termo ingls records management. Bellotto (1996, p. 41), define esta gesto como um aspecto da administrao geral, relacionada com a busca da economia e eficcia na produo, manuteno, uso e destinao final dos documentos. E acrescenta: conjunto de medidas e rotinas visando racionalizao e eficincia na criao, tramitao, classificao, uso primrio e avaliao de arquivos. Segundo Paes (2002, p. 60), a funo primordial dos arquivos est em disponibilizar as informaes contidas nos documentos para a tomada de decises e comprovao de direitos e obrigaes, o que s se efetivar se os documentos estiverem corretamente classificados e devidamente guardados. Mais importante, porm, do que arquivar recuperar rapidamente as informaes no momento desejado. Para que um arquivo, em todos os estgios de sua evoluo (corrente, intermedirio e permanente) 9, possa cumprir seus objetivos, torna-se indispensvel a formulao de um plano arquivstico que tenha em conta tanto as disposies legais quanto as necessidades da instituio a que pretende servir. Sem uma adequada gesto da informao documental, tende a ser mais complicada e morosa a gesto do conhecimento na empresa, pois muito do conhecimento que l circula est materializado em documentos, os quais precisam ser preservados e acessveis, para isso recebendo um tratamento tcnico arquivstico. As propostas da gesto do conhecimento representam um modelo que se baseia, em grande parte, na adequada administrao da informao. Para gerir o conhecimento, mister que se leve em conta que este no se produz somente pela gesto da informao, sem que devam intervir processos e pessoas. Em uma organizao, pode existir um perfeito modelo de gesto da informao, mas se os indivduos no a utilizam ou no as tm no momento certo e na situao adequada, o administrador estar correndo o risco de perder uma oportunidade de negcio ou de resoluo de um problema. Tudo isso por falta de organizao documental para gerir conhecimento e auxiliar na tomada de deciso. Dessa forma, a produo de conhecimento estar prejudicada. As organizaes que incorporam a gesto do conhecimento e que, dentro deste processo, estejam tambm engajadas na implantao de um programa de gesto documental, o conhecimento produzido e documentado estar acessvel e usado regularmente pelos colaboradores e equipes durante os projetos e/ou conduo dos processos regulares de trabalho. Assim sendo, permitem que as decises sejam tomadas com base em um claro entendimento dos processos organizacionais e de aprendizado anteriores. Os riscos que a falta de organizao da documentao acarretam podem ser observados quando da burocracia excessiva e falta de seletividade, geradoras de perdas significativas de tempo e informao. Logo, fundamental a constante busca da seletividade e organizao documental, pois uma

Arquivo corrente: conjunto de documentos em curso ou de uso freqente em que o ato administrativo ainda no terminou; Arquivo intermedirio: conjunto de documentos procedentes de arquivos correntes, de menor freqncia de uso e que aguardam destinao final; Arquivo permanente: conjunto de documentos que so preservados, respeitada a destinao estabelecida, em decorrncia de seu valor probatrio, histrico ou informativo.

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empresa precisa ter claros os processos para evitar que as decises no sejam tomadas sem que o conhecimento tenha sido produzido. Podemos dizer, ento, que gesto do conhecimento e da informao documental esto intrinsecamente ligadas, visto que, se decises so pautadas com base em documentos, estes devem estar no lugar certo e na hora certa. 4.2 Como um Arquivo contribui para a gesto do conhecimento Segundo Tarapanoff (2001, p. 29), a informao, seja no plano cientfico, tcnico, tecnolgico, seja no econmico, produzida de forma cada vez mais rpida. Alm da gesto, os processos de criao tornam-se preponderantes. A gesto da informao e sua utilizao para produo de conhecimento tornam-se, assim, elementos bsicos ao desenvolvimento estratgico nas organizaes. A informao constitui a principal matria-prima para o conhecimento, um insumo comparvel energia que alimenta um sistema. Esta, no entanto, deve estar registrada ou materializada em algum tipo de suporte, seja o papel, o disquete, o disco ptico ou um banco de dados, pois arquivos no so compostos apenas de documentos fsicos; neles encontramos todos os tipos de suporte os quais precisam estar organizados e acessveis. A rapidez e a efetividade da transformao da informao em conhecimento constituem fatores decisivos de competitividade. Dentro de um arquivo, a informao gerenciada como um bem ou recurso econmico e estratgico consubstanciados em seu valor primrio 10 e secundrio 11. O valor secundrio adquirido posteriormente, ou seja, ao trmino do ciclo de vida. Alguns desses documentos devem ser preservados pelo seu valor histrico e informativo, pois serviro, nesse estgio, para a histria, a memria e a pesquisa cientfica e dessa forma continuam a produzir conhecimento. A importncia da informao para as organizaes est diretamente ligada sua utilizao. No entanto, quando se trata de informao documental, faz-se necessrio que esteja organizada e estruturada de forma que sua recuperao seja rpida, uma vez que considerada um instrumento de gesto. Portanto, a gesto efetiva da informao em uma empresa requer a percepo dos valores da informao e dos arquivos. Para que qualquer empresa ou administrador possa controlar a produo e a guarda dos documentos dentro de uma viso voltada para a eficincia administrativa, algumas medidas devem ser tomadas, as quais facilitaro a busca e a recuperao da informao. Mais importante do que guardar um documento, encontr-lo rapidamente no momento desejado, e isso implica a utilizao de mtodos para arquivamento, que sero determinados pela natureza e pela estrutura da entidade. Segundo Paes (1997, p. 12), pode-se dividir os mtodos de arquivamento em duas classes: os bsicos, que compreendem os mtodos alfabticos, geogrficos, numricos e ideogrficos; e os padronizados, onde se empregam cores, alm de nmeros e letras. Vale acrescentar que os mtodos pertencem a dois grandes sistemas: direto e indireto. O direto aquele em que a busca do documento feita diretamente no local onde se acha guardado. J o indireto aquele em que, para se localizar um documento, necessrio o auxlio de ndices ou cdigos. Os documentos produzidos por uma empresa esto divididos, conforme mostra o grfico, cada um produz conhecimento dentro de seu nvel e abaixo dele. Os documentos
Valor primrio: relaciona-se s razes de sua prpria produo, considerando seu uso para fins administrativos,
legais e fiscais.
11 Valor secundrio: diz respeito potencialidade do documento como prova ou fonte de informao para
pesquisa.

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externos circulam em toda a corporao, funcionando como fonte de informao e conhecimento.

Para que os arquivos possam desempenhar suas funes, torna-se indispensvel que os documentos estejam dispostos de forma a servir o usurio com preciso e rapidez. Ainda citando Paes (1997, p. 53-54), podemos destacar as trs fases bsicas da gesto de documentos: a produo, a utilizao e a destinao. Produo de documentos: refere-se elaborao dos documentos em decorrncia das atividades de um rgo ou setor. Nesta fase, o arquivista deve contribuir para que sejam criados apenas documentos essenciais administrao da instituio e evitadas duplicaes e emisso de vias desnecessrias; propor consolidao de atos normativos alterados ou atualizados com certa freqncia, visando perfeita compreenso e interpretao dos textos; sugerir criao ou extino de modelos e formulrios; apresentar estudos sobre a adequao e o melhor aproveitamento de recursos reprogrficos e informticos; contribuir para a difuso de normas e informaes necessrias ao bom desempenho institucional; opinar sobre escolha de matrias e equipamentos; participar da seleo dos recursos humanos que devero desempenhar tarefas arquivsticas e afins. Em resumo, a gesto de documentos assumiu nas instituies papel to relevante quanto a gesto de materiais e de recursos humanos, embora ainda no sejam assim reconhecidos. Utilizao de documentos: esta fase inclui atividades de protocolo (recebimento, classificao, registro, distribuio, tramitao), de expedio, de organizao e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria, bem como a elaborao de normas de acesso documentao (emprstimo, consulta) e recuperao de informaes, indispensveis ao desenvolvimento de funes administrativas, tcnicas ou cientficas das instituies. Avaliao e destinao de documentos: talvez a mais complexa das trs fases da gesto de documentos acumulados nos arquivos, com vistas a estabelecer seus prazos de guarda, determinando quais sero objeto de arquivamento permanente e quais devero ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de informao para a instituio.

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Como podemos perceber implementar um programa de Gesto Documental buscar eficincia administrativa, e ainda, preservar a memria das instituies como prova de suas atividades no tempo e no espao e fornecer ao usurio do arquivo informaes precisas, completas e no mais curto espao de tempo. A organizao dos arquivos, assim sendo, deve atender aos princpios da arquivstica.

5 CONSIDERAES FINAIS

O desafio de pesquisar, de encadear dados, de ajustar informaes para a realizao deste trabalho foi vencido com alguma surpresa e dificuldade, ao constatarmos a falta de literatura que falasse especificamente do tema escolhido: o arquivo como fonte de informao e de conhecimento. Este assunto, ao que nos parece, relativamente novo. Mesmo com poucas referncias sobre o tema, as quais encontramos em livros que versam sobre a organizao de arquivos e informaes, somando-se bibliografias que tratam do o conhecimento, este novo capital, (o intelectual), tentamos traar um paralelo entre o documento como fonte de informao primria e a gesto do conhecimento. Na era do conhecimento, a constatao a de que no mais o patrimnio visvel da empresa o seu bem principal, um outro tomou seu lugar, o capital intelectual, que um bem oculto, de propriedade exclusiva do indivduo e refere-se a habilidades, experincias, capacidades, criatividade, inovao e conhecimento das pessoas. Se comparssemos uma organizao a uma planta, poderamos dizer que as razes so o capital intelectual; os frutos, o patrimnio visvel. Se as empresas somente se preocuparem com os frutos, com os resultados financeiros, a rvore poder morrer. Para que a rvore cresa e continue dando frutos, necessrio que as razes estejam ss e nutridas. Se corporaes s se concentrarem nos frutos e ignorarem os valores escondidos, o capital intelectual, esse no subsistir a longo prazo. Aos interessados neste assunto fica o desafio de aprofundamento do tema, uma vez que informao e conhecimento esto interligados por dois elos, que so a comunicao e o documento. Neste ltimo que se registram informaes, que, fornecendo dados para o planejamento, acompanhamento, controle das atividades administrativas da empresa, ainda serviro de base tomada de deciso. A necessidade de organizar as informaes produzidas d-se devido forma com a qual se movimenta o mercado, fazendo com que os administradores tenham que agir rpido, tomando decises seguras, fundamentadas nessas informaes, as quais, por vezes, podem estar definindo o futuro de uma empresa. Cabe, pois, ao arquivista em especial a tarefa de gerenciar a organizao das informaes em arquivos, colaborando com a empresa e o conhecimento desta na realidade em que se insere e atua. A segurana oportunizada pela documentao devidamente registrada em arquivos revela a histria de uma instituio e como podem seus administradores tomar as decises certas no caminho que buscam no mercado. Portanto, a certeza de uma deciso depende da segurana que a informao oferece, se bem organizada em arquivos que servem como fonte de conhecimento para a empresa que visa a conquistar seu espao e, com isso, bons resultados. Que esta pesquisa possa ser fonte de informaes a pesquisadores e interessados no assunto. E, como o assunto analisado no se esgota aqui neste estudo, que sirva como desafio a outras pesquisas e/ou reflexes sobre o tema em questo.

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