UNIVERSIDAD NACIONAL SANTIAGO ANTNEZ DE MAYOLO

FACULTAD DE ADMINISTRACIN Y TURISMO

ADMINISTRACIN DE OPERACIONES

GUA DE PRCTICA
HOJAS DE VERIFICACIN
(Herramienta 2 / 7 para la calidad con el MINITAB)

SIETE

M. Sc. RICARDO TOLEDO QUIONES

HUARAZPERENERO2011

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Administracin de Operaciones

HOJAS DE VERIFICACIN 1. OBJETIVO

Una Hoja de Verificacin (tambin llamada "de Control" o "de Chequeo") es un impreso con formato de tabla o diagrama, destinado a registrar y compilar datos mediante un mtodo sencillo y sistemtico, como la anotacin de marcas asociadas a la ocurrencia de determinados sucesos. Permite as, realizar un anlisis ms profundo y exacto de las causas, indagar sobre problemas o comprobar si las acciones correctivas y de mejora son eficientes. Las Hojas de Verificacin se usan para: 2. Verificar o examinar artculos que pudieran tener defectos. Examinar o analizar la localizacin de defectos. Verificar las causas de defectivos. Verificacin y anlisis de operaciones (A esta ltima puede llamrsele lista de verificacin). Para obtener datos. Para propsitos de inspeccin. CARACTERSTICAS

Esta tcnica de recogida de datos se prepara de manera que su uso sea fcil e interfiera lo menos posible con la actividad de quien realiza el registro. Se utiliza para reunir datos basados en la observacin del comportamiento de un proceso con el fin de detectar tendencias, por medio de la captura, anlisis y control de informacin relativa al proceso. Bsicamente es un formato que facilita que una persona pueda tomar datos en una forma ordenada y de acuerdo al estndar requerido en el anlisis que se est realizando. Las hojas de verificacin tambin conocidas como de comprobacin o de chequeo organizan los datos de manera que puedan usarse con facilidad ms adelante. Supone un mtodo que proporciona datos fciles de comprender y que son obtenidos mediante un proceso simple y eficiente que puede ser aplicado a cualquier rea de la organizacin. Las Hojas de Verificacin reflejan rpidamente las tendencias y patrones subyacentes en los datos. No hay un modelo nico de Hoja de Verificacin, se elaboran de acuerdo a los datos que se deben registrar. Los pasos para la elaboracin de una hoja de verificacin son: a) Determinar claramente el proceso sujeto a observacin. Los integrantes deben enfocar su atencin hacia el anlisis de las caractersticas del proceso. b) Definir el perodo de tiempo durante el cul sern recolectados los datos. Esto puede variar de horas a semanas. c) Disear una forma que sea clara y fcil de usar. Asegrese de que todas las columnas estn claramente descritas y de que haya suficiente espacio para registrar los datos. R.Toledo -1-

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d) Obtener los datos de una manera consistente y honesta. Asegrese de que se dedique el tiempo necesario para esta actividad. Consejos para la elaboracin e interpretacin de las hojas de verificacin: a) Asegurar que las observaciones sean representativas. b) Asegurar que el proceso de observacin es eficiente de manera que las personas tengan tiempo suficiente para hacerlo. c) La poblacin (universo) muestreada debe ser homognea, en caso contrario, el primer paso es utilizar la estratificacin (agrupacin) para el anlisis de las muestras/observaciones las cuales se llevarn a cabo en forma individual. Los programas para poder disearlos son mltiples, los ms comunes: Word, Excel, Adobe, Por ejemplo se podra tener la siguiente Hoja de Verificacin:
HOJA DE VERIFICACIN
Nombre del Producto CD Digital Uso CD de Msica Especificacin Reproduccin de CDs N de Inspecciones Durante 5 das. N Total Doce mil CDs N de Lote 254-B DEFECTO Tamao errneo Forma errnea Sin sonido Paso errneo Mal acabado Fecha: Del 24 11 10 Al 28 11 10 Nombre de la compaa Sonidos del Mundo Nmbre de la seccin Msica clsica Nombre del empleado Rafael Gonzales Nombre del grupo Coleccin Beethoven Observaciones 1.23% de CDs con errores. DA 26/11/2010 II II I III IIIII III TOTAL 27 34 11 12 64 148 12000 1.23%

24/11/2010 III IIIII IIIII III II II IIIII IIIII IIIII

25/11/2010 IIIII II IIIII IIIII III II IIIII IIIII IIIII II

27/11/2010 IIIII IIIII II IIIII IIII II IIIII IIIII IIII

28/11/2010 III IIII I III IIIII IIIII Total errores Total Inspec. % Error

3.

IMPORTANCIA

a) En la mejora de la Calidad, se utiliza tanto en el estudio de los sntomas de un problema, como en la investigacin de las causas o en la recogida y anlisis de datos para probar alguna hiptesis. b) Tambin se usa como punto de partida para la elaboracin de otras herramientas, como por ejemplo los Grficos de Control. 4. PROBLEMA RESUELTO

Se recoge datos 184 OBSERVACIONES (OBS) sobre las dimensiones en cm (DIMEN) de un producto. Se solicita: a) Elaborar una Hoja de Verificacin para hallar las frecuencias de las dimensiones observadas. Comentar. b) Elaborar una Hoja de Verificacin que grafique automticamente la relacin entre las dimensiones y la frecuencia. R.Toledo -2-

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OBS 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37

DIMEN 3.0 2.2 1.8 2.6 1.9 2.2 1.9 2.1 1.9 2.4 2.1 2.4 2.3 2.7 2.2 2.7 3.0 1.8 1.7 1.9 2.8 1.8 2.1 2.3 2.6 1.8 2.4 2.6 3.0 2.5 2.5 1.8 2.6 2.8 1.7 2.8 2.5

OBS 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74

DATOS (Dimensiones en cm) DIMEN OBS DIMEN OBS 2.8 75 2.2 112 1.8 76 2.5 113 2.2 77 2.0 114 2.6 78 2.6 115 2.7 79 2.5 116 3.0 80 2.2 117 2.0 81 2.8 118 2.3 82 2.6 119 2.6 83 2.4 120 2.7 84 2.9 121 2.8 85 1.9 122 2.4 86 2.6 123 2.4 87 2.5 124 2.2 88 2.1 125 2.3 89 2.0 126 2.7 90 2.1 127 2.1 91 2.1 128 2.7 92 2.4 129 1.9 93 1.9 130 2.0 94 1.8 131 2.5 95 2.4 132 2.7 96 2.6 133 2.2 97 2.5 134 2.1 98 2.5 135 2.1 99 1.9 136 2.1 100 2.5 137 2.6 101 2.5 138 2.5 102 2.0 139 2.1 103 2.1 140 2.4 104 2.5 141 2.3 105 1.8 142 2.7 106 2.5 143 2.9 107 2.4 144 2.4 108 2.0 145 3.2 109 3.1 146 2.1 110 1.7 147 2.0 111 1.9 148

DIMEN 2.9 2.0 2.5 2.0 2.5 2.2 2.6 2.0 1.7 1.6 3.0 2.4 1.8 2.2 2.4 2.8 2.9 2.0 1.9 2.5 2.7 2.6 1.5 2.1 2.2 2.7 2.1 2.3 2.1 1.8 2.6 2.0 1.8 2.5 2.6 3.1 2.7

OBS 149 150 151 152 153 154 155 156 157 158 159 160 161 162 163 164 165 166 167 168 169 170 171 172 173 174 175 176 177 178 179 180 181 182 183 184

DIMEN 2.8 3.0 2.3 2.2 1.8 2.4 2.0 2.3 2.6 1.8 2.0 2.1 2.2 2.1 2.2 2.0 1.7 2.4 2.2 2.5 2.9 2.3 2.1 2.4 1.7 2.7 2.0 2.6 2.3 2.5 1.6 2.2 2.3 2.7 2.2 2.3

Solucin: La Hoja de Verificacin que se muestra a continuacin ha sido elaborada en el Excel, se registra primero las consideraciones generales como la fecha y de qu trata la observacin efectuada. En columnas se registran las Dimensiones, el Conteo y las Frecuencias. El conteo es manual, registrando a travs de una pequea lnea vertical (en este caso la letra I por cada dato encontrado relacionado a la dimensin correspondiente ordenada de menor a mayor. Es interesante notar que bajo esta forma de registro de observarse transponiendo la vista de horizontal a vertical se nota un HISTOGRAMA que permite conocer la forma cmo se distribuyen los datos de las dimensiones. Tiene una forma bimodal (note dos R.Toledo -3-

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puntos elevados en las dimensiones 2.1 cm con una frecuencia de 19 y las dimensiones de 2.5 cm con una frecuencia de 20. Para lograr el resultado el conteo se debe efectuar de manera organizada de modo tal que se capte con igual espacio y tamao cada una de las observaciones a registrar con las lneas verticales que representa un caso o dimensin encontrada. Se ha considerado un total de frecuencias para comprobar que todos los casos han sido registrados.

HOJA DE VERIFICACIN
Nombre del Producto Uso Especificacin N de Inspecciones N Total N de Lote Cortadora de perfiles Industria del calzado Lmites de especificaciones Dieciocho Ciento ochenta y cuatro 23-XY Fecha: 23 01 11 Nombre de la compaa Maquinaria El Sol Nmbre de la seccin Pedidos especiales Nombre del empleado Jos Medina Nombre del grupo rea de Produccin 3 Observaciones Sujeta a evaluacin posterior

DIMENSIONES 1.5 1.6 1.7 1.8 1.9 2.0 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 3.0 3.1 3.2

CONTEO I II IIIII I IIIII IIIII III IIIII IIIII IIIII IIIII IIIII I IIIII IIIII IIIII IIII IIIII IIIII IIIII II IIIII IIIII II IIIII IIIII IIIII I IIIII IIIII IIIII IIIII IIIII IIIII IIIII II IIIII IIIII III IIIII III IIIII IIIII I II I TOTAL

FRECUENCIA 01 02 06 13 10 16 19 17 12 16 20 17 13 08 05 06 02 01 184

a) El diseo tambin a modo de ejemplo, se efecta en el Excel, capta automticamente las frecuencias relacionadas con la frecuencia y las grafica permitiendo observar la forma que adopta la distribucin de frecuencias. Note que el resultado es similar a la anotacin manual hallado en el tem anterior a), los resultados encontrados se sujetan a anlisis con otras tcnicas que forman parte de las llamadas 7 herramientas, as por ejemplo con los Histogramas que en el fondo luego del procesamiento de los datos, es lo que se encuentra con su graficacin, que permitir un anlisis sujeto al objetivo que origin cuando se determin la necesidad de la recogida de datos. R.Toledo -4-

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HOJA DE VERIFICACIN
Nombre del Producto Uso Especificacin N de Inspecciones N Total N de Lote Cortadora de perfiles Industria del calzado Lmites de especificaciones Dieciocho Ciento ochenta y cuatro 23-XY Fecha: 23 01 11 Nombre de la compaa Maquinaria El Sol Nmbre de la seccin Pedidos especiales Nombre del empleado Jos Medina Nombre del grupo rea de Produccin 3 Observaciones Sujeta a evaluacin posterior

Dimensiones 1.5 1.6 1.7 1.8 1.9 2.0 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 3.0 3.1 3.2 22 21 20 19 18 17 16 15 14 13 12 11 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 Frecuencia Total 0 1 2 6 13 10 16 19 17 12 16 20 17 13 8 5 6 2 1

5.

HOJAS DE VERIFICACIN Y EL MINITAB

Con el avance tecnolgico y la consecuente aparicin de software estadstico, la elaboracin de Hojas de Verificacin si bien no los efecta por ejemplo el MINITAB, se simplifica al tener integrados procesadores de informacin que efectan resmenes y grficos a partir de datos ingresados de manera individual. Anteriormente un requisito para el anlisis eran las Tablas de Frecuencia, a partir de las cuales se calculaban indicadores estadsticos, ahora este paso previo no se efecta. Llos datos en el orden que se observan se ingresan al software estadstico y se procesan y generan reportes de manera que se listen de acuerdo a las necesidades del usuario. Ejemplo: Si se desea obtener similares resultados al Problema resuelto, pero esta vez en el MINITAB se puede efectuar lo siguiente: a) Para hallar las frecuencias: i) ii) Copiar o ingresar los datos, el nmero de observacin (OBSERV) y las dimensiones (DIMENSION). Ir a Estadsticas / Tablas / Cuenta de variables individuales.

iii) Seleccionar la variable DIMENSION y garantizar que en la opcin Mostrar Conteos tenga un check y Aceptar. R.Toledo -5-

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iv) El resultado ser:

DIMENSION Conteo 1.5 1 1.6 2 1.7 6 1.8 13 1.9 10 2.0 16 2.1 19 2.2 17 2.3 12 2.4 16 2.5 20 2.6 17 2.7 13 2.8 8 2.9 5 3.0 6 3.1 2 3.2 1 N= 184

b) Para la grfica: i) ii) Ir a Estadsticas / Estadstica bsica / Mostrar estadsticas descriptivas. En el botn: Estadsticas, para el caso, desmarcar todas las opciones, en el botn: Grficas, seleccionar Histograma de datos y Aceptar.

iii) El resultado ser: (similar al hallado en el problema resuelto).

Histograma de DIMENSION
20

15 Frecuencia

10

1.5

1.8

2.1

2.4 DIMENSION

2.7

3.0

BIBLIOGRAFA GUTIRREZ Mario MINITAB Inc. (2004) Administrar para la calidad. Mxico, Editorial Limusa S.A. 297 pg. (2007) Minitab 15. Estados Unidos, Companion by Minitab, 146 pg.

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FAT UNASAM RTQ / 2011