LES GUIDES SAGE

POUR LA GESTION DE VOTRE ENTREPRISE

10 points cls pour russir votre premier projet ERP

Dfinition LERP
LERP constitue le socle du systme dinformation de lentreprise.
Il a pour finalit une gestion interactive de tous ses mtiers (gestion comptable et financire, gestion de la production, gestion des ventes...) au travers de la centralisation, du partage, de lanalyse et de la consolidation de linformation stratgique.

10 points cls pour russir votre premier projet ERP

EN AMONT

MISE EN UVRE

ET APRES

es entreprises qui, comme vous, projettent dinvestir pour la premire fois dans un ERP sont de Vous appuyer sur un systme unique et cohrent, Prendre en compte vos spcificits mtiers, Centraliser les informations et faciliter leur circulation, Organiser les flux dinformations internes et externes, Disposer de fonctions de pilotage et danalyse dcisionnelle, Prendre des dcisions plus rapides grce des donnes centralises.

plus en plus nombreuses. Les raisons qui vous poussent au changement sont nombreuses :

Votre objectif final reste le mme : gagner en productivit tout en matrisant le dveloppement de votre entreprise.
Avec votre nouvel ERP, vous allez accompagner votre croissance. Avant cela, il va vous falloir russir sa mise en place, ce qui ncessite rflexion et rigueur. La mthodologie de mise en oeuvre devient alors stratgique. Ce guide va vous aider dans vos choix, vos mthodes et votre rflexion chaque tape de votre projet ERP, tout en respectant les fondamentaux suivants : Rpondre la stratgie de lentreprise et ses enjeux, Prendre en compte ses spcificits (mtiers, organisation...), Dfinir et contrler lenveloppe budgtaire et les dlais, Garantir une architecture matrielle adapte, Permettre lappropriation par les utilisateurs du systme mis en place. Je vous propose une mthode en dix points cls, qui a dj fait ses preuves chez nos 2400 clients, en France et linternational. Bonne lecture.

Christophe Letellier Directeur Gnral Division Moyennes et Grandes Entreprises de Sage

EN AMONT

DFINISSEZ PRCISMENT VOTRE PROBLMATIQUE

Les raisons qui poussent squiper dune solution ERP ou en changer sont nombreuses, dautant que votre entreprise doit en permanence sadapter son cosystme (spcificits mtiers, partenaires, fournisseurs, etc) et lvolution de la rglementation. Les enjeux les plus rcurrents sont : Loptimisation de la circulation de linformation, Une meilleure cohrence et un plus grand partage des donnes, Lintgration du systme dinformation, Lvolution du SI pour laligner sur vos nouveaux besoins, Une facilit de maintenance et dhomognisation du systme (SOA). La premire tape de tout projet ERP consiste donc dfinir prcisment votre problmatique mtier, en intgrant une vision moyen terme.

LObjEcTIf ? Trouver une solution qui rponde vos besoins actuels et qui soit suffisamment volutive pour accompagner vos enjeux et objectifs futurs.

La socit SFERE BM est issue de la fusion de 2 socits. Nous recherchions un ERP adapt notre nouvelle taille, rpondant nos problmatiques mtiers, qui soit pr-paramtr et capable de grer une structure multi-socits et multi-sites. Ces diffrents lments sont essentiels pour une mise en uvre rapide et pour la matrise de notre budget.

Stphane DELON,
Directeur Gnral de SFERE BM

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Bertrand BOUNIOL,

Directeur des Systmes dInformation du Groupe CSAR

Jusqualors, le groupe Csar tait un ensemble de PME, travaillant chacune avec des process propres et utilisant des systmes de codification diffrents. Le fait dappartenir un mme ensemble napportait aucun bnfice, bien au contraire. Un exemple : lorsquun produit demand tait manquant en France, nous ne pouvions pas savoir - ou alors au prix dune enqute fastidieuse sil restait du stock en Allemagne parce que les codes produits ntaient pas les mmes dun pays lautre. Autre exemple : notre usine de Madagascar fabrique des costumes de Spiderman pour lAngleterre et lItalie ; chacune de ces deux filiales avait lhabitude denvoyer son propre patronage ; lusine devait donc modifier sa chane de fabrication alors quen dfinitive les costumes livrs taient quasiment identiques... Un nouveau schma directeur a donc t adopt, prvoyant la mise en place dun ERP commun ctait en quelque sorte lpine dorsale du projet.

DES probLmAtIqUES bIEn DfInIES

La maintenance de nos applications maison tant devenue trs difficile, nous navions plus le choix : soit il fallait tout rcrire, soit opter pour un progiciel du march.

Bruno GUIRAUD,

Responsable Informatique dALTRAD sur le Site de Florensac

EN AMONT

FORMALISEZ VOS BESOINS PAR CRIT

Peu de PME rdigent leurs besoins au travers dun cahier des charges, avant de dbuter leur recherche dERP. Cette tape est pourtant cruciale sous peine de faire purement et simplement chouer le projet. Ce document est le premier pas vers un projet matris, car les enjeux sont multiples. Le premier impratif consiste dcrire les spcificits mtier de votre entreprise : Quels sont les processus cls de votre entreprise ? Quelles sont les particularits de votre secteur dactivit ? Avez-vous plusieurs sites interconnects, y compris linternational ? Quelles sont les spcificits de vos clients et fournisseurs ? Quelle est votre architecture informatique aujourdhui ? Vous permet-t-elle dvoluer sereinement ? Vos systmes de planification vous apportent- ils toute la visibilit ncessaire ? Disposez-vous de tous les indicateurs pour suivre votre performance ? Bref, il vous faut dresser un portrait la fois synthtique et prcis, afin de prendre en compte toutes les particularits de votre organisation. Deuxime impratif : poser clairement vos objectifs, sans vous rsumer il faut que a marche, ni rdiger votre lettre au Pre Nol. Il suffit dexposer prcisment et simplement vos besoins - et non pas vos envies - en tant trs clair sur le primtre fonctionnel souhait. Ne laissez aucune ambigut !

la cl : une bonne comprhension ds le dpart par le prestataire que vous aurez choisi.
Encore une fois, il est important dintgrer une vision moyen terme : aurez-vous besoin dans les mois ou annes venir dune gestion multisocit ou multisite par exemple ? La rdaction du cahier des charges peut galement tre ralise par un cabinet de consultants, ceux-ci apportant une vision complmentaire dans le cadre de la conduite du changement.

CONSEIL RDIGEZ VOS BESOINS ET INTGREZ UNE VISION MOYEN TERME. Votre priorit est que votre nouvel ERP rponde vos besoins prsents. compte tenu de sa dure de vie estime dix ans, il est ncessaire que votre progiciel intgre, ds le dpart, les fonctionnalits dont vous aurez potentiellement besoin moyen terme. Lenjeu ? bnficier dune solution prenne, adapte vos besoins et votre croissance, sans rinvestissement majeur.

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IMPLIQUEZ LA DIRECTION ET LES UTILISATEURS

Comme dans tout projet, limplication forte de la Direction est une condition sine qua non de russite. Outre limpulsion du projet, la Direction joue un rle trs important de pilotage et darbitrage. Pour autant, un projet ERP ne doit pas tre vcu comme une dcision verticale, impose tous. La constitution dun groupe projet est fondamentale. Il runira, autour du chef de projet, un ou plusieurs utilisateurs cls, ainsi que des reprsentants, le cas chant, de votre quipe informatique. Ce groupe sera le garant de la russite du projet et de latteinte des objectifs. Il aura 4 grandes priorits : Toujours penser systme cible , cohrence des flux et non systme davant, Dfinir trs clairement les rles de chacun, Permettre ce groupe de recevoir in-fine le transfert de comptences, Veiller ce que le groupe communique tant avec les utilisateurs finaux quavec la Direction pour accompagner le changement. Enfin, limplication des utilisateurs finaux est essentielle, dune part, grce lcoute de leurs besoins ralistes et de leurs attentes (qui peuvent tre recueillis grce un mini audit), dautre part, en communiquant avec eux de manire rgulire et prcise, afin dviter le rejet pur et simple du produit larrive.

CONSEIL DMYSTIFIEZ LERP AU SEIN DE VOTRE ENTREPRISE. Il est important que le groupe projet et la Direction rassurent les futurs utilisateurs, en leur expliquant ce quest un ERP, en les informant rgulirement sur lavance du projet et sur la faon dont ils seront concerns. De cette faon, le projet aura une meilleure adhsion au sein de lentreprise.

EN AMONT

CHOISISSEZ BIEN LE PROGICIEL ET SON DITEUR Le progiciel

Il sagit de caractriser loffre de la manire la plus prcise possible laide de plusieurs critres : La technologie mise en oeuvre : est-elle ouverte ? standard ? La maturit de loffre, Le primtre et la profondeur fonctionnels, La simplicit dutilisation et de mise en oeuvre et les possibilits de paramtrage, la cl : une adaptation optimale de loutil vos spcificits, Le degr dappropriation de la solution grce un transfert de comptences, un cycle de formation des utilisateurs et une documentation complte (y compris technique), Lvolutivit de loffre et sa capacit accompagner votre croissance, La facilit dintgration dans un systme dinformation, La prise en compte des standards internationaux.

Lditeur
Choisir un progiciel de gestion intgr, cest galement choisir un diteur. Un constat simpose : le march est vaste et votre dirigeant nest pas un spcialiste Il devra donc se fier plusieurs critres : Les rsultats financiers de lditeur pour sassurer de sa prennit : le renouvellement dun ERP intervient tous les dix ans environ, Son parc client : est-il important ? Comporte-t-il des entreprises voluant dans le mme secteur que le vtre ? Ayant une envergure comparable ? Ces lments vous permettront dapprcier les capacits du progiciel sadapter vos spcificits, Les propositions en termes de maintenance. Comment est-elle assure ? quelle frquence les mises jour sont - elles disponibles ? Le positionnement de lditeur linternational : est-il capable de proposer une structure applicative couvrant des lgislations diffrentes ? Est-il implant dans plusieurs pays ?

LObjEcTIf ? tre capable de paramtrer vos tats en toute autonomie. Par ailleurs, assurez-vous de la possibilit de raliser des dveloppements encapsulables et maintenables en vue dtablir des ponts avec des applications spcifiques.

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Il tait essentiel que le nouveau systme gre les stocks. Essentiel aussi quil soit multi-sites, afin que chacun puisse avoir accs, de son magasin, aux informations concernant les autres magasins. Nous souhaitions, en complment, que nos vendeurs sdentaires soient tous quips de PDA, afin de traiter instantanment et en prsence du client les commandes et les facturations. Autre exigence, et non des moindres : il tait essentiel que nous nous mettions parler tous le mme langage et, en particulier, que les articles aient le mme nom pour tout le monde. Ce ntait pas du tout le cas auparavant.

Thierry GOVEN,
Directeur Gnral du groupe RUBION

poUr bIEn CHoISIr votrE SoLUtIon, DtErmInEz DES ConDItIonS SInE qUA non.

Nous avons choisi un ERP de conception rcente, qui offrait lavantage de ntre pas monobloc et donc simple dployer, y compris dans notre contexte un peu particulier (groupe constitu dune agglomration de socits, ndlr). Le produit est de surcrot trs ouvert et permet le dveloppement de ponts avec dautres applications.

Bruno GUIRAUD,
Responsable Informatique dALTRAD sur le Site de Florensac

EN AMONT

CHOISISSEZ BIEN LE PARTENAIRE INTGRATEUR

Ce nest pas tout de choisir la solution adapte vos besoins, encore faut-il sassurer que son dploiement se fera dans les meilleures conditions. Cest l que le partenaire intgrateur entre en jeu.

bien choisir son partenaire intgrateur, cest garantir un dploiement optimal.

Afin dtre sr dun accompagnement optimal, la priorit doit tre donne la proximit : Gographique, Culturelle : lintgrateur connat-il votre mtier ? Votre secteur ? Quel est son savoir-faire ? Humaine : il est impratif que des relations de confiance soient trs tt tablies, Avec lERP qui va tre dploy : quelle est lexprience de lintgrateur sur ce progiciel en particulier ? Quel est son degr de comptence, quelles sont ses facults de paramtrages et de dveloppements spcifiques ? De mme, assurez-vous que larchitecture technique propose est adapte, ce qui conditionnera directement les temps de rponse de votre systme.

CONSEIL DEMANDEZ LA PREUVE PAR LEXEMPLE. Rien de tel, pour se rendre compte la fois de la performance de loutil et du professionnalisme de lintgrateur, quune visite sur le site de lun de ses clients ayant opt pour lERP que vous avez choisi. ce sera loccasion pour vous dchanger avec les utilisateurs et la Direction, et dentrer dans le vif du sujet en voyant vritablement vivre le progiciel dans un environnement quivalent au vtre.

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Les quipes du partenaire revendeur Sage sont tout de suite entres dans le vif du sujet en nous proposant une dmonstration oriente utilisateurs. Nous avons t convaincus tant par les fonctionnalits du produit que par son interface ergonomique et intuitive. Nous avons de surcrot eu un excellent contact avec le partenaire Sage, par qui nous avons t trs bien accompagns, les quipes tant toujours disponibles et de trs bon conseil.

Anne MAURICE,
RSI dA2C

poUr Un DpLoIEmEnt rUSSI, CHoISISSEz bIEn votrE pArtEnAIrE IntGrAtEUr.

Pour russir limplmentation dans tous ces pays (Espagne, Angleterre, tats-Unis, Chine, ndlr), notre groupe et de connatre les particularits locales. Dans chaque pays, nous nous sommes beaucoup appuys sur les consultants de Sage. Enfin, en Italie, nous commenons peine le travail danalyse et sommes en relation avec un intgrateur Sage qui devrait nous aider pour la mise en oeuvre.

il tait essentiel davoir un correspondant local capable la fois de comprendre les procdures de

Bertrand BOUNIOL,
Directeur des Systmes dInformation du Groupe CSAR

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MISE EN UVRE

OPTEZ POUR UNE MTHODOLOGIE CLAIRE ET ADAPTE

Une bonne mthodologie de mise en oeuvre de votre ERP est un facteur cl de russite. Bien adapte vos spcificits organisationnelles et mtier, elle constituera un fil rouge, une carte routire du projet.

cette mthodologie sopre ds le dbut du projet.

Tout dabord, il sagit de positionner les charges internes et externes. Pour cela, il vous faut dsigner un chef de projet et vous assurer de la disponibilit des utilisateurs cls. Le planning sera lui aussi dfini ds cette phase. la cl : une visibilit optimise pour toutes les parties impliques dans le projet, tant en termes de budget que de dlai. Ensuite, il faut rpartir les rles. Il est tout fait crucial de dterminer ds le dpart et de manire prcise qui fera quoi. Les tapes du projet seront galement clairement dfinies (voir notre schma). Enfin, tout ceci devra tre formalis dans des crits qui prenniseront le travail effectu (livrable). Prvoyez galement des comits de pilotage tout au long du projet afin de vous assurer du respect des engagements par toutes les parties (prises de dcision, arbitrage, contrle).

CONSEIL CONCILIEZ APPROCHE FONCTIONNELLE ET INTGRE.

A tous les niveaux, il est essentiel de penser fonction, car lutilisateur final doit retrouver les processus propres son mtier. Et tout en pensant au mtier de chacun, il ne faut pas perdre de vue lapproche intgre de lERP et donc les flux dinformation au sein de lentreprise.

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POUR cHAQUE TAPE DE VOTRE PROjET ERP cONcENTREZ-VOUS SUR LES 5 fOcUS INcONTOURNAbLES.

RESSOURCES
Chefs de projet Client et intgrateur Consultant fonctionnel quipe technique Utilisateur pilote

ACTIVITS
Runion de lancement Suivi de projet Formation groupe de projet Paramtrage

UNE TAPE
RSULTATS
Prototype tats Transaction

DUN PROJET

ERP

OUTILS
Module Import / Export Assistants de paramtrage Suivi de projet (msproject ) Scnario de tests

DOCUMENTS
Contrat Rapport dtude Compte rendu de runion

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MISE EN UVRE

VALUEZ LES RISQUES, VITEZ LES PIGES

Trs souvent, ce nest quune fois lERP en place que les entreprises peroivent les risques potentiels.

Pourtant, sil y a une zone de danger, elle se situe au commencement, pendant les phases dtude et de cadrage.
Vous devez alors vous poser une question : devez-vous vous adapter au produit ou adapter le produit vos besoins ? La rponse ne peut tre tranche, tout est question dquilibre. Il y a en effet peu de chance que le progiciel rponde point par point lensemble de vos besoins, sans quelques amnagements au sein de votre entreprise. Par ailleurs, mme si des dveloppements spcifiques seront sans doute ncessaires pour adapter le progiciel, il nest pas souhaitable de les multiplier sous peine dobtenir in fine une usine gaz trs difficile maintenir. Trouver le juste quilibre passe par une analyse des procdures et de lorganisation interne. Sil existe un cart trop important entre ces procdures et loutil, les risques daboutir un chec sont levs. Deux solutions alors : reconsidrer votre choix dERP ou revoir vos processus internes.

CONSEIL IMPLIQUEZ - VOUS LE PLUS TT POSSIBLE. Afin de ne pas subir la solution une fois quelle est installe, il est essentiel de valider lavance de son dveloppement avec lintgrateur, en ralisant des tests rguliers par domaine et inter - domaine.

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ANALYSE DES RISQUES PROjET

Il existe une diffrence entre le moment o vous ressentez les risques ( la fin du projet) et celui o vous devriez consacrer du temps les pallier (au dbut du projet). Pour un projet ERP russi, vous devez considrer tous les dangers ds les premires semaines

Risque

Ressenti client

Projet ERP

Adquation

Conception

Ralisation et homologation

Dploiement

Avancement du projet

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ET APRES

COMMUNIQUEZ, FORMEZ, ET CONDUISEZ LE CHANGEMENT

Un projet ERP nest pas uniquement un projet informatique ! Il a un impact important sur les processus de lentreprise et sur les pratiques des utilisateurs. Ainsi, les mtiers concerns directement par lERP (comptabilit, contrle de gestion, RH) vont connatre des volutions. Chaque utilisateur devra aussi modifier son comportement tout comme ses habitudes de travail. Le tout dans un seul but : soulager certains utilisateurs de tches fastidieuses et leur permettre de se concentrer sur leur coeur de mtier.

Le changement a beau tre positif, il fait peur

La communication et la mise en place dune vritable stratgie de conduite du changement doivent ainsi faire partie de vos priorits, afin de rduire les rsistances au changement au sein de votre entreprise et dobtenir ladhsion de lensemble de vos collaborateurs. Comment faire ? Pointer les bnfices du nouvel outil tels que le gain de temps, lamlioration de la qualit des donnes ou encore une meilleure visibilit rassureront vos collaborateurs, Privilgier la performance de lentreprise plutt que la performance de chacun, Former les collaborateurs dans la perspective dune appropriation et dune exploitation optimale de loutil. Cest l quintervient votre partenaire intgrateur : soit les utilisateurs finaux seront directement forms par groupe, soit seuls quelques rfrents recevront la formation, quils dispenseront ensuite aux utilisateurs en interne. Ces formations doivent imprativement tre accompagnes de supports crits qui pourront tre consults lors des premires utilisations.

CONSEIL UN TRANSFERT DE COMPTENCES RUSSI, REPOSE SUR UN ENGAGEMENT MUTUEL.

Votre indpendance et votre autonomie sur le nouvel ERP sont directement conditionnes par un transfert de comptences russi, depuis les quipes de votre intgrateur le plus souvent, vers vos quipes internes. Si la qualit, lexpertise et le professionnalisme des consultants auxquels vous avez affaire sont dterminants, ne perdez jamais de vue que la russite de ce passage de relais dpend galement beaucoup de lengagement et de limplication de vos propres quipes. Et donc de leur disponibilit tant psychologique que relle en termes de planning.

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VEILLEZ LA MAINTENANCE ET AU SUPPORT DU PRODUIT

Il ne suffit pas de mettre en place un ERP, il faut galement le maintenir. Tout dabord, au travers des mises jour. Votre partenaire intgrateur est l pour vous conseiller celles mettre en place, selon vos spcificits et vos besoins. Maintenir votre ERP, cest aussi le faire voluer dans le sens de votre croissance et de vos nouveaux besoins. Ainsi, vous aurez peut-tre besoin, au fil des mois ou des annes, de nouveaux dveloppements voire de nouveaux modules. Une fois encore, misez sur lexpertise de votre intgrateur et sur sa connaissance de votre environnement.

Lobjectif ? Garder un systme cohrent et en adquation avec vos besoins.

On ne peut pas voquer la maintenance sans galement parler du support. Et en la matire, vous devez avoir 3 grandes exigences : La ractivit : les temps de rponse et/ou de rsolution des incidents pourront ainsi tre clairement dfinis, Lcoute : la mise disposition dun interlocuteur unique chez votre intgrateur (ou chez lditeur le cas chant) est une garantie supplmentaire de comprhension immdiate de vos demandes, Lefficacit : un bon service de support privilgiera toujours une solution adapte vos besoins plutt quune rponse standard. Et pour que le support soit optimal, les rles doivent tre clairement dfinis en amont. Le support de niveau 1 peut-il tre pris en charge par tel ou tel type de personne en interne ? Quel est le rle de lintgrateur ? De lditeur ? De mme, les moyens mis en oeuvre seront dfinis : hotline, prise en main distance, intervention sur siteet quelles conditions ?

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ET APRES

10 METTEZ EN PLACE DES INDICATEURS DE MESURE, QUANTIFIEZ LES BNFICES

Tout au long du projet et une fois votre solution en production, dgagez les indicateurs de russite (o suis-je ? o vais-je ? comment y aller ?).

Lanalyse des rsultats est primordiale !

Quantifiez les bnfices obtenus une fois lERP en place (gain de temps, rduction des cots, gain de visibilit, amlioration de la productivit et plus gnralement de la performance). Dfinissez ce que vous pourrez en retirer demain dans la perspective de votre croissance. Une rflexion sur les bnfices qui ne prendra toute sa valeur que si vous la menez en tenant toujours compte de lvolution de lentreprise.

Nous sommes aujourdhui mme de fournir la direction gnrale, ainsi qu la direction administrative et financire, des tats de reporting la hauteur de leurs exigences. Avant, le traitement des factures prenait lquipe comptable environ deux jours Aujourdhui, il ne leur faut pas plus de

Anne MAURICE,
RSI dA2C

quinze minutes. Le gain de temps considrable a permis aux quipes de se recentrer sur leur coeur de mtier et notamment sur la vrification comptable. Pour nous, le retour sur investissement est assur et ce projet nous a ouvert de nouvelles perspectives.

AvAnt / AprS.

Cela a permis galement de centraliser toutes les quipes. Chaque personne qui travaille pour la socit, quelle soit commercial distance, sur le site de Paris ou au sige social ( Revel, NDLR), travaille dans le mme environnement, avec les mmes donnes. Chaque action que nous faisons impacte le systme, ce qui nous donne une visionen temps rel et de la fiabilit.

On a gagn du temps et de largent parce quon a les bonnes informations au bon moment.

Stphane DELON,
Directeur Gnral de SFERE BM

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10 points cls pour russir votre premier projet ERP

CONCLUSION
Les cls de la russite dun projet ERP rsident, on la vu, tant dans les aspects technologiques que mtier et organisationnels. Ainsi, on peut dfinir un projet russi comme un projet pour lequel on a su : Dcider : cest un vritable projet dentreprise, Communiquer en interne, Accompagner le changement, Collaborer avec lintgrateur, Valider ensemble, Convaincre les utilisateurs. Mais pas seulement

Le facteur humain reste indniablement le moteur du succs

La technique sapprend, la gestion sapprend, les progiciels sapprennent, mais les relations humaines, elles, se btissent dans le temps et dans la confiance. Elles seront sans doute vos meilleures allies pour russir votre projet.

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10, rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17 Internet : www.sage.fr/mge

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