I N I T IA L P RO P O S A L

INVENTARISASI
FAKULTAS ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS INDONESIA

Versi 1.0

DISUSUN OLEH :
HANDY UMAR (1201000431)
HARDI KUSUMAWIJAYA (1201000458)
LIZA (1201000636)
MARIA GRACIA D.R (120100066Y)
YOHANNA GEROLIN (1201001101)

FAKULTAS ILMU KOMPUTER

UNIV ERSITAS INDONESIA
2004

2
 D A F TA R I S I

BAB 1 ........................................................................................................................................................4
PENDAHULUAN.....................................................................................................................................4
1.1 LATAR BELAKANG.................................................................................................................................4
1.2 TUJUAN PEMBUATAN SISTEM...................................................................................................................4
1.3 RUANG LINGKUP PROYEK.......................................................................................................................5
1.4 TAHAPAN PELAKSANAAN PROYEK............................................................................................................5
1.5 SUMBER DAYA MANUSIA.........................................................................................................................7
1.6 PROFIL PERUSAHAAN.............................................................................................................................7
1.7 STRUKTUR ORGANISASI PADA PERUSAHAAN................................................................................................7
1.8 CURRENT BUSINESS PROCESS...................................................................................................................8
BAB 2.......................................................................................................................................................13
ANALISA MASALAH..........................................................................................................................13
2.1 PROBLEM STATEMENTS.........................................................................................................................13
2.2 PENJELASAN PROBLEM STATEMENTS........................................................................................................13
2.3 CONSTRAINS .....................................................................................................................................14
LAMPIRAN............................................................................................................................................15
DAFTAR PERTANYAAN.................................................................................................................................15

3
 BAB 1

PENDAHULUAN
1 . 1 L ATA R B E L A K A N G

Fakultas Ilmu Komputer Universitas Indonesia, seperti organisasi pada

umumnya, juga memiliki harta inventaris/aset untuk keperluan
penyelenggaraan organisasi tersebut. Untuk mengatur inventaris/aset
yang besar diperlukan suatu badan/instansi yang mengelola sehingga
inventaris/aset tersebut memberikan manfaat yang maksimal. Pada
Fasilkom UI pengelolaan inventaris/aset ini menjadi tanggung jawab sub-
bagian umum dan perlengkapan yang membawahi bidang inventaris.
Tanggung jawab dari sub-sub-bagian inventaris adalah mencakup
pengadaan inventaris baru, pencatatan status inventaris (keluar/masuk,
rusak atau tersedia), pengelolaan inventaris agar penggunaanya lebih
efisien dan efektif, serta sejarah dari setiap inventaris. Melihat besarnya
tanggung jawab instansi ini, maka efektivitas dan efisiensi dalam
menjalankan fungsinya sangatlah penting. Untuk itu kelompok kami
merasa perlu untuk menganalisa permasalahan dan kekurangan sistem
ini, serta merancang suatu sistem baru yang dapat mengatasi
permasalahan dan kekurangan yang ada pada sistem yang lama.

1 . 2 T U J UA N P E M B UATA N S I S T E M

Proyek ini bertujuan untuk menghasilkan sistem terkomputerisasi yang

dapat dioperasikan dengan mudah untuk mengakses informasi inventaris
dengan efisien. Langkah awal yang dapat dilakukan, yaitu dengan
memperbaiki kualitas sumber daya manusia yang akan terlibat dalam
sistem ini. Perbaikan ini dapat ditempuh dengan memberi pelatihan bagi
system user agar lebih terbiasa dengan sistem yang baru. Langkah lain
adalah dengan merancang sebuah tampilan sistem yang bersifat user
friendly.

4
 Tujuan lain dari proyek ini yaitu membangun sistem yang menangani
masalah peminjaman agar lebih terkontrol dan pencatatan sejarah
inventaris yang lebih lengkap.

1 .3 R UA N G L I N G KU P P R OY E K

Ruang lingkup proyek ini adalah pembuatan sistem informasi yang

dapat dengan mudah mengakses informasi inventaris dengan efisien,
lebih mengontrol masalah peminjaman, dan mencatat sejarah inventaris
secara lengkap baik yang berada di Fasilkom UI Depok maupun Pusilkom
UI Salemba.

1 . 4 TA H A PA N P E L A K S A N A A N P R OY E K

Proyek ini dilaksanakan dengan menggunakan metodologi FAST

(Framework for the Application of System Tecniques) yang terdiri atas
tahapan-tahapan sebagai berikut :
1. Scope Definition
2. Problem Analysis
3. Requirements Analysis
4. Logical Design
5. Decision Analysis
6. Physical Design and Integration
7. Construction and Testing
8. Installation and delivery

Scope definition
Scope definition ini mencakup 2 hal, pertama, pertanyaan “apakah
permasalahan ini pantas dibicarakan?”. Kedua, scope definition juga
menentukan ukuran, visi, batasan, partisipan yang dibutuhkan proyek, dan
dana serta penjadwalan.

Problem Analysis

5
Pada tahap ini dilakukan studi atas sistem yang sudah ada serta analisa
temuan-temuan masalah, ini dilakukan untuk menyediakan tim proyek
dengan pengertian yang lebih mendalam pada permasalahan proyek.

Requirements Analysis
Pada tahap ini dilakukan analisa requirements yang diperlukan sesuai
dengan kebutuhan sistem yang baru.

Logical Design
Penerjemahan kebutuhan bisnis dari user ke dalam sebuah model sistem
yang menggambarkan hanya business requirement dan tidak dalam
perancangan atau implementasi teknis yang mungkin.

Decision Analysis
Dalam tahap ini ada empat pertanyaan yang harus dijawab:
 Seberapa jauh sistem harus diotomatisasi dengan Information
Technology?
 Apakah kita harus membeli perangkat lunak tersebut atau
membangun perangkat lunak sendiri?
 Apakah kita harus merancang sebuah sistem untuk sebuah internal
network atau merancang sebuah web-based solution?
 Teknologi informasi apa yang mungkin berguna dalam aplikasi yang
akan dibuat?

Physical Design and Integration

Pada tahap ini bertujuan mentransfomasi business requirement ke dalam
spesifikasi rancangan fisik yang memandu konstruksi sistem.

Construction and Testing

Pada tahap ini dilakukan proses pembentukan dan pengetesan sebuah
sistem yang akan memenuhi business requirement dan spesifikasi
rancangan fisik, dan untuk mengimplementasikan tampilan-tampilan
sistem yang baru dan sistem yang sudah ada.

Installation and delivery

6
Setelah tahap construction and testing maka sebuah sistem dapat
dikatakan selesai dibangun. Kemudian masuk ke tahap instalasi dan
delivery.

1 .5 S U M B E R D AYA M A N U S I A

Orang-orang yang terlibat di dalam proyek ini adalah sebagai

berikut :

• Project Manager : Hardi Kusumawijaya

• System Analysts : Handy Umar
• Database Specialist : Yohanna Gerolin
• GUI Designer : Maria Gracia D.R
• Programmer : Liza, Maria Gracia D.R., Yohanna Gerolin

1.6 PROFIL PERUSAHAAN

Pusilkom UI (selanjutnya disebut Fasilkom UI) adalah suatu badan

hukum milik negara yang bergerak dalam bidang pendidikan. Fasilkom
telah didirikan sejak tahun 1970an dan berlokasi di Kampus Salemba,
yang kemudian sebagian kegiatan pendidikannya dipindahkan ke Kampus
Depok. Fasilkom UI menempati sebidang tanah seluas 10.000 m 2 dengan 3
buah gedung di dalamnya.
Sebagai fakultas ilmu komputer pertama di Indonesia, Fasilkom UI
mempunyai berbagai program studi, di antaranya S1, S2, dan S3. Selain
itu Fasilkom UI juga mempunyai program studi khusus untuk kelas
internasional. Fasilkom UI memperkerjakan lebih dari 50 orang tenaga
kerja baik full maupun part-timer. Saat ini jumlah mahasiswa Fasilkom UI
sekitar 600 orang.

1 .7 S T R U K T U R O R G A N I S A S I PA D A P E R U S A H A A N

Struktur organisasi subbagian umum dan perlengkapan:

Subbag Umum
dan
Perlengkapan

7
Staf
UmumRumah Rumah Perlengkap
Staf
Sekretaria Tangg Tangg
Teknisi Satpa Perbekala an
Inventaris Arsip
Sekretaria
t a m n
 Petugas
Gudang
dan
Distribusi

1 . 8 C U R R E N T B U S I N E SS P R O C E SS

Penyediaan Inventaris

Dalam menjalankan kegiatan penyediaan barang, Sub-bagian Umum

dan Perlengkapan melakukan standarisasi penyediaan barangnya sebagai
berikut:
1. Sebelum melakukan pembelian barang, Subsub-bagian inventaris
melakukan survei terhadap kebutuhan barang yang dibutuhkan.
2. Setelah didapatkan kebutuhan-kebutuhan yang diinginkan, Subsub-
bagian Inventaris mengajukan proposal ke pusat untuk
mendapatkan persetujuan.
3. Kemudian dari pusat dilakukan survei ke fasilkom untuk memastikan
kebutuhan yang diinginkan.
4. Setelah dilakukan survei, pusat mengeluarkan persetujuan atau
penolakan terhadap proposal yang diajukan.
5. Setelah mendapat persetujuan dari pusat, Subsub-bagian Inventaris
melakukan pembelian barang ke vendor.
6. Setelah barang yang dipesan tiba dari vendor, Subsub-bagian
Inventaris melakukan inventarisasi terhadap barang yang datang.
7. Setelah barang diinventarisasikan, barang tersebut disimpan di
gudang untuk kemudian dilakukan distribusi oleh petugas gudang
ke pihak-pihak yang memerlukan.

8
Peminjaman Inventaris

Dalam menjalankan kegiatan peminjaman barang, Sub-bagian Umum

dan Perlengkapan melakukan standarisasi peminjaman barangnya sebagai
berikut:
1. Untuk melakukan pemakaian barang dari Subsub-bagian Inventaris,
pihak-pihak yang membutuhkan harus mengajukan permintaan atas
peminjaman tersebut.
2. Kemudian barang yang dipinjam tersebut dicatat oleh Subsub-
bagian Inventaris tentang jumlah barang yang dipinjam, waktu dan
tanggal peminjaman barang.
3. Setelah mencatat peminjaman, petugas gudang memberikan
barang yang ingin dipinjam.
4. Barang yang telah selesai dipinjam dikembalikan ke Subsub-bagian
Inventaris atau ke pada orang-orang tertentu. Barang yang tidak
dikembalikan ke Subsub-bagian Inventaris tidak dilakukan
pencatatan.
5. Barang yang telah dicatat akan dikembalikan ke gudang.

Pembuatan Laporan Inventaris

Dalam menjalankan kegiatan pembuatan laporan, Sub-bagian Umum

dan Perlengkapan melakukan standarisasi pembuatan laporan sebagai
berikut:
1. Barang-barang yang masuk atau keluar dari inventaris dilakukan
pencatatan.
2. Setelah 1 minggu dibuat laporan inventaris mingguan untuk
keperluan intern Fasilkom UI.
3. Setelah 1 bulan dibuat laporan inventaris bulanan untuk keperluan
intern Fasilkom UI.
4. Setelah 3 bulan dibuat laporan inventaris triwulan untuk keperluan
intern Fasilkom UI dan pusat.
5. Setelah 1 tahun dibuat laporan inventaris tahunan untuk keperluan
intern Fasilkom UI dan pusat.

9
Perawatan Inventaris.

Dalam menjalankan kegiatan perawatan inventaris, Sub-bagian Umum

dan Perlengkapan melakukan standarisasi perawatan inventaris sebagai
berikut:
1. Pelaporan kerusakan kepada Subsub-bagian Inventaris dari pihak-
pihak yang mengalami kerusakan inventaris.
2. Subsub-bagian Inventaris menghubungi vendor, untuk dilakukan
perbaikan. Untuk inventaris yang ditangani oleh SARAK, inventaris
yang tidak dapat diperbaiki oleh teknisi SARAK, inventaris akan
dikirim ke Subsub-bagian Inventaris untuk dilakukan perbaikan ke
vendor.
3. Setelah barang yang diperbaiki di vendor selesai, barang tersebut
akan dikembalikan ke Subsub-bagian Inventaris dan dilakukan
pencatatan.

Berikut ini adalah proses berjalannya penyediaan barang yang

ditampilkan dalam bentuk work flow diagram :

10
 1
Pembuatan Pengiriman
y
proposal proposal
Survei kebutuhan 2 Administrasi
Pengajuan Administrasi
oleh subsubbag subsubbag
inventaris inventaris ke rektorat rektorat

Pengutusan
4
3

$
$
$

Pemesanan y
y
barang

Pembelian Tim survei

Vendor
ke vendor
5 Persetujuan
pusat

y
7
6
Distribusi
Barang
Penyimpanan ke pihak
datang
lain
Pengiriman barang
Administrasi
subsubbag Gudang Fasilkom Petugas gudang
inventaris

Gambar 1.8.1 Pengadaan Inventaris

1 5
Konfirmasi
Pengajuan
peminjaman
inventaris 2 Ambil inventaris
Administrasi
subsubbag Gudang Fasilkom
inventaris
Pengembalian
Pencatatan
4 jumlah, waktu, tanggal

Pihak-pihak
berkepentingan Petugas gudang
Pengembalian
4
Pihak lain

Penyaluran inventaris

Gambar 1.8.2 Peminjaman Inventaris

11
 Barang
Pencatatan
keluar masuk

1
Administrasi
Gudang Fasilkom Petugas gudang subsubbag
inventaris 2
Setelah 1 tahun Setelah 1 minggu
5 Setelah 3 bulan
3
4 Setelah 1 bulan

Laporan Laporan Laporan Laporan

tahunan triwulan bulanan mingguan
intern dan pusat intern dan pusat intern intern

Gambar 1.8.3 Pembuatan Laporan Inventaris

1 2
Pelaporan
Menghubungi
kerusakan
Administrasi
Pihak-pihak subsubbag Reparasi
Vendor
berkepentingan inventaris
Dikembalikan

3
Tidak dapat
diperbaiki sendiri Selesai
diperbaiki
Teknisi vendor
2
Pelaporan
kerusakan

SARAK Teknisi SARAK

Telah diperbaiki

Gambar 1.8.4 Perawatan Inventaris

12
 BAB 2

ANALISA MASALAH
2 . 1 P R O B L E M S TAT E M E N T S

PROJECT: Inventarisasi PROJECT MANAGER: Hardi

Fasilkom UI Kusumawijaya
CREATED BY: Liza LAST UPDATE BY: Yohanna Gerolin
DATE CREATED: 01 Maret
DATE LAST UPDATE : 02 Maret 2004
2004

Visibilt R
Brief Statement of Problems Urgency
y ank
Problems

Mediu
1. Sumber daya manusia yang terbatas 2 months 2
m
2. Sistem pencatatan data yang terkait
dengan inventaris 1 month High 1
tidak terpusat.
3. Pencarian data dan barang tidak dapat
1
dilakukan dengan ASAP High
cepat
4. Pembuatan laporan tidak dapat dilakukan
Mediu
dengan 2 months 2
m
cepat dan sewaktu-waktu
5. Sistem pencatatan sejarah perbaikan dan
Mediu
perawatan 2 months 2
m
inventaris masih dilakukan secara manual

2 .2 P E N J E L A S A N P R O B L E M S TAT E M E N T S

1. Sumber daya manusia yang terbatas

Penjelasan : Sebenanya telah diusahakan pembangunan suatu sistem
informasi yang berbasis komputer, namun masih sulit untuk diterapkan.
Hal ini disebabkan oleh kurangnya kemampuan tenaga operasional
sistem tersebut. Mereka lebih senang mengerjakan tugas pencatatan
(administrasi) secara manual. Itulah sebabnya sampai saat ini belum
ada sistem informasi yang diterapkan.

13
2. Sistem pencatatan data yang terkait dengan inventaris tidak terpusat
Penjelasan : Banyaknya staf Fasilkom UI yang tidak menjalankan
prosedur peminjaman ataupun penambahan inventaris mengakibatkan
hasil pencatatan tidak akurat. Misalkan saja seorang staf meminjam
suatu barang dari subsub-bagian inventaris, namun dia tidak
mengembalikan ke subsub-bagian inventaris. Sehingga barang yang
dipinjam tersebut masih memiliki status dipinjam, padahal barang
tersebut telah dikembalikan.
3. Pencarian data dan barang tidak dapat dilakukan dengan cepat
Penjelasan : Seperti pada contoh nomor 2, barang tersebut tidak dapat
dipinjam oleh orang lain karena masih memiliki status dipinjam. Ketika
barang tersebut disadari hilang, pencarian jejak sulit dilakukan. Selain
itu, oleh karena pencatatan masih dilakukan secara manual, pencarian
terhadap suatu data membutuhkan waktu yang cukup lama dan
membutuhkan ketelitian tinggi.
4. Pembuatan laporan tidak dapat dilakukan dengan cepat dan sewaktu-
waktu
Penjelasan : Sampai saat ini, pembuatan laporan juga masih dikerjakan
secara manual. Laporan dikerjakan secara rutin berdasarkan tipe
laporannya (mingguan, bulanan, triwulan, dan tahunan). Jika sewaktu-
waktu laporan dibutuhkan, informasi ini tidak dapat diberikan dengan
cepat.
5. Sistem pencatatan sejarah perbaikan dan perawatan inventaris masih
delakukan secara manual
Penjelasan : Pencatatan secara manual ini memiliki kelemahan, yaitu
ketidakakuratan histori. Selama ini pencatatan dilakukan hanya
seingatnya saja, sebagian kenyataan diabaikan. Pembuatan histori ini
sangat penting untuk memberi infromasi atas penurunan kualitas
barang.

2.3 CONSTRAINS

Hambatan dan kendala yang mungkin akan dihadapi dalam pembuatan

sistem ini adalah pergantian manajemen pada subsub-bagian Inventaris
pada saat pembuatan sistem. Pergantian manajemen ini mencerminkan

14
kebutuhan akan sumber daya manusia yang lebih berkualitas dapat
berdampak pemutusan hubungan kerja terhadap beberapa pegawai. Hal
ini dilakukan karena tidak dimungkinkannya penambahan pegawai untuk
mengoperasikan sistem baru yang relatif lebih canggih. Sehingga ini
membatasi dalam hal penggunaan teknologi informasi yang canggih,
karena perlunya sistem yang relatif sederhana. Masalah lain yang menjadi
hambatan adalah pada prosedur lama sulit diubah. Ini terjadi karena pada
prosedur yang lama hampir segala sesuatunya dilakukan dengan manual
dan kurang disiplin. Untuk mengubah sesuatu yang telah lama dan biasa
dilakukan akan menjadi kesulitan tersendiri, ditambah dengan kurang
disiplinnya dalam penggunaan inventaris yang ada.

LAMPIRAN
D A F TA R P E RTA N YA A N

1. Apa saja yang termasuk ke dalam bagian Rumah Tangga Fasilkom UI?
 Apakah bagian inventaris termasuk di dalamnya?
 Bagaimanakah susunan struktur organisasinya?
2. Sistem apa saja yang sudah dibangun dalam bagian inventaris ini?
 Apakah alasan dipakainya sistem tersebut?
 Bagaimana proses kerja sistem tersebut?
 Permasalahan apa yang saat ini dihadapi dengan sistem
tersebut?
 Cara-cara apa saja yang dilakukan untuk mengantisipasi
masalah-masalah tersebut?
3. Bagaimana pemeliharaan atas inventaris-inventaris tersebut?
4. Siapakah yang menyalurkan dana pembiayaan terhadap inventaris
tersebut?
5. Bagaimana rencana ke depannya?
 Sistem yang bagaimana yang sebenarnya diinginkan?
 Sistem apa yang ingin ditambahkan pada sistem yang lama?

15