Nguyn l Kim t thp Minto (Phn 1)

Nguyn l kim t thp Minto c pht trin da trn kinh nghim lm vic ca tc gi - Barbara Minto - ti McKinsey & Company, Inc. Hin nay, b iu hnh Cng ty ring ca mnh - Minto International, Inc. - chuyn cung cp dch v o to, hun luyn Nguyn l Kim t thp cho cc hng t vn ni ting ti M v chu u cng nh cc t chc ln ca chnh ph. Mt trong nhng khch hng ca b l Bob Waterman v Tom Peters

cc tc gi ca cun sch i tm s hon ho (In Search of Excellence). Cun sch cung cp nhng kin thc b ch gip chng ta nm vng cc k nng vit, c, t duy, thuyt trnh hay gii quyt vn . Cun sch ny c a vo chng trnh ging dy ca nhiu trng i hc v trung hc ti M v cng c cc hng t vn ln trn th gii s dng nh mt cun gio trnh thit thc.

V SAO C CU TRC KIM T THP? Khi tm hiu v mt ch c th no , ngi ta thng c nhng g vit v ch , v y l mt vic kh phc tp. Thm ch, khi vn bn ca bn ch ngn khong hai trang v xp x 100 cu, bn cng phi np tng cu vo u, nghin ngm chng v lin kt chng li vi nhau. Anh ta cm thy vic s d dng hn nu bi vit c trnh by theo mt cu trc kim t thp, bt u t nh sau i xung y. Pht hin ny phn nh nhng khm ph c bn v hot ng ca tr no, c th nh sau:

H thng t duy t ng phn loi thng tin thnh tng nhm

ring bit, c hnh kim t thp ct lnh hi vn .

Bt k nhm no cng d hiu hn khi c t trc vo

khi kim t thp.

iu ny cho thy mi vn bn vit cn c cu trc chc chn

to thnh cc nhm theo kt cu kim t thp.

Di y xin trnh by c th v mt kim t thp ca cc :

SP XP THNH KHI KIM T THP T lu ngi ta nhn thy, h thng t duy ca con ngi lun t ng p t trt t ln mi th xung quanh. V c bn n coi mi s vic cng xy ra l c lin quan vi nhau v t ng sp xp chng vo mt m hnh logic. V d:

Ngi Hy Lp chng minh xu hng y thng qua quan st nhng ngi sao v hnh dung c ng ni chng thnh hnh nhng con s thay v ch nhn thy nhng im sng n l. Tr c s nhm gp bt k cc vt li vi nhau nu thy chng c im chung. C th v chng c k hiu tng t nhau, hoc c v tr gn nhau. Hy ly 6 chm nh ny lm v d:

Khi quan st chng mt cch ngu nhin, mi ngi s thy hai nhm v mi nhm gm 3 chm nh. l do khong cch gia cc chm nh hn cc khong cch khc. Tt nhin, gi tr ca vic to ra cc t hp logic cn rt rng. chng minh, hy c nhng cp t sau y. Da trn v d trong cun Tm l hc Gestalt[1] ca Wolfgang Kohler (Liveright Publishing: New York, 1970), nhng t ny thng khng lin quan n nhau:

H Ci ng bng

ng Ci

C gi Bt ch Cung in ng st Quyn sch voi p ti

Chut

Xng Xe

Con

Kem nh rng

By gi c gng sp xp chng bng cch v ra mt tnh hung trong mi cp u c lin kt nh l ng c ha tan trong h, hay ci ng trn ci bng. Sau che i danh sch pha bn tay phi v c gng nh chng thng qua vic c danh sch bn tay tri. Hu ht mi ngi u nhn thy h c th nhc li tt c m khng h p ng. Hin tng tng t xy ra khi bn ang nghe hoc c nhng tng. Bn coi nh cc xut hin cng nhau, tip ni nhau, ph thuc ln nhau v c gng theo mt m hnh logic. M hnh s lun l mt kim t thp bi y chnh l cu trc duy nht thch hp vi suy ngh m bn cn n:

Dng con s 7 k diu Ch ra tnh logic ca mi quan h

S 7 k diu

y l con s gii hn m bn c th lnh hi c trong mt khong thi gian nht nh. V d, khi quyt nh ri phng khch tin nghi m p i mua mt t bo. Anh s ra ngoi v mua mt t bo, bn ni vi v mnh: Em c mun mua g khng? Vy . Em rt thch th v nho sau khi chng c qung co trn ti vi, c y ni khi bn vo phng ly o khoc v c l anh phi mua thm cht sa na. Bn ly o khoc ra khi t qun o th c y i vo bp. em xem t ng thc n cn khoai ty khng. ! Ht trng ri. em xem no, vng, chng ta cn khoai ty. Bn mc o khoc vo v i ra pha ca. C rt v c l mt vi qu cam na, Bn m ca. B na nh. Bn i xung cu thang. To na anh . Bn vo xe. V kem chua anh nh. Ht cha no? Vng, c ri y, cm n anh yu.

By gi, nu khng c on va ri, liu bn c th nh c bt k th g trong s 9 th m v bn nh bn mua? Hu ht nhng ng chng u tr v vi mt t bo v nho. Vn chnh y l bn gp con s 7 k diu. y l thut ng c nh tm l hc George A. Miller[2] a ra trong lun thuyt ca mnh. Con s 7 k diu, + hoc - 2. ng ch ra rng b nh tm thi ca no khng th nm bt c nhiu hn 7 th ti mt thi im nht nh. Mt vi ngi c th nh nhiu hn 9 th, trong khi mt s ngi ch nh c 5 (Bn thn ti ch l 5). D hn l 3 v d nhin d nht l 1. iu c ngha l khi no b nhn thng tin v s vt, s vic c s lng t 4 hoc 5 tr ln, n bt u nhm chng thnh cc hng mc hp logic d ghi nh. c im ny cng thng c p dng sp xp cc loi hng ha trong siu th. chng minh cho vic ny, hy c danh sch di y v phn loi mi mt hng theo cch ny khi bn n siu th. Bn s thy bn nh c tt c chng.

Nho Sa Khoai ty Trng C rt chua

Cam B To Kem

Nu bn c gng hnh dung theo quy trnh trn, bn s to ra c cc kim t thp c lin quan n cc mt hng.

S cn thit lm r logic R rng, nhm cc tng theo mt logic no khng h n gin nu bn khng ch ra c logic ca mi quan h l g? trong nhm khng ch l chuyn t tp hp 9 thnh cc tp hp 4, 2 v 3 v nh th vn l 9. iu bn mun lm l chuyn con s 9 thnh con s 3. iu ny c ngha l thay v phi nh c 9 th, bn ch phi nh 3 loi cha chng. Bn ang suy ngh mt mc tru tng cao hn, v lc ny, suy ngh ca bn s hng n cc mt hng pha di. y, mi quan h khng c tnh trc nh trong bi tp v h nc v ng, nn tr c bn d dng nh hn. Tt c cc qu trnh x l ca no b (nh ngh, nh, gii quyt vn ) u vn dng k thut nhm, tm tt vi mc ch d dng a thng tin vo mt tp hp khng l cc khi kim t thp bn trong no b. Nu bn bn khon v vic

truyn ti thng tin n no, th bn c th yn tm rng, bt k th g bn ni ra u tng thch vi nhng kim t thp ang tn ti ni no trong tr nh ca bn. By gi, chng ta s bn n vic truyn ti thng tin trong thc t. Bn c th thy nhng nhm ny kh r rng. Vic truyn t chng c ngha l bn phi m bo rng ngi khc cng cm thy hiu c vn nh bn. Th nhng, trong trng hp ni trn ca v bn, bn ch c th nh ln lt tng th mt. R rng, y l cch hiu qu nht nh li mt vn no , chia n ra thnh cc nhm ln trc, ri mi n cc nhm nh hn. y chnh l trt t cc tng t trn xung. TRT T T TRN XUNG DI Nm bt chui tng l mt vic quan trng c mt bi vit tt. Mt chui tng r rng lun nu chnh trc khi i vo tng c th. Ti s khng nhn mnh qu nhiu vo im ny. Hy nh rng ngi c (hay ngi nghe) ch c th nh c mt s trong mt khong thi gian nht nh. no xut hin cng nhau theo mt trt t logic, ngi c s cho chng vo cng mt nhm. Nu bn khng ni trc cho h mi quan h gia cc tng m ch n thun a chng ra, h s t ng tm kim nhng im tng ng, nhm thnh cc nhm v t h gii thch ngha ca nhm. Kh khn l mi ngi c (ngi nghe) c mt nn tng kin thc v hiu bit khc nhau nn h tip nhn cc nhm bn a ra cng khc nhau vi nhng mi quan h cc khng ging nhau. Cho php ti a ra mt v d thy rng trt t cc c th b hiu mt cch ln xn bt c ch no ch khng ch theo m hnh t trn xung. Gi nh rng ti cng bn i ung bia mt qun bia v ni chuyn phim nh th ny:

Ti Zurich tun trc- anh bit thnh ph Zurich bo th l g khng? V chng ti i n tra ti mt nh hng ngoi tri. Anh c bit rng trong vng 15 pht, ti nhn thy 15 ngi nu khng c ru th cng c ria. Ti a cho bn mt mu tin v nu khng hiu r, bn s t ng cho ti vi gi nh v l do ti a ra mu tin . Ni cch khc, bn s thy tnh hung ny nh mt phn ca nhng tng cha c biu l v bn chun b t tng tip nhn phn cn li bng cch gi nh mc ch tnh hung. S mong i gim i khi phn tch mi tng tip theo dnh cho cc thuc tnh ca n, bn ch tm mt im chung vi ci bin mt trc kia. Nh vy, bn s ngh l: C y ang ni v nhng con ngi Zurich ang tr nn tn tin nh th no? hoc C y ang sp sa so snh Zurich vi nhng thnh ph khc hay thm ch C y chun b ku ca v nhng b ru v b ria . Tm tr bn lun trng i c thng tin r hn v nhng iu bn on trn. Khi thy khun mt bn khng biu l g, ti tip tc ni: Anh bit y, nu i vng quanh bt c vn phng no New York, tht anh him c th tm ra c mt ngi khng c tc mai di hay ria mp. By gi, ti ang lm g nh? Ti dng nh ang so snh khng phi nhng thnh ph nh vy m l nhng nhn vin vn phng trong thnh ph, v thay v ch c ru v ria mp, ti dng nh cn k ti tt c nhng kiu tc mai. Bn ang ngh C l vy, C y khng tn thnh kiu ru tc rm rp. Hoc c l c y sp so snh nhng kiu trong nhng vn phng khc nhau. Hoc c l c y ngc nhin vi s lng ngi c kiu ru tc nh vy trong cc Cng ty ln. Ti tip tc: V tt nhin kiu ru tc l mt phn ca quang cnh London trong nhiu nm.

Bn s ngh rng , cui cng ti cng bit c c y ang mun ni g? C y ang c gng a ra quan im l London dn u cc thnh ph khc. Logic mt cch hon ho nhng iu sai, v khng phi l iu ti mun ni. Thc t, ti l Bn bit y, tht khng th tin c kiu tc mai c chp nhn nh mt phn ca cuc sng kinh doanh Zurich NewYork V d nhin c London Nh vy, bn s thy cc nhm tng tr nn d hiu n mc no nu ti th hin chng cng mt lc trn khung sn xc nh r mi quan h gia chng. Khi thy cc tng, ngi c thng c thi quen lin kt chng li. chc chn rng anh ta hiu ng bn, bn cn phi ni trc vi anh ta v iu v anh ta bit mnh tm kim g. Nu khng, anh ta c th hoc l i tm nhng mi quan h u u, hoc ti t hn l chng tm g v bn s ph thi gian y! Theo v d tnh hung sau, hy xem nhng chnh ca on vn m u bn v vic bo m cng bng cho ph n nh sau: c hng quyn bnh ng, ph n khng cn b tr lng thp nh trc na. Gi y, khong cch thu nhp ca ph n v nam gii c thu hp nhiu. m bo cng bng c ngha l trn cng mt cng vic, mi ngi s c hng mc lng nh nhau (i vi ngi lao ng). p dng quy nh ny:

Buc ch lao ng khng c chy theo li nhun c nhn, hay chm dt thi quen c ch tuyn lao ng nam. y l 5 nhng mi quan h gia chng khng r rng cho d tc gi ni ngn ngnh. C th bn khng cm nhn rng tr c ca bn ang sc so c gng tm ra mi quan h v i n kt lun m chng c kt qu g ri t b trong chn nn v tr c qu cng thng. Chao i, mt c gi d thng minh n u chng na th nng lc ca anh ta cng ch c hn. N c dng cn kit ch nhn ra hoc lm sng t iu anh ta c, xa hn na l nhn bit mi quan h gia cc tng. Bn c th tit kim cng sc cho ngi c trong hai vic trn, bng cch a ra nhng tng c th lnh hi c mt cch ti thiu. Tht ti t khi tr c phi loay hoay tm ra s lin kt gia cc v hu ht c gi u khng lm nh vy. Tm li, c gi t nhm v rt gn d nh chng. H s sn sng lnh hi cc vn c trnh by nu nh chng cng c quy thnh nhm, tm tt v trnh by theo trnh t t trn xung di. Tt c nhng gi ny c vit rt r rng v hon ton nht qun vi cch trnh by trn di trong mt cu trc hnh thp mc d suy ngh ban u li c thc hin t di ln. SUY NGH T Y LN TRN Nu c th nhm gp tt c thng tin v trnh by theo trt t t trn xung di, th gi y bn c th lm ngc li. Nhng nh v tr thp nht s l ni t cc ring r, ri tm ra cc nhm c logic v gp thnh tng on. Cc on c logic gp thnh tng mc v cui cng tng th ca cc mc chnh l ch ca vn bn, c t trn cng.

Nu bn ngh k mt cht s thy, chnh cch suy lun ngc ny l c s m ra cc chnh ang b che lp. tng thp nht trong kim t thp, bn nhm cc cu li thnh on vn, trong cu cha tng ring bit nhng li c chung mt c s logic. Ti gi nh bn a cng lc 6 cu vo mt on vn. Khng ai khc ngoi bn nhn thy mi quan h logic gia chng l do bn nhm 6 cu vn. Mi quan h logic y c ngha l cc ring r cng hng ti vic gii thch hay bo v chung ca ton on vn. V d nh, bn s khng th a cng lc 5 cu v ti chnh v 1 cu v tennis bi v chng kh c s lin kt vi nhau trnh by thnh mt tm tt duy nht. Vic ch ra cu tm tt s a bn ln mt tng tru tng ha v cho php bn nhn nhn on vn vi mt ch khng phi c su . Vi cch lm hiu qu ny, by gi bn c th nhm chng li, 3 on vn, mi on cha mt khi qut. L do bn to ra mt phn khng thuc ba on ny v khng ai c th thy c mi quan h logic gia chng, k c bn. Mt ln na bn li cn mi quan h ny lm r hoc bo v n ca tng phn. N vn chnh l tm tt ca 3 trong cc on di. Vn gi nguyn trnh t t duy nh th, ta s gp cc mc li vi nhau to nn mt vn bn hon thin. Tn gi cho vn bn c tng hp t cc mc ny mang mt ngha chung bao trm tt c cc mc (tng mc c hnh thnh t cc on, tng on c hnh thnh t cc nh).

Qu trnh nhm gp, rt gn vn tip tc din ra cho n khi no bn khng th tm ra mi quan h no khc th thi. R rng, mi vn bn bn vit ra u vi mc ch bin minh cho mt vn duy nht no , n c cng gp t cc nhm cui cng ca qu trnh ln ngc tr ln. Bng cch gp cc thnh nhm trong khi kim t thp, bn s kim tra c liu ny c lin quan ti kia khng. T , bn s tin liu c liu cu trc bn xy dng ng cha. R rng, chng cn tun theo 3 nguyn tc:
1.

Cc bt k tng no trong kim t thp phi lun lun l

tm tt ca nhng nh hn c gp di chng.
2. 3.

mi nhm phi lun lun nht qun v tnh logic. mi nhm phi lun lun tun theo mt trnh t logic.

Hy ti gii thch v sao chng ta phi lun lun tun th cc nguyn tc trn: 1. Cc bt k tng no trong kim t thp phi lun lun l phn tm tt ca nhng nh hn c gp di chng. Nguyn tc ny ch ra rng hot ng chnh trong qu trnh t duy cng nh qu trnh vit ca bn chnh l vic c rt mt nhm tng gp chng li thnh mt duy nht. Nh chng ta thy trn, mi on vn (gm nhiu cu gp li) u c th tm ra c mt ch o, cng nh vy, mi mt mc (gm cc on gp li) u c th tm ra mt ch o, bao qut tt c cc on vn. Tt nhin, t mt nhm cu, mt nhm on vn, bn u c th c rt c mt khi qut, nhng cc nhm ny ngay t u phi c gp ng. cng l iu cn bn trong nguyn tc 2 v 3 sau y. 2. mi nhm phi lun nht qun. Xt mt cp nht nh, nu mun tru tng ha (c rt) cc trong nhm thnh mt duy nht th trc tin bn cn nht ng cc c cng mt ch im, hp logic gp vo. V d, nu cn phn loi to v l mt cch hp l thnh mt tng trn l hoa qu, bn c th ngh bn v gh l ni tht. Nhng s l g nu bn mun gp to v gh vi nhau? Bn khng th lm nh th tng tru tng ha tip theo, v hai nhm hoa qu v ni tht khng c s n nhp g vi nhau. Do , bn s phi chuyn n mt tng cao hn nhiu nh vt hoc nhng vt th v tri hoc rng hn na ch ra c logic ca nhm. Trong vn vit, mt a ra cng ng ngha ng sau n s ko theo mt nhm cc con c cng mt logic, hay ni cch khc cc con phi tun theo mt logic nht nh. Do , nu tng ng u trong mt nhm l l do lm mt vic g th nhng khc trong nhm cng phi l l do lm vic tng t.

Nu tng u tin trong nhm l mt bc trong mt qu trnh th cc cn li ca nhm cng phi l cc bc tip theo trong mt qu trnh tng t. Nu u tin l mt vn trong cng ty th cc khc trong nhm phi l nhng vn c lin quan Cch nhanh nht kim tra cc nhm ng nht cha l bn hy gn cho cc tng mt danh t s nhiu. Tt c cc tng trong nhm s c gi tn nh nhng li gii thiu hoc cc l do, cc vn hoc nhng thay i. Khng c gii hn no i vi loi nhm tng nhng cc trong mi nhm phi cng mt loi nh nhau, c th m t bi mt danh t s nhiu. Lm th no chc chn rng, tng c gp nhm cng nhau tng thi im? iu ny c gii thch y trong Phn II (Chng 6 v 7). 3. mi nhm phi lun lun tun theo mt trnh t logic. Phi c mt l do c th, ti sao th 2 ng th hai ch khng th ng th nht hay th ba. Cch lm th no bn a ra mt trt t ng s c gii thch chi tit trong Chng 6, Nhm theo trt t logic. V c bn, mt tp hp c xc lp trt t theo bn cch sau: kt lun). th hai) Trnh t bn chn phn nh qu trnh phn tch m bn s dng to thnh nhm. Nu n c hnh thnh bng suy lun din dch th s i theo trt Theo th t thi gian (th nht, th hai, th ba). Theo cu trc (Boston, New York, Washington). Theo tiu ch (iu quan trng th nht, iu quan trng Theo din dch (gi thuyt chnh, gi thuyt ph,

t lun c, nu bng cch trnh by mi quan h nhn qu th i theo trnh t thi gian, nu bng vic phn tch mt cu trc tn ti th i theo trnh t cu trc, nu bng vic phn loi th theo trt t mc quan trng. V bn hot ng ny gm suy lun din dch, da vo mi quan h nhn qu, phn chia tng th thnh phn v phn loi theo tiu ch - l nhng hot ng c tnh phn tch m tr c c th thc hin, nn n ch c th chp nhn theo nhng trt t ny m thi. V c bn, cha kha hiu r bi vit l c khun cc tng ca bn thnh khi kim t thp v kim tra chng da theo cc nguyn tc trc khi bn bt u vit. Nu bt k nguyn tc no b vi phm th l mt thiu st trong suy ngh ca bn, hoc tng khng c pht trin y , hoc chng khng c lin kt theo cch lm cho on vn r rng i vi c gi. Sau , bn c th trau chut chng cho n khi chng tht s tun theo cc nguyn tc, do loi tr c tnh hung phi vit li sau ny.

NGUYN L KIM T THP MINTO Tc gi: Barbara Minto Dch gi: Bi Quang Minh NXB Tr, 2008 S trang: 356, Kh 16*24, Gi 62.000 VND Cun sch c xut bn theo hp ng chuyn nhng bn quyn gia Cng ty c phn Tinh Vn v Barbara Minto

(Cn tip)

[1] Tm l hc Gestalt: Nhm cc nh tm l hc nhng nm 1930 nghin cu cch thc chng ta nhn thc vt th v hnh nh. 4 nguyn tc c bn l nguyn tc tng t, nguyn tc gn gi, nguyn tc khp kn v nguyn tc Gestalt tt xu. [2] Sau qu trnh nghin cu hot ng ca tr nh ngn hn con ngi, nm 1956, Miller c bi bo ni ting mang tn S 7 k diu: mt s gii hn trong kh nng x l thng tin ca chng ta Trong bi ny, ng trnh by khong thi gian thng tin c lu gi trong tr nh ngn hn. Da theo s liu nghin cu, Miller chng minh gii hn thng thng ca tr nh ngn hn l 7 n v.