SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA

GRUPO CONTABILIDAD GC- 040130

INFORME DE ARCHIVO EN LA DEPENDENCIA

Fecha ELABORADO POR:

Bogota D.C. ,22 de mayo de 2012 Dennisse Yulianna Len Cuervo

1. OBJETIVOS

1.1 Dar a conocer la problemtica en el archivo de la dependencia 1.2 Identificar las causas y los efectos de la problemtica 1.3 Identificar cada uno de los factores que afectan 1.4Conocer de que manera afecta la problemtica a los funcionarios 1.5 Establecer una posible solucin a la problemtica

2. RESUMEN

En cuanto a la ubicacin del archivo se presentan los siguientes problemas, respectivamente a los aspectos estructurales y al rea de almacenamiento de documentos:

No hay espacio suficiente para alojar la documentacin y no se rene todas las condiciones de seguridad debido por el mismo desorden hay archivos que no estn en los estantes, si no estn casi colgando de estos y pueden causar accidentes. El rea esta ubicada en un espacio donde afecta del polvo que es el factor que ms se presenta y no se previene de otros contaminantes puesto que no se hace limpieza. Los pisos muros techos y puertas no estn construidos con material ignifugo de alta resistencia mecnica y desgaste mnimo a la abrasin,

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las placas y pisos no tienen la resistencia necesaria para estar dimensionadas para soportar una carga mnima de 1200 kgm/m. En el espacio no se garantiza un perfecto desplazamiento, ya que en el piso se encuentran cajas llenas de carpetas que dificultan el traslado en el rea; tampoco se garantiza una plena seguridad debido a que la estantera es corrediza y puede generar un accidente.

Respecto a la capacidad de almacenamiento se encuentran los siguientes inconvenientes en cuanto a estantera, unidades de conservacin y mobiliario para documentos:

En la estantera se observan bordes o aristas que producen daos y el espacio de circulacin entre cada estantera no deja que se pueda ingresar entre los dos mdulos a buscar documentos porque es muy estrecho. La balda superior no est a una altura que facilite la manipulacin ni el acceso a la documentacin debido a esto se ha presentado la cada de carpetas pesadas sobre algunos funcionarios al tratar de alcanzar la informacin que necesitan Entre los muros y la estantera hay espacio ms o menos 15 cm, pero debido a esto se guardan carpetas entre estos espacios lo que genera desorden dao en los documentos por los bordes de la estantera y adems puede surgir algn accidente ya que estn casi colgando. Las carpetas y las cajas que se utilizan para guardar los documentos no garantiza del todo el principal propsito que es prolongar de manera considerable la conservacin de los documentos, puesto que las carpetas que se utilizan para guardar los documentos ya estn desgastadas y no tiene la misma resistencia acorde al peso o al tamao de la documentacin, entonces no conservan bien los documentos. Los mobiliarios de documentos no facilitan la correcta manipulacin y adecuada conservacin de los documentos, adems de no contar con caractersticas de total resistencia ni seguridad porque no existe un completa estabilidad del soporte.

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Estos son los problemas que se presentan relativos a las condiciones ambientales cada uno correspondientemente a la ventilacin, temperatura, iluminacin seguridad y mantenimiento:

La temperatura siempre vara segn el clima que se d y no se garantiza que en el archivo se mantenga la temperatura adecuada para la conservacin total de los documentos. En el lugar la aireacin no es continua ya que la disposicin de las unidades de conservacin en los estantes no permite una adecuada ventilacin atreves de ellas para toda la documentacin, esto se debe a que el lugar permanece cerrado la mayora de tiempo adems de que implica que afecta ms el factor del polvo a los documentos. La luz supera los 70 micro vatios/lumen y est directamente sobre la documentacin y unidades de conservacin, se recomienda que la iluminacin sea basada en luz reflejada. No se implementa sistemas de alarma contra incendio y no se est exento de algn incendio, as que se tiene que prever estas situaciones para evitar desastres No se garantiza la limpieza permanente y adecuada de las instalaciones, de la estantera y de las unidades de conservacin ni tampoco se realiza el respectivo mantenimiento del rea de archivo de la entidad.

El papel, es un soporte de informacin muy inestable que, est sometido a un deterioro muy rpido, dependiendo esto de la humedad, la temperatura y la luz a o que estn sometidos los documentos. Se considera que un papel de ms de 10 aos, expuesto mnimamente a los agentes anteriormente mencionados, se torna amarillento, las tintas se degradan hacia colores ms claros, por lo que el documento pierde contraste; se hace quebradizo y expuesto a un dao mayor, si es movido. Si es expuesto a la luz, en estas condiciones, se deteriora aun ms rpidamente

3. CAUSAS

Como principal causa encontramos el desinters de la dependencia por mantener en buen estado el rea del archivo, con una tcnica completa

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para la conservacin de documentos y al mismo tiempo para evitar riesgos de los mismos funcionarios. Acompaado del desinters de los funcionarios de la dependencia, la empresa tampoco exige como tal el mantenimiento del archivo por parte del personal del aseo, ni tampoco por los de mantenimiento general de la empresa, en resultado a esto la estantera daa los documentos, la iluminacin afecta a los funcionarios y el polvo se almacena en los documentos. La empresa tampoco tiene elementos de seguridad como en el caso de un incendio no hay extintores en el rea de archivo esto es responsabilidad de la entidad prever estos eventos. Los funcionarios de la dependencia no organizan el archivo de tal manera que cuando se vaya a buscar haya la mxima velocidad en localizacin, ni tampoco entregan cada mes el archivo que ya no necesitan en la dependencia para que sea alojado en el archivo de toda la documentacin de la empresa; esto como causa de acumulacin de documentos en la dependencia y disminucin del espacio y as formar desorden en el rea. El rea se mantiene totalmente cerrada lo que no permite que haya ventilacin lo que pues no favorece la conservacin de los documentos en el rea.

4. CONSECUENCIAS

4.1Factores de riesgo

No se trata de iluminacin general sino de la cantidad de luz en el punto focal del trabajo. De este modo, los estndares de iluminacin se establecen de acuerdo con el tipo de tarea visual que el empleado debe ejecutar: cuanto mayor sea la concentracin visual del empleado en detalles y minucias, ms necesaria ser la luminosidad en el punto focal del trabajo. Riesgo: puede constituirse un verdadero problema presentando fatigas visuales y sntomas similares. Cuanto a factores fsicos y de orden: Puede que no pase un accidente de mayor gravedad, pero hay que prever estos factores; en el caso de todo el desorden que se presenta en el archivo, o los documentos que estn casi colgando de los estantes pueden ocasionar un mnimo accidente. Riesgo: golpe en la cabeza, una cortada, una cada.

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Simultneo al polvo, las bacterias, parsitos, alergias y al aseo: Se sabe que el polvo se encuentra en todas partes de la atmsfera terrestre, y se considera verdadero que las personas dedicadas a ciertos trabajos donde existe mucho polvo son menos saludables que los que no estn en esas condiciones, por lo que se considera que existen polvos dainos y no dainos. El polvo es un contaminante particular capaz de producir enfermedades que se agrupar bajo la denominacin genrica de neumoconiosis. Para los expertos de la O.I.T., la enfermedad es la consecuencia de la acumulacin de polvo en los pulmones y de la reaccin de los tejidos a la presencia de estos cuerpos exgenos. Riesgo: Alergias, enfermedades en los pulmones.

4.2 Resultado de encuestas

Teniendo los problemas que perturban a la dependencia y sus causas, se realizo unas encuestas respecto a la problemtica y a los factores de riesgos para determinar cmo se ven afectados los funcionarios por el mal estado del archivo.

El rea del archivo debe contar con el suficiente espacio: el 86 % de los funcionarios ha tenido inconvenientes o accidentes por falta de espacio; ya sea pocas veces, muchas veces, o algunas veces; lo que determina que la falta de espacio si presenta un factor de riesgo. En el archivo se debe garantizar la permanente limpieza: el 100 % del personal siente en un nivel medio, alto, la mayora en uno muy alto que est expuesto al polvo, bacterias, alergias o a parsitos en el rea del archivo por falta de una constante limpieza en el lugar.Se debe disponer de equipos para la atencin de desastres, es indispensable garantizar la limpieza y la revisin constante del rea: el 100 % de los funcionarios de la dependencia determinan que nunca se hace revisin ni mantenimiento en el rea del archivo. Aqu est la causa de la presencia de enfermedades, por la acumulacin de polvo que pueden generar alergias, la falta de equipos para la atencin de desastres y la falta de sistemas basados en luz reflejada para la prevencin de aparicin de fatigas visuales etc. Una excelente conservacin del archivo, contando con mobiliarios, estanteras y unidades de conservacin en perfecto estado; apartando

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el archivo de posibles ambientes que afecten su conservacin: 13 de 14 personas establecen que los documentos del archivo en la dependencia estn parcialmente exentos de todo tipo de dao,debido a que conocen que el almacenamiento de la documentacin no est en perfecto estado y no se aparta totalmente de ambientes que afecte la conservacin de los archivos; tambin observando que el lugar no garantiza la ventilacin contina.

5. CONCLUSIONES

El desinters de los empresarios y de los funcionarios por las reas de archivo en cada una de las dependencias, lleva consigo una preocupante problemtica, que tiene como consecuencia no solo no cumplir con los requisitos en la organizacin y conservacin de documentos del archivo, si no tambin que incluyen la presencia de factores de riesgo para los funcionarios de la empresa. A pesar de que un 90 % de los funcionarios de la dependencia observe las consecuencias que genera el descuido por el rea del archivo, ninguno se preocupa por dar soluciones y ponerlas en marcha.

6. RECOMENDACIONES

No dejar amontonar archivo y enviar el archivo que ya no se necesita en la dependencia para que sea conservado en el archivo general de la empresa; como consecuencia, se presenta mucho desorden en la dependencia entonces, aplicando la posible solucin no se presentara este inconveniente que afecta demasiado a la dependencia. Exigir que los de mantenimiento instalen los instrumentos de seguridad que se requieren en el rea, materiales de iluminacin con una cantidad de luz no tan intensa que se est en constante revisin de estos. Se recomienda que tanto la empresa como la dependencia haga un mantenimiento cada mes a el rea del archivo, para que desaparezca este factor que perturba primero la salud de los funcionarios y segundo

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la conservacin de los documentos; Y en relacin a la poca ventilacin se invita a dejar por lo menos una de las dos puertas que dan al archivo abiertas para que tenga ms ventilacin el lugar y evite superar temperaturas que puedan sobresaltar la conservacin de los documentos. Se encomienda que los funcionarios de la dependencia dividan los documentos por temas en cada estante, poniendo un numero a cada estante y realicen un planilla en donde se den los temas y se d en que numero de estante se encuentra ubicada la informacin que se est buscando, esto con el fin de facilitar la ubicacin de los documentos en el rea.

DENNISSE YULIANNA LEON CUERVO Auxiliar contable

Transcriptor: Dennisse Yulianna Len Cuervo