ANALISA JABATAN DAN PERANCANGAN PEKERJAAN

Jabatan merupakan hal penting dalam usaha organisasi mencapai tujannya. MSDM membutuhkan informasi tentang keseluruhan jabatan yg ada di perusahan dan jabatan perlu didesain agar dapat memotivasi kinerja.

Pokok Bahasan
Pengertian Jabatan dan Analisa Jabatan Manfaat/Aktivitas yg Memerlukan Informasi analisa Jabatan Langkah-langkah Pelaksanaan Analisa Jabatan Informasi yg dikumpulkan Tehnik Pengumpulan Informasi Sumber Informasi Waktu Pelaksanaan Analisa Jabatan Analisa Jabatan dan Job Description Job Desain

J A B A T A N
sering juga disebut pekerjaan disamping sebagai status dalam organisasi merupakan sekumpulan tugas-tugas, tanggung jawab yg

harus dilakukan
menjadi hal penting sebab hal itu menunjukkan kompetensi yg harus dimiliki, dan menjadi alat

untuk mencapai tujuan organisasi, dan menjadi obyek penting yg harus diperhatikan

Analisa jabatan atau job analysis diartikan dengan

systematically collects, evaluate, organize

information about job. These action usually done by specialist called job anayst, who gather data about job Analisis jabatan merupakan pencarian informasi tentang jabatan yg ada

Tujuan Analisa Jabatan

Menentukan/ Meng update Informasi analisa jabatan (Job description, job specification, job performance standar), untuk tujuan-

tujuan khusus misalnya, untuk Evaluasi kompensasi, perancangan ulang pekerjaan dll

Informasi Analisis Jabatan

Job Description : pernyataan tertulis yg menjelaskan tugas-tugas, tanggung jawab, kondisi kerja, aspek lain Job Specification : Persyaratan atau karakteristik orang yg dibutuhkan utk melakukan pekerjaan (Pendidikan, pengalaman, pelatihan & ciri fisik dan mental Job Performance Standard : Bgm kinerja diukur ( target yg harus dicapai, Sikap & perilaku kerja) Ketiga Dukumen ini menjadi elemen utama dari Human resource Information system

Aktivitas MSDM yg Mendasarkan Aktivitasnya Pada Informasi Analisa Jabatan

Merekrut pegawai yg potensil Mengevaluasi bgmn tantangan

Mencocokkan pelamar dgn

jabatan kosong
Menentukan kegiatan pelatihan Melakukan penilaian kinerja

lingkungan mempengaruhi pekerjaan seseorang

Bimbingan dan pengawasan Dan lain-lainMenghindari

Penentuan kompensasi
Perencanaan kebutuhan SDM

Masa depan
Menentukan standar kerja yg

realistik
Penempatan yg tepat

persyaratan yg tdk dibutuhkan yg dpt menyebabkan diskriminasi Mengungkapkan elemen-elemen yg dpt membantu atau mengabaikan kualitas kehidupan kerja Perancangan jabatan

Langkah-langkah analisa jabatan

Mengidentifikasi jabatan-jabatan yang akan dianalisa
Menentukan jenis informasi yg akan

dianalisa. Menentukan tehnik pengumpulan informasi Mengumpulkan dan menganalisa informasi

Mengidentifikasi Jabatan yg akan dianalisa

Jabatan apa
Identifikasi dapat melalui struktur organisasi,

daftar gaji Berapa orang pemegangnya Dalam perusahaan jumlah jabatan mungkin sangat banyak.

Informasi apa yang dikumpulkan

Identitas jabatan Tujuan utama dari pekerjaan Rincian tugas (apa, bagaimana, dan hasilnya apa) Sumber daya yang diperlukan Alur input output Lingkup keputusan Kompleksitas pekerjaan Hubungan-hubungan dalam pekerjaan Persyaratan pekerjaan Lingkungan dimana pekerjaan dilakukan

Identitas Jabatan
Identitas jabatan/pekerjaan dalam struktur organisasi yang berlaku sekarang. Jabatan dibawah jabatan apa dan membawahi

jabatan apa

Tujuan Utama Pekerjaan

Apa tujuan utama atau hasil yang ingin dicapai atau tanggung jawab utama dari pekerjaan

Rincian Tugas

Tugas-tugas penting atau rincian tugastugas yang harus dikerjakan, bagaimana mengerjakan dan apa hasil kerjanya

Sumber Daya yg Diperlukan

Sumber daya yang diperlukan untuk dapat melakukan pekerjaan dengan baik misalnya komputer, peralatan tertentu

Alur input output

Alur masukan dan keluaran dalam pekerjaan yaitu darimana bahan-bahan di dapat dan kemana output kerja disampaikan

Lingkup keputusan
1. Pada aspek apa pemegang jabatan diberi wewenang untuk mengambil keputusan

Kompleksitas pekerjaan

Kompleksitas dan kesulitan pekerjaan yaitu apakah ditemukan pedoman yang jelas dalam melakukan pekerjaan

Hubungan-hubungan dalam pekerjaan

Hubungan-hubungan interaksi yang harus dilakukan oleh pemegang jabatan dalam pelaksanaan tugas dan tanggung jawabnya

Persyaratan Pekerjaan

Persyaratan pengetahuan, keterampilan, kemampuan, sifat keperibadian, dan pisik yang harus dimiliki pemegang jabatan agar tugastugas dalam jabatan itu dapat dilakukan dengan baik

Lingkungan dimana pekerjaan dilakukan

Didalam ruangan atau diluar Melakukan perjalanan keluar kota atau tidak Apakah berisiko atau tidak

Tehnik pengumpulan data

Kuessioner
Observasi Interview Panel of expert Employee logs

Sumber Informasi Analisis Jabatan

Pemegang Jabatan
Mantan Pemegang Jabatan Ahli/expert

Kapan Dilakukan Analisis Jabatan

Secara Berkala dalam kurun waktu tertentu (mis. 5 tahun sekali)
Pada waktu pendirian perusahaan.

Studi Kasus
Sebuah perusahaan Retail besar yg menjual segala macam barang kebutuhan meminta anda untuk memperbaharui Job Description, Job Spesification, dan Job standard yg sudah ada selama 10 tahun untuk jabatan Store Supervisor. Di dlm perusahaan ada sebanyak 34 Store supervisor, setiap supervisor membawahi pegawai operasi sebanyak 12 orang termasuk kasir, pramuniaga, cleaning services dan keamanan. Dan merupakan bawahan dari store manager. Buatlah kuessioner analisis jabatan utk store supervisor dan pegawai operasi

Desain Pekerjaan (Job Design)

Jabatan/pekerjaan hrs dpt meningkatkan produktivitas organisasi, meningkatkan kepuasan kerja, memotivasi, mengurangi turn over, meningkatkan kemampuan. Oleh karena itu pekerjaan hrs di desain dgn baik agar menjadi sumber motivasi, kepuasan kerja, dan produktivitas Desain Pekerjaan adalah Penentuan cakupan pekerjaan, wewenang, lingkungan kerja yg mendukung, (Spesialisasi) dari sebuah proses atau organisasi

Faktor-faktor yg harus diperhatikan dlm perancangan pekerjaan (Pend. System)

Input

Proses

Output

Elemen organisasi Elemen keperilakuan Elemen lingkungan

Job Desain feedback

Jabatan yg efektif

Elemen organisasi
Desain pekerjaan harus dapat meningkatkan produktivitas.
Salah satu cara Meningkatkan produktivitas Dapat dilakukan melalui pendekatan mekanistik, prosedural, ergonomic. Terlalu mekanistik tdk memuaskan dan tdk meningkatkan kemampuan

Elemen Keperilakuan
Mempertimbangkan keinginan manusia dalam pelaksanaan suatu pekerjaan yg terdiri dari : Autonomy (Responsibility for work) Task variety (Use of different skill and ability) Task identity (doing the whole piece of work) Task significance (meaning of work to other) Feed back (information on performance)

Elemen lingkungan
Mempertimbangkan keinginan masyarakat, budaya, kemampuan, ketersediaan pegawai

Aspek-aspek keperilakuan dan eficiency dapat merupakan dua hal yang saling bertentangan

Tehnik mendesain ulang pekerjaan

Job Enlargement ( meningkatkan cakupan pekerjaan = meningkatkan job veriety, identity, significance) Job enrichment (meningkatkan otonomy = job significance)
Job rotation (Meningkatkan Job variety,

significance)