Professional Documents
Culture Documents
1.1Latar Belakang
Dengan berkembangnya teknologi informasi, mengubah manusia dalam menyelesaikan semua perkerjaannya. Tidak hanya dalam perkerjaannya saja tetapi dalam segala aspek kehidupan manusia, seperti pada saat pencarian informasi, pengambilan keputusan, membuat penilaian dan perkiraan untuk perencanaan dan pengendalian atau analisis pribadi dilakukan dengan mengunakan komputerisasi. Perancangan sistem informasi memungkinkan pemakai mengakses data dan informasi lingkungan berdasarkan subsistem fungsional dan menggantikan teknologi atau sistem penyimpanan data-data konvensional ke dalam bentuk data-data yang dapat disimpan dalam komputer sehingga meningkatkan efisiensi dalam pencarian data dan perawatan data. Informasi adalah data yang diolah menjadi bahan yang lebih berguna dan berarti bagi penerimanya. Dengan informasi sebuah lembaga, dalam hal ini perguruan tinggi, dapat mengetahui tingkat produktivitas, kemajuan, dan aktivitas yang terjadi pada perguruan tinggi tersebut. Oleh sebab itu dalam perguruan tinggi tersebut diperlukan sebuah system informasi yang dapat mengolah dan merangkum data yang berhubungan dengan akademis dan kepegawaian. Sistem informasi ini disebut Sistem Informasi Eksekutif (SIE). SIE harus mampu memenuhi kebutuhan jajaran eksekutif Universitas Gunadarma. Kebutuhan informasi akademis dan kepegawaian akan semakin kompleks. SIE harus mampu menangani, mengolah dan merangkum data dari database SIA dan SIK. SIE juga perlu memberikan tingkatan pengguna dalam hal akses terhadap data-data tersebut, tidak semua dapat mengakses data tertentu dan melakukan perubahan terhadapnya. Sehingga masing-masing pengguna hanya akan memperoleh hak kuasa terhadap informasi yang diinginkan.
1.2Tujuan
Adapun tujuan dari penyusunan makalah ini yaitu sebagai berikut : 1. Dapat mengetahui informasi untuk tingkat eksekutif. 2. Dapat memberikan ketrampilan baru dalam bidang IT khususnya tentang SIE. 3. Sebagai bahan masukan bagi penulis dan pihak yang bersangkutan, yang mungkin berguna bagi masa sekarang maupun masa depan.
1.3Perumusan Masalah
Dalam menyusun makalah ini, kami merumuskan beberapa masalah yaitu sebagai berikut: 1. Pengertian Sistem Informasi Eksekutif 2. Karakteristik EIS 3. Sistem Pendukung Eksekutif 4. Model Sistem Informasi Eksekutif
1.4Metode Penulisan
Dalam menyusun makalah ini, kami menggunakan metode literature yaitu dengan mengkaji buku sebagai acuan yang sesuai dengan pembahasan dan browsing data di internet. Kami juga mengumpulkan data dengan cara : 1. Observasi 2. Berdiskusi 3. Menganalisis isi makalah
BAB II PEMBAHASAN
EIS, untuk eksekutif Istilah Eksekutif memang diterangkan secara bebas, Eksekutif sering dikaitkan dengan perencanaan dan jangka panjang dan berorientasi pada kesejahteraan perusahaan. Jika tidak ada sistem informasi eksekutif dan hanya ada sistem informasi fungsional, manajer puncak akan menerima semua informasi dari subsistem - subistem fungsional
dan para eksekutif harus menyarikan dan mensintesiskan data menjadi suatu bentuk yang berarti bagi mereka. Sistem informasi eksekutif membebaskan eksekutif dari tugas tersebut. Berikut ini beberapa pandangan tentang apa yang harus dilakukan oleh Eksekutif : Menurut Henri Fayol, semua manajer melakukan fungsi-fungsi manajemen yang sama: merencanakan, mengorganisasikan, menyusun staff, mengarahkan dan mengendalikan. Perencanaan sangat ditentukan pada tingkat eksekutif, sedangkan fungsi-fungsi lain oleh tingkat yang lebih rendah. Peran-peran manajerial Mintzberg, semua manajer melakukan semua peran, tetapi orientasinya berbeda untuk tiap tingkatan. Salah satu peran keputusan adalah negotiator. Salah satu contoh, seorang manajer puncak berunding dalam menggabungkan usaha (merger), dan manajer tingkat bawah/rendah berunding tentang tanggal penerimaan dengan pemasok. Agenda dan jaringan Kotter, menurut Prof. John P. Kotter dari Harvard para eksekutif mengatasi tantangan pekerjaan mengikuti strategi tiga tahap: a. Menetapkan agenda - tujuan yang harus dicapai perusahaan (panjang, mencegah, dan jangka pendek); b. Membangun jaringan kerjasama diantara orang-orang yang harus menyelesaikan agenda tersebut; c. Menetapkan lingkungan norma dan nilai yang tepat sehingga anggota jaringan dapat bekerja mencapai agenda itu. Jadi dapat kita simpulkan bahwa Pengertian Sistem Informasi Eksekutif adalah Merupakan suatu sistem yang menyediakan informasi bagi Eksekutif mengenai kinerja keseluruhan perusahaan, informasi dapat diambil dengan mudah dan dalam berbagai tingkat rincian dan memudahkan serta mendukung keterangan dan pembuatan keputusan kebutuhan dari eksekutif senior dengan menyediakan kemudahan akses terhadap keduanya internal dan eksternal keterangan relevan untuk bertemu gol strategis dari organisasi. Ini biasanya dipertimbangkan sebagai satu bentuk dikhususkan dari satu sistem mendukung keputusan (DSS).
b. c.
Central Processing Unit : Adalah pusat komponen karena ini dapat mengontrol komponen mesin komputer yang lain. File Penyimpanan Data : Eksekutif dapat mempergunakan ini secara terpisah untuk menyimpan keterangan bisnis, dan bagian ini juga dapat membantu eksekutif mencari keterangan informasi bisnis historis dengan mudah.
d.
Output Device / alat keluaran : Eksekutif dapat menggunkan alat ini untuk membaca rekaman visual dan sistem ini memerlukan dukungan dan hardware komputer yang tidak begitu mahal. Alat ini juga dapat meningkatkan akses dari keterangan EIS untuk banyak pengguna yang lain dengan suatu perusahaan. Software (Perangkat Lunak)
Memilih perangkat lunak penting untuk mendesain satu EIS yang efektif. Oleh sebab itu, komponen perangkat lunak dan bagaimana cara mengintegrasikan data ke dalam suatu sistem sangatlah penting. Perangkat lunak dasar yang diperlukan untuk satu EIS meliputi empat komponen: a. b. c. Teks yang mendasari perangkat lunak. Bentuk paling umum dari teks dapat di dokumentasikan. Database : Database heterogen bercokol pada satu jangkauan spesifik Vendor dan platform komputer membuka akses eksekutif bagi Eksekutif. Dasar grafis : Grafis dapat mengarahkan volume dari teks dan statistik ke dalam keterangan visual untuk Eksekutif. Jenis grafis yang khas adalah: bagan gugus berkala, diagram, peta, grafis gerak, bagan urutan, dan perbandingan mengorientasi graf (bagan balok). d. Dasar model : EIS memodelkan data yang mengandung data statistik rutin dan khusus, keuangan, dan analisa kuantitatif lain.
computer pusat perusahaan. Eksekutif akan memasukan permintaan informasi untuk mengeluarkan tampilan informasi format awal atau untuk menjalankan pemrosesan dalam jumlah minimum. Laporan format awal ini bertindak sebagai dashboard bagi eksekutif untuk memonitor factor-faktor penting penentu keberhasilan organisasi.
Model EIS Model EIS juga menunjukan komposisi computer pusat yang berhubungan dengan EIS. Data dan informasi dapat dimasukan ke dalam basis data korporat dari sumber-sumber eksternal, dan berita-berita serta penjelasan akan peristiwa-peristiwa terbaru akan dapat dimasukan oleh anggota staff dengan mempergunakan stasiun kerja mereka masing-masing. Selain basis data korporat, eis meliputi kotak surat elektronik para eksekutif dan koleksi peranti lunak yang menghasilkan informasi eksekutif. Meskipun sudah menjadi pendapat umum bahwa para eksekutif lebih menyukai tingkasan informasi, terdapat beberapa pengecualian. Beberapa eksekutif lebih menyukai detail. Para perancang EIS membuat system secara fleksibel sehingga ia akan dapat memenuhi keinginan semua eksekutif, apapun itu. Salah satu pendekatan adalah dengan memberikan kemampuan driil-drown (perincian). Dengan pendekatan ini, eksekutif dapat mengeluarkan tampilan ringkasan dan kemudian secara berurutan menampilkan detail dari tingkat yang lebih rendah. Drill-drown ini akan terus dilakukan sampai
eksekutif merasa puas bahwa mereka telah mendapat jumlah detail sesuai dengan kebutuhan.
mempunyai kemampuan untuk menyajikan data yang detail melalui fitur drill-drown EIS juga memiliki perangkat DSS yang dipergunakan untuk membantu eksekutif memahami permasalahan atau peluang yang ada sehingga mereka dapat mengembangkan strategi.
Example:
5-year operating plan. Answer question like what are long-term industry cost trends and how are we doing relative to them?(5 tahun rencana pengoperasian.menjawab
pertanyaan semula?
seperti
berapa
banyak
kecenderungan
waktu/masa
industri
yg
beristirahat/tidak beroperasi dan bagaimana kita melakukan pengembalian seperti Gets data from all internal IS plus external industry data Bases (dapatkan data dari semua sistem informasi internal dan eksternal(luar) industri database)
pemampatan informasi (information compression) dan menghasilkan suatu gambaran atau model mental dari operasi perusahaan. Tahun 1973, P.N. Johnson Lavid menciptakan istilah model mental, yakni memungkinkan perorangan untuk membuat penilaian dan perkiraan, untuk memahami fenomena, untuk memutuskan tindakan yang perlu diambil dan untuk mengendalikan pelaksanaannya dan di atas semuanya untuk mengalami kejadian melalui pengganti (proxy).
Memonitor keberadaan organisasi dibandingkan dengan perencanaan strategis yang telah dibuat dan fasilitas untuk mengubahnya bila diperlukan. McLeod mengumpulkan beberapa data dan studi yang berusaha memberi gambar dalam presentase tentang kebiasaan umum seorang manajer tingkat atas, yaitu sebagai berikut : Apa saja yang dikerjakan oleh seorang Chief Executive Officier ? Pertemuan terjadwal Pekerjaan kantor Pertemuan tidak terjadwal Telepon Peninjau lapangan 59% 22% 10% 6% 3%
Berapa banyak informasi yang mencapai para eksekutif ? Kategori rendah antara Kategori menengah antara Kategori tinggi antara 10 - 30% 15 - 40% 20 - 60%
Hal ini juga tergantung dari jenis usaha yang ada. Berapa nilai / bobot informasi yang diterima para eksekutif ? Rata-rata antara 29 - 55% Hal ini sangat tergantung dari jenis usaha yang ada, berapa banyak informasi yang dapat dicapai, serta penggunaan informasi tersebut. Dari mana sumber informasi itu ? Lingkungan Individu di dalam organisasi Tingkat yang lebih tinggi Komite Satu tingkat di bawah Dua tingkat di bawah 43% 13% 5% 2% 20% 10%
Tiga tingkat di bawah Empat tingkat di bawah Apa media yang digunakan ? Pertemuan terjadwal Pertemuan tidak terjadwal Peninjauan lapangan Kegiatan social Memo Laporan computer Laporan bukan computer Surat menyurat Telepon Makan bersama relasi dagang Bacaan periodic
6% 2%
nilai : 74 (tidak tertulis) nilai : 62 (tidak tertulis) nilai : 53 (tidak tertulis) nilai : 50 (tidak tertulis) nilai : 48 (tertulis) nilai : 47 (tertulis) nilai : 47 (tertulis) nilai : 42 (tertulis) nilai : 37 (tidak tertulis) nilai : 36 (tidak tertulis) nilai : 31 (tertulis)
Apa hasil yang diharapkan dari informasi yang ada ? Menangani problematika Kewiraswastaan (entrepreneur) Mencari sumber Negosiasi Lain-lain 42% 32% 17% 3% 6%
Kegiatan seperti diatas hanya bisa didekati menggunakan ESS yang telah dirancang dengan baik. Oleh karena itu, berikut ini disarikan sifat dan keunggulan ESS pada umumnya, yaitu : Dapat menyajikan informasi yang relevan demi menghemat waktu MTA. Dapat membantu MTA mengetahui lingkungan dengan lebih cepat, lebih singkat, dan lebih up-to-date. Dapat dibuat khusus (secara individu) sesuai dengan yang diminta MTA, serta sesuai dengan kebuidayaan perusahaan.
Mempunyai kemampuan grafik yang cukup, alat presentasi yang andal, dan menyajikan dan menonjolkan intisari data serta fasilitas untuk menampilkan data CSF ke dalam berbagai bentuk dengan lebih cepat.
Dapat berkomunikasi dan membandingkan strategi dan realita agar dapat mengurangi jarak serta salah paham antara MTA dengan bawahannya. Dapat memberi gambaran individu tentang siapa yang berada pada CSF sehingga dapat memberi motivasi lebih lanjut. Mampu mengambil data dari luar dengan mudah guna mempermudah penampilan alternative lain.
8. Manajemen atas penyebaran dan evolusi sistem : Jika manajer tingkat atas mulai menerima informasi dari EIS, maka manajer tingkat bawah menginginkan informasi yang sama, karena mereka ingin mengantisipasi masalah dan memecahkannya sebelum manajer tingkat atas mengangap masalah tersebut tidak terkendali.
3.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil analisis data dan informasi yang kami dapatkan, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut : Pihak management dapat menganalisa kelebihan dan kekurangan dari strategi yang diterapkan dan mengambil langkah-langkah yang diperlukan karena didukung oleh informasi yang akurat dan tepat waktu tanpa harus menunggu dan berhadapan dengan laporan yang bertumpuk-tumpuk. Pihak management memerlukan informasi yang up-to-date berupa informasi internal maupun eksternal dalam laporan-laporan yang tersedia dalam bentuk summary sehingga dapat memudahkan pihak management dalam menganalisis informasi. System Informasi Eksekutif ini menyajikan tampilan yang user friendly dan menyediakan beberapa fasilitas seperti drill-down, drill-acros, dan query builder untuk memudahkan pihak management dalam perencanaan strategi.
3.2 Saran
Perlunya pengembangan Sistem Informasi Eksekutif secara terus menerus mengikuti perkembangan internal dan eksternal perusahaan yang disesuaikan dengan kebutuhan. Untuk mendapatkan hasil yang maksimal, diperlukan perangkan keras dan perangkat jaringan yang handal.