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Microsoft Excel 2010

Excel es un programa del tipo hoja de clculo que permite realizar operaciones con nmeros organizados en una cuadrcula. Es til para realizar desde simples sumas hasta complejos clculos comerciales. Si no has trabajado nunca con Excel, aqu puedes ver con ms detalle qu es y para qu sirve una hoja de clculo. Qu es y para qu sirve Excel? Excel es una hoja de clculo integrada en Microsoft Office. Esto quiere decir que si ya conoces otro programa de Office, como Word, PowerPoint te resultar familiar utilizar Excel, puesto que muchos iconos y comandos funcionan de forma similar en todos los programas de Office. Probablemente no te sirva de mucho saber que Excel es una hoja de clculo, no te preocupes, ahora te lo explicamos. Una hoja de clculo es un programa que es capaz de trabajar con nmeros de forma sencilla e intuitiva. Para ello, se utiliza una matriz donde en cada celda de la cuadrcula se pueden introducir nmeros y letras. Por ejemplo, para sumar una serie de nmeros solo tienes que introducirlos uno debajo de otro, como haras en un papel, colocarte en la celda donde ir el resultado y decirle a Excel que quieres hacer la suma de lo que tienes encima. Quizs pienses que para hacer una suma es mejor utilizar una calculadora. Pero piensa qu ocurre si te equivocas al introducir un nmero en una suma de 20 nmeros, tienes que volver a introducirlos todos; mientras que en Excel no importa si te equivocas al introducir un dato, simplemente corriges el dato y automticamente Excel vuelve a calcularlo todo.

ELEMENTOS DE LA PANTALLA DE EXCEL 2007

A I

B C D

K E F G H L

En las columnas ms delgadas de la tabla que se muestra a continuacin, escribe las letras correspondientes que identifican a los nombres de los elementos de la pantalla de Excel 2007. A C E G I K Barra de herramientas de acceso rpido Pestaa Inicio (Banda de opciones) Etiquetas de filas Celda Barra de ttulo Barra de frmulas B D F H J L Botn de Office Cuadro de nombres Etiquetas de columnas Etiquetas de hojas Barra con los nombres de las pestaas Celda activa

Profesor: Ludver Santiago Tornero Mendoza

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CONCEPTOS DE EXCEL
LIBRO DE TRABAJO Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos en este programa se almacenar formando el libro de trabajo. Los libros de trabajo de Excel tienen la extensin .XLSX para que la computadora los reconozca como tal. Un libro de trabajo est formado por varias hojas, en principio constar de algunas hojas aunque el nmero de stas puede variar entre 1 y 16 384. Si miras en la parte inferior de la ventana de Excel, encontrars las diferentes hojas del libro de trabajo, cada una de ellas nombradas de la forma Hoja1, Hoja2,...

HOJA DE CLCULO Es como una gran hoja cuadriculada formada por 16 384 columnas y 1 048 576 filas. Cada columna se nombra por letras, por ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........IV. Cada fila se numera desde 1 hasta 1 048 576. CELDA Al rectngulo de la interseccin de una columna y una fila se le denomina CELDA. Se nombra con la letra de la columna a la que pertenece y a continuacin el nmero de su fila, por ejemplo la primera celda pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama A1. En cualquier momento, el cursor esta posicionado en alguna celda preparado para trabajar con sta, dicha celda se denomina CELDA ACTIVA y se identifica porque aparece ms remarcada que las dems. RANGO Otro concepto muy importante en una hoja de clculo es el de rango, que es un bloque rectangular de una o ms celdas que Excel trata como una unidad. Los rangos son vitales en la hoja de clculo, ya que todo tipo de operaciones se realizan en base a rangos.

INTRODUCIR DATOS
En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, nmeros o frmulas. En todos los casos, los pasos que debes seguir son los siguientes: 1. Sita el cursor sobre la celda donde vas a introducir los datos. 2. Digita los datos que deseas ingresar. 3. Luego los datos ingresados aparecern en dos lugares: en la CELDA ACTIVA y en la BARRA DE FRMULAS, como puedes observar en el dibujo siguiente:
Cuadro de nombres Barra de frmulas

B4 es la celda activa

4. Finalmente, presiona la tecla Enter. FRMULAS Una frmula es una expresin que calcula un valor nuevo a partir de los valores existentes. Las frmulas pueden contener nmeros, operadores matemticos (+, , *, /, ^, %) referencias a celdas o incluso funciones (las conocer ms adelante). Las frmulas siempre empiezan con el signo = digitado en la celda donde quieres que aparezca el resultado de la frmula aplicada, tal como se muestra en la imagen de la derecha. Cada frmula utiliza uno o ms operadores matemticos. Cada frmula incluye 2 o ms valores que se combinan mediante operadores matemticos. Cuando utiliza las frmulas, Excel puede combinar nmeros, referencias a celdas (ejemplo B1), adems de otros valores. Una vez que hayas decidido las operaciones que necesitas y los datos con los que trabajars, se procede a construir la frmula en la celda en la que deseas que aparezca el resultado final. Vamos a tomar los siguientes datos como ejemplo:

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Supongamos que queremos crear una frmula para saber el precio total que pagaremos por producto. Se procede de la manera siguiente: 1. Haz clic sobre la celda D2 para convertirla en celda activa. Escribe el signo IGUAL (=) 2. Lo que queremos hacer es una multiplicacin del precio unitario por la cantidad de productos. Recuerda que se trabaja con las referencias de las celdas, lo que garantiza que al realizar cualquier modificacin en los datos de entrada de la frmula. El resultado final se modificar automticamente permitiendo mantenerse actualizado. Ahora escribe la frmula = B2*C2 3. Presiona Enter y aparecer el resultado automticamente. No es necesario que repita la misma operacin para cada producto pues Excel tiene una funcin denominada Autollenado que lo hace automticamente. Contina con los pasos siguientes: 4. Haz clic sobre la celda D2 (donde est el resultado). Observe que en la esquina inferior derecha de la seleccin aparece un pequeo cuadro negro. Pequeo cuadro negro 5. Coloca el puntero sobre el cuadro de autollenado y cuando el cursor del mouse tome la forma de una cruz negra, arrastra hasta la celda D5. Aparecern todos los resultados automticamente.

FORMATO DE CELDAS
El formato se refiere al cambio de aspecto de las celdas y su contenido (letras, nmeros, borde, fondo, etc.). Para dar formato a las celdas usamos el cuadro de dilogo Formato de celdas que se ejecuta al abrir el men Formato y seleccionar la opcin Celdas. Las fichas que all se encuentran son: 1. Nmero: contiene diferentes formatos de nmero categorizados por tipo (nmero, fecha, monedas, porcentaje, etc.). Dentro de las categoras una de las ms usadas es la de nmero, que trabaja con los nmeros en general y ofrece opciones para escoger el nmero de decimales y el separador de los miles. 2. Alineacin: permite cambiar la alineacin y la orientacin de la informacin en las celdas de la hoja de clculo. La alineacin se refiere a la posicin que ocupar la informacin dentro de la celda. Esta alineacin puede ser horizontal (de derecha a izquierda de la celda) o vertical (de arriba debajo de la celda; solo lo notar si ha ampliado en ancho de la celda). La orientacin cambia la orientacin del texto en la celda seleccionada desde la posicin horizontal predeterminada a un ngulo exacto dentro de un semicrculo de 180, como se muestra en la figura de la izquierda. 3. Fuente: permite cambiar fuentes, estilos, tamaos y el color de los datos contenidos en las celdas seleccionadas. 4. Bordes: permite poner lneas continuas o discontinuas en los de las celdas. Estas lneas estn disponibles en varios estilos, se puede escoger el color y permite crear lneas diagonales. Hay opciones de cuadro preestablecidas, pero tambin puede crear una propia. Al elegir cualquier opcin o crear la suya, aparecer en el recuadro Borde un modelo de cmo quedar nuestra seleccin en la celda. 5. Tramas: sirve para aadir un color de fondo a una o varias celdas de la hoja de clculo y para crear efectos de fondo (punteado, con rayas, etc.).

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APLICANDO FORMATOS DE MONEDA

Cmo aplicaras el formato de moneda que se observa en el rango C2:C3?

Selecciona el rango C2:C3. Luego, ingresa a la opcin Celdas del men Formato. En el cuadro de dilogo que se muestra, haz clic en la ficha Nmero. A continuacin, selecciona la opcin Moneda, la cual se ubica en la lista de categoras de formatos. Guindote de la imagen de la derecha, selecciona: Smbolo: S/. Espaol (Per) Posiciones decimales: 2 Finalmente, clic en el botn Aceptar.

OPERADORES MS UTILIZADOS EN LAS FRMULAS O FUNCIONES

Excel permite que en una funcin tengamos varios operadores para tratar los datos. Los operadores son smbolos que identifica Excel con operaciones aritmticas y es el enlace entre 2 argumentos. En la tabla podemos ver los operadores ms utilizados.

SIMBOLO DEL OPERADOR

OPERACIN QUE REALIZA SUMA RESTA MULTIPLICA DIVIDE POTENCIA

+ * / ^

En una frmula o funcin pueden utilizarse tanto operadores como sea necesario teniendo en cuenta siempre que los operadores hacen siempre referencia a dos argumentos. Pueden crearse frmulas verdaderamente complejas. Veamos un ejemplo.

= ((A1+A2)*(B2-B1)) / ((C1+C2)*(D2-D1))

PRECEDENCIA DE LOS OPERADORES

Hemos visto que una frmula puede ser muy compleja, utilizando multitud de operadores. Excel como cualquier operador matemtico tiene unas ciertas reglas para saber que operaciones debe realizar primero para que el resultado obtenido sea el correcto. En la tabla adjunta mostramos las precedencias establecidas por Excel.

SIMBOLO DEL OPERADOR

OPERACIN QUE REALIZA POTENCIA MULTIPLICA DIVIDE SUMA RESTA

PRECEDENCIA 1 2 2 3 3

^ * / + Profesor: Ludver Santiago Tornero Mendoza

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Adems de esta tabla, la precedencia mxima, es decir la operacin que antes se evala, es aquella que va entre parntesis. En el ejemplo anterior, podemos afirmar que hay 7 operaciones: 2 sumas 2 Restas 2 multiplicaciones 1 divisin Excel primero resolvera por separado las operaciones de SUMA y de RESTA, despus realizara las operaciones de MULTIPLICACIN, y por ltimo la DIVISIN.

REFERENCIAS RELATIVAS
Una referencia le indica a Excel dnde buscar los valores que se desean utilizar en una frmula. Existen 2 tipos de referencias: relativas y absolutas.

REFERENCIAS RELATIVAS
Por lo general, cuando se crea una frmula, las referencias a las celdas se basan en su posicin relativa a la celda que contiene la frmula. Esta caracterstica es muy til cuando se copia una frmula a otra celda, ya que las direcciones de las celdas se actualizan de acuerdo a su nueva posicin. Utilizaremos el ejemplo siguiente: En la celda E3 (Total), est escrita la frmula =C3*D3 que multiplica el valor de la celda C3 (precio) por el valor de la celda D3 (cantidad). Cuando se copia una frmula a otras celdas se copian con su posicin relativa. Veamos cmo se vera copiada la frmula de la celda E3 en las celdas E4, E5 y E6. Anota las frmulas que aparecern en las celdas E4, E5 y E6 al copiar la frmula que est en la celda E3. La frmula que aparecer en la celda E4 es: La frmula que aparecer en la celda E5 es: La frmula que aparecer en la celda E6 es: = = =

Observa que al copiar la frmula original a la celda E4, las direcciones de las celdas se actualizan automticamente, ya que Excel interpreta que la frmula original ha cambiado de posicin una fila abajo; por eso la fila 3 cambia a ser la fila 4.

Grfico de columnas
Excel presenta una herramienta til a la hora de realizar grficos para mejorar la presentacin de la informacin. La seccin de GRFICOS se encuentra en la pestaa INSERTAR, tal como se muestra en la imagen de la derecha. Esta seccin presenta una amplia gama de grficos por realizar, de acuerdo a la imagen de la izquierda.

Pero, cmo creamos un grfico? 1) En la siguiente imagen se muestra la hoja de clculo de reporte de notas.

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2) 3) 4)

Sombreamos los datos que deseamos graficar, en la imagen los rangos de celdas a seleccionar son: B5:B9 y F5:F9. Seleccionamos el tipo de grfico que deseamos, en el ejemplo se ha seleccionado el tipo de grfico COLUMNA. Hacemos clic en el botn COLUMNA y se abrirn un conjunto de opciones correspondiente al tipo de grfico Columna. Seleccionamos el grfico siguiente:

5)

Automticamente, se crear un grfico en nuestra hoja de trabajo, el grfico de la informacin que se seleccion en el paso 1.

6)

Como vemos es un grfico en el que se presentan los nombres de los alumnos en el eje de las abscisas (eje X o eje HORIZONTAL) y en el eje de las ordenadas (eje Y o eje VERTICAL) se presentan sus promedios respectivos. Las columnas representan el promedio de cada alumno.

LA PESTAA HERRAMIENTAS DE GRFICOS

Hasta ac hemos creado un grfico sencillo, sin embargo podemos mejorar la presentacin, colocndole un ttulo y nombre a los ejes coordenados. Excel una vez habiendo creado un grfico, muestra tres pestaas que comprenden las funciones especficas para edicin y formato de un grfico.

HERRAMIENTAS DE GRFICOS
INSERTANDO EL TTULO DEL GRFICO Cmo hacemos esto? a. En la seccin ETIQUETAS de la ficha PRESENTACIN clicamos en la botn TTULO DEL GRFICO.

b. En el grfico de la hoja de trabajo aparecer un rectngulo denominado Ttulo del grfico, donde escribiremos el nombre, siendo para el ejemplo Reporte de Notas.

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INSERTANDO LOS NOMBRES DE LOS EJES NOMBRE DE LOS EJES 1) En la seccin ETIQUETAS de la ficha PRESENTACIN clicamos en la botn RTULOS DEL EJE.

2) Se desplegarn las opciones. Primero seleccionamos Ttulo del eje horizontal primario, y luego donde queremos visualizar el ttulo del eje, para este caso Ttulo bajo el eje.

3)

Aparecer en el grfico un rectngulo que muestra la lectura Ttulo del eje.

4) Escribimos en el rectngulo el nombre del eje, que en este caso representa los nombres de los alumnos.

5) Luego, pulsamos nuevamente Rtulos del eje y seleccionamos Ttulo de eje vertical primario, especficamente Ttulo girado en este caso.

6) En el grfico aparecer un rectngulo en el eje de las ordenadas que dir Ttulo del eje. 7) Escribiremos en este rectngulo el texto Promedios, que es lo que est representando el eje 8) Veamos como ha quedado nuestro grfico.

9) En seguida, clic en la opcin Etiquetas de datos y seleccionamos la opcin Extremo externo. El grfico quedar tal como se muestra a continuacin.

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