Sesi 3 Framework For Deciding Core Application Migration Review

Migrasi core application merupakan proses yang sangat panjang, sangat melelahkan, dan sangat menyakitkan.
Resiko kegagalan sangat tinggi Proses memerlukan kompetensi-kompetensi baru Kompetensi-kompetensi yang telah dimiliki perusahaan terkait dengan core application lama akan banyak terbuang

Sumber : Praktisi TI senior di Indonesia & Sharing Vision Experiences, 2012

2 of 42

Framework For Deciding Core Application Review Migration

Migrasi core application memiliki resiko menghambat bisnis dan prioritasnya.

Banyak resources (SDM, atensi manajemen, finansial, peralatan) yang digunakan. Semua proses development aplikasi baru atau aplikasi tambahan pendukung bisnis akan masuk dalam antrian. Tidak ada produk maupun layanan baru yang bisa di launch oleh perusahaan.

Sumber : Praktisi TI senior di Indonesia & Sharing Vision Experiences, 2012

3 of 42

Framework For Deciding Core Application Review Migration

Tidak ada kriteria universal yang dapat diacu untuk memutuskan apakah suatu perusahaan sudah perlu melakukan migrasi core application-nya atau tidak.
Kenyataannya sebagian besar justifikasi keputusan migrasi core application adalah berdasarkan pada frustasi, keputusasaan, ekspektasi yang tidak terpenuhi dari manajemen perusahaan.
Sumber : Praktisi TI senior di Indonesia & Sharing Vision Experiences, 2012

4 of 42

Framework For Deciding Core Application Review Migration

Kapan Harus Migrasi? (dari sisi sudut pandang vendor)

Teknologi telah menjadi hambatan untuk bisnis Tidak dapat lagi memenuhi ukuran skala operasi Meningkatnya biaya maintenance sistem Meningkatnya regulatory burden Tidak ada lagi vendor yang menyediakan support
Sumber : TCS Core banking transformation bset practice for implementation, 2011

5 of 42

Framework For Deciding Core Application Review Migration

Teknologi Telah Menjadi Hambatan Untuk Bisnis

Yaitu ketika teknologi yang ada tidak dapat lagi menjawab

tantangan bisnis yang saat ini, bahkan dengan

mempertahankan sistem lama akan menghambat bisnis.

Contoh:
Perangkat lama suatu perusahaan masih berbasis desentralisasi, sedangkan
perusahaan sudah memerlukan ERP yang terintergrasi dengan semua sistem. Hal ini memerlukan migrasi ke ERP baru, karena jika tetap mempertahankan teknologi lama, akan menjadi hambatan untuk bisnis.

6 of 42

Framework For Deciding Core Application Review Migration

Tidak Dapat Lagi Memenuhi Ukuran Skala Operasi

Yaitu sistem tidak dapat lagi menyediakan service

level yang sama untuk pertumbuhan bisnis.

Contoh:
Suatu bank pada awalnya merupakan bank BPD, namun kemudian berubah menjadi bank umum, dengan jumlah konsumen yang jauh lebih besar, sehingga mengharuskan adanya migrasi core banking system.

7 of 42

Framework For Deciding Core Application Review Migration

Case : Meningkatnya biaya maintenance sistem

Biaya maintenance sistem eksisting dapat meningkat disebabkan oleh beberapa hal antara lain, membutuhkan resource yang banyak,

tidak tersedianya SDM dengan skill yang mendukung, tidak terstrukturnya kode pemrograman sehingga membutuhkan waktu
yang cukup lama meskipun untuk penambahan atau perbaikan yang kecil, umurnya yang cukup tua, dll.

Contoh : Suatu core banking membutuhkan biaya yang besar untuk maintenance disebabkan umurnya yang sudah tua dan mulai harus berkali-kali diperbaiki. Terkadang semakin tua umur sistem, effort untuk memanage dan memaintainnya menjadi semakin besar dan kompleks.

8 of 42

Framework For Deciding Core Application Review Migration

Meningkatnya Persyaratan Regulasi

Dimana suatu sistem sudah tidak

comply dengan regulasi

yang ada, karena regulasi seringkali berubah terhadap waktu.

Contoh:
Adanya persyaratan IFRS atau PSAK pada perbankan. Ini mengubah persyaratan Core Application terkait modul Finance dan Accounting.

9 of 42

Framework For Deciding Core Application Review Migration

Tidak ada lagi vendor yang menyediakan support tidak lagi mengeluarkan produk lama dan menggantinya dengan produk baru. Hal ini bisa disebabkan
Beberapa vendor mungkin oleh beberapa hal seperti, teknologi pada produk lama sudah out-of-date, terdapat teknologi baru yang dianggap lebih efisien, atau bahkan disebabkan karena vendor tersebut telah merger atau diakuisi vendor lain.

Contoh: Core Banking Misys lama kini tidak lagi diproduksi, sehingga perbankan yang menggunakan Misys tersebut harus mengganti core bankingnya ke Misys baru.

10 of 42

Framework For Deciding Core Application Review Migration

Framework
Munculnya isu kinerja core application Optimalisasi Feasibility Study Penentuan Requirements Solusi Mempersiapkan Justifikasi Pengadaan Penentuan TCO & HPS Pengadaan Implementasi dan change management Operasional sistem baru
Ditemukan solusi optimalisasi

Tidak ditemukan solusi hasil optimalisasi

Optimalisasi Sistem

(terpaksa)

Isu-Isu Kinerja Core Application (1)

Fungsi sudah tidak mendukung realitas bisnis

Contoh : Core banking system tidak adaptif lagi terhadap akselerasi e-Channel Untuk meraih pasar yang lebih luas, suatu perusahaan melakukan go global. ERP yang lama ternyata tidak dapat mendukung sistem transaksi mata uang asing, bahasa dan regulasi global.

12 of 42

Framework For Deciding Core Application Review Migration

Isu-Isu Kinerja Core Application (2)

Pengembangan selalu tergantung 100 % pada pihak ketiga

Contoh: Sebuah perusahaan setiap ingin menambahkan satu partner atau client, harus ke vendor lagi untuk kustomisasi core application Ada trend menghire banyak programmer inhouse untuk menghindari masalah ini Juga ada trend untuk diberi source code , setidaknya yang terkait dengan kustomisasi dalam penambahan partner , client maupun fungsi tambahan

13 of 42

Framework For Deciding Core Application Review Migration

Isu-Isu Kinerja Core Application (3)

Performansi operasional mengecewakan Ketidak mampuan menjawab kebutuhan regulasi

Misal PSAK 50/55 atau IFRS

Tidak bisa menjawab pertumbuhan jumlah pelanggan dan layanan Tidak bisa menjawab kebutuhan integrasi bisnis
Contoh : Bila core application selama ini terdesentralisasi

14 of 42

Framework For Deciding Core Application Review Migration

Optimalisasi

Optimalisasi adalah melakukan upayaupaya perbaikan,

rekonfigurasi, penataan ulang core application yang ada dalam

rangka menjawab ekspektasi dan isu-isu kebutuhan migrasi

15 of 42

Framework For Deciding Core Application Review Migration

Optimalisasi

1. Melibatkan unit bisnis strategis

Untuk mengetahui proses bisnis kunci dan data bisnis kunci serta mengetahui bagian load core application yang bisa dihilangkan

2. Melibatkan vendor core application maupun vendor teknologi

pendukung
Akan muncul masalah jika vendor core application maupun teknologi pendukung kurang kooperatif

3. Mungkin juga akan terjadi bisnis proses re-engineering dalam proses optimalisasi ini.

4. Hasil optimalisasi dievaluasi terus-menerus, apakah sudah berhasil menjawab isu-isu kebutuhan migrasi

16 of 42

Framework For Deciding Core Application Review Migration

Permasalahan Pada Saat Optimalisasi

Para pengguna (unit bisnis) frustasi karena tidak memperoleh pemecahan terhadap masalah yang dihadapinya Ada kemungkinan performansi core application tetap

tidak mengalami perbaikan walaupun berbagai

upaya telah dilakukan

Dukungan dari pihak vendor kurang Biaya yang dikeluarkan tidak bisa diduga
Frustasi tim kerja optimalisasi core application karena ada dalam

tekanan psikologis yang sangat tinggi

Kondisi yang Mungkin Terjadi Setelah Optimalisasi

Great

Fair

Grounded

Sumber : Sharing Vision Experience, 2012

18 of 42

Framework For Deciding Core Application Review Migration

Bila hasil optimalisasi memang menunjukkan bahwa Core Application tidak bisa lagi mendukung kebutuhan bisnis, maka ini adalah saat untuk menjawab pertanyaan berikutnya yakni,

Apakah migrasi Core Application benarbenar feasible bagi perusahaan ?

Sumber : Sharing Vision Experiences, 2012

19 of 42

Framework For Deciding Core Application Review Migration

Feasibility study migrasi Core Application harus komprehensif. Baik dari sisi identifikasi kebutuhan, analisis manfaat, analisis rIsiko dan mitigasinya, analisis kesiapan organisasi dan change management, baik dari aspek people , process maupun technology.
Sebuah faktor yang terlewatkan dalam feasibility study ini bisa memiliki fatal; yakni kesimpulan migrasi Core Application ini feasible atau tidak menjadi keliru.
Sumber : Sharing Vision Experiences, 2012

20 of 42

Framework For Deciding Core Application Review Migration

Feasibility Study Migrasi Core Application

Data Aset, Data Kebutuhan Bisnis, Data Proses Bisnis Daftar Kebutuhan Migrasi Dasar Migrasi yang sudah terspesifikasi Dasar Migrasi yang sudah terspesifikasi Dasar Migrasi yang sudah terspesifikasi Hasil Analisis Implikasi, Manfaat dan Risiko Migrasi Dokumen Studi Kelayakan

Identifikasi Kebutuhan Identifikasi Dasar Analisis Manfaat Analisis Kesiapan Organisasi Analisis Resiko

Daftar Kebutuhan Migrasi Daftar kebutuhan yang sudah terspesifikasi (lihat daftar dasar kebutuhan) Hasil Analisis Manfaat Migrasi Dasar Analisis Kesiapan Organisasi Hasil Analisis Risiko Migrasi

Penyusunan Dokumen Justifikasi Kelayakan

Joint Planning Session Lakukan Proses Approval

Dokumen Study Kelayakan

Minutes of Meeting (MoM)

Dokumen Studi Kelayakan yang sudah di-approved

Dokumen Justifikasi Kelayakan, Minute of Meeting (MoM)

21 of 42

Framework For Deciding Core Application Review Migration

Case: CBS Aspek yang diperhatikan:

Dasar kebutuhan migrasi
performansi dari CBStidak dapat ditingkatkan lagi, sudah tidak dapat mendukung sepenuhnya perkembangan bisnis.

Contoh Feasibility Study

Kesiapan Organisasi
Jumlah personil yang terlibat sangat banyak Diperlukan penetapan organisasi khusus untuk migrasi Kesiapan organisasi ini meliputi teknis dan non teknis Diperlukan koordinasi dengan user atau pengelola sistem lain yang akan terintegrasi dengan CBS sehingga memudahkan untuk konfigurasi ulang baik secara teknis maupun bisnis

Deskripsi Manfaat dan Implikasi Migrasi CBS

Manfaat: SDM IT akan memperoleh fungsional CBS yang lebih lengkap Efisiensi pelayanan nasabah oleh SDM kantor Bank meningkat Kebutuhan bisnis yang akan datang dapat segera terpenuhi dengan SLA yang jelas Konfigurasi lebih sederhana dan powerful (Manageable, Troubleshoot, Less point of failure) Implikasi: SDM IT yang terlibat dalam migrasi sangat banyak Kegiatan operasional dan bisnis akan terganggu Dilakukan konfigurasi ulang terhadap sistem lain yang tetap digunakan Dilakukan penyesuaian bandwidth jaringan yang dibutuhkan

Analisis dan Mitigasi Risiko Migrasi

Risiko: Kegagalan migrasi karena ketidak-sesuaian dengan administrasi; Kegagalan implementasi CBS baru Kegagalan konfigurasi dengan sistem lain Kegagalan migrasi data Kegagalan pengujian Kegagalan operasi Kegagalan transisi , training dan change management Mitigasi: Memastikan kesesuaian administrasi Memastikan fungsional CBS pada TOR dapat dipenuhi Memastikan integrasi dengan sistem lain Memastikan ketersediaan kesiapan infrastruktur Memastikan kesiapan SDM Memastikan vendor memiliki pengalaman terkait dan SDM yang kompeten, dituangkan dalam dokumen penawaran

Dapat disimpulkan bahwa Migrasi Core Banking System layak untuk dilakukan

Penyusunan Requirement Solusi

Kebutuhan Bisnis :
Arahan top management Strategi bisnis perusahaan Interview detil seluruh unit bisnis terkait

Survey Pasar :
Identifikasi seluruh solusi core application yang ada Analisa kelebihan kelemahan seluruh solusi Analisa karakteristik aplikasi (fungsional dan non-fungsional)

Menetapkan Requirement

23 of 42

Framework For Deciding Core Application Review Migration

Bila hasil kajian feasibility menyatakan memang migrasi Core Application benar-benar feasible dan requirement solusi sudah dapat ditentukan, maka langkah selanjutnya adalah menyusun dasar yang kuat untuk pengadaan (justifikasi) migrasi Core Application.
Justifikasi harus disusun agar memberikan dasar pengadaan yang benar-benar kuat, mengingat proyek ini biasanya adalah VERY HIGH COST dan VERY HIGH RISK.
Sumber : Sharing Vision Experiences, 2012

24 of 42

Framework For Deciding Core Application Review Migration

Mempersiapkan Justifikasi (Dasar Pengadaan) Migrasi

Justifikasi (Dasar Pengadaan) Migrasi harus dipersiapkan dengan baik, lengkap dan benar agar pengadaan migrasi Core Application

governed, aman dan comply.

Setidaknya, justifikasi yang kuat terdiri atas : Migrasi masuk dalam Rencana Strategis Teknologi Informasi (RSTI) Migrasi masuk dalam Rencana Bisnis Organisasi Migrasi menjadi keputusan Rapat IT Steering Commitee Kebutuhan migrasi dijustifikasi oleh kebutuhan bisnis (strategik dan atau operasional) yang tertulis dalam dokumen yang resmi.

25 of 42

Framework For Deciding Core Application Review Migration

Contoh Justifikasi (Dasar Pengadaan)

Penggantian Core Banking System sudah direncanakan dan dituangkan pada Rencana Strategis Teknologi Informasi (RSTI), Terdapat MoM hasil dari Rapat Tim Pengarah Teknologi Informasi (IT Steering Committee) yang memutuskan diperlukan penggantian Core Banking System yang lebih baik dari sisi efisien dan efektifitas bisnis, Terdapat anggaran rencana penggantian Core Banking System pada Rencana Bisnis Organisasi,

Terdapat justifikasi kebutuhan operasional atau bisnis akan kebutuhan fungsional Core Banking System dari divisi divisi pengguna Core Banking

System

26 of 42

Framework For Deciding Core Application Review Migration

Penentuan TCO / HPS(1)

TCO adalah estimasi total biaya yang dikeluarkan untuk memperoleh, mengoperasikan dan mengganti (acquisition, operation and change) sesuatu selama masa pakai;

terdiri atas biaya langsung dan biaya tidak langsung.

HPS adalah estimasi total biaya yang dikeluarkan untuk pengadaan.

Contoh TCO untuk mengganti CBS

Continue....

Penentuan TCO / HPS(2)

Contoh TCO tidak mengganti CBS

28 of 42

Framework For Deciding Core Application Review Migration

Setelah dasar pengadaan disusun dan didokumentasikan serta dilegalkan, maka pengadaan atau inisialisasi proyek migrasi Core Application bisa dilaksanakan.
Berikut akan dibahas hal yang paling pelik dalam proses pengadaan migrasi Core Application ini, yakni , bagaimanakah memilih solusi terbaik untuk perusahaan (yang biasanya tidak terlepas dengan memilih vendor terbaik bagi perusahaan) ?

Sumber : Sharing Vision Experiences, 2012

29 of 42

Framework For Deciding Core Application Review Migration

Prosedur Pengadaan

Mendefinisikan kebutuhan bisnis Pemilihan proposal dari outsourcer Surat Edaran Bank Indonesia No.9/30/DPNP, 12 Desember 2007 Due dilligent Menentukan pilihan

Due diligence dilakukan untuk menilai kondisi keuangan, reputasi,

kemampuan teknis, kemampuan operasional, strategi pengembangan

30 of 42

Framework For Deciding Core Application Review Migration

Framework Pemilihan Solusi

Core Application System

Kriteria Penilaian

31 of 42

Framework For Deciding Core Application Review Migration

Kriteria Penilaian
Biaya Total Kepemilikan

A s p e k B i s n i s

Pemenuhan Fungsionalitas

s
Pengalaman Vendor Performance Referensi Klien User Friendliness T Kemampuan Keuangan Vendor Manageability Jaminan Investasi Constraint dan Limitasi Teknis e k n p e k

i
s

Arah Bisnis Vendor

32 of 42

Framework For Deciding Core Application Review Migration

Biaya Total Kepemilikan (TCO)

Aspek Bisnis

Estimasi finansial yang dirancang untuk membantu konsumen dan para

manajer untuk memperkirakan total biaya langsung, misal

hardware dan software, dan biaya tidak langsung misal instalasi, pelatihan, downtime, technical support, dll.

Komponen Terbesar TCO

7%
60% 15%
Biaya SDM

18%

Biaya Pembelian
Biaya Downtime Lain lain
Microsoft corp.

33 of 42

Framework For Deciding Core Application Review Migration

Pengalaman Vendor
Aspek Bisnis

Dinilai pengalaman dan lama vendor tersebut dalam

menangani pekerjaan terkait, sehingga adanya jaminan track

record terhadap layanan yang akan diberikan.

Contoh parameter: banyaknya klien dengan level yang sama dengan perusahaan yang telah menggunakan produk tersebut lamanya produk tersebut tersebut telah digunakan lama berdiri lama menangani pekerjaan terkait market share dll

34 of 42

Framework For Deciding Core Application Review Migration

Referensi Klien
Aspek Bisnis

Dinilai dari referensi klien lain yang telah menggunakan produk tersebut.

35 of 42

Framework For Deciding Core Application Review Migration

Kemampuan Keuangan Vendor

Aspek Bisnis

Performansi finansial untuk melihat business survival dari vendor yang akan berpengaruh dalam
kesehatan finansial perusahaan, pengembangan teknologi, penetrasi pasar, dan penetrasi services support vendor.

Vendor Financial Ability diukur melalui Financial Statement Analysis

36 of 42

Framework For Deciding Core Application Review Migration

Jaminan Investasi
Aspek Bisnis

Technical Support Service

(Technical Support adalah tingkat kualitas layanan dukungan vendor dalam operasi dan maintenance perangkat tersebut).

Investment Protection Strategy

(Misal requirement staf untuk operasi sistem minimum; teknologi yang ditawarkan vendor support 2 atau 3 versi terdahulu; dll)

Technology Upgrade Strategy

(Misal kemampuan vendor memberikan kemudahan upgrade/perubahan sistem/teknologi).

Expense Management Assistance

(Panduan dari vendor untuk manajemen pengeluaran untuk sistem dari aspek finansial dan arsitektur sehingga customer mempunyai purchasing power saat implementasi sistem/teknologi).

Warranty
(Jaminan kualitas sistem selama beberapa waktu (tahun)).

37 of 42

Framework For Deciding Core Application Review Migration

Arah Bisnis Vendor

Aspek Bisnis

Arah konsentrasi

pengembangan bisnis dan teknologi vendor.

1. Vendor Business Objective & Strategy 2. Vendor Strengths and Cautions

38 of 42

Framework For Deciding Core Application Review Migration

Constraint dan Limitasi Teknis

Aspek Teknis

Dinilai batasan dan limitasi teknis dari

aplikasi CBS yang ditawarkan berdasarkan kebutuhan

kita.

Parameter yang biasanya dinilai:

extensibility kompatibilitas dengan sistem lain/eksisting batasan ukuran database batasan nominal uang.

39 of 42

Framework For Deciding Core Application Review Migration

Pada saat pengadaan dilaksanakan, perencanaan migrasi juga harus mulai dilaksanakan.

Kadang-kadang sebagian dari perencanaan migrasi juga sudah harus dilakukan dalam tahap feasibility study. Karena migrasi mungkin saja feasible untuk satu skenario migrasi (misal evolutionary) namun tidak feasible untuk skenario yang lain (misal big bang). Sumber : Sharing Vision Experiences, 2012

40 of 42

Framework For Deciding Core Application Review Migration

Implementasi & Change Management : Menentukan Strategi Migrasi

Big Bang
Migrasi ke platform yang baru dilaksanakan pada satu waktu.

Regional Migration
Pada strategi ini, migrasi dilakukan berdasarkan letak geografi, dimana migrasi dilakukan per regional satu demi satu.

Line of Business
Pada strategi ini, migrasi dilakukan per bagian bagian bisnis secara perlahan-lahan.

41 of 42

Framework For Deciding Core Application Review Migration

Penutup

Keputusan migrasi core application merupakan keputusan strategis bisnis yang memiliki dampak sangat besar bagi perusahaan.

Untuk pengambilan keputusannya, perlu untuk mengikuti framework yang telah direkomendasikan dalam sesi 3 ini secara lengkap. Ketika feasibility migrasi sudah dapat disimpulkan, dasar pengadaan (justifikasi) harus dibuat dengan tingkat governance maksimum, mengingat pengadaan migrasi core application adalah very high cost dan very high risk.

42 of 42

Framework For Deciding Core Application Review Migration

Merci bien Arigatoo Matur Nuwun

Hatur Nuhun
Matur se Kelangkong Syukron Kheili Mamnun Danke

Terima Kasih