Manual Book SIMKA

Biro Kepegawaian Kementerian Kesehatan RI
http://www.ropeg-kemenkes.or.id
BAB I PENDAHULUAN
Pada tahun 2010 SIMKA lebih dititik beratkan untuk diintegrasikan dengan Sistem Informasi Layanan Kepegawaian (SILK). Validitas data SIMKA tahun 2009 dianggap sudah diatas 95%. Artinya data SIMKA sudah dianggap benar. Hal ini dapat terjadi karena adanya intervensi melalui updating data tahun 2009 dan konversi NIP. Hal yang menggembirakan dengan adanya konversi NIP adalah secara tidak langsung untuk modul Kenaikan Pangkat pada Oktober 2006 dan pengangkatan dokter/dokter gigi PTT pada Maret s.d April 2007. Hasilnya cukup signifikan untuk mendorong percepatan proses administrasi kepegawaian, kinerja Biro Kepegawaian menjadi meningkat. Disamping itu, kesalahan-kesalahan klasik dalam pengetikan SK untuk 2 modul tersebut seprti NIP, tgl lahir, pendidikan dapat ditekan hingga 1%. Kedepan, data SIMKA ini akan lebih banyak dimanfaatkan untuk proses administrasi kepegawaian untuk berbagai produk kepegawaian lainnya. Penyempurnaan SIMKA tahun 2009 dititik beratkan pada peningkatan kinerja sistem dengan merubah tata kerja sistem (bisnis prosesnya) terutama pada query laporan-laporan yang dihasilkan. Sebelumnya, untuk menampilkan field tertentu query akan mencari di table riwayat, kemudian akan memilih riwayat yang terakhir. Setelah itu baru dapat menampilkanya. Saat itu semua field riwayat pegawai yang terakhir akan dikirim ke field yang sama yang ada di Tabel Riwayat Data Utama (RDU), sehingga semua query laporan dapat langsung mengambil dan menampilkan field yang dikehendaki dalam laporan hanya ke satu table dan tidak perlu adanya sortir lagi. Hal ini terbukti dapat meningkatkan kerja sistem saat akan menarik laporan, sekalipun dilakukan secara on line dari daerah. Hal ini yang dibenahi untuk meningkatkan kinerja sistem antara lain dengan mengganti Operating Sistem server yang semula menggunakan windows menjadi Linuk. Hal ini dilakukan disamping untuk meningkatkan kinerja server juga untuk menghindari server dari pencemaran virus. Dan yang lebih penting adalah unsur keamanan. Dengan Operating Sistem Linuk mempersempit bahkan meniadakan back door bagi yang mencoba masuk ke dalam server untuk mengganggu atau merusak data yang ada dalam sistem dari jarak jauh/melalui internet (remote). Sistem keamanan juga diperkuat dengan pemisahan server data base dan server aplikasi. Server database memiliki backup data
Sistem Informasi Kepegawaian Berbasis Web (SIMKA WEB) Petenjuk Penggunaan hal: 1
otomatis dan hanya bisa diakses oleh admin secara fisik ( LAN card tersendiri). Melalui upaya-upaya tersebut, sejak satu tahun terakhir tidak dijumpai masalah yang berarti apalagi setelah pengadaan server yang lebih besar kapasitasnya terealisir. Tercatat server belum pernah mati akibat sistem didalamnya, kecuali beberapa kali mati akibat pemadaman listrik oleh PLN. Penyempurnaan pada tabel-tabel database pada tahun 2009 kemungkinan tidak ada sama sekali, hal ini menunjukan bahwa SIMKA berbasis WEB sudah aplikabel untuk digunakan setelah mulai dikembangkan pada tahun 2002 (berarti dibutukan waktu 4 tahun untuk penyempurnaan sistem ini). Penyempurnaan tabel database dilakukan hanya pada riwayat jabatan dengan penambahan lokasi kerja yaitu field Provinsi dan Kabupaten. Hal ini berguna untuk menghasilkan output/laporan UPT berdasarkan wilayah tersebut. Saat ini penyempurnaan dilakukan pada output/laporan yang dihasilkan. Sebagai contoh laporan pendidikan sudah dapat merekap sekaligus menampilkan daftar nama dan melihat row data masing-masing nama yang ada dalam daftar tersebut dalam bentuk DRH (Daftar Riwayat Hidup). Penambahan laporan akan terus dilakukan semaksimal mungkin. Salah satu yang sedang dirancang adalah laporan rekap data pendidikan berdasarkan UPT perwilayah (Provinsi). Aplikasi SIMKA sejak tahun 2004 sudah diuji cobakan berbasis ineternet; artinya program ditempatkan di website Biro Kepegawaian, sedangkan unit kerja dapat mengakses program ini sebagai klient melalui internet tamap ahrus menginstall di PC masing-masing. Kebijakan ini ditempuh karena berbagai alasan; seperti mudahnya memaintenance program bila ada kesalahan, updating data tanpa harus mengirim hard copy/soft copy, unit kerja tidak harus menyediakan sarana terutama PC dengan spesifikasi yang terlalu tinggi (yang sulit diperoleh didaerah), dan yang terpenting adalah output yang dihasilkan menjadi sama/seragam. Dengan system jaringan (internet) ini beberapa kendala yang harus diperhatikan baik dari sisi provider (Biro Kepegawaian) maupun klient (unit kerja) adalah sebagai berikut: 1. Program aplikasi itu sendiri (tanggung jawab provider) 2. Spesifikasi server yang digunakan (tanggung jawab provider) 3. Koneksi internet (bandwidth) yang tersedia bagi website (tanggung jawab provider) 4. Koneksi internet klient (tanggung jawab klient) 5. Spesifikasi PC yang digunakan sebagai klient (tanggung jawab klient)
Sistem Informasi Kepegawaian Berbasis Web (SIMKA WEB)
Petenjuk Penggunaan hal: 2
Dari uraian diatas, kendala dari sisi klient sebagai akibat masalah tadi adalah akses yang lambat dalam menjalankan program aplikasi tersebut baik waktu mengentry data ataupun menarik laporan Biro Kepegawaian sebagai provider terus berusaha untuk meminimalisir tiga dari lima masalah yang menjadi tanggung jawabnya. Pada tahun 2005 server Biro Kepegawaian telah ditingkatkan spesifikasinya, dan dari uji coba yang sesungguhnya dengan klient yang mengakses sekitar 3.000 orang secara bersamaan pada sekitar bulan April 2005 (waktu itu pengumuman penerimaan PTT), dari garfik terlihat normal. Demikian pula dengan bandwidth yang disediakan pada tahun 2008 sebesar 11 Mbps (10 Mbps lokal dan 1 Mbps Internasional) rata-rata pemakaian hanya 5 Mbps, kecuali pada fix season penerimaan CPNS bisa mencapai 16 Mbps. Untuk mengatasi kekurangan, setiap ada event CPNS provider menyediakan tambahan bandwidth sesuai kebutuhan. Sedangkan untuk kendala program aplikasi sudah dibicarakan di awal pendahuluan ini. Dua masalah yang berkaitan dengan tanggung jawab klient sering terabaikan, sehingga bila terjadi kesulitan mengakses dari unit kerja seolah-olah masalahnya ada di provider. Program aplikasi SIMKA baru dapat berjalan normal bila bandwidth yang tersedia di klient minimal 30 Kbps, bila kurang kemungkinan kecil untuk bisa login. Oleh karena itu, kepada unit kerja agar dapat mengaplikasikan SIMKA hendaknya menyediakan bandwidth yang adekwat. Saat ini di banyak UPT Depkes di daerah, sudah banyak yang menyediakan bandwidth cukup besar sehingga aplikasi SIMKA dapat berjalan normal.
BAB II PENGGUNAAN APLIKASI SIMKA
II.1.
Membuka Aplikasi SIMKA Melalui Web Browser Adapun cara membuka aplikasi SIMKA melalui web browser Anda adalah sebagai
berikut : 1. Pastikan bahwa computer anda telah tersambung/terkoneksi dengan internet 2. Klik atau klik 2 kali pada icon bertuliskan Internet Explorer pada desktop Anda. Atau melalui Start menu Program : Start Programs Internet Explorer
Melalui Desktop : double click icon ini
Melalui Start Menu Program :
Klik bagian ini
3. Setelah aktif web browser Anda (dalam hal ini Internet Explorer), lalu pada URL / Address Bar ketikkan : http://www.ropeg-kemenkes.or.id
Link untuk masuk ke dalam SIMKA
4. Setelah website Biro Kepegawaian terbuka, pada halaman depan, klik SIMKA pada menu sebelah kanan maka akan muncul tampilan awal aplikasi SIMKA.
II.2.
Login ke Sistem Aplikasi SIMKA
Setelah aplikasi SIMKA muncul di web browser Anda, maka untuk masuk ke sistem aplikasi SIMKA diperlukan username dan password, dimana username dan password ini diperoleh dari Administrator SIMKA WEB.
Isikan username Anda
Isikan password Anda Tombol untuk login ke aplikasi SIMKA
II.3.
Menu Utama pada Aplikasi SIMKA
Menu utama pada aplikasi Simka terdiri atas 8 bagian, yaitu : Data Pegawai, Laporan dan Rekap Data, Compare Data, Gaji, Profile User Setup Data, Tentang Simka Web dan Logout. Namun demikian, menu utama yang ditampilkan akan berbeda sesuai dengan level user yang login. o Tampilan Menu Utama untuk user dengan level Administrator : Menu ini digunakan untuk melihat seluruh proses yang terdapat dalam SIMKA.
o Tampilan Menu Utama untuk user dengan level Pejabat : Menu ini digunakan hanya untuk melihat laporan dan rekap serta data pegawai di masing masing unit kerja sesuai dengan username dan password.
o Tampilan Menu Utama untuk user dengan level Operator : Level operator digunakan untuk melakukan proses entry data, edit data serta melihat laporan dan rekap data pegawai di masing masing unit kerja sesuai dengan username dan password.
A. Data Pegawai Menu ini merupakan fitur untuk melihat dan memodifikasi data pegawai, seperti tambah maupun ubah data pegawai.
Pada menu Data Pegawai terdiri atas 4 bagian, yaitu : 1. Input Data Baru Menu ini digunakan untuk menambah data pegawai baru. Data yang ditambah berupa Identitas Pribadi, Kepegawaian, Tempat Kerja dan Riwayat Pegawai.
o Identitas Pribadi Bagian ini merupakan bagian pertama dari input data pegawai baru, dan bagian ini harus diisi terlebih dahulu dan disimpan sebelum bisa melakukan input data pegawai untuk bagian yang lain.
Keterangan: - NIP/NRP Lama : diisi sesuai NIP pegawai 9 digit diharapkan hati-hati memasukkan NIP karena merupakan primary key; - NIP/NRP Baru : diisi sesuai NIP pegawai 18 digit diharapkan hati-hati memasukkan NIP karena merupakan primary key; - No. Kartu Pegawai: diisi sesuai no kartu pegawai yang bersangkutan, apabila masih berstatus CPNS (belum punya Karpeg) field tersebut harus diisi dengan karakter apa saja agar data dapat tersimpan; - Nama: diisi dengan nama sesuai SK pengangkatan pertama, tanpa gelar karena field gelar ada tersendiri. Memasukkan nama harus sesuai dengan ejaan bahasa Indonesia yang benar. Contoh: R. Giri Wurjandaru; - Gelar Depan/Belakang: dapat dikosongkan bila pegawai yang bersangkutan tidak memilikinya; - Jenis Kelamin: pilih (drop down) dari pilihan yang disediakan; - Tempat lahir: diisi Kabupaten/Kota tempat lahir. Bila dalam SK pengangkatan tertulis kecamatan atau desa, ditulis Kabupaten kemudian Kecamatan/Desa di dalam kurung. Contoh: Bandung (Padalarang); - Tanggal Lahir: pilih (drop down) dari pilihan yang disediakan meliputi tanggal, bulan, dan tahun. Bila dalam SK pengangkatan tertulis hanya tahun, sesuai peraturan ybs ditetapkan 31 Desember; - Agama: pilih (drop down) dari pilihan yang disediakan; - Status perkawinan: pilih (drop down) dari pilihan yang disediakan; - Alamat: tulis alamat lengkap tempat tinggal atau alamat korespondensi lengkap dengan kode pos; - No. Telp : tulis nomor telepon yang dapat dihubungi; - Foto: masukan foto pegawai ybs dengan cara mengklik tombol browse, kemudian cari foto dikomputer Anda yang akan dimasukkan ke dalam database.
Informasi tentang user yang membuat data, meliputi jam dan tanggal pembuatan.
Informasi tentang user yang mengubah data, meliputi jam dan tanggal ubah.
Tombol untuk menyimpan datai
Catatan: file foto yang akan dimasukkan berukuran 3x4 dan besar filenya maksimal 1 Mb. o Kepegawaian Bagian ini merupakan bagian data berkaitan dengan kepegawaian yang terdiri atas Pendidikan waktu diangkat, TMT CPNS, TMT PNS, Status Kepegawaian (CPNS, PNS, Berhenti/Keluar), Jenis Kepegawaian, Golongan Terakhir, TMT Golongan Terakhir, Masa Kerja Keseluruhan, Masa Kerja Golongan, TMT KGB Terakhir dan Tahun Cuti Besar.
Keterangan: Field yang harus diisi pada bagian kepegawaian hanya TMT menjadi CPNS, TMT menjadi PNS, Status Kepegawaian, Jenis Kepegawaian, TMT KGB terakhir,
Satuan Kerja dan Tahun Cuti Besar.
- TMT CPNS/TMT PNS: diisi sesuai yang tertera dalam SK pengangkatan (80%) dan SK peningkatan status (100%); - Status Kepegawaian ada 3 pilihan, yaitu CPNS,PNS, dan Berhenti/Keluar. Pilih Berhenti/Keluar bila pegawai yang bersangkutan: pensiun, berhenti APS, meninggal, hukuman disiplin, atau pindah ke luar Depkes. Bila status dipilih berhenti/keluar, otomatis data pegawai yang bersangkutan tidak akan tampil atau di analisis; - Jenis Kepegawaian: pilih atau dropdown sesuai dengan jenis pegawai ybs,terdiri atas PNS Pusat Depkes, PNS Pemda Prov, PNS Pemda Kota/Kab, dan PNS Instansi Lain; - Golongan Terakhir: akan terisi secara otomatis sesuai dengan golongan terakhir; - Masa Kerja Tambahan: diisi bila masa kerja yang ada kurang sesuai,terutama untuk pegawai honorer dan dr/drg PTT; - Status Gaji: pilihan menanggung untuk pegawai yang menanggung
suami/istri/anak, dan tidak menanggung bagi pegawai yang suami/istri bekerja sebagai PNS dan anak-anaknya ditanggung oleh suami/istrinya. Pilihan untuk lokasi gaji, bila pegawai yang bersangkutan bergaji di satker yang bersangkutan pilih Dalam Satker, bila yang bersangkutan bergaji di luar satker pilih Luar Satker dan pilih satker dimana gaji pegawai tersebut diterbitkan; - TMT KGB terakhir: pilih tanggal, bulan dan tahun yang sesuai dengan SK KGB terakhir yang dimiliki pegawai tersebut; - Satuan Kerja: isi atau pilih sesuai dengan nama tempat bekerja; - Cuti Besar: isi tahun cuti besar yang terakhir diambil oleh pegawai yang bersangkutan;
Pendidikan waktu diangkat secara otomatis yang diperoleh dari riwayat pendidikan. Gol. Terakhir dan TMT Gol. Terakhir terisi secara otomatis yang diperoleh dari riwayat kepangkatan.
Masa Kerja Keseluruhan dan Masa kerja Gol. Menghitung sendiri berdasarkan waktu yang ada di server
Tombol untuk menyimpan data
o Tempat Kerja Bagian ini merupakan bagian yang berisikan informasi tempat kerja pegawai yang terakhir. Bagian ini tidak dientry, melainkan akan muncul secara otomatis jika riwayat jabatan yang ada di bagian Riwayat Jabatan sudah diisi datanya.
Keterangan: Bagian tempat kerja sama sekali tidak ada yang diisi, proses pengisian dilakukan di riwayat jabatan. Ini dilakukan untuk menghindari perbedaan data.
Terisi secara otomatis yang datanya diambil dari riwayat jabatan yang terakhir.
o Riwayat Pegawai Bagian ini berisikan entry-an untuk riwayat data pegawai seperti Kepangkatan, Pendidikan, Jabatan, Diklat Jabatan, Diklat Teknis, Penghargaan, Suami-Istri, Riwayat Anak dan Hukuman Disiplin.
Link Riwayat Pegawai
Riwayat Kepangkatan Tampilan Awal Riwayat Kepangkatan
Link ubah data riwayat kepangkatan Link hapus data riwayat kepangkatan Tombol tambah data riwayat kepangkatan
Tampilan Tambah Data Riwayat Kepangkatan
Tombol simpan data Batal tambah data
Keterangan: - Golongan: pilih golongan sesuai dengan pilihan yang ada; - Nama Golongan: merupakan pangkat, terisi secara otomatis; - TMT Kepangkatan: isi sesuai TMT yang ada dalam SK KP; - Pejabat Penanda Tangan: tulis jabatan penandatangan SK; - No. SK: tulis No. SK yang ada pada SK Kenaikan Pangkat; - Tanggal: pilih tanggal, bulan, tahun SK KP di tandatangani.
Riwayat Pendidikan Tampilan Awal Riwayat Pendidikan
Symbol pendidikan wkt diangkat yg diperoleh dari input riwayat pendidikan
Tombol tambah data riwayat pendidikan
Tampilan Tambah Data Riwayat Pendidikan
Tombol simpan data
Batal tambah data
Keterangan: - Strata: pilih strata yang sesuai; - Kategori: pilih kategori yang sesuai dengan pendidikan; - Jenis tenaga: pilih yang sesuai. Bila kategori dipilih selain Kesehatan, jenis tenaga akan hanya ada 1 pilihan yaitu non kesehatan, bila kategori dipilih kesehatan, jenis tenaga akan muncul 7 pilihan yaitu: medis, keperawatan, kefarmasian, kesehatan masyarakat, kegizian, keterapian fisik, dan keteknisan medis. Pilih salah satu yang sesuai; - Program Studi dan jurusan: pilih sesuai dengan pendidikan yang tersedia; - Nama Sekolah: tulis sesingkat mungkin nama sekolah/PT; - Tahun lulus: tulis tahun ijazah pendidikan yang bersangkutan; - Pendidikan saat diangkat: isi bulet di depan ya atau tidak. Field ini hanya untuk satu pendidikan, bila satu dipilih ya yang lain tidak dapat dipilih ya.
Catatan: Hati-hati dalam memilih pendidikan karena field ini berhubungan dengan banyak laporan. Bila salah, maka laporan akan salah pula. Sebagai panduan telah diterbitkan buku kodifikasi pendidikan yang merupakan suplemen dari buku petunjuk pengoperasian SIMKA ini.
Riwayat Jabatan Tampilan Awal Riwayat Jabatan
Tombol tambah data riwayat jabatan
Tampilan Tambah Data Riwayat Jabatan
Tombol simpan data
Batal simpan data
Keterangan: - Jabatan: pilih sesuai yang tersedia. Jabatan ada 3 pilihan yaitu: struktural, fungsional, dan staf. Bila dipilih struktural akan muncul eselon dan TMT, pilih eselon yang sesuai dan TMT Jabatan struktural sesuai SK. Bila dipilih fungsional akan muncul TMT Jafung, jumlah PAK dan TMT PAK, pilih yang sesuai dan masukkan nilai PAK yang tertera dalam SK PAK; - No SK : tulis atau isi no SK sesuai dengan no SK jabatan tersebut; - Tanggal SK : pilih tanggal SK itu dibuat/ditetapkan; - TMT Jabatan : pilih tanggal TMT jabatan sesuai dengan SK dalam jabatan; - Tgl Masuk Unit : pilih tanggal masuk diunit sesuai dengan SPMT; - Instansi: pilih instansi sesuai struktur baru Kemenkes yaitu: Kementerian Kesehatan; - Organisasi, Satuan Organisasi, Unit Organisasi, dan Unit Kerja: pilih sesuai dengan lokasi dimana pegawai yang bersangkutan bekerja. (Usernama dan password yang digunakan akan membatasi kewenangan pengguna SIMKA sesuai dengan tempat bekerja pegawai yang menjadi tanggung jawabnya); - Unit Kerja Penempatan: diisi apabila ada pegawai yang bergaji di satker tetapi bekerja di luar satker di isi dengan nama unit kerja dimana pegawai tersebut bekerja; - Provinsi dan Kabupaten: pilih yang sesuai; - Jenis Jabatan: akan muncul pilihan jabatan fungsional dan jenjangnya apabila pada pilihan jabatan di atas dipilih fungsional; - Nama Jabatan: isi nama jabatan struktural yang sesuai.
Catatan: Hati-hati dalam memilih tempat kerja. Bila diisi salah akan berakibat data pegawai tidak akan dapat dibaca.
Riwayat Diklat Jabatan Tampilan Awal Riwayat Diklat Jabatan
Tombol tambah data riwayat diklat jabatan
Tampilan Tambah Riwayat Diklat Jabatan
Tombol tambah data
Batal simpan data
Keterangan: - Jenis Pelatihan: pilih salah satu yang tersedia (struktural atau fungsional); - Nama Pelatihan: akan muncul pilihan sesuai dengan Jenis Pelatihan (bila dipilih struktural akan muncul pilihan diklat penjenjangan, bila dipilih fungsional akan muncul diklat jabatan fungsional). Pilih salah satu yang inginkan;
- Lembaga Pelaksana: tulis lembaga pelaksana diklat tersebut; - Tahun sertifikat: isi atau pilih tahun sertifikat dikeluarkan; - Jumlah jam kursus: tulis jumlah jam yang tertera dalam sertifikat.
Riwayat Diklat Teknis Tampilan Awal Riwayat Diklat Teknis
Tombol tambah data riwayat diklat teknis
Tampilan Tambah Riwayat Diklat Teknis
Batal simpan data
Tombol tambah data
Keterangan: - Kategori: pilih kategori yang sesuai; - Nama Pelatihan: tulis nama pelatihan sesuai dengan sertifikat; - Lembaga Pelaksana: tulis lembaga penyelenggara pelatihan; - Negara Pelaksana: pilih negara pelaksana; - Jenis Pelatihan: tulis bidang pelatihan seperti yang tertera dalam kategori pendidikan (bidang pendidikan, Kesehatan, Agama, Pertanian, Teknik, Sastra, Hukum, Sosial, Ekonomi, MIPA, Administrasi, Komunikasi, Perhubungan, Industri, dan Pertahanan). Khusus untuk kesehatan dapat dirinci lagi, misalnya NTBS, Epidemologi, ATLS/ACLS, Gadar, dll; - Tahun Sertifikat: pilih tahun dikeluarkannya sertifikat; - Jumlah Jam Kursus: tulis jumlah jam yang tertera dalam sertifikat.
Catatan: Pelatihan teknis yang direkam ke dalam SIMKA hanya yang mempunyai jumlah jam minimal 30 jam, dan ada sertifikatnya.
Riwayat Penghargaan Tampilan Awal Riwayat Penghargaan
Tombol tambah data riwayat penghargaan
Tampilan Tambah Riwayat Penghargaan
Tombol tambah data
Batal simpan data Keterangan: - Instansi Pelaksana: pilih salah satu (Presiden, Menteri, Instansi Lainnya); - Tanda Jasa: pilih salah satu nama tanda jasa yang ada sesuai dengan pilihan instansi pelaksana; - No. SK: tulis nomor SK tanda jasa tersebut; - Tanggal SK: pilih atau tulis tanggal, bulan, dan tahun SK diterbitkan.
Riwayat Suami-Istri Untuk data suami-istri, setiap pegawai hanya diperbolehkan untuk menginput 1 (satu) nama pasangannya. Apabila data sudah terisi, maka tombol untuk tambah data akan terkunci (disabled).
Tampilan Awal Riwayat Suami-Istri
Tombol tambah data riwayat suami-istri
Tampilan Tambah Riwayat Suami-Istri
Tombol tambah data
Batal simpan data
Keterangan: - Nomor Karis/karsu : isi nomor kartu suami/istri; - Nama Suami/Istri: tulis nama suami/istri lengkap dengan gelar yang dimiliki; - Tanggal lahir: pilih atau tulis tanggal, bulan, tahun lahir Suami/Istri; - Tanggal Pernikahan: pilih atau tulis tanggal, bulan, tahun pernikahan; - Pekerjaan: tulis pekerjaan Suami/Istri, singkat dan jelas. Contoh PNS Pemda. Kab. Bandung; Karyawan PT. Tempo Jakarta, dll; - Status : checklist bila status suami/istri sudah meninggal.
Riwayat Anak Tampilan Awal Riwayat Anak
Tombol tambah data riwayat anak
Tampilan Tambah Riwayat Anak
Tombol simpan data
Batal simpan data
Keterangan: - Nama Anak: isi nama anak sesuai dengan akte kelahiran, surat kenal lahir, atau ijazah yang dimiliki; - Jenis Kelamin: pilih salah satu bulet yang tersedia; - Tanggal Lahir: pilih tanggal, bulan, tahun kelahiran anak yang bersangkutan; - Status Perkawinan: pilih salah satu (belum menikah, menikah, janda/duda); - Status Pekerjaan: pilih salah satu (sekolah/kuliah, bekerja, tidak bekerja); - Status Anak: pilih salah satu (Anak kandung, Anak Tiri, Anak Adopsi, Anak Angkat).
Catatan: Semua anak yang menjadi tanggung jawab pegawai yang bersangkutan harus dimasukkan, baik anak kandung, anak tiri, atau anak adopsi walaupun usianya sudah diatas 21 tahun.
Riwayat Hukuman Disiplin Riwayat hukuman disiplin ini hanya dapat diakses oleh Administrator, hukuman disiplin ini digunakan untuk melihat apakah pegawai yang bersangkutan pernah melakukan pelanggaran atau tidak.
Tampilan Awal Riwayat Hukuman Disiplin

Tombol tambah data riwayat anak
Tampilan Tambah Riwayat Hukuman Disiplin
Tombol simpan data
batal simpan data
Keterangan: - Nama Pelanggaran: tulis nama pelanggarannya; - Aturan yang dilanggar: pilih (drop down) PP tentang pelanggaran disiplin; - Tingkat Hukuman: pilih tingkatan hukuman (ringan, sedang, berat); - Nama Pelanggaran: meliputi no SK, tanggal SK (pilih tanggal, bulan, dan tahun), dan tanggal berlaku hukuman.
2. Modifikasi Data Menu ini digunakan untuk mengubah data pegawai yang sudah pernah di-entry. Prosedur yang dilakukan adalah dengan mengklik Modifikasi Data pada menu pilihan di sebelah kiri pada bagian Data Pegawai, lalu akan muncul fitur pencarian pegawai. Klik ubah pada pegawai yang dikehendaki untuk dirubah datanya. Setelah muncul halaman baru yang terbagi dalam 4 bagian seperti Identitas Pribadi, Kepegawaian, Tempat Kerja dan Riwayat Pegawai. User dapat memilih bagian yang ingin diubah, dan tiap link akan menghubungkan bagian tersebut dengan data yang sudah tersedia. Untuk menyimpan data yang sudah diubah gunakan tombol Simpan atau Submit.
Isikan kriteria pegawai yang mau dicari
Link untuk ubah data pegawai
Ubah identitas pribadi
Ubah kepegawaian
Ubah tempat kerja
Ubah riwayat pegawai

3. Hapus Data Menu ini digunakan untuk menghapus data pegawai yang sudah pernah di-entry. Prosedur yang dilakukan adalah dengan mengklik Hapus Data pada menu pilihan di sebelah kiri pada bagian Data Pegawai, lalu akan muncul fitur pencarian pegawai. Klik Hapus pada pegawai yang dikehendaki untuk dihapus datanya.
Hapus Data Pegawai
4. Pencarian Data Pegawai Menu ini digunakan untuk mencari data pegawai. Prosedur yang dilakukan adalah dengan mengklik Pencarian Data Pegawai pada menu pilihan di sebelah kiri pada bagian Data Pegawai, lalu akan muncul fitur pencarian pegawai. Pada menu ini, juga terdapat pilihan untuk melihat detail pegawai dan ubah data pegawai.
Tombol untuk melihat hasil pencarian pegawai
Link untuk ubah data pegawai
Isi kriteria pencarian pegawai Kategori pencarian berdasarkan NIP, Nama dan Kartu Pegawai
Link untuk lihat detail pegawai
B. Profile User Menu ini merupakan fitur mengganti nama user dan password user yang sedang login ke sistem SIMKA.
Isi dengan nama user yang baru Link untuk mengganti password user
Tombol untuk meng-update profile user
Kembali ke menu utama
Berikut tampilan jika ingin mengubah password user (dengan mengklik link Update Password)
Isi dengan password yang lama Isi dengan password yang baru Isi dengan password yang baru lagi Tombol untuk simpan data password yang baru
C. Laporan dan Rekap Data Menu ini merupakan fitur untuk melihat laporan dan rekap data pegawai. Laporan dan rekap data dibagi menjadi 21 bagian dimana di tiap-tiap bagian memiliki fungsi filter berdasarkan instansi, organisasi, satuan organisasi, unit organisasi dan unit kerja. Laporan data dan riwayat pegawai juga dilengkapi oleh pencarian NIP, Nama dan Kartu Pegawai.
a. Daftar Riwayat Hidup Menu ini digunakan untuk melihat profile atau data pegawai secara detail dari identitas pribadi hingga riwayat keluarga. Menu ini dilengkapi fasilitas pencarian data pegawai selain fasilitas filter instansi berkerja.
Link untuk melihat DRH Pegawai
Tampilan DRH pegawai ketika diklik link Detail
Link untuk simpan DRH ke dalam format MS. Word
Cetak DRH ke Printer
b. Daftar Urut Kepangkatan (DUK) Menu ini digunakan untuk melihat daftar urut kepangkatan dari pangkat yang paling tinggi hingga pangkat terendah.
Simpan laporan ke dalam format MS. Word Simpan laporan ke dalam format MS. Exel Cetak DUK ke Printer
c. Daftar Nominatif Pegawai Menu ini digunakan melihat daftar nominatif pegawai yang ada di masing masing satuan kerja.
Simpan laporan ke dalam format MS. Exel Cetak Daftar Nominatif Pegawai ke Printer Simpan laporan ke dalam format MS. Word
d. Laporan Distribusi Pegawai Digunakan untuk melihat distribusi pegawai berdasarkan waktu (TMT CPNS, TMT PNS, dll) dan Data Pegawai yang dibagi menjadi beberapa kriteria.
e. Laporan Kekuatan Personil Menu ini digunakan untuk melihat kekuatan personil dimasing masing satuan kerja, untuk melihat kekuatan personil ini dapat dipilih berdasarkan kriteria jabatan, golongan, dan pendidikan.
f. Rekap Pegawai Yang Akan Pensiun Menu ini digunakan untuk melihat data pegawai yang akan pensiun berdasarkan periode tahun.
Klik disini untuk melihat nama pegawai yang pensiun
Tampilan Nama Pegawai Yang Akan Pensiun
g. Rekap Pegawai Yang Akan Naik Pangkat Reguler Menu ini digunakan untuk melihat rekap pegawai yang akan naik pangkat reguler.
Klik disini untuk melihat nama pegawai yang akan naik pangkat reguler
Tampilan Nama Pegawai Yang Akan Naik Pangkat Reguler
h. Rekap Pegawai Yang Akan Naik Pangkat Pilihan Menu ini digunakan untuk melihat rekap pegawai yang akan naik pangkat reguler.
Klik disini untuk melihat nama pegawai yang akan naik pangkat pilihan
Tampilan Nama Pegawai Yang Akan Naik Pangkat Pilihan
i. Rekap Pegawai Yang Akan KGB Menu ini digunakan untuk mengetahui pegawai yang akan KGB.
Klik disini untuk melihat nama pegawai yang akan KGB
Tampilan Nama Pegawai Yang Akan KGB
j. Rekap Pegawai Yang 5 Tahun Tidak Naik Pangkat Menu ini digunakan untuk mengetahui pegawai yang tidak naik pangkat dalam 5 (lima) tahun terakhir.
Klik disini untuk melihat nama pegawai yang 5 tahun tidak naik pangkat
Tampilan Nama Pegawai Yang 5 Tahun Tidak Naik Pangkat
k. Rekap Pegawai Yang Sudah 5 Tahun Menjabat Menu ini digunakan untuk mengetahui pegawai yang telah 5 (lima) tahun menjabat dalam jabatannya.
Klik disini untuk melihat nama pegawai yang sudah 5 tahun menjabat
Tampilan Nama Pegawai Yang Sudah 5 Tahun Menjabat
l. Rekap Pegawai Yang Sudah 10 Tahun Menjabat Menu ini digunakan untuk mengetahui pegawai yang telah 10 (sepuluh) tahun menjabat dalam jabatannya.
Klik disini untuk melihat nama pegawai yang sudah 10 tahun menjabat
Tampilan Nama Pegawai Yang Sudah 5 Tahun Menjabat
m. Rekap Pegawai Menurut Pendidikan Terakhir Menu ini digunakan untuk mengetahui jumlah pegawai berdasarkan pendidikan terakhirnya.
n. Rekap Pegawai Menurut Pendidikan Kesehatan Menu ini digunakan untuk mengetahui jumlah pegawai yang memiliki latar belakang pendidikan kesehatan di satuan kerja masing masing.
o. Rekap Pegawai Menurut Pendidikan Digunakan untuk mengetahui rekap pegawai berdasrkan pendidikan.
p. Rekap Data Riwayat Pegawai
q. Grafik Jumlah Tenaga Kesehatan & Nonkesehatan
r. Grafik Latar Pendidikan
s. Grafik Kekuatan Personil
D. Compare Data Menu ini terdiri atas beberapa menu diantaranya : Jumlah Pegawai, Distribusi Menurut Jabatan, Verifikasi Data BKN, Feedback data BKN, Verifikasi Berkas BKN, Laporan belum dapat NIP Baru, Laporan sudah dapat NIP Baru, Update jabatan formasi, Rekap Jab. Struktural, Rekap Jab.Fungsional, Rekap Jab.staf, Update tanggal lahir, Laporan jabfung 1, laporan jabfung 2.
a. Jumlah Pegawai Digunakan untuk melihat jumlah pegawai dimasing-masing satuan organisasi.
b. Distribusi Menurut Jabatan Digunakan untuk melihat distribusi pegawai berdasarkan tipe jabatan yaitu : struktural, fungsional dan staf.
c. Verifikasi Data BKN Digunakan untuk memverifikasi data antara data Kemenkes dengan data dari BKN.
d. Feedback Data BKN
e. Verifikasi Berkas BKN
f. Laporan Belum dapat NIP Baru
g. Laporan Sudah dapat NIP Baru
h. Update Jabatan Formasi
i. Rekap Jab. Struktural
j. Rekap Jab. Fungsional
k. Rekap Jab. Staf
l. Update tanggal lahir
m. Laporan Jabfung 1
n. Laporan Jabfung 2
E. Gaji Menu ini merupakan fitur untuk melihat gaji pegawai. Penambahan modul gaji meliputi input di form kepegawaian untuk mengetahui pegawai ybs menanggung gaji atau tidak. Menu Gaji dibagi menjadi 11 (sebelas) bagian dimana di tiap-tiap bagian memiliki fungsi filter berdasarkan instansi, organisasi, satuan organisasi, unit organisasi, dan unit kerja.
a. Update Satuan Kerja Menu ini digunakan untuk melakukan update gaji kedalam satuan kerja masing masing.
b. Pegawai Bergaji di Satker Menu ini digunakan untuk mngetahui jumlah pegawai yang bergaji didalam satuan kerja masing masing.
c. Pegawai Bekerja dan Bergaji Dalam Satu Satker Menu ini digunakan untuk mengetahui jumlah pegawai yang bekerja dan bergaji di satuan kerja masing masing.
d. Pegawai Bergaji di Satker dan Bekerja diluar Satker Menu ini digunakan untuk mengetahui pegawai yang bergaji didalam satuan kerja masing masing tetapi bekerja diluar satuan kerja.
e. Pegawai Bekerja di Satker dan Bergaji diluar Satker Menu ini digunakan untuk mengetahui pegawai yang bekerja didalam satuan kerja masing masing tetapi bergaji diluar satuan kerja.
f. Pegawai Bekerja di Satker dan Bergaji diinstasni lain Menu ini digunakan untuk mengetahui pegawai yang bekerja didalam satuan kerja masing masing tetapi bergaji di Instansi lain.
g. Daftar Gaji Menu ini digunakan untuk mengetahui daftar gaji pegawai dimasing masing satuan kerja.
h. Rekap Gaji Menu ini digunakan untuk mengetahui rekap gaji di satuan kerja.
i. Analisis Perhitungan Kebutuhan Gaji Menu ini digunakan untuk melakukan perhitungan kebutuhan gaji pegawai yang akan datang.
j. Analisis Kekurangan Gaji Menu ini digunakan untuk melakukan analisis perhitungan kekurangan gaji pegawai.
k. Data Input Perencanaan Gaji Menu ini digunakan untuk melakukan input perencanaan gaji pegawai.
F. Setup Data Menu ini merupakan fitur untuk mengatur pemakai (user management) dan mengatur
tabel yang digunakan (table management). Bagian ini hanya dapat diakses oleh user dengan level administrator. Pada bagian Setup Data, dibagi menjadi 2 bagian yaitu :
a. User Management Bagian ini meerupakan bagian untukmemanipulasi user. User itu sendiri terbagi dalam 3 level akses, yakni : o Administrator : memiliki wewenang untuk akses ke semua bagian. o Pejabat o Operator : memiliki wewenang untuk melihat semua bagian kecuali Setup Data dan Data Pegawai. : memiliki wewebang untuk melihat semua bagian kecuali Setup Data dan Laporan dan Rekap Data.
Di menu ini juga terdiri atas 7 bagian, yaitu : 1. Entry User Baru Bagian ini digunakan untuk menambah user SIMKA yang baru.
``
Tombol untuk simpan data
2. Lihat User : Admin Bagian ini digunakan untuk melihat data user dengan level Administrator saja.
Tombol untuk menampilkan hasil pencarian
Untuk ubah data user
Untuk hapus data user
3. Lihat User : Pejabat Bagian ini digunakan untuk melihat data user dengan level Pejabat saja.
4. Lihat User : Operator Bagian ini digunakan untuk melihat data user dengan level Operator saja.
5. Lihat Seluruh User Bagian ini digunakan untuk melihat semua data user dengan level apa saja.
6. Pencarian User Bagian ini digunakan untuk mencari data user SIMKA. Pada menu pencarian ini, terdapat menu untuk mengubah data user (dengan mengklik link Ubah) dan menu untuk menghapus data user (dengan mengklik link Hapus).
Ubah Data User
Hapus Data User
7. Audit Trail Bagian ini digunakan untuk melihat semua aktifitas yang pernah user SIMKA lakukan., baik itu input data, update data, hapus data maupun aktifitas login.
Tombol untuk menampilkan data audit trail
b. Table Management Bagian ini memuat semua tabel yang digunakan di SIMKA. Manfaat dari fitur ini adalah untuk menambah data pada tabel. Di setiap bagian dari menu Table Management, terdapat fasilitas pencarian data pada tabel.
1. Tabel Agama Tampilan Pencarian Data
Tampilan Tambah Data
2. Tabel Lokasi Tampilan Pencarian Data
3. Tabel Status Kepegawaian Tampilan Pencarian Data
4. Tabel Jenis Kepegawaian Tampilan Pencarian Data
5. Tabel Pangkat-Golongan Tampilan Pencarian Data
6. Tabel Instansi Tampilan Pencarian Data
7. Tabel Organisasi Tampilan Pencarian Data
8. Tabel Satuan Organisasi Tampilan Pencarian Data
9. Tabel Unit Organisasi Tampilan Pencarian Data
10. Tabel Unit Kerja Tampilan Pencarian Data
11. Tabel Pendidikan Tampilan Pencarian Data
12. Tabel Diklat Pelatihan Tampilan Pencarian Data
13. Tabel Eselon Tampilan Pencarian Data

14. Tabel Jabatan Tampilan Pencarian Data
15. Tabel Jenis Jabatan Tampilan Pencarian Data
16. Tabel Negara Tampilan Pencarian Data
17. Tabel Penghargaan Tampilan Pencarian Data
G. Tentang Simka Web Menu ini merupakan fitur untuk melihat versi dan pembuat software SIMKA.
H. Logout Menu ini merupakan fitur untuk keluar dari aplikasi SIMKA. Setelah muncul dialog box yang menanyakan Anda yakin ingin keluar dari aplikasi SIMKA v4.0, klik tombol OK jika ingin keluar atau klik tombol Cancel jika batal keluar dari aplikasi SIMKA.
Keluar dari aplikasi SIMKA
Batal keluar dari aplikasi SIMKA

Manual Book SIMKA

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Manual Book SIMKA

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

Biro Kepegawaian Kementerian Kesehatan RI

Biro Kepegawaian Kementerian Kesehatan RI

Sistem Informasi Kepegawaian Berbasis Web (SIMKA WEB)

Petenjuk Penggunaan hal: 2

Biro Kepegawaian Kementerian Kesehatan RI

Sistem Informasi Kepegawaian Berbasis Web (SIMKA WEB)

Petenjuk Penggunaan hal: 3

Biro Kepegawaian Kementerian Kesehatan RI

BAB II PENGGUNAAN APLIKASI SIMKA

Melalui Desktop : double click icon ini

Melalui Start Menu Program :

Klik bagian ini

Sistem Informasi Kepegawaian Berbasis Web (SIMKA WEB)

Petenjuk Penggunaan hal: 4

Biro Kepegawaian Kementerian Kesehatan RI

Link untuk masuk ke dalam SIMKA

Sistem Informasi Kepegawaian Berbasis Web (SIMKA WEB)

Petenjuk Penggunaan hal: 5

Biro Kepegawaian Kementerian Kesehatan RI

Login ke Sistem Aplikasi SIMKA

Isikan username Anda

Isikan password Anda Tombol untuk login ke aplikasi SIMKA

Menu Utama pada Aplikasi SIMKA

Sistem Informasi Kepegawaian Berbasis Web (SIMKA WEB)

Petenjuk Penggunaan hal: 6

Biro Kepegawaian Kementerian Kesehatan RI

Biro Kepegawaian Kementerian Kesehatan RI

Biro Kepegawaian Kementerian Kesehatan RI

Sistem Informasi Kepegawaian Berbasis Web (SIMKA WEB)

Petenjuk Penggunaan hal: 9

Biro Kepegawaian Kementerian Kesehatan RI

Tombol untuk menyimpan datai

Biro Kepegawaian Kementerian Kesehatan RI

Satuan Kerja dan Tahun Cuti Besar.

Sistem Informasi Kepegawaian Berbasis Web (SIMKA WEB)

Petenjuk Penggunaan hal: 11

Biro Kepegawaian Kementerian Kesehatan RI

Tombol untuk menyimpan data

Sistem Informasi Kepegawaian Berbasis Web (SIMKA WEB)

Petenjuk Penggunaan hal: 12

Biro Kepegawaian Kementerian Kesehatan RI

Link Riwayat Pegawai

Riwayat Kepangkatan Tampilan Awal Riwayat Kepangkatan

Sistem Informasi Kepegawaian Berbasis Web (SIMKA WEB)

Petenjuk Penggunaan hal: 13

Biro Kepegawaian Kementerian Kesehatan RI

Tampilan Tambah Data Riwayat Kepangkatan

Tombol simpan data Batal tambah data

Riwayat Pendidikan Tampilan Awal Riwayat Pendidikan

Symbol pendidikan wkt diangkat yg diperoleh dari input riwayat pendidikan

Tombol tambah data riwayat pendidikan

Tampilan Tambah Data Riwayat Pendidikan

Sistem Informasi Kepegawaian Berbasis Web (SIMKA WEB)

Petenjuk Penggunaan hal: 14

Biro Kepegawaian Kementerian Kesehatan RI

Tombol simpan data

Batal tambah data

Biro Kepegawaian Kementerian Kesehatan RI

Riwayat Jabatan Tampilan Awal Riwayat Jabatan

Tombol tambah data riwayat jabatan

Sistem Informasi Kepegawaian Berbasis Web (SIMKA WEB)

Petenjuk Penggunaan hal: 16

Biro Kepegawaian Kementerian Kesehatan RI

Tampilan Tambah Data Riwayat Jabatan