NDICE:

1. Equipo de Comunicacin. 2. Misin, Visin y Valores. 3. Justificacin. 4. La Comunicacin Interna en Aprosuba 11. -Antecedentes. - Punto de partida.Metodologa y Descripcin. -Encuestas de Comunicacin Interna. 5. Plan de Comunicacin: -A quienes se dirige el Plan. -Objetivo General. -Objetivos especficos. -Canales de comunicacin. 6. Acciones de mejora ( desarrollo del plan ). Julio 2012- julio 2014 7. Puesta en marcha del Plan. 8. Estrategia de Evaluacin. 9. Revisin.

1.

EQUIPO DE COMUNICACIN DE APROSUBA 11

Silvia Corts Rengel. Directora-Gerente. Francisco Godoy Prada. Responsable de Comunicacin.

2.

MISIN,VISIN Y VALORES.
La Asociacin Pro-Personas con Discapacidad Intelectual APROSUBA-11,de Cabeza del Buey es una entidad privada sin nimo de lucro cuya Misin es Contribuir, desde un compromiso tico, con los servicios y apoyos necesarios, para que cada Personas con Discapacidad Intelectual y/o del desarrollo ,y cada familia ,puedan llevar a cabo sus proyectos de calidad de vida, en un marco del ejercicio de sus derechos y de inclusin social. Nuestra Visin es ser una Organizacin centrada en la persona con discapacidad intelectual, fomentando la participacin y el ejercicio de sus derechos, donde la familia encuentre los apoyos necesarios acorde a nuestra misin y al Cdigo tico de FEAPS.

Los Valores que sustentan nuestra Organizacin son: Solidaridad: Compromiso con el entorno y con otras entidades. Generosidad. Ayuda mutua. Honestidad: Coherente y sincera con los principios que promueven la autodeterminacin y el ejercicio de los derechos de las personas con discapacidad intelectual. Dignidad: Alejada del sentido de beneficencia. Respeto: Tolerante con la diversidad Entusiasmo: Con motivacin para afrontar retos y avanzar. Flexibilidad: Capaz de dar respuesta a los mltiples cambios que se producen en nuestros contextos. Creatividad: Aportando ideas y soluciones innovadoras. Trabajo en equipo: Se cuenta con la participacin de todos, promovindose la creacin de equipos. Eficiencia: Optimizacin de los recursos.

Sentido de pertenencia: Las personas que componen la Organizacin estn identificadas con las lneas de la entidad, con una alta participacin e implicadas en las diferentes reas.

3.

JUSTIFICACIN.
La observacin, y la recogida de datos de los distintos grupos de inters de nuestra Entidad,han puesto de manifiesto la existencia de carencias en los procesos de Comunicacin de APROSUBA11 ,en unos casos por ineficacia de los canales de comunicacin y en otros por el uso inadecuado de los mismos. El objetivo que se persigue con esta accin de mejora, es definir y establecer la estructura del Plan de Comunicacin Interna, enfocando el proceso para la deteccin y recogida de necesidades de comunicacin y de evaluacin de la eficacia de los canales utilizados, de forma que sean incorporadas a las acciones que se definan en el Plan de Comunicacin. El contenido de lo que comunicamos y los canales a travs de los cuales comunicamos esos contenidos son la base para que el proceso de la comunicacin sea eficaz. Por tanto, son necesarias la claridad y concrecin en el contenido, el conocimiento y la habilidad para correlacionar informaciones as como tambin una sintona de intereses entre las partes que intervienen en el proceso. Con este plan se procurar que las necesidades bsicas de comunicacin que tienen los distintos grupos de inters(profesionales,usuarios,familiares,voluntarios, socios )relacionados con la Organizacin queden cubiertas.

4. LA COMUNICACIN INTERNA EN APROSUBA 11 Antecedentes

En los ltimos tiempos las principales actuaciones que se han llevado a cabo para mejorar la comunicacin son:

2008.Se crea el grupo de Autogestores de usuarios de la Asociacin. 2009.Se elabora el blog: Comunidad Aprosuba11 con la direccin web : www.comunidadaprosuba11.blogspot.com y comienza la publicacin de artculos y noticias por parte de los distintos autores. 2010. Se registran cuentas en redes sociales como Facebook, como herramienta de comunicacin interna y externa. 2011.En junio se aprueba por parte de la Junta Directiva de la Entidad, el Informe de Autoevaluacin y Plan de mejora ,en el que se contempla la elaboracin de un Plan de Comunicacin Interna y Externa. En Septiembre se nombra a una persona Responsable de Comunicacin. Durante todo el ao, est funcionando un Servicio de Atencin a Familias. Se elabora una lista de contactos de correo electrnico de profesionales y familiares como canal de comunicacin interna y se comienza la utilizacin del mismo. En los ltimos meses del ao se realiza una auditoria de Comunicacin Interna,con encuestas a trabajadores y familiares. En Diciembre nace el Boletn: ACTUALIDAD APROSUBA 11 con Informacin sobre la Asociacin. Empiezan las primeras publicaciones en lectura fcil. 2012.En Enero comienzan los trabajos para la elaboracin del plan de comunicacin. En Febrero se elabora lista de contactos de correo electrnico de personas con Discapacidad Intelectual de la Asociacin.

Punto de partida y metodologa

A mediados de 2011 se aprob la primera Autoevaluacin, como una de las fases de las lneas de estrategia que incorporaherramientas de calidad que permita a nuestra Organizacin integrar ciclos de mejora continua basados en: identificar qumejorar,cmo hacerlo,medir los resultados y volver a detectar qu mejorar.Esta evaluacin tuvo como resultado,la identificacin de distintas reas de mejora lo que llev posteriormente a la elaboracin de un Plan de Mejora.En dicho diagnstico

aparece la Comunicacin Interna y Externa como reas a tener en cuenta en las lneas de mejora. Una vez valoradas las necesidades de comunicacin existentes,se form un Equipo de tres profesionales que estudiaron las estrategias a seguir en materia de Comunicacin y las fases para la elaboracin de los planes. Identificacin de las necesidades de Comunicacin y posibles lneas de mejora. Diagnstico actual de la Comunicacin en APROSUBA 11.Elaboracin,realizacin y anlisis de encuestas a distintos grupos de inters. Revisin de las herramientas existentes y los distintos canales de comunicacin. Elaboracin y diseo del Plan de Comunicacin. Revisin ,aprobacin e implantacin del Plan. Evaluacin de los resultados. Propuestas de mejora

Encuestas de Comunicacin Interna

Con el objetivo de conocer la percepcin de los aspectos de la Comunicacin Interna entre los distintos grupos de inters, se realiz a finales de 2011 una encuesta, elaborada especficamente para ello. La participacin de trabajadores en la encuesta hasido del 63,01 % y del estudio de la misma se desprende una carencia de comunicacin tanto en cantidad como en calidad entre los responsables de seccin y los trabajadores a su cargo,hay una gran demanda de reuniones de trabajo para tratar asuntos que afectan al mismo. Los canales de comunicacin ms solicitados por los trabajadores son:encuentros y reuniones en un 76,08 % y correo electrnico en un 47,86 %. Tambin se realiz una encuesta a los familiares de usuario de la Asociacin,con una participacin del 43,75 %.La mayora considera que es importante recibir informacin y el 54,8 % cree que la recibida hasta ahora, es suficiente. Los canales de comunicacin ms demandados por familiares son:reuniones,correo postal y electrnico y telfono. En cuanto a usuarios, se ha realizado un estudio por parte del Equipo, con el apoyo de las profesionales de Logopedia,Audicin y Lenguaje,de las necesidades de informacin y comunicacin de este grupo.

5. PLAN DE COMUNICACIN. A quin va dirigido el plan. Grupos de inters

Desde el Equipo de comunicacin, somos conscientes de las diferencias existentes, tanto entre las personas, como entre los distintos grupos que coexisten en nuestra Organizacin.Las expectativas, necesidades, grado de compromiso, etc son variables y para operativizar las acciones que se van a llevar a cabo, tendremos que diferenciar los distintos grupos hacia los que se va a dirigir la accin. Personas con Discapacidad Intelectual. Familias. Trabajadores. Direccin. Responsables intermedios. Resto de profesionales.

Personas voluntarias y en prcticas. Junta Directiva y socios.

Objetivo General
El plan pretende optimizar el uso de los canales de comunicacin interna as como plantear las lneas estratgicas y actuaciones, de forma que la comunicacin se convierta en pieza bsica en el funcionamiento de nuestra entidad.

Objetivos especficos
Para personas con D.I.
Utilizacin de lenguaje adecuado a los distintos niveles de comprensin. Utilizacin de lectura fcil. Utilizacin de conos y pictogramas. Que la informacin llegue a todas las personas con D.Intelectual.

Para familias.

Debe llegar a las familias todo lo relacionado con la Asociacin,los proyectos y actividades.

Acuerdos de Junta Directiva, Asamblea de socios Memoria etc Ofrecerles propuestas de participacin atractivas y facilitadoras Comunicacin directa,fresca, activa y no rebuscada. Formar a las personas que se ocupen de la comunicacin con familias. Establecer mecanismos para recoger sus opiniones,sus respuestas y para conocer su nivel de satisfaccin.

Para profesionales:
Cuidar la comunicacin en la bienvenida. Comunicar: decisiones, proyectos, acontecimientos, reformas legislativas, situacin laboral. Informacin general de la asociacin. Programas de actividades, convocatorias de formacin, difusin de objetivos, informacin de actualidad, Asambleas y reuniones de Junta Directiva. Transparencia.

Comunicacin con voluntarios y personas en prcticas.

Plan de acogida,donde se aporten datos sobre la asociacin (objetivos,misin,valores etc). Informacin sobre programa de actividades que van a llevar a cabo. Mecanismos para enviarles informacin y recoger sus opiniones, intereses y demandas.

Comunicacin con los socios:

Intentar que los socios participen de la vida asociativa y se sientan parte del proyecto comn.

Canales de Comunicacin en Aprosuba-11

CONTENIDO DE LA COMUNICACIN

FORMAL

INFOMAL

ORAL

ESCRITA

ON-LINE

CANAL

OBJETIVO

EMISOR

Notificacionessobre:Acuerdos,planes formativos,instrucciones,circularesetc..

Nota interna

xxx

Comunicacin grupos

entre

los

distintos

Direccin R:Comunicin Otros

Asuntos relacionados con desenvolvimiento diario, que requieran constancia escrita.

el no

Telfono.

Fluidez yefectividad comunicacin

en

la

Todos losgrupos

Todo tipo de informacin excepto aquella que por su naturaleza obligue a otra va de comunicacin

Correo electrnico

Aprovechar la rapidez y el envio masivo y de manera simultnea de informacin, con este canal supone un bajo coste.

Todos los grupos

Informacin de inters general.

Blog

Ofrecer informacin de los servicios Incrementar la accesibilidad Promover la participacin.

Direccin R. Comunicacin. Profesionales

Informacin de carcter divulgativo.

Boletines,manuales Carteles,folletos.

Informar, compartir conocimientos, experiencias y proyectos.

R. Comunicacin Coordinadores de publicacin.

Organizacin interno.

funcionamiento

Manual de acogida.

Crear identidad corporativa Acoger y favorecer la adaptacin a la Organizacin.

Direccin. R. Comunicacin Tcnicos.

Asuntos relacionados con el trabajo diario.

Entrevista

Recabar informacin.

y/o

intercambiar

Segn contenido

Compartir informacin,debatir,proponer sugerencias y soluciones.

Reuniones.

Fomentar las relaciones interpersonales y la participacin. Consensuar las decisiones a tomar. Facilitar la actividades. Reducir las comunicacin. planificacin de

Segn contenido

barreras

de

la

Contenidos e informacin de inters general

Tabln de anuncios

Informar a todos los grupos.

Segn contenido

Transmisin de conocimientos de inters para otros.

Conferencias,cursos, Seminarios etc

Compartir el conocimiento Potenciar la motivacin reconocimiento. y el

Todos los profesionales.

Informacin para personas necesidades de apoyo para comunicacin

con la

Lectura fcil, pictogramas, paneles etc

Facilitar la comunicacin. Mejorar la calidad de vida.

Todos los profesionales.

Informacin para personas con difcil acceso a la informacin.

Correo postal.

Universalizar la comunicacin.

Direccin R.Comunicacin Tcnicos

Cmo seleccionamos el canal ms adecuado?

La comunicacin escrita y grfica,informes ,cartas ,publicaciones, son claros y precisos y proporcionan un registro permanente. La comunicacin telefnica y personal ofrece la ventaja de una retroalimentacin inmediata. Al seleccionar el canal adecuado, se deber decidir si lo ms importante es la claridad, la urgencia la necesidad de registro, o la retroalimentacin. En el proceso de comunicacin, intervienen muchos factores diferentes, por lo que no hay una tcnica que sea siempre preferible, a otras opciones salvo que exista un procedimiento que as lo establezca.

Ejemplos de procesos de Comunicacin Interna en Aprosuba 11

TIPO DE COMUNICACIN
Informacin interna

CANAL
Correo Electrnico Blog

EMISOR
Direccin R.Comunicacin R.Comunicacin Serv. Logopedia

RECEPTOR
Profesionales

PERIODICIDAD
Diaria

PROCEDIMIENTO
Utilizacin de lista de correo para informacin diaria. Poner en lectura informacin de inters. fcil la

Lectura fcil

Personas con discapacidad intelectual. Todos los inters grupos de

Mensual.

Boletn trimestral

Imprenta,blog, correo electrnico,redes sociales mediante Pictogramas

R.Comunicacin

Trimestral

Recopilacin y difusin de las noticias ms significativas de la Organizacin.

Informacin imgenes.

Profesionales.

Personas con discapacidad intelectual.

Continua.

Presentacin en puertas,pasillos y de manera directa.

6. ACCIONES DE MEJORA (DESARROLLO DEL PLAN)

6.1 TODOS LOS GRUPOS 1.Participacin de todos los grupos en la comunicacin interna, mantenerles informados, que puedan opinar libremente y ofrecer respuestas a sus demandas Acciones de Mejora -Informar a todos los grupos de los acuerdos ms significativos. -Elaborar y difundir un Organigrama de la Organizacin con funciones y responsabilidad de cada uno. -Consultar a los grupos sobre aquellas actuaciones de la entidad que les afecte. Quin comunica A quin se comunica Cmo se comunica Todos los miembros A todos Entrevistas, reuniones, e-mail, tabln ,boletines, telfono Correo postal. Plazo Indicadores ejecucin de proceso 2012-14 y Porcentaje del equipo que responden estar bastante o muy satisfechos segn

encuesta anual. Porcentaje de cumplimiento de acciones previstas (90%) Porcentaje de crecimiento anual de personas usuarias Porcentaje de participacin de los distintos destinatarios en los cuestionarios de satisfaccin Recursos necesarios Humanos

2.Difundir:Misin,Visin,Cdigo tico, Modelo de Calidad Feaps Acciones de Mejora -Dedicar un espacio para la difusin. --Dar a conocer estos principios a nuevos miembros. Quin comunica A quin se comunica Cmo se comunica Plazo Indicadores ejecucin de proceso Direccin, R.Comunicacin y Tcnicos A todos Reuniones,Correo,Boletines 2012 y -N de visitas al blog o redes sociales -Porcentaje de actos de la entidad en los que se exponen

paneles sobre la cultura organizativa N de paneles fijos que estn situados en todos los edificios de la organizacin sobre la Misin, Visin y Valores N de publicaciones sobre la Misin, Visin y Valores en el blog, redes sociales y medios de comunicacin local Porcentaje de actos de la entidad en los que se da a conocer la Misin, visin y valores Recursos necesarios Humanos, material audiovisual

3. Concienciar a todos los grupos, de que las reivindicaciones deben ir encaminadas a reclamar los derechos de las personas con D.I., defender la libertad de eleccin y una vida digna. Acciones de Mejora -Dedicar un espacio enlas publicaciones internas a la defensa de los derechos de las personas. - Dar voz alas personas con D.I en las reuniones -Fomentar el uso de lectura fcil,pictogramas y sistemas

alternativos de comunicacin. -Difundir el Cdigo tico de FEAPS y debatir sobre el mismo Quin comunica A quin se comunica Cmo se comunica Plazo Indicadores ejecucin de proceso Profesionales A todos. Correo ,boletines reuniones 2012-14 y -Nmero de veces en que se habla de derechos en publicaciones internas. -Idem en externas publicaciones tabln,

-Porcentaje de reuniones en los que se da voz a las personas con D.I. -Publicaciones en lectura fcil en tabln de anuncios, correo, blog etc - n de artculos del Cdigo tico de Feaps difundidos interna y externamente Recursos necesarios Humanos:material audiovisual, conexin internet,boletines en

papel.

4.Difundir una idea Corporativa y sentido de pertenencia a la Asociacin y Federacin. Acciones de Mejora -Utilizar smbolos, anagramas de la Organizacin y la Federacin. -Incorporar logo de la Asociacin, junto al de Feaps en cartas, documentos, circulares, boletines etc Quin comunica A quin se comunica Cmo se comunica Plazo Indicadores ejecucin de proceso Tcnicos Todos Cartas,documentos,circulares etc 2012-14 y - Todos los documentos de los distintos departamentos se enviarn con anagrama de la Organizacin Material fungible.

Recursos necesarios

5.Informacin peridica y reuniones para recibir propuestas. Acciones de Mejora -Celebrar sesiones con familias para planificar los apoyos a

personas con D.I. -Elaborar un boletn trimestral, para informar de los acontecimientos ms significativos de la entidad. -Celebrar una reunin quincenal de todo los profesionales de cada servicio para informar de lo que se est haciendo y de los proyectos futuros. Quin comunica A quin se comunica Cmo se comunica Plazo Indicadores ejecucin de proceso Todos A todos Reuniones,boletn 2013 y -Actas de las reuniones quincenales de cada servicio. - Porcentaje del equipo que responden estar bastante o muy satisfechos segn encuesta anual. -Porcentaje de miembros que reciben el boletn trimestral. Recursos necesarios Espacio fsico,material imprenta,redes sociales. de

6.Tener una actitud crtica y autocrtica como oportunidad para la mejora. Acciones de Mejora -Establecer un sistema de reclamaciones y sugerencias de manera rpida y sencilla. -Enfocar la autocrtica para mejorar los procesos. Quin comunica A quin se comunica Cmo se comunica Plazo Indicadores ejecucin de proceso Todos A todos -Buzn de reclamaciones, correo electrnico Durante todo el proceso y -Nmero de personas que utilizan el sistema para reclamar o enviar sugerencias. Buzn

Recursos necesarios

6.2. PERSONAS CON DISCAPACIDAD INTELECTUAL. 1. Realizar un apoyo de acogida, desde el primer momento, a las personas con D.I. por parte de la Organizacin. Acciones de Mejora -Elaborar informacin de la Asociacin y del Centro en lectura

fcil, fotos o audiovisuales para asegurar la comprensin. -Visitar los distintos departamentos e informarle de lo que se hace en cada uno. -Animar a que algunos compaeros le puedan ayudar en la presentacin. -Ofrecer un directorio de personas,usando fotos de compaeros,profesionales,rganos de gobierno etc Quin comunica A quin se comunica Cmo se comunica Plazo Profesionales y usuarios Nuevos usuarios Con la voz,presentando fotos, pictogramas, lectura fcil. 2012-2014

Indicadores de proceso y -Porcentaje de personas anual que ejecucin se sienten bien acogidas en la Asociacin y han recibido la informacin pertinente. Recursos necesarios Humanos,folletos en lectura fcil,pictogramas,fotografas.

1. Fomento de la participacin de las personas con D.I. involucrndolas directamente en la comunicacin interna. Acciones de Mejora -Fomentar la difusin autogestores y resto personas. de de

-Acciones que tiendan a la interaccin para el enriquecimiento personal y de la organizacin. -Dar voz a las personas con D.I.para que puedan expresar sus opiniones y demandas. -Definir con ellos los espacios de participacin. Quin comunica A quin se comunica Cmo se comunica Plazo Indicadores ejecucin de proceso Profesionales,personas D.I. A todos. Reuniones,correo,tabln anuncios. 2012-14 y -Nmero de trimestrales del autogestores. reuniones grupo de de con

-Nmero de aumento de publicaciones internas donde expresen sus opiniones

-n de aumento de publicaciones externas en las que expresan sus opiniones.

Recursos necesarios

Recursos humanos,Internet, tabln de anuncios.

2. Apoyar el contacto con otros grupos de Autogestores o personas de otras entidades. Acciones de Mejora -Colaborar en la difusin de actividades e informes de autogestores y otros grupos o personas. -Generar bases de datos que permitan contactar con otros grupos del resto de Espaa. -Desarrollar encuentros entre grupos de distintos niveles territoriales. Quin comunica Personas con D.I. Responsables de actividades,persona de apoyo A todos Verbalmente,correo,tabln de anuncios,blog

A quin se comunica Cmo se comunica

Plazo Indicadores ejecucin de proceso

2013 y -Nmero de participacin del grupo en reuniones y convocatorias con otras entidades. Humanos,ordenador,tabln.

Recursos necesarios

3. Formar a las personas con D.I. en el acceso a la Sociedad de la Informacin. Acciones de Mejora -Formar en el uso de Nuevas Tecnologas(internet,correo electrnico,redes sociales,etc.) -Fomentar entre familiares y profesionales al uso de las mismas. -Disponer en nuestras publicaciones, secciones para que puedan exponer sus trabajos y transmitir sus necesidades e inquietudes. -Favorecer el intercambio de informacin y experiencias con otras entidades. Quin comunica A quin se comunica Profesionales, personas con D.I. A todos

Cmo se comunica Plazo Indicadores ejecucin de proceso

Verbalmente,boletines,tablon es,Internet. 2013 y - 2 horas semanales de formacin en nuevas tecnologas,redes sociales etc. -Espacio en el boletn para sus publicaciones.

Recursos necesarios

Sala de ordenadores internet,boletines,tabln anuncios.

con de

4. Crear canales de comunicacin para captar sus necesidades. Acciones de Mejora -Los usuarios de los Centros participan en reuniones en los que se deciden nuevas ofertas. -Celebrar un encuentro anual de revisin para estudiar el nivel de ajuste entre necesidades y ofertas de servicio Encuesta? -Formacin en derechos. -Tener en cuenta sus opiniones (apoyando con lectura fcil o pictogramas),a la hora de programar una actividad

nueva. Quin comunica A quin se comunica Cmo se comunica Plazo Indicadores ejecucin de proceso Profesionales,personas D.I.,familia A todos Oralmente 2013 y - Porcentaje de participacin de las personas en la formacin en derechos. -Grado de encuesta anual Recursos necesarios Humanos satisfaccin con

6.Que la informacin sea accesible y comprensible para todos Acciones de Mejora -Colocar pictogramas u otros sistemas para comprender horarios,comidas, rutinas etc -Hacer comunicados a personas con D.I. y sus familias en sistemas accesibles, como lectura fcil. -Fomentar el uso de estos sistemas en boletines ,tabln de anuncios,comunicados etc..

-Facilitar canales de comunicacin para que puedan recibir y ofrecer opiniones y sugerencias.

Quin comunica A quin se comunica Cmo se comunica

Profesionales,personas con D.I Personas con D.I. Lectura fcil,pictogramas,fotos,tabln de anuncios 2012-14

Plazo Indicadores ejecucin de proceso

y -Nmero de publicaciones en lectura fcil. -Grado de accesibilidad en pictogramas que faciliten la vida diaria. -Aumento del n de pictogramas que facilitan la vida diaria

Recursos necesarios

Material fungible,ordenador,

6.3 FAMILIAS 1.Impulsar la participacin de las familias para generar cultura compartida y sentido de pertenencia. Acciones de Mejora -Organizar encuentros de familias respaldados por la Asociacin,para favorecer el contacto, intercambiar ideas, compartir experiencias, etc -Mantener informadas a las familias sobre lo que ocurre en la Organizacin. -Abrir canales de participacin, opinin y sugerencias (encuesta de satisfaccin) Quin comunica A quin se comunica Cmo se comunica Plazo Tcnicos,familias Familias Reuniones,correo,blog,boletines 2012-13 de reuniones con

Indicadores de proceso y -Nmero ejecucin familias.

-Grado de Encuesta anual Recursos necesarios Humanos,material fungible,ordenador.

satisfaccin

2.Ofrecer a las familias informacin general sobre la Discapacidad Intelectual. Acciones de Mejora -Organizar jornadas destinadas a familia. -Celebrar charlas formativas, cursos, seminarios, etc -Crear grupos de formacin de familias. Quin comunica A quin se comunica Cmo se comunica Plazo Indicadores ejecucin de proceso Tcnicos Familias Oralmente,material audiovisual 2012-14 y -Nmero anual de reuniones, jornadas, cursos, seminarios etcen los que participan familias. -Porcentaje de participacin. Recursos necesarios Humanos,proyector,material informtico.

3.Informar a las familias de los centros y servicios que ofrece la Organizacin. Acciones de Mejora -Explicar que personas realizan all su trabajo y que

actividades llevan a cabo. -Informar sobre objetivos y logros conseguidos por las personas. -Crear canales de participacin de familiares. -Hacerles ver las capacidades de su familiar. Quin comunica A quin se comunica Cmo se comunica Plazo Indicadores ejecucin de proceso Profesionales Familiares Verbalmente 2012-2014 y -Visita anual de los familiares (puertas abiertas). Porcentaje de participacin. - reunin anual con la familia Recursos necesarios Humanos

4. Incentivar la participacin de las familias para aumentar la cohesin interna de la Organizacin. Acciones de Mejora -Utilizar los canales de comunicacin ms adecuados, para que les llegue la informacin.

-Organizar actos que ayuden a confraternizar(charlas,entrevis tas,reuniones). -Involucrar a los familiares en actividades de ocio programadas para ello. Quin comunica A quin se comunica Cmo se comunica Plazo Indicadores ejecucin de proceso Profesionales Familiares En reuniones 2013 y -Eficacia de los canales de comunicacin utilizados. -Porcentaje de participacin en actividades de Ocio. Recursos necesarios Humanos

6.4. PROFESIONALES 1. Crear protocolo de acogida para transmitir a los recin llegados, la primera informacin sobre el funcionamiento de la Organizacin. Acciones de Mejora -Entregar informacin y documentacin bsica sobre la Entidad y el puesto que va a desempear en la misma. -Visita al resto de los

departamentos y presentacin de los dems miembros de la Organizacin. -Supervisin por el/los tcnicos de cada servicio. -Elaborar un manual de acogida,dando respuesta a las preguntas ms frecuentes que se pueden plantear. Quin comunica A quin se comunica Cmo se comunica Plazo Indicadores ejecucin de proceso Tcnico o Director. Nuevo miembro Organizacin Verbalmente, folletos 2013-2014 y -Encuesta de satisfaccin Humanos, imprenta. material de de la

Recursos necesarios

2. Informar sobre aspecto tcnicos y prcticos que le sean tiles a los profesionales para el desarrollo del trabajo. Acciones de Mejora -Utilizar canales de comunicacin ya existentes como correo electrnico, blog, material impreso o editado

etc -Utilizar todas las fuentes de informacin disponibles: entidades locales, movimiento asociativo,otras organizaciones. -Hacer a los profesionales, participes de los procesos de comunicacin. Que adems de receptores, sean proveedores de contenidos para el resto. Quin comunica A quin se comunica Cmo se comunica Directores y tcnicos Profesionales. Correo electrnico, blog, material impreso o editado etc 2012-14 de proceso y -Nmero de mensajes correo enviados al mes. -Nmero de visitas al blog. Recursos necesarios Material impreso o editado, nuevas tecnologas. de

Plazo Indicadores ejecucin

3. Recomendar y permitir la asistencia a actividades y

convocatorias de formacin Acciones de Mejora -Elaborar un plan de formacin y comunicar los objetivos a los grupos implicados. -Ofrecer informacin de las oportunidades formativas a todas las secciones y departamentos. -Dedicar parte de la actividad formativa a informar sobre el estado de la Organizacin, planes, proyectos, convenios importantes etc -Abrir sugerencias y opiniones. Quin comunica A quin se comunica Cmo se comunica Plazo Indicadores ejecucin de proceso Equipo de formacin Profesionales Cursos, seminarios,ponencias 2012-14 y -Nmero de convocatorias de formacin en un ao. -Porcentaje de participacin Recursos necesarios Humanos

4. Informar a los profesionales de todo cuanto sucede en la Organizacin y de lo que afecta a su trabajo desde fuera. Acciones de Mejora -Celebrar reuniones de trabajo relacionadas con temas importantes de la Organizacin. -Informar puntualmente a trabajadores de convenios, acuerdos, proyectos de la Entidad. Quin comunica Directores y Comunicacin, Empresa Profesionales Reuniones, tabln de anuncios correo electrnico, blog.. 2012-14 de proceso y -Noticias publicadas al mes -Porcentaje de trabajadores que pueden recibir la informacin. Humanos,internet,material fungible Tcnicos Comit R. de

A quin se comunica Cmo se comunica Plazo Indicadores ejecucin

Recursos necesarios

5. Intentar que las reuniones sean eficaces Acciones de Mejora -Realizar con tiempo la convocatoria de las reuniones (fecha, lugar, horario, asistentes),y objetivos para que se pueda preparar la reunin. -Realizar un acta de la reunin donde se deje constancia de los acuerdos. -Informar a las personas no convocadas, de los asuntos que le puedan afectar. Quin comunica A quin se comunica Cmo se comunica Plazo Indicadores ejecucin de proceso Tcnicos, Directores Profesionales Verbalmente 2012-14 y -Porcentaje de personas que reciben informacin de los acuerdos de las reuniones. Salas de reunin

Recursos necesarios

6. Establecer reuniones informales para permitir a los trabajadores expresar sus opiniones, dudas, problemas,expectativas etc Acciones de Mejora -Realizar cuestionarios satisfaccin laboral valoracin de dirigentes. de y

-Hacer actividades que relacionen entre s a todos los Grupos de Inters. -Que todos los miembros de la Organizacin conozcan cules son sus funciones. Quin comunica A quin se comunica Cmo se comunica Plazo Indicadores ejecucin de proceso Todos los profesionales. A todos Encuestas,verbalmente 2013 y -Encuestas de satisfaccin. - encuestas de valoracin - organigramas de todos los servicios Recursos necesarios Material impreso

6.4 DIRIGENTES 1. Transmitir a los Directivos recin llegados, aspectos relacionados con la gestin, centros y servicios, profesionales, personas con D.I., familias etc Acciones de Mejora -Presentar un documento de acogida comprensible(organigrama, forma de trabajo etc) -Nombrar un tutor que ofrezca toda la informacin (funcionamiento, horario, costumbres, clima laboral etc..) -Visita a las distintas secciones de la Entidad. Quin comunica A quin se comunica Cmo se comunica Plazo Indicadores ejecucin de proceso Presidente,Directora Gerente. Nuevos Directivos Verbalmente,documento impreso. 2013 y -Nmero de miembros de la Junta directiva que conocen las distintas secciones de la entidad. -porcentaje de satisfaccin

con la acogida realizada Recursos necesarios Humanos,documento.

2. Inculcar a los miembros de la Junta Directiva que deben predicar y actuar acorde a la estrategia y filosofa de la Organizacin. Acciones de Mejora -Participar en la elaboracin del Plan Estratgico de La Entidad y difundir la visin del mismo. -Difundir los acuerdos importantes que adopte la Junta Directiva, entre todos los Grupos de Inters. Quin comunica A quin se comunica Cmo se comunica Plazo Junta Directiva A todos Mediante escrito o reuniones 2012-14

Indicadores ejecucin

de

proceso

y -Porcentaje de participacin y toma de decisiones de la Junta directiva en el plan Estratgico. -Porcentaje de informacin

transmitida Recursos necesarios Tabln de anuncios, correo electrnico.

6.5 PERSONAS VOLUNTARIAS O EN PRCTICAS 1. Comunicacin personalizada que se ha de transmitir de acuerdo a sus expectativas. Acciones de Mejora -Crear protocolo de acogida (con objetivos, estructura, funciones a desempear etc) -Dar informacin general de la Asociacin -Intentar que las personas voluntarias y en prcticas conozcan las limitaciones y apoyos que tienen que prestar a las personas con D.I y familias. Quin comunica A quin se comunica Cmo se comunica Plazo Indicadores de proceso -Tutor de voluntarios -Personas voluntarias y en prcticas Verbalmente documentos 2013 y -Nmero de personas que y mediante

ejecucin Recursos necesarios

reciben informacin sobre la Entidad Documentos

2.Formar, informar y Orientar a los voluntarios para el desempeo de sus funciones. Acciones de Mejora -Disear y ejecutar campaas de sensibilizacin social y captacin de voluntariado. -Establecer una coordinacin con diferentes entidades( Ayuntamiento, Universidad Popular ,centros educativos, juveniles, otras Asociaciones etc -Difundir a travs de folletos, correo electrnico medios de comunicacin etc programas en los que se va a colaborar o se necesita colaboracin. -Organizar un curso de formacin bsica para personas voluntarias, para mejorar su implicacin en la Entidad Quin comunica -Tutor de voluntariado,

Directores, R. Comunicacin. A quin se comunica Cmo se comunica -Personas voluntarias o en prcticas -Folletos correo electrnico, paneles, medios de comunicacin etc 2013 de proceso y -Nmero de publicaciones enfocadas a voluntariado en un ao. -Humano, de imprenta y nuevas tecnologas.

Plazo Indicadores ejecucin

Recursos necesarios

3. Hacer partcipes de la Comunicacin Interna a las personas voluntarias, informndoles de los aspectos ms relevantes de la Organizacin y solicitando opiniones y sugerencias. Acciones de Mejora -Crear mecanismos de participacin de personas voluntarias y en prcticas. -Crear material audiovisual con las experiencias de los voluntarios para difundirlo

interna y externamente. -Crear bolsas de empleo de personas voluntarias y ofertarles puestos de trabajo -Enviarles informacin a travs de correo electrnico, sobre noticias, cursos etc Quin comunica A quin se comunica Cmo se comunica Tutor, Directores Comunicacin R.

Personas voluntarias o en prcticas -Material audiovisual, correo electrnico, tabln de anuncios, otras publicaciones. 2012-14

Plazo Indicadores ejecucin de proceso

y Encuesta de satisfaccin -Material fungible, tecnologas. nuevas

Recursos necesarios

4. Formar a las personas voluntarias como un miembro ms de la Entidad. Acciones de Mejora -Informar sobre las posibilidades de formacin y la necesidad de su realizacin.

-Establecer reuniones peridicas de seguimiento. -Difundir carta de derechos y deberes de personas voluntarias de FEAPS. Quin comunica A quin se comunica Cmo se comunica Plazo Indicadores ejecucin de proceso -Tcnicos Voluntarios -Reuniones 2012-2014 y -Porcentaje de personas voluntarias formadas en un ao. -Humanos, nuevas tecnologas.

Recursos necesarios

7. PUESTA EN MARCHA.
El presente documento sedifundir a travs de: Sesiones informativas. Correo electrnico. Correo ordinario Blog. Tabln de anuncios. El Plan de Comunicacin est inmerso en las lneas de mejora validadas por el equipo de autoevaluacin de Calidad de nuestra Entidad y ser evaluado dentro de las mismas.

La realizacin de las tareas planteadas se llevarn a cabo en coordinacin con los interlocutores de cada Grupo de Inters, con los cuales se perfilarn las distintas estrategias: Familias: Sandra Tena Comunicacin personas con D.I: Mara Llorens Y Eva Mara Osorio Comunicacin con profesionales: Francisco Godoy Tutora de Voluntarios y personas en prcticas: Ana Murillo Interrelacin con Directivos y socios: Silvia Corts.

8. ESTRATEGIA DE EVALUACIN Indicadores

Nmero de personas por Grupos de Inters que conocen el Plan de Comunicacin en el transcurso de un ao desde su implantacin (Encuestas de satisfaccin), medido sobre el total de personas que respondan a la encuesta. -Periodo anual -Estandar-80% Encuesta de Comunicacin Interna a realizar a los 12 meses de la implantacin del plan. Nmero de acciones de mejora llevadas a cabo en dicho plazo. Valoracin de la variacin global de la Comunicacin Interna en Aprosuba 11 entre la encuesta previa y la posterior.

9. REVISIN.
El presente Plan tendr una vigencia de 2 aos (hasta julio de 2014 ) . Durante dicho periodo se introducirn las modificaciones que se consideren necesarias reflejndolas en el anexo I. Tras esta etapa se elaborar otra edicin con las nuevas necesidades, reas de mejora

detectadas y cambios normativos, estructurales y organizativos que as lo requieran.

Anexo I Registro de modificaciones

FECHA MODIFICACIONES RESPONSABLE