PENGENDALIAN

Disusun untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Pengantar Manajemen Dosen Pengampu: Endah Prapti Lestari

Disusun Oleh: Nama NIM : : Rika Yuliawati 7211411107

FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG 2011

Pengendalian Page 1

BAB I PENDAHULUAN

Latar Belakang
Sistem pengendalian manajemen harus didukung dengan struktur organisasi yang baik. Struktur organisasi termanifestasi dalam bentuk struktur pusat

pertanggungjawaban (Responsibility centers). Pusat pertanggungjawaban adalah unit organisasi yang dipimpin oleh manajer yang bertanggungjawab terhadap aktivitas pusat pertanggungjawaban yang dipimpinnya. Suatu organisasi merupakan kumpulan dari berbagai pusat pertanggungjawaban.

Adapun Tujuan dibuatnya pusat pertanggungjawaban tersebut adalah: 1. Sebagai basis perencanaan, pengendalian, dan penilai kinerja manajer dan unit organisasi yang dipimpinnya. 2. Untuk memudahkan mencapai tujuan organisasi. 3. Memfasilitasi terbentuknya goal congruence. 4. Mendelegasikan tugas dan wewenang ke unit-unit yang memiliki kompetensi sehingga mengurangi beban tugas manajer pusat. 5. Mendorong kreativitas dan daya inovasi bawahan. 6. Sebagai alat untuk melaksanakan strategi organisasi secara efektif dan efisien. 7. Sebagai alat pengendalian anggaran.

Pusat pertanggungjawaban merupakan suatu unit organisasi yang dipimpin oleh seorang manajer yang bertanggungjawab. Penilaian kinerja manajer sangat penting karena dengan adanya penilaian kinerja dapat diketahui apakah manajer pusat pertanggungjawaban tersebut melaksanakan wewenang dan tanggungjawab yang diberikan kepadanya.
Pengendalian Page 2

Tanggungjawab manajer pusat pertanggungjawaban adalah untuk menciptakan hubungan yang optimal antara sumber daya input yang digunakan dengan output yang dihasilkan dikaitkan dengan target kinerja. Input diukur dengan jumlah sumber daya yang digunakan sedangkan output diukur dengan jumlah produk/output yang dihasilkan.

Proses Pengendalian Manajemen

1. Pemprograman (Programming) Dalam tahap ini perusahaan menentukan program-program yang dilaksanakan dan memperkirakan sumber daya yang akan dialokasikan untuk setiap program yang telah ditentukan. 2. Penganggaran (Budgeting) Pada tahap penganggaran ini program yang telah direncanakan secara terperinci dinyatakan dalam satuan moneter untuk suatu periode tertentu, biasanya satu tahun. Anggaran ini berdasarkan pada kumpulan anggaran-anggaran dari pusat

pertanggungjawaban. 3. Operasi dan Akuntansi (Operation and Accounting) Dalam tahap ini telah dilaksanakan pencatatan mengenai berbagai sumber daya yang digunakan dan penerimaan-penerimaan yang dihasilkan. Catatan dan biayabiaya tersebut digolongkan sesuai dengan program yang telah ditetapkan pusat-pusat tanggung jawabnya. Penggolongan yang sesuai program dipakai sebagai dasar untuk pemrograman dimasa yang akan datang, sedangkan penggolongan yang sesuai dengan pusat tanggung jawab digunakan untuk mengukur kinerja para manajer. 4. Laporan dan Analisis (Reporting and Analysis)

Pengendalian

Page 3

Tahap ini merupakan tahapan yang paling penting, karena menutup suatu siklus dari proses Pengendalian Manajemen agar data untuk proses pertanggungjawaban akuntansi dapat dikumpulkan. Analisis laporan manajemen antara lain dapat berupa: Perlu tidaknya strategi perusahaan diperiksa kembali Perlu tidaknya dilakukan penghapusan, penambahan, atau pengubahan program ditahun yang akan dating. Dari analisis penyimpangan dapat disimpulkan perlunya diadakan perubahan anggaran, apabila sudah tidak realitas. Dari laporan-laporan dapat diambil kesimpulan perlu adanya perbaikan-perbaikan untuk masalah yang tidak dapat diantisipasi. Jadi secara konseptual Sistem Pengendalian Manajemen diartikan sebagai sebuah sistem yang terdiri dari beberapa subsistem yang saling berhubungan, yakni pemrograman, pengenggaran, pelaporan akuntabilitas dan kinerja serta sistem pendelegasian wewenang untuk membantu manajemen suatu organisasi/perusahaan untuk mencapai tujuannya melalui strategi tertentu secara efisien dan efektif.

Faktor lingkungan yang mempengaruhi manajemen

a. Perilaku Organisasi b. Pusat Pertanggujawaban

pengendalian

Tujuan Pengendalian
a. Menjaga kekayaan organisasi. b. Memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi. c. Mendorong efisiensi. d. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

Pengendalian

Page 4

Menurut Shillinglaw dan McGahran ( 1993:749 ) ada tiga macam bentuk pengendalian yaitu : 1. Personal controls yaitu pengendalian yang ditekankan pada sikap dan motivasi orang yang terlibat dalam organisasi, misalnya penilaian karyawan dan kultur organisasi. Bentuk pengendalian ini merupakan serangkaian peraturan yang tidak tertulis. 2. Action controls yaitu pengendalian yang berhubungan dengan pelaksanaan pekerjaan dan tugas yang diberikan kepada karyawan. 3. Result controls yaitu pengendalian yang ditekankan pada hasil dari pelaksanaan operasi karyawan.

Jenis Pengendalian Manajemen

Sistem pengendalian manajemen dapat dibagi dalam 5 (lima) jenis: 1. Pengendalian pencegahan (preventive controls) Pengendalian pencegahan dimaksudkan untuk mencegah terjadinya suatu kesalahan. Pengendalian ini dirancang untuk mencegah hasil yang tidak diinginkan sebelum kejadian itu terjadi. Pengendalian pencegahan berjalan efektif apabila fungsi atau personel melaksanakan perannya. Contoh pengendalian pencegahan meliputi: kejujuran, personel yang kompeten, pemisahan fungsi, reviu pengawas dan pengendalian ganda. Pengendalianpencegahan jauh lebih murah biayanya dari pada pengendalianpendeteksian atau korektif. Ketika dirancang ke dalam

sistem,pengendalian pencegahan memperkirakan kesalahan yang mungkinterjadi sehingga mengurangi biaya perbaikannya. Namun demikian,pengendalian

pencegahan tidak dapat menjamin tidak terjadinyakesalahan atau kecurangan sehingga masih dibutuhkan pengendalianlain untuk melengkapinya.

Pengendalian

Page 5

2. Pengendalian deteksi (detective controls) Sesuai dengan namanya pengendalian deteksi dimaksudkan untuk mendeteksi suatu kesalahan yang telah terjadi. Rekonsiliasi bank atas pencocokan saldo pada buku bank dengan saldo kas buku organisasi merupakan kunci pengendalian deteksi atas saldo kas. Pengendalian deteksi biasanya lebih mahal daripada pengendalian pencegahan, namun tetap dibutuhkan dengan alasan: Pertama, pengendalian deteksi dapat mengukur efektivitas pengendalian pencegahan. Kedua, beberapa kesalahan tidak dapat secara efektif dikendalikan melalui sistem pengendalian pencegahan sehingga harus ditangani dengan pengendalian deteksi ketika kesalahan tersebut terjadi. 3. Pengendalian koreksi (corrective controls) Pengendalian koreksi melakukan koreksi masalah-masalah yang teridentifikasi oleh pengendalian deteksi. Tujuannya adalah agar supaya kesalahan yang telah terjadi tidak terulang kembali. Masalah atau kesalahan dapat dideteksi oleh manajemen sendiri atau oleh auditor. Apabila masalah atau kesalahan terdeteksi oleh auditor, maka wujud pengendalian koreksinya adalah dalam bentuk pelaksanaan tindak lanjut dari rekomendasi auditor. 4. Pengendalian pengarahan (directive controls) Pengendalian pengarahan adalah pengendalian yang dilakukan pada saat kegiatan sedang berlangsung dengan tujuan agar kegiatan dilaksanakan sesuai dengan kebijakan atau ketentuan yang berlaku. Contoh atas pengendalian ini adalah kegiatan supervisi yang dilakukan langsung oleh atasan kepada bawahan atau pengawasan oleh mandor terhadap aktivitas pekerja.

Pengendalian

Page 6

5. Pengendalian kompensatif (compensating controls) Pengendalian kompensatif dimaksudkan untuk memperkuat pengendalian karena terabaikannya suatu aktivitas pengendalian. Pengawasan langsung pemilik usaha terhadap kegiatan pegawainya pada usaha kecil karena ketidak-adanya pemisahan fungsi merupakan contoh pengendalian kompensatif.

Konsep

Desain

Sistem

Pengendalian

Manajemen

Tidak ada system yang baik atau yang buruk: yg ada adalah suatu desain system pas(fit) dengan lingkungan bisnis yang dihadapi oleh organisasi. Kesesuaian(fiteness) suatu system dengan lingkungan tempat system tersebut digunakan akan menjadikan system tersebut efektif untuk menjalankan bisnis dilingkungan tersebut. Oleh karena itu dalam mendesain system pengendalian manajemen, karakteristik lingkungan bisnis yang dimasuki oleh organisasi merupakan dasar untuk mendaesain system tersebut. Pendekatan penyusunan system seperti itu disebut Contingency Approach .

Lingkungan bisnis ibarat suatu territorial, untuk menjelajahi diperlukan suatu peta. Peta yang menggambarkan lingkungan bisnis yang dihadapi oleh menajemen disebut paradigma the way we see the world . paradigma tertentu kita memandang dunia yang dihadapi, dan dengan paradigma ini kita bersikap dan bertindak. Serta berdasarkan paradigma tersebut kita mendesain system suatu alat yang kita digunakan untuk mengorganisasikan berbagai sumber daya untuk mewujudkan system.

Setiap system terdiri dari dua bagian : struktur dan proses. Struktur system merupakan komponen-komponen yang berkaitan satu sama lainnya yang secara bersama-sama membentuk suatu system . Proses system merupakan suatu tahap yang harus dilalui untruk mewujudkan system. Proses system menjelaskan bekerjanya masing-masing komponen pembentuk system (struktur) dalam mewujudkan suatu system Setiap system yang kita desain merupakan kompetensi tertentu untuk menjalankan system tetrsebut . Kompetensi untuk menjalankan system pengendalian manajemen disebut Managerial Skill.
Pengendalian Page 7

BAB II PENTINGNYA PENGENDALIAN

Sistem Informasi Manajemen merupakan sistem informasi yang menghasilkan hasil keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuan tertentu dalam suatu kegiatan manajemen.Tujuan Umum sistem informasi manajemen adalah Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen. pengendalian, Menyediakan informasi dan yang dipergunakan dalam perencanaan, Menyediakan

pengevaluasian,

perbaikan

berkelanjutan.

informasi untuk pengambilan keputusan. Proses manajemen didefinisikan sebagai aktivitas-aktivitas: Perencanaan, formulasi terinci untuk mencapai suatu tujuan akhir tertentu adalah aktivitas manajemen yang disebut perencanaan. Oleh karenanya, perencanaan mensyaratkan penetapan tujuan dan identifikasi metode untuk mencapai tujuan tersebut. Pengendalian, perencanaan hanyalah setengah dari peretempuran. Setelah suatu rencana dibuat, rencana tersebut harus diimplementasikan, dan manajer serta pekerja harus memonitor pelaksanaannya untuk memastikan rencana tersebut berjalan sebagaimana mestinya. Aktivitas manajerial untuk memonitor pelaksanaan rencana dan melakukan tindakan korektif sesuai kebutuhan, disebut kebutuhan. Pengambilan Keputusan, proses pemilihan diantara berbagai alternative disebut dengan proses pengambilan keputusan.

Pengendalian

Page 8

Tugas pengendalian dalam Sistem Informasi terdiri dari :

Sesuatu yang nyata atau setengah nyata yang dapat mengurangi derajat ketidakpastian tentang suatu keadaan atau kejadian. Sebagai contoh, informasi yang menyatakan bahwa nilai rupiah akan naik, akan mengurangi ketidakpastian mengenai jadi tidaknya sebuah investasi akan dilakukan .

Data organized to help choose some current or future action or nonaction to fullfill company goals (the choice is called business decision making). Nilai Informasi Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya dan sebagian besar informasi tidak dapat tepat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya .

Pengendalian

Page 9

BAB III LANDASAN TEORI

SPM adalah Suatu alat dari alat-alat lainya untuk mengimplementasikan strategi yang berfungsi untuk memotivasi anggota-anggota organisasi guna mencapai tujuan organisasi Definisi lain : SPM adalah Perolehan dan penggunaan informasi untuk membantu mengkoordinasikan proses pembuatan perencanaan dan pembuatan keputusan melalui organisasi dan utnuk memandu perilaku manajemen

Proses Hubungan Atasan dalam Pengendalian Manajemen : 1. Komunikasi : Agar bawahan bertindak secara efektif, maka mereka harus tahu apa yang harus dikerjakan 2. Motivasi : Bawahan diberi motivasi untuk menyelesaikan tugasnya 3. Evaluasi : Efisien dan efektifnya bawahan dalam melakukan tugasnya harus dievaluasi oleh manajer

Metodologi Pengendalian manajemen : 1. Menentukan tujuan. 2. Pengukuran prestasi 3. Evaluasi prestasi

Ukuran kineja SPM : 1. Kinerja finansial antara lain ROI, ROE, NI, Laba. Nilai saham 2. Kinerja Non-finansial antara lain mutu produk, pangsa pasar, kepuasan pelanggan, pengantaran tepat waktu dan motivasi kerja karyawan

Pengendalian

Page 10

Faktor lingkungan yang mempengaruhi pengendalian manajemen : 1. Perilaku Organisasi 2. Pusat Pertanggujawaban

Proses Pengendalian Manajemen : 1. Perencanaan Strategi 2. Penyusunan Anggaran 3. Pelaksanaan Anggaran 4. Evaluasi Kinerja

Formulasi Strategi adalah Proses memutuskan tujuan organisasi dan strategi untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut. Perbedaan formulasi strategi & Pengendalian manajemen : Formulasi strategi adalah Proses pengambilan strategi baru Pengendalian Manajemen adalah Proses pengimplementasian strategi tersebut. Pengendalian Tugas adalah Proses untuk memastikan bahwa tugas yang spesifik dilaksanakan secara efektif dan efisien

Perbedaan Pengendalian Tugas dan Pengendalian Manajemen :

Pengendalian Tugas 1. Bersifat scientific dengan persamaan2 ekonomi 2. Interkasi antar manusia tidak secara keseluruhan 3. Fokus pada tugas spesifik pada unit organisasional 4. Berhubungan dengan tugas2 tertentu

Pengendalian Manajemen 1. Meliputi perilaku manajer 2. Interaksi antara manajer dengan manajer 3. Fokus pada unit organisasional 4. Memperhatikan secara luas aktivitas para manajer dalam pengambilan keputusan

Pengendalian

Page 11

BAB IV KESIMPULAN

Pengendalian manajemen berfokus pada pusat pertanggungjawaban, karena pusat pertanggungjawaban merupakan alat untuk melaksanakan strategi dan program-program yang telah diseleksi melalui proses perencanaan strategi. Pusat-pusat

pertanggungjawaban organisasi mempunyai peran yang sangat penting dalam melakukan perencanaan dan pengendalian anggaran. Melalui pusat pertanggungjawaban tersebut anggaran dibuat, dan jika telah disahkan anggaran dikomunikasikan kepada manajer level menengah dan bawahan untuk dilaksanakan. Idealnya, struktur pusat pertanggungjawaban sebagai alat pengendalian anggaran sejalan dengan program atau struktur aktivitas organisasi. Dengan perkataan lain, tiaptiap pusat pertanggungjawaban bertugas untuk melaksanakan program atau aktivitas tertentu, dan penggabungan program-program dari tiap-tiap pusat pertanggungjawaban tersebut seharusnya mendukung program pusat pertanggungjawaban pada level yang lebih tinggi, sehingga pada akhirnya tujuan umum organisasi dapat tercapai. Setiap jenis pusat pertanggungjawaban membutuhkan data mengenai belanja (pengeluaran) yang telah dilakukan dan output yang dihasilkan selama masa anggaran. Laporan kinerja disiapkan dan dikirimkan ke semua level manajemen untuk dievaluasi kinerjanya, yaitu dibandingkan antara hasil yang telah dicapai dengan anggaran. Jika sistem pengendaliananggaran berjalan dengan baik, maka informasi yang dikirimkan kepada manajer harus relevan dan tepat waktu. Informasi yang relevan merupakan informasi yang terbaru (up to date) dan akurat. Informasi yang relevan adalah informasi yang dapat membedakan dengan jelasantara biaya yang dapat dikendalikan secara langsung (controlleble) dengan biaya-biaya yang tidak dapat dikendalikan

(uncontrollable) oleh manajer pusat pertanggungjawaban.

Pengendalian

Page 12

DAFTAR PUSTAKA

http://milamashuri.wordpress.com/2010/01/30/dasar-dasar-teori-sistem-pengendalianmanajemen/ http://www.dardela.com/index.php?option=com_content&task=view&id=33&Itemid=9 http://id.wikipedia.org/wiki/Pengendalian_intern http://jacko-manajemen.blogspot.com/2009/03/perusahaan-organisasi-ibarat-manusia.html http://www.scribd.com/doc/15812347/STRATEGI-PENGENDALIAN http://management.mercubuanacenter.com/1/31-Makalah-Sistem-PengendalianManajemen.html http://tymutz15.wordpress.com/2009/12/24/pentingnya-pengendalian-sistem-informasi/

Pengendalian

Page 13