Curso Primavera P3

CURSO DE PRIMAVERA PROJECT PLANNER P3
GERENCIA TCNICA CORPORATIVA
INDICE.
PARTE I............................................................................................................................................. 6 A.B.1. 2.

2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9
INTRODUCCION DEL CURSO. ...................................................................................... 6 CONCEPTOS BASICOS DE PROGRAMACION........................................................... 7

Introduccin a la Programacin.................................................................................................... 7 Teora de Redes o Mallas. .............................................................................................................. 7
Definiciones...................................................................................................................................................... 7 Relaciones de secuencia. .................................................................................................................................. 9 Clculo de la malla..........................................................................................................................................10 Clculo Progresivo. .........................................................................................................................................10 Clculo Regresivo............................................................................................................................................11 Holgura Total (Total Float o Margen de Demora Total)...............................................................................12 Actividades Crticas Ruta Crtica. ................................................................................................................12 Tipos de Holgura. ............................................................................................................................................13 Representacin Grfica...................................................................................................................................14
3.
Estructura del Programa.............................................................................................................. 15
PARTE II ......................................................................................................................................... 16 A.B.

1. 2. 3.
3.1
ENTORNO DE TRABAJO. .............................................................................................. 16 CREANDO UN NUEVO PROYECTO............................................................................ 18

Creando el Programa. .................................................................................................................. 18 Dividiendo la pantalla. ................................................................................................................. 22 Layout. .......................................................................................................................................... 25
Comandos del Layout. .....................................................................................................................................25
4. 5. 6. 7. 8.
Save As.......................................................................................................................................... 26 Abrir un programa. ...................................................................................................................... 26 Back Ups (Respaldo de un proyecto) ........................................................................................... 27 Restore (Restaurando un Proyecto). ............................................................................................ 29 Personalizando la Barra de Utilidades. ....................................................................................... 30
C.1. 2.
DEFINIENDO LOS CODIGOS. ...................................................................................... 32

WBS .............................................................................................................................................. 32 Activity Codes (Cdigos de Actividades) ...................................................................................... 32
D.1. 2. 3. 4. 5.
DEFINIENDO EL CALENDARIO.................................................................................. 34
Definicin del Calendario. ........................................................................................................... 34 Informacin General para el Calendario Global. ....................................................................... 35 Informacin general de los das del calendario. ......................................................................... 35 Mtodos para definir perodos no Laborales. .............................................................................. 36 Agregar un nuevo calendario....................................................................................................... 37
E.1. 2.
INGRESO DE ACTIVIDADES........................................................................................ 38
Ingresando actividades................................................................................................................. 38 Incremet. (Auto-incremento)........................................................................................................ 39
3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.
Mtodos para desplegar el Activity Form. ................................................................................... 39 Mtodos para eliminar actividades. ............................................................................................. 39 Mtodos para agregar actividades en PERT. .............................................................................. 40 Tipos de Actividades. .................................................................................................................... 41 Formato de cajas de actividad...................................................................................................... 42 Modificando la caja de actividad. ................................................................................................ 42 Milestones (Hitos)......................................................................................................................... 43 Constraints (Enclavamientos)...................................................................................................... 43
F.
1. 2.
RELACIONES ENTRE ACTIVIDADES.- ..................................................................... 45

Ingresar relaciones usando la ventana de Activity Form............................................................ 45 Ingresar relaciones desde el botn Relationship Lines. .............................................................. 45
G.
1. 2. 3.
CALCULO DEL PROGRAMA........................................................................................ 46

Data Date. ..................................................................................................................................... 46 Schedule........................................................................................................................................ 47 Loops............................................................................................................................................. 48
H.
1. 2. 3. 4.
FRAGNETS. ....................................................................................................................... 50
Creando el Programa Auxiliar..................................................................................................... 50 Reemplazo de texto. ...................................................................................................................... 51 Pasos para guardar un fragnets................................................................................................... 52 Pasos para recuperar un fragnets................................................................................................ 52
I.
1. 2. 3. 4. 5. 6.
PERSONALIZAR EL LAYOUT...................................................................................... 53
Formateo de columnas en la tabla de actividades. ...................................................................... 53 Eliminando Columnas.................................................................................................................. 55 Modificando y Dimensionando Columnas. ................................................................................. 55 Dimensionando las filas. .............................................................................................................. 55 Ajustando la escala de tiempo. ..................................................................................................... 57 Llenado de Celdas......................................................................................................................... 58
J.
1. 2. 3. 4.
4.1 4.2
ORGANIZACIN. ............................................................................................................ 59
Organizando Actividades.............................................................................................................. 59 Organizar por cdigos de actividad.............................................................................................. 60 Subtotalizar................................................................................................................................... 62 Summarize All (Resumir Actividades). ........................................................................................ 62
Resumir............................................................................................................................................................62 Expandir. .........................................................................................................................................................63
5.
Imprimir........................................................................................................................................ 63
PARTE III........................................................................................................................................ 66 A.
1.
UTILIDADES..................................................................................................................... 66
Filtros............................................................................................................................................ 66
1.1. Caractersticas del filtro. .................................................................................................................................66 1.2. Aplicando Filtros.............................................................................................................................................66 1.3. Caractersticas de Seleccin:...........................................................................................................................67 1.4. Niveles de Seleccin. .......................................................................................................................................69 1.5. Ejemplo de nivel de seleccin..........................................................................................................................69
2.
Global Change. (Cambios Globales)............................................................................................ 71
2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6
General. ...........................................................................................................................................................71 Sentencias: IF THEN ELSE.....................................................................................................................72 Selection...........................................................................................................................................................72 Sentencias Data Item, Criteria, Data Item/Value/Operation. ........................................................................73 Definiendo funciones aritmticas. ..................................................................................................................75 Funciones con arreglo de caracteres. (String) ...............................................................................................75
3.
3.1 3.2 3.3
Exportacin. ................................................................................................................................. 76
Content. (Contenido) .......................................................................................................................................76 Format. (Formato) ..........................................................................................................................................77 Selection. (Seleccin) ......................................................................................................................................78
4. 5. 6.
Importacin .................................................................................................................................. 78 Transfer. ....................................................................................................................................... 79 Agregando un sub-programa. ...................................................................................................... 80
PARTE IV........................................................................................................................................ 82 A.
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
RECURSOS. ....................................................................................................................... 82
Etapas en el manejo de Recursos................................................................................................. 82 Diccionario de recursos................................................................................................................ 82 Asignando recursos desde Activity Form..................................................................................... 84 Asignando recursos con Global Change. .................................................................................... 85 Asignacin de recursos a travs de Exportar e Importar............................................................ 87 Analizando uso de Recursos. Resource Profile. .......................................................................... 90 Opciones de Visualizacin (Display)............................................................................................ 90 Reportes de Recursos.................................................................................................................... 91
B.
1.
CURVAS DE RECURSO. ................................................................................................. 94

Reporte Grfico de Curvas. .......................................................................................................... 94
C.
1. 2. 3. 4. 5
NIVELACION DE RECURSO......................................................................................... 96
Nivelacin Progresiva. ................................................................................................................. 96 Nivelacin Regresiva. ................................................................................................................... 96 Reglas de Nivelacin (Priorization). ............................................................................................ 97 Proyectando Recursos. ................................................................................................................. 97 Nivelando Recursos. ..................................................................................................................... 98
PARTE V. ........................................................................................................................................ 99 A.
1. 2. 3. 4. 5. 6.
CREACION DEL TARGET (LINEA BASE). ................................................................ 99

Target (Lnea Base)...................................................................................................................... 99 Status............................................................................................................................................. 99 Creando un Target. ...................................................................................................................... 99 Personalizacin del Layout. ....................................................................................................... 100 Creando una Barra de actividad del Target. ............................................................................. 100 Creando una barra. .................................................................................................................... 101
B.
1. 2. 3. 4.
ACTUALIZANDO EL STATUS. ................................................................................... 103

Definiciones. ............................................................................................................................... 103 Clculo........................................................................................................................................ 103 Actualizacin del Programa....................................................................................................... 103 Suspendiendo una actividad....................................................................................................... 106
5.
5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7
Autocost Rules (Reglas de Auto-costo). .................................................................................. 107

Regla N 1 Link Remaining duration and Schedule percent complete....................................................107 Regla N 2 Freeze Resource unit per time period.....................................................................................108 Regla N 3 Add actual to ETC, Allow negative ETC, Subtract actual from EAC. ..................................108 Regla N 4 When quantities changes, use current unit prices to recompute cost ...................................108 Regla N 5. Use the update percent complete against budget to estimate................................................109 Regla N 6 Link budget and EAC for non-progressed activities..............................................................109 Regla N 7 Calculate variante as ..............................................................................................................110
6. 7.
Recalculando el Proyecto. .......................................................................................................... 110 Filtros para actualizar................................................................................................................ 110
PARTE I.
A.-
INTRODUCCION DEL CURSO.
Para SalfaCorp la planificacin de un proyecto es una etapa clave y estratgica dentro de la cadena de valor de este negocio y es, adems, una variable diferenciadora frente a la competencia que permite mantener el liderazgo dentro del mercado. Dada esta importancia, la planificacin ha sido definida como una competencia corporativa y por esta razn cobra mayor valor el esfuerzo que la empresa est desplegando en trminos de alinear a los profesionales en el conocimiento y aplicacin de tcnicas que permitan utilizar estas herramientas de planificacin en la Administracin y Gestin de los Proyectos. La Planificacin es un proceso el cual est constituido por diferentes etapas, una de las cuales corresponde a la Programacin. El programa es una representacin grfica de la planificacin en el tiempo, en la cual se muestran las diferentes actividades o tareas, vinculadas entre s, organizadas de acuerdo a la estructura predefinida para el proyecto, e incluyendo los recursos asociados a cada actividad o tarea.
Etapa I Organizacin Informacin
Etapa II Anlisis de la Informacin
Etapa III Anlisis del Proceso Etapa IV Programacin
Etapa V Control de Gestin
Para la elaboracin del programa existen en el mercado diversos softwares de programacin, dentro de los cuales los ms usados y universalmente aceptados son: Primavera Project Planner; Microsoft Project. Existen en el mercado nacional diferentes organizaciones que dictan cursos orientados a la capacitacin en el manejo de estos softwares. Sin embargo, la visin SalfaCorp para el uso y aplicacin de estas herramientas es un tanto diferente, razn por la cual se ha hecho necesario desarrollar cursos de capacitacin internos.
B.-
CONCEPTOS BASICOS DE PROGRAMACION.
1.
Introduccin a la Programacin.
La correcta y eficiente administracin de un proyecto se basa en una adecuada planificacin orientada al control de la gestin. Para estos efectos a principio de la dcada de los 50 se desarrollaron procedimientos formales en base al uso de tcnicas de redes. Entre los procedimientos ms sobresalientes se encuentran dos: a) El mtodo PERT (Program Evaluation and Review Technique) desarrollado en 1957 por la Armada de los Estados Unidos de Amrica para controlar los tiempos de ejecucin de las diversas actividades integrantes de los proyectos espaciales (originalmente utilizado en el proyecto Polaris y actualmente en todo el programa espacial). b) El mtodo CPM (Critical Path Method) desarrollado tambin en 1957 por los Estados Unidos de Amrica, por un centro de investigacin de operaciones para la firma Dupont y Remington Rand, buscando el control y la optimizacin de los costos de operacin mediante la planeacin adecuada de las actividades componentes del proyecto. Ambos mtodos aportaron los elementos administrativos necesarios para formar el mtodo del camino crtico actual, utilizando el control de los tiempos de ejecucin y los costos de operacin, para buscar que el proyecto total sea ejecutado en el menor tiempo y al menor costo posible. En trminos muy generales, la diferencia entre estos mtodos consiste en que el Sistema PERT es probabilstico, mientras que CPM es determinstico. La industria en general utiliza el Sistema CPM, el cual es materia de este curso. 2. 2.1 Teora de Redes o Mallas. Definiciones.
En Teora de Redes todas las actividades estn representadas por Nodos los cuales tienen una duracin en el tiempo. Estos Nodos estn conectados entre s por medio de flechas, las cuales representan las relaciones de secuencia entre ellas. Por lo tanto, cada nodo tendr una actividad predecesora y una sucesora, con las siguientes excepciones: Actividad Inicial o de Inicio de Proyecto, la cual corresponde al primer evento del proyecto y que por lo tanto no tiene actividad predecesora; Actividad Final o de Trmino de Proyecto, correspondiente al ltimo evento o cierre del proyecto, razn por la cual no tiene sucesora. En consecuencia, para que la Red o Malla refleje fielmente el modelo que se quiere representar es absolutamente necesario que todas las actividades estn conectadas entre s, mostrando adecuadamente sus relaciones de secuencia, tendiendo presente las excepciones anotadas en el prrafo precedente. 7
La Figura # 1 muestra el diseo grfico tpico de un nodo. Se pueden distinguir los siguientes campos: ID: Cdigo Identificador de la Actividad Descripcin de la Actividad OD: Duracin Original ES: Comienzo Temprano EF: Trmino Temprano LS: Inicio Tardo LF: Trmino Tardo TF: Holgura Total FF: Holgura Libre
Descripcin ES LS EF LF
ID OD FF TF
Figura # 1 La Figura # 2 muestra la configuracin de Red o Malla tpica.
Figura N 2
El anlisis de la Figura # 2 indica lo siguiente: Existe una Actividad nica de Inicio, con Cdigo Identificador 010, con duracin D= 3 unidades de tiempo, sin actividades predecesoras, a la cual suceden 3 actividades (020, 030, 040), Existen 8 Actividades (020 @ 090), todas con predecesora(s) y sucesora(s), con diversas duraciones, Existe una nica Actividad Final o de Trmino Fin, de Cdigo 100, con duracin D= 2 unidades de tiempo, con dos predecesoras y sin sucesoras,
Ntese que la Red o Malla est cerrada. 2.2 Relaciones de secuencia. Se definen 4 tipos de relaciones de secuencia: Trmino Comienzo (Finish to Start): Es aquel tipo de relacin donde la sucesora se inicia una vez completada la actividad predecesora. Comienzo Comienzo (Start to Start): La actividad sucesora puede comenzar una vez haya comenzado la predecesora. Trmino Trmino (Finish to Finish): La actividad sucesora puede terminar cuando termine la actividad predecesora. Comienzo Trmino (Start to Finish): La actividad sucesora puede terminar cuando la actividad predecesora haya comenzado. Desfase o Posposicin (Lag): Permite introducir un desfase (positivo o negativo) en la relacin de secuencia.
Figura N 3
La Figura # 3 muestra una Malla tpica con relaciones de secuencia de acuerdo con lo que se indica a continuacin:
ID
Descripcin
Duracin
Sucesora
Relacin
Lag
010 020 030 040 050 060 070 080 090 100
Inicio Act A Act B Act C Act D Act E Act F Act G Act H Fin
3 2 3 2 2 3 2 2 3 2 Tabla N 1
020 030 040 050 060 070 070 080 080 090 100 100
FS SS FS FS FF FF SF SS FS FS FS FS
0 1 0 0 1 1 0 2 0 3 0 0
2.3
Clculo de la malla.
La Malla se calcula hacia adelante en Primeras Fechas, y hacia atrs en ltimas Fechas. Son las fechas ms tempranas en que Clculo Progresivo de la Malla: una actividad puede comenzar y terminar si previamente han concluido todos sus predecesores. Son las fechas ms tardas en que una Clculo Regresivo de la Malla: actividad puede comenzar o terminar sin retrasar la fecha de trmino del proyecto. 2.4 Clculo Progresivo.
La Figura # 4 muestra el Clculo Progresivo del Ejemplo. Ntese que la Actividad Inicio comienza al inicio del da 1, tiene una duracin de 3 das, por lo tanto se finaliza al trmino del da 3 y permite iniciar las actividades sucesoras (020, 030 & 040) al inicio del da 4. Se debe tener presente que en el Clculo Progresivo se calcula el ES (Comienzo Temprano) y el EF (Trmino Temprano) para cada actividad de la Malla. Para el clculo se utiliza la siguiente formula:
10
EF = ES + D -1 En el evento que una actividad tenga ms de una predecesora, para el clculo se debe tomar como fecha de inicio la ms restrictiva de acuerdo con el tipo de relacin que tenga con sus predecesoras.
Figura N 4
2.5
Clculo Regresivo.
La Figura # 5 muestra el Clculo Regresivo del Ejemplo. Ntese que la Actividad Fin termina en la misma fecha calculada en el Clculo Progresivo. Se debe tener presente que en el Clculo Regresivo se calcula el LS (Inicio Tardo) y el LF (Trmino Tardo) para cada actividad de la Malla. Para el clculo se utiliza la siguiente formula: LS = LF - D +1 En el evento que una actividad tenga ms de una sucesora, para el clculo se debe tomar como fecha de inicio la ms restrictiva de acuerdo con el tipo de relacin que tenga con sus sucesoras.
11
Figura N 5
2.6
Holgura Total (Total Float o Margen de Demora Total) Se define como Holgura a perodos de tiempo disponibles para la realizacin de una actividad, con relacin a otras o al proyecto. Holgura Total (TF), es un perodo de tiempo en el cual una actividad puede retrasarse sin que ella afecte la fecha de trmino del proyecto, de acuerdo con el clculo Progresivo y Regresivo de la Malla. Holgura Total = TF = LF EF
2.7
Actividades Crticas Ruta Crtica. Se define como Actividad Crtica a aquella que tiene Holgura Total = TF = 0.
La Ruta Crtica corresponde a la trayectoria ms larga a travs de la Malla. En consecuencia, todo atraso y/o adelanto en actividades crticas afectar (positiva o negativamente) la duracin total del proyecto. Ntese que si existiera una actividad no vinculada en la Malla, la trayectoria pudiera verse afectada. La Figura # 6 muestra la Ruta Crtica en el Ejemplo.
12
Figura N 6
2.8
Tipos de Holgura. Existen tres tipos de holgura: Holgura Total (TF Total Float) de acuerdo con la definicin en 2.6. Holgura Libre (FF Free Float o Demora Permisible), es el atraso mximo que se puede permitir en una actividad sin afectar el Inicio Temprano de sus sucesoras. Se puede calcular de acuerdo con la siguiente frmula: FF = ES (sucesor) EF (predecesor) - 1 Holgura Interferente (IF) La relacin entre las holguras se define de acuerdo con: TF = FF + IF
13
HOLGURA POSITIVA Holgura
EF HOLGURA CERO (CRTICA) EF LF
LF
HOLGURA NEGATIVA (EXTREMADAMENTE CRTICA) Holgura Negativa EF
LF
Figura # 7
En la figura # 7 se representan tres casos con distintos valores para la holgura de la actividad. Es importante notar que en el tercer caso la holgura es menor a 0, lo que implica que el tiempo que esa actividad puede retrasarse sin afectar el trmino del proyecto toma un valor negativo. Como el tiempo negativo no existe, esta holgura representa la existencia de un conflicto para ejecutar esa actividad en la duracin estimada y con la secuencia indicada, ya que desplaza la fecha de trmino del proyecto en la cantidad de tiempo dada por el valor absoluto de esta holgura. 2.9 Representacin Grfica
El programa se puede representar grficamente de dos formas: Malla CPM con duracin en el nodo y proporcional al tiempo Esquema Gantt o Grfico de Barras
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Nota: El Programa corresponde a la Malla y se calcula a travs de ella. La carta Gantt es slo una representacin grfica y no permite vincular ni calcular el programa. 3. Estructura del Programa.
Cmo fue visto en el taller de planificacin, el proyecto debe ser dividido de acuerdo a la estructura organizacional del proyecto, de esta manera se generan distintos campos, los cuales podrn tomar los valores definidos para cada uno de ellos. En la definicin de esta estructura, el primer nivel jerrquico utilizado en SalfaCorp corresponde al WBS (Work Breakdown Structure) en el que se establecen las bases y divisin de responsabilidades para la Gestin Contractual del proyecto. El resto de los niveles de divisin dependen de las caractersticas del proyecto. Ver Estructura del Programa
Para el ejemplo del curso se tiene la divisin que se presenta en el ejemplo ms abajo. Tal como se mencion previamente, la primera divisin que se consider fue la del WBS. Posteriormente se procedi a generar los otros niveles de divisin, los que en este caso corresponden a: Edificio: se dividi en los diferentes edificios que componen el proyecto.
Disciplina: se establecieron las diferentes disciplinas que van a participar en el proyecto Nivel: para esta divisin se consider el nivel en que se est desarrollando la actividad como por ejemplo Fundaciones, Muros y radier, etc. Sector: este cdigo define los ejes en los que se est trabajando, agrupando aquellas actividades que se llevan a cabo en un mismo sector. Activity Codes Ejemplo
15
PARTE II A.ENTORNO DE TRABAJO. Para realizar el programa, el software ocupado es Primavera Project Planner versin 3.1, el cual tiene las siguientes propiedades: Es una base de datos interactiva en el tiempo. Es una base DOS con una presentacin WINDOWS. No tiene UNDO o Deshacer. Tiene una cantidad limitada de caracteres (8) al crear los proyectos, de los cuales el usuario ingresa slo 4 y los restantes 4 son asignados en forma automtica. Trabaja con cdigos alfa - numricos, privilegiando los caracteres alfabticos por sobre los numricos. No existe SAVE AS, lo que se salva es el layout o la pantalla actual sobre la cual se encuentra trabajando.
Cuando el programa se encuentra instalado, en la raz C: se crea una carpeta denominada P3WIN, este directorio contiene los siguientes subdirectorios de archivos de proyectos y archivos de usuario.
16
P3WIN \ P3OUT: Se crea durante la instalacin para cada usuario. Almacena archivos temporales creados en P3. P3WIN \ P3PROGS: Almacena archivos de de programas que slo pueden ser Read Only (Slo Lectura). Esta carpeta se encuentra compuesta por tres subcarpetas, Clipart, en la cual se encuentran todas las imgenes que pueden ser incluidas en la presentacin de un programa en P3. Htmfiles, almacena archivos de Internet de algunos programas que trae por default P3. Reports, almacena archivos que se generan de los reportes creados en un programa en P3. P3WIN \ P3WORK (optional): Almacena y separa archivos de programas Read/Write de archivos de programas Read Only. P3WIN \ PROJECTS: Almacena los archivos de los programas ejemplos que trae P3 por Default. Debe existir en el servidor de archivos para poder intercambiar o compartir informacin entre usuarios. Al crear un nuevo proyecto se generan 23 archivos diferentes, donde los primeros 4 caracteres corresponden a los definidos por el usuario y los restantes son asignados automticamente por P3. Por Default, P3 da la opcin de guardar los archivos en esta carpeta al momento de crear un nuevo proyecto.
17
B. 1.
CREANDO UN NUEVO PROYECTO. Creando el Programa. Al hacer doble Clic sobre el Icono de Primavera Project Planner. Aparece una pantalla como se muestra a continuacin:
Elegir File, New y aparece la siguiente pantalla:
18
1. Current folder: Indica la ruta en la cual el proyecto se va a almacenar, por default la ruta es C:\p3win\projects. Para cambiar la ruta desplegar en Browse. Guardar el proyecto en la carpeta correspondiente a Programa Rev. A, creada en la etapa de organizacin de archivos. NOTA: Al utilizar Browse y cambiar la ruta para guardar el proyecto, es recomendable que se tenga un archivo de carpetas organizadas con un cdigo numrico, esto es porque primavera trunca los archivos en el 8 carcter.
2. Project name: Corresponde al nombre del proyecto, el cual debe ser de 4 caracteres, ya sean letras o nmeros o una combinacin de ellos. 2. Number/Version: Es la revisin del programa que se encuentra en proceso.
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2. Project title: Corresponde al Nombre del Proyecto con un mximo de 36 caracteres alfa - nmeros. 2. Company name: Es el nombre de la empresa que va a ejecutar el proyecto, tiene un mximo de 36 caracteres alfa - nmeros. 3. Planning unit: Es la unidad de tiempo de planificacin, la cual puede ser Horas, Das, Semanas o Meses. 3. Project start: Es la fecha de comienzo del Proyecto.
3. Worksday/Week: Es la cantidad de das trabajados en una semana. NOTA: Se puede modificar una vez creado un proyecto a travs del calendario. 3. Project must finish by: Corresponde a la ltima fecha comprometida para finalizar el Proyecto. 3. Week starts on: Corresponde al da en que comienza la semana (lunes Domingo). 3. Decimal places: Es la cantidad de decimales con la cual se trabajar en el programa. Se puede elegir entre 2 decimales o sin decimales. 4. Add this new Project to a Project group: Esta opcin se explicar mas adelanta cuando se toque el tema de la creacin de sub - proyectos.
Una vez que se han completado todos los campos, se hace clic sobre el botn ADD (agregar), con la cual se da por creado la base del programa. A continuacin se muestra un resumen de los pasos anteriores:
20
Una vez agregado el programa, se abre una pantalla la que se encuentra compuesta por:
21
10
11
1. 2. 3. 4. 5. 6. 2.
Barra Ttulo. Barra Men. Barra Utilidades. Barra Edicin. Fecha. Tabla de Actividades.
7. rea Grfica. 8. Desplazamiento Vertical. 9. Desplazamiento Horizontal. 10. Layout en el que se esta trabajando. 11. Nombre del filtro ocupado.
Dividiendo la pantalla. La pantalla puede ser dividida en sectores convenientes que permitan desplazarse con mayor facilidad. Existen diferentes formas de dividir la pantalla, se detallan a continuacin. Elegir desde la barra de men, Windows
22
1. Activity Columns Split: Divide en forma vertical la zona de tabla de actividades. Otra forma de realizar esto es en la parte inferior izquierda desplazar el rengln negro hacia la derecha.
2. Vertical Split: Ajusta la divisin del rea grfica con la zona de tabla de actividades. 3. Bar Area Split: Divide en forma vertical el rea grfica. Otra forma de realizar esto es en la parte inferior derecha desplazar el rengln negro hacia la izquierda.
23
4.
Horizontal Split: Divide la pantalla en forma horizontal.
24
3.
Layout. Corresponde a una combinacin visual de elementos que aparecen en la catar gantt, ya sea de actividades, tipos de letras, particin de pantalla, etc.. Cada layout es identificado con un nmero de referencia y ttulo. Cuando se abre un proyecto por primera vez el Layout por default es mostrado. Si un proyecto se abre nuevamente, el ltimo layout es desplegado. Los layouts pueden ser compartidos con otros usuarios.
3.1
Comandos del Layout. 1. Crear un Layout Se parte con un formato inicial al elegir desde la barra men, View, Layout, New 2. Acceso a diferentes Layout del proyecto activo Elegir desde la barra de men, View, Layout, Open Se despliega una pantalla con todos los layout, como la que se muestra a continuacin:
3. Salvar cambios en el layout activo. Elegir desde la barra de men, View, Layout, Save 4. Modifica cualquier elemento de un layout y salva el layout revisado como uno nuevo. Elegir desde la barra de men, View, Layout, Save As Se despliega una pantalla como la que se muestra a continuacin:
25
5. Mantencin de archivos. Elegir desde la barra de men, View, Layout, Delete Se despliega una pantalla como la que se muestra a continuacin:
4.
Save As. Al cerrar el programa, aparecer una pantalla como la que se muestra a continuacin:
Como se mencion en Entorno de Trabajo, P3 lo que guarda es el Layout o pantalla actual de trabajo, ya que es en DOS, todos los cambios realizados son guardados automticamente.
5.
Abrir un programa. Para abrir un proyecto existente se debe proceder de la siguiente manera:
26
Elegir desde la barra Men File Open Se tiene acceso a proyectos en diferentes discos y directorios. Seleccionar el proyecto. Se tiene un acceso simultneo de cuatro proyectos abiertos al mismo tiempo. Exclusive: Al hacer clic sobre el este cuadro, se tiene la posibilidad de modificar los Activity Id del programa, stos corresponden a los identificadores nicos de cada tarea con los cuales el programa realiza los cambios. Adems esta versin de Primavera permite trabajar en red, pero al hacer clic, slo un usuario tiene acceso al proyecto.
Overview: Al hacer clic se obtiene informacin general del proyecto, como por ejemplo el nombre del proyecto, versin, unidad de planificacin, cantidad de actividades con las que cuenta el programa, fecha de inicio y la fecha calculada de trmino del proyecto, etc..
6.
Back Ups (Respaldo de un proyecto) Se debe tener un respaldo del programa diario, organizado por carpetas semanales. Salva archivos de proyectos a un directorio o unidad extrable. Mantiene los archivos del directorio del proyecto. Guarda informacin confidencial. Protege la informacin de Fatal Error (Error Fatal). 27
Elegir desde la barra de Men Tools, Project Utilities, Back Up 1. En From, hacer clic en Browse para buscar la ruta del proyecto a respaldar 2. En To, hacer clic en Browse para buscar la ruta donde se va a guardar o respaldar el proyecto 3. P3 tiene la opcin de realizar el respaldo en formato comprimido o generando los 23 archivos genricos. No se puede realizar un Back Up y guardarlo en la misma carpeta donde se encuentran los 23 archivos P3 del proyecto.
28
2 3
7.
Restore (Restaurando un Proyecto). Elegir desde la barra de de men, Tools, Project Utilities, Restore
Restaura archivos de proyecto desde unidades extrables. Se debe especificar la ruta donde se guardo la copia o Back Ups del programa. Se selecciona el archivo a restaurar. Se debe especificar la ruta donde se van a generar los 23 archivos de P3 correspondientes al programa.
29
8.
Personalizando la Barra de Utilidades. Para personalizar la barra de utilidades hacer clic entre botones de la barra, con el botn derecho del Mouse. Se despliega la siguiente pantalla.
1 En este espacio hacer clic con botn derecho del mouse 2
1.
Corresponde a la barra de utilidades que se presenta en el programa.
30
2. Corresponde a los iconos a incluir en la barra de utilidades para ser mostrados. El procedimiento de insercin es como sigue: En 1. ubicarse donde se quiere ingresar el nuevo icono. En 2. ubicar el icono a ser insertado. Hacer clic en Insert.
De acuerdo a la experiencia de los proyectos realizados, es aconsejable agregar a la barra de utilidades los botones de Organize Now, Predecessor Detail, Successor Detail, Link Activity, Unlink Activity, Sumaries all.
31
C.1.
DEFINIENDO LOS CODIGOS. WBS
Corresponde a una estructura jerrquica de trabajo, en donde se divide el proyecto en bloques distintos, organizando el trabajo en unidades ms manejables, adems de resumir el programa en varios niveles de consolidacin.
WBS Contrato Hitos - Contractuales Hitos - Ingeniera Hitos - Suministros Logstica Instalacin de Faena Construccin COD. 010 020 030 040 050 060 070
Elegir desde la barra men Data, WBS Escribir el primer nivel de cdigo con su respectivo ttulo: 010 CONTRATO. Para llenar los siguientes niveles, se debe hacer clic en botn +.
2.
Activity Codes (Cdigos de Actividades)
Son creados para poder organizar y manejar la informacin del proyecto como adems para crear campos para filtrar. Para definir los activity codes se debe proseguir como sigue:
32
Elegir desde la barra Men, Data, Activity Codes 1. Ingresar en el campo Name, los caracteres para el nombre de los cdigos definidos en la estructura del programa. 1. Determinar el largo que tendrn los valores de los cdigos. 1. Ingresar una descripcin o nombre por cada cdigo. 2. Ingresar los valores (con su respectiva longitud definida anteriormente) respectivos a cada cdigos de actividad. 2. Ingresar una descripcin para cada valor. Al realizar cualquier cambio en esta estructura, P3 siempre despliega una pantalla como la que se muestra a continuacin:
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D.-
DEFINIENDO EL CALENDARIO.
Permite modelar diferentes tipos de jornadas, turnos, por lo que cada actividad puede tener su propio calendario. Se refiere a definir los perodos laborales y no laborales para el proyecto. Se pueden definir 31 calendarios por proyecto, puede ser definido en horas, das, semanas o meses, permite feriados repetitivos, especificar excepciones a perodos no laborables, feriados o fines de semana, aplicar definiciones globales a calendarios especficos. 1. Definicin del Calendario. Elegir desde la barra Men, Data, Calendars La pantalla que se despliega es la siguiente: 1. La zona sombreada indica que el esa fecha corresponde a no laboral. 2. Corresponde al desplazamiento mes a mes Cuando es agregado un nuevo proyecto, se crea automticamente el Calendario Global y el Calendario 1. (especfico para un proyecto)
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2.
Informacin General para el Calendario Global. Elegir Global Calendar Hacer clic en Standard La opcin Standard define el primer nivel de informacin en el calendario: Cuando parte la semana, unidad de planificacin, fechas y reglas de perodos no laborales. Finish Date denota el trmino requerido del proyecto.
3.
Informacin general de los das del calendario. Elegir el Calendario 1 Hacer clic en Standard 1. Modifica el ttulo del calendario si es necesario 2. Definir los das laborales para un calendario especfico.
35
4.
Mtodos para definir perodos no Laborales. Existen 4 formas de definir un perodo no laboral, y son las que se detallan a continuacin: Agregue los perodos no laborales usando el cuadro del Calendario o en Holidays. 1. Usar el calendario global para establecer feriados y periodos no laborales que se apliquen a todos los calendarios bases del proyecto. Los perodos no laborales establecidos en el calendario global son traspasados a los especficos. 2. Doble clic en un da para cambiar entre laborable y no laborable. 3. Seleccionar un da o un rango de das y hacer clic en nonwork. Usar Ctrl. + clic para seleccionar das no consecutivos y Shift + clic para marcar un rango das, luego hacer clic en nonwork. Marcar un da especfico, haciendo doble clic (por ej. MON) como no laborable para todas las semanas en el mes. 4. Ingresar fechas en el marco Holidays List y las excepciones a perodos no laborables. Para feriados que ocurran cada ao en la misma fecha, hacer clic en Repeating.
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5.
Agregar un nuevo calendario. Hacer clic en Add, en el cuadro de dialogo Calendar. Ingresar un titulo para el nuevo calendario. Hacer clic en Ok.
Hacer clic en Standard para definir la semana normal de trabajo. Marcar los das laborales para la semana. Deseleccionar los das que no se trabajan.
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E.1.
INGRESO DE ACTIVIDADES. Ingresando actividades. Se hace clic sobre el botn , que se encuentra en la Barra de Edicin. Se ingresa el activity ID de la actividad. Cabe recordar que este cdigo es nico para cada tarea y fue definido en la estructura de del programa. Luego posicionarse en Activity Description y poner el cursor en la barra de edicin para ingresar el nombre de la actividad. P3 permite una longitud mxima de 48 caracteres. Luego ingresar en el campo Original Duration u OD la duracin de la actividad. En el caso de que sta sea un hito su duracin ser 0.
Existen 4 formas de ingresar una nueva actividad y son las siguientes:
1. Para la siguiente actividad basta con hacer clic en el botn en la barra de edicin. 2. En la barra de edicin, elegir Insert, Activity. 3. Presionar INSERT en el teclado. 4. Presionar la tecla flecha-abajo, despus de la ltima actividad en la tabla. Si una actividad est seleccionada, la nueva actividad ser insertada debajo de esta. La siguiente actividad por defecto continuar con la numeracin de la anterior, con un incremento de 10 en 10. Para interrumpir este incremento en el Activity Id, basta con cambiar el cdigo de la actividad. El Activity Id slo puede ser modificado si el proyecto se encuentra abierto como Exclusive.
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Para cambiar este incremento se debe realizar lo siguiente: 2. Incremet. (Auto-incremento) Elegir en la barra de Men, Tools, Options, Activity Inserting 1. Determinar si se va a usar la numeracin automtica. 1. Establecer el valor a incrementar. 2. Determinar si P3 debe desplegar el Activity Form (F7) cuando se inserta una nueva actividad.
1 2
3.
Mtodos para desplegar el Activity Form. Elegir en la barra de men, View, Activity Form Presionar F7. Doble clic en una actividad existente en la tabla de actividades. Hacer clic en el icono .
4.
Mtodos para eliminar actividades. Hacer clic en el icono en la barra de edicin. Presionar Dell o Supr en el teclado. P3 pregunta por una confirmacin antes de eliminar actividades.
39
5.
Mtodos para agregar actividades en PERT. Elegir en la barra de men, View, Pert Se despliega una pantalla como la que se muestra a continuacin:
Elegir en la barra de men, Insert, Activityo Presionar Insert desde el teclado o Hacer doble clic en el rea vaca. Si una actividad se encuentra seleccionada, la nueva actividad es insertada al lado de la actividad seleccionada.
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6.
Si no hay actividades seleccionadas, la actividad se agrega en la franja visible. El Activity Form (F7) es desplegado automticamente.
Tipos de Actividades. Existen 2 maneras de ingresar el tipo de actividad. 1. Abrir la ventana de Activity Form. (F7) Cuando se ingresan las actividades, se debe especificar el tipo en el campo Type. 2. Pulsar en el botn derecho para desplegar la lista abatible. Primavera P3, proporciona 9 tipos de actividades: Task (Actividad): Es la que se genera por default. Independent (Independiente): No muy ocupada. Start Milestone (Hito Inicio): Representa el inicio de una actividad en el tiempo de duracin cero. Finish Milestone (Hito Trmino): Representa el fin de una actividad en el tiempo de duracin cero. Start Flag (Seal de Inicio): No muy ocupada. Finish Flag (Seal de Trmino): No muy ocupada. Hammock (Hamaca): Es una actividad que tiene el propsito de resumir un grupo de actividades. P3 calcula la duracin de esta actividad, desde la fecha de inicio (SS) de la actividad predecesora hasta la fecha de trmino (FF) de la actividad sucesora. P3 coloca un * en la duracin de la actividad. No maneja la holgura. WBS (WBS): No muy ocupada. Meeting (Reunin): No muy ocupada. El tipo de actividad por defecto es Actividad (Task)
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7.
Formato de cajas de actividad. P3 entrega formatos para cajas de actividad por defecto, que pueden ser usados y modificados, dependiendo de su necesidad. Elegir desde la barra de men, Format, Activity Box. Configuration 1. Seleccione el formato de caja que desee ver. 2. Marcar la opcin de despliegue de conectores. 3. Especificar si se requiere mostrar o no el progreso y lo hitos. 4. Usar los formatos existentes o seleccione modify template para crear nuevos formatos
8.
Modificando la caja de actividad. Se puede Append Row (Insertar filas), Delete cell (Eliminar filas) o Split Cell (Agregar filas). Ingresar Content (contenido), Alignment (Alineacin del texto) y Stile (estilo en la celda). Seleccionar Change Template para cambiar el formato o ingresar un nuevo formato con un nombre distinto.
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9.
Milestones (Hitos). Corresponden a una actividad ficticia en el tiempo que representan el inicio o trmino de una serie de actividades. Sus principales caractersticas son: Actividades ficticias de duracin cero. Deben ser actualizados, calculados y pueden ser enclavados. Ligados las fechas establecidas en documentos contractuales.
10.
Constraints (Enclavamientos). Son restricciones impuestas que son usadas para reflejar los requerimientos de un proyecto. Estos vienen dados por fechas, duraciones impuestas para reflejar las condiciones reales de un proyecto. Su caracterstica principal es que agrega ms control al programa. Existen varios tipos: Fecha, Duracin y Holgura.
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- Existen 2 formas de acceder al cuadro de constraints: - 1. En Activity Form (F7), hacer clic en la vieta Constraints - 2. Sobre la actividad que se va a enclavar, hacer clic con el botn derecho del Mouse. Elegir Activity Detail, Constraints - Marcar el tipo de enclavamiento para luego modificar el campo. - Un * aparece a continuacin de la fecha en el campo enclavado.
Early Start Constraints: Afecta la fecha de inicio ms temprano, retrasa el inicio temprano hasta la fecha impuesta. Afecta slo las fechas tempranas. Early Finish Constraints: Retrasa un trmino temprano a la fecha enclavada. Usada para prevenir que una actividad finalice demasiado temprano. Start on: Combinacin de inicio no antes que y de inicio no mas tarde que. Usado para especificar fechas entregadas por contratistas. Expected Finish: La duracin es calculada. Remaining Duration = Expected Finish Early Start. Se aplica para programar fechas de entrega, permite programar por fechas en vez de duraciones, es usada en actividades de larga duracin para verificar el estado. Zero total float Constraints: Si la holgura es positiva las fechas tardas son igualadas a las fechas tempranas. Es usado para instruir una actividad a ejecutarse ASAP (As Soon as Possible).
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Zero free float Constraints: Actividad tan tarde como sea posible sin retrasara los sucesores. Usado para programar una entrega ALAP ( As Late as Posible). Late Start Constraints: Adelanta un inicio tardo a la fecha impuesta. Usado para colocar una lnea de fuego al inicio de una actividad. Late Finish Constraints: Impone una fecha en la cual una actividad debe terminar. Afecta las fechas tardas. P3 la aplica si la fecha de trmino tarda es posterior al trmino impuesto ( slo adelanta las fechas tardas). Repercute en las fechas tardas de las predecesoras. Mandatory Start & Finish Constraints: Fuerza a las fechas tardas y tempranas a igualarse a la fecha obligada.
F. 1.
RELACIONES ENTRE ACTIVIDADES.Ingresar relaciones usando la ventana de Activity Form. Desplegar la ventana SUCC para sucesoras o PRED para predecesoras desde Activity Form (F7). Ingresar el Activity ID, Tipo de Relacin y Lag. El tipo de relacin por defecto es FS. Presionar JUMP para moverse a la siguiente actividad.
2.
Ingresar relaciones desde el botn Relationship Lines. Elegir desde la barra de men, Edit, Find Activity para ubicar una actividad.
45
Apuntar el tridente a la actividad predecesora y arrastrar hacia una actividad sucesora. El apuntador del mouse cambia a modo de relacin. Por ejemplo si la relacin es FS, el tridente debe posicionarse en el final de la actividad predecesora y dirigirse al inicio de la actividad sucesora. Si es SS, desde el inicio de la actividad predecesora al inicio de la sucesora. Se debe tener el cuidado de que al realizar esta operacin es muy fcil pasar a llevar la actividad, aumentando su duracin, fechas, etc. y como es un programa en DOS los cambios son guardados automticamente. Se debe ocupar con PRUDENCIA.
G. 1.
CALCULO DEL PROGRAMA. Data Date. Corresponde a la fecha desde la cual el programa realizar todos los clculos. Considera el avance de las actividades hasta la ltima hora del da anterior al data date. Por Default la fecha que toma es la fecha de inicio del proyecto. Fecha de Datos la fecha hasta a cual se est informando el avance y desde la cual se comienza a programar el trabajo futuro.
En actividades sin predecesoras o sucesoras. - Sin predecesoras: Actividad usa el data date como comienzo temprano. - Sin sucesoras: Actividad usa el trmino del proyecto como fecha de trmino ms tarda.
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2.
Schedule. Para calcular el programa de un proyecto: Elegir Tools, Schedule Esta opcin calcula y entrega un reporte completo del proyecto, indicando las actividades hitos, constraints, actividades sin predecesoras ni sucesoras y finalmente un resumen de la cantidad de actividades, nmero de relaciones, nmero de actividades en la ruta crtica, fecha de inicio y fecha de trmino del proyecto. Presionar Schedule Now
Primavera Scheduling and Leveling Calculations -- Scheduling Report Page: 1 This Primavera software is registered to SALFACORP. Start of schedule for project CORR. Serial number...19126321 User name SALFA Constraint listing -- Scheduling Report Page: 2 Activity ---------CO 00010 HC 00010 HI 00010 HS 00010 Date ------18JUL06 15AUG06 17JUL06 01AUG06 Constraint ---------------------------Mandatory Start Constraint Mandatory Start Constraint Mandatory Finish Constraint Mandatory Finish Constraint
Open end listing -- Scheduling Report Page: 3 ---------------Activity CO 00010 has no predecessors Activity HC 00050 Scheduling Statistics for Schedule calculation mode Schedule calculation mode Float calculation mode SS relationships Project CORR: - Retained logic - Contiguous activities - Use finish dates - Use early start of predecessor
has no successors
Schedule run on Fri Jul 21 09:07:37 2006 Run Number 129. Number of activities.................. Number of activities in longest path.. Started activities.................... Completed activities.................. Number of relationships............... Percent complete...................... Number of mandatory constraints....... Data date............................. Start date............................ Imposed finish date................... Latest calculated early finish........ 50 2 0 0 70 0.0 12 18JUL06 18JUL06 20FEB07 06MAR07
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Otra opcin de calcular el proyecto es presionar en el teclado F9. Esta opcin no genera un reporte del estado del proyecto. La pantalla mostrada es la que se detalla a continuacin.
3.
Loops.
El Loops es detectado despus de un clculo de programa (F9). P3 no calcula hasta que el Loop sea eliminado. Al elegir en la barra de men, Tools, Schedule, detecta el Loop, al hacer F9 este solo indica que existe una interferencia en las relaciones, pero no entrega un informe indicando cuales son las actividades en conflicto. Una vez eliminado, volver a recalcular.
Revisin de Loops en el Reporte del Programa.
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Primavera Scheduling and Leveling Calculations -- Scheduling Report Page: 1 This Primavera software is registered to SALFACORP. Start of schedule for project CORR. Serial number...19126321 User name SALFA .
Open end listing -- Scheduling Report Page: 3 ---------------Activity CO 00010 has no predecessors Activity HC 00050
has no successors
Loop report -- Scheduling Report Page: 4 Loop # Activity Description -------- ---------- -----------------------------------------------1 AU 00020 Diseo Sistema automatizado AU 00040 Prep. Especif. Consola de Control Maestro AU 00060 Fabr. y Entrega Consola de Control Maestro AU 00100 Instal. Consola de Control Maestro AU 00020
49
H.
FRAGNETS. Son fragmentos o pedazos de mallas usados para elaborar proyectos. Las relaciones internas dentro de un fragnets son mantenidas. Proporciona reemplazo de texto para reducir el ingreso de datos. Es posible almacenar un nmero ilimitado de fragnets. Son ocupados para realizar una programacin rtmica. Son propios del computador donde uno se encuentra trabajando, es decir, al copiar un programa a otro computador, los fragnets no son copiados. Se debe crear un programa auxiliar donde es creado el fragnets para luego ser insertado en el programa correspondiente.
1.
Creando el Programa Auxiliar. Crear un programa siguiendo los pasos definidos en la Parte I, Punto B. Creando un Nuevo Proyecto, seccin 1 Creando el programa. Este proyecto debe ser guardado en la carpeta del proyecto 04 Programa y Memoria, subcarpeta 03 Programa Auxiliar.
A continuacin se muestra la pantalla de P3 con la creacin del nuevo proyecto.
50
2.
Reemplazo de texto. Act. Id.
Reduce el ingreso de datos. Es til para descripciones repetitivas, valor de cdigos y textos de log. Ingrese backets, <nombre>, donde el texto debe ser insertado.
Por ejemplo se desea ingresar las siguientes actividades mediante fragnets:
Act. Desc. Orig. Duration 1 1 1 1 2 1 1 Pred. HI 00010 IF 00020 CM 01240 CM 01250 CM 01260 CM 01270 CM 01280 CM 01290 Suc. CM 01250 CM 01310 CM 01260 CM 01270 CM 01280 CM 01290 CM 01300 CM 01350 CM 01650
CM 01240 Eje A-B/2-0 ; A-0/2-5 - Exc. Fund. CM 01250 CM 01260 CM 01270 CM 01280 CM 01290 CM 01300 Eje A-B/2-0 ; A-0/2-5 - Emplantillado Eje A-B/2-0 ; A-0/2-5 - Enf. Fund. Eje A-B/2-0 ; A-0/2-5 - Enf. Arranque Muros y Pil Eje A-B/2-0 ; A-0/2-5 - Moldaje Fundacin Eje A-B/2-0 ; A-0/2-5 - Hormign Fundacin Eje A-B/2-0 ; A-0/2-5 - Descimbre Fundacin
Colocar la palabra <Nombre> con brackets en la parte del numeral del eje, pues es el valor que va cambiar en una programacin cclica, segn muestra la figura.
51
3.
Pasos para guardar un fragnets. Seleccionar el grupo de actividades. Elegir desde la barra de menu, Tools, Fragnets, Store Fragnet Ingresar un cdigo ID nico y un ttulo. En este caso ID 40, Ejemplo N 1.
4.
Pasos para recuperar un fragnets. Abrir el proyecto donde se va a ingresar el conjunto de actividades. Elegir desde la barra de menu, Tools, Fragnets, Retrieve Fragnet Seleccionar 40 Ejemplo N 1. Hacer clic en Retrieve. Seleccionar Auto-increment. Digitar CM 01240 en la casilla Base. Digitar 10 en la casilla Auto-increment.
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Reemplazar <Nombre> con A-B/2-0 ; A-0/2-5.
El resultado obtenido es el siguiente.
I.
PERSONALIZAR EL LAYOUT.
1.
Formateo de columnas en la tabla de actividades. Se refiere a modificar y dar un ancho especfico a las columnas. Filtrar actividades de acuerdo a criterios especficos. Usar criterios para relacionar actividades. Elegir desde la barra desde la barra de men, Format, Columns La pantalla que se abre es la siguiente:
53
Seleccionar un tipo de letra en Data Font para todos los ttulos de las columnas. para agregar una nueva columna. P3 inserta la columna sobre Apuntar a el campo iluminado en el cuadro de Columns y la muestra a la izquierda en la tabla de actividades. Elegir la variable a ser mostrada en la nueva columna. Existe una gran cantidad de variables para ingresar en el layout. Definir title (ttulo), Width (ancho), Align (alineamiento) y Data Font (Letra y tamao) son seleccionados por defecto, pero pueden ser modificados.
Insertar una columna vaca para agregar notas. El layout generalmente ocupado tiene el orden siguiente: Activity ID, Activity Description, Original Duration, Early Start, Early Finish, Calendar, Total Float, WBS, Activity Codes, Resource ID, Budgeted Quantity. Para el caso de la nivelacin adems se ocupa Late Start, Late Finish y Free Float.
54
2.
Eliminando Columnas. Apuntar a para eliminar una columna de datos que est seleccionada en ese momento. Sobre-escribir una columna existente con nuevos datos.
3.
Modificando y Dimensionando Columnas. Existen 2 opciones para modificar el ancho de una columna: 1. Para ajustar el ancho de la columna se debe apuntar a una lnea de separacin de columnas; el apuntador cambia a doble flecha. Luego se arrastra la lnea al nuevo ancho. 2. Hacer doble clic en el encabezamiento de la columna. Luego modificar data(informacin de la columna), title (ttulo a mostrar en layout), Width (ancho), Alignment (alineamiento), Data font (Letra y tamao).
4.
Dimensionando las filas. Para el dimensionado de las filas existen 2 formas de llevarlo a cabo.
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1. Para cambiar el tamao de una sola fila usando el Mouse se debe Apuntar a la lnea que separa los Activity Id. El apuntador cambia a doble flecha. Arrastrar la lnea para definir la nueva altura.
2. Para cambiar el tamao de la fila que trae por default P3: Elegir desde la barra de men Format, Row Height P3 basa el tamao de la fila de acuerdo a las posiciones de las barras y los datos que se desplieguen en ellas. Borrar el ticket en Automatic Size, e ingresar un valor en puntos para el alto de las filas. Indicar si se desea ajustar todas las filas o las seleccionadas. Borrar el ticket para dar un nuevo alto a la fila
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5.
Ajustando la escala de tiempo. Existen 2 posibilidades para ajustar la escala de tiempo: 1. Hacer doble clic en la escala de tiempo 2. Elegir desde la barra de men Format, Timescale Ajustar fechas de inicio y trmino. SD Start Date Fecha de Inicio. FD Finish Date Fecha de Trmino. DD data Date Fecha de Actualizacin. CAL Calendar Date Fecha de Calendario. Personalizar font (tipo de letra) y Minimum time unit (unidad mnima de tiempo).
57
6.
Llenado de Celdas. Copia el contenido de una celda a otra o a otras celdas de varias actividades. Solo copia datos editables, ejemplo cdigos, descripciones, duraciones, etc. Para actividades consecutivas, seleccionar la celda a copiar, arrastrar el mouse para seleccionar el rango y luego elegir desde la barra de men, Edit, Fill Cell. Para actividades no consecutivas, usar Ctrl + clic para seleccionar cada actividad. Elegir desde la barra de men, Edit, Fill Cell.
58
J.
ORGANIZACIN. Organizar actividades de acuerdo a criterios especficos. Resumir actividades. Filtrar actividades de acuerdo a criterios especficos. Usar criterios para relacionar actividades.
1.
Organizando Actividades. Elegir desde la barra de men Format, Organize
1. Se puede organizar por Activity Data (cdigos de actividad) o por Work Breakdown (Estructura de quiebre)de acuerdo a la experiencia y la definicin de la estructura...se usa la organizacin por Activity Data.
59
2. En esta ventana es donde se elige la forma de agrupar del proyecto. Existe una gran cantidad de variables de agrupacin como se muestra al desplegar la flecha hacia abajo.
Se puede agrupar por: WBS, Activity Codes, Recursos, etc.. Subtotalizar los datos al comienzo o al final de las columnas. 3. Se refiere a como ordenar las actividades de un mismo cdigo de actividad, por ejemplo por fechas tempranas, Activity Id, etc.
2.
Organizar por cdigos de actividad. Las actividades son agrupadas de acuerdo al orden de los cdigos seleccionados. Si un valor de cdigo no es asignado a ninguna actividad, el ttulo de agrupaciones no aparece en el Layout. Elegir si desea desplegar las actividades no asignadas o sin categora.
60
61
3.
Subtotalizar. En la opcin organize en la ltima columna se despliega una opcin de Total. Se puede colocar el resumen a cualquier nivel de organizacin y en la posicin deseada, es decir sobre las actividades o bajo ellas.
4. 4.1
Summarize All (Resumir Actividades). Resumir. Doble clic en una banda especfica de agrupacin para resumir el grupo de actividades. Un signo + delante de la banda de agrupacin indica que est resumida. Elegir desde la barra de men, Format, Summarize All Puede resumir toda la informacin basada en el agrupamiento definido en la caja de Organizacin, Organize.
A continuacin se presenta un ejemplo donde se resume a nivel de WBS.
62
4.2
Expandir. Doble clic en una banda resumen para expandirla. Elegir desde la barra de men, Format, Summarize All Seleccionar None de la lista abatible.
5.
Imprimir. Elegir impresora o plotter. Elegir File, Print Setup Seleccionar la impresora default o una impresora especfica. Para Plotters, usar Primavera Plot Drivers. Especificar orientacin de la pgina. Seleccionar tamao del papel.
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Configuracin Page Setup. Elegir File, Page Setup Modificar las especificaciones para imprimir el layout. Ingresar fechas de inicio y trmino para especificar el rango de fechas que ser impreso. Despliegue de tabla de actividades, barras y/o datos de recursos y costos. Especificar ajustes de pgina.
Vieta. Elegir Page Setup Para agregar un encabezado hacer clic en Header Puede ser agregado en todas las pginas, en la primera o en la ltima pgina, como adems puede no mostrarse. Se debe especificar en cuantas secciones se va a agregar este encabezado, pueden ser 3 5 secciones. Una vez definidas las secciones, se debe buscar la informacin que tendr cada seccin.. Generalmente esta funcin no es ocupada en los programas, pues la informacin es proporcionada en el pie de pgina o Footer.
Para agregar un pie de pgina hacer clic en Footer Al igual que el encabezado puede ser incluido en la primera, ltima, todas o en ninguna pgina. Luego se debe definir el pie de pgina en las secciones que se estimen convenientes.( 3 5 secciones) Cuando sean definidas las secciones, se debe incluir la informacin que contendr cada seccin. Cada seccin contiene la informacin siguiente para ser mostrada: Dates, Logo, Revisin Box, Titles / Comments, Bar chart legend & None.
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Generalmente son usadas 5 secciones con la siguiente informacin: Dates, Bar chart legend, Titles / Comments, None, Revisin Box y se muestra solamente en la primera pgina.
Imprimiendo el Layout. Elegir File, Print Especificar las pginas a imprimir, todas o las seleccionadas.
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PARTE III A. 1. 1.1. UTILIDADES. Filtros. Caractersticas del filtro. 1.2. .
Selecciona informacin de acuerdo a un criterio seleccionado. Limita las actividades del layout activo. Focaliza a determinados grupos de actividades. Permite seleccionar y ordenar las actividades. Facilita la actualizacin.
Aplicando Filtros. Elegir desde la barra de men, Format, Filter Se despliega la pantalla que se detalla a continuacin.
3 4
1. Por default P3 incluye una serie de criterios para realizar la seleccin. Por ejemplo All corresponde a mostrar todas las actividades, None, oculta todas las actividades, estos dos primeros criterios no se pueden modificar. Adems incluye 13 filtros los cuales si se pueden modificar. 2. Para ejecutar el filtro, se debe hacer clic en el botn Run. Cuando el filtro es aplicado, en el layout, en la parte inferior de la pantalla aparece el nombre del filtro aplicado. 3. Elegir Add (agregar), Modify (modificar) o Delete (borrar) un filtro.
66
4. Al hacer clic en Filter se despliega un lista de 3 opciones, la usada con el propsito de seleccionar ciertas actividades es la que se muestra por defecto Replace activities shown in current view (reemplazar actividades que se ven en el layout actual). Las otras dos opciones son Add activities to the current view (Agregar actividades al layout actual) y Remove activities from the current view ( Sacar actividades del layout actual). 4. Al hacer clic en la opcin select, las actividades se iluminan cuando cumplen las condiciones del filtro. Automticamente la opcin filter queda bloqueda.
Bloqueada
1.3.
Caractersticas de Seleccin: Al hacer clic en Add (agregar), la pantalla que se despliega es la siguiente:
1 2
67
1. Se especifica el nombre del filtro agregado. Este filtro queda automticamente guardado en los criterios de seleccin. 2. Al hacer clic en level se muestran los 4 niveles de filtros que se pueden aplicar. 2. Al elegir All / Any designacin por lgica: All significa And lgico. Any significa Or lgico. 3. Al ingresar los criterios de seleccin, nos encontramos con 4 columnas que indican lo siguiente: Select If: Al estar posicionado en esta columna y desplegar la flecha hacia abajo, se ve que existen diferentes tipos de seleccin:
Is: Una vez con la seleccin elegida se procede a desplegar este campo, donde se encuentran las siguientes opciones:
1. 2. 3. 4. 5.
EQ Equal To: La seleccin escogida sea igual a NE Not Equal To: La seleccin escogida NO es igual a GT Greater Than: La seleccin escogida sea mayor que LT Less Than: La seleccin escogida sea menor que WR Within Range: La seleccin escogida se encuentre dentro del rango
68
6. 7. 8. -
NR Not Within Range: La seleccin escogida se NO encuentre dentro del rango CN Contains: La seleccin escogida contenga SN Does Not Contain: La seleccin escogida NO contenga
Low Value High Value: Depende exclusivamente de la seleccin escogida, y es el ltimo valor para que el filtro sea ejecutado. High Value se ocupa cuando en el campo Is es seleccionado WR. En este campo se pueden usar caracteres comodn (?,*).
1.4.
Niveles de Seleccin. Usados como proceso de pasadas por varios tamices. Permiten combinar operadores OR & AND.
1.5.
Ejemplo de nivel de seleccin. Realizar un filtro para mostrar las actividades de de Construccin y Montaje que se encuentran en la ruta crtica de la portera de acceso. Elegir desde la barra de men, Format, Filters o simplemente haciendo clic en el icono en la barra de utilidades. Agregar una nuevo filtro, hacer clic en Add Una vez agregado el filtro, en el campo Title definir el nombre del filtro que se va a ejecutar. Elegir la opcin level 1 & Any En select if desplegar la flecha hacia abajo y elegir WBS. En el campo If elegir la opcin EQ Equal To. En Low Value digitar el numeral 60, equivalente a Construccin y Montaje.
69
Elegir Level, desplegar la flecha hacia abajo y seleccionar el nivel 2. En Select If, desplegar la flecha hacia abajo y seleccionar Total Float, en If seleccionar EQ y finalmente en Low Value seleccionar 0. Debajo de Total Float, seleccionar Edificio, en If, seleccionar EQ y finalmente en Low Value seleccionar 020.
70
2. 2.1
Global Change. (Cambios Globales) General. Permite fcilmente agregar o modificar un gran nmero de actividades. Se despliega el cuadro de dilogo eligiendo desde la barra de men, Tools, Global Change Existen 8 Global Change creados por default.
3 1
1. Ac se muestran los Global Change por defecto y los creados por el usuario.
71
2.2
2. El Global Change puede ser Modify (Modificado), Add (Agregar), Delete (Borrar). 3. Trial Run es para probar y visualizar los cambios, en cambio Run es para validar los cambios.
Sentencias: IF THEN ELSE. Al hacer clic en Add se despliega una pantalla como la que se muestra a continuacin:
1 6 2
4 5
2.3
1. Ac se pone el nombre del Global Change a ejecutar. 2. Al igual que el filtro este criterio de seleccin funciona como una designacin por lgica: All significa And lgico. Any significa Or lgico. 3. La sentencia IF compara dos valores para determinar si efecta o no el cambio. 4. La sentencia THEN cambia los datos cuando la declaracin IF es verdadera. Cuando la sentencia IF no est definida, el comando THEN cambia todas las actividades excepto si la ventana seleccin est usada. 5. La sentencia ELSE cambia los datos si la declaracin IF es falsa. 6. Trial Run es para probar y visualizar los cambios, en cambio Run es para validar los cambios.
Selection. Esta vieta acta como un filtro, es decir, tiene las mismas propiedades.
72
Tiene 4 niveles de seleccin. El filtro predominante es el del Global Change por sobre el que puede estar aplicado en el programa actual.
2.4
Sentencias Data Item, Criteria, Data Item/Value/Operation. Data Item: al estar posicionado bajo esta celda y desplegar la flecha hacia abajo, se tiene una gran variedad de opciones de seleccin.
73
Criteria: Este campo funciona como la sentencia Is del filtro, al desplegar esta ventana se tienen las siguientes opciones.
Data Item/Value: Corresponde al valor que ser asignado al Data Item, seleccionado anteriormente, si se despliega esta opcin se tiene la siguiente pantalla.
Operation: Esta opcin permite realizar operaciones aritmticas en conjunto con el Data Item/Value. Adems permite concatenar variables de texto.
74
2.5
Definiendo funciones aritmticas. Se usa estas ecuaciones para cambiar datos numricos tales como cantidades, duraciones, etc.. Pueden ser usados para combinar: dos variables de datos, una variable y un valor numrico o dos valores numricos. El carcter Concatenate se usa para combinar cadenas de caracteres, se usa el smbolo & para concatenar variables de texto tales como: identificacin de actividades, descripciones, cdigos de actividad, variables personalizadas. Los operadores vlidos son: + Suma. - Sustraccin. * Multiplicacin. / Divisin. & Concatenacin de texto.
2.6
Funciones con arreglo de caracteres. (String) Son usadas para remover, insertar o reemplazar caracteres desde el principio, mitad o fin de cualquier campo de texto.
Resultado Elimina caracteres blancos antecesores. Elimina caracteres blancos sucesores. Extrae x nmero de caracteres, comenzando con el primer carcter en el campo. Extrae x nmero de caracteres, comenzando con el ltimo carcter en el campo. Extrae y nmero de caracteres, comenzando en la posicin x.
Funcin LTRIM (x) RTRIM (X) LEFT (item, x) RIGHT (item, x) SUBSTR (item, x, y)
75
SS (item, x,y) Day (date) Date ( ) STDATE (date) TTL (item)
Igual al SUBSTR, excepto que permite un nombre de tem ms largo. Despliega el da de la semana que corresponda a la fecha ingresada. Muestra la fecha del sistema. Convierte una fecha en una cadena formato DDMMYY. Asigna una descripcin a la actividad basada en el ttulo de un tem especfico entre los siguientes: Activity Codes, Resource, ACC, ACX y categora CAT.
3.
Exportacin. Elegir desde la barra de men, Tools, Project Utilities, Export Por default P3 presenta 12 tipos especificaciones de exportacin.
3.1
Agregar una nueva especificacin de exportacin haciendo clic en Add o modificar alguna haciendo clic en Modify Run lleva a cabo la exportacin
Content. (Contenido) Agregar en Title el ttulo del filtro a aplicar. 1. Se define una lista de elementos de informacin a exportar (Content List) o slo exportar las relaciones de sucesin entre actividades (sucesor Relatinships)
76
2. En el cuadro List, se ingresan todos los datos que se requiere exportar. Al desplegar la flecha hacia abajo, se muestra el contenido de dicha lista. 3. Es recomendable en el campo Schedule elegir que los datos a exportar sean del programa actual o Current. 4. Se definen rangos de ancho y alto para el formato de salida de los tems de Activity codes, Resource, Log, etc. Si se selecciona la opcin de exportar Sucesor Relationships, se bloque automticamente este cuadro, al igual que el cuadro List.
3.2
Format. (Formato) 1. Digitar el nombre del archivo de salida, al igual que el tipo de archivo a ser exportado. Estos archivos pueden ser abiertos directamente desde Excel. .WK1: Lotus 123 o Excel, es uno de los formatos ms utilizados, con la limitacin de que no exporta ms de 2048 actividades. .WKS: Lotus 123 o Excel, no es muy ocupado. .DBF: dBase III/IV, es uno de los formatos ms utilizados, no tiene la limitacin en la cantidad de actividades a exportar. .PRN: ASCII, no muy ocupado. 2. Se puede ingresar de qu manera ordenar las actividades en la seccin Sort By 3. Elegir el formato para las fechas en Data Format, estas pueden ser Calendar, Workperiods. Es recomendable elegir por Calendar 77
3.3
Selection. (Seleccin) - Funciona como un filtro, tiene 4 niveles de filtrado y los mismos criterios de seleccin. - Este filtro es independiente del que pueda tener el programa al momento de realizar la exportacin, siempre tiene prioridad el filtro aplicado en la exportacin. Importacin Use Import para conseguir informacin desde otras aplicaciones. Elegir desde la barra de men, Tools, Project Utilities, Import.. Digitar el archivo y su ruta de ubicacin, junto con la extensin del archivo.
4.
78
5.
Transfer. Esta opcin se encuentra presente en muchas de las opciones que presenta P3. Por ejemplo, Activity Codes, Calendars, WBS, Export, Import, Global Change, etc.. Permite transferir valores desde otros proyectos que sean similares. Cuando se realiza un Transfer, la pantalla que se despliega es la siguiente:
79
6.
2. Se busca la ruta donde se encuentre el programa desde donde se quiere transferir los datos. 1. Muestra la ruta del programa, el nombre del proyecto y la especificacin de los datos a transferir.
Agregando un sub-programa. Cuando los proyectos son demasiado grandes y su estructuracin se encuentra limitada por grandes reas, con fechas de trmino establecidas, es recomendable dividir el proyecto en varios sub-proyectos, de esta manera se tiene un programa maestro con su ruta crtica y todos los sub-programas con sus rutas crticas respectivas. Se puede trabajar directamente desde el programa maestro (conjunto de todos los sub-programas) o en cada sub-programa. Elegir desde la barra de men, File, New Ingresar los datos del proyecto.
2 4 3 5
1. En Browse, buscar la ruta donde se encuentra el proyecto al cual se va a agregar este sub-proyecto PAVI. 2. Seleccionar la opcin Add this new Project to a project group para que el sub-proyecto PAVI pertenezca a un proyecto. 3. Con la ruta del proyecto establecida y con la opcin anterior seleccionada, se despliega la flecha hacia abajo para ver elegir el proyecto. 4. En esta opcin se agregan 2 caracteres para identificar las actividades del sub-proyecto. Estos 2 caracteres corresponden a los 2 primeros caracteres en el Activity Id de la tarea. 5. Hacer clic en Add para agregar el nuevo sub-proyecto, apareciendo la siguiente pantalla.
80
Al cerrar el programa y abrirlo nuevamente, aparece la pantalla siguiente:
En el programa maestro debe ser agregados los nuevos Activity Codes referentes al nuevo sub-programa.
81
PARTE IV A. RECURSOS.
1.
Etapas en el manejo de Recursos. Si bien P3 tiene una herramienta de costo, el uso que da SALFA va por el lado del recurso y no por el costo. Definir los recursos. Definir la disponibilidad de recursos para todo el proyecto, es decir una vez completado el presupuesto detallado, se deben repartir las cantidades, ya sean materiales u horas hombre directas para cada actividad del programa que cargue recurso. Establecer nombre de recursos, descripciones, atributos que permitan controlar los recursos que afectan al programa.
Asignacin de recursos. Ingresar el nombre del recurso y la cantidad de trabajo presupuestado para la actividad especfica.
Anlisis del uso de recursos. 2. Despliegue grfico de la utilizacin de recursos, o en un formato de hoja de clculo. Muestra cundo y cunto ser usado cada recurso.
Diccionario de recursos. Definicin de recursos. Elegir desde la barra de men, Data, Resources Asignar un nico identificador (ID) a cada recurso. Especificar una unidad de medida. NO marcar Driving. Ingresar una descripcin del recurso. Asignar disponibilidad o lmites, si corresponde.
82
Ingresar los siguientes Recursos
Resource 10 20 30
Units mh mh mh
Description Obras Civiles Estructura Metlica Electricidad
El Resource y la Descripcin de la tabla de recurso debe ser ingresada en el activity codes definido anteriormente como RECN o Recurso N.
83
Actividades que cargan o no recurso. STEP Este Activity Codes es creado por facilidad y conveniencia del ingreso de las cantidades, ya sean Horas Hombres Directas o Cantidades. Teniendo el layout organizado & personalizado con los respectivos activity codes, se procede a completar el campo STEP. Se deben tener claras las actividades que no cargan recurso, como por ejemplo los hitos, ya que ellas llevan un valor de STEP = 0. Las actividades que si cargan recurso llevan el valor correspondiente, en este caso 1. Para llenar los campos se debe aplicar lo visto anteriormente en llenado de celdas. Esto se hace para tener una mayor facilidad en la carga de recurso, ya que una vez teniendo todas las actividades con su valor de STEP, se realiza un filtro por aquellas que slo cargan recurso.
3.
Asignando recursos desde Activity Form. Asignar recursos a nivel de actividad. Desplegar la caja RES desde el Activity Form (F7) Seleccionar la actividad a la cual se va a asignar el recurso y sobre la caja definir el o los recurso(s) correspondiente a cada actividad. Ingresar la cantidad presupuestada en el cuadro Budget quantity o Especificar las unidades por perodo de tiempo en el cuadro Units per day
84
Si se ingresa la cantidad presupuestada, la unidad por perodo de tiempo es calculada en forma automtica y viceversa.
4.
Asignando recursos con Global Change. Se debe completar la columna REC N, definida en la personalizacin del layout con el recurso correspondiente a cada actividad que carga recurso. No acepta ms de un recurso por actividad. Este campo permite la opcin Fill Cell. En el caso de que la actividad tenga ms de un recurso, los siguientes recursos deben ser cargados desde el Activity Form (F7) una vez cargados los de la columna REC N.
85
Elegir desde la barra de men, Tools, Global Change Seleccionar Add para agregar un nuevo campo de cambio. La sentencia If compara dos valores para determinar si efecta o no el cambio. La sentencia Then cambia los datos cuando la declaracin If es verdadera. 1 corresponde al cuadro de dilogo que se quiere copiar, es decir, Si el Recurso N (RECN) es igual a 10 2 corresponde al cuadro de dilogo que se quiere modificar, en este caso agregar los valores de recurso. Entonces al Recurso (RES) agregar el recurso correspondiente al Recurso N (RECN). Seleccionar Trial Run para verificar que el algoritmo se est ejecutando en forma correcta y afecta slo a las actividades correspondientes. Esta opcin no realiza el cambio global, es slo una prueba.
86
Una vez que se verifica que el cambio es correcto, se procede a realizar el cambio a travs de Run. Para validar los cambios P3 pregunta Rerun current filter?, basta con presionar OK. Para los siguientes recursos
5.
Asignacin de recursos a travs de Exportar e Importar. Elegir desde la barra de men, Tools, Project utilities, Export Seleccionar Add para crear un nuevo campo de exportacin.
87
Definir el contenido de la exportacin, Activity Id, Activity Description, WBS, Activity Codes, Resource Id, Budget quantity En la vieta formato, se debe especificar la ruta y formato de salida, donde se va aguardar la exportacin. La ruta debe ser lo ms corta posible, de preferencia en la raz C, y el formato de preferencia en WK1, con la limitacin de un limite de 2048 actividades a exportar. Otra opcin es DBASE, el cual no tiene dicho lmite de exportacin. Ambos archivos se abren con Excel. En la vieta Selection, que es ocupada como un filtro, se debe especificar la lista de informacin a exportar., en este caso nos importan las actividades con que cargan recurso, es decir STEP igual a 1.
El archivo WK1 que se genera al realizar la exportacin, se abre con Excel y se deben llenar las columnas de Recurso N (RECN), Resource (RES), Budget quantity (BQ). Una vez completa la tabla se salva el archivo como WK1, y ce cierra. Al momento de cerrar la tabla vuelve a preguntar si desea salvar el archivo como XLS, en este caso se debe especificar que no. Al realizar la importacin se debe tener el cuidado de que el archivo se encuentre cerrado, pues de otra manera, no importar.
88
En P3, Tools, Project utilities, Import En Modify se especifica la ruta en la cual esta guardado el archivo, al igual que su formato. Luego hacer clic en Run.
89
6.
Analizando uso de Recursos. Resource Profile. Elegir desde la barra de men, View, Resource Profile Seleccionar un recurso de la lista abatible. Apuntar sobre Previous o Next para moverse entre recursos. Focaliza reas o sobrecarga de recursos en el perfil. La escala de tiempo de los recursos coincide con la del programa de barras.
7.
Opciones de Visualizacin (Display). Apuntar a Display para mostrar las opciones de perfil de recursos. Elegir unidades o costo. En particular el que se ocupa es unidades. Seleccionar el intervalo de tiempo en que se quiere mostrar el recurso. Se puede mostrar el uso de recurso para todas las actividades o las seleccionadas. Elegir Total, peak o promedio. La presentacin puede ser mostrada como una barra o rea de histograma. Elegir si desea incluir la curva acumulativa.
90
8.
Reportes de Recursos. Los reportes de recursos muestran las cantidades, ya sean materiales o HH directas. Despliega cantidades reales o montos a la fecha de control ( Data Date). Existen reportes Tabulares de utilizacin de Recursos/Costos, Control de Recursos/Costos, Carga de Recurso/Control, Valor Ganado Recurso/Costos, Productividad de Recurso.
91
Reporte de carga de Recurso. Elegir Tools, Tabular Report, Resource, Loading Seleccionar Add para crear un nuevo campo de reporte. Seleccionar los recursos especficos a incluir en el reporte.
En la vieta Format, elegir Generate report in P3. Organizar por Recurso. Tambin es posible organizar por Actividad, Cdigos de actividad, etc.. Al hacer clic en la casilla Summary report, se obtiene un reporte consolidado, si se deja en blanco se obtiene un reporte detallado de lo solicitado. En la seleccin Sort by, se selecciona los criterios de orden de las actividades. Hacer clic en Font para seleccionar el tipo de letra y tamao.
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La vieta Selection funciona como un filtro, para poder acotar el rango de datos a mostrar en el reporte. En la vieta Timescale, Especificar el rango de fechas a ser incluido en el reporte. Seleccione mostrar la utilizacin como Total, Peak o Average. Elegir las unidades de la escala de tiempo ( das, semanas, meses o aos).
93
B.
CURVAS DE RECURSO. Indica distribucin no lineal de recursos. Slo se asigna curvas a los recursos non driving. Las curvas son consideradas cuando se actualizan o se nivelan los recursos.
1.
Reporte Grfico de Curvas. Elegir Tools, Graphics Reports, Resource and cost Seleccionar Add para crear un nuevo campo de definicin. En la vieta Resource Selection, se deben especificar el o los recurso(s) a ser graficados. En la vieta Content, se selecciona si el grfico a mostrar va a ser en forma de curva acumulativa, histograma o ambos. Tambin se selecciona si se desea mostrar solo las fechas tempranas, tardas o ambas. Adems de la cantidad de decimales a mostrar en el grfico( 0 2 ). En Date se especifica el rango de fechas que se desea mostrar, como tambin la unidad de tiempo de distribucin, la que puede ser das, semanas, meses o aos.
94
95
C.
NIVELACION DE RECURSO. Permite una nivelacin de hasta 500 recursos al mismo tiempo. Retrasa actividades para asegurar que el lmite mximo no sea excedido. Intenta programar actividades para asegurar la holgura disponible. Ejecuta la nivelacin en forma regresiva o progresiva.
1.
Nivelacin Progresiva. Determina las fechas ms tempranas posibles para el clculo de la malla, sin exceder la disponibilidad de recurso. Basado en las fechas tempranas calculadas. Comienza con una actividad que no tiene predecesoras. Todos los predecesores deben ser nivelados antes que los sucesores. Las fechas niveladas reemplazan a las fechas tempranas. Si la fecha de trmino del proyecto es retrasada mediante la nivelacin, P3 realiza el clculo regresivo para calcular las fechas tardas.
2.
Nivelacin Regresiva. Determina las fechas ms tardas posibles para el clculo de la malla, sin exceder la disponibilidad de recursos. Usa las fechas tardas en vez de las fechas tempranas. Respeta una fecha impuesta de trmino del proyecto. Nivela desde el trmino del proyecto, adelantando fechas tardas y respetando la lgica de la malla. Las fechas tempranas jams son recalculadas.
96
Si existen suficientes recursos que no estn disponibles en las fechas tardas (desde LF a LS), P3 mueve la actividad a una fecha ms temprana. Cuando se usan cdigos de priorizacin para la nivelacin regresiva, el primer orden es descendente.
3.
Reglas de Nivelacin (Priorization). En las restricciones Mandatory , P3 asigna primero recursos a las actividades que poseen una fecha de inicio o de trmino obligatorio. En Relaciones Predecesoras/Sucesoras, P3 siempre respeta la lgica de la malla. En Prioridad inmediata, P3 asigna en todas las actividades a todos los recursos requeridos, no importando la disponibilidad real de ellos. En Cdigos por prioridad, P3 usa priorizacin slo para admitir si dos actividades pueden nivelarse al mismo tiempo. Inicio tardo y holgura total son por defecto los cdigos de prioridad. Se pueden especificar hasta 10 cdigos de prioridad.
4.
Proyectando Recursos. Situacin: Los recursos han sido asignados a las actividades del proyecto LEVL. El proyecto tiene un lmite de recursos de dos pintores por da (16 hrs/da). Cada actividad requiere 1 pintor por da. El perfil de recursos muestra una sobrecarga para el recurso. Las actividades son tipo Task.
97
Nivelando Recursos. Para comenzar a nivelar la curva de recurso se debe comenzar a manejar las holguras de las actividades. Para realizar este ejercicio se han cambiado tipo de relaciones para ajustar dicha holgura. El programa y la curva nivelada se detalla a continuacin.
98
PARTE V. A. CREACION DEL TARGET (LINEA BASE).
1.
Target (Lnea Base). El programa acordado y aprobado entre el mandante y SALFACORP, se conoce como Target (Meta), tambin es conocido como Lnea Base. Una vez que el programa de la obra ha sido aprobado como el programa contractual, se procede a guardar el Target. El target es inamovible, slo se cambia el target cuando se reprograma, es decir, cuando se modifica el contrato.
2.
Status. El programa actualizado se conoce como status, y es una comparacin del avance registrado al data date versus el target. Corresponde al avance que se ha logrado hasta el data date. Este estatus debe ser generado en forma semanal, para que de esta manera se tenga una historia del proyecto. A modo de sugerencia al realizar el Back Up, comprimirlo y guardarlo en una carpeta de Status, dentro de esta carpeta crear sub-carpetas con la fecha de la semana correspondiente al Status..
3.
Creando un Target. Crear un Target (TGCP) del programa para usarlo como lnea base del Proyecto Curso de Primavera. Elegir desde la barra de men, Tools, Project Utilities, Targets
99
4.
Personalizacin del Layout. Permite una comparacin entre el Status y el target. Proporciona una base de comparacin para el comportamiento de programas, recursos, etc.. Mostrar una comparacin del Status v/s Target en columnas o barras.
5.
TOD TES TEF TTF VES VEF
: Target Original Duration. : Target Early Start. : Target Early Finish. : Target Total Float. : Variacin Early Start. : Variacin Early Finish.
Creando una Barra de actividad del Target. Representa grficamente cundo una actividad debe ejecutarse y la duracin originalmente planificada para ese trabajo. Pueden ser usadas para comparar visualmente las fechas de las actividades. Las barras son salvadas con el layout. Elegir desde la barra de men, Format, Bars Agregar una barra para el targets, para ello basta con posicionar el cursor bajo las otras barras que ya se encuentran creadas.
100
Clic aqu abajo
Position indica donde se ubica una barra en relacin con las dems, empezar con la posicin 1, especificando cual ser la posicin de la barra en relacin con las dems. Visible indica si la barra aparece en el layout o no, se debe realizar un doble apuntalamiento en la casilla para mostrar o esconder una barra. Key Corresponde a la barra clave o principal de despliegue, solo una barra puede ser definida como clave. Tambin se puede mostrar el progreso (Progress) y criticidad (Critical) en las barras. Neck se usa para estrangular las barras para mostrar perodos de inactividad, incluye cuellos en las barras durante los feriados y los fines de semana.
6.
Creando una barra. Elegir desde la barra de men, Format, Bars Agregar una nueva barra o modificar una existente. Definir fechas que representen inicio y trmino de la barra (Structure), especificando tamao y posicin. Seleccionar el tipo de barra (Bar). Seleccione si muestra los bordes de la barra y los puntos de inicio y trmino (Outline). Ajustar el tamao de los hitos. Apuntar a color de barra para seleccionar colores de la paleta.
101
102
B.
ACTUALIZANDO EL STATUS.
1.
Definiciones. Data Date : Corresponde a la fecha hasta la cual se est registrando el avance y desde la cual se programarn las actividades sin avance. - Remaining Duration : Es la cantidad de das que quedan para poder terminar la actividad. La cantidad de das que quedan se consideran desde la fecha de estado en adelante. - Actual Start : Corresponde a la fecha real de inicio de la actividad. La que puede ser igual o distinta a la de la lnea base. - Actual Finish : Corresponde a la fecha real de fin de una actividad, sta puede ser distinta o igual a la lnea base. - Percent Complete : Es el porcentaje de avance registrado en terreno de la actividad. Si una actividad tiene actual finish automticamente
2.
Clculo. Units per day x Remaining Duration = To Complete. To complete + Actual to date = Quantity at complete. To Complete = Budget Quantity. Qty to Complete = Re maining Duration Units per Timeperiod Qty at Completion = Actual to date + Qty at Complete Variance = Budget Quantity Qty at Completion
3.
Actualizacin del Programa. -
Una vez creado el Target ( Lnea Base), para llevar la actualizacin del programa interesa el registro de las fechas de inicio real (Actual Start) y trmino real (Actual Finish) de las actividades Para aquellas actividades que no han sido an completadas, es importante verificar si la estimacin de la duracin remanente es correcta. Es necesario representar cuando una actividad ha comenzado y por alguna razn su ejecucin ha sido suspendida. Comparar el Status versus Target para identificar variaciones. Determinar que objetivos han sido alcanzados. Terminar el proyecto a tiempo?, Los recursos estn siendo usados en forma eficiente?.
103
INICIO
Ingresar Actual Start
Percent =100%?
SI
NO
Ingresar Actual Finish
Ingresar Original Duration (hasta Data Date)
OD > TOD ? SI NO Ingresar Data Date
Ingresar Remaining Duration
Ingresar Percent Complete
Calcular proyecto (F 9) Otra actividad SI NO
FIN
Segn el procedimiento anterior lo primero que se debe realizar es ingresar el actual start. Para ello se debe desplegar el cuadro Activity Form (F7), y se desplegar una pantalla como se muestra a continuacin: Hacer clic en ES (Early Start) e ingresar la fecha en la cual la actividad realmente comenz. Al realizar esto ES cambia automticamente a AS (Actual Start)
104
clic
El siguiente paso corresponde a verificar si la tarea ha sido completada o no. En el caso que se haya completado es necesario ir a la celda EF (Early Finish). Al actualizar la fecha y presionar el botn Ok, automticamente pct (porcentaje completado) se transforma en 100% y RD (duracin remanente) en 0.
clic
Si la actividad no ha terminado, el cuadro EF (Early Finish) se debe mantener como con la fecha que tiene establecida. En este caso se debe ingresar la OD (Duracin real) de la actividad. Si la actividad se ha desarrollado en forma ininterrumpida, por duracin real se entender la diferencia entre el Data Date y la fecha de Comienzo (el caso de la duracin real de una tarea interrumpida se ver en el siguiente punto).
Original Duration -
Una vez ingresada la duracin real hasta el Data Date, se debe verificar si la Duracin real de la tarea es mayor que la Duracin Original de la tarea. Si es as, se debe ingresar la RD (Duracin Remanente) de la tarea e ingresar el pct (Percent Complete - Porcentaje Completado). Si OD - original duration no es mayor a la duracin original, el porcentaje completado debe ser actualizado directamente.
105
Percent Complete
Una vez hecho lo anterior, se ha actualizado la informacin de una tarea. Este proceso se debe repetir para todas las actividades que han comenzado o en que se ha trabajado desde el ltimo Data Date.. Cuando se ha terminado con la actualizacin de todas las actividades, se debe recalcular el proyecto. El procedimiento para recalcular el proyecto se explica ms adelante.
4.
Suspendiendo una actividad.
En el proceso de actualizacin es importante diferenciar entre aquellas actividades que se han desarrollado en forma continua desde el momento en que se comenz su ejecucin y aquellas que han debido ser suspendidas por alguna razn. En el caso que la actividad se haya desarrollado en forma normal, la duracin real de la actividad ser igual a la diferencia entre el Data Date y el Actual Start. Por otro lado, si la actividad ha comenzado pero fue suspendida en una fecha entre el Actual Start y el Data Date, la duracin real de la actividad ser igual a la fecha de suspensin menos la fecha de Actual Start. Esta duracin ser la que se debe ingresar al momento de realizar la actualizacin de la actividad. Lo anterior se hace de manera de representar de manera adecuada la historia del proyecto. Si en una actividad se dej de trabajar por un perodo de tiempo es importante dejarlo representado en el programa y no representar que la actividad se sigui ejecutando cuando en realidad haba algn problema. Utilizar el cuadro de dilogo que se despliega al hacer clic en Date desde el Activity Form. Ingresar la fecha de suspensin cuando un trabajo se detiene temporalmente.
106
5.
Autocost Rules (Reglas de Auto-costo). -
Elegir desde la barra de men, Tools, Options, Autocost Rules
5.1
Regla N 1 Link Remaining duration and Schedule percent complete -
Permite relacionar la RD (duracin remanente) con el Pct (Percent Complete). Lo recomendable es desvincular esta relacin y que cada uno se maneje en forma independiente.
107
5.2
Regla N 2 Freeze Resource unit per time period
Permite elegir como ver el trabajo faltante para un recurso, cuando se actualiza una actividad Permite elegir si desea que las UPT (Unit per day) se modifiquen al cambiar el To Complete. To Complete = Units per day x Remaining duration. Se recomienda no hacer clic en esta opcin.
5.3
Regla N 3 Add actual to ETC, Allow negative ETC, Subtract actual from EAC.
Suma Actual to Date (el actual a la fecha) con ETC (Estimado para terminar) (No Modifica To Complete) P3 calcula un nuevo Estimado para terminar P3 calcula una nueva variacin igual a Presupuesto EAC Resta el uso a la fecha de EAC (Estimado al trmino) (Modifica To Complete) P3 calcula un nuevo Estimado al trmino Permite EAC negativo Slo se usa cuando se restan uso a la fecha (actuales) P3 calcula un Estimado para terminar negativo, porque el Actual to Date registrado excede el Estimado al trmino Es recomendable no modificar la configuracin que trae por default P3.
5.4
Regla N 4 When quantities changes, use current unit prices to recompute cost -
P3 calcula el nuevo costo usando el precio unitario del Diccionario de recursos. Esta opcin no es muy usada, por lo que se recomienda no hacer ningn cambio en la configuracin por default.
108
5.5
Regla N 5. Use the update percent complete against budget to estimate
Permite ingresar informacin sobre uso y gasto a la fecha, o dejar que el programa lo estime, multiplicando el presupuesto por el porcentaje de avance (percent complete).
Si se encuentra marcada la casilla de chequeo
Si usted actualiza porcentaje de avance (PCT)
Implica: Cantidad usada a la fecha = PCT x Cantidad Presupuestado (BQ) Y: Costo Incurrido a la fecha = PCT x Costo Presupuestado (BC)
Si no se encuentra marcada la casilla de chequeo
Si usted actualiza el porcentaje de avance Entonces la cantidad usada de recursos se mantiene inalterable, hasta que sea actualizada por el usuario Y el costo a la fecha permanece sin cambio, hasta que el usuario lo actualice An cuando la regla 5 est activa, el ingreso de un uso a la fecha desplazar el valor de la regla 5. Adems, si usted ingresa el porcentaje de uso del recurso y el porcentaje de avance, P3 usar el porcentaje de uso del recurso para los clculos.
Nota: Si las reglas 4 y 5 estn activas, entonces la regla 4 prevalece sobre la regla 5. El costo a la fecha es igual a la cantidad usada a la fecha multiplicada por el precio unitario.
Lo recomendable es no hacer cambios en la configuracin original.
5.6
Regla N 6 Link budget and EAC for non-progressed activities -
Determina si un cambio en el EAC se va a ver reflejado en la actividad sin progreso; esto es til en la fase de planificacin de un proyecto. Si no se activa, un cambio en el EAC no va a actualizar la cantidad presupuestada. Se va a crear una diferencia. Se recomienda dejar la opcin sin hacer ningn cambio.
109
5.7
Regla N 7 Calculate variante as -
Determina si la diferencia va a ser expresada en valores negativos o positivos. Dejar esta opcin sin variar de acuerdo a la que trae por default P3.
6.
Recalculando el Proyecto. -
Elegir Tools, Schedule o presionar F9. Cambiar el Data Date cada vez que se registren progresos en el proyecto. Reflejar la fecha hasta la cual se ha registrado el avance. El Data Date es el comienzo de la hora, da, semana o mes, dependiendo de la unidad de planificacin.
7.
Filtros -
para actualizar.
Es recomendable que la actualizacin se realice mediante la aplicacin de filtros capaces de trabajar con aquellas actividades que debiesen moverse dentro de un determinado tiempo. El avance se estima en HH y se ingresa al programa de acuerdo con el diagrama de flujo mostrado anteriormente. Los filtros pueden ser tiles son los siguientes.
Actual Start
La actividad
Comenz a Tiempo
No Comenz a Tiempo
110
Actual Finish
La actividad
Termin a Tiempo
No Termin a Tiempo
Avance
La actividad
Avance < Programado
Avance Segn Programado
Avance > Programado
111

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CURSO DE PRIMAVERA PROJECT PLANNER P3

GERENCIA TCNICA CORPORATIVA

PARTE I............................................................................................................................................. 6 A.B.1. 2.

INTRODUCCION DEL CURSO. ...................................................................................... 6 CONCEPTOS BASICOS DE PROGRAMACION........................................................... 7

Estructura del Programa.............................................................................................................. 15

PARTE II ......................................................................................................................................... 16 A.B.

ENTORNO DE TRABAJO. .............................................................................................. 16 CREANDO UN NUEVO PROYECTO............................................................................ 18

DEFINIENDO LOS CODIGOS. ...................................................................................... 32

GERENCIA TCNICA CORPORATIVA

RELACIONES ENTRE ACTIVIDADES.- ..................................................................... 45

CALCULO DEL PROGRAMA........................................................................................ 46

Global Change. (Cambios Globales)............................................................................................ 71

GERENCIA TCNICA CORPORATIVA

2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6

CURVAS DE RECURSO. ................................................................................................. 94

CREACION DEL TARGET (LINEA BASE). ................................................................ 99

ACTUALIZANDO EL STATUS. ................................................................................... 103

GERENCIA TCNICA CORPORATIVA

Autocost Rules (Reglas de Auto-costo). .................................................................................. 107

Recalculando el Proyecto. .......................................................................................................... 110 Filtros para actualizar................................................................................................................ 110

GERENCIA TCNICA CORPORATIVA

INTRODUCCION DEL CURSO.

Etapa I Organizacin Informacin

Etapa II Anlisis de la Informacin

Etapa III Anlisis del Proceso Etapa IV Programacin

Etapa V Control de Gestin

GERENCIA TCNICA CORPORATIVA

CONCEPTOS BASICOS DE PROGRAMACION.

GERENCIA TCNICA CORPORATIVA

Figura # 1 La Figura # 2 muestra la configuracin de Red o Malla tpica.

GERENCIA TCNICA CORPORATIVA

GERENCIA TCNICA CORPORATIVA

GERENCIA TCNICA CORPORATIVA

GERENCIA TCNICA CORPORATIVA

GERENCIA TCNICA CORPORATIVA

GERENCIA TCNICA CORPORATIVA

HOLGURA POSITIVA Holgura

EF HOLGURA CERO (CRTICA) EF LF

HOLGURA NEGATIVA (EXTREMADAMENTE CRTICA) Holgura Negativa EF

GERENCIA TCNICA CORPORATIVA

GERENCIA TCNICA CORPORATIVA

GERENCIA TCNICA CORPORATIVA

GERENCIA TCNICA CORPORATIVA

Elegir File, New y aparece la siguiente pantalla:

GERENCIA TCNICA CORPORATIVA

GERENCIA TCNICA CORPORATIVA

GERENCIA TCNICA CORPORATIVA

GERENCIA TCNICA CORPORATIVA

GERENCIA TCNICA CORPORATIVA

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DEFINIENDO LOS CODIGOS. WBS

Activity Codes (Cdigos de Actividades)