1

PENGANTAR MANAJEMEN PERPUSTAKAAN Oleh Jamridafrizal,S.Ag.S.S.M.Hum 1. MENGAPA PERLU BELAJAR TEORI MANAJEMEN
Teori adalah perspektif yang dipergunakan oleh manusia untuk membuat dunia pengalamannya masuk akal.secara formal, sebuah teori adalah sekelompok asumsi yang erat berkaitan, dikemukakan untuk menjelaskan hubungan antara dua fakta atau lebih yang dapat diamati.Teori diperlukan sebab Pertama, teori memberikan fokus yang mantap untuk memahami apa yang kita alami. Sebuah teori menyediakan kriteria untuk menentukan apa yang relevan Kedua, teori mempermudah kita berkomunikasi dengan efisien dan dengan demikian bergerak ke arah yang semakin lama semakin kompleks dengan orang lain Ketiga,teori membuat kita untuk terus belajar mengenai dunia kita Manajemen adalah kebiasaan yang dilakukan secara sadar dan terus menerus dalam membentuk organisasi. Semua organisasi mempunyai orang yang bertanggung jawab terhadap organisasi dalam mencapai sasarannya. Orang ini disebut manejer. Para manejer mungkin lebih menonjol dalam beberapa organisasi dari pada yang lain, tetapi tanpa manajemen yang efektif , kemungkinan besar organisasi akan gagal

2.

PENGERTIAN MANAJEMEN
Menurut Stephen P.Robbin dan David A. De Cenzo dalam bukunya Fundamentals of managemen:essential concepts and application Management dapat diartikanm The process of getting thing done, effectively and efficiently,through and with other people ( meminta seseorang untuk melakukan sesuatu secara efektif dan efesien ) Selanjutnya Istilah process diatas merupakan aktivitas utama menager. Dalam istilah manajemen disebut dengan fungsi manajemen. Adapun Fungsi Manajemen : Planning, organizing, leading, controlling. Proses adalah cara sistematis yang sudah ditetap dalam melakukan kegiatan. Kita merujuk pada manajemen sebagai suatu proses untuk menekankan bahwa semua manajer, tidak peduli bakat atau keterampilan tertentu mereka, terlibat dalam aktivitasyang saling terkait untuk mencapai sasaran yang mereka inginkan. Dalam bagian akhir sub bab ini, secara singkat kita akan menguraikan keempat aktivitas manajemen yang utama tersebut dan bagaimana semuanya itu melibatkan hubungan dan waktu Adapun kata Effeciently yang merupakan kata sifat dari Effeciency berarti melakukan pekerjaan dengan benar. Ini menunjukan hubungan antara input (masukan) dan outputs (hasil ). Berkaitan dengan memenimalkan sumberdaya biaya. Dengan biaya yang sedikit dengan hasil yang banyak. Sedangkan kata effectively ( Effectiveness) berarti melakukan pekerjaan(tugas) yang benar. Dalam suatu organisasi diterjemahkan dalam pencapaian tujuan ( goal attainment).Effectiveness dan effeciency berhubungan dengan apa yang dilakukan oleh manajer dan bagaimana mereka melakukan hal tersebut Sejak akhir kesembilan belas, biasanya manajemen definisikan dalam empat fungsi specifik dari manajer, yaitu merencanakan ,mengorganisasikan,

memimpin dan mengendalikan.walaupun kerangka kerja ini masih terus di teliti, pada umum masih diterima. Jikab kita dapat mengatakan bahwa manajemen merupakan proses membuat perencanaan, mengorganisasikan, memimpin dan memgendalikan, berbagai usaha dari anggota organisasi dan menggunakan semua sumber daya organisasi untuk mencapai sasaran. Luther Gulick memperkenalkan istilah yang terkenal dalam dunia fungsi manajemen yaitu POSDCORB, singkatan dari : Planning, Organizing,Staffing,Directing, Coordinating,Reporting dan Budgetting. Selanjutnya Stoner James, AF mengemukakan fungsi utama manajemen yaitu Planning, organizing, leading, controlling.

3.

FUNGSI UTAMA MANAJEMEN A. MERENCANAKAN ( PLANNING)

Planning meliputi penentuan tujuan,membangun strategi, dan pengembangan rencana-rencana untuk mengkoordinir kegiatan. Perencanaan adalah proses untuk membawa suatu organisasi kearah yang diinginkan dalam suatu periode tertentu dengan tindakan-tindakan yang telah ditetapkan terlebih dahulu. Perencanaan yang disusun haruslah masuk akal; bisa dikerjakan (Accountable) dan bisa diadaptasikan dengan keadaan lingkungan yang dinamis; terus-menerus berubah di masa yang akan datang (flexible). a. Pentingnya perencanaan Selain itu, perencanaan juga harus dievaluasi secara periodek (mis. setiap tahun). Hal tersebut untuk mengethaui apakah perencanaan yang telah ditetapkan sebelumnya perlu direvisi ataukah tidak. Merencanakan juga mengandung arti bahwa manajer memikirkan dengan matang terlebih dahulu sasaran dari tindakan serta tindakan mereka berdasarkan beberapa metode, rencana, atau logika dan bukan berdasarkan perasaan. Rencana mengarahkan tujuan organisasi dan menetapkan prosedur terbaik untuk mencapainya. Disamping itu, rencna merupakan pedoman untuk (1) organisasi memperoleh dan menggunakan sumber daya yang diperlukan untuk mencapai tujuan; (2) anggota organisasi melaksanakan aktivitas yang konsisten dengan tujuan dan prosedur yang sudah ditetapkan; dan (3) memonitor dan mengukur kemajuan untuk mancapai tujuan, sehingga tindakan korektif dapat diambil bila kemajuan tidak memuaskan. Langkah pertama dalam merencanakan adalah memilih sasaran organisasi. Kemudian sasaran ditetapkanuntuk seriap subunit organisasi- divise, departement, dan sebagainya. Setelah semua ini ditetapkan, progrm ditentukan untuk mencapai sasaran dengan cara sistematik. Tentu saja, dalam memilih tujuan dan program pengembangan, manajer puncak mempertimbangkan apakah semuanya layak dan dapat diterima oleh manajer organisasi beserta dengan semua karyawan. Rencana yang dibuat oleh manajemen puncak demi tanggung jawab organisasi secara keseluruhan mungkin mencakup periode sampai lima atau sepuluh tahun. Dalam sebuah organisasi yang besar, misalnya perusahaan energi multinasional seperti British Petroleum, rencana itu dapat menyangkut komitmen bernilai milliaran dollar. Sebaliknya, merencankan bagian- bagian

tertentu dari organisasi mencakup periode yang jauh lebih pendek. Misalnya, rencana yang akan di kerjakan esok hari, atau rapat selama dua pukul yang akan diselenggarakan mingggu depan.

b.

Langkah Awal Perencanaan Menurut Yayat M.Herujito dalam membuat suatu perencanaan terlebih dahulu harus dicari jawaban dari pertanyaan berikut; 1.) Apakah yang harus dikerjakan ( what) ? 2.) Mengapa direncanakan ( Why) ? 3.) Siapa yang harus mengerjakan ( who) ? 4.) Kapan harus dikerjakan ( when) ? 5.) Di mana harus dikerjakan ( Where) ? 6.) Bagaimana harus menegerjakannya ( How) ? Keputusan yang didasarkan pada kelima bentuk pertanyaan tersebut adalah untuk memperoleh pelaksanaan yang ekonomis dan memudahkan pengawasan. Oleh karena itu, pertanyaan serupa (5W+ 1H) harus dipertanyakan dan dijawab dalam semua unsur dana, tenaga, dan waktu.

c.

Empat Langkah Dasar perencanaan Stoner James , AF(2002 ) merumuskan empat langkah perencanaan

Langkah I Menetapka n Tujuan

Langkah 2
Mendefeni si kan situasi sekarang

Langkah 3 Identifikasi Hal 2 yang membantu dan

Langkah 4
Mengemb angkan seperangk at tindakan

TUJUA N

1.) Perencanaan harus menetapkan apa yang dibutuhkan atau diinginkan oleh suatu organisasi atau subunit sehingga sumber daya organisasi tidak terpencar dan dapat dipergunakan secara efektif dan efisien 2.) Mendefenisikan situasi saat ini, informasi keadaan organisasi saat ini tentang berapa jauhkan jarak organsiasi dari sasarannya, sumber daya yang dimiliki, data keuangan dan statistik harus dirumuskan sehingga langkah selanjutnya dapat dilakukan dengan lancar 3.) Mengidentifikasi hal hal yang membantu dan menghambat tujuan. Dengan menganalisis faktor2 eksternal dan internal organisasi dapat diketahui faktor-faktor yang membantu pencapaian tujuan dan yang menimbulkan masalah 4.) Mengembangkan rencana atau tindakan untuk mencapai tujuan.Langkah ini melibatkan berbagai alternatif arah tindakan untuk mencapai sasaran, mengevaluasi alternatif-alternatif yang ada dan memilih yang paling sesuai Disamping perlu perencanaan, namun juga ada yang berpendapat ( Stephen P.Robbin dan David A. De Cenzo) bahwa perencanaan dapat menimbulkan beberapa hal : 1.) Perencanaan menciptikan kekakuan (rigidity) 2.) Rencana tidak dapat dikembangkan pada suatu lingkungan yang dinamis 3.) Perencaan formal tidak dapat menggantikan intuisi dan kreativitas

4.) Perencaan menyita perhatian manager terhadap persaingan sekarang bukan terhadap keberlangsungan hidup masa mendatang 5.) Perencanaan formal menguatkan kesuksesan, yang membawa pada kegagalan

d.

Hambatan Terhadap Perencanaan Tugas merencanakan sesuatu sering tidak bisa dijalankan dengan baik sehingga perencanaan itu tidak tepat. Selain itu, sering pula pelaksanaan pekerjaan tidak sesuai dengan yang direncanakan. Keadaan yang demikian itu disebabkan: 1) Para perencanaan tidak cakap untuk melihat ke muka dengan tepat; 2) Kewenangan- kewenangan atau kekuasaan- kekuasaan tidak jelas, samarsamar sehinggga pelaksanaan bertindak ragu- ragu, atau kekuasaan dan kewenangan itu tidak cukup besar dan luas untuk mengerjakan tugasnya; 3) Angggaran yang diberikan tidak cukup untuk melaksanakan pekerjaan, karena itu juga tidak sesuai dengan rencana anggaran dalam perencanaan; 4) Tidak ada bantuan penduduk dan tidak ada moral support, umpamanya sesuatu rencana yang diterima dengan ingin dioleh masyarakat ketika rencana itu akan dikerjakan. Terlebih buruk bila sesuatu rencana disambut dengan protes masyarakat. Dalam keadaan demikian andaikata rencana itu dipaksakan dan diteruskan, maka menimbulkan ketegangan- ketegangan yang akan meletus dalam bentuk kerusuhan yang sukar diatasi. Menurut Stoner James, A.F. (1988) ada dua jenis hambataan utama terhadap pengembangaan rencana yang efektif. Pertama, adalah perlawanan internal para calon perencanaan terhadap penetapan sasaran dan penyusunan rencana untuk mencapainya. Dengan kata lain, adanya keengganan untuk menetapkan sasaran. Kedua, yang terdapat di luar perencanaan, yaitu keenggganan dan menolak rencana yang membawa perubahan dalam organisasi. Ada sejumlah alasan sehinggga seorang manajer merasa enggan atau sama sekali gagal menetapkan sasaran: (1) Keengganan untuk mengerbankan sasaran alternatif; (2) Ketakutan terhadap kegagalan ; (3) Kurang pengetahuan tentang lingkungan ; (4) Kurang kepercayaan diri. Sebaliknya, alasan untuk menolak rencana yang membawa perubahan adalah : (1) Ketidakpastian mengenali sebab dab akibat dari perubahan; (2) Ketidakpastian melepaskan manfaat yang ada sekarang; (3) Ada beberapa kelemahan dalam usulan perubahan tersebut.

e.

Cara Mengatasi Hambatan Hambatan penolakan terhadap perubahan dapat diatasi seorang manajer denganmengikuti sejumlah cara berikut ini. 1.) Melibatkan para pegawai, terutama mereka yang terkena pengaruh dalam proses perencanaan. 2.) Memberikan banyak informasi kepada para pegawai tentang rencana dan kemungkinan akibat- akibatnya sehinggga mereka memahami perlunya perubahan, manfaat yang di harapkandan apa yang diperlukan untuk pelaksanaan yang efektif.

3.) 4.)

Mengembang suatu pola perencanaan dan penerapan yang efektif, suatu track record yang berhasi mendorong kepercayaan kepada para pembuat rencna serta menyebabkan rencana baru tersebut diterima. Menyadari dampak dari perubahan- perubahan yang diusulkan terhadap para anggota organisasi dan memperkecil gangguan yang tidak perlu. Misalnya perkenalan dari suatu proses paprik yang baru mengakibkan pemberhentian be beberapa pegawai dalam waktu yang lama.perubahan yang demikian menimbulkan kecurigaan dan pertentangan. Dalam hal ini, jaminan kerja bagi para pegawai merupakan langkah untuk menghilangkan kecurigaan tersebut. Perencanaan di perpustakaan

f.

Salah satu tugas kepala perpustakaan ialah membuat perencanaan. Perpustakaan sebagai organisasi nirlaba ( tidak mencari laba) juga mempunyai kegiatan perencanaan yang hampir sama dengan kegiatan perencaan pada organisasi laba. Pentingnya Perencanaan Bagi Perpustakaan .Kenapa perencanaan perlu ? Menurut Robert Stuert dalam bukunya Library and information center management mengemukakan alasan perlunya perencanaan 1) Menentukan arah dan kerangka kerja perpustakaan dan kegiatan layanan informasi yang gilirannya akan memandu dalam membuat keputusan dan pemecahan masalah 2) Meningkatkan layanan perpustakaan, operasional, dan kontrol fiskal melalui aplikasi teknologi komputer dan sains manajemen untuk prosedur perpustakaan 3) Menjamin perkembangan layanan dan sumber-sumber informasi yang rasional dan efektif dalam perencanaan dalam konteks perencanaan kegiatan akademik universitas 4) Memungkinkan antisipasi kebutuhan-kebutuhan sumber daya yang akan datang untuk layanan informasi dengan membangun perencanaan yang didasarkan pada keputusan keputusan sekarang 5) melibatan keahlian dan pengalaman universitas dan staff perpustakaan kedalam proses perencanaan B. MENGORGANISASIKAN /PENGORGANISASIAN (ORGANIZING) a. Pengertian Mengoganisasikan adalah proses mengatur dan mengalokasikan pekerjaan, wewenang, dan sumber daya di antara anggota organisasi, sehingga mereka dapat mencapai sasaran organisasi. Mengorganisasikan meliputi menentuan tugas apa yang akan dikerjakan, siapa yang akan melakukannya, bagaimana pekerjaan tersebut dikelompokkan , siapa yang melapor pada siapa, dan dimana keputusan akan dibuat Selanjutnya mengorganisasikan juga mencakup proses manajerial yang berkelanjutan. Strategi dapat berubah, lingkungan organisasi dapat berubah, dan fektivitas serta efisiensi aktivitas organisasi tidak selalui sesuia dengan kehendak manajer.Apakah membentuk organisasi baru, menambal sulam dengan irganisasi yang sudah ada, atau secara radikal mengganti pola hubungan dalam suatu organisasi, manajer mengambil empat langkah mendasar ketika mereka mulai membuat keputusan mengenai

pengorganisasian. Empat langkah mendasar ini disebut dengan LangkahLangkap Pokok proses Mengorganisasikan

b. Langkah- Langkah Pokok proses dalam Mengorganisasikan 1) Membagi seluruh beban pekerjaan menjadi banyak tugas yang secara wajar
dan nyaman dapat dilaksanakan oleh individu atau kelompok. Hal ini disebut pembagian pekerjaan. 2) Menggabungkan tugas secara logis dan efisien. Pengelompokan karyawan dan tugas biasanya disebut departementalisasi. 3) Menetapkan siapa yang membei laporan kepada siapa dalam organosasi. Hubungan departemen ini menghasilkan hierarki organisasi. 4) Menetapkan mekanisme yang menyatukan aktivitas departemental menjadi suatu kesatuan dan memonitor keefektifan inyegrasi tersebut. Proses ini disebut koordinasi. Sasaran yang berbeda memerlukan struktur yang berbeda pula. Sebuah organisasi yang bertujuan untuk mengembangkan perangkat lunak, misalnya, memerlukan struktur yang berbeda dari pabrik blue jeans. Menghasilkan produk standar seperti blue jeans memerlukan teknik perakitan yang efisien, sedangkan menghasilkan perangkat lunak perlu mengorganisasikan tim profesional seperti analisis sistem dan programmer.walaupun para profesional ini harus berintekrasi secara efektif, mereka tidak dapat dior- ganisasikan seperti pekerja ini perakitan. Jadi, para manajer harus menyesuaikan struktur organisasi dengan sasaran dan sumber dayanya, sebuah proses yang disebut desain organisasi. Hubungan dan waktu adalah sentral untuk mengorganisasikan aktivitas. Pengorganisasian menghasilkan struktur hubungan dalam sebuah organisasi, dan lewat hubungan terstruktur ini rencana masa depan akan tercapai. Misalnya mengkoordinasikan pekerjaan orang banyak membuat struktur waktu dalam mengorganisasikan proses produksi untuk buku Ponkonvsky. Aspek lain dari hubungan yang merupakan bagian dan mengorganisasikan adalah mencari orang- orang baru untuk menggabungkan struktur hubungan. Upaya ini disebut mencari staf ( staffing ).

c. Mengorganisasikan (Orginizing ) di perpustakaan

Mengorganisasikan berarti menyusun struktur kekuasaan formal, dengan batasan jelas dan dikoordinisasi untuk mencapai objek tertentu. Objek ini dicapai dengan gabungan usaha berbagai specialis dalam organisasi. Menyangkut perpustakaan, pola organisasi perpustakaan berbeda antara satu perpustakan dengan perpustakka lain tergantung pada tujuan perpustakaan, sifat pemakai, jenis staf perpustakaan, jenis dokumen yang ditangani misalnya buku berbeda dengan peta, keuangan, gedung perpustakaan, sikap pimpinan terhadap perpustakaan, pandangan hidup kepala perpustakaan, dan sebagainya. Dalam pemilihan pola organisasi perpustakaan, biasanya di pilih antara administrasi dan jasa terpusat ( sentralisasi ) dengan tersebar (desentralisasi) d. Desain Organisasi Dan Struktur Organisasi Sebuah organisasi adalah pola hubungan banyak hubungan yang saling terjalin secara simultan- yang menjadi jalan bagi orang, dengan pengarahan dari manajer, untuk mencapai sasaran bersam. Sasaran ini merupakan hasil

dari proses pembuatan keputusan yang kami perkenalkan kepada anda sebagai perencanaan. Sasaran yang dikembangkan oleh manajer lewat perencanaan biasanya ambisius, jangkauannya jauh, dan bagian akhirnya bersifat terbuka. Manajer ingin memastikan bahwa organisasi mereka dapat bertahan untuk jangka waktu yang lama. Anggota sebuah organisasi memerlukan kerangka kerja yang stabil dan dapat dipahami, yang menjadi landasan mereka bekerja sama ke arah sasaran organisasi. Proses manajerial dari pengorganisasian termasuk pembuatan keputusan mengenai penciptaan kerangka kerja semacam ini sehingga organisasi tersebut dapat bertahan dari keadaan yang baik pada masa kini hingga masa depan. Langkah pertama yang amat penting dalam pengorganisasian ini, yang secara wajar dilakukan sesudah perencanan, adalah proses mendasain organisasi. Pola hubungan spesifik yang diciptakan manajer dalam proses ini disebut struktur organisasi. Struktur organisasi adalah suatu kerangka kerja yang dipikirkan oleh manajer untuk membagi- bagi dan mengkoordinasikan aktivitas anggota suatu organisasi.Karena strategi dan lingkungan sekitar berbeda dari suatu organisasi ke organisasi lain,terdapat berbagai kemungkinan struktur organisasi. Membuat keputusan mengenai struktur desain organisasi e. Desain Organisasi Dan Struktur Organisasi Perpustakaan Diperguruan Tinggi,desain dan struktur organisasi berdasarkan statuta perguruan tinggi tersebut. Bila ada perubahan struktur diluar statu lembaga maka dilakukan oleh pimpinan universitas yang disetujui oleh senat universitas.Desain dan struktur organisasi dibuat berdasarkan kebutuhan perpustakaan. Yang dimaksud dengan kebutuhan disini adalah banyaknya pengguna yang dilayani dan jenis jasa yang dilayankan. Semakin banyak pengguna dan layanan yang diberikan maka disain dan struktur organisasi juga semakin membesar. Disamping itu aspek lain yang harus diperhitungkan adalah teknologi yang mendukung kegiatan perpustakaan. Semakin maju teknologi yang digunakan untuk membantu pekerjaan semakin ramping pulalah struktur organisasi perpustakaan, namun semua ini sangat tergantung dengang man behind the machine Contoh : struktur oranisasi perpustakaan IAIN SMHBanten Serang
KEPALA PERPUSTAKAAN

STAFF PELAKSANA

STAFF PELAKSANA

STAFF PELAKSANA

C. KEPEMIMPINAN ( LEADING ) Memimpin itu meliputi mengarahkan, mempengaruhi, dan memotivasi karyawan untuk malaksanakan tugas yang penting. Hubungan dan waktu bersifat sentral untuk kegiatan memimpin. Sebenarnya, memimpin menyentuh hubungan menajer dengan setiap orang yang bekerja dengan mereka. Para

manajer mamimpin untuk membujuk orang lain supaya mau bergabung dengan mereka dalam mengerja masa depan yang muncul dari langkah yang merencanakan dan mengorganisasikan. Dengan menciptakan suasana yang tepat, manajer membantu para karyawannya untuk bekerja sebaik mungkin a. Definisi Dalam surveinya mengenai teori dan penelitian kepemimpinan. Ralph M. Stogdill mengemukakan bahwa terdapat definisi mengenai kepemimpin yang berbeda hampir sebanyak orang berusaha mendefinisikan konsep tersebut. Kami akan mendefinisikan kepemimpinan manajerial sebagai proses mengarahkan dan mempengaruhi aktivitas yang berkaitan dengan tugas dari anggota kelompok. Ada Empat Implikasi penting dalam definisi kita ini. Pertama, kepemimpinan melibatkan oranmg lain- karyawan atau pengikut. Dengan kemauan mereka menerima pengarahan dari pemimpin, anggota kelompok membantu mendefinisikan status pemimpin dan membuat proses kepemimpinan menjadi mungkin; tanpa orang yang di pimpin, semua mutu kepemimpinan dari seorang manajer menjadi tadak relevan Kedua, kepemimpinan melibatkan distribusi kekuasaan yang tidak merats antara pemimpin dan anggota kelompok. Anggota kelompok bukannya tanpa kekuasaan; mereka dapat dan membentuk aktivitas kelompok dengan berbagai cara. Sekealipun demikian, pemimpin biasanya mempunyai kekuasaan lebih besar. Ketiga, kemimpinan adalah kemampuan menggunakan berbagai bentuk kekuasaan untuk mempengaruhi tingkah laku pengikut dengan berbagai caa. Sebenarnya, pemimpin telah mempengaruhi prajurit untuk membunuh dan pemimpin telah mempengaruhi karyawan untuk melakukan pngorbanan pribadi demi kebaikan perusahaan. Kekuasaan mempengaruhi membawa kita ke aspek keempat dari kepemimpinan. Keempat, kepemimpinan menggabungkan tiga aspek pertama dan mengakui bahwa kepemimpinan adalah mengenai nilai. James McGregor Burns mengatakan bahwa pemimpin yang megnabaikan komponen moral kepemimpinan mungkin dalam sejarah dikenang sebagai penjahat, atau lebih jelek lgi. Kepemimpinan moral menyangkut nilai-nilai dan persyaratan bahwa para pengikut diberi cukup pengetahuan mengenai alternatif agar dapat membuat pilihan yang telah dipertimbangkan kalau tiba saatnya memberikan respons pada usulan pemimpin untuk memimpin. Seperti dicatat oleh ahli etika Michael Josepshon mengatakan, kita tidak belajat etika dari orang yang menyampaikan khotbah atau berbicara mengenai moral atau mencoba mengajari etika; kita belajar etika dari orang yang kita kagumi dan hargai, yang mempunyai kekuasaan atas kita. Mereka benar-benar guru etika....Perlu untuk menguatkan ideal, jika mereka tulus. Sangat penting bagi pemimpin dan model peran, apakah mereka figur olahragawan atau politisi, untuk membuat pernyatan positif mengenai etika, bila mereka tidak berpura-pura.

b. Pentingnya kepemimpinan
Perlu dicatat bahwa walaupun kepemimpinan berkaitan amat erat dengan manajemen, namun kepemimpinan dan manajemen bukan konsep yang sama. Untuk memperjelas perbedaan ini, pengarang kepemimpinan Warren Bennis mangatakan bahwa kebanyakan organisasi terlalu banyak dikelola (overmanaged) dan terlalu sedikit dipimpin (underled). Seseorang dapat menjadi manajer yang efektif tetapi kurang dalam keterampilan membangkitkan motivasi dari seorang pemimpin. Orang lain dapat menjadi pemimpin yang efektif terampil dalam membangkitkan antusias dan

kesetiaan tetapi kurang dalam keterampilan manajerial untuk menyalurkan energi yang mereka timbulkan dalam diri orang lain. Dengan tantangn keterlibatan dinamis dalam dunia organisasi masa kini, banyak organisasi memberi hadiah kepada manajer yang juga mempunyai keterampilan memimpin. Tantangan membayangkan masa depan yang diinginkan untuk suatu organisasi dan menggerakan organisasi ke masa depan tersebut merupakan tugas pokok manajemen. Ini adalah tantangan dari perencanaan dan pengorganisasian Sekalipun demikian, dengan pertimbangan apa pun kita tidak dapaat menarik kesimpulan bahwa rencana strategi yang masuk akal dan struktur organisasi yang masuk akal berhasil mencapai sasaran organisasi. Untuk menterjemah keputusan ini menjadi tindakan dan mempertahankan, manajer harus bersiap untuk memberi semangat dan dukungan orang yang melaksanakan rencana bekerja dalam struktur. Usaha manajerial untuk membuat orang memusatkan perhatian pada sasaran organisasi adalah proses pemimpin. Kepemimpinan, menyangkut manajemen ketrampilan manusia. Karena rencana strategi memerlukan waktu untuk diimplementasikan, Motivasi penting agar orang tetap memusatkan perhatian pada sasaran, dan Kepemimpinan merupakan hal yang perlu untuk mempertahankan anggota kelompok dalam kesatuan. Dan karena rencana strategi dilaksanakan oleh orang yang bekerja di dunia yang hubungannya kompleks yang dapat berubah seiring dengan berjalannya waktu, kelompok tidak secara otomatis menjadi unit yang kompak, dan arus informasi vital kadang- kadang dapat terhambat. Kita menangani masalah ini dengan Tim dan Bekerja Sama Kelompok serta Komunikasidan Negosiasi c. Motivasi Manajer dan peneliti manajemen sudah lama percaya bahwa organisasi tidak mungin dicapai tanpa komitmen yang bertahan lama dari anggota organisasi. Motivasi adalah karakteristik psikologi manusia yang memberi kontribusi pada tingkat komitmen seseorang. Ini termasuk faktor-faktor yang menyebabakan, menyalurkan dan mempertahankan tingkah laku manusia dalam dalam arah tekad tertentu. Memotivasi adalah proses manajemen untuk mempengaruhi tingkah laku manusia berdasarkan pengetahuan mengenai apa yang membuat orang bergerakini. Motivasi dan memotivasi berkaitan dengan sejumlah tingkah laku manusia yang disadari di antara dua kutub(1) gerakan refleks, seperti bersin atau gerakan kelopak mata; dan (2) kebiasaan yang dipelajari, seperti menggosak gigi atau gaya tuliasn tangan. Rentang tingkah laku ini ditunjukkan dalam gambar. 1) Asumsi Dasar Mengenai Motivasi Dan Memotivasi Anda perlu memahami beberapa asumsi dasar pada saat kita meneliti teori motivasi dan kebiasaan memotivasi yang dilakukan oleh manajer. Pertama, memotivasi biasanya diasumsikan sebagai hal yang baik. Apakah anda pernah mendengar orang dipuji karena tidak bermotivasi? Kami diajari dalam berbagai keadaan (termasuk sekolah, rumah ibadat, keluarga, tempat kerja, dan olah raga yang diorganisasikan) bahwa anda tidak merasa senang mengenai diri anda sendiri bila anda tidak termotivasi. Kedua, motivasi adalah satu dari beberapa faktor yang menentukan prestasi kerja seseorang. Di samping itu, penting juga faktor-faktor seperti kemampuan, sumber daya dan kondisi tempat anda melakukan pekerjaan. Anda mungkin mempunyai motivasi tinggi untuk mengejar karier membantu orang sebagai

10

tenaga medis profesional. Tetapi pada motivasi seperti itu harus ditambhkan kemampuan ilmiah anda, fasilitas perguruan tinggi tempat anda belajar (seprti laboratorium yang mutakhir),dan kondisi seprti dapat menghubungi profesor anda secara reguler. Ketiga, manajer dan peneliti sama-sama mengasumsikan bahwa pasokan motivasi kurang banyak dan perlu penggantian secara periodik. Motivasi seperti panas di dalam rumah selama musim dingin di daerah utara. Karena panas perlahan-lahan hilang, tempat pembakaran harus sering ditambah bahan bakar untuk menghangatkan rumah. Teori motivasi dan praktek memberi motivasi menghadapi proses yang tidak pernah benar-benar berakhir, berdasarkan pada asumsi bahwa motivasi dapat hilang dengan berlalunya waktu. Keempat, motivasi merupakan peralatan yang dapat dipakai oleh mnajer untuk mengatur hubungan pekerjaan dalam organisasi. Bila manajer mengetahui apa yang membuat orang mau bekerja untuk mereka, mereka dapat menyesuaikan penugasan pekerjaan dan imbalan dengan apa yang membuat orang tergerak. Jadi, pengetahuan mengenai motivasi menggabungkan rencna straegis sebagai input ke dalam proses mendesain hubungan di organisasi dan pendistribusian kekuatan dalam hubungan kerja tersebut. 2) Pandangan Kontemporer Mengenai Teori Kebutuhan Teori kebutuhan secara tradisi telah lma diperhatikan dalam penelitian dan praktek motivasi. Seperti bunyi istilah itu, teori kebutuan memfokuskan pada yang dibutuhkan orang untuk hidup secara kecukupan. Dalam praktek, teori kebutuhan behubungan dengan bnagian pekerjaan yang dilakukan untuk memenuhi kebutuhan seperti itu. Menurut teori kebutuhan, seseorang mempunyai Motivasi kalau dia belum mencapai tingkat kepuasan tertentu dengan kehidupanya. Kebutuhan yang telah terpuaskan bukan lagi menjadi motivator. Terdapat berbagai teori kebutuhan, yang berbeda menurut apa yang dijadikan timgkat dan kapan kepuasan bener- benar tercapai. d. Hirarki Kebutuhan Menurut Maslow. Hierarki kebutuhan menurut Maslow dikembangkan oleh Abraham Maslow, mungkn mendapat lebih banyak perhatian manajer dari pada teori motivasi yang lain. Maslow memandang motivasi manusia sebagai hierarki lima macam kebutuhan, mulai dari kebutuhan fisiologis yang paling mendasar sampai kebutuhan tertinggi yaitu aktualisasi dari ( lihat Gambar). Menurut Maslow, individu akan termotivikasi untuk memenuhi kebutuhan yangpaling menonjol, atau paling kuat, bagi mereka pada waktu tertentu. Kemenonjolan dari kebutuhan ini tergantung pada situasi saat ini dan pengalaman mutakhir. Dimulai dengan kebutuhan fisek, yang paling mendasar, setiap kebutuhan harus dipuaskan sebelum individu tersebut mencapai keinginan untuk memuaskan kebutuhan dari tingkat yang lebih tinggi.

11

Piramid Hirarki Kebutuhan Menurut Maslow.

Kebutuhan

Aktualisasi diri Kebutuhan Harga diri

Kebutuhan sosialisasi

Kebutuhan keamanan

Kebutuahn fisiologi

e. Pentingnya Komunikasi Efektif Komunikasi yang efektif penting bagi manajer karena tiga alasan utama. Pertama, komunikasi menyediakan saluran umum untuk proses manajemen, yaitu merencanakan, mengorganisasikan, memimpin dan mengendalikan. Manajer mengembangkan rencana lewat komunikasi dengan orang lain dalam organisasi dan mengorganisasikan untuk melaksanakan rencana tadi dengan berbicara dengan orang mengenai cara terbaik untuk menditribusikan wewenang dan desain pekerjaan , kepemimpinan , dan mengelompokkan serta membentuk tim diaktifkan lewat pertukaran informasi secara teratur. kita akan melihat bahwa komunikasi sama pentingnya untuk mengendalikan pekerjaan organisasi. Dalam suatu variasi konsept Peters dan Waterman yaitu manajamen dengan berkeliling, kita mungkin berkata bahwa manajemen juga praktek kompleks dari berbicara berkelilingorganisasi. Kedua, keterampilan komunikasi yang efektif dapat membuat manajer menggunakan berbagai bakat yang tersedia dalam dunia multibudaya dari organisasi. Globalisasi bisnis pasti menempatkan tantangan bagi kemampuan berkomunikasi manajer. Ketika manajer menjumpai kebiasaan dan ekspresi serta arti yng mungkin tampak amat asing, mereka mungkin tergoda untuk

12

mengelak dan menghindar untuk mencoba berkomunikasi. Itu kemungkinan merupakan peluang yang hilang. Manajer orang barat harus menerima bahwa memperlakukan bahasa Inggris sebagai bahasan duniamembuka resiko besar, misalnya. Komunikasi, seperti aktifitas intelektual yang lain, dapat disah dengan menghadapi keadaan yang baru dan menantang. Organisasi dapat merupakan tampat yang baik untuk mempelajari hal itu. Ketiga, ternyata manajer menghabiskan banyak waktunya untuk berkomunikasi. Jarang sekali kita menjumpai manajer sendirian di mej berpikir, membuat rencana, atau mempertimbangkan berbagai alternatif. Kenyataannya, waktu manajerial banyak dihabiskan dalam komunikasi bertatap muksa, elektronik, atau lewat telepon dengan karyawan, supervisor, pemasok, atau pelanggan. Kalau tidak sedang berbicara dengan orang lain ditelepon, manajer mungkin sedang menulis atau mendiktekan memo, surat, atau laporn atau mungkin membaca komunikasi seperti itu yang dikirimkan orang kepadanya. Bahkan pada saat manajer berada sendirian yang jarang terjadi, mereka seringkali diinterupsi dengan komunikasi. Misalnya, salah satu studi yang melibatkan manajer menengah dan puncak menemukan bahwa mereka dapat bekerja tanpa diinterupsi selama setengah jam atau lebih banyak sekali dalam waktu dua hari.Hendry Mintzberg menguraikan pekerjaan manajer dalam tiga tipe peran. Di sini kita mencatat bahwa komunikasi memainkan peran vital dalam ketiga tipe peran tersebut. f. Memperbaiki Proses Komunikasi Perbedaab antara komunikasi efektif dapat di lacak sampai seberapa jauh pihak- pihak yang berkomunikasi manangani empat aspek proses komunikasi; perbedaan persepsi,emosi, ketidakkonsistenan antara komunikasi verbal dan non- verbal, dan kepercayaan ( atau ketikpercayaan ) awal antara pihak yang terlibat. 1.) Perbedaan Persepsi Ini adalah salah satu hambatan komunikasi yang umum dijumpai. Orang mempunyai latar belakang pengetahuan dan pengalaman berbeda sering menerima fenomena sama dari perspektif yang berbeda. Seandainya seorang supervisor baru memuji seseorang karyawan ini perakitan atas kerja yang efisien dan bermutu tinggi. Supervisor itu benar- benar menghargai usaha karyawan tadi dan pada saat yang sama ingin mendorong karyawan yang lain untuk meniru contoh tersebut. Akan tetapi, orang lain ini perakitan mungkin menggap karyawan tadi membedakan diri untuk dipuji sebagai tanda dia telah menjilat atasan.mereka mungkin beraksi dengan menggoda atau menunjukan permusuhan secara terbuka. Persepsi individu mengenai komunikasi yang sama dapat berbeda secara radikal. Perbedaan bahasa sering kali berkaitan erat dengan perbedaan dalam persepsi individu. Agar suatu pesan dapat dikomunikasikan secara tepat, katakata yang dipergunakan harus mempunyai arti yang sama bagi pengirim maupun penerimaan. Seandainya departemen berbeda dari satu perusahaan menerima memo yang mengatakan bahwa produk baru akan dikembangkan dalam waktu dekat . Bagi orang di departemen penelitian dan pengembangan, waktu dekat mungkin berarti tiga sampai enem bulan, sedangkan orang di departemen penjualan mungkn berpikir waktu dekat berarti beberapa minggu. Karena banyak perbedaan arti dapat disebabkan oleh beberapa kata ( 500 kata bahasa Inggris yang paling sering dipakai masing-

13

masing mempunyai 28 definisi secara rata- rata ) pemilihan kata harus hatihati agar penerima menerima pesan yang dimaksudkan oleh pengirim. Perbedaan persepsi dapat muncul karena perbedaan jenis kelamin. Perbedaan komunikasi dan gaya antara pria dan wanita telah menjadi topik banyak penelitian akhir- akhir ini. Dalam dekade terakhir penelitian menunjukan bahwa wanita dan pria dalam budaya kita menggunakan gaya berbeda dalam berpidato dan cenderung memainkan peran berbeda ketika berbicara satu kepada yang lain. Perbedaan ini dapat menyebabkan salah komunikasi dan konflik. Misalnya, Linguist Robin Lakoff dari University of California mencatat bahwa kamum wanita yang berbicara sacara langsung dan asertif mungkin dicap sebagai tidak feminimoleh pri dan wanita. Sebaliknya, wanita yang mengadopsi gaya dan peran wanita yang lebih tradosional artinya, menyatakan pemikiran mereka lebih ragu-ragu dan berusaha lebih keras untuk mendapat perhatian seseorang mungkin dianggap sebagai seorang yang mempunyi kecerdasan rendah atau tidak ditanggapi dengan serius. Jenis kelamin orang yang berkomunikasi dan komunikasi lintas budaya akan terus menjadi bidang pemahaman organisasi yang penting. Mengatasi Perbedaan Persepsi Untuk mengatasi perbedaan persepsi dan bahasa, pesan harus dijelaskan sehingga dapat dipahami oleh penerima yang mempunyai pandangan dan pengalaman berbeda. Kalau mungkin, kita harus mempelajari mengenai latar belakang mereka yang akan berkomunikasi dengan kita. Berempati melihat situasi dari sudut pandang orang lain dan menunda reaksi sampai informasi yang relevan dipertimbangkan akan membantu mengurangi keragu-raguan. Kalau subyek kita tidak jelas, mengajukan pertanyaan merupakan hal yang kritis. Untuk megnatasi perbedaan bahasan, kita perlu meminta penerima untuk memberikan konfirmasi dan menyatakan ulang pokok pembicaraan. Kalau semua anggota organisasi atau kelompokkan akan dihadapkan pada terminologi baru, akan membantu mengembangkan pelatihan untuk membiasakan mereka dengan topik yang baru. Penerima dapat didorong untuk mengajukan pertanyaan dan mencari penjelasan hal-hal yang belum jelas. Akan membantu juga kalu kita tetap sensitif pada berbagai cara alternatif yang menyatakan suatu pesan. Kadang-kadang bahkan perubahan kecil dalam pernyataaan dapat memberikan pengaruh yang menguntungkan. Bila. Misalnya, mengganti sistem kuota penjualan, yang tidak disukai, dengn sistem baru untuk mencapai tujuan penjualan hanya mengukur produktivitas, kita mungkin dapat melakukan dengan baik kalau menghindari kata kuota, karena mempunyai hubungan negatif dengan sistem lama. Sekali lagi, tampaknya perubahan sederhana dalam sarana lingkungan kantor dapat mendorong hubungan, di tempat itu berbagai persepsi dapat terjadi bagi semua orang yang melihat dan bekerja. Ketika manajer World Book ingin pindah dari kantornya yang padat, gelap,d an ketinggalan zaman, perusahan menunjuk seorang arsitek untuk merencanakan ruang kantor yang akan mendorong komunikasi dan kreativitas. 2.) Reaksi Emosional Reaksi emosional marah, cinta, mempertahankan pendapat, benci, cemburu, takut, malu mempengaruhi cara kita memahami pesan orang lain dan cara kita mempengaruhi orng lain dengan pesan kita sendiri. Jika, misalnya, kita berada di lingkungan yang membuat kita merasa terancam dengan kehilangan kekuasaan atau prestise, kita mungkin kehilangan kemampuan

14

untuk menangkap arti pesan yang kita terima dan akan memberikan reaksi dengan mempertahankan diri atau gresif. Pendekatan terbaik untuk berhubungan dengan emosi adalah menerimanya sebagai bagian dari proses komunikasi dan mencoba untuk memahaminya ketika emosi menimbulkan masalah. Bila karyawan bertingkah laku agresif atau bersungut-sungut, manajer harus berbicara dengan mereka mengenai apa yang mereka pikirkan dan memberi perhatian pada apa yang mereka katakan. Setelah manajer memahmi reaksi karyawan, mereka mungkin dapat memperbaiki suasan dengan mengubah tingkah laku mereka sendiri.

3.) Ketidak konsistenan Komuniksi Verbal Dan Nonverbal

Kita sering berpendapat bahwa bahasa lisan dan tertulis sebagai medium utama komunikasi, tetapi pesan yang kita kirimkan dan kita terima amat dipengaruhi oleh faktof nonverbal seperti gerakan tubuh, pakaian, jarak kita berdiri dari orang yang berbicara dengan kita, posut kita, gerakan anggota badan, ekspresi wajah, gerakan mata, dan sentuhan badan. Bahkan kalau pesan kita amat sederhana seperti selamat pagikita dapat menyampaikannya dengan maksud berbeda-beda dengan komunikasi nonverbal. Seorang manajer sibuk yang tidak ingin diganggu, misalnya, mungkin menjawab salam dari karyawan tanpa mengangkat wajahnya dari pekerjaan yang sedang dihadapi. Kunci untuk menghilangkan ketidakkonsistenan dalam komunikasi adalah mewaspadainya dan berjaga-jaga agar tidak mengirimkan pesan palsu. Gerakan anggota tubuh, pakaian, postur, ekspresi wajah, dam komunikasi nonverbal dari orang lain harus selarasdengan pesan verbal. Menganalisis komunikasi nonverbal dari orang lain dengan menerapkan apan yang kita pelajari kepada diri kita sendiri ketika berhubungan dengan orang lain adalah amat berbeda. 4.) Kecurigaan (Ketidak Percayaan ) Seorang penerima mempercayai atau mencurigai suatu pesan pada umumnya merupakan fungsi kredibilitas daripengirim dalam pemikiran penerima. Kredibilitas pengirim dipengaruhi oleh lingkingan dalam konteks dia mengirimkan pesan. Di sinilah sejarah hubungn kerja mempunyai hubungan komunikasi. Bila seorang karyawan atau kkontraktor berulang-ulang diremehkan oleh manajer atau janji manajer tidak ditepati, keefektifan komunikasi manajer yang bersangkutan kepada kelompok orang ini akan tererosi. Dalam berbagai kasus,fakta bahwa pesa yang berasal dari seorang manajer akan meningkatkan kredibilitas. Dalam kasus lain, pengaruhnya dapat berlawan, sekali lagi, waktu dan tempat terjadinya amat menentukan. Pada umumnya, kredibilitas seorang manajer akan tinggi kalau di dianggap oleh orang lain berpengetahuan luas, dapat dipercaya,dan tulus menyangkut kesejahteraan orang lain. Kredibilitas merupakan hasil dari proses jangka panjang yang mana kejujuran seseorang, keadilan, dan maksud baik dikenal oleh orang lain. Ada bebrapa cara terobosan untuk menciptakan suasana mempercayai. Hubungan yang baik dengan orang yang berkomunikasi dengan seorang hanya dapat dikembagnkan lewat tindaan konsisten. g. Komunikasi Dalam Organisasi Semua faktor yang telah kita diskusikan dlam hubungan denga komunikasi antara pribadi juga berlaku untuk komunikasi dalam organisasi. Yang juga menckup penyampaian pesan secara akuran dari satu orang kepada orang lain ( atau mungkim kepada beberapa orang ). Akan tetapi, beberapa faktor unit

15

untuk organisasi mempengaruhi keefektifan komunikasi. Perhatikan, ketika anda membaca bagian ini, hubungan antara komunikasi organisasi dan konsep yang kita diskusikan lebih awal dalam buku ini, seperti struktur, wewenang, dan desain pekerjaan organisasi. Ini bukan kebetulan. Penelitian manajemen telah lama mengikuti usulan yang di buat oleh pemenang Hadiah Nobel Herbel Simon bahwa organisasi perlu untuk membantu manusia berkomunikasi. Komunikasi yang terbuka dan efektif dapat dianggap sebagai aset bagi sebuah organisasi.Methidist Hospital di Houston dimasukan dalam buku terlaris Robert Levering dan Milton Moskowitz berjudul The 100 Best Companies to Work for in Amerika adisi tahun 1993.Charles E. McDonald, pengawas rumah sakit, mengtakan kepuasan karyawan adalah faktor utama dari struktur komunikasi yang menonjol dari rumah sakit. Karyawan menerima komunikasi yang jujur, lansung dari manajemen dan bekerja dengan manajemen dalam tim yang kompak yang berkomunikasi secara terbuka dan sering. Di Argon Group, sebuah perusahaan manajemen real estate yang memberikan pelayanan yang penuh berkantor di calgary, Alberta, saluran komunikasi formal dan informal terbukti penting ketika memutuskan untuk melakukan konsolidasi operasi tiga anak perusahaan menjadi satu. Argon mengembangkan strategi komunikasi korporasi tiga tahap dengan bantuan dari seorang konsultan komunikasi. Tahap satu termasuk pengembangan dan desain identitas korporasi yang baru, termasuk hal- hal seperti nama, logo, dan alat tulis kantor. Tahap kedua termasuk introduksi identitas korporasi yang baru kepada orang- orang internal dan eksternal. Dan tahap ketiga berhubungan dengan proses komunikasi yang terus berlansung yaitu memproduksikan dan mempersatukan identitas korporasi baru. Untuk memperkuat identitasnya, Argon juga mengembangkan manual identitas korporasi untuk digunakan secara internal dan eksternal.

h. Menggunakan
Negosiasi

Keterampilan

Komunikasi

Untuk

Melakukan

Kita masing- masing harus berhadapan dengan konflik dalam kehidupan pribadi kita dan aktivitas organisasi. Konflik melibatkan ketidaksepakatan mengenai alokasi sumber daya yang jarang atau bertentangan mengenai sasaran, nilai, persepsi, atau kepribadian.kabanyakan konflik yang kita alami muncul dari komunikasi kita mengenai keinginan,kebutuhan, dan nilai kita kepada orang lain.kadang- kadang kita berkomunikasi dengan jelas,tetapi orang lain mempunyai kebutuhan yang berbeda. Kadang- kadang kita berkomunikasi dengan buruk, dan konflikmuncul karena orang lain salah mengerti mengenai kita. Manajer dapat menggunakan dominasinya dan menekan dalam menangani konflik dengan karyawan.tetapi negosiasi dapat membantu kita menangani konflik dari tipe apapun lebih efektif dan memberi hasil yang memuaskan kedua belah pihak. Negosiasi adalah proses interaksi kedua belah pihak, lewat berbagai saluran komunikasi, untuk menyelesaikan konflik.negosiasi juga proses komunikasi yang amat penting. Ini merupakan bagian dari pekerjaan setiap manajer. Melakukan Negosiasi Untuk Mengatasi Konflik Menurut Lewicki dan Litterre, seluruh situasi negosiasiditentukan oleh tiga karakter.

16

1.) Ada konflik kepentingan antara dua pihak atau lebih;artinya apa yang
diinginkan oleh satu pihak tidak selalu merupakan apa yang dikehendaki oleh pihak lain 2.) Mungkin tidak ada peraturan yang pasti atau mantap atau prosedur untuk menyelesaikan konflik, atau pihak-pihak tersebut memilih bertindak di luar peraturan dan prosedur untuk menemukan penyelesainnya sendiri terhadap konflik 3.) semua pihak, sekurang-kurangnya pada satu saat, lebih suka mencari persetujuan dari pada bertentangan secara terbuka, menyerah kepada satu pihak, memutuskan hubungan secara permananen, atau membawa perselisihan mereka kepada pemegang wewenang yang lebih tinggi untuk mendapatkan pemecahan

i. Bagaimana dengan perpustakaan Sebagai bagian dari unit kerja dari suatu universitas atau instansi, kepemimpinan diperpustakaan dalam konteks manajemen seharusnya juga dilakukan sebagaimana unit kerja lain. Namun ada hal perlu mendapat perhatian adalah bahwa perpustakaan adalah bersifat nirlaba. Konteks ini harus ditanamkan kepada semua satff pelaksana bahwa perpustakaan merupakan ujung tompok suatu universitas. Maju mundurnya suatu perguruan tinggi sangat ditentukan salah satunya oleh perpustakaan, sebaimana yang dikatakan oleh Rangga Nathan The library is the hearth of university. Kemampuan kepala perpustakaan dalam meleading reken-rekannya akan memberikan semangat yang luar biasa terhadap kenerja perpustakaan. Apabila kepalanya lembek, maka kinerja staf pelaksana pasti karena imbasnya.
D PENGENDALIAN / PENGAWASAN (CONTROLLING ) Pengendalian membantu menejer memonitor efektivitas perencanaan, pengorganisasian, dan kepemimpinan, serta mengambil tindakan korektif sesuai dengan kebutuhan. Walaupun pengendalian merupkan fungsi dari manajemen yang pasti kepentingannya bukan yang paling kecil. a. Defenisi Pengendalian manajemen adalah proses untuk memastikan bahwa aktivitas sebenarnya sesuai dengan aktivitas yang direncakan . sebenarnya pengendalian lebih mudah tersebar dari pada perencanaan. Pengendalian membantu manajer memonitor keefektifan aktivitas perencanaan, pengorganisasian, dan kepemimpinan mereka. Bagian penting dari proses pengendalian adalah mengambil tindakan korektif seperti yang diperlukan b. Fungsi Pengendalian Manajer harus yakin tindakan yang dilakukan angggota organisasi benarbenar menggerakan organisasi ke arah sasaran yang telah di rumuskan. Ini adalah fungsi Pengendalian manajemen, dan melibatkan berbagai elemen; (1) menetapkan standar prestasi kerja; (2) mengukur prestasi saat ini; (3) membanding prestasi ini dengan standar yang telah ditetapkan; dan (4) mengambil tindakan yang korektif bila ada deviasi yang deteksi. Lewat fungsi pengendalian, manajer mempertahankan organisasi tetap pada jalurnya. Kini semakin banyak organisasi menetapkan cara baru untuk memasukan mutu ke dalam fungsi pengendalian. Salah satu pendekatan populer adalah Total Quality

17

Management (TQM )memusatkan manajemen pada perbaikan terus menerus dalam semua operasi, fungsi, dan yang lebih penting dari semuanya itu adalah proses pekerjaa. Memenuhi kebutuhan pelanggan menjadi perhatian utama. Hubungan dan waktu bersifat sentral untuk aktivitas mengendalikan. Seringkali manajer harus khawatir tentang mengendalikan adalah, dengannya berlalunya waktu,hasil mengorganisasikan hubungan tidak selalu sesuai dengan yang direncanakan.

Fungsi Pengendalian

Tetapakan standar& Metode mengukur Prestasi Kerja

Mengukur Prestasi Kerja

Apakah Prestasi Kerja standar

Ambil Tindakan korektif & evaluasi ulang

Tidak melakukan apa-apa

c. Prinsip Pengendalian (Pengawasan) 1.) 2.) 3.) 4.) 5.) 6.) 7.) Mencerminkan sifat dari apa yang diawasi. Dapat diketahui dengan segera penyimpangan yang teerjadi. Luwes Mencerminkan pola organisasi Ekonomis Dapat mudah di pahami Dapat segera diadakan perbaikan

d. Pelaksanaan Pengawasan Cara pelaksanaan pengwasan terdiri dari empat cara. 1.) Mengawasi langsung di tempat ( personel inspections ) 2.) Melalui laporan lisan ( oral report ) 3.) Melalui lisan ( written report ) 4.) Melalui penjagaan khusus ( control by exeption )

4.

PERAN MANAJER
Henry Mintzberg mengemukan tiga peran penting manajer, yaitu Peran Antar pribadi ( interpersonal relationships), Peran Informasional ( transfer of information ), and Peran Keputusan ( decision making ) A Peran antar pribadi ( interpersonal relationships) meliputi peran Sebagai:

18

a. Sebagai tokoh ( melaksanakan kegiatan-kegiatan seremonial dan sosial, sebagai wakil organisasi yang bersangkutan (figurehead), b. Pemimpin, dan c. Penghubung ( The liaison activities) terutama dengan pihak luar B Peran Informasional ( transfer of information ),sebagi a. Penerima ( Monitor ). Mengumpulkan informasi tentang pengoperasian suatu perusahaan dan membicaraknnya dengan bawahan b. Penyebar berita atau informasi ( disseminator ) dan c. Juru bicara ( spokesperson activities) C Peranan keputusan ( decision making ) meliputi peran sebagai a. Pengusaha atau wirausahawan( entrepreneur ) b. Mengatasi gangguan-gangguan ( disturbance handler), manejer melakukan suatu tindakan untuk merespon peristiwa-peristiwa yang tidak terpikirkan sebelumnya, misalnya menunjuk dengan cepat pengganti bila ada salah satu pimpinan unit yang meninggal c. Pengalokasi sumber-sumber daya (resource allocator) d. Juru runding (Negotiator)

TINGKAT MANAJEMEN DAN KETRAMPILAN

Henri Fayol mengidentifikasi tiga macam ketrampilan dasar: Technical skill ( Ketrampilan teknis, human skill ( ketrampilan manusia), conseptual skill (ketrampilan konseptual ) A Technical skill ( Ketrampilan teknis)kemampuan manusia untuk menggunakan prosedur , teknik, dan pengetahuan bidang khusus.misalnya insinyur, pustakawan, subject spesialis B Human skill ( ketrampilan manusia), kemampuan manusia untuk bekerjasama, memahami, dan memotivasi orang lain sebagai individu atau dalam kelompok C Conseptual skill (ketrampilan konseptual ) kemampuan manusia untuk mengkoordinasikan dan mengintegrasikan semua kepentingan dan aktivitas organisasi. Termasuk melihat organisasi secara keseluruhan, memahami bagaimana bagian-bagianya saling tergantung, dan mengantisipasi bagaimana dalam salah satu bagian tersebut akan mempengaruhi seluruh organisasi

Reference:

Stephen P.Robbin dan David A. De Cenzo Fundamentals of managemen:essential concepts and application,London Prentuce hall,2001 Luther Gulick Stoner James, AF. Manajemen .Jakarta: Garmaedia, 2002 Komarudin, Ensiklopedia Manajemen, Jakarta:Bumi Aksara,2001 1. Sulistya-Basuki, Pengantar ilmu Perpustakaan, Gramedia,2002 2. Mulyadi,sistem perencanaan Pengendalian manajemen, Salmeba, 2002

19