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INDICE
APRESENTAO ................................................................................................................... 6 AMBIENTE DE TRABALHO ................................................................................................... 7 A folha de clculo ............................................................................................................. 7 O ambiente de trabalho do Excel ..................................................................................... 8 BARRAS DE FERRAMENTAS ................................................................................................. 9 Barra de Ferramentas PADRO ........................................................................................ 9 Barra de ferramentas FORMATAO ............................................................................ 10 FUNCIONALIDADES BSICAS ............................................................................................ 11 Criar um livro novo ......................................................................................................... 11 Abrir um livro j existente .............................................................................................. 12 Verificar livros abertos ................................................................................................... 13 Dispor vrios livros na rea de trabalho ........................................................................ 13 Guardar um livro ............................................................................................................ 14 Fechar um livro ............................................................................................................... 15 Fechar o Excel ................................................................................................................. 15 Operaes com folhas .................................................................................................... 16 - Inserir folha............................................................................................................... 16 - Eliminar folha............................................................................................................ 17 - Renomear folha ........................................................................................................ 18 - Mover ou Copiar uma folha...................................................................................... 19 OPERAES BSICAS ........................................................................................................ 20 Seleccionar uma nica clula ......................................................................................... 20 Seleccionar um bloco de clulas contguas .................................................................... 20 Seleccionar um bloco de clulas no adjacentes ........................................................... 20 Seleccionar uma linha completa .................................................................................... 20 Seleccionar uma linha completa .................................................................................... 21 Seleccionar todas as clulas ........................................................................................... 21 Inserir clulas.................................................................................................................. 21 Copiar clulas ................................................................................................................. 22 Mover clulas ................................................................................................................. 23 www.pedrojesus.net Pgina |3
Manual Prtico Microsoft Excel 2007 Pedro Filipe C. Jesus Colar especial ................................................................................................................. 24 Limpar clulas................................................................................................................. 24 Eliminar clulas............................................................................................................... 25 Inserir linhas ................................................................................................................... 25 Inserir colunas ................................................................................................................ 26 Eliminar linhas ................................................................................................................ 26 Eliminar colunas ............................................................................................................. 26 Anular uma operao ..................................................................................................... 27 Repetir uma operao .................................................................................................... 27 INTRODUO DE DADOS .................................................................................................. 28 Dados numricos ............................................................................................................ 28 Texto ou cadeia de caracteres ....................................................................................... 28 Datas e horas .................................................................................................................. 28 Frmulas ......................................................................................................................... 28 Introduzir dados numa clula ........................................................................................ 28 Introduo de dados num conjunto de clulas.............................................................. 29 Introduo de sries de dados dados repetidos ......................................................... 30 Introduo de sries de dados sequncias numricas ............................................... 31 Edio de dados numa clula ......................................................................................... 32 FORMATAO DE CLULAS .............................................................................................. 33 Formatao de texto ...................................................................................................... 33 Formatao de nmeros ................................................................................................ 34 Formatao de nmeros com formato de moeda ......................................................... 35 Formatao de datas e horas ......................................................................................... 36 Alinhamento ................................................................................................................... 37 - Moldar texto ............................................................................................................. 38 - Ajustar texto ............................................................................................................. 38 - Unir clulas ............................................................................................................... 39 Tipo de letra ................................................................................................................... 40 Limites ............................................................................................................................ 42 Padres ........................................................................................................................... 43 4|Pgina www.pedrojesus.net
Manual Prtico Microsoft Excel 2007 Pedro Filipe C. Jesus Dimenses ...................................................................................................................... 44 Barra de ferramentas Formatao ................................................................................. 46 FRMULAS ......................................................................................................................... 47 Operadores aritmticos ................................................................................................. 47 Inserir frmulas .............................................................................................................. 47 Editar / Alterar frmulas ................................................................................................ 48 Copiar frmulas .............................................................................................................. 48 REFERNCIAS ..................................................................................................................... 50 Referncias Relativas ..................................................................................................... 50 Referncias Absolutas e Referncias Mistas .................................................................. 51 FUNES ............................................................................................................................ 53 Inserir uma funo ......................................................................................................... 53 GRFICOS ........................................................................................................................... 55 Principais elementos de um grfico ............................................................................... 55 Criar grficos................................................................................................................... 56 IMPRIMIR ........................................................................................................................... 59 Centrar os dados da folha de clculo na pgina ............................................................ 59 Imprimir as linhas da folha de trabalho ......................................................................... 60 Definir cabealho e rodap ............................................................................................ 60 Personalizar cabealho e rodap ................................................................................... 61 Pr-visualizar a rea a imprimir ..................................................................................... 62 Imprimir .......................................................................................................................... 63 NOTAS ................................................................................................................................ 64
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APRESENTAO
O aparecimento das folhas de clculo electrnicas veio ao encontro da necessidade de milhares de pessoas e organizaes que, diariamente, se debitam com clculos interminveis e de quase impossvel verificao. O Excel uma folha de clculo, desenvolvida pela Microsoft, que pode ser utilizada para manipular tabelas de dados, especialmente numricos, permitindo que, com alguma facilidade, se criem relatrios e grficos de fcil leitura. Este programa pode ser usado para analisar e controlar desde as mais simples despesas domsticas at aos mais complicados clculos industriais, nomeadamente nas reas administrativas (folhas de pagamentos, salrios, contabilidade, etc.), financeira (anlise de investimento, custos, etc.) e comercial (anlise de encomendas e vendas, variao de preos, etc.). Como o Excel pertence famlia Microsoft Office (conjunto de programas compatveis desenvolvidos pela Microsoft), facilmente se pode integrar uma tabela de dados ou grfico em qualquer uma das aplicaes do Office, nomeadamente no Microsoft Word e Microsoft PowerPoint. pois importante que nos familiarizemos com estas novas tecnologias e, para tal, essencial aprender a utilizar o Excel, que a ferramenta adequada para se obter o mximo de uma folha de clculo com o mnimo de conhecimentos e esforo.
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Valores numricos que podem ser de vrios tipos: percentagem; negativo; inteiro; etc. Dependem do tipo de configurao do ambiente de trabalho. Expresses matemticas e/ou lgicas. Os clculos so efectuados atravs de valores referenciados noutras clulas.
Frmulas
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1. Boto de Controlo Permite aceder a operaes bsicas da janela do Excel ou da folha de clculo. 2. Barra de menus Opes que permitem aceder a comandos para manipulao da folha de clculo e/ou Livro 3. Barra de ferramentas Indica o endereo da clula activa 4. Caixa de nome 5. Barra de frmulas Permite Visualizar o contedo da clula activa 8|Pgina
6. Ttulo de linhas (1, 2, 3, ) e colunas (A, B, C, ) 7. Ponto de Insero 8. Separador de Folhas Permite aceder s diversas folhas de clculo que constituem o livro 9. Barras de Deslocamento 10. Barra de estado Informa acerca da operao em curso. 11. Painel de Tarefas 12. Pgina anterior 13. Pgina seguinte www.pedrojesus.net
Percentagem de viso do documento activo Mostra / Oculta a barra de ferramentas Desenho Assistente de grficos Ordenao descendente Ordenao ascendente Soma automtica das clulas seleccionadas Inserir hiperligao
Refazer operaes
Anular operaes Copiar formatao Colar Copiar Cortar Pesquisar Verificao ortogrfica Pr-visualizao da folha Imprimir Envio do documento por email Permisso (acesso sem restries) Guardar Abrir Criar novo documento
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Cor do preenchimento da clula; a seta permite abrir um menu com as diferentes cores que pode aplicar. Adicionar / Remover limites; a seta permite visualizar um menu com diferentes tipos de limites. Incrementar avano esquerda. Reduzir avano esquerda.
Diminuir casas decimais Aumentar casas decimais Separador de milhares Estilo percentagem Estilo moeda Unir clulas e centrar texto na seleco definida Alinhamento direita Alinhamento ao centro Alinhamento esquerda Sublinhado Itlico Negrito
Tipo de letra
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clique sobre ou
prima simultaneamente, as teclas Ctrl+O 2. No painel de tarefas Novo livro seleccione a opo adequada Livro em branco - Permite criar um livro completamente em branco. A partir de um livro existente Permite criar um livro a partir de um outro j existente. Para tal o Excel efectua uma cpia do livro, atribuindo-lhe um outro nome. Nota: Cada livro aberto surge, por predefinio, com o nome Livro1;Livro2, etc. O nmero de folhas do livro , normalmente, trs. No entanto, este nmero pode ser alterado ver Inserir uma folha de clculo.
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Neste exemplo temos trs livros abertos. O livro activo aparece com um no lado esquerdo do respectivo nome. No exemplo, o livro activo o Notas.
Horizontal
Vertical
3. Clique sobre OK para validar a operao ou Cancelar para abandonar. Sugesto: Para aceder rotativamente aos vrios livros abertos, utilize as teclas Ctrl+F6 simultaneamente.
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Guardar um livro
Para guardar um livro podemos utilizar um dos seguintes processos: 1. Seleccione no menu Ficheiro a opo Guardar. ou Clique sobre o icone de ferramentas Padro ou prima, simultaneamente, as teclas Ctrl+G. Caso seja a primeira vez que o livro est a ser guardado, dever tambmefectuar os seguintes passos: 2. Indique o local (pasta) onde pretende que o livro seja guardado. (Guardar) da barra
4. Clique sobre Guardar para validar a operao ou sobre Cancelar para abandonar. Nota: Quando se grava um livro pela primeira vez, a opo Guardar actua da mesma forma que a opo Guardar Como. Se pretender guardar um livro com outro nome e/ou num outro local, seleccione no menu Ficheiro a opo Guardar Como.
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Fechar um livro
Para fechar um livro, pode usar uma das seguintes processos. Estas opes apenas fecham o livro activo (pedindo para guarar caso ainda no o tenha feito) mantendo o Excel aberto. Seleccione no menu Ficheiro a opo Fechar. ou Clique no boto Fechar que se encontra no canto superior direito.
Fechar o Excel
Para fechar o Excel pode utilizar um dos seguintes processos. Estas opes fecham o Excel, pedindo para guardar o livro activo, caso ainda no o tenha feito. Seleccione no menu Ficheiro a opo Sair. ou prima, simultaneamente as teclas Alt+F4. ou Clique no boto Fechar que se encontra no canto superior direito.
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- Inserir folha
Clique com o boto direito do rato num separador, no menu escolha a opo Inserir.
Clique sobre OK para validar a insero da folha ou sobre Cancelar para abandonar a operao.
Foi inserida uma nova folha esquerda da folha sobre a qual clicamos com o boto direito do rato.
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- Eliminar folha
Clique com o boto direito do rato no separador da folha que pretende eliminar e escolha a opo Eliminar Folha.
Clique sobre Eliminar para confirmar a eliminao ou sobre Cancelar para abandonar a operao.
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- Renomear folha
Clique com o boto direito do rato no separador que quer alterar o nome e escolha a opo Mudar o nome.
Pode ainda, de uma forma bastante mais fcil, clicar duas vezes (duplo clique) sobre o nome do separador de folha que deseja renomear e, em seguida digite o nome pretendido.
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Mover ou copiar uma folha dentro do livro ou para um livro preexistente: Clique com o boto direito do rato sobre a folha que pretende mover ou copiar e escolha a opo Mover ou copiar Ir surgir uma caixa de dilogo que lhe per-mite decidir onde colocar a folha pretendida
Se pretende copiar em vez de mover, basta seleccionar a opo Criar uma cpia.
Se pretender copiar ou mover a folha para um novo ficheiro (ou seja, um novo livro), dever seleccionar essa opo no menu deslizante e escolher a opo (novo livro). Clique OK para terminar. www.pedrojesus.net P g i n a | 19
OPERAES BSICAS
A introduo de um dado numa folha de clculo deve ser precedida pelo posicionamento do cursor na clula em que pretendemos que esse dado seja introduzido. A movimentao nas clulas dentro de uma clculo efectuada utilizadondo o rato ou as teclas direccionais do teclado. A seleco de clulas contiguas sempre feita formando blocos de clulas.
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Inserir clulas
Seleccione as clulas a inserir Posicione o ponteiro do rato sobre o limite da seleco (o cursor do rato muda de forma ).
Prima as teclas Shift e Ctrl simultaneamente e , mantendo-as premidas, arraste essa seleco para a nova posico de destino. As clulas so inseridas entre as clulas j existentes.
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Copiar clulas
1. Utilizando o boto esquerdo do rato, seleccione as clulas a copiar.
O Bloco de clulas marcadas delimitado por um trao descontnuo em movimento. 3. Posicione o cursor sobre a clula de destino ou sobre a primeira clula de destino (se se tratar de um bloco de clulas a copiar).
Nota: A cpia de clulas faz com que estas sejam duplicadas numa outra localizao. Para interromper a operao, prima a tecla Esc antes de efectuar o comando Colar. 22 | P g i n a www.pedrojesus.net
Mover clulas
1. Utilizando o boto esquerdo do rato, seleccione as clulas a copiar.
O Bloco de clulas marcadas delimitado por um trao descontnuo em movimento. 3. Posicione o cursor sobre a clula de destino ou sobre a primeira clula de destino (se se tratar de um bloco de clulas a copiar).
Nota: Ao mover clulas, estas so deslocadas da posio inicial para a posio de destino. Em qualquer altura, durante a operao, prima a tecla Esc para cancelar a operao. www.pedrojesus.net P g i n a | 23
Colar especial
Para concretizar o processo de cpia, tendo utilizado o comando Copiar da barra de ferramentas ou teclas de atalho (Ctrl+C), pode substituir o comando Colar pelo comando Coar especial. O comando Colar especial permite efectuar operaes mais especficas. Colar somente as frmulas, os valores, os formatos, os comentrios, etc. Executar determinada operao (frmula ou valor copiado) na rea de colagem. as cluNo copiar las sem contedo. Mudar a disposio das linhas ou colunas, isto , caso os dados a copiar estejam organizados por linhas, sero copiados e dispostos por colunas e vice-versa.
Limpar clulas
Limpar uma ou mais clulas implica, apenas, a remoo do seu contedo, continuando estas, apesar de vazias, a existir na folha de clculo. Para limpar o contedo de uma ou mais clulas, seleccione a(s) clula(s) que pretende limpar e prima a tecla Delete. ou Seleccione as clulas que pretende limpar e escolha a opo Limpar, no menu Editar.
Nota: Este segundo processo permite tambm limpar formatos e/ou comentrios. Para tal, clique na opo adequada aos seus objectivos.
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Eliminar clulas
A eliminao de uma ou mais clulas implica a sua remoo da folha de clculo. O espao deixado por este clula ser ocupado pelas suas clulas vizinhas que sero deslocadas consoante a eliminao efectuada. Uma frmula ou funo que faa referncia a clulas eliminadas no poder ser executada com sucesso e surgir uma mensagem de erro (#Ref!). Para eliminar uma ou mais clulas seleccione a(s) clula(s) que deseja eliminar. Utilize a tecla Ctrl caso as clulas no sejam contguas. Seleccione no menu Editar a opo Eliminar. Seleccione a opo adequada.
Inserir linhas
Seleccione uma clula sobre a qual pretende inserir a linha (exemplo: A6) Seleccione no menu Inserir a opo Linhas.
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Inserir colunas
Seleccione uma clula sobre a qual pretende inserir a linha (exemplo: D5) Seleccione no menu Inserir a opo Colunas.
Eliminar linhas
Clique sobre o nmero da linha que pretende eliminar. Clique sobre a seleco da linha com o boto direito do rato e escolha opo Eliminar.
Eliminar colunas
Clique sobre a letra da coluna que pretende eliminar. Clique sobre a seleco da coluna com o boto direito do rato e escolha a opo Eliminar.
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INTRODUO DE DADOS
Numa folha de clculo podemos introduzir dados de diferentes tipos, nomeadamente: numricos, texto, datas/horas e frmulas.
Dados numricos
Podem ser introduzidos directamente nas clulas ou resultantes da aplicao de frmulas. Podem ser de vrios tipos: positivos ou negativos , inteiros ou reais, percentuais ou monetrios, etc.
Datas e horas
Dados deste tipo devem ser introduzidos pelo utilizador para que o Excel os reconhea como tal. A sua configurao depende da que est definida no ambiente e trabalho (verifique em Iniciar> Definies> Painel de Controlo> Definies Regionais).
Frmulas
Expresses matemticas que utilizam valores introduzidos directamente ou que podem ser obtidos a partir de outras clulas da folha de clculo.
Sem clicar em mais lado nenhum (casos contrrio a seleco deixa de estar activa) introduza os valores numricos pretendidos.
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Posicione o cursor no canto inferior direito da clula, de modo a que o cursor se transforme numa cruz.
Arraste o cursor para os lados, para cima ou para baixo de forma preencher as clulas com o mesmo valor. Note como surge um filete cinzento em torno das clulas afectadas pela sua seleco ou mesmo tempo que uma pequena caixa indica qual o valor que vai ser introduzido. Ao largar o rato, as clulas seleccionadas ficam preenchidas.
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Note como a pequena caixa indica automaticamente o valor que vai ser preenchido medida que movimenta o cursor (130 neste caso, visto que arrastou 6 clulas para um valor de origem de 124).
Pode fazer variar o intervalo numrico entre as duas primeiras clulas, deforma a que a sequncia a criar reflicta esses valores. Por exemplo, se houver um intervalo de dois valores entre a primeira e a segunda clula, a sequncia a criar ser de dois em dois.
Note como a caixa indica que o valor final a introduzir ser de 137, em resultado de um arrastamento de 6 clulas numa sequncia de dois em dois.
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FORMATAO DE CLULAS
As clulas podem ser formatadas para que o aspecto visual de uma folha de clculo seja atraente e a informao mais explcita. Assim, podemos alterar o tipo de letra, tamanho, cor, alinhamento, etc. Contudo, h formataes que so especficas de cada tipo de dado (contedo da clula), nomeadamente dos dados numricos (casas decimais, smbolo da moeda, percentagem, etc.) e do tipo de data (visualizar apenas a data por extenso ou no, visualizar a data e a hora, etc.). importante ter em ateno que a formatao de uma clula apenas altera o seu aspecto e no o seu contedo. A seguir sero apresentados alguns dos tipos de formatao mais utilizados.
Formatao de texto
1. Seleccione a(s) clula(s) que pretende formatar 2. Seleccione no menu Formata a opo Clulas. ou prima o boto direito do rato em cima de seleco e escolha a opo Formatar clulas.
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Formatao de nmeros
1. Seleccione a(s) clula(s) que pretende formatar. 2. Seleccione no menu Formatar a opo Clulas. ou prima o boto direito do rato em cima de seleco e escolha a opo Formatar clulas. 3. Na janela Formatar clulas seleccione o separador Nmero e escolha a categoria Nmero. 4. Indique o nmero de casas decimais. 5. Indique se pretende usar o separador dos milhares, clicando com o rato sobre o quadrado. 6. Clique sobre OK para confirmar ou Cancelar para manter a formatao existente. Nota: Repare que na clula C6 visualizado o nmero 376,50 e na barra de frmulas o nmero 376,5. Efectivamente, 376,5 foi o valor digitado e 376,50 o resultado da formatao da clula.
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5. Clique sobre OK para confirmar a formatao ou sobre Cancelar para mater a formatao existente.
Nota: Repare que na clula C6 visualizado 376,50 e na barra de frmulas o nmero 376,5. Efectivamente, 376,5 foi o valor digitado e 376,50 o resultado da formatao da clula.
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5. Clique sobre OK para confirmar a formatao ou sobre Cancelar para mater a formatao existente. Nota: Repare na diferena entre a data digitada (visualizada na barra de frmulas) e a data visualizada aps a formatao (clula A13) Por vezes, aps a formatao das clulas, o resultado obtido semelhante ao visualizado na figura. Este erro ocorre quando a clula contm um nmero, data ou hora maior que a sua largura. Apesar de na clula ser mostrado um conjunto de #, na barra de frmulas aparece o valor correcto. Assim, uma vez que o problema est apenas na visualizao dos dados, basta aumentar a largura da clula para visualizar o valor correcto. (ver pg. 44) 36 | P g i n a www.pedrojesus.net
Alinhamento
1. Seleccione a(s) clula(s) que pretende formatar. 2. Seleccione no menu Formatar a opo Clulas. ou prima o boto direito do rato em cima de seleco e escolha a opo Formatar clulas. 3. Na janela Formatar clulas seleccione o separador Alinhamento. 4. 1Clique sobre a seta do boto Na horizontal e sobre a seta do boto Na vertical para seleccionar os alinhamentos respectivos. 5. Digite o nmero de graus, que pretende em termos de orientao do texto. ou a) Posicione o cursor do rato sobre o ponto vermelho; b) Prima o boto esquerdo do rato e, sem largar, leve o cursor at posio desejada. O valor em graus, ser visualizado.
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Manual Prtico Microsoft Excel 2003 Pedro Filipe C. Jesus Vejamos em seguida, com maior detalhe as opes relativas ao Controlo do texto.
- Moldar texto
Permite moldar o texto largura da clula. Analise a figura: Na clula A3 est escrito o texto Promoes (Cidades do Mundo. Como pode verificar, tendo em ateno a largura da clula A3, o texto demasiado grande.
- Ajustar texto
Aps seleccionar a opo Moldar texto.
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- Unir clulas
Permite unir duas ou mais clulas. Analise a figura: Na clula A1 est escrito o texto SOL NASCENTE Agncia de Viagens. Como a largura da clula menor do que o texto e como as clulas B1 e C1 no tm contedo, visualmente o texto tambm ocupa as clulas B1 e C1. Foi seleccionado de A1 at D1. Aps seleccionar a opo Unir clulas. Toda a rea delimitada corresponde clula A1, passando a ser tratada como uma clula normal.
Outro processo de unir clulas e, simultaneamente, centrar o seu contedo , aps seleccionar as clulas, clicar sobre o cone existente na barra de ferramentas Formatao. Nota: Se pretender que as clulas deixem de estar unidas, aps a sua seleco volte a seleccionar a opo Formatar Clulas, separador alinhamento e clique sobre a caixa de verificao Unir clulas, retirando-lhe o visto.
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Tipo de letra
1. Seleccione a(s) clula(s) que pretende aplicar a formatao. 2. Seleccione no menu Formatar a opo Clulas. ou prima o boto direito do rato em cima de seleco e escolha a opo Formatar clulas. 3. Na janela Formatar clulas seleccione o separador Tipo de letra. 4. Seleccione: -Tipo de Letra
-Estilo
-Tamanho
5. Clique sobre o boto Sublinhado para visualizar e escolher o estilo de sublinhado pretendido. 6. Clique sobre a caixa de seleco de Cor para visualizar e escolher a cor pretendida.
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7. Clique em OK para confirmar a formatao definida ou sobre Cancelar para manter a formatao existente.
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Manual Prtico Microsoft Excel 2003 Pedro Filipe C. Jesus Vejamos agora em pormenor as opes relativas aos Efeitos. Rasurado: Permite rasurar o contedo da clula que esteja seleccionado.
Superior linha: Permite colocar o texto seleccionado numa posio superior da linha normal. O tamanho da letra alterado. Se na clula A3, seleccionar o texto (Cidades do Mundo) , o resultado o visualizado na respectiva clula.
Superior linha: Permite colocar o texto seleccionado numa posio inferior da linha normal. O tamanho da letra alterado. Se na clula A3, seleccionar o texto (Cidades do Mundo) , o resultado o visualizado na respectiva clula.
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Limites
1. Seleccione a(s) clula(s) a que pretende aplicar os limites. 2. Seleccione no menu Formatar a opo Clulas. ou prima o boto direito do rato e seleccione a opo Formatar clulas. 3. Na janela Formatar clulas seleccione o separador Limite.
6. Clique sobre a caixa Limite na localizao onde pretende que o limite aparea ou clique sobre o boto correspondente. Predefinies:
1 2 3
1- Remove os limites das clulas seleccionadas 2- Aplica o estilo apenas ao contorno (linhas exteriores) das clulas seleccionadas. 3- Aplica o estilo apenas nas linhas interiores das clulas seleccionadas. Em alternativa pode usar o boto existente na barra de ferramentas Formatao.
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Padres
1. Seleccione a(s) clula(s) a que pretende aplicar os limites. 2. Seleccione no menu Formatar a opo Clulas. ou prima o boto direito do rato e seleccione a opo Formatar clulas.
5. Clique sobre a seta do boto Padro para aceder aos padres disponveis. 6. Clique sobre o padro pretendido. 7. Clique sobre OK para confirmar ou Cancelar para abandonar.
1. Seleccione as clulas que pretende aplicar a cor 2. Clique na seta do boto Cor de preenchimento. 3. Escolha a cor
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Dimenses
Uma vez introduzidos novos valores nas clulas, estes podero no caber no espao predefinido, para resolver este problema temos de alterar as dimenses das clulas, atravs dos valores de altura e/ou largura. Vejamos: Pode alterar manualmente a largura de uma coluna ou a altura de uma linha simplesmente com o rato. (1) Posicione o rato entre colunas at surgir o smbolo ;
O mesmo processo pode ser feito para as linhas. Neste caso, ao posicionar o cursor na base da linha 3, estamos a mudar a medida de altura dessa linha. Clique na linha que separa as duas linhas e, sem largar, desloque o rato para cima ou para baixo at obter o tamanho desejado.
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Manual Prtico Microsoft Excel 2003 Pedro Filipe C. Jesus Se quiser, pode fazer os mesmos ajustes mas introduzindo valores numricos exactos. Nas colunas: Nas Linhas:
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Em que: Aceder a uma lista de tipos de letra e seleccionar o pretendido. Aceder a uma lista de tamanhos predefinidos para o tipo de letra seleccionado. No entanto pode digitar directamente o tamanho pretendido. Aplicar os efeitos de negrito, itlico, e sublinhado ao texto. Definir alinhamento desejado para o texto: esquerda, centrado e direita. Unir e centrar um bloco de clulas. Aplicar s clulas seleccionadas o estilo Moeda. Formatar valores numricos como percentagem. Aplicar o estilo de separador dos milhares Aumentar / Diminuir casas decimais Aumentar / Diminuir avanos. Aplicar limites s clulas seleccionadas. Aplicar cor de preenchimento s clulas seleccionadas. Alterar a cor do texto seleccionado.
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FRMULAS
Depois de introduzidos os dados na folha de clculo possvel, recorrendo utilizao de frmulas, efectuar, de uma forma muito simples, vrios clculos. Numa frmula esto sempre envolvidos argumentos e operadores aritmticos.
Operadores aritmticos
Smbolo + * / ^ % Operao Adio Subtraco Multiplicao Diviso Potenciao Percentagem Exemplo = A3 + B3 = A3 - B3 = A3 * B3 = A3 / B3 = A3 ^ B3 = A3 * 21%
Nota: A percentagem (%) considerada um operador porque divide o valor indicado por 100.
Inserir frmulas
1. Seleccione a clula onde pretende introduzir a frmula. 2. Digite a frmula. Tenha em ateno que todas as frmulas devem comear sempre pelo sinal = (igual) 3. Prima Enter para confirmar a frmula.
Repare que na clula E6 visualizado o resultado da frmula (410,50) e, na barra de frmulas, visualizada a frmula introduzida. A frmula composta por dois argumentos (a referncia s clulas C6 e D6) e pelo operador + (adio). Qualquer alterao ao contedo da clula C6 e/ou D6 implicar a actualizao automtica ao contedo a clula E6. De salientar que numa frmula os argumentos podem ser referncias a clulas ou nmeros. www.pedrojesus.net P g i n a | 47
Copiar frmulas
Analisemos a figura:
Se pretendermos visualizar em cada linha da coluna E a soma de cada linha da coluna C com a coluna D, como poderemos proceder? Escrevendo: Na clula E6 a frmula =C6+D6; Na clula E7 a frmula =C7+D7; Na clula E8 a frmula =C8+D8; Na clula E9 a frmula =C9+D9; Na clula E10 a frmula =C10+D10; ou Copiado a frmula escrita na clula D6 para as outras clulas A primeira hiptese, apesar de simples, pode tornar-se bastante incmoda, caso tenhamos de repetir o processo em muitas clulas. A segunda hiptese, de que iremos falar a seguir, , de facto, a mais aconselhvel.
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Manual Prtico Microsoft Excel 2003 Pedro Filipe C. Jesus 1. Seleccione a clula que contm a frmula que pretende copiar. 2. Posicione o ponteiro do cursor no canto inferior direito da clula seleccionada. Repare que o cursor fica com a forma +. 3. Prima o boto esquerdo do rato e, sem largar, arraste o cursor at ltima clula em que pretende colar a frmula. Largue o boto do rato. No nosso exemplo, o resultado final seria o aqui apresentado. De salientar que, para alm da frmula, tambm a formatao foi copiada. Assim, os resultados foram apresentados em euros e com duas casas decimais, sem ser necessrio aplicar uma nova formatao
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Se tivssemos deslocado o cursor ao longo da linha o resultado seria: E5 =C6+D6 F5 =D6+E6 G5 =E6+F6
Repare que a linha mantm-se e a coluna que varia. Assim, medida que desloca o cursor para a direita, as referncias so alteradas, actualizando as respectivas colunas. Neste exemplo, apesar de no ter qualquer significado, o resultado desta operao seria:
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Como utilizamos a referncia relativa, a cpia da clula F5 para as clulas F6, F7, F8 e F9 provoca a actualizao das respectivas referncias. Assim A12 passa para A13, A13 passa para A14 e assim sucessivamente. No entanto, as clulas A13, A14, A15 e A16 no tm qualquer contedo e portanto provocariam um erro no clculo. Efectivamente, esta uma das situaes em que h a necessidade de especificar como absoluta a referncia A12.
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Manual Prtico Microsoft Excel 2003 Pedro Filipe C. Jesus Para tal:
1. Digite a frmula e coloque o cursor sobre a referncia que pretende alterar. 2. Prima a tecla F4. Repare que, automaticamente, tanto a letra como o nmero so precedidos pelo sinal $ - $A$12 uma referncia absoluta. Premindo duas vezes a tecla F4 o resultado ser A$12. Premindo trs vezes a tecla F4 o resultado ser $A12. Premindo quatro vezes a tecla F4 o resultado voltar a ser A12. e assim sucessivamente.
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FUNES
As funes no so mais do que frmulas predefinidas que nos permitem, de uma forma bastante simples, efectuar clculos sem termos de recorrer criao de equaes mais ou menos complicadas. O Excel disponibiliza bastantes funes que podem ser usadas isoladamente ou combinadas com outras frmulas e funes. Algumas funes mais usadas Funo Operao SOMA Soma os nmeros de um intervalo de clulas Devolve a mdia aritmtica dos argumentos MDIA cujo contedo seja numrico. Conta o nmero de clulas que contm valoCONTAR res numricos. MXIMO Determina o maior de uma srie de valores MNIMO Determina o menor de uma srie de valores
Exemplo =SOMA (argumento) =MDIA (argumento) =CONTAR (argumento) =MXIMO (argumento) =MNIMO (argumento)
2. Digite a funo pretendida seguida de parntesis curvo aberto. Tenha em ateno de que uma funo sempre precedida pelo sinal = (igual) 3. Seleccione a(s) clula(s) que pretende referenciar na funo e feche parntesis. 4. Prima Enter. Nota: No Passo 3, poder digitar directamente os argumentos pretendidos. Deve no entanto ter em ateno o seguinte: =mdia(C5:C9) determina a mdia dos valores contidos nas clulas C5, C6, C7, C8 e C9. =mdia(C5;C9) determina a mdia dos valores contidos nas clulas C5 e C9. A diferena est na utilizao de : (dois pontos) ou ; (ponto e vrgula).
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Manual Prtico Microsoft Excel 2003 Pedro Filipe C. Jesus Tendo em conta a explicao da pgina anterior, tente agora apurar os resultados aplicando as funes:
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GRFICOS
Um grfico uma forma de representar os valores de uma matriz de dados. Os valores das clulas so apresentados sob distintas formas (linhas, sectores, pontos, barras, colunas, etc.) Estes valores so agrupados em sries de dados e diferenciam-se atravs de diferentes padres e/ou cores. A interpretao dos grficos ajuda avaliao dos dados e melhor comparao dos valores das folhas de clculo.
rea de desenho
Titulo do grfico
Srie de valores
Legenda
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Criar grficos
1. Seleccione as clulas que contm os dados a representar sob a forma grfica.
2. Seleccione no menu Inserir a opo Grfico o prima o boto Assistente de Grficos na barra de ferramentas.
Passo 1 Tipo de grfico 3. Clique sobre o tipo de grfico que deseja criar. 4. Seleccione o subtipo de grfico. Breve descrio do tipo de grfico.
5. Clique sobre Seguinte para continuar a criao do grfico ou Cancelar para sair do assistente de grficos. 56 | P g i n a www.pedrojesus.net
Manual Prtico Microsoft Excel 2003 Pedro Filipe C. Jesus Passo 2 Dados de origem do grfico
Visualizao do grfico. Caso este no seja o desejado poder alterar o intervalo de dados.
Indicao do conjunto dos dados a considerar na criao do grfico. Indicar se as sries de dados esto dispostas na horizontal (linhas) ou na vertical (colunas).
Observao: Se o intervalo de dados no for o desejado, clique sobre o boto do lado direito da caixa intervalo de dados e redefina o intervalo de dados a considerar. O nome das sries poder ser alterado. Para tal: 6. Clique no separador Srie. 7. Clique na srie que deseja renomear. 8. Digite a identificao da srie ou indique a referncia da clula a usar para a indicao do nome. Repita os passos 6 e 7 para cada srie existente. 9. Clique sobre Seguinte para prosseguir ou Cancelar para sair do assistente. www.pedrojesus.net P g i n a | 57
Manual Prtico Microsoft Excel 2003 Pedro Filipe C. Jesus Passo 3 Opes do grfico 10. Digite o ttulo do grfico.
11. Digite a legenda para o eixo das abcissas (categorias). 12. Digite a legenda para o eixo das ordenadas (valores)
13. Clique sobre os restantes separadores Eixos, Linhas de Grelha, Legenda, Rtulos de dados e escolha as diferentes opes para configurar o seu grfico. Passo 4 Localizao do grfico
14. Clique sobre Seguinte para prosseguir ou sobre Cancelar para abandonar o assistente.
ATENO: Antes de pr-visualizar e/ou imprimir grficos tenha em ateno as recomendaes da pgina 62 e 63. 58 | P g i n a www.pedrojesus.net
3. Para Centrar na pgina, clique sobre as caixas de seleco Verticalmente e/ou Horizontalmente.
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3. Clique sobre Linhas de grelha. 4. Clique sobre OK para confirmar ou Cancelar para abandonar a operao.
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Pode alterar o tipo de letra, inserir o nmero de pgina e total de pginas, a data e a hora. Para tal use os botes apropriados.
Nota: Para personalizar o rodap repita os passos acima descritos com excepo do passo 3, que deve ser substitudo por Personalizar rodap.
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Observao: sempre aconselhvel fazer uma pr-visualizao da folha de clculo antes de imprimir. Assim podero ainda ser feitas as devidas correces evitando reimpresses.
GRFICOS: Caso, tenha um grfico seleccionado, antes de fazer a pr-visualizao, este ser apresentado ocupando por inteiro a folha. Para pr-visualizar todo o contedo da folha de clculo, clique em Fechar (da pr-visualizao), seleccione uma clula qualquer e repita a operao de pr-visualizao.
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Imprimir
Para imprimir uma folha de clculo ou todo o livro, necessrio aceder caixa de dilogo Imprimir. Para tal execute as seguintes operaes: 1. Seleccione no menu Ficheiro a opo Imprimir.
2. Escolha a impressora para onde pretende imprimir. 3. Clique sobre Propriedades para alterar as opes da impressora seleccionada. 4. Escolha as pginas que deseja imprimir (toda a srie de impresso ou um conjunto de pginas especfico)
5. Indique o nmero de cpias a imprimir. 6. Clique sobre OK ou sobre Cancelar para abandonar a operao. GRFICOS: Caso, tenha um grfico seleccionado, antes de fazer a impresso, este ser apresentado ocupando por inteiro a folha. Para imprimir todo o contedo da folha de clculo, seleccione uma clula qualquer e execute as operaes de impresso acima descritas.
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NOTAS
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