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MANUAIS DE PROCEDIMENTOS
Seria bom que os Manuais de Procedimentos fossem sempre escritos
em equipe
,refletindo assim o pensamento de toda a organização. É claro que a organizaçãointeira “não pode parar” para escrever seus procedimentos, mas estes podem serdivididos em capítulos ou seções por área de atividade ou assunto geral. Assim,grupos de pessoas que lidam com um determinado assunto ou trabalham em umadada área de atividade podem reunir-se para a redação dos procedimentos.Mesmo assim, o processo pode tornar-se muito longo se houver muitas pessoas que“entendam” do assunto tratado por um certo procedimento. De um lado, portanto,queremos um trabalho “em equipe” e de outro queremos ser rápidos e objetivos.Sugere-se, portanto, adotar alguns dos seguintes passos para a elaboração dosprocedimentos.1.O responsável pela “oficialização” do procedimento (aquele que vai aprová-lo)analisa, entre os integrantes do grupo que pratica ou vai praticar oprocedimento, aqueles que reúnem condições para redigir um bom procedimento.Algumas qualidades destas pessoas podem ser lembradas: conhecimento doassunto; sucesso na prática do procedimento informal já existente; uma certareferência entre os membros do grupo; facilidade de expressão; discernimentopara descobrir o que precisa e o que não precisa ser escrito; conhecimentossuficientes da nossa língua. Se for o caso, o aprovador pode até obter modelosde procedimentos, normas técnicas correlatas e outros documentos que possamfacilitar a redação dos procedimentos desejados. Isto é particularmentenecessário no caso de procedimentos de trabalho de uma instalação nova.2.Deve existir um arcabouço normativo interno, ainda que extremamente simples,para que os procedimentos não fiquem muito diferentes entre os diversosdepartamentos da organização. Em alguns lugares este arcabouço é chamado“norma zero”. Pode existir também um “consultor interno” para examinar acorreção gramatical da redação. Isto pode ser questionável se o nível dosredatores for bom neste aspecto e se o porte da organização for pequeno.3.O procedimento pode ser escrito por uma ou duas pessoas, refletindo o consensodestes redatores. Se muitas pessoas o redigirem, o trabalho pode demorar muitoe no mundo de hoje é preciso agir rápido e bem. Resulta então o primeirorascunho ou “edição preliminar”.4.O primeiro rascunho pode sofrer logo uma revisão por parte de uma pessoadiferente, que examinará a propriedade da linguagem usada, inclusive a partegramatical. Entendemos que a revisão gramatical deve ser logo feita porque um
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rascunho claro e correto, além de mais fácil de ser entendido, também é didáticopara os que o lerem.5.Agora vem o trabalho da equipe, propriamente dito: o rascunho deve serapreciado pelo grupo que pratica ou praticará o que for escrito. Seguindo critériosque o aprovador definir, o documento deve ser submetido ao exame e sugestõesdos que fazem parte do grupo. Esta fase pode ser mais ou menos demoradadependendo do regime de trabalho do grupo. Se o trabalho for realizado emturno, parece óbvio que todos os grupos de turno devem opinar. De qualquerforma, é conveniente que seja marcado um prazo de término das sugestões.Mesmo que o prazo não seja grande, deve-se lembrar ao grupo que tododocumento que reflete um procedimento de trabalho pode ser revisado aqualquer momento, devendo somente haver um processo regular para arealização destas revisões, a forma devida para apresentação dos pedidos e amaneira de aprová-las. O aprovador deve incentivar as sugestões nesta fase iniciale as revisões serão incentivadas numa fase mais madura da vida doprocedimento, como forma de validar o esforço despendido. Deve-se lembrar oque o mestre Kaoru Ishikawa disse a respeito dos procedimentos de trabalho: seum procedimento de trabalho não tiver revisões a cada seis meses (por exemplo),ou ele não está sendo usado ou ele não é mais necessário.6.Depois de colhidas as sugestões, o grupo redator as examina, adotando-as ou nãoe dando uma resposta ao apresentador da sugestão. O segundo rascunho é entãosubmetido à aprovação do responsável.7.Após a aprovação o documento é numerado e publicado dentro do sistema dedivulgação adotado pela organização.Finalmente, é preciso lembrar que não basta ter procedimentos bem escritos: épreciso praticá-los e para isto é necessário treinar e educar os usuários.
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NORMAS E PROCEDIMENTOS
De forma geral, um sistema de normas e procedimentos deve estar voltado para osseguintes objetivos:Promover uniformidade no entendimento, harmonia de desempenho e unidade deação;Estabelecer bases adequadas para o controle das atividades e um nível de referênciapara a análise e o ajustamento das diretrizes, da organização e dos procedimentosaprovados;Preservar a experiência da organização, evitando a repetição de erros e o esforçodesnecessário na solução de problemas anteriormente resolvidos;Proteger os interesses da Empresa , através da Qualidade de bens e serviços;
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Facilitar o treinamento de pessoal para as novas tarefas, especialmente em fases deexpansão ou de mudanças da natureza das operações;Preservar a segurança de pessoas e bens;Uniformizar os meios de expressão;Auxiliar na avaliação da performance das unidades ou indivíduos que compõem aorganização
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Facilitar a implantação de novas unidades operacionais ou administrativas,garantindo a unidade de ação característica do restante da empresa.
FORMATO
ÍNDICE: facilita o entendimento e a leitura da norma.OBJETIVO: dispõe a respeito do propósito do conteúdo da norma e deve indicar afinalidade da norma de modo preciso.APLICAÇÃO: determina as áreas envolvidas com a execução e acompanhamento doprocesso enfocado.RESPONSABILIDADES: Define atribuições e autoridade para cada uma das áreasenvolvidas.DEFINIÇÕES: padroniza a terminologia básica a ser adotada na norma e que deveráser difundida entre os usuários.CONTEÚDO: estabelece regras e procedimentos a serem seguidos naoperacionalização do processo;ANEXOS: Fluxogramas e modelos de todos os documentos e formulários a seremutilizados no processo.
TIPOS DE NORMASProcedimento
: aquela que fixa condições para a elaboração de documentos emgeral; o emprego de materiais e produtos industriais; certos aspectos de transaçõescomerciais e a execução de cálculos, projetos, obras, serviços e instalações.
Classificação
: aquela que ordena, designa e/ou subdivide um assunto;
Simbologia
: aquela que estabelece as convenções gráficas para materiais,equipamentos, sistemas ou partes de sistemas. Visa uniformizar a apresentação deesquemas de montagem, circuitos, fluxogramas, processos industriais, de modo atorná-los de compreensão universal;
Terminologia
: aquela que define, relaciona e/ou dá valor aos termos técnicosempregados em determinados campos de atividade, para uniformizar a linguagem.
Método de Ensaio
: estabelece a maneira que deve ser observada na execução detestes ou ensaios que identifiquem as características, condições ou requisitosexigidos de materiais equipamentos.
Padronização
: aquela que uniformiza as condições a serem satisfeitas por umdeterminado elemento de construção, material, aparelho ou equipamentos como,por exemplo, formato, peso, cor ou outros requisitos, com a finalidade de restringir avariedade.
Especificação
: aquela que especifica as condições de aceitação de materiais eequipamentos, como tubos, chapas, produtos químicos, entre outros.
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Andréia Ianguas

Gostaria de obter esse material, como faço?

reply08 / 25 / 2011
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