Gestao Recursos Materiais

FUNDAMENTOS DE GESTO DE RECURSOS MATERIAIS
FUNDAMENTOS
DE
GESTO
DE
RECURSOS
MATERIAIS
RECURSOS
AS
MATERIAIS E PATRIMONIAIS
O capital representa o fator de produo que permite meios para comprar, adquirir e utilizar os demais fatores de produo; c) Trabalho: aciona o processo produtivo: o fator constitudo pela mo-de-obra, que processa e transforma os insumos, atravs de operaes manuais ou de mquinas e ferramentas, em produtos acabados ou servios prestados. O trabalho representa o fator de produo que atua sobre os demais, isto , que aciona e agiliza os outros fatores de produo. comumente denominado mo-de-obra, porque se refere principalmente ao operrio manual ou braal que realiza operaes fsicas sobre as matrias-primas, com ou sem o auxlio de mquinas e equipamentos; d) Empresa: o fator integrador capaz de aglutinar a natureza, o capital e o trabalho em um conjunto harmonioso que permite que o resultado alcanado seja muito maior do que a soma dos fatores aplicados no negcio. A empresa constitui o sistema que aglutina e coordena todos os fatores de produo envolvidos, fazendo com que o resultado do conjunto supere o resultado que teria cada fator isoladamente. Isto significa que a empresa tem um efeito multiplicador, capaz de proporcionar um ganho adicional, que o lucro. Modernamente, esses fatores de produo costumam ter a dominao de recursos empresariais. Os principais recursos empresariais so: - Recursos materiais - est direcionada a Administrao da Produo Produo; - Recursos financeiros - est direcionada a Administrao Financeira - Finanas; - Recursos hHumanos - est direcionada a Administrao de Pessoal - Pessoas; - Recursos mercadolgicos - Administrao mercadolgica Mercado; e - Recursos administrativos - est direcionada a Administrao Geral - Empresa.
EMPRESAS E SEUS RECURSOS
Toda produo depende da existncia conjunta de trs fatores de produo: natureza, capital e trabalho, integrados por um quarto fator denominado empresa. Para os economistas, todo processo produtivo se fundamenta na conjuno desses quatro fatores de produo.
Trabalho
Empresa
Natureza
Capital
Os quatro fatores de produo Cada um dos quatro fatores de produo tem uma funo especfica, a saber: a) Natureza: condio para o processo produtivo o fator que fornece os insumos necessrios produo, como as matrias-primas, os materiais, a energia etc. o fator de produo que proporciona as entradas de insumos para que a produo possa se realizar. Dentre os insumos, figuram os materiais e matrias-primas; b) Capital: mola propulsora o fator que fornece o dinheiro necessrio para adquirir os insumos e pagar o pessoal.
32

Ateno: Os quatro fatores de produo: natureza, capital, trabalho e empresa. Modernamente esses fatores costumam ter a denominao de recursos empresariais. A administrao de materiais visa abastecer, de modo contnuo, a empresa com material que seja necessrio para as suas atividades. So 5 requisitos bsicos para o abastecimento: a) qualidade do material; b) quantidade necessria; c) prazo de entrega; d) preo; e) condies de pagamento. a) Qualidade do material O material dever apresentar qualidade tal que possibilite sua aceitao dentro e fora da empresa (mercado). b) Quantidade Dever ser estritamente suficiente para suprir as necessidades da produo e estoque, evitando a falta de material para o abastecimento geral da empresa bem como o excesso em estoque. c) Prazo de entrega Dever ser o menor possvel, a fim de levar um melhor atendimento aos consumidores e evitar falta do material. d) Menor preo O preo do produto dever ser tal que possa situ-lo em posio de concorrncia no mercado, proporcionando empresa um lucro maior. e) Condies de pagamento Devero ser as melhores possveis para que a empresa tenha maior flexibilidade na transformao ou venda do produto. rgos requisitantes, at as operaes gerais de controle de estoques etc. Ateno: Sempre que a existncia de estoque passa abaixo de um nvel pr-determinado, desencadeia-se o reaprovisionamento (refazer as provises). Em outras palavras: A administrao de materiais visa garantia de existncia contnua de um estoque, organizado de modo a nunca faltar nenhum dos itens que o compem, sem tornar excessivo o investimento total. A administrao de materiais moderna conceituada e estudada como um Sistema Integrado em que diversos subsistemas prprios interagem para constituir um todo organizado. Destina-se a dotar a administrao dos meios necessrios ao suprimento de materiais imprescindveis ao funcionamento da organizao, no tempo oportuno, na quantidade necessria, na qualidade requerida e pelo menor custo. O objetivo de termos uma gesto de materiais termos a quantidade necessria e tempo oportuno para a entrada dos materiais. Estes dois eventos, tempo oportuno e quantidade necessria, acarretam, se mal planejados, alm de custos financeiros indesejveis, lucros cessantes, fatores esses decorrentes de quaisquer das situaes assinaladas. Da mesma forma, a obteno de material sem os atributos da qualidade requerida para o uso a que se destina acarreta custos financeiros maiores, retenes ociosas de capital e oportunidades de lucro no realizadas. SUBSISTEMAS
MATERIAIS DA ADMINISTRAO DE
DEFINIO
A administrao de materiais definida como sendo um conjunto de atividades desenvolvidas dentro de uma empresa, de forma centralizada ou no, destinadas a suprir as diversas unidades, com os materiais necessrios ao desempenho normal das respectivas atribuies. Tais atividades abrangem desde o circuito de reaprovisionamento, inclusive compras, o recebimento, a armazenagem dos materiais, o fornecimento dos mesmos aos
- Recursos materiais - est direcionada a Administrao da Produo - Produo; - Recursos financeiros - est direcionada a Administrao Financeira - Finanas; - Recursos humanos - est direcionada a Administrao de Pessoal - Pessoas; - Recursos mercadolgicos A boa administrao de material estar sempre alinhando os recursos mercadolgicos, humanos, financeiros e de materiais
33

por meio de subsistemas. Esses de forma sistmica, fornecem os meios necessrios consecuo para a eficincia e eficcia das organizaes. Decompondo esta atividade atravs da separao e identificao dos seus elementos componentes, encontramos as seguintes subfunes tpicas da administrao de Materiais, alm de outras mais especficas de organizaes mais complexas: Controle de estoque - subsistema responsvel pela gesto econmica dos estoques, atravs do planejamento e da programao de material, compreendendo a anlise, a previso, o controle e o ressuprimento de material. O estoque necessrio para que o processo de produo-venda da empresa opere com um nmero mnimo de preocupaes e desnveis. Os estoques podem ser de: matria-prima, produtos em fabricao e produtos acabados. O setor de controle de estoque acompanha e controla o nvel de estoque e o investimento financeiro envolvido. Classificao de material - subsistema responsvel pela identificao (especificao), classificao, codificao, cadastramento e catalogao de material. Aquisio / Compra de material - subsistema responsvel pela gesto, negociao e contratao de compras de material atravs do processo de licitao. O setor de compras preocupa-se sobremaneira com o estoque de matria-prima. da responsabilidade de compras assegurar que as matrias-primas exigida pela produo estejam disposio nas quantidades certas, nos perodos desejados. Compras no somente responsvel pela quantidade e pelo prazo, mas precisa tambm realizar a compra em preo mais favorvel possvel, j que o custo da matria-prima um componente fundamental no custo do produto. Armazenagem/Almoxarifado - subsistema responsvel pela gesto fsica dos estoques, compreendendo as atividades de guarda, preservao, embalagem, recepo e expedio de material, segundo determinadas normas e mtodos de armazenamento. O almoxarifado o responsvel pela guarda fsica dos materiais em estoque, com exceo dos produtos em processo. o local onde ficam armazenados os produtos, para atender a produo e os materiais entregues pelos fornecedores. Movimentao de material - subsistema encarregado do controle e normalizao das transaes de recebimento, fornecimento, devolues, transferncias de materiais e quaisquer outros tipos de movimentaes de entrada e de sada de material. Inspeo de recebimento - subsistema responsvel pela verificao fsica e documental do recebimento de material, podendo ainda encarregar-se da verificao dos atributos qualitativos pelas normas de controle de qualidade. Cadastro - subsistema encarregado do cadastramento de fornecedores, pesquisa de mercado e compras. Subsistemas Especficos: Inspeo de suprimentos - subsistema de apoio responsvel pela verificao da aplicao das normas e dos procedimentos estabelecidos para o funcionamento da administrao de Materiais em toda a organizao, analisando os desvios da poltica de suprimento traada pela administrao e proporcionando solues. Padronizao e Normalizao - subsistema de apoio ao qual cabe a obteno de menor nmero de variedades existentes de determinado tipo de material, por meio de unificao e especificao dos mesmos, propondo medidas de reduo de estoques. Transporte de material - subsistema de apoio que se responsabiliza pela poltica e pela execuo do transporte, movimentao e distribuio de material. A colocao do produto acabado nos clientes e as entregas das matrias-primas na fbrica de responsabilidade do setor de Transportes e Distribuio. nesse setor que se executa a Administrao da frota de veculos da empresa, e/ou onde tambm so contratadas as transportadoras que prestam servios de entrega e coleta. A integrao destas subfunes funciona como um sistema de engrenagens que aciona a Administrao de Material e permite a interface com outros sistemas da organizao.
OBJETIVOS
A administrao de materiais tem por finalidade principal assegurar o contnuo abastecimento de artigos necessrios para comercializao direta ou capaz de atender aos servios executados pela empresa.
34

As empresas objetivam diminuir os custos operacionais para que elas e seus produtos possam ser competitivos no mercado. Mais especificamente, os materiais precisam ser de qualidade produtiva para assegurar a aceitao do produto final. Precisam estar na empresa prontos para o consumo na data desejada e com um preo de aquisio acessvel, a fim de que o produto possa ser competitivo e assim, dar empresa um retorno satisfatrio do capital investido. Segue os principais objetivos da rea de administrao de recursos materiais e patrimoniais: a) Preo baixo - este o objetivo mais bvio e, certamente um dos mais importantes. Reduzir o preo de compra implica em aumentar os lucros, se mantida a mesma qualidade; b) Alto giro de estoques - implica em melhor utilizao do capital, aumentando o retorno sobre os investimentos e reduzindo o valor do capital de giro; c) Baixo custo de aquisio e posse - dependem fundamentalmente da eficcia das reas de Controle de Estoques, Armazenamento e Compras; d) Continuidade de fornecimento - resultado de uma anlise criteriosa quando da escolha dos fornecedores. Os custos de produo, expedio e transportes so afetados diretamente por este item; e) Consistncia de qualidade - a rea de materiais responsvel apenas pela qualidade de materiais e servios provenientes de fornecedores externos. Em algumas empresas a qualidade dos produtos e/ou servios constituem-se no nico objetivo da Gerncia de Materiais; f) Despesas com pessoal - obteno de melhores resultados com a mesma despesa ou, mesmo resultado com menor despesa em ambos os casos o objetivo obter maior lucro final. As vezes compensa investir mais em pessoal porque pode-se alcanar com isto outros objetivos, propiciando maior benefcio com relao aos custos; g) Relaes favorveis com fornecedores - a posio de uma empresa no mundo dos negcios em alto grau determinada pela maneira como negocia com seus fornecedores; h) Aperfeioamento de pessoal - toda unidade deve estar interessada em aumentar a aptido de seu pessoal; i) Bons registros - so considerados como o objetivo primrio, pois contribuem para o papel da administrao de Material, na sobrevivncia e nos lucros da empresa, de forma indireta. R ESPONSABILIDADE
E ATRIBUIES DA
ADMINISTRAO DE MATERIAIS
- suprir, atravs de compras, a empresa, de todos os materiais necessrios ao: - seu funcionamento; - avaliar outras empresas como possveis fornecedores; - supervisionar os almoxarifados da empresa; - controlar os estoques; - aplicar um sistema de reaprovisionamento adequado, fixando estoques; mnimos, lotes econmicos e outros ndices necessrios ao gerenciamento; dos estoques, segundo critrios aprovados pela direo da empresa; - manter contato com as gerncias de Produo, Controle de qualidade; Engenharia de produto, financeira etc - estabelecer sistema de estocagem adequado; - coordenar os inventrios rotativos.
NVEL
DE SERVIO: ATENDIMENTO, PONTUALIDADE E FLEXIBILIDADE

A concorrncia existente entre as empresas, a necessidade de gerao de lucro aos acionistas e o atendimento aos consumidores cada vez mais exigentes levam as empresas de manufatura a pensar nos nveis de servio adequados a seus clientes e nos custos associados estratgia selecionada de atendimento. Neste sentido, tanto o ambiente externo como o ambiente interno podem influenciar as estratgias escolhidas. No ambiente externo, cada vez maior o grau de exigncia dos clientes, tanto quanto a qualidade e preo, quanto variedade de produtos ou rapidez exigida, gerando uma
35

dificuldade no atendimento da demanda que potencializada pela complexidade na realizao da previso da demanda tanto em relao variedade desejada, de produtos existentes ou no, quanto ao volume desejado. O ambiente interno das empresas afetado pelas variabilidades externas, previsveis ou no, causadas por mudanas nas necessidades dos clientes. Alm disso, a forte presso por reduo de custos cria um conflito entre o nvel de servio a ser prestado e o que a organizao est disposta a gastar para sua obteno o custo de servir. Variabilidades internas, geradas por quebras de equipamentos, retrabalhos dentre outros, tambm podem afetar tanto o nvel de servio quanto o custo para atend-lo. Segundo SRIO & DUARTE (2000) dois aspectos tm sido fundamentais para que as empresas permaneam competitivas no mercado atual: tempo ou rapidez de resposta e flexibilidade, j no bastando para as empresas competirem apenas em custo e qualidade. Neste contexto de existncia de variabilidades internas e externas podem existir empresas que dizem primar pela flexibilidade dos seus processos para atendimento de sua demanda e a pontualidade. Flexibilidade associada disponibilidade de opes que podem ser usadas para responder aos distrbios (capacidade, tempos de troca, opes de roteiro, variedade de produtos feitos por uma mquina). Ambos variam com o tempo. Para SLACK apud KRITCHANCHAI & MACCARTHY (1998) flexibilidade representa a habilidade de mudar a operao de alguma forma (Produto/Servio, mix, volume e entrega tempo) e responsividade se refere a velocidade, confiabilidade (tempo) e flexibilidade. ANAND & WARD (2004) procuram explicar flexibilidade atravs da imprevisibilidade e volatilidade da demanda e apresenta os conceitos de mobilidade (habilidade de alterar produo - mix e volume) e range (habilidade de gerenciar diversidade de produtos e processos). Para GODINHO & FERNANDES (2005) a flexibilidade pode ter 2 nveis de classificao flexibilidade 1 e flexibilidade 2. A primeira representa a habilidade de resposta do sistema produtivo a mudanas no mix de produtos dentro de uma gama limitada de opes, ou seja, o processo capaz de fornecer diferenciao, porm com pequena variedade de produtos alternativos e bastante similares). Ela depende da obteno de baixos tempos de set-up; A flexibilidade 2 seria a habilidade do sistema produtivo responder a grandes mudanas no mix de produtos, ou seja, o processo capaz de fornecer diversidade (grande variedade de produtos distintos). Ela depende da obteno de baixos tempos de set-up, uso de equipamentos universais e versteis e mo-de-obra verstil. PIRMIDE DE SERVIO AO CLIENTE Servir os clientes como eles querem ser servidos e tornar a empresa de fcil negociao so objetivos competitivos que as empresas assumiram em meados da dcada de 90 (COPACINO, 1997). O foco na qualidade no apenas do produto, mas em especial, do servio oferecido ao cliente impulsionou Copacino a desenvolver um sistema estratgico conhecido por Customer Service Pyramid (Pirmide de Servio ao Cliente). Por este sistema, as capacidades e programas do servio ao cliente dividem-se em trs segmentos. Na base da pirmide est a confiabilidade. Alcanar a confiana do cliente significa executar o bsico de maneira satisfatria encurtando os tempos de pedidos, cumprindo prazos de entrega, realizando carregamentos sem perdas. No passado, isto seria a excelncia de um servio; porm nos dias atuais faz-se necessrio apresentar algo mais. No segundo segmento apresenta-se a resilincia, ou seja, a habilidade de resistir ao fracasso dos servios. Para evitar que isto acontea, e se alcanar tal resilincia, a empresa deve buscar oferecer um gil sistema de transporte; prover a comunicao entre os funcionrios, de maneira que mudanas no status do pedido de determinado cliente sejam imediatamente detectadas por todos. No topo da pirmide est a criatividade. Desenvolver programas de valor agregado, como inovaes que reduzam os custos operacionais, e consequentemente, reduzam o valor do servio oferecido, bem como cus-
36

tomizar o servio de acordo com as necessidades individuais de cada cliente como, por exemplo, carregamentos com pallets picados. seu interesse, contar meias-verdades que redundam em mentiras dissimuladas com aparncia de verdade. Segundo Nash (2001, pg. 3) apesar de que a atividade de ganhar dinheiro sempre teve uma aliana meio desconfortvel com o senso de moralidade nas pessoas. No entendimento de Moreira (1999, p.28, apud, Ouvires, 2006, p3), que conceitua tica empresarial como o comportamento da empresa entendida lucrativa quando age de conformidade com os princpios morais e as regras do bem proceder aceitas pela coletividade (regras ticas). Na definio de Denny (2001, p.134), no h distino entre moral e tica, a tica empresarial, para ele consiste na busca do interesse comum, ou seja, do empresrio, do consumidor, do trabalhador e do governo. Os dois autores corroboram que as empresas devem seguir os princpios morais. As empresas devem ter uma postura tica independente dos fatores externos, e ter sempre focado os valores que ela defende. tica algo que todos precisam ter, alguns dizem que tm, mas na verdade poucos levam a srio, algumas se mostram preocupadas, mas muitas delas esquecem o significado da palavra tica. (Eduardo Botelho, 2000, p.5) A globalizao da economia fez com que a logstica deixe de ser mais um departamento isolado dentro da empresa, mas sim, um desafio para melhor atender o Cliente. O atendimento ao cliente, atualmente, pode ser considerado, sem dvida, um dos grandes diferenciais competitivos do mercado. A importncia de cumprir os prazos de entrega, gera para empresa um grande desgaste e j h algum tempo os gerentes vm se questionando sobre a questo dos atrasos de produtos, seja por fornecedores ou pelo prprio CD (Centro de Distribuio) o que vem gerando grande descontentamento entre os principais clientes e um desgaste dentro de empresa. E, diga-se de passagem, para uma empresa incontestvel melhoria no nvel do servio prestado ao cliente final, que quer prazos cumpridos. A relao entre empresa e cliente vem
Criativ
idade
Fonte: XXVIII Encontro Nacional de Engenharia de Produo
TICA
NA ADMINISTRAO DE MATERIAIS
A tica pode-se dizer que na verdade como a educao de nosso carter, temperamento ou vontade pela razo, em busca de um sentido na vida. Traduzindo um processo consciente ou intuitivo em que vamos aprendendo ao longo de nossa vida, que nos ajuda a escolher entre vcios e virtudes, entre o bem e o mal, entre o justo e o injusto. a predisposio habitual e firme, fundamentada na inteligncia e na vontade, de fazer o bem. Ser tico na administrao de materiais, portanto, buscar sempre estar realizando com ateno os servios, combater vcios e fraquezas na execuo das tarefas, cultivar virtudes, proteger a cultura organizacional e preservar os valores do setor de materiais. A prtica da tica nas organizaes requer convico, vontade poltica e competncias adequadas para tornar as aes empresariais concretas e objetivas, minimizando as resistncias e as incompreenses. H muitas formas no ticas de agir nas organizaes, como, de resto, na vida em geral. Voc pode fazer afirmaes que no so verdadeiras, superestimar ou subestimar circunstncias e situaes, reter informaes que deveriam ser compartilhadas, sonegar impostos e burlar leis, distorcer fatos em
37

sendo responsvel pela sobrevivncia ou pelo fracasso de muitas instituies em nosso pas. Fidelizar o cliente, ou seja, conquistlo e mant-lo, uma tarefa rdua para diversos empresrios, pois sabemos que a satisfao de nossos clientes depende diretamente da superao de suas expectativas e da excelncia no atendimento por parte das organizaes. A tica profissional tem como premissa o maior relacionamento do profissional com seus clientes e com outros profissionais, levando em conta valores como dignidade humana, autorrealizao e sociabilidade. Enfim, a preocupao constante dos profissionais com a tica deve concentrar-se em dois grandes pontos: o primeiro est no cumprimento das obrigaes legais, dentro das normas preestabelecidas; o segundo, nos clientes, que mesmo no tendo seus desejos atendidos, tm os procedimentos para com os demais, corretamente satisfeitos. Quando a questo tica passa para o pblico interno da organizao uma srie de erros est sujeita a acontecer se a empresa no possui definido o seu cdigo de tica, e mesmo se possui a necessidade de estar constantemente integrando a tica em suas tomadas de decises. necessidades brutas, ou seja, o produto do programa-mestre de produo pelas listas de materiais. Segundo Dias (1988), a grande vantagem desse sistema que ele permite visualizar de forma rpida os impactos de qualquer replanejamento. Desta forma podemos saber os itens que esto faltando e tomar aes corretivas, como tambm o excesso que nos permite cancelar ou reprogramar pedidos antes de serem entregues, mantendo assim os estoques em nveis razoveis. Dias (2007) apresenta uma demonstrao do sistema M.R.P. - Previso de Vendas - Estoque de Produto Acabado = Previso Lquida de Vendas (origina programa mestre de produo). - Programa-Mestre de Produo x Lista de Materiais = Demanda de Materiais. - Demanda de Materiais + Estoque Fsico - Saldo de Pedidos = Necessidades de Materiais
FUNO
SUPRIMENTO
ESTOQUE
Gesto de estoques: dependendo do setor em que a empresa atua e da sazonalidade, necessrio um nvel mnimo de estoque que aja como amortecedor entre oferta e demanda. Processamento de pedidos: determina o tempo necessrio para a entrega de bens e servios aos clientes. Atividades secundrias: exercem a funo de apoio s atividades primrias na obteno de nveis de bens e servios requisitados pelos clientes, a saber: - Armazenagem: envolve as questes relativas ao espao necessrio para estocagem dos produtos. - Manuseio de materiais: refere-se movimentao dos produtos no local de armazenagem. - Embalagem de proteo: sua finalidade proteger o produto. - Programao de produtos: compreende programar, quando da necessidade de produo e seus respectivos itens da lista de materiais.
PLANEJAMENTO
DAS NECESSIDADES DE MATERIAIS MRP
O Planejamento das Necessidades de Materiais conhecido como sistema M.R.P., ou seja, Material Requirements Planning. Conforme Dias (2007), o sistema M.R.P. tem como objetivo integrar as funes de planejamento empresarial, previso de vendas, planejamento dos recursos produtivos, programa-mestre de produo, planejamento das necessidades de materiais, planejamento das necessidades da produo, controle e acompanhamento da fabricao, compras e contabilizao dos custos. A funo do M.R.P. criar e manter a infraestrutura de informao industrial. Esse aspecto inclui o cadastro de materiais, a estrutura de informao industrial, a estrutura do produto, saldos de estoque, ordens em aberto, rotinas de processo, capacidade do centro de trabalho, entre outras. O centro de todo o sistema o mdulo das
38

- Manuteno de informao: exige uma base de dados para o planejamento e o controle da logstica. As principais funes do estoque so: a) Garantir o abastecimento de materiais empresa, neutralizando os efeitos de: - demora ou atraso no fornecimento de materiais; - sazonalidade no suprimento; - riscos de dificuldade no fornecimento. b) Proporcionar economias de escala: - atravs da compra ou produo em lotes econmicos; - pela flexibilidade do processo produtivo; - pela rapidez e eficincia no atendimento s necessidades. Os estoques constituem um vnculo entre as etapas do processo de compra e venda no processo de comercializao em empresas comerciais e entre as etapas de compra, transformao e venda no processo de produo em empresas industrias. Em qualquer ponto do processo formado por essas etapas, os estoques desempenham um papel importante na flexibilidade operacional da empresa. Funcionam como amortecedores das entradas e sadas entre as duas etapas dos processos de comercializao e de produo, pois minimizam os efeitos de erros de planejamento e as oscilaes inesperadas de oferta e procura, ao mesmo tempo em que isolam ou diminuem as interdependncias das diversas partes da organizao empresarial. CLASSIFICAO DE ESTOQUES Estoques de Matrias-Primas (MPs) Os estoques de MPs constituem os insumos e materiais bsicos que ingressam no processo produtivo da empresa. So os tens iniciais para a produo dos produtos/servios da empresa. Estoques de materiais em processamento ou em vias Os estoques de materiais em processamento - tambm denominados materiais em vias - so constitudos de materiais que esto sendo processados ao longo das diversas sees que compem o processo produtivo da empresa. No esto nem no almoxarifado por no serem mais MPs iniciais - nem no depsito - por ainda no serem Pas. Mais adiante sero transformadas em Pas. Estoques de materiais semi-acabados Os estoques de materiais semi-acabados referem-se aos materiais parcialmente acabados, cujo processamento est em algum estgio intermedirio de acabamento e que se encontram tambm ao longo das diversas sees que compem o processo produtivo. Diferem dos materiais em processamento pelo seu estgio mais avanado, pois se encontram quase acabados, faltando apenas mais algumas etapas do processo produtivo para se transformarem em materiais acabados ou em Pas. Estoques de materiais acabados ou componentes Os estoques de materiais acabados - tambm denominados componentes - referem-se a peas isoladas ou componentes j acabados e prontos para serem anexados ao produto. So, na realidade, partes prontas ou montadas que, quando juntadas, constituiro o PA. Estoques de produtos acabados (Pas) Os Estoques de Pas se referem aos produtos j prontos e acabados, cujo processamento foi completado inteiramente. Constituem o estgio final do processo produtivo e j passaram por todas as fases, como MP, materiais em processamento, materiais semiacabados, materiais acabados e Pas. CONTROLE DE ESTOQUES O objetivo bsico do controle de estoques evitar a falta de material sem que esta diligncia resulte em estoque excessivos s reais necessidades da empresa. O controle procura manter os nveis estabelecidos em equilbrio com as necessidades de consumo ou das vendas e os custos da decorrentes. Para mantermos este nvel de gua, no tanque, preciso que a abertura ou o dimetro do ralo permita vazo proporcional ao volume de gua que sai pela torneira. Se fecharmos com o ralo destampado, interrompendo, assim, o fornecimento de gua, o nvel, em unidades volumtricas, chegar, aps algum tempo, a zero. Por outro lado, se a mantivermos aberta e fecharmos o ralo, impedindo a vazo, o nvel subir at o ponto
39

de transbordar. Ou, se o dimetro do raio permite a sada da gua, em volume maior que a entrada no tanque, precisaremos abrir mais a torneira, permitindo o fluxo maior para compensar o excesso de escapamento e evitar o esvaziamento do tanque. De forma semelhante, os nveis dos estoques esto sujeitos velocidade da demanda. Se a constncia da procura sobre o material for maior que o tempo de ressuprimento, ou estas providncias no forem tomadas em tempo oportuno, a fim de evitar a interrupo do fluxo de reabastecimento, teremos a situao de ruptura ou de esvaziamento do seu estoque, com prejuzos visveis para a produo, manuteno, vendas etc. Se, em outro caso, no dimensionarmos bem as necessidades do estoque, poderemos chegar ao ponto de excesso de material ou ao transbordamento dos seus nveis em relao demanda real, com prejuzos para a circulao de capital. O equilbrio entre a demanda e a obteno de material, onde atua, sobretudo, o controle de estoque, um dos objetivos da gesto. FUNES DO CONTROLE DE ESTOQUE Para organizar um setor de controle de estoques, inicialmente devemos descrever suas funes principais que so: a) determinar o que deve permanecer em estoque. Nmero de itens; b) determinar quando se devem reabastecer os estoques. Periodicidade; c) determinar quanto de estoque ser necessrio para um perodo predeterminado; quantidade de compra; d) acionar o departamento de compras para executar aquisio de estoque; e) receber, armazenar e atender os materiais estocados de acordo com as necessidades; f) controlar os estoques em termos de quantidade e valor, e fornecer informaes sobre a posio do estoque; g) manter inventrios peridicos para avaliao das quantidades e estados dos materiais estocados; h) identificar e retirar do estoque os itens obsoletos e danificados.
MTODOS
DE PREVISO DA DEMANDA
O planejamento da produo tem a previso de demanda como um dos seus principais subsdios. A previso tem a funo de fornecer informaes sobre a demanda futura dos produtos para que a produo possa ser planejada com antecedncia, permitindo que os recursos produtivos estejam disponveis na quantidade, momento e qualidade adequada. Martins (1999) define previso da seguinte maneira: Previso um processo metodolgico para a determinao de dados futuros baseado em modelos estatsticos, matemticos ou economtricos ou ainda em modelos subjetivos apoiados em uma metodologia de trabalho clara e previamente definida. A escolha do mtodo a ser adotado para a previso de demanda depende da natureza do produto e de vrios fatores, tais como disponibilidade de dados histricos, horizonte de previso a longo, mdio ou curto, preciso necessria, oramento disponvel e padro dos dados existentes (horizontal, sazonal, cclico ou tendncia). (DAVIS 1997). Ateno: A previso possui algumas caractersticas bsicas que so: - o ponto de partida de todo planejamento industrial; - No uma meta de vendas; e - Sua preciso deve ser compatvel com o custo de obt-la. Existem vrios mtodos para prever a demanda, os quais podem ser agrupados em duas categorias principais: - quantitativos; e - qualitativos. Os mtodos qualitativos (feeling) envolvem estimao subjetiva atravs de opinies de especialistas. - Opinio de gerentes; - Opinio de vendedores; - Opinio dos compradores; e - Pesquisa de mercado. Os mtodos quantitativo que definem explicitamente como a previso determinada. - Evoluo das vendas no passado (histrico);
40

- Variveis cuja explicao e evoluo esto diretamente ligadas s vendas; - Baseadas em ferramentas estatsticas e da programao da produo; - Variveis de fcil previso, relativamente ligadas s vendas; e - Influncia de propaganda. Estes mtodos so aplicados de acordo com a realidade de demanda de cada empresa, por meio da anlise de dados histricos. Dois tipos bsicos de modelos so usados: modelos de sries temporais e modelos causais. Modelos de sries temporais Uma srie de tempo uma sequncia de observaes histricas sobre uma varivel de interesse. Para prever sries temporais necessrio representar o comportamento do processo por um modelo matemtico que pode ser extrapolado para o futuro. (MONTGOMERY 1976). A anlise de sries temporais assume que os dados histricos da demanda tm quatro componentes Shafer et al, (1998): 1. Tendncia: a direo a longa distncia da srie, incluindo qualquer quantidade constante de demanda nos dados. 2. Variao sazonal: so flutuaes regulares que se repetem em perodos quase sempre coincidindo com o calendrio anual, mensal ou semanal. 3. Variao cclica: bvia somente em sries que transpem vrios anos. Um ciclo pode ser definido como uma oscilao de longo-prazo, ou um impulso de dados sobre a linha de tendncia durante um perodo de pelo menos trs perodos completos. 4. Variao aleatria: so variaes sem uma causa especfica e sem um padro, portanto so tratados como erros aleatrios. Tcnicas de Previso De maneira geral podem ser classificados em trs grupos: - Projeo; - Explicao; e - Predileo. A previso da demanda geral normalmente comea com marketing, porm, os clientes internos na organizao inteira dependem de previses para formular e executar seus planos. Previses so insumos importantes para planos de negcios, planos anuais e oramentos. Finanas precisam de previses para projetar fluxos de caixa e necessidades de capital. Recursos humanos precisam de previses para prever as necessidades de contratao e treinamentos. Marketing uma fonte primria para as informaes sobre previso de vendas, por estar mais prxima dos clientes externos. A rea de operaes precisa de previses a fim de planejar nveis de produo, aquisies de materiais e servios, programao da mo-de-obra e da produo, estoques e capacidade a longo prazo. Ateno: Projeo - so tcnicas que admitem que o futuro ser a repetio do passado ou as vendas evoluiro no tempo; segundo a mesma lei observada no passado, este tipo de tcnica e natureza essencialmente quantitativa.
REPOSIO
DE
ESTOQUES
Dois pontos que podemos identificar como reposio de estoque: - Reviso permanente (Perpetual Inventory System PIS) Continuamente faz-se a verificao e reposio de estoque se necessrio. - Mtodos das duas gavetas O estoque dividido em duas gavetas. Findando a primeira, faz-se o pedido. A segunda deve ser suficiente para atender a demanda at o pedido ser atendido. Tipos de Reposio de Estoque: Reposio Peridica (Periodic Inventory System PIS) feito o pedido de uma quantidade determinada em perodos regulares. Reposio por ponto de pedido (Order Point Policies OPP) Defini-se um nvel de estoque que, se atingido, define o momento de se fazer um novo pedido. Lote Econmico de Compra (Economic Order Quantity EOQ)
41

- No sistema de lote econmico de compra o objetivo determinar as quantidades que geram mais economia no processo de aquisio de material. - Suposies do modelo; - Demanda conhecida e constante; - No h restries para tamanho de lote (capacidade de produo, tamanho dos modias de transporte, fornecimento infinito..); - Somente os custos de set up ou de pedido de guarda de estoque so relevantes; - Decises tomadas para um item no afetam os demais; - No h incerteza no lead time. Frmula do Lote Econmico de Compra Q* = 2AD iC Onde: A = Custo do pedido D = Demanda anual i = custo de armazenagem C = Custo unitrio do item c) o fornecedor nunca atrasar; d) nenhuma entrega do fornecedor for rejeitada pelo controle de qualidade. Como sabemos essa condio realmente no ocorre para isso devemos prever essas possveis falhas na operao como representado abaixo: Quantidade
12010080604020J - 20- 40- 60F
consumo Consumo Reposio
A M J J
S O N D
tempo
J A
Grfico dente de serra de ruptura
SISTEMA
NVEIS
PONTO DE PEDIDO
DE ESTOQUE
Curva dente de serra A apresentao da movimentao (entrada e sada) de uma pea dentro de um sistema de estoque pode ser feita por um grfico. Quantidade
No grfico acima podemos notar que durante os meses de junho, julho, agosto e setembro, o estoque esteve a zero e deixou de atender a uma quantidade de 80 peas. A partir dessa anlise conclumos que deveramos ento estabelecer um estoque de segurana.
ESTOQUE
DE SEGURANA
12010080604020J F
consumo Consumo Reposio
A M J J
S O N D
tempo
Grfico dente de serra
O ciclo acima representado ser sempre repetitivo e constante se: a) no existir alterao de consumo durante o tempo T; b) no existirem falhas administrativas que provoquem um esquecimento ao solicitar compra;
Estoque de segurana caracterizado pelo ato de manter nveis de estoque suficientes para evitar faltas de estoque diante da variabilidade da demanda e a incerteza do ressuprimento do produto quando necessrio. Os estoques de segurana devero ser maiores quanto maior for a distncia do fornecedor ou mais problemtico for o fornecedor com relao aos prazos de entregas. Quando se trabalha sem essa segurana, o atraso na entrega de uma mercadoria pelo fornecedor normalmente causa o esgotamento do estoque do perodo previsto da entrega at a efetiva chegada do produto. J no caso das vendas ou consumo da mercadoria estocada ser maior que o previsto enquanto o produto fornecido estiver em trnsito para o local de estocagem, tambm
42

possvel que esse produto no se encontre disponvel quando necessrio. E por esses motivos as empresas mantm mais estoque em seus armazns que o planejado para ser consumido no perodo, evitando assim problemas de corte no fornecimento. como a caixa dagua de nossas casas, caso no existissem, na menor interrupo do fornecimento a gua no estaria mais disponvel em nossas torneiras. Mas assim como o estoque de segurana possui seus benefcios, tambm traz alguns problemas s empresas, que precisam de locais maiores para armazenagem e disponibilizar capital para o investimento em estoque, o mesmo capital que poderia estar sendo empregado na compra de bens para a empresa. Ento entendemos que o nvel ideal de estoque de segurana aquele que consegue equilibrar os custos inerentes falta de produtos e os custos causados pelo excesso de estoque. Quantidade Quantidade
Estoque Mnimo PP 1 2 3 Tempo TR
Grfico dente de serra com tempo de reposio x ponto de pedido
PP = Ponto de partida TR = Tempo de Reposio 1 = emisso do pedido 2 = preparao do pedido 3 = transporte Em virtude de sua grande importncia, este tempo deve ser determinado de modo mais realista possvel, pois as variaes ocorridas durante esse tempo podem alterar toda a estrutura do sistema de estoques. DETERMINAO DO PONTO DE PEDIDO (PP). PP = C x TR + E.min Onde: PP = Ponto de pedido C = Consumo mdio mensal / dia TR = Tempo de reposio E.min = Estoque mnimo Quantidade
12010080604020J F M A M J J A
Estoque Mnimo
S O N D
tempo
Grfico dente de serra utilizando estoque mnimo
TEMPO DE REPOSIO. PONTO DE PEDIDO a) emisso do pedido - tempo que se leva desde a emisso do pedido de compras at ele chegar ao fornecedor; b) preparao do pedido - tempo que leva o fornecedor para fabricar os produtos, separar, emitir faturamento e deix-los em condies de serem transportados. c) Transportes - tempo que leva da sada do fornecedor at o recebimento pela empresa dos materiais encomendados.
PP C x TR Estoque Mnimo
Tempo TR
Grfico demonstrativo do Tempo de reposio
ESTOQUE MNIMO Emin = Er + C x TR Onde: d = consumo mdio do material; t = tempo de espera mdio, em dias, para reposio do material;
43

Estoque mnimo com variao E.min = T1 x (C2 - C1) + C2 x T4 Onde: T1 = Tempo para o consumo C1 = Consumo normal mensal C2 = Consumo mensal maior que o normal T4 = Atraso no tempo de reposio Exemplo: Um produto possui um consumo mensal de 55 unidades. Qual dever ser o estoque mnimo se o consumo aumentar para 60 unidades, considerando que o atraso de reposio seja de 20 dias e o tempo de reposio de 30 dias. E.min = 1 x (60 - 55) + 60 x 0,67 E.min = 45,2 unidades ou seja 46 unidades Sistema de mximos e mnimos: utilizado quando h muita dificuldade para determinar o consumo ou quando ocorre variao no tempo de reposio. Esse sistema consiste em estimar os estoques mximos (Emax) e mnimo (Emin) para cada tem, em funo de uma expectativa de consumo previsto para determinado perodo de tempo. A partir da, calcula-se o ponto de pedido (PP). Estoque mnimo uma quantidade em estoque que, quando atingida, determina a necessidade de encomendar um novo lote de material. O Emin igual ao estoque de reserva (Er) mais o consumo mdio do material multiplicado pelo tempo de espera mdio, em dias, para sua reposio. Emin = Er + dt Onde: d = consumo mdio do material; t = tempo de espera mdio, em dias, para reposio do material; O Er, ou de segurana, uma quantidade morta em estoque que somente consumida em caso de extrema necessidade. Destina-se cobrir eventuais atrasos e garantir a continuidade do abastecimento da produo, sem o risco de falta de material, que provoca o custo da ruptura, isto , o custo de paralisao da produo. Emax = Emin + lote de compra Ponto de pedido (PP) uma quantidade de estoque que, quando atingida, dever provocar um novo pedido de compra. Intervalo de reposio (IR), o perodo de tempo entre duas reposies de material. o intervalo de tempo entre dois PPs. Para representar os sistema mximosmnimos, utilizamos a chamada curva dente de serra.
Estoque Mximo
PP
PP Estoque Mnimo
Tempo IR
Grfico Sistemas Mximo e Mnimo
COMPRAS
E CONTRATAES
PRINCPIOS E MODALIDADES a funo responsvel pela obteno do material no mercado fornecedor, interno ou externo, atravs da mais correta traduo das necessidades em termos de fornecedor / requisitante. ainda, a unidade organizacional que, agindo em nome das atividades requisitantes, compra o material certo, ao preo certo, na hora certa, na quantidade certa e da fonte certa. Material certo - importante que o comprador esteja em situao de certificar-se se o material comprado, de um fornecedor est de acordo com o solicitado. O comprador deve, portanto, desenvolver um sentido tcnico a fim de descobrir eventuais discrepncias entre a cotaes de um fornecedor e as especificaes da Requisio de Compras. Preo certo - Nas grandes empresas, subordinado a compras, existe o Setor de pesquisa e Anlise de compras. Sua funo , entre outras, a de calcular o preo objetivo do item (com base em desenhos e especificaes). O clculo desse preo objetivo feito baseando-se no tempo de execuo do item, na mo-de-obra direta, no custo da matria prima com mo-de-obra mdia no mercado; a este valor deve-se acrescentar um valor, pr-calculado, de mo-de-obra indireta. Ao valor encontrado deve-se somar o lucro. Todos estes valores podem ser obtidos atravs de valores mdios do mercado, e do balano
44

e demonstraes de lucros e perdas dos diversos fornecedores. a) Preo muito mais alto do que o preo objetivo: nessas circunstncias, eventualmente, o comprador poder chamar o fornecedor e solicitar esclarecimentos ou uma justifica do preo. O fornecedor est querendo ter um lucro excessivo, ou possui sistemas onerosos de fabricao ou um mau sistema de apropriao de custos; b) Preo muito mais baixo que o preo objetivo: o menor preo no significa hoje em dia, o melhor negcio. Se o preo do fornecedor for muito mais baixo, dois podem ser os motivos: 1) O fornecedor desenvolveu uma tcnica de fabricao tal que conseguiu diminuir seus custos; 2) O fornecedor no soube calcular os seus custos e nessas circunstncias dois problemas podem ocorrer: ou ele no descobre os seus erros e fatalmente entrar em dificuldades financeiras com possibilidades de interromper seu fornecimento, ou descobre o erro e ento solicita um reajuste de preo que, na maioria das vezes, poder ser maior que o segundo preo na concorrncia original. Portanto, se o preo for muito mais baixo que o preo objetivo, o fornecedor deve ser chamado, a fim de prestar esclarecimentos. Hora certa O desenvolvimento industrial atual e o aumente cada vez maior do numero de empresas de produo em srie, torna o tempo de entrega, ou os prazos de entrega, um dos fatores mais importantes no julgamento de uma concorrncia. As diversas flutuaes de preos do mercado e o perigo de estoques excessivos fazem com que o comprador necessite coordenar esses dois fatores da melhor maneira possvel, a fim de adquirir na hora certa o material para a empresa. Quantidade certa A quantidade a ser adquirida cada vez mais importante por ocasio da compra. At pouco tempo atrs aumentava-se a quantidade a ser adquirida objetivando melhorar e preo; entretanto outros fatores como custo de armazenagem, capital investido em estoques etc, fizeram com que maiores cuidados fossem tomados na determinao da quantidade certa ou na quantidade mais econmica a ser adquirida. Para isso foram deduzidas frmulas matemticas objetivando facilitar a determinao da quantidade a ser adquirida. Entretanto, qualquer que seja, a frmula ou mtodo a ser adotado no elimina a deciso final da Gerncia de Compras com eventuais alteraes destas quantidades devido as situaes peculiares do mercado. Fonte certa De nada adiantar ao comprador saber exatamente o material a adquirir, o preo certo, o prazo certo e a quantidade certa, se no puder encontrar uma fonte de fornecimento que possa agrupar todas as necessidades. A avaliao dos fornecedores e o desenvolvimento de novas fontes de fornecimento so fatores fundamentais para o funcionamento de compras. Devido a essas necessidades o comprador, exceto o setor de vendas da empresa, o elemento que mantm e deve manter o maior nmero de contatos externos na busca cada vez mais intensa de ampliar o mercado de fornecimento. Ateno: este item que mais adiante vamos tratar com detalhes como escolher e selecionar novos fornecedores. FUNO DE COMPRAS A funo compras uma das engrenagens do grande conjunto denominado Sistema empresa ou organizao e deve ser devidamente considerado no contexto, para que deficincias no venham a ocorrer, provocando demoras onerosas, produo ineficiente, produtos inferiores, o no cumprimento de promessas de entregas e clientes insatisfeitos. A competitividade no mercado, quanto a vendas, e em grande parte, assim como a obteno de lucros satisfatrios, devida a realizao de boas compras, e para que isto ocorra necessrio que se adquira materiais ao mais baixo custo, desde que satisfaam as exigncias de qualidade. O custo de aquisio e o custo de manuteno dos estoques de material devem, tambm, ser mantidos em um nvel econmico. Essas consideraes elementares so a base de toda a funo e cincia de compras.
45

A funo Compras compreende: - Cadastramento de fornecedores; - Coleta de preos; - Definio quanto ao transporte do material; - Julgamento de propostas; - Diligenciamento do preo, do prazo e da qualidade do material; - Recebimento e colocao da compra. Fluxo sinttico de compras 1. Recebimento da requisio de compras; 2. Escolha dos fornecedores; 3. Consulta aos fornecedores; 4. Recebimento das propostas; 5. Montagem do mapa comparativo de preos; 6. Anlise das propostas e escolha; 7. Emisso do documento contratual; 8. Diligenciamento; 9. Recebimento. OBJETIVOS DE COMPRAS De uma formal geral a funo compras no existe somente no momento da compra propriamente dita, mas que a mesma possui uma maior amplitude, envolvendo a tomada de decises, procedendo a anlises e, determinando aes que antecedem ao ato final, podemos dizer que compras tem como objetivo comprar os materiais certos, com a qualidade exigida pelo produto, nas quantidades necessrias, no tempo requerido, nas melhores condies de preo e na fonte certa. Para que estes objetivos sejam atingidos, deve-se buscar alcanar as seguintes metas fundamentais: 1 - Atender o cronograma de produo, atravs do fornecimento contnuo de materiais; 2 - Estocar ao mnimo, sem comprometer a segurana da produo desde que represente uma economia para a organizao; 3 - Evitar multiplicidade de itens similares, o desperdcio, deteriorao e obsolescncia; 4 - Manter a qualidade dos materiais conforme especificaes; 5 - Adquirir os materiais a baixo custo sem demrito a qualidade; 6 - Manter atualizado o cadastro de fornecedores. TIPOS DE COMPRAS Toda e qualquer ao de compra precedida por um desejo de consumir algo ou investir. Existem pois, basicamente, dois tipos de compra: - a compra para consumo; e - a compra para investimento. Compra para investimento Enquadram-se as compras de bens e equipamentos que compem o ativo da empresa (Recursos Patrimoniais). Compras para consumo So de matrias primas e materiais destinados a produo, incluindo-se a parcela de material de escritrio. Algumas empresas denominam este tipo de aquisio como compras de custeio. As compras para consumo, segundo alguns estudiosos do assunto, subdividem-se em: - compras de materiais produtivo e; - compras de material improdutivo. Materiais produtivos So aqueles materiais que integram o produto final, portanto, neste caso, matriaprima e outros materiais que fazem parte do produto, sendo que estes diferem de indstria - em funo do que produzido. Materiais improdutivos So aqueles que, sendo consumido normal e rotineiramente, no integram o produto, o que quer dizer que apenas material de consumo forado ou de custeio. Em funo do local onde os materiais esto sendo adquiridos, ou de suas origens, a compra pode ser classificada como: compras locais ou compras por importao. Compras Locais As atividades de compras locais podem ser exercidas na iniciativa privada e no servio pblico. A diferena fundamental entre tais atividades a formalidade no servio pblico e a informalidade na iniciativa privada, muito embora com procedimentos praticamente idnticos, independentemente dessa particularidade. As Leis n 8.666/93 e
46

8.883/94, que envolvem as licitaes no servio pblico, exigem total formalidade. Seus procedimentos e aspectos legais sero detalhados em Compras no Servio Pblico. Compras por importao As compras por importao envolvem a participao do administrador com especialidade em comrcio exterior, motivo pelo qual no cabe aqui nos aprofundarmos a esse respeito. Seus procedimentos encontram-se expostos a contnuas modificaes de regulamentos, que compreendem, entre outras, as seguintes etapas: a) Processamento de faturas pro forma; b) Processamento junto ao Departamento de Comrcio Exterior - DECEX - dos documentos necessrios importao; c) Compra de cmbio, para pagamento contra carta de crdito irrevogvel; d) Acompanhamento das ordens de compra (purchase order) no exterior; e) Solicitao de averbaes de seguro de transporte martimo e/ou areo; f) Recebimento da mercadoria em aeroporto ou porto; g) Pagamento de direitos alfandegrios; h) Reclamao seguradora, quando for o caso. Quanto a formalizao das compras, as mesmas podem ser: Compras formais So as aquisies de materiais em que obrigatria a emisso de um documento de formalizao de compra. Estas compras so determinadas em funo de valores pr-estabelecidos e conforme o valor a formalidade e feita em graus diferentes. Compras informais So compras que, por seu pequeno valor, no justificam maior processamento burocrtico. MODALIDADES DE LICITAO Modalidade de licitao a forma especfica de conduzir o procedimento licitatrio, a partir de critrios definidos em lei. O valor estimado para contratao o principal fator para escolha da modalidade de licitao, exceto quando se trata de prego, que no est limitado a valores. Alm do leilo e do concurso, as demais modalidades de licitao admitidas so exclusivamente as seguintes: Concorrncia Modalidade da qual podem participar quaisquer interessados que na fase de habilitao preliminar comprovem possuir requisitos mnimos de qualificao exigidos no edital para execuo do objeto da licitao. Tomada de preos Modalidade realizada entre interessados devidamente cadastrados ou que atenderem a todas as condies exigidas para cadastramento at o terceiro dia anterior data do recebimento das propostas, observada a necessria qualificao. Convite Modalidade realizada entre interessados do ramo de que trata o objeto da licitao, escolhidos e convidados em nmero mnimo de trs pela Administrao. O convite a modalidade de licitao mais simples. A Administrao escolhe quem quer convidar, entre os possveis interessados, cadastrados ou no. A divulgao deve ser feita mediante a fixao de cpia do convite em quadro de avisos do rgo ou entidade, localizado em lugar de ampla divulgao. No convite possvel a participao de interessados que no tenham sido formalmente convidados, mas que sejam do ramo do objeto licitado, desde que cadastrados no rgo ou entidade licitadora ou no Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores SICAF. Esses interessados devem solicitar o convite com antecedncia de at 24 horas da apresentao das propostas. No convite para que a contratao seja possvel, so necessrias pelo menos trs propostas vlidas, isto , que atendam a todas as exigncias do ato convocatrio. No suficiente a obteno de trs propostas. preciso que as trs sejam vlidas. Caso isso no ocorra, a Administrao deve repetir o convite e convidar mais um interessado, enquanto existirem cadastrados no convidados nas ltimas licitaes, ressalvadas as hipteses de limitao de mercado ou manifesto desinteresse dos convidados, circunstncias estas que devem ser justificadas no processo de licitao. Para alcanar o maior nmero possvel de interessados no objeto licitado e evitar a repetio do procedimento, muitos rgos
47

ou entidades vm utilizando a publicao do convite na imprensa oficial e em jornal de grande circulao, alm da distribuio direta aos fornecedores do ramo. A publicao na imprensa e em jornal de grande circulao confere ao convite divulgao idntica da concorrncia e tomada de preos e afasta a discricionariedade do agente pblico. Quando for impossvel a obteno de trs propostas vlidas, por limitaes do mercado ou manifesto desinteresse dos convidados, essas circunstncias devero ser devidamente motivada e justificadas no processo, sob pena de repetio de convite. Limitaes de mercado ou manifesto desinteresse das empresas convidadas no se caracterizam e nem podem ser justificados quando so inseridas na licitao condies que s uma ou outra empresa pode atender. PREGO a modalidade licitao em que disputa pelo fornecimento de bens e servios comuns feita em sesso pblica. Os licitantes apresentam suas propostas de preo por escrito e por lances verbais, independentemente do valor estimado da contratao. Ao contrrio do que ocorre em outras modalidades, no Prego a escolha da proposta feita antes da anlise da documentao, razo maior de sua celeridade. A modalidade prego foi instituda pela Medida Provisria 2.026, de 4 de maio de 2000, convertida na Lei n 10.520, de 2002, regulamentada pelo Decreto 3.555, de 2000. O prego modalidade alternativa ao convite, tomada de preos e concorrncia para contratao de bens e servios comuns. No obrigatria, mas deve ser prioritria e aplicvel a qualquer valor estimado de contratao. Escolha da modalidade de Licitao A escolha das modalidades concorrncia, tomada de preos, e convite definida pelos seguintes limites: Concorrncia: Obras e servios de engenharia acima de R$ 1.500.000,00. Compras e outros servios acima de R$ 650.000,00. Tomada de Preos Obras e servios de engenharia acima de R$ 150.000,00 at R$ 1.500.000,00. Convite Obras e servios de engenharia acima de R$ 15.000,00 at R$ 150.000,00. Compras e outros servios acima de R$ 8.000,00 at R$ 80.000,00. Quando couber convite, a Administrao pode utilizar a tomada de preos e, em qualquer caso, a concorrncia. Quando se tratar de bens e servios que no sejam de engenharia, a Administrao pode optar pelo prego. Dispensa e Inexigibilidade A licitao regra para a Administrao Pblica, quando contrata obras, bens e servios. No entanto, a lei apresenta excees a essa regra. So os casos em que a licitao legalmente dispensada, dispensvel ou inexigvel. A possibilidade de compra ou contratao sem a realizao de licitao se dar somente nos casos previstos em lei.
TIPOS
Ateno:
DE LICITAO
No confundir modalidades de licitao com tipos. Modalidade procedimento. Tipo o critrio de julgamento utilizado pela Administrao para seleo da proposta mais vantajosa. CONCEITOS E PRINCPIOS Licitao o procedimento administrativo formal em que a Administrao Pblica convoca, mediante condies estabelecidas em ato prprio (edital ou convite), empresas interessadas na apresentao de propostas para o oferecimento de bens e servios. A licitao objetiva garantir a observncia do princpio constitucional da isonomia e a selecionar a proposta mais vantajosa para a Administrao, de maneira a assegurar oportunidade igual a todos os interessados e possibilitar o comparecimento ao certame o maior nmero possvel de concorrentes. A Lei n 8.666 de 1993, ao regulamentar o
48

artigo 37, inciso XXI, da Constituio Federal, estabeleceu normas gerais sobre licitaes e contratos administrativos pertinentes a obras, servios, inclusive de publicidade, compras, alienaes e locaes no mbito dos Poderes da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municpios. De acordo com essa lei, a celebrao de contratos com terceiros na Administrao Pblica deve ser necessariamente precedida de licitao, ressalvadas as hipteses de dispensa e de inexigibilidade de licitao. Os seguintes princpios bsicos que norteiam os procedimentos licitatrios devem ser observados, dentre outros: Princpio da legalidade Nos procedimentos de licitao, esse princpio vincula os licitantes e a Administrao Pblica s regras estabelecidas, nas normas e princpios em vigor. Princpio da isonomia Significa dar tratamento igual a todos os interessados. condio essencial para garantir em todas as fases da licitao. Princpio da impessoalidade Esse princpio obriga a Administrao a observar nas suas decises critrios objetivos previamente estabelecidos, afastando a discricionariedade e o subjetivismo na conduo dos procedimentos da licitao. Princpio da moralidade e da probidade administrativa A conduta dos licitantes e dos agentes pblicos tem que ser, alm de lcita, compatvel com a moral, tica, os bons costumes e as regras da boa administrao. Princpio da publicidade Qualquer interessado deve ter acesso s licitaes pblicas e seu controle, mediante divulgao dos atos praticados pelos administradores em todas as fases da licitao. Princpio da vinculao ao instrumento convocatrio Obriga a Administrao e o licitante a observarem as normas e condies estabelecidas no ato convocatrio. Nada poder ser criado ou feito sem que haja previso no ato convocatrio. Princpio do julgamento objetivo Esse princpio significa que o administrador deve observar critrios objetivos definidos no ato convocatrio para o julgamento das propostas. Afasta a possibilidade de o julgador utilizar-se de fatores subjetivos ou de critrios no previstos no ato convocatrio, mesmo que em benefcio da prpria Administrao. O Que Licitar A execuo de obras, a prestao de servios e o fornecimento de bens para atendimento de necessidades pblicas, as alienaes e locaes devem ser contratadas mediante licitaes pblicas, exceto nos casos previstos na Lei n 8.666, de 1993, e alteraes posteriores. Por que Licitar A Constituio Federal, art. 37, inciso XXI, prev para a Administrao Pblica a obrigatoriedade de licitar. O procedimento de licitao objetiva permitir que a Administrao contrate aqueles que renam as condies necessrias para o atendimento do interesse pblico, levando em considerao aspectos relacionados capacidade tcnica e econmico-financeira do licitante, qualidade do produto e ao valor do objeto. Quem deve Licitar Esto sujeitos regra de licitar, prevista na Lei n 8.666, de 1993, alm dos rgos integrantes da administrao direta, os fundos especiais, as autarquias, as fundaes pblicas, as empresas pblicas, as sociedades da economia mista e demais entidades controladas direta e indiretamente pela Unio, Estados, Distrito Federal e Municpios. Enfim, existem trs tipos bsicos de licitao. Como voc ver, nem sempre o mais barato o melhor: Menor preo: nesse caso, o que vale o menor preo. Teoricamente, esse menor preo pode chegar a zero (ou at mesmo preo negativo). Muitas empresas acabam aceitando preos menores que o vivel economicamente porque interessa a elas outros fatores como a vinculao da imagem a determinado projeto ou a conquista de um novo cliente. No caso de algumas licitaes, o menor preo est limitado ao que pode ser exequvel. o caso de obras pblicas de grande porte. Melhor tcnica: em alguns casos, principalmente quando o trabalho complexo, o
49

rgo pblico pode basear-se nos parmetros tcnicos para determinar o vencedor. Menor preo e melhor tcnica: nesse caso, os dois parmetros so importantes. Assim, no prprio edital de licitao deve estar claro o peso que cada um dos parmetros (preo e qualidade tcnica) deve ter para que se possa fazer uma mdia ponderada. quanto aos tipos de materiais a fornecer, bem como, a eliminao daqueles fornecedores que no satisfizerem as exigncias da empresa. Etapa 3 - Avaliao de Desempenho Esta etapa efetuada ps-cadastramento e nela faz-se o acompanhamento do fornecedor quanto ao cumprimento do contratado, servindo no raras vezes como elemento de eliminao das empresas fornecedoras. Ateno: Contratao direta A licitao regra para a Administrao Pblica, quando compra ou contrata bens e servios. No entanto, a lei apresenta excees a essa regra. So os casos em que a licitao legalmente dispensada, dispensvel ou inexigvel, prevista no comando de licitaes, Lei n 8.666, de 1993. No caso de dispensa, a licitao possvel, por haver possibilidade de competio, mas no obrigatria, enquanto na inexigiblidade no possvel a concorrncia. A contratao por meio de dispensa de licitao se faz por: - licitao dispensada (art. 17); e - licitao dispensvel (art. 24). Nas situaes de dispensa ou inexigibilidade de licitao, conforme disposto no Decreto n 5.504, de 5 de agosto de 2005, as entidades privadas sem fins lucrativos, inclusive as Organizaes Sociais e as Organizaes da Sociedade Civil de Interesse Pblico, observaro o disposto no art. 26 da Lei n 8.666, de 21 de junho de 1993, devendo a ratificao ser procedida pela instncia mxima de deliberao da entidade, sob pena de nulidade.
S ELEO
DE FORNECEDORES E PROPOSTAS
A escolha de um fornecedor uma das atividades fundamentais e prerrogativa exclusiva de compras. O bom fornecedor quem vai garantir que todas aquelas clusulas solicitadas, quando de uma compra, sejam cumpridas. Deve o comprador procurar, de todas as maneiras, aumentar o nmero de fornecedores em potencial a serem consultados, de maneira que se tenha certeza de que o melhor negcio foi executado em benefcio da empresa. O nmero limitado de fornecedores a serem consultados, constituem uma limitao das atividades de compras. O processo de seleo das fontes de fornecimento no se restringe a uma nica ocasio, ou seja, quando necessria a aquisio de determinado material. A atividade deve ser exercida de forma permanente e contnua, atravs de vrias etapas, entre as quais selecionamos as seguintes: Etapa 1 - Levantamento e Pesquisa de Mercado Estabelecida a necessidade da aquisio para determinado material, necessrio levantar e pesquisar fornecedores em potencial. O levantamento poder ser realizado atravs dos seguintes instrumentos: - Cadastro de fornecedores do rgo de Compras; - Edital de convocao; - Guias comerciais e Industriais; - Catlogos de fornecedores; - Revistas especializadas; - Catlogos telefnicos; - Associaes profissionais e sindicatos industriais. Etapa 2 - Anlise e Classificao Compreende a anlise dos dados cadastrais do fornecedor e a respectiva classificao
SISTEMAS
REGISTROS DE PREO, PREGO E PREGO ELETRNICO
O Prego uma nova modalidade de licitao. No obedece limites de valores, pois sua caracterstica principal agilidade, invertendo a ordem de abertura de envelopes, primeiro se conhece o valor ofertado e depois se verifica se a empresa est habilitada, ou seja, se oferece condies economica-financeiras, jurdica, regularidade fiscal etc. A Lei n 10.520/2002 rege os procedimentos para uma licitao de modalidade Prego.
50

PREGO ELETRNICO Para se ter acesso ao sistema eletrnico, o licitante deve dispor de chave de identificao e de senha pessoal, obtidas junto ao provedor do sistema, onde tambm poder informar-se a respeito do funcionamento e do regulamento do sistema, e receber instrues detalhadas para correta utilizao desses dispositivos. O uso da senha de acesso de responsabilidade total do licitante, inclusive no que diz respeito a qualquer transao que venha efetuar diretamente, ou por seu representante, no cabendo ao provedor do sistema ou ao rgo licitador, qualquer responsabilidade por eventuais danos decorrentes de uso indevido da senha, ainda que executado por terceiros. O processamento e julgamento de licitaes na modalidade prego eletrnico so realizados observando a sequncia dos seguintes procedimentos: 1. credenciamento prvio perante o provedor do sistema eletrnico da autoridade competente do rgo promotor da licitao, do pregoeiro, dos membros da equipe de apoio e dos licitantes que participam do prego na forma eletrnica; - o credenciamento faz-se pela atribuio de chave de identificao e de senha, pessoal e intransfervel, para acesso ao sistema eletrnico; - o credenciamento junto ao provedor do sistema implica a responsabilidade legal do licitante e a presuno de sua capacidade tcnica para realizao das transaes inerentes ao prego na forma eletrnica; - o uso da senha de acesso pelo licitante de sua responsabilidade exclusiva, incluindo qualquer transao efetuada diretamente ou por seu representante, no cabendo ao provedor do sistema ou ao rgo promotor da licitao responsabilidade por eventuais danos decorrentes de uso indevido da senha, ainda que por terceiros; - a perda da senha ou a quebra de sigilo dever ser comunicada imediatamente ao provedor do sistema, para imediato bloqueio de acesso; - a chave de identificao e a senha podero ser utilizadas em qualquer prego na forma eletrnica, salvo quando cancelada por solicitao do credenciado ou em virtude de seu descadastramento perante o SICAF; - o fornecedor descredenciado no SICAF ter sua chave de identificao e senha suspensas automaticamente. 2. abertura da sesso pblica pelo pregoeiro - pela internet - com a utilizao de sua chave de acesso e senha, no dia, horrio e local estabelecidos; - todos os horrios observaro, para todos os efeitos, o horrio de Braslia, Distrito Federal, inclusive para contagem de tempo e registro no sistema eletrnico e na documentao relativa ao certame; 3. encaminhamento das propostas, exclusivamente por meio do sistema eletrnico, com descrio do objeto e o preo ofertado somente at a data e hora marcadas para abertura da sesso, desde a divulgao do edital com anexo, se for o caso; - aps a data e hora marcadas para abertura da sesso, encerrar-se, automaticamente, a fase de recebimento de propostas; - at a abertura da sesso, os licitantes podem retirar ou substituir a proposta anteriormente apresentada; 4. manifestao da licitante, em campo prprio do sistema eletrnico, que cumpre plenamente os requisitos de habilitao e que sua proposta est em conformidade com as exigncias do instrumento convocatrio; 5. anlise e julgamento das propostas de acordo com as exigncias estabelecidas no ato convocatrio; - desclassificada a proposta que no atender a todas as exigncias estabelecidas no ato convocatrio para apresentao das propostas; - a desclassificao da proposta de licitante importa precluso do seu direito de participar da fase de lances verbais; - s participaro da fase de lances as propostas classificadas; 6. ordenao automtica, pelo sistema, das propostas classificadas e que participaro da fase de lances; 7. incio da fase competitiva ou fase de lances, pelo pregoeiro, aps classificadas e ordenadas as propostas; 8. encaminhamento de lances pelos licitantes exclusivamente por meio do sistema eletrnico; - o licitante ser informado do recebimento do seu lance e do valor consignado no registro;
51

- o licitante ser informado, em tempo real, do valor do menor lance registrado pelo sistema; - o oferecimento de lances sucessivo, e deve sempre ser inferior ao ltimo ofertado pelo prprio licitante, registrado pelo sistema; - no so aceitos dois ou mais lances iguais, prevalecendo aquele que for recebido e registrado primeiro; - vedado ao licitante, quando da incluso de sua proposta no sistema, inserir qualquer elemento que possa identific-la); 9. encerramento da etapa de lances ou etapa competitiva da sesso pblica por deciso do pregoeiro; - aps comando do pregoeiro informando o perodo de tempo a transcorrer, o sistema eletrnico encaminhar aviso de fechamento iminente dos lances, aps o que transcorrer perodo de tempo de at trinta minutos, aleatoriamente determinado, findo o qual ser automaticamente encerrada a recepo de lances; 10. concluso da fase de lances; - terminada a etapa de lances da sesso pblica, o pregoeiro pode encaminhar, pelo sistema eletrnico, contraproposta ao licitante que tenha apresentado lance mais vantajoso, para que seja obtida melhor proposta; - no se admite negociar condies diferentes daquelas previstas no edital; - a negociao ser realizada por meio do sistema, podendo ser acompanhada pelos demais licitantes. 11. aps encerrada a etapa de lances ou etapa competitiva, o pregoeiro examinar a proposta classificada em primeiro lugar quanto compatibilidade do preo em relao ao estimado para contratao e verificar a habilitao do licitante conforme disposies do edital; - se a proposta no for aceitvel ou se o licitante no atender s exigncias habilitatrias, o pregoeiro examinar a proposta subsequente e, assim sucessivamente, na ordem de classificao, at a apurao de uma proposta que atenda ao edital; - no caso de contratao de servios comuns em que a legislao ou o edital exija apresentao de planilha de composio de preos, esta dever ser encaminhada de imediato por meio eletrnico, com os respectivos valores readequados ao lance vencedor; - no prego, na forma eletrnica, realizado para o sistema de registro de preos, quando a proposta do licitante vencedor no atender ao quantitativo total estimado para a contratao, respeitada a ordem de classificao, podero ser convocados tantos licitantes quantos forem necessrios para alcanar o total estimado, observado o preo da proposta vencedora; - no julgamento da habilitao e das propostas, o pregoeiro poder sanar erros ou falhas que no alterem a substncia das propostas, dos documentos e sua validade jurdica, mediante despacho fundamentado, registrado em ata e acessvel a todos, atribuindo-lhes validade e eficcia para fins de habilitao e classificao; 12. concluda a anlise da proposta classificada em primeiro lugar, o pregoeiro proceder ao exame da documentao respectiva; - os documentos exigidos para habilitao que no estejam contemplados no SICAF, inclusive quando houver necessidade de envio de anexos, devero ser apresentados inclusive via fax, no prazo definido no edital, aps solicitao do pregoeiro no sistema eletrnico; - os documentos e anexos exigidos, quando remetidos via fax, devero ser apresentados em original ou por cpia autenticada, nos prazos estabelecidos no edital; - para fins de habilitao, a verificao pelo rgo promotor do certame nos stios oficiais de rgos e entidades emissores de certides constitui meio legal de prova; 13. encerrada a fase da proposta e da documentao, e constatado o atendimento s exigncias fixadas no edital, ser declarado o licitante que ofertou a melhor proposta e mais vantajosa para Administrao; 14. declarado o vencedor, qualquer licitante pode, durante a sesso pblica, de forma imediata e motivada, em campo prprio do sistema, manifestar sua inteno de recorrer; - a falta de manifestao imediata e motivada do licitante quanto inteno de recorrer, importar na decadncia desse direito;
52

- o pregoeiro somente pode efetuar a adjudicao do objeto ao licitante declarado vencedor, caso nenhuma licitante declare a inteno de interpor recurso; - o acolhimento de recurso importar na invalidao apenas dos atos insuscetveis de aproveitamento; - em caso de recurso, aps decidido e constatada a regularidade dos atos praticados, a autoridade competente pode adjudicar o objeto e homologar o procedimento licitatrio; 15. caso algum licitante manifeste a inteno de interpor recurso, devem ser aguardados os seguintes prazos: - 3 dias para juntada das razes do recurso; - 3 dias para os demais licitantes que quiserem impugnar o recurso porventura interposto, que comea a contar do trmino do prazo do recorrente; 16. encerrada a sesso pblica, a ata respectiva ser disponibilizada imediatamente na Internet para acesso livre de todos os licitantes e da sociedade; 17. divulgao do resultado do prego na imprensa oficial ou por comunicao direta a todos os licitantes; 18. encaminhamento do processo licitatrio para homologao pela autoridade competente; 19. homologado o processo licitatrio, o adjudicatrio ser convocado para assinar o contrato ou a ata de registro de preos no prazo definido no edital. amplo, para chegar-se despesa e se ela fez-se com modicidade, dentro da equao custo-benefcio. Fernando Rezende (2), dissertando sobre a natureza poltico-econmica das despesas pblicas, estatui que alm da quantificao dos recursos aplicados em cada programa, subprograma ou projeto, a efetiva implantao do oramento-programa depende, ainda, da aplicao de mtodos apropriados para a identificao de custos e resultados, tendo em vista uma correta avaliao de alternativas. No caso de empreendimentos executados pelo setor privado, a escolha entre alternativas para atingimento dos objetivos do grupo , normalmente, feita mediante comparaes entre taxas de retorno estimadas para cada projeto, com a finalidade de estabelecer qual a alternativa que oferece os melhores ndices de lucratividade. No caso de programas governamentais, o raciocnio semelhante, recomendando-se, apenas, substituir a tica privada de avaliao de custos e resultados (lucros) por uma abordagem que procure revelar os custos e benefcios sociais de cada projeto. Nesse caso, ao invs do critrio de seleo referir-se maximizao de lucros, refere-se maximizao do valor da diferena entre benefcios e custos sociais. Juntamente com os princpios da legalidade e legitimidade, bem examinados e analisados pelo Tribunal de Contas, a verificao processual deve ser legalmente exercida sob a tica da economicidade, gerando maiores benefcios aos cofres pblicos estaduais. O princpio fundamental que norteia a verificao processual, sob a tica da economicidade, parte da seguinte questo: haveria outra alternativa mais econmica para o mesmo objetivo, meta, realizao proposta ou efetivada pelo Estado? Na prtica, a anlise processual da economicidade estaria na aquisio de insumos com qualidade adequada, na quantidade apropriada e ao menor custo possvel. Estaria na comparao com os preos de mercado, atravs de estudos tcnicos do processo de formao de preo e de um Banco de Dados com informativos de preos. A economicidade na funo suprimento ter a efetividade em todos os processos internos que movimentam o estoque. Esta movimentao deve ser sempre voltada para utilizao de todos os recursos, interno e externos da organizao, de forma eficiente e eficaz.
ECONOMIDADE
NA FUNO SUPRIMENTO
O vocbulo economicidade se vincula, no domnio das cincias econmicas e de gesto, ideia fundamental de desempenho qualitativo. Trata-se da obteno do melhor resultado estratgico possvel de uma determinada alocao de recursos financeiros, econmicos e/ou patrimoniais em um dado cenrio socioeconmico. Nesse contexto, parece relevante, em um primeiro momento, uma pequena amostra doutrinria do aspecto conceitual da questo em tela: Rgis Fernandes de Oliveira (1) explica que economicidade diz respeito a se saber se foi obtida a melhor proposta para a efetuao da despesa pblica, isto , se o caminho perseguido foi o melhor e mais
53
FUNO
ARMAZENAGEM: SELEO
E CLASSIFICAO DE MATERIAIS
ESPECIFICAO
De forma a ir ao encontro das necessidades das empresas, e uma vez que os materiais tm tempos mortos ao longo do processo, estes necessitam de uma armazenagem racional e devem obedecer a algumas exigncias (Casadevante, 1974, p. 22): - Quantidade: a suficiente para a produo planeada; - Qualidade: a recomendada ou prdefinida como conveniente no momento da sua utilizao; - Oportunidade: a disponibilidade no local e momento desejado; - Preo: o mais econmico possvel dentro dos parmetros mencionados. Vantagens A armazenagem quando efectuada de uma forma racional poder trazer inmeros benefcios os quais se traduzem directamente em redues de custos. Se no vejamos (Casadevante, 1974, p. 28): - Reduo de risco de acidente e consequente aumento da segurana; - Satisfao e aumento da motivao dos trabalhadores; - Incremento na produo e maior utilizao da tecnologia; - Melhor aproveitamento do espao; - Reduo dos custos de movimentaes bem como das existncias; - Facilidade na fiscalizao do processo e consequente diminuio de erros; - Reduo de perdas e inutilidades; - Versatilidade perante novas condies Desvantagens Algumas desvantagens da armazenagem so segundo Krippendorff (1972, p. 24): Os materiais armazenados esto sujeitos a capitais os quais se traduzem em juros a pagar; A armazenagem requer a ocupao de recintos prprios ou o aluguel que se traduz em rendas; - A armazenagem requer servios administrativos;
- A mercadoria armazenada tm prazos de validade e deve de ser respeitados; - Um armazm de grandes dimenses implica elevados custos de movimentaes. Fatores que afetam a armazenagem Na armazenagem pode-se considerar que intervm uma srie de variveis, as quais se denominam fatores. Estes possuem uma influncia especfica para cada caso e tm um papel preponderante na realizao de uma boa armazenagem (Casadevante, 1974, p. 45). Se no veja-se: - O material O material destacado como o principal tem da armazenagem. Este pode ser diferenciado pela sua utilizao, consumo, e apresentao, bem como outras caractersticas especiais que podem ser determinantes nas medidas a adoptar, devendo-se por isso classificar os materiais tendo em conta diversos itens (Casadevante, 1974, p. 62). - A espera A espera destacada como grande impulsionadora da armazenagem. Esta traduz-se na antecipao com que os materiais devem ser colocados na empresa espera de serem utilizados no processo (Casadevante, 1974, p. 62). - A existncia A existncia traduz-se na acumulao ou reunio de materiais em situao de espera. Este conceito tambm se pode estender quantidade de cada material em espera num armazm (Casadevante, 1974, p. 62). - O trfego O trfego est incutido no processo de armazenagem, pois este envolve a reunio de homens, mquinas e principalmente dos materiais. O trfego contm geralmente operaes com (Casadevante, 1974, p. 72): - desacomodao - carregamento - movimentaes internas do local - movimentaes externas do local - descarregamento - colocaes
CLASSIFICAO
- Armazenagem temporria Aqui podem ser criadas armaes corridas de modo a conseguir uma arrumao fcil
54

do material, colocao de estrados para uma armazenagem directa, pranchas entre outros. Aqui a fora da gravidade joga a favor (Krippendorf, 1972, p. 59). - Armazenagem permanente um processo predefinido num local destinado ao depsito de matrias. O fluxo de material determina (Krippendorf, 1972, p. 60): - A disposio do armazm- critrio de armazenagem; - A tcnica de armazenagem- espao fsico no armazm; - Os acessrios do armazm; - A organizao da armazenagem. - Armazenagem interior/exterior A armazenagem ao ar livre representa uma clara vantagem a nvel econmico, sendo esta muito utilizada para material de ferragens e essencialmente material pesado (Krippendorf, 1972, p. 60). Consiste em metodizar o sistema, dando a cada material um nmero. Assim, ser mais fcil e rpido solicitar o material pelo cdigo que pelo nome. Por exemplo: Material B-4 ao invs de Estncil eletrnico para aparelho Gestetner. Tipos de codificao: Numrica - uso somente de algarismos arbicos (51) Alfa-numrica - combinao de letras e nmeros (XR3, 14 BIS) Decimal - dividindo-se em trs grupos: a) aglutinante: o grupo-chave designador do agrupamento de materiais. Exemplo: Matria-prima, Material de Escritrio, de segurana, de limpeza, diversos etc. b) individualizador: identifica cada um dos materiais que constam do grupo Aglutinador. Exemplo: no material de escritrio, temos lpis, caneta, rgua etc. c) descritivo: descreve os materiais pertencentes ao grupo Individualizador. Exemplo: rgua milimetrada de madeira.
CODIFICAO
A codificao do material no nada mais do que a simplificao do controle efetuado.
Exemplo de codificao pelo sistema decimal

11 12 12.11 12.11.01 12.11.02 12.11.02.01 12.11.02.01.01 12.11.02.01.02 12.11.02.01.03 Disponvel Realizvel a curto prazo Almoxarifado Matria-prima Material de escritrio ................. (aglutinante) Descritivo Rguas ........................... (individualizador) Rgua de plstico milimetrada de 30 cm. Rgua de madeira mili-metrada de 50 cm. Rgua de ao milimetrada de 15 cm.
CLASSIFICAO ABC (CRITRIOS IMPORTNCIA PRIORIDADES)
DE
A curva ABC um importante instrumento para o administrador; ela permite identificar aqueles itens que justificam ateno e tratamento adequados quanto sua administrao. Obtm-se a curva ABC atravs da ordenao dos itens conforme a sua importncia relativa. Verifica-se, portanto, que, uma vez obtida a sequncia dos itens e sua classificao ABC, disso resulta imediatamente a apli-
cao preferencial das tcnicas de gesto administrativas, conforme a importncia dos itens. A curva ABC tem sido usada para a administrao de estoques, para definio de polticas de vendas, estabelecimento de prioridades para a programao da produo e uma srie de outros problemas usuais na empresa. Aps os itens terem sido ordenados pela importncia relativa, as classes da curva ABC podem ser definidas das seguintes maneiras:
55

Classe A: Grupo de itens mais importante que devem ser trabalhados com uma ateno especial pela administrao. Classe B: Grupo intermedirio. Classe C: Grupo de itens menos importantes em termos de movimentao, noentanto, requerem ateno pelo fato de gerarem custo de manter estoque. Exemplo: Exemplo:
Item 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Total Item 2 5 8 1 4 10 3 9 6 7 Total Valor 24000 6.000 3.000 2.200 1.300 500 400 400 250 200 38.250 Utlizao 1.100 600 100 1.300 100 10 100 1.500 200 500 Custo R$ 2 40 4 1 60 25 2 2 2 1 Valor R$ 2.200 24.000 400 1.300 6.000 250 200 3.000 400 500 38.250
100 CLASSE B 80 60 40 CLASSE A 20 0 200 400 600 800 1000 1200 1400 1600 1800 2000 2200 N itens CLASSE C
Valor Acumulado 24.000 30.000 33.000 35.200 36.500 37.000 37.400 37.800 38.050 38.250 62,75% 78,43% 86,27% 92,03% 95,42% 96,73% 97,78% 98,82% 99,48% 100% A A B B B C C C C
A = 480 itens B = 720 itens C = 1200 itens A classe A so os itens que nesse caso do a sustentao de vendas, odemos perceber que apenas 20% dos itens corresponde a 80% do faturamento.(alta rotatividade). A classe B responde por 30% dos itens em estoque e 15% do faturamento.(rotatividade mdia). A classe C compreende a sozinha 50% dos itens em estoque, respondendo por apenas 5% do faturamento. MONTAGEM DA CURVA ABC - Relacionar os itens analisados no perodo que estiver sendo analisado; - Nmero ou referencia do produto; - Nome do produto; - Preos unitrio atualizado; - Valor total do consumo; - Arrume os itens em ordem decrescente de valor; - Some o total do faturamento; - Defina os itens da classe A = 80% do faturamento; - Fat. Classe A = Fat. Total x 80; - Defina os itens da classe B = 15% do faturamento; - Defina os itens da classe C = 5% do faturamento;- Aps conhecidos esses valores define-se os itens de cada classe.
ARMAZENAGEM
DE MATERIAIS
Para calcular o custo de armazenagem de determinado material, podemos utilizar a seguinte expresso: Custo de armazenagem = Q/2 x T x P x I Onde: Q = Quantidade de material em estoque no tempo considerado P = Preo unitrio do material I = Taxa de armazenamento, expressa geralmente em termos de porcentagem do custo unitrio. T = Tempo considerado de armazenagem TAXA DE ARMAZENAMENTO a) Taxa de retorno de capital Ia = 100 x lucro/Valor estoques b) Taxa de armazenamento fsico Ib = 100 x S X A / C x P Onde: S = rea ocupada pelo estoque
56

A = custo anual do m de armazenamento C = consumo anual P = preo unitrio c) Taxa de seguro Ic = 100 x custo anual do seguro / Valor estoque + edifcios d) Taxa de transporte, manuseio e distribuio Id = 100 x depreciao anual do equipamento / Valor do estoque e) Taxa de obsolescncia Ie = 100 x perdas anuais por obsolescncia / Valor do estoque f) Outras taxas (gua, luz...) If = 100 x despesas anuais Valor do estoque Conclui-se ento, que a taxa de armazenamento : I = Ia + Ib + Ic + Id + Ie + If Observao: Esses valores acima devem ser facilmente encontrados no setor contbil da empresa.
DE ESTOCAGEM E MOVIMENTAO DE MATERIAIS
4) Preo: 5) Prazo de entrega: conferencia se o prazo esta dentro do estabelecido no pedido. 6) Condies de pgto: conferencia com relao ao pedido. ARMAZENAMENTO Na definio do local adequado para o armazenamento devemos considerar: - Volume das mercadorias / espao disponvel; - Resistncia / tipo das mercadorias (itens de fino acabamento); - Nmero de itens; - Temperatura, umidade, incidncia de sol, chuva etc; - Manuteno das embalagens originais / tipos de embalagens; - Velocidade necessria no atendimento; - O sistema de estocagem escolhido deve seguir algumas tcnicas imprescindveis na Adm. de Materiais. As principais tcnicas de estocagem so: a) Carga unitria: D-se o nome de carga unitria carga constituda de embalagens de transporte que arranjam ou acondicionam uma certa quantidade de material para possibilitar o seu manuseio, transporte e armazenamento como se fosse uma unidade. A formao de carga unitria se atravs de pallets. Observao: Pallet um estrado de madeira padronizado, de diversas dimenses. Suas medidas convencionais bsicas so 1.100mm x 1.100mm, como padro internacional para se adequar aos diversos meios de transportes e armazenagem. b) Caixas ou Gavetas: a tcnica de estocagem ideal para materiais de pequenas dimenses, como parafusos, arruelas, e alguns materiais de escritrio; materiais em processamento, semi acabados ou acabados. Os tamanhos e materiais utilizados na sua construo sero os mais variados em funo das necessidades especficas de cada atividade. c) Prateleiras: uma tcnica de estocagem destinada a materiais de tamanhos diversos
TCNICAS
- Movimentao de materiais: Demanda-itens movimentados; pedidos expedidos; sazonalidades. Recebimentomateriais. - Estrutura-rea; estrutura de armazenamento. - Equipamentos-qual equipamento o mais indicado para a operao.
RECEBIMENTO
E LOCALIZAO DOS MATERIAIS
No recebimento dos materiais solicitados, alguns principais aspectos devero ser considerados como: 1) Especificao tcnica: conferencia das especificaes pedidas com as recebidas. 2) Qualidade dos materiais: conferencia fsica do material recebido. 3) Quantidade: Executar contagem fsica dos materiais, ou utilizar tcnicas de amostragem quando for invivel a contagem um a um.
57

e para o apoio de gavetas ou caixas padronizadas. Tambm como as caixas podero ser construdas de diversos materiais conforme a convenincia da atividade. As prateleiras constitui o meio de estocagem mais simples e econmico. d) Raques: Ao raques so construdos para acomodar peas longas e estreitas como tubos, barras, tiras etc. e) Empilhamento: Trata-se de uma variante da estocagem de caixas para aproveitamento do espao vertical. As caixas ou pallets so empilhados uns sobre os outros, obedecendo a uma distribuio equitativa de cargas. Container Flexvel: uma das tcnicas mais recentes de estocagem, uma espcie de saco feito com tecido resistente e borracha vulcanizada, com um revestimento interno conforme o uso. os estoques da empresa, para verificao se as quantidades correspondem aos controles do estoque. Esta contagem tambm deve ser efetuada em componentes, aguardando definio da qualidade para serem rejeitados. Os benefcios dos inventrios a verificao de eventuais desvios no controle - estoques de peas rejeitadas, cujos controles no so lanados por alguma falha. Essas faltas no registradas e controladas podem causar problemas de atrasos nas entregas de pedidos aos clientes, pois o planejamento de compras no ir suprir a falta destes materiais por falha nas informaes. O maior benefcio ter os estoques com as quantidades corretas. Hoje, em empresas que trabalham com volumes de estoques pequenos, pratica-se o inventrio contnuo, no qual so feitas contagens semanais de um pequeno porcentual do universo de peas para verificao de diferenas de peas entre o fsico e o controle. Essa prtica denominada de verificao de acuracidade do estoque, no qual at um determinado porcentual de desvio aceito, e acima deste valor, aes so imediatamente tomadas para corrigir os desvios. A periodicidade de fazer inventrio fsico, pelas empresas, a de fazer o inventrio fsico por ocasio do Balano da Empresa. Temos casos de empresas que fazem o balano anualmente ou semestralmente. No existem etapas para a execuo do inventrio fsico. Na prtica, o que feito o trabalho em mutiro de muitos funcionrios da empresa, empenhados na contagem dos estoques. A empresa pra suas atividades para evitar a contagem em duplicidade da mesma pea. A prtica das empresas a de fazer o inventrio fsico por ocasio do Balano da Empresa. Temos casos de empresas que fazem o balano anualmente ou semestralmente. No existem etapas para a execuo do inventrio fsico. Na prtica, o que feito o trabalho em mutiro de muitos funcionrios da empresa, empenhados na contagem dos estoques. A empresa pra suas atividades para evitar a contagem em duplicidade da mesma pea. Para empresas nas quais os produtos so de muito valor, a periodicidade menor e
CUSTOS
NA FUNO ARMAZENAGEM
CA = Q x t x P x I 2 Q = quantidade de material em estoque no tempo considerado P = preo unitrio i = taxa de aramazenamento empresa, expressa geralmente em termos de porcentagem do custo unitrio e, T tempo considrado de armazenagem. CUSTO DE TAXA DE ARMAZENAGEM I = Ia + Ib+ Ic+ Id+Ie I = Taxa de retorno de capital Ia = Taxa de armazenamento fsico Ib = Taxa de seguro Ic = Taxa de transporte, manuseio e distribuio Id = Taxa Obsolocncia Ie = Outras Taxas
EMBALAGENS
DE PROTEO
A embalagem de proteo, atividade secundria na gesto de estoques, tem como finalidade a proteo do produto.
INVENTRIO INVENTRIO
FSICO E ACURCIA DOS ESTOQUES FSICO
Inventrio fsico a contagem de todos
58

cada empresa tem seus prprios critrios para definir a periodicidade. Conforme Fernandes (2005), as vantagens de optar pela contagem cclica so: - identificao das causas dos problemas, correo dos erros; - eliminao dos inventrios fsicos; - concentrao dos esforos em reas crticas; - reduo dos erros de contagem; - pessoal mais especializado envolvido; - planejamento mais confivel; e - estoques em nveis adequados. Para a seleo dos itens a serem contados e a consequente definio da equipe necessria de contagem, Fernandes (2005), prope a classificao ABC do item e a frequncia anual que se deseja que o mesmo seja contado. A classificao ABC conforme Fernandes (2005), indica a anlise das diferenas entre o estoque fsico e o sistema, o impacto dentro do custo anual do estoque. O item A representa a minoria dos itens, mas com um valor total de estoque maior com tolerncias bastante restritas, ou seja, prximas de 0%. O item B representa a quantidade e impacto financeiro mediano com intervalos de tolerncia mediano, ou seja, prximos a mais ou menos 2% Quanto ao item C a tolerncia um pouco mais aberta, em torno de 5%. ACURCIA DOS ESTOQUES Fernandes (2005), define acurcia de estoque como um indicador gerado a partir de inventrios realizados nos estoques das diferentes classes de itens. De acordo com esta definio cada item contado comparado com o saldo do sistema (informatizado) e o saldo fsico (contado). Ateno: importante esclarecer que a medio da acuracidade que interessa ao processo de planejamento dos estoques e atendimento aos clientes internos e externos a comparao entre as quantidades fsicas dos materiais existentes nos depsitos e as registradas nos sistemas computadorizados. Desta forma, as auditorias so essenciais no sistema de estocagem. Os ajustes nos registros de estoques so feitos devido ao esgotamento da demanda, ao reabastecimento, s devolues e obsolescncia dos produtos. Porm, importante ressaltar tambm que questes como roubo, devolues de clientes, produtos danificados, erros de relatrios, erros de lanamentos podem provocar disparidades entre os registros no sistema e os estoques reais. Para amenizar este problema, segundo Fernandes (2005), importante fazer uma contagem peridica nos estoques para conseguir um melhor posicionamento. Essa contagem, quando feita durante todo o ano, traz vantagens para identificao dos motivos dos erros. Alm disso, evita que a operao seja interrompida para que sejam contados todos os itens. As decises eficazes no gerenciamento de inventrios podem ser realizadas atravs da acurcia de posicionamento dos estoques. Fernandes (2005) ainda define que a anlise da acurcia de estoque, alm de ser uma premissa para a determinao financeira do valor do inventrio, tambm necessrio para a garantia do gerenciamento operacional dos estoques. Problemas de acurcia de estoques condicionam os ndices baixos de servios, perdas de vendas e tempo de produo. Segundo Fernandes (2005), a manuteno de um bom nvel de acurcia de estoque permite um gerenciamento adequado do inventrio, ou seja, planejar quando o estoque deve ser reposto e determinar quando o estoque dever ser contado. Os registros de estoque so considerados essenciais, pois geram relatrios peridicos de valor de estoque para os diferentes itens armazenados. Isto auxilia o monitoramento do desempenho do controle de estoque. De acordo com Fernandes (2005), o estoque em processo, conhecido tambm como Work in Process (WIP) um tipo de estoque que traz impactos considerveis. Sendo assim, deve ser gerenciado a acurcia dos estoques. VALOR DESEJADO DA ACURCIA DE ESTOQUE Fernandes (2005), lembra que um bom nvel de acurcia que garanta um desenvol-
59

vimento adequado das atividades de planejamento de materiais um ndice de 95%. Para obter esse nvel so necessrios quatro elementos bsicos: - determinar a forma de medir a acurcia considerando cada item que est no estoque; - implementar um inventrio rotativo; - criar uma equipe de trabalho ou metas a serem alcanadas com procedimentos claros; - identificar e eliminar os motivos que provocam erros na acurcia de estoque. Desta forma, se faz necessrio admitir tolerncias para aceitar que no sejam considerados erros as pequenas diferenas entre o estoque fsico e o sistema. Fernandes (2005) cita que tais tolerncias podem ser determinadas em funo da frequncia de uso, valor monetrio e tempo de ressuprimento. Ainda segundo Fernandes (2005), importante identificar e tomar aes corretivas quanto s causas de no conseguir atingir e manter um nvel de acurcia mnimo. Frmula utilizada para calcular a acuracidade ACURACIDADE = Quantidade de informaes corretas x 100 Quantidade de informaes verificadas Divergncias e tolerncias de contagem Um aspecto a ser considerado o que chamamos de divergncia, medida conforme frmula abaixo: DIVERGNCIA = Quantidade medida Qtde no sistema x 100 Quantidade no sistema A importncia do clculo das divergncias para identificar se os erros de estoque tm grande relevncia em relao aos saldos controlados pelo sistema ou se as diferenas so residuais, tipicamente resultantes de pequenos erros de contagem. As divergncias podem em alguns casos, no serem consideradas como erros de inventrios quando o item inventariado est sujeito a apresentar erros pelo prprio processo de contagem. Esta tolerncia muito comum ser definida para itens cujas unidades de medida so baseadas em peso ou quando, apesar da unidade de medida ser unidade inteira, o mtodo de conferncia quantitativa ser feito atravs de pesagem, em virtude das peas serem de muito pequeno tamanho (contagem por balana contapeas). Um exemplo de tabela de tolerncia pode ser visto na tabela seguinte: Classe Tolerncia admitida Produtos de 10 at 20 g 0,2 % Produtos de 5 at 10 g 1,0 % Produtos at 5 g 3,0 % A tolerncia o grau de aceitao do erro, isto , da divergncia conceituada no item anterior, sem que este desvio seja ajustado. Itens tpicos de serem tratados com tolerncia de medio so os itens higroscpicos, que sofrem influncia do grau de umidade do ambiente, aumentando ou diminuindo seu peso e, portanto, sofrendo diferenas quantitativas quando pesados. Quando acontecem erros na confrontao dos registros de estoque com as quantidades fsicas existentes, algumas pessoas preferem colocar a culpa pelos erros no sistema informatizado da empresa, como se o sistema conseguisse trabalhar sozinho. Se as informaes esto erradas porque o sistema no est sendo utilizado da maneira correta e, portanto, a culpa dos usurios que no colocam as informaes corretas no sistema. No ser a implantao de sofisticados sistemas de processamento de dados que aumentar a preciso das informaes de estoque. O estoque responsabilidade de todos os envolvidos direta ou indiretamente com os itens, desde o cadastramento at a entrega ao usurio final. PRINCIPAIS CAUSAS DE ERROS NA REALIZAO
DOS INVENTRIOS
A falta de planejamento para realizao dos inventrios um dos principais motivos para o seu insucesso. A preparao prvia do ambiente a ser contado elimina muitos erros e aumenta a produtividade do pessoal envolvido com as contagens. As principais causas de erros nas contagens de inventrios so: - Falta de organizao da rea a ser inventariada; - Falta de treinamento das equipes de contagem;
60

- Itens a serem contados espalhados em vrios locais; - Duplicidade de cadastro de algum item no identificada antes do inventrio; - Contagens manuais em vez do uso de sistemas de contagem baseados em leitura de cdigo de barras; - Falta de equipamentos adequados para contagem como coletores de dados, balanas e empilhadeiras para descida de paletes das estantes; - Movimentao de mercadorias que estejam sendo inventariadas, durante a realizao do inventrio; - Ausncia de cdigo de barras nos produtos; - No lanamento de notas fiscais de entrada e requisies no sistema antes do inventrio; - Falta de elaborao de um cronograma de inventrio. Identificando as causas da inacuracidade dos estoques Para identificar as causas dos erros de inventrio pode-se utilizar o diagrama de Ishikawa, conhecido tambm por diagrama espinha de peixe. Este diagrama pode ser utilizado para a anlise de problemas organizacionais genricos, como a anlise de acuracidade de estoques. muito utilizado em situaes onde existe um efeito indesejvel bem identificado.
CAUSAS
Cadastro Armazenamento Inadequado Produto fora do local Produto em vrios locais
EFEITOS
Falta de padro Cadastro duplicato
Falta da acuracidade
Produto no encontrado
Cdigo no Cadastrado
Contagem Manual Erro de Contagem
Cdigo duplicaato Problema com Cdigo de barra
Em empresas industriais que utilizam sistema de baixa automtica das quantidades dos componentes quando da abertura ou fechamento das ordens de produo, o cadastramento deficiente das estruturas de produto uma das causas da ocorrncia de erros de inventrio. Tambm nos casos de retrabalhos na produo, muitos materiais so consumidos mais, sem a devida baixa em estoque de tais quantidades perdidas.
SISTEMA
DE GERENCIAMENTO DE ESTOQUE
Os sistemas bsicos utilizados na administrao de estoques so:
1. FMS (Flexible Manufacturing System) Nesse sistema, os computadores comandam as operaes das mquinas de produo e, inclusive, comandam a troca de ferramentas das operaes de manuseio de materiais, ferramentas, acessrios e estoques. Pode-se incluir no software mdulos de monitorao do controle estatstico da qualidade. Normalmente, aplicado em fbricas com grande diversidade de peas de produtos finais montados em lotes. Podemos destacar, entre as vantagens do FMS, as seguintes: - permite maior produtividade das m-
61

quinas, que passam a ter utilizao de 80% a 90% do tempo disponvel; - possibilita maior ateno aos consumidores em funo da flexibilidade proporcionada; - diminui os tempos de fabricao; - em funo do aumento da flexibilidade, permite aumentar a variedade dos produtos ofertados. 2. MRP (Material Requirement Planing) O MRP um sistema completo para emitir ordens de fabricao, de compras, controlar estoques e administrar a carteira de pedidos dos clientes. Opera em base semanal, impondo, com isso, uma previso de vendas no mesmo prazo, de modo a permitir a gerao de novas ordens de produo para a fbrica. O sistema pode operar com diversas frmulas para clculo dos lotes de compras, fabricao e montagem, operando ainda com diversos estoques de material em processo, como estoque de matrias-primas, partes, submontagens e produtos acabados. A maior vantagem do MRP consiste em utilizar programas de computadores complexos, levando-se em considerao todos os fatores relevantes para conseguir o melhor cumprimento de prazos de entrega, com estoques baixos, mesmo que a fbrica tenha muitos produtos em quantidade, de uma semana para outra. Um ponto fundamental para o correto funcionamento do sistema a rigorosa disciplina a ser observada pelos funcionrios que interagem com o sistema MRP, em relao informao de dados para computador. Sem essa disciplina, a memria do MRP acumular erros nos saldos em estoques e nas quantidades necessrias. 3. Sistema peridico A caracterstica bsica desse sistema a diviso da fbrica em vrios setores de processamento sucessivo de vrios produtos similares. Cada setor recebe um conjunto de ordens de fabricao para ser iniciado e terminado no perodo. Com isso, no fim de cada perodo, se todos os setores cumprirem sua carga de trabalho, no haver qualquer material em aberto. Isso facilita o controle de cada setor da fbrica, atribuindo responsabilidades bem definidas. Esse sistema com perodo fixo antigo, mas, devido s suas caractersticas, no se tornou obsoleto face aos sistemas modernos, nos quais possvel a adoo de perodos curtos, menores que uma semana. 4. OPT (Optimezed Production Technology) O sistema OPT foi desenvolvido com uma abordagem diferente dos sistemas anteriores, enfatizando a racionalidade do fluxo de materiais pelos diversos postos de trabalho de uma fbrica; os pressupostos bsicos do OPT foram originados por formulaes matemticas. Nesse sistema, as ordens de fabricao so vistas como tendo de passar por filas de espera de atendimento nos diversos postos de trabalho na fbrica. O conjunto de postos de trabalho forma ento, uma rede de filas de espera. O sistema OPT usa um conjunto de coeficientes gerenciais para ajudar a determinar o lote timo para cada componente ou submontagem a ser processado em cada posto de trabalho. Muita nfase dedicada aos pontos de gargalo da produo. 5. Sistema Kanban-Jit O sistema Kanban foi desenvolvido para ser utilizado onde os empregados possuem motivao e mobilizao, com grande liberdade de ao. Nessas fbricas, na certeza de que os empregados trabalham com dedicao e responsabilidade, legtimo um trabalhador parar a linha de montagem ou produo porque achou algo errado. Os empregados mantm-se ocupados todo o tempo, ajudando-se mutuamente ou trocando de tarefas conforme as necessidades. O sistema Kanban-JIT um sistema que puxa a produo da fbrica, inclusive at o nvel de compras, pelas necessidades geradas na montagem final. As peas ou submontagens so colocadas em caixa feitas especialmente para cada uma dessas partes, que, ao serem esvaziadas na montagem, so remetidas ao posto de trabalho que faz a ltima operao a essa remessa, funcionando como uma ordem de produo. Em suma, o controle de estoques exerce influncia muito grande na rentabilidade da empresa. Eles absorvem capital que poderia ser investido de outras maneiras. Portanto, aumentar a rotatividade do estoque auxilia a liberar ativos e economiza o custo de manuteno e de controle, que podem absorver de 25% a 40% dos custos totais, conforme mencionado anteriormente. Esse efeito ser ilustrado no item 4, pelo caso prtico da Toyota.
62
FUNDAMENTOS DE GESTO DE RECURSOS MATERIAIS AVALIAO

FINANCEIRA DOS ESTOQUES
Inventrio o procedimento administrativo que consiste no levantamento fsico e financeiro de todos os bens mveis, nos locais determinados, cuja finalidade a perfeita compatibilizao entre o registrado e o existente, bem como sua utilizao e o seu estado de conservao. Verifica-se nesse evento a integridade do bem, a correta afixao da plaqueta de identificao e se o bem est ocioso ou se apresenta qualquer avaria que o inutilize, o que enseja seu recolhimento Central de
Distribuio do Departamento do Patrimnio, bem como outras medidas legais que podero ser tomadas. Diagrama de rvore - Elaborada para anlises financeiras - retorno sobre investimento; - retorno sobre capital empregado etc; - Aplicvel a outros tipos de medidas; - Permite analisar influncia de cada parcela no resultado; - Desdobrado conforme necessidade de detalhe.
Permite acompanhar a influncia dos fatores componentes
Receita operacional Lucro operacional Custos operacionais Resultado antes do I. Renda Inconvenientes: Conforme desdobramento causas podem no ficar tranparentes (no ser realadas)
Custos de capital
FUNO
ADMINISTRAO
PATRIMONIAL
ATIVO IMOBILIZADO
O Ativo Imobilizado formado pelo conjunto de bens e direitos necessrios manuteno das atividades da empresa, caracterizados por apresentar-se na forma tangvel (edifcios, mquinas etc). O imobilizado abrange, tambm, os custos das benfeitorias realizadas em bens locados ou arrendados.
O registro do ativo imobilizado regulado pela NBC T 19.1. So classificados ainda, no imobilizado, os recursos aplicados ou j destinados aquisio de bens de natureza tangvel, mesmo que ainda no em operao, tais como construes em andamento, importaes em andamento etc. Ressalte-se que as inverses realizadas em bens de carter permanente, mas no destinadas ao uso nas operaes, devero ser classificadas no grupo de investimentos, enquanto no definida sua destinao. A partir de 1/01/2008, por fora da Lei
63

11.638/2007, os ativos intangveis (como marcas e patentes) no sero mais registrados no Ativo Imobilizado, e sim, no Ativo Intangvel. rever a Norma afim de que ela se enquadre nos anseios e particularidades da empresa. CONTABILIZAO
DO ATIVO IMOBILIZADO
ADMINISTRAO,
CONTABILIZAO E
CONTROLE DO ATIVO IMOBILIZADO
ADMINISTRAO
DO ATIVO IMOBILIZADO
Normatizao de ativo imobilizado O primeiro passo a ser dado o conhecimento e a conscientizao de todos os colaboradores de que o Ativo Imobilizado o conjunto de bens destinados a manuteno da atividade econmica da empresa, seja na produo de riquezas ou no controle e administrao destes. A Gesto eficiente comea na implantao de Normas de procedimentos, que determinaro condutas a serem obedecidas quando do cumprimento das rotinas administrativas de aprovao, compra, entrada, registro, identificao e outros, bem como a responsabilidade fsica dos bens. Os procedimentos devem ser distintos entre a rea que realiza o controle e todas as demais reas da empresa, definidos da seguinte maneira: Procedimentos Gestor do Ativo Imobilizado: - Entrada e registro; - Identificao dos bens; - Controles individuais ou coletivos; - Clculos matemticos exigidos por lei; - Baixas e transferncias; - Guarda de documentao; - Fiscalizao do cumprimento da Norma; - Inventrio fsico; Procedimentos das demais reas: - Preenchimento do formulrio de solicitao de compra de ativo; - Aprovao dos pedidos de compra; - Entrada dos bens na empresa; - Solicitao de transferncia de bens; - Ordens de servio; - Solicitao de baixa e vendas; - Utilizao dos bens exclusivamente nos interesses da empresa; O gestor dever a todo instante promover e
Caractersticas e valor contbil O Ativo imobilizado compreende os ativos tangveis que: a) so mantidos por uma entidade para uso na produo ou na comercializao de mercadorias ou servios, para locao, ou para finalidades administrativas; b) tm a expectativa de serem utilizados por mais de doze meses; c) haja a expectativa de auferir benefcios econmicos em decorrncia da sua utilizao; e d) possa o custo do ativo ser mensurado com segurana. Valor contbil o montante pelo qual o ativo est registrado na contabilidade, lquido da respectiva depreciao acumulada e das provises para perdas por reduo ao valor recupervel. Custo contbil Custo o valor de aquisio ou construo do ativo imobilizado ou o valor atribudo ou de mercado, no caso de doaes. O custo de um bem do imobilizado compreende: a) preo de compra, inclusive impostos de importao e impostos no-recuperveis sobre a compra, deduzidos de descontos comerciais e abatimentos; b) custos diretamente atribuveis para instalar e colocar o ativo em condies operacionais para o uso pretendido; Nota: so exemplos de custos diretamente atribuveis: - custos com empregados, incluindo todas as formas de remunerao e encargos proporcionados por uma entidade a seus empregados ou a seus dependentes originados diretamente da construo ou da aquisio do item do imobilizado; - custo da preparao do local; - custo de entrega inicial e manuseio; - custo de instalao e montagem; - custo de testes para verificao do funcionamento do bem, deduzido das receitas lquidas obtidas durante o perodo de teste, tais como amostras produzidas quando o equipamento era testado; e
64

- honorrios profissionais. c) custo estimado para desmontar e remover o ativo e restaurar o local no qual est localizado, quando existir a obrigao futura para a entidade. O custo de um bem do imobilizado o preo pago ou equivalente na data da aquisio. Os encargos financeiros de emprstimos e financiamentos de terceiros para a construo ou montagem de bens do imobilizado devem ser capitalizados at o momento em que o bem estiver em condies de operao. Controle do ativo imobilizado Uma das principais atribuies da contabilidade o controle do patrimnio da entidade. Para tanto, alm do controle exercido por meio dos registros contbeis, torna-se necessria a criao de alguns controles extracontbeis, de modo a auxiliar a execuo de tal tarefa. Na maioria das empresas, o controle dos bens do Ativo Imobilizado feito mediante a afixao de plaquetas de identificao, s quais so atribudos nmeros que obedecem, to-somente, ordem cronolgica de aquisio. Na escriturao contbil, os registros dos bens do Ativo Imobilizado no figuram suficientemente individualizados. No Razo Contbil, temos, por exemplo, as contas Veculos, Mveis e Utenslios etc, que registram bens de mesma natureza, adquiridos pela empresa ao longo dos anos. A inconvenincia dessa no-individualizao surge no momento de efetuar-se a baixa de determinado bem, pois, para efeito de apurao do ganho ou da perda de capital em funo da baixa, necessrio que se saiba, no mnimo, a data e o valor da aquisio do bem. Como na prtica torna-se difcil obter os dados de determinado bem do Ativo Imobilizado diretamente da escriturao contbil, indispensvel, inclusive para efeitos fiscais, que a empresa mantenha registros extracontbeis que permitam identificar os bens, determinar a data e o custo de aquisio, assim como posteriores acrscimos e baixas parciais a eles referentes. Na escriturao contbil, os registros dos bens do Ativo Imobilizado no figuram suficientemente individualizados. No Razo Contbil, temos, por exemplo, as contas Veculos, Mveis e Utenslios etc, que registram bens de mesma natureza, adquiridos pela empresa ao longo dos anos. A inconvenincia dessa no-individualizao surge no momento de efetuar-se a baixa de determinado bem, pois, para efeito de apurao do ganho ou da perda de capital em funo da baixa, necessrio que se saiba, no mnimo, a data e o valor da aquisio do bem. Como dissemos, na prtica torna-se difcil obter os dados de determinado bem do Ativo Imobilizado diretamente da escriturao contbil. Assim, indispensvel, inclusive para efeitos fiscais, que a empresa mantenha registros que permitam identificar os bens, determinar a data e o custo de aquisio, assim como os posteriores acrscimos e baixas parciais a eles referentes. A legislao do Imposto de Renda admite que seja diretamente deduzido como despesa operacional o custo de aquisio de bens do Ativo Permanente de valor igual ou inferior a R$ 326,62, ou cuja vida til no ultrapasse um ano. Entretanto, para efeito de controle patrimonial e de acordo com a expressividade dos bens, mesmo que estes no figurem no Ativo Imobilizado, entendemos ser conveniente a codificao e controle, pois, como comentado acima, o controle patrimonial exercido mediante o controle fsico extra-contbil, no ficando necessariamente restrito, portanto, aos valores registrados no Ativo Imobilizado (art. 244 RIR/94).
DEPRECIAO,
TOMBAMENTO E BAIXA PATRIMONIAL
DEPRECIAO A depreciao de bens do ativo imobilizado corresponde diminuio do valor dos elementos ali classificveis, resultante do desgaste pelo uso, ao da natureza ou obsolescncia normal. Referida perda de valor dos ativos, que tm por objeto bens fsicos do ativo imobilizado das empresas, ser registrada periodicamente nas contas de custo ou despesa (encargos de depreciao do perodo de apurao) que
65

tero como contrapartida contas de registro da depreciao acumulada, classificadas como contas retificadoras do ativo permanente (RIR/1999, art. 305). Nota: a partir de 1/01/1996, tendo em vista o fim da correo monetria das demonstraes financeiras, as quotas de depreciao a serem registradas na escriturao como custo ou despesa sero calculadas mediante a aplicao da taxa anual de depreciao sobre o valor em Reais do custo de aquisio registrado contabilmente. Fixao da taxa anual de depreciao Regra geral, a taxa de depreciao ser fixada em funo do prazo durante o qual se possa esperar a utilizao econmica do bem, pelo contribuinte, na produo dos seus rendimentos (RIR/1999, art. 310). At 31/12/1998, a SRF no havia fixado, para efeitos fiscais, o prazo de vida til para cada espcie de bem. Admitiam-se at ento as taxas anuais de depreciao, resultantes da jurisprudncia administrativa (IN SRF n 2, de 1969). Notas: os prazos de vida til admissveis para fins de depreciao dos seguintes veculos automotores, adquiridos novos, foram fixados pela IN SRF no 162, de 1998:
Bens Tratores Veculos automotores para transporte de 10 pessoas ou mais, includo o motorista
Taxa de depreciao
Prazo
25% ao ano (Anexo I da IN SRF n 162, de 4 anos 1998, NCM Posio 8701) 25% ao ano (Anexo I da IN SRF n 162, de 4 anos 1998, Posio 8702)
Veculos de passageiros e outros veculos 20% ao ano automveis principalmente concebidos para transporte de pessoas (exceto os da posio 5 anos (Anexo I da IN SRF n 162, de 8702), includos os veculos de uso misto e 1998, Posio 8703) os automveis de corrida Veculos automveis para transporte de mercadoria 25% ao ano (Anexo I da IN SRF n 162, de 4 anos 1998, Posio 8704) 25% ao ano Caminhes fora-de-estrada (Anexo I da IN SRF n 162, de 1998, usa expresso 4 anos Veculos Automveis Especiais abrangindo os Caminhes fora-de-estrata - Posio 8705) 25% ao ano Motociclos (Anexo I da IN SRF n 162, de 4 anos 1998, Posio 8711) e desenvolvimento de logiciais (software) utilizados em processamento de dados, taxa de 20% (vinte por cento) ao ano. A taxa de depreciao aplicvel a cada caso obtida mediante a diviso de 100% (cem por cento) pelo prazo de vida til, em meses, trimestres ou em anos, apurando-se assim a taxa mensal, trimestral ou anual a ser utilizada.
Foram tambm fixados em 5 anos, pela IN SRF n 4, de 1985: a) o prazo de vida til para fins de depreciao de computadores e perifricos (hardware), taxa de 20% (vinte por cento) ao ano; b) o prazo mnimo admissvel para amortizao de custos e despesas de aquisio
66

A IN SRF n 162, de 1998, estabelece que a quota de depreciao a ser registrada na escriturao da pessoa jurdica, como custo ou despesa operacional, ser determinada com base nos prazos de vida til e nas taxas de depreciao constantes dos seus Anexos I (bens relacionados na Nomenclatura Comum do Mercosul - NCM anexos) e II (demais bens). A IN SRF n 130, de 1999, alterou o Anexo I da IN SRF n 162, de 1998, para incluir no referido Anexo I uma listagem de bens conforme referncia na NCM, fixando para os mesmos o prazo de vida til e a taxa anual de depreciao. Bens que podem ser depreciados Podem ser objeto de depreciao todos os bens fsicos sujeitos a desgaste pelo uso, por causas naturais, obsolescncia normal, inclusive edifcios e construes, bem como projetos florestais destinados explorao dos respectivos frutos (para projetos florestais vide PN CST n 18, de 1979). A partir de 1/01/1996, somente ser admitida, para fins de apurao do lucro real, a despesa de depreciao de bens mveis ou imveis que estejam intrinsecamente relacionados com a produo ou comercializao de bens e servios objeto da atividade empresarial (RIR/1999, arts. 305 e 307). Bens que no podem ser objetivo de depreciao De acordo com o RIR/1999, art. 307, pargrafo nico e seus incisos, no ser admitida quota de depreciao relativamente a: a) terrenos, salvo em relao aos melhoramentos ou construes; b) prdios ou construes no alugados nem utilizados pela pessoa jurdica na produo dos seus rendimentos, bem como aqueles destinados revenda; c) bens que normalmente aumentam de valor com o tempo, como obras de arte e antiguidades; d) bens para os quais seja registrada quota de exausto. TOMBAMENTO A palavra tombamento, tem origem portuguesa e significa fazer um registro do patrimnio de algum em livros especficos num rgo de Estado que cumpre tal funo. Ou seja, utilizamos a palavra no sentido de registrar algo que de valor para uma comunidade protegendo-o por meio de legislao especfica. Atualmente, o tombamento um ato administrativo realizado pelo poder pblico (SEEC/CPC) com o objetivo de preservar, atravs da aplicao da lei, bens de valor histrico, cultural, arquitetnico e ambiental para a populao, impedindo que venham a ser destrudos ou descaracterizados. So os seguintes os livros do tombo da SEEC/CPC: Livro n 1 do tombo arqueolgico, etnogrfico e paisagstico. Livro n 2 do tombo histrico; Livro n 3 do tombo das belas artes; Livro do tombo das artes aplicadas. Portanto, o tombamento visa preservar referenciais, marcas e marcos da vida de uma sociedade e de cada uma de suas dimenses interativas. O que pode ser tombado O tombamento pode ser aplicado a bens mveis e imveis de interesse cultural/ambiental em vrias escalas interativas como a de um municpio, de um estado, de uma nao ou de interesse mundial, quais sejam: fotografias, livros, acervos, mobilirios, utenslios, obras de arte, edifcios, ruas, praas, bairros, cidades, regies, florestas, cascatas, entre outros. Somente aplicado a bens de interesse para a preservao da memria e referenciais coletivos, no sendo possvel utiliz-lo como instrumento de preservao de bens que sejam apenas de interesse individual. O ideal num processo de tombamento que no se tombem objetos isolados, mas conjuntos significantes. Partindo da ideia de conjunto significativo, atualmente, excetuando-se seres humanos e exemplares animais isolados, tudo pode ser tombado; at mesmo um ecossistema para a preservao de uma ou mais espcies. Quem pode executar um tombamento O Tombamento pode ser feito pela Unio, atravs do Instituto do Patrimnio Histrico e Artstico Nacional, pelo Governo Estadual, atravs da Secretaria de Estado da Cultura - CPC, ou pelas administraes municipais que dispuserem de leis especficas. O tombamento tambm pode ocorrer em escala mundial, reconhecendo algo como Patrimnio da Humanidade, o que feito pelo ICOMOS/UNESCO.
67

O ato do tombamento e a desapropriao So atos totalmente diferentes. O Tombamento no altera a propriedade de um bem; apenas probe que ele venha a ser destrudo ou descaracterizado. Logo, um bem tombado no necessita ser desapropriado, mas deve manter as caractersticas que possua na data do tombamento. Muitos pedidos de tombamento so feitos por indivduos ou prefeituras pressupondo que se o objeto for tombado o Estado restaurar e manter tal bem. Porm, se o bem continua a pertencer ao proprietrio, o Estado, no pode investir recursos pblicos em sua conservao por no lhe pertencer. Mas, o art. 16 da Lei n 1.211 de 16/9/1953 afirma que se houver necessidade de obras para a preservao do bem e, se o proprietrio protocolar no Protocolo Geral da SEEC um comunicado CPC de que tais obras so urgentes e o proprietrio comprovar no ter recursos para execut-las, o Estado obrigado a custear tais obras, mesmo sendo o bem privado e sem a anuncia do proprietrio. O mesmo artigo afirma que o Estado tem seis meses de prazo para dar incio s obras e, caso no as execute, direito do proprietrio entrar com um processo no Protocolo Geral da SEEC e outro processo civil solicitando a anulao do tombamento. O tombamento e a preservao O tombamento uma das iniciativas possveis de serem tomadas para a preservao dos bens culturais/ambientais, na medida que impede legalmente a sua destruio e descaracterizao. necessrio deixar claro que aquele que ameaar ou destruir um bem tombado est sujeito a processo legal que poder definir multas, medidas compensatrias ou at mesmo a reconstruo do bem como estava na data do tombamento dependendo do veredicto final do processo. A Constituio Federal no Artigo 216, estabelece que funo da Unio, do Estado e dos Municpios, com o apoio da comunidade, preservar os bens culturais e naturais brasileiros, dando especial ateno aos stios arqueolgicos. A notificao do achado de um stio arqueolgico ou qualquer projeto de interveno em reas de stios arqueolgicos devem ser comunicadas ao IPHAN. Alm do tombamento, existem outras formas de preservao? O inventrio a primeira forma para o reconhecimento da importncia dos bens culturais e ambientais, atravs do registro de suas caractersticas principais. Os Planos Diretores das cidades tambm estabelecem formas de preservao do patrimnio em nvel municipal, atravs do planejamento urbano. Os municpios devem promover o desenvolvimento das cidades sem a destruio do patrimnio. As Leis Orgnicas municipais podem prover o municpio de instrumentos de preservao do Patrimnio Cultural/ambiental. Podem, ainda, criar leis especficas que estabeleam incentivos preservao como a reduo de impostos municipais aos proprietrios de bens declarados de interesse cultural ou tombados. Na escala municipal, possvel que feito o levantamento dos bens de interesse de conservao, mesmo que no tombados, o departamento municipal responsvel pela emisso de alvars de construo, demolio e alterao das edificaes tenha um aviso na documentao de cada bem alertando que ele de interesse ao patrimnio cultural/ ambiental, de modo que se possa negociar com o proprietrio a conservao do bem ou medidas mitigatrias em suas intervenes. Nesse sentido as cmaras, prefeituras, departamentos ou casas de cultura municipais podem firmar acordos de cooperao tcnica com a SEEC CPC. A CPC tambm orienta as cmaras e secretarias municipais de cultura na criao da legislao e gesto do Patrimnio Cultural que mesmo no sendo significativo para o estado, significativo para o municpio ou regio. No caso do Patrimnio Ambiental e proteo de ecossistemas, existe uma ampla Coletnea da legislao ambiental estadual e federal que est disposio do pblico na Secretaria Estadual de Meio Ambiente/IAP, sendo a Ao civil pblica via Ministrio Pblico um dos principais instrumentos de exerccio da cidadania. O tombamento tambm pode ser um instrumento de reforo proteo do em torno de reas protegidas pela legislao ambiental estadual e federal. BAIXA PATRIMONIAL Consiste a baixa patrimonial na perda do poder exercido sobre determinado bem cujo uso intensivo ou prolongado tenha-o
68

tornado obsoleto ou lhe causado desgastes ou avarias que no justifiquem a inverso de recursos para sua recuperao. Antes de considerar o bem como inservvel, o Juiz de Direito Diretor do Frum da Comarca, ou o Juiz Substituto no exerccio da Direo, dever, quando necessrio, solicitar-lhe o conserto. Constatado que no proveitosa a inverso de recursos para a recuperao do bem, dever ser solicitado um parecer tcnico Diretoria do Departamento de Patrimnio do TRIBUNAL DE JUSTIA DO ESTADO. Esse parecer tcnico ser emitido pela Diviso de Controle Patrimonial, e este, depois de concludo, ser visado pelo Juiz Diretor do Frum, ou pelo Juiz Substituto no exerccio da Direo, facultando-se tambm o visto a um membro do Ministrio Pblico, ao efeito de se justificar a baixa patrimonial. Para que se realize uma baixa patrimonial, necessrio proceder identificao do bem a ser baixado no Inventrio do Departamento do Patrimnio do TRIBUNAL DE JUSTIA DO ESTADO, isto , a indicao do nmero de patrimnio. Para efeito desta Instruo, so adotadas as seguintes definies: I Bem reversvel: o bem mvel ou imvel que integra o acervo patrimonial do TRIBUNAL DE JUSTIA DO ESTADO DO PARAN, o qual indispensvel prestao do servio pblico. II Bem alienvel: o bem mvel ou imvel inservvel ao TRIBUNAL DE JUSTIA. III Bem inservvel: o bem considerado ocioso, cuja recuperao antieconmica ou impossvel, no sendo, portanto, mais vivel sua utilizao em qualquer atividade relacionada ao servio prestado. IV Bem alienvel ocioso: o bem que se encontra em perfeitas condies de uso, mas no est sendo utilizado. V Bem alienvel de recuperao antieconmica: o bem que apresenta desgaste prematuro ou obsolescncia e possui rendimento precrio, cuja recuperao seria onerosa, salvo aquele de valor histrico que poder ser aproveitado pelo TRIBUNAL DE JUSTIA DO ESTADO. VI Bem irrecupervel: o bem que no pode mais ser utilizado para o fim a que se destina devido perda de suas caractersticas. O procedimento de alienao dos bens que se enquadrarem nas condies supracitadas dever ocorrer por meio de leilo, em observncia ao disposto no art. 17, 6, combinado com o art. 40, 1, da Lei n 8.666, de 21 de junho de 1993, e suas alteraes. Observaes: a) Sendo o bem considerado obsoleto ou no havendo interesse em utiliz-lo na Comarca onde se encontra, mas estando, ainda, em condies de uso (em estado regular de conservao), o Juiz de Direito Diretor do Frum, ou o Juiz Substituto no exerccio da Direo, dever, primeiramente, coloc-lo em disponibilidade. F ORMALIZAO
PATRIMONIAL DO PROCESSO DE BAIXA
O Juiz de Direito Diretor do Frum, ou o Juiz Substituto no exerccio da Direo, poder promover doaes a entidades filantrpicas reconhecidas como de interesse pblico, delegacias, escolas ou bibliotecas municipais e estaduais, bem como incineraes (no caso de objetos de madeira) ou alienaes de bens inservveis alocados no mbito de sua jurisdio, da seguinte forma: Para doao a entidades filantrpicas reconhecidas como de interesse pblico, delegacias, escolas ou bibliotecas municipais ou estaduais. Incinerao (quando se tratar de bens de madeira) Para alienao de bens mveis
ADMINISTRAO E MANUTENO DE IMVEIS, PRESTAO DE SERVIOS

GERAIS E SISTEMAS PREDIAIS
S ISTEMAS
PREDIAIS ,
ADMINISTRAO
MANUTENO DE IMVEIS
Conjunto de Insumos e servios necessrios para o desenvolvimento das atividades de um edificio.
69

MANUTENO PREVENTIVA Controle sistemtico da manuteno de mquinas e equipamentos, considerado um alto ponto de reduo de custos, a preocupao com as rotinas de manuteno normalmente est relacionada a quebra de maquinrio (manuteno corretiva), porm nesse momento normalmente se utilizou o equipamento com uma carga muito acima do que ele suporta, existindo assim o comprometimento de vrias peas, e como consequncia aumenta o risco de parada de produo. O uso da manuteno preventiva est relacionado a programao da manuteno, com foco nas periodicidades de cada manuteno, (exemplo trocar o leo a cada 3 meses) visando assim o melhor aproveitamento do valor imobilizado em maquinrios, ou seja aproveitar ao mximo a vida til de cada equipamento e deixar sempre o mesmo em perfeito estado produtivo. As certificaes ISO, que hoje esto mais comuns no mercado exigem uma rotina de manuteno bem assertiva, com controles de processos que fiquem registrados para futura auditria, as empresas que comeam a controlar sua rotina de manuteno acabam em curto prazo reduzindo o numero de paradas no programadas. Sistemas informatizados utilizam ferramentas para esse controle, que alm de refletir em benefcios para a manuteno, integram informaes de gasto de hora/homem e equipamento parado, assim alimentando o custo da empresa que por consequncia alimenta todo o financeiro a pagar, atravs de gastos com peas na manuteno, estoques mnimo necessrios, mo-de-obra e previses de perda com a hora parada. O ganho real do uso da manuteno preventiva o aumento da produtividade, a diminuio dos custos e o monitoramento do que est acontecendo com a vida til dos maquinrios. As industrias da atualidade devem se preocupar com todo e qualquer indicativo de economia que possibilite seu produto ter mais competitividade. MANUTENO CORRETIVA Assim como na maioria das coisas, a manuteno corretiva a forma mais bvia e a mais primria forma de manuteno, o tipo de manuteno que pode ser descrito pelo ciclo do quebra-conserta, ou seja, o conserto dos equipamentos s feito depois que acontece o estrago. Do ponto de vista global de qualquer sistema, a manuteno corretiva a forma mais cara de manuteno, de maneira geral, gera a baixa utilizao anual dos equipamentos e das mquinas. Tambm gera a diminuio da vida til das mquinas e das instalaes, alm de serem necessrias paradas para manuteno em momentos aleatrios, e muitas vezes inoportunos por serem em pocas de ponta de produo, correndo o risco de ter que fazer paradas em perodos de cronograma apertado, ou at em pocas de crise geral. claro que se torna impossvel eliminar completamente este tipo de manuteno, pois na maioria dos casos no se pode prever o momento exato em que um defeito ir obrigar a uma parada para uma manuteno corretiva de emergncia. Apesar de simples, a organizao corretiva necessita de pessoas previamente treinadas para atuar com rapidez e eficincia em todos os casos de defeitos previsveis e com quadro e horrios bem estabelecidos. No almoxarifado, depsito ou oficina devem existir todos os materiais e meios necessrios para a ao corretiva, so indispensveis instrumentos de medio e de testes, de preferncia adaptados aos equipamentos existentes. Alm dos instrumentos para medies e testes, devem existir no local as ferramentas necessrias para todos os tipos de intervenes, tambm so indispensveis manuais com detalhes referentes aos equipamentos e da manuteno corretiva, alm de anotaes relacionadas a cadeia produtiva, tornando fcil a acessibilidade. Tambm devem existir esquemas ou desenhos detalhados dos equipamentos e dos circuitos que correspondam s instalaes atualizadas, alm disso, o almoxarifado deve estar racionalmente organizado e em contato com a manuteno, e disponvel um bom nmero dos itens, de preferncia, bem acima do ponto crtico de encomenda Os contratos estabelecidos com entidades nacionais ou internacionais, devem ser bem estudados, principalmente no caso de equipamentos de alta tecnologia cuja manuteno no local seja impossvel. Devem ser feitas reciclagens e atualiza-
70

es peridicas dos chefes e dos tcnicos de manuteno, tambm deve ser mantido um registro dos defeitos e do tempo que levou para fazer o reparo, a classificao dos equipamentos por cadeias produtivas tambm deve fazer parte das anotaes. Algo que nenhum chefe gosta, mas de suma importncia, manter o registro das perdas de produo devido as paradas devidas a defeitos e a parada para manuteno. Com todas as anotaes, fcil perceber que a manuteno preventiva, alm de mais barata, pode ser feita em tempos programados. MANUTENO PREDITIVA Manuteno preditiva a atuao realizada com base na modificao de parmetro de condio ou desempenho do equipamento, cujo acompanhamento obedece a uma sistemtica. A manuteno preditiva pode ser comparada a uma inspeo sistemtica para o acompanhamento das condies dos equipamentos. Quando necessria a interveno da manuteno no equipamento, estamos realizando uma Manuteno corretiva planejada. conhecida tambm como manuteno sob condio ou Manuteno com base no estado do equipamento (Condition Based Maintenance). O termo associado Manuteno preditiva o de PREDIZER. Esse o grande objetivo da Manuteno preditiva: Predizer (ou prevenir) as falhas nos equipamentos ou sistemas atravs de acompanhamento dos diversos parmetros, permitindo a operao contnua pelo maior tempo possvel. Ou seja, a Manuteno preditiva privilegia a DISPONIBILIDADE medida que no promove intervenes nos equipamentos em operao. Alm disso, a interveno s decidida quando os parmetros acompanhados indicam sua real necessidade, ao contrrio da Manuteno Preventiva que pressupe a retirada do equipamento de operao baseada no tempo de operao. Quando o grau de degradao se aproxima ou atinge o limite previamente estabelecido, tomada a deciso de interveno. Isto permite uma preparao prvia do servio, alm de outras decises alternativas relacionadas com a produo. Acompanhamento preditivo A avaliao do estado do equipamento se d atravs de medio, acompanhamento ou monitorao de parmetros. Esse acompanhamento pode se feito de trs formas: - Acompanhamento ou monitorao subjetiva; - Acompanhamento ou monitorao objetiva; - Monitorao contnua Monitorao subjetiva A monitorao subjetiva aquela exercida pelo pessoal de Manuteno utilizando os sentidos, ou seja, tato, olfato, audio e viso. Quando um mecnico coloca a palma da mo sobre uma caixa de mancal, pode perceber a temperatura e a vibrao. Evidentemente quanto mais deve ser adotada como base para deciso por ser extremamente subjetiva.
MANUTENO PREDITIVA
MANUTENO CORRETIVA PLANEJADA
Acompanhamento Sistemtico da condio dos equipamentos.
Interveno para correo dos problemas detectados pela Manuteno preditva.
FUNO
CONCEITO
DOCUMENTAO
DE DOCUMENTAO
Documento toda informao registrada em suporte material, suscetvel de ser utilizada para consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprovam fatos, fenmenos, formas de vida e pensamento do homem numa determinada poca ou lugar. Documentos de arquivo so todos os que, produzidos e/ou recebidos por uma pessoa fsica ou jurdica, pblica ou privada, no exerccio de suas atividades, constituem elementos de prova ou de informao. Formam um conjunto orgnico, refletindo as atividades e se vinculam expressando os atos de
71

seus produtores pelos quais so produzidos, determinando a sua condio de documento de arquivo e no a natureza do suporte ou formato. Os documentos de um arquivo apresentam caractersticas, contedo e formas diferentes; so classificados em dois grupos: Quanto ao gnero Os documentos podem ser definidos segundo o aspecto de sua representao nos diferentes suportes: - textuais: so os documentos manuscritos, datilografados/digitados ou impressos; - cartogrficos: so os documentos em formatos e dimenses variveis, contendo representaes geogrficas, arquitetnicas ou de engenharia. - Iconogrficos: so os documentos em suportes sintticos, em papel emulsionado ou no, contendo imagens estticas. - Filmogrficos: so os documentos em pelculas cinematogrficas e fitas magnticas de imagem (types), conjugadas ou no a trilhas sonoras, com bitolas e dimenses variveis, contendo imagens em movimento. - Sonoros: so os documentos com dimenses e rotaes variveis, contendo registros fotogrficos. - Microgrficos: so os documentos em suporte flmico resultante da micro-reproduo de imagens, mediante utilizao de tcnicas especficas. - Informticos: so os documentos produzidos, tratados e armazenados em computador. Quanto natureza do assunto Quando se considera a natureza do assunto tratado em um documento, pode ser: a) Ostensivo b) Sigiloso (ultra-secreto, Secreto, Confidencial e Reservado) A classificao de ostensivo dada cujo os documentos cuja divulgao no prejudica a instituio, podendo ser de domnio pblico. Consideram-se sigilosos os documentos que, pela natureza do seu contedo, devem ser de conhecimento restrito e, que, requeiram medidas especiais de salvaguarda para a sua custdia e divulgao. Os assuntos sigilosos sero classificados de acordo com os seguintes graus: ultra-secreto, secreto, convidencial e reservado.
SERVIOS DE PROTOCOLO, DISTRIBUIO, CLASSIFICAO E ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS

SERVIOS DE PROTOCOLO Protocolo a denominao geralmente atribuda a setores encarregados do recebimento, registro, distribuio e movimentao dos documentos em curso; denominao atribuda ao prprio nmero de registro dado ao documento; Livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos. (PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. 3.ed. Rio de Janeiro: FGV, 2004. p. 27). Dentre os cinco setores distintos das atividades dos arquivos correntes (Protocolo, Expedio, Arquivamento, Emprstimo e Consulta, Destinao) vamos dar ateno especial ao Protocolo. sabido que durante a sua tramitao, os arquivos correntes podem exercer funes de protocolo (recebimento, registro, distribuio, movimentao e expedio de documentos), da a denominao comum de alguns rgos como Protocolo e Arquivo. Algumas rotinas devem ser adotadas no registro documental, afim de que no se perca o controle, bem como surjam problemas que facilmente poderiam ser evitados (como o preenchimento do campo Assunto, de muita importncia, mas que na maioria das vezes feito de forma errnea). Dentre as recomendaes de recebimento e registro (SENAC. D. N. Tcnicas de arquivo e protocolo. Rio de Janeiro: Senac, 1999. p. 37-44. / PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. 3 ed. Rio de Janeiro: FGV, 2004. p. 53-60.), destaca-se: - Receber as correspondncias, separando as de carter oficial da de carter particular, distribuindo as de carter particular a seus destinatrios. Aps essa etapa, os documentos devem seguir seu curso, a fim de cumprirem suas funes. Para que isto ocorra, devem ser distribudos e classificados da forma correta, ou seja, chegar ao seu destinatrio Para isto, recomenda-se (SE-NAC. D. N. Tcnicas de arquivo e protocolo. Rio de Janeiro: Senac, 1999. p. 37-44. / PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. 3 ed. Rio de Janeiro: FGV, 2004. p. 53-60.):
72

- Separar as correspondncias de carter ostensivo das de carter sigiloso, encaminhado as de carter sigiloso aos seus respectivos destinatrios; - Tomar conhecimento das correspondncias de carter ostensivos por meio da leitura, requisitando a existncia de antecedentes, se existirem; - Classificar o documento de acordo com o mtodo da instituio, carimbando-o em seguida; - Elaborar um resumo e encaminhar os documentos ao protocolo. - Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anexando a segunda via da ficha ao documento; - Rearquivar as fichas de procedncia e assunto, agora com os dados das fichas de protocolo; - Arquivar as fichas de protocolo. A tramitao de um documento dentro de uma instituio depende diretamente se as etapas anteriores foram feitas da forma correta. Se feitas, fica mais fcil, com o auxlio do protocolo, saber sua exata localizao, seus dados principais, como data de entrada, setores por que j passou, enfim, acompanhar o desenrrolar de suas funes dentro da instituio. Isso agiliza as aes dentro da instituio, acelerando assim, processos que anteriormente encontravam dificuldades, como a no localizao de documentos, no se podendo assim, us-los no sentido de valor probatrio, por exemplo. Aps cumprirem suas respectivas funes, os documentos devem ter seu destino decidido, seja este a sua eliminao ou recolhimento. nesta etapa que a expedio de documentos torna-se importante, pois por meio dela, fica mais fcil fazer uma avaliao do documento, podendo-se assim decidir de uma forma mais confivel, o destino do documento. Dentre as recomendaes com relao a expedio de documentos, destacam-se: - Receber a correspondncia, verificando a falta de anexos e completando dados; - Separar as cpias, expedindo o original; - Encaminhar as cpias ao Arquivo. vlido ressaltar que as rotinas acima descritas no valem como regras, visto que cada instituio possui suas tipologias documentais, seus mtodos de classificao, enfim, surgem situaes diversas. Servem apenas como exemplos para a elaborao de rotinas em cada instituio. DISTRIBUIO DE DOCUMENTO Anexar: unio definitiva a um processo. Apensar: unio temporria a um processo, mediante determinao de uma autoridade competente. Assunto: descrio sumria do assunto a ser objeto de decises e providncias por meio da tramitao do processo ou expediente. Atividade: ao, encargo ou servio decorrente do exerccio de uma funo, que pode ser identificada como atividade-meio ou atividade-fim. Atividade-fim: ao, encargo ou servio de um rgo para atribuies especficas que resulta na produo e acumulao de documentos de carter substantivo e essencial para o seu funcionamento. Atividade-meio: ao, encargo ou servio de um rgo para atribuies especficas que resulta na produo e acumulao de documentos de carter instrumental e acessrio. Autuar/formao de processo: ato de reunir em uma s pasta, para trmite generalizado, a coleo inicial de documentos e registros de atos e fatos de natureza administrativojurdica relacionados ao mesmo assunto. Devero ser observados os documentos cujo contedo esteja relacionado a aes e operaes contbil-financeiras, ou requeira anlises, informaes, despachos e decises de diversas unidades organizacionais de uma instituio. Avaliao de documentos: identifica valores dos documentos para definio de seus prazos de guarda e de sua destinao. Capa: emitida pelo SIGA quando da abertura de um novo nmero, um invlucro utilizado para proteger o conjunto de folhas que compem um processo e, tambm, utilizada para formalizar juntada de documentos. Carto de protocolo: papel encorpado (tipo papel carto) para registro dos seguintes dados: nome do solicitante, data do protocolo, local para fixar a etiqueta, resumo do assunto, e rubrica do protocolista. Correspondncia: a CDA responsvel pelo encaminhamento das correspondncias
73

aos Correios, bem como pelo recebimento, guarda, triagem e distribuio interna. Desapensao - a separao fsica de processos apensados por j terem se encerrado as aes pelas quais foram apensados. Despacho: ordem de autoridade administrativa em caso que lhe submetida apreciao. O despacho pode ser favorvel ou desfavorvel pretenso solicitada pelo administrador, servidor pblico. Aprovado pela Portaria n 592/GAB, de 30 de maio de 2008. Distribuio: remessa do processo s Diretorias, Gerncias e/ou Coordenadorias para deciso sobre o assunto. Documento: toda informao registrada em um suporte material suscetvel de ser utilizado para consulta, estudo, prova e pesquisa. So fontes: livros, revistas, jornais, manuscrito, fotografia, selo, medalha, filme, disco e fita magntica etc. Documento de arquivo: produzido e/ou recebido por uma pessoa fsica, jurdica ou privada, no exerccio de suas atividades, constitui elemento de prova ou de informao. Forma um conjunto orgnico, refletindo as atividades a que se vincula, expressando os atos de seus produtores no exerccio de suas funes. Assim, a razo de sua origem ou a funo pela qual produzido determina a sua condio de arquivo, natureza do suporte ou formato. Documentos pblicos: documentos de qualquer suporte ou formato, produzidos e/ ou recebidos por um rgo governamental na conduo de suas atividades. Tambm so aqueles produzidos e/ou recebidos por instituies de carter pblico e por entidades privadas responsveis pela execuo de servios pblicos. De acordo com seus diversos elementos, formas e contedos, os documentos podem ser caracterizados segundo o gnero e a espcie. Gnero: define a representao nos diferentes suportes, como textuais, cartogrficos, iconogrficos, filmogrficos, sonoros, micro grficos, informticos. Espcie: define a razo da natureza dos atos que lhes deram origem quanto forma de registro de fatos. Tomando por base os atos administrativos mais comuns em nossas estruturas de governo, temos: a) Atos Normativos: so as regras e normas expedidas por autoridades administrativas. b) Atos Enunciativos: so os opinativos que esclarecem os assuntos, visando a fundamentar uma soluo. c) Atos de Assentamento: so os configurados por registros, consubstanciado assentamento sobre fatos ou ocorrncias. d) Atos Comprobatrios: so os que comprovam assentamentos, decises etc. e) Atos de Ajuste: so representados por acordos em que a administrao pblica parte. f) Atos de Correspondncia: objetivam a execuo dos atos normativos em sentido amplo, como aviso, ofcio, carta, memorando, mensagem, edital, intimao, exposio de motivos, notificao, telegrama, telex, telefax, alvar, circular. Folha de despacho/informao: onde se fazem despachos, informaes, pareceres, que incorporada ao processo para dar prosseguimento. So as duas faces de uma pgina do processo, que dever ser em papel sulfite branco, tamanho A4 com impressos (padro utilizado pela CDA da Unidade So Paulo). Interessado/solicitante/procedncia: pessoa fsica ou instituio, unidade administrativa ou acadmica expectante da deciso acerca do assunto que originou o processo. Juntada: unio de um processo a outro, ou de um documento a um processo. Realiza-se por anexao ou apensao. Juntada por anexao: unio definitiva e irreversvel de um ou mais processo(s)/ documento(s) a outro processo (considerado principal) de mesmo interessado e assunto. Aprovado pela Portaria n 592/GAB, de 30 de maio de 2008 Juntada por apensao: unio provisria de um ou mais processos a um mais antigo, destinada ao estudo e uniformidade de tratamento em matrias semelhantes. Exemplo: um processo de solicitao de aposentadoria de servidor pblico federal, apensado ao outro referente solicitao de reviso de percepo para subsidi-lo, caracterizando a apensao do processo acessrio ao processo principal. Livro de encaminhamento: registra para onde se enviar ou remeter o processo. Os
74

campos em branco devero ser preenchidos pelo protocolista, devendo constar do recebimento a data, assunto, interessado, nmero do processo e sigla do setor de destino. Livro de entrega de postagens: onde se registra todo material a ser enviado aos Correios. Livro de envio de documentao para malote: livro onde se registra todo material a ser enviado s Unidades. Livro de distribuio de nmero dos atos de correspondncia da Unidade: onde se gera e controla os atos de correspondncia (ofcios, editais, contratos, convnios) cuja responsabilidade da CDA de cada Unidade. Numerao de peas: a numerao atribuda s partes integrantes do processo. Numerao nica de processo: identifica ou caracteriza um processo, conforme Portaria n 3, de 16/05/2003, da Secretaria de Logstica e Tecnologia da Informao do Ministrio do Planejamento, e atribui valor perante a Administrao Pblica Federal. formada por 15 dgitos, devendo ser acrescido de mais dois dgitos de verificao (DV), resultando em 17 dgitos, conforme a seguinte descrio: I - o primeiro grupo constitudo de cinco dgitos, referentes ao cdigo numrico atribudo a cada unidade protocolizadora que identifica o rgo de origem do processo, mantendo-se inalterado, de acordo com as faixas numricas determinadas no art. 3; 23000 a 23999 - MINISTRIO DA EDUCAO 23059.000000 - CEFET-SP II - o segundo grupo constitudo de seis dgitos, separados do primeiro por um ponto e determina o registro sequencial dos processos autuados, devendo nmero ser reiniciado a cada ano; III - o terceiro grupo, constitudo de quatro dgitos, separado do segundo grupo por uma barra, indica o ano de formao do processo; IV - o quarto grupo, constitudo de dois dgitos, separado do terceiro grupo por hfen, indica os Dgitos Verificadores (DV), utilizados pelos rgos que faam uso de rotinas automatizadas. Pgina do processo: cada uma das faces de uma folha de papel do processo. Pea do processo: o documento que, sob diversas formas, integra o processo. Exemplo: folha, folha de talo de cheque, passagem area, brochura, termo de convnio, contrato, fita de vdeo, nota fiscal, entre outros. Procedncia - instituio que originou o documento. Processo: um conjunto de documentos que implica responsabilidade tcnica, financeira ou administrativa, necessrio ao esclarecimento de um mesmo assunto, originado por um documento que, durante a sua tramitao, vai sendo instrudo por despachos ou por anexaes de outros documentos, com a finalidade de anlise, informaes e decises. Protocolo central: unidade junto ao rgo ou entidade encarregada dos procedimentos com relao s rotinas de recebimento e expedio de documentos e de correspondncias. Protocolo setorial ou registro: reproduo dos dados do documento feita em sistema prprio, destinada a controlar a movimentao da correspondncia e do processo e fornecer dados de suas caractersticas fundamentais aos interessados. Termo de abertura de volume de processo: nota utilizada para informar a abertura de um volume de processo. Termo de apensamento: nota utilizada para indicar o que se apensou ao processo/ expediente principal. Termo de desapensao: registra a separao fsica de dois ou mais processos apensados. Pode ser por intermdio de carimbo especfico. Termo de encerramento: registra o encerramento do processo. Pode ser por intermdio de carimbo especfico. Termo de encerramento de volume de processo: registra o encerramento de um volume de processo. Termo de juntada de folha ou pea: registra a juntada de folha(s) ou pea(s) ao processo pode ser por meio de carimbo especfico. Termo de reabertura de processo: informa a reabertura de um processo. Termo de ressalva: informa que uma pea foi retirada do processo quando do ato da anexao, isto , ao proceder a anexao foi constatada a ausncia de uma pea. Pode ser por meio de carimbo especfico.
75

Termo de retirada de folha ou pea: registra a retirada de folha(s) ou pea(s) do processo. Pode ser por meio de carimbo especfico. Tramitao: movimentao do processo de uma unidade a outra, interna ou externa, por meio de documentos no mbito da Unidade a qual se pertence. Romaneio: mscara de identificao que vai anexada aos envelopes contendo a documentao a ser enviados s Unidades. Possui a mesma caracterstica do AR (Aviso de Recebimento) dos Correios. Suporte: material sobre o qual as informaes so registradas (disco, disco magntico, disco tico, filme, fita magntica, papel, papiro, pergaminho, vdeo disco e outros). Aprovado pela Portaria n 592/GAB, de 30 de maio de 2008. Trmite: sequncia de diligncia e aes prescritas para o andamento de documentos de natureza administrativa at seu julgamento ou soluo. Unidade de procedncia: local de origem do documento. Volume: abertura de nova pasta para processo/expediente quando a anterior atingir em mdia 300 folhas. CLASSIFICAO DOS DOCUMENTOS Os documentos de um arquivo apresentam caractersticas, contedo e formas diferentes. Da eles serem classificados em dois grupos: - Quanto ao gnero - Quanto natureza do assunto Quanto ao gnero Considerado o aspecto externo, se em texto, audiovisual, sonoro, isto , o gnero dos documentos de um arquivo, eles pem ser bem variados. Exemplos: contratos, folhas de pagamento, livros contbeis, requisies diversas, atas, relatrios, regimentos e regulamentos. Cartogrficos so documentos em formatos e dimenses variveis, contendo representaes geogrficas, arquitetnicas ou de engenharia: Exemplo: mapas, plantas. Icnogrficos so documentos em suporte sintticos, em papel emulsionado ou no, contendo imagem esttica. Exemplo: fotografias. Informticos documentos produzidos, tratados e armazenados em computador: disco rgido ou flexvel. Filmogrficos so documentos em pelculas cinematogrficas e fitas magnticas de imagens (tapes), conjugadas (ou no), em trilhas sonoras, com bitolas e dimenses variveis. Exemplo: filme Microgrficos documentos em suporte flmico resultante da microproduo de imagens, mediante a utilizao de tcnicas especficas. Exemplo: microfilme em rolo, microficha, carto e jaqueta. Textuais documentos manuscritos, datilografados/digitados ou impressos: exemplo: contratos, folha de pagamento, livro de contas. Sonoros documentos com dimenses e rotaes variveis, contendo registros fonogrficos. Exemplo: discos e fitas Quanto a natureza do assunto Podem ser: a) Ostensivo ou Ordinrio b) Sigiloso a) Ostensivo ou ordinrio Cuja divulgao no prejudica a administrao Exemplo: notas fiscais, escala de planto. b) Sigiloso De conhecimento restrito e que, por isso, requer medidas especiais de salvaguarda para sua divulgao e custdia. Subdividem em 4 categorias tendo em vista o grau necessrio de sigilo e at onde eles podem circular: b.1) Ultra-secreto seu assunto requer excepcional grau de segurana que deve ser apenas do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio. Exemplo: planos de guerra, descobertas e experincias de grande valor cientfico. b.2) Secreto seu assunto exige alto grau de segurana, mas pode ser de conhecimento das pessoas funcionalmente autorizadas para tal, ainda que no estejam intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio (questo 41 aneel 2004). Exemplo: planos, programas e medidas governamentais, materiais criptogrficos (escritos em cifras ou cdigos).
76

b.3) Confidencial seu assunto, embora no requeira alto grau de segurana, s deve ser do conhecimento de pessoas autorizadas, para no prejudicar um indivduo ou criar embaraos administrativos. Exemplo: documentos relativos pessoal. b.4) Reservado seu assunto no deve ser do conhecimento do pblico, em geral. Exemplo: partes de planos, programas, projetos Espcie da natureza do assunto (conforme seu aspecto formal): Definidas tanto em razo da natureza dos atos que lhes deram origem; Tanto pela forma dos registros dos fatos. ILUSTRAO Atos mais comuns: a) Atos Normativos so regras e normas expedidas por autoridades administrativas Exemplo: decreto, estatuto, regimento. b) Atos enunciativos opinativos que esclarecem os assuntos, visando fundamentar uma soluo Exemplo: parecer, relatrio. c) Atos de assentamento configurados por registros de fatos ou ocorrncias Exemplo: apostila, ata, auto de infrao. d) Atos omprobatrios comprovam decises etc Exemplo: tratado, convnio, e) Atos de ajuste representados por acordos em que a administrao pblica faz parte tratado, convnio. f) Atos de correspondncia objetivam execuo dos tos normativos. Em sentido amplo. Exemplo: aviso, memorando, carta. Luciana Duranti (1994) define cinco qualidade do arquivo ou dos seus documentos: 1 - UNICIDADE no obstante forma, gnero, tipo ou suporte, os documentos de arquivos conservam seu carter nico. 2 - CUMULATIVIDADE Bellotto (2002) chama a qualidade de Naturalidade na acumulao. 3 - ORGANICIDADE se um arquivo formado por um conjunto de documentos que se organizam de aes articuladas em prol da misso de uma entidade, sentido ou conjunto. A organicidade realiza-se atravs da acumulao dos documentos. Est relacionada com a imparcialidade/organicidade 4 - IMPARCIALIDADE Jenkinson foi quem definiu. Refere-se capacidade dos documentos de refletirem fielmente as aes de seus produtores. 5 AUTENTICIDADE antes de tudo trata-se de uma questo arquivstica, pois nela est implcita a manuteno da integridade do fundo de arquivo. Verdade administrativa dos documentos. ARQUVAMENTO DE DOCUMENTO A finalidade do arquivo servir administrao. Neste sentido, deve propiciar o acesso imediato a informao desejada, de modo eficiente e eficaz, facilitando a tomada de deciso; a escolha do mtodo de arquivamento tem que ser determinada pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da Organizao.
Os mtodos pertencem a dois grandes sistemas:
DIRETO
SISTEMAS INDIRETO
Pode-se dividir os mtodos de arquivamento em bsicos e padronizados:
BSICOS Mtodo alfabtico o mais simples. O elemento principal a ser considerado o nome das pessoas fsicas ou jurdicas. Neste mtodo, as fichas ou pastas so colocadas rigorosamente na ordem alfabtica, respeitando-se as regras de alfabetao. Regras de alfabetao O arquivamento de nomes obedece a 13 regras, chamadas regras de alfabetao, e que so as seguintes: 1. Nos nomes de pessoas fsicas, considerase o ltimo sobrenome e depois o prenome. Exemplo: Joo Barbosa Pedro lvares Cabral Paulo Santos Maria Lusa Vasconcelos Arquivam-se: Barbosa, Joo Cabral, Pedro lvares Santos, Paulo Vasconcelos, Maria Lusa
77

Observao: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabtica do prenome. Exemplo: Anbal Teixeira Marilda Teixeira Paulo Teixeira Vitor Teixeira Arquivam-se: Teixeira, Anbal Teixeira, Marilda Teixeira, Paulo Teixeira, Vitor 2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hfen no se separam. Exemplo: Camilo Castelo Branco Paulo Monte Verde Heitor Villa-Lobos Arquivam-se: Castelo Branco, Camilo Monte Verde, Paulo Villa-Lobos, Heitor 3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou So seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo. Exemplo: Waldemar Santa Rita Luciano Santo Cristo Carlos So Paulo Arquivam-se: Santa Rita, Waldemar Santo Cristo, Luciano So Paulo, Carlos 4. As iniciais abreviativas de prenomes tm precedncia na classificao de sobrenomes iguais. Exemplo: J. Vieira Jonas Vieira Jos Vieira Arquivam-se: Vieira, J. Vieira, Jonas Vieira Jos 5. Os artigos e preposies, tais com a, o, de, d, da, do, e, um, uma, no so considerados (ver tambm regra n 9). Exemplo: Pedro de Almeida Ricardo dAndrade Lcia da Cmara Arnaldo do Couto Arquivam-se: Almeida, Pedro de Andrade, Ricardo d Cmara, Lcia da Couto, Arnaldo do 6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Junior, Neto, Sobrinho so consideradas parte integrante do ltimo sobrenome, mas no so considerados na ordenao alfabtica. Exemplo: Antnio Almeida Filha Paulo Ribeiro Jnior Joaquim Vasconcelos Sobrinho Henrique Viana Neto Arquivam-se: Almeida Filho, Antnio Ribeiro Jnior, Paulo Vasconcelos Sobrinho, Joaquim Viana Neto, Henrique
Observao: Os graus de parentesco s sero considerados na alfabetao quando servirem de elemento de distino. Exemplo: Jorge de Abreu Sobrinho Jorge de Abreu Neto Jorge de Abreu Filho Arquivam-se: Abreu Filho, Jorge Abreu Sobrinho, Jorge Abreu Neto, Jorge 7. Os ttulos no so considerados na alfabetao. So colocados aps o nome completo, entre parnteses. Exemplo: Ministro Milton Campos
78

Professor Andr Ferreira General Paulo Pereira Dr. Pedro Teixeira Arquivam-se: Campos, Milton (Ministro) Ferreira, Andr (Professor) Pereira, Paulo (General) Teixeira, Pedro (Dr.) 8. Os nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhis e orientais (ver tambm regras n 10 e 11). Exemplo: Georges Aubert Winston Churchill Paul Mller Jorge Schmidt Arquivam-se: Aubert, Georges Churchill, Winston Mller, Paul Schmidt, Jorge 9. As partculas dos nomes estrangeiros podem ou no ser consideradas. O mais comum consider-las como parte integrante do nome quando escritas com letras maiscula. Exemplo: Giulio di Capri Esteban De Penedo Charles Du Pont John Mac Adam Gordon OBrien Arquivam-se: Capri, Giulio di De Penedo, Chales Du Pont, Chales Mac Adam, John OBrien, Gordon 10. Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome de famlia do pai. Exemplo: Jos de Oviedo y Baos Francisco de Pina de Mello Angel del Arco y Molinero Antonio de los Ros Arquivam-se: Arco y Molinero, Andel del Oviedo y Baos, Jos de Pina de Mello, Francisco Rios, Antonio de los 11. Os nomes orientais japoneses, chineses e rabes so registrados como se apresentam. Exemplo: Al Bem-Hur Li Yutang Arquivam-se: Al Bem-Hur Li Yutang 12. Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos governamentais devem ser transcritos como se apresentam, no se considerando, porm, para fins de ordenao, os artigos e preposies que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenao, que os artigos iniciais sejam colocados entre parnteses aps o nome. Exemplo: Embratel lvaro Ramos & Cia. Fundao Getulio Vargas A Colegial The Library of Congress Companhia Progresso Guanabara Barbosa Santos Ltda. Arquivam-se: lvaro Ramos & Cia. Barbosa Santos Ltda. Colegial (A) Companhia Progresso Guanabara Embratel Fundao Getulio Vargas Library of Congress (The) 13. Nos ttulos de congressos, conferncias, reunies, assembleias e assemelhados os nmeros arbicos, romanos ou escritos por extenso devero aparecer no fim, entre parnteses. Exemplo: II Conferncia de Pintura Moderna Quino Congresso de Geografia 3 Congresso de Geologia
79

Aquivam-se: Conferncia de Pintura Moderna (II) Congresso de Geografia (Quinto) Congresso de Geologia (3) Estas regras podem ser alteradas para melhor servir organizao, desde que o arquivista observe sempre o mesmo critrio e faa as remissivas necessrias para evitar dvidas futuras. Exemplo: Jos Peregrino da Rocha Fagundes Jnior Jos Flix Alves Pacheco Podem ser arquivados pelos nomes mais conhecidos: Peregrino Jnior, Jos Felix Pacheco, Jos Colocam-se remissivas em: Fagundes Jnior, Jos Peregrino da Rocha Pacheco, Jos Felix Alves MTODO GEOGRFICO O mtodo geogrfico do sistema direto. a busca feita diretamente ao documento. Este mtodo preferido quando o principal elemento a ser considerado em um documento a PROCEDNCIA ou LOCAL. As melhores ordenaes geogrficas so: a) Nome do estado, cidade e correspondente: quando se organiza um arquivo por estados, as capitais devem ser alfabetadas em primeiro lugar, por estado, independentemente da ordem alfabtica em relao s demais cidades, que devero estar dispostas aps as capitais.
Exemplo:
ESTADO Amazonas Amazonas Rio de Janeiro Rio de Janeiro So Paulo So Paulo CIDADE Manaus (capital) Itacoatiara Rio de Janeiro (capital) Campos So Paulo (capital) Lorena CORRESPONDENTE Sobreira, Lusa Santos, Antnio J. Rodrigues, Isa Almeida, Jos de Corra, Gilson Silva, Alberto
Exemplo:
CIDADE Campos Itacoatiara Lorena Manaus Rio de Janeiro So Paulo ESTADO Rio de Janeiro Amazonas So Paulo Amazonas Rio de Janeiro So Paulo CORRESPONDENTE Almeida, Jos de Santos, Antnio J. Silva, Alberto Sobreira, Lusa Rodrigues, Isa Corra, Gilson
No necessrio o emprego de guias divisrias correspondentes aos estados, pois as pastas so guardadas em ordem alfabtica pela cidade. imprescindvel, porm, que as pastas tragam os nomes dos estados, em segundo lugar, porque h cidades com o mesmo em diferentes estados. Exemplo: Braslia (Distrito Federal) Braslia (Minas Gerais) Itabaiana (Paraba) Itabaiana (Sergipe)
80

Correspondncias de outros pases alfabeta-se em primeiro lugar o pas, seguindo da capital e do correspondente. As demais cidades sero alfabetadas em ordem alfabtica, aps as respectivas capitais dos pases a que se referem.
PAS Frana Frana Portugal Portugal Portugal CIDADE Paris (capital) Lorena Lisboa (capital) Coimbra Porto CORRESPONDENTE Unesco Vadim, Roger Pereira, Jos Albuquerque, Maria Ferreira, Antnio
MTODO NUMRICO Quando o principal elemento a ser considerado em um documento o nmero, devemos adotar os seguintes mtodos: numrico simples ou numrico cronolgico. Numrico Simples Atribui-se um nmero para cada correspondente (pessoa) a quem enviamos ou de quem recebemos correspondncias, sejam de pessoa fsica ou jurdica. Numrico Cronolgico Neste mtodo os documentos so numerados em ordem cronolgica de emisso. Assim, alm da ordem numrica, observa-se tambm a data. adotado em quase todas as reparties pblicas. Numera-se o documento e no a pasta. O documento depois de autuado colocado numa capa cartolina, onde alm do nmero de protocolo so transcritas outras informaes, em geral, passa a ser denominado de processo. Alm da ficha numrica, tambm chamada ficha de protocolo, devem ser preparados ndices auxiliares (em fichas) alfabticoonomstico, de precedncia e de assunto para facilitar a recuperao da documentao. Mtodo ideogrfico (assunto) No um mtodo de fcil execuo por ser necessrio que o arquivista, para elaborar a tabela de classificao de assunto, conhea bem a organizao da instituio, alm de ter que possuir a capacidade de interpretao dos documentos a serem analisados. aconselhado nos casos de grandes massa de documentais. Podem ser adotados dois mtodos no arquivamento por assunto: o alfabtico e o numrico.
O alfabtico pode ser dividido em ordem dicionria e ordem enciclopdica. Alfabtico a) Dicionrio Como no dicionrio, os assuntos isolados so colocados em rigorosa ordem alfabtica. b) Enciclopdico Os assuntos correlatos so agrupados sob ttulos gerais e ordenados alfabeticamente. Numrico O numrico pode ser subdividido em: decimal e duplex. a) Decimal A diviso dos assuntos parte do geral para o particular. As 10 primeiras divises so denominadas classes; as 10 seguintes, subclasses, e a seguir, diviso, grupos, subgrupos, subsees etc. A tabela com a classificao adotada, tem o nome de classificador ou cdigo. necessrio a organizao de um ndice alfabtico. b) Duplex Neste mtodo, a documentao dividida em clases, conforme os assuntos, partindose do gnero para a espcie e desta para a minscula. A quantidade de classes a ser aberta ilimitada, por isso, exige-se muito cuidado para no serem abertas pastas para assuntos, como primrias, de assuntos j incluidos em subclasses. preferido ao decimal por possibilitar a abertura ilimitada de classes.
81

Ateno: O mtodo duplex apresenta abertura ilimitada de classes. PADRONIZADOS Variadex O mtodo Variadex nada mais do que o mtodo alfabtico, convencionando cores para os diversos grupos de letras. Automtico/Soundex No tm aplicao no Brasil Mnemnicos/Rneo Obsoletos Semi-indireto Aalfanumrico Exemplo: Nome: Identificao do Registro Descrio: Informa que o tipo do registro Contedo: Para assinantes nacionais: 1 = Internacional 2 = DDD 3 = ACB 4 = Local 5 = Deslocamento 6 = DLC H = Deslocamento internacional
Ideogrficos (assunto) Alfabticos Dicinonrio Duplex Decimal Numrico Unitermo ou Indexao coordenada Alfabtico Geogrfico Simples Numrico Cronolgico Digito Terminal
Bsicos
Enciclopdia
Variadex Automtico Padronizadas Soundex Mnemnico Rneo Semi-indireto Alfanumrico
SIGILO
E PROTEO DA DOCUMENTAO
A identificao H corresponde a chamadas destinadas a assinantes nacionais em roaming no exterior. Para assinantes estrangeiros no Brasil: A = Internacional B = DDD C = ACB D = Local E = Deslocamento F = DLC
H = Deslocamento internacio
Os acervos de bibliotecas e arquivos so em geral constitudos de livros, mapas, fotografias, manuscritos etc. que utilizam, em grande parte, o papel como suporte da informao, alm de tintas das mais diversas composies. O papel, por mais variada que possa ser sua composio, formado basicamente por fibras de celulose proveniente de diferentes origens. A acidez e a oxidao so os maiores processos de deteriorao qumica da celulose, tambm h outros agentes de deteriorao que so os insetos, roedores e o prprio homem. Embora, com muita frequncia, no possamos eliminar totalmente as causa do processo de deteriorizao dos documentos, com certeza podemos diminuir consideravelmente seu ritmo, atravs de cuidados com o ambiente, o manuseio, as intervenes e a higiene, entre outros. Estabilizar um documento , portanto, interromper um processo que esteja deteriorando o suporte e/ou seus agregados, atravs de procedimentos mnimos de interveno. Por exemplo: estabilizar por higienizao
82

significa que uma limpeza mecnica corrige o processo de deteriorizao. Preservao - um conjunto de medidas e estratgias de ordem administrativa, poltica e operacional que contribuem direta ou indiretamente para a preservao da integridade dos materiais. Conservao - um conjunto de aes estabilizadoras que visam desacelerar o processo de degradao de documentos ou objetos, por meio de controle ambiental e de tratamento especficos (higienizao, reparos e acondicionamento). Neste sentido pode-se verificar que o projeto arquitetnico de um edifcio de arquivo, a manuteno das instalaes, um plano de emergncia, o controle das condies fsicas e ambientais, a educao de empregados e a conscientizao do usurio em relao ao uso dos acervos so aspectos que devem ser acompanhados e administrados por um arquivista como parte de um programa de conservao Restaurao - um conjunto de medidas que objetivam a estabilizao ou a reverso de danos fsicos ou qumicos adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso, intervindo de modo a no comprometer sua integridade e seu carter histrico. Escolhas das instalaes e equipamento Na estrutura de um setor de arquivo devemos considerar, alm dos seus objetivos, dois aspectos fundamentais: o material permanente e o material de consumo; ou seja, o material arquivstico. O bom desempenho das atividades de arquivo a escolha do local adequado, quer pelas condies fsicas que apresente iluminao, limpeza, ndices de umidade, temperatura, quer pela extenso de sua area, capaz de conter o acervo e permitir ampliaes futuras. Considera-se equipamento, o conjunto de materiais de consumo e permanente indispensveis realizao do trabalho arquivstico. Material de Cosnumo aquele que sofre desgaste a curto ou mdio prazos. So as fichas, as guias, as pastas, as tiras de insero e outro.
Ficha retngulo de cartolina (registra uma informao)
Guia Divisria (serve para separar as partes ou sees dos arquivos ou ficharios).
Projeo a salincia na parte superior P salincia, na parte inferior da guia, onde h um orifcio chamado ilha. Por este orifcio passa uma vareta que prende as guias gaveta. Notao a inscrio feita na projeo, podendo ser alfabtica, numrica ou alfanumrica. Posio o local que a projeo ocupa ao longo da guia.
Quanto sua funo, a guia pode ser: - primria indica a primeira diviso de uma gaveta ou seo de um arquivo; - secundria indica uma subdiviso da primria; - subsidiria indica uma subdiviso da secundria; - especial indica a localizao de um nome ou assunto de grande frequncia.
83

Ateno: O que indica se uma guia primria, secundria, subsidiria ou especial a notao e no a projeo (ateno). Entendimento da expresso Guia fora a que tem como notao a palavra FORA e indica a ausncia de uma pasta do arquivo Material de Consumo Pasta uma folha de papelo resistente, ou cartolina, que serve para guardar e proteger os documentos. Pode ser suspensa, de corte reto, isto , lisa, ou ter projeo. Ela se divide em: Pessoal ou individual documento de uma pessoa em ordem cronolgica Miscelnia documentos de diversos assuntos. Material permanente aquele que tem grande durao e podem ser utilizado vrias vezes para o mesmo fim. Na sua escolha, alm do tipo e do tamanho dos documentos, deve-se levar em conta os seguintes requisitos: - economia de espao - convenincia do servio (arrumao racional) - capacidade de expanso - invulnerabilidade (segurana) - distino (condies estticas) - resistncia (conservao). Exemplos: Armrio de Ao, Arquivo, box (pequeno fichrio que se coloca na mesa), Caixa de Transferncia (caixa de papelo utilizada especialmente para os arquivos permanentes), estantes, fichrio. de elaborar tanto o Cdigo como a Tabela, instrumentos imprescindveis para as atividades desempenhada pela Seo de Protocolo e Arquivo e unidades administrativas deste TCDF. Ateno: Tabela de Temporalidade Documental (TTD) instrumento de destinao que determina os prazos que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e intermedirios, ou recolhidos ao arquivo permanente, estabelecendo critrios para microfilmagem ou eliminao. Vantagens: - diminuio do espao fsico; - agilidade na recuperao da informao; - definies de responsabilidade para com a gesto dos processos de arquivamento. - diminuio com custos operacionais; - controle geral da massa documental; eficcia sobre a gesto documental. A tabela de temporalidade um instrumento arquivstico resultante da avaliao, que tem por objetivos definir prazos de guarda e destinao de documentos, com vistas a garantir o acesso informao a quantos dela necessitem. Sua estrutura bsica deve necessariamente contemplar os conjuntos documentais produzidos e recebidos por uma instituio no exerccio de suas atividades, os prazos de guarda nas fases corrente e intermediria, a destinao final - eliminao ou guarda permanente -, alm de um campo para observaes necessrias sua compreenso e aplicao. Apresentam-se a seguir diretrizes para a correta utilizao do instrumento: 1. Assunto Neste campo so apresentados os conjuntos documentais produzidos e recebidos, hierarquicamente distribudos de acordo com as funes e atividades desempenhadas pelo Tribunal. Para possibilitar melhor identificao do contedo da informao, utilizou-se funes, atividades, espcies e tipos documentais, genericamente denominados assuntos, agrupados segundo um plano de classificao, cujos conjuntos constituem o referencial para o arquivamento dos documentos.
TABELA
DE TEMPORALIDADE
A preocupao em elaborar a Tabela de Temporalidade de Documentos e o Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo para o Tribunal no recente. A recomendao para elaborar estes instrumentos remonta edio da Resoluo n 48, de 20 de setembro de 1991. O assunto vinha sendo tratado no Processo n 1448/90, como no foi concludo, por motivos que no sero relacionados neste trabalho, achou-se por bem encerrar o processo acima. Diante da relevncia do assunto, nova Comisso foi designada com a finalidade
84

2. Prazos de guarda Referem-se ao tempo necessrio para arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediria, para atender exclusivamente s necessidades da administrao que os gerou, contado a partir da data de produo do documento. O prazo estabelecido para a fase corrente relaciona-se ao perodo em que o documento frequentemente consultado, exigindo sua permanncia junto s unidades organizacionais. A fase intermediria relaciona-se ao perodo em que o documento ainda c necessrio administrao, porm com menor frequncia de uso, podendo ser transferido para depsito em outro local, embora disposio desta. 3. Destinao final Neste campo registrada a destinao estabelecida que pode ser a eliminao, quando o documento no apresenta valor secundrio (probatrio ou informativo), ou a guarda permanente, quando as informaes contidas no documento so consideradas importantes para fins de prova, informao e pesquisa. A guarda permanente ser sempre nas instituies arquivsticas pblicas (Arquivo Nacional e Arquivos Pblicos estaduais, municipais e do Distrito Federal), responsveis pela preservao dos documentos e pelo acesso s informaes neles contidas. O Tribunal mantm seu arquivo permanente, seguindo orientao tcnica dos arquivos pblicos, garantindo o intercmbio de informaes sobre os respectivos acervos. 4. Mudana de suporte Neste campo so registradas informaes complementares, necessrias correta aplicao da tabela. Incluem-se, ainda, orientaes quanto alterao do suporte da informao (microfilme ou disco tico). 5. Observaes Neste campo so registradas informaes complementares, necessrias correta aplicao da tabela e aspectos elucidativos quanto destinao dos documentos segundo a particularidade dos conjuntos documentais avaliados. METODOLOGIA PARA ELABORAO Para a elaborao da tabela de temporalidade h que se observar os princpios da Teoria das Trs Idades, que define parmetros gerais para arquivamento e destinao dos documentos de arquivo. O processo de avaliao deve considerar a funo pela qual foi criado o documento, identificando os valores a ele atribudos (primrio ou secundrio), segundo o seu potencial de uso. O valor primrio refere-se ao uso administrativo para o rgo, razo primeira da criao do documento, o que pressupe o estabelecimento de prazos de guarda ou reteno anteriores eliminao ou ao recolhimento para guarda permanente. Relaciona-se, portanto, ao perodo de utilidade do documento para o cumprimento dos fins administrativos, legais ou fiscais. O valor secundrio refere-se ao uso para outros fins que no aqueles para os quais os documentos foram criados, podendo ser: a) probatrio - quando comprova a existncia, o funcionamento e as aes da instituio. b) informativo - quando contm informaes essenciais sobre matrias com que a organizao lida, para fins de estudo ou pesquisa. (Schellenberg, 1994, pp. 152/154) Vazquez (1987) observa que, para a avaliao do valor primrio deve-se observar o prazo de vigncia do documento, necessrio sua tramitao, a qual conduz a uma deciso administrativa. A vigncia se inicia na produo do documento e termina quando sua informao cumpriu o objetivo que originou o registro documental. Alguns prazos de vigncia se apresentam concretos, dependendo de certas caractersticas da informao (contratos, certides e outros), bem assim os prazos de prescrio que se acham previstos em instrumentos legais (documentos financeiros, judiciais e outros). No entanto, existem documentos cujo contedo no permite uma percepo clara da vigncia ou prescrio, o que sugere o estabelecimento de prazos de precauo, conceituados como o tempo necessrio para guarda do documento entre o trmino da vigncia ou prescrio e o momento do recolhimento ao arquivo permanente ou de elimin-lo, dependendo de seu valor (Vazquez, ibid, pg. 17). Os prazos de precauo justificam-se para: a) responder a possveis reclamaes
85

administrativas ou jurdicas sobre aspectos referentes ao texto ou sua tramitao e cumprimento; b) servir de antecedente direto ou suporte jurdico a um documento agora vigente. Seu incio concretamente definido pelo trmino da vigncia ou prescrio, mas seu prprio fim est condicionado a critrios externos ao documento, derivando-se de normas jurdicas que respaldam direitos e obrigaes ou quando sua guarda se justifica para atender a possveis demandas administrativas posteriores (Vazquez, ibid, pg. 17/18). O importante que o prazo de precauo tenha uma data definida para seu trmino, devendo-se estabelecer critrios objetivos para isso. luz desses princpios, a metodologia de elaborao desta tabela de temporalidade fundamentou-se nas funes e atividades desempenhadas pelo Tribunal, tomando-se por base o contedo da informao contida nos documentos, pois somente desta maneira possvel realizar a anlise e seleo documental com nacionalidade e segurana. O Tribunal designou a Comisso de Avaliao de Documentos que ter a responsabilidade de, dirimir possveis dvidas, orientar o processo de seleo dos documentos e proceder reviso peridica no que se refere aos documentos relativos s atividades. A Comisso de Avaliao de Documentos composta por: - responsvel pela Seo de Protocolo e Arquivo; - representante da rea jurdica; - representante da rea contbil; - representante das Inspetorias; e - historiador ligado rea de pesquisa de que trata o acervo; Para que a tabela seja aplicada com xito, ser necessrio promover o treinamento dos servidores e funcionrios responsveis pela execuo das atividades arquivsticas do Tribunal. Alm da aplicao da tabela, estes servidores sero encarregados de analisar e propor as atualizaes necessrias ao aprimoramento das atividades de avaliao. Ateno: O Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo e a respectiva Tabela de Temporalidade de Documentos que o acompanha, com a finalidade precpua de estabelecer critrios de controle do (luxo de documentos e a racionalizao de papis. TERMINOLOGIAS UTILIZADAS NA ADMINISTRAO
DE MATERIAIS
Artigo ou Item - designa qualquer material, matria-prima ou produto acabado que faa parte do estoque; Unidade - identifica a medida, tipo de acondicionamento, caractersticas de apresentao fsica (caixa, bloco, rolo, folha, litro, galo, resma, vidro, pea, quilograma, metro ....); Pontos de Estocagem - locais aonde os itens em estoque so armazenados e sujeitos ao controle da administrao; Estoque - conjunto de mercadorias, materiais ou artigos existentes fisicamente no almoxarifado espera de utilizao futura e que permite suprir regularmente os usurios, sem causar interrupes s unidades funcionais da organizao; Estoque Ativo ou Normal - o estoque que sofre flutuaes quanto a quantidade, volume, peso e custo em consequncia de entradas e sadas; Estoque Morto ou Inativo - no sofre flutuaes, esttico; Estoque Empenhado ou Reservado - quantidade de determinado item, com utilizao certa, comprometida previamente e que por alguma razo permanece temporariamente em almoxarifado. Est disponvel somente para uma aplicao ou unidade funcional especfica; Estoque de Recuperao - quantidades de itens constitudas por sobras de retiradas de estoque, salvados (retirados de uso atravs de desmontagens) etc, sem condies de uso, mas passveis de aproveitamento aps recuperao, podendo vir a integrar o Estoque Normal ou Estoque de Materiais Recuperados, aps a obteno de sua condies normais; Estoque de Excedentes, Obsoletos ou Inservveis - constitui as quantidades de itens em estoque, novos ou recuperados, obsoletos ou inteis que devem ser eliminados. Constitui um Estoque Morto; Estoque Disponvel - a quantidade de
86

um determinado item existente em estoque, livre para uso; Estoque Terico - o resultado da soma do disponvel com a quantidade pedida, aguardando o fornecimento; Estoque Mnimo: a menor quantidade de um artigo ou item que dever existir em estoque para prevenir qualquer eventualidade ou emergncia (falta) provocada por consumo anormal ou atraso de entrega; Estoque Mdio, Operacional: considerado como sendo a metade da quantidade necessria para um determinado perodo mais o Estoque de Segurana; Estoque Mximo: a quantidade necessria de um item para suprir a organizao em um perodo estabelecido mais o Estoque de Segurana; Ponto de Pedido, Limite de Chamada ou Ponto de Ressuprimento: a quantidade de item de estoque que ao ser atingida requer a anlise para ressuprimento do item; Ponto de Chamada de Emergncia: a quantidade que quando atingida requer medidas especiais para que no ocorra ruptura no estoque. Normalmente igual a metade do Estoque Mnimo; Ruptura de Estoque: ocorre quando o estoque de determinado item zera (E = 0). A continuao das solicitaes e o no atendimento a caracteriza; Frequncia - o nmero de vezes que um item solicitado ou comprado em um determinado perodo; Quantidade a Pedir - a quantidade de um item que dever ser fornecida ou comprada; Tempo de Tramitao Interna: o tempo que um documento leva, desde o momento em que emitido at o momento em que a compra formalizada; Prazo de Entrega: tempo decorrido da data de formalizao do contrato bilateral de compra at a data de recebimento da mercadoria; Tempo de Reposio, Ressuprimento: tempo decorrido desde a emisso do documento de compra (requisio) at o recebimento da mercadoria; Requisio ou Pedido de Compra - documento interno que desencadeia o processo de compra; Coleta ou Cotao de Preos: documento emitido pela unidade de Compras, solicitando ao fornecedor Proposta de Fornecimento. Esta Coleta dever conter todas as especificaes que identifiquem individualmente cada item; Proposta de Fornecimento - documento no qual o fornecedor explicita as condies nas quais se prope a atender (preo, prazo de entrega, condies de pagamento etc); Mapa Comparativo de Preos - documento que serve para confrontar condies de fornecimento e decidir sobre a mais vivel; Contato, Ordem ou Autorizao de Fornecimento: documento formal, firmado entre comprador e fornecedor, que juridicamente deve garantir a ambos (fornecimento x pagamento); Custo Fixo: o custo que independe das quantidades estocadas ou compradas (mo-de-obra, despesas administrativas, de manuteno etc); Custo Varivel - existe em funo das variaes de quantidade e de despesas operacionais; Custo de Manuteno de Estoque, Posse ou Armazenagem: so os custos decorrentes da existncia do item ou artigo no estoque. Varia em funo do nmero de vezes ou da quantidade comprada; Custo de Obteno de Estoque, do Pedido ou Aquisio: constitudo pela somatria de todas as despesas efetivamente realizadas no processamento de uma compra. Varia em funo do nmero de pedidos emitidos ou das quantidades compradas. Custo Total: o resultado da soma do Custo Fixo com o Custo de Posse e o Custo de Aquisio; Custo Ideal: aquele obtido no ponto de encontro ou interseo das curvas dos Custos de Posse e de Aquisio. Representa o menor valor do Custo. Segunda e h uma troca entre as duas, a ponto de ser claramente possvel identificarse a Cultura Organizacional: Cultura organizacional um padro de pressupostos bsicos compartilhados que um grupo aprendeu ao resolver seus problemas de adaptao externa e integrao interna e que funcionaram bem o suficiente para
87

serem considerados vlidos e ensinados a novos membros como a forma correta de perceber, pensar e sentir com relao a esses problemas. (Schein, 1992) Esta definio foi explicada em detalhes por Schein (1984) e seus principais pontos so: a) O padro de pressupostos bsicos diz respeito a valores que regem o comportamento. Alguns valores so resultantes de solues encontradas para problemas coletivos, mas com o tempo o grupo pode parar de question-los e esquecer sua gnese. Estes valores vo sendo internalizados, vo se tornando inconscientes a ponto de passarem a ser considerados naturais. b) O conceito mostra tambm que a cultura coletiva, pois compartilhada por um grupo, surgindo da vida prtica, na resposta aos problemas especficos encontrados. c) Um dos problemas tpicos com que o grupo lida o de adaptao externa. d) A outra ordem de problemas a integrao interna, que diz respeito capacidade de funcionar como grupo, de manter a identidade grupal. Inclui a linguagem, os critrios para incluso e excluso de pessoas, como se atribui poder, quais as normas para intimidade, amizade e amor, como so distribudas as recompensas e punies e como o consenso sobre as crenas, como ideologia e religio. e) medida que os conceitos e solues funcionam bem para o grupo, passam a ser considerados vlidos, valorizados, at chegarem ao ponto de se tornarem inquestionveis. So ento ensinados para os novos membros no processo de socializao, servindo como um fator de estabilidade do grupo e, inclusive, como um mecanismo de defesa contra a ansiedade frente s incertezas. f) Estabelecendo uma forma correta de ser, a cultura revela seu carter normativo, funcionando como um filtro para aquilo que os novos membros devero sentir, pensar e perceber. Um elemento crucial est na habilidade da liderana das empresas para adaptar a cultura da organizao de modo a tirar proveito das novas tecnologias, com o intuito de transformar informao em conhecimento, de maneira a implantar a frmula gerao/ disseminao/apropriao do conhecimento como meio de atingir a excelncia organizacional, ou seja, capaz de gerir o conhecimento. As novas tecnologias aplicadas administrao sero impactadas na trade: Liderana; Cultura; e Conhecimento. Com a articulao dessa trade, as organizaes tero condies de adaptar as novas tecnologias, utilizando-se dela como um fator de crecismento de forma eficiente e eficaz. TERMINOLOGIAS ARQUIVSTICOS Armazenamento: guarda de documentos em mobilirio ou equipamentos prprios. Arquivo: conjunto de documentos produzidos e/ou recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico, entidades privadas e pessoas fsicas em decorrncia do exerccio de suas atividades, qualquer que seja o suporte da informao. Arquivo central: unidade responsvel pelo controle dos documentos acumulados pelos diversos setores e pelos procedimentos tcnicos a que devem ser submetidos. Arquivo corrente: conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos no cumprimento de atividade-fim e atividade-meio e que se conservam junto aos rgos produtores em razo de sua vigncia e da frequncia com que so por eles consultados. Arquivo intermedirio: conjunto de documentos originrios de arquivos correntes com uso pouco frequente que aguardam destinao final. Arquivo permanente: conjunto de documentos custodiados em carter definitivo em funo de seu valor, recolhidos dos arquivos correntes ou setoriais. Avaliao de documentos: processo de anlise que permite a identificao dos valores dos documentos, para fins de definio de seus prazos de guarda e de sua destinao. Ciclo vital dos documentos: sucessivas fases por que passam os documentos da produo guarda permanente ou eliminao. Classe: Cada diviso que compe o sistema de classificao.
88

Classificao: analisa, identifica e codifica o contedo dos documentos em fase corrente, de acordo com as diferentes funes e atividades da instituio, com o objetivo de facilitar a sua captura, arquivamento, recuperao e destinao. Cdigo: conjunto de smbolos, normalmente letras e/ou nmeros, que, mediante uma conveno, representam dados. Cdigo de classificao: Sistema de cdigo derivado de um plano de classificao. Comisso Central de Avaliao de Documentos (CCAD): comisso de carter permanente cuja competncia orientar e normalizar a produo e o fluxo de documentos, a elaborao do plano de Aprovado pela Portaria n 592/GAB, de 30 de maio de 2008 destinao de documentos, a incorporao de acervos ao Arquivo Central e a preservao do patrimnio documental do CEFET-SP. Comisses Setoriais de Arquivos das Unidades de Ensino (CSArqs): prope CCAD prazos de guarda dos documentos em funo dos valores que apresen-tem para fins administrativos, legais, fiscais, operacionais ou tcnicos, elaborando as tabelas de temporalidade; assessorar a CCAD no processo de avaliao de documentos, sempre que convocada; assistir s atividades de seleo e destinao de documentos dos Arquivos Setoriais; e propor e acompanhar a organizao de Arquivos Setoriais nas Unidades. Conservao de documentos: procedimentos e medidas destinadas a assegurar a proteo fsica dos arquivos contra agentes de deteriorao. Data-limite: identificao cronolgica em que so mencionados os anos de incio e trmino do perodo abrangido pelos documentos de um processo, dossi, srie, fundo ou coleo. Desapensamento: retirada de processo apensado a outro por ter encerrado a ao pela qual foi apensado. Destinao do documento: determina o seu encaminhamento para eliminao ou guarda permanente. Destinao final: aes baseadas na tabela de temporalidade de documentos que permite a identificao, seleo, eliminao e/ou reproduo e guarda permanente dos documentos. Digitalizao: converso de um documento em qualquer suporte ou formato para o formato digital, por meio de dispositivo apropriado, como scanner. Documento Arquivstico: ao registrada independentemente da forma ou do suporte, produzida ou recebida no decorrer das atividades de uma instituio ou pessoa, dotada de organicidade, e que possui elementos constitutivos suficientes para servir de provas dessas atividades. Documento ativo: cuja ao no foi encerrada. Documento-base: referncia formal para abertura de um processo ou de um expediente. Documento semi-ativo ou intermedirio: cuja ao foi encerrada. Documento sigiloso: documento que requer medidas especiais de acesso, podendo ser classificado como ultra-secreto, secreto, confidencial e reservado, de acordo com o grau de proteo que exige. Eliminao: ato de destruir ou descartar os documentos de um arquivo. Emprstimo: procedimento de ceder, temporariamente, a rgos e entidades autorizadas os documentos correntes e intermedirios de um arquivo que assume a responsabilidade pelo controle de devolues. Encerramento: determina a finalizao da ao que desencadeou o documento ou documentos, no sendo permitidos juntadas e despachos complementares. Aprovado pela Portaria n 592/GAB, de 30 de maio de 2008 encerramento no sistema, aciona a contagem da temporalidade permitindo a destinao final, isto , eliminao ou guarda permanente. Espcie documental: configurao que assume um documento de acordo com a disposio e a natureza das informaes nele contidas. Estrutura de arquivamento: exibe a forma de organizao dos documentos/processos em nveis que representam a estrutura fsica e conceitual do arquivo. Gesto de documentos: conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhi-
89

mento para a guarda permanente (art. 3, Lei n 8.159/91). Guarda permanente: recolhe guarda permanente documentos de valor informativo/ histrico. Juntada de documento: anexa formalmente um documento ou folha contendo informaes e despachos a um expediente ou processo, podendo ser rovidenciado por qualquer rgo envolvido nas decises. Localizar: rastreia documentos registrados que estejam em trmite ou em arquivo. Plano de classificao: esquema de distribuio de documentos em classes, de acordo com mtodos de arquivamento especficos, geralmente adotada em arquivos correntes. Plano de classificao de documentos: classifica todo e qualquer documento de arquivo. Pedido de vista: solicitao de acesso ao processo/expediente pelo interessado. Preservao de documentos: assegura as atividades de acondicionamento, armazenamento, condicionamento e restaurao de documentos. Reativao: determina a continuidade da ao j dada como encerrada. Permite juntada e despacho. Recolhimento: passagem para a guarda permanente de documentos produzidos e acumulados, sendo o Arquivo Central responsvel pelo acesso, divulgao e publicao de quaisquer documentos do acervo recolhido, vedado, no entanto, o emprstimo de originais, exceto em casos previstos em lei. Srie documental: conjunto de documentos de tipo semelhante produzido pelo mesmo rgo, em decorrncia do exerccio de igual funo, subfuno e atividade e que resultam de produo e tramitao de maneira anloga e obedecem equivalente temporalidade e destinao. Sistema de arquivos: conjunto de arquivos da esfera governamental ou de uma mesma entidade, pblica ou privada que, independentemente da posio que ocupam nas respectivas estruturas administrativas, funcionam de modo integrado e articulado na consecuo de objetivos tcnicos comuns, visando gesto documental, bem como a preservao e o acesso ao patrimnio documental pblico. Tabela de temporalidade de documentos: determina prazo para a transferncia, recolhimento, eliminao e reproduo de documentos. Aprovado pela Portaria n 592/ GAB, de 30 de maio de 2008. Termo de abertura de volume de processo: utilizada para informar a abertura de um volume de processo. Termo de eliminao: rene informaes sucintas sobre os documentos que, aps terem cumprido o prazo de guarda estabelecido na tabela de temporalidade, sero eliminados. Termo de emprstimo de documentos: registra as informaes relativas cesso temporria de documentos para fins de consulta, reproduo ou exposio. Termo de recolhimento de documentos: registra a passagem de documentos considerados de guarda permanente, do Arquivo Corrente ou Intermedirio para o Arquivo Permanente. Termo de transferncia de documentos: registra a passagem de documentos do Arquivo Corrente para o Arquivo Intermedirio. Tipo de documento: espcie documental de acordo com a atividade que a gerou. Unidade de arquivamento: menor unidade de acondicionamento de documentos dentro de um arquivo.
LEI N 10.520.
DE 17 2002
DE JULHO DE
Presidncia da Repblica Casa Civil Subchefia para Assuntos Jurdicos Converso da MPU n 2.182-18, de 2001 Institui, no mbito da Unio, Estados, Distrito Federal e Municpios, nos termos do art. 37, inciso XXI, da Constituio Federal, modalidade de licitao denominada prego, para aquisio de bens e servios comuns, e d outras providncias. O PRESIDENTE DA REPBLICA Fao saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei: Art. 1 Para aquisio de bens e servios comuns, poder ser adotada a licitao na modalidade de prego, que ser regida por esta Lei. Pargrafo nico. Consideram-se bens e
90

servios comuns, para os fins e efeitos deste artigo, aqueles cujos padres de desempenho e qualidade possam ser objetivamente definidos pelo edital, por meio de especificaes usuais no mercado. Art. 2 (VETADO) 1 Poder ser realizado o prego por meio da utilizao de recursos de tecnologia da informao, nos termos de regulamentao especfica. 2 Ser facultado, nos termos de regulamentos prprios da Unio, Estados, Distrito Federal e Municpios, a participao de bolsas de mercadorias no apoio tcnico e operacional aos rgos e entidades promotores da modalidade de prego, utilizando-se de recursos de tecnologia da informao. 3 As bolsas a que se referem o 2 devero estar organizadas sob a forma de sociedades civis sem fins lucrativos e com a participao plural de corretoras que operem sistemas eletrnicos unificados de preges. Art. 3 A fase preparatria do prego observar o seguinte: I - a autoridade competente justificar a necessidade de contratao e definir o objeto do certame, as exigncias de habilitao, os critrios de aceitao das propostas, as sanes por inadimplemento e as clusulas do contrato, inclusive com fixao dos prazos para fornecimento; II - a definio do objeto dever ser precisa, suficiente e clara, vedadas especificaes que, por excessivas, irrelevantes ou desnecessrias, limitem a competio; III - dos autos do procedimento constaro a justificativa das definies referidas no inciso I deste artigo e os indispensveis elementos tcnicos sobre os quais estiverem apoiados, bem como o oramento, elaborado pelo rgo ou entidade promotora da licitao, dos bens ou servios a serem licitados; e IV - a autoridade competente designar, dentre os servidores do rgo ou entidade promotora da licitao, o pregoeiro e respectiva equipe de apoio, cuja atribuio inclui, dentre outras, o recebimento das propostas e lances, a anlise de sua aceitabilidade e sua classificao, bem como a habilitao e a adjudicao do objeto do certame ao licitante vencedor. 1 A equipe de apoio dever ser integrada em sua maioria por servidores ocupantes de cargo efetivo ou emprego da administrao, preferencialmente pertencentes ao quadro permanente do rgo ou entidade promotora do evento. 2 No mbito do Ministrio da Defesa, as funes de pregoeiro e de membro da equipe de apoio podero ser desempenhadas por militares Art. 4 A fase externa do prego ser iniciada com a convocao dos interessados e observar as seguintes regras: I - a convocao dos interessados ser efetuada por meio de publicao de aviso em dirio oficial do respectivo ente federado ou, no existindo, em jornal de circulao local, e facultativamente, por meios eletrnicos e conforme o vulto da licitao, em jornal de grande circulao, nos termos do regulamento de que trata o art. 2; II - do aviso constaro a definio do objeto da licitao, a indicao do local, dias e horrios em que poder ser lida ou obtida a ntegra do edital; III - do edital constaro todos os elementos definidos na forma do inciso I do art. 3, as normas que disciplinarem o procedimento e a minuta do contrato, quando for o caso; IV - cpias do edital e do respectivo aviso sero colocadas disposio de qualquer pessoa para consulta e divulgadas na forma da Lei no 9.755, de 16 de dezembro de 1998; V - o prazo fixado para a apresentao das propostas, contado a partir da publicao do aviso, no ser inferior a 8 (oito) dias teis; VI - no dia, hora e local designados, ser realizada sesso pblica para recebimento das propostas, devendo o interessado, ou seu representante, identificar-se e, se for o caso, comprovar a existncia dos necessrios poderes para formulao de propostas e para a prtica de todos os demais atos inerentes ao certame; VII - aberta a sesso, os interessados ou seus representantes, apresentaro declarao dando cincia de que cumprem plenamente os requisitos de habilitao e entregaro os envelopes contendo a indicao do objeto e do preo oferecidos,
91

procedendo-se sua imediata abertura e verificao da conformidade das propostas com os requisitos estabelecidos no instrumento convocatrio; VIII - no curso da sesso, o autor da oferta de valor mais baixo e os das ofertas com preos at 10% (dez por cento) superiores quela podero fazer novos lances verbais e sucessivos, at a proclamao do vencedor; IX - no havendo pelo menos 3 (trs) ofertas nas condies definidas no inciso anterior, podero os autores das melhores propostas, at o mximo de 3 (trs), oferecer novos lances verbais e sucessivos, quaisquer que sejam os preos oferecidos; X - para julgamento e classificao das propostas, ser adotado o critrio de menor preo, observados os prazos mximos para fornecimento, as especificaes tcnicas e parmetros mnimos de desempenho e qualidade definidos no edital; XI - examinada a proposta classificada em primeiro lugar, quanto ao objeto e valor, caber ao pregoeiro decidir motivadamente a respeito da sua aceitabilidade; XII - encerrada a etapa competitiva e ordenadas as ofertas, o pregoeiro proceder abertura do invlucro contendo os documentos de habilitao do licitante que apresentou a melhor proposta, para verificao do atendimento das condies fixadas no edital; XIII - a habilitao far-se- com a verificao de que o licitante est em situao regular perante a Fazenda Nacional, a Seguridade Social e o Fundo de Garantia do Tempo de Servio - FGTS, e as Fazendas Estaduais e Municipais, quando for o caso, com a comprovao de que atende s exigncias do edital quanto habilitao jurdica e qualificaes tcnica e econmico-financeira; XIV - os licitantes podero deixar de apresentar os documentos de habilitao que j constem do Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores Sicaf e sistemas semelhantes mantidos por Estados, Distrito Federal ou Municpios, assegurado aos demais licitantes o direito de acesso aos dados nele constantes; XV - verificado o atendimento das exigncias fixadas no edital, o licitante ser declarado vencedor; XVI - se a oferta no for aceitvel ou se o licitante desatender s exigncias habilitatrias, o pregoeiro examinar as ofertas subsequentes e a qualificao dos licitantes, na ordem de classificao, e assim sucessivamente, at a apurao de uma que atenda ao edital, sendo o respectivo licitante declarado vencedor; XVII - nas situaes previstas nos incisos XI e XVI, o pregoeiro poder negociar diretamente com o proponente para que seja obtido preo melhor; XVIII - declarado o vencedor, qualquer licitante poder manifestar imediata e motivadamente a inteno de recorrer, quando lhe ser concedido o prazo de 3 (trs) dias para apresentao das razes do recurso, ficando os demais licitantes desde logo intimados para apresentar contra-razes em igual nmero de dias, que comearo a correr do trmino do prazo do recorrente, sendo-lhes assegurada vista imediata dos autos; XIX - o acolhimento de recurso importar a invalidao apenas dos atos insuscetveis de aproveitamento; XX - a falta de manifestao imediata e motivada do licitante importar a decadncia do direito de recurso e a adjudicao do objeto da licitao pelo pregoeiro ao vencedor; XXI - decididos os recursos, a autoridade competente far a adjudicao do objeto da licitao ao licitante vencedor; XXII - homologada a licitao pela autoridade competente, o adjudicatrio ser convocado para assinar o contrato no prazo definido em edital; e XXIII - se o licitante vencedor, convocado dentro do prazo de validade da sua proposta, no celebrar o contrato, aplicarse- o disposto no inciso XVI. Art. 5 vedada a exigncia de: I - garantia de proposta; II - aquisio do edital pelos licitantes, como condio para participao no certame; e III - pagamento de taxas e emolumentos, salvo os referentes a fornecimento do edital, que no sero superiores ao custo de sua reproduo grfica, e aos custos de utilizao de recursos de tecnologia da informao, quando for o caso.
92

Art. 6 O prazo de validade das propostas ser de 60 (sessenta) dias, se outro no estiver fixado no edital. Art. 7 Quem, convocado dentro do prazo de validade da sua proposta, no celebrar o contrato, deixar de entregar ou apresentar documentao falsa exigida para o certame, ensejar o retardamento da execuo de seu objeto, no mantiver a proposta, falhar ou fraudar na execuo do contrato, comportar-se de modo inidneo ou cometer fraude fiscal, ficar impedido de licitar e contratar com a Unio, Estados, Distrito Federal ou Municpios e, ser descredenciado no Sicaf, ou nos sistemas de cadastramento de fornecedores a que se refere o inciso XIV do art. 4o desta Lei, pelo prazo de at 5 (cinco) anos, sem prejuzo das multas previstas em edital e no contrato e das demais cominaes legais. Art. 8 Os atos essenciais do prego, inclusive os decorrentes de meios eletrnicos, sero documentados no processo respectivo, com vistas aferio de sua regularidade pelos agentes de controle, nos termos do regulamento previsto no art. 2. Art. 9 Aplicam-se subsidiariamente, para a modalidade de prego, as normas da Lei n 8.666, de 21 de junho de 1993. Art. 10. Ficam convalidados os atos praticados com base na Medida Provisria n 2.182-18, de 23 de agosto de 2001. Art. 11. As compras e contrataes de bens e servios comuns, no mbito da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municpios, quando efetuadas pelo sistema de registro de preos previsto no art. 15 da Lei n 8.666, de 21 de junho de 1993, podero adotar a modalidade de prego, conforme regulamento especfico. Art. 12. A Lei n 10.191, de 14 de fevereiro de 2001, passa a vigorar acrescida do seguinte artigo: Art. 2-A. A Unio, os Estados, o Distrito Federal e os Municpios podero adotar, nas licitaes de registro de preos destinadas aquisio de bens e servios comuns da rea da sade, a modalidade do prego, inclusive por meio eletrnico, observando-se o seguinte: I - so considerados bens e servios comuns da rea da sade, aqueles necessrios ao atendimento dos rgos que integram o Sistema nico de Sade, cujos padres de desempenho e qualidade possam ser objetivamente definidos no edital, por meio de especificaes usuais do mercado. II - quando o quantitativo total estimado para a contratao ou fornecimento no puder ser atendido pelo licitante vencedor, admitir-se- a convocao de tantos licitantes quantos forem necessrios para o atingimento da totalidade do quantitativo, respeitada a ordem de classificao, desde que os referidos licitantes aceitem praticar o mesmo preo da proposta vencedora. III - na impossibilidade do atendimento ao disposto no inciso II, excepcionalmente, podero ser registrados outros preos diferentes da proposta vencedora, desde que se trate de objetos de qualidade ou desempenho superior, devidamente justificada e comprovada a vantagem, e que as ofertas sejam em valor inferior ao limite mximo admitido. Art. 13. Esta Lei entra em vigor na data de sua publicao. Braslia, 17 de julho de 2002; 181 da Independncia e 114 da Repblica. FERNANDO HENRIQUE CARDOSO Pedro Malan Guilherme Gomes Dias Este texto no substitui o publicado no D.O.U. de 18.7.2002
LEI N 11.638,
DE 28 DE DEZEMBRO DE 2007
Presidncia da Repblica Casa Civil Subchefia para Assuntos Jurdicos Altera e revoga dispositivos da Lei no 6.404, de 15 de dezembro de 1976, e da Lei no 6.385, de 7 de dezembro de 1976, e estende s sociedades de grande porte disposies relativas elaborao e divulgao de demonstraes financeiras. O PRESIDENTE DA REPBLICA Fao saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei: Art. 1o Os arts. 176 a 179, 181 a 184, 187, 188, 197, 199, 226 e 248 da Lei no 6.404, de 15 de dezembro de 1976, passam a vigorar com a seguinte redao:
93

Art. 176.............................................. IV demonstrao dos fluxos de caixa; e V se companhia aberta, demonstrao do valor adicionado. .................................................. 6 A companhia fechada com patrimnio lquido, na data do balano, inferior a R$ 2.000.000,00 (dois milhes de reais) no ser obrigada elaborao e publicao da demonstrao dos fluxos de caixa. (NR) Art. 177................................................... 2 As disposies da lei tributria ou de legislao especial sobre atividade que constitui o objeto da companhia que conduzam utilizao de mtodos ou critrios contbeis diferentes ou elaborao de outras demonstraes no elidem a obrigao de elaborar, para todos os fins desta Lei, demonstraes financeiras em consonncia com o disposto no caput deste artigo e devero ser alternativamente observadas mediante registro: I em livros auxiliares, sem modificao da escriturao mercantil; ou II no caso da elaborao das demonstraes para fins tributrios, na escriturao mercantil, desde que sejam efetuados em seguida lanamentos contbeis adicionais que assegurem a preparao e a divulgao de demonstraes financeiras com observncia do disposto no caput deste artigo, devendo ser essas demonstraes auditadas por auditor independente registrado na Comisso de Valores Mobilirios. .......................................................... 5 As normas expedidas pela Comisso de Valores Mobilirios a que se refere o 3o deste artigo devero ser elaboradas em consonncia com os padres internacionais de contabilidade adotados nos principais mercados de valores mobilirios. 6o As companhias fechadas podero optar por observar as normas sobre demonstraes financeiras expedidas pela Comisso de Valores Mobilirios para as companhias abertas. 7o Os lanamentos de ajuste efetuados exclusivamente para harmonizao de normas contbeis, nos termos do 2o deste artigo, e as demonstraes e apuraes com eles elaboradas no podero ser base de incidncia de impostos e contribuies nem ter quaisquer outros efeitos tributrios. (NR) Art. 178............................................... 1o .......................................................... c) ativo permanente, dividido em investimentos, imobilizado, intangvel e diferido. 2o .......................................................... d) patrimnio lquido, dividido em capital social, reservas de capital, ajustes de avaliao patrimonial, reservas de lucros, aes em tesouraria e prejuzos acumulados. ...................................................................... . (NR) Art. 179................................................ IV no ativo imobilizado: os direitos que tenham por objeto bens corpreos destinados manuteno das atividades da companhia ou da empresa ou exercidos com essa finalidade, inclusive os decorrentes de operaes que transfiram companhia os benefcios, riscos e controle desses bens; V no diferido: as despesas pr-operacionais e os gastos de reestruturao que contribuiro, efetivamente, para o aumento do resultado de mais de um exerccio social e que no configurem to-somente uma reduo de custos ou acrscimo na eficincia operacional; VI no intangvel: os direitos que tenham por objeto bens incorpreos destinados manuteno da companhia ou exercidos com essa finalidade, inclusive o fundo de comrcio adquirido. .......................................................... (NR) (VETADO) Art. 181. (VETADO) Patrimnio Lquido Art. 182................................................. 1o ........................................................ c) (revogada); d) (revogada). .......................................................... 3 Sero classificadas como ajustes de avaliao patrimonial, enquanto no computadas no resultado do exerccio em obedincia ao regime de competncia, as contrapartidas de aumentos ou diminuies
94

de valor atribudo a elementos do ativo ( 5o do art. 177, inciso I do caput do art. 183 e 3o do art. 226 desta Lei) e do passivo, em decorrncia da sua avaliao a preo de mercado. ....................................................... (NR) Critrios de Avaliao do Ativo Art. 183................................................. I - as aplicaes em instrumentos financeiros, inclusive derivativos, e em direitos e ttulos de crditos, classificados no ativo circulante ou no realizvel a longo prazo: a) pelo seu valor de mercado ou valor equivalente, quando se tratar de aplicaes destinadas negociao ou disponveis para venda; e b) pelo valor de custo de aquisio ou valor de emisso, atualizado conforme disposies legais ou contratuais, ajustado ao valor provvel de realizao, quando este for inferior, no caso das demais aplicaes e os direitos e ttulos de crdito; VII os direitos classificados no intangvel, pelo custo incorrido na aquisio deduzido do saldo da respectiva conta de amortizao; VIII os elementos do ativo decorrentes de operaes de longo prazo sero ajustados a valor presente, sendo os demais ajustados quando houver efeito relevante. 1o............................................................... d) dos instrumentos financeiros, o valor que pode se obter em um mercado ativo, decorrente de transao no compulsria realizada entre partes independentes; e, na ausncia de um mercado ativo para um determinado instrumento financeiro: 1) o valor que se pode obter em um mercado ativo com a negociao de outro instrumento financeiro de natureza, prazo e risco similares; 2) o valor presente lquido dos fluxos de caixa futuros para instrumentos financeiros de natureza, prazo e risco similares; ou 3) o valor obtido por meio de modelos matemtico-estatsticos de precificao de instrumentos financeiros. 2o A diminuio do valor dos elementos dos ativos imobilizado, intangvel e diferido ser registrada periodicamente nas contas de: ............................................................... 3 A companhia dever efetuar, periodicamente, anlise sobre a recuperao dos valores registrados no imobilizado, no intangvel e no diferido, a fim de que sejam: I registradas as perdas de valor do capital aplicado quando houver deciso de interromper os empreendimentos ou atividades a que se destinavam ou quando comprovado que no podero produzir resultados suficientes para recuperao desse valor; ou II revisados e ajustados os critrios utilizados para determinao da vida til econmica estimada e para clculo da depreciao, exausto e amortizao. ................................................... (NR) Critrios de Avaliao do Passivo Art. 184.................................................... III as obrigaes, encargos e riscos classificados no passivo exigvel a longo prazo sero ajustados ao seu valor presente, sendo os demais ajustados quando houver efeito relevante. (NR) Demonstrao do Resultado do Exerccio Art. 187...................................................... VI as participaes de debntures, de empregados e administradores, mesmo na forma de instrumentos financeiros, e de instituies ou fundos de assistncia ou previdncia de empregados, que no se caracterizem como despesa; .......................................................... 2 (Revogado). (NR) Demonstraes dos Fluxos de Caixa e do Valor Adicionado Art. 188. As demonstraes referidas nos incisos IV e V do caput do art. 176 desta Lei indicaro, no mnimo: I demonstrao dos fluxos de caixa as alteraes ocorridas, durante o exerccio, no saldo de caixa e equivalentes de caixa, segregando-se essas alteraes em, no mnimo, 3 (trs) fluxos: a) das operaes; b) dos financiamentos; e c) dos investimentos; II demonstrao do valor adicionado o valor da riqueza gerada pela companhia, a sua distribuio entre os elementos que contriburam para a gerao dessa rique-
95

za, tais como empregados, financiadores, acionistas, governo e outros, bem como a parcela da riqueza no distribuda. .............................................. (NR) Reserva de Lucros a Realizar Art. 197................................................. 1o ..................................................... ...................................................................... II o lucro, rendimento ou ganho lquidos em operaes ou contabilizao de ativo e passivo pelo valor de mercado, cujo prazo de realizao financeira ocorra aps o trmino do exerccio social seguinte. ...................................................... (NR) Limite do Saldo das Reservas de Lucro Art. 199. O saldo das reservas de lucros, exceto as para contingncias, de incentivos fiscais e de lucros a realizar, no poder ultrapassar o capital social. Atingindo esse limite, a assembleia deliberar sobre aplicao do excesso na integralizao ou no aumento do capital social ou na distribuio de dividendos. (NR) Transformao, Incorporao, Fuso e Ciso Art. 226.................................................. 3 Nas operaes referidas no caput deste artigo, realizadas entre partes independentes e vinculadas efetiva transferncia de controle, os ativos e passivos da sociedade a ser incorporada ou decorrente de fuso ou ciso sero contabilizados pelo seu valor de mercado. (NR) Avaliao do Investimento em Coligadas e Controladas Art. 248. No balano patrimonial da companhia, os investimentos em coligadas sobre cuja administrao tenha influncia significativa, ou de que participe com 20% (vinte por cento) ou mais do capital votante, em controladas e em outras sociedades que faam parte de um mesmo grupo ou estejam sob controle comum sero avaliados pelo mtodo da equivalncia patrimonial, de acordo com as seguintes normas: ........................................................... (NR) Art. 2o A Lei no 6.404, de 15 de dezembro de 1976, passa a vigorar acrescida do seguinte art. 195-A: Reserva de Incentivos Fiscais Art. 195-A. A assembleia geral poder, por proposta dos rgos de administrao, destinar para a reserva de incentivos fiscais a parcela do lucro lquido decorrente de doaes ou subvenes governamentais para investimentos, que poder ser excluda da base de clculo do dividendo obrigatrio (inciso I do caput do art. 202 desta Lei). Demonstraes Financeiras de Sociedades de Grande Porte Art. 3o Aplicam-se s sociedades de grande porte, ainda que no constitudas sob a forma de sociedades por aes, as disposies da Lei n 6.404, de 15 de dezembro de 1976, sobre escriturao e elaborao de demonstraes financeiras e a obrigatoriedade de auditoria independente por auditor registrado na Comisso de Valores Mobilirios. Pargrafo nico. Considera-se de grande porte, para os fins exclusivos desta Lei, a sociedade ou conjunto de sociedades sob controle comum que tiver, no exerccio social anterior, ativo total superior a R$ 240.000.000,00 (duzentos e quarenta milhes de reais) ou receita bruta anual superior a R$ 300.000.000,00 (trezentos milhes de reais). Art. 4o As normas de que tratam os incisos I, II e IV do 1 do art. 22 da Lei n 6.385, de 7 de dezembro de 1976, podero ser especificadas por categorias de companhias abertas e demais emissores de valores mobilirios em funo do seu porte e das espcies e classes dos valores mobilirios por eles emitidos e negociados no mercado. Art. 5o A Lei no 6.385, de 7 de dezembro de 1976, passa a vigorar acrescida do seguinte art. 10-A: Art. 10-A. A Comisso de Valores Mobilirios, o Banco Central do Brasil e demais rgos e agncias reguladoras podero celebrar convnio com entidade que tenha por objeto o estudo e a divulgao de princpios, normas e padres de contabilidade e de auditoria, podendo, no exerccio de suas atribuies regulamentares, adotar, no todo ou em parte, os pronunciamentos e demais orientaes tcnicas emitidas. Pargrafo nico. A entidade referida no caput deste artigo dever ser majoritaria-
96

mente composta por contadores, dela fazendo parte, paritariamente, representantes de entidades representativas de sociedades submetidas ao regime de elaborao de demonstraes financeiras previstas nesta Lei, de sociedades que auditam e analisam as demonstraes financeiras, do rgo federal de fiscalizao do exerccio da profisso contbil e de universidade ou instituto de pesquisa com reconhecida atuao na rea contbil e de mercado de capitais. Art. 6o Os saldos existentes nas reservas de reavaliao devero ser mantidos at a sua efetiva realizao ou estornados at o final do exerccio social em que esta Lei entrar em vigor. Art. 7o As demonstraes referidas nos incisos IV e V do caput do art. 176 da Lei no 6.404, de 15 de dezembro de 1976, podero ser divulgadas, no primeiro ano de vigncia desta Lei, sem a indicao dos valores correspondentes ao exerccio anterior. Art. 8o Os textos consolidados das Leis ns 6.404, de 15 de dezembro de 1976, e 6.385, de 7 de dezembro de 1976, com todas as alteraes nelas introduzidas pela legislao posterior, inclusive esta Lei, sero publicados no Dirio Oficial da Unio pelo Poder Executivo. Art. 9o Esta Lei entra em vigor no primeiro dia do exerccio seguinte ao de sua publicao. Art. 10. Ficam revogadas as alneas c e d do 1o do art. 182 e o 2 do art. 187 da Lei n 6.404, de 15 de dezembro de 1976. Braslia, 28 de dezembro de 2007; 186o da Independncia e 119o da Repblica. LUIZ INCIO LULA DA SILVA Arno Hugo Augustin Filho Este texto no substitui o publicado no DOU de 28.12.2007 - Edio extra. _______. Gerncia de Materiais. So Paulo: Atlas, 1986 GURGEL, Floriano C. A. Administrao do Fluxos de Materiais e Produtos. So Paulo: Atlas, 1996. MARTINS, Petrnio G. Administrao de Materiais e Recursos Empresariais, So Paulo: Saraiva, 2000. MOREIRA, Daniel Augusto. Introduo a Administrao da Produo e Operaes. So Paulo: Pioneira, 1998. MOROZOWSKI, Antonio C. Apostila de Administrao de Recursos Materiais e Patrimoniais. Curitiba - PR MOURA, Reinaldo A. Armazenamento e Distribuio Fsica. So Paulo: IMAM, 1997. PARENTE, Juracy. Varejo no Brasil. So Paulo: Atlas, 2000. POZO, Hamilton. Administrao de Recursos Materiais e Patrimoniais: uma abordagem logstica. So Paulo: Atlas, 2001 SANTOS, Clenmio. Depreciao de Bens do Ativo Imobilizado. So Paulo: IOB THOMSON, 2005. HIGUSHI, Hiromi. Imposto de Rendas das Empresas. So Paulo: IR Publicaes, 2008. IBRACON INSTITUTO BRASILEIRO DE AUDITORES INDEPENDENTES, Pronunciamento n 07. So Paulo: 2001. 06 p.
BIBLIOGRAFIA
CHIAVENATO, Idalberto. Iniciao a Administrao de Materiais. So Paulo: Makron, McGraw-Hill, 1991. DIAS, Marco Aurlio P. Administrao de Materiais uma abordagem logstica, So Paulo: Atlas, 1997. _______. Administrao de Materiais: edio compacta, So Paulo: Atlas, 1995.
97

Gestao Recursos Materiais

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Gestao Recursos Materiais

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

FUNDAMENTOS DE GESTO DE RECURSOS MATERIAIS

EMPRESAS E SEUS RECURSOS

FUNDAMENTOS DE GESTO DE RECURSOS MATERIAIS

FUNDAMENTOS DE GESTO DE RECURSOS MATERIAIS

FUNDAMENTOS DE GESTO DE RECURSOS MATERIAIS

DE SERVIO: ATENDIMENTO, PONTUALIDADE E FLEXIBILIDADE

FUNDAMENTOS DE GESTO DE RECURSOS MATERIAIS

FUNDAMENTOS DE GESTO DE RECURSOS MATERIAIS

Fonte: XXVIII Encontro Nacional de Engenharia de Produo

FUNDAMENTOS DE GESTO DE RECURSOS MATERIAIS

DAS NECESSIDADES DE MATERIAIS MRP

FUNDAMENTOS DE GESTO DE RECURSOS MATERIAIS

FUNDAMENTOS DE GESTO DE RECURSOS MATERIAIS

FUNDAMENTOS DE GESTO DE RECURSOS MATERIAIS

FUNDAMENTOS DE GESTO DE RECURSOS MATERIAIS

12010080604020J - 20- 40- 60F

consumo Consumo Reposio

Grfico dente de serra de ruptura

consumo Consumo Reposio

Grfico dente de serra

FUNDAMENTOS DE GESTO DE RECURSOS MATERIAIS

Estoque Mnimo PP 1 2 3 Tempo TR

Grfico dente de serra com tempo de reposio x ponto de pedido

Grfico dente de serra utilizando estoque mnimo

Grfico demonstrativo do Tempo de reposio

FUNDAMENTOS DE GESTO DE RECURSOS MATERIAIS

Grfico Sistemas Mximo e Mnimo

FUNDAMENTOS DE GESTO DE RECURSOS MATERIAIS

FUNDAMENTOS DE GESTO DE RECURSOS MATERIAIS

FUNDAMENTOS DE GESTO DE RECURSOS MATERIAIS

FUNDAMENTOS DE GESTO DE RECURSOS MATERIAIS

FUNDAMENTOS DE GESTO DE RECURSOS MATERIAIS

FUNDAMENTOS DE GESTO DE RECURSOS MATERIAIS

REGISTROS DE PREO, PREGO E PREGO ELETRNICO

FUNDAMENTOS DE GESTO DE RECURSOS MATERIAIS

FUNDAMENTOS DE GESTO DE RECURSOS MATERIAIS

FUNDAMENTOS DE GESTO DE RECURSOS MATERIAIS

FUNDAMENTOS DE GESTO DE RECURSOS MATERIAIS

FUNDAMENTOS DE GESTO DE RECURSOS MATERIAIS

Exemplo de codificao pelo sistema decimal

CLASSIFICAO ABC (CRITRIOS IMPORTNCIA PRIORIDADES)

FUNDAMENTOS DE GESTO DE RECURSOS MATERIAIS

FUNDAMENTOS DE GESTO DE RECURSOS MATERIAIS

E LOCALIZAO DOS MATERIAIS

FUNDAMENTOS DE GESTO DE RECURSOS MATERIAIS

FSICO E ACURCIA DOS ESTOQUES FSICO

Inventrio fsico a contagem de todos

FUNDAMENTOS DE GESTO DE RECURSOS MATERIAIS

FUNDAMENTOS DE GESTO DE RECURSOS MATERIAIS

FUNDAMENTOS DE GESTO DE RECURSOS MATERIAIS

Falta de padro Cadastro duplicato

Contagem Manual Erro de Contagem

Cdigo duplicaato Problema com Cdigo de barra

Os sistemas bsicos utilizados na administrao de estoques so:

FUNDAMENTOS DE GESTO DE RECURSOS MATERIAIS

FUNDAMENTOS DE GESTO DE RECURSOS MATERIAIS AVALIAO

Permite acompanhar a influncia dos fatores componentes

FUNDAMENTOS DE GESTO DE RECURSOS MATERIAIS

CONTROLE DO ATIVO IMOBILIZADO

FUNDAMENTOS DE GESTO DE RECURSOS MATERIAIS

TOMBAMENTO E BAIXA PATRIMONIAL

FUNDAMENTOS DE GESTO DE RECURSOS MATERIAIS

FUNDAMENTOS DE GESTO DE RECURSOS MATERIAIS