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Cmo superar la primera auditora

Despus de un duro trabajo ya tenemos documentado e implantado nuestro sistema de gestin de calidad segn ISO 9001 y slo nos falta superar la auditora de certificacin. Si ha sido la primera implantacin que realizamos es normal que surjan dudas e inquietud ante la auditora, a nadie le gusta que le revisen su trabajo y le detecten errores. Pero as es el juego de las auditoras: detectar errores, reconocerlos y aportar soluciones. Por lo tanto, el primer consejo es recordar a Ortega y Gasset cuando deca que: "El verdadero tesoro del hombre es el tesoro de sus errores". Para superar con xito la auditora recomiendo seguir las siguientes pautas: 1. el auditor emplear todo el tiempo asignado para la realizacin de la auditora y por lo tanto debemos estar dispuestas a presentar todos y cada uno de los documentos y registros elaborados en nuestro sistema de gestin. Tambin es necesario ser paciente y esperar al informe final para sacar las conclusiones de todo el proceso, es posible que el auditor ponga objeciones continuas a todos y cada uno de los procedimientos o registros que revise pero luego, en el informe final, slo aparezcan dos o tres errores comunes y generalmente sencillos de solucionar. 2. TENER SIEMPRE UN DOCUMENTO COMO RESPUESTA : A todas las cuestiones planteadas por el auditor la empresa debe responder con documentos y registros. Un archivo adecuado que facilite la identificacin y localizacin de los documentos se convierte en un factor fundamental para el correcto desarrollo de la auditora. 3. NO ENTABLAR DISCUSIONES CON EL AUDITOR: Si en el transcurso de la auditora surgen no conformidades con las que no estamos completamente de acuerdo, la actitud ms favorable es aceptar los criterios del auditor y no entablar discusiones que normalmente tienen un resultado estril. El 90% de las no conformidades se solucionan con pequeos cambios documentales que no nos requerirn ms de diez minutos de trabajo,
TENER PACIENCIA:

la discusin, sin embargo, puede durar horas y generalmente no evita los diez minutos anteriores. 4. COLABORAR CON EL AUDITOR: Ser un buen anfitrin y ayudar a entender las peculiaridades de la organizacin facilita la labor del auditor y favorece la relacin entre las partes. 5. CLARIFICAR TOTALMENTE LAS NO CONFORMIDADES: La auditora termina con la aprobacin del informe pero es muy probable que existan no conformidades, y, por lo tanto, nuestro trabajo finalizar cuando demos respuesta a este informe con un plan de acciones correctivas. Para que este plan sea sencillo de realizar y nos ocupe el menor tiempo posible, es necesario que, durante la presencia del auditor, queden totalmente claras las causas de las no conformidades y que se conozca exactamente lo que el auditor esperaba ver. La comprensin y la claridad de las no conformidades eliminan el peligro tan comn de "matar moscas a caonazos".

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