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Guía para levantamiento de procesos

Guía para levantamiento de procesos

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Guía consolidada de información para realización de levantamiento de procesos, asociados a la administración pública. Documento de uso público.
Guía consolidada de información para realización de levantamiento de procesos, asociados a la administración pública. Documento de uso público.

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MINISTERIO DE PLANIFICACION NACIONAL Y POLITICAECONOMICA
 
ÁREA DE MODERNIZACIÓN DEL ESTADO
Guía para el Levantamiento de Procesos
 Junio, 2009
 
 
Área de Modernización del EstadoUnidad de Reforma Institucional
ii
Tabla de Contenido
Tabla de Contenido....................................................................................ii
 
Presentación............................................................................................iii
 
Introducción..............................................................................................1
 
Objetivo de la Guía....................................................................................1
 
1.
 
Relación Básica de los Procesos: Proveedor – Productor - Usuario...........2
 
2.
 
El Enfoque de Gestión por Procesos......................................................2
 
3.
 
Etapas para el Levantamiento de los Procesos......................................5
 
3.1.
 
Etapa 1: Formación del Equipo y Planificación del Trabajo.............................6
 
3.2.
 
Etapa 2: Identificación de usuarios de los Procesos y sus Necesidades..........7
 
3.3.
 
Etapa 3: Identificación de los Procesos..........................................................8
 
3.3.1.
 
Identificación del Marco Estratégico Institucional.................................................8
 
3.3.2.
 
Identificación de los Procesos: el Mapa de Procesos.............................................8
 
3.4.
 
Etapa 4: Descripción y Análisis de los Procesos...........................................11
 
3.4.1.
 
Identificación del Objetivo del Proceso...............................................................11
 
3.4.2.
 
Identificación del (os) Responsable (s) del Proceso............................................11
 
3.4.3.
 
Identificación de los Procedimientos y Actividades.............................................12
 
3.5.
 
Etapa 5: Priorización y Aprobación de los Procesos......................................13
 
3.6.
 
Etapa 6: Difusión de los Procesos................................................................14
 
3.7.
 
Etapa 7: Aplicación y Control de los Procesos..............................................14
 
3.8.
 
Etapa 8: Mejoramiento Continuo de los Procesos (Rediseño de Procesos)...14
 
Consideraciones Finales...........................................................................15
 
Glosario de Términos...............................................................................16
 
Bibliografía.............................................................................................17
 
Anexos....................................................................................................18
 
 
 
Área de Modernización del EstadoUnidad de Reforma Institucional
iii
Presentación
El Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica (MIDEPLAN), por medio de suDirección de Modernización del Estado, ha mantenido un interés constante por realizaractividades tendientes a fortalecer la capacidad de gestión en las instituciones públicascostarricenses y consecuentemente, contribuir a que estas brinden más y mejores bienes yservicios a los habitantes de la sociedad costarricense.Este esfuerzo, se ha visto materializado principalmente en la realización de actividades decapacitación, la publicación de lineamientos, de guías y manuales de alto contenido técnico,sobre diversos temas relacionado con el proceso administrativo en el sector público. Dichasactividades se han orientado
hacia las Unidades de Planificación Institucional de lasentidades públicas, con el expreso interés
de que sean estas; como integrantes del SistemaNacional de Planificación, las encargadas de divulgar estos conocimientos, informaciones ybuenas prácticas de gestión, en los diferentes niveles de la estructura jerárquica de lasinstituciones.Es por estas razones, que con gran complacencia presentamos el documento titulado
“Guía parael Levantamiento de Procesos”,
publicación que además de servir como complemento a otrasguías emitidas por MIDEPLAN, se constituye en un valioso insumo para las instituciones públicasque deseen adoptar el esquema de organización por procesos. La sistematización de lasacciones o tareas institucionales en procesos, permite a las instituciones lograr estructuras másplanas, sencillas, y flexibles; propicia el trabajo en equipo y la medición de resultados en lasunidades organizacionales. Esta forma de sistematizar el trabajo facilita además implantar unacultura de servicio en las instituciones, puesto que al diseñar los procesos se pueden focalizar lasacciones institucionales hacia las necesidades y expectativas de los usuarios.Las Instituciones organizadas por procesos presentan estructuras lógicas y ordenadas quepermiten agilizar las actividades, mejorar los bienes, mejorar el servicio, y sobre todo, permitedetectar a tiempo posibles fallas y corregirlas antes de que el bien y/o servicio final se brinde alusuario y se facilite la prestación de los servicios con los niveles de calidad y efectividadrequeridos.El presente documento constituye una recopilación sobre esta temática, que la Dirección deModernización del Estado de MIDEPLAN desea suministrar a las Unidades de Planificación de lasinstituciones públicas, como apoyo al rol que desempeñan estas unidades en sus actividadesordinarias como en los procesos de Reorganización Administrativa que se llevan a cabo en elsector público costarricense.Maribel Sequeira Gutiérrez
Directora
 

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