RANCANG BANGUN LAYANAN UNTUK MEMPEROLEH INFORMASI PUBLIK BERDASARKAN UU NO.

14 TAHUN 2008

Fadli Widyantoro (5106100047) Dosen Pembimbing:

1
1. 2.

Siti Rochimah
Suhadi Lili

LATAR BELAKANG
Hak

memperoleh informasi Nomor 14 Tahun 2008

Undang-Undang

Tentang Keterbukaan Informasi Publik

Manajemen Layanan

data dan manajemen alur kerja

Permintaan Informasi dan

Dokumen Publik
2

TUJUAN

Merancang dan membangun prototipe Layanan Permintaan Informasi dan Dokumen Publik

PERMASALAHAN

Bagaimana menuangkan UU No. 14 Tahun 2008 menjadi sebuah sistem yang baik. Bagaimana menyederhanakan birokrasi menjadi alur kerja yang baik. Bagaimana mengimplementasikan sistem alur kerja menjadi web e-layanan.

BATASAN PERMASALAHAN

Menggunakan Sistem Manajemen Dokumen dan Sistem Manajemen Alur Kerja yang dimiliki Kemdikbud RI Disusun berdasarkan UU No. 14 Tahun 2008 Ruang lingkup sebatas Kemdikbud RI

E-Layanan tidak mengakomodasi permintaan informasi/dokumen langsung melalui Ruang Arsip

5

TAHAPAN PENGERJAAN
Tahap 1: Identifikasi kebutuhan prosedur layanan Tahap 2: Pendefinisian prosedur layanan Daftar permasalahan dan kebutuhan Jenis prosedur permintaan
Rincian prosedur layanan (diagram swimlane): Prosedur pendaftaran pemohon Prosedur permohonan informasi publik Prosedur pemantauan status permintaan

Tahap 3: Perancangan awal model pendefinisian prosedur permintaan

Rincian prosedur layanan State Transition Diagram (STD) Rancangan antarmuka

Hasil akhir alur kerja model eksekusi

Tahap 4: Perancangan alur kerja (model eksekusi) prosedur permintaan Tahap 5: Implementasi

Prototipe Layanan Permintaan Informasi dan Dokumen Publik Tahap 6: Evaluasi dan uji coba
6

PROSES BISNIS DAN E-LAYANAN

Sekumpulan aktivitas yang melibatkan berbagai pihak yang dirancang menghasilkan keluaran tertentu untuk pelanggan atau pasar tertentu Menggambarkan hubungan antara pelaku, proses, dan data yang terlibat dalam urutan tertentu. Layanan melibatkan peran teknologi dalam memfasilitasi pemberian layanan 3 komponen : penyedia, penerima, dan teknologi Akomodasi proses bisnis dalam layanan = manajemen alur kerja

SISTEM MANAJEMEN DOKUMEN KEMDIKBUD RI

Untuk melacak dan menyimpan dokumen elektronik Fitur : menyimpan dokumen, melacak dokumen, melacak versi dokumen, keamanan, metadata

SISTEM MANAJEMEN ALUR KERJA (1)

Alur kerja : otomatisasi sebagian/seluruh proses bisnis dimana dokumen, informasi, atau pekerjaan dilewatkan melalui satu sumberdaya ke sumberdaya lain menurut aturan prosedural Dukungan:

Manajemen layanan Pembuatan alur kerja Menjalankan alur kerja Pengawasan proses alur kerja

Mengelola aliran aktifitas, kesesuaian partisipan dengan tugas-tugas, mengkoordinasikan pengguna dengan partisipan sistem dan sumberdaya
9

SISTEM MANAJEMEN ALUR KERJA (2)

State : titik perpindahan antar aktifitas.

State awal Menginstansiasi alur kerja baru

Pemohon

Petugas KIP

Nama aktifitas: Melakukan pendaftaran Pelaku alur kerja: Pemohon Kondisi: status daftar = true

Pemohon baru / Mendaftar

Mulai Nama state: Data Pemohon Terekam Pendaftaran pemohon informasi

Data pemohon terekam

Nama aktifitas: Mengunggah dokumen Pelaku alur kerja: Pemohon Verifikasi pendaftaran Kondisi: berkas lengkap = true Nama state: Dokumen Terekam

Unggah dokumen / Mengunggah Pembatalan / Selesai Verifikasi [Ditolak] / Unggah lagi

Unggah dokumen persyaratan

Dokumen terekam Verifikasi [Diterima]

Nama aktifitas: Verifikasi pendaftaran Pelaku alur kerja: Petugas KIP

10

SISTEM MANAJEMEN ALUR KERJA (3)

11

IDENTIFIKASI PENGGUNA
Publik (masyarakat peminta objek informasi) Petugas KIP Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Unit Organisasi Kemdikbud

12

PEMOHON

Jenis pemohon objek informasi:

Perorangan/ Individu

WNI

Lembaga:
Lembaga pemerintah Swasta: Organisasi swasta/LSM Indonesia

13

IDENTIFIKASI PEMENUHAN PERMINTAAN

Kategori informasi

Ketersediaan objek informasi

wajib diumumkan diperoleh wajib tersedia secara sertadikecualikan berdasarkan setiap saat merta permintaan wajib disediakan dan diumumkan secara berkala X *

1 Tersedia secara elektronik

2 Tersedia hanya secara fisik

3 Tersedia namun di unit lain 4 Tersedia tapi hanya sebagian Tersedia tapi belum 'matang', perlu dikompilasi lagi

X
X X

*
* *

* 14

Tidak tersedia namun masih dalam kewenangan Kemdikbud

IDENTIFIKASI KONDISI INFORMASI

Jenis Kebutuhan

Kondisi Informasi/Dokumen

Kebutuhan

D1

Informasi/Dokumen tersimpan dalam format elektronik

KD1

Layanan menyimpan informasi/dokumen ke dalam format elektronik

Fungsional

D2

Informasi/Dokumen telah diorganisasikan sesuai kategorinya

KD2

Layanan pengkategorisasian informasi/dokumen

Fungsional

D3

Mekanisme pengamanan informasi/dokumen telah ada

KD3

Layanan pengamanan informasi/dokumen

Fungsional 15

Informasi/Dokumen yang berukuran besar dimungkinkan

Layanan produksi

IDENTIFIKASI PERMASALAHAN
Permasalahan Kebutuhan Jenis Kebutuhan

P1

Masyarakat pemohon informasi publik mengalami kesulitan karena harus datang ke kantor dan kebingungan karena tidak tahu kemana harus meminta

Adanya loket virtual (loket) yang dapat memudahkan masyarakat dalam K1 meminta informasi publik yang dikelola Kemdikbud

Fungsional

P2

Petugas seringkali menemui kesulitan dalam menentukan hak akses pemohon terhadap informasi yang diminta

Loket memudahkan petugas dalam K2 menentukan hak akses masyarakat atas informasi yang diminta

Fungsional

P3 Petugas seringkali menemui kesulitan dalam menentukan kategori informasi yang diminta

Loket memudahkan petugas dalam K3 mencari kategori informasi yang diminta

Fungsional 16

Loket memudahkan petugas dalam melakukan verifikasi atas pemenuhan

DIAGRAM KONTEKS SISTEM

PPID Petugas KIP

-Mengawasi kinerja petugas KIP -Memverifikasi hak akses permintaan infirmasi apabila petugas KIP tidak dapat menentukan Sistem Layanan Permintaan Informasi dan Dokumen Publik

-Memverifikasi data pemohon -Pemberitahuan hasil permohonan informasi/dokumen yang boleh diminta -Melayani permintaan informasi/dokumen dari pemohon

Unit organisasi di bawah Kemdikbud yang menguasai informasi yang tidak dikuasai PPID

-Mengajukan permintaan -Melihat status permintaan -Mendapatkan hasil permintaan

Unit Organisasi

Pemohon

17

MEKANISME UMUM SISTEM

??

Loket virtual

Pemohon

18

ARSITEKTUR SISTEM
Sistem Manajemen Alur Kerja Sistem Manajemen Dokumen

Manajemen Sekuriti

Sistem Layanan Permintaan Informasi dan Dokumen Publik

19

DIAGRAM BLOK SISTEM LAYANAN PERMINTAAN OBJEK INFORMASI

Pendaftaran Pemohon

Pemantauan Status Permintaan

Permintaan Objek Informasi

Produksi Objek Informasi

Verifikasi Permohonan Objek Informasi

Verifikasi Ketersediaan Objek Informasi

20

PROSES PERMINTAAN OBJEK INFORMASI (2)

Diagram Alir Proses Permintaan Informasi Publik
Publik Petugas KIP PPID Unit Organisasi Lain dibawah Kemdikbud

Fungsi Persetujuan Permintaan Informasi / Dokumen Publik

Memberitahukan hak akses informasi

Menentukan kategori informasi

dikecualikan

Kategori informasi?

berdasarkan permintaan

Verifikasi hak akses informasi yang diminta

wajib diumumkan berkala, wajib diumumkan serta-merta, wajib tersedia setiap saat B

Mendapatkan butuh pertimbangan lanjut hak akses?

Verifikasi hak akses

Memberitahukan hak akses informasi

ditolak

C Memberikan jawaban bahwa informasi dapat diperoleh dari portal atau media cetak

ditolak diterima

Mendapatkan hak akses? diterima B

Memberikan alasan penolakan

21

Selesai

STD: PROSES PERMINTAAN OBJEK INFORMASI (1)

22

HASIL DAN KESIMPULAN

Perancangan layanan dan alur kerja telah dapat diimplementasikan menjadi sebuah prototipe layanan berbasis alur kerja. Layanan yang dibuat dapat menangani permohonan informasi/dokumen publik berdasarkan UU No.14 Tahun 2008.

Layanan juga dapat melakukan akses dokumen ke dalam Sistem Manajemen Dokumen.
23

SELESAI

24