Institut Tadbiran Awam Negara

(INTAN)

Nota

PENULISAN MEMO BERKUALITI

Pusat Komunikasi dan Pembangunan Latihan (KOMUNIKASI)

Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)

Kampus Utama J alan Bukit Kiara, 50480 Kuala Lumpur

Jabatan Perkhidmatan Awam Maalaysia

 PT:NU£IS.:A:N
:MT:M.O ~T'RXl1:ALI'I1

Xandu7I(Jan _

1.0 Pengenafan 1

2.0 'Bentuk. :M.emo 1

2.1 :Memo 'Bentufi 'Borang 1

2.2 :Memo 'Bentufi Tervuka 2

3·0 'Bahasa :M.emo 3

4·0 Xaeefafi Penu(isan :Memo 4

5.0 Lar1£Jfi.afi Menuas :Memo 4

5.1 :Merancane 4

5.2 :M.enu{is 4

5.3 :M.enyemak. 4

Lamyiran: Contoh :Memo 1 5

Contoh :Memo 2 6

DAN (DBP-INTAN) Nota Menw Berkua/iti

INTAN Kampus Utama Bukit KiIlra, Kuala Lumpur
 .)

Tajuk: Penulisan Memo Berkualiti

Anjuran: INTAN - Pusat Komunikasi dan Pembangunan Latihan

(KOMUNIKASI) Kampus Utama Bukit Kiara, Kuala Lumpur

MEMO BERKUALm

1.0 Pengenalan

Memo merupakan singkatan perkataan 'memorandum' yang bermaksud catatan atau

peringatan. Memo juga merupakan sejenis surat. Ada sesetengah individu atau pegawai
yang membuat tangggapan negative terhadap memo. Apabila seseorang menerima
memo, ia menggangap telah melakukan suatu kesalahan. Hal ini merupakan satu
tanggapan yang salah.

Sebenarnya memo juga berperanan seperti surat tetapi biasanya digunakan untuk
dalam jabatannya sendiri. Misalnya, jabatan hendak menyampaikan sesuatu maklumat
atau panggilan bolehlah disampaikan dengan menggunakan memo.

2.0 Bentuk Memo

Dari segi kaedah penulisannya, tidak terikat dengan sesuatu bentuk yang tertentu
seperti surat rasmi. Memo boleh ditulis dalam bentuk borang dan boleh juga dalam
bentuk surat. Hal ini terpulanglah kepada jabatan masing-masing. Pada umumnya,
memo ini boleh dibahagikan kepada dua bentuk iaitu bentuk borang dan bentuk
terbuka.

2.1 Memo Bentuk Borang

Memo jenis ini semua tajuk dan maklumat yang diperlukan telah dicatat dalam
borang. Penulis hanyak perlu, sarna ada mengisi atau menandakan sahaja pada
ruang yang telah disediakan. Di samping itu, disediakan juga ruang kosong untuk
catatan tambahan jika perlu.
Contoh:

DAN (DBP-INTAN) Nota Kut'Sus: pt!VLulisavt Ivtbuo &r!euaLitt 1

INTAN Kampus u.tanw Bu!eit Kiara, KuaLa Luw-pur.
 M EM 0

,
Keoada: - - - - - - - " _ . _ . _ - _ .
Darioada
I
Untuk kelulusan ( ) Sila uruskan ( )
Untuk makluman ( ) Sila bercakap ( )
Untuk oandanaan ( ) Sila taiD ( )
Untuk difaill<an ( ) Sila cetak ( )

Catatan:

.
Tandatangan:
Tarikh:

2.2 Memo Bentuk Terbuka

Terdapat juga memo bentuk terbuka. Memo bentuk ini samalah seperti surat tetapi
ada antara jabatan yang telah membuat reka bentuknya ynag tersendiri bagi tujuan
memudahkan urusan. Contoh:

Logo INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA

(INTAN)

Ruj. Tuan: Tarikh:

RUj Kami:
Perkara:

Kepada: salinan:

Daripada:

Catatan:

Tandatangan:
Tarikh:

DAN (DBP-fNTAN) Nota kursus: PtVLuLisaV'v Mtmo Btr!euaLit[ 2

fNTAN kampus l1.tama Bu.!eit kiara, kuaLa Lumpu.r.
3.0 Bahasa Memo

Gaya bahasa yang digunakan untuk menulis memo berbeza dengan gaya penulisan
surat rasmi. Memo lebih memberi tumpuan kepada isi yang hendak disampaikan. Oleh
sebab itu, bahasa yang digunakan seharusnya:

• ringkas, padat dan jelas

• Lembut dan berdiplomasi
• Tidak menimbulkan sikap negatif kepada pembaca
• Tidak menimbulkan prasangka.
• Elakkan daripada membuat teguran berbentuk negatif.

3.1 Contoh Bahasa Memo

Bersama-sama ini dikemba/ikan drat memo berkenaan. Drat ini kurang

memuaskan dari segi t;jaan dan tatabahasa. Tuan diminta menu/is semu/a
dengan membetu/kan ejaan dan tatabahasa yang te/ah ditanda sebe/um
memo ini diedarkan.

Ulasan:

Bahasa yaang digunakan agak. k.eras dan kurang berdiplomasi. Dengan

menggunakan bahsa yang sedemik.ian, ia akan menyentuh perasaan pembaca atau
penerimanya. Memo tersebut boleh ditulis seperti yang berikut:

Bersama-sama ini dkembalikan drat memo berkenaan. Drat ini telahpun

disemak dan dikesan terdapat sedikit kesllapan ejaan dan latabahasa
seperti yang telah ditandai. Saya berharap tuan dapat membaikinya
sebelum mengedarkannya.

Penggunaan Ayat Pasif

Semua keputusan yang telah dibuat dalam mesyuarat hari ini hendaklah
diambil tindakan seberapa segera.

DAN (DBP-INTAN) Nota Kursus: Pei'tuLisaYt Memo Berleuatiti 3

INT.4N Kampus utama Buleit Kiara. KuaLa Lumpur.
Penggunaan Ayat Aktif

Diharap tuan dapat mengambil tindakan yang segera berkaitan dengan

keputusan mesyuarat pada hari im:

4.0 Kaedah Penulisan

Memo hendaklah ditulis secara ringkas iaitu dengan memulakan isi penting dan diikuti
dengan data soKongan. Bahagian akhir ialah pernyataan tetang apa yang diharapkan
oleh penulis. Kaedah ini dinamakan 'Kun Terbalik'

lsi penting

Data sokongan

Harapan

5.0 Langkah Menulis Memo

5.1 Merancang:

• Tujuan penulisan memo tersebut

• Mengenal pasti siapakah sasaran
• Apa yang diharapkan
• Apakah reaksi pembaca apabila membaca memo tersebut

5.2 Menulis

• Menepati tujuannya
• Gunakan bahasa yang ringkas, jelas dan lembut
• Satu isi satu perenggan

5.3 Menyemak

• Maklumatnya adakah tepat dan betul

• Tidak menuimbulkan sikap negatif pembaca
• Konstruktif

DAN (DBP-INTAN) Nolp ktasus: peVLULisaJ/L MeJ1.l.O &rkuoLiti 4

IN TAN kompus utoMa Bukit kiaro, kuoLn LUMpur.
 Contoh Memo 1

MEMOANTARA

PUSAT/PROGRAM/KAMPUS WILAYAH

Ruj. Tuan: Tarikh: 06 September 2005

Ruj Kami: Jld. 1 ~ 430/4/2005

Perkara: Mesyuarat Penyelaras Projek KOMUNlKASI INTAN Bukit Kiara

Kepada: Semua salinan: Pengarah

Penyelaras Projek Kanan INTAN, JPA Malaysia
KOMUNlKASI
INTAN Bukit Kiara

Daripada: Ketua
Pusat Komunikasi dan Pembangunan Latihan (KOMUNlKASI)
INTAN Bukit Kiara

Mesyuarat tersebut akan diadakan pada:

Tarikh: 13 September 2005

Masa: 9.00 pagi
Tempat: Bilik Mesyuarat 2B

2. Bersama-sama ini disertakan Minit Mesyuarat Bil. 8/05 untuk makluman dan tindakan
tuan selanjutnya.

3. Semua Penyelaras Projek Kanan atau wakil diminta hadir.

Terima kasih.

Tantatangan:

DAN (DBP-INTAN) Nota K.urSU5: PtPLutisaPL /vItmo BtrJeuaLiH 5

INT:4N K.ampus u.tama BuJeit kiara, kuala Lu.mpur.
 Contoh Memo 2

Kepada: Cik Maizaitul Akma Zainee bt. Abd Aziz

Daripada: Pengarah
Jabatan ~Z
Mount Hill, Kuala Lumpur

Ucapan Tahniah

Saya mengucapkan tahniah atas kejayaan puan kerana menerima Anugerah Khidmat
Cemerlang pada 02 Julai 2005.

Anugerah tersebut merupakan satu penghargaan dan pengiktirafan Jabatan terhadap

segala usaha yang telah puan laksanakan dengan jayanya sepanjang tahun 2004.

Kejayaan puan merupakan kejayaan dan kebanggaan semua kakitangan Jabatan In!.
Saya yakin anugerah yang puan peroleh ini akan menjadi· pendorang keapada
kakitangan lain dl Jabatan ini.

on
~~\ g ikhlas,

(ROGAYAH BT. ALI BACHIK)

Tarikh: 06 Julai 2005

DAN (DBP-INTAN) Nota Kursus: PtnuLisan f.1tnw BtrkuaLiti 6

INTAN Kaw.pU5 I.1.tama Buk[t Kiara. KuaLa L-uYl-tpur.