Audit Financiar

- Caiet de seminar -
Dr. ec. Constantin Iaco
Audit financiar Caiet de seminar
CUPRINS
Capitolul 1 Planificarea auditului intern 3 1.1. Conceptul de planificare al auditului .............................................. 3 1.2. Sistemul de planificare al activitilor de audit intern . 3 1.3. Reglementri noi n evaluarea riscurilor n vederea planificrii auditului anual 5 1.4 Metodologia de evaluare a riscurilor pentru ntocmirea planului de audit intern .6 Capitolul 2 Metodologia derulrii misiunii de audit pe exemplul activitii serviciului juridic ... 17 Capitolul 3 Auditul privind achiziiile publice ...97 3.1. Emiterea ordinului de serviciu .97 3.2. Declararea independenei .................................................100 3.3. Notificarea privind declanarea misiunii de audit intern .................................................103 3.4. Colectarea i prelucrarea informaiilor 104 3.4.1. Colectarea informaiilor . 104 3.4.2. Prelucrarea informaiilor ................................................ 105 3.5. Analiza riscurilor ................................................. 106 3.6. ntocmirea programului de audit intern ............................... 142 3.7. ntocmirea programului preliminar al interveniei la faa locului ... 146 3.8. edina de deschidere . 150 3.9. Intervenia la faa locului ................................................. 151 3.9.1. Colectarea dovezilor ... 152 3.9.2. Tehnici i instrumente utilizate .. 152 3.9.3. Alte testri .. 153 3.9.4. Probele de audit intern 153 3.9.5. Eantionarea 153 3.9.6. Tabloul de prezentare al circuitului auditului intern .. 154 3.9.7. Formularele constatrilor de audit intern 154 3.10. Constituirea dosarelor de audit intern 201 3.11. Revizuirea documentelor de lucru ................................................ 201 3.12. edina de nchidere .. 203 3.13. Elaborarea proiectului raport de audit intern . 206 3.14. Transmiterea proiectului raportului de audit intern ............................... 223 3.15. Reuniunea de conciliere 223 3.16. Raportul de audit intern . 223 3.17. Difuzarea raportului de audit public intern 226 3.18. Urmrirea recomandrilor . 226 3.19. Supervizarea .............................. 229 3.20. Programul de asigurare i mbuntire a calitii ................................................ 230 3.20.1. Evaluarea intern ...230 3.20.2. Evaluarea extern .............................. 232 Bibliografie . 233
Constantin Iaco
Capitolul 1 PLANIFICAREA AUDITULUI INTERN

1.1. Conceptul de planificare al auditului Activitatea de audit intern este o activitate planificat, proces care se realizeaz pe baza analizei riscurilor asociate activitilor i este menit s adauge valoare entitii auditate. Auditorul trebuie s planifice auditul ntr-o manier care s asigure c misiunea va fi ndeplinit n condiii de economicitate, eficien, eficacitate i la termenul convenit. Planificarea auditului const n construirea unei strategii generale dar i unor abordri detaliate cu privire la natura, durata i gradul de cuprindere preconizat al auditului. Activitatea de planificare a auditului comport urmtoarele caracteristici: Raionalitatea. Procesul de planificare i rezultatele acestuia permit auditorului evaluarea logic a ndeplinirii sarcinilor, precum i stabilirea de obiective clare; Anticiparea. Procesul de planificare permite dimensionarea sarcinilor n timp, astfel nct prioritile s fie mai clar scoase n eviden; Coordonarea. Planificarea permite coordonarea, de ctre instituiile de audit, att a politicilor de audit, cu auditurile realizate efectiv, ct i a activitilor desfurate de ali auditori sau experi. Activitatea de planificare este funcie de mrimea entitii auditate, complexitatea auditului, experiena auditorului i gradul de cunoatere a activitii entitii.
1.2. Sistemul de planificare al activitilor de audit intern Planificarea activitii de audit intern se realizeaz pe trei nivele: planificarea strategica pe termen lung are n vedere activitatea de evaluare a funciei auditului intern a structurilor din subordine care i-au organizat compartimente de audit, o dat la 5 ani, conform cadrului normativ al auditului intern; planificarea strategic pe termen mediu are n vedere faptul c, conform legii, toate activitile auditabile trebuie s fie auditate cel puin o dat la 3 ani. n funcie de importana unei activiti n cadrul entitii, de pericolul producerii unor evenimente sau chiar pagube, ct i de gradul de apariie i importan al riscului aceasta poate fi cuprins n auditare; planificarea anual cuprinde misiunile ce se vor realiza pe parcursul anului viitor innd cont de bugetul de timp disponibil n cadrul planului i de resursele alocate anual. Fiecare misiune de audit va cuprinde obiectivele, identificarea activitilor adiacente, orele lucrate, personalul i planificarea orar pentru activitile i departamentele entitii publice supuse examinrii. Realizarea activitii de planificare presupune determinarea domeniilor majore ale auditului. O planificare incorect sau incomplet conduce la pierderea unor activiti purttoare de riscuri. Practica impune selectarea cu atenie a activitilor din domeniile auditabile cu risc crescut pe baza analizei riscurilor asociate acestor activiti. Tipologia riscurilor i respectiv criteriile de evaluare a riscurilor trebuie s fie eficient i s ne asigure pstrarea unei viziuni generale asupra ansamblului. Riscurile majore, de regul, se concentreaz spre vrful organizaiei, aa cum rezult din Figura nr. 1.2.1. Localizarea riscurilor majore, i de aceea este recomandat s ncepem activitatea de planificare de sus n jos. Pornind de jos n sus vom constata c unele activiti le vom repeta de mai multe ori. Totui nu exist o soluie garantat. Filing-ul i experien auditorilor interni rmne un element cu pondere n activitatea de planificare. Important este s ne planificm auditurile pentru riscurile majore, iar pe cele minore n mai mic msur sau deloc. Considerm c, orice planificare am face nu trebuie s uitm departamentele IT i achiziii publice care sunt, n general, purttoare de riscuri. Din practic rezult c este necesar s ne hotrm dac integrm activiti IT i achiziii la toate domeniile auditate sau le auditm separat.
Abordarea planificrii auditului pe baza proceselor este bun pentru c ne spune ce se ntmpl de la nceput pn la sfritul respectivului proces. Aceasta implic IT, resurse umane, financiar-contabilitate, achiziii, vnzri i n consecin presupune utilizarea unui timp mai mare, deci sunt audituri complexe. Standardele de audit intern recomand ca pentru realizarea planificrii trebuie s discutm cu managementul. Managerul entitii publice este responsabil de planificarea activitii de audit intern i trebuie s aprobe planul de audit intern, dar aceasta nu nseamn c poate influena eliminarea unui domeniu sau a unui departament cuprins n plan.
MANAGEMENT
ENTITATE
Figura nr. 1.2.1. Localizarea riscurilor majore Practicienii recomand auditorilor s consulte i oamenii din organizaii care au o viziune global asupra activitilor i pot sesiza riscuri, care altfel ar scpa, innd cont c ei sunt acolo jos, pe teren, implicai, iar noi i chiar managerii suntem mai mult la birou. Odat stabilite riscurile se procedeaz la ierarhizarea lor pe nevoile de sarcini i pentru aceasta se pleac de la obiectivele entitii, la intele ce trebuie atinse. Dac volumul activitilor auditabile pentru un an este foarte mare cutm s vedem ct putem pstra n plan pentru auditarea n acel an, avnd n vedere i informaiile de care avem nevoie i modul cum le putem procura. n acest caz, se impune s constituim o nou list cu activitile auditabile n funcie de informaiile disponibile i de cei mai buni indicatori pe domenii de activitate. La planificarea activitilor auditabile n anul viitor trebuie s acordm prioritate activitilor cu valoare adugat mare, ale cror rezultate vor fi relevante pentru cei auditai, deoarece aceasta creeaz un impact favorabil auditorilor interni. Planurile anuale de audit intern trebuie s fie adaptate n cursul exerciiului ori de cte ori se modific geografia riscurilor din cadrul entitii i de asemenea trebuie s aib o rezerv pentru evenimente deosebite sau neprevzute (concedii medicale ale auditorului intern, spre ex., n medie, 5 zile/an) i timp pentru acordarea de consultana managementului. Un plan de audit intern bun este acel plan care a fost testat n situaii critice, cnd intervine o criz, deoarece n situaii normale totul decurge OK. Spre exemplu, ne aflm n ultima zi de elaborare i aprobare al planului i proiectul planului de audit intern nu este gata, iar eful structurii de audit intern sau cel care l ntocmete sunt lips din entitate i ntrebarea fireasc este: Exist o procedur pentru asemenea situaii, sau trebuie s discutm cu oamenii i s vedem ce se ntmpl? Evident se va elabora o procedur i pentru aceast situaie special. n activitatea de planificare tot ce uitm nu se mai poate prinde i rmne pentru o perioad ulterioar, n cadrul celor trei ani stabilii prin lege. Planificarea activitii de audit intern trebuie s aib n vedere i zilele de pregtire profesional ale auditului stabilite, conform legii, i zilele de concediu de odihn. Apoi, n afara obiectivelor obligatorii se stabilete bugetul de timp al auditorilor i bugetul financiar aferent activitilor planificate. Un plan de audit este bine apreciat cnd 70 % din bugetul de timp este afectat pentru activiti de audit intern. Metoda de elaborare a bugetului este ca pentru fiecare obiectiv s calculm de ce avem nevoie i apoi
Constantin Iaco prin nsumare i cu serviciile aferente s stabilim valoarea noastr. Raportarea s se fac avnd n vedere scopurile stabilite, modalitile utilizate i rezultatele ateptate. Conform standardelor I.I.A. (2000, 2010) eful auditului intern trebuie s realizeze o planificare bazat pe riscuri pentru a stabili prioritile n acord cu obiectivele organizaiei. Programul misiunilor de audit intern trebuie la rndul lor s se bazeze pe o evaluare a riscurilor realizate cel puin o dat pe an i s se in cont de punctul de vedere al managementului general. n situaiile n care avem propuneri de realizare i a unei misiuni de consiliere, eful structurii de audit intern nainte de a o accepta, trebuie s ia n calcul n ce msur aceasta poate aduce un plus de valoare i contribuie la mbuntirea managementului riscurilor n funcionarea organizaiei. Misiunile de consiliere care au fost acceptate trebuie s fie integrate n planul audit intern anual, care va fi transmis apoi managerului general pentru aprobare.
1.3. Reglementri noi n evaluarea riscurilor n vederea planificrii auditului anual Obiectivul modelului de risc este s optimizeze alocarea resurselor de audit printr-o nelegere cuprinztoare a universului domeniului de audit i riscurile asociate cu fiecare element al acestuia. Bunele practici internaionale, adoptate de I.I.A., ncepnd cu elaborarea Planului de audit pentru anul 2003, recomand un model de audit al riscului pentru a cuantifica nivelul de risc al fiecrei uniti de audit, n vederea programrii auditurilor conform prioritilor stabilite. Aceasta reprezint o desprire de practicile trecute care se bazau mai puin pe judecat formal a riscului i mai mult pe perioada de timp scurs de la ultimul audit. Ultimul model de analiz a riscului, recomandat de I.I.A., n 2003, se bazeaz pe 6 factori de risc, i anume: F1 - Constatrile anterioare ale auditului; F2 - Sensibilitatea sistemului, aa cum este perceput; F3 - Mediul de control; F4 - ncrederea n managementul operaional; F5 - Schimbrile de oameni sau de sisteme; F6 - Complexitatea. Fiecare element din universul de audit va fi cuantificat dup aceti 6 factori folosind o scar numeric de la 1 la 3, unde: 1 nseamn probabil c nu prezint probleme, 2 nseamn posibil o problem, 3 nseamn probabil o problem. Rezultatele acestor analize sunt totalizate i apoi multiplicate cu un factor de vrst a auditului, cum ar fi: - 100 % dac un audit similar a fost fcut n ultimele 24 de luni; - 125 % dac auditul a fost fcut n urm cu 25-36 luni; - 150 % dac auditul a fost fcut n urm cu 37/60 de luni; - 200 % dac auditul e mai vechi de 60 de luni. Nivelele rezultatelor se vor ntinde pe o plaj de valori cuprinse ntre 6-36, care dup ncheierea acestui proces de notare vor fi grupate pe 4 categorii, n funcie de factorul de risc prezentat, astfel: - stratul de 10%, de sus, reprezint nivelul de risc maxim; - stratul de 30% reprezint nivelul de risc sensibil; - stratul de 40% reprezint nivelul de risc moderat; - ultimul strat de 20% reprezint nivelul de risc sczut. Cadrul pentru planul anual de audit intern este apoi construit din mostre din cele 4 straturi folosind urmtoarele inte de acoperire. - entitile de audit considerate de risc mare vor fi auditate n proporie de 100 %; - stratul de risc sensibil va fi auditat n proporie de 50%; - mostr de 25% va fi auditat din stratul de risc moderat; - stratul de risc sczut va fi auditat selectnd elemente n proporie de 10 %. Grupurile de risc mai sczut sunt eantionate pentru a vedea dac procesul de notare funcioneaz i confirm c nivelurile de risc sunt n mod corespunztor clasificate. n timp ce modelul de risc nc necesit judeci, nivelurile individuale sunt documentate i pot fi analizate critic i polemizate. Modelul, de asemenea, promoveaz definirea uniform a universului de audit al fiecrui segment. Astfel, riscurile de audit la fiecare locaie ale entitii publice pot fi comparate cu cele de la celelalte locaii pe o baz obiectiv. Aceasta va ghida folosirea i repartizarea geografic a personalului.
Definirea universului de audit este prima cerin prealabil a ierarhizrii riscurilor. Aceast determinare a domeniului auditului va fi bazat pe cunoaterea planului strategic al organizaiei i activitile acesteia i discuiile cu responsabilul compartimentului de resurse umane. Modelul de evaluare a riscurilor recomand liniile directoare de stabilire a criteriilor de ierarhizare a riscurilor, care sunt: i) Constatrile anterioare ale auditului sunt un indicator al disciplinei de control intern. Problemele sunt adeseori caracterizate de deficiene semnificative ale controlului, modificri (ajustri) importante, un numr de constatri mai mare dect normal, iar constatrile repetitive nu sunt fixe. Dimpotriv, lipsa de constatri i corectarea periodic a constatrilor anterioare indic o disciplin a controlului. ii) Sensibilitatea reprezint evaluarea riscurilor inerente asociate cu entitile evaluate. Aceasta este o evaluare a ceea ce potenial ar putea produce nereguli n viitor i care va fi reacia asociat, care poate fi conectat, din punct de vedere al riscului, cu pierderea sau descompletarea activelor, cu erorile nedetectate, cu datoriile nerecunoscute sau necuantificate exact sau riscul de publicitate advers, obligaii legale etc. Cuantificarea sensibilitii va trebui s in seama i de mrimea entitii analizate, expunerea potenial i probabilitatea. iii) Mediul de control reprezint politicile colective, procedurile, regulile obinuite, msurile de protecie fizic a patrimoniului i personalul folosit n acest scop. Esenial pentru un mediu favorabil de control este tonul de la vrf, aderena la politicile i procedurile cuprinse n documente, sisteme sigure, prompta detectare i corectare a erorilor, dotarea adecvat cu personal i asigurarea unui numr (de personal) inut sub control. Dimpotriv, lipsa de supraveghere, ratele mari de eroare, lipsa de documentare, cantiti mari de munc nenormat, insuficient gestionat, un mare numr de personal i operaiuni nereglementate, sunt simptome ale unui mediu slab de control. iv) Relaii bune, atmosfer destins cu managementul executiv - reflect ncrederea conductorilor auditului n managementul direct responsabil cu unitatea auditat i implicarea managementului n controlul intern. Confortul este caracterizat de factori cum ar fi colaborarea n auditurile anterioare, experiena managementului n mediul de munc i percepiile privind calitatea i nivelul de dotare cu personal. v) Schimbri ale oamenilor/sistemelor. Practica indic faptul c schimbrile au impact asupra controalelor interne i raportrilor financiare. Schimbri apar de obicei pentru a avea efect pe termen lung, dar adeseori schimbrile pe termen scurt necesit o mai mare atenie din partea auditului. Schimbrile cuprind reorganizri, modificri ale ciclurilor de afaceri, creteri rapide, noi linii de produse, noi sisteme, achiziii i vnzri ale unor pri din firm (capital), noi reglementri sau legi i fluctuaia personalului. Unitile de audit mai puin afectate de schimbri vor fi mai puin auditate. vi) Complexitatea. Acest factor de risc reprezint potenialul pentru a comite erori sau inadecvri care ar putea trece neobservate (nedetectate) din cauza complexitii mediului. Cuantificarea i nivelul complexitii va depinde de mai muli factori. Extinderea automatizrii, calculaii complexe, activiti interdependente, numr mare de produse sau servicii, orizontul de timp al estimrilor, dependena de un ter, cererile clienilor, timpii de procesare, legile i reglementrile aplicabile i muli ali factori, unii dintre ei necunoscui, influeneaz judecile despre complexitatea unui anumit audit Perfecionarea modelului de cuantificare a riscurilor rmn o prioritate permanent a funciei auditului intern. Obiectivele auditorilor interni reprezint alocarea de resurse de audit ntr-o manier optim, ctre auditurile cu cel mai mare risc, pentru nsntoirea activitilor/subactivitilor entitii, iar economisirea de resurse pe baza analizei riscurilor s rmn o prioritate..
1.4 Metodologia de evaluare a riscurilor pentru ntocmirea planului de audit intern Normele generale de aplicare a auditului public intern conin o metodologie comun pentru evaluarea riscurilor, att pentru procedura de ntocmire a Planului de audit public intern, ct i pentru derularea unei misiuni de audit n faza de elaborare a Programului de audit, i presupun parcurgerea urmtoarelor etape: 1. Identificarea activitilor auditabile; 2. Identificarea riscurilor inerente asociate activitilor; 3. Stabilirea factorilor de analiz a riscurilor i nivelele de apreciere ale acestora; 4. Stabilirea nivelului riscului pe criteriile de apreciere; 5. Determinarea punctajului total al riscului; 6. Clasarea activitilor pe baza analizei riscurilor; 7. Ierarhizarea activitilor care urmeaz a fi auditate; 8. Elaborarea tematicii n detaliu a activitilor auditabile; 9. Elaborarea planului de audit intern anual.
Constantin Iaco
a) Identificarea activitilor auditabile se realizeaz pe baza analizei actului de nfiinare, organigramei, ROF-ului, deciziilor de organizare a eventualelor noi activiti s.a. Etapa se concretizeaz prin ntocmirea de ctre auditori a Listei activitilor din cadrul entitii, conform modelului prezentat n continuare pentru domeniul financiar-contabil. Procedura : Colectarea i prelucrarea informaiilor MINISTERUL FINANELOR PUBLICE D.G.F.P. A JUDEULUI X LISTA ACTIVITILOR AUDITABILE Denumirea lucrrii: Elaborare plan activitate anual Domeniul: Financiar-contabilitate ntocmit: eful structurii de audit intern Nr. crt. 1 2 3 4 5 6 7
Data: 15.11.2003
Activiti identificate Activitatea de elaborare i aprobare a bugetului ntocmirea bilanului contabil i a contului de execuie Contabilitatea, inclusiv angajamentele bugetare i legale Calculul i plata salariilor Plata achiziiilor publice Activitatea de inventariere a patrimoniului Plata facturilor furnizorilor i prestatorilor de servicii
Observaii
n practic, n unele situaii, se ntlnesc activiti necuprinse n organigram sau n ROF i n aceste cazuri auditorii interni trebuie s le aib n vedere la ntocmirea Listei activitilor auditabile. b) Identificarea riscurilor inerente asociate activitilor Evaluarea riscurilor trebuie s aib n vedere gestionarea schimbrii: oamenii se schimb, metodele se schimb, organizrile i politicile se schimb i ca atare i riscurile se schimb. Evaluarea riscului nseamn identificarea i analizarea riscurilor relevante n ndeplinirea obiectivelor, pentru a cunoate modul n care acestea trebuie s fie administrate. Evaluarea riscului este o parte a procesului operaional i trebuie s identifice i s evalueze factorii interni i externi care ar putea afecta n mod negativ obiectivele organizaiei. Factorii interni i externi trebuie s fie luai n considerare ntr-o abordare a evalurii riscului. Factorii interni sunt, de exemplu, natura activitilor entitii, calificarea personalului, schimbri majore n organizare sau randamentul angajailor. Factorii externi pot fi variaia condiiilor economice, schimbarea cadrului legislativ, factorul politic sau schimbrile intervenite n tehnologie. Identificarea riscurilor asociate activitilor trebuie s in seama de formele de control intern, respectiv de existena i funcionalitatea procedurilor. tiind c pentru orice activitate se elaboreaz o procedur de lucru care va conine i controalele interne, dac aceasta lipsete activitatea prezint riscuri potenial mai mari dect cele pentru care sunt elaborate proceduri. Aceasta se bazeaz pe faptul c personalul de execuie, neavnd o procedura unitara va nelege foarte greu activitatea i implicit realizarea ei n practic. Etapa se concretizeaz prin ntocmirea tabelului Identificarea riscurilor asociate activitilor auditabile, conform modelului.
Procedura: Analiza riscurilor MINISTERUL FINANELOR PUBLICE D.G.F.P. A JUDEULUI X IDENTIFICAREA RISCURILOR ASOCIATE ACTIVITILOR Denumirea lucrrii: Elaborare plan activitate anual Domeniul: Financiar-contabilitate ntocmit de: eful structurii de audit intern
Data: 15.11.2003
Nr. crt. 1
Activiti auditabile Activitatea de elaborare i aprobare a bilanului
Riscuri identificate
Observaii
- existena i structura bugetului - nentocmirea n termen a bugetului - nefundamentarea elementelor de cheltuieli ........................................................ ntocmirea bilanului contabil i - necorelaii ntre situaia conturilor i bilanul a contului de execuie ntocmit - erori n preluarea datelor din balanele de verificare - erori n efectuarea operaiunilor contabile .......................................................... Contabilitatea, inclusiv - inexistena documentelor justificative privind angajamentele bugetare i legale operaiile efectuate - nenregistrarea n mod cronologic - nerealizarea controalelor ierarhice - utilizarea incorect a conturilor contabile .......................................................... Calculul i plata salariilor - acordarea incorect a elementelor salariale - gestionarea incorect a dosarului de personal - erori n ntocmirea statelor de salarii ........................................................... Plata achiziiilor publice - neaplicarea corect a procedurilor de achiziii - nencadrarea n plafoanele aprobate - erori n atribuirea contractelor de achiziie ............................................................ Activitatea de inventariere a - erori n efectuarea inventarierii faptice patrimoniului - nevalorificarea diferenelor constatate n urma inventarierii - neefectuarea inventarierii tuturor bunurilor ............................................................. Plata facturilor furnizorilor i - neoperarea tuturor intrrilor n contabilitate prestatorilor de servicii - nenregistrarea corect a documentelor de pli - inexistena documentelor justificative pentru plat .............................................................
c) Stabilirea factorilor de analiza a riscurilor i nivelele de apreciere a acestora se realizeaz innd cont de recomandrile din Normele generale pentru utilizarea factorilor privind: aprecierea controlului intern, aprecierea cantitativa i aprecierea calitativa, la care mai putem adaug i ali factori specifici activitii. Spre exemplu, propunem pentru domeniul financiar-contabil sa utilizam i factorii: modificri legislative i vechimea personalului. Menionm c pentru stabilirea ponderii riscului se are n vedere importana i greutatea factorului de risc n cadrul activitii respective i de asemenea, faptul c suma ponderilor factorilor de risc trebuie s fie 100. Funcie de criteriile alese stabilim urmtoarele ponderi: - Aprecierea controlului intern40%; - Aprecierea cantitativ25%; - Aprecierea calitativ..20%; - Modificri legislative.10%; - Vechimea personalului.5%. Factorul de risc este elementul utilizat pentru a identifica probabilitatea ca evenimentele s aib un impact negativ asupra unei activiti auditabile. Nivelul factorului de apreciere a riscului reprezint modificarea produs de impactul riscului asupra domeniului auditabil. Etapa se concretizeaz prin ntocmirea tabelului Situaia privind factorii de analiz a riscurilor i nivelele de apreciere ale acestora, conform modelului.
Constantin Iaco
Procedura: Analiza riscurilor MINISTERUL FINANELOR PUBLICE D.G.F.P. A JUDEULUI X FACTORII DE ANALIZ A RISCURILOR I NIVELELE DE APRECIERE Denumirea lucrrii: Elaborare plan activitate anual Domeniul: Financiar-contabilitate ntocmit: eful structurii de audit intern
Data: 15.11.2003
Nivelul/ Criteriul Aprecierea controlului intern Aprecierea cantitativ Aprecierea calitativ Modificri legislative Calitatea personalului Not:
Nivelul 5
Nivelul 4
Nivelul 3
Nivelul 2
Nivelul 1
Nu exist proceduri
Exist proceduri dar nu sunt actualizate i nu sunt cunoscute Impact financiar Impact financiar foarte ridicat important Vulnerabilitate foarte ridicat 1 - 3 luni Vulnerabilitate ridicat < 6 luni
Exist proceduri Exist proceduri Exist proceduri dar nu sunt sunt cunoscute i se aplic cunoscute dar nu se aplic Impact financiar Impact financiar Impact financiar mediu slab foarte sczut Vulnerabilitate medie < 1 an Vulnerabilitate sczut < 1 2 ani Vulnerabilitate foarte mic > 2 ani
< 1 an
< 3 ani
< 5 ani
< 6 ani
> 6 ani
Din analiza documentului Factorii de analiz a riscurilor i nivelele de apreciere se constat c pentru evaluarea riscurilor am utilizat cinci factori de risc pentru care vom avea cinci nivele de apreciere a riscurilor. Precizm c factorii de risc pe care i-am adugat fa de cei stabilii prin norme, respectiv modificri legislative i calitatea personalului, vor diminua ponderile la factorii de risc aprecierea cantitativ i corespunztor aprecierea calitativ, lund n consideraie c suma acestora se recomand s fie tot 100.
d) Stabilirea nivelului riscului pe criteriile de apreciere se realizeaz prin aplicarea la fiecare factor de analiz a riscurilor a unui nivel de apreciere. Etapa se concretizeaz prin ntocmirea situaiei Stabilirea nivelului riscului conform modelului.
Procedura : Analiza riscurilor
MINISTERUL FINANELOR PUBLICE D.G.F.P. A JUDEULUI X
STABILIREA NIVELULUI RISCULUI Denumirea lucrrii: Elaborare plan activitate anual Domeniul: Financiar-contabilitate ntocmit: eful structurii de audit intern
Data: 15.11.2003
Nr. crt. 1
Activiti auditabile Activitatea de elaborare i aprobare a bilanului
P1 40% F1
P2 25% F2
P3 20% F3
P4 10% F4
P5 5% F5
- existena i structura bugetului - nentocmirea n termen a bugetului nefundamentarea elementelor de cheltuieli ..................................................... ntocmirea - necorelaii ntre situaia conturilor i bilanului bilanul ntocmit contabil i a - erori n preluarea datelor din balanele contului de de verificare execuie - erori n efectuarea operaiunilor contabile ..................................................... Contabilitatea, - inexistena documentelor justificative inclusiv privind operaiile efectuate angajamentele - nenregistrarea n mod cronologic bugetare i legale - nerealizarea controalelor ierarhice - utilizarea incorect a conturilor contabile ..................................................... Calculul i plata - acordarea incorect a elementelor salariilor salariale - gestionarea incorect a dosarului de personal - erori n ntocmirea statelor de salarii ..................................................... Plata achiziiilor - neaplicarea corect a procedurilor de publice achiziii - nencadrarea n plafoanele aprobate - erori n atribuirea contractelor de achiziie ..................................................... Activitatea de inventariere a patrimoniului
Plata facturilor furnizorilor i prestatorilor de servicii
- erori n efectuarea inventarierii faptice - nevalorificarea diferenelor constatate n urma inventarieri 5 - neefectuarea inventarierii tuturor bunurilor .................................................... - neoperarea tuturor intrrilor n contabilitate - nenregistrarea corect a documentelor 2 de pli - inexistena documentelor justificative pentru plat .............................................................
e) Determinarea punctajului total se realizeaz prin aplicarea ponderii nivelului de apreciere fiecrui factor de risc pe nivele de riscuri n vederea stabilirii punctajului total pe baza formulei: P t = P i * Ni unde, Pt = punctaj total; Pi = ponderea riscurilor pentru fiecare factor; Ni = nivelul riscului pentru fiecare factor utilizat. Etapa se concretizeaz prin ntocmirea situaiei Determinarea punctajului total, conform modelului.
10
Constantin Iaco
Procedura: Analiza riscurilor
MINISTERUL FINANELOR PUBLICE D.G.F.P. A JUDEULUI X DETERMINAREA PUNCTAJULUI TOTAL Denumirea lucrrii: Elaborare plan activitate anual Domeniul: Financiar-contabilitate ntocmit: eful structurii de audit intern Nr. crt. 1 Activiti auditabile Activitatea de elaborare i aprobare a bilanului
Data: 15.11.2003 P1 40% F1 P2 25% F2 P3 20% F3 P4 10% F4 P5 5% F5 Punctaj total
- existena i structura bugetului - nentocmirea n termen a bugetului - nefundamentarea elementelor de cheltuieli ........................................... ntocmirea - necorelaii ntre situaia bilanului conturilor i bilanul ntocmit contabil i a - erori n preluarea datelor din contului de balanele de verificare execuie - erori n efectuarea operaiunilor contabile ........................................... Contabilitatea, - inexistena documentelor inclusiv justificative privind operaiile angajamentele efectuate bugetare i - nenregistrarea n mod legale cronologic - nerealizarea controalelor ierarhice - utilizarea incorect a conturilor contabile ........................................... Calculul i plata - acordarea incorect a salariilor elementelor salariale - gestionarea incorect a dosarului de personal - erori n ntocmirea statelor de salarii ............................................ Plata achiziiilor - neaplicarea corect a publice procedurilor de achiziii - nencadrarea n plafoanele aprobate - erori n atribuirea contractelor de achiziie ............................................. Activitatea de - erori n efectuarea inventarierii inventariere a faptice patrimoniului - nevalorificarea diferenelor constatate n urma inventarieri - neefectuarea inventarierii tuturor bunurilor .............................................
3,00
2,30
3,55
4,60
4,20
4,00
11
Nr. crt. 7
Activiti auditabile Plata facturilor furnizorilor i prestatorilor de servicii
Riscuri identificate - neoperarea tuturor intrrilor n contabilitate - nenregistrarea corect a documentelor de pli 2 - inexistena documentelor justificative pentru plat ..........................................
P1 40% F1
P2 25% F2
P3 20% F3
P4 10% F4
P5 5% F5
Punctaj total
2,05
f) Clasarea activitilor pe baza analizei riscurilor se realizeaz pe baza punctajelor totale obinute anterior, stabilite n ordinea impactului produs asupra domeniului auditabil i se departajeaz pe o scar cu trei nivele: mari, medii i mici. Etapa se concretizeaz prin ntocmirea situaiei Clasarea activitilor conine activitile identificate din cadrul domeniului financiar-contabil, n funcie de riscuri, conform modelului: Procedura : Analiza riscurilor MINISTERUL FINANELOR PUBLICE D.G.F.P. A JUDEULUI X CLASAREA ACTIVITILOR Denumirea lucrrii: Elaborare plan activitate anual Domeniul: Financiar-contabilitate ntocmit: eful structurii de audit intern Nr. Activiti crt. auditabile 1 Calculul i plata salariilor
Data: 15.11.2003
Riscuri identificate - acordarea incorect a elementelor salariale - gestionarea incorect a dosarului de personal - erori n ntocmirea statelor de salarii ......................................................... Plata achiziiilor - neaplicarea corect a procedurilor de achiziii publice - nencadrarea n plafoanele aprobate - erori n atribuirea contractelor de achiziie ........................................................ Activitatea de - erori n efectuarea inventarierii faptice inventariere a - nevalorificarea diferenelor constatate n urma inventarieri patrimoniului - neefectuarea inventarierii tuturor bunurilor ......................................................... Contabilitate, - inexistena documentelor justificative privind operaiile efectuate inclusiv - nenregistrarea n mod cronologic angajamentele - nerealizarea controalelor ierarhice bugetare i legale - utilizarea incorect a conturilor contabile ........................................................ Activitatea de - existena i structura bugetului elaborare i - nentocmirea n termen a bugetului aprobare a - nefundamentarea elementelor de cheltuieli bugetului .......................................................... ntocmirea - necorelaii intre situaia conturilor i bilanul ntocmit bilanului contabil - erori n preluarea datelor din balanele de verificare i a contului de - erori n efectuarea operaiunilor contabile execuie .......................................................... Plata facturilor - neoperarea tuturor intrrilor n contabilitate furnizorilor i - nenregistrarea corect a documentelor de pli prestatorilor de - inexistena documentelor justificative pentru plat servicii ..........................................................
Clasare
Mare
Mare
Mare
Mediu
Mediu
Mediu
Mic
12
Constantin Iaco
Auditorii vor prelua din lista de Clasare a activitilor i riscurilor, toate activitile, indiferent dac riscul este mare, mediu sau mic, n vederea ierarhizrii lor. g) Ierarhizarea activitilor care urmeaz a fi auditate se realizeaz pe baza situaiei anterioare innd cont i de numrul personalului, timpul disponibil, alte activiti care se desfoar n cadrul structurii de audit intern i, n mod special, de analiza riscurilor identificate la celelalte domenii din cadrul entitii. Etapa se concretizeaz prin elaborarea Tabelului puncte tari i puncte slabe, document care prezint sintetic rezultatul evalurii fiecrei activiti n scopul elaborrii Planului de audit intern. Documentul conine i o opinie referitoare la nivelul impactului riscurilor activitilor asupra domeniului auditabil i a gradului de ncredere privind funcionalitatea activitii n cadrul domeniului, conform modelului:
Procedura : Analiza riscurilor
MINISTERUL FINANELOR PUBLICE D.G.F.P. A JUDEULUI X TABELUL PUNCTE TARI (T) I PUNCTE SLABE (S) Denumirea lucrrii: Elaborare plan activitate anual Domeniul: Financiar-contabilitate ntocmit de: eful structurii de audit intern
Data: 15.11.2003
Nr. crt.
Activiti auditabile
T/S
Consecina nefuncionrii controlului intern
Gradul de ncredere Obs. al auditului n funcionalitatea Controlului intern
Calculul i - acordarea incorect a elementelor plata salariilor salariale - gestionarea incorect a dosarului de personal - erori n ntocmirea statelor de salarii . Plata - neaplicarea corect a procedurilor de achiziiilor achiziii publice - nencadrarea n plafoanele aprobate - erori n atribuirea contractelor de achiziie ..................................... Activitatea de - erori n efectuarea inventarierii faptice inventariere a - nevalorificarea diferenelor constatate n patrimoniului urma inventarieri - neefectuarea inventarierii tuturor bunurilor ............................ Contabilitate, inclusiv angajamentele bugetare i legale
Sczut
Sczut
Comisiile de inventariere sunt constituite din persoane Mediu de specialitate
- inexistena documentelor justificative privind operaiile efectuate - nenregistrarea n mod cronologic - nerealizarea controalelor ierarhice S - utilizarea incorect a conturilor contabile ....................................
Sczut
13
Nr. crt.
Activiti auditabile
T/S
Consecina nefuncionrii controlului intern
Gradul de ncredere Obs. al auditului n funcionalitatea Controlului intern
Activitatea de elaborare i aprobare a bugetului ntocmirea bilanului contabil i a contului de execuie
- existena i structura bugetului - nentocmirea n termen a bugetului - nefundamentarea elementelor de cheltuieli S .................................... - necorelaii ntre situaia conturilor i bilanul ntocmit - erori n preluarea datelor din balanele de verificare - erori n efectuarea operaiunilor contabile T ....................................
Sczut Pentru aceasta activitate este contractat un audit extern Ridicat care va efectua certificarea
Plata facturilor furnizorilor i prestatorilor de servicii
- neoperarea tuturor intrrilor n contabilitate - nenregistrarea corect a documentelor de S pli - inexistena documentelor justificative pentru plat ............................................
Sczut
Din analiza Tabelului puncte tari i puncte slabe se observ c datorit faptului c exist contractat un audit financiar extern care va efectua certificarea anual a situaiilor financiare finale, activitatea ntocmirea bilanului contabil i a contului de execuie este considerat ca fiind punct tare. Not:
Activitatea Plata facturilor furnizorilor i prestatorilor de servicii, dei a fost clasat cu risc mic a fost cuprins n Tabelul puncte tari i puncte slabe i va intra i n Programul de audit deoarece nu a fost auditat n ultimii doi ani i n conformitate cu normele generale orice activitate, din cadrul entitii, trebuie auditat cel puin o dat la trei ani. n documentul Tematica n detaliu vor fi preluate toate activitile auditabile al domeniului financiar contabilitate n conformitate cu rezultatele activitii de clasare i ierarhizare a lor.
h) Elaborarea Tematicii n detaliu Tematica de detaliu se realizeaz pe baza Tabelului puncte tari i puncte slabe, i cuprinde toate activitile domeniului auditabil i se concretizeaz n documentul Tematica n detaliu a activitilor auditabile, conform modelului. Procedura : Analiza riscurilor MINISTERUL FINANELOR PUBLICE D.G.F.P. A JUDEULUI X TEMATICA N DETALIU A ACTIVITILOR AUDITABILE Denumirea lucrrii: Elaborare plan activitate anual Domeniul: Financiar-contabilitate ntocmit: eful structurii de audit intern Nr. crt. 1 2 3 4
Data: 15.11.2003 Observaii Risc mare Risc mare Risc mare Risc mediu
Activiti auditabile Calculul i plata salariilor Plata achiziiilor publice Activitatea de inventariere a patrimoniului Contabilitate, inclusiv angajamentele bugetare i legale
14
Constantin Iaco Activitatea de elaborare i aprobare a bugetului ntocmirea bilanului contabil i a contului de execuie Plata facturilor furnizorilor i prestatorilor de servicii
5 6 7
Risc mediu Punct tare Risc mic. Activitate neauditat n ultimii doi ani
Not:
n Planul de audit intern, pe anul curent, vor fi cuprinse n auditare pentru domeniul financiar-contabilitate activitile evaluate ca fiind cu risc mare i activitatea care nu a fost auditat n ultimii doi ani, dei a fost evaluat ca fiind cu risc mic. n urmtorul plan de audit intern vor fi preluate celelalte activiti care nu au fost avute n vedere n planul de audit intern curent.
i) Elaborarea planului de audit intern anual Pentru elaborarea Planului de audit intern anual este necesar s determinm pentru fiecare obiectiv perioada auditat, fondul de timp necesar pentru realizarea misiunilor i numrul auditorilor implicai. Etapa se concretizeaz n elaborarea Planului de audit intern pe anul 2004, conform modelului.
Ministerul Finanelor Publice D.G.F.P. a Judeului X Nr.din.
Se aprob, Director Executiv
PLANUL DE AUDIT INTERN ANUL 2004
Nr. Scopul crt. aciunii 1. 2. .. 7. Organizarea i conducerea contabilitii
Obiectiv/ Activitate .
Identificrii activitii ..
Identificarea Perioada unitii auditat . ..
Durata Nr. auditului auditori . ..
1. Calculul i plata salariilor 2. Plata achiziiilor publice
..
..
3. Activitatea . de inventariere a patrimoniului 4. Plata facturilor furnizorilor i prestatorilor de servicii - dac toate intrrile n contabilitate au fost operate; - dac pentru cheltuielile pltite au fost angajate lichiditi i ordonanate; - ntocmirea corect a documentelor de pli; 01.01. 06.01. 2 31.12. 2003 28.02. 2004
15
Nr. crt.
Scopul aciunii
Obiectiv/ Activitate
Identificrii Identificarea activitii unitii - existena creditelor bugetare deschise repartizate i a disponibilitilor n conturi; - existena documentelor justificative pentru plat; - ntocmirea corect a documentelor de pli;
Perioada auditat
Durata auditului
Nr. auditori
- dac suma datorat este cea corect; - eficacitatea controalelor interne privind plile; - dac plile sunt nregistrate corect n contabilitate; 8. . . .. . .. . 31. 32.
..
..
ntocmit, eful serviciului de audit intern Planul de audit ntocmit de departamentul de audit intern pe baza analizei riscurilor se supune aprobrii conducerii entitii. Ulterior, n funcie de necesiti poate fi actualizat, dar tot pe baza analizei riscurilor i cu aprobarea conducerii entitii.
16
Constantin Iaco
Capitolul 2 METODOLOGIA DERULRII MISIUNII DE AUDIT PE EXEMPLUL ACTIVITII SERVICIULUI JURIDIC
D.G.F.P. a Judeului X Serviciul de Audit Intern Nr.din
Se aprob, Director executiv
PLANUL DE AUDIT INTERN ANUL 2005
Nr. crt. 1.
Domeniul auditabil Evidena obligaiilor fiscale
Activitile auditabile (din ROF) - nregistrare fiscal i evidena pltitorilor de impozite i taxe
- ntocmirea ntiinrilor de plat
- urmrirea colectrii obligaiilor bugetare restante
Identificarea obiectivelor Stabilirea Perioada Durata Numr auditabile structurii auditat auditului auditori (din cadrul normativ auditate si din proceduri) - primirea declaraiilor de 01.01 06.01 - 28.02 3 nregistrare fiscal i a celor 31.12 2005 de meniuni; 2004 - atribuirea codului de nregistrare fiscal; - emiterea certificatului de nregistrare fiscal; - constituirea bazelor de date; deschiderea dosarelor fiscale i transmiterea lor n teritoriu; - modul de ntocmire a ntiinrilor de plat pentru diferenele de debite, majorri de ntrziere i penaliti aferente; - transmiterea acestora spre executare silit n cazul neplii; modul de eviden a debitorilor restani; - urmrirea i ncasarea veniturilor fiscale i nefiscale n cazul nerespectrii termenelor de plat; - calculul majorrilor de ntrziere i penalitilor (instituirea majorrilor de ntrziere i a penalitilor; urmrirea i ncasarea majorrilor de ntrziere i a penalitilor).
17
Nr. crt. 2.
Domeniul auditabil Executare silit
Activitile auditabile (din ROF) -recuperarea obligaiilor bugetare restante prin aplicarea modalitilor de executare silit
Identificarea obiectivelor Stabilirea Perioada Durata Numr auditabile structurii (din cadrul normativ auditat auditului auditori auditate si din proceduri) - ntocmirea dosarelor de 01.01. 15.07 - 30.08 2 executare silit; 2004 2005 - parcurgerea procedeelor i 30.06. etapelor de executare silit; 2005 modul de ntocmire i comunicare a documentelor de executare silit; - existena titlului de crean i a ntiinrii de plat; - modul de ntocmire i comunicare a somaiilor i nfiinarea popririlor; - modul de nfiinare a sechestrelor i identificare a bunurilor imobile; - modul de aplicare a msurilor asiguratorii; - organizarea publicitii, a licitaiilor i distribuirea sumelor ncasate;
3.
Achiziii publice . 7.
. .. .. . - angajarea, lichidarea i ordonanarea cheltuielilor; - existena creditelor i a disponibilitilor n conturi; - existena documentelor justificative pentru plat; - ntocmirea corect a documentelor de pli; - corectitudinea sumelor datorate; - eficacitatea controalelor interne privind plile; contabilizarea corect a plilor; - nregistrarea i evidena tuturor bunurilor; inventarierea - inventarierea patrimoniului patrimoniului; i - valorificarea rezultatelor valorificarea inventarierii; rezultatelor - completarea Registrului inventar. .. .. - activitatea comisiei cu atribuii n domeniul caselor de marcat - modul de eviden la agenii economici; - modul de ntocmire a actelor de control; modul de valorificare a actelor de control; 01.01. 2004 31.03. 2005 01.04 15.05 2 2005
Organizarea - calculul i i conducerea plata contabilitii salariilor - plata facturilor furnizorilor i prestatorilor de servicii
01.01. 2004 30.04. 2005
01.05.15.06. 2005 2
31. Activitatea de eviden i control case de marcat
18
Constantin Iaco
Nr. crt.
Domeniul auditabil
Activitile auditabile (din ROF)
32. Modul de Serviciul organizare a juridic activitatii Serviciului Juridic si de reprezentarein instanta in vederea sustinerii intereselor societatii
Identificarea obiectivelor Stabilirea Perioada Durata auditabile structurii (din cadrul normativ auditat auditului auditate si din proceduri) - Cauzele care au determinat 01.01. 15.10. respingerea n instan a 2005 30.11. 2005 aciunilor formulate 30.11. - Reprezentarea societii n 2005 instanele de judecat - Conducerea evidenelor, cauzelor la care societatea este parte - ntocmirea lucrrilor de sintez i a rapoartelor privind activitatea proprie - Solicitarea declanrii falimentului n vederea recuperrii debitelor - Investirea hotrrilor judectoreti i solicitarea punerii lor n aplicare de ctre organul de executare.
Numr auditori 2
D.G.F.P. a Judeului X Serviciul de Audit Intern Nr..din.
Se aprob, Director executiv
INFORMAREA CADRU privind Activitatea juridic Cadrul legal de reglementare: - Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern; - O.M.F.P. nr. 38/2003 de aprobare a normelor metodologice generale privind exercitarea activitii de audit intern; - Dispoziia Directorului General al D.G.F.P. a judetului nr. 111/2005 prin care s-au aprobat Normele proprii de exercitare a auditului intern n cadrul societii i a Planului de audit intern pentru anul 2005. Perioada de realizare a auditului: 15.07.2005 31.08.2005. Perioada auditat: 01.03.2004 30.06.2005. Numr de auditori repartizai: 2
I. Componena misiunii de audit intern: 1. Scopul misiunii: - de a da asigurri c organizarea activitii Serviciului Juridic i reprezentarea n instan n vederea susinerii intereselor societii este n conformitate cu cadrul legislativ i normativ; - de a da asigurri c exist controale instituite pentru fiecare operaie/ activitate i c acestea funcioneaz. 2. Structurile auditate: Serviciul Juridic. 3. Documentaia general: a) Organigrama - numr posturi prevzute (conducere, execuie); - numr posturi ocupate (conducere, execuie); b) Fia postului - ntocmire, semnare pentru luare la cunotin i actualizare; - cuprinderea sarcinilor din R.O.F. c) Structura pe grupe i clase a personalului angajat; d) ndeplinirea atribuiilor de serviciu conform R.O.F.; e) Obiectivele supuse auditrii:
19
Cauzele care au determinat respingerea n instan a aciunilor formulate; Reprezentarea societii n instanele de judecat; Conducerea evidenelor, cauzelor la care societatea este parte; ntocmirea lucrrilor de sintez i a rapoartelor privind activitatea proprie; Solicitarea declanrii falimentului n vederea recuperrii debitelor; Investirea hotrrilor judectoreti i solicitarea punerii lor n aplicare de ctre organul de executare.
Calendarul misiunii Perioada 30.06 15.07.2005 16.07 15.08.2005 16.08 22.08.2005 23.08 31.08.2005
Obiective 1.Pregtirea misiunii 2.Efectuarea misiunii 3.Evaluarea parial 4.Evaluarea final
Auditori Tomescu Viorel Stnescu Ioana Tomescu Viorel Stnescu Ioana Tomescu Viorel Stnescu Ioana Tomescu Viorel Stnescu Ioana
Resursele umane afectate; - Tomescu Viorel - auditor A I/1 coordonator - Stnescu Ioana auditor A I/1 Proceduri recomandate: - documentare, - verificari, - analiz; - sintez. Fazele misiunii: - pregtirea; - interventia pe teren, - elaborarea raportului , - urmarirea recomandarilor. Concluzii: Rezultatele auditului vor face obiectul unui Raport de audit intern; Pentru explicitarea unor aspecte, acolo unde va fi cazul, vor fi solicitate note de relatii si interviuri de la persoanele autorizate sau/sau copii dupa documentele n cauz. Respectarea termenelor i perioadelor de ntocmire a documentelor de lucru, inclusiv a raportului, este obligatorie cu excepia cazurilor de ntrziere temeinic justificate, n caz contrar se va considera c lucrrile nu au fost realizate n termen. EF SERVICIU, Cristescu Gabriel
Procedura PO1 : Iniierea auditului D.G.F.P. a Judeului X Serviciul de Audit Intern Nr. din ORDIN DE SERVICIU n conformitate cu prevederile Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern, a O.M.F.P. nr. 38/2003 de aprobare a normelor metodologice generale privind exercitarea activitii de audit intern, a Dispoziiei D.G.F.P. a judetului X nr. 111/2005 prin care s-au aprobat Normele proprii de exercitare a auditului intern n cadrul societii i a Planului de audit intern pentru anul 2005, se va efectua o misiune de audit intern a Serviciului juridic, n perioada 15.07.2005 31.08.2005.
20
Constantin Iaco
Scopul misiunii de audit este de a da asigurri asupra modului de desfurare a activitii juridice i reprezentarea n instan n vederea susinerii intereselor entitatii, n conformitate cu cadrul legislativ i normativ, iar obiectivele acestuia au n vedere: - cauzele care au determinat respingerea n instan a aciunilor formulate; - reprezentarea societii n instanele de judecat; - conducerea evidenelor, cauzelor la care societatea este parte; - intocmirea lucrrilor de sintez i a rapoartelor privind activitatea proprie; - solicitarea declanrii falimentului n vederea recuperrii debitelor; - investirea hotrrilor judectoreti i solicitarea punerii lor n aplicare de ctre organul de executare. Menionm c se va efectua un audit de conformitate al modului de organizare a activitii juridice i reprezentarii intereselor societii n faa instanelor. Echipa de auditori interni este format din urmtorii auditori: 1. Tomescu Viorel, coordonator 2. Stnescu Ioana ef Serviciu de Audit Intern, Cristescu Gabriel
Procedura PO2 : Iniierea auditului
D.G.F.P. a Judeului X Serviciul de Audit Intern
DECLARAIA DE INDEPENDEN Nume i prenume: Tomescu Viorel Misiunea de audit intern: Serviciul juridic
Data: 14.07.2005
Incompatibiliti n legtur cu entitatea/structura auditat Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu cineva care ar putea s v limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii sau s constatai slbiciuni de audit n orice fel? Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri, organizaii sau obiective care ar putea s v influeneze n misiunea de audit? Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat() n ultimii 3 ani ntr-un alt mod n activitatea entitii/structurii ce va fi auditat? Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor finanate integral sau parial de Uniunea European? Ai fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale entitii/structurii ce urmeaz a fi auditat? Suntei so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul entitii/structurii ce va fi auditat sau cu membrii organului de conducere colectiv? Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau primirea de redevene de la vreun grup anume, sau organizaie sau nivel guvernamental? Ai aprobat nainte facturi, ordine de plat i alte instrumente de plat pentru entitatea/structura ce va fi auditat? Ai inut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditat? Avei vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce va fi auditat? Dac n timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personal, extern sau organizaional care ar putea s v afecteze abilitatea dvs. de a lucra i a face rapoartele de audit impariale, notificai eful Serviciului de audit intern de urgen?
DA X X
NU X X X X X X X X X -
21
Audit financiar Caiet de seminar ef serviciu Cristescu Gabriel
Auditor, Tomescu Viorel
1. Incompatibiliti personale: Cu aproximativ 2 ani n urma am lucrat la compartimentul personal tinnd evidenta crilor de munc. 2. Pot fi negociate/diminuate/eliminate incompatibilitile : Da Dac da, explicai cum anume: Misiunea planificat nu are nici o tangen cu activitatea de personal, obiectivul su este modul cum este organizata activitate juridic i cum sunt susinute interesele societii n faa instanelor. Data:14.07.2005 Semntura: Cristescu Gabriel
Procedura PO2 : Iniierea auditului D.G.F.P. a Judeului X Serviciul de Audit Intern DECLARAIA DE INDEPENDEN Nume i prenume: Stnescu Ioana Misiunea de audit: Activitatea juridic Incompatibiliti n legtur cu entitatea/structura auditat Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu cineva care ar putea s v limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii sau s constatai slbiciuni de audit n orice fel? Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri, organizaii sau obiective care ar putea s v influeneze n misiunea de audit? Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat() n ultimii 3 ani ntr-un alt mod n activitatea entitii/structurii ce va fi auditat? Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor finanate integral sau parial de Uniunea European? Ai fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale entitii/structurii ce urmeaz a fi auditat? Suntei so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul entitii/structurii ce va fi auditat sau cu membrii organului de conducere colectiva? Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau primirea de redevene de la vreun grup anume, sau organizaie sau nivel guvernamental? Ai aprobat nainte facturi, ordine de plat i alte instrumente de plat pentru entitatea/structura ce va fi auditat? Ai inut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditat? Avei vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce va fi auditat? Dac n timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personal, extern sau organizaional care ar putea s v afecteze abilitatea dvs. de a lucra i a face rapoartele de audit impariale, notificai eful Serviciului de audit intern de urgen? Auditor, Stnescu Ioana 1. Incompatibiliti personale: 2. Pot fi negociate/diminuate/eliminate incompatibilitile : Dac da, explicai cum anume: Data: 14.07.2005 Semntura: Cristescu Gabriel Sef serviciu Cristescu Gabriel Data: 14.07.2005
DA X
NU X X X X X X X X X X -
22
Constantin Iaco
Procedura P03 : Iniierea auditului
D.G.F.P. a Judeului X Serviciul de Audit Intern Nr..din.
NOTIFICAREA PRIVIND DECLANAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN Ctre: Serviciul Juridic De la: eful Serviciului de Audit Intern Referitor la misiunea de audit intern Modul de organizare a activitii Serviciului Juridic i susinerea intereselor societii n faa instanelor Stimate() domn/doamn .......................... n conformitate cu Planul de audit intern pe anul 2005, urmeaz ca n perioada 15.07.2005-31.08.2005 s efectum o misiune de audit intern avand ca tema Serviciul juridic. Echipa de auditori va examina responsabilitile asumate de ctre Oficiul Juridic i va determina dac acesta i ndeplinete obligaiile n mod efectiv i eficient. V vom contacta ulterior pentru a stabili de comun acord edina de deschidere n vederea discutrii diverselor aspecte ale misiunii de audit, cuprinznd: Prezentarea auditorilor; Prezentarea si discutarea obiectivelor misiunii de audit intern; Scopul misiunii de audit intern; Programul interveniei la faa locului; Alte aspecte privind organizarea si desfasurarea misiunii. Pentru o mai bun nelegere a activitii dumneavoastr, v rugm sa ne punei la dispoziie urmtoarea documentaie necesar privind Activitatea juridic: cadrul legal si de reglementare aplicabil entitatii; organigrama serviciului; Regulamentul de organizare i funcionare, fiele posturilor; procedurile scrise care descriu activitatile ce se desfasoara in cadrul compartimentului; rapoartele de audit intern anterioare; alte rapoarte, note, dosarelor anterioare care se refer la aceasta tem. Dac avei unele ntrebri privind aceasta aciune, v rog s contactai pe domnul Tomescu Viorel auditor, coordonatorul misiunii sau pe eful structurii de audit intern. ef Serviciu de Audit Intern, Cristescu Gabriel
Data: 30.06.2005
Procedura PO4 : Colectarea i prelucrarea informaiilor
COLECTAREA INFORMAIILOR Misiunea de audit intern: Serviciul juridic Perioada auditat: 01.03.2004 30.06.2005 ntocmit: Tomescu Viorel/Stnescu Ioana Avizat: Cristescu Gabriel
Data: 16.07.2005 Data: 16.07.2005
23
Colectarea informaiilor Oficiul Juridic Identificarea legilor i regulamentelor aplicabile structurii auditate Obinerea organigramei Obinerea Regulamentului de organizare i funcionare Obinerea fielor posturilor Obinerea procedurilor scrise Identificarea personalului responsabil Obinerea exemplarului de Raport de audit intern anterior
DA X X X
X X
NU X XX -
Observaii
Nu exist Nu exista
Procedura PO5 : Analiza riscului D.G.F.P. a Judeului X Serviciul de Audit Intern
LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILE Misiunea de audit intern: Serviciul juridic Perioada auditat: 01.03.2004 30.06.2005 ntocmit: Tomescu Viorel/Stnescu Ioana Avizat: Cristescu Gabriel
Data: 17.07.2005 Data: 17.07.2005
Obiective 1. Cauzele care au determinat respingerea n instan a aciunilor formulate
Obiecte auditabile 1. Utilizarea tuturor cilor de atac 2. Struina n susinerea unor argumente eseniale pentru soluionarea favorabil a cauzei 3. Formularea n termen a aciunilor n instan 4. Formularea n termen a apelului 5. Prezentarea tuturor documentelor n susinerea cauzei 6. Formularea clauzelor contractuale 7. Formularea n termen a recursului 8. Prezentarea la edintele de judecat n vederea susinerii cauzei 9. Formularea contestaiilor la executare 10. Formularea n termen a aciunilor 11.Transmiterea hotrrilor definitive n vederea valorificrii 12. Formularea ntmpinrilor la actiunile iniiate 13. Combaterea tuturor aspectelor incriminate 14. Conducerea Registrului de coresponden 15. Completarea cu toate documentele a dosarelor 16. Evidena aciunilor n justiie 17. Constituirea dosarelor de instan 18. Repartizarea corespondenei n vederea soluionrii 19. Evidena dosarelor finalizate 20. Intocmirea lucrrilor i rapoartelor
Observaii
2. Reprezentarea entitatii n instanele de judecat
3. Conducerea evidenelor cauzelor la care entitatea este parte
4. Intocmirea lucrrilor de sintez i a rapoartelor privind activitatea proprie 21. Avizarea documentelor interne 5. Solicitarea declanrii falimentului n vederea recuperrii debitelor
22. Solicitarea falimentului n cazul debitorilor care sunt insolvabili 23. nscrierea la masa credal cu toate debitele
24
Constantin Iaco
Obiective
Obiecte auditabile 24. Formularea contestaiilor la deciziile nefavorabile
Observaii
6. Investirea hotrrilor judectoreti i solicitarea punerii lor n aplicare de ctre organul de executare
25. Investirea n termen a hotrrilor executabile 26. Formularea eventualelor contestaii la executare 27. Solicitarea executrii silite a debitorilor 28. Investirea n termen a biletelor la ordin 29. Struina n efectuarea n termen a executrilor
Procedura PO5 : Analiza riscurilor
IDENTIFICAREA RISCURILOR
Misiunea de audit: Activitatea juridic Perioada auditat: 01.03.2004 30.06.2005 ntocmit: Tomescu Viorel/Stnescu Ioana Avizat: Cristescu Gabriel
Data: 17.07.2005 Data: 17.07.2005
Obiecte auditabile 1. Utilizarea tuturor cilor de atac
Riscuri semnificative
Observaii
Neutilizarea tuturor cilor de atac atunci cnd hotrrile sunt defavorabile 2. Struina n susinerea unor Pierderea aciunii ca urmare a argumente eseniale pentru neprezentrii logice a faptelor i soluionarea favorabil a cauzei susinerea acestora 3. Formularea n termen a aciunilor n instan 4. Formularea n termen a apelului 5. Prezentarea tuturor documentelor n susinerea cauzei 6. Formularea clauzelor contractuale ntrzieri n recuperarea debitelor Pierderea aciunii ca urmare a neformulrii n termen a apelului Emiterea de hotrri nefavorabile datorit necunoaterii n totalitate de ctre instana a adevrului Imposibilitatea solicitrii n instan a unor dobnzi, penaliti etc. deoarece nu sunt prevzute n contract Pierderea aciunii ca urmare a neformulrii n termen a recursului Pierderea aciunii ca urmare a neprezentrii la instan n vederea susinerii cauzei Nesolicitarea suspendrii executrii silite n cazul creditorilor care nu au respectat procedurile de executare
7. Formularea n termen a recursului 8. Prezentarea la edintele de judecat n vederea susinerii cauzei 9. Formularea contestaiilor la executare
25
Obiective
Obiecte auditabile 10. Formularea n termen a aciunilor 11.Transmiterea hotrrilor definitive n vederea valorificrii 12. Formularea ntmpinrilor la actiunile iniiate 13. Combaterea tuturor aspectelor incriminate
Riscuri semnificative Prescrierea dreptului de a aciona n instan Neluarea msurilor de valorificare i executare a hotrrilor judecatoresti Necuprinderea tuturor capetelor de acuzare Admiterea parial a unor capete de acuzare cu toate c nu exist justificarea lor Corespondena s nu fie nregistrat Dosare de instan incomplete Necunoaterea termenelor de judecat Inexistena tuturor documentelor privind cauza Neefectuarea n termen a lucrrilor Nevalorificarea hotrrilor obinute i definitive Nentocmirea lucrrilor i rapoartelor sau ntocmirea incomplet a acestora Avizarea unor documente care nu ndeplinesc cadrul legal Neaplicarea tuturor modalitilor de recuperare a debitelor
Observaii
14. Conducerea Registrului de coresponden 15. Completarea cu toate documentele a dosarelor 16. Evidena aciunilor n justiie 17. Constituirea dosarelor de instan 18. Repartizarea corespondenei n vederea soluionrii 19. Evidena dosarelor finalizate
4. ntocmirea 20. ntocmirea lucrrilor i lucrrilor de sintez i rapoartelor a rapoartelor privind activitatea proprie 21. Avizarea documentelor interne 5. Solicitarea 22. Solicitarea falimentului n declanrii cazul debitorilor care sunt falimentului n insolvabili vederea recuperrii 23. nscrierea la masa credal debitelor cu toate debitele
nscrierea la masa credal cu debite mai mici dect cele reale de recuperat 24. Formularea contestaiilor la Acceptarea unor soluii nelegale deciziile nefavorabile ale instanelor sau debitorilor 25. Investirea n termen a Neluarea msurilor de recuperare hotrrilor executabile a creanelor 26. Formularea eventualelor Necombaterea cu toate elementele contestaii la executare a contestaiilor la executare introduse de debitori 27. Solicitarea executrii silite a Neluarea msurilor de debitorilor rerecuperare a debitelor 28. Investirea n termen a Imposibilitatea valorificrii biletelor la ordin biletelor la ordin ca urmare a depirii termenului 29. Struina n efectuarea n Intrzieri n recuperarea debitelor termen a executrilor
26
Constantin Iaco
CHESTIONARUL DE CONTROL INTERN A. ntrebri adresate managementului general Exist proceduri scrise privind activitatea Oficiului Juridic? Exist proceduri scrise privind modul de reprezentare n instan? Exist proceduri scrise privind modul de evideniere a dosarelor de judecat? Exist proceduri scrise privind valorificarea hotrrilor judectoreti? Exist concluzii scrise anexate la dosare? Hotrrile definitive sunt transmise compartimentelor de specialitate n vederea punerii n aplicare? Exist Registru de coresponden? S-au calculat dobnzi i penaliti i au fost nscrise la masa credal? Investirea s-a realizat n termen? Verificai dac biletele la ordin au fost investite cu formula executorie n cazul debitelor neachitate? In protocol, s-a urmrit ca executorii s sechestreze i s valorifice bunurile debitorilor? In instante, s-au susinut corect interesele societii referitoare la contestaii? B. ntrebari adresate managementului de linie X X X X X X X X DA DA NU Auditorii X X X X Tomescu Viorel Stanescu Ioana Tomescu Viorel Stanescu Ioana Tomescu Viorel Stanescu Ioana Tomescu Viorel Stanescu Ioana Tomescu Viorel Stanescu Ioana Tomescu Viorel Stanescu Ioana Tomescu Viorel Stanescu Ioana Tomescu Viorel Stanescu Ioana Tomescu Viorel Stanescu Ioana Tomescu Viorel Stanescu Ioana Tomescu Viorel Stanescu Ioana Tomescu Viorel Stanescu Ioana
NU Auditorii
Obiectivul 1. Cauzele care au determinat respingerea n instan a aciunilor formulate Verificai toate aciunile pierdute Verificai ntocmirea recursului Verificai dac recursul este formulat n termen Verificai dac recursul cuprinde toate exceptiile Verificai modul de formulare a aciunii Verificai dac s-a staruit n susinerea intereselor Verificai dac exist concluzii scrise Verificai dac concluziile sunt formulate la obiect i combat din toate punctele de vedere cauza Verificai dac s-a insistat pe reinerea de ctre instan a anumitor aspecte n susinerea cauzei Verificai dac la aciunile pierdute au fost utilizate toate cile de atac Verificai dac la aciunile pierdute n prima instan s-a formulat apel X Verificai dac apelul este formulat n termen X Verificai dac apelul a fost nsoit de susinerea scris a meniunilor X Obiectivul 2. Reprezentarea societii n instanele de judecat Verificai dosarele de instan X Verificai citaiile primite X Verificai hotrrile emise la fiecare edin X Verificai dac instituia a fost reprezentat n instan la fiecare edin X Verificai dac au fost susinute interesele la fiecare edin X Verificai dac sunt formulate ntmpinri X Verificai dac ntmpinrile combat n totalitate problemele X Tomescu Viorel Tomescu Viorel Stanescu Ioana Stanescu Ioana Stanescu Ioana Stanescu Ioana Stanescu Ioana Stanescu Ioana Stanescu Ioana X X X X X X X X X X Tomescu Viorel Tomescu Viorel Tomescu Viorel Tomescu Viorel Tomescu Viorel Tomescu Viorel Tomescu Viorel Tomescu Viorel Tomescu Viorel Tomescu Viorel Tomescu Viorel
27
Verificai dac toate aciunile n instan au fost formulate n termen Verificai dac exist debite prescrise i neacionate Verificai toate aciunile sunt finalizate Verificai obinerea hotrrilor definitive Verificai dac hotrrile definitive sunt transmise compartimentelor de specialitate n vederea punerii n aplicare
X X X X X
Stanescu Ioana Stanescu Ioana Stanescu Ioana Stanescu Ioana Stanescu Ioana
Obiectivul 3. Conducerea evidenelor privind cauzele la care instituia este parte Verificai dac exist Registru de coresponden Verificai dac toate documentele primite sunt nregistrate Verificai dac corespondena primit este repartizat n vederea soluionrii Verificai dac exist termene de soluionare stabilite Verificai aciunile n justitie Verificai dac exist o eviden a acestora Verificai dac evidena este complet i la zi Verificai dac dosarele sunt finalizate Verificai dac acestea au fost nchise Verificai dac acestea au fost arhivate Verificai dac dosarele de instan sunt repartizate Verificai dac acestea cuprind toate documentele Verificai dac acestea au fost completate pe parcurs cu toate documentele primite de la instan sau ntocmite ulterior X X X X X X X X X X X X X Tomescu Viorel Tomescu Viorel Tomescu Viorel Tomescu Viorel Tomescu Viorel Tomescu Viorel Tomescu Viorel Tomescu Viorel Tomescu Viorel Tomescu Viorel Tomescu Viorel Tomescu Viorel Tomescu Viorel
Obiectivul 4. ntocmirea lucrrilor de sintez i a rapoartelor privind activitatea proprie Verificai dac toate tematicile sunt recepionate Verificai dac sunt soluionate n termen Verificai lucrrile de sintez sunt ntocmite Verificai modul de ntocmire a rapoartelor ctre conducere, Consiliul de administraie etc. Verificai realitatea datelor din aceste rapoarte Verificai documentele emise n cadrul unitii care trebuie avizate de Oficiul Juridic Verificai dac acestea sunt avizate Verificai dac avizele sunt date cu respectarea legii X X X X X X X X Stanescu Ioana Stanescu Ioana Stanescu Ioana Stanescu Ioana Stanescu Ioana Stanescu Ioana Stanescu Ioana Stanescu Ioana
Obiectivul 5. Solicitarea declanrii falimentului n vederea recuperrii debitelor Verificai toate debitele Verificai aciunile formulate Verificai hotrrile definitive obinute Verificai dac acestea au fost executate Verificai dac exist debitori care nu au putut fi executai din lips de bunuri Verificai dac mpotriva acestora s-a solicitat lichidarea judiciar Verificai documentele de nscriere la masa credal X X X X X X X Tomescu Viorel Tomescu Viorel Tomescu Viorel Tomescu Viorel Tomescu Viorel Tomescu Viorel Tomescu Viorel
Confruntai datele din acestea cu cele din evidena contabil X Tomescu Viorel Verificai dac s-au calculat dobnzi i penaliti i au fost nscrise la masa Tomescu Viorel X credal Obiectivul 6. Investirea hotrrilor judectoreti i solicitarea punerii lor n aplicare de ctre organul de executare Verificai toate hotrrile definitive X Stanescu Ioana Verificai dac acestea au fost investite cu formul executorie X Stanescu Ioana Verificai dac investirea s-a realizat n termen X Stanescu Ioana Verificai toate biletele la ordin primite X Stanescu Ioana Verificai dac acestea au fost investite cu formula executorie n cazul Stanescu Ioana X debitelor neachitate Verificai dac investirea s-a facut n termen X Stanescu Ioana
28
Constantin Iaco
Verificai dac s-a solicitat la executorii judectoreti executarea silit a debitorilor Verificai dac aceasta solicitare este fcut n termen Verificai dac s-a struit pe lng executori n vederea ntocmirii la termen a actelor procedurale Verificai dac s-a urmrit ca executorii s sechestreze i s valorifice bunurile debitorilor Verificai dac distribuiile de pre sunt corecte Verificai dac exist contestaii la executare Verificai dac s-au susinut corect interesele societii referitor la contestaii
X X X X X X X
Stanescu Ioana Stanescu Ioana Stanescu Ioana Stanescu Ioana Stanescu Ioana Stanescu Ioana Stanescu Ioana
Procedura PO5 : Analiza riscurilor
D.G.F.P. a Judeului X Serviciul de Audit Intern STABILIREA FACTORILOR PONDERILOR I NIVELURILOR DE APRECIERE AL RISCURILOR
Misiunea de audit: Activitatea juridic Perioada auditat: 01.03.2004 30.06.2005 ntocmit: Tomescu Viorel/Stnescu Ioana Avizat: Cristescu Gabriel
Data: 17.07.2005 Data: 17.07.2005
Factori de risc (Fi)
Ponderea factorilor de risc (Pi)
Nivelul de apreciere al riscului (Ni) N1 N2 N3
Aprecierea controlului intern P1 50% F1
Exist proceduri, Exist proceduri i se sunt cunoscute, dar aplic nu se aplic
Nu exist proceduri
Aprecierea cantitativ - F2
P2 30%
Impact financiar scazut
Impact financiar normal
Impact financiar ridicat
Aprecierea calitativ F3
P3 20%
Vulnerabilitate mic Vulnerabilitate medie
Vulnerabilitate mare
29
Procedura PO5 : Analiza riscurilor Ministerul Finanelor Publice D.G.F.P. a Judeului X Serviciul de Audit Intern STABILIREA NIVELULUI DE APRECIERE AL RISCULUI PE FACTORI DE RISC I DETERMINAREA PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCULUI Misiunea de audit intern: Serviciul juridic Perioada auditat: 01.03.2004 30.06.2005 ntocmit: Tomescu Viorel/Stnescu Ioana Avizat: Cristescu Gabriel
Data: 17.07.2005 Data: 17.07.2005
Obiecte auditabile 1. Utilizarea tuturor cilor de atac
Riscuri semnificative Neutilizarea tuturor cilor de atac atunci cnd hotrrile sunt defavorabile Pierderea aciunii ca urmare a neprezentrii logice a faptelor i susinerea acestora ntrzieri n recuperarea debitelor
P1 50% F1 2
P2 30% F2 3
P3 20% F3 2
Punctaj total
2,30
2. Struina n susinerea unor argumente eseniale pentru soluionarea favorabil a cauzei 3. Formularea n termen a aciunilor n instan 4. Formularea n termen a apelului
2,50
1,80
Pierderea aciunii ca urmare a neformulrii n termen a apelului 5. Prezentarea tuturor Emiterea de hotrri documentelor n nefavorabile datorit susinerea cauzei necunoaterii n totalitate de ctre instana a adevrului 6. Formularea Imposibilitatea solicitrii clauzelor contractuale n instan a unor dobnzi, penaliti etc. deoarece nu sunt prevzute n contract 7. Formularea n Pierderea aciunii ca termen a recursului urmare a neformulrii n termen a recursului 8. Prezentarea la Pierderea aciunii ca edintele de judecat n urmare a neprezentrii la vederea susinerii instan n vederea cauzei susinerii cauzei 9. Formularea Nesolicitarea suspendrii contestaiilor la executrii silite n cazul executare creditorilor care nu au respectat procedurile de executare 10. Formularea n Prescrierea dreptului de a termen a aciunilor aciona n instan
2,00
1,70
1,50
2,70
2,70
1,50
2,30
30
Constantin Iaco
Obiective
Obiecte auditabile 11.Transmiterea hotrrilor definitive n vederea valorificrii 12. Formularea ntmpinrilor la actiunile iniiate 13. Combaterea tuturor aspectelor incriminate
Riscuri semnificative Neluarea msurilor de valorificare i executare a hotrrilor judectoreti Necuprinderea tuturor capetelor de acuzare Admiterea parial a unor capete de acuzare cu toate c nu exist justificarea lor Corespondena s nu fie nregistrat Dosare de instan incomplete Necunoaterea termenelor de judecat Inexistena tuturor documentelor privind cauza Neefectuarea n termen a lucrrilor Nevalorificarea hotrrilor obinute i definitive Nentocmirea lucrrilor i rapoartelor sau ntocmirea incomplet a acestora Avizarea unor documente care nu ndeplinesc cadrul legal Neaplicarea tuturor modalitilor de recuperare a debitelor
P1 50% F1 2
P2 30% F2 2
P3 20% F3 3
Punctaj total 2,20
2,50
1,30
14. Conducerea Registrului de coresponden 15. Completarea cu toate documentele a dosarelor 16. Evidena aciunilor n justiie 17. Constituirea dosarelor de instan 18. Repartizarea corespondenei n vederea soluionrii 19. Evidena dosarelor finalizate
2,50
2 2 2
1 2 2
2 3 2
1,70 2,20 2,00
2,30
2,20
4. Intocmirea . lucrrilor de sintez i a rapoartelor privind activitatea proprie
20. Intocmirea lucrrilor i rapoartelor 21. Avizarea documentelor interne 22. Solicitarea falimentului n cazul debitorilor care sunt insolvabili 23. nscrierea la masa credal cu toate debitele
2,30
2,20
5. Solicitarea declanrii falimentului n vederea recuperrii debitelor
2,50
nscrierea la masa credal cu debite mai mici dect cele reale de recuperat 24. Formularea Acceptarea unor soluii contestaiilor la nelegale ale instanelor deciziile nefavorabile sau debitorilor 25. Investirea n termen Neluarea msurilor de a hotrrilor recuperare a creanelor executabile 26. Formularea Necombaterea cu toate eventualelor contestaii elementele a contestaiilor la executare la executare introduse de debitori 27. Solicitarea Neluarea msurilor de executrii silite a rerecuperare a debitelor debitorilor
2,20
1,80
2,70
1,80
2,20
31
Obiective
Obiecte auditabile 28. Investirea n termen a biletelor la ordin 29. Struina n efectuarea n termen a executrilor
Riscuri semnificative Imposibilitatea valorificrii biletelor la ordin ca urmare a depirii termenului Intrzieri n recuperarea debitelor
P1 50% F1 2
P2 30% F2 3
P3 20% F3 2
Punctaj total
2,30
1,30
Procedura PO5 : Analiza riscurilor D.G.F.P. a Judeului X Serviciul de Audit Intern CLASAREA OPERAIILOR PE BAZA PUNCTAJULUI RISCURILOR Misiunea de audit intern: Serviciul juridic Perioada auditat: 01.03.2004 30.06.2005 ntocmit: Tomescu Viorel/Stnescu Ioana Avizat: Cristescu Gabriel
Data: 17.07.2005 Data: 17.07.2005
Obiecte auditabile
Punctaj total 2,30 2,50 1,80 2,00 1,70 1,50 2,70 2,70 1,50 2,30 2,20 2,50 1,30 2,50 1,70
Clasare Mare Mare Mic Mediu Mic Mic Mare Mare Mic Mare Mediu Mare Mic Mare Mic
Observaii
1. Utilizarea tuturor cilor de atac 2. Struina n susinerea unor argumente eseniale pentru soluionarea favorabil a cauzei 3. Formularea n termen a aciunilor n instan 4. Formularea n termen a apelului 5. Prezentarea tuturor documentelor n susinerea cauzei 6. Formularea clauzelor contractuale 7. Formularea n termen a recursului 2. Reprezentarea 8. Prezentarea la edintele de entitatii n judecat n vederea susinerii instanele de cauzei judecat 9. Formularea contestaiilor la executare 10. Formularea n termen a aciunilor 11.Transmiterea hotrrilor definitive n vederea valorificrii 12. Formularea ntmpinrilor la actiunile iniiate 13. Combaterea tuturor aspectelor incriminate 3. Conducerea 14. Conducerea Registrului de evidenelor cauzelor coresponden la care entitatea este 15. Completarea cu toate parte documentele a dosarelor
Nu
Nu Nu
Nu
Nu
Nu
32
Constantin Iaco
Obiective
Obiecte auditabile 16. Evidena aciunilor n justiie 17. Constituirea dosarelor de instan 18. Repartizarea corespondenei n vederea soluionrii 19. Evidena dosarelor finalizate
Punctaj total 2,20 2,00 2,30 2,20 2,30
Clasare Mediu Mediu Mare Mediu Mare
Observaii
4. ntocmirea 20. ntocmirea lucrrilor i lucrrilor de sintez rapoartelor i a rapoartelor 21. Avizarea documentelor interne privind activitatea proprie 5. Solicitarea declanrii falimentului n vederea recuperrii debitelor 22. Solicitarea falimentului n cazul debitorilor care sunt insolvabili 23. nscrierea la masa credal cu toate debitele 24. Formularea contestaiilor la deciziile nefavorabile 25. Investirea n termen a hotrrilor executabile 26. Formularea eventualelor contestaii la executare 27. Solicitarea executrii silite a debitorilor 28. Investirea n termen a biletelor la ordin 29. Struina n efectuarea n termen a executrilor
2,20
Mediu
2,50 2,20 1,80 2,70 1,80 2,20 2,30 1,30
Mare Mediu Mic Mare Mic Mediu Mare Mic Nu Nu Nu
Procedura PO5 : Analiza riscurilor D.G.F.P. a Judeului X Serviciul de Audit Intern TABELUL PUNCTE TARI I PUNCTE SLABE Misiunea de audit intern: Serviciul juridic Perioada auditat: 01.03.2004 30.06.2005 ntocmit: Tomescu Viorel/Stnescu Ioana Avizat: Cristescu Gabriel
Data: 17.07.2005 Data: 17.07.2005

Grad de ncredere
Obiective
Obiecte auditabile
T/S Consecine
Obs.
1. Cauzele care au determinat respingerea n instan a aciunilor formulate
1. Utilizarea tuturor cilor de atac
Neutilizarea tuturor cilor de atac atunci cnd hotrrile sunt defavorabile
Sczut
33
Obiective
Obiecte auditabile
T/S Consecine
Grad de ncredere
Obs.
2. Struina n susinerea unor argumente eseniale pentru soluionarea favorabil a cauzei 4. Formularea n termen a apelului 7. Formularea n termen a recursului
Pierderea aciunii ca urmare a neprezentrii logice a faptelor i susinerea acestora Pierderea aciunii ca urmare a neformulrii n termen a apelului Pierderea aciunii ca urmare a neformulrii n termen a recursului Pierderea aciunii ca urmare a neprezentrii la instan n vederea susinerii cauzei Prescrierea dreptului de a aciona n instan Neluarea msurilor de valorificare i executare a hotrrilor judectoreti Necuprinderea tuturor capetelor de acuzare
Sczut
Sczut
Sczut
2.Reprezentarea entitatii n instanele de judecat
8. Prezentarea la edintele de judecat n vederea susinerii cauzei 10. Formularea n termen a aciunilor 11.Transmiterea hotrrilor definitive n vederea valorificrii 12. Formularea ntmpinrilor la actiunile iniiate
Sczut
S S
Sczut Sczut
6 7
Sczut
14. Conducerea Registrului de coresponden 16. Evidena aciunilor n justiie 17. Constituirea dosarelor de instan 18. Repartizarea corespondenei n vederea soluionrii 19. Evidena dosarelor finalizate
Corespondena s nu fie nregistrat Necunoaterea termenelor de judecat Inexistena tuturor documentelor privind cauza Neefectuarea n termen a lucrrilor Nevalorificarea hotrrilor obinute i definitive
S S S
Sczut Sczut Sczut
9 10 11
Sczut
12
Sczut
13
4. ntocmirea lucrrilor de sintez i a rapoartelor privind activitatea proprie 5. Solicitarea declanrii falimentului n vederea recuperrii debitelor
20. ntocmirea Nentocmirea lucrrilor i lucrrilor i rapoartelor rapoartelor sau ntocmirea incomplet a acestora 21. Avizarea Avizarea unor documente documentelor interne care nu ndeplinesc cadrul legal 22. Solicitarea Neaplicarea tuturor falimentului n cazul modalitilor de debitorilor care sunt recuperare a debitelor insolvabili 23. nscrierea la masa nscrierea la masa credal credal cu toate cu debite mai mici dect debitele cele reale de recuperat
Sczut
14
Sczut
15
Sczut
16
Sczut
17
34
Constantin Iaco
Obiective
Obiecte auditabile
T/S Consecine
Grad de ncredere
Obs.
25. Investirea n termen a hotrrilor executabile 27. Solicitarea executrii silite a debitorilor 28. Investirea n termen a biletelor la ordin
Neluarea msurilor de recuperare a creanelor Neluarea msurilor de rerecuperare a debitelor Imposibilitatea valorificrii biletelor la ordin ca urmare a depirii termenului
Sczut
18
Sczut
19
Sczut
20
Procedura PO5 : Analiza riscurilor D.G.F.P. a Judeului X Serviciul de Audit Intern TEMATICA N DETALIU A MISIUNII DE AUDIT Misiunea de audit intern: Serviciul juridic Perioada auditat: 01.03.2004 30.06.2005 ntocmit: Tomescu Viorel/Stnescu Ioana Avizat: Cristescu Gabriel
Data: 17.07.2005 Data: 17.07.2005
Paragraful corespunzator din RAI 1. Cauzele care au determinat 1. Utilizarea tuturor cilor de atac 1.1. respingerea n instan a aciunilor 2. Struina n susinerea unor argumente 1.2. formulate eseniale pentru soluionarea favorabil a cauzei 1.2.1. 1.2.2. 3. Formularea n termen a apelului 1.3. 1.3.1. 4. Formularea n termen a recursului 1.4. 2. Reprezentarea entitii n 5. Prezentarea la edintele de judecat n vederea 2.1. instanele de judecat susinerii cauzei 2.1.1. 6. Formularea n termen a aciunilor 2.2. 2.2.1. 7.Transmiterea hotrrilor definitive n vederea 2.3. valorificrii 8. Formularea ntmpinrilor la actiunile iniiate 2.4. 2.4.1. 3. Conducerea evidenelor 9. Conducerea Registrului de coresponden 3.1. cauzelor la care entitatea este 3.1.1. parte 10. Evidena aciunilor n justiie 3.2. 11. Constituirea dosarelor de instan 3.3 12. Repartizarea corespondenei n vederea 3.4. soluionrii 13. Evidena dosarelor finalizate 3.5. 4. ntocmirea lucrrilor de sintez 14. ntocmirea lucrrilor i rapoartelor 4.1. i a rapoartelor privind activitatea 15. Avizarea documentelor interne 4.2. proprie 4.2.1. Obiective Obiecte auditabile selectate
35
Obiective
Obiecte auditabile selectate
Paragraful corespunzator din RAI 5.1. 5.2. 5.2.1. 6.1. 6.1.1. 6.2. 6.2.1. 6.3.
5. Solicitarea declanrii 16. Solicitarea falimentului n cazul debitorilor falimentului n vederea recuperrii care sunt insolvabili debitelor 17. nscrierea la masa credal cu toate debitele 6. Investirea hotrrilor judectoreti i solicitarea punerii lor n aplicare de organul de executare 18. Investirea n termen a hotrrilor executabile 19. Solicitarea executrii silite a debitorilor 20. Investirea n termen a biletelor la ordin
Procedura PO6: Elaborarea programului de audit intern
D.G.F.P. a Judeului X Serviciul Audit Intern PROGRAMUL DE AUDIT INTERN
Misiunea de audit: Activitatea juridic Perioada auditat: 01.03.2004 -30.06.2005 ntocmit: Tomescu Viorel/Stnescu Ioana Avizat: Cristescu Gabriel
Data: 20.07.2005 Data: 21.07.2005
Obiectivele Activitile programate auditului Tema general: Activitatea juridic I. Pregtirea misiunii de audit 1. Tiprirea i procesarea Ordinului de serviciu 2. Tiparirea i procesarea Declaraiei de independen 3. Pregtirea i transmiterea Notificrii privind declanarea misiunii de audit intern ctre prile interesate 4. Colectarea i prelucrarea informaiilor 5. ntocmirea Listei centralizatoare a obiectelor auditabile 6. Elaborarea Tabelului puncte tari i puncte slabe 7. ntocmirea Programului de audit intern 8. ntocmirea Notei i a Programului preliminar al interveniei la faa locului
Durata (h) 386 84
Persoanele implicate
Locul desfurrii
ef serviciu 2 Tomescu Viorel Stnescu Ioana Tomescu Viorel Sef serviciu
SAI SAI
SAI
16 16
Tomescu Viorel Stnescu Ioana Tomescu Viorel Stnescu Ioana Tomescu Viorel Stnescu Ioana Tomescu Viorel Stnescu Ioana Tomescu Viorel Stnescu Ioana
SAI AUDITAT SAI
16 8 8
SAI SAI SAI
36
Constantin Iaco
Obiectivele auditului
Activitile programate 9. Obinerea aprobrii 4 Notei i a anexelor acesteia: Colectarea i prelucrarea datelor, Tabelul - Puncte tari i puncte slabe i Programul interveniei la faa locului. 10. Planificarea i organizarea edinei de deschidere cu Serviciul Contabilitate 11. Redactarea Minutei edinei de deschidere. Obinerea numelui persoanelor de contact i stabilirea unui loc pentru desfurarea activitii de audit. 8
Durata (h)
Persoanele implicate Tomescu Viorel Stnescu Ioana Sef serviciu
Locul desfurrii SAI
Tomescu Viorel Stnescu Ioana Sef serviciu Tomescu Viorel ef serviciu Colectare Creante
SAI i AUDITAT
AUDITAT
II. Intervenia la faa locului 1.1 Efectuarea testrilor Obiectivul nr. 1. Cauzele care au 1.2 Discutarea determinat constatrilor cu eful de respingerea n serviciu instan a 1.3 Elaborare FIAP - urilor aciunilor 1.4 Colectarea dovezilor formulate 1.5 Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru 2.1 Efectuarea testrilor Obiectivul nr. 2. Reprezentarea 2.2 Discutarea entitii n constatrilor cu eful de instanele de serviciu judecat 2.3 Elaborarea FIAP urilor 2.4 Colectarea dovezilor 2.5 Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru 3.1 Efectuarea testrilor Obiectivul nr.3. Conducerea 3.2 Discutarea evidenelor constatrilor cu eful de cauzelor la care serviciu entitatea este parte 3.3 Elaborarea F.I.A.P. urilor 3.4 Colectarea dovezilor
386 24 4
Tomescu Viorel Tomescu Viorel ef serviciu Tomescu Viorel Tomescu Viorel Tomescu Viorel
AUDITAT SAI
8 8 6
SAI AUDITAT AUDITAT
26 4
Tomescu Viorel Tomescu Viorel Sef serviciu Tomescu Viorel Tomescu Viorel Tomescu Viorel
AUDITAT SAI
8 8 6
SAI AUDITAT AUDITAT
36 4
Stnescu Ioana Stnescu Ioana Sef serviciu Stnescu Ioana Stnescu Ioana
AUDITAT SAI
8 8
SAI AUDITAT
37
Obiectivele auditului
Activitile programate 6
Durata (h)
Persoanele implicate Stnescu Ioana
3.5 Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru 4.1 Efectuarea testrilor Obiectivul nr. 4. ntocmirea 4.2 Discutarea lucrrilor de constatrilor cu eful de sintez i a serviciu rapoartelor privind 4.3 Elaborarea F.I.A.P. activitatea proprie urilor 4.4 Colectarea dovezilor 4.5 Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru 5.1 Efectuarea testrilor Obiectivul nr. 5. Solicitarea 5.2 Discutarea declanrii constatrilor cu eful de falimentului n serviciu vederea recuperrii 5.3 Elaborarea F.I.A.P. debitelor urilor 5.4 Colectarea dovezilor 5.5 Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru 6.1 Efectuarea testrilor Obiectivul nr. 6. Investirea 6.2 Discutarea hotrrilor constatrilor cu eful de judectoreti i serviciu solicitarea punerii 6.3 Elaborarea F.I.A.P. lor n aplicare de urilor ctre organul de 6.4 Colectarea dovezilor executare 6.5 Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru 12. Planificarea i organizarea edinei de nchidere 13. Discutarea constatrilor cu Oficiul Juridic 14. Concluzii
Locul desfurrii AUDITAT
36 4 8 8 6
Stnescu Ioana Stnescu Ioana Sef serviciu Stnescu Ioana Stnescu Ioana Stnescu Ioana
AUDITAT SAI SAI AUDITAT AUDITAT
36 4
Tomescu Viorel Tomescu Viorel Sef serviciu Tomescu Viorel Tomescu Viorel Tomescu Viorel
AUDITAT SAI
8 8 6
SAI AUDITAT AUDITAT
42 4
Stnescu Ioana Stnescu Ioana Sef serviciu Stnescu Ioana Stnescu Ioana Stnescu Ioana
AUDITAT SAI
8 8 6
SAI AUDITAT AUDITAT
Tomescu Viorel Sef serviciu Tomescu Viorel Stnescu Ioana Sef serviciu ef serviciu Tomescu Viorel Stnescu Ioana
AUDITAT
AUDITAT
SAI
38
Constantin Iaco
Obiectivele auditului III. Raportul de audit intern
Activitile programate 82 15. Redactarea proiectului de Raport de audit intern 16. Revizuirea Raportului de audit intern 17. Obinerea proiectului de Raport de audit intern aprobat de conducere 18. Transmiterea proiectului de Raport de audit intern la auditat i solicitarea de rspuns n 15 zile 19. Planificarea i organizarea Reuniunii de conciliere, dac este cazul 20. Includerea n Raportul de audit intern a aspectelor reinute din punct de vedere al auditatului 21. Finalizarea Raportu-lui de audit intern 22. Obinerea Raportului de audit intern aprobat de conducerea instituiei 23. Transmiterea recomandrilor aprobate ctre auditat 24 8 8
Durata (h)
Persoanele implicate
Locul desfurrii
Tomescu Viorel Stnescu Ioana Sef serviciu Tomescu Viorel Tomescu Viorel
SAI SAI SAI
Sef serviciu Tomescu Viorel
SAI
Tomescu Viorel Stnescu Ioana Sef serviciu Tomescu Viorel Stnescu Ioana
AUDITAT
SAI
8 8
Tomescu Viorel Stnescu Ioana Tomescu Viorel
SAI SAI
Tomescu Viorel
IV. Urmrirea recomandrilor
Iniierea procesului de urmrire Tomescu Viorel
Procedura PO6 : Elaborarea programului de audit intern D.G.F.P. a Judeului X Serviciul de Audit Intern PROGRAMUL PRELIMINAR AL INTERVENIILOR LA FAA LOCULUI Misiunea de audit intern: Serviciul juridic Perioada auditat: 01.03.2004 30.06.2005 ntocmit: Tomescu Viorel/Stnescu Ioana Avizat: Cristescu Gabriel
Data: 17.07.2005 Data: 17.07.2005 Locul testrii Numr Numr Durata list de test Auditori testrii verificare Tomescu Viorel
Obiecte auditabile 1. Formularea n termen a recursului 2. Struina n susinerea unor argumente eseniale pentru soluionarea favorabil a cauzei 3. Utilizarea tuturor cilor de atac
Tipul testrii Verificarea procedurilor Examinarea ntocmirii recursurilor Analiza ntmpinrilor Examinarea cauzelor formulatei i a documentelor justificative
Structura 50 auditat
LV1
T1
39
Obiective
Obiecte auditabile 4. Formularea n termen a apelului
Tipul testrii
Locul testrii
Numr Numr Durata list de test Auditori testrii verificare
Examinarea hotrrilor i formularea apelurilor 2.Reprezentarea 5. Prezentarea la Verificarea existenei i entitii n edinele de judecat n calitii procedurilor instanele de vederea susinerii Analiza argumentelor judecat cauzei de susinere a cauzei Verificarea dosarelor 6. Formularea de instan ntmpinrilor la Structura 52 Analiza msurilor aciunile iniiate auditat propuse pentru aprare 7. Formularea n i susinerea cauzei n termen a aciunilor instan 8. Transmiterea hotrrilor definitive n vederea valorificrii 3. Conducerea 9. Conducerea Verificarea existenei i evidenelor Registrului de coninutului procedurilor cauzelor la care coresponden Examinarea entitatea este nregistrrii totale a 10. Repartizarea parte documentelor corespondenei n Structura Verificarea existenei vederea soluionrii registrelor i conducerea auditat 62 11. Evidena aciunilor acestora n justiie 12. Evidena dosarelor Analiza modului de nregistrare a dosarelor finalizate 13. Constituirea dosarelor de instan 4. ntocmirea 14. ntocmirea Analiza existenei i lucrrilor de lucrrilor i rapoartelor cunoaterii procedurilor sintez i a Urmrirea formalizrii Structura 15. Avizarea auditat 62 rapoartelor i comunicrii documentelor interne privind activitadocumentelor tea proprie Verificarea realitii documentelor 5. Solicitarea 16. Solicitarea Analiza procedurilor declanrii falimentului n cazul Examinarea debitelor falimentului n debitorilor care nu pot i a documentelor Structura vederea fi executai justificative auditat 62 recuperrii 17. nscrierea la masa Examinarea debitelor evidenelor contabile credal cu toate Analiza aciunii de debitele recuperare a debitelor 6. Investirea 18. Investirea n termen Examinarea hotrrilor a hotrrilor procedurilor i a judectoreti i executabile cuprinderii lor solicitarea Studierea modului de 19.Investirea n termen recuperare a debitelor i Structura punerii lor n a biletelor la ordin aplicare de respectarea cadrului auditat 68 ctre organul legal de executare Analiza activitii 20. Solicitarea executorilor executrii silite a judectoreti debitorilor Not:
LV2 Stnescu Ioana
LV3
T3
Tomescu Viorel
LV4
T4
Stnescu Ioana
LV5
T5
Tomescu Viorel
LV6
T6
Stnescu Ioana
Precizez ca n practica se impune un grad mult mai mare de detaliere al testrilor care se vor efectua de ctre auditorii interni n etapa de Intervenie la faa locului.
40
Constantin Iaco Procedura PO7: edina de deschidere D.G.F.P. a Judeului X Serviciul de Audit Intern MINUTA EDINEI DE DESCHIDERE
Misiunea de audit intern: Serviciul juridic Perioada auditat: 01.03.2004-30.06.2005 ntocmit: Tomescu Nicolae/Stnescu Ioana Avizat: Cristescu Gabriel
Data: 22.07.2005 Data: 22.07.2005
A. Lista participanilor: Numele Cristescu Gabriel Tomescu Nicolae Stnescu Ioana Popescu Ion Diaconescu Ion Voinescu Georgeta Vasilescu George Funcia Auditor Auditor Auditor ef serviciu Inspector Inspector Inspector SAI SAI SAI Oficiul Juridic Oficiul Juridic Oficiul Juridic Oficiul Juridic Direcia/ Serviciul Nr. telefon E-mail Semntura
B. Stenograma edinei n cadrul edinei de deschidere s-a procedat la: - Prezentarea echipei de auditori care urmeaz s efectueze misiunea de audit; - Prezentarea funciei de audit intern de ctre auditori, n special a obiectivelor generale ale auditului intern, semnificaia auditului intern; - Prezentarea Programului interveniei la faa locului, obiectivele auditabile care se intenioneaz a fi realizate, dup analizele de risc efectuate. A fost cerut prerea auditailor cu privire la aceste obiective, unde s-au fcut remarci c acestea n general reprezint zone cu risc, dar s-au fcut i unele comentarii cu privire la complexitatea activitii Oficiului Juridic i neatractivitatea nivelului salariului pentru atragerea unor specialiti; - Stabilirea persoanelor pe care auditorii le pot contacta n vederea colectrii informaiilor, efecturii de teste asupra muncii lor i pentru a lua interviuri. De asemenea, a fost stabilit programul ntlnirilor i timpul necesar pentru realizarea acestor proceduri; - Stabilirea condiiilor minime pe care auditatul trebuie s le asigure n vederea realizrii misiunii de audit (spaiu de lucru, calculatoare, posibilitate de editare etc.) - Convenirea unor aspecte procedurale, respectiv eventualitatea unor edine intermediare n cursul auditului, informarea sistematic asupra constatrilor. - Stabilirea Reuniunii de nchidere, inclusiv a participanilor; - Stabilirea modalitii de redactare a Raportului de audit intern (cnd, cum i cui va fi distribuit). Recomandrile formulate, ca urmare a eventualelor disfuncionaliti constatate, vor fi discutate i analizate cu structura auditat, inclusiv calendarul implementrii i persoanele rspunztoare cu implementarea recomandrilor.
41
Procedura P08: Colectarea informaiilor Entitatea: DGFP a Judeului X LISTA DE VERIFICARE NR.1 Misiunea de audit intern: Serviciul juridic Perioada auditata: 01.06.2004 - 30.11.2005 Intocmit: Tomescu Viorel Supervizat: Cristescu Gabriel Obiectivul 1 Cauzele care au determinat respingerea n instan a aciunilor formulate Nr. crt. 1.1 Activitatea de audit Examinarea procedurilor privind conducerea evidenelor 1.1.1 Verificarea gradului de acoperire prin proceduri a activitatilor de formulare n instan a aciunilor a) aprobarea de catre persoanele competente; b) stabilirea modelelor de aciuni de formulat n instan; c) verificarea existenei listei activitilor pentru realizarea obiectivului; d) precizarea modalitilor de completare a modelelor de aciuni; e) oferirea unor exemple de completare; f) cuprinderea modalitilor de actualizare a procedurilor; h) stabilirea responsabilitatilor formulare a actiunilor; i) stabilirea responsabilitilor de verificare a aciunilor formulate; 1.1.2. nglobarea activitilor de control intern n puntele cheie ale activitii juridice; 1.1.3. Stabilirea responsabilitilor pe nivele de execuie, respectiv pe fazele de ntocmire, avizare, aprobare; Compararea atribuiilor din fiele postului cele din procedurile de lucru; Examinarea cunoaterii procedurilor de ctre responsabili cu realizarea activitilor; Aprecierea calitii procedurilor de ctre responsabilii acestora; - se consider procedurile corespunzatoare; - se constat disfunctionaliti n timpul aplicrii lor practice; - exist propuneri de perfecionare a acestora; Analiza cauzelor respingerii aciunilor formulate n instan - stabilirea listei aciunilor respinse - ntocmirea recursului - formularea n termen a recursului - cuprinderea tuturor exceptiilor n recurs - cuprinderea tuturor aspectelor n formularea aciunii - struirea n susinerea intereselor - formularea n scris a concluziilor - formularea la obiect i combaterea cauzei din toate punctele de vedere - reinerea de ctre instan a tuturor aspectelor formulate n susinerea cauzei - utilizarea tuturor cilor de atac la aciunile firmulate - formularea apelului pentru actiunile pierdute n prima instan - formularea n termen a apelului DA NU Observaii
X X X X X X X
Test nr.1
1.2 1.3 1.4
1.5
X X X X X X
Foaie de lucru Interviu Not de relaii FIAP 1.1 FIAP 1.2
42
Constantin Iaco
Nr. crt.
Activitatea de audit - nsoirea apelului de susinerea n scris a meniunilor
DA X
NU
Observaii FIAP 1.3
1.6
Analiza modalitilor de arhivare Data: Data:
Auditor intern, Supervizat,
Entitatea: DGFP a Judeului X TEST NR. 1 Misiunea de audit intern: Serviciul juridic Perioada auditat: 01.06.2004-30.11.2005 ntocmit: Tomescu Viorel Supervizat: Cristescu Gabriel Obiectul testului Cauzele care au determinat respingerea n instan a aciunilor formulate. Obiectivele testului Analiza cauzelor respingerii aciunilor formulate n instan care au fost respinse. Descrierea testului Populaia supus eantionrii o reprezint Lista aciunilor respinse n instan, n 2004, respectiv 76 aciuni. Eantionul va fi de 10% din totalul populaiei i a fost constituit pe baza Foii de lucru nr. 1. Testarea a constat n verificarea modului cum au fost sustinute aciunile n instan i dac au fost formulate complet i corect, examinandu-se urmtoarele elemente stabilite prin Lista de verificare nr.1. poz. 1.5, i anume: - stabilirea listei aciunilor respinse; - ntocmirea recursului; - formularea n termen a recursului; - cuprinderea tuturor excepiilor in recurs; - cuprinderea tuturor aspectelor n formularea aciunii; - struirea n susinerea intereselor; - formularea n scris a concluziilor; - formularea la obiect i combaterea cauzei din toate punctele de vedere; - reinerea de ctre instan a tuturor aspectelor formulate n susinerea cauzei; - utilizarea tuturor cilor de atac la aciunile firmulate; - formularea apelului pentru aciunile pierdute n prima instan; - formularea n termen a apelului; - nsoirea apelului de susinerea n scris a meniunilor. Pentru efectuarea testrii a fost elaborat Lista de control nr. 1 privind Analiza modului de susinere a aciunilor n instan, care conine pe orizontal elementele eantionului, iar pe vertical elementele testate. Constatri Din verificarea efectuat s-au constatat mai multe nereguli i anume: La susinerea n instan a aciunilor, nu au fost combtute toate capetele de acuzare, de exemplu, la Dosarul nr. 345/2005 judectoria a pronunat o hotrre prin care pe lng amenda contravenional a mai dispus i plata unor dobnzi. Aceste dobnzi stabilite nelegal nu erau prevzute n nici un act normativ, iar consilierul care a avut n sarcin cauza nu a contestat aceste dobnzi, formulnd aciunea doar pentru amenda contravenional. Apelul a fost formulat cu ntrziere n termen de respectiv 16 zile n loc de 15 zile de la primirea hotrrii, tot la dosarul nr. 345/2005, cauza fiind respins de instan.
43
La o aciune formulat de un salariat asupra unei decizii de imputare, caz n care compartimentul juridic nu a depus la instan acest document, judectoria a solicitat prin dou citaii s se depun spre exemplu ntmpinare n instan la dosarul nr.390/2005, astfel judectoria a admis recursul prtului i a anulat decizia de imputare. La anumite dosare nu s-a insistat n instan pentru susinerea intereselor entitii pe care o reprezint, prin formularea detaliat a concluziilor, depunerea de documente justificative la cazuri n care instana a pronunat o hotrre defavorabil entitii.
Concluzii Pe baza testului efectuat s-a constatat respingerea unor aciuni n instan datorit nesusinerii temeinice a acestora, neformulrii la obiect a aciunilor, necombaterea tuturor capetelor de acuzare i/sau a neformulrii n termen a apelurilor. Concomitet pentru aceste probleme s-a solicitat i Interviul nr.1 domnului Ionescu Adrian, eful compartimentului juridic i Nota de relaii nr.1 adresat domnului Rotaru Vasile, consilier juridic. Pe baza acestor testri se va elabora FIAP-ul nr.1. Auditor intern, Supervizor, Data: Data:
FOAIE DE LUCRU nr. 1 Obiectivul: Analiza cauzelor care au determinat respingerea n instanta a aciunilor formulate Constituirea eantionului n vederea testrii s-a realizat prin parcurgerea urmtorilor pai: documentul analizat: Lista aciunilor formulate n instan; populaia este reprezentat de numrul total al aciunilor aflate pe rolul instanei, respectiv 76 de aciuni; eantionul va fi de 10%, respectiv 76 x 10% = 7,6 = 8 aciuni ; pasul de selecie va fi 76 : 8 = 9 ; eantionul a fost format ncepnd cu primul dosar pe 2005, respectiv dosarul 345 i prin aplicarea pasului de selecie, stabilit mai sus, rezultnd urmtoarea structur: 345, 354, 363, 372, 381, 390, 399, 408; eantionul constituit va fi verificat n totalitate; verificarea se va realiza prin diverse testri.
Auditor intern, n prezena,
Data:
LISTA DE CONTROL NR. 1 privind Analiza modului de susinere a aciunilor n instan

Elementele eantionului Elementele testate Stabilirea listei aciunilor respinse ntocmirea recursului Formularea n termen a recursului Cuprinderea tuturor excepiilor n recurs Cuprinderea tuturor aspectelor n formularea aciunii
Dosarul Dosarul Dosarul Dosarul Dosarul Dosarul Dosarul Dosarul nr. nr. nr. nr. nr. nr. nr. nr. 345/2005 354/2005 363/2005 372/2005 381/2005 390/2005 399/2005 408/2005
X X X X X
X X X X X
X X X X X
X X X X X
X X X X X
X X X X X
X X X X X
X X X X X
44
Constantin Iaco
Struina n susinerea intereselor Formularea n scris a concluziilor Formularea la obiect i combaterea tuturor capetelor de acuzare Reinerea de ctre instan a tuturor aspectelor formulate n susinerea cauzei Utilizarea tuturor cilor de atac la aciunile formulate Formularea apelului pentru aciunile pierdute n prima instan Formularea n termen a apelului nsoirea apelului de susinerea n scris a meniunilor
FIAP X
FIAP X
X X
FIAP X
FIAP X
FIAP X
X X
X X
FIAP
FIAP
FIAP
FIAP
X X X FIAP X
X X X X X
X X X X X
X X X FIAP X
X X X X X
X X X X X
X X X FIAP X
X X X X X
Data: Auditor intern, Tomescu Viorel
Entitatea: DGFP a Judeului X INTERVIU NR. 1 privind verificarea cauzelor care au determinat respingerea n instan a aciunilor formulate adresat d-lui Ionescu Adrian, efului compartimentului juridic Misiunea de audit intern: Serviciul juridic Perioada auditat: 01.06.2004-30.11.2005 ntocmit: Tomescu Viorel Supervizat: Cristescu Gabriel Nr. ntrebri crt. 1 Exist registru de eviden a aciunilor formulate n instan? 2 Exist persoana responsabilizat cu completarea registrului? Evidena recursurilor este inut separat la nivelul compartimentului? n cazul recursurilor exist o verificare a coninutului acestora realizat de ctre eful de serviciu? La aciunile formulate n instan exist concluzii scrise la fiecare termen? La toate aciunile formulate de pri s-a formulat i depus ntmpinri? Cocluziile formulate cuprind toate capetele de acuzare? DA X X NU Observaii
Nota de relaii adresat unui consilier juridic
3 4 5 6 7
X X X X X FIAP Nota de relaii, adresat unui consilier juridic
Pentru aciunile pierdute n prima instan, dosarul este preluat apoi de eful compartimentului n vederea aplicrii cii de atac urmtoare? Apelurile au fost formulate n toate cazurile n termen?
X X FIAP
45
10
Concluziile scrise sunt nsoite de documente justificative? S-a urmrit ca instana s rein toate struinele i concluziile formulate? Concluziile formulate sunt explicite i detaliate n toate cazurile? Mai avei ceva de adugat Data: Data:
11
12 13
X X
Nota de relaii, adresat unui consilier juridic Nota de relaii, adresat unui consilier juridic FIAP
Auditor intern, eful compartimentului juridic,
Entitatea: DGFP a Judeului X NOTA DE RELAII privind susinerea n instan aciunilor formulate adresat domnului Rotaru Vasile consilier juridic Misiunea de audit intern: Serviciul juridic Perioada auditat: 01.06.2004-30.11.2005 ntocmit: Tomescu Viorel Supervizat: Cristescu Gabriel ntrebarea 1: Precizai dac exist proceduri scrise i formalizate privind formularea aciunilor n instan. Rspuns 1: Da. ntrebarea 2: Precizai dac aceast procedur v-a fost adus la cunotin. Rspuns 2: Da, i am semnat procesul verbal. ntrebarea 3: Cum explicai nesusinerea n instan a aciunii n dosarul nr.390, respectiv instana a solicitat de dou ori depunerea de ntmpinri la recursul formulat de prt, ceea ce nu s-a fcut i aceasta a dus la admiterea recursului formulat de prt. Raspuns 3: n aceste cazuri am considerat c concluziile verbale prezentate la termenele de judecat au fost complete i suficiente pentru instan. ntrebarea 4: n cazul dosarelor 345, 363, 390 i 408 pe anul 2004 s-a constatat c aciunea n instan a fost formulat, fr combaterea tuturor capetelor de acuzare, fr explicarea detaliilor i depunerea documentelor justificative i fr formulri la obiect, ceea ce a dus la pierderea acestora. Cum explicai aceasta? Rspuns 4: n acele cazuri aciunile erau simple i am crezut c instana pronun o hotrre favorabil avnd n vedere c adevrul era n totalitate de partea noastr. ntrebarea 5: Cum explicai c la un numr de trei aciuni aflate pe rolul instanei, respectiv dosarul nr. 345, 372 i 399, nu s-au formulat n termen apelul, astfel nct instana a admis aciunea formulat de prt? Raspuns 5: n acea perioad am fost n concediu medical i am uitat s predau dosarele n cauz i/sau citaiile efului de serviciu n vederea desemnri unei alte persoane. Auditor intern, Consilier juridic, Not:
Pentru rspunsurile de la ntrebrile nr. 3, 4 i 5 se va elabora FIAP.
Data: Data:
46
Constantin Iaco
Procedura P08 : Colectarea informaiilor Entitatea: DGFP a judetului X FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR.1.1
Misiunea de audit intern: Serviciul juridic Perioada auditat: 01.06.2004-30.11.2005 ntocmit: Tomescu Viorel Supervizat: Cristescu Gabriel Problema Susinerea ineficient a intereselor entitii n instan. Constatare Consilierii juridici nu au insistat n vederea susinerii probelor n instan; astfel nu au fost depuse ntmpinari care s cuprind excepiile de la procedur, explicarea detaliilor, formulari la obiect, rspunsul la toate capetele de acuzare etc. Ex. La dosarul nr. 390/2004 reclamantul debitor, salariat al societii, a contestat la judectorie decizia de imputare a unei sume, constatat ca fiind pagub n dauna societii, produs de ctre acesta ca urmare a neglijenei n serviciu, fapt constatat de organele cu atribuiuni de control intern. Reclamantul a solicitat anularea acestui debit de ctre instan. Tribunalul a admis recursul n condiiile n care societatea a fost anunat prin dou citaii s depun ntmpinare la instan, privind cererea formulat de reclamant. De asemenea, nu au fost susinute interesele entitii din aceleasi motive i n dosarele nr. 345, 354, 372, 381 pe anul 2005. Cauze Inexistena unor proceduri scrise i formalizate care s conin activiti de control i responsabilitate pe nivelele de execuie; Inexistena unor proceduri de nlocuire a personalului care intr n concedii medicale sau de odihn; Lipsa de experien a persoanelor care susin cauzele entitii n instanele judectoreti; Inexistena sau nefuncionarea unui sistem de control intern.
Consecina Obinerea unor hotrri nefavorabile n instan, comparativ cu pertinena aciunii introduse n instan i a documentelor justificative depuse; Pierderea n instan a unor aciuni, care implic recuperarea unor sume. Recomandare n toate cazurile n care aciunile n instan necesit un plus de experien, acestea s fie susinute de eful compartimentului juridic. Concluziile scrise i/sau ntmpinrile s fie vzute i vizate de eful serviciului nainte de a fi aprobate de conducere i depuse la judectorie. Elaborarea listei activitilor i aprecierea riscurilor specifice activitatii Serviciului juridic. Elaborarea procedurilor scrise i formalizate i stabilirea responsabililor cu acestea. Actualizarea fielor de post cu responsabilitile pe nivele de execuie. Implicarea personalului n aciuni de pregtire profesional i influenarea evaluarilor anuale cu rezultatele acestor aciuni. Constituirea unei comisii pentru analiza tuturor celor 76 de dosare cu aciunile pentru care s-a pledat n instanele judectoreti i luarea msurilor care se impun. Informarea echipei de auditori interni cu privire la rezultatele analizei efectuate de entitatea auditat.
Auditor intern, Supervizat, Pentru conformitate,
Data: Data: Data:
47
Procedura P08 : Colectarea informaiilor
Entitatea: DGFP a Judeului X FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 1.2
Misiunea de audit intern: Serviciul juridic Perioada auditat: 01.06.2004-30.11.2005 ntocmit: Tomescu Viorel Supervizat: Cristescu Gabriel Problema Aciunile n instan nu sunt susinute prin depunerea concluziilor scrise i a documentelor justificative solicitate de aceasta. Constatare Aciunile formulate n instan au fost fcute fr explicarea detaliilor i depunerea documentelor justificative i fr concluzii scrise. Spre exemplu n dosarele nr. 345, 363, 349 i 408. Cauza
Neconducerea unui Registru privind susinerea aciunilor n instan; Inexistena unor proceduri scrise i formalizate care s conin activiti de control i responsabilitate pe nivelele de execuie; Lipsa de experien a persoanelor care susin cauzele entitii n instanele judectoreti; Inexistena, n lipsa procedurilor, a unor evidene clare privind dosarele aflate pe rol i nu s-au urmrit soluiile transmise de judectori.
Consecina Respingerea unor hotrri care dac erau susinute temeinic nu puteau fi pierdute existnd argumente; Plata unor daune ctre tere persoane; Pierderea posibilitatii recuperrii sumelor solicitate n instan. Recomandare Verificarea dosarelor de catre structura de control intern a societatii pe ultimii trei ani, iar rezultatele sa fie comunicate si serviciului de audit intern in vederea analizarii ulterioare. Elaborarea listei activitilor i aprecierea riscurilor specifice oficiului juridic. Elaborarea procedurilor scrise i formalizate i stabilirea responsabilului pentru aceasta. Actualizarea fielor de post cu responsabilitile pe nivele de execuie i coroborarea cu procedurile. Implicarea personalului n aciuni de pregtire profesional i influenarea evaluarilor anuale cu rezultatele acestor aciuni. Realizarea unui studiu pentru a stabili necesitile reale de personal. Informarea echipei de auditori asupra rezultatelor verificrilor realizate i a studiului efectuat pentru implementarea recomandarilor.
Data: Data: Data:
48
Constantin Iaco
Misiunea de audit intern: Serviciul juridic Perioada auditat: 01.06.2004-30.11.2005 Intocmit: Tomescu Viorel Supervizat: Cristescu Gabriel Problema Declararea apelului cu ntrziere de peste 10 zile de la data comunicrii hotrrii de ctre judectorie.
Constatare Din analiza dosarelor privind cauzele ce au determinat anularea n instanele judectoresti a aciunilor formulate privind solutionarea cilor administrative de atac a rezultat c, n unele cazuri, apelul s-a facut cu ntrziere. Ex. La dosarul nr.345/2004 judectoria pronun o hotrre prin care pe lng amenda contravenional aplicat societii, mai dispune i plata unor dobnzi. Aceste dobnzi nu erau prevzute n nici un act normativ, iar juristul entitii n afar de faptul c a depus cu ntrziere de 6 zile fa de termenul legal nici nu le-a contestat, ci doar a combtut legalitatea acordarii sanciunii. De asemenea, termenul de 10 zile a mai fost pierdut i n dosarele nr. 372 i 399 din 2004. Cauza n cadrul serviciului nu exist un sistem de urmrire i depunere n instan a ntmpinrilor la aciunile reclamanilor; Inexistena unor proceduri scrise i formalizate care s conin activiti de control i responsabilitate pe nivelele de execuie; Lipsa de experien a persoanelor care susin cauzele entitii n instanele judectoreti; Inexistena, n lipsa procedurilor, a unor evidene clare privind dosarele aflate pe rol i nu s-au urmrit soluiile transmise de judectori.
Consecina Respingerea actiunii i obligarea entitii la plata unor sume nedatorate. Obinerea unor hotrri nefavorabile, fa de pertinena actiunii introduse n instan i a documentelor justificative depuse. Pierderea n instan a unor aciuni, care implic recuperarea unor sume. Obligarea entitii la plata unor sume nejustificate. Recomandare Elaborarea listei activitilor i atasarea riscurilor specifice activitatilor Serviciului juridic; Elaborarea procedurilor scrise i formalizate i stabilirea responsabililor de procedur; Actualizarea fielor de post cu responsabilitile i nivelele de execuie; Implicarea personalului n aciuni de pregtire profesional i influenarea evalurilor anuale cu rezultatele acestor aciuni; Constituirea unei comisii pentru analiza tuturor celor 76 de dosare cu aciunile pierdute de entitate n instanele judectoreti i luarea msurilor care se impun; Informarea echipei de auditori interni cu privire la rezultatele analizei efectuate de entitatea auditat.
Data: Data: Data:
49
Entitatea: DGFP a judeului X LISTA DE VERIFICARE NR.2 Obiectivul 2. Reprezentarea entitii n instanele de judecat Misiunea de audit intern: Serviciul juridic Perioada auditat: 01.06.2004-30.11.2005 ntocmit: Stnescu Ioana Supervizat: Cristescu Gabriel Nr. crt. 2.1 Activitatea de audit Examinarea procedurilor privind reprezentarea n instan. 2.1.1 Verificarea gradului de acoperire prin proceduri a modului de reprezentare n instan i susinere a cauzelor a) aprobarea procedurilor de ctre persoanele competente; b) precizarea modalitilor de reprezentare n instan; c) stabilirea modalitilor de susinere n instan a cauzelor d) solicitarea motivaiilor pentru care nu exist la dosar toate documentele prevazute de procedur; e) cuprinderea modalitatilor de reconstituire a documentelor care lipsesc de la dosare; f) reconstituirea documentelor emise de judecatorie ; g) reconstituirea documentelor emise la nivelul societii ; h) reconstituirea documentelor emise de prt ; i) stabilirea responsabilitilor de reconstituire; j) stabilirea responsabilitilor de verificare; 2.1.2 nglobarea activitilor de control intern n punctele cheie ale procesului de reprezentare a societii n instan; 2.1.3 Stabilirea responsabilitilor pe nivele de execuie, respectiv pe fazele de primire, repartizare, nregistrare, ataare la dosar a documentelor; 2.1.4 Compararea atribuiilor din fiele postului cele din procedurile de lucru; 2.1.5 Examinarea cunoaterii procedurilor de ctre responsabilii cu realizarea activitilor; Aprecierea calitii procedurilor de ctre responsabilii acestora; - se consider procedurile corespunzatoare; - se constat disfunctionaliti n timpul aplicrii lor practice; - exist propuneri de perfecionare a acestora; Examinarea modului de reconstituire a documentelor lips la dosar; Verificarea modului de reprezentare i susinere a intereselor entitii n faa instanelor de judecat: a) existena dosarelor de instan b) existena citaiilor emise de instan; c) respectarea termenelor fixate de prezentare la instan; d) existena delegaiei de reprezentare n dosar; e) cunoaterea dosarului de instan; f) prezentarea la instan la termenele stabilite ; g) susinerea intereselor la fiecare termen; h) formarea i depunerea concluziilor scrise; i) detalierea complet a cauzelor n concluziile formulate; j) cuprinderea n concluzii a tuturor capetelor de acuzare; k) staruina n cuprinderea de ctre instan a tuturor DA NU Observaii
X X X X X
TEST NR. 2
2.2
2.3 2.4
Foaie de lucru X Lista de control X Nota de relaii FIAP 2.1
X X X X
50
Constantin Iaco
2.5
2.6 2.7
solicitrilor facute n cauza respectiv; l) formularea n termen a concluziilor; m) formularea aciunii n termenul de prescripie ; n) obinerea hotrrilor definitive; o) valorificarea hotrrilor definitive. Verificarea msurilor propuse n cazurile n care n urma solicitrii, compartimentele n cauz nu au transmis documentele solicitate de serviciul juridic n vedere formulrii aprrii i susinerii cauzei la instan; Examinarea efecturii verificrilor respectrii termenelor de constituire a dosarelor de instan; Analiza modalitilor de arhivare Data, Data,
X X X X X -
FIAP 2.2 FIAP 2.3
Entitatea: DGFP a judeului X TEST NR. 2 Misiunea de audit intern: Serviciul juridic Perioada auditat: 01.06.2004-30.11.2005 ntocmit: Stnescu Ioana Supervizat: Cristescu Gabriel Obiectul testului Reprezentarea entitii n instanele de judecat. Obiectivele testului Analiza modului n care sunt susinute n instan interesele societii. Descrierea testului Populaia total o reprezint aciunile formulate n anul 2005, existente pe rolul instantei, in numar de 54 de actiuni. Esantionul va fi de 7% din totalul populatiei, determinat pe baza Foii de lucru nr. 2. Testarea a constat n verificarea modului de reprezentare i susinere a intereselor entitii n faa instanelor de judecat, examinndu-se urmtoarele elemente stabilite prin Lista de verificare nr.2. pozitia 2.4, i anume: a. existena dosarelor de instan; b. existena citaiilor emise de instan; c. respectarea termenelor de prezentare la instan ; d. existenta delegaiei de prezentare n dosar ; e. cunoaterea dosarului de instan; f. prezentarea la instan la termenele stabilite ; g. susinerea intereselor la fiecare termen; h. formularea i depunerea concluziilor scrise; i. detalierea complet a cauzelor n concluziile prezentate; j. cuprinderea n concluzii a tuturor capetelor de acuzare k. staruina n cuprinderea de ctre instan a tuturor concluziilor formulate; l. formularea n termen a concluziilor; m. formularea aciunii n cadrul termenului de prescripie ; n. obinerea hotrrilor definitive; o. valorificarea hotrrilor definitive. Pentru efectuarea testarii a fost elaborat Lista de control nr.1 privind Analiza reprezentrii n instan, prezentat n continuare, care conine pe orizontal elementele selectate, iar pe vertical elementele analizate.
51
Constatri Din analiza Listei de control nr.1 au rezultat urmatoarele situatii: nereprezentare n instan la termenele stabilite ; necuprindere n concluzii a tuturor capetelor de acuzare ; formularea aciunilor dup termenul de prescriptie ; Pentru aceste probleme a fost solicitat i Nota de relaii nr.1 doamnei Iliescu Adriana, consilier juridic. Concluzii Aciunile n cauz au fost pierdute n instan de ctre entitate ceea ce a condus la pierderea anumitor sume de bani prin nerecuperarea lor de la persoanele care au produs pagube entitii. n baza acestui test a fost elaborate FIAP nr. 2.1; 2.2 i 2.3
Auditor intern, Supervizor,
Data: Data:
FOAIE DE LUCRU NR. 2 Obiectivul nr. 1 Susinerea intereselor societii n faa instanelor de judecat. Testarea se va realiza pe un eantion care a fost constituit astfel: documentul analizat: Lista aciunilor formulate n pretenii populaia total este reprezentat de numrul total al aciunilor n pretenii aflate pe rolul instanei, respectiv de 54 aciuni. eantionul va fi de 7%, respectiv 54 x7%= 7,7 = 8 aciuni pasul de selecie 54 : 8 = 7 eantionul va cuprinde aciunile n instan ncepnd de la aciunea nr.345/2005 i aplicnd pasul stabilit se obine urmtoarea structur : 345, 365, 397, 415, 457, 503, 645 i 695; eantionul constituit va fi verificat n totalitate; verificrile se vor realiza prin diferite teste.
Auditor intern,
Data:
LISTA DE CONTROL NR. 2 privind analiza reprezentrii n instan Elemente Aciunea Aciunea Aciunea Aciunea Aciunea Aciunea Aciunea Aciunea selectate nr. nr. nr. nr. nr. nr. nr. nr. Elemente 345/2005 365/2005 397/2005 4015/2005 457/2005 503/2005 645/2005 695/2005 testate Existena dosarelor X X X X X X X X de instan Existena citaiilor X X X X X X X X emise de instan Respectarea termenelor de X X X X X X X X prezentare la instan Existena delegaiei de prezentare n X X X X X X X X dosar Cunoaterea X X X X X X X X dosarului de instan
52
Constantin Iaco
Elemente Aciunea Aciunea Aciunea Aciunea Aciunea Aciunea Aciunea Aciunea selectate nr. nr. nr. nr. nr. nr. nr. nr. Elemente 345/2005 365/2005 397/2005 4015/2005 457/2005 503/2005 645/2005 695/2005 testate Prezentarea la instan la termenele FIAP FIAP X FIAP FIAP FIAP X X stabilite Susinerea intereselor la fiecare X X X X X X X X termen Formularea i depunerea X X X X X X X X concluziilor scrise Detalierea complet a cauzelor n X X X X X X X X concluziile prezentate Cuprinderea n concluzii a tuturor FIAP X X FIAP X FIAP X X capetelor de acuzare Struina n cuprinderea de ctre X X X X X X X X instan a tuturor concluziilor formulate Formularea n X X X X X X X X termen a concluziilor Formularea aciunii n cadrul termenului FIAP X FIAP X FIAP X FIAP X de prescripie Obinerea hotrrilor X X X X X X X X definitive Valorificarea X X X X X X X X hotrrilor definitive Auditor intern, Data:
Entitatea: DGFP a judeului X
NOTA DE RELATII NR. 2 privind formularea aciunilor n instan adresat doamnei Iliescu Adriana consilier juridic Misiunea de audit intern: Serviciul juridic Perioada auditat: 01.06.2004-30.11.2005 ntocmit: Stnescu Ioana Supervizat: Cristescu Gabriel ntrebarea 1: Precizati dac exist proceduri privind formularea aciunilor n instant. Rspuns1: Da. ntrebare2: Precizai dac aceast procedur va fost adus la cunotin. Rspuns 2: Da, a fost instruit i am semnat procesul verbal. ntrebarea 3: Cum explicai situaiile de nereprezentare n instan la termenele stabilite, n 4 situaii din cele 8 dosare supuse testrii?
53
Raspuns 3: La termenele fixate din partea entitii nu a fost prezent n sal nici un reprezentant, deoarece subsemnata eram n concediu medical. Instana a rmas n pronunare, iar n urma formulrii hotrrii aceasta a fost defavorabil entitii, avnd n vedere ca la dosar nu au existat concluzii scrise n susinerea cauzei i nici documente care s combat susinerile formulate la prt. Mentionez ca la celelalte nu am putut s ajung la timp, avnd mai multe procese n aceeai zi. ntrebarea 4: Cum explicai neabordarea tuturor capetelor de acuzare din cadrul unui dosar cu ocazia formulrii concluziilor? Rspuns 4 : n majoritatea intmpinrilor combaterea capetelor de acuzare s-a fcut la modul general. Spre exemplu, la dosarul nr. 415/2005 reclamatul debitor a contestat la judectorie decizia de imputare a unei sume, stabilit ca fiind pagub n dauna entitii, solicitnd anularea acestui debit de ctre instan. n ntmpinarea ctre instan nu am susinut respingerea acestuia pe motiv c a fost depus contestaia cu ntrziere i c susinerile formulate nu sunt la obiect, ci doar respingerea recursului ca fiind nentemeiat, iar instana i-a dat cstig de cauz. ntrebare 5 : Cum explicai c la un numr de patru aciuni formulate instana le-a respins pe motiv de prescripie ? Rspuns 5 : Dosarele au fost ntocmite i primite de la compartimentele de specialitate dupa expirarea termenului de trei ani, deci dup perioada termenului de prescripie. Au fost formulate totui aciuni n instana pentru repunerea acestora pe rol, ncercnd a mai recupera unele debite. Instana ns a respins actiunile la solicitarea pri adverse, invocandu-se ndeplinirea termenelor de prescripie. ntrebare 6 : Explicai de ce nu au fost ntocmite n termen aceste dosare i implicit aciunea n instan. Rspuns 6: La comparimentele de specialitate nu a existat o eviden analitic a debitelor, aceast eviden sa inut sintetic i nu s-a tiut de vechimea acestor debite. Not:
Pentru rspunsurile de la ntrebrile 3, 4 i 5 se vor elabora FIAP-uri.
Auditor intern, Consilier juridic,
Data: Data:
Entitatea: DGFP a judeului X FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 2.1
Misiunea de audit intern: Serviciul juridic Perioada auditat: 01.06.2004-30.11.2005 ntocmit: Stnescu Ioana Supervizat: Cristescu Gabriel Problema Nereprezentarea n instan la termenele de judecat. Constatare n unele cazuri, societatea nu a fost prezent la termenele de judecat fixate de instan, cu toate c procedura a fost ndeplinit. Astfel n dosarul 645/2005 instana a fixat ca teremen de judecat data de 23.09.2005 n vederea formulrii i depunerii concluziilor, procedur realizat prin Citaia nr. 2345/03.09.2005. La termenul fixat din parte societii nu a fost prezent n sal nici un reprezentat, instana a ramas n pronunare, n urma formulrii hoatrrii aceasta a fost defavorabil societii, deoarece la dosar nu au existat concluzii formulate n susinerea cauzei i nici documente care s combat susinerile formulate de prt.
54
Constantin Iaco
Cauze Inexistena unei proceduri scrise ; Citatia nr. 2345/03.09.2005 ne-a provenit dup trecerea termenului fixat de instan; Lipsa unor aciuni de control intern ierarhice. Consecine n urma pronunrii hotrrii entitatea a fost obligat la plata ctre prt a unor penaliti de 1.239.870 lei, penaliti care nu erau prevazute n contractul ncheiat ntre pri, ns pe care prtul le-a obinut deoarece, entitatea nu a fost reprezentat la termenul fixat de instan i astfel nu au fost contestate i nici nu au existat concluzii scrise. Recomandri Analiza cazurilor n care aciunile au fost pierdute prin neprezentare n instan a entitii, n anul 2005 i luarea msurilor care se impun; Evaluarea necesitilor reale de personal pentru realizarea atribuiilor ce le revin; Elaborarea unor proceduri scrise i formalizate care s cuprind activiti de control i un responsabil, n care s fie incluse toate activitile specifice i n plus, obligaia consilierilor juridici ca dup fiecare termen s prezinte efului de compartiment concluziile; Fiele posturilor s fie coroborate cu procedurile; Informarea echipei de auditori interni cu rezultatele analizei i modul de implementare al recomandrilor. Auditor intern, Supervizat, Pentru conformitate, Data: Data: Data:
Procedura P08 : Colectarea informaiilor Entitatea: DGFP a Judeului X FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 2.2 Misiunea de audit intern: Serviciul juridic Perioada auditat: 01.06.2004-30.11.2005 ntocmit: Stnescu Ioana Supervizat: Cristescu Gabriel Problema Formularea aciunilor n instan n afara termenului de prescripie. Constatare Din analiza dosarelor privind cauzele ce au determinat anularea n instanele judectoreti a aciunilor formulate privind solutionarea cilor administrative de atac a rezultat c, n unele situaii, acestea au fost respinse pe motiv c nu au fost formulate n cadrul termenului de prescripie. Spre exemplu, la dosarul nr.695/2005 judectoria a respins aciunea pe motiv c de la data faptei i pn la formularea aciunii au trecut trei ani. n acest caz n anul 2002 au fost valorificate bunuri confiscate catre SC A&B SRL n valoare de 234.500 lei cu plata la 30 zile, iar societatea nu a achitat contravaloarea bunurilor. Dupa trei ani s-a formulat actiune n instan pentru recuperarea sumei, pe care instana, n mod evident, a respins-o pe motiv de prescriptie. Cauze Inexistena unor proceduri de lucru ; Lipsa unui sistem de control intern coerent ; n cadrul serviciului contabilitate nu a existat nici o eviden a debitelor, debitul n cauz a fost identificat n 2005 cnd s-a solicitat la oficiul juridic recuperarea sumei n instan.
55
Consecina Entitatea a nregistrat o pagub nerecuperabil de 234.500 lei; Imposibilitatea recuperrii sumelor datorate; Inexistena unor atribuii clare n fiele posturilor.
Recomandare Informarea auditorilor interni despre msurile stabilite pentru redresarea activitii i a modului lor de implementare. Instituirea unui sistem prin care toate debitele s fie urmrite pe fiecare client, cel putin lunar, pentru aceasta s fie responsabilizat o persoan. Lunar pentru toate debitele cu vechime mai mare de 30 zile de la data scadenei, s se ntomeasc dosar, care s fie transmis la Serviciul juridic n vederea actionarii debitorului n instana; Elaborarea procedurilor scrise i formalizate i stabilirea responsabililor acestora; Coroborarea fielor posturilor cu procedurile; Testarea sistematic a personalului, pentru a verifica cunoterea i respectarea procedurilor; Realizarea unui sistem de pregtire a personalului de ctre eful de compartiment; Analiza debitelor existente care nc nu sunt prescrise.
Data: Data: Data:
Procedura P08 : Colectarea informaiilor Entitatea: DGFP a Judeului X FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 2.3 Misiunea de audit intern: Serviciul juridic Perioada auditat: 01.06.2004-30.11.2005 ntocmit: Stnescu Ioana Supervizat: Cristescu Gabriel Problema Neatacarea tuturor capetelor de acuzare n ntmpinrile fcute ctre instana de judecat. Constatare n intampinarea fcut ctre instan nu au fost cuprinse excepiile de la procedur, rspunsul la toate capetele de acuzare, dovezile etc. n majoritatea intmpinrilor combaterea capetelor de acuzare s-a fcut la modul general. Ex. La dosarul nr.415/2005 reclamantul debitor, salariat al societatii, a contestat la judectorie decizia de imputare a unei sume, constatat ca fiind pagub n dauna entitii, produs de ctre acesta ca urmare a neglijenei n serviciu, fapta constatat de organele cu atribuiuni de control intern. Reclamantul a solicitat anularea acestui debit de ctre instan. n ntmpinarea ctre instan reprezentanii Serviciului juridic au susinut doar respingerea recursului ca fiind nentemeiat i nu s-a solicitat respingerea acestuia pe motiv c fost depus cu ntrziere i c susinerile formulate nu sunt la obiect etc., motiv pentru care instana nu a mai analizat aceste aspecte i i-a dat ctig de cauz reclamantului. Cauze Inexistena procedurilor scrise i formalizate; Dosarul a fost repartizat ctre un salariat debutant, care nu a fost urmrit asupra modului de ntocmire i depunere a recursului ; Inexistena unui sistem de control intern.
56
Constantin Iaco
Consecine Recursul formulat de catre prt a fost admis, decizia de imputare a sumei emis de entitate fiind anulat de instan; Societatea a suferit o pierdere datorit faptului c nu s-a aprat eficient. Recomandri Analiza activitilor compartimentului juridic pe anul n curs, i obinerea unor concluzii pentru reorientarea activitii viitoare cu scopul eliminrii neregulilor i disfuncionalitilor constatate. ntocmirea unei liste a activitilor specifice compartimentului juridic; Ataarea riscurilor asociate activitilor i stabilirea unui responsabil cu ntocmirea i ntreinerea unui Registru al riscurilor pentru compartimentul juridic ; Elaborarea procedurilor scrise i formalizate i stabilirea responsabililor acestora; Testarea sistematic a personalului pentru nsuirea procedurilor; Coroborarea fiselor posturilor cu procedurile; Urmrirea termenelor fixate de instan i dup fiecare termen s-i fie prezentate concluzile, concluzii care pe scurt la va trece n Registrul de eviden al dosarului pentru termenul stabilit. Informarea echipei de auditori cu privire la concluziile analizei i msurile programate pentru implementarea recomandrilor. Auditor intern, Supervizat, Pentru conformitate, Data: Data: Data:
Procedura P08 : Colectarea informaiilor Entitatea: DGFP a Judeului X LISTA DE VERIFICARE NR. 3 Misiunea de audit intern: Serviciul juridic Perioada auditat: 01.06.2004-30.11.2005 ntocmit: Tomescu Viorel Supervizat: Cristescu Gabriel Obiectivul 3. Modul de conducere al evidenelor cauzelor la care entitatea este parte Nr. crt. 3.1 Activitatea de audit Examinarea procedurilor privind conducerea evidenelor 3.1.1 Verificarea gradului de acoperire prin proceduri a a activitatilor de conducere a registrului de evidena aciunilor aflate pe rol a) aprobarea registrului de ctre persoanele competente; b) stabilirea formei registrului; c) verificarea listei activitilor pentru conducerea acestuia; d) precizarea modalitilor de completare; e) oferirea unor exemple de completare; f) solicitarea motivaiilor pentru care nu se completeaz, cu toate dosarele constituite; g) cuprinderea modalitilor de actualizare a registrului; h) stabilirea responsabilitilor de completare; i) stabilirea responsabilitilor de verificare; 3.1.2 nglobarea activitilor de control intern n puntele cheie ale procesului de conducere i a evidenelor societii; 3.1.3 Stabilirea responsabilitilor pe nivele de execuie, respectiv pe fazele de ntocmire, avizare, aprobare; DA NU Observatii
57
3.2
3.3
3.4 3.5 3.6
3.7
3.8
Conducerea registrului de intrri/iesiri a) verificarea conducerii anuale a registrului; b) acordarea cronologic a numerelor de nregistrare; c) menionarea corect a datelor de nregistrare; d) stabilirea responsabilitilor de conducere a registrului; e) nregistrarea tuturor documentelor intrate/ieite; Soluionarea adreselor primite a) verificarea gradului de acoperire prin proceduri a modalitii de soluionare a adreselor primite; b) verificarea transmiteri spre solutionare a dreselor; d) modul de ntocmire a rspunsurilor; e) verificarea transmiterii n termen a rspunsurilor; f) justificarea netransmiterii unor rspunsuri la adrese; g) existena copiei documentelor transmise ; Compararea atributiilor din fiele postului cele din procedurile de lucru Examinarea cunoaterii procedurilor de ctre responsabili cu realizarea activitilor; Aprecierea calitii procedurilor de ctre responsabilii acestora; - se consider procedurile corespunzatoare; - se constat disfuncionaliti n timpul aplicrii lor practice; - exist propuneri de perfecionare a acestora; Conducerea evidenelor privind cauzele aflate pe rol a) primirea dosarelor n vederea formularii actiunii; b) nregistrarea dosarelor n ordine cronologic; c) repartizarea dosarelor n vederea formulrii aciunii; d) conducerea registrului de coresponden; e) conducerea registrului de eviden a dosarelor aflate pe rol; f) nregistrarea tuturor documentelor primite; g) stabilirea termenelor de soluionare a corespondenei; h) completarea dosarelor cu toate documentele constituite pe parcursul derularii aciunii aflate pe rol ; i) verificarea i avizarea dosarelor constituite j) operarea dosarelor nchise ; k) arhivarea dosarelor nchise ; l) conducerea anual a registrelor Analiza modalitilor de arhivare Data: Data:
X X X
TEST NR. 3 -Foaie de lucru -Lista de control - Interviu - FIAP
X X X X X X X X X X -
Entitatea: DGFP a Judeului X TEST NR. 3.1 Misiunea de audit intern: Serviciul juridic Perioada auditat: 01.06.2004-30.11.2005 ntocmit: Tomescu Viorel Supervizat: Cristescu Gabriel Obiectul testului Conducerea evidenelor cauzelor la care entitatea este parte. Obiectivele testului Analiza modului de conducere al evidenelor cauzelor aflate pe rol, n cadrul Serviciului juridic privind: conducerea Registrului de coresponden;
58
Constantin Iaco
conducerea Registrului de eviden a dosarelor aflate pe rol; repartizarea i stabilirea termenelor de soluionare.
Descrierea testului Populaia total este constituit din aciunile formulate n 2005, respectiv 79 de dosare. Esantionul selectat va fi de 10 %, deci 8 dosare, din totalul populaiei i a fost constituit pe baza Foii de lucru nr. 3, prezentat n continuare. Testarea a constat n verificarea modului n care sunt conduse registrele, nregistrarea documentelor n Registrul de coresponden i n Registrul de eviden al dosarelor aflate pe rolul instanei i dac adresele sunt solutionate n termen, examinandu-se urmatoarele elemente stabilite prin Lista de verificare nr. 3, poziia 3.7, i anume: primirea dosarelor n vederea formulrii aciunii; nregistrarea dosarelor n ordine cronologic; repartizarea dosarelor n vederea formulrii aciunii; conducerea registrului de eviden a dosarelor; conducerea registrului de coresponden; nregistrarea tuturor documentelor primite; stabilirea termenelor de soluionare a corespondenei; completarea dosarelor cu toate documentele constituite pe parcursul derulrii aciunii aflate pe rol; verificarea i avizarea dosarelor constituite; operarea dosarelor nchise; arhivarea dosarelor nchise; conducerea anual a registrelor. Pentru efectuarea testrii a fost elaborat Lista de control nr. 3 privind Analiza modului de conducere a evidenelor, prezentata n continuare, care conine pe vertical elementele testate, iar pe orizontal elementele analizate. Constatri Din analiza efectuat a rezultat c la nivelul Serviciului juridic, Registrul de coresponden i Registrul de eviden al dosarelor aflate pe rolul instanei sunt inute ntr-un singur registru n care sunt menionate dosarele pentru care s-au formulat aciuni n instan. n registru sunt menionate att dosarele ntocmite de entitate, ct i dosarele formulate de pri i n care entitatea este parte. Concluzii Din analiz a rezultat c nu se cunoate i implicit nu se respect modalitatea de soluionare a corespondenei primite. n baza acestui test a fost elaborat FIAP nr. 3.1; Auditor intern, Supervizor, Data: Data:
FOAIE DE LUCRU nr. 3 Obiectivul: Modul de conducere al evidenelor cauzelor aflate pe rol. Testarea se va realiza pe un eantion care a fost constituit astfel: Documentul analizat: Registrul de coresponden i Registrul de eviden al dosarelor aflate pe rol; Populatia total a fost stabilit avnd n vedere dosarele aflate pe rolul instanei, respectiv 79 de dosare. Dosarele au fost aezate n ordinea constituirii lor i s-au selectat 10% dintre ele, respectiv un numar de 8 dosare ; Pasul de selectare 79 : 8 = 10 ; Eantionul va fi format din aciunile cu nr.: 465, 968, 899, 405, 988, 1120,1256 i 1345 din 2005. Eantionul constituit se va testa n totalitate ; Verificarea se va realiza prin teste.
59
Not :
Dosarele selectate se vor compara cu datele din Registrul de eviden al dosarelor aflate pe rolul instantei.
n cazul corespondenei nu s-a putut stabili un eantion deoarece la nivelul serviciului nu exista un registru de eviden care s poat fi comparat cu documentele selectate. Auditor intern, n prezena, Data:
LISTA DE CONTROL NR. 3 privind Analiza modului de conducere a evidenelor cauzelor

Elemente Aciunea Aciunea Aciunea Aciunea Aciunea Aciunea Aciunea Aciunea eantionate 456/ 968/ 899/ 405/ 988/ 1120/ 1256/ 1345/ 2005 2005 2005 2005 2005 2005 2005 2005 X X X FIAP FIAP X X X X X X FIAP X X X FIAP FIAP X X X X X X FIAP X X X X FIAP X X X X X X FIAP X X X FIAP FIAP X X X X X X FIAP X X X FIAP FIAP X X X X X X FIAP X X X FIAP FIAP X X X X X X FIAP X X X FIAP FIAP X X X X X X FIAP X X X FIAP FIAP X X X X X X FIAP
Elemente testate Primirea dosarelor n vederea formulrii aciunii nregistrarea dosarelor n ordine cronologic Repartizarea dosarelor n vederea formulrii aciunii Conducerea registrului de coresponden Conducerea registrului de eviden al dosarelor nregistrarea tuturor documentelor primite Stabilirea termenelor de soluionare a corespondenei Completarea dosarelor cu toate documentele constituite pe parcursul derulrii aciunii n instan Verificarea i avizarea dosarelor constituite Operarea dosarelor nchise Arhivarea dosarelor nchise Conducerea anual a registrelor
Auditor intern,
Data:
Entitatea: DGFP a Judeului X
INTERVIU NR. 3 privind conducerea Registrului de coresponden adresat domnului Protopopescu Eustaiu, eful compartimentului juridic
Misiunea de audit intern: Serviciul juridic Perioada auditat: 01.06.2004-30.11.2005 ntocmit: Tomescu Viorel Supervizat: Cristescu Gabriel
60
Constantin Iaco
Nr. ntrebri crt. 1 Exist registru de eviden a intrrilor? 2 Exist registru de eviden al ieirilor? 3 Coresponden primit este repartizat n vederea soluionrii? 4 Avei stabilite termene de soluionare a corespondenei? 5 Termenele sunt menionate n registru de coresponden sau alt document? 6 Urmreste cineva modul de soluionare al corespondenei? 7 Adresele de naintare ctre solicitant sunt formalizate de cel care le-a ntocmit? 8 Adresele de naintare a rspunsurilor ctre solicitant sunt formalizate de seful serviciului? 9 Corespondena primit este evideniat la nivel de serviciu? 10 Procedurile prevad conducerea unui registru al corespondenei? 11 Procedurile sunt cunoscute la nivelul serviciului? 12 Mai avei ceva de adugat?
DA
NU X X
Observaii FIAP FIAP
X X X X X FIAP
X X X X X FIAP
Auditor intern, ef compartiment juridic,
Data: Data:
Procedura P08: Colectarea informaiilor Entitatea: DGFP a Judeului X FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 3 Misiunea de audit intern: Serviciul juridic Perioada auditat: 01.06.2004-30.11.2005 ntocmit: Tomescu Viorel Supervizat: Cristescu Gabriel Problema Neconducerea registrelor de eviden prevazute de cadrul normativ. Constatare Din analiza efectuat a rezultat ca la nivelul serviciului este inut un singur registru n care sunt menionate dosarele pentru care s-au formulat aciuni n instan. n registru sunt menionate att dosarele ntocmite de societate, ct i dosarele formulate de pri i n care societatea este parte. n cadrul societii nu se ine un registru de eviden al corespondenei primite i/sau ieite. Precizm c, zilnic n cadrul serviciului sunt primite diferite adrese prin care se solicit precizri cu privire la legalitatea anumitor aspecte. Din verificri a rezultat faptul c corespondena nu este nregistrat la nivelul serviciului. Nici mcar rspunsurile transmise nu se ndosariaz, ci doar sunt ntocmite ntr-un singur exemplar care este transmis solicitantului mpreun cu adresa primit. Cauze Inexistena procedurilor scrise i formalizate ; Salariaii au considerat c activitatea serviciului este urmrirea dosarelor aflate pe rolul instanelor i toat cealalt coresponden este suplimentar i nu mai este cazul s existe o eviden i la nivelul serviciului ; Lipsa unui control intern adecvat.
61
Consecina n anumite cazuri beneficiari adreselor au formulat ulterior diferite obiecii cu privire la unele rspunsuri nefundamentate, n special cele legate de legislaia muncii. Serviciul juridic cu toate c a motivat ca cele obiectate nu era n conformitate cu rspunsurile transmise nu a putut justifica aceasta deoarece nu exist la nivelul serviciului nici un exemplar din raspunsul transmis. Recomandri Refacerea Registrului de coresponden i al Registrului e eviden al aciunilor aflate pe rol, de la nceputul anului; Analiza activitilor din cadrul compartimentului juridic i elaborarea unui sistem de organizare al acestuia cu respectarea cadrului normativ n vigoare; Elaborarea unor proceduri scrise i formalizate. Stabilirea unor responsabili de actualizare a procedurilor i monitorizarea implementrii acestora. Actualizarea fielor de post n concordan cu procedurile elaborate. Informarea echipei de auditori interni cu rezultatele analizei i a msurilor convenite pentru organizarea activitii i urmrirea implementrii recomandarilor. Data: Data: Data:
Procedura P08: Colectarea informaiilor Entitatea: DGFP a Judeului X
LISTA DE VERIFICARE NR. 4 Misiunea de audit intern: Serviciul juridic Perioada auditat: 01.06.2004-30.11.2005 ntocmit: Stnescu Ioana Supervizat: Cristescu Gabriel Obiectivul 4. ntocmirea lucrrilor de sintez i a raportrilor privind activitatea proprie Nr. crt. Activitatea de audit 4.1 Examinarea procedurilor privind conducerea evidenelor 4.1.1 Verificarea gradului de acoperire prin proceduri a activitilor de raportare a) aprobarea de ctre persoanele competente; b) stabilirea modelelor de raportri de ntocmit; d) precizarea modalitilor de completare a modelelor de raportri; e) oferirea unor exemple de completare; f) cuprinderea modalitilor de actualizare a raportrilor; h) stabilirea responsabilitilor de formulare a raportrilor; i) stabilirea responsabilitilor de verificare a raportrilor ntocmite; 4.1.2 nglobarea activitilor de control intern n punctele cheie ale procesului de ntocmire, formalizare i comunicare a raportrilor; 4.1.3 Stabilirea responsabilitilor pe nivele de execuie, respectiv pe fazele de ntocmire, avizare, aprobare; 4.2 Compararea atribuiilor din fiele postului cu cele din procedurile de lucru; 4.3 Examinarea cunoaterii procedurilor de ctre responsabilii cu realizarea activitilor; 4.4 Aprecierea calitii procedurilor de ctre responsabilii acestora; DA NU Observaii
62
Constantin Iaco
4.5
- se consider procedurile corespunztoare; - se constat disfuncionaliti n timpul aplicrii lor practice; - exist propuneri de perfecionare a acestora; ntocmirea i comunicarea lucrrilor de sintez i a rapoartelor a) stabilirea listei cu lucrrile de sintez de ntocmit ; b) stabilirea listei privind rapoartele de ntocmit c) realizarea n termen a lucrrilor i rapoartelor; d) comunicarea rapoartelor ctre compartimentele n drept; e) cuprinderea n rapoarte a datelor reale rezultate din activitile desfurate f) formalizarea rapoartelor i lucrrilor de cei n drept; g) nregistrarea rapoartelor i lucrrilor efectuate; h) primirea i nregistrarea tematicilor; i) soluionarea n termen a tematicilor j) raportarea modului de realizare a tematicilor k) evidena documentelor primite spre avizare l) documentele primate spre avizare sunt emise n cadrul societii; m) avizarea este realizat cu respectarea legii Analiza modalitilor de arhivare
TEST NR. 4
X X X X X X X Lista de control nr. 4 FIAP NR. 4
4.6
Data: Data:
Entitatea: DGFP a Judeului X TEST NR. 4 Misiunea de audit intern: Serviciul juridic Perioada auditat: 01.06.2004-30.11.2005 ntocmit: Stnescu Ioana Supervizat: Cristescu Gabriel Obiectul testului ntocmirea lucrrilor de sintez i a rapoartelor privind activitatea proprie. Obiectivele testului Analiza modului de ntocmire a lucrrilor de sintez i a rapoartelor. Descrierea testului Populaia este reprezentat de lucrrile de sintez i rapoartele de activitate, trimestriale i anuale, care se realizeaz n cursul unui an. Eantionul a inclus verificarea tuturor lucrrilor i rapoartelor elaborate n trimestrul II i IV i raportul anual de activitate, deci un procent de 50% din totalul populaiei. Testarea a constat n analiza modului de ntocmire a raportrilor, ntocmirea n termen a aciunilor, formalizarea rapoartelor i transmiterea acestora ctre factorii de decizie, examinndu-se urmtoarele elemente stabilite prin Lista de verificare nr.4 poziia 4.5, literele a-f si m, i anume: - stabilirea listei cu lucrrile de sintez de ntocmit; - stabilirea listei privind rapoartele de ntocmit - realizarea n termen a lucrrilor i rapoartelor; - comunicarea rapoartelor ctre compartimentele n drept; - cuprinderea n rapoarte a datelor reale rezultate din activitile desfurate; - formalizarea rapoartelor i lucrrilor de cei n drept; - avizarea este realizat cu respectarea legii.
63
Pentru efectuarea testrii a fost elaborat Lista de control nr. 4 privind Analiza sistemului de raportare a lucrrilor de sintez, care conine pe orizontal raportarile selectate, iar pe vertical elementele testate. Constatare Nerespectarea procedurii de realizare a Raportului de activitate pe anul 2005 utiliznd la intocmirea acestuia rapoarte elaborate n cursul anului, aprobate numai de managementul de linie, fr aprobarea managementului general. Spre exemplu: Raportul privind aciunile n pretenii i Raportul privind aciunile pierdute n instan au fost transmise structurilor n drept doar cu semntura efului de serviciu. Ulterior, pe baza lor s-a elaborat Raportul anual de activitate pe anul 2005, care a fost aprobat de managementul general. Concluzii Conducerea societii nu a respectat procedura stabilit de cadrul normativ privind raportarea activitii entitatii publice, datorit nerespectrii procedurii legale de ctre noul ef al Serviciului juridic. n baza acestui test a fost elaborat FIAP nr. 4.1. Not:
Echipa de auditori interni au solicitat un interviu i o not de relaii efului compartimentului juridic, dar acesta a promis iniial, apoi a intrat n concediu medical i nu a mai colaborat cu echipa de auditori.
Data: Data:
LISTA DE CONTROL NR. 4 privind Analiza sistemului raportare i a lucrrilor de sintez Elemente eantionate Elemente testate Stabilirea listei cu lucrrile de sintez de ntocmit ; Stabilirea listei privind rapoartele de ntocmit; Realizarea n termen a lucrrilor i rapoartelor; Comunicarea rapoartelor ctre compartimentele n drept; Cuprinderea n rapoarte a datelor reale rezultate din activitile desfurate Formalizarea rapoartelor i lucrrilor de cei n drept; Avizarea este realizat cu respectarea legii; Auditor intern, Raport Raport Raport Raport Raport Raport Raport privind privind privind privind privind privind privind Raport litigiile aciunile litigiile aciunile aciunile aciunile anual de debitele aflate pe n aflate pe n n privind activitate incerte de rol pretenii rol pretenii instan litigii de recuperat Trim II Trim. II Trim IV Trim. IV pierdute munc X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X
FIAP
FIAP
FIAP
FIAP FIAP
FIAP FIAP
X FIAP
FIAP FIAP
FIAP FIAP
FIAP FIAP
X FIAP
X FIAP
Data:
64
Constantin Iaco
Procedura P08: Colectarea informaiilor Entitatea: DGFP a Judeului X FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 4 Misiunea de audit intern: Serviciul juridic Perioada auditat: 01.06.2004-30.11.2005 ntocmit: Stnescu Ioana Supervizat: Cristescu Gabriel Problema Neaprobarea i neavizarea rapoartelor i lucrarilor de sinteza elaborate de Serviciul juridic de ctre managementul general. Constatri Din analiz a reieit c Rapoartele privind aciunile n pretenii pe trim. II i III i Raportul privind aciunile pierdute n instan nu au fost naintate spre aprobarea directorului executiv al DGFP i au fost transmise structurilor n drept doar cu semnatura sefului de serviciu. Cauze Inexistena unei proceduri de raportare; eful serviciului juridic a fost angajat de circa 3 luni i nu a tiut circuitul documentelor emise n cadrul serviciului; Nerespectarea cadrului normativ sau evitarea respectrii acestuia. Consecine n edinele de conducere managementul general nefiind informat despre situaia debitelor n litigiu i stadiul n care se afl pe rolul instanei, a luat decizii incorecte privind recuperarea restanelor de la debitori, ct i cu privire la constituirea de provizioane. Recomandare Inventarierea i analiza tuturor situaiilor realizate i transmise n afar fr aprobarea managementului general pe anul 2005; Stabilirea activitilor i riscurilor specifice asociate raportrii; Elaborarea de proceduri scrise i formalizate; Stabilirea responsabililor cu actualizarea procedurilor i monitorizarea implementrii acestora ; Coroborarea fiselor posturilor cu procedurile; Stabilirea circuitului documentelor care se elaboreaza n cadrul Serviciului juridic i insuirea acestuia de ntregul personal; Informarea echipei de auditori cu privire la rezultatele inventarierii i a msurilor stabilite pentru implementarea recomandrilor. Auditor intern, Supervizat, Pentru conformitate Data: Data: Data:
Procedura P08: Colectarea informaiilor Entitatea: DGFP a Judeului X LISTA DE VERIFICARE NR. 5
Misiunea de audit intern: Serviciul juridic Perioada auditat: 01.06.2004-30.11.2005 ntocmit: Tomescu Viorel Supervizat: Cristescu Gabriel
65
Obiectivul 5. Analiza solicitrii declanrii procedurii falimentului n vederea recuperrii debitelor Nr. crt. 5.1 Activitatea de audit Examinarea procedurilor privind ntocmirea dosarelor 5.1.1 Verificarea gradului de acoperire prin proceduri a activittii a) aprobarea de ctre persoanele competente; b) stabilirea modelelor de raportri de ntocmit; c) precizarea modalitilor de completare a modelelor de raportri; d) oferirea unor exemple de completare; e) cuprinderea modalitilor de actualizare a raportrilor; f) stabilirea responsabilitilor de formulare a raportrilor; g) stabilirea responsabilitilor de verificare a raportrilor ntocmite; 5.1.2 nglobarea activitilor de control intern n punctele cheie ale procesului de ntocmire, formalizare si comunicare a raportarilor; 5.1.3 Stabilirea responsabilitilor pe nivele de execuie, respectiv pe fazele de ntocmire, avizare, aprobare; Compararea atribuiilor din fiele postului cu cele din procedurile de lucru; Examinarea cunoaterii procedurilor de ctre responsabilii cu realizarea activitilor; Aprecierea calitii procedurilor de ctre responsabilii acestora; - se consider procedurile corespunztoare; - se constat disfuncionaliti n timpul aplicrii lor practice; - exist propuneri de perfecionare a acestora; Stabilirea obligaiilor de plat - identificarea debitorilor care nu mai au bunuri n patrimoniu; - stabilirea debitelor restante ; - verificarea existenei hotrrii judectoreti definitive - verificarea dac aceasta este investit cu formul executorie ; - verificarea dac exist aciune n faliment a debitorilor fr bunuri n patrimoniu ; ntocmirea dosarelor i punerea pe rol a aciunii ; - actualizarea debitelor - constituirea documentelor justificative a debitului - formularea aciunii; - formalizarea aciunii; - depunerea dosarului la instan; - primirea citaiei i prezentarea la termenul de judecat; - nscrierea la masa credal; - struina n numirea lichidatorului; - struina n pronunarea falimentului Analiza modalitilor de arhivare Data: DA NU Observaii
5.2 5.3 5.4
5.5
5.6
5.7
X X X X X X X X X X -
TEST NR. 5 X X Lista de control nr. 5 FIAP nr. 5
Auditor intern,
Entitatea: DGFP a Judeului X TEST NR. 5 Misiunea de audit intern: Serviciul juridic Perioada auditatp: 01.06.2004-30.11.2005 ntocmit: Tomescu Viorel Supervizat: Cristescu Gabriel
66
Constantin Iaco
Obiectul testului Analiza solicitrii declanrii procedurii falimentului n vederea recuperrii debitelor. Obiectivele testului Verificarea ntocmirii dosarelor i punerea pe rol a aciunii de lichidare judiciar i falimentului n vederea recuperrii debitelor. Descrierea testului Populaia total este reprezentat de dosarele aflate pe rolul instanei, pentru care s-au obinut hotrri, rmase definitive, investite cu formul executorie n numr de 7 dosare, dar care nu au fost executate. Eantionul a fost constituit din cele 7 dosare care sunt prezentate n Registrul privind aciunile n instan care au fost valorificate n totalitate, deci n proporie de 100%. Testarea a constat n analiza modului de valorificarea bunurilor din patrimoniul debitorilor n baza hotrrilor judectoreti i pe calea executri silite i apoi solicitarea lichidrii judiciare i falimentului pentru debitele nerecuperate, examinndu-se urmtoarele elemente stabilite prin Lista de verificare nr.4. poz. 4.5 i anume: a) actualizarea debitelor; b) constituirea documentelor justificative a debitului; c) formularea aciunii; d) formalizarea aciunii; e) depunerea dosarului la instan; f) primirea citaiei i prezentarea la termenul de judecat; g) nscrierea la masa credal; h) struina n numirea lichidatorului; i) struina n pronunarea falimentului. Pentru efectuarea testrii a fost elaborat Lista de control nr. 5 privind Analiza procedurii de lichidare judiciar i de faliment, care conine pe orizontal dosarele cuprinse n eantion, iar pe vertical elementele testate. Constatri Din analiza dosarelor cuprinse n eantion au rezultat debite neactualizate n dosarele nr. 449 si 617/2005, care au fost prinse i n Raportul privind activitatea pe anul 2005. n celelalte dosare s-a constatat c au fost respectate fazele procedurii de lichidare judiciar. Concluzii Pe baza acestor constatri se va elabora FIAP. Auditor intern, Supervizor, Data: Data:
LISTA DE CONTROL NR. 5 privind Analiza procedurii de lichidare judiciar i faliment
Elemente testate - actualizarea debitelor - constituirea documentelor justificative a debitului - formularea aciunii; - formalizarea aciunii; - depunerea dosarului la instan; - primirea citaiei i prezentarea la termenul de
Elemente Dosar nr eantionate Dosar nr 556/ 449/2005 2005 FIAP X X X X X X X X X X X
Dosar nr 605/ 2005 X X X X X X
Dosar nr 617/ 2005 FIAP X X X X X
67
Elemente testate judecat - nscrierea la masa credal; - staruina n numirea lichidatorului; - staruina n pronunarea falimentului Auditor intern,
Elemente Dosar nr eantionate Dosar nr 556/ 449/2005 2005 X X X X X X
Dosar nr 605/ 2005 X X X
Data:
Procedura P08: Colectarea informaiilor
Entitatea: DGFP a Judeului X FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 5
Misiunea de audit intern: Serviciul juridic Perioada auditat: 01.06.2004-30.11.2005 ntocmit: Tomescu Viorel Supervizat: Cristescu Gabriel Problema Neactualizarea situaiei debitorilor pentru raportrile periodice. Constatare Din analiza a reieit c n dou dosare debitele nu au fost actualizate cu dobnzile i penalitile pentru neplata la termen, n cazul unor societi care au luat avans pentru efectuarea unor achiziii. Pe baza dosarelor nr. 449 si 617/2005, Serviciul juridic a ntocmit adresa de nscriere la masa credal i a nscris societile pentru urmtoarele creane: prima societate doar cu suma de 145.000 lei, iar pentru a doua societate a nscris-o cu suma de 345.500 lei, ct era n evidenele Serviciului juridic. n realitate sumele datorare de aceti debitori societii erau de 250.000 lei si respectiv de 550.000 lei, la care se adugau dobnzile i penalitile pentru neplata la termen. Cauze Inexistena procedurilor scrise; Lipsa unui sistem de control intern eficient; Serviciul juridic a luat n considerare debitul care se afla n litigiu pe rolul instanei, ns societatea avea i debite curente restante pentru care nu se ntocmise documentaie de acionare n instan.
Consecine Urmare pronunrii procedurii de faliment i nenscrierii la masa credal n termenul fixat de instan, entitatea a pierdut posibilitatea recuperrii n totalitate a debitelor. Recomandri Elaborarea procedurilor scrise i formalizate; Stabilirea responsabilului cu actualizarea procedurii i monitorizarea aplicrii ei n practic de ctre ceilali consilieri; Corelarea fielor posturilor cu procedurile; Inventarierea debitelor i analiza situaiei aducerii la zi a acestora de la nceputul anului 2005; Analiza cauzelor care au dus la nenscrierea la masa credal a tuturor debitelor, n cazul n care se constat rspunderea anumitor persoane pentru nendeplinirea sarcinilor, sumele s fie recuperate de la persoanele rspunzatoare;
68
Constantin Iaco Informarea echipei de auditori interni cu rezultatele inventarierii i analiza situaiei debitelor i a nenscrierii la masa credal a acestora i msurile luate pentru implementarea recomandrilor. Data: Data: Data:
LISTA DE VERIFICARE NR. 6 Misiunea de audit intern: Serviciul juridic Perioada auditat: 01.06.2004-30.11.2005 ntocmit: Stnescu Ioana Supervizat: Cristescu Gabriel Obiectivul 6. Investirea hotrrilor judectoreti i solicitarea punerii lor n aplicare de ctre organul de executare Nr. crt. 6.1 Activitatea de audit Examinarea procedurilor privind conducerea evidenelor 6.1.1 Verificarea gradului de acoperire prin proceduri a activitilor a) aprobarea procedurilor de ctre persoanele competene; b) stabilirea modelelor de aciuni de formulat n instana privind punerea n executare a hotrrilor; c) precizarea modalitilor de completare a modelelor de aciuni de executare i punere n aplicare a hotrrilor; e) oferirea unor exemple de completare; f) cuprinderea modalitilor de actualizare a procedurilor; h) stabilirea responsabilitilor n formularea aciunilor; i) stabilirea responsabilitilor de verificare a aciunilor formulate; 6.1.2 nglobarea activitailor de control intern n punctele cheie ale procesului de conducere i completare a registrului de eviden a dosarelor fiscale; 6.1.3 Stabilirea responsabilitilor pe nivele de execuie, respectiv pe fazele de ntocmire, avizare, aprobare; Compararea atribuiilor din fiele postului cele din procedurile de lucru; Examinarea cunoaterii procedurilor de ctre responsabili cu realizarea activitilor; Aprecierea calitii procedurilor de ctre responsabilii acestora; - se consider procedurile corespunztoare; - se constat disfuncionaliti n timpul aplicrii lor practice; Analiza cauzelor respingerii aciunilor formulate - stabilirea listei aciunilor respinse - ntocmirea recursului - formularea n termen a recursului - cuprinderea tuturor excepiilor n recurs - cuprinderea tuturor aspectelor n formularea aciunii - staruirea n susinerea intereselor - formularea n scris a concluziilor - formularea la obiect i combaterea cauzei din toate punctele de DA NU Observaii
6.2 6.3 6.4
6.5
69
6.6
6.7
vedere - reinerea de ctre instan a tuturor aspectelor formulate n susinerea cauzei - utilizarea tuturor cailor de atac la actiunile firmulate - formularea apelului pentru aciunile pierdute n prima instan - formularea n termen a apelului - nsoirea apelului de susinerea n scris a meniunilor Recuperarea pe calea executrii silite a debitelor restante de la diveri debitori - elaborarea listei hotrrilor rmase definitive - investirea n termen cu formul executorie a hotrrilor definitive - stabilirea debitelor restante la zi - solicitarea punerii n aplicare de ctre executorii judectoreti a hotrrilor - solicitarea puneri n executare n termen a hotrrii - staruina pe lng executori de a ntocmi n termen actele procedurale. - urmrirea valorificarii de ctre executori a tuturor bunurilor debitorului pn la lichidarea debitului - la eventualele contestaii la executare, ntocmirea documentelor de combatere i respingere a acestora - urmrirea respectrii procedurilor la distribuia preului - stabilirea tuturor cheltuielilor de judecat - recuperarea n totalitate a cheltuielilor de judecat ; - recuperarea n totalitate a restanelor Analiza modalitilor de arhivare
TEST NR.6 X X X X X X X X X X X X Interviu nr. 6 Foaie de lucru nr. 6 Lista de control nr. 6
Nota de relaii nr. 6 FIAP nr. 6.1 FIAP nr. 6.2
Data: Data:
Entitatea: DGFP a judeului X TEST NR. 6 Misiunea de audit intern: Serviciul juridic Perioada auditat: 01.06.2004-30.11.2005 ntocmit: Stnescu Ioana Supervizat: Cristescu Gabriel Obiectul testului Punerea n executie a hotrrilor judectoreti rmase definitive. Obiectivele testului Recuperarea pe calea executari silite a debitelor restante de la diveri debitori. Descrierea testului Populaia este reprezentat de Lista hotrrilor privind aciunile existente pe rolul instanei, n numr de 16. Eantionul a fost constituit din 50 % din aciunile aflate pe rol, din totalul populaiei, conform Foii de lucru nr. 6. Testarea a constat n analiza modului de investire cu formul executorie a hotrrilor judectoreti rmase definitive i solicitarea la organele de executare silit de a le pune n practic n vederea recuperrii n totalitate a debitelor, ntocmirea n termen a aciunilor formulate la eventualele contestaii la executare, struina n susinerea intereselor privind punerea n practic a hotrrilor prin executarea bunurilor debitorului, examinndu-se urmtoarele elemente stabilite prin Lista de verificare nr.6. poz. 6.6. i anume: - elaborarea Listei hotrrilor rmase definitive;
70
Constantin Iaco
investirea n termen cu formul executorie a hotrrilor definitive; stabilirea debitelor restante la zi; solicitarea punerii n aplicare de ctre executorii judectoreti a hotrrilor; solicitarea puneri n executare n termen a hotrrii; struina pe lng executori de a ntocmi n termen actele procedurale; urmrirea valorificrii de ctre executori a tuturor bunurilor debitorului pn la lichidarea debitului ; la eventualele contestaii la executare, ntocmirea documentelor de combatere i respingere a acestora; urmrirea respectrii procedurilor la distribuia preului; stabilirea tuturor cheltuielilor de judecat; recuperarea n totalitate a cheltuielilor de judecat; recuperarea n totalitate a restanelor.
Pentru efectuarea testrii a fost elaborat Lista de control nr. 6 privind Situaia punerii n aplicare a hotrrilor judecatoreti investite cu formula executorie i aflate n procedura de executare a bunurilor debitorului. Constatri Din analiza rezultatelor testului efectuat s-a constatat: existena unui numr destul de mare din eantionul selectat, respectiv 5 din 8 hotrri, care nu au fost investite cu formul executorie n termen. n acest fel hotrrile judectoreti respective nu au fost valorificate, dei erau definitive, iar pentru unele chiar s-a pierdut termenul de recuperare prin prescripie. neurmrirea valorificrii de ctre executorii judectoreti a tuturor bunurilor debitorului pn la recuperarea integral a acestora. Concluzii Din testare au rezultat urmatoarele aspecte: 5 din cele 8 dosare din eantionul selectat nu au fost investite cu formul executorie n termen; n 3 din cele 8 dosare ale eantionului nu s-a urmrit recuperarea total a debitelor. n baza acestui test au fost elaborate FIAP nr. 6.1 si FIAP nr. 6.2
Data: Data:
FOAIE DE LUCRU NR. 6
Obiectivul nr. 1 Punerea n executare a hotrrilor judectoreti rmase definitive. Testarea se va realiza pe un eantion care a fost constituit astfel: documentul analizat: Lista aciunilor formulate n instan; populaia este reprezentat de aciunile n instan care au fost rmase definitive i au fost investite cu formul executorie, n numr de 16 dintr-un total de 79 de aciuni n 2005; - eantionul va fi de 50 % - pasul de selecie va fi 2 - hotrrile investite cu formula executorie n numr de 16 au fost asezate n ordinea cresctoare a numrului de dosar, pe ani, din care a fost realizat eantionul, i anume: 345/2003, 365/2003, 397/2003, 401/2004, 457/2004, 503/2004, 645/2005, 695/2005 - eantionul constituit va fi verificat n totalitate; - verificarea se va realiza prin teste. -
Auditor intern, n prezena,
Data: Data:
71
LISTA DE CONTROL NR. 6 privind Situaia punerii n aplicare a hotrrilor judectoreti investite cu formula executorie Elemente selectate Elemente testate - cuprinderea n list a hotrri rmase definitive - investirea n termen cu formula executorie a hotrrilor rmase definitive - stabilirea debitelor restante la zi - solicitarea punerii n aplicare de ctre executorii judectoreti a hotrrilor - solicitarea puneri n executare n termen a hotrri - struina pe lng executori de a ntocmi n termen actele procedurale. - urmrirea valorificrii de ctre executori a tuturor bunurilor debitorului pn la lichidarea debitului - la eventualele contestaii la executare, ntocmirea documentelor de combatere i respingere a acestora - urmrirea respectrii procedurilor la distribuia preului - stabilirea tuturor cheltuielilor de judecat - recuperarea n totalitate a cheltuielilor de judecat ; - recuperarea n totalitate a restanelor Auditor intern,
Aciunea Aciunea Aciunea Aciunea Aciunea Aciunea Aciunea Aciunea 345/2003 365/2003 397/2003 401/2004 457/2004 503/2004 645/2005 695/2005
FIAP
FIAP
FIAP
FIAP
FIAP
FIAP
FIAP
FIAP
X Data:
72
Constantin Iaco
Entitatea: DGFP a Judeului X INTERVIU NR. 6 privind activitatea de investire cu formul executorie i activitatea executorilor judectoreti adresat domnului Popovici Sorin, eful compartimentului juridic Misiunea de audit intern: Serviciul juridic Perioada auditat: 01.06.2004-30.11.2005 ntocmit: Stnescu Ioana Supervizat: Cristescu Gabriel Nr. crt. 1 ntrebri DA X X X X X X FIAP nr. 6.1 -Nota de relaii adresat unui consilier juridic FIAP nr. 6.1 NU Observaii
Exist registru de eviden a aciunilor investite cu formul executorie 2 Exist persoana responsabilizat cu investirea hotrrilor judectoreti definitive 3 Exist proceduri de lucru privind modul de investire cu formul executorie a hotrrilor judectoreti. 4 Ai testat cunoaterea sistemului de lucru la nivelul serviciului 5 Hotrrile definitive au fost investite cu formul executorie n termen 6 Dup investire s-a procedat la valorificarea hotrrilor judectoreti 7 Exist persoan responsabilizat cu punerea n aplicare a hotrrilor definitive i investite 8 S-a solicitat n toate cazurile la executorii judectoreti s pun n executare hotrrea judectoreasc 9 Exist responsabiliti create pentru combaterea eventualelor contestaii depuse la executare 10 Exist un registru cu executarea hotrrilor judectoreti i bunurile care au fost sechestrate de executori 11. Considerai c se realizeaz urmrirea valorificrii de ctre executorii judectoreti a bunurilor debitorilor pn la recuperarea total a debitelor? 12 Mai avei ceva de adugat? Auditor intern, Data: eful compartimentului juridic, Data:
X X X X FIAP nr. 6.1
FIAP nr. 6.2 -Nota de relaii adresat unui consilier juridic
NOTA DE RELAII NR. 6 privind activitatea de investire cu formul executorie i respectarea procedurilor de executare silit adresat doamnei Rotaru Lenua consilier juridic
Misiunea de audit intern: Serviciul juridic Perioada auditat: 01.06.2004-30.11.2005 ntocmit: Stnescu Ioana Supervizat: Cristescu Gabriel
73
ntrebarea 1: Precizati dac exist proceduri privind investirea cu formul executorie a hotrrilor judectoreti rmase definitive. Rspuns 1 : Da. ntrebare 2: Precizai dac aceasta procedur va fost adus la cunostin. Rspuns 2: Da, am fost instruit i am semnat procesul-verbal. ntrebare 3: Cum explicai c la un numr de dou hotrri rmase definitive nc din 2003 nu au fost investite cu formul executorie. Rspuns 3: Hotrrile judectoreti definitive nr. 345 i 617 din 2003 au fost transmise la compartimentele de specialitate i nu am primit nici un rspuns. ntrebare 4 : Hotrrile au fost transmise la compartimentele de specialitate n vederea informrii, ns obligaia investirii lor cu formula executorie era n sarcina serviciului juridic. Raspuns 4: Da, ns investirea urma s o facem dup ce primeam debitul la zi de la Serviciul contabilitate ntrebare 5: Transmiterea debitelor la zi la Serviciul contabilitate a fost solicitat pe baza unei adrese cu termen. Rspuns 5 : Nu, solicitarea a fost verbal. ntrebare 6 : Potrivit procedurilor de lucru investirea cu formul executorie se face n termen de 15 zile de la data obineri hotrri judectoreti investite cu formula executorie. Cum explicai ca n multe cazuri hotrrile definitive favorabile au fost investite cu ntrziere cu formula executorie. n unele cazuri recuperarea debitelor a fost imposibil deoarece debitorul i-a vndut bunurile din patrimoniu, iar executorul nu a avut ce executa. Rspuns 6: Pe rolul instanei se aflau multe dosare ceea ce a dus la ntrzieri n formularea actiunilor inclusiv n investirea hotrrilor cu formula executorie. ntrebare 7 : Cum explicai c nu ai urmarit valorificarea bunurilor debitorilor pn la recuperarea total a debitelor? Raspuns 7: n mai multe situaii am fost pe teren i am inventariat bunurile pentru care puteam s pun sechestru n vederea valorificrii. Deoarece am avut multe dosare, debitorii n cauza au profitat i au valorificat o parte din bunuri. De asemenea, au fost situaii cnd conducerea nu mi-a putut pune la dispozitie un mijloc de transport pentru a m deplasa la aciunile de sechestrare, motiv pentru care am pierdut aceasta oportunitate. ntrebare 8 : Mai aveti ceva de adugat? Rspuns 8: Nu. Not:
Pe baza acestei note de relaii se va elabora FIAP.
Auditor intern, Consilier juridic,
Data: Data:
Procedura P08: Colectarea informaiilor Entitatea: DGFP a Judeului X FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZA A PROBLEMEI NR. 6.1 Misiunea de audit intern: Serviciul juridic Perioada auditat: 01.06.2004-30.11.2005 ntocmit: Stnescu Ioana Supervizat: Cristescu Gabriel
74
Constantin Iaco
Problema Neinvestirea cu formula executorie a hotrrilor judectoreti definitive i irevocabile i netransmiterea spre valorificare executorilor judectoreti. Constatri n unele cazuri au fost obinute hotrri judectoreti definitive, dar nu au fost investite cu formul executorie i n consecin nu au fost valorificate, iar unele chiar s-au prescris. Spre exemplu: n cazul hotrrii definitive din dosarul nr.345/20.04.2003 s-a obinut dreptul de recuperare a unui debit de la o societate de la care s-au achiziionat materiale consumabile de proast calitate i care au fost restituite, dar aceasta nu a restituit contravaloarea lor. Hotrrea nu a fost investit cu formul executorie i nu s-a solicitat la organele de executare judectoreti sechestrarea bunurilor debitorului i recuperarea creanei i n acest fel s-a prescris. Cauze Hotrrea a fost depus la dosarul aciunii, dar aceasta nu a fost nregistrat n Registrul de intrri/ieiri i n acest fel nu a fost urmarit. eful serviciului nu a verificat i nu a analizat cauzele aflate pe rol sau cele soluionate conform atribuiilor de serviciu. Consecina Pierderea dreptului de a solicita recuperarea debitului, deoarece s-a prescris termenul de recuperare. Recomandare Inventarierea tuturor celor 16 dosare n cadrul compartimentului pentru a se stabili exact situaia n care se afl fiecare cauz i pentru a se lua msurile ce se impun; Analiza cauzelor care au dus la investirea hotrrilor definitive cu formul executorie n termen, pe anul 2005; Elaborarea procedurilor scrise i formalizate; Stabilirea responsabilului cu actualizarea procedurii i monitorizarea aplicrii ei n practic de ctre ceilali consilieri; Corelarea fielor posturilor cu procedurile; Evaluarea numrului de consilieri necesari pentru a acoperi sarcinile ce revin serviciului i informarea managementului general; Informarea echipei de auditori interni cu rezultatele inventarierii i analizei i a msurilor luate pentru implementarea recomandrilor. Auditor intern, Supervizat, Pentru conformitate, Data: Data: Data:
Misiunea de audit intern: Serviciul juridic Perioada auditat: 01.06.2004-30.11.2005 ntocmit: Stnescu Ioana Supervizat: Cristescu Gabriel Problema Neurmrirea valorificrii integrale de ctre executorii judectoreti a bunurilor debitorilor.
75
Constatri Executorii judectoreti nu au urmrit cu insisten valorificarea tuturor bunurilor debitorilor pn la lichidarea debitelor. Spre exemplu: n dosarele nr. 365/2003, 401/2004 i 645/2005 nu s-a urmrit recuperarea n totalitate a debitelor, iar n prezent ansele sunt reduse, deoarece debitorii au reusit s nstrineze bunurile proprii. Cauze Inexistena unor proceduri scrise i formalizate clare i complete; Lipsa de insisten n urmrire a executorilor judectoreti; Personal insuficient i numr mare de cauze pe un executor judectoresc. Consecina Exist posibilitatea pierderii anselor de recuperare n totalitate a debitelor, datorit faptului c dei bunurile au fost identificate, nefiind pus sechestru pe ele la timp sau actele de sechestrare nefiind corect realizate, au favorizat, ulterior, nstrinarea acestora; Pierderea posibilitilor de recuperare a unor sume cuvenite. Recomandare Elaborarea procedurilor scrise i formalizate; Stabilirea responsabilului cu actualizarea procedurii i monitorizarea aplicrii ei n practic de ctre ceilali consilieri; Corelarea fielor posturilor cu procedurile; Evaluarea numrului de consilieri necesari pentru a acoperi sarcinile ce revin serviciului i informarea managementului general; Analiza cauzelor care au dus situaia pierderii posibilitilor valorificrii integrale a executrilor judecatoreti din anul 2005; Analiza celor 16 dosare n care avem hotrri definitive i informarea conducerii pentru luarea msurilor ce se impun pentru urmrirea recuperrii integrale a debitelor n vederea evitrii posibilelor prescripii; Informarea echipei de auditori interni cu rezultatele analizelor i a msurilor luate pentru implementarea recomandrilor.
Data: Data: Data:
Procedura P08: Colectarea dovezilor
D.G.F.P al Judeului X Serviciul de Audit Intern FORMULAR DE CONSTATARE I RAPORTARE A IREGULARITILOR Ctre: Conductorul Compartimentului de audit public intern n urma misiunii de audit public intern privind activitatea Oficiului Juridic s-au constatat urmtoarele: CONSTATAREA Serviciul Achiziii publice a ntocmit o list cu societile care n baza contractelor ncheiate ndeplinesc condiiile de a primi avans pentru achiziiile ce urmeaz s le efectueze. Societatea X, pe baza contractului nr. 456/2005, nu a efectuat achiziiile prevzute prin contract, la termenele stabilite. n aceste condiii Serviciul Achiziii publice ntocmete n data de 21.03.2005 adresa ctre Serviciul Juridic n vederea acionrii n instan pentru recuperarea debitului. Adresa i documentaia este primit de eful Serviciului Juridic, dar nu a fost nregistrat n Registrul de intrri/ieiri i nici repartizat spre rezolvare unui consilier
76
Constantin Iaco
juridic. Urmare a solicitrii directorului executiv, n data de 15.07.2005, se formuleaz aciune n instan, dar aceast aciune a fost respins pe motiv c s-a prescris dreptul de a se solicita recuperarea debitului. ACTELE NORMATIVE NCLCATE Regulamentul de Ordine Interioar i Fia postului prevd responsabilitatea efului Oficiului Juridic de a urmri formularea aciunilor n cadrul termenului de prescripie. RECOMANDRI Revizuirea pe ultimii trei ani a tuturor cauzelor primite spre soluionare n cadrul Serviciului Juridic i luarea msurilor de acionare n instan, atunci cnd cadrul legislativ i normativ o impune, sau alte msuri legale aflate la dispoziia conducerii societii. Stabilirea i atribuirea responsabilitii unei persoane din cadrul Serviciului Juridic pentru urmrirea tuturor cauzelor care se primesc n cadrul acestuia. Efectuarea unei inspecii de ctre structura de control intern privind stabilirea cauzelor de neacionare n instan i a persoanelor responsabile, cu recomandri specifice controlului intern pentru recuperarea debitelor i/sau sancionarea administrativ a persoanelor vinovate. Rezultatele inspeciei se vor comunica i Serviciului de audit intern spre informare i analiz. ANEXE Copiile xerox ale adresei i documentaiei primit de eful Serviciului Juridic i ale aciunii formulate i respins de instan; Copie xerox a adresei naintat de Serviciul Achizitii publice n data de 21.03.2005 Serviciului Juridic. Auditor intern, Data:
Procedura P10: Revizuirea documentelor de lucru
Ministerul Finanelor Publice D.G.F.P. a Judeului X Serviciul de Audit Intern
NOTA CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU
Misiunea de audit: Activitatea juridic Numele auditorului: Tomescu Viorel Data realizrii: 23.07.2005 Avizat: Cristescu Gabriel
Constatarea Seciunea E - Cauzele care au determinat respingerea n instan a aciunilor formulate Seciunea F Reprezentarea societii n instanele de judecat Seciunea G Conducerea evidenelor, cauzelor la care societatea este parte .
Document justificativ - ntmpinarea nr. 3455/ 23.09.2004 - Hotrrea nr. 2345/ 23.09.2004 - . - Hotrrea nr. 4532/ 12.03.2005 din care rezult c societatea nu a avut reprezentant la sedina respectiv - . - Bilanul de activitate pe anul 2004 - Raportul privind aciunea n instan de recuperare a debitului de la SC X SRL - .
Exist Da Nu X X X
Auditori Tomescu Viorel
Tomescu Viorel
X X
Stnescu Ioana
77
Seciunea L - Investirea hotrrilor judectoreti i solicitarea punerii lor n aplicare de ctre organul de executare. Auditori,
- Hotrrea nr. 8943/ 03.09.2004 investit cu ntrziere de 2 ani - Biletele la ordin emise de SC Z SRL expirate i neinvestite cu formul executorie - .
Tomescu Viorel
Procedura P11: edina de nchidere
D.G.F.P.a Judeului X Serviciul de Audit Intern MINUTA EDINEI DE NCHIDERE A. Meniuni generale: Misiunea de audit: Activitatea Juridic Perioada auditat: 01.03.2004-30.06.2005 ntocmit: Tomescu Viorel/Stnescu Ioana Avizat: Cristescu Gabriel Lista participanilor: Numele Cristescu Gabriel Tomescu Viorel Stnescu Ioana Popescu Ion Diaconescu Ion Voinescu Georgeta Vasilescu George Funcia Auditor Auditor Auditor ef serviciu Inspector Inspector Inspector Direcia/ Serviciul SAI SAI SAI Serviciul Juridic Serviciul Juridic Serviciul Juridic Serviciul Juridic Nr. telefon E-mail Semntura
Data: 22.07.2005 Data: 22.07.2005
B. Concluzii: n cadrul edinei au fost prezentate obiectivele auditate i constatrile pentru fiecare obiect auditat. De asemenea, au fost discutate constatrile, au fost analizate cauzele care au contribuit la realizarea disfuncionalitilor i au fost comentate recomandrile care urmeaz a fi implementate pentru eliminarea deficienelor constatate. Pentru constatrile/deficienele prezentate nu au fost formulate obiecii, fiind nsuite n totalitate.
Procedura P12: Elaborarea proiectului de Raport de audit intern Ministerul Finanelor Publice D.G.F.P. a Judeului X Serviciul de Audit Intern PROIECT DE RAPORT DE AUDIT INTERN I. DATE DE IDENTIFICARE A MISIUNII DE AUDIT Echipa de auditare - a fost format din: - Tomescu Viorel, auditor coordonator al misiunii - Stnescu Ioana, auditor care fac parte din cadrul D.G.F.P. a Judeului X - Serviciul de Audit Intern.
78
Constantin Iaco
Ordinul de efectuare a misiunii de audit - auditarea activitilor cuprinse n Planul de audit intern pe anul 2005, s-a fcut n baza Ordinului de serviciu nr. 68/01.07.2005. Baza legal a aciunii de auditare: - Planul de audit intern pe anul 2005, aprobat de conducerea societii; - Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern; - O.M.F.P. nr. 38/15.01.2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale de aplicare a Legii nr. 672/2002; - Dispoziia Directorului General al D.G.F.P. a Judeului X nr. 111/2004 prin care se aprob Normele proprii de exercitare a auditului intern n cadrul societii. Durata misiunii de audit: 15.10 -31.08.2005. Perioada auditat: 01.01.2005 - 30.11.2005 Scopul aciunii de auditare const n: - asigurarea conducerii corecte a evidenelor i ntocmirii clare a sintezelor i rapoartelor privind activitatea proprie; - asigurarea aplicrii corecte a msurilor de reprezentare n instan a intereselor societii i respectarea procedurilor n conformitate cu cadrul legislativ i normativ. Obiectivele aciunii de auditare au urmrit dac: - cauzele care au determinat respingerea n instan a aciunilor formulate; - reprezentarea societii n instanele de judecat; - conducerea evidenelor, cauzelor la care societatea este parte; - ntocmirea lucrrilor de sintez i a rapoartelor privind activitatea proprie; - solicitarea declanrii procedurii falimentului pentru recuperarea creanelor; - investirea hotrrilor (biletelor la ordin) i solicitarea executrii lor de ctre executorii judectoreti. Tipul de auditare - audit de conformitate/regularitate. Tehnici de audit intern utilizate: verificarea n vederea asigurrii validitii, realitii i acurateei nregistrrilor n contabilitate, cu urmatoarele tehnici de verificare: - comparaia: pentru debitele de plat i cele efectiv ncasate; - examinarea: pentru detectarea erorilor n completarea documentelor; - garantarea: pentru verificarea realitii procedurilor i a documentele ce au stat la baza justificrii acestora; - urmrirea: pentru a se constata dac toate operaiunile au fost real efectuate. Alte tehnici de audit: interviul: pentru lmurirea unor aspecte legate de organizarea i desfurarea activitilor; eantionarea: pentru analiza ntocmirii documentelor; observarea fizic: n vederea formrii unei preri proprii privind modul de ntocmire i emitere a documentelor. Instrumentele de audit care s-au utilizat: Chestionarele - Listele de verificare pentru a stabili condiiile pe care trebuie s le ndeplineasc fiecare obiectiv auditabil. Documente i materiale examinate n cadrul Serviciului Juridic - verificarea la faa locului a vizat documentaia aferent perioadei auditate, respectiv 01.01.2005 - 30.11.2005, care a cuprins urmtoarele: registre de eviden; corespondena primit i trimis; dosare de instan constituite; dosare soluionate i nchise. Materiale ntocmite pe timpul auditrii: foi de lucru privind descrierea activitilor auditate;
79
fie de identificare a activitilor privind principalele probleme constatate; liste de verificare pe obiective; fie de identificare i analiza a riscurilor; documente de lucru; tabelele punctelor tari i slabe, tematica n detaliu a misiunii de audit; programul de audit, programul interveniei la faa locului; chestionare - liste de verificare; rapoarte preliminare de audit, minutele edinelor de deschidere, de nchidere i de conciliere.
Organizarea Serviciului Juridic: serviciul a funcionat n perioada supus auditrii cu un numr de 5 salariai, din care un post de conducere - ef de serviciu. Organizarea i funcionarea serviciului se desfoar conform organigramei i Regulamentului de organizare i funcionare. Pentru toi salariaii au fost ntocmite fie ale posturilor prin care s-au stabilit relaiile ierarhice de subordonare i de colaborare, precum i sarcinile de serviciu.
II. CONSTATRI 1. Cauzele care au determinat respingerea n instan a aciunilor formulate Utilizarea tuturor cilor de atac n cazurile n care hotrrea emis de instana de judecat a fost favorabil entitatii, aceasta a fost atacat n instan i a fost susinut pn la finalizarea cilor de atac. n cazurile n care hotrrea instanei a fost nefavorabil entitii s-a uzat de celelalte ci de atac (apel, recurs, contestaie .a.).
1.2. Struina n susinerea unor argumente eseniale pentru soluionarea favorabil a cauzei 1.2.1. Susinerea ineficienta a intereselor entitii n instan FIAP nr. 1.1. Constatare Consilierii juridici nu au insistat n vederea susinerii probelor n instan, astfel nu au fost depuse ntmpinari care s cuprind excepiile de la procedur, explicarea detaliilor, formulari la obiect, rspunsul la toate capetele de acuzare etc. Ex. La dosarul nr. 390/2004 reclamantul debitor, salariat al societii, a contestat la judectorie decizia de imputare a unei sume, constatat ca fiind pagub n dauna societii, produs de ctre acesta ca urmare a neglijenei n serviciu, fapt constatat de organele cu atribuiuni de control intern. Reclamantul a solicitat anularea acestui debit de ctre instan. Tribunalul a admis recursul n condiiile n care societatea a fost anunat prin dou citaii s depun ntmpinare la instan, privind cererea formulat de reclamant. De asemenea, nu au fost susinute interesele entitii din aceleasi motive i n dosarele nr. 345, 354, 372, 381 pe anul 2005. Consecina Obtinerea unor hotrri nefavorabile n instan, comparativ cu pertinena aciunii introduse n instan i a documentelor justificative depuse; Pierderea n instan a unor aciuni, care implic recuperarea unor sume. Recomandare n toate cazurile n care aciunile n instan necesit un plus de experien, acestea s fie susinute de eful compartimentului juridic. Concluziile scrise i/sau ntmpinrile s fie vzute i vizate de eful serviciului nainte de a fi aprobate de conducere i depuse la judectorie. Elaborarea listei activitilor i aprecierea riscurilor specifice activitii Serviciului juridic. Elaborarea procedurilor scrise i formalizate i stabilirea responsabililor cu acestea. Actualizarea fielor de post cu responsabilitile pe nivele de execuie. Implicarea personalului n aciuni de pregtire profesional i influenarea evalurilor anuale cu rezultatele acestor aciuni. Constituirea unei comisii pentru analiza tuturor celor 76 de dosare cu aciunile pentru care s-a pledat n instanele judectoreti i luarea msurilor care se impun.
80
Constantin Iaco
Informarea echipei de auditori interni cu privire la rezultatele analizei efectuate de entitatea auditat.
1.2.2. Aciunile n instan nu sunt susinute prin depunerea concluziilor scrise i a documentelor justificative solicitate de aceasta FIAP nr. 1.2. Constatare Aciunile formulate n instan au fost fcute fr explicarea detaliilor i depunerea documentelor justificative i fr concluzii scrise. Spre exemplu n dosarele nr. 345, 363, 349 i 408. Consecina Respingerea unor hotrri care dac erau susinute temeinic nu puteau fi pierdute existand argumente; Plata unor daune ctre tere persoane; Pierderea posibilitii recuperrii sumelor solicitate n instan. Recomandare Verificarea dosarelor de ctre structura de control intern a societii pe ultimii trei ani, iar rezultatele s fie comunicate i serviciului de audit intern n vederea analizrii ulterioare. Elaborarea listei activitilor i aprecierea riscurilor specifice oficiului juridic. Elaborarea procedurilor scrise i formalizate i stabilirea responsabilului pentru aceasta. Actualizarea fielor de post cu responsabilitile pe nivele de execuie i coroborarea cu procedurile. Realizarea unui studiu pentru a stabili necesitile reale de personal. Implicarea personalului n aciuni de pregtire profesional i influenarea evalurilor anuale cu rezultatele acestor aciuni. Informarea echipei de auditori asupra rezultatelor verificarilor realizate i a studiului efectuat pentru implementarea recomandrilor. Aciunile naintate iniial la instan au fost formulate n scris, unde s-a prezentat doar aspectul pentru care se introduce aciunea, ulterior fiind prezentate n instan, pe parcursul judecrii cauzei, i celelalte documente n susinerea cauzei. Analiznd cauzele pierdute, s-a constatat c unul din elementele care ar fi putut duce la pierderea acestora a fost acela c la toate edinele de instan planificate au fost formulate doar concluzii verbale, instana reinnd n hotrrile emise doar o parte din aspectele prezentate verbal de consilierii juridici i n special acelea care nu aveau implicaii n posibila emitere a unei hotrri favorabile. De asemenea, unele cauze au fost pierdute, prin declararea apelului cu intarziere, datorit insuficienei personalului din cadrul serviciului, care nu a fost capabil s susin toate aciunile n instan.
1.3. Formularea n termen a apelului 1.3.1. Declararea apelului cu ntrziere de peste 10 zile de la data comunicrii hotrrii de ctre judectorie FIAP 1.3. Constatare Din analiza dosarelor privind cauzele ca au determinat anularea n instanele judectoreti a aciunilor formulate privind soluionarea cilor administrative de atac a rezultat c, n unele cazuri, apelul s-a fcut cu ntrziere. Ex. La dosarul nr.345/2004 judectoria pronun o hotrre prin care pe lng amenda contravenional aplicat societii, mai dispune i plata unor dobnzi. Aceste dobnzi nu erau prevazute n nici un act normativ, iar juristul entitii n afar de faptul c a depus cu ntrziere de 6 zile fa de termenul legal nici nu le-a contestat, ci doar a combtut legalitatea acordrii sanciunii. De asemenea, termenul de 10 zile a mai fost pierdut i n dosarele nr. 372 i 399 din 2004. Consecina Respingerea aciunii i obligarea entitii la plata unor sume nedatorate. Obinerea unor hotrri nefavorabile, fa de pertinena aciunii introduse n instan i a documentelor justificative depuse. Pierderea n instan a unor aciuni, care implic recuperarea unor sume. Obligarea entitii la plata unor sume nejustificative.
81
Recomandare Elaborarea listei activitilor i atasarea riscurilor specifice activitilor Serviciului juridic; Elaborarea procedurilor scrise i formalizate i stabilirea responsabililor de procedur; Actualizarea fielor de post cu responsabilitile i nivelele de execuie; Implicarea personalului n aciuni de pregtire profesional i influenarea evalurilor anuale cu rezultatele acestor aciuni; Constituirea unei comisii pentru analiza tuturor celor 76 de dosare cu aciunile pierdute de entitate n instanele judectoreti i luarea msurilor care se impun; Informarea echipei de auditori interni cu privire la rezultatele analizei efectuate de entitatea auditat. n toate cazurile n care hotrrea primei instane a fost defavorabil a fost formulat i depus apelul. n prima faz s-a declarat apelul fr ca justificarea acestuia s fie concludent, pentru a nu pierde termenul de depunere i a avea timpul necesar pentru formularea i precizarea temeinic a apelului. Ulterior, l-a primul termen de judecat motivele apelului au fost precizate, concluziile fiind depuse n scris la instan, n majoritatea cazurilor nsoite de documente justificative.
1.4. Formularea n termen a recursului Din analiza rezulta ca toate recursurile au fost formulate n termen, cu respectarea prevederilor legale.
2. Reprezentarea entitii n instanele de judecat 2.1. Prezentarea la edintele de judecat n vederea susinerii cauzei 2.1.1 Nereprezentarea n instan la termenele de judecat FIAP nr. 2.1. Constatare n unele cazuri, societatea nu a fost prezent la termenele de judecat fixate de instan, cu toate c procedura a fost ndeplinit. Astfel n dosarul 645/2005 instana a fixat ca teremen de judecat data de 23.09.2005 n vederea formulrii i depunerii concluziilor, procedur realizat prin Citaia nr. 2345/03.09.2005. La termenul fixat din partea societii nu a fost prezent n sal nici un reprezentat, instana a rmas n pronunare, n urma formulrii hoatrrii aceasta a fost defavorabil societii, deoarece la dosar nu au existat concluzii formulate n susinerea cauzei i nici documente care s combat susinerile formulate de prt. Consecine n urma pronunrii hotrrii entitatea a fost obligat la plata ctre prt a unor penaliti de 1.239.870 lei, penaliti care nu erau prevazute n contractul ncheiat ntre pri, ns pe care prtul le-a obtinut deoarece, entitatea nu a fost reprezentat la termenul fixat de instan i astfel nu au fost contestate i nici nu au existat concluzii scrise. Recomandri Analiza cazurilor n care aciunile au fost pierdute prin neprezentare n instan a entitii, n anul 2005 i luarea msurilor care se impun; Evaluarea necesitilor reale de personal pentru realizarea atribuiilor ce le revin; Elaborarea unor proceduri scrise i formalizate care s cuprind activiti de control i un responsabil, n care s fie incluse toate activitile specifice i n plus, obligaia consilierilor juridici ca dup fiecare termen s prezinte efului de compartiment concluziile; Fiele posturilor s fie coroborate cu procedurile; Informarea echipei de auditori interni cu rezultatele analizei i modul de implementare al recomandrilor. Din analiz au rezultat mai multe situaii n care reprezentanii entitii nu au participat n instan, cauza principal fiind lipsa de personal.
2.2. Formularea n termen a aciunilor 2.2.1. Formularea aciunilor n instan n afara termenului de prescripie FIAP nr. 2.2.
82
Constantin Iaco
Constatare Din analiza dosarelor privind cauzele ce au determinat anularea n instanele judectoreti a aciunilor formulate privind soluionarea cilor administrative de atac a rezultat c, n unele situaii, acestea au fost respinse pe motiv c nu au fost formulate n cadrul termenului de prescripie. Spre exemplu, la dosarul nr.695/2005 judectoria a respins aciunea pe motiv c de la data faptei i pn la formularea aciunii au trecut trei ani. n acest caz n anul 2002 au fost valorificate bunuri confiscate ctre SC A&B SRL n valoare de 234.500 lei cu plata la 30 zile, iar societatea nu a achitat contravaloarea bunurilor. Dupa trei ani s-a formulat actiune n instan pentru recuperarea sumei, pe care instana, n mod evident, a respins-o pe motiv de prescripie. Consecina Entitatea a nregistrat o pagub nerecuperabil de 234.500 lei; Imposibilitatea recuperrii sumelor datorate; Inexistena unor atribuii clare n fiele posturilor. Recomandare Informarea auditorilor interni despre msurile stabilite pentru redresarea activitii i a modului lor de implementare. Instituirea unui sistem prin care toate debitele s fie urmrite pe fiecare client, cel putin lunar, pentru aceasta s fie responsabilizat o persoan. Lunar pentru toate debitele cu vechime mai mare de 30 zile de la data scadenei, s se ntomeasca dosar, care s fie transmis la Serviciul juridic n vederea acionrii debitorului n instan; Elaborarea procedurilor scrise i formalizate i stabilirea responsabililor acestora; Coroborarea fielor posturilor cu procedurile; Testarea sistematic a personalului, pentru a verifica cunoterea i respectarea procedurilor; Realizarea unui sistem de pregtire a personalului de ctre eful de compartiment; Analiza debitelor existente care nc nu sunt prescrise. n general, n termen de 30 zile de la primirea n form complet a documentaiei de acionare n instan au fost formulate aciunile i depuse la instan. n multe cazuri la Serviciul juridic iniial se transmitea doar o adres prin care se solicita acionarea n instan a unui debitor, fr a se ataa i documentele justificative, respectiv contracte, facturi, fia contabil analitic cu debitul existent i neachitat etc.
2.3. Transmiterea hotrrilor definitive n vederea valorificrii Din analiz a rezultat c exist un sistem de transmitere al hotrrilor definitive spre valorificare n cadrul entitii, sistem care functioneaz.
2.4. Formularea ntmpinrilor la aciunile iniiate 2.4.1. Neatacarea tuturor capetelor de acuzare n ntmpinrile fcute ctre instana de judecat FIAP nr. 2.3. Constatare n ntampinarea fcut ctre instan nu au fost cuprinse excepiile de la procedura, rspunsul la toate capetele de acuzare, dovezile etc. n majoritatea ntmpinrilor combaterea capetelor de acuzare s-a facut la modul general. Ex. La dosarul nr.415/2005 reclamantul debitor, salariat al societatii, a contestat la judectorie decizia de imputare a unei sume, constatat ca fiind paguba n dauna entitii, produs de ctre acesta ca urmare a neglijenei n serviciu, fapt constatat de organele cu atribuiuni de control intern. Reclamantul a solicitat anularea acestui debit de ctre instan. n ntmpinarea ctre instan reprezentanii Serviciului juridic au susinut doar respingerea recursului ca fiind nentemeiat i nu s-a solicitat respingerea acestuia pe motiv ca fost depus cu ntrziere i c susinerile formulate nu sunt la obiect etc., motiv pentru care instana nu a mai analizat aceste aspecte i i-a dat ctig de cauz reclamantului.
83
Consecine Recursul formulat de ctre prt a fost admis, decizia de imputare a sumei emis de entitate fiind anulat de instan; Societatea a suferit o pierdere datorit faptului c nu s-a aprat eficient. Recomandri Analiza activitilor compartimentului juridic pe anul n curs, i obinerea unor concluzii pentru reorientarea activitii viitoare cu scopul eliminrii neregulilor i disfuncionalitilor constatate; ntocmirea unei liste a activitilor specifice compartimentului juridic; Ataarea riscurilor asociate activitilor i stabilirea unui responsabil cu ntocmirea i ntreinerea unui Registru al riscurilor pentru compartimentul juridic ; Elaborarea procedurilor scrise i formalizate i stabilirea responsabililor acestora; Testarea sistematic a personalului pentru nsuirea procedurilor; Coroborarea fielor posturilor cu procedurile; Urmrirea termenelor fixate de instan i dup fiecare termen s-i fie prezentate concluzile, concluzii care pe scurt la va trece n Registrul de eviden al dosarului pentru termenul stabilit. Informarea echipei de auditori cu privire la concluziile analizei i msurile programate pentru implementarea recomandrilor. n aprarea intereselor entitii, ca urmare a aciunilor formulate de reclamani au fost, n general, formulate i depuse ntmpinri la capetele de acuzare. ntmpinrile formulate au combtut capetele de acuzare, drept pentru care, n majoritatea cazurilor, aciunile introduse de reclamani au fost respinse de instan. nsa, au fost i ntmpinri, care nu au fost formulate la obiect, justificate i argumentate cu dovezi i susinute i n instan la termenele de judecat.
3. Conducerea evidenelor cauzelor la care entitatea este parte 3.1. Conducerea Registrului de coresponden 3.1.1. Neconducerea registrelor de eviden prevazute de cadrul normativ FIAP nr. 3. Constatare Din analiza efectuat a rezultat c la nivelul serviciului este inut un singur registru n care sunt menionate dosarele pentru care s-au formulat aciuni n instan. n registru sunt menionate att dosarele ntocmite de societate, ct i dosarele formulate de prti i n care societatea este parte. n cadrul societii nu se ine un registru de eviden al corespondenei primite i/sau ieite. Precizm c, zilnic n cadrul serviciului sunt primite diferite adrese prin care se solicit precizri cu privire la legalitatea anumitor aspecte. Din verificri a rezultat faptul c corespondena nu este ntegistrat la nivelul serviciului. Nici mcar rspunsurile transmise nu se ndosariaz, ci doar sunt ntocmite ntr-un singur exemplar care este transmis solicitantului mpreun cu adresa primit. Consecina n anumite cazuri beneficiari adreselor au formulat ulterior diferite obiecii cu privire la unele rspunsuri nefundamentate, n special cele legate de legislaia muncii. Serviciul juridic cu toate c a motivat c cele obiectate nu erau n conformitate cu rspunsurile transmise nu a putut justifica aceasta deoarece nu exist la nivelul serviciului nici un exemplar din rspunsul transmis. Recomandri Refacerea Registrului de coresponden i al Registrului de eviden al aciunilor aflate pe rol, de la nceputul anului; Analiza activitilor din cadrul compartimentului juridic i elaborarea unui sistem de organizare al acestuia cu respectarea cadrului normativ n vigoare; Elaborarea unor proceduri scrise i formalizate. Stabilirea unor responsabili de actualizare a procedurilor i monitorizarea implementrii acestora. Actualizarea fielor de post n concordan cu procedurile elaborate. Informarea echipei de auditori interni cu rezultatele analizei i a msurilor convenite pentru organizarea activitii i urmrirea implementrii recomandrilor.
84
Constantin Iaco Din analiz a rezultat lipsa de preocupare din partea conducerii serviciului pentru inerea registrelor prevzute de cadrul normativ.
3.2. Evidena aciunilor n justiie Din analiz a rezultat c exist un sistem de eviden al aciunilor n instan care este funcional.
3.3. Constituirea dosarelor de instan Constituirea dosarelor de instan s-a fcut numai n baza adreselor primite de la compartimentele specializate. Astfel compartimentul de specialitate, n spe compartimentul desfacere, ntocmea adresa ctre Serviciul Juridic prin care solicita acionarea n justiie a unui anumit debitor pe motiv c nu i-a respectat clauzele contractuale de a achita n termen obligaia de plat. Cererea, astfel primit, era nregistrat n Registrul de coresponden, apoi se ntocmea un dosar care era nregistrat n Registrul special. n multe cazuri cererea nu era nsoit i de documentele justificative n susinerea cauzei, ceea ce a determinat Serviciul Juridic s solicite aceste docmente i s constituie dosarul dup intrarea n posesia lor. n cazul aciunilor introduse de alii, la primirea citaiei se constituia dosarul de instan. Toate dosarele de instan erau completate pe parcurs cu documentele emise de instan sau de ambele pri.
3.4. Repartizarea corespondenei n vederea soluionrii n cadrul serviciului sistemul de repartizare al corespondenei pe compartimentele de specialitate exist i funcioneaz.
3.5. Evidena dosarelor finalizate Dosarele finalizate sunt pstrate n aceleai locuri cu dosarele aflate pe rolul instanelor de judecat. Dosare finalizate de circa 3-4 ani de zile nu au fost transmise la arhiva entitii. 4. ntocmirea lucrrilor de sintez i a rapoartelor privind activitatea proprie 4.1. ntocmirea lucrrilor i rapoartelor efii compartimentelor de specialitate au repartizate lucrrile i rapoartele specifice pe salariai i se regsesc i n fiele posturilor, ceea ce asigura monitorizarea elaborrii la termen.
4.2. Avizarea documentelor interne 4.2.1. Neaprobarea i neavizarea rapoartelor i lucrrilor de sintez ntocmite de Serviciul juridic de ctre managementul general FIAP nr. 4. Constatri Din analiz a reieit c Rapoartele privind aciunile n pretenii pe trim. II i III i Raportul privind aciunile pierdute n instan nu au fost naintate spre aprobarea directorului executiv al DGFP i au fost transmise structurilor n drept doar cu semntura efului de serviciu. Consecine n edintele de conducere managementul general nefiind informat despre situaia debitelor n litigiu i stadiul n care se afla pe rolul instanei, a luat decizii incorecte privind recuperarea restanelor de la debitori, ct i cu privire la constituirea de provizioane.
85
Recomandare Inventarierea i analiza tuturor situaiilor realizate i transmise n afar fr aprobarea managementului general; Stabilirea activitilor i riscurilor specifice asociate raportrii; Elaborarea de proceduri scrise i formalizate; Stabilirea responsabililor cu actualizarea procedurilor i monitorizarea implementrii acestora ; Coroborarea fielor posturilor cu procedurile; Stabilirea circuitului documentelor care se elaboreaz n cadrul Serviciului juridic i nsuirea acestuia de ntregul personal ; Informarea echipei de auditori cu privire la rezultatele inventarierii i a msurilor stabilite pentru implementarea recomandrilor. Raportul privind aciunile n pretenii a fost naintat instanei de judecat doar cu semntura efului de serviciu. Ulterior au fost luate o serie de decizii de ctre managementul general fr s in cont de situaia actual a debitelor i pe baza acestora a fost elaborat Raportul de activitate pe anul 2005.
5. Solicitarea declanrii falimentului n vederea recuperrii debitelor 5.1. Solicitarea falimentului n cazul debitorilor care sunt insolvabili n cadrul serviciului exist un sistem de solicitare a falimentului n cazul debitorilor insolvabili care funcioneaz.
5.2. nscrierea la masa credal cu toate debitele 5.2.1. Neactualizarea situaiei debitorilor pentru raportrile periodice FIAP nr. 5. Constatare Din analiz a reieit c n dou dosare debitele nu au fost actualizate cu dobnzile i penalitile pentru neplata la termen, n cazul unor societi care au luat avans pentru efectuarea unor achiziii. Pe baza dosarelor nr. 449 i 617/2005, Serviciul juridic a ntocmit adresa de nscriere la masa credal i a nscris societile pentru urmtoarele creane: prima societate doar cu suma de 145.000 lei, iar pentru a doua societate a nscris-o cu suma de 345.500 lei, ct era n evidenele Serviciului juridic. n realitate sumele datorare de acesti debitori societii erau de 250.000 lei i respectiv de 550.000 lei, la care se adugau dobnzile i penalitile pentru neplata la termen. Consecine Urmare pronunrii procedurii de faliment i nenscrierii la masa credal n termenul fixat de instan, entitatea a pierdut posibilitatea recuperarii n totalitate a debitelor. Recomandri Elaborarea procedurilor scrise i formalizate; Stabilirea responsabilului cu actualizarea procedurii i monitorizarea aplicrii ei n practic de ctre ceilali consilieri; Corelarea fielor posturilor cu procedurile; Inventarierea debitelor i analiza situaiei aducerii la zi a acestora de la nceputul anului 2005; Analiza cauzelor care au dus la nenscrierea la masa credal a tuturor debitelor, n cazul n care se constat rspunderea anumitor persoane pentru nendeplinirea sarcinilor sumele s fie recuperate de la persoanele rspunzatoare; Informarea echipei de auditori interni cu rezultatele inventarierii i analiza situaiei debitelor i a nenscrierii la masa credal a acestora i msurile luate pentru implementarea recomandrilor. Din ananliz a rezultat c s-a pierdut posibilitatea recuperrii dobnzilor i penalitilor aferente unor debite, deoarece acestea nu erau actualizate de ctre Serviciul contabilitate la momentul nscrierii la masa credal a debitelor.
86
Constantin Iaco
6. Investirea hotrrilor judectoreti i solicitarea punerii lor n aplicare de ctre organul de executare 6.1. Investirea n termen a hotrrilor executabile Hotrrile judectoreti definitive i irevocabile au fost investite n general cu formul executorie. Investirea s-a fcut n circa jumtate din cazuri n termen de circa 30 zile de la obinerea acesteia, iar n alte cazuri investirea s-a fcut cu mult peste termenul de 30 zile, ajungnd a fi investite i la 2 ani de la obinerea sentinelor. Dup investire cu formula executorie acestea erau transmise compartimentelor de specialitate (financiar-contabil, desfacere, resurse umane, IT) n vederea valorificrii sau, n cazurile n care prevedeau recuperarea unor sume de la diveri debitori, erau transmise la organele de executare n vederea aplicrii procedurilor de executare silit. 6.1.1. Neinvestirea cu formul executorie a hotrrilor judectoreti definitive i irevocabile i netransmiterea spre valorificare executorilor judectoreti FIAP nr. 6.1. Constatri n unele cazuri au fost obinute hotrri judectoreti definitive, dar nu au fost investite cu formula executorie si in consecinta nu au fost valorificate, iar unele chiar s-au prescris. Spre exemplu : n cazul hotrrii definitive din dosarul nr.345/20.04.2003 s-a obinut dreptul de recuperare a unui debit de la o societate de la care s-au achiziionat materiale consumabile de proast calitate i care au fost restituite, dar aceasta nu a restituit contravaloarea lor. Hotrrea nu a fost investit cu formul executorie i nu s-a solicitat la organele de executare judectoreti sechestrarea bunurilor debitorului i recuperarea creanei i n acest fel s-a prescris. Consecina Pierderea dreptului de a solicita recuperarea debitului, deoarece s-a prescris termenul de recuperare. Recomandare Inventarierea tuturor celor 16 dosare n cadrul compartimentului pentru a se stabili exact situaia n care se afl fiecare cauz i pentru a se lua msurile ce se impun; Analiza cauzelor care au dus la investirea hotrrilor definitive cu formul executorie n termen, pe anul 2005; Elaborarea procedurilor scrise i formalizate; Stabilirea responsabilului cu actualizarea procedurii i monitorizarea aplicrii ei n practic de ctre ceilali consilieri; Corelarea fielor posturilor cu procedurile; Evaluarea numrului de consilieri necesari pentru a acoperi sarcinile ce revin compartimentului i informarea managementului general; Informarea echipei de auditori interni cu rezultatele analizei i a msurilor luate pentru implementarea recomandrilor. Din analiza situaiei hotrrilor judectoreti rmase definitive, n mod surprinztor, unele dintre ele nu au fost investite cu formul executorie i mai grav la unele s-a pierdut chiar termenul de prescriptie.
6.2. Solicitarea executrii silite a debitorilor 6.2.1. Neurmrirea valorificarii integrale de ctre executorii judectoreti a bunurilor debitorilor FIAP nr. 6.2. Constatri Executorii judecatoreti nu au urmrit cu insisten valorificarea tuturor bunurilor debitorilor pn la lichidarea debitelor. Spre exemplu: n dosarele nr. 365/2003, 401/2004 si 645/2005 nu s-a urmrit recuperarea n totalitate a debitelor, iar n prezent ansele sunt reduse, deoarece debitorii au reuit s nstrineze bunurile proprii.
87
Consecina Exist posibilitatea pierderii anselor de recuperare n totalitate a debitelor, datorit faptului c dei bunurile au fost identificate, nefiind pus sechestru pe ele la timp sau actele de sechestrare nefiind corect realizate au favorizat, ulterior, nstrinarea acestora; Pierderea posibilitilor de recuperare a unor sume cuvenite. Recomandare Elaborarea procedurilor scrise i formalizate; Stabilirea responsabilului cu actualizarea procedurii i monitorizarea aplicrii ei n practic de ctre ceilali consilieri; Corelarea fielor posturilor cu procedurile; Evaluarea numrului de consilieri necesari pentru a acoperi sarcinile ce revin serviciului i informarea managementului general; Analiza cauzelor care au dus situaia pierderii posibilitilor valorificrii integrale a executrilor judectoreti din anul 2005; Analiza celor 16 dosare n care avem hotrri definitive i informarea conducerii pentru luarea msurilor ce se impun pentru urmrirea recuperrii integrale a debitelor n vederea evitrii posibilelor prescripii; Informarea echipei de auditori interni cu rezultatele analizelor i a msurilor luate pentru implementarea recomandrilor. Din ananliz a rezultat insuficiena resurselor Serviciului juridic pentru a susine activitatea de executare silit. n aceste condiii i datorit neinterveniei la momentul oportun s-a pierdut posibilitatea recuperrii n totalitate a debitelor, deoarece debitorii au reuit s-i nstrineze bunurile care trebuiau s fie sechestrate.
6.3. Investirea n termen a biletelor la ordin n cadrul serviciului exist un sistem de investire n termen al biletelor la ordin care funcioneaz.
III. CONCLUZII Structura auditat are obligaia s ntocmeasc Programul de aciune i Calendarul implementrii recomandrilor i s raporteze periodic echipei de auditori stadiul implementarii acestora. Prezentul proiect de Raport de audit intern a fost ntocmit n baza Tematicii n detaliu a obiectelor auditabile selectate, a Programului de audit i a Programului de intervenie la faa locului, a constatrilor efectuate n timpul etapei de colectarii i prelucrrii informaiilor i n timpul Interventie la faa locului. Toate constatrile efectuate au la baz probe de audit realizate prin teste, interviuri, liste de control, note de relatii i n urma analizei i interpretrii acestora s-au elaborat FIAP-uri i FCRI-uri care au condus la concluziile cuprinse n Raportul de audit intern.
Not:
Precizm c n practic, Raportul de audit intern este semnat pe fiecare pagin de echipa de auditori interni, iar pe ultima pagin att de auditorii interni ct i de supervizor.
Auditori interni, Tomescu Viorel Stnescu Ioana
Supervizat, Cristescu Gabriel
88
Constantin Iaco
Procedura P14: Reuniunea de conciliere D.G.F.P.a Judeului X Serviciul de Audit Intern MINUTA REUNIUNII DE CONCILIERE Misiunea de audit: Activitatea juridic Perioada auditat: 01.03.2004-30.06.2005 ntocmit: Tomescu Nicolae/Stnescu Ioana Avizat: Cristescu Gabriel
Data: 22.07.2005 Data: 22.07.2005
A. Lista participanilor: Numele i prenumele Cristescu Gabriel Tomescu Nicolae Stnescu Ioana Popescu Ion Diaconescu Ion Voinescu Georgeta Vasilescu George Funcia Auditor Auditor Auditor ef serviciu Inspector Inspector Inspector Direcia/ Serviciul SAI SAI SAI Oficiul Juridic Oficiul Juridic Oficiul Juridic Oficiul Juridic Nr. telefon E-mail Semntura
B. Rezultatele concilierii: Structura auditat a adus n discuie faptul c, n unele situaii, anularea aciunilor n instan s-a datorat modului greit de soluionare a speelor respective de ctre completele de judecat, n condiiile n care instrumentarea i susinerea cauzelor au fost corecte, iar n alte cazuri aciunile au fost pierdute n instan deoarece contractele ncheiate ntre pri au avut puncte slabe pe care le-au valorificat partenerii nostri. Cauzele pierdute s-au datorat faptului c nu existau contracte ncheiate ntre pri care s prevad calculul de dobnzi i penaliti pentru neplata mrfurilor/serviciilor la termen. n aceste condiii, instana nu a fost de acord cu calculul acestora, respingnd aciunea. Auditorii interni pe baza documentelor i-au nsuit punctul de vedere prezentat de structura auditat, cu meniunea c aciunile pierdute n prima instan ca urmare a intrepretrii eronate de ctre completele de judecat a litigiilor s fie sustinute n continuare la instana de judecat superioar. n urma concilierii, structura auditat a hotrt inventarierea tuturor aciunilor judectoreti din punctul de vedere al modului de formulare i susinere n instan, al urmririi termenelor pentru asigurarea obinerii unei hotrri judectoreti favorabile. n acelai timp, eful compartimentului juridic a realizat importana i necesitatea procedurilor scrise i formalizate pentru toate activitile, ct i actualizarea fielor posturilor i a stabilirii responsabililor pentru toate activitile specifice Serviciului juridic. Pentru implementarea recomandrilor i remedierea problemelor constatate structura auditat a ntocmit i ne-a prezentat Planul de aciune i Calendarul de implementare al recomandrilor, prin care s-au stabilit persoanele responsabile pentru implementare, etapele i termenele de realizare. Not:
Pe baza discutiilor purtate cu cei auditai pe parcursul derulrii misiunii de audit intern, dar i ca rezultat al dezbaterilor referitoare la modul de implementare al recomandrilor pe care i l-a stabilit structura auditat, proiectul Raportului de audit intern a devenit Raport de audit intern final.
89
D.G.F.P. a Judeului X PLANUL DE ACIUNE I CALENDARUL IMPLEMENTRII RECOMANDRILOR

Nr. obs. 1 Recomandarea - Verificarea dosarelor de ctre structura de control intern a societii pe ultimii trei ani, iar rezultatele s fie comunicate i serviciului de audit intern n vederea analizrii ulterioare. - Constituirea unei comisii pentru analiza tuturor celor 76 de dosare cu aciunile pierdute de entitate n instanele judectoreti i luarea msurilor care se impun. - Realizarea unui studiu pentru a stabili necesitile reale de personal. - Implicarea personalului n aciuni de pregtire profesional i influenarea evalurilor anuale cu rezultatele acestor aciuni; - Elaborarea listei activitilor i aprecierea riscurilor specifice activitii Serviciului juridic. - Elaborarea procedurilor scrise i formalizate i stabilirea responsabililor cu acestea. - Actualizarea fielor de post cu responsabilitile pe nivele de execuie coroborarea cu procedurile. - Analiza cazurilor n care aciunile au fost pierdute prin neprezentare n instan a entitii, n anul 2005 i luarea msurilor care se impun; - Instituirea unui sistem prin care toate debitele s fie urmrite pe fiecare client, cel puin lunar, pentru aceasta s fie responsabilizat o persoan. - Lunar pentru toate debitele cu vechime mai mare de 30 zile de la data scadenei, s se ntocmeasc dosar, care s fie transmis la Serviciul juridic n vederea acionrii debitorului n instan; - Analiza debitelor existente care nc nu sunt prescrise; - Analiza activitilor compartimentului juridic pe anul n curs, i obinerea unor concluzii pentru reorientarea activitii viitoare cu scopul eliminrii neregulilor i disfuncionalitilor constatate. - Evaluarea necesitilor reale de personal pentru realizarea atribuiilor ce le revin; - Testarea sistematic a personalului, pentru a verifica cunoaterea i respectarea procedurilor; - Elaborarea listei activitilor i aprecierea riscurilor specifice activitii Serviciului juridic. - Elaborarea procedurilor scrise i formalizate i stabilirea responsabililor cu acestea. Planul de aciune - Constituirea unei echipe de inspecie Calendarul implementrii Responsabil cu implementarea ef serviciu
31.06.2006
- Stabilirea unui colectiv de lucru - Plan de msuri - Plan de msuri
31.03.2006
31.03.2006 Permanent 31.03.2006 termen intermediar 31.12.2006 termen final 31.03.2006 31.03.2006 ef serviciu
- Inventarierea procedurilor specifice i stabilirea responsabililor - Stabilirea unui colectiv de lucru - Stabilirea unui colectiv de lucru
31.03.2006 - Stabilirea unui colectiv de lucru - Stabilirea unui colectiv de lucru - Plan de msuri - Plan de msuri - Inventarierea procedurilor specifice i stabilirea responsabililor 31.03.2006
31.06.2006 Permanent 31.03.200631.03.2006 termen intermediar 31.12.2006
Nr. obs.
Recomandarea - Actualizarea fielor de post cu responsabilitile pe nivele de execuie coroborarea cu procedurile. - Refacerea Registrului de coresponden i al Registrului de eviden al aciunilor aflate pe rol, de la nceputul anului; - Analiza activitilor din cadrul compartimentului juridic i elaborarea unui sistem de organizare al acestuia cu respectarea cadrului normativ n vigoare; - Elaborarea unor proceduri scrise i formalizate. - Stabilirea unor responsabili de actualizare a procedurilor i monitorizarea implementrii acestora. - Actualizarea fielor de post n concordan cu procedurile elaborate. - Inventarierea i analiza tuturor situaiilor realizate i transmise n afar fr aprobarea managementului general; - Stabilirea circuitului documentelor care se elaboreaz n cadrul Serviciului juridic i nsuirea acestuia de ntregul personal ; - Stabilirea activitilor i riscurilor specifice asociate raportrii; - Elaborarea de proceduri scrise i formalizate; - Stabilirea responsabililor cu actualizarea procedurilor i monitorizarea implementrii acestora ; - Coroborarea fielor posturilor cu procedurile; - Inventarierea debitelor i analiza situaiei aducerii la zi a acestora de la nceputul anului 2005; - Elaborarea procedurilor scrise i formalizate; - Stabilirea responsabilului cu actualizarea procedurii i monitorizarea aplicrii ei n practic de ctre ceilali consilieri; - Corelarea fielor posturilor cu procedurile. - Inventarierea tuturor celor 16 dosare n cadrul compartimentului pentru a se stabili exact situaia n care se afl fiecare cauz i pentru a se lua msurile ce se impun; - Analiza celor 16 dosare n care avem hotrri definitive i informarea conducerii pentru luarea msurilor ce se impun pentru urmrirea recuperrii integrale a debitelor n vederea evitrii posibilelor prescripii; - Evaluarea numrului de consilieri necesari pentru a acoperi sarcinile ce revin serviciului i informarea managementului general; - Elaborarea procedurilor scrise i formalizate; - Stabilirea responsabilului cu actualizarea procedurii i monitorizarea aplicrii ei n practic de ctre ceilali consilieri; - Corelarea fielor posturilor cu procedurile;
Planul de aciune
Calendarul implementrii termen final
Responsabil cu implementarea ef serviciu
- Stabilirea unui colectiv de lucru - Stabilirea unui colectiv de lucru - Inventarierea procedurilor specifice i stabilirea responsabililor - Stabilirea unui colectiv de lucru - Stabilirea unui colectiv de lucru
31.03.2006 31.03.2006
31.03.2006 termen intermediar 31.12.2006 termen final 31.03.2006 31.03.2006 31.03.2006 termen intermediar 31.12.2006 termen final 31.03.2006 31.03.2006 termen intermediar 31.12.2006 termen final 31.03.2006
ef serviciu
- Inventarierea procedurilor specifice i stabilirea responsabililor - Stabilirea unui colectiv de lucru - Inventarierea procedurilor specifice i stabilirea responsabililor - Stabilirea unui colectiv de lucru - Stabilirea unui colectiv de lucru
ef serviciu
ef serviciu
31.03.2006
- Plan de msuri
31.06.2006 31.03.2006 termen intermediar 31.12.2006 termen final
- Inventarierea procedurilor specifice i stabilirea responsabililor
SINTEZA RAPORTULUI DE AUDIT INTERN
INTRODUCERE Misiunea de audit intern privind Activitatea Serviciului juridic din cadrul DGFP a judeului X s-a desfurat conform prevederilor Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificarile i completarile ulterioare, Normelor specifice aprobate de conducere i a Planului de audit intern pe anul 2005, i a fost realizat de: Tomescu Viorel, auditor intern; Stnescu Ioana, auditor intern Cristescu Gabriel, supervizor. II. CONCLUZII Nr. crt. 1. 2. 3. 4. 5. 6. Obiective Funcional Cauzele care au determinat respingerea n instan a aciunilor formulate Reprezentarea entitii n instanele de judecat Conducerea evidenelor cauzelor la care entitatea este parte ntocmirea lucrrilor de sintez i a rapoartelor privind activitatea proprie Solicitarea declanrii falimentului n vederea recuperrii debitelor Investirea hotrrilor judectoreti i solicitarea punerii lor n aplicare de ctre organul de executare Recomandare general Apreciere De mbuntit X X X X X X X
Critic
7.
III. CONSTATRI SI RECOMANDRI Prezentm principalele constatri i recomandri reieite din evaluare: 1. Constatare: Susinerea ineficient a entitii n instan (FIAP nr. 1.1.). Recomandri: - Analiza pe ultimul an al aciunilor prestate n instan pe baza carora s se stabileasc cauzele i disfunctionalitatile din sistem; - Discutarea concluziilor analizei cu ntreg colectivul; - Stabilirea de msuri pentru mbuntirea activitii i informarea managementului i al echipei de auditori. 2. Constatare: Neprezentarea n instan la termenele de judecat (FIAP nr. 2.1.). Recomandri: - Analiza ncrcrii personalului n vederea asigurrii serviciului; - Elaborarea listei activitilor specifice i ncadrarea lor pe personalul existent; - Stailirea necesarului real de personal i naintarea analizei managementului general. 3. Constatare: Neconducerea registrelor prevazute de cadrul normativ (FIAP nr. 3) Recomandri: - Stabilirea unei comisii pentru refacerea registrelor specifice activitii juridice de la nceputul anului 2005 pn la zi; - Numirea unor rsponsabili cu inerea registrelor.
92
Constantin Iaco 4. Constatare: Neaprobarea i neavizarea raporturilor i lucrrilor de sintez (FIAP nr. 4). Recomandri: - Stabilirea unui colectiv pentru realizarea circuitului documentelor n cadrul serviciului; - nsuirea circuitului documentelor de ntreg personalul. 5. Constatare: Neactualizarea situaiei debitelor (FIAP nr. 5). Recomandri: - Constituirea unei echipe de inventariere a tuturor debitelor, analiza stadiului recuperrii lor i a sistemului de actualizare al acestora pe anul 2005; - Informarea managementului general i a echipei de auditori interni cu rezultatele analizei. 6. Constatare: Investirea, cu ntarziere, cu formul executorie a hotrrilor judectoreti rmase definitive (FIAP nr. 6.1.) . Recomandri: - Constituirea unei echipe pentru examinarea tuturor hotrrilor definitive neinvestite cu formul executorie pentru valorificare i punere n aplicare; - Analiza structurii de personal a executorilor judecatoreti i stabilirea necesarului n vederea acoperirii atribuiilor specifice i evitarea disfuncionalitilor de mai sus sau chiar i a pierderii termenului de prescripie. 7. Recomandri generale: - Elaborarea listei activitilor pe compartimente, ataarea riscurilor atasate acestora i ntreinerea procedurilor specifice; - Stabilirea responsabililor cu actualizarea procedurilor i monitorizarea implementrii i aplicrii lor; - Coroborarea fielor posturilor cu procedurile. n ncheiere, considerm necesar implicarea colectivului n analiza i implementarea recomandrilor propuse i a aciunilor discutate i informarea sistematic asupra evoluiei acestora, att a managementului general, ct i a echipei de auditori interni.
Data:
Echipa de auditori interni: Tomescu Viorel Stnescu Ioana
93
Procedura P17: Urmrirea recomandrilor D.G.F.P. a Judeului X Serviciul de Audit Intern FIA DE URMRIRE A RECOMANDRILOR Misiunea de audit intern: Activitatea Oficiului Juridic i reprezentarea intereselor societii n faa instanelor Raport de audit intern nr./ 2005
Neimplementat Implementat Parial implementat
Nr. crt.
Recomandarea
Data planificat/ Data implementrii
- Verificarea dosarelor de ctre structura de control intern a societii pe ultimii trei ani, iar rezultatele s fie comunicate i serviciului de audit intern n vederea analizrii ulterioare. - Constituirea unei comisii pentru analiza tuturor celor 76 de dosare cu aciunile pierdute de entitate n instanele judectoreti i luarea msurilor care se impun. - Realizarea unui studiu pentru a stabili necesitile reale de personal. - Implicarea personalului n aciuni de pregtire profesional i influenarea evalurilor anuale cu rezultatele acestor aciuni. - Elaborarea listei activitilor i aprecierea riscurilor specifice activitii Serviciului juridic. - Elaborarea procedurilor scrise i formalizate i stabilirea responsabililor cu acestea. - Actualizarea fielor de post cu responsabilitile pe nivele de execuie coroborarea cu procedurile. - Analiza cazurilor n care aciunile au fost pierdute prin neprezentare n instan a entitii, n anul 2005 i luarea msurilor care se impun. - Instituirea unui sistem prin care toate debitele s fie urmrite pe fiecare client, cel puin lunar, pentru aceasta s fie responsabilizat o persoan. - Lunar pentru toate debitele cu vechime mai mare de 30 zile de la data scadenei, s se ntocmeasc dosar, care s fie transmis la Serviciul juridic n vederea acionrii debitorului n instan. - Analiza debitelor existente care nc nu sunt prescrise. - Analiza activitilor compartimentului juridic pe anul n curs, i obinerea unor concluzii pentru reorientarea activitii viitoare cu scopul eliminrii neregulilor i disfuncionalitilor constatate. - Evaluarea necesitilor reale de personal pentru realizarea atribuiilor ce le revin. - Testarea sistematic a personalului, pentru a verifica cunoaterea i respectarea procedurilor. - Elaborarea listei activitilor i aprecierea riscurilor specifice activitii Serviciului juridic. - Elaborarea procedurilor scrise i formalizate i stabilirea responsabililor cu acestea. - Actualizarea fielor de post cu responsabilitile pe nivele de execuie coroborarea cu procedurile. X
X X
31.06.2006 31.03.2006 31.03.2006 Permanent 31.03.2006 termen intermediar 31.12.2006 termen final 31.03.2006 31.06.2006
X X X
31.03.2006 31.03.2006 31.06.2006 Permanent 31.03.2006 termen intermediar 31.12.2006 termen final
- Refacerea Registrului de coresponden i al Registrului de eviden al aciunilor aflate pe rol, de la nceputul anului. - Analiza activitilor din cadrul compartimentului juridic i elaborarea unui sistem de organizare al acestuia cu respectarea cadrului normativ n vigoare. - Elaborarea unor proceduri scrise i formalizate. - Stabilirea unor responsabili de actualizare a procedurilor i monitorizarea implementrii acestora. - Actualizarea fielor de post n concordan cu procedurile elaborate. - Inventarierea i analiza tuturor situaiilor realizate i transmise n afara fr aprobarea managementului general. - Stabilirea circuitului documentelor care se elaboreaz n cadrul Serviciului juridic i nsuirea acestuia de ntregul personal. - Stabilirea activitilor i riscurilor specifice asociate raportrii. - Elaborarea de proceduri scrise i formalizate; - Stabilirea responsabililor cu actualizarea procedurilor i monitorizarea implementrii acestora.; - Coroborarea fielor posturilor cu procedurile. Inventarierea debitelor i analiza situaiei aducerii la zi a acestora de la nceputul anului 2005. Elaborarea procedurilor scrise i formalizate. Stabilirea responsabilului cu actualizarea procedurii i monitorizarea aplicrii ei n practica de ctre ceilali consilieri; Corelarea fielor posturilor cu procedurile.
X X X X X X X X
31.03.2006 31.03.2006 31.03.2006 termen intermediar 31.12.2006 termen final 31.03.2006 31.03.2006 31.03.2006 termen intermediar 31.12.2006 termen final 31.03.2006 31.03.2006 termen intermediar 31.12.2006 termen final 31.03.2006 31.03.2006 31.06.2006 31.03.2006 termen intermediar 31.12.2006 termen final
X X X
- Inventarierea tuturor celor 16 dosare n cadrul compartimentului pentru a se stabili exact situaia n care se afla fiecare cauza i pentru a se lua msurile ce se impun. - Analiza celor 16 dosare n care avem hotrri definitive i informarea conducerii pentru luarea msurilor ce se impun pentru urmrirea recuperrii integrale a debitelor n vederea evitrii posibilelor prescripii. - Evaluarea numrului de consilieri necesari pentru a acoperi sarcinile ce revin serviciului i informarea managementului general. - Elaborarea procedurilor scrise i formalizate. - Stabilirea responsabilului cu actualizarea procedurii i monitorizarea aplicrii ei n practic de ctre ceilali consilieri. - Corelarea fielor posturilor cu procedurile.
X X X X X X
Instruciuni 1. Introducei recomandrile de audit dup cum sunt prezentate n Raportul de audit intern. 2.Verificai coloana corespunztoare: implementat, parial implementat, neimplementat 3. Introducei data planificat pentru implementare n Raportul de audit intern i data implementrii
Entitatea/structura auditat: Oficiul Juridic Data i semntura conductorului Auditor: Data i semntura
Procedura P18: Supervizarea D.G.F.P.a Judeului X Serviciul de Audit Intern LISTA DE SUPERVIZARE A DOCUMENTELOR Misiunea de audit: Activitatea juridic Perioada auditat: 01.03.2004- 30.06.2005 ntocmit: Cristescu Gabriel Propunerea efului structurii de audit/ supervizorului misiunii, ca urmare a revizuirii documentului Nu exist incompatibilitate n programul de audit nu apare obiectivul cu privire la conducerea evidenelor Revizuirea rspunsurilor auditorilor de ctre eful structurii de audit/supervizorului misiunii de audit intern De acord
Nr. crt.
Lucrarea
Rspunsul auditorilor
1. 2.
Declaraia de independen Programul de audit intern
3.
Constatarea privind nestruina n prezentarea unor aspecte sau argumente n faa instanei
Programul de de audit a fost refcut, obiectivul privind De acord modul de conducere al evidenelor fiind cuprins n program Nu exist nici o dovad din S-au ataat la dosar care s rezulte c s-a staruit copii de pe n susinerea acestor cauze ntmpinrile fcute De acord
. . . n
Constatarea privind interpretarea greit de instan a unor litigii
Nu exist la dosar dovada din care s rezulte c spea era reglementat prin lege n alt mod
S-au depus la dosar toate copiile de pe documentele care sustineau cauza i actele normative care reglementau aspectul respectiv
De acord
96
Constantin Iaco
Capitolul 3 AUDITUL PRIVIND ACHIZITIILE PUBLICE

n baza Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern, a Normelor metodologice generale aprobate prin O.M.F.P. nr. 38/2003 privind exercitarea activitii de audit public intern, a normelor proprii aprobate i a Planului de audit intern pentru anul 2005, n perioada 01.01.20052005 - 31.12.2005 s-a efectuat misiunea de audit intern Activitatea de achiziii publice. Structurile de audit intern efectueaz misiuni pentru evaluarea sistemelor de management i control intern ale entitii urmrind transparena i conformitatea cu cadrul legal i desfurarea activitii n condiii de economicitate, eficien i eficacitate. Principalele obiective ale misiunii de audit intern sunt: - evaluarea managementului riscurilor aferente operaiilor i sistemelor privind respectarea principiilor, cadrului general i procedural de derulare a acestora, respectarea legilor, reglementrilor i contractelor n domeniu; - evaluarea funcionalitii sistemelor de control intern n acord cu obiectivele misiunii, n vederea identificrii disfuncionalitilor semnificative ale acestora. Membrii echipei de audit intern n cadrul edinei de deschidere trebuie s se pun de acord cu entitatea auditat i s analizeze domeniul auditabil i obiectivele stabilite. Pe parcursul derulrii misiunii, echipa de auditori interni trebuie s neleag specificul entitii, procesele i riscurile cu care se confrunt aceasta prin verificarea oricror documente de lucru, rapoartele altor organe de control din anii precedeni i corespondena general legate de activitatea de audit intern. n cadrul edinei de deschidere se stabilesc responsabilitile individuale, tehnicile i instrumentele utilizate pentru efectuarea testrilor pe teren, coninutul i formatul rapoartelor ce trebuiesc elaborate i difuzate, personalul de contact din structura auditat i accesul la sistemele informatice. Cu aceast ocazie, se analizeaz mpreun cu managementul entitii, activitile structurate pe obiectivele prestabilite i modul de abordare al lor pe parcursul derulrii misiunii de audit intern. n acelai timp, se determin criteriile de apreciere a riscurilor asociate activitilor i gradul de realizare al obiectivelor. Dup terminarea testrilor i verificrilor n etapa de intervenie la faa locului, auditorii interni organizeaz o edin de nchidere a misiunii de audit intern, n care prezint constatrile, recomandrile i principalele concluzii care vor fi cuprinse n proiectul raportului. Ulterior, echipa de auditori interni va proceda la definitivarea proiectului de Raport de audit intern, care conine constatrile, cauzele, consecinele, recomandrile i concluziile auditorilor interni, pe care le nainteaz managementului de linie i n funcie de situaiile care pot interveni, organizeaz i o edin de reconciliere pentru lmurirea eventualelor probleme care apar cu factori de management. Misiunea de audit intern se finalizeaz cu un Raport de audit intern i cu o Sintez a Raportului de audit intern, care vor fi avizate de eful compartimentului de audit intern i transmise managementului general. Desfurarea misiunii de audit intern presupune parcurgerea etapelor i procedurilor prevzute de normele metodologice generale i specifice, n conformitate cu schema de derulare a misiunilor de audit intern, prezentat n Normele generale.
3.1. Emiterea ordinului de serviciu Ordinul de serviciu se ntocmete de ctre conductorul compartimentului de audit intern pe baza Planului anual de audit intern, aprobat de conductorul entitii, avnd scopul de a repartiza sarcinile auditorilor nominalizai pentru efectuarea misiunii i stabilirea supervizorului acesteia. n cazul misiunilor de audit intern ad-hoc, Ordinul de serviciu va fi aprobat de conductorul entitii publice. Ordinul de serviciu reprezint mandatul de intervenie dat de ctre structura de audit intern auditorului/echipei de auditori care va efectua misiunea de audit, definirea domeniului de intervenie i informarea responsabililor implicai n misiunea de audit intern i cuprinde: cadrul juridic; domeniul auditului; 97
obiectivele misiunii de audit intern; modalitile de intervenie la faa locului; perioada efecturii misiunii de audit intern; numele i prenumele auditorilor. n sintez, procedura de elaborare a Ordinului de serviciu se prezint astfel:
Conductorul compartimentului de audit intern Personalul de secretariat
- Repartizeaz sarcinile de serviciu pe fiecare auditor n parte; - ntocmete Ordinul de serviciu pe baza planului anual de audit intern. - Aloc un numr Ordinului de serviciu; - Asigur copii ale Ordinului de serviciu fiecrui membru al echipei de audit. - Avizeaz sau propune modificri la Ordinul de serviciu. - Iau la cunotin de Ordinul de serviciu i de sarcinile repartizate. - ndosariaz ordinul de serviciu n Dosarul permanent, Seciunea A.
Supervizorul Auditorii
Modelul privind completarea Ordinului de serviciu este urmtorul: Procedura P01: Iniierea auditului ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern Nr. 11/01.02.2006 ORDIN DE SERVICIU
n conformitate cu prevederile art. 8, litera c) din Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificrile i completrile ulterioare, Normelor Generale privind exercitarea activitii de audit public intern, aprobate prin OMFP nr. 38/2003, cu modificrile i completrile ulterioare i cu Planul de audit public intern pentru anul 2005, se va efectua o misiune de audit intern privind achiziiile publice la Direcia Administrativ i Patrimoniu, Serviciul Achiziii Publice, n perioada 1 februarie -15 aprilie 2006. Scopul misiunii de audit intern este de a se asigura c: - n adoptarea oricrei decizii n procesul de achiziii publice s-au avut n vedere principiile general acceptate n U E n acest domeniu; - activitatea de achiziii este bine cunoscut i stpnit, din faza iniierii i lansrii pn la livrare i decontrile finale; - controlul intern este funcional; - exista exhaustivitatea nregistrrilor; - documentele sunt corect certificate i nregistrate ; - cheltuielile efectuate corespund unui serviciu prestat; - programul anual al achiziiilor publice corespunde necesitilor reale, justificate, bugetate i programate. Obiectivele misiunii de audit public intern sunt: 1. 2. 3. Organizarea activitii de achiziii publice Programul de achiziii publice Pregtirea aplicrii procedurii de licitaie deschis pentru atribuirea contractului de achiziie public 4. Lansarea procedurii de licitaie deschis pentru atribuirea contractului de achiziie public 5. Derularea procedurii de licitaie deschis pentru atribuirea contractului de achiziie public 6. Pregtirea aplicrii procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractului de achiziie public 7. Lansarea procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractului de achiziie public 8. Derularea procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractului de achiziie public 9. Administrarea contractului de achiziie public 10. Ci de atac
98
Constantin Iaco
Menionm c se va efectua un audit de conformitate privind activitatea de achiziii publice. Perioada supus evalurii este: 01.01.2005-31.12.2005. Echipa de audit intern este format din Comnescu Cristian (coordonator) i Popescu Maria. Supervizorul misiunii este eful structurii de audit intern. ef Serviciu Audit Intern, Petrescu Aurel
ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern Nr. 12/02.02.2006 ORDIN DE SERVICIU
n conformitate cu prevederile art. 8, litera c) din Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificrile i completrile ulterioare, Normelor Generale privind exercitarea activitii de audit public intern, aprobate prin OMFP nr. 38/2003, cu modificrile i completrile ulterioare i cu Planul de audit public intern pentru anul 2005, se va efectua o misiune de audit intern privind achiziiile publice la Direcia Administrativ i Patrimoniu, Serviciul Achiziii Publice, n perioada 2 februarie -15 aprilie 2006. Scopul misiunii de audit intern este de a se asigura c: - n adoptarea oricrei decizii n procesul de achiziii publice s-au avut n vedere principiile general acceptate n Uniunea Europeana n acest domeniu; - activitatea de achiziii este bine cunoscut i stpnit, din faza iniierii i lansrii pn la livrare i decontrile finale; - controlul intern este funcional; - Programul anual al achiziiilor publice corespunde necesitilor reale, justificate, bugetate i programate; - exist exhaustivitatea nregistrrilor; - documentele sunt corect certificate i nregistrate; - cheltuielile efectuate corespund unui serviciu prestat. Obiectivele misiunii de audit intern sunt: Organizarea activitii de achiziii publice Programul de achiziii publice Pregtirea aplicrii procedurii de licitaie deschis pentru atribuirea contractului de achiziie public Lansarea procedurii de licitaie deschis pentru atribuirea contractului de achiziie public Derularea procedurii de licitaie deschis pentru atribuirea contractului de achiziie public Pregtirea aplicrii procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractului de achiziie public Lansarea procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractului de achiziie public Derularea procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractului de achiziie public Administrarea contractului de achiziie public Ci de atac
Menionm c se va efectua un audit de conformitate privind achiziiile publice de produse, executare lucrri i prestare servicii. Perioada supus evalurii este: 01.01.2005-31.12.2005. Echipa de audit public intern este format din: Comnescu Cristian (coordonator) i Bcescu Ana. Supervizorul misiunii este Petrescu Aurel.
Sef Serviciu Audit Intern, Petrescu Aurel
99
3.2. Declararea independenei Independena auditorilor interni nominalizai pentru realizarea unei misiuni trebuie declarat, motiv pentru care, fiecare membru al echipei de audit intern va ntocmi Declaraia de independen. n vederea desemnrii auditorilor pentru efectuarea misiunii de audit intern vor fi verificate incompatibilitile personale ale acestora. Conductorul compartimentului de audit intern va urmri s nu desemneze un auditor, acolo unde exist incompatibiliti personale, dect dac aceasta devine imperios necesar i pentru care trebuie s furnizeze o justificare rezonabil, ceea ce va contribui la demonstrarea obiectivitii pentru entitatea auditat. Dac n timpul efecturii misiunii de audit intern apare o incompatibilitate, real sau presupus, auditorii sunt obligai s informeze de urgen conductorul compartimentului de audit intern. n sintez, procedura de elaborare a Declaraiei de independen se prezint astfel: Auditorii Conductorul compartimentului de audit intern Auditorii - Completeaz Declaraia de independen. - Verific Declaraia de independen; - Identific incompatibilitatea semnalat de ctre auditori i stabilete modalitatea n care aceasta poate fi atenuat sau eliminat; - Aprob declaraiile de independen. - ndosariaz Declaraia de independen n Dosarul permanent, Seciunea A; - Informeaz de urgen conducerea dac, n timpul misiunii, apare o incompatibilitate, real sau presupus.
Modelul privind completarea Declaraiei de independen este urmtorul:
Procedura - P02: Iniierea auditului
ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern
Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice
DECLARAIA DE INDEPENDEN
Incompatibiliti n legtur cu Serviciul Achiziii Publice Da Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu cineva care ar putea s v limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii sau s constatai slbiciuni n misiunea de audit intern, n orice fel? Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri, organizaii sau obiective care ar putea s v influeneze n misiunea de audit intern? Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat n ultimii 3 ani ntr-un alt mod n activitatea entitii/structurii auditate? Ai fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale entitii/structurii auditate? Suntei so, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul entitii/structurii auditate sau cu membrii organelor de conducere colectiv din unitile din subordinea/coordonarea/sub autoritatea acesteia ? Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau primirea de redevene de la entitatea/Structura auditat? Ai fost implicat n activitatea financiar-contabil la entitatea auditat sau la o unitate din subordinea/n coordonarea/sub autoritatea acesteia ? Avei vreun interes direct sau indirect la entitatea/structura auditat?
Nu X X X X
X X X X
100
Constantin Iaco
Dac n timpul misiunii de audit intern, apare orice incompatibilitate personal, extern sau organizaional care ar putea s v afecteze abilitatea dvs. de a lucra i a face rapoartele de audit impariale, notificai de urgen conductorul structurii de audit intern? Auditor intern Comnescu Cristian n continuare se completeaz de ctre conductorul structurii de audit intern 1. Incompatibiliti personale. Nu exist. 2. Pot fi negociate/diminuate incompatibilitile? Daca da, explicai cum anume Nu este cazul. ef Serviciu Audit Intern, Petrescu Aurel
Data 01.02.2006
ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice DECLARAIA DE INDEPENDEN Incompatibiliti n legtur cu Serviciul Achiziii Publice Da Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu cineva care ar putea s v limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii sau s constatai slbiciuni n misiunea de audit intern, n orice fel? Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri, organizaii sau obiective care ar putea s v influeneze n misiunea de audit intern? Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat n ultimii 3 ani ntr-un alt mod n activitatea entitii/structurii auditate? Ai fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale entitii/structurii auditate? Suntei so, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul entitii/structurii auditate sau cu membrii organelor de conducere colectiv din unitile X din subordinea/coordonarea/sub autoritatea acesteia ? Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau primirea de redevene de la entitatea/Structura auditat? Ai fost implicat n activitatea financiar-contabil la entitatea auditat sau la o unitate din subordinea/n coordonarea/sub autoritatea acesteia ? Avei vreun interes direct sau indirect la entitatea/structura auditat? Dac n timpul misiunii de audit intern, apare orice incompatibilitate personal, extern sau organizaional care ar putea s v afecteze abilitatea dvs. de a lucra i a face rapoartele de X audit impariale, notificai de urgen conductorul structurii de audit intern? Auditor intern Popescu Maria n continuare se completeaz de ctre conductorul structurii de audit intern 1. Incompatibiliti personale
Nu X X X X
X X X
101
D-ra Popescu Maria este rud cu noul conductor al structurii auditate. ncepnd cu 25 ianuarie 2006 a fost numit n funcia de director la Direcia Administrativ i Patrimoniu domnul Popescu Laureniu, vrul d-rei Popescu Maria. 2. Pot fi negociate/ diminuate incompatibilitile? Daca da, explicai cum anume. Incompatibilitatea este real, nu se poate modifica. D-ra Popescu Maria este nlocuit cu d-na Bcescu Ana. Data 01.02.2006 ef serviciu Audit Intern, Petrescu Aurel
ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice DECLARAIA DE INDEPENDEN Incompatibiliti n legtur cu Serviciul Achiziii Publice Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu cineva care ar putea s v limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii sau s constatai slbiciuni n misiunea de audit intern, n orice fel? Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri, organizaii sau obiective care ar putea s v influeneze n misiunea de audit intern? Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat n ultimii 3 ani ntr-un alt mod n activitatea entitii/structurii auditate? Ai fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale entitii/structurii auditate? Suntei so, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul entitii/structurii auditate sau cu membrii organelor de conducere colectiv din unitile din subordinea/coordonarea/sub autoritatea acesteia ? Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau primirea de redevene de la entitatea/Structura auditat? Ai fost implicat n activitatea financiar-contabil la entitatea auditat sau la o unitate din subordinea/n coordonarea/sub autoritatea acesteia ? Avei vreun interes direct sau indirect la entitatea/structura auditat? Dac n timpul misiunii de audit intern, apare orice incompatibilitate personal, extern sau organizaional care ar putea s v afecteze abilitatea dvs. de a lucra i a face rapoartele de audit impariale, notificai de urgen conductorul structurii de audit intern? Auditor intern Bcescu Ana n continuare se completeaz de ctre conductorul structurii de audit intern 1. Incompatibiliti personale Nu exist. 2. Pot fi negociate/diminuate incompatibilitile? Daca da, explicai cum anume Nu este cazul. Data 01.02.2006 ef Serviciu Audit Intern, Petrescu Aurel
Da
Nu X X X X
X X X X X
102
Constantin Iaco
3.3. Notificarea privind declanarea misiunii de audit intern Compartimentul de audit intern notific entitatea auditat cu 15 zile calendaristice nainte de data prevzut n Planul anual de audit intern pentru declanarea misiunii. Misiunile de audit intern ad-hoc se desfoar conform normelor generale, ns termenul de notificare poate fi diminuat, dar nu mai puin de 3 zile. Scopul notificrii entitii auditate despre declanarea misiuni de audit intern are rolul de a asigura desfurarea corespunztoare a acesteia. Notificarea privind declanarea misiunii de audit intern trebuie s cuprind: - aria/domeniul entitii auditate; - informaii privind scopul misiunii de audit intern; - principalele obiective stabilite n vederea auditrii; - durata misiunii de audit intern; - informarea cu privire la interveniile la faa locului care vor avea loc pe parcursul misiunii de audit intern i al cror program va fi stabilit ulterior; - cereri de informaii. n sintez, procedura de elaborare a Notificrii privind declanarea misiunii de audit intern se prezint astfel: Auditorii - Pregtesc adresa de notificare ctre prile interesate n vederea transmiterii acesteia cu 15 zile nainte de declanarea misiunii de audit public intern; - Verific adresa de notificare; - Semneaz adresa de notificare. - Aloc un numr adresei de notificare i o transmite entitii/structurii auditate. - Includ domeniile de interes (dac se comunic) n programul de audit; - ndosariaz copia adresei de notificare n Dosarul permanent Seciunea A.
Conductorul compartimen-tului de audit intern Personalul de secretariat Auditorii
Modelul Notificrii privind declanarea misiunii de audit intern este urmtorul:
Procedura P03: Iniierea Auditului ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern Nr. 15/02.02.2006 NOTIFICARE asupra nceperii misiunii de audit intern Ctre: Direcia Administrativ i Patrimoniu, Serviciul Achiziii Publice De la: eful Serviciului Audit intern Referitor la misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice Stimate domn POPESCU Laureniu, n conformitate cu prevederile art.11, lit.c) din Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificrile i completrile ulterioare, i cu Planul de audit intern pe anul 2005, urmeaz ca n perioada 2 februarie 15 aprilie 2006 s efectum o misiune de audit intern cu tema Activitatea de achiziii publice la Direcia Administrativ i Patrimoniu, Serviciul Achiziii Publice. Auditul intern va examina responsabilitile asumate de ctre Serviciul Achiziii Publice i va determina dac acesta i-a ndeplinit obligaiile n mod eficient i efectiv. Perioada supus evalurii este 01.01.2005-31.12.2005.
103
Audit financiar Caiet de seminar Ulterior, v vom contacta pentru a stabili de comun acord data edinei de deschidere, n cadrul creia vor fi discutate diverse aspecte ale misiunii de audit intern. Printre acestea enumerm: - prezentarea auditorilor; - scopul i obiectivele misiunii de audit intern; - calendarul preliminar al interveniilor la faa locului; - persoanele de contact; - alte aspecte organizatorice. Pentru o mai buna nelegere a activitii dumneavoastr, v rugam s ne punei la dispoziie n termen de 10 zile de la data primirii prezentei adrese urmtoarea documentaie necesar: legile i reglementrile ce se aplic activitii dumneavoastr, organigramele, regulamentele de organizare i funcionare, fiele posturilor existente, toate procedurile scrise care descriu sarcinile ce trebuie realizate n vederea desfurrii activitii de achiziii publice i un exemplar al rapoartelor, notelor, dosarelor anterioare ce se refera la aceast tem. Pentru documentele solicitate se va asigura conformitatea cu originalul sau se va certifica realitatea documentelor transmise. Detalii suplimentare putei obine la telefonul 1234567, persoan de contact este: Comnescu Cristian, auditor intern, coordonatorul misiunii. Cu stim, Petrescu Aurel ef Serviciu Audit Intern 3.4. Colectarea i prelucrarea informaiilor n etapa Pregtirii misiunii de audit intern, colectarea i prelucrarea este, n fapt, faza de procurare a informaiilor n vederea efecturii analizei de risc i pentru identificarea informaiilor necesare, fiabile, pertinente i utile pentru a atinge obiectivele misiunii de audit intern. Activitile realizate n aceast faz contribuie substanial la cunoaterea domeniului auditabil care l ajut pe auditor s se familiarizeze cu entitatea auditat.
3.4.1. Colectarea informaiilor n cadrul acestei proceduri, auditorii interni solicit i colecteaz informaii cu caracter general despre structura auditat, informaii care trebuie s se refere la activitile ce vor fi examinate i includ: - obiective, scopuri; - planuri, practici, proceduri, legi, norme de reglementare; - informaii organizaionale cu privire la: numrul i numele angajailor, fiele posturilor, schimbri recente n cadrul entitii auditate inclusiv n cadrul sistemului; - informaii financiare despre activitatea ce va fi examinat; - rezultatele altor misiuni de audit intern sau rezultatele controalelor efectuate de organe de control din afara entitii; - dosare de coresponden. Surse pentru colectarea informaiilor: a) dosare permanente ale entitii auditate: organigrama, descrierea operaiilor, informaii despre personalul de conducere i execuie, legi, norme de aplicare a legilor, rapoarte etc.; b) dosarele ale misiunilor de audit anterioare: foi de lucru, rapoarte de audit, rspunsuri la observaiile i recomandrile auditului, note de ntiinare, programe de audit, analiza riscurilor, matrice de control, diagrame de circulaie etc.; c) registre de coresponden: corespondena cu entiti externe; d) interviuri cu managementul: interviurile sunt necesare pentru a furniza puncte de vedere cheie asupra operaiilor auditate i a nelege ansamblul mediului de control; Pentru nelegerea sistemului de procesare pot fi folosite metoda narativ i diagrame de circulaie (piste de audit): - metoda narativ presupune descrierea proceselor i procedurilor i furnizeaz inventarul i explicaiile activitilor de control intern utilizate; - diagramele de circulaie descriu proceduri ale unui proces n format grafic i faciliteaz nelegerea i comunicarea de informaii. Acestea permit auditorului s identifice particularitile specifice domeniului, astfel nct s poat evalua importana acestora n atingerea obiectivelor sistemului de control intern.
104
Constantin Iaco
Colectarea informaiilor const n: - identificarea principalelor elemente ale contextului instituional i socio-economic n care entitatea auditat i desfoar activitatea; - cunoaterea organizrii entitii auditate, a tehnicilor sale de lucru i a diferitelor nivele de administrare conform organigramei; - identificarea punctelor cheie ale funcionrii entitii auditate i ale activitilor sale de control, pentru o evaluare prealabil a punctelor tari i slabe; - identificarea constatrilor semnificative i recomandrilor din rapoartele de audit precedente care ar putea s afecteze stabilirea obiectivelor misiunii de audit public intern; - identificarea surselor poteniale de informaii care ar putea fi folosite ca dovezi ale auditului i s considere validitatea i credibilitatea acestor informaii; - identificarea informaiilor probante necesare pentru atingerea obiectivelor controlului intern i selecionrii tehnicilor de investigare adecvate.
3.4.2. Prelucrarea informaiilor n aceast etap auditorii interni realizeaz Studiul preliminar pentru prelucrarea de informaii, fr o verificare detaliat a activitilor ce urmeaz a fi auditate, ceea ce include: - deplasri la locul de desfurare al auditului cu scopul de a obine o privire de ansamblu a operaiilor auditabile; - studiul documentelor obinute cu ocazia deplasrii lor pentru a se determina modul cum este organizat auditatul i ct de bine funcioneaz procedurile; - schiarea de note descriptive ale proceselor auditatului pe baza informaiilor obinute; - analiza procedurilor analitice pentru o mai bun nelegere a operaiunilor, avertizarea despre potenialele zone cu probleme specifice; - ntocmirea de chestionare de control intern care conin ntrebri despre diferitele obiective i componente ale controlului; - testarea limitat a sistemului pentru a se obine o nelegere iniial, general a gradului de eficien n operarea sistemelor i funcionarea controalelor interne. Evaluarea preliminar a sistemului de control intern se realizeaz pe baza informaiilor rezultate din: chestionare de control intern; diagrame de circulaie; descrieri narative; testrile limitate. Prelucrarea informaiilor const n: - analiza cadrului normativ ce reglementeaz activitatea entitii/structurii auditate; - analiza entitii auditate i activitile sale (organigrama, regulament de organizare i funcionare, fie ale posturilor, proceduri scrise); - analiza factorilor susceptibili de a mpiedica buna desfurare a misiunii de audit public intern; - identificarea i evaluarea riscurilor cu inciden semnificativ; - analiza rezultatelor controalelor precedente; - analiza informaiilor externe referitoare la entitatea auditat. n sintez, procedura de Colectare a informaiilor se prezint astfel: Auditorii - Identific legile i regulamentele aplicabile entitii auditate; - Obin organigrama, Regulamentul de organizare i funcionare, fie ale posturilor, proceduri scrise ale entitii auditate; - Identific personalul responsabil; - Identific circuitul documentelor; - Obin exemplare ale rapoartelor de audit anterioare; - Adun date statistice asupra performanei pentru a-i sprijini n faza de analiz a riscului; - Se familiarizeaz cu activitatea entitii auditate; - ndosariaz documentele obinute n aceasta faz a misiunii de audit public intern n Dosarul permanent, Seciunea C; - Revede documentaia
Supervizorul
105
Audit financiar Caiet de seminar - Organizeaz o edin pentru identificarea obiectivelor auditabile i a criteriilor de analiza de risc. Reevalueaz stabilirea obiectivelor, a scopului auditului i a metodologiei, dup caz.
Conductorul compartimentului de audit intern
Modelul privind documentul Colectarea informaiilor este urmtorul: Procedura P04: Colectarea i prelucrarea informaiilor ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern COLECTAREA INFORMAIILOR Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice ntocmit: Bcescu Ana Data: Avizat: Petrescu Aurel Data:
COLECTAREA INFORMAIILOR Serviciul achiziii publice Identificarea legilor si regulamentelor aplicabile structurii auditate Obinerea organigramei Obinerea Regulamentului de organizare i funcionare Obinerea fiselor posturilor Obinerea procedurilor scrise si formalizate Identificarea personalului responsabil Obinerea Raportului de audit intern anterior DA X X X X X NU X X Observaii
Exist doar parial Anterior nu au fost realizate misiuni de audit intern
Rapoarte elaborate de alte instituii
3.5. Analiza riscurilor Riscul reprezint orice eveniment, aciune, situaie sau comportament cu impact nefavorabil asupra capacitii entitii publice de a realiza obiectivele. Identificarea i analiza riscurilor este o subetap major n etapa de pregtire a derulrii misiunilor de audit intern i presupune: - identificarea pericolelor/riscurilor din entitatea auditat; - existena activitilor de control intern sau a procedurilor entitii auditate care previn riscurile; - eliminarea sau minimizarea pericolelor/incertitudinilor/riscurilor; - evaluarea structurii/evoluiei controlului intern al entitii auditate. Principalele categorii de riscuri sunt: a) Riscuri de organizare, cum ar fi: neformalizarea procedurilor, lipsa unor responsabiliti precise, insuficienta organizare a resurselor umane, documentaia insuficient sau neactualizat; b) Riscuri operaionale, cum ar fi: nenregistrarea n evidenele contabile, arhivare necorespunztoare a documentelor justificative, lipsa unui control asupra operaiilor cu risc ridicat; c) Riscuri financiare, cum ar fi: pli nesecurizate, nedetectarea operaiilor cu risc financiar; d) Alte riscuri, spre exemplu cele generate de schimbrile legislative, structurale, manageriale etc. Auditul intern trebuie s integreze n procesul de identificare i evaluare al riscurilor semnificative i pe cele depistate cu ocazia altor misiuni. 106 Msurarea riscului este determinat de cele dou componente de baz ale acestuia i anume: probabilitatea de apariie a riscurilor; nivelul impactului, apreciat prin gravitatea consecinelor i durat.
Constantin Iaco
Msurarea riscurilor are la baz urmtoarele criterii/factori de risc: a) aprecierea controlului intern care evalueaz funcionalitatea sistemului de control intern pe trei nivele: CONTROL INTERN Dac - conducerea i personalul demonstreaz o atitudine constructiv, existnd preocuparea de a anticipa i a nltura problemele; - auditurile anterioare i studiile preliminare nu au descoperit nici un fel de probleme; - analiza arat ca sunt n funciune numeroase i eficiente tehnici de control intern; - procedurile sunt bine susinute de documente. - conducerea i personalul demonstreaz o atitudine cooperant cu privire la conformitate, pstrarea dosarelor i reviziilor externe; - auditurile anterioare sau studiile preliminare au descoperit anumite probleme, dar conducerea a luat msuri de remediere i a rspuns satisfctor la recomandrile auditului; - analiza arat c sunt n funciune tehnici de control adecvate i suficiente. - conducerea i/sau personalul demonstreaz o atitudine necooperant i nepstoare cu privire la conformitatea, la pstrarea dosarelor sau la reviziile externe; - auditurile anterioare sau studiile preliminare au descoperit probleme deosebite; - analiza dezvluie c nu sunt n funciune tehnici de control adecvate i suficiente; - procedurile de control intern lipsesc sau sunt puin utilizate.
Corespunztor (nivel 1)
Insuficient (nivel 2)
Cu lipsuri grave (nivel 3)
b) aprecierea cantitativ se realizeaz prin analiza efectelor riscului n cazul reducerii sale i exprim nivelul impactului pe o scar valoric, pe trei nivele: - impact sczut; - impact moderat; - impact ridicat. c) aprecierea calitativ se realizeaz prin examinarea tuturor factorilor cu inciden asupra domeniilor auditabile (resurse umane, complexitatea operaiilor, mijloace tehnice etc.) i se exprim prin probabilitatea apariiei, respectiv vulnerabilitatea pe trei nivele: VULNERABILITATE Mic (nivel 1) Dac - resursele umane sunt suficiente; - complexitatea operaiunilor este redus; - mijloacele tehnice existente necesare desfurrii activitii sunt suficiente; - resursele umane nu sunt suficiente; - ori complexitatea operaiunilor este ridicat; - ori mijloacele tehnice existente necesare desfurrii activitii sunt insuficiente. - resursele umane nu sunt suficiente; - complexitatea operaiunilor este ridicat; - mijloacele tehnice existente necesare desfurrii activitii sunt insuficiente.
Medie (nivel 2)
Mare (nivel 3)
P- 05. PROCEDURA ANALIZA RISCURILOR din cadrul etapei de pregtire a misiunii de audit intern presupune parcurgerea unor pai pornind de la obiectivele misiunii stabilite anticipat, dup cum urmeaz: - identificarea obiectelor auditabile; - identificarea riscurilor asociate operaiilor/obiectelor auditabile; - stabilirea criteriilor/factorilor de apreciere a riscului i a ponderilor acestora;
107
Audit financiar Caiet de seminar - stabilirea nivelului riscului pentru fiecare criteriu de risc i determinarea punctajului total al criteriului utilizat; - clasarea riscurilor; - ierarhizarea activitilor/operaiilor ce urmeaz a fi auditate; - elaborarea Tematicii n detaliu a activitilor selectate. Identificarea obiectelor auditabile; Obiectul auditabil, reprezint activitatea elementar a domeniului auditat ale crei caracteristici pot fi definite teoretic i comparate cu realitatea practic. Identificarea obiectelor auditabile se realizeaz astfel: - detalierea fiecrei activiti n operaii succesive descriind procesul de la realizarea acestei activiti pn la nregistrarea ei, circuitul auditului; - definirea pentru fiecare operaie n parte a condiiilor pe care trebuie s le ndeplineasc, din punct de vedere al controalelor specifice i al riscurilor aferente; - determinarea modalitilor de funcionare a controalelor necesare atingerii obiectivului i pentru limitarea riscurilor. Not:
Precizm c aceast activitate are o importan covritoare asupra desfurrii misiunii de audit intern. Din acest motiv trebuie realizat cu toat responsabilitatea pornind de la analiza Listei activitilor entitii auditate, realizat nc din etapa de planificare a activitii de audit intern.
Pe baza evalurii de mai sus, auditorii interni ntocmesc Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, care reprezint primul pas, din procedura Analiza riscurilor prin definirea sub toate aspectele a caracteristicilor specifice ale activitilor i riscurilor asociate i care vor constitui suportul analizei riscurilor. Modelul privind completarea Listei centralizatoare a obiectelor auditabile este urmtorul: Procedura P05: Analiza riscurilor ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILE Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.2005-31.12.2005 ntocmit: Comnescu Cristian, Bcescu Ana Data: Avizat: Petrescu Aurel Data: A. OBIECTIVE GENERALE INIIALE Nr. Obiective Obiecte auditabile crt. I. Organizarea activitii de 1. Procedurile specifice care reglementeaz activitatea de achiziii publice achiziii publice 2. Resursele umane ale Serv. Achiziii Publice 3. Dotarea cu tehnic de calcul a Serv. Achiziii Publice 4. Baza de date cu furnizorii de produse/executanii de lucrri/prestatorii de servicii i preurile practicate II. Programul publice de achiziii 5. Fundamentarea Programului de achiziii publice 6. Alegerea procedurii de atribuire a contractelor de achiziie public
Obs.
108
Constantin Iaco
B. LICITAIE DESCHIS Nr. Obiective crt. III. Pregtirea aplicrii procedurii de licitaie deschis pentru atribuirea contractului de achiziie public IV. Lansarea procedurii de licitaie deschis pentru atribuirea contractului de achiziie public V. Derularea procedurii de licitaie deschis pentru atribuirea contractului de achiziie public
Obiecte auditabile 7. Anunul de intenie 8. Constituirea Documentaiei pentru elaborarea i prezentarea ofertei (DEPO) 9. Constituirea comisiilor de evaluare 10. Anunul de participare
Obs.
11. Completrile la Documentaia pentru elaborarea i prezentarea ofertei (DEPO) i dreptul de a solicita clarificri 12. Deschiderea i calificarea ofertelor 13. Examinarea i evaluarea ofertelor n vederea stabilirii ofertei ctigtoare 14. ncheierea contractului de achiziie public 15. Anunul de atribuire 16. Dosarul achiziiei publice
C. CERERE DE OFERTE Nr. Obiective crt. VI. Pregtirea aplicrii procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractului de achiziie public Lansarea procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractului de achiziie public Derularea procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractului de achiziie public
Obiecte auditabile 17. Studiul pieei, crearea bazei proprii de date 18. Constituirea i transmiterea Documentaiei pentru elaborarea si prezentarea ofertei (DEPO) 19. Constituirea comisiilor de evaluare 20. Anunul/Invitaia de participare 21. Dreptul de a solicita clarificri la DEPO 22. Deschiderea i calificarea ofertelor 23. Examinarea i evaluarea ofertelor n vederea stabilirii ofertei ctigtoare 24. ncheierea contractului de achiziie public 25. Dosarul achiziiei publice
Obs.
VII.
VIII.
D. OBIECTIVE GENERALE FINALE Nr. Obiective crt. IX. Ci de atac
Obiecte auditabile 26. Calea de atac administrativ 27. Calea de atac n justiie
Obs.
X.
Administrarea contractului de achiziie public
28. Dosarul de urmrire a derulrii contractului ncheiat 29. Constatarea minusurilor sau plusurilor la recepie 30. Certificarea i verificarea facturilor
Not:
Lista centralizatoare a obiectelor auditabile reprezint primul document care se elaboreaz n cadrul procedurii Analiza riscurilor i cuprinde, pentru acest studiu de caz, 30 de obiecte auditabile, structurate pe 10 obiective.
Identificarea riscurilor asociate operaiunilor/obiectelor auditabile reprezint al doilea pas al Analizei riscurilor i const n ataarea riscurilor asociate fiecrui obiect auditabil, dup cum urmeaz:
109
Procedura - P05 : Analiza riscurilor ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern IDENTIFICAREA RISCURILOR Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.2005-31.12.2005 ntocmit: Comnescu Cristian, Bcescu Ana Avizat: Petrescu Aurel A. OBIECTIVE GENERALE INIIALE
Nr. crt. I. Obiective Organizarea activitii de achiziii publice Obiecte auditabile 1. Procedurile specifice care reglementeaz activitatea de achiziii publice Riscuri semnificative Procedurile specifice elaborate pentru reglementarea activitii de achiziii publice sunt insuficiente Obs.
Data: Data:
Procedurile specifice elaborate pentru reglementarea activitii de achiziii publice nu ndeplinesc condiiile de conformitate Procedurile specifice elaborate pentru reglementarea activitii de achiziii publice nu sunt actualizate funcie de modificrile legislative Procedurile specifice elaborate pentru reglementarea activitii de achiziii publice nu sunt cunoscute i nu se aplic 2. Resursele umane ale Serviciului Neadecvarea structurii profesionale a personalului cu necesitile compartimentului Achiziii Publice Existena unui numr mare de posturi neocupate Insuficiena unor programe de pregtire profesional 3. Dotarea cu tehnic de calcul a Serviciului Achiziii Publice 4. Baza de date cu furnizorii de produse/executanii de lucrri/ prestatorii de servicii i preturile practicate Dotarea cu hard i soft insuficient Inexistena unui sistem informatic care s asiste activitatea de achiziii publice Inexistena bazei de date cu furnizorii de produse/executanii de lucrri/prestatorii de servicii i preurile practicate Neactualizarea sistematic a bazei de date cu furnizorii de produse/executani de lucrri/ prestatorii de servicii i a preurilor practicate Activitatea de achiziii nu se desfoar pe baza unui program anual Corelarea insuficient ntre Programul de achiziii i politica de realizarea a obiectivelor entitii publice Lipsa referatelor de necesitate privind achiziiile Depirea bugetului alocat
II.
Programul de achiziii publice
5. Fundamentarea Programului de achiziii publice
Nr. crt.
Obiective
Obiecte auditabile
Riscuri semnificative Programul nu ndeplinete condiiile de conformitate Programul nu este actualizat pe parcursul derulrii achiziiilor Corespondenta produselor, serviciilor i lucrrilor cu sistemul de grupare i de codificare utilizat n Clasificarea produselor i serviciilor asociate activitilor (CPSA) nu este cuprins n Programul de achiziii Programul de achiziii nu a avut n vedere contracte posibil de atribuit unei ntreprinderi din categoria ntreprinderilor mici i mijlocii (IMM) Estimarea eronat a valorii contractelor de furnizare/lucrri/servicii Procedura de atribuire a contractului de achiziie public este stabilit fr respectarea pragurile valorice prevzute n ordonan Divizarea achiziiei publice astfel nct s se obin plafoane pariale mai mici
Obs.
Alegerea procedurii de atribuire a contractelor de achiziii publice
B. LICITAIE DESCHIS
Nr. crt. III. Obiective Obiecte auditabile Riscuri semnificative Anunul de intenie nu respect coninutul minim de informaii Omiterea din anunul de intenie a contractelor cu o valoare estimat egal sau mai mare de 750.000 euro Anunul de intenie cuprinde n comun achiziii de produse, lucrri i servicii Anunul de intenie nu este publicat n termenul legal DEPO nu ndeplinete condiiile de conformitate DEPO cuprinde specificaii redactate n favoarea unui anumit agent economic DEPO restricioneaz posibilitatea depunerii ofertelor de ctre toi ofertanii Decizia de numire a comisiei de evaluare nu ndeplinete condiiile de conformitate Membrii comisiei de evaluare nu au pregtire profesional i experien relevant n domeniu Incompatibilitate ntre membri comisiei de evaluare i ofertani (nu toate declaraiile de confidenialitate i imparialitate au semntura membrilor comisiei de evaluare) Constituirea unei singure comisii de evaluare pentru atribuirea mai multor contracte de achiziii IV. Lansarea procedurii de licitaie deschis pentru atribuirea contractului de achiziie public Derularea procedurii de licitaie deschis pentru atribuirea contractului de achiziie public 10. Anunul de participare Anunurile de participare nu respect condiiile de conformitate Anunurile de participare publicate n alte mijloace de informare conin informaii diferite de cele aprute n M. Of. al Romniei 11. Completrile la Documentaia pentru elaborarea i prezentarea ofertei (DEPO) i dreptul de a solicita clarificri Autoritatea contractant nu transmite n termen DEPO ctre toi ofertanii care au naintat o solicitare n acest sens Oferirea de informaii n avans unui agent economic Termenele de rspuns la solicitrile de clarificri nu sunt respectate Obs.
Pregtirea aplicrii 7. Anunul de intenie procedurii de licitaie deschis pentru atribuirea contractului de achiziie public Constituirea Documentaiei pentru elaborarea i prezentarea ofertei (DEPO) 9. Constituirea comisiilor de evaluare
V.
Nr. crt.
Obiective
Obiecte auditabile
Riscuri semnificative Clarificrile i completrile la DEPO nu sunt transmise tuturor ofertanilor care au primit documentaia iniial Procesul-verbal de deschidere a ofertelor nu respect cerinele de conformitate Oferta depus nu corespunde cerinelor prevzute n DEPO Oferta depus nu este autorizat (scrisoarea de naintare i mputernicire) Acceptarea ofertei nedepuse la termen Oferta nu este nsoit de dovada constituirii garaniei pentru participare Restricionarea numrului ofertelor depuse Modificarea/retragerea ofertei n perioada de valabilitate Acceptarea ofertei neeligibile/nenregistrate/fr capacitate tehnic i economico-financiar Procedura nu se repet n cazul n care numrul ofertelor depuse este mai mic de dou Examinarea ofertelor nu se realizeaz la sediul autoritii contractante Evaluarea ofertelor nu se realizeaz n concordan cu termenii prevzui n caietul de sarcini Stabilirea eronat a clasamentului ofertelor Raportul de evaluare a ofertei i propunerea de atribuire a contractului nu ndeplinete condiiile de conformitate Rezultatul evalurii nu se comunic participanilor
Obs.
12. Deschiderea i calificarea ofertelor
13. Examinarea i evaluarea ofertelor n vederea stabilirii ofertei ctigtoare
14. ncheierea contractului de achiziie public
ncheierea contractului de achiziie nu respect condiiile de conformitate Contractul nu se ncheie cu ofertantul a crei ofert a fost declarat ctigtoare Existena diferenelor ntre termenii prevzui n caietul de sarcini i termenii cuprini n contractul de achiziie ncheiat Garaniile de participare nu se returneaz la termen
15. Anunul de atribuire 16. Dosarul achiziiei publice
Garania de buna execuie este sub nivelul impus sau nu este constituit Anunul de atribuire nu respect condiiile de conformitate Dosarul achiziiei publice nu respect condiiile de conformitate Distrugerea dosarului achiziiei publice naintea limitei minime a termenului legal Pstrarea dosarelor n locaii i/sau condiii necorespunztoare
C. CERERE DE OFERTE
Nr. crt. VI. Obiective Pregtirea aplicrii procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractului de achiziie public Obiecte auditabile 17. Studiul pieei, crearea bazei proprii de date 18. Constituirea i transmiterea Documentaiei pentru elaborarea i prezentarea ofertei (DEPO) 19.Constituirea comisiilor de evaluare Riscuri semnificative. Sistem de informare insuficient, care nu permite consultarea ofertelor reprezentative DEPO nu respect condiiile de conformitate DEPO cuprinde specificaii redactate n favoarea unui anumit agent economic Decizia de numire a comisiei de evaluare nu ndeplinete condiiile de conformitate Membrii comisiei de evaluare nu au pregtire profesional i experien relevant n domeniu Incompatibilitate ntre membri comisiei de evaluare i ofertani (nu sunt semnate toate declaraiile de confidenialitate i imparialitate) Constituirea unei singure comisii de evaluare pentru atribuirea mai multor contracte de achiziii Anunul/Invitaia de participare nu respect condiiile de conformitate Invitaia de participare se transmite ntmpltor, fr o selectare prealabil a pieei Obs.
VII.
Lansarea procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractului de achiziie public
20. Anunul/Invitaia de participare
Transmiterea unei singure invitaii de participare 21. Dreptul de a solicita clarificri Termenele de rspuns la solicitrile de clarificri nu sunt respectate la DEPO Clarificrile i completrile la DEPO nu sunt transmise tuturor ofertanilor care au primit documentaia iniial 22. Deschiderea i calificarea ofertelor Procesul-verbal de deschidere a ofertelor nu respect cerinele de conformitate Oferta depus nu corespunde cerinelor prevzute n DEPO Ofertele nu respect termenul de depunere Acceptarea ofertelor care nu-i dovedesc calificarea, daca este cazul Oferta depus nu este nsoit de dovada constituirii garaniei pentru participare, dac este cazul Modificarea/retragerea ofertei n perioada de valabilitate Evaluarea ofertelor nu se realizeaz n concordan cu termenii prevzui n caietul de sarcini Stabilirea eronat a clasamentului ofertelor Raportul de evaluare a ofertei i propunerea de atribuire a contractului nu ndeplinete condiiile de conformitate Rezultatul evalurii nu se comunic participanilor ncheierea contractului de achiziie nu respect condiiile de conformitate Contractul nu se ncheie cu ofertantul a crei ofert a fost declarat ctigtoare Existena diferenelor ntre termenii prevzui n caietul de sarcini i termenii cuprini n contractul de achiziie ncheiat Garaniile de participare nu se returneaz la termen Garania de bun execuie este sub nivelul impus sau nu este constituit
VIII.
Derularea procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractului de achiziie public
ncheierea contractului de achiziie public
Nr. crt.
Obiective
Obiecte auditabile 25.Dosarul achiziiei publice
Riscuri semnificative. Dosarul achiziiei publice nu respect condiiile de conformitate Distrugerea dosarului achiziiei publice naintea limitei minime a termenului legal Pstrarea dosarelor n locaii i/sau condiii necorespunztoare
Obs.
D. OBIECTIVE GENERALE FINALE

Nr. crt. IX. Obiective Ci de atac Obiecte auditabile 26. Calea de atac administrativ Riscuri semnificative Acceptarea contestaiilor care nu ndeplinesc condiiile de conformitate Analiza contestaiei nu se realizeaz n conformitate cu termenii din caietul de sarcini Rezoluia autoritii contractante nu s-a comunicat n termen Rezoluia autoritii contractante nu s-a comunicat tuturor participanilor nc implicai Contestatorul nu-i notific poziia fa de rezoluia i msurile corective decise Fundamentarea insuficient a reprezentrii n instan a cauzei Dosarul de urmrire a derulrii contractului de achiziie publice nu ndeplinete condiiile de conformitate Acceptarea nejustificat de devieri de la cantitatea, calitatea sau termenele stabilite Acceptarea la plat a unor activiti nefinalizate Neconcordan ntre coninutul facturilor (pre, cantitate) i termenii contractului Obs.
27. Calea de atac n justiie X. 28. Dosarul de urmrire a Administrarea contractului derulrii contractului ncheiat de achiziie public 29. Constatarea minusurilor sau plusurilor la recepie 30. Certificarea i verificarea facturilor
Not:
Identificarea riscurilor este al doilea document care se elaboreaz n cadrul procedurii Analiza riscurilor i presupune asocierea riscurilor semnificative la operaiile stabilite n Lista centralizatoare a obiectelor auditabile. De regul, se asociaz unul sau mai multe riscuri teoretice, determinate de auditorii interni din documentele colectate sau din riscurile practice reieite din propria experien. n situaia n care la operaiile auditabile se ataeaz mai multe riscuri, analiza acestora se va putea realiza pentru fiecare risc n parte sau pe total obiect auditabil. n acest studiu de caz, au fost identificate 30 de obiecte auditabile, crora le-au fost asociate 102 riscuri.
Constantin Iaco
Elaborarea Chestionarului de control intern - CCI n practic, n aceast faz a procedurii Analiza riscurilor, se elaboreaz i Chestionarul de control intern prin intervievarea managementului general i a managementului de linie, dar i pe baza observrii fizice i a analizei documentelor colectate n procedura PO4 Colectarea informaiilor. Chestionarul de control intern reprezint documentul de baz pentru aprecierea nivelului riscurilor, pe factori de risc, n faza urmtoare, mpreun cu documentele colectate pn n acest moment, din care auditorul intern, prin ntrebrile formulate i rspunsurile primite, se asigur de existena i funcionalitatea controalelor interne. Auditorii interni vor elabora chestionarul de control intern prin formularea de ntrebri referitoare la exercitarea controalelor i funcionalitatea factorilor de management, la care cei auditai vor rspunde prin DA sau NU, conform modelului.
CHESTIONAR DE CONTROL INTERN
Misiunea de audit: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.2005-31.12.2005 ntocmit: Comnescu Cristian, Bcescu Ana Avizat: Petrescu Aurel
Data: Data:
Activitatea de audit DA 1. Procedurile specifice care reglementeaz activitatea de achiziii publice a) exist un sistem de proceduri specifice care s reglementeze activitatea X de achiziii publice? b) procedurile specifice existente sunt scrise i formalizate? c) procedurile specifice existente sunt cunoscute i aplicate de personalul X compartimentului ? d) atribuiile cuprinse n procedurile specifice se regsesc n fiele X posturilor? e) dac da, furnizai-ne un exemplar din proceduri. X f) avei stabilit responsabil cu elaborarea i actualizarea X procedurilor specifice? g) daca da, persoana responsabil are pregtirea i experiena necesar? X h) v rugam s ne furnizai numele persoanei i fia postului. 2. Resursele umane ale Serviciului Achiziii Publice a) exist o politic privind recrutarea personalului? b) avei toate posturile ocupate? c) daca nu, care sunt cauzele? d) avei un plan n ceea ce privete pregtirea profesional a personalului? e) exist un sistem de fundamentare a planului f) dac da, v rugam s ne prezentai planul i fundamentarea acestuia g) avei o persoan responsabil cu realizarea i actualizarea planului de pregtire profesional h) daca da, v rugm s ne furnizai numele persoanei i fia postului. 3. Dotarea cu tehnica de calcul a Serviciului Achiziii Publice a) dispunei de dotare hard i soft suficient i corespunztoare activitii pe care o desfurai? b) programele informatice utilizate au licen i sunt actualizate ?
NU
Obs. Cadrul legal
Testul nr. 1 Parial
X X X X X X 10% neocupate Blocarea posturilor
X X
115
Activitatea de audit 4. Baza de date cu furnizorii de produse/executanii de lucrri/prestatorii de servicii i preturile practicate a) dispunei de o baz de date n ceea ce privete furnizorii de produse/executanii de lucrri/prestatorii de servicii i preurile practicate, foarte util desfurrii activitii dumneavoastr? b) avei personal responsabil de specialitate pentru ntreinerea i actualizarea sistematic a bazei de date? c) daca da, v rugm s ne furnizai numele persoanei i fia postului. d) exist un sistem pentru prevenirea i detectarea accesrilor i modificrilor neautorizate n sistem ? e) utilizai programe antivirus? 5. Fundamentarea Programului de achiziii publice a) exist un sistem procedural complet pentru realizarea obiectivului ? b) daca da: - exista procedura specific scris, formalizat, actualizat i se aplic; - exista procedur specific scris, formalizat, actualizat, este cunoscut, dar nu se aplic; - exist procedur specific scris, formalizat, actualizat, dar nu este cunoscut; - exist o procedur specific cunoscut, dar neformalizat? - nu exist ntocmit procedur specific. c) dac exist, va rog s ne furnizai aceast procedur. d) activitatea de achiziii publice se desfoar pe baz de plan? e) dac da, exist o fundamentare detaliat a acestuia? f) dac da, v rugam s ne furnizai un exemplar. g) exist persoana responsabil cu fundamentarea i elaborarea Programului? h) dac da, v rugm s ne furnizai numele persoanei i fia postului. i) exist persoan responsabil cu actualizarea Programului? j) v rugm s ne furnizai numele persoanei i fia postului. Programul ndeplinete condiiile de conformitate k) Programul are toate avizele i aprobrile persoanelor autorizate? 6. Alegerea procedurii de achiziie public a) avei procedur specific scris i formalizat pentru estimarea valorii contractelor de achiziie? b) avei persoan responsabil pentru aceast activitate? c) dac da, v rugm s ne furnizai numele persoanei i fia postului. 7. Anunul de intenie a) exist un sistem bine definit pentru desfurarea activitilor privind realizarea obiectivului? b) avei procedur specific scris i formalizat pentru publicarea anunurilor de intenie? c) dac da, v rog s ne-o furnizai. d) exist persoan responsabil cu publicarea anunurilor de intenie? e) dac da, v rugm s ne furnizai numele persoanei i fia postului. f) este respectat principiul dublei semnturi?
DA
NU
Obs.
X X
Cadrul legal
Cadrul legal
X X X
X X X
X X
Cadrul legal
X X
Cadrul legal
X X
8. Constituirea Documentaiei pentru elaborarea i prezentarea ofertei (DEPO) a) exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului? X b) avei procedur specific scris i formalizat pentru elaborarea X DEPO ? c) daca da, v rog s ne-o furnizai. d) sunt stabilite persoane responsabile cu elaborarea DEPO? X e) DEPO este ntocmit de personal din cadrul Serviciul Achiziii publice? X
Cadrul legal Cadrul legal
116
Constantin Iaco
Activitatea de audit DA f) dac da, acesta beneficiaz de pregtire profesional continu? X g) dac da, v rugam s ne furnizai programele de pregtire aprobate. X h) DEPO este ntocmit de consultani angajai dinafar ? i) n cazul cererii de ofert exist responsabilizarea transmiterii DEPO ctre toi solicitanii ? j) dac da, v rugm s ne furnizai numele i fiele posturilor persoanelor responsabile. 9. Constituirea comisiilor de evaluare a) exist lista activitilor privind constituirea comisiilor de evaluare? b) avei procedura specific scris i formalizat privind emiterea i comunicarea deciziilor de numire? c) dac da, v rog s ne-o furnizai. d) exist stabilit persoana responsabil cu emiterea i comunicarea deciziilor de numire? e) v rugm s ne furnizai numele i fia postului acesteia. f) sunt numii n comisiile de evaluare i persoane dinafara entitii? g) membrii comisiilor de evaluare sunt remunerai ?
NU
Obs.
X X
X X
X X X X
Foarte rar funcie de natura achiziiei Numai cei adui dinafara entitii
10. Anunul de participare a) exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului? b) avei procedura specific scris i formalizat pentru publicarea anunurilor de participare? c) dac da, v rog sa ne-o furnizai. d) exist persoan responsabil cu publicarea anunurilor de participare? e) dac da, v rugm s ne furnizai numele persoanei i fia postului. f) este respectat principiul dublei semnturi?
X X
X X
11. Completrile la Documentaiei pentru elaborarea i prezentarea ofertei (DEPO) i dreptul de a solicita clarificri a) exist un sistem procedural de lucru pentru eventualele completri i X Cadrul legal rspunsuri la solicitrile de clarificare privind DEPO? b) daca da, v rog s ni-l furnizai. c) exist persoan responsabil cu efectuarea completrilor a DEPO? X Persoana care a elaborat DEPO iniial d) daca da, v rugm s ne furnizai numele persoanei i fia postului. e) este stabilit responsabil privind clarificrile la DEPO i transmiterea X Persoana care a acestora ctre solicitani? elaborat DEPO iniial f) v rugm s ne furnizai cerinele privind experiena i pregtirea profesional necesare postului. g) persoana responsabil are experiena i pregtirea necesare? X h) v rugm s ne furnizai numele persoanei i fia postului. Fiecare salariat al serv. particip la elaborarea de documentaii i) este respectat principiul dublei semnturi ? X 12. Deschiderea i calificarea ofertelor a) exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului? b) avei procedur specific scris i formalizat pentru deschiderea i calificarea ofertelor? c) dac da, v rog s ne-o furnizai. d) persoanele responsabile au experiena i pregtirea necesare? e) este asigurat compatibilitatea acestor persoane cu activitatea
X X
X X
117
Activitatea de audit desfurat? f) este asigurat fidelitatea i completitudinea coninutului proceselor verbale ncheiate la deschiderea ofertelor?
DA X
NU
Obs.
13. Examinarea i evaluarea ofertelor n vederea stabilirii ofertei ctigtoare a) exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului? X b) avei procedur specific scris i formalizat pentru parcurgerea X pailor privind examinarea i evaluarea ofertelor i stabilirea ofertei ctigtoare? c) persoanele responsabile au experiena i pregtirea necesare? X d) exist sigurana corectitudinii calculelor n ceea ce privete stabilirea X ofertei ctigtoare? e) este respectat principiul celor patru ochi? X f) este asigurat legalitatea rapoartelor ncheiate n urma examinrii X ofertelor i stabilirii ofertei ctigtoare? 14. Anunul de atribuire a) exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului? b) avei procedur specific scris i formalizat pentru publicarea anunurilor de atribuire? c) dac da, v rog s ne-o furnizai. d) exist persoana responsabil cu publicarea anunului de atribuire? e) dac da, v rugm s ne furnizai numele persoanei i fia postului. 15. Studiul pieei, crearea bazei proprii de date a) exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului? b) avei procedur specific scris i formalizat privind studiul pieei? c) dac da, v rog s ne-o furnizai. d) sunt stabilite persoane responsabile cu studiul pieei i stabilirea ofertelor reprezentative? e) v rugm s ne furnizai numele i fiele posturilor acestora. f) exist creat o baz de date proprie, care s pun la dispoziie cea mai larg ofert? g) dac da, ea este permanent actualizat? h) exist persoan responsabil cu crearea i actualizarea bazei de date ? i) dac da, v rugm s ne furnizai numele i fia postului acesteia. j) exist un sistem pentru prevenirea i detectarea accesrilor si modificrilor neautorizate ? k) utilizai programe antivirus ? 16. Anunul/Invitaia de participare a) exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului? b) avei procedur specific scris i formalizat privind emiterea i comunicarea invitaiilor de participare cu ofert? c) dac da, v rog s ne-o furnizai. d) sunt stabilite persoane responsabile cu redactarea i comunicarea invitaiilor de participare cu oferta? e) v rugm s ne furnizai numele i fia postului acesteia. f) este respectat principiul dublei semnturi? 17. ncheierea contractelor de achiziii publice a) exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului? b) avei procedura specific scris i formalizat pentru ncheierea contractelor de achiziii publice? c) dac da, v rog s ne-o furnizai. d) este stabilit responsabil pentru ncheierea contractelor de achiziie public? e) v rugm s ne furnizai cerinele privind experiena i pregtirea
X X
X X X
X X X
X X
X X
118
Constantin Iaco
Activitatea de audit profesional necesare postului. f) persoana responsabil are experiena i pregtirea necesare? g) dac da, v rugam s ne furnizai numele persoanei i fia postului. h) este utilizat principiul celor patru ochi ? 18. Dosarul achiziiei publice a) avei procedur de lucru scris i formalizat pentru ntocmirea dosarelor fiecrei achiziii publice? b) dac da, v rog s ne-o furnizai. c) exist persoan responsabil cu ntocmirea dosarelor fiecrei achiziii publice? d) dac da, v rugm s ne furnizai numele persoanei i fia postului. e) spaiul destinat depozitrii dosarelor achiziiilor publice corespunde cerinelor? 19. Administrarea contractelor de achiziii publice a) dup ncheierea contractelor de achiziie public mai este urmrit administrarea acestora? b) dac da, exist persoana responsabil cu aceast activitate?
DA
NU
Obs.
Cadrul legal
Unul dintre salariaii serv. care particip la desfurarea licitaiei
X X n principiu eful echipei, care a contribuit la desfurarea procedurii de atribuire a contractului de achiziie Cadrul legal
c) exist lista activitilor pentru realizarea recepiei bunurilor/ serviciilor/lucrrilor care fac obiectul contractelor de achiziii publice ncheiate? d) avei proceduri specifice scrise i formalizate pentru numirea comisiei i realizarea recepiei bunurilor/serviciilor/ lucrrilor care fac obiectul contractelor de achiziii publice ncheiate? e) dac da, v rog s ni le furnizai. Not :
Cadrul legal
Prin ntrebrile formulate i rspunsurile primite ne asigurm de existena i funcionalitatea controalelor interne.
Stabilirea criteriilor/factorilor de apreciere a riscului i a ponderilor acestora, reprezint al treilea pas al Analizei riscurilor. Normele generale recomand utilizarea urmtoarelor criterii/factori: aprecierea controlului intern, aprecierea cantitativ i aprecierea calitativ, ns n practic pot fi utilizate i ali factori de risc, dar suma ponderilor acestora trebuie s fie 100.
Procedura - P05: Analiza riscurilor ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern STABILIREA FACTORILOR DE RISC, A PONDERILOR I APRECIEREA NIVELURILOR RISCURILOR Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.2005-31.12.2004
119
ntocmit: Comnescu Cristian, Bcescu Ana Avizat: Petrescu Aurel Factori de risc (Fi) Aprecierea controlului intern F1 Aprecierea cantitativ F2 Aprecierea calitativ F3 Not: Ponderea factorilor de risc (Pi) P1 55%
Data: Data: Nivelul de apreciere al riscului (Ni) N1 N2 Exist proceduri, sunt cunoscute, dar nu se aplic N3
Exist proceduri i se aplic
Nu exist proceduri
P2 25%
Impact financiar sczut
Impact financiar mediu
Impact financiar ridicat
P3 20%
Vulnerabilitate mic
Vulnerabilitate medie
Vulnerabilitate mare
Prin acest document se stabilesc, n funcie de importana i greutatea factorilor de risc, ponderile i nivelurile de apreciere ale riscurilor. Cei trei factori de risc sunt stabilii prin normele generale i sunt acoperitori pentru entitate, ns dac dorim s evideniem i ali factori de risc, cu nivelurile de apreciere corespunztoare, trebuie s se aib n vedere ca suma ponderilor factorilor de risc s fie de asemenea 100.
Stabilirea nivelului riscului pentru fiecare criteriu i determinarea punctajului total al criteriului utilizat, reprezint al patrulea pas al Procedurii - Analizei riscurilor. Punctajul total al riscului se realizeaz prin nmulirea, pe fiecare risc identificat, a nivelului i ponderilor factorilor de risc i nsumarea acestora pe baza formulei de calcul prezentate n normele generale, i anume: Pt = Pi x Ni , unde: Pt punctaj total; Pi ponderea riscurilor pentru fiecare factor; Ni nivelul de apreciere a riscului pentru fiecare factor utilizat Pe baza informaiilor anterioare, aceast faz se concretizeaz n elaborarea documentului Stabilirea nivelului de apreciere al riscului pe factori de risc i determinarea punctajului total al riscului, prezentat n continuare. Modelul privind Stabilirea nivelului riscului i determinarea punctajului total este urmtorul:
120
Procedura - P05 : Analiza riscurilor
ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern STABILIREA NIVELULUI RISCULUI I PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCULUI Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.2005-31.12.2005 ntocmit: Comnescu Cristian, Bcescu Ana Avizat: Petrescu Aurel A. OBIECTIVE GENERALE INIIALE
Nr. crt. I. Obiective Obiecte auditabile Riscuri semnificative Procedurile specifice elaborate pentru reglementarea activitii de achiziii publice sunt insuficiente Procedurile specifice elaborate pentru reglementarea activitii de achiziii publice nu ndeplinesc condiiile de conformitate Procedurile specifice elaborate pentru reglementarea activitii de achiziii publice nu sunt actualizate funcie de modificrile legislative Procedurile specifice elaborate pentru reglementarea activitii de achiziii publice nu sunt cunoscute i nu se aplic Neadecvarea structurii profesionale a personalului cu necesitile compartimentului Existena unui numr mare de posturi neocupate Insuficiena unor programe de pregtire profesional Criterii de analiz a riscurilor Aprecierea controlului Aprecierea Aprecierea intern F1 cantitativ F2 calitativ F3 P1 55% Ni P2 25% Ni P3 20% Ni 0,55 3 0,25 1 0,20 1 Punctaj total
Data: Data:
Organizarea activitii 1. Procedurile specifice de achiziii publice care reglementeaz activitatea de achiziii publice
2,10
0,55
0,25
0,20
1,55
0,55
0,25
0,20
2,10
0,55 0,55
3 2
0,25 0,25
1 1
0,20 0,20
2 1
2,30 1,55
2. Resursele umane ale Serv. Achiziii Publice
0,55 0,55
2 2
0,25 0,25
1 1
0,20 0,20
1 1
1,55 1,55
II.
Neactualizarea sistematic a bazei de date cu furnizorii de produse/ executanii de lucrri/ prestatorii de servicii i a preturilor practicate Programul de achiziii 5. Fundamentarea Activitatea de achiziii nu se desfoar pe publice Programului de baza unui program anual achiziii publice Corelarea insuficient ntre Programul de achiziii i politica de realizarea a obiectivelor entitii publice Lipsa referatelor de necesitate privind achiziiile Depirea bugetului alocat Programul nu ndeplinete condiiile de conformitate Programul nu este actualizat pe parcursul derulrii achiziiilor Corespondena produselor, serviciilor i lucrrilor cu sistemul de grupare i de codificare utilizat n Clasificarea produselor i serviciilor asociate activitilor (CPSA) nu este cuprins n Programul de achiziii Programul de achiziii nu a avut n vedere contracte posibil de atribuit unei ntreprinderi din categoria ntreprinderilor mici i mijlocii (IMM) Alegerea procedurii de Estimarea eronat a valorii contractelor de atribuire a contractelor de produse/lucrri/servicii achiziii publice Procedura de atribuire a contractului de achiziie public este stabilit fr respectarea pragurilor valorice prevzute n ordonan Divizarea achiziiei publice astfel nct s se obin plafoane pariale mai mici
3. Dotarea cu tehnic de calcul a Serv. Achiziii Publice 4. Baza de date cu furnizorii de produse/executanii de lucrri/prestatorii de servicii i preurile practicate
Dotarea de hard i soft insuficient Inexistena unui sistem informatic care s asiste activitatea de achiziii publice Inexistena bazei de date cu furnizorii de produse/executanii de lucrri/prestatorii de servicii i preurile practicate
0,55 0,55 0,55
1 1 2
0,25 0,25 0,25
1 2 2
0,20 0,20 0,20
2 1 2
1,20 1,25 2,00
0,55
0,25
0,20
2,00
0,55 0,55
3 3
0,25 0,25
2 2
0,20 0,20
2 1
2,55 2,35
0,55 0,55 0,55 0,55 0,55
3 3 2 2 2
0,25 0,25 0,25 0,25 0,25
3 3 1 1 1
0,20 0,20 0,20 0,20 0,20
2 3 1 1 1
2,80 3,00 1,55 1,55 1,55
0,55
0,25
0,20
1,00
0,55 0,55
3 3
0,25 0,25
2 1
0,20 0,20
2 1
2,55 2,10
0,55
0,25
0,20
2,80
B. LICITAIE DESCHIS
Nr. crt. III. Obiective Obiecte auditabile Riscuri semnificative Criterii de analiz a riscurilor Aprecierea controlului Aprecierea Aprecierea intern F1 cantitativ F2 calitativ F3 P1 55% Ni P2 25% Ni P3 20% Ni 0,55 0,55 2 2 0,25 0,25 1 2 0,20 0,20 2 1 Punctaj total 1,75 1,80
Pregtirea aplicrii 7. Anunul de intenie procedurii de licitaie deschis pentru atribuirea contractului de achiziie public
IV.
Lansarea procedurii de licitaie deschis pentru atribuirea contractului de achiziie public
Anunul de intenie nu respect coninutul minim de informaii Omiterea din anunul de intenie a contractelor cu o valoare estimat egala sau mai mare de 750.000 euro Anunul de intenie cuprinde n comun achiziii de produse, lucrri i servicii Anunul de intenie nu este publicat n termenul legal 8. Constituirea DEPO nu ndeplinete condiiile de Documentaiei pentru conformitate elaborarea i prezentarea DEPO cuprinde specificaii redactate n ofertei (DEPO) favoarea unui anumit agent economic DEPO restricioneaz posibilitatea depunerii ofertelor de ctre toi ofertanii 9. Constituirea comisiilor Decizia de numire a comisiei de evaluare de evaluare nu ndeplinete condiiile de conformitate Membrii comisiei de evaluare nu au pregtire profesional i experien relevant n domeniu Incompatibilitate ntre membri comisiei de evaluare i ofertani (nu toate declaraiile de confidenialitate i imparialitate au semntura membrilor comisiei de evaluare) Constituirea unei singure comisii de evaluare pentru atribuirea mai multor contracte de achiziii 10. Anunul de Anunurile de participare nu respect participare condiiile de conformitate Anunurile de participare publicate n alte mijloace de informare conin informaii diferite de cele aprute n M. Of. al Romniei
0,55 0,55 0,55 0,55 0,55 0,55 0,55
2 2 2 2 2 2 2
0,25 0,25 0,25 0,25 0,25 0,25 0,25
1 1 1 1 1 1 1
0,20 0,20 0,20 0,20 0,20 0,20 0,20
1 1 2 1 1 1 1
1,55 1,55 1,75 1,55 155 1,55 1,55
0,55
0,25
0,20
2,55
0,55
0,25
0,20
1,55
0,55 0,55
2 2
0,25 0,25
2 1
0,20 0,20
1 1
1,80 1,55
V.
Derularea procedurii 11. Completrile la de licitaie deschis Documentaia pentru atribuirea pentru elaborarea i contractului de prezentarea ofertei achiziie public (DEPO) i dreptul de a solicita clarificri
12. Deschiderea i calificarea ofertelor
Autoritatea contractant nu transmite n termen DEPO ctre toi ofertanii care au naintat o solicitare n acest sens Oferirea de informaii n avans unui agent economic Termenele de rspuns la solicitrile de clarificri nu sunt respectate Clarificrile i completrile la DEPO nu sunt transmise tuturor ofertanilor care au primit documentaia iniial Procesul-verbal de deschidere a ofertelor nu respect cerinele de conformitate Oferta depus nu corespunde cerinelor prevzute n DEPO Oferta depus nu este autorizat (scrisoarea de naintare i mputernicirea) Acceptarea ofertei nedepuse la termen Oferta nu este nsoit de dovada constituirii garaniei pentru participare Restricionarea numrului ofertelor depuse Modificarea/retragerea ofertei n perioada de valabilitate Acceptarea ofertei neeligibile/nenregistrate/fr capacitate tehnic i economico-financiar Procedura nu se repet n cazul n care numrul ofertelor depuse este mai mic de dou Examinarea ofertelor nu se realizeaz la sediul autoritii contractante Evaluarea ofertelor nu se realizeaz n concordan cu termenii prevzui n caietul de sarcini Stabilirea eronat a clasamentului ofertelor Raportul de evaluare a ofertei i propunerea de atribuire a contractului nu ndeplinete condiiile de conformitate Rezultatul evalurii nu se comunic participanilor
0,55
0,25
0,20
2,55
0,55 0,55 0,55
3 2 3
0,25 0,25 0,25
3 2 1
0,20 0,20 0,20
2 1 2
2,55 1,80 2,10
0,55 0,55 0,55 0,55 0,55 0,55 0,55 0,55
2 2 1 1 2 2 1 1
0,25 0,25 0,25 0,25 0,25 0,25 0,25 0,25
1 1 1 2 2 1 1 3
0,20 0,20 0,20 0,20 0,20 0,20 0,20 0,20
1 1 1 1 2 1 1 1
1,55 1,55 1,00 1,25 2,00 1,55 1,00 1,50
0,55
0,25
0,20
1,55
0,55 0,55
1 2
0,25 0,25
1 2
0,20 0,20
1 1
1,00 1,80
0,55 0,55
2 1
0,25 0,25
1 1
0,20 0,20
2 2
1,75 1,20
0,55
0,25
0,20
1,00
ncheierea contractului de achiziie nu respect condiiile de conformitate Contractul nu se ncheie cu ofertantul a crei ofert a fost declarat ctigtoare Existena diferenelor ntre termenii prevzui n caietul de sarcini i termenii cuprini n contractul de achiziie ncheiat Garaniile de participare nu se returneaz la termen Garania de bun execuie este sub nivelul impus sau nu este constituit Anunul de atribuire nu respect condiiile de conformitate Dosarul achiziiei publice nu respect condiiile de conformitate Distrugerea dosarului achiziiei publice naintea limitei minime a termenului legal
0,55 0,55 0,55
3 1 2
0,25 0,25 0,25
2 1 2
0,20 0,20 0,20
2 1 1
2,55 1,00 1,80
0,55 0,55 0,55 0,55 0,55
1 2 1 3 2 1
0,25 0,25 0,25 0,25 0,25 0,25
1 2 1 1 2 1
0,20 0,20 0,20 0,20 0,20 0,20
1 1 1 2 1 1
1,00 1,80 1,00 2,05 1,80 1,00
15. Anunul de atribuire 16. Dosarul achiziiei publice
Pstrarea dosarelor n locaii i/sau condiii 0,55 necorespunztoare
C. CERERE DE OFERT
Nr. crt. VI. Obiective Pregtirea aplicrii procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractului de achiziie public Criterii de analiz a riscurilor Aprecierea controlului Aprecierea Aprecierea Obiecte auditabile Riscuri semnificative. intern F1 cantitativ F2 calitativ F3 P1 55% Ni P2 25% Ni P3 20% Ni 17. Studiul pieei, crearea Sistem de informare insuficient, care 0,55 2 0,25 1 0,20 2 bazei proprii de date nu permite consultarea ofertelor reprezentative 18. Constituirea i DEPO nu respect condiiile de 0,55 2 0,25 1 0,20 1 transmiterea conformitate Documentaiei pentru DEPO cuprinde specificaii 0,55 3 0,25 1 0,20 2 elaborarea i prezentarea redactate n favoarea unui anumit ofertei (DEPO) agent economic 19. Constituirea Decizia de numire a comisiei de 0,55 2 0,25 1 0,20 1 comisiilor de evaluare evaluare nu ndeplinete condiiile de conformitate Membrii comisiei de evaluare nu au 0,55 1 0,25 1 0,20 1 pregtire profesional i experien relevant n domeniu Punctaj total 1,75
1,55 2,05
1,55
1,00
VII.
VIII.
Incompatibilitate ntre membri comisiei de evaluare i ofertani (nu toate declaraiile de confidenialitate i imparialitate au semntura membrilor comisiei de evaluare) Constituirea unei singure comisii de evaluare pentru atribuirea mai multor contracte de achiziii 20. Anunul/ Invitaia de Anunul/Invitaia de participare nu participare respect condiiile de conformitate Invitaia de participare se transmite ntmpltor, fr o selectare prealabil a pieei Transmiterea unei singure invitaii de participare 21. Dreptul de a solicita Termenele de rspuns la solicitrile clarificri la DEPO de clarificri nu sunt respectate Clarificrile i completrile la DEPO nu sunt transmise tuturor ofertanilor care au primit documentaia iniial 22. Deschiderea i Procesul-verbal de deschidere a calificarea ofertelor ofertelor nu respect cerinele de conformitate Oferta depus nu corespunde cerinelor prevzute n DEPO Ofertele nu respect termenul de depunere Acceptarea ofertelor care nu-i dovedesc calificarea, dac este cazul Oferta depus nu este nsoit de dovada constituirii garaniei pentru participare, dac este cazul Modificarea/retragerea ofertei n perioada de valabilitate 23. Examinarea i Evaluarea ofertelor nu se realizeaz evaluarea ofertelor n n concordan cu termenii prevzui vederea stabilirii ofertei n caietul de sarcini ctigtoare Stabilirea eronat a clasamentului ofertelor Raportul de evaluare a ofertei i propunerea de atribuire a contractului nu ndeplinete condiiile de conformitate
0,55
0,25
0,20
1,40
0,55
0,25
0,20
1,20
0,55 0,55
2 2
0,25 0,25
1 2
0,20 0,20
2 2
1,75 2,00
0,55 0,55 0,55
2 2 2
0,25 0,25 0,25
3 2 1
0,20 0,20 0,20
3 1 1
2,45 1,80 1,55
0,55
0,25
0,20
1,55
0,55 0,55 0,55 0,55
1 1 2 1
0,25 0,25 0,25 0,25
2 1 1 1
0,20 0,20 0,20 0,20
1 1 1 1
1,25 1,00 1,55 1,00
0,55 0,55
1 2
0,25 0,25
1 2
0,20 0,20
1 1
1,00 1,80
0,55 0,55
2 2
0,25 0,25
2 1
0,20 0,20
2 1
2,00 1,55
Rezultatul evalurii nu se comunic participanilor ncheierea contractului de achiziie nu respect condiiile de conformitate Contractul nu se ncheie cu ofertantul a crei ofert a fost declarat ctigtoare Existena diferenelor ntre termenii prevzui n caietul de sarcini i termenii cuprini n contractul de achiziie ncheiat Garaniile de participare nu se returneaz la termen Garania de buna execuie este sub nivelul impus sau nu este constituit Dosarul achiziiei publice nu respect condiiile de conformitate Distrugerea dosarului achiziiei publice naintea limitei minime a termenului legal Pstrarea dosarelor n locaii si/sau condiii necorespunztoare
0,55 0,55
1 3
0,25 0,25
1 2
0,20 0,20
1 2
1,00 2,55
0,55
0,25
0,20
1,00
0,55
0,25
0,20
1,80
0,55 0,55 0,55 0,55
1 2 1 2
0,25 0,25 0,25 0,25
1 2 1 2
0,20 0,20 0,20 0,20
1 1 2 1
1,00 1,80 1,20 1,80
25. Dosarul achiziiei publice
0,55
0,25
0,20
1,00

Nr. crt. Obiective Obiecte auditabile Riscuri semnificative Criterii de analiz a riscurilor Aprecierea controlului Aprecierea Aprecierea intern F1 cantitativ F2 calitativ F3 P1 55% Ni P2 25% Ni P3 20% Ni 0,55 1 0,25 1 0,20 1 Punctaj total 1,00
IX.
Ci de atac
26. Calea de atac administrativ
Acceptarea contestaiilor care nu ndeplinesc condiiile de conformitate Analiza contestaiei nu se realizeaz 0,55 n conformitate cu termenii din caietul de sarcini Rezoluia autoritii contractante nu 0,55 s-a comunicat n termen Rezoluia autoritii contractante nu 0,55 s-a comunicat tuturor participanilor nc implicai
0,25
0,20
1,00
1 1
0,25 0,25
1 1
0,20 0,20
2 2
1,20 1,20
X.
Contestatorul nu-i notific poziia fa de rezoluia i msurile corective decise 27. Calea de atac n Fundamentarea insuficient a justiie reprezentrii n instan a cauzei 28. Dosarul de urmrire a Dosarul de urmrire a derulrii Administrarea contractului derulrii contractului contractului de achiziie publice nu de achiziie public ncheiat ndeplinete condiiile de conformitate 29. Constatarea Acceptarea nejustificat de devieri minusurilor sau de la cantitatea, calitatea sau plusurilor la recepie termenele stabilite Acceptarea la plat a unor activiti nefinalizate 30. Certificarea i Neconcordanta ntre coninutul verificarea facturilor facturilor (pre, cantitate) i termenii contractului
0,55
0,25
0,20
1,00
0,55 0,55
1 3
0,25 0,25
1 2
0,20 0,20
2 2
1,20 2,55
0,55
0,25
0,20
2,35
0,55 0,55
2 2
0,25 0,25
2 2
0,20 0,20
1 1
1,80 1,80
Not:
Stabilirea nivelului riscului i a punctajului total al riscului este documentul din procedura de Analiz a riscurilor n care auditorii evalueaz riscurile i determin punctajul total pe baza documentelor n posesia crora au intrat pn n acest moment, dar i pe baza expertizei personale n domeniu. Totui, Chestionarul de control intern CCI, prezentat anterior, este documentul, cel mai important pe care auditorul intern l are n vedere pentru aprecierea nivelului riscurilor n aceast faz. Auditorii interni au mprit riscurile n urmtoarele trei categorii : - riscuri mici 1,00 1,20 ; - riscuri medii 1,25 2,00 ; - riscuri mari 2,05 3,00. Elaborarea acestui document are un oarecare grad de subiectivitate i din aceste motive auditorii interni aduc mbuntiri acestei lucrri pe toata durata misiunii de audit n funcie de informaiile privind activitile auditate i a riscurilor ataate acestora, pe care le constat.
E. Clasarea riscurilor pe baza punctajelor totale obinute n: risc mare, risc mediu i risc mic, este al cincilea pas al procedurii Analiza riscurilor. mprirea riscurilor n cele trei categorii se realizeaz innd cont de importana riscurilor i de resursele de audit de care dispunem, respectiv numrul de auditori interni i numrul de ore efectuate pentru desfurarea misiunii. n studiul de fa riscurile au fost mprite astfel: Riscuri mici 1,00 - 1,20 Riscuri medii 1,25 - 2,00 Riscuri mari 2,05 - 3,00 Aceasta faz se finalizeaz prin elaborarea documentului Clasarea operaiilor n funcie de analiza riscului, prezentat n continuare.
Procedura - P05 : Analiza riscurilor ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern
CLASAREA RISCURILOR PE BAZA PUNCTAJELOR TOTALE Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.2005-31.12.2005 ntocmit: Comnescu Cristian, Bcescu Ana Avizat: Petrescu Aurel
Data: Data:
A. OBIECTIVE GENERALE INIIALE

Nr. crt. I. Domeniu Obiecte auditabile Riscuri semnificative Procedurile specifice elaborate pentru reglementarea activitii de achiziii publice sunt insuficiente Procedurile specifice elaborate pentru reglementarea activitii de achiziii publice nu ndeplinesc condiiile de conformitate Procedurile specifice elaborate pentru reglementarea activitii de achiziii publice nu sunt actualizate funcie de modificrile legislative Procedurile specifice elaborate pentru reglementarea activitii de achiziii publice nu sunt cunoscute i nu se aplic Neadecvarea structurii profesionale a personalului cu necesitile compartimentului Existena unui numr mare de posturi neocupate Insuficiena unor programe de pregtire profesional Dotarea de hard i soft insuficient Inexistena unui sistem informatic care s asiste activitatea de achiziii publice Punctaj total 2,10 1,55 2,10 2,30 1,55 1,55 1,55 1,20 1,25 Organizarea activitii 1. Procedurile specifice care de achiziii publice reglementeaz activitatea de achiziii publice Clasare risc Mare Mediu Mare Mare Mediu Mediu Mediu Mic Mediu Mediu Obs.
3. Dotarea cu tehnic de calcul a Serv. Achiziii Publice 4. Baza de date cu furnizorii de produse/executanii de lucrri/ prestatorii de servicii i preturile practicate
Nu
Inexistena bazei de date cu furnizorii de produse/executanii de lucrri/prestatorii 2,00 de servicii i preurile practicate Neactualizarea sistematic a bazei de date cu furnizorii de produse/executanii de lucrri/prestatorii de servicii i a preurilor practicate 2,00
Mediu
Nr. crt. II.
Domeniu Programul de achiziii publice
Obiecte auditabile 5. Fundamentarea Programului de achiziii publice
Riscuri semnificative Activitatea de achiziii nu se desfoar pe baza unui program anual Corelarea insuficient ntre Programul de achiziii i politica de realizarea a obiectivelor entitii publice Lipsa referatelor de necesitate privind achiziiile Depirea bugetului alocat Programul nu ndeplinete condiiile de conformitate Programul nu este actualizat pe parcursul derulrii achiziiilor Corespondena produselor, serviciilor i lucrrilor cu sistemul de grupare i de codificare utilizat n Clasificarea produselor i serviciilor asociate activitilor (CPSA) nu este cuprins n Programul de achiziii Programul de achiziii nu a avut n vedere contracte posibil de atribuit unei ntreprinderi din categoria ntreprinderilor mici i mijlocii (IMM) Estimarea eronat a valorii contractelor de furnizare/lucrri/servicii Procedura de atribuire a contractului de achiziie public este stabilit fr respectarea pragurile valorice prevzute n ordonan Divizarea achiziiei publice astfel nct s se obin plafoane pariale mai mici
Punctaj total 2,55 2,35 2,80 3,00 1,55 1,55 1,55
Clasare risc Mare Mare Mare Mare Mediu Mediu Mediu
Obs.
1,00 2,55 2,10 2,80
Mic Mare Mare Mare
Nu
6. Alegerea procedurii de atribuire a contractelor de achiziii publice
B. LICITAIE DESCHIS
Nr. crt. III. Obiective Obiecte auditabile Riscuri semnificative Punctaj total Pregtirea aplicrii 7. Anunul de intenie procedurii de licitaie deschis pentru atribuirea contractului de achiziie public 8. Constituirea Documentaiei pentru elaborarea i prezentarea ofertei (DEPO) 9. Constituirea comisiilor de evaluare Anunul de intenie nu respect coninutul minim de informaii 1,75 Omiterea din anunul de intenie a contractelor cu o valoare estimat egal sau mai 1,80 mare de 750.000 euro Anunul de intenie cuprinde n comun achiziii de produse, lucrri i servicii 1,55 Anunul de intenie nu este publicat n termenul legal DEPO nu ndeplinete condiiile de conformitate DEPO cuprinde specificaii redactate n favoarea unui anumit agent economic DEPO restricioneaz posibilitatea depunerii ofertelor de ctre toi ofertanii 1,55 1,75 1,55 155 Clasare risc Mediu Mediu Mediu Mediu Mediu Mediu Mediu Mediu Mediu Mare Obs.
Decizia de numire a comisiei de evaluare nu ndeplinete condiiile de 1,55 conformitate Membrii comisiei de evaluare nu au pregtire profesional i experien relevan 1,55 n domeniu Incompatibilitate ntre membri comisiei de evaluare i ofertani (nu toate 2,55 declaraiile de confidenialitate i imparialitate au semntura membrilor comisiei de evaluare)
Nr. crt.
Obiective
Obiecte auditabile
Riscuri semnificative Constituirea unei singure comisii de evaluare pentru atribuirea mai multor contracte de achiziii Anunul de participare nu respect condiiile de conformitate
Punctaj total 1,55 1,80
Clasare risc Mediu Mediu Mediu Mare Mare Mediu Mare Mediu Mediu Mic Mediu Mediu Mediu Mic Mediu Mediu Mic Mediu Mediu Mic Mic Mare Mic Mediu Mic Mediu Mic Nu Nu Nu
Obs.
IV.
V.
Lansarea procedurii de licitaie deschis pentru atribuirea contractului de achiziie public Derularea procedurii de licitaie deschis pentru atribuirea contractului de achiziie public
10. Anunul de participare
11. Completrile la Documentaia pentru elaborarea i prezentarea ofertei (DEPO) i dreptul de Termenele de rspuns la solicitrile de clarificri nu sunt respectate a solicita clarificri Clarificrile i completrile la DEPO nu sunt transmise tuturor ofertanilor care au primit documentaia iniial 12. Deschiderea i Procesul-verbal de deschidere a ofertelor nu respect cerinele de conformitate calificarea ofertelor Oferta depus nu corespunde cerinelor prevzute n DEPO Oferta depus nu este autorizat (scrisoarea de naintare i mputernicirea) Acceptarea ofertei nedepuse la termen Oferta nu este nsoit de dovada constituirii garaniei pentru participare Restricionarea numrului ofertelor depuse Modificarea/retragerea ofertei n perioada de valabilitate Acceptarea ofertei neeligibile/nenregistrate/fr capacitate tehnica i economicofinanciar Procedura nu se repet n cazul n care numrul ofertelor depuse este mai mic de dou 13. Examinarea i evaluarea Examinarea ofertelor nu se realizeaz la sediul autoritii contractante ofertelor n vederea stabilirii Evaluarea ofertelor nu se realizeaz n concordan cu termenii prevzui n caietul ofertei ctigtoare de sarcini Stabilirea eronat a clasamentului ofertelor Raportul de evaluare a ofertei i propunerea de atribuire a contractului nu ndeplinete condiiile de conformitate Rezultatul evalurii nu se comunic participanilor 14. ncheierea contractului ncheierea contractului de achiziie nu respect condiiile de conformitate de achiziie public Contractul nu se ncheie cu ofertantul a crei oferta a fost declarat ctigtoare Existena diferenelor ntre termenii prevzui n caietul de sarcini i termenii cuprini n contractul de achiziie ncheiat Garaniile de participare nu se returneaz la termen 15. Anunul de atribuire Garania de bun execuie este sub nivelul impus sau nu este constituit Anunul de atribuire nu respect condiiile de conformitate
Anunurile de participare publicate n alte mijloace de informare conin informaii 1,55 diferite de cele aprute n M. Of. al Romniei Autoritatea contractant nu transmite n termen DEPO ctre toi ofertanii care au 2,55 naintat o solicitare n acest sens Oferirea de informaii n avans unui agent economic 2,55 1,80 2,10 1,55 1,55 1,00 1,25 2,00 1,55 1,00 1,50 1,55 1,00 1,80 1,75 1,20 1,00 2,55 1,00 1,80 1,00 1,80 1,00
Nu
Nu
Nu Nu Nu
Nr. crt.
Obiective
Obiecte auditabile 16. Dosarul achiziiei publice
Punctaj total
Dosarul achiziiei publice nu respect condiiile de conformitate 2,05 Distrugerea dosarului achiziiei publice naintea limitei minime a termenului legal 1,80 Pstrarea dosarelor n locaii i/sau condiii necorespunztoare 1,00
Clasare risc Mare Mediu Mic
Obs.
Nu
C. CERERE DE OFERT
Nr. crt. VI. Obiective Pregtirea aplicrii procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractului de achiziie public Obiecte auditabile 17. Studiul pieei, crearea bazei proprii de date 18. Constituirea i transmiterea Documentaiei pentru elaborarea i prezentarea ofertei (DEPO) 19. Constituirea comisiilor de evaluare Riscuri semnificative. Sistem de informare insuficient, care nu permite consultarea ofertelor reprezentative DEPO nu este ntocmit conform prevederilor legale DEPO are specificaii redactate n favoarea unui anumit agent economic Decizia de numire a comisiei de evaluare nu ndeplinete condiiile de conformitate Membrii comisiei de evaluare nu au pregtire profesional i experien relevan n domeniu Incompatibilitate ntre membri comisiei de evaluare i ofertani (nu toate declaraiile de confidenialitate i imparialitate au semntura membrilor comisiei de evaluare) Constituirea unei singure comisii de evaluare pentru atribuirea mai multor contracte de achiziii Anunul/Invitaia de participare nu respect condiiile de conformitate Transmiterea unei singure invitaii de participare Termenele de rspuns la solicitrile de clarificri nu sunt respectate Clarificrile i completrile la DEPO nu sunt transmise tuturor ofertanilor care au primit documentaia iniial Procesul-verbal de deschidere a ofertelor nu respect cerinele de conformitate Oferta depus nu corespunde cerinelor prevzute n DEPO Ofertele nu respect termenul de depunere Acceptarea ofertelor care nu-i dovedesc calificarea, dac este cazul Oferta depus nu este nsoit de dovada constituirii garaniei pentru participare, dac este cazul Modificarea/retragerea ofertei n perioada de valabilitate Punctaj total 1,75 1,55 2,05 1,55 1,00 1,40 Clasare risc Mediu Mediu Mare Mediu Mic Mediu Nu Obs.
1,20 1,75 2,45 1,80 1,55 1,55 1,25 1,00 1,55 1,00 1,00
Mic Mediu Mediu Mare Mediu Mediu Mediu Mediu Mic Mediu Mic Mic
Nu
VII.
Lansarea procedurii 20. Anunul/Invitaia de de cerere de oferte participare pentru atribuirea contractului de achiziie public 21. Dreptul de a solicita clarificri la DEPO Derularea procedurii 22. Deschiderea i calificarea de atribuire a ofertelor contractului de achiziie public
Invitaia de participare se transmite ntmpltor, fr o selectare prealabil a pieei 2,00
VIII.
Nu Nu Nu
Nr. crt.
Obiective
Obiecte auditabile 23. Examinarea i evaluarea ofertelor n vederea stabilirii ofertei ctigtoare
Riscuri semnificative. Evaluarea ofertelor nu se realizeaz n concordan cu termenii prevzui n caietul de sarcini Stabilirea eronat a clasamentului ofertelor Raportul de evaluare a ofertei i propunerea de atribuire a contractului nu ndeplinete condiiile de conformitate Rezultatul evalurii nu se comunic participanilor ncheierea contractului de achiziie nu respect condiiile de conformitate Contractul nu se ncheie cu ofertantul a crei ofert a fost declarata ctigtoare Existena diferenelor ntre termenii prevzui n caietul de sarcini i termenii cuprini n contractul de achiziie ncheiat Garaniile de participare nu se returneaz la termen Garania de bun execuie este sub nivelul impus sau nu este constituit Dosarul achiziiei publice nu respect condiiile de conformitate
Punctaj total 1,80 2,00 1,55 1,00 2,55 1,00 1,80 1,00 1,80 1,20
Clasare risc Mediu Mediu Mediu Mic Mare Mic Mediu Mic Mediu Mic Mediu Mic Nu Nu
Obs.
Nu Nu Nu
Distrugerea dosarului achiziiei publice naintea limitei minime a termenului legal 1,80 Pstrarea dosarelor n locaii i/sau condiii necorespunztoare 1,00

Nr. crt. IX. Obiective Ci de atac Obiecte auditabile 26. Calea de atac administrativ Riscuri semnificative Acceptarea contestaiilor care nu ndeplinesc condiiile de conformitate Analiza contestaiei nu se realizeaz n conformitate cu termenii din caietul de sarcini Rezoluia autoritii contractante nu s-a comunicat n termen Rezoluia autoritii contractante nu s-a comunicat tuturor participanilor nc implicai Contestatorul nu-i notifica poziia fa de rezoluia i msurile corective decise Fundamentarea insuficient a reprezentrii n instan a cauzei Dosarul de urmrire a derulrii contractului de achiziie publice nu ndeplinete condiiile de conformitate Acceptarea nejustificat de devieri de la cantitatea, calitatea sau termenele stabilite Acceptarea la plat a unor activiti nefinalizate Neconcordan ntre coninutul facturilor i termenii contractului Punctaj total 1,00 1,00 1,20 1,20 1,00 1,20 2,55 2,35 1,80 1,80 Clasare risc Mic Mic Mic Mic Mic Mic Mare Mare Mediu Mediu Obs. Nu Nu Nu Nu Nu Nu
27. Calea de atac n justiie X. Administrarea contractului de achiziie public 28. Dosarul de urmrire a derulrii contractului ncheiat 29. Constatarea minusurilor sau plusurilor la recepie 30. Certificarea i verificarea facturilor
Not:
Pe baza punctajelor totale obinute anterior, riscul se poate clasa pe baza unei scri de valori predeterminate n: risc mic, risc mediu, risc mare. Obiectele auditabile clasate ca fiind cu riscuri mici, nu vor intra n etapa de ierarhizare, respectiv nu vor fi cuprinse n documentul Tabelul puncte tari i puncte slabe. Riscurile prezint un nivel sczut, iar importana lor este redus pentru moment. Obiectele auditabile clasate ca fiind cu riscuri semnificative (mari i medii), vor intra n auditare i vor fi preluate pentru ierarhizare n documentul Tabelul puncte tari i puncte slabe.
F. Ierarhizarea operaiunilor ce urmeaz a fi auditate, este al aselea pas al Analizei riscurilor i se concretizeaz n elaborarea Tabelului puncte tari i puncte slabe unde se prezint sintetic rezultatul evalurii fiecrei operaiuni analizate i ierarhizarea riscurilor n scopul orientrii activitii de audit intern n vederea stabilirii tematicii n detaliu. Un punct tare sau un punct slab trebuie s fie exprimat n funcie de un obiectiv de control intern sau de o caracteristica urmrit, pentru a asigura buna funcionare a structurii auditate. Modelul elaborrii Tabelului puncte tari i puncte slabe este urmtorul:
Procedura - P05 : Analiza riscurilor ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern IERARHIZAREA RISCURILOR TABELUL PUNCTE TARI I PUNCTE SLABE Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.2005-31.12.2005 ntocmit: Comnescu Cristian, Bcescu Ana Avizat: Petrescu Aurel
Data: Data:
A. OBIECTIVE GENERALE INIIALE

Nr. crt. I. Domeniu Obiecte auditabile Riscuri semnificative Procedurile specifice elaborate pentru reglementarea activitii de achiziii publice sunt insuficiente Procedurile specifice elaborate pentru reglementarea activitii de achiziii publice nu ndeplinesc condiiile de conformitate S S Punct T/S Consecina funcionrii/ nefuncionrii controlului intern Grad de ncredere al auditorului n controlul intern Sczut Sczut Obs.
Organizarea 1. Procedurile specifice care activitii de achiziii reglementeaz activitatea de publice achiziii publice
Procedurile specifice elaborate pentru reglementarea activitii de achiziii publice nu sunt actualizate funcie de modificrile legislative Procedurile specifice elaborate pentru reglementarea activitii de achiziii publice nu sunt cunoscute i nu se aplic Neadecvarea structurii profesionale a personalului cu necesitile compartimentului
Sczut
S T
Sczut Problemele legate de Mediu neadecvare ale personalului vor fi rezolvate prin programe de pregtire profesional Sczut Sczut Aplicaia informatic Ridicat este n faza de testare Baza de date este constituit, dar neactualizat Mediu
Existena unui numr mare de posturi neocupate Insuficiena unor programe de pregtire profesional 3. Dotarea cu tehnic de calcul Inexistena unui sistem informatic care s asiste activitatea de a Serv. Achiziii Publice achiziii publice
S S T
4. Baza de date cu furnizorii Inexistena bazei de date cu furnizorii de produse/executanii de T de produse/ executanii de lucrri/ prestatorii de servicii i preurile practicate lucrri/ prestatorii de servicii i preurile practicate Neactualizarea sistematic a bazei de date cu furnizorii de S produse/ executanii de lucrri/prestatorii de servicii i a preurilor practicate
Mediu
II.
5. Fundamentarea Programului Activitatea de achiziii nu se desfoar pe baza unui program S de achiziii publice anual Corelarea insuficient ntre Programul de achiziii i politica de T realizarea a obiectivelor entitii publice Lipsa referatelor de necesitate privind achiziiile Depirea bugetului alocat Programul nu ndeplinete condiiile de conformitate Programul nu este actualizat pe parcursul derulrii achiziiilor Corespondena produselor, serviciilor i lucrrilor cu sistemul de grupare i de codificare utilizat n Clasificarea produselor i serviciilor asociate activitilor (CPSA) nu este cuprins n Programul de achiziii S S S S T
Sczut Sistemul de control intern este coerent i suficient Ridicat
Sistemul de control intern este eficient
Sczut Sczut Mediu Sczut Ridicat
6. Alegerea procedurii de atribuire a contractelor de achiziii publice
Estimarea eronat a valorii contractelor de furnizare/lucrri/servicii Procedura de atribuire a contractului de achiziie public este stabilit fr respectarea pragurilor valorice prevzute n ordonan Divizarea achiziiei publice astfel nct s se obin plafoane pariale mai mici
S S
Sczut Mediu
Sczut
B. LICITAIE DESCHIS
Nr. crt. III. Obiective Obiecte auditabile Riscuri semnificative Anunul de intenie nu respect coninutul minim de informaii Omiterea din anunul de intenie a contractelor cu o valoare estimat egal sau mai mare de 750.000 euro Anunul de intenie cuprinde n comun achiziii de produse, lucrri i servicii Anunul de intenie nu este publicat n termenul legal DEPO nu ndeplinete condiiile de conformitate DEPO cuprinde specificaii redactate n favoarea unui anumit agent economic DEPO restricioneaz posibilitatea depunerii ofertelor de ctre toi ofertanii Decizia de numire a comisiei de evaluare nu ndeplinete condiiile de conformitate Membrii comisiei de evaluare nu au pregtire profesional i experien relevant n domeniu Incompatibilitate ntre membri comisiei de evaluare i ofertani (nu toate declaraiile de confidenialitate i imparialitate au semntura membrilor comisiei de evaluare) Constituirea unei singure comisii de evaluare pentru atribuirea mai multor contracte de achiziii Anunul de participare nu respect condiiile de conformitate Anunurile de participare publicate n alte mijloace de informare conin informaii diferite de cele aprute n M. Of. al Romniei 11. Completrile la Documentaia pentru elaborarea i prezentarea ofertei (DEPO) i dreptul de a solicita clarificri Autoritatea contractant nu transmite n termen DEPO ctre toi ofertanii care au naintat o solicitare n acest sens Oferirea de informaii n avans unui agent economic Termenele de rspuns la solicitrile de clarificri nu sunt respectate S S S S S S S S S S Mediu Sczut Sczut Sczut Mediu Sczut Punct T/S Consecina Grad de ncredere Obs.
Pregtirea aplicrii 7. Anunul de intenie procedurii de licitaie deschis pentru atribuirea contractului de achiziie public 8. Constituirea Documentaiei pentru elaborarea i prezentarea ofertei (DEPO)
9. Constituirea comisiilor de evaluare
S S S
Sczut Sczut Sczut
IV.
V.
Lansarea procedurii de licitaie deschis pentru atribuirea contractului de achiziie public Derularea procedurii de licitaie deschis pentru atribuirea contractului de achiziie public
10. Anunul de participare
S S S
Sczut Sczut Sczut
Nr. crt.
Obiective
Obiecte auditabile 12. Deschiderea i calificarea ofertelor
Riscuri semnificative Procesul-verbal de deschidere a ofertelor nu respect cerinele de conformitate Oferta depus nu corespunde cerinelor prevzute n DEPO Acceptarea ofertei nedepuse la termen Oferta nu este nsoit de dovada constituirii garaniei pentru participare Restricionarea numrului ofertelor depuse S S S S S
Punct T/S
Consecina
Grad de ncredere Mediu Sczut Sczut Sczut Mediu Mediu Sczut Sczut
Obs.
Acceptarea ofertei neeligibile/nenregistrate/fr capacitate S tehnic i economico-financiar Procedura nu se repet n cazul n care numrul ofertelor S depuse este mai mic de dou Evaluarea ofertelor nu se realizeaz n concordan cu termenii S prevzui n caietul de sarcini Stabilirea eronat a clasamentului ofertelor T Exist o procedur scris, dar neformalizat, care se respect
Ridicat
ncheierea contractului de achiziie nu respect condiiile de conformitate Existena diferenelor ntre termenii prevzui n caietul de sarcini i termenii cuprini n contractul de achiziie ncheiat Garania de buna execuie este sub nivelul impus sau nu este constituit Dosarul achiziiei publice nu respect condiiile de conformitate Distrugerea dosarului achiziiei publice naintea limitei minime a termenului legal
S S S S T Procedura scris cuprinde i arhivarea dosarelor de achiziii publice
Sczut Sczut Mediu Mediu Ridicat
C. CERERE DE OFERTE
Nr. crt. VI. Obiective Pregtirea aplicrii procedurii de cerere Obiecte auditabile 17. Studiul pieei, crearea bazei proprii de date Riscuri semnificative. Sistem de informare insuficient, care nu permite consultarea S ofertelor reprezentative Punct T/S Consecina Grad de ncredere Sczut Obs.
Nr. crt.
Obiective de oferte pentru atribuirea contractului de achiziie public
Obiecte auditabile
Riscuri semnificative. T S T
Punct T/S
Consecina Exist un sistem de control intern eficient
Grad de ncredere Ridicat Sczut
Obs.
18. Constituirea i transmiterea DEPO nu respect condiiile de conformitate Documentaiei pentru elaborarea i prezentarea ofertei (DEPO) DEPO cuprinde specificaii redactate n favoarea unui anumit agent economic 19. Constituirea comisiilor de Decizia de numire a comisiei de evaluare nu ndeplinete evaluare condiiile de conformitate Incompatibilitate ntre membri comisiei de evaluare i ofertani (nu toate declaraiile de confidenialitate i imparialitate au semntura membrilor comisiei de evaluare)
Exist un sistem de control intern eficient Exist un sistem de control intern care funcioneaz
Ridicat
Mediu
VII.
20.Anuntul/ Invitaia de participare
Anunul/Invitaia de participare nu respect condiiile de conformitate Invitaia de participare se transmite ntmpltor, fr o selectare prealabil a pieei Transmiterea unei singure invitaii de participare Termenele de rspuns la solicitrile de clarificri nu sunt respectate Clarificrile i completrile la DEPO nu sunt transmise tuturor ofertanilor care au primit documentaia iniial Procesul-verbal de deschidere a ofertelor nu respect cerinele de conformitate Oferta depus nu corespunde cerinelor prevzute n DEPO Acceptarea ofertelor care nu-si dovedesc calificarea, daca este cazul Oferta depus nu este nsoit de dovada constituirii garaniei pentru participare, dac este cazul
S S S S S S S T Exist un sistem de control intern care funcioneaz
Sczut Sczut Sczut Sczut Mediu Mediu Sczut Ridicat
21. Dreptul de a solicita clarificri la DEPO 22. Deschiderea i calificarea ofertelor
VIII.
Mediu
Evaluarea ofertelor nu se realizeaz n concordan cu termenii prevzui n caietul de sarcini Stabilirea eronat a clasamentului ofertelor
Sczut
Sczut
Nr. crt.
Obiective
Obiecte auditabile
Riscuri semnificative. Raportul de evaluare a ofertei i propunerea de atribuire a contractului nu ndeplinete condiiile de conformitate S
Punct T/S
Consecina
Grad de ncredere Sczut
Obs.
ncheierea contractului de achiziie nu respecta condiiile de S conformitate Existena diferenelor ntre termenii prevzui n caietul de sarcini i termenii cuprini n contractul de achiziie ncheiat Garania de bun execuie este sub nivelul impus sau nu este constituit S
Sczut Sczut
S T Exist o procedur scris, care conine reguli de arhivare i care se respect
Mediu Ridicat
Distrugerea dosarului achiziiei publice naintea limitei minime a termenului legal

Nr. crt. X. Obiective Administrarea contractului de achiziie public Obiecte auditabile 28. Dosarul de urmrire a derulrii contractului ncheiat 29. Constatarea minusurilor sau plusurilor la recepie 30. Certificarea i verificarea facturilor Riscuri semnificative Dosarul de urmrire a derulrii contractului de achiziie publice nu ndeplinete condiiile de conformitate S Punct T/S Consecina Grad de ncredere Mediu Sczut Sczut Sczut Obs.
Acceptarea nejustificat de devieri de la cantitatea, calitatea S sau termenele stabilite Acceptarea la plat a unor activiti nefinalizate S Neconcordana ntre coninutul facturilor i termenii contractului S
Not:
Ierarhizarea riscurilor realizat prin documentul Tabelul puncte tari i puncte slabe a contribuit la identificarea a 12 riscuri, ataate unor obiecte auditabile, care au fost evaluate ca fiind puncte tari, iar diferena de 63 de riscuri au fost identificate ca fiind puncte slabe. Evaluarea operaiilor identificate ca fiind puncte tari i riscurile asociate acestora a avut loc ca urmare a unor controale interne funcionale care limiteaz apariia riscurilor. n urma ierarhizrii obiectelor auditabile n documentul Tematica n detaliu a misiunii de audit intern au fost preluate obiectivele i obiectele auditabile, considerate ca fiind puncte slabe, ocazie cu care vor fi renumerotate, i ulterior stabilit corespondena cu paragrafele din Raportul de audit intern.
G. Elaborarea Tematicii n detaliu a operaiilor auditabile este al aptelea i ultimul pas al Analizei riscurilor. Tematica n detaliu cuprinde totalitatea obiectelor de auditat selectate n vederea auditrii i reprezint scopul final al Analizei riscurilor. Aceasta este adus la cunotin responsabililor structurii auditate n cadrul edinei de deschidere.
Procedura - P05: Analiza riscurilor ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern
TEMATICA N DETALIU A MISIUNII DE AUDIT INTERN
Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.2005-31.12.2005 ntocmit: Comnescu Cristian, Bcescu Ana Avizat: Petrescu Aurel A. OBIECTIVE GENERALE INIIALE Nr. crt. I. Domeniu Organizarea activitii de achiziii publice
Data : Data :
Obiecte auditabile selectate 1. Procedurile specifice care reglementeaz activitatea de achiziii publice 2.Resursele umane ale Serviciului Achiziii Publice 3. Baza de date cu furnizorii de produse/ executanii de lucrri/ prestatorii de servicii i preurile practicate 4. Fundamentarea Programului de achiziii publice 5. Alegerea procedurilor de atribuire a contractelor de achiziii publice
Paragraful corespunztor din RAI 1.1. 1.2. 1.3.
II.
2.1. 2.2.
B. LICITAIE DESCHIS Nr. crt. III. Domeniu Pregtirea aplicrii procedurii de licitaie deschis pt. Atribuirea contractului de achiziie public Lansarea procedurii de licitaie deschis pt. atribuirea contractului de achiziie public Derularea procedurii de licitaie deschis pt. atribuirea contractului de achiziie public Obiecte auditabile selectate 6. Anunul de intenie 7. Constituirea Documentaiei pentru elaborarea i prezentarea ofertei (DEPO) 8. Constituirea comisiilor de evaluare 9. Anunul de participare Paragraful corespunztor din RAI 3.1. 3.2. 3.3. 4.1.
IV.
V.
10. Completrile la Documentaia pentru elaborarea i prezentarea ofertei (DEPO) i dreptul de a solicita clarificri 11. Deschiderea i calificarea ofertelor 12. Examinarea i evaluarea ofertelor n vederea stabilirii ofertei ctigtoare 13. ncheierea contractului de achiziie public 14. Dosarul achiziiei publice
5.1.
5.2. 5.3. 5.4. 5.5.
140
Constantin Iaco
C. CERERE DE OFERTE Nr. crt. VI. Domeniu Pregtirea aplicrii procedurii de cerere de oferte pt. atribuirea contractului de achiziie public Lansarea procedurii de cerere de oferte pt. atribuirea contractului de achiziie public Derularea procedurii de cerere de oferte pt. atribuirea contractului de achiziie public Obiecte auditabile 15. Studiul pieei, crearea bazei proprii de date 16. Constituirea i transmiterea Documentaiei pentru elaborarea i prezentarea ofertei (DEPO) Paragraful corespunztor din RAI 6.1. 6.2
VII
17. Anunul/Invitaia de participare 18. Dreptul de a solicita clarificri la DEPO
7.1. 7.2.
VIII
19. Deschiderea si calificarea ofertelor 20. Examinarea i evaluarea ofertelor n vederea stabilirii ofertei ctigtoare 21. ncheierea contractului de achiziie public
8.1. 8.2. 8.3.
D. OBIECTIVE GENERALE FINALE Nr. crt. Domeniu Obiecte auditabile IX. Administrarea contractelor de achiziii publice 22. Dosarul de urmrire a derulrii contractului ncheiat 23. Constatarea minusurilor sau plusurilor la recepie 24. Certificarea i verificarea facturilor Not:
Paragraful corespunzator RAI 9.1. 9.2. 9.3.
din
Precizm, faptul c, n acest caz, n coloana de Observaii am trecut numrul paragrafului corespunztor din Raportul de audit intern, n care vor fi abordate respectivele obiecte auditabile selectate.
Analiza riscurilor a pornit de la Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, care a cuprins 10 obiective i 30 de operaii, i s-a finalizat cu Tematica n detaliu a misiunii de audit intern, n care au fost selectate numai 9 obiective i 24 de obiecte auditabile. n continuare, doar acestea, vor fi avute n vedere n activitatea de auditare, deoarece reprezint riscuri semnificative pentru domeniul auditat i vor fi supuse diferitelor testri, stabilite pe baza Programului interveniei la faa locului, care se vor materializa n FIAP-uri i FCRI-uri, acolo unde este cazul, i n final vor fi transferate i comentate n Raportul de audit intern, n ordinea din Tematica n detaliu a misiunii de audit. n sintez, procedura Analiza riscurilor se prezint astfel: Auditorii Supervizorul Pregtesc pe baza Listei centralizatoare a obiectelor auditabile n timpul colectrii i prelucrrii informaiilor activitii desfurate; Identific ameninrile (riscurile) asociate acestor operaiuni/activiti; Stabilesc criteriile de analiz a riscurilor; Stabilesc ponderea fiecrui criteriu al riscului; Determin nivelul riscurilor pentru fiecare criteriu utilizat; Determin punctajul total al criteriului utilizat; Claseaz riscurile pe baza punctajelor totale obinute; Ierarhizeaz operaiunile activitilor ce urmeaz a fi auditate, respectiv elaboreaz Tabelul puncte tari i puncte slabe; Transmit Tabelul puncte tari i puncte slabe i constatrile fcute ctre conductorul compartimentului de audit intern. Organizeaz o edin pentru identificarea obiectivelor de audit i a criteriilor de analiz de risc. Reevalueaz stabilirea obiectivelor, a scopului i
141
Auditorii
metodologiei auditului, dup caz; Supervizeaz elaborarea Tabelului puncte tari i puncte slabe, ntocmirii Fielor de Identificare i Analiz a Problemelor (F.I.A.P.-uri) iniiate pentru testrile i verificrile efectuate i a Fielor de Constatare i Raportare a Iregularitilor (F.C.R.I.-uri). ndosariaz Tabelul puncte tari i puncte slabe n Dosarul permanent, Seciunea C.
Pe baza documentelor de mai sus se elaboreaz Tematica n detaliu a misiunii de audit care se semneaz de eful serviciului de audit intern i este adus la cunotin principalilor responsabili ai entitii auditate n cadrul edinei de deschidere. Acest document conine, de regul, un numr mai redus de obiecte auditabile fa de cele coninute n Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, deoarece, n urma analizei riscurilor au fost eliminate o serie de obiecte auditabile la care au fost asociate riscuri evaluate ca fiind sczute i, n consecin, nu au intrat n preocuprile auditorilor interni momentan.
3.6. ntocmirea programului de audit intern Scopul elaborrii Programului de audit este acela de a oferii, att efului compartimentului de audit intern asigurarea c au fost luate n considerare toate aspectele referitoare la obiectivele misiunii de audit intern, ct i supervizorului asigurarea repartizrii sarcinilor i planificrii activitilor pe auditori interni. Programul de audit intern este un document intern de lucru al compartimentului de audit intern, care se ntocmete avnd la baz Tematica n detaliu a obiectelor auditabile selectate n procedurile de Analiz a riscurilor. Acesta este structurat pe fiecare obiectiv din tematica detaliat, cuprinznd aciunile concrete de efectuat, necesare atingerii obiectivului auditului, precum i repartizarea acestora pe fiecare auditor intern. Programul de audit este documentul prin care se stabilesc procedurile pentru identificarea, analizarea, evaluarea i nregistrarea informaiei n timpul misiunii. n practic el reprezint un ghid cu care este comparat n final modul de desfurare al misiunii, i confer sigurana c domeniul de aplicare al activitii a primit atenia corespunztoare, c aspecte importante ale auditului nu au fost omise. Programul de audit trebuie s includ detaliile necesare executrii muncii de audit intern respectiv: pregtirea auditului intern, studiul iniial, obiectivele auditului intern, procedurile i testele de audit intern, metodele i tehnicile utilizate, locul testrii, instruciunile de raportare, procedurile de ncheiere i sistemul de urmrire al recomandrilor. Programul de audit este finalizat nainte de intervenia la faa locului i este aprobat de conductorul compartimentului de audit intern. Acesta poate fi modificat n timpul derulrii misiunii de audit, motivat de apariia unor schimbri neprevzute n natura i domeniul auditului. Programul de audit presupune un plan detaliat al activitii ce trebuie realizat n faza de intervenie la faa locului i care trebuie s specifice etapele procedurale necesare atingerii obiectivelor auditului intern. n sintez, procedura privind elaborarea Programului de audit intern se prezint astfel: Pregtesc Programul de audit intern, incluznd urmtoarele elemente: - obiectivele auditului; - testrile care se vor efectua; - alte proceduri de audit i teste, dup caz. Pregtesc o Not cu urmtoarele anexe: - Colectarea i prelucrarea datelor; - Tabelul puncte tari i puncte slabe; - Programul preliminar al interveniilor la faa locului. Conductorul Organizeaz edina de analiza. compartimentului de audit Verific Nota i anexele acesteia. intern Analizeaz i modific dup caz documentele prezentate. Aprob Nota i anexele. Auditorii ndosariaz programul de audit. Utilizeaz Programul de audit n efectuarea misiunii. Auditorii
Modelul privind elaborarea Programului de audit intern este urmtorul:
142
Procedura P06: Elaborarea programului de audit intern ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern PROGRAM DE AUDIT
Misiunea de audit: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.2005-31.12.2005 ntocmit: Comnescu Cristian, Bcescu Ana Avizat: Petrescu Aurel
Etapele misiunii Domeniul Tema: Activitatea de achiziii publice A. Pregtirea misiunii de audit
Data: Data:
Activiti Durata (h) 400 152 4 4 4 Persoane implicate Locul desfurrii
1. ntocmirea i aprobarea Ordinului de serviciu 2.ntocmirea i validarea Declaraiei de independen 3. Pregtirea i transmiterea Notificrii privind declanarea misiunii de audit intern ctre prile interesate 4. Colectarea i prelucrarea informaiilor 5. Elaborarea Chestionarului de control intern 6. Elaborarea Listelor de verificare 7. Analiza riscurilor 8. ntocmirea Programului de audit 9. ntocmirea Programului preliminar al interveniei la faa locului 10. Organizarea edinei de deschidere cu serviciul auditat 11. Redactarea Minutei edinei de deschidere.
40 8 32 32 8 8 4
Petrescu Aurel Comnescu Cristian Bcescu Ana Comnescu Cristian Bcescu Ana Petrescu Aurel Comnescu Cristian Bcescu Ana Comnescu Cristian Bcescu Ana Comnescu Cristian Bcescu Ana Comnescu Cristian Bcescu Ana Comnescu Cristian Bcescu Ana Comnescu Cristian Bcescu Ana Comnescu Cristian Bcescu Ana Radu Nicolae Comnescu Cristian Bcescu Ana
SAI SAI SAI
SAI Structura auditat SAI SAI SAI SAI SAI SAI Structura auditat Structura auditat
Etapele misiunii
Domeniul
Activiti 12. Organizarea edinei de nchidere cu serviciul auditat. 13. Redactarea Minutei edintei de nchidere.
Durata (h) 4
4 180
Persoane implicate Comnescu Cristian Bcescu Ana Radu Nicolae Comnescu Cristian Bcescu Ana
Locul desfurrii Structura auditat
Structura auditat
B. Intervenia la faa locului
I. Organizarea activitii de achiziii publice
1. Efectuarea testrilor (prezentare detaliata n Programul interveniei la faa locului) 2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu 3. Elaborare FIAP - urilor 4. Colectarea dovezilor 5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru
36 16 4 8 4 4 36 16 4 8 4 4 36 16 4 8 4 4 36 16 4 8 4
Comnescu Cristian Comnescu Cristian/ Petrescu Aurel Comnescu Cristian Comnescu Cristian Comnescu Cristian
Structura auditat SAI SAI Structura auditat Structura auditat
II. Programul de achiziii publice
1. Efectuarea testrilor (prezentare detaliata n Programul interveniei la faa locului) 2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu 3. Elaborare FIAP - urilor 4. Colectarea dovezilor 5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru
Bcescu Ana Bcescu Ana Petrescu Aurel Bcescu Ana Bcescu Ana Bcescu Ana
III. Pregtirea aplicrii procedurii de licitaie deschis pentru atribuirea contractului de achiziie public
1. Efectuarea testrilor (prezentare detaliat n Programul interveniei la faa locului) 2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu 3. Elaborare FIAP-urilor 4. Colectarea dovezilor 5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru
Comnescu Cristian Comnescu Cristian Petrescu Aurel Comnescu Cristian Comnescu Cristian Comnescu Cristian
IV. Lansarea procedurii de licitaie deschis pentru atribuirea contractului de achiziie public
1. Efectuarea testrilor (prezentare detaliata in Programul interveniei la faa locului) 2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu 3. Elaborare FIAP urilor 4. Colectarea dovezilor
Comnescu Cristian Comnescu Cristian Petrescu Aurel Comnescu Cristian Comnescu Cristian
Structura auditat SAI SAI Structura auditat
Etapele misiunii
Domeniul
Activiti 5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru. 1. Efectuarea testrilor (prezentare detaliat n Programul interveniei la faa locului) 2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu 3. Elaborarea FIAP -urilor 4. Colectarea dovezilor 5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru
Durata (h) 4 36 16 4 8 4 4 36 16 4 8 4 4 36 16 4 8 4 4 36 16 4 8 4 4
Persoane implicate Comnescu Cristian
Locul desfurrii Structura auditat
V. Derularea procedurii de licitaie deschis pentru atribuirea contractului de achiziie public
Comnescu Cristian Comnescu Cristian Petrescu Aurel Comnescu Cristian Comnescu Cristian Comnescu Cristian
VI. Pregtirea aplicrii procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractului de achiziie public
1. Efectuarea testrilor (prezentare detaliat n Programul interveniei la faa locului) 2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu 3. Elaborarea FIAP urilor 4. Colectarea dovezilor 5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru
VII. Lansarea procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractului de achiziie public
1. Efectuarea testrilor (prezentare detaliata n Programul interveniei la faa locului) 2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu 3. Elaborarea FIAP urilor 4. Colectarea dovezilor Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru.
VIII. Derularea procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractului de achiziie public
1. Efectuarea testrilor (prezentare detaliata in Programul interveniei la faa locului). 2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu 3. Elaborarea FIAP urilor 4. Colectarea dovezilor 5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru.
Bcescu Ana Bcescu Ana Ptrescu Aurel Bcescu Ana Bcescu Ana Bcescu Ana
Etapele misiunii
Domeniul X. Administrarea contractului de achiziie public
Activiti 1. Efectuarea testrilor (prezentare detaliat n Programul interveniei la faa locului). 2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu
Durata (h) 36 16 4
Persoane implicate Comnescu Cristian Bcescu Ana Comnescu Cristian Bcescu Ana Petrescu Aurel Comnescu Cristian Bcescu Ana Comnescu Cristian Bcescu Ana Comnescu Cristian Bcescu Ana Comnescu Cristian Bcescu Ana Petrescu Aurel Comnescu Cristian Bcescu Ana Radu Nicolae Comnescu Cristian Bcescu Ana Radu Nicolae Comnescu Cristian Bcescu Ana Comnescu Cristian Bcescu Ana Comnescu Cristian Bcescu Ana Petrescu Aurel Petrescu Aurel
Locul desfurrii Structura auditat SAI
3. Elaborarea FIAP urilor 4. Colectarea dovezilor 5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru. C. Raportul de audit intern 14. Redactarea i revizuirea proiectului de Raport de audit intern 15. Transmiterea proiectului de Raport la structura auditat i solicitarea de rspuns n 15 zile 16.Organizarea Reuniunii de conciliere, dac este cazul
8 4 4 64 24
SAI Structura auditat Structura auditat
SAI
SAI
Structura auditat
17.Includerea n Raportul de audit intern a punctului de vedere al structurii auditate, finalizarea i ntocmirea sintezei raportului 18. Obinerea avizrii Raportului de conducerea structurii de audit 19. Obinerea aprobrii Raportului de audit de conducerea entitii 20. Transmiterea recomandrilor aprobate, ctre structura auditat D. Urmrirea recomandrilor 21. ntocmirea fiei de urmrire a recomandrilor
4 8 16 4 4 4
SAI SAI SAI SAI SAI
3.7. ntocmirea programului preliminar al interveniei la faa locului Programul preliminar al interveniilor la fa locului se ntocmete n baza Programului de audit intern i prezint detaliat lucrrile pe care auditorii interni i propun s le efectueze, respectiv studiile, cuantificrile, testele, validarea acestora cu materiale probante i perioadele n care se realizeaz aceste verificri la fa locului. Modelul privind elaborarea Programului de intervenie la faa locului este urmtorul:
Procedura - P06: Elaborarea programului de audit intern ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Public Intern PROGRAMUL INTERVENIEI LA FAA LOCULUI Misiunea de audit: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.2005-31.12.2005 ntocmit: Comnescu Cristian, Bcescu Ana Avizat: Petrescu Aurel
Data: Data:
Locul testrii Durata testrii Nr. test (h) Nr. list de verificare Auditori
Nr. Obiecte auditabile Tipul testrii crt. T O T A L G E N E R A L - 120 ore Obiectivul I. ORGANIZAREA ACTIVITII DE ACHIZIII PUBLICE 1. Procedurile specifice care reglementeaz - Analiza procedurilor existente activitatea de achiziii publice - Interviu adresat efului Serviciului Achiziii Publice 2. 3. Resursele umane ale Serviciului Achiziii Publice Baza de date cu furnizorii de produse/ executanii de lucrri/prestatorii de servicii i preurile practicate - Analiza statului de funcii - Studierea bazei de date de care dispune Serviciul Achiziii Publice
12
Interviu
Serviciul Achiziii Publice (SAP)
8 4
LV 1
Comnescu Cristian (CC)
Obiectivul II. PROGRAMUL DE ACHIZIII PUBLICE 4. Fundamentarea Programului de achiziii publice - Examinarea Referatelor de necesitate SAP 16 T 2a LV 2 - Analiza fundamentrii Programului de achiziii publice - Observarea direct a respectrii sumelor din Program cu bugetul alocat 5. Alegerea procedurii de atribuire a contractelor - Verificarea modului de calcul a valorii estimative a SAP 8 T 2b LV2 de achiziie public contractului de achiziie i alegerea procedurii de atribuire - Eantionul va fi de 25% din populaia total, respectiv 5 achiziii publice Obiectivul III. PREGATIREA APLICRII PROCEDURII DE LICITAIE DESCHIS PENTRU ATRIBUIREA CONTRACTULUI DE ACHIZIIE PUBLIC 6. Anunul de intenie - Consultarea anunului de intenie - Garantarea publicrii anunului 4 Obs.
Bcescu Ana (BA)
BA
Nr. crt. 7.
Obiecte auditabile Constituirea Documentaiei pentru elaborarea si prezentarea ofertei (DEPO)
Tipul testrii
Locul testrii
Durata testrii Nr. test (h)
Nr. list de verificare
Auditori
- Verificarea coninutului Documentaiei pentru elaborarea i prezentarea ofertei 16 T 3a - Eantionul s-a stabilit la 30% din populaia total, SAP LV3 respectiv 3 licitaii 8. Constituirea comisiilor de evaluare - Examinarea deciziilor de numire 4 T 3b - Verificarea declaraiilor de confidenialitate i imparialitate - Note de relaii privind respectarea cadrului normativ referitor la compatibilitatea membrilor comisiilor de evaluare Obiectivul IV. LANSAREA PROCEDURII DE LICITAIE DESCHIS PENTRU ATRIBUIREA CONTRACTULUI DE ACHIZIIE PUBLIC 9. - Examinarea anunului de participare, examinarea SAP 16 T4 LV4 coninutului Obiectivul V. DERULAREA PROCEDURII DE LICITAIE DESCHIS PENTRU ATRIBUIREA CONTRACTULUI DE ACHIZIIE PUBLIC 10. Completrile la Documentaia pentru elaborarea i prezentarea ofertei (DEPO) i dreptul de a solicita clarificri Deschiderea i calificarea ofertelor Examinarea i evaluarea ofertelor n vederea stabilirii ofertei ctigtoare - Examinarea DEPO transmis - Analiza solicitrilor i rspunsurilor pentru clarificri la DEPO, verificarea transmiterii la toi participanii - Examinarea Proceselor verbale ncheiate n urma edinelor de deschidere a ofertelor - Analiza Rapoartelor de stabilire a ofertei ctigtoare - Analiza documentaiilor aferente - Examinarea Procesului-verbal de adjudecare - Examinarea conformitii, verificarea legalitii semnturilor - Verificarea existenei, coninutului i locului de depozitare a dosarelor SAP 8 T 5a LV5 Anunul de participare
CC
CC
CC
11. 12.
8 8
T 5b -
SAP 4 4 T 5c
LV5
CC
13. 14.
ncheierea contractului de achiziie public Dosarul achiziiei publice
Obiectivul VI. PREGATIREA APLICRII PROCEDURII DE CERERE DE OFERTE PENTRU ATRIBUIREA CONTRACTULUI DE ACHIZIIE PUBLIC 15. Studiul pieei, crearea bazei proprii de date - Studierea bazei de date de care dispune serviciul achiziii publice - Interviu adresat sefului Serviciului Achiziii Publice, privind realizarea unui studiu al pieei i crearea bazei de date proprii 8 -
Nr. crt. 16.
Obiecte auditabile Constituirea i transmiterea Documentaiei pentru elaborarea i prezentarea ofertei (DEPO)
Tipul testrii - Analiza documentaiei - Verificarea i transmiterea documentaiilor ctre toi solicitanii - Eantionul s-a stabilit la 20% din populaia total, respectiv 2 licitaii
Locul testrii SAP
Durata testrii Nr. test (h) 16 T6
Nr. list de verificare LV6
Auditori BA
Obiectivul VII. LANSAREA PROCEDURII DE CERERE DE OFERTE PENTRU ATRIBUIREA CONTRACTULUI DE ACHIZIIE PUBLIC 17. Anunul/Invitaia de participare - Examinarea anunului, verificarea publicrii 8 T7 SAP LV7 18. Dreptul de a solicita clarificri la DEPO - Analiza solicitrilor i rspunsurilor pentru 16 clarificri la DEPO, verificarea transmiterii la toi participanii Obiectivul VIII. DERULAREA PROCEDURII DE CERERE DE OFERTE PENTRU ATRIBUIREA CONTRACTULUI DE ACHIZIIE PUBLIC 19. Deschiderea i calificarea ofertelor - Examinarea Proceselor verbale ncheiate n urma SAP 4 edinelor de deschidere a ofertelor 20. Examinarea i evaluarea ofertelor n vederea stabilirii ofertei ctigtoare - Analiza rapoartelor de stabilire a ofertei ctigtoare - Analiza documentaiilor aferente contractelor de achiziii ncheiate - Examinarea Procesului-verbal de adjudecare
BA
BA
SAP
12
T 8a
LV8
BA
21.
- Examinarea conformitii, verificarea legalitii semnturilor, actualizarea i/sau revizuirea preurilor din contractele ncheiate Obiectivul X. ADMINISTRAREA CONTRACTULUI DE ACHIZIIE PUBLIC 22. 23. 24. Dosarul de urmrire a derulrii contractului ncheiat Constatarea minusurilor sau plusurilor la recepie Certificarea i verificarea facturilor Analiza documentelor Verificarea corectitudinii decontrii Analiza adendum-urilor Examinarea diferenelor i soluionarea lor Verificarea conformitii facturilor Interviu privind administrarea contractelor de achiziii publice, adresat unui salariat din cadrul Serviciului Achiziii Publice SAP Serv. Contb. Intern
T 8b
LV8
24
Interviu LV9
CC BA
Audit financiar Caiet de seminar 3.8. edina de deschidere edina de deschidere interveniei la fa locului servete ca ntlnire de nceput al misiunii de audit, se planific i se deruleaz la structura/entitatea auditat i la aceast particip auditorii interni desemnai pentru efectuarea misiunii, eful structurii de audit intern i personalul entitii structurii auditate. Scopul principal al edinei de deschidere l reprezint discutarea obiectivelor stabilite pentru realizarea misiunii de audit intern, prezentarea Tematicii n detaliu a operaiilor auditabile i a modalitilor de lucru, precum i acceptrii Programului de intervenie la faa locului n vederea stabilirii calendarului ntlnirilor. edina de deschidere va cuprinde pe ordinea de zi: - prezentarea auditorilor; - prezentarea obiectivelor misiunii de audit; - stabilirea termenelor de raportare a stadiului verificrilor; - prezentarea n detaliu tematicii; - acceptarea calendarului ntlnirilor; - prezentarea pentru luare la cunotin a Cartei auditorului; - asigurarea condiiilor materiale necesare derulrii misiunii; - comunicarea modului de realizare a interveniei la faa locului. edina de deschidere se finalizeaz prin Minuta edinei de deschidere n care se consemneaz: perioada auditului; data edinei de deschidere; descrierea general i concis a naturii testelor ce vor trebui efectuate; participanii; alte aspecte importante discutate, printre care i eventualele ateptri din partea celor auditai. n sintez, procedura edina de deschidere se prezint astfel: - Auditorii - eful compartimentu-lui de audit intern - Auditorii - Reprezentanii entitii/ structurii auditate - Auditorii Contacteaz telefonic entitatea/structura auditat pentru a stabili data ntlnirii. Particip la desfurarea edinei de deschidere. ntocmesc Minuta edinei de deschidere cu urmtoarea structur: A. Meniuni generale - tema misiunii de audit intern; - perioada auditat; - numele celor care ntocmesc Minuta edinei de deschidere; - numele persoanei nsrcinate cu verificarea ntocmirii Minutei edinei de deschidere; - lista participanilor la edina de deschidere cu menionarea numelui, funciei, direciei i a numrului de telefon. B. Stenograma edinei de deschidere: - cuprinde redactarea n detaliu a dezbaterilor edinei de deschidere. - ndosariaz Minuta edinei de deschidere n Dosarul permanent, Seciunea B Modelul privind elaborarea Minutei edinei de deschidere este urmtorul: Procedura P07: edina de deschidere ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Public Intern MINUTA EDINTEI DE DESCHIDERE Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.2005-31.12.2005
150
Constantin Iaco
ntocmit: Bcescu Ana Avizat: Petrescu Aurel Lista participanilor: Nume i prenume Tanase Dumitru Popescu Laureniu Radu Nicolae Nicolescu Mircea Petrescu Aurel Comnescu Cristian Bcescu Ana Stenograma edinei:
Data: Data:
Funcia/Direcia/Serviciul Director Ec. Director Adm. Patr. Sef Serv. Achiziii Publice Director Audit Intern Sef Serv. Audit Intern Auditor intern Auditor intern
Nr. telefon
E-mail
Semntura
prezentarea echipei de auditori care urmeaz s efectueze misiunea de audit intern; prezentarea funciei de audit intern de ctre auditori, n special a obiectivelor generale ale auditului intern, din care s rezulte semnificaia auditului intern; prezentarea Programului interveniei la faa locului, obiectivele auditabile care se intenioneaz a fi realizate, dup analizele de risc efectuate. A fost cerut prerea auditailor cu privire la aceste obiective, unde s-au fcut remarci c acestea n general reprezint zone cu risc; stabilirea persoanelor pe care auditorii le pot contacta n vederea colectrii informaiilor, efecturii de teste asupra muncii lor i pentru interviuri. A fost stabilit programul ntlnirilor i timpul necesar pentru realizarea acestor proceduri; stabilirea condiiile pe care auditatul trebuie s le asigure n vederea realizrii misiunii de audit (spaiu de lucru, calculatoare, posibilitate de editare etc.) stabilirea unor aspecte procedurale, respectiv eventualitatea unor edine intermediare n cursul misiunii, informarea sistematic asupra constatrilor. A fost stabilita edina de nchidere, inclusiv lista participanilor; stabilirea modalitii de redactare a Raportului de audit intern (cnd, cum i cui va fi distribuit). Recomandrile formulate ca urmare a eventualelor disfuncionaliti constatate vor fi discutate i analizate cu structura auditat, inclusiv calendarul implementrii i persoanele rspunztoare cu implementarea.
3.9. Intervenia la faa locului Intervenia la faa locului sau munca pe teren reprezint un proces sistematic de colectare obiectiv a probelor, de analiz i de evaluare a acestora. Probele de audit trebuie s fie competente, adic suficiente i adecvate, relevante i s ofere o baz rezonabil pentru constatrile i concluziile auditorilor. Auditorii n etapa interveniei la faa locului au n vedere, fr a se limita, urmtoarele aspecte: - cunoaterea activitii/sistemului/procesului supus(e) verificrii i studierea procedurilor aferente; - intervievarea personalului alocat; - verificarea nregistrrilor contabile; - analiza datelor i informaiilor; - evaluarea eficienei i eficacitii controalelor interne; - realizarea de testri; - verificarea modului de ndeplinire a recomandrilor aprobate prin rapoartele de audit anterioare. De asemenea, n cadrul etapei de intervenie pe teren, auditorii au ca scop principal producerea probelor de audit n baza crora s formuleze constatri, recomandri i concluzii. Prezentm n continuare o serie de elemente ale metodologiei generale pe care le avem n vedere n etapa interveniei la faa locului, dup cum urmeaz:
151
3.9.1. Colectarea dovezilor n timpul fazei de colectare i prelucrare a informaiilor, auditorii efectueaz testri n concordan cu Programul de audit aprobat. Rezultatele activitii n aceast faz se concretizeaz n producerea de dovezi de audit pentru constatrile auditorilor pe baza crora formuleaz recomandri i concluzii. n sintez, procedura privind Colectarea dovezilor se prezint astfel: Auditorii Efectueaz testrile i procedurile stabilite n Programul de audit; Apreciaz dac dovezile obinute sunt competente, suficiente, adecvate, relevante i rezonabile; Colecteaz documente pentru toat misiunea de audit; Eticheteaz i numeroteaz toate documentele; Pregtesc Fiele de Identificare i Analiza Problemelor; La sfritul fazei de colectare a dovezilor, finalizeaz FIAP-urile; Transmit FIAP-urile efului compartimentului de audit intern; ndosariaz documentele utilizate n cadrul misiunii de audit. Analizeaz i aprob testele; Revede i aprob Fiele de Identificare i Analiza Problemelor Eticheteaz, numeroteaz i ndosariaz testele i Fiele de Identificare i Analiza Problemelor, n Dosarul permanent, Seciunea A.
Supervizorul Auditorii
3.9.2. Tehnici i instrumente utilizate Tehnicile de audit intern se aplic n funcie de subiectul auditrii i pot fi utilizate individual sau n combinaie, atunci cnd auditorii efectueaz evaluri, astfel: Observarea fizic: presupune vizualizarea, remarcarea, ascultarea, comparaia cu standardele. Reprezint o modalitate prin care auditorii interni i formeaz o prere proprie; Chestionarea sau interviul, reprezint tehnica cea mai rspndit, poate fi oral sau scris i folosete ntrebri: cum?, de ce? etc. Se realizeaz prin intervievarea persoanelor auditate/implicate/interesate; Verificarea presupune confirmarea adevrului, acurateei, sinceritii sau actualitii subiectului, compararea declaraiilor unei persoane cu discuiile avute cu alte persoane, a concordanei cu legile i regulamentele, precum i a eficacitii controalelor interne. Tehnicile de verificare cele mai uzitate sunt: - comparaia pentru confirmarea identitii unei informaii dup obinerea acesteia din cel puin dou surse diferite; - examinarea presupune urmrirea detectrii erorilor sau a iregularitilor; - recalcularea presupune verificarea calculelor matematice; - confirmarea presupune solicitarea informaiei din cel puin dou surse independente n scopul validrii acesteia; - punerea de acord reprezint procesul de potrivire a doua categorii diferite de nregistrri; - garantarea presupune verificarea realitii tranzaciilor nregistrate prin examinarea documentelor de la articolul nregistrat spre documentele justificative; - urmrirea reprezint verificarea procedurilor de la documentele justificative spre articolul nregistrat. Scopul este de a verifica dac toate tranzaciile reale au fost nregistrate.
Investigarea reprezint ancheta efectuat pentru descoperirea de fapte ascunse i pentru stabilirea adevrului i presupune o cercetare aprofundat pentru a detecta neregulile. Analiza const n descompunerea unei entiti n elemente identificabile, cuantificabile i msurate distinct n vederea unei examinri detaliate i selectrii aspectelor ce necesit o atenie ulterioar. Evaluarea presupune estimarea a ceea ce a fost analizat pe baza unei judeci profesionale n vederea stabilirii unor concluzii i va constitui baza formulrii recomandrilor i concluziilor auditului intern.
Instrumentele de audit intern se utilizeaz n funcie de situaiile ntlnite pe teren i pot fi: Chestionare i liste de verificare: reprezint seturi de ntrebri adresate celor auditai i se pot grupa astfel: a) chestionarul de luare la cunotin (CLC) cuprinde ntrebri referitoare la contextul socio-economic, organizarea intern, funcionarea entitii sau structurii auditate;
152
Constantin Iaco b) chestionarul de control intern (CCI) este o metod de descriere i analiz a controalelor, conine ntrebri despre diferitele obiective i componente ale controlului. Ghideaz auditorii interni n activitatea de identificare obiectiv a disfunciilor i a cauzelor reale ale acestora; c) lista de verificare (LV) este utilizat pentru stabilirea condiiilor pe care trebuie s le ndeplineasc fiecare domeniu auditabil. Cuprinde un set de ntrebri standard privind obiectivele definite, responsabilitile i metodele, mijloacele financiare, tehnicile de informare, resursele umane existente.
3.9.3. Alte testri n funcie de specificul fiecrei misiuni de audit intern pot fi solicitate i alte informaii, respectiv pot fi efectuate i alte testri. Pentru efectuarea acestor testri este necesar a fi definit obiectul testrii i ce fel de testare trebuie s fie utilizat. Auditorii nu trebuie s verifice toate tranzaciile, auditrile trebuie s se bazeze pe evaluarea sistemului de control. n cazul n care sistemul de control pare n regul se parcurg teste pentru a se verifica dac sistemul funcioneaz corespunztor Obiectivele acestor testri trebuie s asigure validitatea (proprietatea, sinceritatea etc.), acurateea (cantitatea, calitatea, clasificarea etc.), conformitatea (normelor, regulamentelor, legilor etc.) i competena controalelor (gradul n care riscurile sunt neutralizate).
3.9.4. Probele de audit intern Probele de audit intern sunt dovezi de audit asupra constatrilor efectuate i trebuie s fie adecvate, convingtoare, concrete i de ncredere. Probele de audit intern pot fi: - dovezi fizice: obinute n urma observrii; - dovezi testimoniale: reprezentnd declaraia ca rspuns la interviuri sau anchete; - dovezi documentare: forma cea mai des ntlnit l reprezint documentul n baza cruia s-a realizat constatarea de audit; - dovezi analitice: reprezint comparaii cu operaiuni similare, cu operaiuni efectuate anterior, cu raionamente.
3.9.5. Eantionarea Eantionarea reprezint procesul de aplicare a procedurilor de audit asupra unor segmente dintr-o populaie pentru a trage concluzii asupra ntregului, ceea ce permite obinerea unui volum mare de informaii prin analiza unui numr mic de date. Tehnica eantionrii este utilizat pentru obinerea siguranei asupra funcionalitii activitilor de control. Pentru alegerea eantioanelor exist dou modaliti de eantionare: - eantionarea orientat, cnd auditorii suspecteaz existena unor erori sau fraude i ndreapt eantionarea pentru a gsi ct mai multe dovezi n acest sens; - eantionarea statistic, care poate permite formularea unei concluzii asupra ntregii populaii cu o marj mic de eroare i permite auditorilor s msoare riscurile eantionrii. Pentru obinerea unui eantion reprezentativ trebuie s fie cunoscut populaia, s fie definit unitatea eantionat n funcie de obiectivele auditului i fiecruia dintre elementele populaiei s-i fie acordate anse egale de a fi selectate. Exemple de tipuri de eantionare: eantionarea numeric aleatorie, care conduce la obinerea unor eantioane reprezentative deoarece fiecare eantion are aceeai ansa de a fi selectat; eantionarea aleatorie stratificat, cnd populaia este compus dintr-o mare varietate de componente; eantionarea n mnunchi, cnd se selecteaz unul sau mai multe obiecte care vor fi verificate complet; eantionarea la ntmplare selecteaz elemente fr a fi influenat de idei preconcepute; eantionarea raional, utilizat n cazurile n care exista anumite motive i suspiciuni.
Dimensionarea eantioanelor n sondajul statistic urmrete obinerea unei estimri credibile, nu a unor rezultate exacte. Nivelul de ncredere (probabilitatea ca o anumit concluzie s fie corect) crete n funcie
153
de dimensiunile eantionului. Cu ct se cere ca precizia s fie mai mare, cu att va fi mai mare dimensiunea eantionului. Decizia referitoare la dimensiunile eantioanelor se bazeaz pe obiectivele auditului, iar eantioanele pot fi de tip raional dac evaluarea preliminar indic faptul c sistemul de control este adecvat sau de tip statistic dac sistemul de control pare neadecvat.
3.9.6. Tabloul de prezentare al circuitului auditului intern Tabloul de prezentare al circuitului auditului (pista de audit) permite: - stabilirea fluxurilor informaiilor, atribuiilor i responsabilitilor; - stabilirea documentaiei justificative complete; - reconstituirea operaiilor de la suma total pn la detalii individuale i invers;
3.9.7. Formularele constatrilor de audit intern Formularele constatrilor de audit public intern se utilizeaz pentru prezentarea fundamentat a constatrilor auditului intern. a) Fia de identificare i analiz a problemelor F.I.A.P. - se ntocmete pentru fiecare disfuncionalitate/iregularitate constatat. Prezint rezumatul acesteia, cauzele, consecinele, precum i recomandrile pentru rezolvarea deficienelor constatate. F.I.A.P.-ul trebuie s fie supervizat i adus la cunotina reprezentanilor entitii structurii auditate. Auditorii trebuie s raporteze constatrile semnificative realizate ca rspuns la fiecare obiectiv de audit. La raportarea constatrilor, informaiile trebuie s fie suficiente, competente i relevante pentru susinerea nelegerii adecvate a aspectelor raportate i pentru a furniza o prezentare convingtoare. Auditorii trebuie s raporteze concluziile care sunt formulate pe baza constatrilor. Valabilitatea concluziilor depinde de puterea de convingere a dovezilor care susin constatrile i de logica folosit pentru formulare. Auditorii formuleaz i raporteaz recomandri pentru aciuni necesare corectrii problemelor i mbuntirii operaiunilor. Recomandrile sunt formulate atunci cnd constatrile raportate prevd o poteniala mbuntire a operaiunilor i a activitii, cnd s-au observat nerespectri ale legilor sau puncte slabe ale controalelor. Recomandrile trebuie s fie constructive, s se refere direct la rezolvarea cauzei problemelor identificate, s fie specifice i orientate pe aciuni, s fie adresate prilor care au autoritatea s acioneze, s fie fezabile. b) Formularul de constatare i raportare a iregularitilor - F.C.R.I. - se ntocmete n cazul n care se constat abateri de la regulile procedurale i metodologice, respectiv de la prevederile legale i care ar putea produce prejudicii pe seama fondurilor publice. Iregularitatea constatat se raporteaz, cel mai trziu, a doua zi de ctre auditor efului structurii de audit intern, prin transmiterea formularului de constatare i raportare a iregularitilor. Acesta va informa n termen de 3 zile conductorul entitii publice i structura de control abilitat pentru continuarea verificrilor. n sintez, procedura Constatarea i raportarea iregularitilor este urmtoarea: Auditori/Supervizor Raporteaz, cel mai trziu, a doua zi, conductorului compartimentului de audit public intern orice iregularitate constatat reprezentnd abateri de la regulile procedurale i metodologice respectiv de la prevederile legale i care ar putea produce prejudicii pe seama fondurilor publice prin transmiterea Formularului de constatare i raportare a iregularitilor. Informeaz n termen de 3 zile conductorul entitii publice i structura de control abilitat pentru continuarea verificrilor.
Conductorul compartimentului de audit intern
154
Constantin Iaco
P 08 PROCEDURA COLECTAREA DOVEZILOR n cadrul etapei de Intervenie la faa locului prezentm testrile efectuate pentru obinerea probelor de audit, care vor susine constatrile i recomandrile auditorilor interni, i care vor fi realizate pe structura obiectivelor misiunii de audit intern, stabilit n Tematica n detaliu a misiunii de audit. Not:
Din analiza probelor de audit care susin constatrile prezentate de auditorii interni, n cadrul misiunilor efectuate, s-a observat c multe constatri nu sunt prezentate ca rezultat al testrilor i interviurilor realizate n etapa de Intervenie la faa locului, ci pe baza filling-ului i expertizei auditorilor interni. Din aceste motive, dar i datorit solicitrilor auditorilor interni din sistem de a le oferi modele pentru efectuarea testrilor pe teren n etapa de Intervenie la faa locului v prezentm o serie de documente specifice metodologiei de audit intern i modului de ntocmire a al acestora. Desigur c acesta este o experien care va trebui s fie mbuntit n permanen pentru atingerea obiectivelor auditului intern de a aduga valoare managementului riscului i organizrii entitii.
n etapa de Pregtire a misiunii de audit intern au fost elaborate dou documente: Chestionarul de control intern CCI, n procedura de Analiz a riscurilor pentru efectuarea unei evaluri primare a entitii auditate n vederea stabilirii direciei de aciune a echipei de auditori interni pe teren. Programul intermediar de internvenie la faa locului, prin care auditorii interni i organizeaz activitatea de intervenie pe teren i pentru care i elaboreaz listele de verificare, de regul pe fiecare obiectiv/subobiectiv/ activitate/operaie n parte i pe baza acestora tipurile de testri pe care le vor realiza i modul cum vor efectua eantionarea; care vor fi prezentate n continuare. Pe baza acestor documente, prezentate, dar i a celorlalte realizate n cadrul procedurii de Analiza riscurilor auditorii interni deruleaz, conform metodologiei, misiunea de audit intern n Etapa de intervenie la faa locului. Deoarece documentele realizate n aceast etap reprezint un volum nsemnat, vom prezenta selectiv o parte din listele de verificare, testele, centralizatoarele, listele de control, foile de lucru, interviurile, notele de relaii, .a ntocmite pentru fiecare obiectiv al misiunii, cuprinse n Chestionarul de control intern i n Programul intermediar de intervenie la faa locului. n continuare, pe baza acestor documente i a testrilor efectuate, se vor ntocmi Fiele de analiz i identificare a problemelor FIAP-uri i dac se impune, chiar i Fia de constatare i raportare a iregularitilor FCRI, care vor fi astfel susinute de probe de audit elocvente n faa managementului de linie. Etapa de intervenie la faa locului se finalizeaz cu edina de nchidere a misiunii de audit intern. n continuare, prezentm testrile efectuate pe fiecare obiectiv al misiunii de audit intern n conformitate cu ceea ce ne-am propus n Programul intermediar de intervenie la faa locului.
LISTA DE VERIFICARE NR. 1
Obiectivul I. Organizarea activitii de achiziii publice
Nr. crt. 1.1.
Activitatea de audit Examinarea procedurilor specifice care reglementeaz activitatea de achiziii publice 1.1.1.Verificarea gradului de acoperire prin proceduri specifice a activitilor aferente compartimentului de achiziii publice a) existena unui sistem de proceduri specifice pentru realizarea obiectivelor n domeniul achiziiilor publice b) aprobarea procedurilor de ctre persoanele competente c) stabilirea modelelor de formulare d) precizarea modalitilor de completare a modelelor e) oferirea unor exemple n acest sens f) cuprinderea modalitilor de actualizare a procedurilor 1.1.2. Existena activitilor de control intern n punctele cheie ale activitilor/operaiilor 1.1.3. Stabilirea responsabilitilor pe nivele de execuie
DA
NU
Obs.
X X X X X X X X TESTUL nr. 1 Interviu
155
1.2. 1.3. 1.4.
1.5.
1.1.4. Modalitatea arhivrii documentelor Compararea atribuiilor cuprinse n fiele posturilor cu cele din procedura specific i evaluarea completitudinii prelurii acestora Examinarea cunoaterii procedurilor specifice de ctre responsabilii cu realizarea activitilor Aprecierea calitii procedurilor specifice: a) consider procedurile specifice corespunztoare ? b) constata disfuncionaliti n timpul aplicrii practice? c) exist propuneri de perfecionare a procedurii? Analiza resurselor umane ale Serviciului Achiziii publice a) numr mare de posturi neocupate; b) corelarea structurii profesionale a personalului cu necesitile compartimentului de achiziii publice c) existena i analiza formelor de pregtire profesional;
1.6.
1.7.
Examinarea bazei de date existente a) existena bazei de date cu furnizorii/executanii/ prestatorii i preurile practicate; b) existenta modalitilor de actualizare a bazei de date. Analiza sistemului de arhivare a documentelor
Data: Auditor intern, Comnescu Cristian Supervizor, Petrescu Aurel
INTERVIU privind procedurile specifice care reglementeaz activitatea de achiziii publice, adresat domnului Radu Nicolae, ef serviciu, Serviciul Achiziii Publice
Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice Nr. crt. 1. 2.. 3. 4. 5. 6. 7. ntrebare Pentru activitatea de achiziii publice avei un sistem de proceduri? Exist coresponden ntre prevederile procedurilor i responsabilitile stabilite prin fiele posturilor? Exist stabilit prin procedur modul de soluionare al abaterilor? Avei stabilii responsabili pentru procedurile de lucru? Procedurile sunt scrise i formalizate? Suntei de acord cu importana elaborrii procedurilor specifice n vederea mbuntirii mediului de control? Mai avei ceva de adugt referitor la acest subiect? DA X X X X X X X NU Obs. Cadrul normativ
Data Auditor, Comnescu Cristian Intervievat, Radu Nicolae
156
Constantin Iaco
Not:
n aceast situaie nu se va elabora FIAP, dei s-ar impune, avnd n vedere c problema ntocmirii i formalizrii procedurilor specifice va fi abordat la toate obiectivele misiunii de audit intern. Informaiile obinute n cadrul interviului vor fi luate n consideraie la redactarea Raportului de audit intern.
LISTA DE VERIFICARE NR. 2 Obiectivul II. Programul de achiziii publice Nr. crt. 2.1. Activitatea de audit Examinarea procedurii specifice privind Programul de achiziii publice: 2.1.1.Verificarea gradului de acoperire prin procedura specific a activitilor aferente fundamentrii i ntocmirii Programului de achiziii publice: a) existena procedurii specifice privind fundamentarea si ntocmirea Programului b) aprobarea procedurii specifice de ctre persoanele competente; c) stabilirea modelului Programului de achiziii publice i precizarea modalitilor de completare d) existena unui sistem de prioritizare al solicitrilor compartimentelor funcionale e) cuprinderea modalitilor de actualizare a Programului pe parcursul derulrii achiziiilor 2.1.2.Existena activitilor de control intern n punctele cheie ale procesului 2.1.3. Stabilirea responsabilitilor pe nivele de execuie 2.1.4. Modalitatea arhivrii documentelor Compararea atribuiilor cuprinse n fiele posturilor cu cele din procedura specific i evaluarea completitudinii prelurii acestora Examinarea cunoaterii proceduri specifice de ctre responsabilul cu realizarea activitii Aprecierea calitii procedurii specifice de ctre responsabilul acesteia: a) consider procedura specific corespunztoare ? b) constata disfuncionaliti n timpul aplicrii practice ? c) exist propuneri de perfecionare a procedurii specifice? Analiza fundamentrii Programului de achiziii publice a) existena adresei de solicitare a referatelor de necesitate ale compartimentelor funcionale b) existena referatelor de necesitate transmise de compartimentele funcionale c) existena aprobrilor pe referatele de necesitate d) existena notelor de fundamentare la referatele utilizate la elaborarea Programului e) existena centralizatorului necesitilor f) ncadrarea necesarului n norme i normative g) corelarea necesarului cu stocul existent n depozit h) respectarea coninutului minim de informaii al Programului de achiziii publice - cuprinde cele trei pri: furnizare produse, prestare servicii, executare lucrri - fiecare articol are prevzut codul CPSA? - exist prevzut valoarea estimat fr TVA a fiecrei achiziii ? - exist procedur de atribuire a fiecrui contract de achiziie ? - este precizat suma total estimat a Programului DA NU Obs.
X X
X TEST NR. 2A X X X Lista control nr. 2a FIAP nr. 2a de
2.2. 2.3. 2.4.
2.5.
X X X X X Observare direct
157
Nr. crt.
Activitatea de audit i) ncadrarea Programului n bugetul aprobat j) existena actualizrilor pe parcursul derulrii Programului Analiza alegerii procedurii de atribuire a contractelor de achiziii publice a) respectarea calculelor pentru determinarea valorii estimative, fr TVA, a achiziiilor cuprinse n Program b) respectarea pragurilor valorice pentru stabilirea procedurii de atribuire a contractelor de achiziie public c) alegerea corect a procedurii de atribuire a contractelor de achiziie public Analiza sistemului de arhivare a documentelor
DA X X
NU
Obs.
2.6.
TEST NR. 2B Foaie de lucru X X X FIAP nr. 2b Lista de control nr. 2b
2.7. Data :
Auditor intern, Bcescu Ana
Supervizor, Petrescu Aurel
TESTUL NR. 2A
Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.2005-31.12.2005. OBIECTUL TESTULUI: Programul de achiziii publice. OBIECTIVUL TESTULUI: Fundamentarea Programului de achiziii publice. DESCRIEREA TESTULUI: Pentru efectuarea testului s-au analizat referatele de necesitate ale compartimentelor funcionale ale entitii i notele de fundamentare ale acestora, utilizate pentru ntocmirea Programului de achiziii publice pentru anul 2004. Populaia este reprezentat de documentele privind ntocmirea Programului, elaborate de cele 8 compartimente funcionale ale entitii, ceea ce reprezint un numr redus de documente, motiv pentru care le vom analiza n totalitate pentru a conduce la o concluzie pertinent. n consecin, eantionul va fi constituit din referatele de necesitate i notele de fundamentare ale compartimentelor funcionale din cadrul entitii, deci n proporie de 100% din populaie. Testarea a urmrit analiza modului de fundamentare a Programului anual de achiziii publice, pe baza elementelor stabilite n Lista de verificare nr. 2, poz. 2.5., literele a d, astfel: Analiza fundamentrii Programului de achiziii publice: - existena adresei de solicitare a referatelor de necesitate ctre toate compartimentele funcionale; - existena referatelor de necesitate transmise de compartimentele funcionale; - existenta aprobrilor pe referatelor de necesitate; - existena notelor de fundamentare ataate la referatele utilizate la elaborarea Programului de achiziii publice. Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 2a privind analiza fundamentrii Programului de achiziii publice pe baza referatelor de necesitate. CONSTATRI: Din analiza listei de control putem remarca urmtoarele:
158
Constantin Iaco
- compartimentele funcionale nu au transmis n totalitate referate de necesitate; - inexistena unei persoane nominalizate cu responsabilitatea fundamentrii, ntocmirii i actualizrii Programului de achiziii publice; - nscrierea n Programul de achiziii publice a unor achiziii cuprinse n referate, dar care nu au fost fundamentate i/sau aprobate. CONCLUZII: n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 2a.
Data: Auditor intern, Bcescu Ana Supervizor, Petrescu Aurel
LISTA CONTROL NR. 2A privind analiza fundamentrii Programului anual de achiziii publice, respectiv a referatelor de necesitate
Elemente testate Populaia Compartiment funcional 1 Compartiment funcional 2 Compartiment funcional 3 Compartiment funcional 4 Compartiment funcional 5 Compartiment funcional 6 Compartiment funcional 7 Compartiment funcional 8
Solicitarea referatelor de necesitate ale compartimentelor funcionale ale entitii X X X X X X X X
Compartimentele Referatele de funcionale au necesitate au transmis referate de avizele persoanelor necesitate responsabile
Referatele de necesitate au ataate note de fundamentare
X X FIAP FIAP X X X FIAP
FIAP X _ _ FIAP X X _
FIAP X _ _ FIAP X X _
ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 2A
Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.2005-31.12.2005. PROBLEMA: Elaborarea Programului de achiziii publice anual, fr realizarea unei fundamentri temeinice, conform cadrului normativ n vigoare.
159
CONSTATARE: Activitatea de achiziii publice se desfoar pe baza unui Program anual de achiziii publice, nefundamentat corespunztor, respectiv fr referatele de necesitate i notele de fundamentare ale tuturor compartimentelor entitii publice, pentru toate necesitile de produse, lucrri i servicii ale acestora. CAUZE: Nerespectarea prevederilor art. 2, alin. (1) din Normele de aplicare a OUG nr. 60/2001 privind achiziiile publice aprobate prin HG nr. 461/2001. Neasigurarea prin fia postului a responsabilitilor, delegrii competenelor i separrii sarcinilor. Efectuarea fundamentrii i elaborrii Programului de ctre persoane fr o pregtire corespunztoare (pentru primirea propunerilor de la compartimente, centralizarea i prioritizarea necesitilor a fost numit un funcionar debutant). Inexistena unor proceduri scrise i formalizate. CONSECINE: Imposibilitatea oferirii unei imagini de ansamblu asupra volumului necesitilor entitii i a gradului de prioritate al acestora, rezultnd de aici neachiziionarea unor bunuri i servicii indispensabile desfurrii activitii curente n favoarea altora care nu erau strict necesare. Crearea de stocuri supranormative i imobilizare de fonduri financiare. RECOMANDRI: Stabilirea unui responsabil cu elaborarea Programului anual de achiziii publice. Existenta listelor de verificare ataate Programului, cu atribuiile persoanelor implicate n elaborarea i aprobarea acestuia. ntocmirea procedurilor scrise i formalizate privind fundamentarea i elaborarea programelor de achiziii publice i actualizarea sistematic a acestora. Completarea fielor posturilor cu atribuii clare, coroborate cu procedurile elaborate, privind coninutul referatelor de necesitate, modul de ncadrare n cadrul normativ i sistemul de centralizare i prioritizare al achiziiilor solicitate. Instituirea unui sistem de asigurare a pregtirii profesionale a salariailor implicai n munca de planificare. ntocmit, Bcescu Ana Supervizat, Petrescu Aurel Pentru conformitate,
ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern TESTUL NR. 2B Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.2005-31.12.2005 OBIECTUL TESTULUI: Programul de achiziii publice. OBIECTIVUL TESTULUI: Alegerea procedurii de atribuire a contractelor de achiziii publice. DESCRIEREA TESTULUI: Eantionul pentru verificarea modului de alegere a procedurii de atribuire a contractelor de achiziie sa stabilit la 25% din populaia total, respectiv 5 proceduri, conform Foii de lucru nr. 2 anexate, la care se adaug o achiziie realizat prin cumprare direct. Testarea a urmrit corectitudinea pailor parcuri n vederea alegerii procedurii de atribuire a contractelor de achiziie public pe baza elementelor stabilite n Lista de verificare nr. 2, poz. 2.6. i anume: Verificarea alegerii procedurii de atribuire a contractelor de achiziie: - respectarea calculelor pentru determinarea valorii estimative, fr TVA, a achiziiilor publice cuprinse n Program; - respectarea pragurilor valorice pentru stabilirea procedurii de atribuire a contractelor de achiziie public; - alegerea corect a procedurii de atribuire a contractelor de achiziie public.
160
Constantin Iaco
Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 2b privind verificarea modului de alegere a procedurii de atribuire a contractelor de achiziie public. CONSTATRI: n urma verificrii i pe baza listei de control s-a constatat: nerespectarea pragurilor valorice pentru stabilirea procedurilor de atribuire a contractelor de achiziii publice; nerespectarea cadrului normativ n ceea ce privete alegerea procedurii de atribuire a contractelor de achiziie public. CONCLUZII: n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 2b. Data: Auditor intern, Bcescu Ana Supervizor, Petrescu Aurel
FOAIE DE LUCRU NR. 2B Obiectivul II : Programul de achiziii publice Eantionul pentru testarea modului de alegere a procedurii de atribuire a contractelor de achiziie a fost constituit astfel: populaia total este reprezentat de 20 achiziii publice (9 licitaii deschise; 10 cereri de ofert; 1 negociere cu o singur surs) ; eantionul s-a stabilit la 25% din populaia total, respectiv 5 achiziii publice (2 licitaii deschise, 2 cerere de oferta i 1 negociere cu o singur surs); selectarea celor 5 proceduri s-a realizat prin alegerea din fiecare tip de procedur, cuprins n Programul de achiziii publice, a procedurilor cu valoarea estimat cea mai mare: - achiziia public 1, licitaie deschis (servicii ntreinere i reparaii ascensoare); - achiziia public 2, licitaie deschis (achiziionare 3 autoturisme) - achiziia public 3, cerere de oferta (achiziionare 1 unitate exterioar de aer condiionat) - achiziia public 4, cerere de ofert (achiziionare mobilier birouri) - achiziia public 5, negociere cu o singura surs (prestare servicii unitate exterioar aer condiionat) - eantionul constituit din cele 5 achiziii va fi verificat integral; - verificarea eantionului constituit se va realiza pe baza unui test.
Auditor, Bcescu Ana
n prezena,
LISTA CONTROL NR. 2B privind verificarea modului de alegere a procedurii de atribuire a contractelor de achiziii publice Elemente Respectarea calculelor testate pentru determinarea valorii estimative, fr TVA, a achiziiilor cuprinse n Program Respectarea pragurilor valorice pentru stabilirea procedurii de atribuire a contractelor de achiziie public Alegerea corect a procedurii de atribuire a contractelor de achiziie public
Eantion
Achiziia public 1, licitaie deschis (servicii ntreinere i reparaii ascensoare)
161
Achiziia public 2, licitaie deschis (achiziionare 3 autoturisme) Achiziia public 3, cerere de oferta (achiziionare 1 unitate exterioar de aer condiionat) Achiziia public 4, cerere de ofert (achiziionare mobilier birouri) Achiziia public 5, negociere cu o singur surs (prestare servicii unitate exterioar aer condiionat) Achiziia public 6, cumprare direct (achiziionare consumabile unitate exterioar aer condiionat)
FIAP
FIAP
FIAP
FIAP
ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 2B
Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.2005-31.12.2005. PROBLEMA: Analiza respectrii cadrului normativ privind alegerea procedurii de atribuire a contractelor de achiziie public. CONSTATARE: Schimbarea procedurii de atribuire a contractului de achiziie public din licitaie deschis prin divizarea acesteia n alte tipuri de proceduri cu plafoane pariale mai mici. Spre exemplu: Investiia privind unitatea exterioar de aer condiionat, a fost divizat n 3 achiziii, astfel: Achiziia privind unitatea exterioar de aer condiionat pentru 200 uniti interioare, n valoare de 90.000 euro, fr TVA, a fost atribuita prin procedur cerere de ofert (achiziia public nr. 3); Demontare/montare i probe instalaie exterioar de aer condiionat, n valoare de 12 000 euro, fr TVA, a fost atribuit prin procedura negociere cu o singura surs (achiziia public nr.5); Achiziionare consumabile, n valoare de 1.500 euro, fr TVA, a fost realizat prin cumprare direct (achiziia public nr. 6). Echipa de auditori a constatat c prin divizarea investiiei privind instalaia exterioar de aer condiionat n valoare de 103.500 euro, fr TVA, a reuit s schimbe procedura de licitaie deschis care trebuia aplicat conform cadrului normativ, n alte trei tipuri de proceduri care presupun o serie de faciliti. CAUZE: Scopul divizrii valorii achiziiei a fost acela de a diminua costurile investiiei prin executarea unor lucrri n regie proprie. ncercarea de a diminua costurile i timpul aferent achiziionrii. nelegerea eronat a legislaiei privind achiziiile publice. CONSECINE: nclcarea principiului tratamentului egal al posibililor ofertani. Nerespectarea prevederilor legislaiei privind achiziiile publice i concurena. Prelungirea duratei de execuie prin ncheierea mai multor contracte.
162
Constantin Iaco
Posibilitatea realizrii unor cheltuieli mai mari cu achiziia respectiv, nclcndu-se astfel principiul utilizrii eficiente a fondurilor publice.
RECOMANDRI: Stabilirea unui responsabil cu alegerea procedurii de atribuire a contractelor de achiziie public i asigurarea pregtirii profesionale corespunztoare a acestuia. Elaborarea listelor de verificare ataate la Nota privind estimarea valorii contractelor, n vederea precizrii elementelor verificate cu ocazia stabilirii procedurii de achiziie pentru atribuirea acestora. Elaborarea unei proceduri specifice scris i formalizat, privind alegerea procedurii de atribuire a contractelor de achiziie public i actualizarea acesteia. Asigurarea coroborrii atribuiilor i responsabilitilor stabilite prin fia postului cu procedura. Asigurarea pregtirii profesionale a salariailor n vederea nsuirii procedurilor i influenarea evalurilor anuale cu rezultatele acesteia. Constituirea unei echipe de control i verificarea tuturor licitaiilor din ultimul an, pentru a constata dac aceast divizare a valorii totale a achiziiei este o ntmplare sau se prezint deja ca o practica n cadrul Serviciului Achiziii Publice. Analiza rezultatelor acestei aciuni de control.
ntocmit, Bcescu Ana
Supervizat, Petrescu Aurel
Pentru conformitate,
LISTA DE VERIFICARE NR. 3
Obiectivul III: Pregtirea aplicrii procedurii de licitaie deschis pentru atribuirea contractului de achiziie public
Nr. crt. 3.1.
Activitatea de audit Examinarea procedurii specifice privind pregtirea aplicrii procedurii de licitaie deschis pentru atribuirea contractului de achiziie public 3.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedura specific a activitilor aferente pregtirii aplicrii procedurii de licitaie deschis pentru atribuirea contractului de achiziie public a) existena procedurii specifice b) aprobarea procedurii specifice de ctre persoanele competente c) stabilirea modelelor documentelor aferente acestui obiectiv i modalitile de completare 3.1.2.Existena activitilor de control intern n punctele cheie ale procesului 3.1.3. Stabilirea responsabilitilor pe nivele de execuie 3.1.4. Modalitatea arhivrii documentelor Compararea atribuiilor cuprinse n fiele posturilor cu cele din procedura specific i evaluarea completitudinii prelurii acestora Examinarea cunoaterii procedurii specifice de ctre responsabilul cu realizarea activitii Aprecierea calitii procedurii specifice de ctre responsabilii acestora: a) consider procedura corespunztoare ? b) constat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice ? c) exista propuneri de perfecionare a procedurii? Analiza anunului de intenie a) existena solicitrii scrise autorizate pentru publicare, cu indicarea temeiului legal
DA -
NU -
Obs.
3.2. 3.3. 3.4.
3.5.
163
Nr. crt.
Activitatea de audit b) verificarea publicrii anunului de intenie n 30 de zile de la data aprobrii bugetului propriu autoritii contractante c) respectarea modelului general, cuprins de prevederile legale, d) cuprinderea tuturor contractelor estimate la cel puin 750.000 Euro, fr TVA e) verificarea publicrii separate a achiziiilor de produse/lucrri/servicii Verificarea constituirii Documentaiei privind elaborarea i prezentarea ofertei (DEPO) a) Verificarea cuprinderii n DEPO a elementelor: - adresa la care se depune oferta - data limit i modaliti pentru depunerea ofertei - ora, data i locul deschiderii ofertelor - cerine minime de calificare - garania pentru participare (cuantum, perioad de valabilitate, modul de constituire) - criteriul aplicat pentru atribuirea contractului - garania de bun execuie a contractului (cuantum, modul de constituire) - caietul de sarcini b) Asigurarea obinerii unui exemplar DEPO de ctre oricare furnizor/executant/ prestator care a naintat o solicitare n acest sens, respectiv transmiterea n cel mult 6 zile de la primirea solicitrii, dac aceasta s-a fcut n timp rezonabil c) Preul de vnzare al unui exemplar DEPO nu depete costul multiplicrii acestuia plus costul transmiterii, dac este cazul Analiza modului de constituire a comisiilor de evaluare a) Ordinele de numire ale comisiilor de evaluare sunt aprobate b) numrul membrilor comisiei este de cel puin 3 c) membrii comisiilor de evaluare sunt independeni de participanii la procedur d) membrii comisiilor sunt eligibili n ceea ce privete studiile i experiena n domeniu e) declaraiile de confidenialitate i imparialitate sunt semnate de toi membrii comisiei f) semnarea declaraiilor se face nainte de deschiderea ofertelor g) constituirea pentru atribuirea fiecrui contract de achiziie n parte a unei comisii de evaluare h) existena unui corp al membrilor de rezerv i) sunt numii n comisia de evaluare i consultani externi? j) membrii comisiilor de evaluare sunt remunerai ?
DA X
NU
Obs. Observare direct
X X X
3.6.
X X X X X X X X X
TEST nr. 3a Foaie de lucru
Lista de control nr. 3a
3.7.
X X X X X X X -
TEST nr. 3b
NOTE DE RELATII adresate d-nei Luiza Marin i dlui Andrei Bratu, membri ai comisiilor de evaluare Lista de control nr. 3b FIAP nr. 3b
3.8.
Analiza sistemului de arhivare a documentelor
Data: Auditor intern, Comnescu Cristian
164
Constantin Iaco
TESTUL NR. 3A
Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.2005-31.12.2005 OBIECTUL TESTULUI: Pregtirea aplicrii procedurii de licitaie deschis pentru atribuirea contractului de achiziie public. OBIECTIVUL TESTULUI: Constituirea Documentaiei pentru elaborarea i prezentarea ofertei (DEPO). DESCRIEREA TESTULUI: Populaia total este reprezentat de cele 9 achiziii, prin licitaie deschis, realizate n 2005 n cadrul entitii. Eantionul pentru testarea constituirii DEPO, privind achiziiile publice atribuite prin licitaie deschis, avnd n vedere numrul redus al contractelor de achiziii publice ncheiate n anul 2005, s-a stabilit la 30% din populaia total, respectiv 3 achiziii, conform Foii de lucru nr. 3a anexate. Testarea a urmrit existena unor indicatori n coninutul DEPO, sugestivi n derularea ulterioar a procedurii de atribuire a contractelor de achiziii publice, pe baza elementelor stabilite n Lista de verificare nr. 3, poz. 3.6., literele a b, i anume: a) Verificarea coninutului DEPO: - adresa la care se depune oferta; - data limit i modaliti pentru depunerea ofertei; - ora, data i locul deschiderii ofertelor; - cerine minime de calificare; - garania pentru participare (cuantum, perioada de valabilitate, modul de constituire); - criteriul aplicat pentru atribuirea contractului; - garania de bun execuie a contractului (cuantum, modul de constituire) - caietul de sarcini. b) Verificarea asigurrii obinerii unui exemplar DEPO de ctre oricare furnizor/executant/ prestator care a naintat o solicitare n acest sens. Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 3a privind constituirea DEPO. CONSTATRI: n urma verificrii i pe baza listei de control nu s-au constatat nereguli n coninutul Documentaiei pentru elaborarea i prezentarea ofertei (DEPO) i n transmiterea documentelor solicitanilor i din aceste motive nu se va elabora FIAP. Data, Auditor intern, Comnescu Cristian Supervizor, Petrescu Aurel
FOAIE DE LUCRU NR. 3A Obiectivul III : Pregtirea aplicrii procedurii de licitaie deschis pentru atribuirea contractului de achiziie public Eantionul pentru testarea constituirii DEPO a fost realizat astfel: Populaia total este reprezentat de achiziiile realizate, n 2005, prin licitaie deschis, respectiv 9 licitaii. Eantionul s-a stabilit la 30 % din populaia total, respectiv 3 licitaii. Pasul de selecie va fi 3.
165
Audit financiar Caiet de seminar Eantionul s-a constituit pornind de la primul element i va cuprinde prima, a patra i a aptea licitaie deschis, respectiv: - prima licitaie deschis - achiziionare copiatoare; - a patra licitaie deschis - achiziionare servicii ntreinere i reparaii ascensoare; - a aptea licitaie deschis - achiziionarea unui numr de trei autoturisme. Eantionul va fi testat n totalitate. Verificarea eantionului constituit se va realiza pe baza unui test.
Auditor, Comnescu Cristian
n prezena,
LISTA DE CONTROL NR. 3A privind constituirea Documentaiei pentru elaborarea i prezentarea ofertei A aptea licitaie deschis (achiziionarea unui numr de trei autoturisme) X X X X X X X X
Elemente testate (cuprins DEPO)
Prima licitaie deschis (achiziionare copiatoare)
A patra licitaie deschis (servicii ntreinere i reparaii ascensoare)
a) Indicatori cuprini n DEPO: - adresa la care se depune oferta - data limita i modaliti pentru depunerea ofertei - ora, data i locul deschiderii ofertelor - cerine minime de calificare - garania pentru participare (cuantum, perioada de valabilitate, modul de constituire) - criteriul aplicat pentru atribuirea contractului - garania de buna execuie a contractului (cuantum, modul de constituire) - caietul de sarcini b) Asigurarea obinerii unui exemplar DEPO de ctre oricare furnizor/ executant/prestator care a naintat o solicitare n acest sens, respectiv transmiterea n cel mult 6 zile de la primirea solicitrii, dac aceasta s-a fcut n timp rezonabil
X X X X X X X X
X X X X X X X X
ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern TESTUL NR. 3B Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.2005-31.12.2005 OBIECTUL TESTULUI: Pregtirea aplicrii procedurii de licitaie deschis pentru atribuirea contractului de achiziie public. OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza modului de constituire a comisiilor de evaluare. DESCRIEREA TESTULUI: Populaia, pentru efectuarea testrii reprezint documentele aferente constituirii, componentei i a compatibilitii membrilor comisiilor de evaluare pentru licitaiile deschise, organizate n 2005.
166
Constantin Iaco
Eantionul s-a constituit din documentele celor 9 achiziii prin licitaie deschis, prevzute n Program, respectiv 100 %. Echipa de auditori interni a considerat necesar testarea ntregii populaii pentru obinerea unei concluzii de ansamblu, avnd n vedere faptul c populaia total a fost rezonabil ca mrime. Testarea a urmrit analiza constituirii, componenei i a compatibilitii membrilor comisiilor de evaluare pe baza elementelor stabilite n Lista de verificare nr. 3, poziia 3.7, literele a-g, i anume: - Verificarea constituirii, componenei i a compatibilitii membrilor comisiilor de evaluare: a) Ordinele de numire ale comisiilor de evaluare sunt aprobate; b) numrul membrilor comisiei este de cel puin 3; c) membrii comisiilor de evaluare sunt independeni de participanii la procedur; d) membrii comisiilor sunt eligibili n ceea ce privete studiile i experiena n domeniu; e) declaraiile de confidenialitate i imparialitate sunt semnate de toi membrii comisiei; f) semnarea declaraiilor se face nainte de deschiderea ofertelor; g) constituirea pentru atribuirea fiecrui contract de achiziie n parte a unei comisii de evaluare.
Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 3b privind Analiza modului de constituire a comisiilor de evaluare. De asemenea, au fost solicitate note de relaii de la salariai din cadrul Serviciului Achiziii Publice, membri ai comisiilor de evaluare, pentru problemele legate de declaraiile de confidenialitate i imparialitate. CONSTATRI: n urma verificrii i pe baza Notelor de relaii i a listei de control s-a constatat c: - declaraiile de confidenialitate i imparialitate nu au fost semnate de toi membrii comisiilor de evaluare; - unele declaraii de confidenialitate i imparialitate ale membrilor comisiilor de evaluare au fost semnate dup deschiderea ofertelor. CONCLUZII: n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 3b
Data, Auditor intern, Comnescu Cristian Supervizor, Petrescu Aurel
NOT DE RELAII privind respectarea cadrului normativ referitor la compatibilitatea membrilor comisiilor de evaluare, adresat doamnei Luiza Marin, consilier n cadrul Serviciului Achiziii Publice ntrebare 1: La nivelul Serviciului Achiziii Publice exist proceduri specifice, scrise i formalizate, privind asigurarea compatibilitii membrilor comisiilor de evaluare? Rspuns 1: Nu, dar avem cadrul legal i n plus exist n fiele posturilor principalele elemente care trebuie respectate pentru asigurarea compatibilitii membrilor comisiilor de evaluare. ntrebare 2: De ci ani participai n calitate de membru n comisiile de evaluare? Rspuns 2: Lucrez n acest serviciu de numai 10 luni. ntrebare 3: Ai fost numit membru titular sau erai n corpul de rezerv? Rspuns 3: Membru de rezerv. ntrebare 4: Cunoatei prevederile legale privind de asigurarea compatibilitii membrilor comisiilor de evaluare?
167
Audit financiar Caiet de seminar Rspuns 4: Da, cunosc prevederile Ordonanei nr. 60 i Normelor de aplicare n domeniul achiziiilor publice. ntrebare 5: Atunci, cum explicai nesemnarea declaraiilor de confidenialitate i imparialitate? Rspuns 5: Fiind membru de rezerva, membrul comisiei de evaluare pe care l-am nlocuit a intrat n concediu medical n ziua edinei de deschidere a ofertelor, i acest aspect a fost omis. ntrebare 6: Mai avei ceva de adugat? Rspuns 6: Nu. Not:
Pentru ntrebarea i rspunsul nr. 5 se va elabora FIAP-ul nr. 3b.
Consilier, Luiza Marin
NOTA DE RELAII privind respectarea cadrului normativ referitor la compatibilitatea membrilor comisiilor de evaluare, adresat domnului Andrei Bratu, consilier n cadrul Serviciului Achiziii Publice ntrebare 1: La nivelul Serviciului Achiziii Publice exist proceduri specifice, scrise i formalizate, privind asigurarea compatibilitii membrilor comisiilor de evaluare? Rspuns 1: Nu, dar avem cadrul legal i n plus exist n fiele posturilor principalele elemente care trebuie respectate pentru asigurarea compatibilitii membrilor comisiilor de evaluare. ntrebare 2: De ci ani participai n calitate de membru n comisiile de evaluare? Rspuns 2: Avnd 15 ani vechime n acest domeniu sunt numit frecvent n comisii de evaluare. ntrebare 3: Ai fost numit membru titular sau erai n corpul de rezerv? Rspuns 3: Membru titular. ntrebare 4: Cunoatei prevederile legale privind de asigurarea compatibilitii membrilor comisiilor de evaluare? Rspuns 4: Da i consider c am acumulat i mult experien practic n domeniul achiziiilor publice. ntrebare 5: Atunci, cum explicai nesemnarea declaraiilor de confidenialitate i imparialitate? Rspuns 5: n ziua ntrevederii membrilor comisiei de evaluare am ntrziat, declaraiile erau semnate de ceilali membri i, n continuare, s-a pierdut din vedere acest aspect. Semnarea s-a facut ulterior, dup deschiderea ofertelor. ntrebare 6: Mai avei ceva de adugat? Rspuns 6: Nu. Not:
Pentru ntrebarea i rspunsul nr. 5 se va elabora FIAP-ul nr. 3b.
Consilier, Andrei Bratu
168
Constantin Iaco
LISTA DE CONTROL NR. 3B privind Analiza modului de constituire a comisiilor de evaluare

Elemente testate Licitaii deschise pentru achiziii publice cuprinse n Program Licitaie deschis 1 Licitaie deschis 2 Licitaie deschis 3 Licitaie deschis 4 Licitaie deschis 5 Licitaie deschis 6 Licitaie deschis 7 Licitaie deschis 8 Licitaie deschis 9 Ordinele Membrii de numire Numrul comisiilor de ale membrilor evaluare sunt comisiei comisiilor independeni este de cel de de evaluare puin 3 participanii persoane sunt la procedur aprobate X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X Constituirea pentru atribuirea fiecrui contract de achiziie n parte a unei comisii de evaluare X X X X X X X X X
Membrii comisiilor sunt eligibili n ceea ce privete studiile i experiena n domeniu X X X X X X X X X
Declaraiile de Semnarea confidenialitate declaraiilor i imparialitate se face nainte sunt semnate de de toi membrii deschiderea comisiei ofertelor
X FIAP X X FIAP X X X X
X X X X FIAP X X X X
ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 3B
Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.2005-31.12.2005 PROBLEMA: Nerespectarea condiiilor de constituire, competena i compatibilitatea privind comisiile de evaluare. CONSTATARE: Din examinarea notelor de relaii i a declaraiilor de confidenialitate i imparialitate ale membrilor comisiilor de evaluare, aferente procedurilor de atribuire a contractelor de achiziie public prin licitaie deschis, organizate n anul 2004, respectiv 9 achiziii, s-a constatat c acestea nu erau semnate de toi membri comisiei. De asemenea, membrii unei comisii de evaluare semnaser aceste declaraii dup deschiderea ofertelor, nclcndu-se astfel prevederile art. 22, alin. 1 din HG nr. 461/2001 pentru aprobarea normelor de aplicare a OUG nr. 60/2001 privind achiziiile publice, cu modificrile i completrile ulterioare. CAUZE: Interpretarea superficial a legislaiei privitoare la respectarea condiiilor de constituire, competena i compatibilitatea comisiilor de evaluare. CONSECINE: Favorizarea potenialilor ofertani privind atribuirea unor contracte de achiziie public; Nedelimitarea clar a competenelor i responsabilitilor membrilor comisiilor de evaluare n eventualitatea apariiei unor litigii. RECOMANDRI: Ordinul de numire al comisiei de evaluare s aib n anex atribuiile i responsabilitile membrilor comisiei, ale secretarului comisiei care are sarcina verificrii semnrii declaraiilor de confidenialitate i imparialitate nainte de deschiderea ofertelor. Elaborarea unei proceduri specifice, scris i formalizat, care s cuprind i modul de lucru al membrilor comisiilor de evaluare n activitatea practic. Stabilirea unui responsabil pentru elaborarea procedurii i actualizarea sistematic a acesteia.
169
Coroborarea atribuiilor prevzute prin fiele posturilor cu procedurile realizate. Realizarea unor perfecionri profesionale de ctre eful de compartiment pentru cunoaterea cadrului normativ i procedural cu personalul implicat n activitatea de achiziii publice i influenarea evalurilor anuale cu rezultatele acestora. Supervizat, Petrescu Aurel Pentru conformitate,
ntocmit, Comnescu Cristian
LISTA DE VERIFICARE NR. 4 Obiectivul IV. Lansarea procedurii de licitaie deschis pentru atribuirea contractului de achiziie public Nr. crt. 4.1. Activitatea de audit Examinarea procedurii specifice privind lansarea procedurii de licitaie deschis pentru atribuirea contractului de achiziie public 4.1.1.Verificarea gradului de acoperire prin procedur specific a activitilor aferente ntocmirii i publicrii anunului de participare a) existena procedurii specifice privind lansarea procedurii de atribuire a contractului de achiziie public b) aprobarea procedurii specifice de ctre persoanele competente c) stabilirea modelului general al anunului de participare precizarea modalitilor de completare d) existena componentei de actualizare a procedurii specifice 4.1.2. Existena activitilor de control intern n punctele cheie ale procesului 4.1.3. Stabilirea responsabilitilor pe nivele de execuie 4.1.4. Modalitatea arhivrii documentelor Compararea atribuiilor cuprinse n fiele posturilor cu cele din procedura specific i evaluarea completitudinii prelurii acestora Examinarea cunoaterii procedurii specifice de ctre responsabilii cu realizarea activitii Aprecierea calitii procedurii specifice de ctre responsabilii acestora: a) consider procedura corespunztoare ? b) constat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice ? c) exist propuneri de perfecionare a procedurii? Examinarea anunurilor de participare a) existena solicitrii scrise autorizate, cu indicarea temeiului legal, pentru publicare b) coninutul standard de informaii, conform prevederilor legale: - Data limit pentru solicitarea clarificrilor - Data limit pentru depunerea ofertelor - Adresa la care trebuie transmise/depuse ofertele - Data, ora i locul deschiderii ofertelor - Garaniile pentru participare solicitate - Perioada pentru care ofertantul trebuie s i menin oferta valabil - Criteriul care va fi utilizat pentru atribuirea contractului de furnizare - Alte informaii (utilizarea cilor de atac etc.) - Data transmiterii anunului de participare ctre RA Monitorul Oficial c) verificarea similitudinii coninuturilor anunurilor publicate n mijloace de informare diferite Analiza sistemului de arhivare a documentelor X DA NU Obs
4.2. 4.3. 4.4.
4.5.
X X X X X X X X X -
TEST NR. 4
Lista de control nr. 4 -
4.6.
Data, Auditor intern, Comanescu Cristian
170
Constantin Iaco
ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern TESTUL NR. 4
Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.2005-31.12.2005 OBIECTUL TESTULUI: Lansarea procedurii de licitaie deschis pentru atribuirea contractului de achiziie public OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza ntocmirii i publicrii anunurilor de participare. DESCRIEREA TESTULUI: Populaia pentru realizarea testului o reprezint anunurile de participare existente n dosarele achiziiilor realizate n 2005 n cadrul entitii. Eantionul va fi constituit din documente de la cele 9 achiziii prin licitaie deschis prevzute n Program, respectiv 100%, fiind un numr redus i n acelai timp un numr suficient de documente pentru a putea ajunge la o concluzie documentat. Testarea a urmrit analiza ntocmirii i publicrii anunului de participare pe baza elementelor stabilite n Lista de verificare nr. 4, poziia 4.5, literele a si b, astfel: - Examinarea anunurilor de participare: a) existenta solicitrii scrise autorizate, cu indicarea temeiului legal, pentru publicare b) cuprinderea coninutului standard de informaii, cuprins de prevederile legale, dintre care: - data limit pentru solicitarea clarificrilor; - data limit pentru depunerea ofertelor; - adresa la care trebuie transmise/depuse ofertele; - data, ora i locul deschiderii ofertelor; - garaniile pentru participare solicitate; - perioada pentru care ofertantul trebuie s i menin oferta valabil; - criteriul care va fi utilizat pentru atribuirea contractului de furnizare; - alte informaii (utilizarea cilor de atac etc.); - data transmiterii anunului de participare ctre RA Monitorul Oficial. Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 4 privind Analiza ntocmirii i publicrii anunurilor de participare. CONSTATRI: n urma verificrii i pe baza listei de control nu s-au constatat nereguli n coninutul anunurilor de participare i publicarea acestora, situaie pentru care nu se va elabora FIAP. Data, Auditor intern, Comanescu Cristian Supervizor, Petrescu Aurel
171
LISTEI DE CONTROL NR. 4 privind Analiza ntocmirii i publicrii anunurilor de participare
Elemente testate
Anunuri de participare pentru licitaiile deschise Anun de participare - licitaia deschis 1 Anun de participare - licitaia deschis 2 Anun de participare - licitaia deschis 3 Anun de participare - licitaia deschis 4 Anun de participare - licitaia deschis 5 Anun de participare - licitaia deschis 6 Anun de participare - licitaia deschis 7 Anun de participare - licitaia deschis 8 Anun de participare - licitaia deschis 9
Existena solicitrii scrise autorizate cu indicarea temeiului legal, pentru publicare X X X X X X X X X
Data limit pentru solicitare de clarificri
Cuprinderea coninutului standard de informaii, cuprins de prevederile legale, dintre care: Data limit Adresa Data, ora i Garaniile Perioada Criteriul care Alte pentru la care locul pentru pentru care va fi utilizat informaii depunerea trebuie deschiderii participare ofertantul pentru (utilizarea ofertelor transmise/ ofertelor solicitate trebuie sa atribuirea cailor de depuse i menin contractului atac etc.) ofertele oferta de furnizare valabil X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X
Data transmiterii anunului de participare ctre RA Monitorul Oficial X X X X X X X X X
X X X X X X X X X
Constantin Iaco
LISTA DE VERIFICARE NR. 5 Obiectivul V. Derularea procedurii de licitaie deschis pentru atribuirea contractului de achiziie public Nr. crt. 5.1. Activitatea de audit Examinarea procedurilor specifice privind derularea procedurii de licitaie deschis pentru atribuirea contractului de achiziie public 5.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedura specific a activitilor aferente derulrii procedurii de atribuire a contractului de achiziie public a) existena procedurilor specifice privind derularea procedurii de atribuire a contractului de achiziie public b) aprobarea procedurilor specifice de ctre persoanele competente c) existena modelelor aferente activitilor i precizarea modalitilor de completare d) existena componentei de actualizare a procedurilor specifice 5.1.2. Existena activitilor de control intern n punctele cheie ale procesului 5.1.3.Stabilirea responsabilitilor pe nivele de execuie 5.1.4. Modalitatea arhivrii documentelor Compararea atribuiilor din procedura specific cu fiele posturilor Examinarea cunoaterii procedurilor specifice de ctre responsabilul cu realizarea activitii Aprecierea calitii procedurii specifice de ctre responsabilul acesteia: a) consider procedura specific corespunztoare ? b) constat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice ? c) exist propuneri de perfecionare a procedurii specifice? Verificarea respectrii prevederilor privind completrile la DEPO i dreptul de a solicita clarificri a) respectarea termenului de solicitare clarificri, de cel puin 8 zile nainte de data limit pentru depunerea ofertelor b) respectarea termenului de rspuns la solicitri, de cel puin 6 zile nainte de data limita pentru depunerea ofertelor c) transmiterea completrilor la DEPO ctre toi ofertanii care au solicitat documentaia iniial d) transmiterea clarificrilor la DEPO ctre toi ofertanii care au solicitat documentaia iniial e) existena nregistrrii i confirmrii primirii oricrui document transmis Analiza deschiderii si calificarea ofertelor a) respectarea termenului i adresei de depunere al ofertelor b) deschiderea ofertelor la data, ora i locul indicate n anunul de participare c) calificarea ofertelor care au depus garania pentru participare d) calificarea ofertelor nregistrate ca persoane juridice sau nregistrate/atestate/apartenen din punct de vedere profesional e) calificarea ofertelor eligibile f) calificarea ofertelor cu capacitatea tehnic g) calificarea ofertelor cu capacitatea economico-financiar h) numrul ofertelor depuse este mai mare de 2 i) daca nu, existena deciziei de repetare a procedurii j) existena i coninutul Procesului-verbal al edinei de deschidere al ofertelor Analiza examinrii i evalurii ofertelor n vederea stabilirii ofertei ctigtoare a) existena similitudinii ntre oferte i cerinele prevzute n DEPO DA NU Obs.
TEST nr. 5a
5.2. 5.3. 5.4.
5.5.
X X X FIAP nr. 5a X Lista de control nr. 5a
5.6.
X X X X X X X TEST nr. 5b Lista de control nr. 5b X FIAP nr. 5b
5.7.
173
5.8.
5.9.
b) corectitudinea calculelor pentru stabilirea clasamentului ofertelor c) pstrarea criteriului pe baza cruia se atribuie contractul stabilit n DEPO, pe tot parcursul derulrii procedurii d) existenta hotrrii comisiei de evaluare cu privire la rezultatul aplicrii procedurii pentru atribuirea contractului de achiziie public e) existena comunicrii, n scris, simultan, a rezultatului aplicrii procedurii respective ctre toi ofertanii f) existena, n cazul anularii procedurii pentru atribuirea contractului de achiziie public, a deciziei de anulare Analiza ncheierii contractului de achiziie public a) contractul are avizul favorabil al serviciului financiar-contabil pentru disponibilitatea fondurilor b) contractul are viza de control financiar preventiv c) contractul are viza serviciului juridic d) contractul are viza managerului e) contractul se ncheie cu oferta declarat ctigtoare f) n cazul n care ofertantul stabilit ctigtor nu s-a prezentat pentru ncheierea contractului, autoritatea contractant l invita pe urmtorul clasat sau anuleaz aplicarea procedurii g) contractul se ncheie n perioada de valabilitate a ofertelor, h) contractul se ncheie numai dup 7 zile de la data transmiterii comunicrii privind rezultatul aplicrii procedurii i) existena, ca parte integrant a contractului, cel puin a urmtoarelor documente: - Caietul de sarcini - Propunerea tehnic i propunerea financiar - Graficul de ndeplinire a contractului - Graficul de pli - Informaii/clauze privind modul de actualizare i/sau revizuire a preurilor contractelor j) constituirea garaniei de bun execuie de ofertantul invitat pentru ncheierea contractului de achiziie public k) legalizarea, la cerere, a asocierii n cazul unei oferte depuse n comun de mai muli ofertani l) existena contractelor ncheiate ntre viitorul contractant i subcontractanii si, dac este cazul Analiza dosarelor achiziiilor publice a) verificarea existenei dosarelor achiziiilor publice b) verificarea coninutului dosarului achiziiei publice, care s cuprind cel puin: - Nota privind determinarea valorii estimative, fr tva, a contractului de achiziie public - Anunul i/sau invitaia de participare, dup caz - DEPO, inclusiv clarificrile solicitate i rspunsurile aferente transmise de autoritatea contractant; - Decizie de numire a comisiei de evaluare - Procesul-verbal ntocmit cu ocazia deschiderii ofertelor - Hotrrea comisiei de evaluare cu privire la rezultatul aplicrii procedurii pentru atribuirea contractului de achiziie public - Contestaiile primite, rezoluiile i, dup caz, msurile corective adoptate de autoritatea contractant i comunicate, precum i hotrrile comisiilor de conciliere i, respectiv, hotrrile judectoreti irevocabile - Copia contractului de achiziie public - Anunul de atribuire a contractului de achiziie public c) dosarul achiziiei publice se pstreaz cel puin 5 ani de la data finalizrii contractului respectiv d) dosarul achiziiei publice este pus la dispoziia oricrei autoriti publice interesate, spre consultare
X X X X X X X TEST nr. 5c
Lista de control nr. 5c FIAP nr. 5c
X X -
174
Constantin Iaco
5.10
e) dosarul achiziiei publice este pstrat n locaii/condiii corespunztoare Analiza sistemului de arhivare a documentelor
Data: Auditor intern, Comnescu Cristian
ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern TESTUL NR. 5A Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.20052005-31.12.2005 OBIECTUL TESTULUI: Derularea procedurii de licitaie deschis pentru atribuirea contractului de achiziie public OBIECTIVUL TESTULUI: Verificarea respectrii prevederilor privind completrile la Documentaia pentru elaborarea i prezentarea ofertei (DEPO) i dreptul de a solicita clarificri. DESCRIEREA TESTULUI: Populaia pentru realizarea testului o constituie documentele aferente, completrile la DEPO, solicitrile de clarificri i transmiterea rspunsurilor la acestea. Eantionul va fi constituit din documentele de la o singur achiziie public, din cele 9 achiziii, respectiv un procent de 11% din populaie, la care s-a aplicat procedura licitaie deschis i unde au existat astfel de solicitri, respectiv Achiziia de servicii ntreinere i reparaii ascensoare. Pentru participarea la licitaie cei trei ofertani au solicitat cte un exemplar DEPO, dintre care, ulterior, unul a solicitat clarificri. Testarea a urmrit analiza respectrii prevederilor privind completrile la DEPO i dreptul de a solicita clarificri, pe baza elementelor stabilite n Lista de verificare nr. 5a, poziia 5.5., literele a-d, astfel: Verificarea respectrii prevederilor privind completrile la DEPO dreptul de a solicita clarificri: - respectarea termenului de solicitare clarificri, de cel puin 8 zile nainte de data limit pentru depunerea ofertelor; - respectarea termenului de rspuns la solicitri, de cel puin 6 zile nainte de data limit pentru depunerea ofertelor; - transmiterea completrilor la DEPO ctre toi ofertanii care au solicitat documentaia iniial; - transmiterea clarificrilor la DEPO ctre toi ofertanii care au solicitat documentaia iniial. Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 5a pentru Verificarea respectrii prevederilor privind completrile la DEPO i dreptul de a solicita clarificri. CONSTATRI: Pe baza testrii efectuate i a listei de control s-a constatat: - nu au existat completri la DEPO; - rspunsul la solicitarea de clarificri la DEPO s-a transmis numai solicitantului, iar ceilali competitori nu au fost informai. CONCLUZII: n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 5a Data, Auditor intern, Comnescu Cristian Supervizor, Petrescu Aurel
175
LISTA CONTROL NR. 5A pentru Verificarea respectrii prevederilor privind completrile la DEPO i dreptul de a solicita clarificri Eantion : Achiziia de servicii ntreinere i reparaii ascensoare licitaie deschis Ofertani Elemente testate Respectarea termenului de solicitare clarificri, de cel puin 8 zile nainte de data limit pentru depunerea ofertelor Respectarea termenului de rspuns la solicitri, de cel puin 6 zile nainte de data limit pentru depunerea ofertelor Transmiterea completrilor la DEPO ctre toi ofertanii care au solicitat documentaia iniial Transmiterea clarificrilor la DEPO ctre toi ofertanii care au solicitat documentaia iniial SC Ascensorul SRL SC Liftul Service SRL SC Elevatorul SRL
Nu a fost cazul
Nu a fost cazul
Nu a fost cazul
FIAP
FIAP
ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 5A Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.2005-31.12.2005 PROBLEMA: Respectarea prevederilor ordonanei privind dreptul de a solicita clarificri la coninutul Documentaiei privind elaborarea i prezentarea ofertei - DEPO. CONSTATARE: Din testul efectuat a rezultat faptul c la solicitarea de clarificri din partea SC Elevatorul SRL rspunsul a fost transmis numai acesteia i nu i celorlali doi competitori. Rspunsul la clarificrile solicitate de unul dintre ofertani ar fi trebuit transmis tuturor ofertanilor, cu protejarea identitii celui care le-a solicitat, conform prevederilor art. 38, alin. 4 din OUG nr. 60/2001 privind achiziiile publice, cu modificrile i completrile ulterioare. CAUZE: Inexistena unor proceduri specifice scrise i formalizate referitoare la transmiterea rspunsurilor la solicitrile de clarificri primite din partea unor ofertani. Efectuarea acestei activiti de ctre persoane care nu au atribuii i competene stabilite prin fia postului. CONSECINE: Posibilitatea respingerii unor oferte datorita nenelegerii complete a cerinelor prevzute n DEPO. nclcarea principiului transparenei, respectiv punerea la dispoziie tuturor celor interesai a informaiilor referitoare la aplicarea procedurii pentru atribuirea contractului de achiziie public. nclcarea principiului tratamentului egal", respectiv aplicarea n mod nediscriminatoriu a criteriilor de selecie i a criteriilor pentru atribuirea contractului de achiziie public, astfel nct orice furnizor/executant/prestator s aib anse egale de a i se atribui contractul respectiv. Posibilitatea informrii suplimentare a unor competitori n defavoarea altora.
176
Constantin Iaco
RECOMANDRI: ntocmirea procedurii specifice, scris i formalizat, referitoare la transmiterea rspunsurilor la solicitrile de clarificri primite din partea unor ofertani. Stabilirea prin procedur a unui responsabil cu transmiterea rspunsului la clarificrile la DEPO solicitate de ofertani. Coroborarea coninutului procedurilor cu responsabilitile stabilite prin fiele posturilor. Efectuarea de instruiri profesionale n cadrul serviciului pentru nsuirea legislaiei i a cadrului procedural, cunoaterea i interpretarea corect a acestora i influenarea evalurilor anuale cu rezultatele obinute. ntocmit, Comnescu Cristian Supervizat, Petrescu Aurel Pentru conformitate,
ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern TESTUL NR. 5B Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.2005-31.12.2005 OBIECTUL TESTULUI: Derularea procedurii de licitaie deschis pentru atribuirea contractului de achiziie public OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza deschiderii i calificrii ofertelor. DESCRIEREA TESTULUI: Populaia pentru efectuarea testului o reprezint licitaiile deschise, n numr de 9, realizate n anul 2005 n cadrul entitii. Eantionul a fost constituit din documentele aferente unei singure licitaii deschise, unde numrul ofertelor depuse a fost cel mai mare, respectiv Achiziia de calculatoare, cu 8 oferte depuse, care reprezint 11% din populaia total. Testarea a urmrit analiza deschiderii ofertelor i stabilirea ofertelor calificate pe baza elementelor stabilite n Lista de verificare nr. 5, poziia 5.6, literele a-g si j, astfel: Verificarea desfurrii deschiderii i calificrii ofertelor: - respectarea termenului i adresei de depunere al ofertelor; - deschiderea ofertelor la data, ora i locul indicate n anunul de participare; - calificarea ofertelor care au depus garania pentru participare; - calificarea ofertelor nregistrate ca persoane juridice sau nregistrate/ atestate din punct de vedere profesional; - calificarea ofertelor eligibile; - calificarea ofertelor cu capacitatea tehnic; - calificarea ofertelor cu capacitatea economico-financiar; - existenta i coninutul Procesului-verbal al sedinei de deschidere a ofertelor. Pentru efectuarea testrii s-a elaborat Lista de control nr. 5b privind Analiza deschiderii i calificrii ofertelor. CONSTATRI: n urma verificrii i pe baza listei de control ntocmite s-a stabilit: - data indicat n anunul de participare nu a coincis cu data deschiderii propriu-zise a ofertelor; - ofertani nscrii la licitaie care nu au depus garania de participare; - ofertani descalificai incorect. CONCLUZII: n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 5b. Data, Auditor intern, Comnescu Cristian Supervizor, Petrescu Aurel
177
LISTA DE CONTROL NR. 5B privind Analiza deschiderii i calificrii ofertelor Eantion: Achiziia de calculatoare Ofertele depuse
Oferta Oferta Oferta Elemente 1 2 3 testate Verificarea desfurrii deschiderii i calificrii ofertelor respectarea termenului i adresei de depunere al X X X ofertelor deschiderea ofertelor la data, ora i locul indicate n FIAP FIAP FIAP anunul de participare calificarea ofertelor care au depus garania pentru X X X participare calificarea ofertelor nregistrate ca persoane juridice sau nregistrate/ X X X atestate din punct de vedere profesional calificarea ofertelor eligibile X X X calificarea ofertelor cu FIAP X X capacitatea tehnic calificarea ofertelor cu capacitatea economicoX X X financiar existena i coninutul Procesului-verbal al edinei X X X de deschidere a ofertelor
Oferta 4
Oferta 5
Oferta 6
Oferta 7
Oferta 8
FIAP
FIAP
FIAP
FIAP
FIAP
FIAP
X X X X
X X X X
X X X X
X X X X
X X X X
ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 5B Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.2005-31.12.2005 PROBLEMA: Nerespectarea cadrului normativ privind deschiderea si calificarea ofertelor. CONSTATARE: Data precizata n anunul de participare la licitaie nu a coincis cu data deschiderii propriu-zise a ofertelor. n urma aplicrii procedurii, ofertantul SC STYLE SRL a fost descalificat pentru nedepunerea garaniei de participare, dei n Procesul verbal al edinei de deschidere a ofertelor comisia de evaluare atest existena garaniilor de participare pentru toate firmele ofertante. n cazul licitaiei deschise organizate pentru Achiziia de calculatoare, autoritatea contractant a dispus ca propunerile tehnice s fie depuse, n vederea analizrii, la un termen limit anterior celui al depunerii efective a ofertelor. n aceste condiii, constituirea garaniei de participare la procedura de achiziie a devenit obligatorie doar pentru ofertanii calificai din punct de vedere al ndeplinirii condiiilor tehnice minimale.
178
Constantin Iaco
CAUZE: Neefectuarea controlului ierarhic privind corectitudinea elaborrii DEPO. Inexistena unei proceduri scrise i formalizate n ceea ce privete deschiderea i calificarea ofertelor. CONSECINE: Descalificarea incorect a unui ofertant poate conduce la atribuirea contractului de achiziie public la un pre mai mare. Posibilitatea contestrii i anularii procedurii pentru atribuirea contractului de achiziie public. Nerespectarea caracterului confidenial al informaiilor prezentate de ctre ofertani dup prima etap de verificare a ndeplinirii condiiilor de calificare. Apariia riscului de a efectua verificri inutile, n contextul n care cei declarai calificai din punct de vedere al condiiilor tehnice minimale, nu ndeplinesc condiiile de eligibilitate impuse prin DEPO. RECOMANDRI: ntocmirea procedurii specifice scris i formalizat referitoare la deschiderea i calificarea ofertelor. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea procedurilor i actualizarea sistematic a acestora. Coroborarea fielor posturilor salariailor cu atribuiile stabilite prin procedurile elaborate. Asigurarea nsuirii cadrului normativ i procedural de ctre salariaii serviciului i influenarea evalurii anuale cu rezultatele activitilor practice. Data : ntocmit, Comnescu Cristian Supervizat, Petrescu Aurel Pentru conformitate,
ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern TESTUL NR. 5C Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.2005-31.12.2005 OBIECTUL TESTULUI: Derularea procedurii de licitaie deschis pentru atribuirea contractului de achiziie public OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza dosarelor achiziiilor publice. DESCRIEREA TESTULUI: Populaia pentru efectuarea testului a fost reprezentat de totalitatea dosarelor achiziiilor atribuite prin licitaie deschis. Eantionul va fi constituit din dosarele celor 9 achiziii realizate prin licitaie deschis, prevzute n Program, respectiv 100%, deoarece numrul achiziiilor n 2004 este rezonabil i n acelai timp ne vor conduce la obinerea unor rezultante concludente. Testarea a urmrit analiza constituirii i coninutului dosarelor achiziiilor publice pe baza elementelor stabilite n Lista de verificare nr. 5, poziia 5.7, literele a si b, i anume: Analiza dosarelor achiziiilor publice: verificarea existenei dosarelor achiziiilor publice verificarea coninutului dosarului achiziiei publice, care va cuprinde cel puin: - Nota privind determinarea valorii estimative, fr TVA, a contractului de achiziie public; - anunul i/sau invitaia de participare, dup caz; - DEPO, inclusiv clarificrile solicitate i rspunsurile aferente transmise de autoritatea contractant; - Decizie de numire a comisiei de evaluare; - Procesul-verbal ntocmit cu ocazia deschiderii ofertelor; - Hotrrea comisiei de evaluare cu privire la rezultatul aplicrii procedurii pentru atribuirea contractului de achiziie public;
179
Audit financiar Caiet de seminar - contestaiile primite, rezoluiile i, dup caz, msurile corective adoptate de autoritatea contractant i comunicate, precum i hotrrile comisiilor de conciliere i, respectiv, hotrrile judectoreti irevocabile; - copia contractului de achiziie public; - anunul de atribuire a contractului de achiziie public. Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 5c privind Analiza dosarelor achiziiilor publice. CONSTATRI: n urma verificrii i pe baza listei de control ntocmite s-a constatat: existena n dosarele de achiziii 1, 3 si 9 a contractelor de achiziie public n original, dei originalele trebuie s se regseasc la Direcia Buget i Contabilitate; unele dosare sunt incomplete deoarece: - n dosarele achiziiilor 2, 3 i 7 nu exist Notele privind determinarea valorii estimative, fr TVA, a contractului de achiziie public ; - n dosarul achiziiei 4 nu exist constituit DEPO, inclusiv clarificrile solicitate i rspunsurile aferente transmise de autoritatea contractant ; - n dosarul achiziiei 8 nu exist Decizie de numire a comisiei de evaluare; - n dosarele achiziiilor 2 i 6 nu exist copii ale contractelor de achiziii publice. CONCLUZII: n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 5c.
Data, Auditor intern, Comnescu Cristian Supervizor, Petrescu Aurel
LISTA DE CONTROL NR. 5C privind analiza dosarelor achiziiilor publice

Dosarele Dosar Dosar Dosar Dosar Dosar Dosar Dosar Dosar Dosar achiziiilor publice achiziie achiziie achiziie achiziie achiziie achiziie achiziie achiziie achiziie public public public public public public public public public Elemente testate 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Constituirea dosarelor FIAP X FIAP X X X X X FIAP achiziiilor publice Coninutului dosarului achiziiei publice, care s cuprind cel puin: Nota privind determinarea valorii estimative, fr TVA, a contractului de X FIAP FIAP X X X FIAP X X achiziie public Anunul i/sau invitaia de X X X X X X X X X participare, dup caz DEPO, inclusiv clarificrile solicitate i rspunsurile aferente X X X FIAP X X X X X transmise de autoritatea contractant Decizie de numire a X X X X X X X FIAP X comisiei de evaluare Procesul-verbal ntocmit cu X X X X X X X X X ocazia deschiderii ofertelor Hotrrea comisiei de evaluare cu privire la rezultatul aplicrii procedurii pentru X X X X X X X X X atribuirea contractului de achiziie public
180
Constantin Iaco
Contestaiile primite, rezoluiile i, dup caz, msurile corective adoptate de autoritatea contractant i comunicate, precum i hotrrile comisiilor de conciliere i, respectiv, hotrrile judectoreti irevocabile Copia contractului de achiziie public Anunul de atribuire a contractului de achiziie public
Nu a fost cazul
Nu a fost cazul
Nu a fost cazul
Nu a fost cazul
Nu a fost cazul
Nu a fost cazul
X X
FIAP X
X X
X X
X X
FIAP X
X X
X X
X X
ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 5C Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.2005-31.12.2005 PROBLEMA: Nentocmirea complet a dosarelor achiziiilor publice pentru toate contractele ncheiate. CONSTATARE: Din analiza echipei de auditori interni au reieit o serie de nereguli privind: existena de dosare care conin originalele contractelor de achiziii publice care n mod normal ar trebui s se regseasc la Direcia Buget i Contabilitate; unele dosare sunt incomplete, deoarece nu conin documente prevzute de cadrul normativ, nerespectndu-se astfel OUG nr. 60/2001 privind achiziiile publice, art. 52, alin. 2, coroborat cu art. 50, alin 3 din normelor de aplicare, cu modificrile i completrile ulterioare, respectiv: notele privind determinarea valorii estimate a achiziiei, fr TVA; DEPO; Decizia de numire a comisiei de evaluare; copiile contractelor de achiziii. CAUZA Efectuarea pariala a ndosarierii documentelor aferente desfurrii procedurilor de atribuire a contractelor de achiziie, aceasta fiind considerat de ctre eful serviciului ca o operaiune neimportant. Inexistena unui responsabil cu activitatea de ndosariere care s aib atribuiile stabilite prin fia postului. Pn la data acestei misiuni ntocmirea dosarelor achiziiilor publice s-a realizat prin rotaie de salariaii Serviciului Achiziii Publice, fr a se efectua verificarea ulterioar a integralitii coninutului dosarelor; Inexistena procedurii specifice privind dosarele achiziiilor publice. CONSECINE: Dificultate n gsirea unor documente datorit dosarelor incomplete; Posibilitatea pierderii/dispariiei unor documente; Imposibilitatea urmririi respectrii procedurilor de achiziie public, fapt care conduce la nerespectarea cadrului legal n domeniu, fr a putea constata i/sau preveni asemenea situaii. RECOMANDARE: Elaborarea procedurii specifice scrise i formalizate pentru ntocmirea dosarelor achiziiilor publice, care s cuprind modul de constituire, de accesare, stocare i utilizare a dosarelor arhivate. Desemnarea unui salariat din cadrul Serviciului Achiziii Publice, prin completarea fiei postului, care va avea atribuii i competene pentru constituirea dosarelor achiziiilor publice. Coroborarea atribuiilor stabilite prin proceduri cu cele din fiele posturilor.
181
Audit financiar Caiet de seminar Pstrarea la dosare numai a copiilor contractelor de achiziie ncheiate, cu specificarea conform cu originalul. Reconstituirea dosarelor pentru achiziiile efectuate i completarea acestora cu documentele prevzute de cadrul normativ i procedural, pentru ultimii trei ani. Informarea echipei de auditori interni cu rezultatele aciunii de reconstituire a dosarelor de achiziii de ctre persoanele responsabile cu aceste activiti. Data: ntocmit, Comnescu Cristian Supervizat, Petrescu Aurel Pentru conformitate,
LISTA DE VERIFICARE NR. 6 Obiectivul VI. Pregtirea aplicrii procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractului de achiziie public Nr. crt. 6.1. Activitatea de audit Examinarea procedurii specifice privind pregtirea aplicrii procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractului de achiziie public 6.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedura specific a activitilor aferente pregtirii aplicrii procedurii de atribuire a contractului de achiziie public a) existena procedurii specifice b) aprobarea procedurii specifice de ctre persoanele competente c) stabilirea modelelor documentelor aferente acestui obiectiv i modalitile de completare 6.1.2. Existena activitilor de control intern n punctele cheie ale procesului 6.1.3. Stabilirea responsabilitilor pe nivele de execuie Modalitatea arhivrii documentelor Compararea atribuiilor cuprinse n fiele posturilor cu cele din procedura specific i evaluarea completitudinii prelurii acestora Examinarea cunoaterii procedurii specifice de ctre responsabilul cu realizarea activitii Aprecierea calitii procedurii specifice de ctre responsabilii acestora: a) consider procedura corespunztoare ? b) constat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice ? c) exist propuneri de perfecionare a procedurii? Studiul pieei, crearea bazei proprii de date a) asigurarea de persoane care s realizeze un studiu al pieei b) existena unei bazei de date proprii c) daca da, actualizarea continu a bazei de date proprii Analiza constituirii i transmiterii DEPO a) Verificarea cuprinderii in DEPO a elementelor: - adresa la care se depune oferta - data limit i modaliti pentru depunerea ofertei - ora, data i locul deschiderii ofertelor - cerine minime de calificare - garania pentru participare (cuantum, perioad de valabilitate, modul de constituire) - criteriul aplicat pentru atribuirea contractului DA NU Obs.
X X X
Interviu adresat efului Serviciului Achiziii Publice
6.2. 6.3. 6.4.
6.5.
6.6.
X X X X X X X
TESTUL nr. 6 Foaie de lucru Lista de control
182
Constantin Iaco
Nr. crt.
Activitatea de audit - garania de bun execuie a contractului (cuantum i mod de constituire) - caietul de sarcini b) Asigurarea obinerii unui exemplar DEPO de ctre toi furnizorii/executanii/prestatorii care au primit invitaie de participare la licitaie, i au fcut o solicitare n acest sens, n cel mult doua zile de la solicitare c) Preul de vnzare al unui exemplar DEPO nu depete costul multiplicrii acestuia plus costul transmiterii, dac este cazul Analiza sistemului de arhivare a documentelor
DA X
NU nr. 6 X
Obs.
FIAP nr. 6
6.7. Data:
ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern INTERVIU privind realizarea unui studiu al pieei i crearea bazei de date proprii, adresat domnului Radu Nicolae, ef serviciu, Serviciul Achiziii Publice Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.2005-31.12.2005 Nr. crt. 1. ntrebri Activitatea de studiere a pieei i realizarea bazei de date proprii este repartizat prin fia postului unei persoane din cadrul Serviciului Achiziii Publice? Exist procedur specific, scris i formalizat, privind studierea pieei i realizarea bazei de date proprii. Exist o baz de date proprie actualizat care s pun la dispoziie cea mai larg ofert. Exista un istoric pe fiecare furnizor/ executant/prestator din baza de date. Se folosesc i alte mijloace de informare, de moment? Rspunsuri Nu, dar n urma discuiilor cu auditorii a fost elaborat o decizie prin care este numit o persoan cu aceast responsabilitate, cu pregtire n marketing, i urmeaz a se actualiza corespunztor fia postului. Nu, dar persoana care a primit aceast responsabilitate va avea sarcina elaborrii procedurii, n termen de trei luni. Da, i o consider suficient de complet i acoperitoare nevoilor entitii noastre. Da, i cu ocazia actualizrilor sistematice sunt eliminate informaiile mai vechi de doi ani. Da, Serviciul Achiziii Publice dispune continuu de diverse materiale publicitare, dar baza o constituie publicaia Pagini aurii, i informaiile ce se gsesc pe Internet. Nu am de pregtire de specialitate, ci doar cunotine generale, dar persoana responsabil, care a fost desemnat, are studii de marketing. Nu.
2.
3.
4. 5.
6.
Avei cunotine privind studiul pieei?
7.
Mai avei ceva de adugat referitor la acest subiect?
Data: Auditor intern, Bcescu Ana Not:
Intervievat, Radu Nicolae
Informaiile primite n cadrul interviului vor fi cuprinse n Raportul de audit intern. Pe baza rspunsurilor celui intervievat, nu s-a elaborat FIAP.
183
TESTUL NR. 6
Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.2005-31.12.2005
OBIECTUL TESTULUI: Pregtirea aplicrii procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractului de achiziie public OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza constituirii i transmiterii Documentaiei pentru elaborarea i prezentarea ofertei (DEPO). DESCRIEREA TESTULUI: Populaia este reprezentat de numrul achiziiilor realizate, n anul 2005, pentru care procedura de atribuire a contractelor este cererea de oferte, cuprinse n Program, respectiv un numr de 10 achiziii. Eantionul pentru testarea constituirii i transmiterii DEPO reprezint 20% din populaia total, conform Foii de lucru nr. 6 anexate. Testarea a urmrit existena unor indicatori n coninutul DEPO, sugestivi n derularea ulterioar a procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractelor de achiziii publice i verificarea transmiterii DEPO, pe baza elementelor stabilite n Lista de verificare nr. 6, poz. 6.5, literele a i b, astfel: Verificarea cuprinderii n DEPO a urmtoarelor elemente: - adresa la care se depune oferta - data limit i modaliti pentru depunerea ofertei - ora, data i locul deschiderii ofertelor - cerine minime de calificare - garania pentru participare (cuantum, perioad de valabilitate, modul de constituire) - criteriul aplicat pentru atribuirea contractului - garania de bun execuie a contractului (cuantum, modul de constituire) - caietul de sarcini. Asigurarea obinerii unui exemplar DEPO de ctre toi furnizorii/ executanii/prestatorii care au primit invitaie de participare la licitaie, i au fcut o solicitare n acest sens, n cel mult dou zile de la solicitare. Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 6 privind Analiza constituirii i transmiterii DEPO. CONSTATRI: n urma verificrii i pe baza listei de control s-a constatat : - lipsa criteriului aplicat pentru atribuirea contractului ; - specificaii nelegale n coninutul caietului de sarcini. Datorit acestor constatri s-a elaborat FIAP nr. 6. Data, Auditor intern, Bcescu Ana Supervizor, Petrescu Aurel
184
Constantin Iaco
FOAIE DE LUCRU NR. 6
Obiectivul III: Pregtirea aplicrii procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractului de achiziie public Eantionul pentru testarea elaborrii i transmiterii DEPO a fost constituit astfel: Populaia total este reprezentat de cele 10 achiziii realizate prin procedura de cerere de oferte, n anul 2005 n cadrul entitii. Eantionul s-a stabilit la 20% din populaia total, respectiv dou licitaii. Determinarea eantionului s-a realizat prin alegerea primei i ultimei licitaii, n ordinea nscrierii n Programul achiziii publice. Eantionul a fost constituit astfel cu scopul de a verifica modul cum o eventual neregul constatat la nceput a fost remediat pe parcursul derulrii achiziiei, respectiv: - Achiziionare software de protecie antivirus; - Achiziionare uniti interioare aer condiionat. Eantionul va fi testat n totalitate. Verificarea eantionului constituit se va realiza prin testri succesive.
Data: Auditor, Bcescu Ana n prezena,
LISTA DE CONTROL NR. 6 privind Analiza constituirii i transmiterii Documentaiei pentru elaborarea i prezentarea ofertei
Elemente testate (cuprins DEPO)
Cerere de oferte Cerere de privind oferte Achiziionarea privind software de Achiziionarea protecie antivirus uniti interioare aer condiionat X X X X X FIAP X FIAP X X X X X X X X X X
a) Verificarea cuprinderii n DEPO: - adresa la care se depune oferta - data limit i modaliti pentru depunerea ofertei - ora, data i locul deschiderii ofertelor - cerine minime de calificare - garania pentru participare (cuantum, perioad de valabilitate, modul de constituire) - criteriul aplicat pentru atribuirea contractului - garania de bun execuie a contractului (cuantum, modul de constituire) - caietul de sarcini b) Asigurarea obinerii unui exemplar DEPO de ctre toi furnizorii/executanii/prestatorii care au primit invitaie de participare la licitaie i au fcut o solicitare n acest sens, n cel mult dou zile de la solicitare
185
ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 6
Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.2005-31.12.2005
PROBLEMA: Constituirea incomplet a Documentaiei pentru elaborarea i prezentarea ofertei (DEPO). CONSTATARE: Din analiza DEPO a rezultat: neprecizarea criteriului aplicat pentru atribuirea contractului de achiziii; specificaii nelegale n caietul de sarcini, respectiv n cazul achiziionrii de software de protecie antivirus, prin DEPO s-a specificat denumirea produsului, respectiv Symantec AntiVirus, GFI Download Security ver.6, sau similar, ceea ce contravine prevederilor art.37, alin.(2) din O.U.G. nr.60/2001 privind achiziiile publice, cu modificrile i completrile ulterioare, care interzice definirea n caietul de sarcini a unor specificaii tehnice care indic o anumit origine/surs de producie, procedee speciale, mrci de fabric sau de comer () care au ca efect favorizarea unuia sau mai multor ofertani. CAUZE: DEPO sunt elaborate de salariai care nu au ntotdeauna pregtirea corespunztoare specificului achiziiei. DEPO sunt elaborate de salariai, posibili membri n comisia de evaluare, interesai de calificarea anumitor oferte. Inexistena unor proceduri specifice. CONSECINE: modificarea criteriilor dup termenul de depunere al ofertelor n favoarea unui anumit ofertant; restrngerea ariei ofertanilor; posibilitatea apariiei de contestaii i eventuale litigii cu ofertanii. RECOMANDRI: Elaborarea de proceduri de control (check-list) cu ajutorul crora comisia de evaluare va verifica dac DEPO a fost realizat n conformitate cu prevederile OMFP 1012/2001, OMFP 1013/2001 sau ale OMFP 1014/2001 privind achiziiile publice. Stabilirea unor responsabili cu realizarea i actualizarea procedurilor. Coroborarea atribuiilor stabilite n proceduri cu cele atribuite prin fiele posturilor. Elaborarea proiectului DEPO de ctre persoane cu pregtire corespunztoare i care nu vor face parte din comisia de evaluare. Instruirea personalului cu atribuii n domeniul achiziiilor publice n vederea: - constituirii i transmiterii DEPO - nsuirii i aplicrii corecte a legislaiei privind achiziiile publice n spiritul eliminrii caracterului interpretabil al acesteia.
Data: ntocmit, Bcescu Ana Supervizat, Petrescu Aurel Pentru conformitate,
186
Constantin Iaco
LISTA DE VERIFICARE NR. 7 Obiectivul VII. Lansarea procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractului de achiziie public Nr. crt. 7.1. Activitatea de audit Examinarea procedurii specifice privind lansarea procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractului de achiziie public 7.1.1.Verificarea gradului de acoperire prin procedura specific a activitilor aferente lansarea procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractului de achiziie public a) existena procedurii specifice privind lansarea procedurii de atribuire a contractului de achiziie public b) aprobarea procedurii specifice de ctre persoanele competente c) stabilirea modelului general al invitaiei de participare i precizarea modalitilor de completare d) existena componentei de actualizare a procedurii specifice 7.1.2. Existena activitilor de control intern n punctele cheie ale procesului 7.1.3. Stabilirea responsabilitilor pe nivele de execuie 7.1.4. Modalitatea arhivrii documentelor Compararea atribuiilor cuprinse n fiele posturilor cu cele din procedura specific i evaluarea completitudinii prelurii acestora Examinarea cunoaterii procedurii specifice de ctre responsabilii cu realizarea activitii Aprecierea calitii procedurii specifice de ctre responsabilii acestora: a) consider procedura corespunztoare ? b) constat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice ? c) exist propuneri de perfecionare a procedurii? Analiza anunurilor/invitaiilor de participare a) invitaia de participare a fost transmis la cel puin 5 furnizori/executani/prestatori de la care exist premisele obinerii celor mai bune oferte b) cuprinderea coninutului standard de informaii, cuprins de prevederile legale c) invitaiile de participare sunt transmise nsoite de un exemplar al caietului de sarcini d) invitaiile de participare sunt transmise nsoite de informaii referitoare la condiii considerate relevante pentru ndeplinirea contractului e) existena anunurilor privind aplicarea procedurii de cerere de ofert ntr-o publicaie de circulaie naional Dreptul de a solicita clarificri la DEPO a) respectarea termenului de solicitare clarificri, de cel puin 3 zile nainte de data limit pentru depunerea ofertelor b) respectarea termenului de rspuns la solicitri, de cel puin 2 zile nainte de data limit pentru depunerea ofertelor c) transmiterea completrilor la DEPO ctre toi ofertanii care au obinut documentaia iniial d) transmiterea clarificrilor la DEPO ctre toi ofertanii care au obinut documentaia iniial Analiza sistemului de arhivare a documentelor DA NU Obs.
7.2. 7.3. 7.4.
7.5.
X TESTUL NR.7 X X Lista de control nr. 7 FIAP NR. 7 X -
7.6.
7.7. Data:
187
ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern TESTUL NR. 7 Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.2005-31.12.2005 OBIECTUL TESTULUI: Lansarea aplicrii procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractului de achiziie public. OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza anunurilor/invitaiilor de participare. DESCRIEREA TESTULUI: Populaia a reprezentat-o anunurile/invitaiile de participare existente n cele 10 dosare de achiziii, efectuate prin cerere de oferte, n anul 2005. Eantionul a fost constituit din totalitatea anunurilor/invitaiilor de participare, respectiv 100%, datorit numrului redus de documente, dar i pentru obinerea unor concluzii pertinente prin testarea ntregii populaii. Testarea a urmrit analiza anunurilor/invitaiilor de participare la procedura de cerere de oferte pentru atribuirea contractului de achiziie public, pe baza elementelor stabilite n Lista de verificare nr. 7, poziia 7.5., literele a-e, i anume: Verificarea anunurilor/invitaiilor de participare: a) invitaia de participare a fost transmis la cel puin 5 furnizori/executani/ prestatori de la care exist premisele obinerii celor mai bune oferte; b) cuprinderea coninutului standard de informaii, cuprins de prevederile legale; c) invitaiile de participare sunt transmise nsoite de un exemplar al caietului de sarcini; d) invitaiile de participare sunt transmise nsoite de informaii referitoare la condiii considerate relevante pentru ndeplinirea contractului; e) existena anunurilor privind aplicarea procedurii de cerere de ofert ntr-o publicaie de circulaie naional. Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 7 privind Analiza anunurilor/invitaiilor de participare. CONSTATRI: n urma verificrii i pe baza listei de control s-a constatat: invitaiile de participare nu au fost transmise la cel puin 5 furnizori/executani/prestatori de la care exist premisele obinerii celor mai bune oferte invitaiile de participare nu informeaz ntotdeauna cu privire la data limita pentru depunerea ofertelor; publicarea anunurilor de participare s-a realizat pentru toate achiziiile n acelai cotidian. CONCLUZII: n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 7. Data, Auditor intern, Bcescu Ana Supervizor, Petrescu Aurel
188
Constantin Iaco
LISTA DE CONTROL NR. 7 privind Analiza anunurilor/invitaiilor de participare

Cerere Ofertele Cerere Cerere Cerere Cerere Cerere Cerere Cerere Cerere Cerere de de de de de de de de de de depuse ofert ofert 1 ofert 2 ofert 3 ofert 4 ofert 5 ofert 6 ofert 7 ofert 8 ofert 9 10
Elemente testate invitaia de participare a fost transmis la cel puin 5 furnizori/executani/prestatori de la care exist premisele FIAP obinerii celor mai bune oferte cuprinderea coninutului standard de informaii, FIAP cuprins de prevederile legale invitaiile de participare sunt transmise nsoite de un exemplar al caietului de X sarcini invitaiile de participare sunt transmise nsoite de informaii referitoare la condiii considerate relevante X pentru ndeplinirea contractului existena anunurilor privind aplicarea procedurii de cerere de oferta ntr-o FIAP publicaie de circulaie naional
FIAP
FIAP
FIAP
FIAP
FIAP
FIAP
FIAP
FIAP
FIAP
FIAP
FIAP
FIAP
FIAP
ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 7 Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.2005-31.12.2005 PROBLEMA: Sistemul de prezentare al anunurilor/invitaiilor de participare la licitaii. CONSTATARE: Invitaiile de participare nu au fost transmise n toate cazurile la cel puin 5 furnizori/executani/prestatori de la care exist premisele obinerii celor mai bune oferte. Invitaiile de participare nu informeaz ntotdeauna cu privire la data limit pentru depunerea ofertelor. Publicarea anunurilor de participare pentru toate achiziiile s-a fcut n acelai cotidian. De asemenea, echipa de audit intern a constatat c, n toate cazurile, n aplicarea procedurii de cerere de oferta s-a uzitat de art.28 din OUG nr.60/2001 privind achiziiile publice, cu modificrile i completrile ulterioare, conform cruia autoritatea contractant trebuie s publice anunul privind aplicarea procedurii de cerere de ofert i ntr-o publicaie de circulaie naionala, caz n care poate atribui contractul de achiziie public i n situaia prezentrii unui singur ofertant. CAUZE: Nu a existat un control privind corectitudinea ntocmirii i publicrii anunurilor/ invitaiilor de participare la licitaii.
189
Audit financiar Caiet de seminar Inexistena unei proceduri scrise i formalizate n ceea ce privete ntocmirea i publicarea anunurilor/ invitaiilor de participare CONSECINE: Baza de selecie a ofertelor este mai mic, (de regul nefiind mai mult de doi ofertani pentru fiecare achiziie), reducndu-se posibilitatea asigurrii unui pre mai bun/performane tehnice mai mari pentru subiectul achiziiei. Posibilitatea limitrii numrului ofertanilor, respectiv aria lor restrngndu-se proporional cu cota de pia a acestui cotidian. Posibilitatea contestrii i anulrii procedurii pentru atribuirea contractului de achiziie public. RECOMANDRI: ntocmirea procedurii specifice, scris i formalizat, referitoare la anunurile/ invitaiile de participare Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea sistematic a procedurii. Asigurarea coroborrii responsabilitilor din fisele posturilor cu procedura elaborat. Realizarea verificrii de ctre eful Serviciului Achiziii Publice a nsuirii cadrului normativ de ctre salariaii serviciului i influenarea evalurii anuale cu rezultatele practice obinute de acetia. Data: ntocmit, Bcescu Ana Supervizat, Petrescu Aurel Pentru conformitate,
LISTA DE VERIFICARE NR. 8 Obiectivul VIII. Derularea procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractului de achiziie public
Nr. crt. 8.1.
Activitatea de audit Examinarea procedurii specifice privind derularea procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractului de achiziie public 8.1.1.Verificarea gradului de acoperire prin procedurile specifice a activitilor aferente derulrii procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractului de achiziie public: a) existena procedurilor specifice privind derularea procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractului de achiziie public: b) aprobarea procedurilor specifice de ctre persoanele competente c) existena modelelor aferente activitilor i precizarea modalitilor de completare d) existena componentei de actualizare a procedurilor specifice 8.1.2. Existena activitilor de control intern n punctele cheie ale procesului 8.1.3. Stabilirea responsabilitilor pe nivele de execuie 8.1.4.Modalitatea arhivrii documentelor Compararea atribuiilor din procedura specific cu fiele posturilor Examinarea cunoaterii procedurii specifice de ctre responsabilii cu realizarea activitii Aprecierea calitii procedurii de ctre responsabilii acestora: a) consider procedura specific corespunztoare ? b) constat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice ? c) exist propuneri de perfecionare a procedurii specifice? Analiza deschiderii i calificarea ofertelor a) respectarea termenului i adresei de depunere ale ofertelor
DA -
NU -
Obs.
8.2. 8.3. 8.4.
8.5.
190
Constantin Iaco b) deschiderea ofertelor la data, ora i locul indicate n anunul/invitaia de participare c) calificarea ofertelor care au depus garania pentru participare d) existena i coninutul Procesului-verbal al edinei de deschidere al ofertelor Analiza examinrii i evalurii ofertelor n vederea stabilirii ofertei ctigtoare a) conformitatea propunerii tehnice cu cerinele prevzute n DEPO b) conformitatea propunerii financiare cu cerinele prevzute n DEPO c) existena clarificrilor necesare pentru evaluarea ofertelor d) existena coreciilor aritmetice n textul ofertelor e) pstrarea criteriului pe baza cruia se atribuie contractul stabilit n DEPO, pe tot parcursul derulrii procedurii f) corectitudinea calculelor pentru stabilirea clasamentului ofertelor, n cazul aplicrii criteriului oferta cea mai avantajoas din punct de vedere tehnico-economic g) existena hotrrii comisiei de evaluare cu privire la rezultatul aplicrii procedurii pentru atribuirea contractului de achiziie public h) existena comunicrii, n scris, simultan, a rezultatului aplicrii procedurii respective ctre toi ofertanii i) existena, n cazul anulrii procedurii pentru atribuirea contractului de achiziie public, a deciziei de anulare Analiza ncheierii contractelor de achiziii publice a) contractul are avizul favorabil al serviciului financiar-contabil pentru disponibilitatea fondurilor b) contractul are viza de control financiar preventiv c) contractul are viza serviciului juridic d) contractul are viza managerului e) contractul se ncheie cu oferta declarat ctigtoare f) n cazul n care ofertantul stabilit ctigtor nu s-a prezentat pentru ncheierea contractului, autoritatea contractant l invit pe urmtorul clasat sau anuleaz aplicarea procedurii g) contractul s-a ncheiat n perioada de valabilitate a ofertelor h) contractul s-a ncheiat dup 7 zile de la data comunicrii privind rezultatul aplicrii procedurii i) existena informaiilor/clauzelor privind modul de actualizare i/sau revizuire a preurilor contractelor j) constituirea garaniei de bun execuie invitat pentru ncheierea contractului de achiziie public k) legalizarea, la cerere, a asocierii n cazul unei oferte depuse n comun de mai muli ofertani l) existena contractelor ncheiate ntre viitorul contractant i subcontractanii si, dac este cazul Analiza sistemului de arhivare a documentelor Data: Auditor intern, Bcescu Ana Supervizor, Petrescu Aurel
8.6.
X X TEST nr. 8a X X X Lista de control nr. 8a
FIAP nr. 8a
8.7.
X X X X X X
TEST nr. 8b
X X
Lista de control nr. 8b FIAP nr. 8b X FCRI
X -
8.8.
191
TESTUL NR. 8A Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.2005-31.12.2005 OBIECTUL TESTULUI: Derularea procedurii de cerere de oferta pentru atribuirea contractului de achizitie publica OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza examinrii i evalurii ofertelor n vederea stabilirii ofertei ctigtoare. DESCRIEREA TESTULUI: Populaia este reprezentat de documentele aferente ofertelor depuse pentru licitaiile realizate n cadrul entitii n anul 2005. Eantionul va fi constituit din documentaiile numai a 5 din cele 10 achiziii prin cerere de oferte, prevzute n Program, respectiv achiziiile cu poziiile numerelor fr so, care reprezint 50% din totalul populaiei. Testarea a urmrit analiza examinrii i evalurii ofertelor n vederea stabilirii ofertei ctigtoare pe baza elementelor stabilite n Lista de verificare nr. 8, poziia 8.6, literele a-f, i anume: Verificarea examinrii i evalurii ofertelor n vederea stabilirii ofertei ctigtoare documentaiei : a) conformitatea propunerii tehnice cu cerinele prevzute n DEPO; b) conformitatea propunerii financiare cu cerinele prevzute n DEPO; c) existenta clarificrilor necesare pentru evaluarea ofertelor; d) existena coreciilor aritmetice n textul ofertelor; e) pstrarea criteriului pe baza cruia se atribuie contractul stabilit in DEPO, pe tot parcursul derulrii procedurii; f) corectitudinea calculelor pentru stabilirea clasamentului ofertelor, n cazul aplicrii criteriului oferta cea mai avantajoas din punct de vedere tehnico-economic. Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 8 pentru Analiza examinrii i evalurii ofertelor n vederea stabilirii ofertei ctigtoare. CONSTATRI: Pe baza testrii efectuate i a listei de control s-a constatat: nesolicitarea clarificrilor necesare pentru evaluarea ofertelor; calcule eronate pentru stabilirea clasamentului ofertelor, n cazul aplicrii criteriului oferta cea mai avantajoas din punct de vedere tehnico-economic CONCLUZII: n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 8a. Data, Auditor intern, Bcescu Ana Supervizor, Petrescu Aurel
192
Constantin Iaco
LISTA DE CONTROL NR. 8A privind Analiza examinrii i evalurii ofertelor n vederea stabilirii ofertei ctigtoare
Dosarele Dosar achiziiilor publice achiziie public 1 Elemente testate conformitatea propunerii tehnice cu cerinele prevzute n DEPO conformitatea propunerii financiare cu cerinele prevzute n DEPO existenta clarificrilor necesare pentru evaluarea ofertelor existena coreciilor aritmetice n textul ofertelor pstrarea criteriului pe baza cruia se atribuie contractul stabilit n DEPO, pe tot parcursul derulrii procedurii corectitudinea calculelor pentru stabilirea clasamentului ofertelor, n cazul aplicrii criteriului oferta cea mai avantajoas din punct de vedere tehnico-economic
Dosar achiziie public 3
X X X X
X X X X
X X FIAP X
X X X X
X X X X
FIAP
ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 8A Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.2005-31.12.2005 PROBLEMA: Clasificarea ofertelor n vederea stabilirii ofertei ctigtoare. CONSTATARE: n coninutul DEPO aferent Dosarului nr. 5 al achiziiei de servicii de ntreinere i reparaii climatizoare au fost constatate unele deficiene: n Fia de date a achiziiei pentru factorul financiar de evaluare tariful manoperei/ora de lucru la interveniile accidentale/lot au fost acordate 300 puncte, iar n algoritmul de calcul prezentat n DEPO punctajul maxim a fost de 150 de puncte. De asemenea, pentru valoarea minima a criteriului eantion de piese de schimb/unitate de aer condiionat s-a acordat punctajul maxim de 150 de puncte. n formula de calcul a punctajelor intermediare acestei valori minime a factorului financiar i-au fost acordate 300 de puncte. Datorit diferenelor mari dintre valorile nscrise n Fiele de date prezentatele de ofertani, erorile de calcul nu au influenat clasificarea ofertelor n funcie de acest criteriu. Pentru valoarea maxim a factorului tehnic de evaluare asigurarea cu piese de schimb pe perioad ndelungat (minim 9 luni) au fost acordate 150 de puncte. n oferta tehnico-economic SC AER COM SA a ofertat termenul de 120 de luni, adic 10 ani, pentru care a primit punctajul maxim. De subliniat ca, oferta SC AER COM SA privind manopera/ora servicii prestate a fost substanial mai mic dect a celorlali ofertani i n final nu a ctigat licitaia. CAUZA Interpretarea eronat a prevederilor DEPO n privina calculelor necesare pentru stabilirea ofertei ctigtoare.
193
Audit financiar Caiet de seminar Inexistena procedurii scrise i formalizate pentru evaluarea ofertelor n vederea stabilirii ofertei ctigtoare. Necunoaterea prevederilor legale n ceea ce privete obligativitatea solicitrii de clarificri n cazul unei oferte cu un pre neobinuit de sczut. CONSECINE: Depunctarea nefondat a unor ofertani care au respectat cerina minim din DEPO care duce la favorizarea celorlali. Echipa de audit i exprim rezerve cu privire la exactitatea informaiilor prezentate la a doua constatare, avnd n vedere faptul c nici o societate comercial nu i gestioneaz ineficient lichiditile financiare investind n stocuri i influennd negativ indicatorii viteza de rotaie a activelor circulante, lichiditatea global i rata de finanare a activelor circulante pe baza fondului de rulment. Posibilitatea apariiei de contestaii i eventuale litigii cu ofertanii. RECOMANDARE: Elaborarea unei proceduri scrise i formalizate n ceea ce privete aplicarea prevederilor DEPO pentru stabilirea ofertei ctigtoare i actualizarea sistematic a acesteia. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea procedurilor. Coroborarea responsabilitilor stabilite prin proceduri cu cele atribuite prin fiele posturilor. Realizarea unui sistem de pregtire profesional cu personalul Serviciului Achiziii Publice, viitori membrii n comisiile de evaluare, n ceea ce privete aplicarea prevederilor DEPO pentru stabilirea ofertei ctigtoare. ntocmirea unor proceduri de control (check-list) cu ajutorul crora s se poat verifica respectarea prevederilor DEPO privind stabilirea clasamentului ofertelor i implicit stabilirea ctigtorului. Realizarea unei instruiri periodice cu personalul de execuie de ctre seful serviciului i influenarea evalurilor anuale cu rezultatele acestora. Constituirea unei echipe de control i verificarea tuturor licitaiilor din ultimul an, pentru a constata dac aceste erori de calcul pentru stabilirea ofertei ctigtoare au fost o ntmplare sau se prezint deja ca o practic n cadrul Serviciului Achiziii Publice. Analiza rezultatelor acestei aciuni de control, luarea masurilor care se impun i informarea echipei de auditori interni. Data: ntocmit, Bcescu Ana Supervizat, Petrescu Aurel Pentru conformitate,
ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern TESTUL NR. 8B Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.2005-31.12.2005 OBIECTUL TESTULUI: Derularea procedurii de cerere de ofert pentru atribuirea contractului de achiziie public OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza ncheierii contractelor de achiziii publice. DESCRIEREA TESTULUI: Populaia este reprezentat de documentele care stau la baza ncheierii contractelor de achiziii publice n anul 2005. Eantionul va fi constituit din dosarele celor 10 achiziii prin cerere de oferte, prevzute n Programul de achiziii publice, respectiv 100%. Procedm astfel, deoarece fiind un numr redus de documente am considerat necesar testarea ntregii populaii pentru obinerea unor rezultate concludente.
194
Constantin Iaco Testarea a urmrit analiza conformitii ncheierii contractelor de achiziii publice pe baza elementelor stabilite n Lista de verificare nr. 8, poziia 8.7, literele a-j, i anume: Analiza ncheierii contractelor de achiziii publice: - contractul are avizul favorabil al serviciului financiar-contabil pentru disponibilitatea fondurilor; - contractul are viza de control financiar preventiv; - contractul are viza serviciului juridic; - contractul are viza managerului; - contractul se ncheie cu oferta declarat ctigtoare; - n cazul n care ofertantul stabilit ctigtor nu s-a prezentat pentru ncheierea contractului, autoritatea contractant l invit pe urmtorul clasat sau anuleaz aplicarea procedurii; - contractul s-a ncheiat n perioada de valabilitate a ofertelor; - contractul s-a ncheiat dup 7 zile de la data comunicrii privind rezultatul aplicrii procedurii; - existena, ca parte integrant a contractului i a informaiilor/clauzelor privind modul de actualizare i/sau revizuire a preurilor contractelor; - constituirea garaniei de bun execuie pentru ncheierea contractului de achiziie public. Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 8b pentru Analiza ncheierii contractelor de achiziii publice. CONSTATRI: Pe baza testrii efectuate i a listei de control echipa de audit a constatat nerespectarea clauzelor existente la contractul de achiziie public privind modul de actualizare i/sau revizuire a preurilor contractelor. n mod surprinztor, la contract se mai ncheie un act adiional cu acelai numr i dat, dar cu coninut diferit n ceea ce privete preul, rezultnd un prejudiciu adus entitii. CONCLUZII: n baza acestui test s-a elaborat att Fia de identificare i analiz a problemei (FIAP nr. 8b) ct i Formular de Constatare i Raportare a Iregularitilor (FCRI). Data, Auditor intern, Bcescu Ana Supervizor, Petrescu Aurel
LISTA DE CONTROL NR. 8B privind Analiza ncheierii contractelor de achiziii publice

Dosarele Dosar Dosar Dosar Dosar Dosar Dosar Dosar Dosar Dosar Dosar achiziiilor achiziie achiziie achiziie achiziie achiziie achiziie achiziie achiziie achiziie achiziie publice public public public public public public public public public public Elemente 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 testate contractul are avizul favorabil al serviciului financiarX X X X X X X X X X contabil pentru disponibilitatea fondurilor contractul are viza de control X X X X X X X X X X financiar preventiv contractul are viza serviciului X X X X X X X X X X juridic contractul are X X X X X X X X X X viza managerului
195

contractul se ncheie cu oferta declarat ctigtoare n cazul n care ofertantul stabilit ctigtor nu s-a prezentat pentru ncheierea contractului, autoritatea contractant l invit pe urmtorul clasat sau anuleaz aplicarea procedurii contractul s-a ncheiat n perioada de valabilitate a ofertelor contractul s-a ncheiat dup 7 zile de la data comunicrii privind rezultatul aplicrii procedurii existena informaiilor/ clauzelor privind modul de actualizare i/sau revizuire a preurilor contractelor constituirea garaniei de bun execuie pentru ncheierea contractului de achiziie public.
FIAP FCRI
ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 8B Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.2005-31.12.2005 PROBLEMA: nclcarea clauzelor privind actualizarea/revizuirea preturile din contractele de achiziii publice. CONSTATARE: Din analiza Dosarului de achiziie public nr. 8 s-a constatat: La contractul de servicii nr. X/2001, atribuit de autoritatea contractant ofertantului SC ECOLOGIA SRL au fost ncheiate clauze privind actualizarea i/sau revizuirea valorii prestaiei de evacuare i depozitare a gunoiului menajer, pentru ntreaga perioad de valabilitate a contractului, 2003-2005, respectiv creterea anuala a tarifului pe mc cu 5% (tariful de pornire, pentru anul 2003, a fost de 80.000 lei/mc gunoi menajer, fr TVA).
196
Constantin Iaco n anul 2004, societatea prestatoare nainteaz autoritii contractante un memoriu justificativ, n urma cruia stabilete tariful prestaiei lunare la 100.000 lei/mc fr TVA, ncepnd cu ianuarie 2005. Tot n 2004 se nregistreaz pe adresa autoritii contractante un act adiional prin care se stabilete ca tariful prestaiei de evacuare i depozitare a gunoiului menajer s fie de 100.000 lei mc ncepnd cu ianuarie 2005, fr TVA. Actul adiional a fost gsit semnat doar de prestator. Corespunztor clauzelor contractuale, pentru anul 2005, al treilea an din perioada de valabilitate a contractului, tariful trebuia s fie de 88.000 lei/mc gunoi menajer, fr TVA. De asemenea, la contract, n mod inexplicabil, se mai ncheie un act adiional cu acelai numr i dat, dar cu coninut diferit n ceea ce privete tariful pentru anul 2005, respectiv 125.000 lei/mc, fr TVA. n consecin, pentru anul 2005, diferena nejustificat prin clauzele contractuale a fost de 37.000 lei/mc gunoi menajer, fr TVA. Din verificarea efectuat de ctre echipa de audit la firma prestatoare, s-a constatat c n anul 2005, aceasta a practicat mai multe tarife de la 75.000 lei la 125.000 lei mc. Pentru majoritatea instituiilor publice s-a practicat tariful maxim. CAUZA Inexistena procedurii scrise privitoare la ncheierea contractului de achiziie public i derularea ulterioar a contractelor ce depesc perioada unui an. Necunoaterea temeinic a prevederilor legale n ceea ce privete ncheierea contractului de achiziie public i derularea ulterioar a contractelor ce depesc perioada unui an. Lipsa controlului intern, neexercitarea corespunztoare a vizei controlului financiar preventiv propriu i delegat. CONSECINE: Posibilitatea prejudicierii entitii prin inexistena unor clauze de actualizare/revizuire adecvate. Spre exemplu n situaia de mai sus autoritatea contractant a pltit n plus n anul 2005 suma de 45.000.000 lei. RECOMANDARE: ntocmirea unor proceduri de control (check-list) cu ajutorul crora s se poat verifica respectarea prevederilor contractuale. Elaborarea unei proceduri scrise i formalizate n ceea ce privete ncheierea contractului de achiziie public i derularea ulterioar a contractelor ce depesc perioada unui an. Asigurarea responsabilitilor prevzute n proceduri prin fiele posturilor. Realizarea unui sistem de pregtire profesional cu personalul Serviciului Achiziii Publice i influenarea cu rezultatele acestuia a evalurilor anuale. Data: ntocmit, Bcescu Ana Supervizat, Petrescu Aurel Pentru conformitate,
Prezentam documentul Formular de constatare i raportare a iregularitilor FCRI, conform modelului de mai jos.
Procedura P08: Colectarea dovezilor
ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern FORMULAR DE CONSTATARE I RAPORTARE A IREGULARITILOR
Ctre: domnul NICOLESCU Mircea, conductorul structurii de audit intern
197
CONSTATARE n urma misiunii de audit intern, efectuat la Serviciul Achiziii Publice din cadrul Direciei Administrative i Patrimoniu, n perioada 01.03-05.05.2005, la Dosarul achiziiei publice nr. 8, s-au constatat urmtoarele: La contractul de servicii nr. X/2001, atribuit de autoritatea contractant ofertantului SC ECOLOGIA SRL au fost ncheiate clauze privind actualizarea i/sau revizuirea valorii prestaiei de evacuare i depozitare a gunoiului menajer, pentru ntreaga perioad de valabilitate a contractului, 2003-2005, respectiv creterea anual a tarifului pe mc cu 5% (tariful de pornire, pentru anul 2003, a fost de 80.000 lei/mc gunoi menajer, fr TVA). n anul 2004, societatea prestatoare nainteaz autoritii contractante un memoriu justificativ, n urma cruia stabilete tariful prestaiei lunare la 100.000 lei/mc fr TVA, ncepnd cu ianuarie 2005. Tot n 2004 se nregistreaz pe adresa autoritii contractante un act adiional prin care se stabilete c tariful prestaiei de evacuare i depozitare a gunoiului menajer s fie de 100.000 lei mc ncepnd cu ianuarie 2005, fr TVA. Actul adiional a fost gsit semnat doar de prestator. Corespunztor clauzelor contractuale, pentru anul 2005, al treilea an din perioada de valabilitate a contractului, tariful trebuia s fie de 88.000 lei/mc gunoi menajer, fr TVA. De asemenea, la contract, n mod inexplicabil, se mai ncheie un act adiional cu acelai numr i dat, dar cu coninut diferit n ceea ce privete tariful pentru anul 2005, respectiv 125.000 lei/mc, fr TVA. n consecin, pentru anul 2005, diferena nejustificat prin clauzele contractuale a fost de 37.000 lei/mc gunoi menajer, fr TVA. Datorit acestor iregulariti, autoritatea contractant a pltit n plus n anul 2005 suma de 45.000.000 lei . Echipa de auditori interni, din verificarea efectuat la firma prestatoare a constatat c, n anul 2003, aceasta a practicat mai multe tarife de la 75.000 lei la 125.000 lei mc, iar pentru majoritatea instituiilor publice a practicat tarife maximale, evident cu acordul contractanilor. ACTE NORMATIVE INCLCATE: OUG nr. 60/2001 privind achiziiile publice, cu modificrile i completrile ulterioare art. 41, alin (3) si (7). HG nr. 461/2001 pentru aprobarea normelor de aplicare a Ordonanei de urgen a Guvernului nr. 60/2001 privind achiziiile publice, cu modificrile i completrile ulterioare art. 51^2, alin. (3). RECOMANDARE: Deoarece au fost angajate cheltuieli suplimentare nejustificate, propunem recuperarea sumei de 45.000.000 lei, de la SC ECOLOGIA SRL. n eventualitatea n care suma nu se poate recupera de la SC ECOLOGIA SRL, directorul Direciei Administrativ i Patrimoniu va stabili, n vederea recuperrii, persoanele responsabile de derularea contractului care, dei aveau cunotin de prima form a contractului, au naintat, spre aprobare conducerii autoritii contractante un act adiional cu acelai numr i dat, dar cu tarife diferite de cele stabilite prin contract. Faptul c a fost aprobat, conduce la ideea c nu exist o procedur pentru aceast activitate, astfel conducerea a semnat pe ncredere, fr a verifica contractul. De asemenea, recomandm elaborarea unei proceduri scrise i formalizate i stabilirea unui responsabil de procedur. ANEXE: - copie contract achiziie servicii de evacuare i depozitare a gunoiului menajer; - copie Memoriu justificativ, depus la autoritatea contractant; - copii acte adiionale nregistrate la autoritatea contractant. Data: Auditor, Bcescu Ana Supervizor: Petrescu Aurel
198
Constantin Iaco
LISTA DE VERIFICARE NR. 9 Obiectivul X. Administrarea contractelor de achiziii publice Nr. crt. 9.1. 9.2. 9.3. Activitatea de audit Monitorizarea atribuirii contractelor de achiziie public Eliberarea/restituirea garaniei de bun execuie Verificarea dosarului de urmrire a derulrii contractului de achiziie public ncheiat a) verificarea existenei devizului de lucrri i conformitatea lui cu condiiile contractuale b) verificarea existenei situaiilor de lucrri periodice naintea fiecrei trane de plat c) existena adendum-urilor la contract i conformitate cu prevederile contractuale d) verificarea existenei certificatelor de calitate pentru bunuri i materiale e) verificarea existenei Proceselor-verbale de atestare a calitii executrii lucrrilor/prestrii serviciilor, conform normativelor prevzute n contract Constatarea minusurilor i plusurilor la recepie a) existena notelor de recepie semnate de comisia de recepie fr rezerve b) pentru note de recepie cu rezerve, verificarea Proceselorverbale de soluionare a minusurilor i/sau plusurilor constatate Certificarea i verificarea facturilor a) existena i conformitatea articolelor din facturi cu cele din devize i condiiile contractuale b) valoarea facturii este materializat i susinut de Procesulverbal de recepie c) existena i conformitatea articolelor din facturi cu cele din eventualele acte adiionale la contract d) verificarea sumelor din facturi cu sumele din ordinele de plat e) verificarea ncadrrii sumelor din facturi n plafoanele prevzute n contract Analiza sistemului de arhivare a documentelor DA NU Obs.
X X X X X Interviu adresat dl. Victor UNGUREANU, salariat n cadrul Serviciului Achiziii Publice
9.4.
X X
9.5.
X X X X X -
9.6. Data:
Auditori interni: Comnescu Cristian Bcescu Ana
Supervizor: Petrescu Aurel
ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern INTERVIU privind administrarea contractelor de achiziii publice adresat domnului Victor UNGUREANU, salariat n cadrul Serviciului Achiziii Publice Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.2005-31.12.2005
199
Nr. crt. 1.
ntrebri Cum este asigurat administrarea contractelor de achiziii publice, ulterior ncheierii acestora ?
Rspunsuri - Urmrirea derulrii unui contract de achiziie public, ulterior ncheierii lui, se face de ctre un salariat responsabil cu urmrirea respectrii clauzelor contractuale, respectiv eful echipei care a contribuit la desfurarea ntregii proceduri pentru atribuire a acestui contract. - Completez cu faptul c funcie de specificul contractului, responsabilul are pregtirea profesional corespunztoare. - Verificarea corectitudinii decontrii presupune mai multe etape, funcie i de specificul contractului de achiziie public, dintre care enumr : verificarea existenei devizului de lucrri i conformitatea lui cu condiiile contractuale; verificarea existenei situaiilor de lucrri periodice naintea fiecrei trane de plat; existena adendum-urilor la contract i conformitatea cu prevederile contractuale; verificarea existenei certificatelor de calitate pentru bunuri i materiale; verificarea existenei Proceselor-verbale de atestare a calitii executrii lucrrilor/prestrii serviciilor, conform normativelor prevzute n contract. Da, i se finalizeaz prin ntocmirea Notelor de recepie semnate de comisia de recepie fr rezerve. Se soluioneaz eventualele minusuri sau plusuri constatate la recepie, conform prevederilor contractuale, i se ncheie un Proces-verbal de soluionare a minusurilor i/sau plusurilor constatate. Se verific existena i conformitatea articolelor din facturi cu cele din devize i condiiile contractuale, existena i conformitatea articolelor din facturi cu cele din eventualele acte adiionale la contract. Valoarea facturii este materializat i susinut de Procesulverbal de recepie. Fiecare ordin de plat are n spate o factur, care presupune o sum identic cu cea trecut ulterior n ordin.
2.
Cum urmrii corectitudinea etapelor de decontare?
3. 4.
Se face recepia obiectului contractului de achiziie public ? Cum procedai n cazul Notelor de recepie cu rezerve ?
5.
Ce presupune plile intermediare la contract?
6. 7.
8.
Cum verificai conformitatea facturilor? n baza cror acte sunt ntocmite ordinele de plat n derularea contractului? Verificai nedepirea valorii contractului?
9.
Da, se verific ncadrarea sumelor din facturi n plafoanele prevzute n contract. n caz de depire, se corecteaz eventualele erori de calcul sau se cer justificri suplimentare celui care a emis factura. Mai avei ceva de adugat referitor Nu. la acest subiect?
Data: Auditori interni, Comnescu Cristian Bcescu Ana Intervievat,
Not:
Informaiile primite n cadrul interviului vor fi cuprinse n Raportul de audit intern. Pe baza rspunsurilor celui intervievat, nu s-a elaborat FIAP.
200
Constantin Iaco
3.10. Constituirea dosarelor de audit intern Dup finalizarea interveniei la faa locului, se constituie Dosarele de audit intern n vederea asigurrii unei legturi ntre obiectivele stabilite prin programul de audit, intervenia la faa locului i raportul de audit public intern. Documentele culese i/sau ntocmite pe timpul misiunii de audit se constituie n urmtoarele dosare: A. Dosarul permanent, care cuprinde: a) Seciunea A Raportul de audit intern i anexele acestuia: - Ordinul de serviciu; - Declaraia de independen; - Rapoartele de audit intern (intermediar, final, sinteza Raportului de audit intern); - teste; - Fiele de identificare i analiz a problemelor; - Formularele de constatare a iregularitilor; - Programul interveniei la faa locului; b) Seciunea B administrativ: - Notificarea privind declanarea misiunii de audit; - Minuta edinei de deschidere; - Minuta reuniunii de conciliere; - Minuta edinei de nchidere; - Corespondena cu entitatea structurii auditate; c) Seciunea C - documentaia misiunii de audit public intern: - strategii interne; - reguli, regulamente i legi aplicabile; - proceduri de lucru; - materiale despre entitatea/structura auditat; - rapoarte de audit public intern anterioare ; - informaii privind fluxul de informaii; - documentaia analizei riscului; - documentaia privind sistemul de control intern (aprobri, autorizri, separarea sarcinilor, supervizarea, reconcilierea, rapoarte etc.). d) Seciunea D - supervizarea i revizuirea desfurrii misiunii i a rezultatelor acesteia i cuprinde Lista de supervizare a documentelor; B. Dosarul documentelor de lucru cuprinde copii xerox ale documentelor justificative, care confirm i sprijin concluziile. Dosarul se indexeaz prin atribuirea de litere i cifre pentru fiecare seciune/obiectiv din cadrul programului. Dosarele de audit public intern sunt proprietatea entitii publice i sunt confideniale i se pstreaz pn la ndeplinirea recomandrilor din raportul de audit intern, dup care se arhiveaz potrivit reglementarilor legale privind arhivarea.
3.11. Revizuirea documentelor de lucru Revizuirea se efectueaz de ctre auditorii interni, nainte de ntocmirea proiectului Raportului de audit intern pentru a se asigura c documentele de lucru sunt pregtite n mod corespunztor i c acestea furnizeaz un sprijin adecvat pentru munca efectuat i pentru dovezile adunate n timpul misiunii de audit intern. Auditorii revd F.I.A.P.-urile i documentele de lucru din punct de vedere al formei i al coninutului asigurndu-se c dovezile de audit prezentate n actele dosarului pot trece testul de eviden. Pentru a trece testul de eviden, documentele de lucru trebuie s fie suficiente, concludente i relevante. n faza de revizuire a documentelor de lucru auditorii ntocmesc Nota centralizatoare a documentelor de lucru elaborate n totalitate pe parcursul misiunii de audit. n sintez, procedura de revizuire a documentelor de lucru i de elaborare a Notei centralizatoare a documentelor de lucru de ctre auditorii interni, se prezint astfel:
201
Auditorii
Eticheteaz i numeroteaz toate documentele pe msur ce misiunea de audit progreseaz. Apreciaz dac FIAP-urile i documentele de lucru asigur un sprijin corespunztor pentru misiunea de audit intern. Revizuiesc lucrrile din punctul de vedere al coninutului i al formei i apreciaz dac FIAP-urile i documentele de lucru sunt suficiente, concludente i relevante. Efectueaz modificrile necesare n documente. ntocmesc Nota centralizatoare a documentelor de lucru. ndosariaz Nota centralizatoare a documentelor de lucru n Dosarul permanent, Seciunea C.
Modelul privind ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru este urmtorul:
Procedura P10: Revizuirea documentelor de lucru ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern NOT CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU Misiunea de audit: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.2005-31.12.2005 ntocmit: Comnescu Cristian, Bcescu Ana Avizat: Petrescu Aurel Constatarea La nivelul Serviciului Achiziii Publice sistemul de control intern este n subordinea conductorului acestei structuri. Activitile de control intern nu sunt formalizate, sub forma unor proceduri scrise detaliate. Nu exist o persoan nominalizat cu responsabilitatea fundamentrii, ntocmirii i actualizrii Programului; Nu toate compartimentele funcionale au transmis referate de necesitate. nscrierea n Program a unor achiziii cuprinse n referate neaprobate i nefundamentate. Nerespectarea cadrului normativ n ceea ce privete alegerea procedurii de atribuire a contractelor de achiziie public. Nesemnarea declaraiilor de confidenialitate i imparialitate de toi membrii comisiilor de evaluare. Semnarea declaraiilor de confidenialitate i imparialitate dup deschiderea ofertelor. Rspunsul la solicitarea de clarificri la DEPO sa transmis numai solicitantului. Data indicat n anunul de participare nu a coincis cu data deschiderii propriu-zise a ofertelor. Dosare ale achiziiilor publice incomplete sau greit alctuite.
Data: Data: Document justificativ - ROF-ul Direciei Exist DA X NU
- fiele posturilor din cadrul Serviciului Achiziii Publice - Programul de achiziii publice pentru anul 2005 - referatele de necesitate
X X
- Programul de achiziii publice pentru anul 2005 - declaraiile de confidenialitate i imparialitate aferente fiecrei comisii de evaluare - interviuri - rspunsurile la adresele de solicitare clarificri - anunurile de participare - procesele-verbale ale edinelor de deschidere a ofertelor - dosarele achiziiilor publice
X X X X X
202
Constantin Iaco Lipsa criteriului aplicat pentru atribuirea contractului Specificaii nelegale n coninutul caietului de sarcini Invitaiile de participare nu au fost transmise la cel puin 5 furnizori/ executani/prestatori de la care exist premisele obinerii celor mai bune oferte Invitaiile de participare nu informeaz ntotdeauna cu privire la data limit pentru depunerea ofertelor; Publicarea anunurilor de participare n acelai cotidian. Calcule eronate pentru stabilirea clasamentului ofertelor
- DEPO pentru achiziiile analizate
- invitaiile de participare existente n dosarele achiziiilor publice - copii ale anunurilor publicate X
- DEPO pentru achiziiile analizate - Ofertele depuse - Rapoartele ntocmite pentru atribuirea contractelor
X X X
Auditori interni, Comnescu Cristian Bcescu Ana 3.12. edina de nchidere edina de nchidere a interveniei la faa locului are drept scop prezentarea opiniei auditorilor interni, a constatrilor i recomandrilor finale, din proiectul Raportului de audit intern, precum i discutarea unui plan de aciune nsoit de un calendar de implementare a recomandrilor. n cadrul acestei edine se urmrete faptului ca, att constatrile, ct i recomandrile, s fie uor de neles, s nu permit interpretri i s nu fie prtinitoare. De asemenea, constatrile trebuie s aib la baz documente doveditoare, iar aspectele semnalate s ajute conducerea entitii auditate n luarea unor decizii manageriale n vederea eliminrii deficienelor constatate. edina de nchidere se finalizeaz prin Minuta edinei de nchidere, n care se consemneaz data edinei, participanii, discuiile efectuate i concluziile finale. n sintez, procedura edina de nchidere se prezint astfel: Auditorii Conductorul compartimentului de audit intern Auditorii Reprezentanii entitii auditate Auditorii Conductorul compartimentului de audit intern Auditorii Reprezentanii entitii auditate Auditorii Planific edina de nchidere Particip la desfurarea edinei de nchidere, conductorii structurii auditate i declar prerile n privina constatrilor i recomandrilor, precum i a coreciilor de efectuat. Fac rezumatul discuiilor ntr-o Minut a edinei de nchidere Cad de acord asupra modificrilor propuse, dac este cazul.
Pregtesc acte suplimentare necesare pentru a justifica modificrile propuse. ndosariaz toate modificrile aprobate, Minuta edinei de nchidere n Dosarul permanent - Seciunea B.
Modelul privind ntocmirea Minutei edinei de nchidere este urmtorul:
203
Audit financiar Caiet de seminar Procedura P11: edina de nchidere ENTITATEA PUBLIC Serviciul de Audit Intern MINUTA EDINEI DE NCHIDERE Misiunea de audit: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.2005-31.12.2005 ntocmit: Comnescu Cristian Avizat: Petrescu Aurel
Data: Data:
Lista participanilor: Numele Tnase Dumitru Popescu Laureniu Radu Nicolae Nicolescu Mircea Petrescu Aurel Comnescu Cristian Bcescu Ana Funcia/Direcia/Serviciul Director Ec. Director Adm. Patr. Sef serv. Achiziii Publice Director AI Sef serv. AI Auditor Auditor Nr. telefon E-mail Semntura
Stenograma edinei: Prezentarea obiectivelor auditate i constatrilor pentru fiecare obiect auditat; a fost discutat fiecare deficien n parte, au fost analizate cauzele care au contribuit la realizarea disfuncionalitii, au fost prezentate recomandrile care urmeaz a fi implementate pentru eliminarea deficienelor constatate. n cadrul edinei de nchidere structura auditat i-a nsuit n totalitate constatrile i recomandrile formulate de echipa de auditori. n consecin, proiectul Raportului de audit intern devine Raport de audit intern final care va fi pregtit pentru aprobare i transmitere structurii auditate. Raportul de audit intern va fi nsoit de o SINTEZ care va conine concluziile echipei de auditori interni cu prezentarea principalelor recomandri i opinia general a acesteia. Structura auditat se angajeaz s completeze Planul de aciune i calendarul implementrii recomandrilor, cu termenele de realizare i persoanele responsabile cu implementare acestora, pe care l vor discuta cu echipa de auditori. n acelai timp, entitatea auditat a prezentat Planul de aciune i Calendarul de implementare al recomandrilor, prin care au stabilit aciunile ce le vor avea n vedere, pentru soluionarea recomandrilor, termenele care au fost discutate cu echipa de auditori i acceptate, i persoanele responsabile. Modelul privind ntocmirea Planului de aciune i a Calendarului implementrii recomandrilor este urmtorul:
ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern PLANUL DE ACIUNE I CALENDARUL IMPLEMENTRII RECOMANDRILOR Nr. Recomandarea crt. Elaborarea procedurilor 1. specifice care reglementeaz activitatea de achiziii publice Plan de aciune - desemnarea persoanelor responsabile cu elaborarea procedurilor specifice care reglementeaz activitatea de achiziii publice Calendarul Responsabil cu implementrii implementarea 31.12.2006 Radu Nicolae, Sef Serviciu Achiziii Publice
204
Constantin Iaco
2.
Asigurarea coroborrii atribuiilor i responsabilitilor stabilite prin fiele posturilor cu procedurile specifice Stabilirea unui responsabil cu elaborarea Programului de achiziii publice.
- desemnarea unei persoane responsabile cu completarea atribuiilor n fiele posturilor, corespunztor procedurilor elaborate
31.12.2006
Victor Ungureanu, salariat Serviciul Achiziii Publice
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
- solicitarea de la fiecare compartiment a necesarului i justificarea acestuia; - analiza necesarului de aprovizionat primit i centralizarea cantitilor; - analiza stocurilor existente i compararea cu necesarul de aprovizionat; - stabilirea cantitilor de aprovizionat, avnd n vedere stocurile; - compararea valoric a necesarului stabilit cu bugetul aprobat, ajustarea acestuia n funcie de buget. Ordinul de numire al - stabilirea anexei cu atribuiile i comisiei de evaluare s aib responsabilitile fiecrei funcii n anex atribuiile i din comisie i a secretarului responsabilitile comisiei fiecrei funcii din comisie, implicit ale secretarului comisiei cu sarcina verificrii semnrii declaraiilor de confidenialitate i imparialitate nainte de deschiderea ofertelor. Existena unei proceduri - stabilirea responsabililor privind modul de lucru al - elaborarea procedurilor membrilor comisiilor de evaluare n activitatea de achiziii publice. Stabilirea unui responsabil - stabilirea responsabilului cu transmiterea rspunsului - emiterea deciziei interne la clarificrile la DEPO solicitate de ofertani. Efectuarea de instruiri, de - stabilirea persoanei responsabile ctre eful Serviciului realizarea unui program de achiziii publice cu instruire personalul, pentru - aprobarea programului cunoaterea i interpretarea - informri periodice privind corect a legislaiei. realizarea instruirilor Stabilirea unui - desemnarea responsabilului cu responsabil cu transmiterea rspunsului la transmiterea rspunsului clarificrile la DEPO solicitate de la clarificrile la DEPO ofertani. solicitate de ofertani. Desemnarea unui salariat - verificarea contractelor ncheiate din cadrul Serviciului n anul 2005 i constituirea achiziii publice, prin dosarului de achiziie public completarea fiei pentru fiecare contract n parte postului, care va avea atribuii i competene n
Respectarea Andrei Bratu, datei scadente salariat Serviciul pentru Achiziii Publice ntocmirea Planului anual de achiziii publice
15.07.2006
Luiza Marin, salariat Serviciul Achiziii Publice
31.08.2006
Luiza Marin, salariat Serviciul Achiziii Publice
31.07.2006
Luiza Marin, salariat Serviciul Achiziii Publice Radu Nicolae, Sef Serviciu Achiziii Publice
31.07.2006
30.06.2006
Radu Nicolae, Sef Serviciu Achiziii Publice
30.09.2006
Florin Gheorghe, salariat Serviciul Achiziii Publice
205
10.
ntocmirea dosarelor achiziiilor publice; Reconstituirea dosarelor pentru achiziiile efectuate n ultimii trei ani. Realizarea verificrii de ctre eful Serviciului achiziii publice a nsuirii cadrului normativ de ctre salariaii serviciului i influenarea evalurii anuale cu rezultatele instruirilor periodice. n cazurile n care n urma procedurii de licitaie prin cerere de oferte nu se primesc cel puin 2 oferte corespunztoare, s se repete procedura
- emiterea deciziei pentru constituirea echipei de verificare a dosarelor achiziiilor publice
31.12.2006
Mircea Tudoran, salariat Serviciul Achiziii Publice Radu Nicolae, Sef Serviciu Achiziii Publice
11.
- supervizarea respectrii legislative i normative 30.09.2006 - ntocmirea unui plan de evaluare sistematic a personalului - organizarea unor aplicaii practice cu personalul responsabil
12.
13.
- la toate contractele achiziii publice ncheiate n 2005 prin 31.07.2006 cerere de ofert se va urmri s existe cel puin 2 oferte corespunztoare - completarea fielor posturilor cu aceast atribuie n toate cazurile n care se - pentru toate achiziiile publice se fac achiziii publice s se vor elabora caiete de sarcini 31.12.2006 urmreasc elaborarea unui - caietele de sarcini vor cuprinde n caiet de sarcini care s mod obligatoriu toate cuprind toate caracteristicile, astfel nct caracteristicile tehnice i produsul s corespund alte caracteristici, astfel necesitilor nct produsul achiziionat - completarea atribuiilor din fiele s corespund necesitilor posturilor . .. .. Director, Directia Administrativ si Patrimoniu
Mircea Tudoran, salariat Serviciul Achiziii Publice
Ion Pienaru, salariat Serviciul Achiziii Publice
Auditori interni,
3.13. Elaborarea proiectului raport de audit intern Raportul de audit intern concretizeaz activitatea auditorilor interni prin prezentarea cadrului general de desfurare a activitii entitii, obiectivelor, constatrilor, concluziilor i recomandrilor obinute n urma misiunii realizate. Auditorii interni trebuie s pregteasc rapoarte scrise de audit intern, prin care s comunice rezultatele auditului. Rapoartele scrise se emit n mod corespunztor pentru a face informaiile disponibile pentru utilizarea la timp de ctre conducere. Auditorii interni trebuie s raporteze obiectivele auditului, aria i metodologia de audit, tehnicile de colectare i de analiz a dovezilor de audit utilizate, constatrile, recomandrile i concluziile raportului. La elaborarea proiectului Raportului de audit intern, auditorul folosete dovezile de audit raportate n Fiele de Identificare i Analiz a Problemelor i n Formularul de Constatare i Raportare a Iregularitilor i n celelalte documente de lucru. Raportul de audit intern trebuie s fie complet, exact, obiectiv, convingtor, clar i concis. Complet, n sensul ca raportul s conin toate informaiile necesare pentru ndeplinirea obiectivelor de audit, promovarea unei nelegeri corecte i adecvate a aspectelor raportate i s respecte toate cerinele referitoare la coninut. Exact, face referire la dovezile prezentate care trebuie s fie adevrate i constatrile s fie descrise corect. Raportul trebuie s includ informaii, constatri i concluzii care s fie susinute cu dovezi competente i relevante din documentele de lucru. Dovezile de audit raportate trebuie s demonstreze corectitudinea i rezonabilitatea aspectelor raportate, prin descrierea precis a metodologiei auditului i prezentarea constatrilor i concluziilor ntr-o manier conform cu scopul auditului.
206
Constantin Iaco Obiectivitatea presupune ca prezentarea raportului s fie echilibrat, ca form i coninut, iar credibilitatea s fie semnificativ mbuntit, prin prezentarea dovezilor de audit ntr-o maniera neprtinitoare. Raportul de audit trebuie s fie imparial, adic prezentarea rezultatelor auditului s fie exact i s evite tendina de exagerare sau supradimensionare. Tonul raportului trebuie s fie ncurajator pentru factorii de decizie i s aib la baz constatrile i recomandrile auditorilor. Auditorii interni trebuie s prezinte constatri pertinente, avnd la baz obiectivele stabilite anticipat, iar concluziile i recomandrile s derive logic din faptele prezentate. Probele de audit trebuie s fie suficiente i relevante pentru a-i convinge pe cei auditai s recunoasc valabilitatea constatrilor, rezonabilitatea concluziilor i beneficiul implementrii recomandrilor. Claritatea cere ca raportul s conin un limbaj ct mai uzual i a unui stil de exprimare concret, iar conciziunea nseamn ca raportul s nu fie mai lung dect este necesar pentru comunicarea i susinerea mesajului. n sintez, procedura privind elaborarea proiectului de Raport de audit intern se prezint astfel: Auditorii Redacteaz proiectul Raportului de audit intern; Indic pentru fiecare constatare din proiectul Raportului de audit dovada corespunztoare; Transmite conductorului compartimentului de audit intern proiectul Raportului de audit, mpreun cu dovezile constatrilor; Analizeaz proiectul Raportului de audit; de Stabilete dac proiectul, n ntregime sau doar pri din el, trebuie s fie transmis la Compartimentul Resurse Umane pentru revizuirea lui din punct de vedere juridic; Efectueaz schimbrile propuse de ctre conductorul compartimentului de audit intern; ndosariaz Raportului de audit intern - incluznd coreciile aprobate de ctre conductorul compartimentului de audit intern, n Dosarul permanent, Seciunea B.
Conductorul compartimentului audit intern Auditorii
Modelul privind elaborarea proiectului Raportului de audit intern este urmtorul:
Procedura P12: Elaborarea proiectului de Raport de audit intern
I. INTRODUCERE Echipa de auditare a fost format din : Comnescu Cristian - auditor superior, coordonator al misiunii; Bcescu Ana auditor principal. Cei doi auditori fac parte din Serviciul Audit Intern al entitii publice. Ordinul de efectuare a misiunii de audit - Ordinul de serviciu nr. 12/02.02.2006. Baza legal a aciunii de auditare: Planul de audit intern pentru anul 2005, aprobat de conducerea instituiei; Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificrile i completrile ulterioare; OMFP nr. 38/15.01.2003 prin care se aprob Normele metodologice de aplicare a Legii nr. 672/2002, cu modificrile i completrile ulterioare; Ordinul prin care se aprob Normele proprii de exercitare a auditului intern n cadrul entitii publice. Durata aciunii de auditare 01.02.2006 - 15.04.2006. Perioada supus auditrii 01.01.2005-31.12.2005. Scopul misiunii de audit intern este de a evalua activitatea de achiziii publice de la nivelul entitii n ceea ce privete respectarea condiiilor de legalitate, economicitate, eficacitate, de a aduga valoare prin formularea recomandrilor, iar n cazul identificrii unor iregulariti, de a se corecta.
207
Obiectivele misiunii de audit intern: Organizarea activitii de achiziii publice Programul de achiziii publice Pregtirea aplicrii procedurii de atribuire a contractului de achiziie public prin licitaie deschis Lansarea procedurii de atribuire a contractului de achiziie public prin licitaie deschis Derularea procedurii de atribuire a contractului de achiziie public prin licitaie deschis Pregtirea aplicrii procedurii de atribuire a contractului de achiziie public prin cerere de ofert Lansarea procedurii de atribuire a contractului de achiziie public prin cerere de ofert Derularea procedurii de atribuire a contractului de achiziie public prin cerere de ofert Ci de atac Administrarea contractului de achiziie public Tipul de auditare Echipa de auditori interni a efectuat un audit de conformitate privind respectarea principiilor, regulilor metodologice i procedurale n ceea ce privete activitatea de achiziii publice. Principalele tehnici i instrumente de audit utilizate: interviul pentru lmurirea de aspecte legate de organizarea i desfurarea activitilor; testarea pentru urmrirea detectrii erorilor sau a iregularitilor; eantionarea pentru analiza ntocmirii documentelor i efectuarea plilor; observarea fizic n vederea formrii unei preri proprii privind modul de ntocmire i emitere a documentelor; liste de verificare pentru a stabili condiiile pe care trebuie s le ndeplineasc fiecare domeniu auditabil; liste de control; chestionare; FIAP-uri ntocmite pentru fiecare disfuncionalitate constatat; FCRI-uri ntocmite n cazul n care se constat existena sau posibilitatea producerii unor iregulariti. Documente i materiale examinate n cadrul Serviciului Achiziii Publice - verificarea la faa locului a vizat urmtoarele materiale i documente ntocmite pentru anul 2004: Programul de achiziii publice ntocmit i aprobat; ROF-ul i fiele posturilor; legislaia n vigoare privind achiziiile publice; contractele de achiziii publice ncheiate i documentaia aferent care a stat la baza ntocmirii lor; rapoartele de audit anterioare; rapoartele altor structuri de control sau audit. Materiale ntocmite pe timpul auditrii au fost ntocmite urmtoarele materiale: teste i foi de lucru privind descrierea activitilor auditate; fie de identificare i analiz a problemelor constatate (FIAP); liste de verificare pe obiective (LV); documente de lucru; tabel Puncte tari i puncte slabe, Tematica n detaliu; Programul de audit, Programul interveniei la faa locului; Chestionarul de control intern; raport de audit, minutele edinelor de deschidere, nchidere etc. Organizarea Serviciului Achiziii Publice - serviciul a funcionat n perioada supus auditrii cu un numr de 9 salariai, din care un post de conducere - ef de serviciu. Organizarea i funcionarea serviciului au fost conforme organigramei i Regulamentului de organizare i funcionare. Pentru toi salariaii sunt ntocmite fiele posturilor prin care sunt stabilite relaiile ierarhice de subordonare i sarcinile de serviciu. Activiti desfurate n cadrul Serviciului Achiziii Publice stabilirea necesarului de achiziii publice; elaborarea Programului anual de achiziii publice efectuarea licitaiilor; ncheierea contractelor de achiziie; urmrirea executrii contractelor de achiziii.
208
Constantin Iaco
Echipa de auditori interni pentru realizarea derulrii etapelor specifice misiunii de audit intern a avut n vedere obiectivele misiunii, prezentate mai sus, pentru evaluarea funcionalitii sistemului de control intern care se desfoar n cadrul Serviciului Achiziii publice, Direcia Administrativ i Patrimoniu, n baza ROF-ului entitii. II. CONSTATRI I RECOMANDRI Activitatea de auditare privind achiziiile publice a pornit de la organizarea Serviciului Achiziii Publice, respectiv resursele umane de care dispune, existena i gradul de actualizare a bazelor de date pe care le utilizeaz i a Programului de achiziii publice elaborat. n acest sens, s-au inventariat achiziiile publice pe cele 6 categorii de achiziii, realizate n 2005. Evaluarea respectrii condiiilor de conformitate i regularitate pornind de la iniierea i derularea achiziiilor publice i pn la concretizarea efectiv a acestora i s-a materializat n elaborarea listelor de verificare, testelor bazate pe eantionare, verificrilor prin listele de control, observri fizice pe teren, interviurilor care au condus la solicitarea unor note de relaii, prin care s-au identificat o serie de probleme i iregulariti care au fost nscrise n formularele de constatare (FIAP-uri i FCRI-uri). Analiza activitii de achiziii publice a impus evaluarea cadrului procedural existent care sta la baza organizrii i funcionrii sistemului. n continuare, prezentm principalele constatri, consecinele care s-au produs sau care ar putea s apar n perioada imediat urmtoare, precum i recomandrile formulate n vederea corectrii disfuncionalitilor semnalate sau ale celor care pot s survin urmare acestora, diminurii riscurilor existente i mbuntirii sistemelor de management i control intern al activitilor auditate cu scopul facilitrii atingerii obiectivelor prestabilite.
1. Organizarea activitii de achiziii publice 1.1.Procedurile specifice care reglementeaz activitatea de achiziii publice Pentru realizarea obiectivelor trebuie s se asigure un echilibru ntre sarcini, competente (autoritate decizional conferit prin delegare) i responsabiliti (obligaia de a realiza obiectivele) i s se defineasc proceduri. Procedurile reprezint paii ce trebuie urmai i cuprind algoritmul pentru realizarea sarcinilor, exercitarea competenelor, existena activitilor de control n punctele cheie i angajarea responsabilitilor. Pe baza procedurilor, se monitorizeaz existena i funcionalitatea controlului intern, ceea ce ne va da posibilitatea s constatam dac: - este integrat n sistemul de management al fiecrei componente structurale a entitii publice; - intr n grija personalului de la toate nivelurile; - ofer o asigurare rezonabil atingerii obiectivelor, ncepnd cu cele individuale i terminnd cu cele generale. n practic, exist dou categorii de proceduri: procedurile generale date de cadrul normativ, respectiv de legi, norme metodologice, precizri/instruciuni, elaborate de ctre entitatea public, n vederea organizrii aplicrii unor reglementri de rang superior, aprobate de ctre conductorul entitii publice sau chiar de ctre Guvern; proceduri specifice pentru fiecare activitate a entitii publice sub forma metodologiilor de lucru, care trebuie s fie: - scrise i formalizate pe suport de hrtie i/sau electronic, care s conin pe fluxurile operaiilor, activiti de control, responsabiliti, modele de documente cu exemplificri respectiv formalizate, cunotinele individuale i colective care trebuie stocate i puse n ordinea care s corespund scopurilor entitii publice i aprobate de management; - simple i specifice, pentru ca executanii s le poat utiliza cu respectarea cadrului normativ, pentru fiecare domeniu al entitii publice; - completate i actualizate n mod permanent, n funcie de evoluia reglementrilor i practicii n materie; - aduse la cunotina executanilor pentru a putea fi discutate, nsuite i aplicabile n mod uniform.
209
Echipa de auditori interni, din analiza a constatat c n cadrul Serviciului Achiziii Publice atribuirea responsabilitilor, separarea sarcinilor i delegarea autoritilor nu sunt stabilite prin proceduri scrise i formalizate, care nc nu sunt elaborate, dar paii care trebuie parcuri i algoritmurile de calcul sunt cunoscute de ctre salariai i se regsesc n ROF i n fiele posturilor. Totui, fiele posturilor dei exist i sunt semnate, sunt prea generale, fr specificarea, pentru fiecare post, a atribuiilor ce le revin, n conformitate cu cadrul normativ. Persoanele implicate n derularea achiziiilor publice sunt informate despre sarcinile care le revin, dar nu sunt familiarizai cu desfurarea activitii pe baza de proceduri specifice fiecrei activiti. Din aceste considerente, pe parcursul evalurii, nu au fost testate procedurile de lucru pentru desfurarea activitilor specifice privind achiziiile publice, dei au fost cuprinse n listele de verificate realizate pe obiectivele misiunii de audit intern, ci au fost urmrite operaiile i activitile auditabile n raport cu cadrul normativ. n baza acestor observaii, se regsete ca o recomandare general la toate obiectivele misiunii de audit intern, necesitatea elaborrii procedurilor scrise i formalizate pe baza cadrului normativ existent.
1.2.Resursele umane ale Serviciului Achiziii Publice Din evaluri indirecte, auditorii interni consider persoanele din cadrul serviciului suficiente i avnd o experien adecvat n domeniu. 1.3.Baza de date cu furnizorii de produse/executanii de lucrri/ prestatorii de servicii i preurile practicate Crearea i actualizarea sistematic a unei baze de date sunt activiti necesare pentru completarea permanent a listei principalilor actori de pe pia, posibililor furnizori, nivelului calitativ al produselor sau serviciilor, preurilor practicate etc. Baza de date trebuie s fie astfel constituita nct s reprezinte un instrument de observare i monitorizare a trendului evoluiei pieei i nu un instrument de restrngere a competiiei n domeniu.
2.Programul de achiziii publice 2.1.Fundamentarea Programului de achiziii publice Unul din obiectivele declarate ale politicii bugetare l reprezint creterea eficienei i transparenei cheltuielilor bugetare ca efect al alocrii resurselor publice pe baz de programe, coninnd criterii de performan concrete, precum i stabilirea unui sistem coerent de prioriti n cadrul acestora. n acest sens, alocarea pentru achiziiile publice a resurselor previzionate, aprobate, se realizeaz pe baza Programului anual al achiziiilor publice, care trebuie fundamentat n mod realist, cu respectarea principiilor de economicitate, eficien i eficacitate i n condiii de transparen. n procesul elaborrii i definitivrii Programului, entitatea va trebui s acorde o atenie special problemelor privind estimarea valorii contractelor de achiziie public. Astfel, fiecare entitate este obligat s-i creeze propria baza de date cu privire la furnizori, prestatori de servicii sau executani poteniali, care s asigure realizarea n condiii optime a activitii de contractare. Programul de achiziii publice trebuie s fie structurat, n mod obligatoriu, n trei seciuni, respectiv contractele de furnizare, contractele de servicii i contractele de lucrri. Produsele, serviciile i lucrrile care fac obiectul contractelor de achiziii publice trebuie puse n coresponden cu sistemul de grupare i codificare utilizat n Clasificaia produselor i serviciilor asociate activitilor CPSA. Din analiz, echipa de auditori interni a constatat c activitatea de achiziii publice s-a desfurat n entitate n baza Programului de achiziii publice pentru anul 2005, dar acesta nu a fost fundamentat n conformitate cu cadrul normativ prezentat mai sus.
210
Constantin Iaco
2.1.1. Elaborarea Programului de achiziii publice anual, fr realizarea unei fundamentri temeinice, conform cadrului normativ n vigoare FIAP nr. 2.a. Constatri: Activitatea de achiziii publice se desfoar pe baza unui Program anual de achiziii publice, nefundamentat corespunztor, respectiv fr referatele de necesitate i notele de fundamentare ale tuturor compartimentelor entitii publice, pentru toate necesitile de produse, lucrri i servicii ale acestora. Consecine: Imposibilitatea oferirii unei imagini de ansamblu asupra volumului necesitilor entitii i a gradului de prioritate al acestora, rezultnd de aici neachiziionarea unor bunuri i servicii indispensabile desfurrii activitii curente n favoarea altora care nu erau strict necesare. Crearea de stocuri supranormative i imobilizare de fonduri financiare. Recomandri: Stabilirea unui responsabil cu elaborarea Programului anual de achiziii publice. Existena listelor de verificare ataate Programului, cu atribuiile persoanelor implicate n elaborarea i aprobarea acestuia. ntocmirea procedurilor scrise i formalizate privind fundamentarea i elaborarea programelor de achiziii publice i actualizarea sistematic a acestora. Completarea fielor posturilor cu atribuii clare, coroborate cu procedurile elaborate, privind coninutul referatelor de necesitate, modul de ncadrare n cadrul normativ i sistemul de centralizare i prioritizare al achiziiilor solicitate. Instituirea unui sistem de asigurare a pregtirii profesionale a salariailor implicai n munca de planificare. Pentru organizarea activitii se impune, n primul rnd, s se treac la elaborarea procedurilor de lucru specifice entitii pe baza cadrului normativ n vigoare. n acest sens, auditorii interni recomand elaborarea listei activitilor din cadrul serviciului i a salariailor responsabili cu elaborarea i ulterior actualizarea procedurilor fiecrui post de lucru. n al doilea rnd, se impune stabilirea unui sistem de pregtire profesional pentru elaborarea, nsuirea, respectarea i monitorizarea aplicrii procedurilor de lucru de ctre toi salariaii serviciului.
2.2. Alegerea procedurii de atribuire a contractelor de achiziii publice De la nceput trebuie subliniat c decizia entitii, ca autoritate contractant, privind aplicarea uneia din cele 6 proceduri legale pentru atribuirea contractului de achiziie public nu este dect o consecin a rezultatului la care se ajunge n urma parcurgerii obligatorii, n succesiune logic, a dou etape importante n efectuarea achiziiilor i anume: estimarea valorii contractului de achiziie public pe care entitatea intenioneaz s l atribuie; selectarea procedurii legale ce urmeaz a fi aplicat pentru atribuirea contractului de achiziie public. Din evaluare, echipa de auditori interni a constatat deturnarea printr-o serie de mecanisme a achiziiei de la procedura licitaie deschis la o procedura mai simpl i mai rapid cumprare direct.
2.2.1. Nerespectarea cadrului normativ privind alegerea procedurii de atribuire a contractelor de achiziie public - FIAP nr. 2.b. Constatri: Schimbarea procedurii de licitaie deschis n alte tipuri de proceduri, prin divizarea valorii acesteia n plafoane pariale mai mici, spre exemplu : - Investiia privind unitatea exterioar de aer condiionat, a fost divizat n 3 achiziii, astfel: a) Achiziia privind unitatea exterioar de aer condiionat pentru 200 uniti interioare, n valoare de 90.000 euro, fr TVA, a fost atribuit prin procedura cerere de ofert (achiziia public nr. 3); b) Demontare/montare i probe instalaie exterioar de aer condiionat, n valoare de 12.000 euro, fr TVA, a fost atribuit prin procedura negociere cu o singur surs (achiziia public nr.5); c) Achiziionare consumabile, n valoare de 1.500 euro, fr TVA, a fost realizat prin cumprare direct (achiziia public nr. 6).
211
Echipa de auditori a constatat c prin divizarea investiiei privind instalaia exterioar de aer condiionat n valoare de 103.500 euro, fr TVA, a reuit s schimbe procedura de licitaie deschis care trebuia aplicat conform cadrului normativ, n alte trei tipuri de proceduri care presupun o serie de faciliti. Consecine: nclcarea principiului tratamentului egal al posibililor ofertani. nerespectarea prevederilor legislaiei privind achiziiile publice i concurena. prelungirea duratei de execuie prin ncheierea mai multor contracte. posibilitatea realizrii unor cheltuieli mai mari cu achiziia respectiv, nclcndu-se astfel principiul utilizrii eficiente a fondurilor publice. Recomandri: Stabilirea unui responsabil cu alegerea procedurii de atribuire a contractelor de achiziie public i asigurarea pregtirii profesionale corespunztoare a acestuia. Elaborarea listelor de verificare ataate la Nota privind estimarea valorii contractelor, n vederea precizrii elementelor verificate cu ocazia stabilirii procedurii de achiziie pentru atribuirea acestora. Elaborarea unei proceduri specifice scris i formalizat, privind alegerea procedurii de atribuire a contractelor de achiziie public i actualizarea acesteia. Asigurarea coroborrii atribuiilor i responsabilitilor stabilite prin fia postului cu procedura. Asigurarea pregtirii profesionale a salariailor n vederea nsuirii procedurilor i influenarea evalurilor anuale cu rezultatele acesteia. Constituirea unei echipe de control i verificarea tuturor licitaiilor din ultimul an, pentru a constata dac aceast divizare a valorii totale a achiziiei este o ntmplare sau se prezint deja ca o practic n cadrul Serviciului Achiziii Publice. Analiza rezultatelor acestei aciuni de control. Luarea msurilor care se impun i informarea echipei de auditori interni. n general, schimbarea procedurii de atribuire a achiziiilor publice este o tehnic frecvent printre practicieni cu scopul de a scurta perioada de derulare a procedurilor i realizarea mai rapid a achiziiilor dorite. ns, aceasta poate conduce n cele mai multe cazuri la creterea costurilor de achiziie i deci la utilizarea neeficient a fondurilor, dar i la nerespectarea prevederilor legale de alegere a procedurilor de achiziii. Din aceste considerente, echipa de auditori interni recomand: n primul rnd, elaborarea unor proceduri de lucru, scrise i formalizate, specifice entitii, pe cele 6 tipuri de proceduri prevzute de cadrul normativ i stabilirea responsabililor cu monitorizarea aplicrii i actualizrii lor sistematice. n al doilea rnd, recomandarea de elaborare a listelor de verificare care se vor ataa la Notele privind estimarea valorii contractelor, va contribui la responsabilizarea persoanelor care particip la derularea licitaiilor i astfel va ajuta la respectarea cadrului normativ. n al treilea rnd, recomandarea privind instituirea unui sistem de pregtire profesional al salariailor n cadrul serviciului i influenarea evalurilor anuale cu rezultatele nsuirii i aplicrii procedurilor va contribui la eficientizarea activitilor serviciului.
3. Pregtirea aplicrii procedurii de licitaie deschis pentru atribuirea contractului de achiziie public 3.1.Anunul de intenie n general, anunurile de intenie au fost emise i publicate cu respectarea cadrului normativ din punct de vedere al structurii acestora i modului de transmitere. 3.2. Constituirea i transmiterea Documentaiei pentru elaborarea i prezentarea ofertei (DEPO) Entitatea, n calitate de autoritate contractant, n vederea lansrii procedurilor pentru atribuirea contractelor de achiziii publice, are obligaia ntocmirii Documentaiei pentru elaborarea i prezentarea ofertei DEPO, care este structurat pe mai multe seciuni astfel: Seciunea I Informaii generale; Seciunea II Fia de date a achiziiei; Seciunea III Caietul de sarcini;
212
Constantin Iaco
Seciunea IV Seciunea V
Formulare; Contractul de achiziie public model.
La ntocmirea DEPO, autoritatea contractant va utiliza documentaia standard, conform cadrului normativ. Echipa de auditori interni au testat, pe baza Listei de control nr. 3a privind constituirea i transmiterea DEPO, coninutul DEPO, la 30% din populaia total, respectiv achiziiile publice realizate n anul 2004 i nu au constatat nereguli.
3.3.Comisia de evaluare Entitatea are obligaia de a constitui comisii de evaluare formate din cel puin 5 membri cu pregtire profesional i experien relevant n domeniu i cu probitate moral recunoscut pentru atribuirea fiecrui contract de achiziie public. Membrii comisiilor de evaluare trebuie s ndeplineasc anumite condiii, conform cadrului normativ. 3.3.1. Nerespectarea condiiilor de constituire, competena i compatibilitatea privind comisiile de evaluare pentru atribuirea contractelor de achiziii publice - FIAP nr. 3.b. Constatri: Din examinarea declaraiilor de confidenialitate i imparialitate ale membrilor comisiilor de evaluare, aferente procedurilor de atribuire a contractelor de achiziie public prin licitaie deschis, organizate n anul 2004, respectiv 9 achiziii i pe baza notelor de relaii, s-a constatat c acestea nu erau semnate de toi membri comisiei. De asemenea, membrii unei comisii de evaluare semnaser aceste declaraii dup deschiderea ofertelor, nclcndu-se astfel prevederile art. 22, alin. 1 din HG nr. 461/2001 pentru aprobarea normelor de aplicare a OUG nr. 60/2001 privind achiziiile publice, cu modificrile i completrile ulterioare. Consecine: Favorizarea potenialilor ofertani privind atribuirea unor contracte de achiziie public; Nedelimitarea clar a competenelor i responsabilitilor membrilor comisiilor de evaluare n eventualitatea apariiei unor litigii. Recomandri: Ordinele de numire ale membrilor comisiilor de evaluare pentru atribuirea contractelor de achiziii publice s aib, n anex, atribuiile i responsabilitile membrilor comisiilor, ale secretarului comisiei care are sarcina verificrii semnrii declaraiilor de confidenialitate i imparialitate nainte de deschiderea ofertelor, pe care s o semneze pentru luare la cunotin. Elaborarea unei proceduri specifice, scris i formalizat, care s cuprind i modul de lucru al membrilor comisiilor de evaluare n activitatea practic. Stabilirea unui responsabil pentru elaborarea procedurii i actualizarea sistematic a acesteia. Coroborarea atribuiilor prevzute prin fiele posturilor cu procedurile realizate. Realizarea unor perfecionri profesionale de ctre eful de compartiment pentru cunoaterea cadrului normativ i procedural cu personalul implicat n activitatea de achiziii publice i influenarea evalurilor anuale cu rezultatele acestora. Echipa de auditori interni, pe baza testrilor efectuate, a constatat nerespectarea procedurii legale privind nlocuirea membrilor din comisiile de evaluare i recomand elaborarea de urgen a procedurilor de lucru specifice pentru activitatea de constituire a comisiilor de evaluare, stabilirea responsabilului i asigurarea nsuirii lor de toi salariaii implicai.
4. Lansarea procedurii de licitaie deschis pentru atribuirea contractului de achiziie public 4.1. Anunul de participare n cazul aplicrii procedurii de licitaie deschis, entitatea ca autoritate contractant, are obligaia s transmit spre publicare la Monitorul Oficial al Romniei, un anun de participare.
213
Autoritatea contractant, pentru asigurarea unei transparene maxime, are dreptul s fac cunoscut anunul de participare i prin alte mijloace de informare local, naionale sau internaionale, dar numai dup publicarea n M.Of. i cu obligaia respectrii ntocmai a coninutului i formei anunului iniial. Pentru aprecierea corectitudinii coninutului i publicrii anunurilor de participare, echipa de auditori interni a testat anunurile de participare existente n dosarele pentru toate cele 9 achiziii ncheiate prin licitaie deschis i a verificat: a) existena solicitrii scrise autorizate, cu indicarea temeiului legal, pentru publicare; b) cuprinderea coninutului standard de informaii, prevzut de prevederile legale. n urma verificrii i pe baza Listei de control nr. 4 privind Analiza anunurilor de participare nu s-au constatat disfuncionaliti n coninutul anunurilor de participare i publicarea acestora.
5. Derularea procedurii de licitaie deschis pentru atribuirea contractului de achiziie public 5.1. Completrile la Documentaia pentru elaborarea i prezentarea ofertei (DEPO) i dreptul de a solicita clarificri Orice furnizor, executant sau prestator, care a obinut un exemplar al DEPO, are dreptul de a solicita, n scris, clarificri despre elementele cuprinse n aceasta. Entitatea public, n calitate de autoritate contractant, are obligaia de a rspunde la orice solicitare pentru eventuale clarificri, respectnd condiiile prevzute de cadrul normativ. De asemenea, autoritatea contractant are dreptul de a completa DEPO din proprie iniiativ, ori de cate ori consider c este necesar. Aceste completri trebuie comunicate, n scris, tuturor celor crora li s-a transmis un exemplar al documentaiei respective.
5.1.2. Nerespectarea prevederilor ordonanei privind dreptul de a solicita clarificri la coninutul Documentaiei privind elaborarea i prezentarea ofertei (DEPO) FIAP nr. 5.a. Constatri: Din testul efectuat a rezultat faptul c la solicitarea de clarificri din partea SC Elevatorul SRL rspunsul a fost transmis numai acesteia i nu i celorlali doi competitori. Rspunsul la clarificrile solicitate de unul dintre ofertani ar fi trebuit transmis tuturor ofertanilor, cu protejarea identitii celui care le-a solicitat, conform prevederilor art. 38, alin. 4 din OUG nr. 60/2001 privind achiziiile publice, cu modificrile i completrile ulterioare. Consecine: Posibilitatea respingerii unor oferte datorit nenelegerii complete a cerinelor prevzute n DEPO. nclcarea principiului transparenei, respectiv punerea la dispoziie tuturor celor interesai a informaiilor referitoare la aplicarea procedurii pentru atribuirea contractului de achiziie public. nclcarea principiului tratamentului egal", respectiv aplicarea n mod nediscriminatoriu a criteriilor de selecie i a criteriilor pentru atribuirea contractului de achiziie public, astfel nct orice furnizor/executant/prestator s aib anse egale de a i se atribui contractul respectiv. Posibilitatea informrii suplimentare a unor competitori n defavoarea altora. Recomandri: ntocmirea procedurii specifice, scris i formalizat, referitoare la transmiterea rspunsurilor la solicitrile de clarificri primite din partea unor ofertani. Stabilirea prin procedur a unui responsabil cu transmiterea rspunsului la clarificrile la DEPO solicitate de ofertani. Coroborarea coninutului procedurilor cu responsabilitile stabilite prin fiele posturilor. Efectuarea de instruiri profesionale n cadrul serviciului pentru nsuirea legislaiei i a cadrului procedural, cunoaterea i interpretarea corect a acestora i influenarea evalurilor anuale cu rezultatele obinute. Echipa de auditori interni a examinat respectarea prevederilor legale privind completrile la DEPO i dreptul de a solicita clarificri i au constatat faptul c n urma unei solicitri pentru o clarificare, rspunsul nu a fost transmis dect solicitantului, nu i celorlali competitori. Aceast aciune contravine cadrului normativ, avnd drept consecin respingerea unor oferte datorit nenelegerii complete a cerinelor prevzute n DEPO, sau informarea suplimentar a unor competitori n defavoarea altora.
214
Constantin Iaco n acest context, echipa de auditori interni recomand elaborarea unor proceduri de lucru, scrise i formalizate, cu respectarea ntocmai a cadrului normativ i stabilirea responsabililor cu monitorizarea aplicrii i actualizrii lor. De asemenea, este necesar instituirea unui sistem de pregtire profesional a salariailor, de ctre eful serviciului, i influenarea evalurilor anuale cu rezultatele realizrii nsuirii i aplicrii procedurilor.
5.2.Deschiderea si calificarea ofertelor n cazul aplicrii procedurii de licitaie deschis, numrul de furnizori, executani sau prestatori de servicii care au dreptul de a depune oferta este nelimitat. Ofertantul are obligaia de a elabora oferta n conformitate cu prevederile Documentaiei pentru elaborarea i prezentarea ofertei (DEPO). Acesta trebuie s-i dovedeasc eligibilitatea, nregistrarea ca persoan juridic, capacitatea tehnic i capacitatea economico-financiar i s depun garania de participare. Garania de participare este necesar pentru protejarea autoritii contractante fa de riscul unui eventual comportament necorespunztor al ofertantului pe ntreaga perioad derulat pn la semnarea contractului de achiziie public. 5.2.1. Nerespectarea cadrului normativ privind deschiderea i calificarea ofertelor FIAP nr.5b Constatri: Data precizat n anunul de participare la licitaie nu a coincis cu data deschiderii propriu-zise a ofertelor. n urma aplicrii procedurii, ofertantul SC STYLE SRL (oferta 5) a fost descalificat pentru nedepunerea garaniei de participare, dei n Procesul verbal al edinei de deschidere a ofertelor comisia de evaluare atest existena garaniilor de participare pentru toate firmele ofertante. n cazul licitaiei deschise organizate pentru Achiziia de calculatoare, autoritatea contractant a dispus ca propunerile tehnice s fie depuse, n vederea analizrii, la un termen limit anterior celui al depunerii efective a ofertelor. n aceste condiii, constituirea garaniei de participare la procedura de achiziie a devenit obligatorie doar pentru ofertanii calificai din punct de vedere al ndeplinirii condiiilor tehnice minimale. Consecine: Descalificarea incorect a unui ofertant poate conduce la atribuirea contractului de achiziie public la un pre mai mare. Posibilitatea contestrii i anulrii procedurii pentru atribuirea contractului de achiziie public. Nerespectarea caracterului confidenial al informaiilor prezentate de ctre ofertani dup prima etap de verificare a ndeplinirii condiiilor de calificare. Apariia riscului de a efectua verificri inutile, n contextul n care cei declarai calificai din punct de vedere al condiiilor tehnice minimale, nu ndeplinesc condiiile de eligibilitate impuse prin DEPO. Recomandri: ntocmirea procedurii specifice scris i formalizat referitoare la deschiderea i calificarea ofertelor. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea procedurilor i actualizarea sistematic a acestora. Coroborarea fielor posturilor salariailor cu atribuiile stabilite prin procedurile elaborate. Asigurarea nsuirii cadrului normativ i procedural de ctre salariaii serviciului i influenarea evalurii anuale cu rezultatele activitilor practice. Echipa de auditori interni a examinat respectarea prevederilor legale privind deschiderea i calificarea ofertelor i a constatat neconcordana ntre data precizat n anunul de participare la licitaie i data deschiderii propriu-zise a ofertelor i descalificarea incorect a unor participani la licitaie. n legtur cu aceste constatri, auditorii interni au recomandat responsabilizarea expres a activitii de deschidere i calificare a ofertelor. 5.3. Examinarea i evaluarea ofertelor n vederea stabilirii ofertei ctigtoare n practic, din analiza indirect, a rezultat c aceast activitate se realizeaz cu respectarea cadrului normativ.
215
5.4. ncheierea contractului de achiziie public Concomitent cu efectuarea celorlalte testri, echipa de audit a examinat respectarea prevederilor legale n ceea ce privete existena avizelor (tampile i semnturi) din partea autoritii contractante i a contractantului, pe ultima pagin a contractului. Din evaluare a reieit c dei, prevederile legislative n vigoare nu stipuleaz obligativitatea semnrii contractului pe fiecare pagin, exist riscul de a fi modificat coninutul anumitor file cu consecina diminurii obligaiilor contractantului. n caz de litigiu, autoritatea contractant nu ar putea demonstra c furnizorul nu i-a ndeplinit obligaiile asumate, deoarece aceste obligaii sunt cuprinse n paginile nesemnate ale contractului, care, eventual ar putea fi ntocmite. n acest context, recomandm introducerea n procedurile care se vor elabora a obligativitii semnrii contractelor pe fiecare pagin. De asemenea, s-a constatat existena unor copii ale contractelor care nu au meniunea conform cu originalul. Aceast situaie conduce la apariia riscului de a se difuza copii neconforme. Deoarece urmrirea contractelor i/sau certificarea pentru bun de plat se face pe baza copiilor, recomandm necesitatea asigurrii conformitii acestora prin elaborarea normelor de lucru. Aceste aspecte prezentate se ncadreaz n prevederile legale n vigoare privind desfurarea activitii de achiziii publice, dar bun practic n domeniu recomand elaborarea procedurilor de lucru pentru toate activitile desfurate n cadrul entitii i prin acestea s se completeze punctele slabe ale cadrului normativ cu elemente specifice entitii.
5.5. Dosarul achiziiei publice n urma analizei efectuate cu privire la ntocmirea dosarelor de achiziie public, pentru fiecare contract atribuit, s-a constatat c la nivelul serviciului au fost constituite dosare care se completeaz pe msura ntocmirii, transmiterii sau primirii unor documente referitoare la atribuirea contractului de achiziie.
5.5.1. Nentocmirea complet a dosarelor achiziiilor publice pentru toate contractele ncheiate FIAP nr. 5.c. Constatri: Din analiza echipei de auditori interni au reieit o serie de nereguli privind: existena de dosare care conin originalele contractelor de achiziii publice care n mod normal ar trebui s se regseasc la Direcia Buget i Contabilitate; unele dosare sunt incomplete, deoarece nu conin documentele prevzute de cadrul normativ, nerespectndu-se astfel OUG nr. 60/2001 privind achiziiile publice, art. 52, alin. 2, coroborat cu art. 50, alin 3 din normelor de aplicare, cu modificrile i completrile ulterioare, respectiv: notele privind determinarea valorii estimate a achiziiei, fr TVA; DEPO; Decizia de numire a comisiei de evaluare; copiile contractelor de achiziii. Consecine: Dificultate n gsirea unor documente datorit dosarelor incomplete; Posibilitatea pierderii/dispariiei unor documente; Imposibilitatea urmririi respectrii procedurilor de achiziie public, fapt care conduce la nerespectarea cadrului legal n domeniu, fr a putea constata i/sau preveni asemenea situaii. Recomandri: Elaborarea procedurii specifice scrise i formalizate pentru ntocmirea dosarelor achiziiilor publice, care s cuprind modul de constituire, de accesare, stocare i utilizare a dosarelor arhivate. Desemnarea unui salariat din cadrul Serviciului Achiziii Publice, prin completarea fiei postului, care va avea atribuii i competene pentru constituirea dosarelor achiziiilor publice. Coroborarea atribuiilor stabilite prin proceduri cu cele din fiele posturilor. Pstrarea la dosare numai a copiilor contractelor de achiziie ncheiate, cu specificarea conform cu originalul. Reconstituirea dosarelor pentru achiziiile efectuate i completarea acestora cu documentele prevzute de cadrul normativ i procedural, pentru ultimii trei ani. Informarea echipei de auditori interni cu rezultatele aciunii de reconstituire a dosarelor de achiziii de ctre persoanele responsabile cu aceste activiti.
216
Constantin Iaco
Din testarea efectuat, echipa de auditori interni a constatat c exist i dosare incorect constituite, i innd cont de consecinele acestei disfuncionaliti a recomandat elaborarea procedurilor scrise i formalizate i stabilirea responsabilitilor asupra ntregii aciuni de constituire a dosarelor achiziiilor publice. De asemenea, a recomandat verificarea constituirii corecte a tuturor dosarelor aferente achiziiilor publice contractate n ultimii trei ani.
6. Pregtirea aplicrii procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractului de achiziie public 6.1. Studiul pieei, crearea bazei proprii de date Din analiza indirect a contractelor de achiziie public ncheiate prin proceduri de cerere de oferte s-a constatat c nu exist baze de date proprii i complete, care s pun la dispoziie o ofert corespunztoare. De asemenea, nu exist un istoric pentru fiecare furnizor i nu sunt definite n scris criterii de selecie a furnizorilor, acetia fiind selectai de pe Internet i din Pagini aurii. n acelai timp, nu se poate oferi asigurarea c se dispune de proceduri de lucru, de baze de date proprii, de mijloace pentru identificarea furnizorilor reprezentativi i cu competene adecvate n ceea ce privete produsele/serviciile/lucrrile de achiziionat i pentru garantarea unei concurene reale, fapt care poate avea ca efect realizarea unor achiziii neavantajoase. 6.2. Constituirea i transmiterea Documentaiei pentru elaborarea i prezentarea ofertei (DEPO) n general, n etapa de constituire a DEPO s-au prevzut n coninutul caietelor de sarcini cerinele minime obligatorii pe care s le ndeplineasc ofertele, specificaiile tehnice, criteriile de evaluare a ofertelor optndu-se n cele mai multe cazuri asupra criteriului preul cel mai sczut, iar n rest asupra criteriului oferta cea mai avantajoas din punct de vedere tehnico-economic. 6.2.1. Constituirea incomplet a Documentaiei pentru elaborarea i prezentarea ofertei (DEPO) FIAP nr. 6. Constatri: Din analiza DEPO a rezultat: neprecizarea criteriului aplicat pentru atribuirea contractului de achiziii; specificaii nelegale n caietul de sarcini, respectiv n cazul achiziionrii de software de protecie antivirus, prin DEPO s-a specificat denumirea produsului, respectiv Symantec AntiVirus, GFI Download Security ver.6, sau similar, ceea ce contravine prevederilor art.37, alin.(2) din O.U.G. nr.60/2001 privind achiziiile publice, cu modificrile i completrile ulterioare, care interzice definirea n caietul de sarcini a unor specificaii tehnice care indic o anumit origine/surs de producie, procedee speciale, mrci de fabric sau de comer () care au ca efect favorizarea unuia sau mai multor ofertani. Consecine: modificarea criteriilor dup termenul de depunere al ofertelor n favoarea unui anumit ofertant; restrngerea ariei ofertanilor; posibilitatea apariiei de contestaii i eventuale litigii cu ofertanii. Recomandri: Elaborarea de proceduri de control (check-list) cu ajutorul crora comisia de evaluare va verifica dac DEPO a fost realizat n conformitate cu prevederile OMFP 1012/2001, OMFP 1013/2001 sau ale OMFP 1014/2001 privind achiziiile publice. Stabilirea unor responsabili cu realizarea i actualizarea procedurilor. Coroborarea atribuiilor stabilite n proceduri cu cele atribuite prin fiele posturilor. Elaborarea proiectului DEPO de ctre persoane cu pregtire corespunztoare i care nu vor face parte din comisia de evaluare. Instruirea personalului cu atribuii n domeniul achiziiilor publice n vederea: - constituirii i transmiterii DEPO - nsuirii i aplicrii corecte a legislaiei privind achiziiile publice n spiritul eliminrii caracterului interpretabil al acesteia.
217
Datorit constatrii privind constituirea incomplet a DEPO, echipa de audit intern recomand organizarea de instruiri periodice cu personalul serviciului privind aceast activitate i elaborarea unor proceduri de control care s vin n sprijinul comisiei de evaluare care verific respectarea conformitii realizrii DEPO.
7. Lansarea procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractului de achiziie public 7.1. Anunul/Invitaia de participare n cazul aplicrii procedurii de cerere de ofert n vederea achiziionrii de produse/servicii/lucrri trebuie transmise invitaii de participare la cel puin 5 furnizori, invitaii care s cuprind elemente de identificare a produsului, data limit pentru depunerea ofertelor etc.
7.1.1. Nerespectarea sistemului de prezentare al anunurilor/invitaiilor de participare la licitaii FIAP nr. 7. Constatri: Invitaiile de participare nu au fost transmise n toate cazurile la cel puin 5 furnizori/executani/prestatori de la care exist premisele obinerii celor mai bune oferte. Invitaiile de participare nu informeaz ntotdeauna cu privire la data limit pentru depunerea ofertelor. Publicarea anunurilor de participare pentru toate achiziiile s-a fcut n acelai cotidian. De asemenea, echipa de audit intern a constatat c, n toate cazurile, n aplicarea procedurii de cerere de ofert s-a uzitat de art.28 din OUG nr.60/2001 privind achiziiile publice, cu modificrile i completrile ulterioare, conform cruia autoritatea contractant trebuie s publice anunul privind aplicarea procedurii de cerere de ofert i ntr-o publicaie de circulaie naional, caz n care poate atribui contractul de achiziie public i n situaia prezentrii unui singur ofertant. Consecine: Baza de selecie a ofertelor este mai mic, (de regul nefiind mai mult de doi ofertani pentru fiecare achiziie), reducndu-se posibilitatea asigurrii unui pre mai bun/performane tehnice mai mari pentru subiectul achiziiei. Posibilitatea limitrii numrului ofertanilor, respectiv aria lor restrngndu-se proporional cu cota de pia a acestui cotidian. Posibilitatea contestrii i anulrii procedurii pentru atribuirea contractului de achiziie public. Recomandri: ntocmirea procedurii specifice, scris i formalizat, referitoare la anunurile/invitaiile de participare Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea sistematic a procedurii. Asigurarea coroborrii responsabilitilor din fiele posturilor cu procedura elaborat. Realizarea verificrii de ctre eful Serviciului Achiziii Publice a nsuirii cadrului normativ de ctre salariaii serviciului i influenarea evalurii anuale cu rezultatele practice obinute de acetia. n urma analizei efectuate, auditorii interni au depistat disfuncionaliti privind sistemul de prezentare al anunurilor/invitaiilor de participare, i anume faptul c nu este respectat numrul minim de posibili ofertani invitai, astfel nct oferta ctigtoare s poat fi una dintre cele mai avantajoase de pe pia, iar multiplele posibiliti de publicitate sunt reduse la minimum prevzut de cadrul normativ, care, de asemenea limiteaz numrul ofertanilor nscrii n competiie. n consecin, recomandarea auditorilor interni a fost de responsabilizarea realizrii acestei activiti, prin ntocmirea unei proceduri de lucru specifice i asigurarea coroborrii sarcinilor din fiele posturilor cu procedurile elaborate.
7.2.Dreptul de a solicita clarificri la DEPO n perioada auditat nu au existat solicitri privind unele clarificri asupra DEPO ntocmit de entitatea contractant.
218
Constantin Iaco
8. Derularea procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractului de achiziie public 8.1. Deschiderea i calificarea ofertelor n practic aceste activiti s-au realizat prin respectarea cadrului normativ. 8.2. Examinarea i evaluarea ofertelor n vederea stabilirii ofertei ctigtoare Dup analiza modului de primire a ofertelor, comisia de evaluare a procedat la deschiderea acestora respectndu-se data prevzut n anunul de participare i s-a ntocmit Procesul-verbal de deschidere a ofertelor. n continuare, comisia de evaluare a verificat coninutul ofertelor n sensul concordanei acestora cu cerinele solicitate prin cererea de ofert si n toate cazurile a constatat ca s-au respectat prevederile legale, respectiv au fost ntocmite hotrri ale comisiei de evaluare n care au fost nominalizai ofertanii calificai, ct i cei desemnai ctigtori n urma adjudecrii licitaiei .
8.2.1. Clasificarea ofertelor n vederea stabilirii ofertei ctigtoare FIAP nr. 8a. Constatri: n coninutul DEPO aferent Dosarului nr. 5 al achiziiei de servicii de ntreinere i reparaii climatizoare au fost constatate unele deficiente: n Fia de date a achiziiei pentru factorul financiar de evaluare tariful manoperei/ora de lucru la interveniile accidentale/lot au fost acordate 300 puncte, iar n algoritmul de calcul prezentat n DEPO punctajul maxim a fost de 150 de puncte. De asemenea, pentru valoarea minim a criteriului eantion de piese de schimb/unitate de aer condiionat s-a acordat punctajul maxim de 150 de puncte. n formula de calcul a punctajelor intermediare acestei valori minime a factorului financiar i-au fost acordate 300 de puncte. Datorit diferenelor mari dintre valorile nscrise n Fiele de date prezentatele de ofertani, erorile de calcul nu au influenat clasificarea ofertelor n funcie de acest criteriu. Pentru valoarea maxim a factorului tehnic de evaluare asigurarea cu piese de schimb pe perioada ndelungat (minim 9 luni) au fost acordate 150 de puncte. n oferta tehnico-economic SC AER COM SA a ofertat termenul de 120 de luni, adic 10 ani, pentru care a primit punctajul maxim. De subliniat c, oferta SC AER COM SA privind manopera/ora servicii prestate a fost substanial mai mic dect a celorlali ofertani i n final nu a ctigat licitaia. Consecine: Depunctarea nefondat a unor ofertani care au respectat cerina minim din DEPO care duce la favorizarea celorlali. Echipa de audit i exprim rezerve cu privire la exactitatea informaiilor prezentate la a doua constatare, avnd n vedere faptul c nici o societate comercial nu i gestioneaz ineficient lichiditile financiare investind n stocuri i influennd negativ indicatorii viteza de rotaie a activelor circulante, lichiditatea global i rata de finanare a activelor circulante pe baza fondului de rulment. Posibilitatea apariiei de contestaii i eventuale litigii cu ofertanii. Recomandri: Elaborarea unei proceduri scrise i formalizate n ceea ce privete aplicarea prevederilor DEPO pentru stabilirea ofertei ctigtoare i actualizarea sistematic a acesteia. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea procedurilor. Coroborarea responsabilitilor stabilite prin proceduri cu cele atribuite prin fiele posturilor. Realizarea unui sistem de pregtire profesional cu personalul Serviciului Achiziii Publice, viitori membrii n comisiile de evaluare, n ceea ce privete aplicarea prevederilor DEPO pentru stabilirea ofertei ctigtoare. ntocmirea unor proceduri de control (check-list) cu ajutorul crora s se poat verifica respectarea prevederilor DEPO privind stabilirea clasamentului ofertelor i implicit stabilirea ctigtorului. Realizarea unei instruiri periodice cu personalul de execuie de ctre seful serviciului i influenarea evalurilor anuale cu rezultatele acestora.
219
Audit financiar Caiet de seminar Constituirea unei echipe de control i verificarea tuturor licitaiilor din ultimul an, pentru a constata dac aceste erori de calcul pentru stabilirea ofertei ctigtoare au fost ntmpltoare sau se prezint deja ca o practic n cadrul compartimentului achiziii. Analiza rezultatelor acestei aciuni de control, luarea msurilor care se impun i informarea echipei de auditori interni. Echipa de auditori interni a constat nereguli n stabilirea clasamentului ofertelor participante la licitaii i a recomandat o pregtire susinut i continu a salariailor serviciului, ca poteniali membrii n comisiile de evaluare. De asemenea, pentru a uura i asigura corectitudinea calculelor efectuate n vederea stabilirii ofertei ctigtoare s-a recomandat ntocmirea de proceduri de control, scrise i formalizate, i stabilirea responsabilitilor adecvate pentru monitorizarea implementrii acestora.
8.3. ncheierea contractului de achiziie public n legtur cu ntocmirea contractelor de achiziii publice, echipa de auditori interni a constatat o problem, cu posibile consecine negative asupra fondurilor publice alocate achiziiilor. Din aceste considerente, n afar de elaborarea unui FIAP (Fia de identificare i analiza a problemei) s-a procedat i la ntocmirea unui FCRI (Formular de constatare i raportare a iregularitilor), problem care fiind o potenial iregularitate care a fost comunicat efului structurii de audit intern n termenul prevzut de cadrul normativ, respectiv 24 de ore, iar acesta, la rndul su, a comunicat conducerii n urmtoarele 48 de ore.
8.3.1. nclcarea clauzelor privind actualizarea/revizuirea preurile din contractele de achiziii public FIAP nr. 8b. Constatri: Din analiza Dosarului de achiziie public nr. 8 s-a constatat: La contractul de servicii nr. X/2001, atribuit de autoritatea contractant ofertantului SC ECOLOGIA SRL au fost ncheiate clauze privind actualizarea i/sau revizuirea valorii prestaiei de evacuare i depozitare a gunoiului menajer, pentru ntreaga perioad de valabilitate a contractului, 2003-2005, respectiv creterea anual a tarifului pe mc cu 5% (tariful de pornire, pentru anul 2003, a fost de 80.000 lei/mc gunoi menajer, fr TVA). n anul 2004, societatea prestatoare nainteaz autoritii contractante un memoriu justificativ, n urma cruia stabilete tariful prestaiei lunare la 100.000 lei/mc fr TVA, ncepnd cu ianuarie 2005. Tot n 2004 se nregistreaz pe adresa autoritii contractante un act adiional prin care se stabilete c tariful prestaiei de evacuare i depozitare a gunoiului menajer s fie de 100.000 lei mc ncepnd cu ianuarie 2005, fr TVA. Actul adiional a fost gsit semnat doar de prestator. Corespunztor clauzelor contractuale, pentru anul 2005, al treilea an din perioada de valabilitate a contractului, tariful trebuia s fie de 88.000 lei/mc gunoi menajer, fr TVA. De asemenea, la contract, n mod inexplicabil, se mai ncheie un act adiional cu acelai numr i dat, dar cu coninut diferit n ceea ce privete tariful pentru anul 2005, respectiv 125.000 lei/mc, fr TVA. n consecin, pentru anul 2005, diferena nejustificat prin clauzele contractuale a fost de 37.000 lei/mc gunoi menajer, fr TVA. Din verificarea efectuat de ctre echipa de audit la firma prestatoare, s-a constatat c n anul 2005, aceasta a practicat mai multe tarife de la 75.000 lei la 125.000 lei mc. Pentru majoritatea instituiilor publice s-a practicat tariful maxim. Consecine: Posibilitatea prejudicierii entitii prin inexistena unor clauze de actualizare/revizuire adecvate. Spre exemplu n situaia de mai sus autoritatea contractant a pltit n plus n anul 2005 suma de 45.000.000 lei. Recomandri: ntocmirea unor proceduri de control (check-list) cu ajutorul crora s se poat verifica respectarea prevederilor contractuale. Elaborarea unei proceduri scrise i formalizate n ceea ce privete ncheierea contractului de achiziie public i derularea ulterioar a contractelor ce depesc perioada unui an. Asigurarea responsabilitilor prevzute n proceduri prin fiele posturilor.
220
Constantin Iaco Realizarea unui sistem de pregtire profesional cu personalul compartimentului achiziii i influenarea cu rezultatele acestuia a evalurilor anuale. Echipa de auditori interni, n baza acestui FIAP, a elaborat i FCRI, pe care l-a transmis managementului general n vederea acionrii n timpi reali, i prezentat n cele ce urmeaz. FORMULAR DE CONSTATARE I RAPORTARE A IREGULARITILOR Constatare: n urma misiunii de audit intern, efectuat la Serviciul Achiziii Publice din cadrul Direciei Administrative i Patrimoniu, n perioada 01.03-05.05.2005, la Dosarul achiziiei publice nr. 8, s-au constatat urmtoarele: La contractul de servicii nr. X/2001, atribuit de autoritatea contractant ofertantului SC ECOLOGIA SRL au fost ncheiate clauze privind actualizarea i/sau revizuirea valorii prestaiei de evacuare i depozitare a gunoiului menajer, pentru ntreaga perioad de valabilitate a contractului, 2003-2005, respectiv creterea anual a tarifului pe mc cu 5% (tariful de pornire, pentru anul 2003, a fost de 80.000 lei/mc gunoi menajer, fr TVA). n anul 2004, societatea prestatoare nainteaz autoritii contractante un memoriu justificativ, n urma cruia stabilete tariful prestaiei lunare la 100.000 lei/mc fr TVA, ncepnd cu ianuarie 2005. Tot n 2004 se nregistreaz pe adresa autoritii contractante un act adiional prin care se stabilete ca tariful prestaiei de evacuare i depozitare a gunoiului menajer s fie de 100.000 lei mc ncepnd cu ianuarie 2005, fr TVA. Actul adiional a fost gsit semnat doar de prestator. Corespunztor clauzelor contractuale, pentru anul 2005, al treilea an din perioada de valabilitate a contractului, tariful trebuia s fie de 88.000 lei/mc gunoi menajer, fr TVA. De asemenea, la contract, n mod inexplicabil, se mai ncheie un act adiional cu acelai numr i dat, dar cu coninut diferit n ceea ce privete tariful pentru anul 2005, respectiv 125.000 lei/mc, fr TVA. n consecin, pentru anul 2005, diferena nejustificat prin clauzele contractuale a fost de 37.000 lei/mc gunoi menajer, fr TVA. Datorit acestor iregulariti, autoritatea contractant a pltit n plus n anul 2005 suma de 45.000.000 lei . Echipa de auditori interni, din verificarea efectuat la firma prestatoare a constatat c, n anul 2003, aceasta a practicat mai multe tarife de la 75.000 lei la 125.000 lei mc, iar pentru majoritatea instituiilor publice a practicat tarife maximale, evident cu acordul contractanilor. Acte normative nclcate: OUG nr. 60/2001 privind achiziiile publice, cu modificrile i completrile ulterioare art. 41, alin (3) si (7). HG nr. 461/2001 pentru aprobarea normelor de aplicare a Ordonanei de urgen a Guvernului nr. 60/2001 privind achiziiile publice, cu modificrile i completrile ulterioare art. 51^2, alin. (3). Recomandri: Deoarece au fost angajate cheltuieli suplimentare nejustificate, propunem recuperarea sumei de 45.000.000 lei, de la SC ECOLOGIA SRL. n eventualitatea n care suma nu se poate recupera de la SC ECOLOGIA SRL, directorul Direciei Administrativ i Patrimoniu va stabili, n vederea recuperrii, persoanele responsabile de derularea contractului care, dei aveau cunotin de prima form a contractului, au naintat, spre aprobare conducerii autoritii contractante un act adiional cu acelai numr i dat, dar cu tarife diferite de cele stabilite prin contract. Faptul ca a fost aprobat, conduce la ideea c nu exist o procedur pentru aceast activitate, astfel conducerea a semnat pe ncredere, fr a verifica contractul. De asemenea, recomandm elaborarea unei proceduri scrise i formalizate i stabilirea unui responsabil de procedur.
9. Administrarea contractului de achiziie public 9.1. Dosarul de urmrire a derulrii contractului ncheiat
221
9.2. Constatarea minusurilor sau plusurilor la recepie 9.3. Certificarea i verificarea facturilor Pentru evaluarea administrrii contractelor de achiziii publice ncheiate, auditorii interni au procedat la intervievarea unui salariat din cadrul Serviciului Achiziii Publice. S-a constatat astfel, c responsabilitatea urmririi derulrii unui contract, ulterior ncheierii lui, este a efului echipei care a contribuit la desfurarea ntregii proceduri pentru atribuirea acestui contract. Acesta are ca responsabiliti: - verificarea corectitudinii etapelor de decontare, funcie de specificul achiziiei contractate; - recepia obiectului contractului de achiziie public i ntocmirea documentelor justificative; - urmrirea respectrii termenelor plilor intermediare la contract i conformitatea facturilor i ordinelor de plat; - nedepirea valorii contractului etc. Din analiz, auditorii interni au evaluat ca funcional activitatea de administrare a contractelor de achiziii publice ncheiate de entitatea public.
III. CONCLUZII Prezentul proiect de Raport de audit intern a fost ntocmit n baza Listei centralizatoare a obiectelor auditabile, a Programului de audit i a Programului de intervenie la faa locului, a constatrilor efectuate, n timpul colectrii i prelucrrii informaiilor, i n timpul muncii pe teren. Toate constatrile au la baza probe de audit obinute pe baza testelor efectuate consemnate n documentele de lucru (liste de control, foi de lucru, interviuri, note de relaii) ntocmite de auditorii interni i nsuite de factorii de management ai entitii. Echipa de auditori interni pe baza testrilor i analizelor efectuate evalueaz Activitatea de achiziii publice conform grilei: Nr. Obiectivul crt. 1. Organizarea activitii de achiziii publice 2. Programul de achiziii publice 3. Pregtirea aplicrii procedurii de licitaie deschis pentru atribuirea contractului de achiziie public 4. Lansarea procedurii de licitaie deschis pentru atribuirea contractului de achiziie public 5. Derularea procedurii de licitaie deschis pentru atribuirea contractului de achiziie public 6. 7. 8. 9. 10. Pregtirea aplicrii procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractului de achiziie public Lansarea procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractului de achiziie public Derularea procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractului de achiziie public Cai de atac Administrarea contractului de achiziie public X Apreciere De mbuntit X X X X X X X -
Funcional X
Critic
Evaluarea are la baza discuiile care au avut loc, cu privire la recomandrile auditorilor interni, n edinele de nchidere i conciliere ale misiunii, apreciate de ctre participani, ca fiind realiste i fezabile. De asemenea, considerm c rezultatele evalurii auditorilor interni privind Activitatea de achiziii publice se nscriu n parametri normali pentru aceast perioad de implementare a funciei de audit intern n entitile publice. n consecin, apreciem c prin implementarea recomandrilor echipei de audit intern activitatea de achiziii va cunoate o ameliorare semnificativ. Structura auditat are obligaia s ntocmeasc Programul de aciune n vederea implementrii recomandrilor i s raporteze echipei de auditori interni, periodic, stadiul de implementare al acestora.
222
Constantin Iaco
Data: Auditori interni, Comnescu Cristian Bcescu Ana Supervizat, Petrescu Aurel
3.14. Transmiterea proiectului raportului de audit intern Proiectul Raportului de audit intern se prezint structurii auditate care poate rspunde n termen de 15 zile de la primirea raportului. Scopul naintrii proiectului este de a da posibilitate entitii auditate s analizeze proiectul i s formuleze un punct de vedere asupra constatrilor i recomandrilor auditului. Proiectul de Raport de audit intern transmis la entitatea auditat trebuie s fie complet, cu toate dovezile asupra faptelor, constatrilor, recomandrilor i concluziilor la care se face referire. n sintez, procedura Transmiterea proiectului de Raport de audit intern se prezint astfel: Conductorul compartimentului de audit intern Entitatea/structura auditat - Transmite proiectul Raportului de audit intern la entitatea auditat.
Auditorii Conductorul compartimentului de audit intern Auditorii
- Analizeaz proiectul de Raport de audit intern. - Solicit, dac este cazul, o Reuniune de conciliere. - Transmite punctul de vedere la proiectul Raportului de audit intern n termen de 15 zile de la primirea Proiectului. - Revd rspunsurile de la entitatea auditat. - Discut, dac este cazul, pregtirea unei Reuniuni de conciliere.
- Precizeaz n Raportul de audit intern aspectele reinute din punctul de vedere al entitii auditate, dac este cazul. - ndosariaz punctul de vedere al entitii auditate, n Dosarul permanent, Seciunea B.
3.15. Reuniunea de conciliere La solicitarea entitii auditate auditorii pregtesc Reuniunea de conciliere, n vederea reanalizrii constatrilor i recomandrilor formulate. Scopul Reuniunii de conciliere este acceptarea constatrilor i recomandrilor formulate de ctre auditori n proiectul Raportului de audit intern i prezentarea calendarului de implementare a recomandrilor. n sintez, procedura Reuniunii de conciliere se prezint astfel: Auditorii - Pregtesc, n termen de 10 zile de la primirea punctului de vedere al entitii auditate, Reuniunea de conciliere. - Informarea entitii auditate asupra locului i datei Reuniunii de conciliere - ntocmesc Minuta reuniunii de conciliere. - Analizeaz constatrile i concluziile din Proiectul raportului de audit n vederea acceptrii recomandrilor formulate.
Auditorii Entitatea auditat
3.16. Raportul de audit intern Fiecare misiune de audit intern se finalizeaz prin ntocmirea unui Raport de audit intern, care este adus la cunotina celor auditai i este semnat de ctre conductorul care a aprobat misiunea de audit. Raportul de audit intern se ntocmete pe baza proiectului de Raport de audit intern i trebuie s includ eventualele modificri discutate i convenite n cadrul Reuniunii de conciliere.
223
Audit financiar Caiet de seminar Raportul de audit intern va fi nsoit de Sinteza constatrilor i recomandrilor, care se recomand s cuprind 3-7 pagini, funcie de volumul acestuia. Raportul de audit intern n form final, incluznd i punctele de vedere ale entitii auditate se consider complet i se pregtete pentru tiprire i difuzare. Auditorii interni rmn responsabili pentru asigurarea unei prezentri de nalt calitate a Raportului de audit intern i ntocmirea unei liste corecte i complete de difuzare. n sintez, procedura P15 privind elaborarea Raportului de audit intern final, este urmtoarea: Supervizorul Auditorii - Supervizeaz activitile realizate de ctre auditori. - Semneaz Raportul de audit intern pe ultima pagin. - Constat c toate modificrile aprobate la proiectul de Raport sunt efectuate; - Finalizeaz Raportul de audit intern; - Constat dac lista de difuzare este complet i corect. - Semneaz Raportul de audit intern pe fiecare pagin.
Not:
Datorit faptului c, n cadrul edinei de conciliere, constatrile i recomandrile echipei de auditori interni au fost acceptate de cei auditai, dar i datorit faptului c acetia au prezentat Planul de aciune i Calendarul de implementare al recomandrilor care a fost discutat i agreat de echipa de auditori interni, proiectul Raportului de audit intern a rmas definitiv i a devenit Raport de audit intern final. n aceste condiii, echipa de auditori interni a pregtit Raportul de audit intern pentru managementul general, dar i o Sinteza a raportului de audit intern pe care o prezentam n cele ce urmeaz.
SINTEZA RAPORTULUI DE AUDIT INTERN I. INTRODUCERE Misiunea de audit intern privind Activitatea de achiziii publice din cadrul entitii publice s-a desfurat conform prevederilor Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern, Normelor generale privind exercitarea activitii de audit public intern, aprobate prin OMFP nr. 38/2003 i a Normelor specifice aprobate de conducerea entitii. Misiunea a fost cuprins n Planul de audit intern pe anul 2005, si a fost realizat de auditorii interni: Comnescu Cristian, auditor superior i Bcescu Ana, auditor principal. II. CONCLUZII Echipa de auditori interni n baza Programului de audit intern, a testrilor i analizei efectuate evalueaz Activitatea de achiziii publice din cadrul entitii, dup cum urmeaz: Nr. Obiectivul crt. 1. Organizarea activitii de achiziii publice 2. Programul de achiziii publice 3. Pregtirea aplicrii procedurii de licitaie deschis pentru atribuirea contractului de achiziie public 4. Lansarea procedurii de licitaie deschis pentru atribuirea contractului de achiziie public 5. Derularea procedurii de licitaie deschis pentru atribuirea contractului de achiziie public 6. Pregtirea aplicrii procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractului de achiziie public 7. Lansarea procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractului de achiziie public 8. Derularea procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractului de achiziie public Opinie De mbuntit X X X X X X X
Funcional X
Critic
224
Constantin Iaco
9. 10.
Ci de atac Administrarea contractului de achiziie public
III. CONSTATRI I RECOMANDRI Principalele constatri i recomandri rezultate din evaluare sunt: Constatare 1: Programul de achiziii publice al entitii, pe anul 2005, este fundamentat necorespunztor. (FIAP nr. 2.a.) Recomandare 1: Echipa de auditori interni propune stabilirea unui responsabil cu elaborarea Programului de achiziii publice, care s aib atribuii clare privind solicitarea referatelor de necesitate de la structurile din cadrul entitii, verificarea conformitii, centralizarea i prioritizarea achiziiilor din cadrul acestora. De asemenea, auditorii interni consider necesar implementarea unui sistem de pregtire profesional a personalului implicat n activitatea de planificare, care s fie realizat de responsabilul cu elaborarea Programului de achiziii publice. Constatare 2: Schimbarea procedurii de licitaie deschis n alte tipuri de proceduri, cum ar fi: cererea de oferte, negocierea cu o singur surs sau chiar cumprare direct, prin divizarea plafonului n sume pariale mai mici. Din analiz a reieit c aceasta este o practic frecvent n cadrul entitii auditate. (FIAP nr. 2.b.) Recomandare 2: Numirea unei persoane care s aib responsabilitatea verificrii timp de 6 luni, de la data finalizrii misiunii de audit intern, a sistemului de selectare al procedurilor de atribuire a contractelor de achiziii publice. Constituirea unei echipe de control pentru verificarea pe ultimul an a licitaiilor realizate, n vederea evalurii consecinelor care au afectat entitatea n cazurile de divizare a valorii totale n sume pariale mai mici i schimbarea tipului de licitaie. Constatare 3: Unele persoane numite prin ordin, de conducere, pentru a face parte din comisiile de evaluare pentru atribuirea contractelor de achiziii publice, nu au participat n comisii i nu au semnat declaraiile de confidenialitate i declaraiile de imparialitate, sau le-au semnat ulterior, dup deschiderea ofertelor. (FIAP nr. 3.b.) Recomandare 3: Ataarea unei anexe, la ordinul de numire al membrilor comisiilor de evaluare pentru atribuirea contractelor de achiziii publice, cu atribuiile ce le revin n aceast calitate, pe care s le semneze de luare la cunotin. Constatare 4: ntocmirea incomplet a dosarelor de achiziii publice pentru toate contractele ncheiate. (FIAP nr. 5.c.) Recomandare 4: Desemnarea unui salariat care s aib prin fia postului responsabilitatea de a verific completitudinea dosarelor privind achiziiile publice ntocmite n cadrul compartimentului, conform legii. Stabilirea unei echipe pentru verificarea dosarelor achiziiilor publice constituite n ultimii trei ani i asigurarea completrii acestora ntr-un termen rezonabil, dac este cazul. Constatare 5: nclcarea clauzelor privind actualizarea/revizuirea preurilor din contractele de achiziii publice ncheiate. (FIAP nr. 8b) Recomandare 5: Completarea procedurilor existente cu prevederi clare i responsabiliti adecvate pentru a evalua nerespectarea acestora.
225
Audit financiar Caiet de seminar Stabilirea unei persoane pentru elaborarea procedurilor, monitorizarea respectrii i actualizrii sistematice a acestora. Recomandare general Elaborarea procedurilor, scrise i formalizate, pentru toate activitile care se desfoar n cadrul Serviciului Achiziii Publice prin dezvoltarea si completarea cadrului normativ. De asemenea, pentru activitile de elaborare a procedurilor s se stabileasc responsabilii cu realizarea, monitorizarea implementrii lor i actualizarea periodic. Precizam c n Sinteza au fost prezentate FIAP-urile reprezentative, n numr de cinci, dar Raportul de audit intern cuprinde 10 FIAP-uri i un FCRI care a fost transmis managerului general, pentru instrumentare, nainte de finalizarea misiunii de audit intern. Data: Auditori interni, Comnescu Cristian Supervizat, Petrescu Aurel
Bcescu Ana
3.17. Difuzarea raportului de audit public intern eful compartimentului de audit intern transmite raportul de audit intern finalizat, mpreun cu rezultatele concilierii i punctul de vedere al entitii auditate conductorului entitii publice care a aprobat misiunea, pentru analiz i avizare. Dup avizare, raportul de audit intern, n copie va fi comunicat structurii auditate. Curtea de Conturi a Romniei are acces la rapoartele de audit intern n timpul verificrilor pe care le efectueaz. Raportul de audit intern trebuie s fie nsoit i de o Sintez a constatrilor i recomandrilor. Pentru instituia public mic, Raportul de audit intern este transmis spre avizare conductorului acesteia. n sintez, procedura P16 privind Difuzarea Raportului de audit intern este urmtoarea: Auditorii - Transmit Raportul de audit intern, rezultatele concilierii i punctul de vedere al entitii auditate la conductorul compartimentului de audit intern care a aprobat misiunea. - Pentru instituia public mic Raportul de audit intern se transmite conductorului acesteia spre avizare. - Semneaz i transmite Raportul de audit intern conductorului entitii auditate.
Conductorul compartimentului de audit intern Conductorul entitii - Analizeaz i avizeaz Raportul de audit intern. care a aprobat misiunea de audit intern Auditorii - Transmit entitii auditate o copie a Raportului de audit intern. - Transmit la U.C.A.A.P.I. sau la organul ierarhic superior o informare despre recomandrile care nu au fost avizate, nsoit de documentaia de susinere.
3.18. Urmrirea recomandrilor Obiectivul acestei etape este asigurarea c recomandrile din raportul de audit intern sunt aplicate ntocmai la termenele stabilite i n mod eficace, iar conducerea a evaluat riscul de neaplicare a acestor recomandri. Urmrirea recomandrilor de ctre auditorii interni este un proces prin care se constat caracterul adecvat, eficacitatea i oportunitatea aciunilor ntreprinse de ctre conducerea entitii auditate pe baza recomandrilor din Raportul de audit intern. Structura de audit intern va comunica conductorului entitii publice stadiul implementrii recomandrilor i va raporta progresele nregistrate n implementarea recomandrilor. n sintez, procedura privind Urmrirea recomandrilor se prezint astfel:
226
Constantin Iaco
Auditorii Entitatea/structura auditat
- ntocmesc Fia de urmrire a recomandrilor; - Verific implementarea recomandrilor la termenele stabilite. - Transmite auditorilor, la termenele stabilite, o Not de informare cu privire la stadiul implementrii recomandrilor din Raportul de audit intern;
Conductorul - Transmite, la UCAAPI sau la organul ierarhic superior, stadiul progreselor compartimentului de audit nregistrate n implementarea recomandrilor; intern - Dac nu sunt respectate termenele de implementare, informeaz conductorul entitii publice. Responsabilitatea structurii auditate n aplicarea recomandrilor const n: elaborarea unui Plan de aciune, nsoit de un Calendar privind implementarea acestuia; transmiterea la structura de audit a Planului de aciune i a Calendarului privind implementarea acestuia: nominalizarea activitilor ce se vor realiza pentru a asigura implementarea recomandrilor; stabilirea responsabililor pentru fiecare recomandare; stabilirea termenelor de realizare a recomandrilor; punerea n practic a recomandrilor; comunicarea periodic a stadiului progresului aciunilor. evaluarea rezultatelor obinute. Structura de audit intern verific i raporteaz la organul ierarhic imediat superior sau la U.C.A.A.P.I. asupra progreselor nregistrate n implementarea recomandrilor i, de asemenea, comunic stadiul implementrii recomandrilor conductorului entitii publice. Modelul privind ntocmirea Fiei de urmrire a recomandrilor este urmtorul:
Procedura P17: Urmrirea recomandrilor
ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern FIA DE URMRIRE A RECOMANDRILOR

ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern Rec No. 1. Recomandarea Elaborarea procedurilor specifice care reglementeaz activitatea de achiziii publice Asigurarea coroborrii atribuiilor i responsabilitilor stabilite prin fiele posturilor cu procedurile specifice Stabilirea unui responsabil cu elaborarea Programului de achiziii publice. Ordinul de numire al comisiei de evaluare s aib n anex atribuiile i responsabilitile fiecrei funcii din comisie, implicit ale secretarului comisiei cu sarcina verificrii semnrii declaraiilor de confidenialitate i imparialitate nainte de deschiderea ofertelor. Serviciul Achiziii Publice Misiunea de audit public intern: Activitatea de achiziii publice Parial Implementat Neimplementat implementat X 31.12.2006 X Data scadent legal pt. elaborare plan 15.07.2006 Data: 31.08.2006 Raport de audit nr. X/ ......2006 Data planificat/ Data implementrii 31.12.2006
2.
3.
4.
227
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
n.
Existena unei proceduri privind modul de lucru al membrilor comisiilor de evaluare n activitatea de achiziii publice. Stabilirea unui responsabil cu transmiterea rspunsului la clarificrile la DEPO solicitate de ofertani. Efectuarea de instruiri, de ctre eful Serviciului achiziii publice cu personalul, pentru cunoaterea i interpretarea corect a legislaiei. Stabilirea unui responsabil cu transmiterea rspunsului la clarificrile la DEPO solicitate de ofertani. Desemnarea unui salariat din cadrul Serviciului achiziii publice, prin completarea fiei postului, care va avea atribuii i competene n ntocmirea dosarelor achiziiilor publice; Reconstituirea dosarelor pentru achiziiile efectuate n ultimii trei ani. Realizarea verificrii de ctre eful Serviciului achiziii publice a nsuirii cadrului normativ de ctre salariaii serviciului i influenarea evalurii anuale cu rezultatele instruirilor periodice. n cazurile n care n urma procedurii de licitaie prin cerere de oferte nu se primesc cel puin 2 oferte corespunztoare, s se repete procedura n toate cazurile n care se fac achiziii publice s se urmreasc elaborarea unui caiet de sarcini care s cuprind toate caracteristicile tehnice i alte caracteristici, astfel nct produsul achiziionat s corespund necesitilor .
31.08.2006 X
31.07.2006 X
31.07.2006 X
30.06.2006
30.09.2006 X
31.12.2006
30.09.2006 X
31.07.2006 X
31.12.2006 X
Instruciuni 1. Introducei recomandrile de audit dup cum sunt prezentate n Raportul de audit 2.Verificai coloana corespunztoare: implementat, parial implementat, neimplementat 3. Introducei data planificat pentru implementare n Raportul de audit i data implementrii
Entitatea/structura auditat: Serviciul Achiziii Publice Data i semntura conductorului: Radu Nicolae Auditor: Comanescu Cristian, Bacescu Ana Data i semntura:
228
Constantin Iaco
3.19. Supervizarea Supervizarea reprezint activitatea de ndrumare, consiliere, supraveghere i verificare efectuat de ctre supervizor asupra activitii echipei de audit, se realizat pe tot parcursul derulrii misiunii de audit intern prin semnarea documentelor ntocmite. Scopul activitii de supervizare este asigurarea c obiectivele misiunii de audit intern au fost atinse n condiii de calitate, i se materializeaz n: - ofer instruciunile necesare derulrii misiunii de audit intern; - verific executarea corect a programului misiunii de audit intern; - verific existena elementelor probante; - verific dac redactarea Raportului de audit intern (att cel intermediar, ct i cel final) este concis, clar i se efectueaz la termenele fixate. Conductorul compartimentului de audit intern sau persoana desemnat de ctre acesta, este responsabil cu supervizarea misiunii de audit intern. n sintez, procedura privind Supervizarea se prezint astfel: Auditorii Conductorul compartimentului audit intern - Prezint conductorului compartimentului de audit intern documentele din Dosarul permanent al misiunii de audit intern. - Ofer instruciunile necesare (adecvate) derulrii misiunii de audit intern; de - Verific executarea corect a Programului de audit intern; - Verific existena elementelor probante; - Supervizeaz FIAP-urile; - Verific dac redactarea Raportului de audit intern este exact, clar, concis; - Verific dac Raportul de audit intern este elaborat la termenul fixat.
Procedura de supervizare se concretizeaz n elaborarea Listei de supervizare a documentelor, conform modelului.
Procedura P18: Supervizarea ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern LISTA DE SUPERVIZARE A DOCUMENTELOR Misiunea de audit: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.2005-31.12.2005 Avizat: Petrescu Aurel
Nr. crt. Lucrarea Propunerea sefului structurii de Rspunsul auditorilor audit/supervizorului misiunii, ca interni urmare a revizuirii documentului Revizuirea de ctre seful structurii de audit/ supervizorul misiunii de audit a rspunsurilor auditorilor De acord
1.
Declaraia de independen
2.
3. n.
Exist o incompatibilitate. Este propus o alt persoan n echipa de audit. Programul Nu exist concordan la obiectivul Obiectivul a fost interveniei la faa nr. 5 fa de Tematica n detaliu refcut n program locului FIAP nr. 8b Se constat o pagub i nu exist S-a ntocmit FCRI fia de iregularitate Proiect de Raport La pag. 7, alin. constatarea nu are S-au reanalizat de audit intern la baz dovezi. Se solicit constatrile i reanalizarea constatrilor. paragraful a fost eliminat
De acord
De acord
De acord
229
3.20. Programul de asigurare i mbuntire a calitii Conductorul compartimentului de audit intern trebuie s elaboreze Programul de asigurare i mbuntire a calitii sub toate aspectele activitii de audit, prin respectarea normelor metodologice generale i specifice, a Codului etic al profesiei, a Standardelor i a bunei practici internaionale de ctre toi auditorii interni. Programul de asigurare i mbuntire a calitii realizeaz o evaluare prin adoptarea unui proces permanent de supraveghere a eficacitii globale i a activitii de calitate. Activitatea de evaluare a funcionalitii auditului intern se realizeaz sistematic i periodic prin evaluri interne i evaluri externe.
3.20.1. Evaluarea intern Evaluarea intern const n supervizarea realizrii misiunii de audit intern, prin efectuarea de controale permanente de ctre conductorul compartimentului de audit intern, prin care acesta examineaz eficacitatea normelor de audit intern i dac procedurile de asigurare a calitii misiunii de audit sunt aplicate n mod corespunztor, garantnd calitatea raportului de audit intern. Supervizarea va permite depistarea deficienelor n anumite etape/proceduri din derularea misiunii i va permite iniierea de activiti de mbuntire a viitoarelor misiuni de audit intern i asigurarea perfecionrii profesionale a auditorilor implicai prin planificarea unor aciuni de pregtire profesional. Evaluarea intern a auditorilor se realizeaz dup fiecare misiune de audit intern. Aceasta se formalizeaz prin ntocmirea Fiei de evaluare a misiunii de audit intern, conform modelului de mai jos i se arhiveaz n Dosarul permanent, Seciunea D, Supervizarea. Modelul privind ntocmirea Fiei de evaluare a misiunii de audit intern este urmtorul:
Procedura P18: Supervizarea ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern
FIA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN Misiunea de audit: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.2005-3112.2005 Perioada misiunii: 01.02.2006-15.04.2006 Auditor evaluat: Comnescu Cristian/Bcescu Ana Luat la cunotin: ntocmit: Petrescu Aurel Data: 15.04.2006
Bugetul de timp efectiv: 255 ore n etapa de pregtire a misiunii, auditorul a identificat riscurile i controalele prevzute pentru procesele legate de obiectivele de audit i a estimat corespunztor riscurile activitii Programele de audit au fost elaborate n vederea ndeplinirii obiectivelor misiunii n cadrul bugetului de timp alocat Obiectivul auditului, scopul, procedurile i bugetul au fost reanalizate n mod constant pentru a asigura o eficient folosire a resurselor de audit A existat o bun comunicare ntre auditor i auditat i ntre auditor i conducerea structurii de audit intern;
Bugetul de timp planificat: 255 2 3 4 5 Observaii X A fost necesar s se lucreze peste orele de program
X X
230
Constantin Iaco
Bugetul de timp efectiv: 255 ore A existat o bun comunicare ntre auditor i conducerea structurii de audit intern Au fost luate n considerare perspectivele i nevoile auditailor n procesul de audit Au fost atinse obiectivele de audit ntr-o manier eficient i la timp Auditaii au avut posibilitatea s revad constatrile i recomandrile cnd au fost identificate problemele Normele de audit intern, au fost respectate Constatrile de audit demonstreaz analize profunde i concluzii, respectiv sunt formulate recomandri practice pentru probleme identificate Comunicrile scrise au fost clare, concise, obiective i corecte Exist probe de audit care s susin concluziile auditorului Procedurile de audit utilizate au avut ca rezultat dovezi suficiente, competente, relevante i folositoare Documentele au fost completate n mod corespunztor i n conformitate cu normele de audit intern Bugetul de timp a fost respectat Nivel de productivitate personal al auditorului intern.
Bugetul de timp planificat: 255 2 3 4 5 Observaii X X X X X X X X X X X X
Evaluarea intern a misiunii de audit intern mai poate fi realizat i de conducerea entitii auditate creia i se nainteaz un chestionar de evaluare prin care i se solicit s prezinte o apreciere asupra desfurrii misiunii de evaluare i a modului de implicare al auditorilor interni pe parcursul misiunii. Evaluarea misiunii de audit intern de ctre structura auditat este formalizat prin Fia de evaluare a misiunii de audit intern ntocmit de ctre entitatea/structura auditat. De asemenea, acest document se arhiveaz n Dosarul permanent, Seciunea D, Supervizarea. Modelul privind ntocmirea Fiei de evaluare a misiunii de audit intern de ctre structura auditat este urmtorul:
Misiunea de audit: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.2005-31.12.2005 Perioada misiunii: 01.02.2006-15.04.2006 Auditor evaluat: Comnescu Cristian/Bcescu Ana Luat la cunotin: ntocmit: Radu Nicolae, sef Serviciu Achiziii Publice Data: 15.04.2006
FIA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN DE CTRE STRUCTURA AUDITAT
Nr. crt. 1. 2. 3. 4. 5.
Obiectiv auditat Obiectivele de audit au fost comunicate clar la nceputul misiunii Au fost furnizate suficiente informaii privind misiunea de efectuat Misiunea a contribuit la obinerea de rezultate sau la mbuntirea unora deja existente Misiunea a beneficiat de direcii clare i precise privind modul de desfurare Obiectivele de audit stabilite au fost n concordan cu activitile desfurate
Note 3 4 X
Obs.
X X X X
231
6. 7.
8. 9. 10. 11. 12.
13. 14. 15.
Constatrile au fost prezentate ntr-o manier logic, structurat, dinamic i interesant S-a rspuns n toate cazurile la ntrebrile legate de misiunea de audit, iar rspunsurile au condus la obinerea de concluzii relevante Misiunea a fost desfurat adecvat, intervenia la fata locului a privit doar obiectivele stabilite i comunicate A existat un feed-back pe tot parcursul misiunii, iar acesta a fost util n gsirea de soluii la probleme Cum evaluai n general misiunea de audit Considerai c obiectivele de audit stabilite au privit activitile cu riscuri majore n desfurarea misiunii de audit au fost prezentate constatrile i recomandrile cnd au fost identificate probleme A existat o bun comunicare ntre auditor i auditat Auditorii au avut un comportament adecvat i profesional
X X X X
X X X
16.
Ce v-a plcut cel mai mult pe timpul misiunii de audit descriei cel puin 3 aspecte care v-au plcut cel mai mult - claritatea recomandrilor - conduita auditorilor interni - calitatea discuiilor Ce v-a plcut cel mai puin pe timpul misiunii de audit descriei cel puin 3 aspecte care v-au plcut cel mai puin ntlnirile pe parcursul misiunii au fost limitate, nu ntotdeauna din vina auditatului. Ce obiective de audit considerai c nu au fost atinse n totalitate din cele comunicate Nu sunt comentarii. Ce obiective de audit considerai c ar fi necesar a fi cuprinse n programul viitor de audit Calitatea procedurilor privind achiziiile publice elaborate n urma recomandrilor. Alte comentarii
17. 18.
19.
Tabelele de mai sus vor fi completate innd cont de urmtorul sistem de punctaj: 1 pentru nesatisfctor; 2 pentru slab; 3 pentru satisfctor; 4 pentru bine; 5 pentru foarte bine. Not:
n practic se va urmri ca pentru orice notare sub 3 s se solicite explicaii scrise
3.20.2. Evaluarea extern Evaluarea extern a funcionalitii activitii de audit intern se realizeaz de U.C.A.A.P.I., D.A.P.I. i organul ierarhic superior pentru structurile din subordine prin verificarea respectrii normelor metodologice generale i specifice, a Standardelor de audit intern, a bunei practici recunoscute n domeniu i a Codului etic al profesiei. Activitatea de evaluare extern a activitii de audit intern, n Romnia, conform cadrului normativ general, se realizeaz o dat la 5 ani, ocazie cu care, n funcie de necesiti, se iniiaz msuri corective n colaborare cu conductorul entitii evaluate n cauz.
232
Constantin Iaco
BIBLIOGRAFIE
1) BOULESCU MIRCEA, GHI MARCEL, MARE VALERIC Controlul fiscal i auditul financiar-fiscal, Editura CECCAR, Bucureti, 2003. 2) BOULESCU MIRCEA, GHI MARCEL, MARE VALERIC - Fundamentele auditului, Editura Didactic i Pedagogic, Bucureti, 2001 3) GHI MARCEL - Auditul intern, Editura Economic, Bucureti, 2005 4) GHI MARCEL, CORNELIA NECULAU Ghid practic privind activitatea de achiziii publice, Editat de Unitatea Central pentru Armonizarea Auditului Public Intern, Ministerul Finanelor Publice, Bucureti, 2006 5) GHI MARCEL, IONEL BOSTAN Teoria i practica auditului intern, Editura Universitas, Iai, 2004 6) GHI MARCEL, MARE VALERIC Auditul performanei finanelor publice, Editura CECCAR, Bucureti, 2002 7) GHI MARCEL, MIHAI SPRNCEAN - Auditul intern al instituiilor publice, Editura Tribuna Economic, Bucureti, 2004 8) GHI MARCEL, MIHAI SPRNCEAN - Auditul intern al instituiilor publice, Editura Tribuna Economic, Bucureti, 2006 9) IONEL BOSTAN, PETRU RADU Controlul financiar i auditul intern la instituiile publice, Editura Sedcom Libris, Iai, 2003 10) RENARD JACQUES - Teoria i practica auditului intern, Ediia a IV-a, traducere din limba francez realizata de Ministerul Finanelor Publice n cadrul unui proiect finanat de PHARE, Bucureti, 2002 11) *** INSTITUTUL FRANCEZ AL AUDITORILOR CONSULTANI INTERNI IFACI - Norme profesionale ale auditului intern 12) *** Legea nr. 133/2002 pentru aprobarea OUG nr. 75/1999-republicat, privind activitatea de audit financiar, M.Of. nr. 598/2003 13) *** Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, M.Of. nr. 953/2002. 14) *** Normele specifice privind exercitarea activitii de audit public intern de la nivelul Ministerului Finanelor Publice. 15) *** OMFP nr. 252/2004 pentru aprobarea Codului privind conduita etic a auditorului intern, M.Of. nr. 128/2004. 16) *** OMFP nr. 38/2003 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activitii de audit public intern, M.Of. nr. 130 bis/2003. 17) *** OMFP nr. 423/2004 pentru modificarea i completarea Normelor generale privind exercitarea activitii de audit public intern, aprobate prin OMFP nr. 38/2003. 18) *** OMFP nr. 768/2003 privind delegarea de competen a unor atribuii ale UCAAPI n competena serviciilor de control i audit intern al DGFP judeene i a municipiului Bucureti, 19) *** OMFP nr. 769/2003 pentru aprobarea procedurii de avizare a numirii/destituirii efilor compartimentelor de audit public intern din entitile publice. 20) *** Ordonana Guvernului nr. 37/2004 pentru modificarea i completarea reglementrilor privind auditul intern, M.Of. nr. 91/2004 21) *** Raportul de activitate al UCAAPI pentru anul 2003. 22) *** Recomandri privind controlul intern extras din Noua practic a controlului intern cu autorizare IFACI, realizat de Ministerul Finanelor Publice n cadrul unui proiect finanat de PHARE, Bucureti, 2004 23) *** THE INSTITUTE OF INTERNAL AUDITORS The Professional Practices Framework
233

Audit Financiar

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Audit Financiar

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

- Caiet de seminar -

Dr. ec. Constantin Iaco

Audit financiar Caiet de seminar

Capitolul 1 PLANIFICAREA AUDITULUI INTERN

Audit financiar Caiet de seminar

Audit financiar Caiet de seminar

Audit financiar Caiet de seminar

Activiti auditabile Activitatea de elaborare i aprobare a bilanului

Procedura : Analiza riscurilor

MINISTERUL FINANELOR PUBLICE D.G.F.P. A JUDEULUI X

Audit financiar Caiet de seminar

Activiti auditabile Activitatea de elaborare i aprobare a bilanului

Plata facturilor furnizorilor i prestatorilor de servicii

Procedura: Analiza riscurilor

Data: 15.11.2003 P1 40% F1 P2 25% F2 P3 20% F3 P4 10% F4 P5 5% F5 Punctaj total

Audit financiar Caiet de seminar

Activiti auditabile Plata facturilor furnizorilor i prestatorilor de servicii

Procedura : Analiza riscurilor

Consecina nefuncionrii controlului intern

Gradul de ncredere Obs. al auditului n funcionalitatea Controlului intern

Comisiile de inventariere sunt constituite din persoane Mediu de specialitate

Audit financiar Caiet de seminar

Consecina nefuncionrii controlului intern

Gradul de ncredere Obs. al auditului n funcionalitatea Controlului intern

Activitatea de elaborare i aprobare a bugetului ntocmirea bilanului contabil i a contului de execuie

Plata facturilor furnizorilor i prestatorilor de servicii

Ministerul Finanelor Publice D.G.F.P. a Judeului X Nr.din.

Se aprob, Director Executiv

PLANUL DE AUDIT INTERN ANUL 2004

Nr. Scopul crt. aciunii 1. 2. .. 7. Organizarea i conducerea contabilitii

Identificarea Perioada unitii auditat . ..

Durata Nr. auditului auditori . ..

1. Calculul i plata salariilor 2. Plata achiziiilor publice

Audit financiar Caiet de seminar

Capitolul 2 METODOLOGIA DERULRII MISIUNII DE AUDIT PE EXEMPLUL ACTIVITII SERVICIULUI JURIDIC

D.G.F.P. a Judeului X Serviciul de Audit Intern Nr.din

Se aprob, Director executiv

PLANUL DE AUDIT INTERN ANUL 2005

Domeniul auditabil Evidena obligaiilor fiscale

- ntocmirea ntiinrilor de plat

- urmrirea colectrii obligaiilor bugetare restante

Audit financiar Caiet de seminar

Domeniul auditabil Executare silit

01.01. 2004 30.04. 2005

31. Activitatea de eviden i control case de marcat

Activitile auditabile (din ROF)

D.G.F.P. a Judeului X Serviciul de Audit Intern Nr..din.

Se aprob, Director executiv

Audit financiar Caiet de seminar

Obiective 1.Pregtirea misiunii 2.Efectuarea misiunii 3.Evaluarea parial 4.Evaluarea final

Procedura PO2 : Iniierea auditului

D.G.F.P. a Judeului X Serviciul de Audit Intern

Audit financiar Caiet de seminar ef serviciu Cristescu Gabriel

Auditor, Tomescu Viorel

Procedura P03 : Iniierea auditului

D.G.F.P. a Judeului X Serviciul de Audit Intern Nr..din.

Procedura PO4 : Colectarea i prelucrarea informaiilor

D.G.F.P. a Judeului X Serviciul de Audit Intern

Data: 16.07.2005 Data: 16.07.2005

Audit financiar Caiet de seminar

Procedura PO5 : Analiza riscului D.G.F.P. a Judeului X Serviciul de Audit Intern

Data: 17.07.2005 Data: 17.07.2005

Obiective 1. Cauzele care au determinat respingerea n instan a aciunilor formulate