Professional Documents
Culture Documents
Misalnya, komunikasi tatap muka, telepon, telegram, dll. Komunikasi terbagi menjadi 2 Jenis, yaitu, Komunikasi V erbal dan Nonverbal. Mari kita bahas satu persatu : Komunikasi Nonverbal Komunikasi nonverbal adalah kumpulan isyarat, gerak tubuh, intonasi suara, sikap , dan sebagainya, yang memungkinkan seseorang untuk berkomunikasi tanpa kata-kat a (Bovee dan Thill, 2003:4). Komunikasi nonvebal sering juga disebut sebagai bah asa diam (silent language). ahli antropologi mengatakan bahwa sebelum adanya kom unikasi verbal, masyarakat berkomunikasi nonverbal melalui gerakan tubuh (body l anguage). Komunikasi Verbal Komunikasi verbal merupakan bentuk komunikasi dimana disampaikan secara lisan at au tertulis yang menggunakan suatu bahasa. Bahasa didefinisikan sebagai seperang kat kata yang disusun secara terstruktur sehingga menjadi kalimat yang mempunyai arti. Komunikasi Verbal trbagi menjadi 2 Komunikasi lisan atau Oral Communicati on (berbicara dan mendengar), Komunikasi Tertulis atau Written Communication (me nulis dan membaca). b. Proses komunikasi adalah bagaimana sang komunikator menyampaikan pesan k epada komunikannya, sehingga dapat dapat menciptakan suatu persamaan makna antar a komunikan dengan komunikatornya. Proses Komunikasi ini bertujuan untuk mencipt akan komunikasi yag efektif (sesuai dengan tujuan komunikasi pada umumnya). c. Kesalah pahaman dalam Komunikasi. Terkadang dalam komunikasi selalu terjadi kesalahpahaman. Hal ini seringkali ter jadi apabila penerima tidak dapat memahami arti dari pesan pengirim. Kebanyakan pesan yang kita kirim sampai ke tujuan, tetapi banyak yang hanya sebagian dipaha mi. Kesalahpahaman dapat terjadi apabila adanya gangguan, kurangnya kemampuan b erbahasa, kurangnya konsentrasi dari penerima dan masih banyak lainnya. Dalam ga ngguan meliputi keterlibatan emosional dan gangguan fisik. Membuat sebuah pesan yang cerdas akan terasa sulit ketika seseorang merasa senang, takut, dendam, ben ci, sedih dan lainnya. d. Cara memperbaiki komunikasi Maka, agar tidak terjadi kesalahpahaman antara penerima dengan pengirim pesan de ngan cara penerima dan pengirim harus melekatkan makna simbolik yang sama pada k ata-kata mereka. Penerima harus dapat berkonsentrasi saat berkomunikasi dengan p engirim agar tidak ada kesalahpahaman, selain itu Jangan bicara atau mendengarka n sambil sms-an atau merias wajah, terutama bila hal yang dibicarakan sangat pel ik. 2. Keberhasilan komunikasi dalam organisasi? a. Hubungan Komunikasi. Hubungan yang terjalin didalam suatu organisasi baik antar individu maupun anta r pimpinan dan bawahan merupakan salah satu kunci keberhasilan suatu organisasi. Untuk merekatkan hubungan antar karyawan serta hubungan pimpinan dengan bawahan maka salah satu alat yang digunakan adalah KOMUNIKASI b. Pola Komunikasi. Pola komunikasi secara umum yang terdapat dalam organisasi dapat dibedakan ke da lam : 1) Saluran Komunikasi Formal Merupakan saluran komunikasi yang terjadi dalam organisasi secara formal dan aka n mengikuti struktur organisasi yang ada dengan prinsip pembagian tugas untuk me ncapai tujuan yang diharapkan. Komunikasi formal biasanya berhubungan dengan mas alah kedinasan. Secara umum terdiri dari komunikasi vertikal, horizontal dan dia gonal. 2) Saluran Komunikasi Informal Merupakan kebalikan dari saluran komunikasi formal, yaitu saluran komunikasi yan
g tidak mengikuti struktur formal hirarki organisasi. Biasanya terjadi secara sp ontan sebagai akibat dari adanya persamaan perasaan, kebutuhan, persamaan tugas dan tanggung jawab. Komunikasi informal pada pelaksanaannya tidak terikat ol eh waktu, ruang dan tempat, kadang-kadang komunikasi informal lebih berhas il, dan peranannya tidak kalah penting, karena dapat disampaikan setiap saa t, asalkan bermanfaat untuk kemajuan organisasi. Namun penyampaiannya kurang sis tematis, karena pertumbuhan dan penyebarannya tidak teratur. c. Cara mengelola komunikasi Ada dua hal yang perlu diperhatikan dalam mengelola komunikasi, pertama: bagaima n menangani pesan-pesan yang bersifat rutin; kedua: bagaimana menangani krisis k omunikasi. Penjelasan dari kedua hal tersebut disajikan sebagai berikut: 1) Menangani Pesan-Pesan Rutin Untuk memaksimumkan manfaat dan meminimkan biaya, seorang manajer perlu memperha tikan berbagai hal sebagai berikut: a) Mengurangi Jumlah Pesan Dalam suatu organisasi, mungkin terdapat jumlah memo yang berlebihan dan tidak b erguna, dan banyak pertemuan/rapat yang sia-sia, membuang waktu dengan percuma, dan tiada hasil yang berarti. Jenis-jenis komunikasi itu perlu dievaluasi dan me mperoleh perhatian secara seksama. Berapa lama sebuah pesan harus dapat diselesa ikan? Dapatkah sebuah pesan cukup disampaikan lewat telpon? Dapatkah menjawabnya dengan sebuah memo? Jawaban terhadap pertanyaan-pertanyaan tersebut akan dapat membantu organisasi dalam menghemat waktu dan uang. b) Instruksi yang jelas. Seorang manajer yang sekaligus sebagai komunikator juga perlu mencari kejelasan suatu pesan. c) Mendelegasikan Tanggung jawab Tujuan organisasi secara keseluruhan dapat tercapai bila manajer mempunyai keper cayaaan bahwa orang lain dapat menyelesaikan pekerjaan yang dibebankan kepada me reka. d) Melatih Petugas Suatu organisasi dianjurkan untuk menyelenggarakan pelatihan keterampilan berkom unkasi bagi orang-orang yang pekerjaan/tugasnya berhubungan erat dengan masalah komunikasi. 2) Penanganan Krisis Komunikasi Dalam situasi krisis komunikasi, ada beberapa hal yang dapat dilakukan antara la in: a) Siapkan tim yang cekatan/ terampil dalam penanganan krisis. b) Usahakan agar manajemen puncak segera bertindak pada saat krisis terjadi . c) Ciptakan sebuah pusat informasi sebagai representatif perusahaaan yang d ilengkapi dengan berbagai peralatan elektronik komunikasi. d) Ceritakan suatu kejadian secara menyeluruh, terbuka, dan jujur. Jika mem ang ada salah, segeralah minta maaf. e) Tunjukan keseriusan perusahaan, bukan sajadalam pernyataan tetapi juga d alam tindakan nyata. d. Cara Meningkatkan Komunikasi Seperti apa yang telah diulas pada bab bab sebelumnya, bagaimana kemampuan anda dalam memahami apa yang sedang terjadi itu sangat bergantung pada kepekaan anda dalam berkomunikasi atau sebagai komunikator. Keterampilan apa yang dibutuhkan u ntuk menjadikan anda peka terhadap masalah, organisasi dan lingkungan, pertajaml ah keterampilan khusus yang berhubungan dengan komunikasi bisnis dan professiona l, yaitu : 1) Keterampilan membaca 2) Keterampilan mendengar 3) Keterampilan dalam percakapan 4) Keterampilan menulis 5) Wawancara 6) Berdiskusi 7) Berpidato dan presentasi 8) Menulis surat, memo dan laporan
Dan pertajam pengetahuan yang berhubungan dengan komunikasi, bisnis, manajemen, organisasi, teknologi dan pengetahuan lain yang sesuai dengan karier dan organis asi. 3. Perencanaan Pesan-pesan Bisnis a. Penentuan proses komposisi Proses komposisi (composition process) penyusunan pesan-pesan bisnis dapat di an alogikan dengan proses penciptaan lagu seperti yang dilakukan oleh seorang compo ser. merencanakan lagu Kemudian harus melakukan latihan dan uji ulang atau revis i-revisi yang diperlukan, sehingga lagu yang diciptakan mempunyai mutu yang bagu s, enak didengar dan mudah dicerna. Penyusunan pesan-pesan bisnis meliputi tiga tahap, yaitu : 1) Pencanaan dipikirkan hal-hal cukup mendasar, seperti yang akan menerima pesan, ide pokok ( main idea) pesan-pesan yang akan disampaikan dan saluran atau media yang digunak an untuk menyampaikan pesan. 2) Komposisi Komposisi erat kaitannya dengan penyusunan atau pengaturan kata-kata, kalimat da n paragraph. 3) Revisi Setelah ide dituangkan dalam kata-kata, kalimat, dan paragraph, perhatikan apaka h kata-kata tersebut telah diekspresikan dengan benar. b. Penentuan tujuan Dalam merencanakan suatu pesan bisnis hal yang pertama dilakukan adalah memikirk an maksuda atau tujuan komunikasi. Untuk dapat melakukan dan menjaga goodwill di hadapan audience, maka hal pertama-tama ia harus menentukan tujuan yang jelas d an dapat diukur, sesuai dengan tujuan organisasi. 1) Mengapa tujuan itu harus jelas. Dengan tujuan yang jelas maka akan membantu pengambilan beberapa keputusan diant aranya sebagai berikut : a) Keputusan untuk meneruskan pesan . Sebelum menyampaikan suatu pesan, tanyakan pada diri sendiri sendiri, apakah pes an yang akan disampaikan benar-benar diperlukan atau tidak? b) Keputusan untuk menenggapi audience Untuk memutuskan cara terbaik menanggapi audience, komunikator perlu mempertimba ngkan motif-motif mereka. Mengapa mereka memperhatikan inti pesan yang disampaik an? Apakah mereka mengharapkan keuntungan? Apakah harapan mereka sesuai dengan h arapan komunikator? Tanpa mengetahui tanpa mengetahui motif audiencenya, komunik ator tidak dapat menanggapi mereka dengan baik. c) Keputusan untuk memutuskan isi. Menetapkan tujuan yang jelas akan membantu memusatkan isi pesan. Komunikator seh arusnya hanya memasukkan informasi yang penting, yang relevan dengan pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Informasi yang tidak relevan harus di singkirkan j auh-jauh. d) Keputusan untuk menetapkan saluran atau media Penentuan saluran atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan suatu pesan, sangat tergantung pada tujuan yang dikehendaki. Saluran komunikasi yang akan di gunakan dapat berupa lisan atau tulisan. 2) Tujuan komunikasi bisnis Secara umum, ada tiga tujuan komunikasi bisnis yaitu : a). Memberi informasi (informing) b). Persuasi (persuading) c). Kolaborasi (collaborating) dengan audience. 3) Cara Menguji Tujuan Ada empat pertanyaan dalam menguji tujuan yang tela ditentukan yaitu : a) Apakah tujuan tersebut realistis? b) Apakah waktunya tepat?
c) Apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat? d) Apakah tujuannya dapat diterima oleh perusahaan c. Analisis Audiens Bila suatu komunikasi telah memiliki maksud dan tujuan yang jelas, langkah berik utnya adalah memperhatikan audiens yang akan dihadapi. 1) Cara mengembangkan profil audiens. Mengembangkan suatu profi audiens boleh dikatakan gampang gampang susah. Penentu an profil audiens dalam hal ini tidak akan mengalami kesulitan karena audiens ad alah orang orang yang sudah dikenal, akantetapi akan menjadi sulit bila belum.da lam kasus ini komunikator perlu melakkukan investigasi untuk mengantisipasi reak si mereka. a) menentukan ukuran serta komposisi audiens b) siapa audiens c) reaksi audiens d) tingkat pemahaman audiens e) hubungan komunikator dengan audiens 2) Cara memuaskan audiens akan kebutuhan informasi Kunci komunikasi yang efektif adalah dengan menentukan kebutuhan informasi audie ns dan selanjutnya berusaha memenuhi kebutuhan tersebut dengan lima tahap di baw ah ini ; a) cari apa yang diingikan oleh audiens b) antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan c) berikan semua informasi yang diperlukan d) pastikan bahwa informasinya akurat e) tekankan ide ide yang menarik bagi audiens 3) Cara memuaskan kebutuhan motivasional audiens Ada kecenderungan bahwa audiens tidak mau mengubah sesuatu yang ada dengan hal y ang lebih baru. Cara mengatasinya adalah dngfan mengatur pesan pesan sedemikian rupa sehingga pesan yang disampaikan dapat diterima audiens dengan mudah. Pendek atan yang dapa deliakukan adalah dengan memberikan argumentasi yang bersifat ras ional. Meskipun pendekatan argumentasi merupakan cara yang baik, perlu juga untu k mencoba menggunakan pendekatan emosi. d. Penentuan Ide Pokok Setelah menganalisis tujuan dan audiens delanjutnya adalah menentuka cara mencap ai tujuan tersebut. Setiap pesan bisnis akan bermuara pada satu tema pokok yaitu ide pokok. Sebelum menentukan ide pokok hal hal penting yang harus diidentifika sikan terlebih dahulu : 1. Teknik Curah Pendapat beberapa teknik curah pendapat yang dapat digunakan antara lain : a) storytellers tour b) random list c) cfr (conclusions findings recomendation) worksheet d) journalist approach e) quetion and answer approach 2. Pembatasan Cakupan Penyajian informasi rutin terhadap audiens hendaknya menggunakan kata kata yang singkat. Ide pokok dari pesan pesan disesuaikan dengan waktu yang tersedia sehin gga poin yang penting tidak terabaikan selain itu ide pokok yang disampaikan har us mudayh dimengerti dan diterima oleh audiens. e. Seleksi saluran dan media Ide pokok dari pesan pesan bisnis dapat disampaikan melalui dua saluran yaitu sa luran lisan atau oral atau tertulis. 1. Komunikasi Lisan Salah satu kebaikan dari komunikasi lisan adalah kemampuan memberikan feedback d engan segera. Kelebihan lain adalah sifatnya yang ekonomis. Pendekatan lisan jug a bermanfaat apabila yang disajikan adalah informasi kontroversial karena reaksi audiens dapat terbaca dari bahasa isyarat mereka. 2. Komunikasi Tertulis Salah satu kelebihan komunikasi tertulis adalah peneulis mempunyai keempatan unt
uk merencanakan dan mengendalikan pesan pesan mereka. Suatu format tulisan diper lukan jika informasi disampaikan kompleks dan dibutuhkan catatan permanan untuk referensi. 4. Pengorganisasian sosial pesan-pesan bisnis a. Hal-Hal Yang Menyebabkan Pesan-Pesan Tak Terorganisir 1). Bertele-tele 2). Memasukkan bahan-bahan yang tidak relevan 3). Menyajikan ide-ide yang tidak logis 4). Informasi penting kadangkala tidak tercakup dalam pembahasan b. Pentingnya Pengorganisasian Yang Baik Pengorganisasian yang baik: Subjek dan tujuan harus jelas. Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan. Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis c. Pengorganisasian Pesan-Pesan Melalui Outline Untuk mencapai pengorganisasian pesan-pesan yang baik maka diperlukan suatu cara agar pesan tersebut dapat berguna dan bermanfaat bagi setiap penggunanya. Hal t ersebut dapat dilakukan dengan cara : 1) Mendefinisikan dan Mengelompokkan Ide Memutuskan apa yang harus dikatakan adalah masalah mendasar bagi setiap komunika tor yang harus dicari pemecahannya. Jika materi memang lemah, tidak memiliki sua tu muatan yang menarik, maka akan mengaburkan fakta yang ada. Apabila penyusunan pesan yang panjang dan kompleks, maka outline sangat diperlukan dan menjadi pen ting artinya. Hal ini karena dengan adanya outline akan sangat membantu memvisua lisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lain. Selain itu, outline juga membantu untuk mengkomunikasikan ide-ide dengan cara yang lebih sis tematik, efisien dan efektif. Melalui perencanaan yang baik outline akan membant u mengekspresikan transisi antara ide-ide sehingga audiens akan memahami pola pi kir komunikator. Susunan suatu outline secra garis besar dapat digolongkan ke da lam tiga golongan, antara lain : a) Memulai dengan Ide Pokok, akan sangat membantu dalam menetapkan tujuan d an strategi umum dari suatu pesan. Ide pokok dirangkum ke dalam dua hal yaitu: k einginan terhadap audiens untuk melakukan dan memikirkannya, sebagai alasan yang mendasar bagi audiens mengapa harus melakukan dan memikirkannya. b) Menyatakan hal-hal pendukung yang penting, yang akan sangat berguna dala m mendukung ide-ide pokok. c) Membuat ilustrasi dengan bukti-bukti, semakin banyak bukti-bukti yang da pat disajikan, maka outline yang dibuat akan semakin baik. 2) Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional Setelah mengelompokkan ide-ide, langlah selanjutnya adalah menentukan urutan-uru tan terhadap ide-ide tersebut aga selaras dengan rencana organisasional, melalui dua pendekatan yaitu : a) Pendekatan Langsung (direct approach), sering disebut juga dengan pendek atan deduktif , dimana ide pokok muncul paling awal, kemudian diikuti bukti-bukt i pendukungnya. Biasanya reaksi dari audiens akan positif dan menyenangkan jika menggunakan pendekatan ini. b) Pendekatan Tidak Langsung (indirect approach), atau sering disebut denga n pendekatan induktif, dimana bukti-bukti diletakan paling awal, kemudian baru d iikuti dengan ide pokok. Biasanya audiens akan merespon negatif dan tidak menyen angkan. 5. Revisi Pesan-pesan Bisnis Revisi ini sangat diperlukan agar pesan bisnis yang telah direncanakan dan dibua t dapat sesuai dengan yang dikehendaki. Revisi ini berlaku terhadap seluruh komu nikasi menulis, maupun komunikasi berbicara terutama yang memerlukan persiapan tertu lus seperti presentasi. a. Revisi Isi, Organisasi, Gaya Penulisan, dan Format. Secara umum, kita perlu mengevaluasi efektivitas suatu pesan bisnis kita secara
menyeluruh dengan cara membacanya secara cepat. Hal ini menyangkut isi dan organ isasi dari pesan bisnis kita. Ajukan beberapa pertanyaan berikut kepada diri kit a sebagai pengecekan: 1) Apakah kita telah memasuki butir-butir pesan dengan urutan yang logis? 2) Apakah ada keseimbangan yang baik antara yang umum dan yang khusus? 3) Apakah pokok pikiran yang paling penting telah memperoleh porsi yang cuk up? 4) Apakah kita telah memberikan fakta-fakta pendukung dan melakukan pemerik saan ulang terhadap fakta-fakta yang ada? 5) Apakah kita ingin menambah informasi yang baru? 6) Setelah kita merasa yakin dengan isi dan organisasi dari pesan bisnis ki ta, selanjutnya kita perlu memperhatikan gaya penulisan. Beberapa pertanyaan ber ikut dapat kita ajukan kepada diri kita sebagai pengecekan: 7) Apakah kita telah menggunakan kata-kata atau ungkapan yang mampu menghid upkan pesan-pesan bisnis kita? 8) Apakah pesan bisnis yang kita sampaikan sudah jelas, tidak membingungkan , dan mudah dipahami oleh audiens? 9) Apakah informasi penting sudah dinyatakan? 10) Apakah transisi yang digunakan diantara kalimat dinyatakan secara jelas? 11) Apakah kita sudah memudahkan audiens dalam memahami pesan bisnis kita a ntara lain dengan memanfaatkan identitas, huruf tebal, huruf miring, huruf berwa rna, tabel, gambar, dll.? Hal terakhir tak kurang pentingnya untuk dievaluasi dan direvisi bila diperlukan yakni format dari pesan bisnis kita (terutama pada komunikasi menulis). Format pe nulisan disini meliputi antara lain format penulisan yang ditata rapi, menarik, bersih, tidak penuh coretan, menggunakan kertas yang berkualitas baik, dll.. b. Pemilihan Kata yang Tepat, dengan mencermati: Pilih kata yang sudah dike nal oleh audiens, singkat/efisien, dan bermakna. c. Penggunaan Kalimat yang Efektif, yang mempunyai 2 syarat sbb.: 1) Mampu mewakili pikiran komunikator/penulis secara tepat, 2) Mampu menimbulkan pengertian yang sama tepat dalam pikiran atau perasaan pendengar atau pembaca seperti yang dipikirk atau dirasakan oleh komunikator/pe nulis.