Prof. Morgenstern Karina I.

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PLANILLAS DE CLCULO ELECTRNICAS 1. Introduccin a las planillas de clculo electrnicas

El uso de una computadora ha llegado a evolucionar las tareas administrativas, tal es el caso de trabajar en hojas de clculo para agilizar clculos contables, financieros, matemticos, etc. La planilla de clculo es la aplicacin que ms se utiliza para almacenar y trabajar con datos, organizar distintos tipos de informacin relacionada entre s. Pueden introducirse y modificarse los datos simultneamente en varias hojas de clculo y pueden ejecutarse los clculos basndose en los datos de ms de una hoja. Una planilla puede ejecutar operaciones simples o complejas con los datos ingresados. Adems es una herramienta que permite tratar los nmeros y hacer grficos o exportarlos a otros documentos. Propsito: La organizacin de datos (numricos, alfabticos y alfanumricos) Principales ventajas: Puede calcularse usando frmulas. Cuando cambian los datos auto-actualiza los datos relacionados entre s. Puede desplegar datos en forma de grficos y tablas. Usos generales de las planillas de clculo: Almacenamiento de datos; Clculos completos, como por ejemplo presupuestos; Aplicaciones en matemtica (teoremas, graficado de funciones, aproximacin de races irracionales, etc.); comparaciones, estadsticas, encuestas, etc. El uso de las planillas de clculo es de gran utilidad para el manejo de grandes cantidades de datos que queremos procesar rpidamente para convertirla en informacin til, generando a partir de ellos grficos, cuadros detallados o resumidos por cualquiera de las columnas componentes de la informacin. Tambin podemos cruzar esta informacin con otra contenida en otras planillas de tal forma de incrementar su importancia. Algunos de los programas ms conocidos son MS Excel, Lotus 1-2-3, Quattro Pro y Open Office Calc.

2. Conceptos bsicos dentro de una planilla de clculos

Libro: Es el archivo que guarda la informacin de la planilla completa. Un libro esta compuesto por hojas de clculo. En el caso del MS EXCEL la extensin de los archivos es *.XLS y por defecto se abre con tres hojas (Hoja1, Hoja2, Hoja3) pero se pueden insertar hasta 16 hojas en un mismo libro. Hoja de clculo: Se le asigna este nombre a una hoja que esta divida en filas (numeradas) y columnas (letradas). Es como una gran hoja cuadriculada formada por 256 columnas y 65.536 filas. Celda: Es la interseccin de una columna y una fila, sobre la cual se almacena informacin (letras o nmeros) que podemos usar para realizar operaciones tales como sumas, restas, multiplicaciones, divisiones, clculos financieros, estadsticos, de ingeniera, amortizaciones, etc. Se la nombra con la letra de la columna a la que pertenece y a continuacin el nmero de su fila, por ejemplo la primera celda pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama A1. Cuando el cursor est posicionado en alguna celda preparado para trabajar con sta, dicha celda se denomina celda activa y se identifica porque aparece ms remarcada que las dems. Cada celda de una hoja, puede contener 3 tipos de entradas: Informacin numrica, Informacin alfabtica o alfanumrica (palabras, letras, caracteres, nmeros no utilizados en un clculo) y frmulas y funciones.

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Etiqueta: Es el nombre que se le da a una hoja de clculo. Rtulo: Es el nombre que se le da a un dato, en el caso de una tabla puede ser Descripcin, Precio, Ao, etc. En el caso de un grfico es el rtulo de datos el que proporciona informacin adicional acerca de un marcador de datos, que representa un solo punto de datos o valor que se origina a partir de una celda de una hoja de clculo. Rango: Es un bloque rectangular de una o ms celdas que la planilla la trata como una unidad. Los rangos son vitales en la hoja de clculo, ya que todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos. Ejemplo: A1:A5 (desde A1 hasta A5, es decir A1, A2, A3, A4 y A5). Referencias: Son enlaces a un lugar, es decir, cuando en una frmula escribimos =SUMA(A1;B1) nos estamos refiriendo a que sume el contenido de A1 y el contenido de B1. Existen 3 tipos de referencias: Referencia Relativa: Las referencias de filas y columnas cambian si se copia la formula en otra celda, es decir, se adapta a su entorno porque las referencias las hace con respecto a la distancia entre la frmula y las celdas que forman parte de la frmula. Ejemplo:
A 1 2 15 =A1+2 B 20 30

Referencia Absoluta: Las referencias de filas y columnas no cambian si se copia la formula a otra celda, las referencias a las celdas de la formula son fijas. Ejemplo:
A 1 2 15 =$A$1+2 B 20 30

Referencia Mixta: Podemos hacer una combinacin de ambas referencias, podemos hacer que las filas sean relativas y las columnas absolutas o viceversa. Ejemplo:
A 1 2 15 =$A1+2 B 20 30

Otra funcionalidad muy interesante de las referencias es la posibilidad de escribir referencias a celdas que se encuentran en otras hojas o incluso en otros libros. Referencia a otras hojas: Para hacer referencia a celdas de otras hojas debemos indicar el nombre de la hoja seguido del signo de exclamacin y el nombre de la celda. Por ejemplo: Hoja2!A2 esta referencia est diciendo que coja la celda A2 de la hoja Hoja2. Si la hoja tuviera un nombre personalizado con espacios incluidos, la referencia sera de este modo 'Nombre de la hoja externa'!A2, habra que encerrar el nombre de la hoja entre comillas simples ' '. Referencia a otros libros: Para hacer referencia a celdas de otros libros debemos indicar el nombre del libro entre corchetes y el resto como acabamos de ver. Por ejemplo: '[presupuesto 2003]Hoja1'!B2 esta referencia indica que la celda se encuentra en el libro "Presupuesto 2003", en la Hoja1 y en la celda B2. Muy importante: Al escribir una cadena de caracteres que incluya espacios debemos ponerlo siempre entre comillas simples ' '. Tipos de datos: Pueden numricos, alfabticos (texto) u alfanumricos (fecha u hora). Valor Constante: Es un dato que se introduce directamente en una celda.

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Operadores: Son signos o smbolos que especifican el tipo de clculo que se debe llevar a cabo con los elementos de una frmula o funcin. Los tipos de operadores ms utilizados son: Operadores aritmticos: Para ejecutar las operaciones matemticas bsicas como suma, resta o multiplicacin, combinar nmeros y generar resultados numricos, utilice los siguientes operadores aritmticos.

Operador + (signo ms) - (signo menos) (-N) * (asterisco) / (barra oblicua) % (signo de porcentaje) ^ (acento circunflejo)

Significado Suma (3+3) Resta (3-1) Valores negativos Multiplicacin (3*3) Divisin (3/3) Porcentaje (20%) Exponenciacin (3^2)

Operadores de comparacin: Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Cuando se comparan dos valores utilizando estos operadores, el resultado es un valor lgico: VERDADERO o FALSO.

Operador = (signo igual) >= (signo igual o mayor que) >(signo mayor que) <= (signo igual o menor que) <(signo menor que) <>(signo distinto de)

Significado Igual a (A1=B1) Igual o mayor que (A1>=B1) Mayor que (A1>B1) Igual o menor que (A1<=B1) Menor que (A1<B1) Distinto de (A1<>B1)

Operador de concatenacin de texto: Utilice el signo (&) para unir o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de texto.

Operador & ("y" comercial)

Significado Conecta o concatena dos valores para generar un valor de texto continuo ("Viento"&"norte") Significado Operador de rango que genera una referencia a todas las celdas entre dos referencias, stas incluidas (B5:B15) Operador de unin que combina varias referencias en una sola (SUMA(B5:B15,D5:D15)) Operador de interseccin que genera una referencia a celdas comunes a las dos referencias (B7:D7 C6:C8)

Operadores de referencia: Combinan rangos de celdas.

Operador : (dos puntos) , (coma) (espacio)

Precedencia de los operadores: Si se combinan varios operadores en una nica frmula, Excel ejecutar las operaciones en el orden que se indica en la tabla a continuacin. Si una frmula contiene operadores con la misma precedencia (por ejemplo, si una frmula contiene un operador de multiplicacin y otro de divisin), Excel evaluar los operadores de izquierda a derecha. Frmula: Es una tcnica bsica para el anlisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de clculo como sumas, multiplicaciones, divisiones, etc. En una frmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La frmula se escribe en la barra de frmulas y debe empezar siempre por el signo =. Ejemplo: =(A5/5)+30 Funcin: Es una frmula especial escrita con anticipacin y que acepta un valor o valores, realiza unos clculos con esos valores y devuelve un resultado. Todas las funciones tienen que seguir una sintaxis que de

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no ser as el programa nos mostrar un mensaje de error. Ejemplo de una funcin: =SUMA(A1:B3) esta funcin equivale a =A1+A2+A3+B1+B2+B3 Sintaxis: Forma o normativa en que se debe respetar la escritura de una funcin. Argumento: Valor o valores que se van a operar (calcular). Funciones Anidadas: Una funcin dentro de otra, que acta como uno de los argumentos. Una frmula puede contener como mximo 7 niveles de funciones anidadas. Por ejemplo, la siguiente frmula utiliza una funcin anidada PROMEDIO y compara el resultado con el valor 50, si es verdadero el resultado ejecuta una suma y si es falso muestra el valor 0. =SI(PROMEDIO(F3:F8)>50;SUMA(G3:G8);0) Grfico: Es la representacin grfica de los datos de una hoja de clculo y facilita su interpretacin. La utilizacin de grficos hace ms sencilla e inmediata la interpretacin de los datos. A menudo un grfico nos dice mucho ms que una serie de datos clasificados por filas y columnas. Cuando se crea un grfico, podemos optar por crearlo: Como grfico incrustado: Insertar el grfico en una hoja normal como cualquier otro objeto. Como hoja de grfico: Crear el grfico en una hoja exclusiva para el grfico, en las hojas de grfico no existen celdas ni ningn otro tipo de objeto, por lo que podra ser etiquetada como cualquier hoja. Partes de un grfico: Eje: Lnea que rodea los datos del grfico, proporciona un marco de referencia para medir o comparar. Hay dos ejes principales: eje Y de las ordenadas (vertical), el eje X (horizontal) de las abscisas y el eje Z de la profundidad. Serie de datos: Corresponden a los valores de la planilla, tambin se llaman marcadores de datos y pueden ser lneas, barras, etc. Leyendas: Clave que identifica a travs de diseos, colores o smbolos cada serie de datos. Ttulos: Pueden estar en los ejes Y, X o Z, y algunos son generales para todo el grfico. Lneas de divisin: Son internas y ayudan para tener referencias y poder comprar. Rtulos de datos: Puede estar tanto sobre el eje Y, X o Z. Filtros: son una forma rpida y fcil de buscar y trabajar con un subconjunto de datos de una lista. Una lista filtrada muestra slo las filas que cumplen el criterio (condicin) para realizar el filtro que se especifique para una columna.

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