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DICAS PARA O SUCESSO DA SECRETÁRIAPostura Profissional
1
- Este lema deve estar sempre na mente de uma secretária de sucesso: "QUANDO NÃOSE PODE FAZER O QUE SE DEVE, DEVE-SE FAZER O QUE SE PODE..."
2
- Se o horário do expediente em seu trabalho já começou e, ao atender a um telefonema,a pessoa do outro lado perguntar pela sua chefia, nunca diga que o seu chefe, seu diretor,seu gerente ainda não chegou. A palavra ainda dá a entender que você, como secretária,também acha que seu chefe já deveria ter chegado. Impensadamente, a pessoa do outrolado irá confirmar o que você acaba de dizer, ex.: ele ainda não chegou. Como secretárias,não podemos deixar transparecer que ele está atrasado ou algo parecido.
3
- Um telefone, que não é o seu, está tocando insistentemente em algum lugar muitodistante de você. Desde que você tenha disponibilidade, atenda ao telefone. Deixar umapessoa esperando do outro lado da linha não cria uma boa imagem para a sua empresa. Daruma pequena informação ou simplesmente tomar nota de um recado, deixará esta pessoasatisfeita, poderá ajudar a um colega de trabalho e, certamente, aliviará os seus ouvidospor mais algum tempo.
4
- Você pode aprender bastante sobre o trabalho, simplismente observando. Presteatenção naqueles que são considerados competentes. Só não caia na armadilha tão comum,de imitar o estilo da chefia. Isso pode comprometer seu estilo individual. E eles apromoveram justamente porque você tem estilo. Você pode ganhar experiência também comos erros e acertos dos outros. Observe os que foram promovidos. Escute-os. E se, porventura, você se tornar chefe deles, não os ponha de lado. Eles podem ensiná-la mais do queseu chefe anterior.
5
- O uso do tempo de seu chefe é o principal desafio da secretária e, para tanto, ainiciativa é fundamental. "Meter o nariz onde não é chamada" pode ser sua chave dosucesso: nunca espere que seu chefe lhe diga o que fazer, faça antes; não espere quealguém lhe diga o que está acontecendo, procure descobrir por si mesma; não espere queaquela pessoa responda ao chamado de seu chefe, ligue antes para ela; não espere viralguém para explicar como usar aquele equipamento novo, leia o manual e aprenda sozinha;não espere seu chefe minutar a resposta ‘a carta que você acabou de colocar sobre a mesadele, passe a carta com sua minuta em anexo; não deixe que ele lhe devolva seu trabalhocom erros de datilografia, faça-o perfeito. Procure ir sempre além do que as suasatribuições e sua delegação permitem. Otempo de seu chefe vai render muito mais.
6
- Torne seus contatos com secretárias de outras empresas menos impessoal,identificando-as e anotando o nome da interlocutora em cada nova situação. Associe o nomedessa secretária ‘a empresa ou executivo que ela atende.
7
- Quando você fala ao telefone, você é a empresa, por isso:
 
•
Atenda rapidamente às ligações;
 
•
Planeje cada chamada;
 
 
•
Tenha sempre lápis e papel na mão;
 
•
Fale claro e pausadamente;
 
•
Fale com o fone próximo à boca;
 
•
Repita o nome da pessoa;
 
•
Evite expressões afetivas;
 
•
Use o telefone para conversas curtas e relacionadas ao serviço;
 
•
Não esqueça o telefone fora do gancho, deixando o interlocutor à espera;
 
•
Use palavras como "bom dia", "por favor", "às ordens"..., elas soam positivamente edeixam o interlocutor mais à vontade.
 
8
- Lembre-se sempre:
 
•
As seis palavras mais importantes são: ADMITO QUE O ERRO FOI MEU!
 
•
As cinco palavras mais importantes são: VOCÊ FEZ UM BOM TRABALHO!
 
•
As quatro palavras mais importantes são: QUAL A SUA OPINIÃO?
 
•
As três palavras mais importante são: FAÇA O FAVOR!
 
•
As duas palavras mais importantes são: MUITO OBRIGADA!
 
•
A palavra mais importante é: NÓS.
 
•
A palavra menos importante: EU.
 
9
- Uma pessoa considera-se bem recebida, mesmo quando tem o não como resposta, se:
 
•
Você ouve o que ela tem a dizer;
 
•
Você explica o motivo da resposta negativa;
 
•
Você a trata com delicadeza e respeito;
 
•
Vacê a encaminha para a área indicada;
 
•
Você justifica o não atendimento e se coloca à disposição para atendê-la em outraocasião.
 
10
- Nunca diga amém a tudo que seu chefe disser. Não tenha receio de discutir com seuchefe algum assunto relacionado ao trabalho e do qual você discorde, desde que,obviamente, você tenha base para isso. Lembre-se de que, para merecer respeito e serrealemente valiosa em sua função, é preciso saber defender com firmeza seus pontos devista.
11
- Se você precisa passar um recado ou avisar a um dos participantes de alguma reuniãoque tem um telefonema urgente, não entre na sala falando alto, interrompendo, assim, areunião. Faça o seguinte: escreva um bilhete, dizendo quem está no telefone e qual oassunto que deseja falar, e a frase: "O senhor pode atendê-lo?" Mostre a pasta aberta eleve-a de volta. Se o recado for para um visitante, passe o bilhete (quem quer falar e comquem quer falar) para o "Presidente" da reunião, e ele falará em voz alta ao interessado.Você aguarda a resposta e acompanha o visitante até o aparelho. Em ambos os casos, podeter certeza de que você terá uma resposta imediata, e a sua presença será bem notada eapreciada.
12
-Para secretárias principiantes:
 
a) Em seu escritório não poderá faltar:
 
•
dicionário de língua portuguesa e outros idiomas, se for o caso;
 
•
livro sobre gramática. Folheando-o constantemente e aprendendo a utilizar o índiceremissivo, você encontrará soluções para muito dos problemas que dificultam amaioria das secretárias;
 
•
formar uma biblioteca particular, adquirindo livro sobre atividades que exerce. Porexemplo: caso você seja secretária do Departamento Pessoal, tenha CLT,Consolidação das Leis da Previdência Social e Manual da Prática Trabalhista, entreoutros.b) Você deve, ainda, buscar conhecimentos novos, além de informações orais.c) Manter-se aberta e viva ao conhecimento, em busca de tudo o que a ajude adesempenhar melhor suas atividades.
13
- Para se ter sucesso no trabalho:
 
•
Se você trabalha para uma empresa, pelo amor de Deus, trabalhe para ela, fale bemdela e defenda-a, pois você a representa.
 
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Lembre-se de que um grama de lealdade vale por um quilo de inteligência.
 
•
Se você é do tipo que precisa reclamar eternamente, condenar e encontrar erros, émelhor que largue seu emprego. Quando estiver fora, aí sim, xingue o quantoquiser...
 
•
Mas enquanto você fizer parte da instituição, não a condene.
 
•
Se o fizer, na primeira rajada de vento que passar você será levada, e,provavelmente, nunca saberá o porquê.
 
14
- Procure manter um intercâmbio com as suas colegas de trabalho, encaminhando-lhes(e pedindo que elas lhe enviem) cópias e/ou recortes de artigos de jornais, revistas,boletins, etc. sobre assuntos de interesse para a sua profissão. "Dicas" sobre como evitarcertos erros gramaticais, frequentemente cometidos, são bastante úteis.
15
- Leve ao seu superior somente os problemas que realmente dependam da decisão dele,poupando-o de aborrecimentos com assuntos que podem ser resolvidos por você mesma comsegurança e eficácia. Uma vez feito isso, você estará mantendo sua postura comoprofissional eficiente, já que tais funções e atribuições lhe são dadas como secretária.Isso, é lógico, com todo o respeito e sabendo até que ponto é o seu poder de decisão, nãopassando nunca por cima de seus superiores.
16
-Se o seu chefe não estiver convencido de que você é de confiança e discreta, suasoportunidades de progredir serão mínimas. Não esqueça, também, de que a primeiraimpressão é permanente, e que uma indiscrição pode arruinar sua reputação. Orgulhe-sedos altos padrões que se esperam de você. Eles demonstram o respeito devido à suaprofissão. Eis algumas sugestões de como demonstrar que você é de confiança e discreta:
 
•
Sustente a política da firma.
 
•
Apoie a política de seu chefe.
 
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