Informacin programada, planeada y real

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Informacin programada, planeada y real

Cinco tipos de informacin permiten analizar el progreso al realizar el seguimiento de las tareas de un proyecto: duracin (duracin: perodo total de tiempo de trabajo activo que es necesario para completar una tarea. Normalmente es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el fin de una tarea, definido en el calendario del proyecto y de recursos.), trabajo (trabajo: en el caso de las tareas, corresponde a la mano de obra total necesaria para completar una tarea. En las asignaciones, la cantidad de trabajo que se ha asignado a un recurso. En los recursos, corresponde a la cantidad total de trabajo para la que est asignado un recurso en todas las tareas. Trabajo no equivale a duracin de tarea.), fecha de comienzo (fecha de comienzo: fecha en la que est programado el comienzo de una tarea. Esta fecha se basa en la duracin, los calendarios y las delimitaciones de las tareas predecesoras y sucesoras. La fecha de comienzo de una tarea tambin se basa en sus propios calendarios y delimitaciones.), fecha de fin (fecha de fin: fecha en la que est programado que se complete una tarea. Esta fecha se basa en la fecha de comienzo, la duracin, los calendarios, las fechas de tareas predecesoras, las dependencias entre tareas y las delimitaciones de la tarea.) y costo (costo: costo total programado de una tarea, un recurso o una asignacin o de todo el proyecto. En ocasiones se denomina "costo actual". En Project, los costos previstos se denominan normalmente "presupuesto".). Los cambios en cada uno de estos campos permiten comparar y evaluar el progreso: planeado (plan: programacin de las fechas de comienzo y fin de tareas y datos de costos y recursos. Un plan previsto es el plan original que se guarda y se utiliza para controlar el progreso. Un plan provisional es un conjunto de fechas que se guardan durante el proyecto para compararlas con otros planes provisionales.), programado (programacin: informacin ms reciente acerca de un proyecto, incluyendo fechas, duraciones y costos reales y restantes de las tareas que han comenzado y las ltimas proyecciones de fechas, duraciones y costos de las tareas que an no han comenzado.), real (real: informacin que muestra lo que ha ocurrido realmente. Por ejemplo, la fecha de comienzo real de una tarea es el da en que ha comenzado la tarea realmente.) y restante (trabajo restante: cantidad de trabajo, en trminos de unidad de tiempo como horas o das, que queda por completar en una tarea. Se calcula de la siguiente manera: Trabajo restante = Trabajo Trabajo real.). Por ejemplo, para una tarea puede haber campos (campo: ubicacin en una hoja, un formulario o un grfico que contiene un determinado tipo de informacin acerca de una tarea, un recurso o una asignacin. Por ejemplo, cada columna de una hoja es un campo. En un formulario, un campo es un cuadro con nombre o un lugar en una columna.) de informacin que contengan el trabajo planeado, el programado, el real y el restante. El contenido de estos campos puede coincidir o ser diferente. Las variaciones (variacin: diferencia entre la informacin prevista de la tarea o el recurso y la programada. Suelen tener lugar cuando se establece un plan previsto y comienza a especificarse la informacin real en la programacin. Las variaciones pueden producirse en trabajo, costos y programacin.) entre determinados campos puede examinarse para obtener informacin til para el seguimiento. Es por ello que se hace referencia a estos campos como campos de seguimiento. Informacin planeada o de lnea de base La informacin planeada tambin se conoce como de lnea de base (plan previsto: planes originales del proyecto [hasta 11 por proyecto] que se utilizan para el seguimiento del progreso durante un proyecto. El plan previsto es una instantnea de la programacin en el momento de guardar la lnea de base e incluye informacin sobre tareas, recursos y asignaciones.). Algunos ejemplos de campos que contienen informacin de lnea de base son Trabajo previsto, Comienzo previsto, Costo previsto y as sucesivamente. Al crear y ajustar un proyecto hasta el punto en el que est seguro de que puede comenzar, tendr un buen punto de comienzo o lnea de base. Si guarda la informacin de lnea de base de la tarea en ese punto, en momentos posteriores del proyecto podr comparar el progreso real con el plan inicial. Guardar la lnea de base es esencial para que los seguimientos y anlisis del proyecto tengan significado. Para guardar la informacin de lnea de base, haga clic en Herramientas, seleccione Seguimiento y haga clic en Guardar lnea de base. Al guardar una lnea de base, se guardan los cinco campos de informacin (trabajo, costo, duracin, fecha de comienzo y fecha de fin) de cada una de las tareas del proyecto. Posteriormente, cuando realice el seguimiento de una tarea concreta, podr ver rpidamente si est utilizando ms o menos trabajo o costo del que haba planeado originalmente, o bien si la tarea va a comenzar o finalizar antes o despus de lo previsto. La informacin de lnea de base se utiliza para calcular las variaciones comparndola con la informacin programada. Tambin se utiliza en muchos clculos de valor acumulado (valor acumulado: medida del costo del trabajo realizado hasta la fecha de estado o la fecha actual. El valor acumulado utiliza las estimaciones originales de costos guardadas con una lnea de base y el trabajo real hasta la fecha para mostrar si los costos contrados estn dentro del presupuesto.). Puede guardar hasta 11 lneas de base diferentes. Tambin puede guardar 11 planes provisionales (plan provisional: conjunto de fechas de comienzo y de fin de tareas que puede guardar en determinadas etapas del proyecto. Puede comparar un plan provisional con el plan previsto o actual para controlar el progreso o la posposicin del proyecto. Puede guardar hasta 10 planes provisionales.), lo que permite guardar hasta 11 fechas de comienzo y de fin para las tareas. Informacin programada La informacin programada es la informacin actual ms actualizada acerca de las tareas. Los campos que contienen informacin programada son Duracin, Trabajo, Comienzo, Fin y Costo. Los campos de Duracin, Trabajo, Comienzo, Fin y Costo programados representan las cantidades totales de la tarea. Al comenzar un proyecto, la informacin programada es similar o incluso idntica a la informacin de lnea de base planificada. No obstante, a medida que se van completando las tareas, podr realizar ajustes e introducir informacin real. Es posible que se de cuenta de que una tarea necesitar tres das ms de lo que haba planeado en principio o que otra tarea pueda comenzar un da antes. Otra tarea puede haber producido un costo adicional. Es necesario cambiar una delimitacin (delimitacin: restriccin establecida en la fecha de comienzo o fin de una tarea. Puede especificar que una tarea comience o que no finalice despus de una fecha determinada. Las

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delimitaciones pueden ser flexibles [no ligadas a una fecha concreta] o inflexibles [ligadas a una fecha concreta].) de una tarea y agregar una dependencia de tarea (dependencias entre tareas: relacin entre dos tareas vinculadas; el vnculo se establece por una dependencia entre sus fechas de comienzo y fin. Existen cuatro tipos de dependencias entre tareas: Fin a comienzo [FC], Comienzo a comienzo [CC], Fin a fin [FF] y Comienzo a fin [CF].) a otra. Con estos ajustes, la informacin programada se vuelve a calcular para proporcionar la imagen general del proyecto ms actualizada. Al comenzar a introducir la informacin real acerca de las tareas en curso, la informacin programada la tiene en cuenta y vuelve a realizar los clculos en consecuencia. Por ejemplo, el trabajo programado se calcula como la suma del trabajo real y el trabajo restante. En el caso de las tareas finalizadas, la informacin programada es la misma que la informacin real. Informacin real La informacin real refleja el modo en el que las tareas se llevan a cabo finalmente. Al principio existe una proyeccin planeada de duracin, trabajo, costo y fechas de comienzo y fin. La informacin de progreso (real) de las tareas se va introduciendo, de modo que al final exista un reflejo real del estado de la tarea. La informacin real permite saber el costo real de la tarea, el nmero de das de trabajo que se han empleado en ella realmente, as como las fechas reales de comienzo y fin. La informacin real se introduce en campos como Trabajo real, Duracin real, Comienzo real, Fin real y Costo real. Si introduce la informacin real en uno o dos campos, el resto de la informacin real puede calcularse automticamente. Por ejemplo, si introduce la fecha de Fin real, Duracin real, Inicio real y otros campos podrn calcularse automticamente. Lo mismo ocurre si introduce otro tipo de informacin de seguimiento, como el porcentaje completado. Informacin restante En el caso de las tareas que an no hayan empezado o las tareas en curso, existen campos de trabajo restante, costo restante y duracin restante. Estos campos calculan la cantidad de tiempo y costo que queda antes de que la tarea est completada. Los campos de este tipo son una previsin del futuro. Para las tareas que an no han comenzado, el contenido del campo Trabajo restante es el mismo que el del campo Trabajo programado. Para las tareas en curso, el trabajo restante se calcula restando el trabajo real al trabajo programado. Lo mismo ocurre con los campos Costo restante y Duracin restante. El campo Trabajo restante puede modificarse, del mismo modo que ocurre con los campos Trabajo real y Trabajo programado. Informacin de variacin Si ha guardado una lnea de base, podr aprovechar los clculos de los campos de variacin. Algunos ejemplos son Variacin de trabajo, Variacin de costo, Variacin de duracin, Variacin de comienzo y Variacin de fin. La informacin programada actual se compara con la informacin programada original. El campo Variacin muestra la diferencia calculada entre la informacin planeada y la programada. Por ejemplo, el campo Variacin de trabajo muestra la diferencia entre los campos Trabajo previsto y Trabajo programado. Revisar los campos de seguimiento Puede agregar cualquier campo a cualquier vista de hoja. Por ejemplo, es posible que desee insertar la columna Duracin prevista junto al campo Duracin programada en el diagrama de Gantt. En el men Insertar, haga clic en Columna y seleccione el campo que desee mostrar en la vista. Tambin puede aplicar una tabla de las ya diseadas con varios campos de seguimiento. Algunas de ellas son las tablas de seguimiento, trabajo, costo y variacin. Otra posibilidad es crear una tabla personalizada que contenga los campos de seguimiento que necesite.

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