ADMINISTRACION DEL TIEMPO

SIGNIFICADO
Administrar el tiempo realmente
significa administrarnos nosotros mismos, de tal manera que podamos optimizar el tiempo que tenemos. Significa conducir nuestros asuntos dentro del tiempo disponible para que podamos lograr resultados ms eficaces.

 La administracin del
tiempo corresponde a una manera de ser y de vivir para emplear el recurso ms importante en nuestra vida.

es el arte de hacer que el

tiempo sirva para el beneficio de las personas de las sociedades.

EL TIEMPO ES UN RECURSO ESPECIAL

Todos tenemos el
mismo. Una vez pasado ya no se recupera. Cualquier actividad requiere tiempo.

Algunas de las caractersticas del tiempo son:

Puede ser un enemigo a vencer o un
aliado si lo logramos organizar. Puede ser un recurso escaso, si no se controla en funcin de las prioridades que se le asignen a las actividades diarias. Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y metas que se planteen. No se puede comprar. No se puede atrapar, detener o regresar. Es lo mas valioso que tiene los individuos, por lo que hay que utilizarlo con el mximo grado de efectividad. Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo todo el mundo tiene todo el tiempo que hay. Esta es la gran paradoja del tiempo.

PORQUE ADMINISTRAR EL

TIEMPO?
Es un recurso escaso No puede ser
almacenado ni ahorrado No se puede administrar. El tiempo nos administra No se puede controlar pero lo que hacemos con el si

BENEFICIOS
Nos gua hacia objetivos y metas. Evita el estrs. Facilita la obtencin de resultados
eficientes y eficaces Organiza mejor el trabajo y las actividades

PROBLEMAS EN LA ADMINISTRACION DEL TIEMPO

La escasez del tiempo generalmente resulta de una mala
administracin o una carga de trabajo mal planeada y distribuida. Es frecuente que se trata de hacer demasiado en un tiempo muy corto. Confunden prioridades trabajando en cosas de segunda o tercera importancia dejando lo urgente para despus. Se establecen metas diarias muy por encima de la capacidad de cumplirlas. No se preocupan por registrar los compromisos y actividades La falta de la planeacin del tiempo

PASOS PARA ADMINISTRAR EL TIEMPO

ADMINISTRAR EL TIEMPO ES ADMINISTRAR LA VIDA

1.PLANEACION
Planee con anterioridad
las actividades que va realizar diariamente
Hacer una lista de objetivos a cumplir.

PLANEACION EFICAZ
Reviso mis metas y establezco tareas
diarias especficas. Determino el tiempo que tomar realizar cada tarea. Anticipo los obstculos a los que me enfrentar. Organizo mis tareas por orden de prioridad.

2.ORGANIZACION
Priorice las actividades que va a llevar a cabo
durante el da
Descripcin Resolver la inundacin de la oficina Plan estratgico nuevos productos ... ... Prioridad Importante Urgente Tiempo Estimado Hacer Ya Programar Delegar/Org. No pasa nada

S S NO NO

S NO S NO

PRIORIDADES
Prioridad A Imprescindible de hacerse: actividades
decisivas. Algunas de ellas entrarn en esta categora debido a rdenes administrativas, requerimientos de clientes importantes, tiempo lmite significativo, u oportunidades de xito o desarrollo. Prioridad B Debe hacerse: actividades de valor medio; pueden contribuir a mejorar el desempeo pero no son tan esenciales o no requieren de un tiempo lmite. Prioridad C Deseable de hacer: categora de menor valor. Al incluir actividades tan solo interesantes o divertidas, podran eliminarse, posponerse o realizarse en periodos de poca presin.

LO URGENTE Y LO IMPORTANTE
Urgente: lo que hay que hacer ya, que es
vital en ese momento. Importante: lo que contribuyen a realizar la misin personal. No urgente: que se pueden dejar para despus. No importante: que no estn ligadas estrechamente con las metas planeadas en un principio.

MATRIZ DE ADMINISTRACION DEL TIEMPO

Urgente

No Urgente

Importante

Cuadrante 2: Cuadrante 1: Planificacin, Visin, Valores, Crisis, Presin Prevencin de crisis Proyectos con fechas limites Preparacin, Recreacin Problemas de seguridad verdadera.

No Importante

Cuadrante 3: Interrupciones Algunas reuniones Imprevistas, Visitas Inesperadas.

Cuadrante 4: Actividades de Evasin, Trivialidades Prdidas de Tiempo. Retrabajos

La gallina de los huevos de oro

El hoy y el maana

El huevo o la gallina?
La historia cuenta que un granjero un da va al corral donde tena a sus gallinas y encuentra un brillante huevo de oro. Aunque duda de su suerte, decide llevar el huevo a su casa donde comprueba que el huevo es de oro autntico. Desde ese da, todas las maanas el granjero encuentra un huevo de oro debajo de una de sus gallinas en el corral y Pronto se hace rico. Mientras aumenta su riqueza, tambin aumenta su Impaciencia con los huevos que pone la gallina. En un intento por obtener todo el oro de la gallina de una sola vez, la abre, pero no slo no encuentra nada adentro sino que la mata. Con la muerte de la gallina, sobreviene tambin la desaparicin de su riqueza. Esta antigua fbula, mantiene vigente el enorme desafo al que nos enfrentamos hoy las personas: La cuestin de la sostenibilidad y el uso del tiempo. "Muchas veces, al igual que el granjero de la fbula priorizamos los resultados a corto plazo (los huevos de oro) y ponemos en riesgo nuestro bienestar a largo plazo (la gallina)"

3.AGENDAR
Determinar cundo se
har cada uno de los puntos. La clave no es dar prioridad a lo que est en la agenda, sino ordenar en la agenda las prioridades.

 Hacer cosas en el
momento apropiado. Usar las mejores horas para las tareas ms importantes y difciles. Evitar sobrecargarse de compromisos. Tener un sentido claro de propsito y prioridades. No dejarse tiranizar por lo urgente. Concentrarnos en una sola tarea por vez

4.HACER SEGUIMIENTO
Hacer las cosas de
acuerdo a lo planeado y verificar los pasos de cada objetivo.

seguimiento diario a
la lista de pendientes importantes.

EL TIEMPO EN EL TRABAJO tiempo Analizar las actividades que consumen

Hacer una lista de todas sus tareas y evaluar cada una Dar una gua de cunto tiempo se lleva cada una y cundo hacerla Tener organizado y limpio el lugar de trabajo

Establecer prioridades para el uso de su tiempo Asignar prioridad intrnseca Asignar prioridad de urgencia Determinar el potencial para la delegacin Determinar la necesidad de comunicacin Determinar las personas clave para comunicarse Planificacin adecuada en la agenda diaria

Adems de una buena organizacin de nuestras actividades debemos tener una buena coordinacin del personal de nuestra empresa.

Aprovechar las cualidades de cada empleado, para que no se repitan tareas, que estn comunicados los departamentos dentro de una misma empresa.
Antes de actuar hay que planear y programar cmo vamos a distribuir el tiempo.

LADRONES DEL TIEMPO

Son aquellas interrupciones o distracciones que nos impiden manejar nuestro tiempo adecuadamente

VARIABLES EXTERNAS
Interrupciones del telfono Interrupciones por visitas inesperadas Urgencias Espacios de trabajo incomodo Exceso de reuniones Ruidos y distractores visuales Sistemas de comunicacin deficiente Tramites excesivos (burocracia)

VARIABLES INTERNAS
No saber decir No Aplazar, dejar las cosas para despus Falta de planeacin y organizacin personal Confusin y desorden en la propia oficina Inconstancia, habito de dejar tareas
inconclusas Falta de delegacin eficaz Falta de motivacin, indiferencia Tensin y preocupaciones

PRINCIPIOS TACTICOS
Determinar como estoy invirtiendo mi
tiempo Preveer lo inesperado Agrupar tareas similares Evitar interrupciones Deje de ser perfeccionista Aprenda hacer cmodo lo incomodo

PRINCIPIOS TACTICOS
Divida sus metas grandes en metas
mas pequeas Trate de terminar cada tarea de una vez Deje las cosas en su lugar a terminar un trabajo Realizar las tareas mas complicadas primero Toma accin de manera rpida

CONCLUSIONES
Planifiquemos las actividades Definamos prioridades Organicemos nuestro tiempo No hagamos cosas intiles Aprendamos a manejar el estrs Utilicemos herramientas Evitemos empapelarnos Aprendamos a reconocer lo URGENTE El tiempo es cada vez ms escaso Al administrar las actividades no perder la espontaneidad y la creatividad

Una buena administracin del tiempo implica decidir cmo alcanzar nuestras metas ms importantes de la manera ms efectiva.