Manajemen Umum- Pengorganisasian

VI / 1 -11

VI
I. 1. 2. 3. organisasi. II.

PENGORGANISASIAN

Tujuan Instruksional Umum Mengerti dan mamahami pengertian Organisasi dan perlunya organisasi. Mengerti dan memahami bentuk-bentuk dankebaikannya masing-masing. Mengerti dan memahami fungsi organisasi serta pembagian kerja dan struktur

Tujuan Instruksional Khusus. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Dapat menguraikan proses pengorganisasian dan menjelaskan arti pentingnya bagi organisasi Dapat menjelaskan hubungan antara strategi dan strujtur organisasi Dapat menguraikan hubungan antara spesialisasi dengan kepuasan pekerjaan Dapat menjelaskan dan menguraikan pemekaran pekerjaan dan pemerkayaan pekerjaan. Dapat menjelaskan struktur organisasi formal, dan mengidentifikasi berbagai cara menstruktur orgsnisasi. Dapat menjelaskan hal-hal yang tergambar dalam suatu bagan organisasi. Mampu membahas keuntungan dan kerugian berbagai jaringan komunikasi Dapat menguraikan struktur organisasi fungsional, produk/pasar, dan matriks, serta mengidentifikasi kelebihan dan kelemahan masing-masing struktur.

III.

Pokok bahasan: A. B. C. D. E. IV. PENGERTIAN ORGANISASI BENTUK-BENTUK ORGANISASI. FUNGSI PENGORGANISASIAN. PEMBAGIAN KERJA DAN STRUKTUR ORGANISASI.

Pembahasan: PENGORGANISASIAN.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar UMB

Ratna Mutu Manikam S.Kom, MT

Manajemen Umum- Pengorganisasian

VI / 2 -11

VI. PRNGORGANISASIAN
A. PENDAHULUAN. Pengorganisasian(Organizing) merupakan proses penyusunan anggota dalam bentuk struktur organisasi untuk mencapai tujuan organisasi dengan sumber daya yang dimiliki dan lingkungan yang melingkupinya baik intern maupum ekstern. Ada dua aspek utama dalam orgaanisasi yaitu departentasi dan pembagian kerja yang merupakan dasar proses pengorganisasian. James D. Mooney mengatakan, Organisasi yaitu setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama, Sedang Chester I. Barnard memberikan pengertian organisasi yaitu suatu system aktivitas kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih. B. 1. ORGANISASI. Organisasi merupakan proses untuk merancang struktur formal, mengelompokan dan mengatur serta membagi tugas para anggota untuk mencapai tujuan. a. Unsur-unsur dasar yang membentuk organisasi yaitu: 1) 2) 3) 4) b. Adanya tujuan Adanya kerjasama dua orang atau lebih Adanya pembagian tugas Adanya kehendak untuk bekerja sama

Faktor-faktor yang menentukan perancangan struktur organisasi adalah:

1) 2) 3) 4)
c.

Strategi organisasi pencapaian tujuan Perbedaan teknologi yang digunakan untuk meproduksi output akan memberdakan bentuk struktur organisasi Kemampuan dan cara berpikir para anggota serta kebutuhan mereka, juga lingkungan seeekitarnya perlu diperhitungkan dalam penyusunan struktur perusahaan Besarnya organisasi dan satuan kerja mem-pengaruhi struktur organisasi.

Unsur-unsur struktur organisasi terdiri dari: 1) 2) Spesialisasi kegiatan Koordinasi kegiatan

Pusat Pengembangan Bahan Ajar UMB

Ratna Mutu Manikam S.Kom, MT

Manajemen Umum- Pengorganisasian

3) 4) 5) 2. Bagan Standarisasi kegiatan Sentralisasi dan disentralisasai pembuatan kepetusan Ukuran satuan kerja. organisasi memperlihatkan yang menunjukkan tentang susunan kerja

VI / 3 -11

fungsi-fungsi sama. Bagan

dan ini

departementasi a. b. c. d. e. a.

hubungan

menggambarkan lima aspek utama suatu organisasi, yaitu: Pembagian kerja Rantai perintah Tipe pekerjaan yang dilaksanakan Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan Tingkatan manajemen

Cara penggambaran bagan struktur organisasi menurut Henry G. Hodges dapat digambarkan sebagai berikut: 1) Bentuk Piramidal Bentuk Vertikal Bentuk Horizontal Bentuk melingkar

2) 3) 4)

C.

BENTUK-BENTUK ORGANISASI Organisasi Garis, dianut organisasi kecil dengan jumlah karyawan sedikit. Kebaikannya: a. b. c. d. e. Kesatuan komando terjamin sepenuhnya karena pimpinan berada pada satu tanggan. Garis komando berjalan secara tegas, karena pimpinan berhubungan langsung dengan bawahan Proses pengambilan keputusan cepat Prilaku dan kemampuan Karyawan dapat segera diketahui Rasa solidaritas tinggi

1.

Kelemahannya: a. Seluruh organisasi tergantung pada satu orang saja

Pusat Pengembangan Bahan Ajar UMB

Ratna Mutu Manikam S.Kom, MT

Manajemen Umum- Pengorganisasian

b. c. 2. Ada kecendrungan pimpinan bertindak otokratis

VI / 4 -11

Kesempatan karyawan untuk berkembang terbatas

Organisasi Garis dan Staf, dianut oleh organisasi besar, daerah kerja yang luas dan mempunyai bidang tugas yang beraneka ragam serta rumit dengan jumlah karyawan yang banyak Kebaikannya:

a.
b. c. d. e.
tangan f.

Dapat digunakan dalam organisasi yang besar maupun kecil, serta apapun tujuan perusahaan Terdapat pembagian tugas antara pimpinan dengan pelaksana sebagai akibat adanya staf ahli Bakat yang dimiliki setiap karyawan dapat dikembangkan Prinsip penempatan orang yang tepat pada posisi yang tepat pula Pengambilan keputusan cepat, karena pimpinan masih dalam satu Koordinasi lebih baik karena adanya pembagian tugas yang terinci Semangat kerja tinggi, karena pekerjaan disesuaikan dengan bakat dan kemampuan yang dimiliki.

g.

Kelemahannya: a. b. c. d. Rasa solidaritas kurang, karena karyawan tidak saling mengenal Perintah-perintah menjadi kabur Kesatuan komando kurang Koordinasi kurang baik pada tingkat staf Organisasi Fungsional, Organisasi disusun atas dasar fungsi yang harus dilaksanakan Kebaikannya: a. b. c. d. Pembidangan tugas lebih jelas Spesialisasi karyawan lebih efektif dijalankan dan dikembangkan Solidaritas kerja, semangat kerja karyawan tinggi Koordinasi berjalan lancar dan tertib

5)

Kelemahannya:

Pusat Pengembangan Bahan Ajar UMB

Ratna Mutu Manikam S.Kom, MT

Manajemen Umum- Pengorganisasian

a. b. c. 4. Karyawan terfokus pada bidangnya saja Koordinasi menyeluruh sukar dilaksanakan

VI / 5 -11

Menimbulkan rasa kelompok yang sempit, sering timbul konflik

Organisasi Panitia, dibentuk hanya untuk sementara waktu saja. Kebaikannya:

a.
b. c.

Segala

keputusan

dipertimbangkan

masak-masak

dalam

pembahasan yang dalam dan terperinci Kemungkinan pimpinan bertindak otoriter sangat kecil Koordinasi kerja dibahas dalam satu team

Kelemahannya: a. larut b. c. Tanggung jawab tidak jelas Kreativitas karyawan terhambat dan sukar untuk dikembangkan Proses pengambilan keputusan memerlukan diskusi yang berlarut-

D.

FUNGSI PENGORGANISASIAN. Fungsi pengorganisasian meliputi pembagian seluruh tugas ke dalam berbagai kerja individual dengan wewenang dan tanggung jawab tertentu untuk menjalankan kerja tersebut dan selanjutnya kerja individual tersebut dikumpulkan ke dalam berbagai departemen menurut dasar dan ukuran tertentu. Tujuan adalah untuk mencapai usaha terkoordinasi melalui pendesainan struktur hubungan tugas dan wewenang. Terdapat dua konsep pokok pengorganisasian: 1. 2. Desain; Mengimplentasikan bahwa seorang manajer menetapkan cara karyawan melakukan pekerjaan. Strukrur; Menunjukkan kepada pertalian yang relatif stabil dan aspek organisasi. Tantangan manajemen ketika menjalankan fungsi pengorganisasian adalah dalam mendesain struktur organisasi yang paling tepat berkenan dengan berbagai pekerjaan, wewenang, dan departemen.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar UMB

Ratna Mutu Manikam S.Kom, MT

Manajemen Umum- Pengorganisasian

Dimensi Struktur organisasi: 1.

VI / 6 -11

Formalisasi. Menunjuk kepada luasnya pengharapan berkenaan dengan maksud dan tujuan pekerjaan ditetapkan, ditulis dan diselenggarakan.

2.

Sentralisasi. Menunjuk kepada tempat wewenang pengambilan keputusan di dalam hirakhi organisasi.

3.

Kompleksitas. Adalah akibat perkembangan langsung pembagian kerja dan penciptaan departemen-departemen.

Perbedaan Fungsi Pengorganisasian, Struktur Organisasional, dan dimensi Organisasi: 1. Fungsi Pengorganisasian. Menunjuk kepada pengambilan keputusan manajer mengenai: a. b. d. 2. Spesialisasi pekerjaan Pelimpahan wewenang c. Dasar pembentukan departemen Ukuran departemen jenis dan jumlah pekerjaan tertentu.

Struktur Organisasional. Menunjuk kepada hasil keputusan manajer seperti dicerminkan: a. Desain pekerjaan yang menentapkan syarat pekerjaan, aktivitas, hasil, dan wewenang. b. Departemen organisasional.

3.

Dimensi a. b. c.

Organisasional.

Menunjuk

kepada

pembedaan

karakter

organisasional: Kompleksitas Formalisasi Sentralisasi

E.

PEMBAGIAN KERJA DAN STRUKTUR ORGNIASASI, 1. Pembagian Pekerjaan (Division of Work). Pembagian perkerjaan merupakan merupakan penjabaran tugas pekerjaan sehingga setiap orang dalam organisasi bertanggung jawab untuk melaksanakan seperangkat aktivitas tertentu dan bukan keseluruhan tugas.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar UMB

Ratna Mutu Manikam S.Kom, MT

Manajemen Umum- Pengorganisasian

Pendekatan pembagian kerja terdiri atas: a. Spesialisasi tugas pada tingkat pekerjaan. b. Pendekatan tim pada desain pekerjaan. 2. Pengorganisasian dan struktur organisasi.

VI / 7 -11

Pengorganisasian dapat dipandang sebagai proses penyesuaian struktur organisasi dengan tujuan, sumber daya, dan lingkungan. Struktur organisasi dapat diartikan sebagai susunan dan hubungan antar bagian-bagian komonen dan posisi dalam perusahaan. a. Struktur organisasi dalam kaitannya dengan lima unsur berikut: 1) Spesialisasi aktivitas, mengacu pada spesifikasi tugas-tugas perorangan dan kelompok kerja di seluruh organisasi dan penyatuan tugas-tugas tersabut ke dalam unit kerja. 2) Standarisasi aktivitas, merupakan prosedur yang digunakan organisasi aktivitasnya. 3) Koordinasi aktivitas, adalah prosedur yang mengintegrasi fungsifungsi subunit dalam organisasi. 4) Sentralisasi dan desentralisasi pengambilan keputusan, mengacu pada lokasi kekuasaan pengambilan keputusan. 5) Ukuran unit kerja, mengacu pada jumlah pegawai dalam suatu kelompok kerja. b. Faktor-faktor yang mempengaruhi struktur organisasi. 1) Strategi dan struktur organisasi, Strategi akan menentukan bagaimana jalur wewenang dan saluran komunikasi diatur antar para manajer dan subunit. Strategi mempengaruhi informasi yang mengalir di sepanjang jalur tersebut, serta mekanisme perenacanaan dan pengambilan keputusan. 2) Teknologi sebagai faktor struktur. Bentuk teknologi yang digunakan dalam organisasi tertentu untuk menghasilkan produknya juga mempengaruhi cara pengaturan organisasi. 3) Manusia sebagai faktor struktur. Orang-orang yang terlibat dalam aktivitas organisasi mempengaruhi strukturnya. 4) Ukuran dan struktur. Baik ukuran organisasi sacara menyeluruh maupun ukuran sub-subunitnya mempengaruhi strukturnya. untuk menjamin kelayak-dugaan aktivitas-

Pusat Pengembangan Bahan Ajar UMB

Ratna Mutu Manikam S.Kom, MT

Manajemen Umum- Pengorganisasian

VI / 8 -11

3.

Departementalisasi. Departementalisasi adalah upaya menge- lompokan aktivitas pekerjaan dan hubungan yang serupa dan logis dapat

sehingga aktiviatas-aktivitas

diselenggarakan secara serempak. Pertimbangan manajerial yang penting dalam pembentukan departemen adalah dalam menentukan dasar-dasar pengelompokan pekerjaan. Lima dasar departementalisasi adalah: fungsional, proses, produk,

pelanggan, dan georafi. a. Lini Fungsional. Masing-masing departemen fungsional mengerjakan bagiannya terpisah dari keseluruhan perusahaan. b. Lini Proses. Masing-masing departemen proses mengerjakan bagiannya terpisah dari keseluruhan proses produksi. c. Lini Produk. Masing-masing departemen mepmproduksi dan menjual satu produk tertentu. d. Lini Pelanggan. Masing-masing dari departemen pelanggan memenuhi kebutuhan produk dan jasa konsumen tertentu. e. Lini geografis. Masing-masing departemen wilayah meproduksi dan menjadi produk di wilayah. Departementalisasi lainnya adalah: a. b. c. Multi Departemental Departementalisasi campuran: organisasi matriks Departementalisasi di perusahaan multinasional

Efisiensi kerja tergantung kepada keberhasilan integrasi satuan-satuan yang mermacam-macam dalam organisasi.Proses penentuan cara bagaimana kegiatan dikelompokkan disebut departementasi. Macam departementasi yaitu: a. Departementasi Fungsional, mengelompokan fungsi yang sama atau kegiatan yang sejenis untuk membentuak satuan organisasi. Kebaikannya: 1) utama 2) 3) Menciptakan efisiensi melalui spesialisasi Memusatkan keahlian organisasi Pendekatan ini menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi-fungsi

Pusat Pengembangan Bahan Ajar UMB

Ratna Mutu Manikam S.Kom, MT

Manajemen Umum- Pengorganisasian

4)

VI / 9 -11

Memungkinkan pengawasan manajemen puncak terhadap fungsifungsi yang ada dalam organisasi Kelemahannya:

1) 2) 3) 4)

Menciptakan konflik antar fungsi Adanya kemacetan pelaksanaan tugas Umpan balik yang lambat Memusatkan pada kepentingan tugasnya Para anggota berpandangan lebih sempit serta kurang inovatif

5)
b. 1) 2) 3) 4) 5)

Depertementasi Devisional, dengan membagi divisi-divisi atas dasar: Struktur Organisasi Divisional atas dasar produk. Struktur Organisasi Divisional atas dasar wilayah Struktur organisasi Divisional atas dasar langganan Struktur Organisasi Dicvisional atas dasar proses Struktur Organisasi Divisional atas dasar alphanumerical. Kebaikan Struktur Divisional: 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) Semua kegiatan, ketrampilan, keahlian untuk memproduksi dan memasarkan dikelompokan menjadi satu dibawah seorang Kepala Semua kegiatan mudah untuk dikoordinasi dan prestasi kerja terpelihara Kualitas dan kecepatan pembuatan keputusan meningkat Menempatkan pengembangan dan imple-mentasi strategi dekat dengan lingkungan divisi yang khas Merumuskan tanggung jawab dengan jelas dan perhatian dipusatkan pada pertanggung jawaban atas prestasi kerja Membebaskan para kepala eksekutif dalam pembuatan keputusan strategi lebih luas Cocok untuk lingkungan yang cepat berubah Mempertahankan spesialisasi fungsional dalam setiap divisi.

8)

Kelemahan Struktur Divisional: 1) 2) Berkembangnya persaingan disfungsional potensial atas sumber daya perusahaan dan konflik antara tugas dan prioritas Seberapa besar delegasi wewenang diberikan

Pusat Pengembangan Bahan Ajar UMB

Ratna Mutu Manikam S.Kom, MT

Manajemen Umum- Pengorganisasian

3) 4) 5) 4.

VI / 10 -11

Masalah kebijaksanaan dalam alokasi sumber daya dan distribusi biaya overhead perusahaan Menimbulkan konsistensi kebijaksanaan antar divisi Masalah duplikasi sumber daya dan peralatan yang tidak perlu.

Organisasi Proyek dan Matriks a. Struktur Organisasi Proyek, pembentukan tim-tim, spesialis untuk mencapai tujuan khusus b. Struktur Organisasi Matriks, sama dengan proyek, tetapi disini para karyawan mempunyai dua atasan. Kebaikannya: 1) 2) 3) Mmaksimumkan efisiensi penggunaan manajer fungsional Mengembangkan ketrampilan dan kreativitas karyawan serta fleksibelitas kepada organisasi Melibatkan motivasi dan menantang karyawan serta memperluas pandangan manajemen terhadap masalah strategi perusahaan yang akhirnya membebaskan manajemen puncak dan perencanaan. 4) Menstimulasi kerja sama antar disiplin dan mempermudah kjegiatan perusahaan dengan orientasi proyek Kelemahannya: 1) 2) 3) 4) 5) 6) Adanya pertanggung jawaban ganda dan kebijaksanaan yang kontradiktif memerlukan koordinasi vertikal dan horizontal Memerlukan lebih banyak ketrampilan antar pribadi Menimbulkanresiko timbulya perasaan anarki Sangat mahal untuk diiplentasikan Mendorong pertentangan kekuasaan dan lebih mengarah perdebatan darpada kegiatan

Pusat Pengembangan Bahan Ajar UMB

Ratna Mutu Manikam S.Kom, MT

Manajemen Umum- Pengorganisasian

022008

VI / 11 -11

V.

Daftar Pustaka. 1. 2. 3. Stoner, James Arthur Finch, Management, Edisi ke enam. Pretice Hall International, New Jersey, 1992. Donelly, James H; Gibson, James L; Ivancvich. Fundamentals of <amgement Edisi ke 10, Richard Irwin, 1997. Handoko, T; Hani. Manajemen, BPEE, Yogyakarta, 1991.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar UMB

Ratna Mutu Manikam S.Kom, MT