8 claves para hacer presentaciones ms tiles y atractivas

Publicado: marzo 3, 200821 Comentarios Las presentaciones son una de las herramientas de comunicacin empresarial ms comunes y, a la vez, ms controvertidas y criticadas. Casi siempre resultan demasiado largas, en ocasiones se hacen tediosas y, a veces, uno no sabe bien si han servido realmente para algo De cualquier manera, nos guste o no, las presentaciones siguen estando ah, y constituyen un buen apoyo para labores de comunicacin tan bsicas en el mundo de la empresa como las introducciones comerciales, los cursos de formacin o la extensin de nuevos planes. Vamos al grano con 8 claves que te ayudarn a hacer presentaciones ms tiles y atractivas: 1. Soporte: Elige la mejor alternativa. Elige la aplicacin que mejor se ajusta a tus necesidades. Power Point, el software para realizar presentaciones de Microsoft Office, es sin duda el estndar. Pero existen otras alternativas en el mercado que ofrecen una ventaja competitiva fundamental: son gratuitas. En la misma lnea del gigante americano se encuentra Impress, la versin de Open Office (paquete de aplicaciones ofimticas abiertas). Local o servidor. Tanto Power Point como Impress son programas que debes instalar en tu ordenador. Pero hay otras opciones que se almacenan en un servidor web. Es decir, puedes crear tu presentacin y despus acceder a ella desde cualquier lugar y cualquier equipo. Slideshare, Zoho Show y Google Presentations

son las ms conocidas. Todas son aplicaciones gratuitas y nos permiten realizar las presentaciones a distancia, invitando a las personas que queremos que las vean. Incorporan, adems, un sistema de chat -incluso de Skype- para facilitar la comunicacin entre los asistentes. Necesitan conexin e incorporan menos funcionalidades desde el punto de vista grfico que Power Point o Impress, es verdad, pero no pierdas de vista que lo ms importante en una presentacin es siempre el mensaje, y no tanto el formato, que nunca debe desviar la atencin del contenido. Prubalas y elige la aplicacin con la que te sientas ms cmodo.

2. 3xE: energa, entusiasmo y empata. Para hablar en pblico, 3xe es la frmula mgica. Los primeros minutos son clave para enganchar a la audiencia. Si no arrancamos con energa y entusiasmo, y no conseguimos empatizar con las personas que nos escuchan, nuestra presentacin se vendr abajo. Antes que nada tenemos que saber bien a quin nos dirigimos. Podemos plantearnos algunas preguntas bsicas:

cul es la motivacin de la audiencia? cunto saben del tema tratado? cules son sus expectativas? cul es su experiencia y su posicin dentro del a organizacin a la que pertenecen?

Entre los pblicos tipo, podemos destacar los siguientes:

pblico favorable: podemos plantear una llamada directa a la accin. pblico pasivo: tenemos que despertar su inters mediante preguntas directas, casos de xito, posibles beneficios. pblico negativo: no podemos verder la moto desde el principio. Toca ser humildes y resaltar las ventajas de nuestra propuesta.

3. Conoce las reglas para ajustar la duracin y el contenido. Todas las reglas que vamos a citar parten de una premisa bsica: hay que limitar al mximo la duracin de la presentacin para que el mensaje pueda llegar con claridad a los receptores. Porque decir ms cosas no implica decirlas mejor. Al contrario. El exceso de datos penaliza la atencin del usuario, que no es capaz de procesar todo el caudal de informacin. El uso de frmulas numricas sencillas nos ayuda a memorizar las reglas: Regla 10/20/30

10 diapositivas 20 puntos en la fuente como mnimo 30 minutos de duracin como mximo

Regla del 77

No ms de 7 lneas de texto por diapositiva No ms de 7 palabras en cada lnea

Regla No ms (1) (2) (3) Conclusin

del de 3

3 partes: Introduccin Discusin

Regla del 20: Segn esta regla, a partir de los 20 minutos la atencin de un adulto decae. Por eso, si la presentacin no puede llevarse a cabo en 20 minutos -que es lo ms comn- hay que intentar, cada cierto tiempo, cambiar un poco la forma y el fondo para mantener el inters. Por qu estas reglas? Un ejemplo muy claro: aumentar el tamao de la fuente -y, por lo tanto, reducir el contenido- no slo reconfortar a los miopes del auditorio, sino que nos ayudar a realizar un ejercicio de sntesis. Nos quedaremos con lo ms importante, le daremos ms relevancia, y nos libraremos de ideas y conceptos prescindibles que no haran ms que despistar a nuestro pblico. Rompe las reglas con inteligencia. La reglas nunca deben convertirse en lmites para lo que necesitamos contar. Nos sirven, eso s, para reflexionar sobre nuestro trabajo; para localizar los puntos dbiles de nuestra presentacin y enfatizar los fuertes. 4. No te limites a leer en voz alta. Ofrece algo ms. En la mayor parte de los casos, tu presentacin servir de apoyo y refuerzo a lo que dices, pero recuerda que no es capaz de sustituir tus conocimientos, tampoco tus palabras, tus gestos, tu lenguaje corporal El pblico espera que aportes algo ms porque, en caso contrario, para qu ests all? As que no te limites a leer en voz alta con la vista puesta en la pantalla. Resulta fundamental que conozcas el tema a fondo y lo tengas bien memorizado. Las diapositivas son slo una gua para

encauzar tu exposicin, y un medio para reforzar tu mensaje con ideas claras e impactantes, grficos significativos, etc. Si la audiencia se da cuenta de que ests leyendo el texto, dejar de hacerte caso. Para leerlo se bastan ellos slos y, adems, son capaces de hacerlo con ms rapidez que t, que debes emplear ms tiempo para pronunciar en voz alta. As que, ya sabes: estudia bien la presentacin antes de exponerla en pblico. Seguro que t mismo sabes distinguir cundo alguien ha elaborado su presentacin y cundo la ha tomado prestada 5. Sin alardes. Mucho cuidado con los diseos excesivamente llamativos, los clipart y las transiciones con sonidos y movimientos. Recuerda que el objetivo es comunicar un mensaje claro y ordenado al usuario, y que no conviene marearle con luces de colores. El texto debe resultar perfectamente legible sobre el fondo. Atractivo, s; recargado, no. 6. Comienzo y final memorables. Lo ideal es mantener la intensidad durante toda6 la presentacin, pero como no siempre es posible, hay que intentar que al menos el principio y el final sean mensajes de impacto, que luego el usuario pueda recordar. Algunos adjetivos que definen bien el mensaje que buscamos: impactante, corto, original, sinttico, positivo. Un buen final siempre deja buen sabor de boca. Nunca termines una presentacin en el turno de preguntas. Busca un final adecuado. Algunas ideas:

un buen resumen un elogio sincero a los asistentes una ancdota inteligente relacionada con el mensaje principal plantear una duda para que cada uno pueda resolverla en casa una visin positiva para el futuro

una dosis de humor inteligente (si no va a ser inteligente, es mejor que lo dejes) ,

7. Algunas cosas que no conviene hacer. Enfadarse con la audiencia, entrar al trapo con preguntas hostiles, disculparse o menospreciar tu propia presentacin, hablar a la pantalla, usar un tono monocorde, tratar de evitar las preguntas, dar por obvio algo importante, mostrar hasto al explicar cosas sencillas, terminar la presentacin en el turno de preguntas. 8. Algunos trucos tiles que te servirn para salir de apuros.

Si quieres evitar interrupciones constantes durante la presentacin puedes pedir a la audiencia que reserve sus preguntas para el final. Las preguntas planteadas por uno de los asistentes debe servir para todos, as que a veces conviene repetirla en voz alta antes de contestarla, para que todos puedan orla. Y despus, responde a toda la audiencia, y no slo a quin a formulado la pregunta. Cuando una persona o un grupo monopoliza todas las preguntas, evita seguir mirndoles una vez que han acabado, porque puede entenderse como una invitacin a que prosigan. En esos casos, puede resultar til dirigir la mirada hacia otro grupo de personas. Si te preguntan algo que desconoces, lo mejor que puedes hacer es responder: La verdad es que en este momento no lo s, pero voy a enterarme y te lo comunicar en cuanto lo sepa.