Desarrollo e Implementación de Un Sistema de Gestión Documental para La Empresa Digital Image SAC

Instituto SISE
Sistemas e Informtica
Desarrollo e Implementacin de un Sistema de Gestin Documental para la Empresa Digital Image SAC
Julio Mesajil / Julissa Camus
Sistema de Gestin Documental
PRESENTACION
Esta tesina titulada, Sistema de Gestin Documental para la empresa Digital Image S.A.C, abarca los procesos de bsqueda, digitalizacin y reportes de los documentos del rea de ventas. Podremos ver en esta tesina el desarrollo para la automatizacin de dichos procesos los cuales presentan para la empresa Digital Image S.A.C un salto a la tecnologa, por consiguiente, todos los beneficios que este proyecto conlleva. El proyecto Gestin Documental, agilizar en el proceso de bsqueda, ya que ste se tornaba demasiado lento por ser manual. En este aspecto, el Sistema de Gestin Documental gestiona de una manera ms ordenada, fcil, rpida y eficiente.
DEDICATORIA
Este trabajo va dedicado a mis padres por mantener su confianza en m. Pero especialmente a Dios por permitirme estar aqu y por haberme dado los padres ms maravillosos.
Camus Rueda, Julissa Carolina
Quiero dedicar este trabajo a mi padre y a mi madre porque siempre depositaron su confianza en m todo este tiempo y por ltimo a todas las personas que me brindaron su apoyo desinteresado
Mezajil Tume, Julio Roberto
AGRADECIMIENTOS
Brindo mis ms profundos y sinceros agradecimientos a mi familia por el apoyo incondicional que me brindaron en el transcurso de mi carrera, en todos esos caminos largos y cortos por los cuales batall durante ste tiempo. A mi madre mil gracias por todo el amor, el apoyo que me brind durante mi proceso de formacin profesional. A mi padre por ofrecerme su apoyo, comprensin y sabidura durante este largo proceso que se llama vida. Gracias a ambos porque son las personas por las cuales todo esfuerzo vale la pena; gracias por estar conmigo y gracias porque seguirn estando siempre conmigo. A todos ellos mil gracias, aunque el agradecimiento ms grande se lo debo a Dios por ofrecerme el acompaamiento y las bendiciones especiales para poder llegar a la meta. Gracias Seor Jess.
Camus Rueda, Julissa Carolina
AGRADECIMIENTOS
En este momento, en el que presento mi tesina, quiero aprovechar para agradecer a todas aquellas personas que han estado a mi lado a lo largo de la carrera, por el apoyo y la amistad que me han proporcionado. A mi padre, mi madre y mi hermano por su apoyo incondicional y por haber sido siempre un refugio donde encontrar respuestas y ayuda cuando lo he necesitado. A mis abuelos y tos que siempre se han preocupado de preguntarme por la evolucin de mis estudios. A mis amigos con los que he compartido muchas horas de estudio, y todava ms momentos de diversin que jams podr olvidar. Porqu sin ellos no habra sido lo mismo, y porque todos juntos hemos conseguido hacer frente a la carrera, el proyecto y la tesina. A mis compaeros y amigos de trabajo, quienes han aportado su granito de arena para que pudiese acabar este trabajo a tiempo.
Mezajil Tume, Julio Roberto
INTRODUCCION
La Gestin Documental son un conjunto de normas tcnicas y prcticas, usadas para administrar el flujo de todo tipo de documentos en una organizacin, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservacin indefinida de los documentos ms valiosos. Esta actividad naci debido a la necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos. Estos tipos de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya gestin se fue haciendo cada vez ms compleja a medida que creca el tamao de los fondos documentales. Actualmente las empresas manejan mucha documentacin que necesitan mantener controlada y supervisada constantemente, por lo que siempre se tienen muchos problemas cuando se desea recuperar algn documento de sus archivos, teniendo como principal enemigo el tiempo. En base a lo antes expuesto se plantea la creacin de un Sistema de Gestin Documental para cubrir la necesidad que tiene la empresa de buscar documentos, reducir costos de archivado y as, brindar informacin ordenada y organizada de los procesos de la empresa Digital Image S.A.C Una vez que el Sistema entre en produccin se lograr, garantizar la confiabilidad de los datos y el acceso a la informacin contenida en el sistema. Con esto se pretende ofrecer informacin de acuerdo a la necesidad de cada usuario que ingrese al sistema, as como tambin establecer controles de seguridad.
INDICE
6
PRESENTACION ..................................................................................................... 2 DEDICATORIA ....................................................................................................... 3 AGRADECIMIENTOS ............................................................................................. 4 AGRADECIMIENTOS ............................................................................................. 5 INTRODUCCION .................................................................................................... 6 LISTADO DE PANTALLAS ................................................................................... 10 LISTADO DE TABLAS .......................................................................................... 12 1. GENERALIDADES DEL PROYECTO ............................................................ 13
1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.5.1 1.5.2 1.6 Situacin Problemtica .............................................................................. 13 Antecedentes ............................................................................................ 13 Problema ................................................................................................. 14 Hiptesis ................................................................................................. 14 Objetivos ................................................................................................. 14 General .................................................................................................... 14 Especficos............................................................................................... 14 Justificacin e Importancia del Proyecto ...................................................... 15 Marco Referencial .................................................................................... 16 Gestin Documental .................................................................................. 21
2. 3.
DESCRIPCION DE LA INSTITUCION ........................................................... 16

2.1 3.1
FUNDAMENTOS TEORICOS ......................................................................... 21 I. II. III. IV. V. VI. VII. VIII. IX.
3.2 3.3
Recepcin ....................................................................................... 22 Verificacin .................................................................................... 22 Preparacin ..................................................................................... 22 Indexacin ...................................................................................... 22 Captura ........................................................................................... 22 Reproceso ....................................................................................... 22 Compaginacin ............................................................................ 22 Devolucin .................................................................................. 22 Almacenamiento en el Servidor ......................................................... 22
Conceptos Bsicos .................................................................................... 23 Descripcin de la Metodologa Empleada .................................................... 24
a) b) c) 1. 2. 3. 4. 5. 6. d)
3.4
Que es Iteracin ............................................................................... 24 Fases .............................................................................................. 24 Flujos de Trabajo (Disciplinas) .......................................................... 26 Modelamiento de Negocio ................................................................ 26 Requerimientos................................................................................ 26 Anlisis y Diseo ............................................................................. 26 Implementacin ............................................................................... 26 Prueba ............................................................................................ 27 Despliegue ...................................................................................... 27 Elementos del RUP .......................................................................... 28
Lenguaje de Modelado Unificado (UML) .................................................... 28
Diagrama de Casos de Uso ........................................................................ 28 Diagrama de Comportamiento ................................................................... 29 Diagrama de Interaccin ........................................................................... 30 Diagrama de Implementacin .................................................................... 30
3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10 3.11 Herramienta para el Anlisis y Diseo ........................................................ 31 Herramienta para Almacenar Datos ............................................................. 31 Herramienta Rpida de Desarrollo .............................................................. 32 Herramienta para Desarrollo de Pginas Web .............................................. 32 Servidor Web ........................................................................................... 34 Sistema Operativo ..................................................................................... 34 Tcnicas de Respaldo y Seguridad .............................................................. 35 Metodologa del Proyecto .......................................................................... 36 Criterios de la Seleccin de la Metodologa .................................................. 36 Productos Resultantes de cada Disciplina ..................................................... 36 Flujo de Trabajo: Modelo del Negocio ........................................................ 38 Flujo de Trabajo: Requerimientos ............................................................... 38 Flujo de Trabajo: Anlisis y Diseo ............................................................ 39 Flujo de Trabajo: Implementacin............................................................... 39 Flujo de Trabajo: Prueba ............................................................................ 40 Flujo de Trabajo: Distribucin .................................................................... 40 Especificaciones de Casos de Uso ............................................................... 41 Resultado de la Disciplina de Modelo de Negocio ........................................ 41
4.
METODOLOGIA ............................................................................................. 36
4.1. 4.2. 4.3. 4.3.1. 4.3.2. 4.3.3. 4.3.4. 4.3.5. 4.3.6.
5.
DESARROLLO DE LA APLICACIN ............................................................ 41

5.1. 5.1.1.
a) b)
5.1.2.
Actor y su Rol ................................................................................ 41 Casos de Uso de Negocio ................................................................. 42

Resultado de la Disciplina de Requerimientos ............................................. 42
a) b) c)
5.1.3.
Actores y sus Roles ......................................................................... 42 Casos de Uso ................................................................................... 43 Especificaciones de Casos de Uso ...................................................... 49
Resultado de la Disciplina de Anlisis y Diseo ........................................... 58
a) b) c)
5.1.4. 5.1.4.1.
Anlisis .......................................................................................... 58 Diseo ............................................................................................ 67 Diseo de la Base de Datos .............................................................. 75

Resultado de la Disciplina de la Implementacin ......................................... 77 Diseo de Formularios a Nivel de Usuario .............................................. 77
a) b) c) d) e)
Formulario Web de Ingreso al Sistema ............................................... 77 Formulario Web de Registro de Documentos ...................................... 77 Formulario Web de Digitalizacin ..................................................... 78 Formularios Web de Entorno de Trabajo ........................................... 78 Formulario Web de Bsqueda ........................................................... 79 8
Sistema de Gestin Documental 5.1.4.2. Diseo de Formularios a Nivel de Administrador..................................... 79
a) a) b) c) d) e)
5.1.5.
Formulario Web de Ingreso al Sistema ............................................... 79 Administracin de Usuarios .............................................................. 80 Administracin de Perfiles/Privilegios ............................................... 80 Administracin de Documentos ......................................................... 80 Administracin de Flujos .................................................................. 81 Reporte de Sistemas ......................................................................... 81
Resultado de la Disciplina de Pruebas......................................................... 82
6. 7.
EVALUACION DE LA APLICACIN ............................................................. 83 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES .................................................. 88

CONCLUSIONES ................................................................................................. 88 RECOMENDACIONES ......................................................................................... 89
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS ..................................................................... 90 ANEXOS ................................................................................................................ 91

DICCIONARIO DE DATOS ................................................................................... 91 DIAGRAMA DE GANTT .................................................................................... 100 MANUAL DE USUARIO..................................................................................... 101
OBJETIVO ........................................................................................................... 101 FUNCIONALIDADES COMUNES ....................................................................... 101 Distribucin de Pantallas ........................................................................ 101 Mensajes al Usuario ............................................................................... 102 CONTROL DE ACCESO...................................................................................... 103 ADMINISTRACION DE USUARIOS ................................................................... 104 ADMINISTRACION DE PERFILES / PRIVILEGIOS .......................................... 105 ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS ............................................................ 106 ADMINISTRACION DE FLUJO DE TRABAJO .................................................. 108 REPORTES DE SISTEMA ................................................................................... 109 REGISTRO DE DOCUMENTOS .......................................................................... 110 DIGITALIZACION .............................................................................................. 112 ENTORNO DE TRABAJO ................................................................................... 117 BUSQUEDA ......................................................................................................... 118
LISTADO DE PANTALLAS
Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla 2.1.5Estructura Organizacional de la Empresa .......................................... 20 2.1.6 Diagrama de Gantt ......................................................................... 20 3.1.2 Proceso de la Gestin Documental .................................................. 23 3.3.2 Fases de la Metodologa RUP ......................................................... 26 3.3.3 Disciplinas de la Metodologa RUP ................................................ 27 3.4.2 Diagrama de Casos de Uso ............................................................. 29 3.4.3 Diagrama de Comportamiento ........................................................ 29 3.4.4 Diagrama de Iteracin .................................................................... 30 3.4.5 Diagrama de Implementacin ......................................................... 30 3.8.1 Proceso de Solicitud del Sistema Web ............................................. 33 5.1.1Actordel Negocio ........................................................................... 41 5.1.1: Diagrama de Casos de Uso de Negocio ........................................... 42 5.1.2: Actores del Sistema ...................................................................... 42 5.1.2: Diagrama General de Casos de Uso-Usuario.................................... 44 5.1.2: Diagrama de Caso de Uso-Generar Documento ............................... 44 5.1.2: Diagrama de Caso de Uso-Generar Imagen del Documento .............. 45 5.1.2: Diagrama de Caso de Uso-Consultar Entorno de Trabajo .................. 45 5.1.2: Diagrama de Caso de Uso-Consultar Documentos ........................... 45 5.1.2: Diagrama de General de Casos de Uso-Administrador ...................... 46 5.1.2: Diagrama de Caso de Uso-Administrar Usuarios.............................. 47 5.1.2: Diagrama de Caso de Uso-Administrar Perfiles/Privilegios ............... 47 5.1.2: Diagrama de Caso de Uso-Administrar Documentos ........................ 47 5.1.2: Diagrama de Caso de Uso-Administrar Flujo de Trabajo .................. 48 5.1.2: Diagrama de Caso de Uso-Generar Reportes ................................... 48 5.1.3: Diagrama de Colaboracin - Generar Documento ............................ 58 5.1.3: Diagrama de Colaboracin - Generar Imagen del Documento ........... 59 5.1.3: Diagrama de Colaboracin - Consultar Entorno de Trabajo ............... 60 5.1.3: Diagrama de Colaboracin - Consultar Documentos ........................ 61 5.1.3: Diagrama de Colaboracin - Administrar Usuarios ........................... 62 5.1.3: Diagrama de Colaboracin - Administrar Perfiles/Privilegios ............ 63 5.1.3: Diagrama de Colaboracin - Administrar Documentos ..................... 64 5.1.3: Diagrama de Colaboracin - Administrar Flujo de Trabajo ............... 65 5.1.3: Diagrama de Colaboracin - Generar Reporte .................................. 66 5.1.3: Diagrama de Secuencia - Generar Documento ................................. 67 5.1.3: Diagrama de Secuencia - Generar Imagen del Documento ................ 68 5.1.3: Diagrama de Secuencia - Consultar Entorno de Trabajo .................... 69 5.1.3: Diagrama de Secuencia - Consultar Documentos ............................. 70 5.1.3: Diagrama de Secuencia - Administrar Usuarios ............................... 71 5.1.3: Diagrama de Secuencia - Administrar Perfiles/Privilegios ................. 72 5.1.3: Diagrama de Secuencia - Administrar Documentos .......................... 73 5.1.3: Diagrama de Secuencia - Administrar Flujo de Trabajo .................... 74 5.1.3: Diagrama de Secuencia - Generar Reporte ...................................... 75 5.1.3: Diagrama de Base de Datos ........................................................... 76 5.1.4: Ingreso al Sistema de Gestin Documental ...................................... 77 10
Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla
5.1.4: Mdulo de Registro de Documentos ............................................... 77 5.1.4: Mdulo de Registro de Digitalizacin ............................................. 78 5.1.4: Mdulo de Entorno de Trabajo ....................................................... 78 5.1.4: Mdulo de Bsqueda .................................................................... 79 5.1.4: Ingreso al Sistema de Gestin Documental ...................................... 79 5.1.4: Mdulo de Administracin de Usuarios .......................................... 80 5.1.4: Mdulo de Administracin de Perfiles/Privilegios ............................ 80 5.1.4: Mdulo de Administracin de Documentos ..................................... 81 5.1.4: Mdulo de Administracin de Flujos .............................................. 81 5.1.4: Mdulo de Reportes de Sistema ..................................................... 81
11
LISTADO DE TABLAS
Tabla 1: Matriz FODA ........................................................................................ 19 Tabla 2: Criterios de la Seleccin de la Metodologa............................................... 36 Tabla 3: Productos resultantes de cada Disciplina ................................................... 37 Tabla 4: Actor del Negocio .................................................................................. 41 Tabla 5: Descripcin de los Actores del Sistema .................................................... 43 Tabla 6: Caso de Uso - Generar Documento .......................................................... 49 Tabla 7: Caso de Uso- Generar Imagen del Documento .......................................... 50 Tabla 8: Caso de Uso- Consultar Entorno de Trabajo .............................................. 51 Tabla 9: Caso de Uso - Consultar Documentos ....................................................... 52 Tabla 10: Caso de Uso- Registrar Usuarios ............................................................ 53 Tabla 11: Caso de Uso- Registrar Perfiles/Privilegios ............................................. 54 Tabla 12: Caso de Uso- Registrar Documento ........................................................ 55 Tabla 13: Caso de Uso- Registrar Flujo de Trabajo ................................................. 56 Tabla 14: Casos de Uso-Generar Reporte .............................................................. 57 Tabla 15: Resultado de la Pruebas ........................................................................ 82 Tabla 16: Control de Permisos.............................................................................. 84 Tabla 17: Comparacin de Antes y Despus del Sistema ......................................... 84 Tabla 18: Costo Total del Proyecto ....................................................................... 85 Tabla 19: Costo Total del Proyecto Opcin 2 ...................................................... 85 Tabla 20: Costo Total del Proyecto Opcin 3 ...................................................... 86 Tabla 21: Costos Operacionales - Antes del Sistema Propuesto .............................. 86 Tabla 22: Costos Operacionales - Con el Sistema Propuesto .................................. 86 Tabla 23: Detalle del Servidor Recomendado ...................................................... 87
12
1. GENERALIDADES DEL PROYECTO
1.1 Situacin Problemtica La empresa Digital Image S.A.C orientada al rubro comercial, especficamente a la venta de productos informticos, en lo estos ltimos aos ha logrado una gran expansin en el mercado, lo cual ha ocasionado un incremento considerable en sus procesos y por consiguiente el su informacin. En el rea de ventas, el proceso de bsqueda de documentos se realiza de forma manual; por lo que genera que la informacin no est disponible de forma inmediata al momento de consultarla, o que esta se encuentre de forma incompleta o no integrada; as como la ubicacin donde se encuentran los documentos; y lo que es ms delicado, si realmente estn en el lugar asignado. Todo esto con lleva a la prdida de informacin, prdida de tiempo al momento de realizar consultas y generar reportes que ayudaran a la toma de decisiones.
1.2 Antecedentes La empresa Digital Image S.A.C dedicada a la venta de productos informticos; ha tenido en los ltimos aos un significativo incremento en las ventas, el cual favorece a la empresa, pero debido a que se realiza la bsqueda de documentos fsicos de forma manual, han tenido un desequilibrio en cuanto a su rapidez y eficiencia en sus procesos. Ante ello surge la necesidad de implementar nuevos procesos como, digitalizar los documentos con sus respectivos ndices los cuales ayudarn en su bsqueda, y tambin controlando el flujo de trabajo de sus documentos.
13
1.3 Problema Cmo se mejorara la gestin de documentos del rea de ventas?
1.4 Hiptesis Mediante el desarrollo e implementacin de un sistema de Gestin Documental para el rea de Ventas de la empresa Digital Image S.A.C.
1.5 Objetivos
1.5.1
General Desarrollar una Sistema web para mejorar documentos en el S.A.C. el control de los
rea de Ventas de la empresa Digital Image
1.5.2
Especficos Automatizar los procesos de bsqueda de documentos. Facilitar el acceso a la documentacin. Reducir los costes de archivado.
14
1.6 Justificacin e Importancia del Proyecto Los procesos automatizados son factores de gran importancia para una empresa en dnde se ha observado una gran innovacin y informticas. Por lo tanto es necesario que la informacin sea procesada y almacenada de una forma ms efectiva para agilizar los procesos y as lograr un control de documentos. Con el desarrollo de un sistema que abarque las necesidades y una mayor relacin con los requerimientos del personal, proporcionar una mejor efectividad en el manejo del flujo y procesamiento de los datos. Al llevar a cabo este sistema causar un impacto positivo en la organizacin, la cual proporcionar a la misma una informacin confiable, agilizando y facilitando el trabajo en el control y bsqueda de los documentos. Con la realizacin del sistema automatizado se pretende beneficiar a: El Personal del rea de ventas que tendrn a su disposicin un Sistema que le permita el rpido acceso a la informacin para realizar consultas Al Jefe de rea de Ventas, proporcionndole informacin para una mejor toma de decisiones. desarrollo de tecnologas
15
2. DESCRIPCION DE LA INSTITUCION
2.1 Marco Referencial 2.1.1 Antecedentes dela Empresa Iniciamos operaciones en 1998, lo que nos coloca como una empresa joven, pero con gran experiencia en negocios. Somos una empresa 100% peruana, dedicada al comercio de productos informticos y medios electrnicos, ofreciendo siempre tecnologa de punta. El xito de esta primera fase en la corta pero productiva vida de Digital Image S.A.C se basa en nuestra poltica estratgica hacia una diversificacin de los servicios que ofrecemos. Contamos con un equipo excelente de profesionales con verdadera vocacin de servicio al cliente. Esto unido a la calidad de nuestros productos y servicios, una poltica de precios competitiva, amplios conocimientos del mercado tecnolgico y una esmerada seleccin de nuestras alianzas de negocio, son factores fundamentales de nuestro liderazgo en el sector.
16
2.1.2
Misin de la Empresa Tener un compromiso con nuestros clientes ofrecindoles una respuesta inmediata a sus necesidades de informacin con un excelente servicio, calidad y reduciendo sus costos operativos, contando con herramientas tecnolgicas de punta y con personal altamente cualificado.
2.1.3
Visin de la Empresa Ser reconocidos como la empresa lder a nivel nacional, en calidad e innovacin de productos informticos, que permitan a nuestros clientes un uso productivo e inteligente de estos productos.
2.1.4
Anlisis FODA
17
FODA Con base en estas fortalezas, la empresa superar sus debilidades, aprovechar las oportunidades y conjurar las amenazas. Fortalezas Capacitaciones constantes al personal de la empresa. Personal calificado y con experiencia en la empresa. Contar con los recursos financieros adecuados. Imagen de empresa eficiente ante nuestros clientes. Oportunidades Crecimiento econmico nacional. Preferencia del cliente por la calidad producto. Posibilidad de suscribir convenios con empresas. Tendencia al incremento de la compra de productos informticos en las empresas. Debilidades Promociones por parte de la competencia. Dbil red de distribucin. Falta de publicidad. Ya que la mayora de las ventas se realizan a travs de distribuidores, no se controla que porcentaje de descuento llega al cliente final. Amenazas Incremento de la competencia en el mercado. Variacin de costos. Desastres (naturales, humanos). Mejores posibilidades laborales externas a la empresa generan prdida de personal.
MATRIZ FODA 18
La iniciativa estratgica que sustenta la existencia del proyecto es la Adquisicin de un software que automatice las diversas tareas aminorando las dificultades que nos da los procesos manuales as agilizndolos, siendo un competidor fuerte en nuestro rubro. (Ver Tabla 1).
FORTALEZAS: F Factores Internos F1. Personal calificado y con experiencia en la empresa. F2. Capacitaciones constantes al personal de la empresa. Factores Externos D1. Dbil distribucin. red de DEBILIDADES: D
D2. Promociones por parte de la competencia.
OPORTUNIDADES: O
FO(O2,F2)
DO(D1,O1) Aprovechando los convenidos que realicemos con las empresas podremos incrementar nuestra red de distribucin.
O1. Posibilidad de suscribir Aprovechando el incremento de la convenios con empresas. compra de productos se requiere constantes capacitaciones para el O2. Tendencia al incremento personal de la empresa de la compra de productos informticos en las empresas
AMENAZAS: A
FA(F1,A1)
DA(D2,A2) Debido a las promociones de la competencia debemos realizar variaciones de nuestros costos.
A1. Incremento de la Aprovechar las capacidades del competencia en el mercado. personal para ofrecer mejores servicios en el mercado. A2. Variacin de costos.
Tabla 1: Matriz FODA
2.1.5
Estructura de la Empresa
19
A continuacin en la figura 2.1.5 se presenta la estructura organizacional de la empresa Digital Image S.A.C.
Pantalla 1.1.5Estructura Organizacional de la Empresa
2.1.6
Diagrama de Gantt
Est previsto que el proyecto se culmine en 6 meses, considerando para cada fase un tiempo especfico. Por medio de un diagrama de Gantt se especifica la duracin de cada fase del proyecto.
Pantalla 2.1.6 Diagrama de Gantt
20
3. FUNDAMENTOS TEORICOS
El presente captulo contiene las bases tericas necesarias para la compresin de este proyecto; adems incluye la explicacin formal del proceso de la Gestin Documental, la metodologa a utilizar para conseguir el producto final y por ltimo todas las herramientas y tecnologas a utilizar para el desarrollo e implementacin del Sistema planteado en esta propuesta de proyecto. 3.1 Gestin Documental La gestin documental se trata de un sistema que es computarizado en cual se compone de una serie de programas que permite el rastreo y el almacenamiento de la documentacin electrnicamente como tambin la documentacin que tenga soporte en papel. Podemos decir entonces que, La gestin documental abarca el ciclo de vida completo de los documentos, es decir el tratamiento secuencial y coherente que se da a los documentos desde que se producen o reciben en las distintas unidades hasta el momento en que son eliminados o conservados, en funcin de su valor testimonial o histrico. Ventajas Sencillez y accesibilidad Ahorro de recursos Uso compartido de documentos Productividad mejorada
3.1.1 Etapas del Proceso de la Gestin Documental
Pasa por las siguientes etapas:
21
I.
Recepcin Recepcin de documentos y transferencia para la digitalizacin.
II. Verificacin Verificacin del estado y de la cantidad de documentos recibidos. III. Preparacin Retiro de los elementos extraos tales como clips, grapas u otros objetos con el fin de permitir una mejor digitalizacin. IV. Indexacin Ingreso manual de datos correspondientes a los documentos. V. Captura Es propiamente el escaneo de los documentos fsicos. VI. Reproceso Cuando la imagen sea rechazada por no cumplir con los parmetros establecidos; se procede a capturar nuevamente el documento. VII.Compaginacin Ordenacin de los documentos fsicos de acuerdo a su posicin original. VIII. Devolucin Transferencia de documentos fsicos ya digitalizados al rea donde pertenece la documentacin. IX. Almacenamiento en el Servidor Se almacena los datos y las imgenes en el Servidor n forma definitiva, para ser utilizado por el Sistema de Gestin Documental.
A continuacin en la pantalla 3.1.2 se presenta el Proceso de la Gestin Documental. 22
Pantalla 3.1.2 Proceso de la Gestin Documental
3.2 Conceptos Bsicos 3.2.1 Pgina Web Es un documento adaptado para la Web y que normalmente forma parte de un sitio web. Su principal caracterstica son los hiperenlaces a otras pginas, siendo esto el fundamento de la Web. 3.2.2 Sito Web Es un conjunto de archivos electrnicos y pginas Web referentes a un tema en particular, que incluye una pgina inicial de bienvenida, con un nombre de dominio y direccin en Internet especficos, empleados por las instituciones pblicas y privadas, organizaciones e individuos para comunicarse con el mundo entero. Los Sitios Web requieren de una direccin para poder acceder a la informacin.
3.2.3
Estndares Web
23
En esencia, la web est basada en tres estndares: El Localizador de Recurso Uniforme (URL), que es un sistema universal para referenciar recursos en la Web. El Protocolo de Transferencia de Hipertexto (HTTP), que especfica cmo se comunican el navegador y el servidor. El Lenguaje de Marcado de Hipertexto (HTML), usado para definir la estructura y contenido de documentos de hipertexto. 3.3 Descripcin de la Metodologa Empleada 3.3.1 Metodologa Rational Unified (RUP) El Proceso Unificado de Rational es un proceso de desarrollo de
software y junto con el Lenguaje Unificado de Modelado UML, constituye la metodologa estndar ms utilizada para el anlisis, implementacin y documentacin de sistemas orientados a objetos. El RUP no es un sistema con pasos firmemente establecidos, sino un conjunto de metodologas adaptables al contexto y necesidades de cada organizacin 3.3.2 Ciclo de Vida del Software a) Que es Iteracin Este proceso se refiere a la realizacin de un ciclo de vida de un proyecto y se basa en la evolucin de prototipos ejecutables que se muestran a los usuarios y clientes. b) Fases Se descompone en 4 fases secuenciales, cada cual concluye con un producto intermedio.
Fase de Inicio Define el mbito y objetivos del proyecto. 24
Se define la funcionalidad y capacidades del producto. Fase de Elaboracin Tanto la funcionalidad como el dominio del problema se estudian en profundidad. Se define una arquitectura bsica. Se planifica el proyecto considerando recursos disponibles. Fase de Construccin El producto se desarrolla a travs de iteraciones donde cada iteracin involucra tareas de anlisis, diseo e implementacin. Gran parte del trabajo es programacin y pruebas. Se documenta tanto el sistema construido como el manejo del mismo. Esta fase proporciona un producto construido junto con la documentacin. Fase de Transicin Se libera el producto y se entrega al usuario para su uso. Se incluyen tareas de instalacin, configuracin, entrenamiento, soporte, mantenimiento, etc. Los manuales de usuario se completan y refinan con la informacin anterior.
En la pantalla 3.3.2 se presenta las Fases de la Metodologa RUP.
25
Pantalla 4.3.2 Fases de la Metodologa RUP
c) Flujos de Trabajo (Disciplinas) 1. Modelamiento de Negocio Entender los problemas que la organizacin desea solucionar e identificar mejoras potenciales. Asegurar que clientes, usuarios finales, desarrolladores tengan un entendimiento del problema. 2. Requerimientos Establecer y mantener un acuerdo con los clientes y los otros interesados acerca de que debe hacer el sistema. Proveer a los desarrolladores del sistema de un mejor entendimiento de los requerimientos del sistema. 3. Anlisis y Diseo Transformar los requerimientos a diseos del sistema. Adaptar el diseo para hacerlo corresponder con el ambiente de implementacin y ajustarla para un desempeo esperado.
4.
Implementacin
26
Implementar el diseo de elementos en trminos de los elementos (archivos fuente, binarios, ejecutables y otros) Integrar los resultados de los implementadores individuales en un sistema ejecutable. 5. Prueba Encontrar fallas de calidad en el software y documentarlas. Validar que los requerimientos son implementados apropiadamente. 6. Despliegue Describe las actividades asociadas con el aseguramiento de la entrega y disponibilidad del producto de software hacia el usuario final. Existe un nfasis en probar el software en el sitio de desarrollo, realizacin de pruebas del sistema antes de su entrega final al cliente
En la pantalla 3.3.3 se presenta las Disciplinas de la Metodologa RUP.
Pantalla 5.3.3 Disciplinas de la Metodologa RUP
27
d) Elementos del RUP Trabaja fundamentalmente son 3 los cuales son: Actividades: Proceso que determina en cada iteracin. Trabajadores: Personas o entes involucrados en cada proceso Artefactos: Productos tangibles del trabajo de un proceso.
3.4 Lenguaje de Modelado Unificado (UML) Lenguaje Unificado de Modelado (UML, por sus siglas en ingls, Unified Modeling Language) es el lenguaje de modelado de sistemas de software ms conocido y utilizado en la actualidad. Es un lenguaje grfico para visualizar, especificar, construir y documentar un sistema. UML ofrece un estndar para describir un "plano" del sistema (modelo), incluyendo aspectos conceptuales tales como procesos de negocio, funciones del sistema, y aspectos concretos como expresiones de lenguajes de programacin, esquemas de bases de datos y componentes reutilizables. 3.4.1 Objetivos UML Proporcionar a los usuarios un lenguaje de modelado visual expresivo y utilizable para el desarrollo e intercambio de modelos significativos. Ser independiente del proceso de desarrollo y de los lenguajes de programacin. Proporcionar una base formal para entender el lenguaje de modelado. Soportar conceptos de desarrollo de alto nivel como pueden ser colaboraciones, frameworks, patterns, y componentes. 3.4.2 Diagramas UML Diagrama de Casos de Uso Muestran un conjunto de casos de uso y actores (tipo especial de clases) y sus relaciones. Cubren la vista esttica de los casos de uso y
28
son especialmente importantes para el modelado y organizacin del comportamiento.
Pantalla 6.4.2 Diagrama de Casos de Uso
Diagrama de Comportamiento Permiten exhibir comportamientos de un sistema o de los procesos de las organizaciones. Incluyen los diagramas de actividad y diagramas de estado.
Pantalla 7.4.3 Diagrama de Comportamiento
29
Diagrama de Interaccin Es un subconjunto de los diagramas de comportamiento que permiten enfatizar las interacciones entre los objetos. Incluyen diagramas de secuencia y diagrama de colaboracin.
Pantalla 8.4.4 Diagrama de Iteracin
Diagrama de Implementacin Los diagramas de implementacin como su propio nombre indica representan aspectos relativos a la implementacin incluyendo la estructura del cdigo fuente y otras caractersticas propias del tiempo de ejecucin. Incluye diagramas de componentes y despliegue.
Pantalla 9.4.5 Diagrama de Implementacin
30
3.5 Herramienta para el Anlisis y Diseo 3.5.1 Rational Rose 2007 Es una de las herramientas ms poderosas de modelado visual para el anlisis y diseo de sistemas basado en objetos. Se utiliza para modelar un sistema antes de proceder a construirlo. Las funciones ms populares de Rational Rose son su capacidad para proporcionar el desarrollo iterativo e ingeniera de ida y vuelta.
3.6 Herramienta para Almacenar Datos 3.6.1 Microsoft SQL Server 2008 SQL Server 2008 es una plataforma global de base de datos que ofrece administracin de datos empresariales con herramientas integradas de inteligencia empresarial (BI). El motor de la base de datos SQL Server 2008 ofrece almacenamiento ms seguro y confiable tanto para datos relacionales como estructurados, lo que le permite crear y administrar aplicaciones de datos altamente disponibles y con mayor rendimiento para utilizar en su negocio. 3.6.2 Caractersticas de Microsoft SQL Server 2008 Escalabilidad, estabilidad y seguridad. Soporta procedimientos almacenados. Incluye tambin un potente entorno grfico de administracin, que permite el uso de comandos DDL y DML grficamente. Permite trabajar en modo cliente-servidor, donde la informacin y datos se alojan en el servidor y las terminales o clientes de la red slo acceden a la informacin.
31
3.7 Herramienta Rpida de Desarrollo 3.7.1 Visual Studio 2008. NET Es un entorno de desarrollo integrado (IDE, por sus siglas en ingls) para sistemas operativos Windows. Soporta varios lenguajes de programacin tales como Visual C++, Visual C#, Visual J#, ASP.NET y Visual Basic .NET, aunque actualmente se han desarrollado las extensiones necesarias para muchos otros. A las mejoras de desempeo, escalabilidad y seguridad con respecto a la versin anterior, se agregan, entre otras, las siguientes novedades: Se incluye un nuevo soporte para diagnosticar y optimizar el sistema a travs de las herramientas de pruebas de Visual Studio. Permite la creacin de soluciones multiplataforma adaptadas para funcionar con las diferentes versiones de .NET Framework: 2.0 (incluido con Visual Studio 2005), 3.0 (incluido en Windows Vista) y 3.5 (incluido con Visual Studio 2008). .NET Framework 3.5 incluye la biblioteca ASP.NET AJAX para desarrollar aplicaciones web ms eficientes, interactivas y altamente personalizadas que funcionen para todos los navegadores.
3.8 Herramienta para Desarrollo de Pginas Web 3.8.1 ASP .NET 2.0 (Active Server Pages) ASP. NET es una herramienta de desarrollo web, confiable, y de gran difusin y es ideal para el desarrollo de Webs sencillas como para grandes aplicaciones. Una pgina ASP es una mezcla entre una pgina HTML y un programa que da como resultado una pgina HTML que es enviada al cliente (navegador).
32
A continuacin en la figura 2.1.5 se presenta el Proceso de Solicitud del Sistema.
Pantalla 10.8.1 Proceso de Solicitud del Sistema Web
3.8.2
Ventajas de ASP .NET2.0 Facilita el desarrollo visual Facilita el acceso a la base datos Control de acceso a pginas
3.8.3
Paginas ASP .NET 2.0 Conocidas oficialmente como "web forms" (formularios web), son el principal medio de construccin para el desarrollo de aplicaciones web. Los formularios web estn contenidos en archivos con una extensin ASPX, estos archivos tpicamente contienen etiquetas HTML o XHTML esttico, y tambin etiquetas definiendo Controles Web que se procesan del lado del servidor y Controles de Usuario donde los desarrolladores colocan todo el cdigo esttico y dinmico requerido por la pgina web. Adicionalmente, el cdigo dinmico que se ejecuta en el servidor puede ser colocado en una pgina dentro de un bloque <% -- cdigo dinmico -%> que es muy similar a otras tecnologas de desarrollo como PHP, JSP y ASP, pero esta prctica es, generalmente desaconsejada.
33
3.9 Servidor Web 3.9.1 Internet Information Services 6.0 (IIS) Es un servidor web y un conjunto de servicios para el sistema operativo Microsoft Windows. Fue integrado en otros sistemas operativos de Microsoft destinados a ofrecer servicios, como Windows 2000 o Windows Server 2003. Windows XP Profesional incluye una versin limitada de IIS. Los servicios que ofrece son: FTP, SMTP, NNTP y HTTP/HTTPS. Este servicio convierte a una PC en un servidor web para Internet o una intranet, es decir que en las computadoras que tienen este servicio instalado se pueden publicar pginas web tanto local como remotamente. Los servicios de Internet Information Services proporcionan las herramientas y funciones necesarias para administrar de forma sencilla un servidor web seguro. El servidor web se basa en varios mdulos que le dan capacidad para procesar distintos tipos de pginas. Por ejemplo, Microsoft incluye los de Active Server Pages (ASP) y ASP.NET.
3.10 Sistema Operativo 3.10.1 Windows Server Enterprise 2003 R2 Windows Server 2003 incorpora innumerables ventajas, mejoras y nuevas tecnologas, orientadas todas ellas a cubrir las necesidades actuales de las organizaciones de cualquier tamao. En los entornos actuales se demanda ms seguridad, robustez, facilidad de administracin e integracin con nuevos dispositivos. Tambin se exige el aprovechamiento de las nuevas tecnologas de hardware (soporte para procesadores de 64 bits, nuevos dispositivos de interfaz humana, sistemas mviles, etc.), de software y de comunicaciones (soporte para nuevos protocolos y estndares, soporte para servicios Web).
34
En la medida en que la tecnologa informtica avanza, Microsoft Windows Server 2003 la integra y la hace asequible a los usuarios y organizaciones. 3.11 Tcnicas de Respaldo y Seguridad No es ninguna novedad el valor que tiene la informacin y los datos para nuestros negocios. Lo que resulta increble de esto es la falta de precauciones que solemos tener al confiar a una computadora nuestro negocio que en la mayora de los casos resulta ser una computadora pobremente armada tanto del punto de vista de hardware como de software. Las interrupciones se presentan de formas muy variadas: virus informticos, fallos de electricidad, errores de hardware y software, cadas de red, hackers, errores humanos, incendios, inundaciones, etc. Y aunque no se pueda prevenir cada una de estas interrupciones, la empresa s puede prepararse para evitar las consecuencias que stas puedan tener sobre su negocio. Del tiempo que tarde en reaccionar una empresa depender la gravedad de sus consecuencias.
35
4. METODOLOGIA
4.1. Metodologa del Proyecto Para el desarrollo del Sistema de Gestin Documental se realiz una adaptacin de la metodologa RUP (Rational Unified Process) con el objeto de producir un software de alta calidad que cumpla con los requerimientos, planificacin y presupuesto establecido. Esta metodologa es iterativa e incremental lo que permite la redefinicin de algunos aspectos definidos al inicio del proyecto. 4.2. Criterios de la Seleccin de la Metodologa Los criterios de seleccin de metodologa y la escala de valoracin se tomaron de la siguiente manera: Disponibilidad de Informacin Conocimientos Escalabilidad Flexibilidad
CRITERIOS METODOLOGIA XP RUP Disponibilidad 3 5 Conocimiento 2 5 Escalabilidad 5 4 Flexibilidad 3 3 Total 13 17
Tabla 2: Criterios de la Seleccin de la Metodologa
4.3. Productos Resultantes de cada Disciplina
En cada disciplina de la metodologa se plantearon actividades as como los productos resultantes de estos los cuales se detallan a continuacin:
36
Disciplina
Actividad a Desarrollar
Producto Resultante
Modelo de Negocio
1. 2. 3.
Describir el contexto del sistema. Definir los actores y los casos de uso del negocio. Relacionar los actores con los casos de uso del negocio. de uso del los casos de del sistema y de uso del
Conocimiento de metodologa RUP y lenguaje UML.
la el
Requisitos
1.
Analizar los casos negocio para obtener uso del sistema. 2. Determinar los actores sus relaciones. 3. Describir cada caso sistema. 1. 2.
Modelo de requerimiento.
Anlisis
Construir la interfaz de usuario para cada caso de uso. Construir diagramas de colaboracin para definir relaciones entre las clases de anlisis para cada caso de uso.
Modelo de anlisis conformado por interfaz de usuario y diagrama de colaboracin.
Diseo
1. 2.
Definir la arquitectura. Construir diagramas de secuencia para cada caso de uso. 3. Elaborar diccionario de clases de sistema. 1. 2. Programar el prototipo e interfaz del sistema. Programar el Sistema de Gestin Documental de la empresa Digital Image S.A.C. Realizar pruebas y programas de integracin. Realizar las pruebas por cada caso de uso.
Modelo de diseo por los diferentes diagramas.
Implementacin
Prototipo del Sistema Gestin Documental. Sistema Documental. de
de
Gestin.
Pruebas
1. 2.
Requerimientos de ajustes del prototipo. Resultados de las pruebas de aceptacin por parte de los usuarios.
Distribucin
1. 2.
Desarrollar manual de usuario. Implementacin del Sistema Gestin Documental.
de
Manual de Usuario. Sistema en funcionamiento
Tabla 3: Productos resultantes de cada Disciplina
37
4.3.1. Flujo de Trabajo: Modelo del Negocio Se busca profundizar el conocimiento de las bases del producto a desarrollar. Primeramente se hizo una investigacin referente a las empresas que tienen implementado un Sistema de Gestin Documental. De acuerdo a la investigacin se constat que no son muchas las empresas que cuentan con este sistema en nuestro pas. Una vez realizada la investigacin acerca de los Sistemas de Gestin Documental de otras empresas se procedi a analizar los elementos ms importantes que involucran la creacin de un sistema. Para culminar con el Modelado de Negocio fue necesario identificar los procesos que el rea de ventas requera llevar al sistema. Por ello se realizaron una serie de entrevistas con los encargados de suministrar la informacin. Las entrevistas fueron abiertas con el objetivo de obtener requerimientos ms especficos por parte de los usuarios. De acuerdo al resultado de estas entrevistas se establecieron los procesos que se requeran implementar en el sistema, los cuales se detallan a continuacin: Por parte del usuario se manifest la necesidad de consultar los documentos histricos de la empresa. Por parte de Jefe de rea se seal el requerimiento de generar reportes.
4.3.2. Flujo de Trabajo: Requerimientos Conforme a los casos de uso de negocio que se establecieron en la actividad anterior fue posible construir los casos de uso del sistema y determinar los actores que interactan con el mismo y las relaciones existentes. Cada uno de los actores fue clasificado segn su tipo y se determin el rol que cumplen en el sistema. Para culminar con la disciplina se disearon formatos en donde se describieron cada uno de los casos de uso del sistema, tomando en consideracin aspectos como el flujo normal y alternativo de los eventos,
38
las precondiciones y las post condiciones y los fallos posibles con sus soluciones. 4.3.3. Flujo de Trabajo: Anlisis y Diseo Se tocan dos aspectos de la metodologa, el anlisis y el diseo. En la parte de anlisis se hizo necesaria la investigacin de estrategias de diseo, tales como: la usabilidad y la reusabilidad .El conocimiento de estos trminos y su aplicacin fue fundamental para el desarrollo eficiente del sistema a elaborar. La usabilidad indica la capacidad que posee un software de ser comprendido, aprendido y usado. La reusabilidad, es la flexibilidad para integrar componentes de enseanza dentro de mltiples contextos y aplicaciones. Como otro punto a tratar en esta disciplina se encuentran la determinacin y clasificacin de las clases de anlisis en cada caso de uso. Para ello se utilizaron los estereotipos de lmite, control y entidad propuestos en UML que sirven para definir el mbito de las diferentes clases. Una vez definidas las clases y determinadas sus responsabilidades en el sistema se procedi a la construccin de la interfaz de usuario y de los diferentes diagramas de colaboracin que describen las relaciones entre las clases de anlisis y los casos de uso. Finalizadas las actividades anteriores se defini la arquitectura del sistema o arquitectura de software para comenzar con el diseo. Como punto final se construyeron los diagramas de secuencia y de clase para cada caso de uso.
4.3.4. Flujo de Trabajo: Implementacin En la disciplina de implementacin se construye el Sistema de Gestin Documental de acuerdo a los requerimientos de los usuarios. Para la construccin del Sistema Gestin Documental es necesario instalar la herramienta para desarrollo de pginas web. Como paso inicial para el desarrollo del Sistema de Gestin Documental se dise un primer modelo que puede ser catalogado como un prototipo 39
de implantacin ya que este mismo, de acuerdo a los cambios sugeridos por los usuarios, ser llevado hacia el sistema de produccin una vez que las autoridades den su aprobacin.
4.3.5. Flujo de Trabajo: Prueba Se busca identificar los fallos de implementacin y de calidad de sistema y la comprobacin del cumplimiento de los requerimientos solicitados por los usuarios. Con el fin de validar que el sistema cumple con los requisitos bsicos de funcionamiento esperado y lograr la aceptacin por parte del usuario, se utilizan las pruebas de aceptacin. Estas pruebas son realizadas por los usuarios finales quienes deben plantear todas las deficiencias o errores que se encuentren antes de dar por aprobado el sistema definitivamente. Se estimaron tres semanas para detectar y corregir las posibles fallas encontradas y aadir las mejoras sugeridas por los usuarios.
4.3.6. Flujo de Trabajo: Distribucin En esta disciplina es cuando se da a conocer el producto realizado poniendo en produccin la versin final del Sistema de Gestin Documental. Para el conocimiento del funcionamiento del Sistema Web se elabor un manual de usuario que especifica todas las acciones que ejecuta la herramienta. De igual forma se realizaron reuniones con el personal que labora en la empresa Digital Image S.A.C para dar a conocer el Sistema Web y hacer entrega del manual de usuario una vez que este se encuentre en produccin.
40
5. DESARROLLO DE LA APLICACIN
En este captulo se lleva a cabo la tarea de construir el software. Para ello se necesitan varias actividades que se detallan a continuacin. 5.1. Especificaciones de Casos de Uso 5.1.1. Resultado de la Disciplina de Modelo de Negocio Los artefactos del modelado del negocio sirven como entrada y como referencia para los requisitos del sistema. a) Actor y su Rol
Pantalla 11.1.1Actordel Negocio
BUSINESS ACTOR NOMBRE Jefe de rea FUNCIONES Persona la encargada de supervisar que el rea de ventas funcione correctamente y que los procesos se cumplan conforme los estndares establecidos.
Tabla 4: Actor del Negocio
41
b) Casos de Uso de Negocio
Pantalla 12.1.1: Diagrama de Casos de Uso de Negocio
5.1.2. Resultado de la Disciplina de Requerimientos En esta seccin se muestra los diagramas de casos de uso del presente sistema, que fueron obtenidos durante el proceso de especificacin de requisitos, los cuales permiten mostrar la funcionalidad del sistema de forma detallada. a) Actores y sus Roles
Pantalla 13.1.2: Actores del Sistema
42
ACTORES DEL SISTEMA NOMBRE FUNCIONES
Jefe de rea
Genera reportes en el sistema Es la persona encargada de administrar el sistema, de
Administrador asignar o restringir los accesos y permisos a los del Sistema usuarios. Recepcionar y preparar los documentos para iniciar el proceso de registro. Responsable de escanear los documentos previamente registrados en el sistema Realizar diversas funciones para la realizacin de la gestin documental
Tabla 5: Descripcin de los Actores del Sistema
Recepcionista
Escaneador Personal
b) Casos de Uso Se crean los diagramas de casos de uso por mdulos: Casos de Uso a nivel Administrador Casos de Uso a nivel Usuario
43
DIAGRAMA GENERAL DE CASOS DE USO A NIVEL USUARIO
Pantalla 14.1.2: Diagrama General de Casos de Uso-Usuario
CASO DE USO: GENERAR DOCUMENTO
Pantalla 15.1.2: Diagrama de Caso de Uso-Generar Documento
44
CASO DE USO: GENERAR IMAGEN DEL DOCUMENTO
Pantalla 16.1.2: Diagrama de Caso de Uso-Generar Imagen del Documento
CASO DE USO: CONSULTAR ENTORNO DE TRABAJO
Pantalla 17.1.2: Diagrama de Caso de Uso-Consultar Entorno de Trabajo
CASO DE USO: CONSULTAR DOCUMENTOS
Pantalla 18.1.2: Diagrama de Caso de Uso-Consultar Documentos
45
DIAGRAMA GENERAL DE CASOS DE USO A NIVEL ADMINISTADOR
Pantalla 19.1.2: Diagrama de General de Casos de Uso-Administrador
46
CASO DE USO: ADMINISTRAR USUARIOS
Pantalla 20.1.2: Diagrama de Caso de Uso-Administrar Usuarios
CASO DE USO: ADMINISTRAR PERFILES / PRIVILEGIOS
Pantalla 21.1.2: Diagrama de Caso de Uso-Administrar Perfiles/Privilegios
CASO DE USO: ADMINISTRAR DOCUMENTOS
Pantalla 22.1.2: Diagrama de Caso de Uso-Administrar Documentos
47
CASO DE USO: ADMINISTRAR FLUJO DETRABAJO
Pantalla 23.1.2: Diagrama de Caso de Uso-Administrar Flujo de Trabajo
CASO DE USO: GENERAR REPORTES
Pantalla 24.1.2: Diagrama de Caso de Uso-Generar Reportes
48
c) Especificaciones de Casos de Uso
NOMBRE DEL CASO DE USO Actores Descripcin Recepcionista
GENERAR DOCUMENTO
El caso de uso se inicia cuando el Jefe de rea solicita que registren los documentos en el sistema. El proceso da curso al pedido, analizando la posibilidad se satisfacerlo .El caso de uso finaliza cuando el documento ha sido registrado satisfactoriamente. Flujo Normal Flujo Alternativo
1.- El Jefe de rea solicita registrar los documentos del rea de ventas. 2. El Recepcionista recibe los documentos del rea de ventas. 3.- El recepcionista procede a ingresar los datos de los documentos correspondientes. 4.- El recepcionista verifica los datos y procede a registrar los documentos en el sistema 5. El sistema genera el cdigo de barras del documento. 6.- El recepcionista imprime el cdigo de barras generado por el sistema de forma automtica. 7.-El recepcionista pega el cdigo de barras generado en el documento fsico. 8.-El proceso de registro de documentos finalizado. Pre Condicin Post Condicin Excepcin ha
Haber registrado el tipo de documento correspondiente en el sistema. Generar cdigo de barras del documento registrado Solicitud requerida no encontrada.
Tabla 6: Caso de Uso - Generar Documento
49
NOMBRE DEL CASO DE USO Actores Descripcin
GENERAR IMAGEN DEL DOCUMENTO Escaneador El caso de uso se inicia cuando el Jefe de rea solicita digitalizar el documento. El caso de uso finaliza cuando el documento ha sido digitalizado satisfactoriamente.
Flujo Normal 1.- Jefe de rea solicita escanear el documento. 2. El Escaneador recibe la solicitud de escanear los documentos 3. El Escaneador evala si tiene el scanner especial para este proceso o tiene el scanner comn. Si tiene el scanner especial para al paso 4 Si no tiene el scanner especial pasa al paso 5 4. El Escaneador digitaliza la imagen del documento solicitado. 6.-El Escaneador escaneado.
Flujo Alternativo
visualiza el documento 5. El Escaneador carga la imagen de una ruta local. ha
7.-El proceso de Escaneo y/o Carga de finalizado Pre Condicin Post Condicin Excepcin
Haber registrado el documento correspondiente en el sistema. Verificar que la imagen se encuentre en el sistema Solicitud requerida no encontrada.
Tabla 7: Caso de Uso- Generar Imagen del Documento
50
NOMBRE DEL CASO DE USO Actores Descripcin Flujo Normal Personal
CONSULTAR ENTORNO DE TRABAJO
El caso de uso se inicia el personal revisa el entorno de trabajo para verificar si tiene alguna actividad pendiente en sistema Flujo Alternativo
1.- El personal recibe un correo, informndole que se le ha asignado una actividad en el sistema. El Personal ingresa al sistema al mdulo de entorno de trabajo. 2.- Visualiza el mdulo de entorno de trabajo 3.- Verifica las actividades asignadas. 4.- El personal inicia con sus actividades programadas en el sistema. 5.-El proceso de consulta ha finalizado. Pre Condicin Post Condicin Excepcin Haber registrado el flujo de trabajo para ese documento en el sistema. Generar cdigo de barras del documento registrado Solicitud requerida no encontrada.
Tabla 8: Caso de Uso- Consultar Entorno de Trabajo
51
NOMBRE DEL CASO DE USO Actores Descripcin Flujo Normal Personal
CONSULTAR DOCUMENTOS
El caso de uso se inicia cuando el personal realiza una bsqueda para hallar documentos. El caso de uso finaliza cuando el documento ha sido encontrado en el sistema. Flujo Alternativo
1.- El personal requiere buscar determinados documentos del rea de Ventas. 2.- El personal ingresa los datos para realizar la bsqueda. 3.- El mdulo de bsqueda comienza a buscar segn los campos indexados por el personal. 5- El sistema emite resultados. 6. El personal verifica que sea el documento solicitado. 7.-El proceso de bsqueda de documentos ha finalizado Pre Condicin Post Condicin Excepcin Solicitud requerida no encontrada. Haber registrado el documento correspondiente en el sistema.
Tabla 9: Caso de Uso - Consultar Documentos
52
NOMBRE DEL CASO DE USO Actores Descripcin Jefe de rea
REGISTRAR USUARIOS
Flujo Normal
El caso de uso se inicia cuando el Jefe de rea solicita que crear usuarios en el sistema. El proceso da curso al pedido, analizando la posibilidad se satisfacerlo .El caso de uso finaliza cuando el usuario ha sido registrado satisfactoriamente. Flujo Alternativo
1.- Jefe de rea solicita registrar un nuevo usuario en el sistema. 2. El Administrador recepciona la solicitud. 3.- El Administrador usuario en el sistema. registra un nuevo
4.- El Administrador enva la confirmacin de la creacin del nuevo usuario en el sistema al Jefe de rea. 5.- El Jefe de rea confirma la existencia del nuevo usuario en el sistema. 6.-El proceso de registro de documento finalizado Pre Condicin Post Condicin Excepcin ha
Verificar que no exista el mismo usuario en el sistema. Asignarles Perfiles y Privilegios Solicitud requerida no encontrada.
Tabla 10: Caso de Uso- Registrar Usuarios
53
NOMBRE DEL CASO DE USO Actores Descripcin
REGISTRAR PERFILES /PRIVILEGIOS Jefe de rea El caso de uso se inicia cuando el Jefe de rea solicita que asignar perfiles/ privilegios a los usuarios .El caso de uso finaliza cuando los perfiles / privilegios ha sido registrado satisfactoriamente.
Flujo Normal 1.- Jefe de rea solicita registrar perfiles / privilegios en el sistema. 2. El Administrador recepciona la solicitud. 3.- El Administrador registra un nuevo perfil / privilegio en el sistema. 4.- El Administrador enva la confirmacin de la creacin del nuevo perfil / privilegio en el sistema al Jefe de rea. 5.- El Jefe de rea confirma la existencia del nuevo perfil / privilegio en el sistema. 6.-El proceso de registro del perfil/privilegio ha finalizado Pre Condicin Post Condicin Excepcin
Flujo Alternativo
Verificar que no existan en el sistema.
Solicitud requerida no encontrada.
Tabla 11: Caso de Uso- Registrar Perfiles/Privilegios
54
Sistema de Gestin Documental NOMBRE DEL CASO DE USO Actores Descripcin Jefe de rea El caso de uso se inicia cuando el Jefe de rea solicita que registren los tipos de documentos en el sistema. El proceso da curso al pedido, analizando la posibilidad se satisfacerlo .El caso de uso finaliza cuando el tipo de documento ha sido registrado satisfactoriamente. Flujo Normal 1.- Jefe de rea solicita registrar un tipo de documento en el sistema. 2. El Administrador recepciona la solicitud. 3.- El Administrador registra un nuevo tipo de documento. 4.- El Administrador enva la confirmacin de la creacin del nuevo tipo en el sistema al Jefe de rea. 5.- El Jefe de rea confirma la existencia del tipo de documento en el sistema. 6.-El proceso de registro de tipo documento ha finalizado Pre Condicin Post Condicin Excepcin Solicitud requerida no encontrada. Verificar que no exista en el sistema. Flujo Alternativo REGISTRAR DOCUMENTOS
Tabla 12: Caso de Uso- Registrar Documento
55
Sistema de Gestin Documental NOMBRE DEL CASO DE USO Actores Descripcin REGISTRAR FLUJO DE TRABAJO Jefe de rea El caso de uso se inicia cuando el Jefe de rea solicita que registren flujos de trabajo segn los tipos de documentos El caso de uso finaliza cuando el documento ha sido registrado satisfactoriamente. Flujo Normal 1.- Jefe de rea solicita registrar un nuevo flujo de trabajo en el sistema. 2. El Administrador recepciona la solicitud. 3.- El Administrador registra un nuevo flujo de trabajo segn el tipo de documento. 4.- El Administrador enva la confirmacin de la creacin del nuevo flujo de trabajo en el sistema al Jefe de rea. 5.- El Jefe de rea confirma la existencia del flujo de trabajo en el sistema. 6.-El proceso de registro de flujo de trabajo ha finalizado Pre Condicin Post Condicin Excepcin Haber registrado usuarios, tipo de documento en el sistema. Asignar flujo a los usuarios responsables. Solicitud requerida no encontrada. Flujo Alternativo
Tabla 13: Caso de Uso- Registrar Flujo de Trabajo
56
Sistema de Gestin Documental NOMBRE DEL CASO DE USO Actores Descripcin Jefe de rea El caso de uso se inicia cuando el Jefe de rea genera un reporte en el sistema. El proceso da curso al pedido, analizando la posibilidad se satisfacerlo .El caso de uso finaliza cuando el reporte es generado satisfactoriamente. Flujo Normal 1.- Jefe de rea solicita generar un reporte en el sistema. 2. El sistema genera el reporte segn los datos ingresados. 3.- El Jefe de rea visualiza el reporte generado y muestra su conformidad o desacuerdo con la informacin solicitada Si los datos son correctos pasa al punto 4 Si los datos son incorrectos pasa al punto 5 4.-El Jefe de rea analiza el reporte generado. 5. El sistema genera un nuevo reporte segn los datos ingresados. 6. El sistema genera un nuevo reporte. 7.-El proceso de generacin de reportes ha finalizado. Flujo Alternativo GENERAR REPORTE
Pre Condicin Post Condicin Excepcin
Haber registrado los documentos en el sistema.
Solicitud requerida no encontrada.
Tabla 14: Casos de Uso-Generar Reporte
57
5.1.3. Resultado de la Disciplina de Anlisis y Diseo Para esta disciplina se separaron los aspectos de anlisis y los de diseo obteniendo productos especficos. a) Anlisis El sistema desarrollado posee la siguiente caracterstica: Es un software fcil comprender y manejar por el usuario. Como paso a seguir se elaboraron los diferentes diagramas de colaboracin para cada caso de uso propuesto. Los diagramas de colaboracin representan la interaccin entre los objetos. DIAGRAMA DE COLABORACION: GENERAR DE DOCUMENTO
Pantalla 25.1.3: Diagrama de Colaboracin - Generar Documento
58
DIAGRAMA DE COLABORACION: GENERAR IMAGEN DEL DOCUMENTO
Pantalla 26.1.3: Diagrama de Colaboracin - Generar Imagen del Documento
59
DIAGRAMA DE COLABORACION: CONSULTAR ENTORNO DE TRABAJO
Pantalla 27.1.3: Diagrama de Colaboracin - Consultar Entorno de Trabajo
60
DIAGRAMA DE COLABORACION: CONSULTAR DOCUMENTOS
Pantalla 28.1.3: Diagrama de Colaboracin - Consultar Documentos
61
DIAGRAMA DE COLABORACION: ADMINISTRAR USUARIOS
Pantalla 29.1.3: Diagrama de Colaboracin - Administrar Usuarios
62
DIAGRAMA DE COLABORACION: ADMINISTRAR PERFILES/ PRIRVILEGIOS
Pantalla 30.1.3: Diagrama de Colaboracin - Administrar Perfiles/Privilegios
63
DIAGRAMA DE COLABORACION: ADMINISTRAR DOCUMENTOS
Pantalla 31.1.3: Diagrama de Colaboracin - Administrar Documentos
64
DIAGRAMA DE COLABORACION: ADMINISTRAR FLUJO DE TRABAJO
Pantalla 32.1.3: Diagrama de Colaboracin - Administrar Flujo de Trabajo
65
DIAGRAMA DE COLABORACION: GENERAR REPORTE
Pantalla 33.1.3: Diagrama de Colaboracin - Generar Reporte
66
b) Diseo El siguiente paso fue elaborar los diagramas de secuencia y los diagramas de clase. Los diagramas de secuencia muestran la interaccin entre los objetos y la secuencia en la que ocurren dichas interacciones. En un diagrama de secuencia es posible observar el escenario determinado de un caso de uso, los eventos generados por actores externos, los eventos internos del sistema y el orden de los mismos. El diagrama de clases describe la estructura esttica del sistema mostrando sus clases, atributos y relaciones
DIAGRAMA DE SECUENCIA: GENERAR DE DOCUMENTO
Pantalla 34.1.3: Diagrama de Secuencia - Generar Documento
67
DIAGRAMA DE SECUENCIA: GENERAR IMAGEN DEL DOCUMENTO
Pantalla 35.1.3: Diagrama de Secuencia - Generar Imagen del Documento
68
DIAGRAMA DE SECUENCIA: CONSULTAR ENTORNO DE TRABAJO
Pantalla 36.1.3: Diagrama de Secuencia - Consultar Entorno de Trabajo
69
DIAGRAMA DE SECUENCIA: CONSULTAR DOCUMENTOS
Pantalla 37.1.3: Diagrama de Secuencia - Consultar Documentos
70
DIAGRAMA DE SECUENCIA: ADMINISTRAR USUARIOS
Pantalla 38.1.3: Diagrama de Secuencia - Administrar Usuarios
71
DIAGRAMA DE SECUENCIA: ADMINISTRAR PERFILES /PRIVILEGIOS
Pantalla 39.1.3: Diagrama de Secuencia - Administrar Perfiles/Privilegios
72
DIAGRAMA DE SECUENCIA: ADMINISTRAR DOCUMENTOS
Pantalla 40.1.3: Diagrama de Secuencia - Administrar Documentos
73
DIAGRAMA DE SECUENCIA: ADMINISTRAR FLUJO DE TRABAJO
Pantalla 41.1.3: Diagrama de Secuencia - Administrar Flujo de Trabajo
74
DIAGRAMA DE SECUENCIA: GENERAR REPORTE
Pantalla 42.1.3: Diagrama de Secuencia - Generar Reporte
c) Diseo de la Base de Datos Las estructuras de los archivos de la base de datos y los campos mediante los que se relacionan se ilustran en la figura 5.1.3 Diseo de la base de datos.
75
Pantalla 43.1.3: Diagrama de Base de Datos
76
5.1.4. Resultado de la Disciplina de la Implementacin 5.1.4.1. Diseo de Formularios a Nivel de Usuario a) Formulario Web de Ingreso al Sistema La pgina de inicio presenta una forma de entrada a la aplicacin web donde se solicita el usuario y el Password para ingresar al sistema; Ver figura 5.1.4.1
Pantalla 44.1.4: Ingreso al Sistema de Gestin Documental
b) Formulario Web de Registro de Documentos Se caracteriza por permitir al Usuario registrar los documentos solicitados segn el tipo de documento seleccionado.
Pantalla 45.1.4: Mdulo de Registro de Documentos
77
c) Formulario Web de Digitalizacin Permite configurar escanear, cargar, editar, imgenes para luego ser almacenados en el sistema.
Pantalla 46.1.4: Mdulo de Registro de Digitalizacin
d) Formularios Web de Entorno de Trabajo Permite visualizar todas las actividades programadas para su usuario.
Pantalla 47.1.4: Mdulo de Entorno de Trabajo
78
e) Formulario Web de Bsqueda Permite realizar bsquedas por determinados campos correspondientes a cada documento.
.
Pantalla 48.1.4: Mdulo de Bsqueda
5.1.4.2. Diseo de Formularios a Nivel de Administrador a) Formulario Web de Ingreso al Sistema La pgina de inicio presenta una forma de entrada a la aplicacin web donde se solicita el usuario y el Password para ingresar a su cuenta.
Pantalla 49.1.4: Ingreso al Sistema de Gestin Documental
79
a) Administracin de Usuarios Se caracteriza por crear, editar habilitar deshabilitar a los usuarios en el sistema..
Pantalla 50.1.4: Mdulo de Administracin de Usuarios
b) Administracin de Perfiles/Privilegios Se caracteriza por crear, editar habilitar deshabilitar a los perfiles y privilegios de los usuarios en el sistema.
Pantalla 51.1.4: Mdulo de Administracin de Perfiles/Privilegios
c) Administracin de Documentos Se caracteriza por crear, editar habilitar deshabilitar los tipos de documentos en el sistema.
80
Pantalla 52.1.4: Mdulo de Administracin de Documentos
d) Administracin de Flujos Se caracteriza por crear, editar habilitar deshabilitar a los usuarios en el sistema.
Pantalla 53.1.4: Mdulo de Administracin de Flujos
e) Reporte de Sistemas Permite realizar empresa. reportes para estudiar el rendimiento del personal en la
Pantalla 54.1.4: Mdulo de Reportes de Sistema
81
5.1.5. Resultado de la Disciplina de Pruebas En esta disciplina se llevaron a cabo varias pruebas de aceptacin final para verificar que todos los componentes del sistema cumplieran con los criterios de aceptacin especificados Para ello se hizo uso de un instrumento de validacin aplicado a los usuarios finales. Dicha evaluacin consisti en: La comparacin de los resultados obtenidos con los esperados La identificacin del origen de cada problema para determinar las acciones o medida correctivas.
CRITERIO EVALUADO Funcionalidad RESULTADO OBTENIDO Es un sistema que ayuda el proceso de la Gestin Documental de la empresa Digital Image S.A Confiabilidad Facilidad de uso Se realizan respaldaos para asegurar la informacin El sistema de amigable, simplifica el trabajo de igual manera cuenta con un manual de usuario. Eficiencia Se logran en el tiempo requerido y consumen el mnimo de recursosFacilidad de Mantenimiento Portabilidad De fcil instalacin reemplazo que corre en cualquier S.O Se puede modificar fcilmente sin afectarlas operaciones diarias
Tabla 15: Resultado de la Pruebas
82
6. EVALUACION DE LA APLICACIN
El Gestor documental ofrece un ambiente colaborativo, escalable, y multifuncional. Adems tiene en cuenta la gestin del Archivo. Su lenguaje de programacin est basado en .net Visual Basic, y su uso requiere navegador web. Coste de la solucin con respecto a las funciones y utilidades.
Registro del ciclo de vida del documento y sus movimientos. Muestra la trazabilidad de los documentos e informacin de uso. Control de usuarios, mediante niveles de seguridad y permisos. Tiene en cuenta el archivo, y la conservacin a largo plazo.
Interrelacin con escner, impresoras, programas ofimticos, y de creacin de documentos, utilizados por la organizacin.
El programa no seala incompatibilidades con hardware, software, ni tampoco con los navegadores ms utilizados.
Cobertura a los formatos ms comunes de ficheros electrnicos. Formatos como PDF, PDF/A, TIFF, JPG han de poder integrarse en el sistema de archivo sin ninguna dificultad. Posibilidad de consulta, conservacin de documentos y registros. El Sistema de Gestin Documental permite el acceso a la informacin, posibilitando al usuario gestionar sus propios documentos, aadirlos al sistema y modificarlos cuando desee. Se controla cada accin, dejando constancia de quin, y cuando ha usado algn recurso del sistema. Interfaz y usabilidad del programa. El interfaz es atractivo sencillo. Se accede y utiliza mediante navegador web herramienta muy comn entre los usuarios. Desarrollo de la descripcin documental y la interrelacin con sistemas de clasificacin elaborados. Permite clasificar la documentacin, y tambin se puede disear los campos de descripcin para las unidades documentales.
83
Control del uso de documentos albergados en el sistema. El programa ofrece informacin sobre el uso de los documentos, seala flujos de trabajo (log de eventos), y controla los diferentes procesos de acceso, actualizacin. Control de permisos de acceso y uso, a los documentos e informacin. GES-DOCU permite gestionar usuarios mediante permisos, estableciendo roles de acceso, para el ingreso a mdulos del sistema.
Sistema Gestin Documental Permite Cuadro de clasificacin. Control de la seguridad, en el uso de documentos y datos Control de la seguridad, en la gestin de los usuarios. Conservacin a largo plazo de los documentos. Captura de documentos Identifica cada documento Buscar, recuperar, y presentar la documentacin
Tabla 16: Control de Permisos
SI SI SI SI SI SI SI
La comparacin entre el antes y el despus de la implantacin del sistema:

Antes Despus
Diferentes productores de documentacin independientes y autnomos. Flujos o procesos de intercambio de informacin desconocido entre los productores de documentos. Numerosos tipos y series documentales. El Archivo es un pasivo de la organizacin, tras la consulta/uso de documentos su destino se descuida. Escasa implantacin del documento electrnico, aunque s que existe inters por su utilidad. No existe control del uso y gestin de la informacin.
Diferentes productores de documentacin independientes, autnomos y coordinados. Flujos de trabajo documentados. Series y tipos documentales. El Archivo se convierte en un activo de la organizacin, la documentacin est siempre presente en cualquier actividad. El documento electrnico es un soporte ms, y est correctamente implantado. Control total de actividades y usuarios.
Tabla 17: Comparacin de Antes y Despus del Sistema
84
Costo Total del Proyecto A continuacin se plantean tres opciones para poder realizar este proyecto. Opcin 1: Tener todo equipado en sus instalaciones (Hardware, Software y Aplicacin GES-DOCU) y los equipos para la digitalizacin.
Detalle Hardware Servidor (Web y Base de Datos). Ver Tabla 23 Escner Fujitsu fi-6130 Lector de Cdigo de Barras Impresora (para cdigos de barras) Microsoft SQL Server 2008 Standard Edition Microsoft Windows 2003 Server Small Business Edition Costo de Aplicacin Diseo y Desarrollo del Gestor Documental "GESDOCU" Cantidad 1 1 1 1 1 1 1 Sub Total IGV 18% Total
Tabla 18: Costo Total del Proyecto
Precio USD 850.00 1640.00 100.00 54.00 1850.00 1033.00 1000.00 6527.00 1174.86 7701.86
Software
Opcin 2: Tener todo equipado en sus instalaciones (Hardware, Software y Aplicacin GES-DOCU), sin equipos de digitalizacin.
Detalle Hardware Software Servidor (Web y Base de Datos). Ver Tabla 23 Microsoft SQL Server 2008 Standard Edition Microsoft Windows 2003 Server Small Business Edition Costo de Aplicacin Diseo y Desarrollo del Gestor Documental "GESDOCU" Cantidad 1 1 1 1 Sub Total IGV 18% Total
Tabla 19: Costo Total del Proyecto Opcin 2
Precio USD 850.00 1850.00 1033.00 1000.00 4733.00 851.94 5584.94
85
Opcin 3: Comprar el Gestor Documental y Alquilar un Servidor Dedicado.

Detalle Costo de Aplicacin Costos Alquiler Diseo y Desarrollo del Gestor Documental "GESDOCU" Servidor Dedicado Alquile Anual Cantidad 1 1 Sub Total IGV 18% Total
Tabla 20: Costo Total del Proyecto Opcin 3
Precio USD 1000.00 1560.00 2560.00 460.80 3020.80
Costos Operacionales Antes del Sistema Propuesto

Insumos Papel Impresiones Distribucin de Informacin Cartuchos de impresoras Costo Aproximado / Cant. Costo Total Costo Total Unidades Mensual Mensual Anual S/. 0.1 500 50 600 0.5 75 100 200 1 4 Total 100 75 400 625 1200 900 4800 7500
Tabla 21: Costos Operacionales - Antes del Sistema Propuesto
Costos Operacionales con el Sistema Propuesto

Insumos Ahorro Papel Ahorro en Impresiones Ahorro de Distribucin de Informacin Ahorro de Cartuchos de Impresoras Costo Aproximado / Unidades 0.1 0.5 75 100 Cant. Mensual 100 30 0 1 Total
Tabla 22: Costos Operacionales - Con el Sistema Propuesto
Costo Total Costo Total Mensual Anual S/. 10 120 15 0 100 125 180 0 1200 1500
86
Detalle del Servidor (Web y Base de Datos)

Hardware Servidor IBM x3200 M3 Descripcin Procesador (CPU GHz/L3 cache/frontside bus MHz mx.) - Core-i3 dual-core con cache de hasta 8 MB y hasta 3,06 GHz/1333 MHz-4 MB Cantidad de procesadores (est./mx.) - 1/1 Memoria (est./mx.) - Hasta 32 GB DDR-3 1066/1333 MHz ECC de memoria, 1, 2 y 4 GB UDIMMs; 1, 2, 4 y 8 GB RDIMMs Almacenamiento interno mximo - HDDs SAS o SATA de hasta 4,0 TB Interfaz de redes - Dual Gigabit Ethernet Suministro de energa (est./mx.) - 401 W fixed 1/1 o 430 W hotswap redundante 2/2 Puertos - 7 USB (2 frontal/4 trasero/1 interno), 2 Ethernet, 1 serial y video Sub Total: IGV 18%: Total:
Tabla 23: Detalle del Servidor Recomendado
Cantidad 1
Costo Unitario USD 850.00
Costo Total USD 850.00
850.00 153.00 1003.00
87
7. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
CONCLUSIONES
El sistema proporciona a los usuarios una iteracin fcil, cmoda y segura con lo que se pretende fomentar la cultura de uso. Adems la informacin contenida es oportuna y precisa, siendo posible encontrar informacin referente a los documentos de ventas de la empresa. De igual forma proporciona eficiencia y exactitud en la obtencin de resultados: no se invierte tiempo, ni recurso humano innecesario para la bsqueda de los documentos, evitando as gastos econmicos. La manera cmo las empresas aprovechan la informacin histrica que se tiene en sus sistemas determina una ventaja competitiva en el mercado, ya que permite realizar mejores decisiones en base a una informacin consistente y consolidada.
Podemos concluir que el sistema de Gestin Documental GES-DOCU es de gran ayuda en la administracin del rea de ventas de la empresa, logrando mayor velocidad, orden y precisin en los procesos del manejo de informacin.
88
RECOMENDACIONES Recomendamos que a medida que evolucione la empresa, el sistema tenga un mantenimiento de acuerdo a los nuevos requerimientos que se vayan presentando. Capacitar al Jefe de ventas acerca de cmo realizar un buen uso del Sistema de Gestin Documental implementado para as obtener su mximo rendimiento. Se recomienda capacitar al personal de ventas para el uso correcto del Sistema de Gestin Documental y evitar errores dentro del sistema. Establecer la cultura de uso haciendo del Sistema una herramienta diaria de trabajo, informacin, comunicacin entre los usuarios. La empresa debe fomentar el uso del sistema de manera que sea visto como una herramienta indispensable para la ejecucin del sus procesos Realizar evaluaciones peridicas en busca de cumplir con los estndares de calidad.
89
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
[DISGC] Desarrollo e Implementacin de un Sistema de Gestin Comercial. metodologa-mipe [MHUMAS] Metodologa y Herramientas UML para el Modelado y Anlisis de Sistemas. Accesible en URL : http://tdx.cat/bitstream/handle/10803/10633/JMPtesis.pdf?sequence=1 [TISTG] Tesis de Ingeniera de Sistemas de Trabajo de Grado Web. Accesible en URL: http://es.scribd.com/doc/21447362/Tesis-Ingenieriade-Sistemas-Trabajo-de-Grado-Web-2-0. [TRPS] Tesis Reynaldo Proyecto de Sistemas. Accesible en URL: http://es.scribd.com/doc/3589225/Tesis-Reynaldo-Proyecto-de-SistemasERP. [PUDS] El Proceso Unificado de Desarrollo de Software. Accesible en URL : http://www.utim.edu.mx/~pmendoza/ftp/rup.pdf [GD] [MI] Gestin Documental. la Accesible en Accesible el en URL : http://www.sociedadelainformacion.com/12/Gestion%20Documental.pdf Metodologa de Investigacin. URL: http://www.sld.cu/galerias/pdf/sitios/hematologia/tesis.pdf.pdf [ADIDAML]. Anlisis, Diseo e Implementacin de un Datamart para el rea de Mantenimiento y Logstica de una Pblico de Pasajeros. Accesible Empresa de Transporte en URL: Accesible en URL : http://www.slideshare.net/carloschavezmonzon/tesis-sobre-la-
http://tesis.pucp.edu.pe/repositorio/bitstream/handle/123456789/1123/ZA MBRANO_ALARCON_JAIME_DATAMART_LOGISTICA_TRANSP ORTE_PUBLICO.pdf?sequence=1
90
ANEXOS
DICCIONARIO DE DATOS
Nombre Descripcin Clave Primaria Campo E_V_CODEMP E_V_NOMBRE E_V_CODBAR E_I_CNTUSU E_D_FECMOD E_D_FECGEN E_C_ESTADO TM_EMPRESA Almacena toda la informacin de la empresa. E_V_CODEMP Tipo VARCHAR(10) VARCHAR(50) VARCHAR(3) INT DATETIME() DATETIME() NCHAR(10) Nulos NOT NULL NOT NULL NOT NULL NULL NULL NULL NOT NULL
Nombre Descripcin Clave Primaria Campo C_V_CORRELA C_V_TABLA C_V_EMPRESA
TM_CORRELATIVO Almacena toda la informacin correlativa. U_V_CODUSU Tipo VARCHAR(20) VARCHAR(50) VARCHAR(10) Nulos NOT NULL NOT NULL NOT NULL
91
Nombre Descripcin Clave Primaria Campo L_V_CODLOG L_V_CODEMP L_V_CODUSU L_V_CODARC L_V_MODULO L_V_ACCION L_D_FECHGEN
TM_LOGSIT Almacena todos los movimientos realizados en el sistema. L_V_CODLOG Tipo VARCHAR(10) VARCHAR(10) VARCHAR(10) VARCHAR(12) VARCHAR(50) VARCHAR(50) DATETIME Nulos NOT NULL NOT NULL NOT NULL NULL NOT NULL NOT NULL NULL
Nombre Descripcin Clave Primaria Campo D_V_CODDOC D_V_NRODOC T_V_CODTDO D_V_NOMBRE D_V_CAMPOS D_D_FECGEN D_D_FECMOD D_C_ESTADO
TD_DOCUMENT Almacena toda la informacin sobre los documentos. D_V_CODDOC Tipo VARCHAR(10) VARCHAR(10) VARCHAR(10) VARCHAR(50) VARCHAR(50) DATETIME DATETIME CHAR(1) Nulos NOT NULL NOT NULL NOT NULL NOT NULL NOT NULL NULL NULL NOT NULL
92
Nombre Descripcin
TD_TIPODOCU Almacena toda la informacin de los tipos de documentos en el sistema.
Clave Primaria Campo T_V_CODTDO T_V_NOMBRE T_V_DESCRI T_D_FECGEN T_D_FECMOD T_C_ESTADO
T_V_CODTDO Tipo VARCHAR(10) VARCHAR(50) VARCHAR(100) DATETIME DATETIME CHAR(1) Nulos NOT NULL NOT NULL NULL NULL NULL NOT NULL
Nombre Descripcin Clave Primaria Campo A_V_CODARC A_V_EXTENSI A_V_NOMBRE A_V_RUTAAR A_V_AUTORA A_D_FECGEN A_D_FECMOD A_C_ESTADO
TC_ARCHIVOS Almacena todos los documentos cargados al sistema. A_V_CODARC Tipo VARCHAR(12) VARCHAR(40) VARCHAR(12) VARCHAR(100) VARCHAR(10) DATETIME DETETIME CHAR(1) Nulos NOT NULL NULL NOT NULL NOT NULL NOT NULL NULL NULL NOT NULL
93
Nombre Descripcin Clave Primaria Campo U_V_CODUSU U_V_NOMBRE U_V_APELLI U_V_DIRECC U_V_TELEFO U_V_CORREO U_V_CODEMP U_V_USUARI U_V_PASSWO U_D_FECGEN U_D_FECMOD U_C_ESTADO
TM_USUARIOS Almacena toda la informacin de los usuarios del sistema. U_V_CODUSU Tipo VARCHAR(10) VARCHAR(50) VARCHAR(50) VARCHAR(100) VARCHAR(30) VARCHAR(50) VARCHAR(10) VARCHAR(10) VARCHAR(100) DATETIME DATETIME CHAR(1) Nulos NOT NULL NOT NULL NOT NULL NULL NULL NULL NOT NULL NOT NULL NOT NULL NULL NULL NOT NULL
Nombre Descripcin
TD_DETFLUJOS Almacena toda la informacin de detallada de los flujos por cada tipo de documento.
Clave Primaria Campo DF_V_CODDTF
DF_V_CODDTF Tipo VARCHAR(10) Nulos NOT NULL
94

DF_V_CODFLU DF_V_CODUSU DF_V_ACCION DF_V_SECUENCIA DF_D_FECGEN DF_D_FECMOD DF_C_ESTADO VARCHAR(10) VARCHAR(10) VARCHAR(50) VARCHAR(10) DATETIME DATETIME CHAR(1) NOT NULL NOT NULL NOT NULL NOT NULL NULL NULL NOT NULL
Nombre Descripcin
TD_HISTDTFLUJO Almacena toda la informacin histrica de los detalles de los flujos.
Clave Primaria Campo HDF_V_CODHDFLU HDF_V_CODHFLU HDF_V_CODDTF HDF_V_CODUSU HDF_V_SECUENCIA HDF_V_COMENT HDF_C_ESTADO HDF_D_FECGEN
HDF_V_CODHDFLU Tipo VARCHAR(10) VARCHAR(10) VARCHAR(10) VARCHAR(10) VARCHAR(10) VARCHAR(1000) CHAR(1) DATETIME Nulos NOT NULL NOT NULL NOT NULL NOT NULL NOT NULL NULL NOT NULL NULL
95

Nombre Descripcin Clave Primaria Campo F_V_CODFLU F_V_CODTDO F_V_CODEMP F_V_NOMBRE F_D_FECGEN F_D_FECMOD F_C_ESTADO TD_FLUJOS Almacena toda la informacin de los flujos de trabajo. F_V_CODFLU Tipo VARCHAR(10) VARCHAR(10) VARCHAR(10) VARCHAR(50) DATETIME DATETIME CHAR(1) Nulos NOT NULL NOT NULL NOT NULL NOT NULL NULL NULL NOT NULL
Nombre Descripcin Clave Primaria Campo P_V_CODPER P_V_CODEMP P_V_CODPRI P_V_NOMBRE P_V_DESTINO P_D_FECGEN P_D_FECMOD P_C_ESTADO
TM_PERFILUS Almacena toda la informacin de perfiles de los usuarios. P_V_CODPER Tipo VARCHAR(10) VARCHAR(10) VARCHAR(10) VARCHAR(50) VARCHAR(20) DATETIME DATETIME CHAR(1) Nulos NOT NULL NOT NULL NOT NULL NOT NULL NOT NULL NULL NULL NOT NULL
96
Nombre Descripcin Clave Primaria Campo P_V_CODPRI P_D_FECGEN P_D_FECMOD P_C_ESTADO P_V_MOD001 P_V_MOD002 P_V_MOD003 P_V_MOD004 P_V_MOD005 P_V_MOD006 P_V_MOD007 P_V_MOD008 P_V_MOD009 P_V_MOD010
TM_PRIVILUS Almacena toda la informacin privilegios de los usuarios. P_V_CODPRI Tipo VARCHAR(10) DATETIME DATETIME CHAR(1) VARCHAR(20) VARCHAR(20) VARCHAR(20) VARCHAR(20) VARCHAR(20) VARCHAR(20) VARCHAR(20) VARCHAR(20) VARCHAR(20) VARCHAR(20) Nulos NOT NULL NOT NULL NULL NULL NULL NULL NULL NULL NULL NULL NULL NULL NULL NULL
Nombre Descripcin Clave Primaria Campo
TD_HISTFLUJO Almacena toda la informacin histrica del flujo de trabajo. HF_V_CODHFLU Tipo Nulos
97

HF_V_CODHFLU HF_V_CODEMP HF_V_CODARC HF_V_CODFLU HF_V_SECUENCIA HF_C_ESTADO HF_D_FECGEN VARCHAR(10) VARCHAR(10) VARCHAR(12) VARCHAR(10) VARCHAR(10) CHAR(1) DATETIME NOT NULL NOT NULL NOT NULL NOT NULL NULL NOT NULL NULL
Nombre Descripcin
TM_MOVDATA Almacena toda la informacin de los documentos registrados en del sistema.
Clave Primaria Campo M_V_CODDAT M_V_CODARC M_V_DATA01 M_V_DATA02 M_V_DATA03 M_V_DATA04 M_V_DATA05 M_V_DATA06 M_V_DATA07 M_V_DATA08 M_V_DATA09 M_V_DATA10
M_V_CODDAT Tipo VARCHAR(10) VARCHAR(12) VARCHAR(100) VARCHAR(100) VARCHAR(100) VARCHAR(100) VARCHAR(100) VARCHAR(100) VARCHAR(100) VARCHAR(100) VARCHAR(100) VARCHAR(100) Nulos NOT NULL NOT NULL NULL NULL NULL NULL NULL NULL NULL NULL NULL NULL
98

M_V_DATA11 M_V_DATA12 M_V_DATA13 M_V_DATA14 M_V_DATA15 M_V_DATA16 M_V_DATA17 M_V_DATA18 M_D_FECGEN M_D_FECMOD M_V_AUTORA M_V_CODUSU M_V_CODFLU M_V_CODDTF M_V_ESTFLU M_C_ESTADO VARCHAR(100) VARCHAR(100) VARCHAR(100) VARCHAR(100) VARCHAR(100) VARCHAR(100) VARCHAR(100) VARCHAR(100) DATETIME DATETIME VARCHAR(10) VARCHAR(10) VARCHAR(10) VARCHAR(10) VARCHAR(1) CHAR(1) NULL NULL NULL NULL NULL NULL NULL NULL NULL NULL NULL NOT NULL NOT NULL NOT NULL NOT NULL NOT NULL
99
DIAGRAMA DE GANTT
Diagrama de Gantt Completo
100
MANUAL DE USUARIO
OBJETIVO Digital Image S.A.C ha puesto a disposicin de su personal un Sistema de Gestin Documental para el acopio y recuperacin de informacin, en el cual puede ser almacenado cualquier tipo de archivo y sus correspondientes datos de indexacin. El Sistema de Gestin Documental que se ha entregado opera en ambiente Web, lo que implica que desde cualquier parte del Per y del mundo, con slo tener una conexin a internet y los permisos correspondientes, tendrn acceso a la documentacin. A continuacin se describir cada una de las funcionalidades presentes actualmente en el sistema entregado.
FUNCIONALIDADES COMUNES Se consideran funcionalidades comunes aquella que se repiten con mayor frecuencia en los diferentes mdulos y pantallas del sistema, considerndose entre las ms importantes la distribucin de las pantallas, su organizacin, mensajes, ubicacin de los iconos y botones. Distribucin de Pantallas Seccin superior: Se visualiza el usuario activo (ej. Mezajil Tume, Julio Roberto), el mdulo activo y la opcin de salir (el cual invocar a la pantalla de acceso al sistema); adems de men disponible de acuerdo al perfil del usuario, ver Pantalla 1.
Seccin Superior Seccin central - Superior: Se visualiza el contenido de la pantalla activa.
101
Seccin Central Superior Seccin inferior: se visualiza informacin relacionada con el sistema, copyright y derechos.
Seccin Inferior Mensajes al Usuario Error de Validacin En cada pantalla, aparecer un mensaje de color rojo por ejemplo Ingresar Nombre, un ejemplo del mismo, se visualiza a continuacin
Mensajes de Operacin- Error de Validacin xito de Registro En la parte inferior, aparecer un mensaje de color rojo El Tipo de Documento se registr correctamente.
Mensajes de Operacin- xito de Registro

102
CONTROL DE ACCESO Para ingresar al Sistema de Gestin Documental, se debe ingresar su Usuario y Password asignado por el Administrador del Sistema.
Ingreso al Sistema de Gestin Documental
Durante el proceso de acceso, se presentan los siguientes escenarios: a) Error de acceso debido al ingreso incorrecto del usuario o clave (el sistema mostrar un mensaje de color rojo en la parte superior de la pantalla Usuario o Password Incorrecto): para corregir este error, verificar los datos ingresados, tomar en cuenta que el sistema diferencia maysculas de minsculas. b) Error de acceso debido a que el usuario no se encuentra habilitado (el sistema mostrar un mensaje de color rojo en la parte superior Usuario no habilitado): De presentarse este error, el usuario deber comunicarse con el Administrador del Sistema y solicitar que su usuario sea habilitado. Nota: De aparecer un mensaje de confirmacin para guardar el usuario y contrasea en el explorador que est utilizando, por temas de seguridad, se recomienda no confirmar dicho mensaje. Ej.
103
ADMINISTRACION DE USUARIOS Esta funcionalidad permite hacer el registro de nuevos usuarios al sistema, adems de editar los datos de uno ya creado o sencillamente eliminarlo del sistema. Para ingresar a la funcionalidad debemos presionar la opcin Admin Usuarios del men del sistema.
Men de Administracin de Usuarios
En la parte superior de la pantalla el sistema mostrara los campos para la creacin de un nuevo usuario. Es necesario ingresar nombre, apellidos, direccin, telfono, correo, perfil, usuario, Password, estado. Una vez ingresados los datos, se debe presionar la opcin Agregar Usuario, y as quedar agregado un nuevo usuario al sistema.
Mdulo de Administracin de Usuarios Registro
En la parte central de la pantalla el sistema desplegar el listado de usuarios que se encuentran registrados en el sistema. En el cual podemos seleccionar la informacin registrada de un determinado usuario para esto se debe hacer clic en Seleccionar.
Mdulo de Administracin de Usuarios Listado
104
Ahora bien si se desea editar los datos registrados en el sistema de un determinado usuario, se debe presionar la opcin Modificar Datos con lo cual el sistema activara el formulario de edicin de datos, una vez realizados los cambios se debe presionar la opcin Guardar para grabar los cambios de los datos del usuario en el sistema.
Mdulo de Administracin de Usuarios Detalle
ADMINISTRACION DE PERFILES / PRIVILEGIOS Esta funcionalidad permite crear nuevos perfiles en el sistema, adems de editar los datos de uno ya creado o sencillamente eliminarlo del sistema. Para ingresar a la funcionalidad debemos presionar la opcin Admin Permisos / Perfiles del men del sistema.
Men de Administracin de Perfiles/ Privilegios
Una vez que el perfil a ha sido creado se le debe asignar los permisos correspondiente. Esto quiere decir que un perfil tendr asignado permisos para determinados mdulos a nivel de usuario o administrador.
Mdulo de Administracin de Permisos/ Privilegios
Ahora bien si se desea editar los datos registrados en el sistema de un determinado perfil, en la parte inferior se debe seleccionar el perfil con lo cual el sistema cargara
105
los datos correspondientes en el formulario de edicin, una vez realizados los cambios se debe presionar la opcin Modificar Perfil para grabar los cambios de los datos del perfil en el sistema.
Mdulo de Administracin de Permisos/ Privilegios - Detalle
ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS Esta funcionalidad permite crear nuevos tipos de documentos en el sistema, adems de editar los datos de los tipos ya creados o sencillamente eliminarlo del sistema. Para ingresar ala funcionalidad debemos presionar la opcin Admin Documentos del men del sistema.
Men de Administracin de Documentos
Para crear un nuevo tipo de documento es preciso ingresar el nombre por el cual ser identificado en el sistema. Una vez ingresado el nombre se debe presionar el botn Agregar Documento para que sea ingresado al sistema.
Mdulo de Administracin de Documentos Registro
Adems de crear el tipo de documento, la funcionalidad permite agregar los datos de indexacin asociado al tipo de documento. Como podemos ver en la siguiente figura se est agregando al tipo de documento NOTA DE CREDITO los datos de indexacin TOTAL. Como podemos apreciar el sistema da la opcin de agregar ms datos de
106
indexacin, eso nos indica que en cualquier momento se pueden eliminar o agregar datos al tipo de documento.
Mdulo de Administracin de Documentos - Registro
Ahora bien si se desea editar los datos registrados en el sistema de un determinado tipo de documento, primero se debe seleccionar el tipo de documento y luego presionar la opcin Modificar. Despus de haber editado el nombre hacer clic en el botn Guardar.
Mdulo de Administracin de Documentos - Detalle
El sistema activara el formulario de edicin, para editar los datos se debe hacer clic en Seleccionar una vez seleccionado los datos hacer clic en el botn Modificar para habilitar los campos una vez realizados los cambios se debe presionar la opcin Guardar para grabar los datos en el sistema.
Mdulo de Administracin de Documentos Detalle
107
ADMINISTRACION DE FLUJO DE TRABAJO Esta funcionalidad permite crear flujos de trabajo de documentos en el sistema, adems de editar los flujos ya creados o sencillamente eliminarlo del sistema. Para ingresar a la funcionalidad debemos presionar la opcin Admin Flujos del men del sistema.
Men de Administracin de Flujos
Para crear un nuevo flujo de trabajo es preciso ingresar el nombre por el cual ser identificado en el sistema. Una vez ingresado el nombre se debe presionar el botn Agregar Flujo para que sea ingresado al sistema.
Mdulo de Administracin de Flujos - Registro
Adems de crear el flujo de trabajo, la funcionalidad permite agregar las actividades al flujo segn el tipo de documento. Como podemos ver en la siguiente figura se est agregando al FLUJO FACTURAS la siguiente actividad .Se agrega el usuario asignado, nombre de la actividad, y la secuencia del flujo, para agregar hacer clic en Agregar Secuencia de Flujo. Segn vamos agregando actividades se va mostrando un listado de estos.
Mdulo de Administracin de Flujos - Listado
Ahora bien si se desea editar los datos registrados en el sistema de un determinado flujo de trabajo, primero se debe seleccionar el flujo de trabajo y luego presionar la opcin Modificar. Despus de haber editado el nombre hacer clic en el botn Guardar.
108
Mdulo de Administracin de Flujos-Detalle
Para modificar las actividades del flujo hacer sobre el botn Modificar, los campos del formulario se activan, editar los datos necesarios y hacer clic en el botn Guardar para grabar los datos en el sistema.
Mdulo de Administracin de Flujos - Detalle
REPORTES DE SISTEMA Esta funcionalidad permite generar reportes sobre cada mdulo y verificar los accesos de cada usuario en el sistema. Para ingresar a la funcionalidad debemos presionar la opcin Reportes Sistema del men del sistema.
Men de Reportes de Sistema
Para generar un nuevo reporte es preciso ingresar los campos por los que se quiere filtrar el reporte. Permite realizar reportes por mdulos, por campo de bsqueda, por datos de bsqueda, por fecha de inicio y fecha fin. Para generar la bsqueda hacer clic en el botn Buscar, si se desea exportar los datos hacer clic en el botn Exportar el cual exportara a Excel.
109
Mdulo de Reportes de Sistema
REGISTRO DE DOCUMENTOS Esta funcionalidad permite registrar nuevos documentos en el sistema, adems de editar los datos de los documentos ya creados o sencillamente eliminarlo del sistema. Para ingresar ala funcionalidad debemos presionar la opcin Registrar Documentos del men del sistema.
Men de Registro de Documentos
Para crear un nuevo documento es preciso primero seleccionar el tipo de documento.
Mdulo de Registro de Documentos
Una vez seleccionado el tipo de documento aparecer el formulario de registro donde se debe e ingresar los datos. La cantidad de campos en el formulario de registro depende del tipo de documento seleccionado. Luego presionar el botn Guardar para registrar el documento en el sistema
110
Mdulo de Registro de Documentos
Automticamente se genera el cdigo de barras el documento ser ingresado al sistema y sus datos de indexacin ingresados a la base de datos.
Mdulo de Registro de Documentos Generar Cdigo de Barras
Ahora bien si se desea editar los datos registrados en el sistema de un determinado documento, primero se debe ingresar el Cdigo de Barras, luego hacer clic en el botn Buscar Documento, automticamente buscar los datos del documento y subirn al formulario.
Mdulo de Registro de Documentos Ingresar Cdigo de Barras
111
Una vez con los datos en el formulario realizar los cambios requeridos para grabar los datos hacer clic en el botn Modificar de lo contrario hacer clic en el botn Cancelar para deshacer los cambios.
Mdulo de Registro de Documentos Editar Documento
DIGITALIZACION Este mdulo nos ofrece dos funcionalidades permite digitalizar los documentos fsicos y la carga masiva de los mismos en el sistema. Para ingresar a la primera funcionalidad presionar la opcin Digitalizacin del men del sistema.
Men de Digitalizacin -Digitalizacin
Para el funcionamiento de este mdulo se necesita contar con un plugin Dinamic Web TWAIN Plugin 6.3.1.0 de no contar con el plugin el sistema nos proporciona la opcin de descargarlo desde del servidor.
112

Mdulo de Digitalizacin Configuracin de Scanner
El mdulo de Digitalizacin nos ofrece 4 funcionalidades: Configuracin de Escner, Editor de Imgenes, Guardar Imagen, Subir Imagen. Configuracin de Escner Si se cuenta con escneres de marca FIJUTSU, KODAX o escneres que usen controlador TWAIN, puede va poder escanear los documentos. Nos da las opciones de seleccionar el controlador, podemos eliminar las imgenes blancas, tipo de color y la resolucin.
Mdulo de Digitalizacin Configuracin de Scanner
Si no se cuenta con los escneres mencionados contamos con la opcin de Cargar Archivos. Aqu se va poder cargar la imagen escaneada desde escneres caseros almacenados en un en un servidor local.
Mdulo de Digitalizacin Carga de Imgenes
113
Editor de Imgenes Esta opcin es para darle estilo, tamao, efectos, girar, cortar la imagen antes de cargarla.
Mdulo de Digitalizacin Editor de Imgenes
Guardar Imagen Una vez editada la imagen se procede a guardarla se escribe el nombre del archivo y se selecciona el formato en el que se desee guardar (JPEG, TIFF, PDF). Esta opcin guarda la imagen localmente.
114

Mdulo de Digitalizacin Guardar Imagen
Subir Imagen El nombre del archivo se obtiene al registrar el documento, hacer clic en el botn Cargar Imagen para guardar en la base de datos.
Mdulo de Digitalizacin Cargar Imagen
Para ingresar a la funcionalidad digitalizacin presionar la opcin Carga Masiva del men del sistema.
Men de Digitalizacin Carga Masiva
En este mdulo se puede realizar la carga de varios documentos a la misma vez para eso, hacer clic en el botn Cargar Imgenes Masivas para seleccionarlas.
Mdulo de Digitalizacin
115
Nos parece una ventana donde debemos hacer clic en el botn Cargar Mltiples Archivos.
Mdulo de Digitalizacin Carga Masiva
Luego de esto nos pedir ubicar el directorio donde se encuentran los documentos anteriormente escaneado, ubicar el directorio raz y presionar la tecla Ctrl para seleccionar varios documentos.
116
De esta manera se termina con el proceso de Carga Masiva.
ENTORNO DE TRABAJO Esta funcionalidad permite visualizar las actividades pendientes asignadas a cada usuario en el sistema. Para ingresar a la funcionalidad debemos presionar la opcin Entorno de Trabajo del men del sistema.
Men de Entorno de Trabajo
Para seleccionar una actividad pendiente es preciso hacer clic en Seleccionar, al hacer esto se muestra una tabla en la parte inferior con los datos de la actividad seleccionada.
Mdulo de Entorno de Trabajo- Listado de Actividades
117
Al hacer clic en el Nombre del Archivo, se mostrara la imagen en un visor de documento.
Mdulo de Entorno de Trabajo- Visor de Imgenes
BUSQUEDA Una vez seleccionada la opcin Bsqueda del men del sistema, este mostrara un formulario para realizar la bsqueda.
Men de Bsqueda
Se deber seleccionar que tipo de documento, campo de bsqueda, criterio de bsqueda, datos de bsqueda y con ello el sistema mostrar los datos asociados (indexacin) al tipo de documento. Ingresando estos datos de bsqueda y presionando el botn Realizar Bsqueda, el sistema traer aquellos documentos cuyos datos de indexacin cumplan con los criterios de bsqueda sealados.
Mdulo de Bsqueda Indexacin
118

Desarrollo e Implementación de Un Sistema de Gestión Documental para La Empresa Digital Image SAC

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Desarrollo e Implementación de Un Sistema de Gestión Documental para La Empresa Digital Image SAC

Uploaded by

Copyright:

Instituto SISE

Sistema de Gestin Documental

Sistema de Gestin Documental

Camus Rueda, Julissa Carolina

Mezajil Tume, Julio Roberto

Sistema de Gestin Documental

Camus Rueda, Julissa Carolina

Sistema de Gestin Documental

Mezajil Tume, Julio Roberto

Sistema de Gestin Documental

Sistema de Gestin Documental

DESCRIPCION DE LA INSTITUCION ........................................................... 16

Sistema de Gestin Documental

DESARROLLO DE LA APLICACIN ............................................................ 41

Actor y su Rol ................................................................................ 41 Casos de Uso de Negocio ................................................................. 42

Anlisis .......................................................................................... 58 Diseo ............................................................................................ 67 Diseo de la Base de Datos .............................................................. 75

Sistema de Gestin Documental 5.1.4.2. Diseo de Formularios a Nivel de Administrador..................................... 79

EVALUACION DE LA APLICACIN ............................................................. 83 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES .................................................. 88

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS ..................................................................... 90 ANEXOS ................................................................................................................ 91

Sistema de Gestin Documental

Sistema de Gestin Documental

Sistema de Gestin Documental

Sistema de Gestin Documental

1. GENERALIDADES DEL PROYECTO

Sistema de Gestin Documental

1.3 Problema Cmo se mejorara la gestin de documentos del rea de ventas?

rea de Ventas de la empresa Digital Image

Sistema de Gestin Documental

Sistema de Gestin Documental

Sistema de Gestin Documental

Sistema de Gestin Documental

Sistema de Gestin Documental

D2. Promociones por parte de la competencia.

Tabla 1: Matriz FODA

Sistema de Gestin Documental

Pantalla 1.1.5Estructura Organizacional de la Empresa

Pantalla 2.1.6 Diagrama de Gantt

Sistema de Gestin Documental

Pasa por las siguientes etapas:

Sistema de Gestin Documental

Recepcin Recepcin de documentos y transferencia para la digitalizacin.

A continuacin en la pantalla 3.1.2 se presenta el Proceso de la Gestin Documental. 22

Sistema de Gestin Documental

Pantalla 3.1.2 Proceso de la Gestin Documental

Sistema de Gestin Documental

Fase de Inicio Define el mbito y objetivos del proyecto. 24

Sistema de Gestin Documental

En la pantalla 3.3.2 se presenta las Fases de la Metodologa RUP.

Sistema de Gestin Documental

Pantalla 4.3.2 Fases de la Metodologa RUP

Sistema de Gestin Documental

Pantalla 5.3.3 Disciplinas de la Metodologa RUP

Sistema de Gestin Documental

Sistema de Gestin Documental

son especialmente importantes para el modelado y organizacin del comportamiento.

Pantalla 6.4.2 Diagrama de Casos de Uso

Pantalla 7.4.3 Diagrama de Comportamiento

Sistema de Gestin Documental

Pantalla 8.4.4 Diagrama de Iteracin

Pantalla 9.4.5 Diagrama de Implementacin

Sistema de Gestin Documental

Sistema de Gestin Documental

Sistema de Gestin Documental

A continuacin en la figura 2.1.5 se presenta el Proceso de Solicitud del Sistema.

Pantalla 10.8.1 Proceso de Solicitud del Sistema Web

Sistema de Gestin Documental