PANDUAN SINGKAT TAHAP AWAL PAS SMK Versi 1.0 1.1. PERSIAPAN INSTALASI A.

Persiapan Hardware Pada dasarnya PAS bisa dijalankan hanya dengan spesifikasi komputer yang minimum, tapi tentunya semakin tinggi spesifikasi dari komputer yang dipakai akan semakin baik. Apabila Sekolah bermaksud akan menginstall PAS dalam jaringan LAN maupun Intranet di Sekolah maka spesifikasi komputer yang akan difungsikan sebagai server juga harus menunjang. Di bawah ini contoh spesifikasi komputer server untuk Jaringan LAN : - Processor - Harddisk - RAM (Memory) - CD Room Drive B. Persiapan Software Untuk menjalankan aplikasi PAS SMK diperlukan bebarapa perangkat lunak yaitu Sistem Operasi Windows . : Intel Pentium IV : 80 GB : 1 GB

BAB 2 PENGENALAN DAN PENGOPERASIAN APLIKASI PAS-SMK 1.1 Membuka Modul PAS SMK Untuk membuka modul Aplikasi PAS SMK bukalah Shortcut PAS SMK di desktop atau terlebih dahulu buka browser Mozilla atau Opera Lalu pada address bar ketikan url berikut : http ://localhost:5773/passmk, sehingga muncul page login.

Nama User Password

(Gbr. Page login aplikasi PAS SMK) Utamanya aplikasi PAS SMK ini mempunyai 5 level user akses yaitu admin, kurikulum, kesiswaan, tu, dan guru. Yang dimana masing-masing level mempunyai hak akses yang berbeda. Untuk login ke aplikasi masukan username dan password lalu klik tombol Masuk ke aplikasi Adapun beberapa default username dan password yang telah disediakan adalah : Username = usersmk Password = rahasia

Jika sukses login, selanjutnya pilih Tahun Ajaran dan Semeseter sesuai yang diinginkan atau yang berlaku lalu klik tombol OK.

(Gbr. pemilihan Masa Ajaran) Setelah berhasil login, Anda akan berada pada page home dari aplikasi PAS SMK.
Header Identitas Sekolah Menu utama aplikasi PAS SMK

Panel Kiri

Panel Kanan Content Isi Aplikasi PAS SMK

(Gbr. page home aplikasi PAS SMK) Keterangan : Header Identitas Sekolah, terdiri dari logo, nama dan alamat sekolah. Informasi yang terlapat pada layout Header Indentitas Sekolah disesuaikan dengan data indentitas sekolah yang terisi. Menu utama aplikasi PAS, PAS SMK terdiri dari 3 menu utama yaitu Menu, Pengaturan dan Akun. Untuk membuka Sub Menu klik pada Menu Utama :

(Gbr Preview Sub Menu Aplikasi PAS SMK)

Manipulasi Data 1 Untuk melakukan manipulasi data yang terdiri dari Tambah data, Edit data, dan Hapus data. Caranya adalah dijabarkan sebagai berikut : o Tambah data, Untuk mengisi data. Klik icon tambah data, kemudian form input akan menjadi kosong. Entrikan data pada form yang tersedia, pastikan semua field berwarna merah telah terisi data, kemudian Klik icon simpan data untuk melakukan penyimpanan field ke database. o Edit data, pada form yang fieldnya telah terisi data. Ubah field-field tersebut dengan data-data yang sesuai pastikan field berwarna merah tetap terisi. Setelah itu Klik icon simpan edit. o Hapus data, pada form yang fieldnya telah terisi data, klik tombol hapus data. Muncul dialog pesan sukses dihapus.

(Gbr. Konfirm sukses hapus data) Manipulasi Data 2 Manipulasi Data tipe ke dua, ini berlaku pada frame bawah.

Frame Atas

Frame Bawah

Rumus umum dan contohnya sebagai berikut : o Tambah data, Untuk mengisi data. Klik icon tambah data, kemudian akan muncul dialog isi form. Entrikan data pada form yang tersedia, pastikan semua field berwarna merah telah terisi data, kemudian Klik tombol Simpan untuk melakukan penyimpanan field ke database.

( Contoh Form Dialog ) o Edit data, pada list form diframe bawah. Klik link [Edit]/[Lihat], akan muncul dialog form dengan form yang fieldnya telah terisi data. Ubah field-field tersebut dengan data-data yang sesuai pastikan field berwarna merah tetap terisi. Setelah itu Klik tombol Simpan untuk melakukan pengeditan .

(Contoh Datalist Form) o Hapus data, pada list form diframe bawah. Klik link [Hapus] untuk melakukan penghapusan data. Muncul dialog pesan sukses dihapus.

Toolbar Aplikasi PAS SMK Agar proses mengisi data berjalan lancer, pelajari menu toolbar aplikasi PAS SMK : First, icon Previous, icon record sebelumnya. Next, icon selanjutnya. Last, icon Refresh, icon , berfungsi untuk memindahkan posisi record ke posisi akhir. , berfungsi untuk merefresh data agar diload secara benar. , berfungsi untuk mengosongkan form agar , berfungsi untuk memindahkan posisi record satu posisi ke record , berfungsi untuk memindahkan posisi record ke awal posisi. , berfungsi untuk memindahkan posisi record satu posisi ke

Tambah Data, icon kemudian form tersebut fieldnya diisi.

Simpan Data, Icon database dari form field yang terisi.

, berfungsi untuk menyimpan data ke

Edit Simpan, Icon pada record yang aktif.

, berfungsi untuk menyimpan data yang diedit

Hapus Data, Icon yang aktif.

, berfungsi untuk menghapus data pada record

Find, Icon diinginkan.

, berfungsi mempercepat pencarian data berdasarkan criteria yang

BAB 3 PERSIAPAN PENGENTRIAN DATA APLIKASI PAS-SMK

3.1 Mengenal Jenis dan Karakter Data Secara garis besar data-data di dalam PAS teridiri dari tiga jenis yaitu :

Data Referensi Data Referensi dalam system ini adalah data-data yang akan mendukung data master. Data Referensi merupakan data yang dinamis dayang dapat diubah atau diganti. Yang termasuk Data Referensi adalah Data Administrasi Sekolah, Referensi Tingkat Sekolah, Referensi Periodikal. Data Referensi karakter pengisiannya dapat bolah-bali, artinya ketika kita sedang berada ditengah atau diakhir sebuah Tahun Ajaran kemudian data referensi yang kita butuhkan belum tersedia maka kita dapat kembali ke menu awal referensi untuk menambahkan. Dalam membangun Database PAS, Data Referensi inilah yang pertama kali harus diisikan.

Data Master Data Master adalah Data pokok didialam system ini. Data Master terdiri dari Data Kepegawaian, Data Kesiswaan, Data Kurikulum. Data Master karakter pengisiannya harus runut, artinya harus sudah ada data acuannya (data Referensinya sudah diisi). Maka Data master ini urutan pengisiannya setelah Data Referensi selesai diisikan.

Data Transaksional Data Transaksional adalah data pencatatan transaksi akademik yang berjalan ketika PAS sudah operasional. Data Transaksional mengacu pada Data Master dan Data Referensi. Data Transaksional meliputi Data perpindahan siswa, Data perilaku Siswa, Data Pembayaran Siswa, Data Nilai Siswa, dll.

Data Transaksional karakter pengisiannya juga harus runut, artinya sudah ada acuan data Referensinya dan juga Data Masternya. Misalnya untuk dapat mengisi Data Nilai Siswa, maka data Referensi Hari Belajar, Jadwal Pelajaran, Penugasan Guru Mengajar sudah harus diisi, kemudian Data Master berupa Data Guru dan Data Siswa juga harus sudah diisi. Jadi Data Transaksional dapat diisi setelah Data Referensi dan Data Master sudah diisi. Catatan : Urutan pengisian Database PAS adalah mengisi Data Referensi dilanjutkan Data Master kemudian Data Transaksional. Pelanggaran terhadap urutan pengisian data seperti yang dijelaskan diatas dapat menyebabkan Kesalahan Operasional, sehingga system tidak berjalan/ error. 3.2 Methode Pengisian Data Secara teknis pengisian dta ke dalam Database PAS SMK dapat digolongkan kedalam tiga cara : 1. Entri Manual Data di entri satu persatu langsung ke aplikasi. Dengan cara ini dibutuhkan waktu yang cukup lama. 2. Impor Data Data dimasukan ke dalam Database melalui fasilitas impor data. Dengan fasilitas ini proses memasukan data menjadi lebih cepat. 3. Gabungan Entri Manual dan Impor Data Sebagian data dientri manual sebagian lagi di impor. Data juga memanfaatkan jaringan LAN (Local Area Network) jika PAS sudah diinstall dalam jaringan yang terdiri dari Server dan beberapa Client. Beberapa computer Client dapat mengentri data secara bersamaan dengen syarat bekerja pada tahap yang sama. Contohnya ketika mengisi data siswa dapat bagi tugas. Missal Client 1 mengentri data siswa X 1, Client 2 mengentri data siswa X 2 dan seterusnya. Tidak dibenarkan jika beberapa computer Client bekerja bersamaan tetapi mengerjakan modul yang berlainan, contoh

Client 1 mengentri data referensi kemudian client 2 mengentri data siswa. Hal ini akan menyebabkan kesalahan operasional karena data yang masuk ke dalam Database tidak sesuai dengan uturan pengentrian data. 3.3 Penyiapan Data Awal Data-data awal sebaiknya sudah diatur sedemikian rupa disesuaikan dengan yang dikehendaki, contohnya data kepegawaian sudah diurutkan dari Kepala Sekolah kemudian diteruskan Guru berdasarkan golongannya, kemudian data-data siswa sudah dibagi dan dikelompokkan berdasarkan rombelnya dan seterusnya. Apabila ada datadata yang kurang lengkap atau datanya belum tersedia maka segera dilengkapi, misalnya data alamat atau tanggal lahir yang belum lengkap, golongan darah yang belum ada, dll. Pengaturan data diawal ini dilakukan sebab jika data sudah masuk ke dalam database pengaturannya akan lebih sulit. Data yang besar seperti data kepegawaian dan data kesiswaan akan sangat membantu jika tersedia data digital (excel), jadi dapat memanfaatkan fasilitas impor data (akan dibahas lebih lanjut di impor data).

BAB 4 ENTRI DATA UNTUK CETAK E-FOURMULIR SEKOLAH APLIKASI PAS-SMK Tahap demi tahap entri data untuk mencetak E-Formulir Sekolah. 1. (1) Referensi > (1.1) Referensi Tingkat Nasional > (1.1.1) Umum > (1.1.1.7) Kelompok Program Modul ini berhubungan dengan rombel dan kejuruan sekolah SMK

Keterangan : Untuk memanipulasi Data, Buka Bab 2 > Manipulasi Data 1 Untuk melakukan Tambah, Edit, Hapus Data.

2. (1) Referensi > (1.1) Referensi Tingkat Nasional > (1.1.1) Umum > (1.1.1.8) Kelompok Keahlian Modul ini berhubungan dengan rombel dan kejuruan sekolah SMK. Untuk melakukan penambahan atau mengedit data, pada frame atas klik link Lihat. Secara otomatis frame bawah akan menyesuaikan datanya.

Keterangan : Untuk memanipulasi Data, Buka Bab 2 > Manipulasi Data 2 Untuk melakukan Tambah, Edit, Hapus Data.

3. (1) Referensi > (1.1) Referensi Tingkat Nasional > (1.1.1) Umum > (1.1.1.9) Kompetensi Keahlian Modul ini berhubungan dengan rombel dan kejuruan sekolah SMK

Keterangan : Untuk memanipulasi Data, Buka Bab 2 > Manipulasi Data 1 Untuk melakukan Tambah, Edit, Hapus Data.

4. (1) Referensi > (1.1) Referensi Tingkat Nasional > (1.1.2) Administrasi Sekolah > (1.1.2.8) Jenis Ruangan Modul ini berhubungan dengan Modul Fasilitas Sekolah > Tab Ruangan Sekolah .

Keterangan : Untuk memanipulasi Data, Buka Bab 2 > Manipulasi Data 1 Untuk melakukan Tambah, Edit, Hapus Data.

5. (1) Referensi > (1.1) Referensi Tingkat Nasional > (1.1.2) Administrasi Sekolah > (1.1.2.10) Perlengkapan Sekolah Modul ini berhubungan dengan Modul Fasilitas Sekolah > Tab Perlengkapan Sekolah/ Tab Perlengkapan KBM.

Keterangan : Untuk memanipulasi Data, Buka Bab 2 > Manipulasi Data 1 Untuk melakukan Tambah, Edit, Hapus Data.

Untuk menentukan perlengkapan Sekolah/Perlengkapan KBM bisa dibedakan dengan cara menceklist checkbox KBM. 6. (1) Referensi > (1.1) Referensi Tingkat Nasional > (1.1.2) Administrasi Sekolah > (1.1.2.11) Jenis Buku Pegangan Modul ini berhubungan dengan Modul Fasilitas Sekolah > Tab Buku Sekolah.

Keterangan : Untuk memanipulasi Data, Buka Bab 2 > Manipulasi Data 1 Untuk melakukan Tambah, Edit, Hapus Data.

ENTRI DATA ADMINISTRASI SEKOLAH APLIKASI PAS-SMK Berikut akan diuraikan urutan/alur pengisian data dalam membangaun Database PAS. Pengisian Data dimulai dari data Administrasi Sekolah, silahkan dibuka modul PAS no. (02) Administrasi Sekolah. Klik modul (02). Administrasi Sekolah dibawah sub menu utama. Akan ditampilkan Sub Modul yang berkaitan dengan Administrasi Sekolah.

(Gbr. Tampilan Sub Modul 02 Administrasi Sekolah) 1.1 Sub Modul (2.1) Pembentukan Identitas Sekolah Klik pada Sub Modul (2.1) Pembentukan Identitas Sekolah, akan ditampilkan datadata Identitas Sekolah. Bagi Sekolah yang sudah terdaftar, maka data Identitas Sekolah otomatis sudah terisi, tinggal melengkapi dan/atau mengkoreksi data-data yang ada disesuaikan dengan data di Sekolah. Sedangkan bagi sekolah yang belum terdaftar, maka data Sekolah masih kosong dan harus mulai dengan mengisikan data Identitas Sekolah yang baru.

Kolom Tab

(Gbr. Form Pembentukan Identitas Sekolah) Klik tombol Tambah Data untuk mulai menambahkan data baru, entrikan data-data yang sesuai pada field yang telah tersedia. Terutama field dengan tulisan berwarna merah maka wajib diisi. Klik tombol Simpan Data untuk melakukan penyimpanan. Sedangkan untuk data sekolah dengan kondisi field telah terisi, ubahlah data-data yang terisi yang ditidak sesuai, kemudian klik tombol Edit SImpan untuk mengubah dan menyimpan data tersebut. 1.1.1 SK Negeri / SK Swasta Setelah data sekolah terisi, teruskan pengisian data mengenai SK Negeri / SK Swasta yang berada di kolom bawah atau kolom tab. Klik salah satu tab SK Negeri/SK Swasta (disesuaikan dengan SK sekolah) lalu klik tombol Tambah Data.

(Gbr. Pembentukan Identitas Sekolah >> SK Negeri)

(Gbr. Pembentukan Identitas Sekolah >> SK Swasta) Entrikan data yang sesuai pada dialog form yang muncul, setelah itu klik tombol Simpan. 1.2 Sub Modul (2.2) Pemeliharaan Identitas Sekolah Sub Modul (2.2) Pemeliharaan Identitas Sekolah, pada sub modul ini sekolah diminta untuk mengisikan data mengenai kegiatan sekolah dan saldo awal sekolah. Tidak difungsikan untuk melakukan perubahan Identitas Sekolah, karena sudah terkordinir pada Sub Modul (2.1) Pembentukan Identitas Sekolah. 1.2.1 Kegiatan Sekolah

Diisi dengan agenda kegiatan yang diselenggarakan oleh Sekolah yang bersifat terbuka baik untuk sekolah lai atau masayarakat umum. Misalnya penyelenggaraan Praktek Kerja Industri , Seminar Terbuka, Perlombaan Olahraga, Workshop, dll. Caranya : klik tab Kegiatan Sekolah lalu klik tambah data.

(Gbr. Pemeliharaan Identitas Sekolah >> Kegiatan Sekolah) Entrikan kegiatan sekolah pada dialog form yang muncul setelah itu klik tombol Simpan.

(Gbr. List hasil input kegiatan sekolah) 1.2.2 Saldo Awal Sekolah Diisi dengan data saldo awal keuangan sekolah pada awal Tahun Ajaran berjalan, (Jika PAS diinstall pada Tahun Ajaran 2011/2012, maka yang diisikan adalah saldo awal pada bulan juli 2011). Saldo Awal ini hanya perlu sekali mengisi, karena saldo awal untuk Tahun Ajaran selanjutnya secara system akan terisi dengan sendirinya dengan fungsi dari Tutup Anggaran.

(Gbr. Saldo Awal Sekolah) 1.2.3 Rekening Bank Sekolah Diisi dengan data Rekening Bank Sekolah. Diisi mulai dari Nama Bank, No Rekening dan Atas Nama.

(Gbr. Rekening Bank Sekolah)

1.3

Sub Modul (2.3) Fasilitas Sekolah Klik pada Sub Modul (2.3) Fasilitas Sekolah. Fasilitas Sekolah yang dimaksud adalah seluruh sarana dan prasarana yang dimilik Sekolah. Terdiri dari Properti Sekolah, Perlengkapan Sekolah, Perlengkapan KBM, Ruangan Sekolah, Pemakaian Listrik, Buku, Alat Pendidikan. Catatan : Di Sub Modul (2.3) Fasilitas Sekolah terdapat beberapa tab mengenai point fasilitas sekolah yang harus diisi. Cara mengisi point-point tersebut adalah : Klik tab yang fieldnya ingin diisi, sebagai contoh tab Properti Sekolah lalu klik tombol tambah data. Akan muncul dialog form isi.

(Gbr. Fasilitas Sekolah >> Properti Sekolah) Isi field yang tersedia terutama field dengan warna text merah setelah itu klik tombol Simpan. Untuk mengubah data, pada datalist klik link Edit lalu akan muncul dialog form isi, ubahlah dengan data yang sesuai lalu klik tombol Simpan untuk menyimpannya kembali.

(Gbr. Datalist Tab Properti Sekolah) Sedangkan untuk menghapusnya cukup dengan mengklik link Hapus pada datalist tersebut. Cara ini berlaku untuk semua tab. 1.3.1 Properti Sekolah Diisi dengan data penggunaan lahan sekolah, seperti penggunaan lahan untuk bangunan sekolah, halaman/taman, lapangan olah raga dan lainnya.

(Gbr. Datalist Tab Properti Sekolah) 1.3.2 Perlengkapan Sekolah Diisi dengan data sarana/perlengkapan sekolah secara umum.

(Gbr. Datalist Tab Perlengkapan Sekolah) 1.3.3 Perlengkapan KBM Diisi data sarana/perlengkapan untuk kegiatan belajar mengajar. Terdapat perbedaan dimana perlengkapan akan digolongkan menjadi 2 yaitu perlengkapan sekolah dan perlengkapan KBM. Untuk membedakannya dapat dicontohkan : computer di ruang TU adalah perlengkapan sekolah sedangkan computer di Lab. Komputer adalah perlengkapan KBM. Meja Guru di ruang guru adalah perlengkapan sekolah sedangkan Meja Guru di Kelas adalah perlengkapan KBM.

(Gbr. Perlengkapan Kegiatan Belajar Mengajar KBM) 1.3.4 Ruangan Sekolah Data Ruangan Sekolah WAJIB UNTUK DIISI, utamanya ruangan teori/kelas untuk seluruh rombel di sekolah. Prioritaskan mengisi data ruangan yang dipakai sebagai ruang teori/kelas untuk seluruh rombel dahulu baru jenis ruang yang lain. Data Ruang Teori/Kelas untuk seluruh rombel akan dipakai sebagai data acuan ketika membuat rombel siswa.

(Gbr. Ruangan Sekolah) Tab ini berhubungan dengan pembentukan rombel yang membutuhkan kelas sebagai referensi utamanya. 1.3.5 Pemakaian Listrik Diisi data mengenai teknis pemakaian listrik di Sekolah.

(Gbr. Pemakaian Listrik)

Hanya dapat diisi satu record karena berkaitan dengan Sub Modul (2.4.1) cetak LISM Individu Sekolah bagian F Pemakaian Listrik hanya tersedia satu pilihan sumber listrik . 1.3.6 Buku Sekolah Diisi data mengenai koleksi Buku yang dimiliki sekolah.

(Gbr. Buku Sekolah)

1.3.7 Alat Pendidikan Diisi data mengenai alat-alat pendidikan yang belum dimiliki oleh sekolah

(Gbr. Alat Pendidikan).

1.4

Sub Modul (2.7) Lokasi Peta Klik pada Sub Modul (2.7) Lokasi Peta Sekolah. Modul ini terintegrasi dengan API dari googlemap. Sehingga untuk dapat menunjuk pada peta, computer harus terkoneksi dengan internet. Namun jika tidak terkoneksi maka bisa diisi pada textbox koordinat X dan koordinat Y.

Pada tahap ini, proses pengisian modul (02). Administrasi Sekolah menjadi acuan pada output PAS berupa cetak E-formulir Identitas Sekolah di Sub Modul (2.4) Formulir Sekolah (Rombongan Belajar menyusul). dan Output berupa data grafik yang diperuntukan fasilitas sekolah.

(Gbr. Modul 02 Administrasi Sekolah beserta sub modulnya)

(Gbr. Contoh Hasil Cetak LISM)

(Gbr. Macam-macam Grafik Fasilitas Sekolah)

BAB 5 ENTRI DATA UNTUK CETAK E-FOURMULIR DATA PEGAWAI APLIKASI PAS-SMK Tahap demi tahap entri data untuk mencetak E-Formulir Data Pegawai. 1. (1) Referensi > (1.1) Referensi Tingkat Nasional > (1.1.3) Administrasi Kepegawian Mulai dari modul (1.1.3.12) Fakultas , (1.1.3.13) Organisasi, (1.1.3.14) Kesejahteraan, (1.1.3.15) Jenis Beasiswa, (1.1.3.16) Portofolio, (1.1.3.17) Bahasa Keahlian, (1.1.3.18) Penyelenggara Bahasa, (1.1.3.19) Jenis Tunjangan. Dimana modul-modul diatas akan berhubungan dengan Administrasi Kepegawaian. ENTRI DATA KEPEGAWAIAN APLIKASI PAS-SMK Selanjutnya pengisian data-data kepegawaian, buka modul PAS (03). Administrasi

Kepegawaian.

(Gbr. Menu Sub Modul 03 Administrasi Kepegawaian) Pegawai terdiri dari Guru (termasuk Kepala Sekolah) dan Tenaga Administrasi. Aturlah data Kepegawaian terlebih dahulu, data disusun Kepala Sekolah yang pertama baru guru yang lain. Demikian juga data Tenaga Administrasi, Kepala TU yang pertama dientri. Pengaturan ini dimaksudkan agar cetak PAS untuk data kepegawain sudah urut sesuai dengan yang dikehendaki.

Pengisian data kepegawaian ke dalam database PAS dapat dilakukan dengan tiga cara : a. b. c. Catatan : Mengenai penjelasan atau maksud dari 3 cara diatas silahkan kembali baca BAB 3. Silahkan sekolah memilih cara yang akan dipakai dalam mengisikan data ke dalam database PAS disesuaikan dengan kondisi di sekolah. Entri Manual Sub Modul (3.1) Pembentukan Data Awal 1. Sub Modul (3.1.1) Data Awal Guru Klik Sub Modul (3.1) Pembentukan data awal >> (3.1.1) Data awal guru. Cara pengisiannya Klik tombol Tambah Data untuk mulai menambahkan data baru, entrikan data-data yang sesuai pada field yang telah tersedia. Terutama field dengan tulisan berwarna merah maka wajib diisi. Klik tombol Simpan Data untuk melakukan penyimpanan. Sedangkan untuk melakukan pengeditan dengan kondisi field telah terisi, ubahlah datadata yang terisi yang tidak sesuai, kemudian klik tombol Edit Simpan untuk mengubah dan menyimpan data tersebut. Entrikan Biodata Kepala Sekolah terlebih dahulu bari biodata Guru yang lain sesuai urutan yang sudah dibuat. Setelah proses penyimpanan berhasil klik Tambah Data lagi jika ingin menambahkan data baru. Entri Manual Impor Data Gabungan Entri Manual dan Impor Data

(Gbr. Biodata Guru) Setelah mengisi biodata utama, selanjutnya mengisi data-data pendukung Biodata Guru yaitu Data Keluarga, Data Pendidikan Formal, Riwayat Pangkat, Riwayat Jabatan, Penataran dan Riwayat Mengajar. a. Keluarga

Untuk mengisi data Keluarga. Caranya masuk ke modul (3.1.1) Data awal guru. Klik tab Keluarga dibawah, lalu Klik tombol Tambah Data untuk mulai menambahkan data baru, muncul dialog form dengan field yang harus dientri terutama field dengan text merah. entrikan data-data yang sesuai pada field yang telah tersedia. Klik tombol Simpan untuk melakukan penyimpanan. Sedangkan untuk mengubahnya, pada datalist tab keluarga klik link edit, muncul dialog form dengan field telah terisi data, ubah data yang muncul dengan data yang sesuai klik tombol Simpan untuk menyimpannya kembali. Untuk menghapus data, pada datalist tab keluarga kolom aksi klik link Hapus.

(Gbr. Keluarga Data Awal Guru) b. Pendidikan Formal

Diisikan dengan riwayat pendidikan mulai dari pendidikan dasar sampai pendidikan terakhir. Untuk mengisi data pendidikan formal. Caranya masuk ke modul (3.1.1) Data awal guru. Klik tab Pendidikan Formal dibawah, lalu Klik tombol Tambah Data untuk mulai menambahkan data baru, muncul dialog form dengan field yang harus dientri terutama field dengan text merah. entrikan data-data yang sesuai pada field yang telah tersedia. Klik tombol Simpan untuk melakukan penyimpanan. Sedangkan untuk mengubahnya, pada datalist klik link edit, muncul dialog form dengan field telah terisi data, ubah data yang muncul dengan data yang sesuai klik tombol Simpan untuk menyimpannya kembali. Untuk menghapus data, pada datalist kolom aksi klik link Hapus.

(Gbr. Pendidikan Formal Data Awal Guru) c. Riwayat Pangkat

Diisikan dengan riwayat pangkat guru, minimal diisikan pangkat terakhir. Untuk mengisi data riwayat pangkat. Caranya masuk ke modul (3.1.1) Data awal guru. Klik tab Riwayat Pangkat dibawah, lalu Klik tombol Tambah Data untuk mulai menambahkan data baru, muncul dialog form dengan field yang harus dientri terutama field dengan text merah. entrikan data-data yang sesuai pada field yang telah tersedia. Klik tombol Simpan untuk melakukan penyimpanan. Sedangkan untuk mengubahnya, pada datalist klik link edit, muncul dialog form dengan field telah terisi data, ubah data yang muncul dengan data yang sesuai klik tombol Simpan untuk menyimpannya kembali. Untuk menghapus data, pada datalist kolom aksi klik link Hapus.

(Gbr. Riwayat Pangkat Data Awal Guru) Setelah Riwayat Pangkat Guru diisi, maka Buku Induk Register Pegawai (3.3.2) Identitas Guru dapat ditampilkan.

(Gbr. Buku Induk Register Pegawai) Catatan : Apabila Riwayat Pangkat belum diisi maka Sub Modul (3.3.2) Identitas Guru Tidak dapat tampil. d. Riwayat Jabatan

Minimal diisi dengan Riwayat Jabatan terakhir. Untuk mengisi data riwayat jabatan. Caranya masuk ke modul (3.1.1) Data awal guru. Klik tab Riwayat Jabatan dibawah, lalu Klik tombol Tambah Data untuk mulai menambahkan data baru, muncul dialog form dengan field yang harus dientri terutama field dengan text merah. entrikan data-data yang sesuai pada field yang telah tersedia. Klik tombol Simpan untuk melakukan penyimpanan. Sedangkan untuk mengubahnya, pada datalist klik link edit, muncul dialog form dengan field telah terisi data, ubah data yang muncul dengan data yang sesuai klik tombol Simpan untuk menyimpannya kembali.

Untuk menghapus data, pada datalist kolom aksi klik link Hapus.

(Gbr. Riwayat Jabatan Data Awal Guru) Jika Riwayat Jabatan Guru sudah diisi, maka Guru tersebut akan masuk dalam Daftar Guru di (3.3.1) Daftar Guru.

(Gbr. Daftar Guru) Catatan : Daftar Riwayat Jabatan WAJIB untuk diisi, Guru yang riwayat jabatannya belum diisi keberadaannya belum diakui oleh PAS SMK. Cetak Daftar Guru di Sub Modul (3.3.1) Daftar Guru tidak tampil. Untuk riwayat jabatan Kepala Sekolah, Jabatan Pegawai harus dipilih Kepala Sekolah. Penetapan riwayat jabatan Kepala Sekolah berkaitan dengan ditampilkannya identitas Kepala Sekolah di beberapa cetak laporan PAS, contohnya di cetak LISM individu Sekolah (2.4) Cetak LISM. e. Penataran

Diisi dengan data penataran yang pernah diikuti oleh Guru/Kepala Sekolah. Untuk mengisi data penataran. Caranya masuk ke modul (3.1.1) Data awal guru. Klik tab Penataran dibawah, lalu Klik tombol Tambah Data untuk mulai menambahkan data baru, muncul dialog form dengan field yang harus dientri terutama field dengan text merah. entrikan data-data yang sesuai pada field yang telah tersedia. Klik tombol Simpan untuk melakukan penyimpanan.

Sedangkan untuk mengubahnya, pada datalist klik link edit, muncul dialog form dengan field telah terisi data, ubah data yang muncul dengan data yang sesuai klik tombol Simpan untuk menyimpannya kembali. Untuk menghapus data, pada datalist kolom aksi klik link Hapus.

(Gbr. Penataran Data Awal Guru) f. Riwayat Mengajar

Diisi data riwayat mengajar dari Guru yang bersangkutan. Untuk mengisi data Riwayat Mengajar. Caranya masuk ke modul (3.1.1) Data awal guru. Klik tab Riwayat Mengajar dibawah, lalu Klik tombol Tambah Data untuk mulai menambahkan data baru, muncul dialog form dengan field yang harus dientri terutama field dengan text merah. entrikan data-data yang sesuai pada field yang telah tersedia. Klik tombol Simpan untuk melakukan penyimpanan. Sedangkan untuk mengubahnya, pada datalist klik link edit, muncul dialog form dengan field telah terisi data, ubah data yang muncul dengan data yang sesuai klik tombol Simpan untuk menyimpannya kembali. Untuk menghapus data, pada datalist kolom aksi klik link Hapus.

(Gbr. Riwayat Mengajar Data Awal Guru) Catatan :

Data-data Guru akan menjadi input untuk Sub Modul (1.3.1.5) Rombel, (1.3.2.1) Penugasan Guru Mengajar, (1.3.2.2) Jadwal Pelajaran. Juga data acuan untuk laporan PAS : Cetak LISM (2.4), (2.4.2) Individu Guru, (2.5) Cetak Profil Sekolah), (6.3.4) Cetak Rapot dan macam-macam laporan kepegawaian dalam sub modul (3.3) Cetak Laporan Kepegawaian. 2. Sub Modul (3.1.2) Data Awal Tenaga Administrasi

Klik Sub Modul (3.1) Pembentukan data awal >> (3.1.2) Data Awal Tenaga Administrasi. Cara pengisiannya Klik tombol Tambah Data untuk mulai menambahkan data baru, entrikan data-data yang sesuai pada field yang telah tersedia. Terutama field dengan tulisan berwarna merah maka wajib diisi. Klik tombol Simpan Data untuk melakukan penyimpanan. Sedangkan untuk melakukan pengeditan dengan kondisi field telah terisi, ubahlah datadata yang terisi yang tidak sesuai, kemudian klik tombol Edit Simpan untuk mengubah dan menyimpan data tersebut. Entrikan terlebih dahulu Biodata Kepala TU baru biodata Tenaga Administrasi yang lain sesuai urutan yang sudah dibuat. Setelah proses penyimpanan berhasil klik Tambah Data lagi jika ingin menambahkan data baru.

(Gbr. Biodata Tenaga Administrasi)

Untuk pengisian data di sub modul Keluarga, Pendidikan Formal, Riwayat Pangkat, Riwayat Jabatan dan Penataran untuk Tenaga Administrasi tata caranya sama dengan pengisian di Data Awal Guru. Catatan : Data Tenaga Administrasi akan menjadi data acuan untuk laporan PAS : Cetak LISM Sub Modul (2.4) Cetak LISM, (2.5) Cetak Profil Guru, dan macam-macam laporan kepegawaian dalam sub modul (3.3) Cetak Laporan Kepegawaian.

Entri Manual Sub Modul (3.2) Pemeliharaan Data Induk Sub Modul (3.2.1) Guru Aktif Berfungsi untuk mengubah status keaktifan dari Guru. Tanda Checklist menandakan Guru Aktif, Apabila ada Guru yang pension atau pindah maka status keaktifannya yang di-non aktifkan. Caranya : klik menu (03) Administrasi Kepegawaian >> Sub Modul (3.2) Pemeliharaan Data Induk >> (3.2.1) Guru Aktif. Hilangkan tanda checklist di kolom Aktif pada record Guru yang pension/pindah, klik pada checkbox, setelah tanda checklist hilang >> klik tombol Edit Simpan. Jadi Guru yang pensiun atau pindah data-datanya masih tetap tersimpan / ada di sub modul (3.1.1) Data Awal Guru, tetapi sudah tidak lagi akrif di system. Hal ini ditandai dengan hilangnya data guru yang pensiun/pindah data daftar guru di sub modul (3.1.1) Daftar Guru Aktif.

(Gbr. Guru Aktif)

Sub Modul (3.1.2) Tenaga Administrasi Aktif Berfungsi untuk mengubah status keaktifan dari Tenaga Administrasi. Tata cara menon-aktifkan Tenaga Administrasi sama dengan menon-aktifkan Guru seperti yang sudah dijelaskan diatas.

Entri Manual Sub Modul (3.1.2) Guru Portofolio atau (3.1.4) Staff Portofolio Sub Modul (3.1.2)/(3.1.4) , dibedakan berdasarkan fungsi guru dan staff. Isi tab mulai dari tab Karya Tulis, Pengembangan Profesi, Penghargaan, Kesejahteraan dan Pelindungan, Beasiswa, Penulisan Buku, Studi Banding, Diklat, Tes Bahasa, Info Tunjangan.

Sub Modul (3.3.8) Pegawai Pensiun Pegawai yang status keaktifannya di non aktifkan, datanya akan masuk di sub modul (3.3.8) Pegawai Pensiun Catatan : Data Guru yang tersimpan di dalam database PAS tidak dapat dihapus Perlakuan Guru yang pensiun atau pindah statusnya di nonaktifkan. Guru dengan status non aktif, data-datanya tetap ada Sub Modul (3.1.1) Data Awal Guru. Tetapi di hapus dari daftar Guru di Sub Modul (3.3.1) Daftar Guru.

Sub Modul (3.4.1) Kebutuhan Guru Berfungsi mencatat kebutuhan Guru per mata pelajaran. Caranya : klik Sub Modul (3.4) Data Lain >> (3.4.1) Kebutuhan Guru >> klik tombol Tambah Data, isi field yang tersedia dengan data yang sesuai. Setelah selesai mengisi klik tombol Simpan Data.

(Gbr. Kebutuhan Guru)

Data yang diisikan di Sub Modul ini menjadi input Cetak Laporan Kepegawaian di Sub Modul (3.3.7) Kebutuhan Guru

(Gbr. Laporan Kebutuhan Guru) Output data kepegawaian dapat dilihat di Sub Modul (3.3) Cetak Laporan

Kepegawaian. Adapun beberapa laporan kepegawaian seperti berikut :

(Gbr. Sub Modul Cetak Laporan Kepegawain)

(Gbr. Macam-macam laporan kepegawaian)

BAB 6 ENTRI DATA UNTUK CETAK E-FOURMULIR DATA SISWA APLIKASI PAS-SMK Tahap demi tahap entri data untuk mencetak E-Formulir Data Siswa. Sub Modul (1.2.3.2) Sekolah Setingkat Sub Modul ini berisi data SMA/SMK se-Kabupaten/Kota setempat. Data Sekolah setingkat diperlukan sebagai data referensi ketika ada siswa yang pindah ke SMA/SMK lain. Salah satu data yang dibutuhkan adalah record SMA/SMK tujuan bagi siswa yang akan pindah dan record asal SMA/SMk bagi siswa pindahan. Entrikan data sekolah setingkat yang se-kabupaten/kota setempat. Dengan cara Klik tombol Tambah Data, isikan data pada field yang tersedia yang muncul pada dialog form, pastikan field dengan warna merah terisi, klik tombol Simpan untuk melakukan penyimpanan. Untuk mengedit data pada datalist klik link Edit lalu ubahlah data yang muncul di field dialog yang muncul, klik tombol Simpan untuk menyimpannya kembali. Sedangkan, untuk menghapus data didatalist klik link Hapus.

(Gbr. Sekolah Setingkat) Sub Modul ini berhubungan dengan biodata siswa pindahan di Sub Modul (5.2.1) Data Siswa >> Data Pindah Sekolah.

Sub Modul (1.2.3.3) Penyakit Diisi dengan macam-macam penyakit yang diderita oleh siswa. Data penyakit adalah acuan data Riwayat sakit dari siswa sebagai kelengkapan Biodata Siswa.

(Gbr. Penyakit) Berhubungan dengan Sub Modul (5.1.1) Data Awal Siswa Baru >> Riwayat Sakit.

Sub Modul (1.2.3.4) Hobi Diisi dengan macam-macam jenis hobi dari siswa. Hobi siswa digolongkan kedalam beberapa kelompok yaitu : Seni, Olah Raga, dan Organisasi. Cara pengisian : klik link Lihat pada kelompok hoby yang diinginkan. Lalu pada tab Referensi Hoby : Jenis Hoby klik tombol Tambah Data, isikan data pada field yang tersedia yang muncul pada dialog form, pastikan field dengan warna merah terisi, klik tombol Simpan untuk melakukan penyimpanan. Untuk mengedit data pada datalist klik link Edit lalu ubahlah data yang muncul di field dialog yang muncul, klik tombol Simpan untuk menyimpannya kembali. Sedangkan, untuk menghapus data didatalist klik link Hapus.

(Gbr. Hobi) Apabila Hobi siswa tidak dapat dimasukkan ke dalam Kelompok Hobi yang sudah ada, maka dimasukkan ke dalam Kelompok Hobi Lain-lain. Caranya : klik link Lihat pada record Lain-lain >> Klik tombol Tambah Data pada tab dibawahnya >> pada dialog form yang muncul isi semua field >> klik tombol Simpan untuk menyimpan data. Sub Modul ini berhubungan dengan Sub Modul (5.1.1) Data Awal Siswa Baru >> Hobi. Sub Modul (1.2.3.5) Pekerjaan Orang Tua Berisi data referensi untuk jenis profesi/pekerjaan orang tua siswa yang dikelompokkan berdasarkan golongannya. Jenis pekerjaan yang belum ada dapat ditambahkan di poin Lain-lain.

(Gbr. Pekerjaan Orang Tua) Cara untuk menambahkannya : klik link Lihat pada record Lain-lain >> Klik tombol Tambah Data pada tab dibawahnya >> pada dialog form yang muncul isi semua field >> klik tombol Simpan untuk menyimpan data. Sub Modul ini berhubungan dengan Sub Modul (5.1.1) Data Awal Siswa Baru >> Data Ayah/Ibu/Wali. Catatan : Data mengenai Penyakit, Hobi dan Pekerjaan Orang Tua adalah data pendukung / pelengkap Biodata Siswa dan Biodata Calon Siswa. ENTRI DATA KESISWAAN APLIKASI PAS-SMK Selanjutnya pengisian data-data kepegawaian, buka modul PAS (05). Administrasi

Kepegawaian.

(Gbr. Menu Sub Modul 05 Administrasi Siswa dan Alumni) Modul (05) Administrasi Siswa dan Alumni, mencakup data siswa maupun data alumni sekolah. Siswa yang aktif, ataupun cuti/putus sekolah. Pengisian data kesiswaan ke dalam database PAS dapat dilakukan dengan tiga cara : d. e. f. Catatan : Mengenai penjelasan atau maksud dari 3 cara diatas silahkan kembali baca BAB 3. Silahkan sekolah memilih cara yang akan dipakai dalam mengisikan data ke dalam database PAS disesuaikan dengan kondisi di sekolah. Entri Manual Sub Modul (5.1) Pembentukan Data Awal 3. Sub Modul (5.1.1) Data Awal Siswa Baru Klik Sub Modul (5.1) Pembentukan data awal >> (5.1.1) Data awal siswa baru. Cara pengisiannya Klik tombol Tambah Data untuk mulai menambahkan data baru, entrikan data-data yang sesuai pada field yang telah tersedia. Terutama field dengan tulisan berwarna merah maka wajib diisi. Klik tombol Simpan Data untuk melakukan penyimpanan. Entri Manual Impor Data Gabungan Entri Manual dan Impor Data

Sedangkan untuk melakukan pengeditan dengan kondisi field telah terisi, ubahlah datadata yang terisi yang tidak sesuai, kemudian klik tombol Edit Simpan untuk mengubah dan menyimpan data tersebut. Setelah proses penyimpanan berhasil klik Tambah Data lagi jika ingin menambahkan data baru.

(Gbr. Biodata SIswa) Setelah mengisi biodata utama, selanjutnya mengisi data-data pendukung Biodata Guru yaitu Data Keluarga (Ayah, Ibu, Wali) , Data STTB, Data Hobi Seni, Data Hobi Olahraga, Data Hobi Organisasi, Data Hobi Lain dan Riwayat Sakit. Untuk Melakukan transaksional data siswa cuti, siswa pindah sekolah, siswa putus sekolah berada pada modul (5.2) Pemeliharaan Data Induk > (5.2.1) Data Siswa. Untuk melihat cetak e-formulir data siswa bisa dilihat pada modul (5.3) Cetak Laporan Siswa > (5.3.2) Buku Induk Siswa.

Untuk Saat Ini, Panduan Singkat PAS SMK dicukupkan. Perubahan sesuai dengan pengembangan selanjutnya.