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Análisis Y Diseño De Sistemas Y Procedimientos (1)

Análisis Y Diseño De Sistemas Y Procedimientos (1)

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Análisis Y Diseño De Sistemas Y Procedimientos
ConceptoEl análisis o estudio de los sistemas es un conjunto de técnicas destinadas alanálisis de procedimientos que permitirán cambios en los existentes o laimplantación de otros, con los cuales se aspira lograr la solución a losproblemas existentes en una unidad determinada de la organización. El análisisde sistemas se refiere entonces al proceso de examinar la situación de unaorganización y sus estructuras funcionales con el propósito de mejorar sufuncionamiento, a través del establecimiento de métodos y procedimientos másadecuados o adaptados a las necesidades existentes. Es importante ynecesario que este sea realizado por un personal especializado en el área desistemas y procedimientos y diseñado en función de fines y objetivospredeterminados para procurar el máximo de ahorro, en tiempo y esfuerzo delanalista.Fases Del Análisis De Sistemas Y ProcedimientosI. Planeación del estudioII. Análisis de la situación actualIII. Diseño y presentación a la gerenciaIV. Construcción, instalación, ejecución y seguimiento del nuevo sistema
Planeación Del Estudio
Corresponde a la etapa comprendida desde que surge la necesidad demodificar un procedimiento hasta el momento en el cual se definendefinitivamente los pasos a seguir durante el desarrollo del trabajo, es decir,que aquí se formulan un conjunto de propósitos básicos que serían la base dellas metas a cumplirse y se diseña un plan de acción que guiará al analistadurante el progreso de su labor. Esta fase incluye:
a) Solicitud Del Proyecto:
Constituye la formalización para que el Departamento de Sistemas yProcedimientos o los asesores externos inicien el trabajo, y, constituye la basepara la asignación del proyecto a los analistas, cuyo principal objetivo esestablecer con precisión, los fines, alcance, área, recursos y condicionesambientales donde se desarrollará el estudio.Entre sus principales requisitos mínimos se encuentran:
 
Deben provenir de los jefes de departamento o gerencia media de laorganización.
Estar autorizados por la presidencia de la organización.
Estar incluidas en los planes de la organización.
Definir el objetivo del proyecto, áreas involucradas y el problema.
Estar descritas con claridad y precisión por el supervisor involucradocon la finalidad de dar al analista una clara visión del proyecto.
Es necesario que exista una verdadera necesidad.
Es de vital importancia tomar en cuenta el costo del proyecto deanálisis a realizar.
En la decisión de solicitar el proyecto se tomará en consideración laspresiones de los jefes de los departamentos involucrados en losprocedimientos y en los cuales no está la raíz del problema.Durante el desarrollo de esta fase participan: a) Los altos miembros delpersonal que tiene la potestad de decidir acerca de la necesidad de modificar un procedimiento o establecer un nuevo; tales como: los jefes de losdepartamentos involucrados en los procedimientos que se desean modificar, oen los cuales se instalará uno nuevo; loa gerentes cuando las modificaciones ynuevas implementaciones estén incluidas dentro de los planes a mediano plazoestablecidos en la organización; o para atender las solicitudes de los jefes deunidad; y la presidencia cuando los cambios en los sistemas están incluidos losplanes de mejoramiento de gran envergadura y a largo plazo. b) Jefe desistemas y procedimientos: es la persona hacia la cual va dirigida la solicitud,actúa como enlace entre el solicitante y el analista, tiene la responsabilidad deseleccionar al encargado de desarrollar el proyecto y de suministrarle laorientación e información necesaria respecto a objetivos, alcance, recursos,disponibilidad de tiempo, asesoramiento, etc.
b) Asignación Del Proyecto:
Consiste en la remisión o delegación del estudio, por parte del jefe o encargadodel departamento de sistemas y procedimientos, a uno de sus analistas deacuerdo a su experiencia, capacidad técnica y estudios realizados.Es necesario formalizar la asignación del proyecto por escrito y en un formatoespecial en el cual se describan el alcance del proyecto, así como los objetivos,resultados esperados, antecedentes de trabajos similares, sugerencias,métodos para desarrollar el trabajo, etc., así como cualquier otra informaciónadicional, tal como: tiempo disponible para realizar el trabajo, posibles métodosde investigación que puedan ser utilizados, personal a entrevistar, documentosa examinar, personal designado, estructura organizacional (tanto de la empresacomo del área del problema); lo que se amerita básicamente es una hoja deproyecto preparada más o menos en detalle, dependiendo de la complejidad
 
del estudio, que ayudará a aclarar y precisar la asignación de proyecto,información que bien utilizada por el analista le permitirá planificar mejor sutrabajo para desarrollarlo rápida y eficientemente.
c) Planeación Del Proyecto:
Una vez asignado el proyecto, el analista procede a preparar un bosquejo delestudio que requerirá la aprobación del jefe de sistemas y procedimientos antesde comenzar a realizar el trabajo.Este bosquejo servirá de base para coordinar la investigación y el desarrollo deltrabajo; además tiene que ser lo suficientemente completo y detallado para nodejar escapar aspectos y áreas de importancia. Por otro lado, el analista sedebe preparar para realizar una investigación detallada que lo capacitará paraefectuar el trabajo con idoneidad. Esta investigación estará centrada en elexamen de manuales, gráficos de la organización, haciendo hincapié en el áreadel problema, análisis de proyectos similares realizados por empresasasesoras y consultas a bibliografía técnica especializada. El objetivo de laplaneación es asegurarse que el curso del proyecto sea determinado deantemano y que el resultado esperado se tenga a la vista durante todas lasdiferentes fases del estudio.1er Paso: Determinar quién, cuál y por cuánto tiempo.Quién: Determinar a quién beneficiarán los resultados del proyecto. Además dequién se requerirá ayuda, sobre todo de los especialistas en el campo bajoestudio.Cuál: Determinar cuál será el resultado final del proyecto, tal como un informe,un manual o una carta de instrucción.Por Cuánto Tiempo: Determinar cuánto tiempo se necesitará para terminar elproyecto. Es conveniente fijar una fecha como base y tratar a conciencia determinar en esa fecha, aunque pueda resultar difícil debido a circunstanciasimprevistas y a que tal vez después tenga que revisarse.2do Paso: Obtener Antecedentes:Discutir el problema en general con las personas que tienen el conocimiento enel trabajo y de cómo se ha ejecutado la labor, en cuanto a los informes,manuales, cartas de instrucción y otros informes concernientes al tema, paraluego seleccionar el material de referencia.3er Paso: Seleccionar el lugar para dirigir el estudio:Elegir la oficina o estrato de la organización en el cual pueda hacerse con máspropiedad.

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