Relaciones Interpersonales e Imagen Profesional del Asistente Administrativo

Tecnologa de Oficina Captulo 3 Sra. Delgado

Introduccin
Las relaciones comerciales, laborales y sociales exigen pautas de comportamiento que garanticen armona y bienestar a los participantes. Los profesionales se distinguen por:

La imagen profesional que proyectan Practicar una tica profesional Actitudes positivas y Observar normas de cortesa y etiqueta

Introduccin

Las investigaciones reflejan que muchos de los despidos de empleados se debe a:

Las relaciones interpersonales inadecuadas Reflejar actitudes negativas y Pobres hbitos de trabajo

Otras causas para perder un empleo son: Un comportamiento inmoral y

No cumplir con las tareas asignadas

Introduccin

Aunque las personas poseen los conocimientos y las destrezas, muchas veces es su comportamiento la causa del despido o cesanta del empleo. La computadora por otro lado, se ha convertido en un equipo de uso continuo, restando as tiempo a los empleados para la socializacin.

Introduccin

Los estudios relevan que esta generacin se caracteriza por seres humanos solitarios, sin habilidad para compartir socialmente y con tendencias al trabajo individual, no grupal.
No podemos olvidar que el ser humano est capacitado para vivir en grupo. El hombre necesita compartir, dar y recibir afecto.

Imagen Personal y Profesional

El personal de oficina debe tener una apariencia profesional adecuada. Una presentacin personal excelente se refleja en: El vestuario El estado de salud, El maquillaje Los accesorios y Los modales

Imagen Personal y Profesional

Es importante escoger la vestimenta adecuada para el ambiente de trabajo, y ser pulcro en el aseo personal.

Demostrar profesionalismo es hacer las tareas asignadas con calidad, llegar a tiempo al trabajo y hacer buen uso de los materiales y del tiempo.

Imagen Personal y Profesional

La apariencia fsica y el comportamiento social correcto contribuyen a crear una imagen profesional positiva.

El oficinista deber proyectar una imagen profesional positiva y gran calidad humana.

Vestimenta

El atuendo que se seleccione para asistir a la oficina deber proyectar profesionalismo y buen gusto. Cada persona debe considerar sus gustos, su figura, el clima, la comodidad y la seguridad que le ofrezcan los distintos atuendos. Los accesorios deben ser apropiados para el ambiente de trabajo. El calzado debe proveer seguridad y armonizar con la vestimenta utilizada.

Vestimenta

Mantendr una postura adecuada, caminar con elegancia, seguridad y con la cabeza erguida. El uniforme ayuda a proyectar una imagen de la empresa y hace lucir al empleado ms profesional. Recuerda est limpio, planchado y en buenas condiciones. Cuidar y mejorar la imagen profesional es una tarea relativamente fcil y beneficiosa para todas las personas en especial para los profesionales de oficina, en cuyas manos se encuentra la imagen de una empresa.

Comportamiento en la Oficina

El comportamiento en la oficina debe ser un comportamiento habitual, sin fingimiento. Al compartir con el equipo de trabajo debemos:
Saludar a los compaeros de trabajo al entrar y salir de la empresa, Conocer los nombres de cada compaero, visitantes y superiores y evitar las palabras cariosas.

Comportamiento en la Oficina

Los gestos, las miradas y expresiones de mal gusto deben evitarse en el ambiente de oficina.

Adems, evitar los rumores y los chismes, hablar de los dems, ni perjudicar la labor de los compaeros.

Capacidades Humanas y Autoestima

Se dice que una autoestima alta ayuda a los seres humanos en sus relaciones interpersonales. Se denomina autoestima el concepto de valoracin propia. Es el aprecio valorativo de uno mismo y que lleva a reconocer las posibilidades para lograr lo que nos proponemos.

Capacidades Humanas y Autoestima

Conlleva la aceptacin de las capacidades y las limitaciones personales que se poseen. El ser humano posee las capacidades, la inteligencia, la imaginacin y la voluntad virtudes, que lo hacen dueo de sus decisiones y capaz de emprender nuevas metas.

Las actitudes positivas son la demostracin tangible de los valores humanos.

Actitudes Positivas

Algunas actitudes positivas necesarias en todo profesional de oficina son:

la cordialidad, el sentido de servicio, la veracidad, el entusiasmo y la generosidad.

Tambin, la tolerancia y la serenidad actitudes que ayudan a superar problemas y a tomar decisiones acertadas.

tica Profesional

Al hablar de tica profesional nos referimos al comportamiento moral del personal de oficina en sus funciones dentro la empresa. La Asociacin Internacional de Profesionales Administrativos, conocida como IAAP, es una organizacin que rene profesionales del campo secretarial y vela por los derechos de sus miembros.

Normas de cortesa

Las normas de cortesa deben observarse en el diario compartir.

El mostrar un comportamiento adecuado en cada ocasin y en cada lugar permite que las relaciones interpersonales y la comunicacin con los compaeros en el trabajo sean efectivas.

Normas de cortesa

Las siguientes normas de cortesa deben siempre estar presentes: saludar y responder al saludo cuando se recibe, respetar los derechos de los dems, cumplir con los deberes, desempear el trabajo con agrado y eficiencia, observar un comportamiento corts en todo momento.

Relaciones con los compaeros

Considerar a cada persona como un individuo, es el primer paso en el arte de la relacin humana. Las siguientes reglas si se practican contribuirn en la amistad y el respeto a los dems.

Es importante ser justo, ecunime, ser respetuoso, cooperador y generoso.

Reglas de Etiqueta

Los modelos que empleamos para tratar a otras personas evidencian cul es la actitud hacia ellos.

Todo oficinista debe esmerarse por conocer y practicar las reglas de buenas relaciones humanas; las que permitir distinguir y tratar a la gente correctamente.

Reglas de Etiqueta
Algunas reglas de cortesa son:
presentaciones uso adecuado de nombre y ttulos ser saludar siempre corts an cuando evitar los asuntos trabaje bajo presin personales observar buenos ser leal modales a la hora de la dar confianza merienda o almuerzo tener consideracin ayudar a los nuevos. paciencia empleados cuando estn bajo presin

Como mejorar la personalidad

El factor ms importante para desarrollar la personalidad es una tener una voluntad firme de querer mejorar. Que se puede hacer para ayudarse a s mismo:

ser imparcial, franco, tener confianza y

aceptar consejos.

Atencin de Visitas
La persona a cargo de la recepcin tiene que relacionarse con muchas clases de visitantes en sus horas de trabajo.

Es responsabilidad de todos tratar y atender

las visitas en diversas circunstancias y en situaciones adversas. Por eso es importante saber hacerlo correctamente. Si el visitante es un extrao y la oficina de su jefe est muy distante, debe conducirlo personalmente hasta su jefe.

Presentacin del Visitante

Una presentacin amable y apropiada requiere prctica, por lo que ser conveniente que se aproveche cualquier circunstancia propicia para aplicar los principios que se mencionan de inmediato.
Se presenta el visitante al jefe, a menos que el visitante sea demasiado importante. Es importante el pronunciar en forma clara y correcta el nombre del visitante, tanto como el de su jefe.

Presentacin del Visitante

Los visitantes habituales o amigos personales del jefe, por supuesto, no necesitan presentacin.

En el contacto permanente con el pblico se aprende a distinguir a los visitantes. Algunas categoras:
visitantes frecuentes familiares y amigos asociados y supervisores visitantes desconocidos

Manejo de las Entrevistas

Para ayudar al jefe en sus entrevistas, es conveniente colocar sobre su escritorio la informacin que puedan necesitar.

Si espera a varias personas para una reunin, debe asegurarse de que el local y los muebles sean los adecuados para acomodar al grupo.

Ingredientes del xito

Los elementos esenciales para cumplir con xito el trabajo de la oficina son:
estar bien informado de todo y el saber aplicar ese conocimiento en el momento oportuno.

Quien est a cargo de la recepcin tendr xito al manejar las relaciones pblicas de su jefe si:

Antes de conceder una cita, debe investigar cules son los mtodos que aprueba el jefe y cules sus preferencias das y horas.

Ingredientes del xito

Debe ser diplomtico para rehusar entrevistas y procurar ofrecer un motivo aceptable, siempre que sea posible.

Verifica la confirmacin de las entrevistas importantes, por tlefono o internet.

Llevar en su calendario una duplicacin de las citas de su jefe.

Ingredientes del xito

Cuando sea necesario cancelar citas, debe hacerlo inmediatamente y concerte una nueva cita. Mantngase informado acerca de dnde se encuentra su jefe en todo momento, de manera que pueda localizarlo cuando se aproxime la hora de una cita.

Comprueba tu progreso
Define el trmino de tica profesional. Define el trmino autoestima. Explica cmo una autoestima alta o baja afecta la relacin con compaeros de trabajo. Explica por qu la imagen profesional no se proyecta solamente a travs de la forma de vestir. Menciona algunos factores que favorecen la imagen personal y profesional.

Comprueba tu progreso
Escribe tu primer nombre verticalmente en una hoja de papel en blanco. Reflexiona sobre tu persona y escribe una palabra que describa tus cualidades como ser humano y que comience con cada letra de tu nombre. Al lado de estas palabras, escribe otra que describa tus caractersticas como profesional de oficina. Escribe y contesta los dos ltimos casos al final del captulo 3 pginas 16-17.

Bibliografa
Maldonado, A. & Delgado, C. (2001). Procedimientos Administrarivos para la Oficina. Mexico : McGraw Hill. (3) pgs. 14-17. Llabrs, A. & Corts A., M. (1998). Tcnicas y Prcticas de Oficina. (2da edicin) Mexico: McGraw Hill. (3) pgs. 39-67.