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Como Criar Uma Ficha de Cadastro

Como Criar Uma Ficha de Cadastro

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07/03/2013

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Cursos - Como elaborar o cadastro de clientes
 
 
Introdução
 
Informação na medida certa
 
Para que serve a Ficha Cadastral?
 
Quais informações devem constar na Ficha Cadastral?
 
Quais documentos devem ser exigidos?
 
Forma e procedimento são importantes
 
Restrições ao uso da informação cadastral
 
Estabelecendo um perfil dos clientes
 
Questionário
 
Glossário
 
Fonte
 
Introdução
 Os clientes são a alma de uma empresa. Sem clientes fiéis e satisfeitos,uma empresa dificilmente consegue ser bem-sucedida. Por sua vez, paragarantir a fidelidade de seus clientes, cabe à empresa oferecerconstantemente produtos de boa qualidade, a preços atrativos. Nos diasde hoje, isso também envolve a oferta de condições facilitadas depagamento, ou seja, a venda a prazo.Para garantir que não terá problemas, ou que não estará sujeito a perdassignificativas ao facilitar o pagamento, a empresa precisa desenvolver umapolítica de crédito que lhe permita definir quem terá acesso a ele, e emquais termos este crédito será oferecido.Porém, como saber se um novo cliente se enquadra nestes critérios? Nãoexiste outra forma, senão a elaboração de um cadastro. E é aí que residesua importância para uma empresa: sem ele, não há como checar se ocliente se enquadra ou não nos critérios de quem pode ter acesso aocrédito.Neste curso iremos abordar apenas os critérios de elaboração de umcadastro. Também discutiremos as informações que devem constar destecadastro, assim como as limitações legais do uso das informaçõescadastrais de um cliente. Outros aspectos relacionados com a política decrédito da empresa, metodologia de análise de crédito de um consumidore, eventualmente, as formas de cobrança mais indicadas, caso ainadimplência se confirme, serão abordadas em cursos separados.
Informação na medida certa
 Na hora de conceder crédito, a maioria dos empresários ainda se limita averificar se o nome do cliente está, ou não, incluído na lista de mauspagadores dos vários órgãos de proteção ao crédito.Mesmo que este procedimento seja válido, se a sua intenção éestabelecer uma política própria de concessão de crédito, a primeiraprovidência a ser tomada é a de montar um cadastro dos clientes da suaempresa.Ainda que o cadastro deva ser bastante completo, é interessante quecontenha apenas as informações efetivamente necessárias naadministração da política de crédito da empresa.
 
 Caso contrário, o sistema pode acabar exigindo muito esforço demanutenção, o que comprometeria sua própria aplicabilidade. Afinal, nãopodemos esquecer que um dos objetivos do cadastro é, exatamente,facilitar e agilizar o processo de consultas sobre os clientes da empresa.
Para que serve a Ficha Cadastral?
 A ficha cadastral é, sem dúvida, o principal instrumento para que uma empresaelabore a análise de crédito de um determinado cliente. Ao conter informaçõessobre o histórico do cliente no seu relacionamento com a empresa, a fichacadastral pode ser considerada como parte do patrimônio ou capital
 
intelectualda empresa.Afinal, é através dela que a empresa consegue compreender melhor seus
clientes
, o que permite não apenas o melhor entendimento do seu perfil derisco, como também o estabelecimento de uma estratégia de marketing derelacionamento .Dada a sua importância, a ficha cadastral deve sempre ser mantida atualizadae incluir todos os dados de relevância sobre o cliente, como por exemplo:formas de contato, dados sobre o nível sócio-econômico e poder aquisitivo docliente, etc. A análise destas informações permitirá que a empresa:
Avalie o nível de crédito a ser concedido
. As informações sobre asituação financeira do cliente permitem que a empresa acesse qual asua capacidade de pagamento, ou seja, qual o montante adicional degastos que pode ter. Também é possível usar estas informações paraestabelecer limites de concessão de crédito. Este é o procedimentoadotado, por exemplo, pelos bancos que tendem a limitar o valor dasprestações de um financiamento a 25% da renda mensal da pessoaque levanta o empréstimo.
Identifique se existe necessidade de garantias
. Caso o cliente nãogoze de um bom histórico de crédito, ou atenda apenas parcialmenteàs exigências impostas pela política de crédito, a empresa pode optarpela exigência de garantias adicionais. Desta maneira, a empresaconsegue reduzir o risco associado com a concessão do crédito,diminuindo a sua exposição ao cliente.
Verifique inclusão em cadastro de inadimplentes
. Através do CPFe nome do cliente, é possível identificar se o mesmo faz parte dealgum cadastro de inadimplentes, como Serasa, SPC, etc.
Contate o cliente para cobrança
. Apesar dos esforços, a empresanão tem como evitar que casos de atraso e de não pagamentoaconteçam. Por isso, para agilizar o procedimento de cobrança, aempresa precisa contar com os endereços de contato do cliente, quedevem ser checados e confirmados.
Quais informações devem constar da Ficha Cadastral?
 Ainda que as informações incluídas nas fichas de cadastro possam variar deempresa para empresa, de maneira geral uma boa ficha de cadastro deveconter informações nas seguintes áreas:
Identificação do cliente
. Além do nome completo e data denascimento, o cadastro deve conter dados sobre a filiação, assimcomoonúmeroeumacóiadosrinciaisdocumentosdoclienteo
 
como o número e uma cópia dos principais documentos do cliente, oque inclui RG, CPF, carteira profissional, título de eleitor, documentode motorista, etc.
Localização do cliente
. É através destes dados que o cliente poderáser contatado, se preciso, para a oferta de novas promoções ou, emcaso de atraso, para a cobrança de pagamento. Além do endereçoresidencial, cidade, bairro, etc, peça o número dos telefones decontato, e a lista de endereços anteriores.
Atividades do cliente
. Em que setor o cliente atua, de que forma eleatua (contratado, sócio, profissional liberal, etc); em que local o clienteexerce esta atividade, e quais os dados de contato (telefone, e-mail,etc).
Informações sobre cônjuge
. Mesmo tipo de informação quediscutimos acima, só que se referem ao cônjuge do cliente. Além denome completo e da data de nascimento, o cadastro deve conterinformações sobre o nome e local de nascimento, e da empresa ondeo cônjuge trabalha. Finalmente, é importante conter dados deidentificação, juntamente com a numeração dos principaisdocumentos.
Informações patrimoniais
. Aproveite para incluir uma lista depropriedades (veículos, telefones, ações, etc). É importante que estasinformações sejam comprovadas por meio de escrituras edocumentos. Além disso, deve se registrar se o bem tem algum tipode gravame ou está sujeito à alienação fiduciária. Na alienaçãofiduciária o credor tem direito a alienar o bem para cobrir as perdascom a concessão do crédito.
Referências comerciais e pessoais
. Finalmente, o cadastro deveconter referências sobre o cliente, tanto em termos comerciais,quanto pessoais. Dentre as referências comerciais pode-se incluir,por exemplo, uma lista de empresas com as quais o cliente comprafreqüentemente. Além disso, pode-se obter uma lista das contasbancárias (limite, vencimento e tempo de uso) e dos cartões decrédito que o cliente possui.
Quais documentos devem ser exigidos?
 Um cadastro não atualizado, ou contendo informações erradas, não temqualquer serventia. Assim, além de elaborar um sistema de controle e arquivodas informações obtidas, é importante que todas as informações fornecidaspelo cliente sejam verificadas e comprovadas.O próprio cliente pode preencher a ficha cadastral. Porém, é preciso que sejacapaz de fornecer documentos originais ou autenticados, sem quaisquerrasuras ou remendos, que comprovem suas informações. É de fundamentalimportância que os dados que constem da ficha cadastral sejam conferidos napresença do cliente, para possíveis dúvidas ou questionamentos.O tipo de documentação exigida varia de acordo com o tipo de clientes daempresa. No caso das que atuam no varejo, diretamente com o consumidorfinal, a documentação mais comumente exigida é:
Cédula de identidade emitida por órgãos oficiais
. Além dascédulas emitidas pelo Departamento de Polícia Civil (DPC), também épossível aceitar as cédulas emitidas pelos conselhos regionais como,por exemplo, Conselho Regional de Economia (Corecon). Por estedocumento é possível checar não apenas o RG (Registro Geral),comotammnocasodosmaisrecentesoCPFCadastrode

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