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27O
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NORMASTECNICAS
PROPSITODE T.AGUA
REPUBLICADELPERU
. Uniformizar criterios tcnicos de los auditores guberna-entales, para la elaboracin, organizacin y referenciacin de los papeles de trabajo de auditoa. . Difrdi la importancia de la reserva, confidencialidad, propiedad y custodia de los papeles de trabajo. . Elevar la calidad del proceso de la auditora gubernamental en concordancia con las Normas de Auditora
cue
DE PAPELES DE TRABAJo
Gubern,mental -NAGU.
L
IL
ALCANCEDELAGUA
La presente Gua es de aplicacin y cumplimiento obligatorio por eI auditorgubernamental. Las sociedades de auditora observar lo dispuesto en la presente Gua cuado sean designadas por la Contralora General de la Repblica.
BASE NORMATTVA DE LA GIIA
La Ley del Sistema Nacional de Control (Decreto Ley N.26162). Las Normas de Auditona Gubernamental (NAGU). Las Normas de Auditora Generaloente Aceotadas (NACA). Las Normas Internacionales de Auditora (NIA).
U. CONCEPTOS GENERALES DE PAPELES DE
u.rrnoouccrt
CONCEPTOSGENERAI,ESDEPAPELESDE TRABA.'O
UI.
rv. ORGANIZACIN
BA.'O
TR.ABA"IO
Los papeles de trabajo son la evidencia documental del trabajo del auditory estrin constituidos por el conjunto de cdulas y documentos que contienen informacin obtenida y elaborada por eI auditor, desde la etapa de planifrcacin hasta la emisin del iforme de auditora. En los papeles de trabajo el auditor muestra los mtodos y procedimientos que ha seguido y las conclusiones que ha obtenido. .\simismo, dichos papeles contienen lr base para su informe, la evidencia del alcance de su examen y.la prueba de Ia responsabilidad profesional
correspondrerte.
2.1
VII.
7.1 7.2
2. Constitui la fuente primordial para la redaccin del Informe y la evidencia del trabajo realizado, por ende el soporte y respaldo de las observaciones, conclusiones y recomendaciones incluidas en el iforme. 3. Facilitar la revisin y supervisin del trabajo de autora, permitiendo al auditor encargado, al supervide la
APNDICE
A.
sor y niveles jerrquicos gerenciales, revisar los detalles labor efectuada por los auditores y efectuar correcio-
I Achivo permanenre Archivoeplanificacin !- Achivo corriente de auditora frnanciera l1l ly Anvo corriente de auditora de gestin $.fiuo corriente de examen especial J- Acb.ivo de comricacin Y rt de haliazgos
porsip-ificaruna permanente fuente de consulta proporcionando datos especficos para plalificar una nueva
autora.
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LINTn,ODUCCIN
auditora y, acionalmente, permitir la revisin de la calidaddeltrabajo efectuado porel auditorproporcionando al nivel resor competente las evidencias que respaldan los juicios signficativos del auditor.
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tales propsitos al precisar que stos constituyen eI vnculo entre el trabajo de planeamiento, ejecucin y el informe de auditora. Del mismo modo preciimportancia radicanecesariamente en la observancia del auditor respecto a los requisitos tcnicos que
sa que su
P9. 2Tl
BAJO
ITI. EI,ABORACINDE LOS PAPELES DE TR.A,.
elementos de indudable valor. Independientemente de tales consideraciones, el auditor debe realizar su trabajo con el debido cuidado y esmero profesional significando la necesidad de contar con papeles de trabajo tcnicamente elaboados, que contengan la debda informacin sistemtica, as como estar documentados con evidencias suficientes, competentes y relevantes. Ios Papeles de Trabajo deben ser firmados por el personal encargado de su preparacin, revisin y supervisin.
La habilidad tcnica y la destreza profesional del auditor se refleja en el diseo y elaboracin de los papeles de trabajo, dependiendo de la naturaleza de Ia auditora que realiza. Un auditores competente, cuando observa en el desarrollo de su trabajo las Normas de Auditora Generabnente Aceptadas ylas Normas deAuditora Gubernamental, y denota preocupacin por eI cumplimiento del programa deAuditona ydebida sustentacin del exmen, Io cual se reflejar en Ios papeles de trabajo.
A contiuacin seal mos al gunas defmiciones y consideraciones tcnicas, que se debe tener en cuenta para la elaboracin de los paples de trabajo.
BAJO
I-os papeles de trabajo deben cumplir con los siguientes requisitos : 1. Debert ser completos tt exactos. Con el objeto de que permitan sustentar debidamente los hallazgos, opiniones y conclusiones y demostrar la naturalezayelalcancedeltrabajo realizado. Laconcisin
es importante, pero sin perjuicio de la claridad y la integridad que se sobreponen al ahorro de tiempo o papel.
v detallados
co
mpre nsibles
est en capacidad de fundamentar las conclusiones y recomendaciones sin requerir explicaciones adicionales.
3. Deben ser leEibles
_Para que de su lectura un auditor experinentado, que no haya nantenido una relacin direct con la auditoia,
CEDUI.ASAT'XILIARES
ordenados Son las cdulas de trabajo que se originan en las cdulas matrices y son empleadas por el auditor para presentar las diferentes cuentas que conforman un rbro del balance de comprobacin en una auditoria frn.ciera o, la secuencia del desarollo dera transaccinoperativa en una ea determinada en la auditora de gestin, estas cdulas a su vez se pueden denominar cd.ulas sumaras y cdulos onalticas
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Pg. 272
. Cdulas Sumarias
la Son papeles de trabajo que desagrega
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. Cdulas Analticas
cdula sumaria, a medida que el auditorverifica las cuentas o las Son aqueas que srstentan naliticamelte.cada op"rativas deivndose como consecuencia de ello una variedad de cdulas analticas f"r't "*iJi"Iui*" "o*..ion"" apovo a la iformacin sujeta a examen' en
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TIPOS DE COULAS DEL ARCHIVO DE EXAMEN ESPECIAL
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RESMEN oE o8sRVAcIoNES
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AuorToRiA
En la elaboracin de los papeles de trabajo se debe tner presente laS siguientes consideraciones :
1. Cada cdula debe
incluir en el encabezmiento:
o. rpo de uxamen
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baj o
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u" trabaj
o se
debe
5. Se deben indicar especcamente las fuenes de que respalden la propiedad de los registros y operaciones efectuadas6. Las aseveraciones oue contienen deben estar correcta y suficientement rspaldadas y sustentadas. 7. La pulcritud y exactitud debe ser otro de sus atributos. 8. Las cdulas de trabajo deben tener una referencia cruzada con otros papeles de trabajo relacionados con el programa de auditoa. Una efectiva referencia cruzada disminuye la necesidad de copiar los datos. 9. Para evita confusin y complicaciones al archivar los papeles de trabajo, se debe utzar ra cdula de trabajo para un sIo asunto. 10. Deben ser llenados slo por el anverso.
inforrnacin
11. Respecto a la
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g.
da como listados informticos (autorizados y visados por los niveles correspondientes) o fotocopias debidamente
ffioH.H.T"".1"*T;.1*:."iJ,"'i."-"r..
Tlabajo deben prepararse q 4! o . vPs q rL aloiz lapicqo da cobr g ti3ta negra. - - - r' { Su olraido dete eer conciso mostrando relacin directa coa cl tra\fil tmsgte u"".1Jol*" ^-*
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Relacin de Qomprad Sleccionadas
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CALCULADORA CASIO BAPFL FOJOCOIIA.. FOTOCOPIA.. PAPELERIA'DIVERSA .
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STUDIUM
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ffi',nn,r
Registro de rdenes de compra y de
-----.
servicios
E4.1.1
3.3 MARCAS DE
AUDITORIA
contabilidady
Todd cdulade trabajo d.ebe seruir o un propsito,por tanto debe contar con mrcas del trabaio efecluado.' Las marcas bsicas de auditora que se utilizan en los papeles de trabajo son de dos clases: concepto se emplea frecuentemente en cualquier audito-
rA
vertical
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horizontal
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es decir sin
Circularizacin
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Acontinu.cin
de marcas de
se
auditora:
ican
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PP
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a) Las marcas se escribirn exclusivenente con lpiz o lapicero rojo. b) El supervisor emplear lpiz o lapicero de color distinto para sus notas, observaciones o modificaciones en los papeles de trabajo. c) Se inclui en la ultima hoja de cada nbro o rea examinadaunacdula de catorce (14) columnas indicando las marcas utilizadas v su resoectiva levenda . d)Nodebe registrarsernamarca de utora antes de efectuar el procedimiento correspondiente.
Posterior
Cobro
Posterior
BA'O
TV.
auditorade sicnificado unifonne a ser utilizadas en la elaboracin -de los papeles de trabajo:
cas de
Conforme lo establecido en la NAGU 3.50' los papeles de trabajo deben archivarse debidamente organizados, desechaido las cdulas innecesarias; estarn ordenados de acuerdo a su naturaleza de forma tal que permita su comprensin v fcil acceso. Generalrreate los archivos de paples de trbajo se dividen en :
SMBOLO SIGNIFICADO
..r/. : 1. :
Cotejado,
ARC}ITVOPERMANENTE
.
comproDado,
Se caractertza por constitui fuente sustancial de informacin actualizada para las auditoras. Debe ser ors.anizado de acuerdo a la naturaleza de las entidades
suietas al Sistema Nacional de Control. v . a las necesidadei y requeri.noientos de informacin de la auditora.
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P9. 274
NCUTO CORRIENTE
relacionada Debe esta constituido por informacin' ptoceso- e la auditort{ ,f], l-"-iodo ;;oi;". Al tnino del examen v a criterio del autor ;;"d"" insreenta eI Archivo Permanentc
al manejo de los recursos pblicos y al cumplimiento de metas y obtencin de resultados previstos por la entidad.
-riliri]J"i-
""" informaciu:
at"ftito-s.i ebe
mostrar claramente la
o.
tapa de
siguiente
Incluye la informacin relacionada con las comuicaciones de hallazgos as como las respuestas de los mismos.
- Nombre, siglas y-ubicacin de la entidad auditada - Unidad a cargo del 'rixl men - fioo de Examen - Aea(s) a Examinar - Perodo Evaluado - IntesraDtes del equipo de auditora - Fech-a de inicio y termino del trabajo de campo - Nmero del Informe de Auditora
De acuerdo a las caractersticas particulares de los papeles de trabajo, se ha establecido una clasificaein de Ios archivos identifrcndolos a travs de nmeros romanos y una codificacin.alfabtica para su contenido, siendo esta clasificacin Ia siguiente:
ARCHTVOS
I,
ll
PERMANENTE DE PLANIFICACIN
CORRIENTE DE AUDITORh 'IT.IANCTPRA
Incluir informacin o documentacin de la entidad auditada la cual por su naturaleza, cantidad y variedad se halla relacionada con los objetivos del examen; cuya implementacin se basa en un manejo prctico y eficiente para la revisin y supervisin por parte de los responsables de la auditora (Listado de Cartera de Colocaciones, Listado de Inventario Fsico, Listado de Cuentas por Cobrar, Pagar, etc).
X. ARCHIVOS VARIOS Incluir papeles de trabajo y evidencia de las diversas actividades de control no comprendidas en ninguno de los tipos de auditora gubernamental. (Visitas a las SOAS, visitas a los OAI, presupuestos adicionales de obras: etc.). CONTENIDO De acuerdo a los tipos de auditora gubernamental,
oue realizan ]os auilitores del Sistema Nacional de Control, se ha establecido un nce en el contenido de los versos archivos de papeles de trabajo. A continuacin presentamos la cartula de los archivos, as como la relacin de cdulas y documentos de su
u.
VARIOS
contenido.
I. ARCEIVO PERMANENTE
on, organizacin, operaciones y planes de una entidad; qye por su naturaleza continua no corresponden necesanamente a un solo perodo de operaciones. Constituye la 9aie de informacin para la planicacin del examen y ruluros exmenes, debiendo revisarse y actualizarse penodtcamente, segn lo establece la NAGU 2.a0
IL ARCErVO DE PI,AIYIFICACIN
*
Dcbe-co-ntener toda la documentacin relacionada al laln de la_planificacin especfrca, del perodo sujeto a erca, scgn la NAGU 2.2b
,r,sffiT-o cistffio
El fnce de los papeles de trabajo permite al auditor aplicar un ordenamiento lgico y adecuado del contenido de los mismos y es importante para facilitar la identificacin en forma rpida y oportuna de la informacin y los resultados obtenidos. Todos los papeles de trabajo deben ser codifrcados de acuerdo a los ndices establecidos.
5.2 REFERENCIA CRUZADA
Los papeles de trabajo deben ser identificados y referenciados a fin de permitir u interrelacin y facilitar su acceso a las evidencias en cualouier fase de la auditora.
CoRRTENTE DE AUDTTORA DE
"m*l$:l:uxr",:it?i3*iu""H:ffiih";
Pg. 225
utilizadas.
En la cdula 83 se indicar: Cdulas 84 a Bg no
2. Indicar en la cdula en Ia que.se efe.-cta-la internrpcin, el cdigo de la siguiente cdula utilizada.
la infortnacin recibida (que sustenta la cdula)' se referencia por el lado izqui.erdo. l, informocin oue se enula como sustento de una cdula sumaria, se referencia por el lado derecho. La informacin a ser cruzada puede encontrarse tanto en el mismo archivo como en otro; en cuyo caso, conjurtamente a los cdigos referenciados, se indicar el nombre del archivo del cual proene o al cual se enva la informacin. Si no fueran utilizados todos los nmeros en las cdulas, se deber efectuar rna indicacin al respecto a f-tn de asegurar que los papeles de trabajo estn completos.
Caben dos opciones:
Bl utili-
zada es BlO.
mas de
rior
rrollaron
Se debe referenciar cada procedimientode los prograautbrla a los papeles de trabajo donde se desa-
la internrpcin.
Eiemolo
Cdulas
utilizadas: 81
Se debe referencior las cdulas sumarias a las cdulas matrices v las analticas a las sumarias Se dz6e referentor cada uno de los puntos contenidos en el inform de auditora a los papeles de trabajo de donde emergen dichos hallazgos.
Balanco de Comprobacn
Ref. Concepto
Saldo 1,000
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Existencias
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Corrients
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Caia - Banco
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Caja Chiclayo 30
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P8. 276
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INGFESOS Y EGRESOS ANO I995.
ELABoRE CDULA auxtLlAR oEL Mov. OEL MAYOF (BALANCE COMPROBI RE. TABILIDAD.
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REF. CONCEPTO
C.General FDO.P.PAG.EFEC.
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FUENTE
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Lfbro
Mayor
Lima,jueves
24 de diciembre de 1998
Pg. 277
EL AIJDITOR ENCARGADO
El arlditor encargado dehg revisar los papeles de trabajo en el campo, oportunamente. una vez oue se hava ^ electuado un procedrmiento de auditora especfrco. Una revisin oportuna hce posible la continuidad de Ia Iabbr 1..1911111:t_l9lt_91 .ftltot.""rtando que. las observaciones queden pendientes, en el caso que el personal rnvolucrado haya stdo asrg:rxado a otra auditora. Al revisar los papeles de trabajo verifrcar principalmente lo siguiente:
^..r11^91doddad auoltorra.
con la aplicacin con las normas y criterios de auditora, as como tambin del programa de
d) Que los papeles.de trabajo-sean legibles, comprensibles, completos, precisos y pulcros: con la frnalidad de proporcronar un respaldo adecuado para los hallazgos, conclusiones y recomndacions. e) Que los archivos estn orgaaizados adecuadamente. Adems no sean voluminosos ya que dificultan su manipulacin y se deterioran rlidamente por eI uso.
6.2 EL
iformacin ,^- !)9-q" li establecidos contenida deba limitarse a los asuntos ns importantes, pertinentes y tiles con relacin a los objetivos para la auditora. c) Que las evidencias obtenidas sean suficientes, competentes y relevantes.
AUDTOR SI'PERVISOR
. a) Q99
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_ !l 9"-. Ia ejecucin.del trabajo de.auditora se est realizando de conformidad con las normas, criterios y procedimientos establecidos para el trabajo de auditora. {simise, que las evidencias obtenidas sean'suficierteJ, competentes y relevantes. c) Que.el informe de auditora se haya preparado de acuerdo a las normas y criterios tcnicos para el contenido y presentacin. debe ser p.untual, incluyendo como cada _una de sus tareas la revisin peridica y proq'riesrva de los papeles de -_^91i,_11:1q1grygrvipi{n tabajo a medida que se tenga un avance en la labor de autora. Acemas es necesano oue el superwrsor ef'ecte una revisin completa de los papeles de trabajo, cuando el trabajo de camFo concluya.
6.SNTYELGERENCIAL
EI auditor
d-e
de trabajo con la finalidad de cerciorarse, que se cuenta objetiva, en respaldo de las labres de auditora y de los hallazgos ncontrados-
T.l CONFIDENCIALIDAD
Los papelo,s de trabajo son de naturaleza reservada y secreta; debiendo manteoer dicha condiciu durante el transcuso de Ia autoa gutsr:na-g-nta_l e lnclusive-desius d-s 6li!,ada esta. Bajo ning.n motivo o circunstancia, el audito-r.-debe divulgar el contenido de los papeles e trabajo. Su uso no ato.i"ido o prdida generara l responsabilidadcorres-ponente. La condicin de "CNFIDENCIALIDAD" es esencialmente importante debido al hecho que su contenido revela inf-oraacin de la entidad examiaada, as como el alcance de Ia auitoria, la extensin y natiraleza e1.s p.rr"bu.
apcadas. 7.2
PROPIEDAD Y CUSTODIA
,- -Los.papeles de^trabajo.son de propiedad de los.rganos conformantes del Siste.ma Nacional de Control, y de Ias iocredades de Auditora cuyos exmenes practicados contaran con la autorizacin de la Contralora Geral. . !l auditor gubernamsal cautelar la integridad de los papeles de trabajo, debiendo aseguar en todo momen[o y baJo cualquier circunstancia, el carcter reservado de la inlormacin contenida en las mismas. _ -fara.evitar que personas ajenas tengan acceso a los papeles de trabajo, deben tenerse en cuenta las siguientes
precauc.ones:
a) Asegurarle que el , segrrndad surcente. -biente proporcionado ra
c) Concluida la
b) Guardar los papeles de trabajo en credenzas o armarios bajo llave. auditora (rgmitido el informe ), los papeles de trabajo
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I. ARCHIVO PERMANENTE
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REGULAN SU FUNCIONAMIENTO
INSTRUCCIONES Este archivo se debe implantar para cada entidad sujeta a controlyestarconformadoporun@nuntodedocumentosen los que se inctuyen copias y extraclos de informacin de inters, de utlzacin continua o necesara para futuros exmenes. Se actualizar peridcamente a fn de permtir su fcil utilizacin, especalmente en la fase de planficacn de la auditorla. ElArchivo Permanente se codficarcon la letra P, habndose establecido la coditicacin alfanumrca para los diversos documentos, sealados en el reverso de la taDa de dcho archvo. Respecto a la codifcacn de los documentos que confoman los Cdgos P1 , P2 .... P19 delArchivo Permanente, podr utilizarse lahumeracin correlativa (P1.1, P1 .2,... Pl.N o P1l1 ,P112, .... P1/N) u otra, de carcter prctico, a criterio del auditor. oebe sealarse que a paftir del cdigo P2o, el auditor podr incluir documentos adcionales de naturaleza permanente, de acuerdo a las circunstancias. Los documentos que se retiren de las diversas seccones del Archvo Permanente, sern trasladados a otro legaio de informacn inactva, dejndose en su lugar una cdula donde se seale el tpo de documento y las razones de dcho traslado. INSTRUCCIONES Esta seccin debe contener informacin sobre la Ley OrgnF ca de la entidad o Ley de Creacin de la entidad y una relacn de Leyes, Decretos Legislativos, Decretos Leyes, Decretos Supremos, Resoluciones, Estatutos y dems normatva aplicable. Se deber preparar un fndce donde se describa toda la documentacn que se archivar en esta seccin, consignndose la referencia de la codificacin yel ttulo o contenido del documento referido. Eemplo:
NDIcE
Referencia Contendo Ley Orgnca de la endad Decreto Legislativo XX Estatutos
P1. I a P1.18
Lima,jueves 24 de diciembre de
qperuono
REGLAMENTo oE oRGANIZACIN Y FUNCIONES - IROF) APROBADO
INSTRUCCIONES
Esta seccin debe contener una copia o fotocopia autentcada
INSTRUCCIONES Esta seccin debe contener copia o fotocopia autentcada del Reglamento de Organizaciny Funciones (FIOF) vgente aprobado por la Alta Direccin de la entidad. En caso, que este documento no se encuentre aprobado, se deber archivar con el comentarlo respectivo, a fn de mantener la evidenca de esta situacin. La codificacin, aclualizacin, traslado o retro de este documento. se realizar de acuerdo con los criterios indicados en las Instrucciones del Archivo Permanente.
delOrganigrama Estructuratvigente, aprobado por la Alta Oireccn de la entdad que corresponda. En caso que el organigrama no se encuentre aprobado, se deber archivar con el comentario respectivo, a fin de mantener la evidencia de esta stuacin. Asmsmo, se incluir de considerarse necesario el organigrama anteror. . La coditicacin, actualizacin, lraslado o retiro de este documento, se efectuar de acuerdo con los criterios sealados en las f nslrucciones del Archivo Permanenle.
Opcionalmente, de existir, se podr incluir el organigrama funcional de la entidad, documento al cual se le dar smilar
tratamiento al expuesto anteriormente.
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P2
INSTBUCCIONES
Esta seccin debe contener @pia o fotocopia autentcada de los Manuales de Procedimentos aprobados por la Alta Direccin de laentidad que seencuentran vigenteso en uso. Enelcaso, que estos documentos no se encuentren aprobados, se deber archivarcon el comentario respectivo, a fin de mantenerla evidencia de esta situacin. La codilcacn, actualizacin, traslado o retito de los documentos, se efectuarn tomando en consderacn los crteros sealados en las Inslrucciones delArchvo Permanente.
P4
P5
INSTRUCCIONES INSTRUCOONES
Esta scon & crldads do la erilided' donde del Plan Esta seccin conlendr copa o fotocopia autenlicada la enti' Ooeratu llrru"ional aprobado por la.Atta Direccin.de Inclulra los resuF dd, con relacin a los ltmos aos Asmsmo' taJs y logros atcanzados en las metas y objelivo-s-ll"^t1d-o:'---iicod-ificacin, actualizaci<Jn , retro o traslado de este docueleauar de acuerdo con los criterios ndicados en las
-',9*I':: tt;*" ;n*sriwosv oe las princpales transaccrones i"dqe" qre *':"1i11:?:itl',:: i?151' ro"u. L codilicao' actEll':ao(
los criteros lnt]. "'a"tn.raatedocon 'uad"*t del Achivo Permanente'
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ESTADOS FTNANCIEROS
INSTRUCCIONES Esta seccin debe contener copia o lotocopia autenticada del ltmo oresuDuesto nstitucionalaplobaclo por la Alta Direccin de
INSTRUCCIONES de Esta seccn debe contener copia o fotocopia autenticada por la enlllos ltimos estados linancieros definitivos preparados dad. ---hespecto a los estados financieros, se debe indicar, si stos por el c)rgano han sido o no examnadop porAudtores Externos o de Audtorfa Interna de la endad' que.resu' simismo, se debern preparar papeles de trabao n"irti de los pncipales'ru'bros de los reportes finan' .itoo conveniete sealar su significancia econmica unidades monetarias o porcentuales' i."i"i"toao) -La "n coaificion, aclualizacin, traslado o retiro de estosdocu' en menios, se efectuarn de acrerdo con los criterios sealados las Instrucciones del Archivo Permanente'
incluir la documentacn sobre modficaciones presupuestarias aprobadas y evaluaciones realizadas por el rea responsable en forma trimestral o semestral. La codilicacin, actualizacin , traslado o rero de este documento, se realzar de acuerdo con los criterios indicados en las lnstrucciones del Archivo Permanente.
P8
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Lima,jueves
24 de diciembre de I 998
P9. 28L
DENUNCIAS
INFORMES DE AUD]TORA
INSTRUCCIONES
INSTRUCCIONES
Esta seccin debe contenercopia o fotocopia autenticada de los informes correspondentes a las auditorfas y exmenes espe-
nido de los citados inlomes sobre aspectos importantes que tengan relcn o afecten elalcance del examen a realizaGe. Asmismo se debe preparar un fndice donde se describa toda la documentacin que se archiva en esta seccn, e manera anloga a lo eempllicado en las secriones precedentes. La codificacin, actualizacin, traslado o retiro de los documentos, se electuarn de acuerdo con los criteros sealados en
las Instrucciones del Archvo Permanente.
Esta seccn debe contener una relacin de las denuncias presentadas portelceros a laentidado a la Contralorfa General de la Repblica, sobre hechos presunlos de taltas graves o ndicios razonables de @misin de delito contra la entidad. Al respecto se debe prepararpapeles de trabaoque resuman y clasfiquen aspeclos importantes que permtan obtener nfomacin que pueda afeclar los obetivos y alcances del examen a realizarse. La codificacn, actualizacin, traslado o retiro de los documenlos s etectuar de acuerdo con los criterios indicados en las nstrucciones del Archvo Permanente. No obstante. es convenenle preparar un fndce en donde se detalle toda la documentacin que se archva en esta seccin. Elemplo:
NorcE
Referencia Oenuncias
P10
P 11
INSTRUCCIONES Esla seccin debe contener los papeles de trabao que describanen toma resumida los aspectos-ms importantes delcontenidode los informes evaluados porelOrgano Auditorfa Interna de la entidad en relacn al Ptan Anual de Auditorfa.
De considerarse necesario se obtendr copia o lotocopia autenticada de la informacin important que @ntengan estos
informes. La codmcacin, acfuafizacin, traslado o retro de los documentos se realizar de acuerdo con los criterios sealados en las instrucciones del Archivo Permanente.
P12
Pt3
ll-
f Peuono
RESUMEN DE LAS DECISIONES MAS TMPOR-TANTES "---'opuoAs
INSTRUCCfONS
INSTRUGCIONES
que nters relevante re6Jnendo a los acuerdos de las sesones so oncuentran rcgistradosen el Lbfo de Actas del Directorio, Junta de Atminisbaci o Sesionesdel Conceo Municipal' segn seael
Est seccn debe contener los extractos de las decisiones ms portantas adoptadas por la Alta Direccin y que son de
caso.
De comiJerase necesario, se oblendr fotocopa autentcada da aquX aspeclos imPorlantes para ef auditor' iospeao los papeles de trabao preparados por el auditor (artrctos), debefn @ntenercomo mfnimo el nomble de la fuente lUo, a tpoOe sesin ordinaria o extraordinaria, el nmro de los drectores'que asstieron a la sesin y por ltimo el nmero de rmas al finalizar la sesn. [3 codificacin, actualizacin, traslado o rtiro de los documentos. se efectuar de acuetdo @n los crlerios sealadosen las nstrucciones del Archivo Permanente.
La codificacin, actualizacin, traslado o retiro de los docu_ mentos, se efectuar de acuerdo con los critefios sealadosen las que se archvar en esta seccin. Ejemplo:
inslrucciones del Archivo Permanente. No obstante, es @nveniente ptepararun fndice, donde se detalle toda la documentacin
tNotcE
DirectvaNey
Drectiva Ne z
P14
P15
MEMORIA
INSTRUCCIONES
celebrados por la entdad y que se encuenlren en vigencia. Siempreque sea posible se obtendr copia o fotocopia autenticada de todos los contratos de importancia. Si esto resultara mpractcable, se prepararn resmenes de todos los puntos importantes cDntenidos en tos msmos. Esta documentacin ser archivada en orden cronolgico y deber incluir entre otros, los convenos suscritos por la entidad con Organismos Nacionales e lnternacionales, decarcterpblico o privado; asl como, los contratos de honoraros oot servcios. alquileres, crditos y deudas a largo plazo y otros similares. Las copias o resmenes de @ntratos que afecten a un solo eiercicio deben archivarse en fos archivos de papeles de trabajo del eiercico respectivo. Dependendo de su volumen y sgnitican-
Esta seccin contendr un ejemplar de la ltima Memoria Anual aprobada por la Alta Direccin de la Entidad, asf como
memorias de los 4 aos anteriofes. La codilcacin, actualzacn. traslado o retiro de los documentos, se efectuarn de acuerdo con los criteros sealados en las instruccones del Archivo Permanente.
cia, pueden archivarse, a criterio del audtor, en el'arhvo oe planifcacn o en otro que considefe adecuado, de acuerdo a las
crrcunstancias. ta codifcacin. actualizacin, traslado o retiro de los documentos, se efectuarn de acuerdo con los criterios sealados en las nstruccionesdelArchivo permanente. No obstante. es convenienle preparar un fndice.
P16
P17
@fW
OONACIONES INSTRUCCIONES Esta seccin contendr los papeles de lrabalo que describan en forma fesumida los convenos nacionales e internacioflales de donaciones ms imDortantes suscritos por la entidad. De considerarse necesario se obtendr lotocopia autentcada de los convenios cuya informacin se consdere mportante. La coditicacin, actualizacin, traslado o rero de los docuentcs, se efectu ar de acuercF. @n los crterios sealados en las
labora, perodo de gestn, condicn laboral, direccin domicilaria, telfono u otra informacn que se conscfere importanle. El ciado documento deber estar aprobado por un funcionario responsable de la entidad. La coditicacin, actualzacn, lraslado o retiro de los documentos. se efectuar de acuerdo con los criterios sealados en las instrucciones del Archivo Permaneote.
instrucciones del Archivo Permanente. No obstante, es conveniente preparar un fndce, donde s detalle toda la documentacin
que se archivar en esta seccin. Elemplo:
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Donaciones Referenca P19.1 a P19.10 Donacin'x' P19.11aP19.30 Donacin'y' Pl9.31 a P19.N Donacin'z'
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MEMORNOUM DE PLANIFICACIN
It. ARCHIVO DE PLANIFICACIN
INSTRUCCIONES INSTRUCCIONES
En este alchvo se inclurtoda la documentacin sustentadora (elacionada con el proceso de planificacin de la audtoria y el En esta seccn se debe archivar el Memorndum de planificacin y los papeles de trabajo que sustentan el msmo, esto es la estrategia general a aplicarse, derivada del cabal conocmento y comprensn de las activdades, sistemas de controle nformacin y disposiciones legales aplicables a la entidad examinada, eue permitan evaluarel nivelde riesgo de auditora, as como detemh nar y programar la naturaleza, oportunidad y alcance de los orocedimientos de auditora. El Memorndum de Planilicacn deber estructurarse y contener como mnimo, toda la ntormacin sealada en la Norma de Auditora Gubernamental NAGU 2.20 Planficacin Esoecfica. La codificacin de esle documento se electuar de acuerdo con los criterios sealados en las instruccones del Archvo de Planificacin. Su elaboracin es de responsabilidad del auditorencargado y del supervisor del equipo de auditora, y su aprobacn de los niveles gerencales correspondienles.
plan de auditorfa propiamente dcho. El archivo de Planilicacin deber contenel cnteros y nerramientastcncas utilizadas para la plantlcacin de la audtora, as como informacn sobre el estudio preliminar de los Sistemas administrativos de la endad que estn denko del alcance del exanen. El Archivo de Planlicacin se codilicar con la leiraL' habin' dose establecido la codifcacn alfanumrica para las diversas cdulas. sealadas en el reverso de la lapa de dicho archivo. Para la codficacin de los documentos que confolman los Cdgos L1 , 12,.. y L7 del Archivo de Planificacin, tambin podr utilizarse la numeracin correlativa ( L1.1 , Ll .2 ...L1 .N o L1/1 , L1l 2,........L1|n) u otras de carcter prctico, a critero del auditor. A partir del Cdigo L1 3 el audtor podr incluir nuevos documentos de planiricacin de acuerdo a las circunstancas. Debe sealarse oue la codificacn de las reas admnstrativas u operativas examinadas, se electuar de acuerdo a la forma propuesta. Eiemplos : LA para elrea de Abastecimiento, LB para el Area de Tesorera. etc.
L1
PROGRAMAS OE AUOITORA
INSTRUCCIONES
INSTRUCCIONES
En estaseccin se incluir la documentacinque ha permtido concluir con la actualizacin del archivo permanente y la atencin de los puntos pendientes resultantes del 'conocimiento y entendimento de las actividades de la entidad'. /
En esta seccn se incluirn los Programas de Audtora elaboradosen base a losobietivos del examen que se encuedran
consgnados en el Memorndum de Planifcacin. Los programas de audtora deben estar aprobados por los nveles gerenciales correspondentes para que puedan ser aplicados durante la fase de ejecucin. Elprograma de auditorladebe serlo suficienternente detalladode maneraque sirvade gulaycomomedio paracontrolar la adecuada ejecucn del examen, contemplando su estructura bsica, obietivos y los procedmientos mnmos de auditora. En esta seccin se deben archvar los programas de auditora, los cuales comprenden una relacin ordenada de procedmientos a ser aplcados en el proceso de la auditorfa, para la obtencin de evidencas suficientes, competentes y relevantes. Asimismo, dichos programas de auditorfa deben serflexibles, de talforma que en eltranscurso delexamen oermitan modificacones, mejorasyatustes en los procedimientos previamente establecidos (procedimentos alternativos).
Pg.
pnoceoilllelos oe RevtslH tNr-Ttc
CONOCIMIENTO Y ENTENDIMIENTO PREVIO DE LAS ACTIVIDADES OE LA ENTIDAD INSTRUCCIONES Esta seccin debe nclur los papelesdetrabalo que sustentan el conocimiento y entendeminto de tas actvidades de la entdad que provienen de los estudios y visitas preliminares electuadas a la entidad examinada.
INSTRUCCIONES
En esta seccin se incluyen los papeles de trabao oue sustentan los resultados de la aplcacin de tos procedimie;tos de revisn analtica, tales como los relativos a la comparacin de los Ealances Generales, partcipacn porcentual de cad acon1onente o rubro del Balance y del Estado de Gestin, anlisi del marco presupuestal, etc.
DE LA EttTtDAD
INSTRUCCIONES
En esta seccin se ncluyen tos papeles de trabajo relaconaclos con los componentes referidOs a los Estados Financieros y
INSTRUCCIONES
En esta seccin se incluyen los papeles
defabaio elaborados
Presupuestales,
como resultado de las entrevistas con los funconarios de la entdad de acuerdo con una agenda preparada.
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gvatuclN oe tn estnucluRt
OEL COTROL INTERNO
INSTRUCCIONES trabalo que revelan En esta seccin se incluyen los papeles de operaoones mas com<rniento qe se h obtenido de las iportatc do la ontidad.
INSTRUCCIONES
En esta seccin se incluyen los papeles de trabaio que sustentan la evaluacin de la estructura del control intemo. efectuado por elaudtortales como: elambiente de control, estudio del sislema de contabilidad, procedmiento de control, etc.
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L9
DETERMTNACTN
INSTRUCCIONES
En esta seccin se incluyen lospapelesdetrabaio que revelan los resultados del anlisis efectuado y consideradas en las cdulas anterores que en conjunto han permtdo establecer los componentes u operaciones que seln examinados.
INSTRUCCIONES
L10
L11
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Y PUNTOS DE ATENCION INSTRUCCIONES
Pg. 287
Esta seccn debe incluir papeles de trabao que sustentan el anlsis efectuado para dentitcar las reas crftcas que revisten materialidad, ascomoaquellascdulasquecomoresultadode los procedimenlos anteriormente aplicados, amertaron la atencin
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BALANCE OE COMPBOBACTN
INSTRUCCIONES En esta seccin se incluir el balance de comprobacn de la entidad a la fecha del examen, el cual debe estar debidamente aprobado por los tunconarios responsables. Oebe sealarse que a crilerio del auditor, podr ncluiren esta seccin las cdulas matrices y auxiliares formuladas en base al balance de comorobacin. Se codifcar este documento de acuerdo con el critero sealado en las instrucciones del Archivo Corriente de Auditora Financiera.
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TNSTRUCCIONES Eneste Estaoos to" tuai"ntatoos conespondienles a la auditora a los documnarchivo se incluirn los papeles de trabajoy
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ESTADOS FINANCIEROS
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INSTRUCCIONES INSTRUCCIONES Enesta seccin se incluirn los Estados Financierosala fecha del examen (balance general, estado de ganancias y prdidas, Esta seccin incluir la correspondiente cdula matriz y los papeles de trabajo que sustentan la evaluacin realizada por el auditor, sobre la razonabildad del saldo del rubro, debidamente referenciados. Asimismo incluir los anliss de la cuenla elaborados por la entidad, conteniendotoda la inlormacin que se requiera para su examen. Tambin se nclurn en esta seccin las respuestas obtendas de las c!nfirmaciones solicitadas a las entidacontrol y papeles de trabajo.
estado de cambios en el patrimono nelo y estado de fluios de efectivo) debidamente aprobados por los niveles gerencales o titulal de la entdad examinada. Se codilicarn estos reoortes de acuerdo con el criletio sealado en las nstruccionesdelAfchivo Corriente de Audtora Financiera.
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Lima,jueves24dediciembredelee8
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CUENTAS POR COBRAB
lNsfBUcctoNEs
Esta seccin incluir la conespondiente cdula matriz v los papeles de trabajo que sustentan la evaluacin realizada o'or el auditor, sobre la razonablidacl del saldo del rubro, debidamente eferenciados. Asimisrno, debe incluir los anlisis de las cuentas @nformantes formuladas por la entdad, conteniendo toda la
informacn requerida para su examen.
INSTBUCCIONES Esta seccin inclur la correspondiente cdula matriz y los papeles de trabaio que suslentan la evaluacin realizada por el auditor, sobre la razonabilidad del saldo del rubro, debidamente reterenciados. Asimismo, incluirn los anlss de las cuentas
conformantes
Fnalmente, deber incluirse la conclusin del rubro en la dula matrzohaceGe referenciaenstaa lacdulaendondese
enaJentre.
cobrar dversas, provisones para cobranza dudosa) formulados por la entdad, conteniendo toda la informacin requerida para su examen.
Se codificarn estos documentos de acuerdo con el criterp sealado en las instrucciones del Archivo Coriente de Auditorfa Fnanciera.
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EXfSfENCtAS INSTRUCCIONES Esta seccin incluir la conespondiente cdula matriz y los papeles de trabajo que sustentan la evaluacin realizada Dor el audilor, sobre ta azonabilidad del saldo del rubro, debidamene refererciados. Asmsmo, incluirn los anlisis de las cuentas conformantes ( productos terminados, productos en proceso, materias primas, suministros diversos y existencas por recibr ) formuladas por la entidad, conteniendotoda la informacin requerida para su examen.
Esta seccin ncluir la corespondiente cdula matriz y los papeles de trabaio que sustentan la evaluacin realizada por el audilor, sobre la razonabilidad del saldo del ubro. debdamente referenciados. Asimismo, incluirn los anlisis de las cuentas conformantes (seguros, alquileres pagados por adelantado, e
intereses por devengaf , etc.) elaborados por la entidad, conteniendo toda la intomacin requerida para su examen. Finalmente, deber incluirse ta conclusin del rubo en la cdula mairizohacerse referenciaen sta a lacdula en donde se encuentre. Se codficarn estos documenlos de acuerdo con el criterio sealado en las instruccones del Archivo Corriente de Auditorfa Financera.
Finalmente, deber incluirse la conclusin del rubro en la cdula matrz o hacerse referencia enstaa lacdula endonde se enqentfe. Se codificarn estos documentos de acuerdo con el criterio sealado en las instru@iones del Archivo Coiente de Auditorfa
Financiera.
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INSTBUCCIONES
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y los Esta Seccin inctuir la clnespondienle cdula.matrizpor el pape-rJde trabaio que sustentaliaevaluacin realizada d:ld:T"-l* "-ii,.ot" r" iaznablidad del saldo del.rubtor
;;'.;d.;. stltto,
inclurn los anlisis de las cueilas toda la conlomantes elaborados por la entidad' conteniendo
informacn requerida para su examen'
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del rubro en la Finalmente, deber incluirse la conclusin rererenciaen sta a lacdulaen doncle se
el criterio
con Se codificarn estos documentos de acuerdo de Audlora sena]o en tas nstruccones del Archvo Corienle Financera.
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BTENES AGROPECUARIOS
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INSTRUCCIONES Esta seccin nclur la correspondienle cdula matriz y los papeles de iraba.io que sustentan la evaluacin realizada por el ubitor. sobre la razonabldad del saldo del rubro, debdamente referencados. Asimismo, incluirn los anlss de las cuentas
INSTRUCCIONES Esta seccin incluir la conespondente cdula matriz y los papeles de trabao que sustentan la evaluacin realizada por el ubitor. sobre la razonablidad del saldo del rubro, debidamente referenciados. Asimismo, inclurn los anlisis de las cuentas @nformantes elaborados por a entidad' contenendo toda la informacin requerida pala su examen. Fnalmente, deber ncluirse la conclusin del rubro en la
conformantes (plantaciones permanentes, ganado reproductor' etc.) lornrutadas gorla entidad, conteniendo toda la informacin
requerida para su examen. 'Fnalmente, cdula matrizohacerse reterencia en sta a lacdula endonde se encuentre. Se codificarn estos documentos de acueldo con el crlerio sealado en las instrucciones del Archivo Coniente de Auditora Financiera.
cduta matriz o hacerse referencia en sta a la cdula en donde se encuentre. Se codi{icarn estos documentos de acuerdo con el criterio sealado en las nstruccones del Atchvo Corriente de Auditora Fnanciera.
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orBosAcTlvos
TNSTRUCCtONES Esta seccin incluir la corespondiente cdula matrz y los papeles de trabaio que sustentian la evaluacin realizada por el auditor, sobre la razonabilidad del saldo del rubro, debidamente INSTRUCCIONES
referenciados. Asimismo, ncluirn los anlsis de las cuentas contormantes { caneteras, camnos, puertos, represas, etc.) formuladas porla entidad, conteniendotoda la informacin requerida para su examen. Fnalmente, deber incluirse la conclusn del ubro en la dula matrizohacerse referencia enstaa lacdula endonde se
enqJentre.
Se codilicarn estos documentos de acuerdo con el criterio sealado en las instru@iones deArchvo Corinla de Auditorfa Financera.
Esta seccin incluir la corespondiente cdula matriz y los papeles de trabao que sustentan la evaluacin realzada por el auditor. sobre la razonabilidad del saldo del tubro, debidamente reterenciados. Asimsmo, ncluirn los anliss de las ctentas conlormantes (patenles, marcas, etc.) formulaclos por la entidad' conteniendo toda la nformacin requerida para elexamen. Fnalmente, deber incluirse a conc'lusin del rubro en la cdula matrizo ha@rserelerenciaensta a ladula en dondese encuentre. Se codifcarn estos documentos de acuedo con el criterio sealado en las instruccones del Archvc Coiente de Auditorla Financiera.
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PROVEEDORES
INSTRUCCIONES Esta seccin incluir la @nespondente cdula matriz y los papetes de trabajo que sustentan la evaluacn realizacla por el auditor, sobre la razonabilidad del sldo del rubro, debidamnte
INSTRUCCIONES Esta seccn nclur la corespondenle cdula matriz y los papeles de trabajo que sustentan la evaluacn realizada por el auditor, sobre la razonabilidad del saldo del rubro, debidamente referenciados. Asimismo, incluirn los anlsis de las cuentas contomantes (mpuestos, contdbuciones, etc.) tormulados por la entidad, conteniendo toda la nformacin lequerida para el examen.
referencados. Asimismo, inclurn los anliss de las cltentas @nformantes, (obligacion* contraldas por compra de bienes, servicios, ejecucifl de obras etc.) tomulados por la entdad, contenierdo toda la nformacin requerida para elexamen. Finalmente. deber incluirse la @nclusn del rubro en la cdula matrizo hacerse referenciaenstaa laodula endondese
enctJentra.
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Finalmente, deber incluse la conclusin del rubro en la o hacerse referericia en sta a la c#ula en donde se
Se codificarn estos documentos de acuerdo con el criterio sealado en las instrucc{ones del Archivo Coente de Auditorfa
Financiera,
enqJentfe. Se codficarn estos documentos de acuerdo cn el crterio sealado en las instruccones deArchvo Coiente de Auditorla Fnancera.
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OTRASIIJENIASIOB-PAGAB
TNSTRUCCIONES
INSTRUCCIONES
y los E$a seccin ndur la colespondiente cdula.matriz p"p"'ro o" u".io que sustentan ia evaluacin rcal.iza!1por^el del fulror :*bt" h iaznabildad del saldoanlisis ded:]d:T9lte las cuenlas i-f"t"na"0o". lsimismo, irEluirn los
"tc.) leinlormacn requerida para su examen' en la - " ;ili;il, eber incturse la conclusin del rubro
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el criterio oori""tn eslos documentos de acuerdo con del Archivo Coniente de Auditora
Esta seccin incluir la correspondienle cdufa matriz y los papeles de trabaio que sustentan la evaluacn realizada por el auditor, sobre la razonabilidad del saldo del rubro, debdamente referenciados. Asimismo, incluir el anlisis de la cuenta formulada por la entidad, conteniendo toda la informacin requerida para su examen. Fnalmente, deber incluirse la conclusin del rubro en la cdula matrizo hacerse referenciaensta a lacdulaendonde se encuentre. Se codticarn estos documentos de acuerdo con el criterio sealado en las instrucciones del Archivo Corrente de Auditorfa Financiera.
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INSTRUCCIONES Esta seccin inclur la conespondiente cdula matriz y los papeles de traba.io que sustentan la evaluacin realzada por el auditor, sobre la razonabldad de las cuentas que representan los ingresos y costos dferidos en eleiercico, debidamente reterenciados. Asimsmo, debe incluir los anlisis de las cuentas conforman-
conformantes fotmuladas por la entidad, conteniendo toda la informacin requerida para su examen. Finalmente. deber ncluirse la conclusn del rubro en la cdula matrizo hacerse referenciaenstaa lacdula en donde se
enc-trentre.
Se codificarn estos documentos de acuerdo con el criierio sealado en las instruciones del Archivo Coniente de Audtorfa Financiera.
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PATRIMONIO
INSTRUCCIONES
Esla seccn incluir la correspond,ente cdula matz y los papeles de trabao que sustentan ia evaluacin realizada pbi e audtor, sobre la razonabilidad det saldo del rubo, debidamente
los benesdetactivotiio, etc.) formuladospor entidd, oo tooa fa informacin requerida para su examen.
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Se codfcarn estos documentos de acuerdo con el criterio sealado en las nslrucciones del Archivo Corrienle de Audi6rta Financiera.
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CUENTAS DE ORDEN
INSTRUCCIONES _ Se incluye en sta seccin fa cdula sumara o analftca (a crlerio del audito4 y los papeles de trabao que sustentan el examen realzado porelaudtorsobre la razonabilidad del saldodel rubro. Asimsmo, se inclurn los anlisis de dichas cuentas conformantes formulados por ta entidad, conteniendo toda ta nlormacin requerida para su examen.
CUENTAS PRESUPUESTARIAS
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INSTRUCCIONES
En esta sec-cin se incluye fa correspondiente cdula matriz y los papeles de trabajo que evidencien el examen realizado por el auditor sobre la razonabilidad de los saldos de las cuentas presu, puestarias, las cuales registran las ncdencias referidas a ta
Se codificarn estos documentos de acuerdo con el criterio sealado en las instrucciones delArchivo Corriente de Audtora Fnancera.
eiecucin y ciere del presupuesto de ingresos y gastos de la entidad. Asimismo, se incluirn los anliss de dichas cuentas
formuladas pof la entidad, conteniendo toda la inlormacin reouefida para su examen. Finalmente, deber incluirse la conclusin del rubro en la cdula malriz ohacersereterencia en sta a ta cdula en dondese encuentre. Se codificarn estos documentos de acuerdo con el crterio sealado en las instrucciones del Archivo Corriente de Auditorfa Fnancera.
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LA REPUBLICA CONTRALORIA GENERAL DE
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INSTRUCCIONES
Rer oe nslsrEctMlENTo'
En este archivo se incluirn los papeles de trabaio y las evdencias suficientes que sustenten los hallazgos y resultados lcaniaoos, como consecuencia de la aplicacin de los procedimientos establecidos en el programa de audlora. que Asmismo, este archivo contendr los papeles de trabajo sustentan los criteros utilizados por los responsables de la eiecucin de la auditorfa. El Archivo Corriente de la Auditorla de Gestin se coditicar con la letraG,habindose establecdo la coditicacin alfanumrlca secuencal pfa las diversas reas sealadas en el reverso de la
tapa de dcho archvo. Para efec'tos de una codifcacin adecuada y organizacin lgca de los papeles de trabaio y/o documentacn sustentiatoria establecido el criterio siguiente
:
CONTENIDO
PROGRAMAOEAUOITORIA
PRUEBAS OE CUMPLIMIENTO
PRUEBASSUSTANTIVAS
'Ejemplo de codificacn utilizada para una audtorla de gestin aplicada al rea de abastecimento.
coNclustoN
INSTBUCCIONES
Esta seccn contendr los papeles de trabajo que sustentan eliuciodel audtorrespectoa los resullados alcanzadosen el rea, segmento, seccin, activdad o programa examinado, como consecuenca de la aplicacn del programa cfe auditora. Debe ncluir en torma clara y concisa las conclusiones anibaINSTRUCCIONES
evdencas suf icientes gue sustenten ta.-ou"".aints-oi,idas inicialmente, hasta su nctusn en et inorme tin"tO" u-iir'li.
niveles gerenciales correspondientes sobre et pro$"o O" snccin y aprobacn de las observaciones. Respeclo a las observaciones aprobadas, se debern desarollar su atributos de: condicin, criterio, causa yelecto, en rorma completa y clara; los cuales deben consignarse en forma clara en los papefes de trabao y estar debidamente reterenciados y documentiados. La codilicacn de estos documentos se efectuar de acuerdo @n elcriterio sealado en las instrucciones delArchivo Corrienre de Auditorfa de Gestn.
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GA.1
P9. 296
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PFUEBAS DE AUDITORA
INSTRUCCIONES
En esta seccin se inclurn los papeles de trabajo pleparados por el audtol en base a la aplicacn de las pruebas de cumptrmiento y procedimenlos sustanlivos establecidos en el Programa de Auditorla. Se codifcarn estos documentos de acuerdo con el criterio sealado en las instrucciones del Archivo Coente de Auditona de Gestn.
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ABASfCIMIENTO PERSOMI-
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CONTENIOO
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CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA
REFEFIENCIA OEL LEGAJO ,.,....,.. DE .........
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SEGUNOS
ENTIDO
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SIGLAS:
UBICACION:
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ARFAsr A EXAMTNAF
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V. EXAMEN ESPECIAL
crE@Rh
FEVISADO POF
GEFIENTE SUBGERENTE Eo(JIPoDEAUUIORh
tS/88
FIRMA
FECHA
CrBnF
9ubgrcte
rNtcto
IEBMINO
Suilbor
RECtErO(
SUPEBVISOB
ENCAAGADO
FECHA
gMrgado
CENTFA
INSTRUCCIONES
*=o o?TJK"lf,**o.
REFERENCIA EA.I EA.II
EA.III
CONTENIDO
Archivo de Examen Especial se codificar cn la letra E, . .El naDrenoose estabtecdo la codificacn alfanumic pafa las dversas reas de una entidad, asf tenemos:
Eneste archivo se incluirn los papelesde trabajo ydocumentos reiaronados c la ejecucin de un Examen Elpcial.
vtsoR
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Abastecimienlo
Personal
PROGRAMA DE AUDITORA
E' tr
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Tesorerla
Contabldad
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EA.1 EA.2
DETERMINACINYSELECCINDELAMUESTRA
PRUEBAS DE AUOITORA . PFIUEEAS DE CUMPLIMIENTO . PRUEBAS SUSTANTIVAS
EI
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EA.lOO COMUNICACIN DE HALLAZGOS EA.2OO EVALUACIN OE LAS ACLARACIONES EA.3OO DETERMINACIN DEL TIPO OE RESPONSABILI.
DAO.
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CONCLUSIN
INSTRUCCIONES
Esta seccin contendr los papeles de trabajo que suslentan el uico del auditorrespecto a los resultados alcaniados en el rea, segmento o seccin examinado, como consecuencia d la aplica_ cn delprograma de audtorfa. Debe inclui en forma clara y concisa las conclusiones arribadas y relaconadas at trabajo asignaAo; asmsmo, eUei ioie.
GeneralmenteAceptadas - NAGA, NormasdeAuditorla CJUernamental- NAGU yotras normas tcnicas aplicables a la naturaleza del examen. De considerarse necesario y de acuerdo a las circunstancias se sealarn las imtacones surgidas durante el desanollo.de ta
audtorfa. sealados en las instrucciones delArchivo gxamen gsoecal.
Se cdifcarn estos documentos de acuerdo con los criterios
srsrema de controf interno. Los papefes detrabjo debern indicar s el examen se efectu de acuerdo con las Normas de Auditora
En esta seccn se incluirn los papeles de trabajo y las evidencas suficientes que sustenten las observacones oteo"s iniciahente, hasta su inclusin en el nforme final de auditora. Asmsmo, contendrn los mmentarios del supervsor y los niveles gerenciales correspondientes sobre el proceso de sleccin y aprobacin de las observaciones. Respecto a las observaciones aprobadas, stas debern contener los cuatro atributos : condicin, crterio, causa y efecto, en torma completa yclara; los cuales deben consgnarse en forma clara en los papeles dtrabaoy estardebdamente referenciadas
y documentadas. L codfcacn de eslos documentos se etectuar de acuerdo con el criterio sealado en las instruccones del Archivo de Exa_
men Especaf.
EA.II
PROGRAMA DE AUDITOBA
tNsrRUcclctNs
se rn | ti3r da Ptancacn' Y c( que erecu el trabalo' l1l-:,T auitor del o" procedimientoy la referencia de lo-sl"l^"1"^t "r por el audito; Asimismo de ser-elrcaso'se pr"p#d nuevos proceolmlentos adi).)rrarn al prcgma oe audtorfalo^s a las circunstancias r"t" documento sa etectuar de acuerdo de Examen *lado en las inslruccones del Archivo
INSTRUCCIONES En esta seccin se deben incluir los papeles de irabajo que consignan la fuente, los criteros, los procedimientos utlzados oara la identificacin del unverso, asf como la determinacin y seleccin de la muestra. La codificacin de estos documentos se etectuar cle acuerdo con el criterio sealado en las nstruccones del Archivo de Examen Especial.
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PRUEBAS DE AUDITORA
INSTRUCCIONES
En esta seccin se incluirn los papeles de trabao preparados porelauditoren basea la aplcacinde laspruebasde cumplimien' io y procedimientos suslantivos esiablecidos en el Programa de
Auditora. Se codlicarn estos documentos de acuerdo con el criterio sealado en las instrucciones del Archivo de Examen Especial.
En esta seccn se incluir un detalle y/o relacin de los hallazgos de auditorfa aprobados y que sern comunicados a los servidores y ex-servidores de la entidad examnada que se encuentran comprenddos en los mismos. Asmismo, se controlarn las lechas de preparacin y recepcn de los ofcios remitidos ycfe las aclaraciones recibidas. Se codificarn estos documentos de acuerdo ctn el crteno sealado en las instrucciones del Archivo de Examen Especiat'
recibidos y la evaluacin correspondente. De ser necesaridse deber incluirla opinn o pronunciamento tcncodel asesorlegar y especialstas del equpo de auditora. Asimsmo, elSupervisor del equipo de auditorfa y los niveles de gerencia @respondientes, dejarn evidencia de su aproba-
cinono, medianteunbrevecomentariodelaevaluacinrelizada
por el auditor encargado. sealado en las nstrucciones del Archvo Examen Esoecial.
documentadamente. Duranteel procesodelaaudto;;;;;" determinar observacones que contengan responsabiiii""minshativas, cvles y penales. Se codlcarn estos documentos de acuerdo con el criterio sealado en las insturciones del Archivo Examen Especal.
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INSTRUCCIONES
En o Examen to" IuLl]onoot con la eiecucin de una Auditora
como consecuencia del trabaio de campo' Se codificarn estos documentos con las sglas OC.
"ir esre archvo se incluirn los oficios remitidos por el equipo presuntos hallazgos determinados Oe auditoria, respecto a los
Asimismo, este archivo contendr los documentos de los descargos remitidos por los servidores y ex'servidores comprendidos en tos hallazgos detectados por el equipo de auditoraEstos documentos se codifcarn con las siglas DR.
Especial
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INFORME DE AUOITORIA
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PUNTOS PENOIENTES - SUPERADOS fNSTRUCCIONES En esta seccin se deben incluir los papeles de trabao que
tos referidos a los temas claves o aspectos mporta;t ocu"iOo, cluranle fa ejecucin de la auditorla ElArchivo Resumen de Audtofa, se coditcar con la letra R, habindose establecido la codificacin alfanumrica p"r" ioJOi versos documentos, sealados en el reverso de la taa de dicho archivo.
EnesteArchivoseincluirn lospapetesdetrabajoydocumen_
evide ncien
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mncluctas. por atgn motivo y que requieren Est cduta de rrabao debe contener como mf
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.^-^Fj:l"lgllilcin detpapet de trabajo,et aspecro observado y llrea por @mpletar, asf como las incales de la psona que concluy el puntopendiente y la lecha de la superacin. Asimisrno, esta_cdula deber ser comptetada dejand evidencii sta accron ef responsable de su revisin. ,Se codficarn stos documentos de acuerc,o @n el critero sealado en las instrucciones del Archivo Resumen de Audtorfa.
RI
INFORME DE AUDTORIA
INSTFUCCIONES nforme finai de audirorla, ^_^_E:9.:Td9n :3:19-?lr" c,e ra auditorfa gubemamentat practicada (Audirorfa Flnanclera, nctuir copia det
Audtora de Gestin o Examen Especial), cvo conendo observar la estruclura determinaa en h ruG .,O U Cntenido dellnforme.
Se codificar este documento de acuerdo con el critero sealado en las instrucciones del Archvo Resumen de Auditorfa.
En esta seccin se incluye copa del Memorndum de Control hterno emitido por el auditor al fna lizar la evatuacn dl sstema clB @ntrol ntemo, o un resumen de los puntos que deben ser considerados para ser includos en dicho documento. El Memo_ rndum de Control Intemo (o el Resumen de las Deficiencias oe controt htemo)debeconlenerpara cada una deeflas, la sguente nformacin:
a) Referencaalacduladetrabaoenlacualseanalizaydispone
en dalafle cada punto. La delicencia detectada. c) El efec-to que dicha situacin pueda tener sobre los estados fnancieros o el riesgo que impiique para la entdad auditada. .. o, E,emptos, de ser aplicable. e) Becomendacin sugerida para subsanar tas deficencias.
b)
Se cldfcar este documento de acuerdo con el criterio sealado en las nstrucciones delArchivo Resumen.
R2 R3
COMENTAFTOS DE LAS MOOIFICACIONES SOBHE EL ALCANCE Y OBJETIVOS DE LA AUDITORA POSTERIOR A LA PLANIFTCACIN N;TRUCCIONES INSTRUCCIONES Esla seccin contendr los papeles de trabajo y documentos que consgnan cualquier hecho signficativo que afecta y/o modifica el alcance y los objetvos cfel examen previamente determnados en la etapa de planificacn. Las modifcaciones efectuadas a las accones planfcadas deben estar aprobadag por los niveles gerenciales correspondienles. Se codifcarn estos documentos de acuerdo con el critero sealado en las insfucciones del Archivo Resumen.
,c fo,ttta dafa campo' drantela ejecucrn del trabao de E;;irir-" cuanto al i-nin i:ado ta panfca:in establecida en
orpo
-",cpa"0"
ct rcrttarlo dl examen' qe responsablF d esta cdula de trabajo es de Auditofla' cncargado y supervsor del Equipo ttocmentos de acuerdo con el criterio i""trucciones del Archivo Resumen'
R4
R5
CARTA DE REPRESENTACIN
INSTRUCCIONES
En esta seccin se nclur elorginalde la Cartade Representacin, documento que constituye una evidencia de que la geren. cia y/otuncionariosde la entidad auditada, se responsabilizaron en
CARTA OE ABOGADOS
INSTRUCCIONES
El Auditor Gubemamental debe obtener evidencia de la existenca (o no) de lgios, demandas y reclamaciones en los cuales pueda estar involucrada la entidad auditada y que podran generarle prdidas conngentes. Asimismo, debe obtener satisfaccin sobte la forma en que stos se conlabilizan y reportan. En lal sentido, esta seccin incluir las respuestas de las contirmaciones solicitadas a los abogados, a fn d evidenciar la stuacin real de los iuicios a favor o en contra, a la fecha dol examen y hasta la fecha del retifo del campo. De no obtenerse respuesta, el auditor deber evaluar este hecho, para su conespondiente revelacin en el informe de auditorfa. Se codificar este documento de acuerdo con el crtero sealado en las instrucciones del Afchivo Resumen.
la entrega de informacn requerida, por el audtor, asf como cualquier hecho signlicalivo o@rrido durante el perfodo bajo examen y hasta la fecha de terminacin del trabao de campo. Se codilicar este documento de acuerdo con el criterio sealado en las instru@iones del Archivo Resumen.
R6
a7
PUNTOS OE ATENCIN
COMENTARIOS SOARE HECHOS SUBSECUENTES INSTRUCCIONES En esta seccin se deben incluir los papeles de trabao que consignen y resuman hechos subsecuentes significativos. comprenddos entre lafecha delperfodo examinado y lafinatizacin oet trabajo de campo, a tin de determnar la exstncia de stuaciones que ameriten ser incluidas en el nlorme d auditorfa. Se codilcarn estos documentos de acuerdo @n el criterio sealado en las nstruccones del Archivo Resumen.
INSTFUCCIONES
En esta seccn s deben nclur los papeles de traba.o que resuman los hechos o evenlos signficatvos, que a uicio del auditor encargado deben ser puestos en conocimiento del supervisor y de los nveles gerenciales conespondientes, a fin de ser adecuadamente valuados y revelados, s tuera el caso, en el informe de audtorfa. Se codificarn estos documentos de acuerdo con el criterio sealado en las nstrucciones del Archivo Resumcn.
DE -gTA DE I,EFICACIN
Lima'jueves24dediciembrede 1998
SfNoN.A.
lniciales y fecha
Hffi ffi*ffijilF;::i*#iffij':il'i""'?
r.
h ctbomdo Pcrflrfrcfib?
Sa
lli ff?]i]l5""
tJs ils
) conc-tusonel?.
PaPees de trabaos?
en el alcance r"o"too los memorndums sobre cambios por el Geren"*Jtii"" L prnificacn para ser aprobados
R10.1
-ri";ie;r.n n
to.
'11 , Se han coteiado y referenciado los papeles ode traba' "io". *n ioist"ooslianciLros, documenlos fuentes estaclos otioi oo",t'"ntos relaconados con la audi;;;ffi;
torfa?
12. -'"n
13.
cotdotA"ttcia
tcnicos de auditorfa? @municacn de hallaz' Se ha procedido a cursarla a lo gos a caa ,no e bs presuntos responsables' de acuerdo stablecido en ta normativa vgente? representacn? Se ha elaborado una carta de
14. 15
R10.2
6.
nos que:
(1)ellqs no incluyen comentarios que puedan ser consderados engaosos o confusos? (2)los.asuntos pendientes y los puntos de revisin han sioo satstacloriamnte resueltos? (3)los resultados documentados det habao realzado justfican
nuestro informe?
17.
Sf/NoN.A.
Inciales
y fecha
. Se han completado todos los formularios pertinentes deregstro de tempo y explicado las variaciones con el respectivo presupuesto?
18..
Lsta de verifcacin de conclusin PREPARADO (iniciales y fecha) REVISADO (iniciales y techa) APROBAOO (iniciales y techa) SUPERVISOR ENCARGADO
CONTROL DE TIEMPO
INSTRUCCTONES
En esta seccn se debe ncluir el formato dseaclo Dara el control del tempo real que ha insumido el equpo de aditora durante fa auditorfa. Dicho controldebe incluir los tiempos insumidos durante la planificacin, ejecucin y elaboracn ilel informe,
por cada nlegranle en funcin a las responsabilidades asgnadas. Este formato debe mostrar las variacones del tiemp presupustado con lo eecutado, explicndose las diferencas ilu;fifica-
En esta seccn se debe nclur una relacin de los archivos utlizados para la audtorfa. Sin embargo, es del &rso anotar que los archvos implementados y codlicados por la Contralorfa General de la Repblica son ros siguientes:
cn de fas mismas.
REFERENCIACION ARCHIVO
CANTIDAD
P
L
oc
R
ARCHIVO PERMANENTE ARCHIVO DE PLANIFICACIN ARCHIVO CORRIENTE DE AUDITORA FINANCIERA AFCHIVO COBRIENTE DE AUDITORA DE GESTIN ARCHIVO CORRIENTE DE EXAMEN ESPECIAL ARCHIVO DE COMUNICACIN DE HA. LLAZGOS DEAUDITOBA ARCHIVO RESUMEN ARCHIVO DE CORRESPONDENCIA ARCHIVO OPCIONAL
ARCHIVOVARIOS
R111
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G --'.fr4!
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cof{rENr00
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REPUBLICA CONTRALORIA GENERAL DE LA
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E'fforo
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Pf{OoO Ev.uADO,
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EdoDCAUqroRl
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88
G.b
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SFbd
FEVTS OO POF
GENEiTE SUBGERENTE
FIRMA
FEC}IA
EA.d.
SIJPERVISOF
ENCARGADO
INSTRUCOONES
En este arcfiivo se inclurn todos tivos (oc'los, fiemoranda, etc.) remidosy recibdos porel de auditorfa, duranie el proceso de la auditorfa. El Archivo de la Correspondenca se codilicar con la lera habindose estabtecido la codittEcin allanumrica paa los versos clo.tmentos.
cl e.
@nespondenciaRemilida CorespondenciaRecibida
Es corweniente preparar un fndice de toda la dodr remtdayrecrb remida y recibida, consignndosela lolerencia ybreve de los mismos.
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CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA
REFEFEilC|A OEL LEGAJO .......... OE ........ ENTIOAD UNIOAf)
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PERIooO EVALUADO:
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FEVISADO GERENTE SUSGERENTE SUPERVISOR
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IEAEAJO O CAIIPO
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FECHA
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DE LA REPUBLICA CONTRALORIA GENERAL
REFEBEilCTA OL LEGAJO
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]-sous:
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AFEAlslAExAtillNAR
n6x-Dffont^GUSERAMErAI:
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PBo@ EVAUADo.Oc
-l x. ARCHIVO VARIOS
EOJIR' D AUITOR
crEcod^
Cmta
liDlRE
Sobg.Eb
S!p.ilis
FEVISADO POR 6RENT
SUBGENNTE SUPEBVISOR ENCAAGADO
FIBMA
FCTIA
rgrdo
tNtcto
FRMINO
\RCHIVO 3ENTRAI
eEoBto(
FECHA
x.ARCHTVOVARIOS
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I
tNsrRuccloNEs
tos sustentatorios relacionados con lemas complementarios y amoliaciones efec{uadas por el audilor en el examen praclcado. 'Se la letra V, y los documentos
codfcar este archivo con contenidos s codilicarn de acrerdo con el criterio sealado en los archivos especficos.
En esle archivo se incluir los papeles de trabao y documen-
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