INSTITUTO TECNOLOGICO DE SAN LUIS POTOSI

INVESTIGACION PROCEDIMIENTOS O REGISTROS DE MERCANCIAS.

28/05/2012 CONTABILIDAD Delgadillo Jurez Luis Alberto Semestre: # 1 Prof.: contador: Roci Gmez. Saln: x1 Carrera: Lic. En administracin de empresas.

PROCEDIMIENTOS O REGISTROS DE MERCANCIAS

ndice: Introduccin Procedimientos o mtodos Qu es el sistema de inventario perpetuo? cuando se carga cuando se abona, ventajas, cuentas que utiliza y ejemplo. Sistema analtico o pormenorizado Qu es? Cuentas que utiliza Cuando se carga , cuando se abona Ventajas Ejemplo de sistema analtico o pormenorizado.

INTRODUCCION: PROCEDIMIENTOS O METODOS En toda empresa, el registro de las operaciones de mercanca es uno de los ms importantes, ya que de tal registro depende la exactitud de la utilidad o prdida en ventas. Para el registro de las operaciones de mercancas, existen varios procedimientos, los cuales se deben establecer teniendo en cuenta los siguientes aspectos: 1.-capacidad econmica de la entidad 2.-volumen de operaciones. 3.-claridad en el registro. 4.-informacion deseada Por tanto, el procedimiento que se implante para el registro de las mercancas debe estar de acuerdo con los puntos anteriores. Los principales procedimientos que existen son los siguientes: 1.-procedimiento global o de mercanca generales. 2.-procedimiento analtico o pormenorizado 3.-procedimiento de inventarios perpetuos o continuos.

A fin de facilitar el estudio de los distintos procedimientos que existen para el registro de las mercancas, es necesario conocer cada una de las operaciones que se pueden efectuar con dichas mercancas. Las operaciones que normalmente se pueden efectuar con las mercancas son las siguientes: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Compras Gastos de compra Devoluciones sobre compra Descuentos o rebajas sobre compra Ventas Devoluciones sobre ventas Descuentos o rebajas sobre ventas. PROCEDIMIENTO DE INVENTARIOS PERPETUOS

QUE ES EL PROCEDIMIENTO DE INVENTARIOS PERPETUOS?

PROCEDIMIENTO DE INVENTARIOS PERPETUOS

Cuando se lleva el procedimiento global o el analtico, no es posible obtener inmediatamente el costo de lo vendido ni la utilidad o prdida bruta, ya que para ello es necesario conocer el valor de del inventario final de mercancas, el cual no aparece registrado en ninguna cuenta, sino que es preciso, para determinarlo, hacer un recuento fsico de las mercancas existentes, labor que obliga a cerrar el negocio para poder llevarla a cabo, sobre todo cuando hay que medir, pesar o contar una gran variedad de artculos. Otro de los inconvenientes que tienen los procedimientos globales y analtico es que no se puede descubrir si ha habido extravos, robos, o errores en el manejo de mercancas, ya que no es posible determinar con exactitud el valor de las que debiera hacer, debido a que no hay ninguna cuenta que controle las existencias. Con una solucin a los inconvenientes anteriores, se ide el procedimiento de inventarios perpetuos, el cual consiste en registrar las operaciones de mercancas de tal manera que se pueda conocer en cualquier momento el valor del inventario final, del costo de lo vendido y de la utilidad o de la prdida bruta. Ventajas de este procedimiento. Las principales ventajas que tiene son las siguientes:

necesidad de practicar inventarios fsicos. nar el inventario final de mercancas, puesto que existe una cuenta que controla las existencias.

de mercancas, puesto que se sabe con exactitud el valor del as mercancas que debiera haber.

Debido a las ventajas anteriores, este procedimiento tiene el mximo de aplicacin en la actualidad sobre todo en empresas importantes. Cuentas que se emplean en el procedimiento de inventarios perpetuos. Las cuentas que se emplean en este procedimiento, para registrar las operaciones de mercancas son las siguientes:

Almacn Costo de ventas Ventas

Almacn. Esta cuenta es la del Activo circulante; se maneja exclusivamente a precio de costo; su saldo es deudor y expresa, en cualquier momento, la existencia de mercancas, o sea, el inventario final. Costo de ventas. Es cuenta de mercancas; se maneja a precio de costo, su saldo es deudor y expresa el costo de lo vendido. Ventas. Es cuenta de mercancas; se maneja a precio de venta; su saldo es acreedor y expresa las ventas netas, sin embargo, al terminar el ejerci, cuando recibe el traspaso de costo de lo vendido, se convierte en cuenta de resultados, pues su saldo expresa la utilidad bruta si es acreedor o la prdida bruta si es deudor. Por medio del movimiento de las cuentas anteriores se puede ver que las ventas y las devoluciones sobre ventas son las nicas operaciones de mercancas que se registran, tanto a precio de venta como a precio de costo. INVENTARIOS

Se carga: Al principiar el ejercicio 1. Del valor del inventario inicial de mercancas. COMPRAS Se carga: Durante el ejercicio 1. Del valor de las compras de mercancas efectuadas al contado o a crdito. GASTOS DE COMPRA Se carga: Durante el ejercicio 1. Del valor de todos los gastos que originen las compras de mercancas. DEVOLUCIONES SOBRE COMPRAS Se abona: Durante el ejercicio 1. Del importe de las mercancas devueltas a los proveedores. DESCUENTOS SOBRE COMPRAS Se abona: Durante el ejercicio 1. Del valor de las bonificaciones obtenidas sobre el precio de las mercancas compradas. VENTAS Se abona: Durante el ejercicio 1. Del valor de las ventas de mercancas efectuadas al contado o a crdito.

DEVOLUCIONES SOBRE VENTAS Se carga: Durante el ejercicio 1. Del valor de las mercancas devueltas por los clientes. DESCUENTOS SOBRE VENTAS Se carga: Durante el ejercicio 1. Del valor de las bonificaciones concedidas sobre el precio de las mercancas vendidas. ALMACEN Se carga: Al principiar el ejercicio 1. Del valor del inventario inicial (a precio de costo). Durante el ejercicio 2. Del valor de las compras (a precio de adquisicin). 3. Del valor de los gastos de compra. 4. Del valor de las devoluciones sobre ventas (a precio de costo). Se abona: Durante el ejercicio 1. Del valor de las ventas (a precio de costo). 2. Del valor de las devoluciones sobre compras. 3. Del valor de los descuentos sobre compras. Saldo deudor: Inventario Final COSTO DE VENTAS

Se carga: Durante el ejercicio 1. Del valor de las ventas (a precio de costo). Se abona: Durante el ejercicio 1. Del valor de las devoluciones sobre ventas (a precio de costo). Saldo deudor: Costo de lo vendido VENTAS Se carga: Durante el ejercicio 1. Del valor de las devoluciones sobre ventas (a precio de costo). 2. Del valor de los descuentos sobre ventas. Se abona: Durante el ejercicio 1. Del valor de las ventas (a precio de costo. Saldo acreedor: Ventas netas

Ejemplo inventario perpetuo o continuo: Una compaa que comercia con Televisores, los que compra al mayor en Bs. 70.000 cada uno y los vende al de tal a Bs. 80.000 su asiento sera: Inventario inicial 4 unidades.........................................Bs. 280.000 Compra en el perodo 10 unidades............................ Bs. 700.000 Vende en el perodo 9 unidades: Precio de venta............................................... Bs. 720.000 Costo de las unidades vendidas................. ............. Bs. 630.000 Inventario Final 5 unidades....... ........................... Bs. 350.000

Inventario Inicial: 280.000 PERIODICO PERPETUO

REF a) b) a) b) a)

DESCRIPCION Compras Cuentas por pagar Inventario Cuentas por pagar Cuentas por Cobrar Ventas Cuentas por Cobrar Ventas Costo de Ventas Inventario

DEBE 700.000

HABER

DEBE

HABER

700.000 700.000 700.000 720.000

b) a)

720.000 720.000

b) c) d)

720.000 630.000 630.000

En la mayora de los casos en que se usa el mtodo de inventario perpetuo se mantiene un registro continuo, en cantidades, para cada uno de los distintos tipos de artculos que se tienen para la venta. Un modelo simplificado puede tener la siguiente presentacin: TARJETA DE INVENTARIO Descripcin: Televisores ------------ CANTIDADES ------------------ ------------------ VALORES -------------------Fecha Compradas Vendidas Existencia Cargos Crditos Saldo

20-Enero1985 10 9

280.000

14 5

700.000 630.000

980.000 350.000

Proceso de transformacin de los materiales para que se forme el inventario. Para ver el grfico seleccione la opcin "Descargar" del men superior Productos en procesos Ejemplo: 1. abril 01: saldo a la fecha, 100 unidades a Bs. 20,00 c/u. 2. abril 02: se compraron 300 unidades a Bs. 25,00 c/u nota de recepcin n 35 se acept factura a 60 das. 3. abril 03: se vendieron 60 unidas a Bs. 50,00 c/u factura 425 a 30 das. 4. abril 06: se compraron 200 unidades a Bs. 30,00 c/u nota de recepcin 42 fue aceptada factura a 30 das 5. abril 07: se vendieron 70 unidades a Bs. 50,00 c/u factura 460 a 90 das. 6. abril 10: se compraron 100 unidades a Bs. 30,00 c/u, segn factura a 60 das. Adems se pago con un cheque Bs. 200,00 por concepto de flete y Bs.100 por seguro. Nota de recepcin n 61. 7. abril 15: se recibi una nota de debito de un proveedor donde esta cobrando.600,00 por concepto flete de la mercanca que se le compro el da 2 de abril, lo cual haba sido convenio al hacerle el pedido. 8. abril 19: fueron devueltas 10 unidades de las compradas el 6 de abril. El monto correspondiente fue cargado en la cuenta del proveedor. Nota de debito 63. 10. abril 23: un cliente devolvi 20 unidades de las vendidas el 7 de abril. 9. abril 20: fueron devueltas al proveedor 40 unidades de las compradas el da 10 de abril. Se le cargo en cuenta el valor correspondiente. 10. abril 28: se vendieron 300 unidades a Bs. 70,00 c/u factura 510 a 60 das.

SISTEMA ANALITICO O POR MENORIZADO. Qu ES?

El sistema analtico o pormenorizado consiste en abrir una cuenta especial en el libro del Mayor para cada uno de los conceptos de que se forma el movimiento de la cuenta de Mercancas generales.

Por lo tanto, en este procedimiento se establecen las siguientes cuentas: Inventarios Compras Gastos de compras Devoluciones sobre compras Rebajas sobre compras Ventas Devoluciones sobre ventas Rebajas sobre ventas Las cuentas que se abren cada uno de los conceptos de mercancas se conocen con el nombre de cuentas auxiliares de mercancas, o simplemente cuentas de mercancas Movimiento y saldo de las cuentas de mercancas. Cada una de las cuentas de mercancas tiene su propio movimiento y saldo. El sistema analtico o pormenorizado consiste en abrir una cuenta especial en el libro del Mayor para cada uno de los conceptos de que se forma el movimiento de la cuenta de Mercancas generales.

Por lo tanto, en este procedimiento se establecen las siguientes cuentas: Inventarios Compras Gastos de compras Devoluciones sobre compras Rebajas sobre compras Ventas Devoluciones sobre ventas Rebajas sobre ventas Las cuentas que se abren cada uno de los conceptos de mercancas se conocen con el nombre de cuentas auxiliares de mercancas, o simplemente cuentas de mercancas Movimiento y saldo de las cuentas de mercancas. Cada una de las cuentas de mercancas tiene su propio movimiento y saldo. INVENTARIOS Se carga: Al principio del ejercicio 1. De] importe del inventario inicial de Mercancas. Esta cuenta, al principio del ejercicio, se debe considerar como cuenta de Activo circulante, pues su saldo representa la existencia de mercancas; pero tan pronto como se empiezan a efectuar operaciones de compra y venta de mercancas, como su saldo ya no corresponde a la existencia, se debe considerar simplemente como cuenta de mercancas. Al terminar el ejercicio, el saldo de esta cuenta se debe sumar al importe de las compras netas, para determinar la suma o total de mercancas. COMPRAS Se carga: Durante el ejercicio Efectuadas al contado o a Crdito. El saldo de esta cuenta es deudor y representa el importe total de las compras de mercancas efectuadas durante el ejercicio. GASTOS DE COMPRA Se carga:

Durante el ejercicio 1. Del importe de todos los gastos que Originen las compras de mercancas. El saldo de esta cuenta es deudor y representa el total de los gastos efectuados por las compras de mercancas. Al terminar-el ejercicio, el saldo de esta cuenta se debe sumar al importe de las compras, para determinar las compras totales. DEVOLUCIONES SOBRE COMPRAS Se abona: Durante el ejercicio 1. Del importe de las mercancas devueltas a los proveedores. El saldo de esta cuenta es acreedor y representa el importe total de las mercancas devueltas a los proveedores. Al terminar el ejercicio, el saldo de esta cuenta se debe restar del importe de las compras totales, para determinar las compras netas. REBAJAS SOBRE COMPRAS Se abona: Durante el ejercicio 1. Del importe de las bonificaciones obtenidas sobre el precio de las mercancas compradas. El saldo de esta cuenta es acreedor y representa el importe total de las rebajas obtenidas sobre el precio de las mercancas compradas. Al terminar el ejercicio, el saldo de esta cuenta se debe restar del importe de las compras totales, para determinar las compras netas. VENTAS Se abona: Durante el ejercicio El saldo de esta cuenta es acreedor y representa el importe total de las ventas de mercancas efectuadas durante el ejercicio. DEVOLUCIONES SOBRE VENTAS Se carga: Durante el ejercicio 1. Del importe de las mercancas deVueltas por los clientes.

El saldo de esta cuenta es deudor y representa el importe total de las mercancas devueltas por los clientes Al terminar el ejercicio, el saldo de esta cuenta se debe restar del importe de las ventas totales, para determinar las ventas netas. REBAJAS SOBRE VENTAS Se carga: Durante el ejercicio 1. Del importe de las bonificaciones Concedidas sobre el precio de las Mercancas vendidas. El saldo de esta cuenta es deudor y representa el importe total de las rebajas concedidas sobre el precio de las mercancas vendidas. Al terminar el ejercicio, el saldo de esta cuenta se debe restar del importe de las ventas totales, para determinar las ventas netas. Asientos de las diferentes operaciones de mercancas. Por el inventario inicial. Iniciamos un negocio con $10,000.00 en mercancas. +A +C Inventarios Capital $10,000.00 $10,000.00

Por las compras. Compramos mercancas por $5,000.00 en efectivo. +A -A Compras Caja $5,000.00 $5,000.00

El abono tambin puede ser a las cuentas de Bancos, Proveedores, Documentos por pagar, etc., segn la forma de pago. Por los gastos de compra. Al hacer la compra anterior, pagamos por fletes y acarreos $100.00 en efectivo. +V -A Gastos de compra Caja $100.00 $100.00

En caso de que el importe de los gastos de compra se quede a deber, el abono se debe hacer a la cuenta de Acreedores diversos. Por las devoluciones sobre compras. Devolvimos mercancas por $2,000.00 que nos pagaron en efectivo. +A Caja $2,000.00

-A

Devoluciones sobre compras

$2,000.00

Si la mercanca que se devuelve es de una compra hecha a crdito, el cargo se debe hacer a la cuenta de Proveedores, para disminuir el crdito a nuestro cargo. Por las rebajas sobre compras. Al comprar mercancas por $5,000.00 en efectivo, nos concedieron una rebaja de $50.00 +A -V -A Compras Rebajas sobre compras Caja $5,000.00 $ 50.00 $4,950.00

Si la rebaja nos es concedida despus de haber efectuado la compra, el asiento que se debe hacer es el siguiente: +A -V Caja Rebajas sobre compras $50.00 $50.00

El cargo se debe hacer a la cuenta de Caja cuando el proveedor nos pague en efectivo la rebaja; en caso de que la rebaja nos sea concedida sobre una compra hecha a crdito, el cargo se debe hacer a la cuenta de Proveedores, para disminuir el crdito a nuestro cargo. Por las ventas. Vendimos mercancas por $6,000.00 en efectivo. +A -A Caja Ventas $6,000.00 $6,000.00

El cargo tambin se puede hacer a las cuentas de Clientes, Documentos por cobrar, etc., segn la forma de pago. Por las devoluciones sobre ventas. Nos devolvieron mercancas por $4,000.00 que pagamos en efectivo. Devoluciones sobre $4,000.00 ventas Caja $4,000.00

Si la mercanca que nos devuelven es de una venta hecha a crdito, el abono se debe hacer a la cuenta de Clientes, para disminuir el crdito a cargo del cliente. Por las rebajas sobre ventas. Al hacer una venta por $6,000.00 en efectivo, concedimos una rebaja de $100.00. +A -V -A Caja Rebajas sobre ventas Ventas $5,900.00 $ 100.00 $6,000.00

Si la rebaja se concede despus de haber efectuado la venta, el asiento que se debe hacer es el siguiente: -V -A Rebajas sobre ventas Caja $100.00 $100.00

El abono se debe hacer a la cuenta de Caja cuando se pague en efectivo la rebaja; cuando la rebaja se conceda sobre una venta hecha a crdito, el abono se debe hacer a la cuenta de Clientes, para disminuir el crdito a su cargo. Ventajas del sistema analtico. Las principales ventajas del procedimiento analtico o pormenorizado son las siguientes: 1. En cualquier momento, se puede conocer el importe del inventario inicial, de las ventas, de las compras, de los gastos de compra, de las devoluciones y rebajas sobre compras y sobre ventas, debido a que para cada uno de estos conceptos se ha establecido una cuenta especial. 2. Se facilita la formacin del estado de Prdidas y Ganancias, debido a que se conoce por separado el importe de cada uno de los conceptos con que se forma. 3. Mayor claridad en el registro de las operaciones de mercancas. Desventajas del sistema analtico. Las principales desventajas del procedimiento analtico son las siguientes: 1. No se puede conocer, en un momento dado, el importe del inventario final de mercancas, puesto que no existe ninguna cuenta que controle las existencias. 2. No es posible descubrir si ha habido extravos, robos o errores en el manejo de las mercancas, ya que no es posible determinar con exactitud el importe de las mercancas que debiera haber, debido a que no hay ninguna cuenta que controle las existencias. 3. Para conocer el importe del inventario final, es preciso hacer un recuento fsico de las existencias, labor que algunas veces obliga a cerrar el negocio, para poder

llevarla al cabo, principalmente cuando hay que medir, pesar o contar una gran variedad de artculos. 4. No se puede conocer rpidamente el costo de lo vendido ni la utilidad o prdida bruta, mientras no se conozca el importe del inventario final. Debido a las desventajas anteriores, este procedimiento nicamente se emplea en negocios de escasa capacidad econmica. Ajustes para determinar la utilidad o prdida bruta. Cuando se lleva el procedimiento analtico o pormenorizado, para conocer la utilidad o prdida bruta, se deben obtener, por medio de cargos y abonos, cada uno de los resultados de la primera parte del estado de Prdidas y Ganancias, en esta forma: 1. Para obtener las ventas netas, se debe restar de la cuenta de Ventas, por medio de un cargo, el importe de las devoluciones y rebajas sobre ventas. 2. Para obtener las compras totales, se debe sumar a la cuenta de Compras, por medio de un cargo, el importe de los gastos de compra. 3. Para obtener las compras netas, se debe restar de la cuenta de Compras, por medio de un abono, el importe de las devoluciones y rebajas sobre compras. 4. Para obtener la suma o total de mercancas, se debe sumar a la cuenta de Compras, por medio de un cargo, el importe del inventario inicial. 5. Para obtener el costo de lo vendido, se debe restar de la cuenta de Compras, por medio de un abono, el importe del inventario final. 6. Para obtener la utilidad o prdida bruta, se debe restar de la cuenta de Ventas, por medio de un cargo, el importe del costo de lo vendido, que aparece como saldo en la cuenta de Compras. Debe tomarse en cuenta que: a) La cuenta de Ventas, como es acreedora, aumenta abonndola y disminuye cargndola. b) La cuenta de Compras, como es deudora, aumenta cargndola y disminuye abonndola. Ejemplo: 1. Iniciamos un negocio con $10,000.00 en efectivo y $70,000.00 en mercancas. 2. Vendimos mercancas por $60,000.00, de los cuales nos pagaron la mitad en efectivo y el resto a crdito. 3. Los clientes devolvieron mercancas por $4,000.00, los cuales abonamos a sus cuentas. 4. Se concedieron rebajas a los clientes, por valor de $1,000.00, los cuales tambin abonamos a sus cuentas. 5. Compramos mercancas por $30,000.00 a crdito.

6. Las compras anteriores originaron gastos por $1,000.00 que se pagaron en efectivo. 7. Se devolvieron mercancas a los proveedores por $5,500.00 que cargamos a sus cuentas. 8. Los proveedores nos concedieron rebajas por $500.00, los cuales tambin cargamos a sus cuentas. Asientos correspondientes a las operaciones anteriores: Caja N 1 Inventarios Capital Caja N 2 Clientes Ventas N 3 Devoluciones sobre ventas Clientes Rebajas sobre ventas Clientes Compras Proveedores Gastos de compras Caja Proveedores N 7 Devoluciones sobre compras Proveedores N 8 Rebajas sobre compras 500.00 5,500.00 5,500.00 $10,000.00 70,000.00

$80,000.00

30,000.00 30,000.00

60,000.00

4,000.00

4,000.00

N 4

1,000.00

1,000.00

N 5

30,000.00

30,000.00

N 6

1,000.00

1,000.00

BIBLIOGRAFIA: Primer curso de contabilidad Editorial: trillas. Autor: Elas Lara. Edicin: marzo 2007.