EFICIENCIA Y EFICACIA

Eficiencia. (De latn eficientia.) Virtud y facultad para lograr un efecto determinado. Accin con que se logra este efecto. Eficiente. (De latn eficiens entes.) Que tiene eficiencia. Que produce realmente un efecto. Competente. Ejemplo: el sol es causa eficiente del calor. Eficacia. (Del latn eficacia.) Virtud, actividad, fuerza y poder para obrar. Ejemplo: la eficacia de una medida que se toma. Eficaz. (Del latn efficax acis.) Activo, fervoroso, poderoso para obrar. Que logra hacer efectivo un intento o propsito.

Toda organizacin debe considerar la eficiencia y la eficacia de manera simultnea.

Se ha demostrado que del 25 al 40 % del costo de una organizacin esta representada por la correccin de errores, es decir, por la baja calidad en la provisin de servicios de un funcionario al compaero (calidad interna), como la del funcionario al cliente (calidad total).

LA EFICIENCIA Y LA EFICACIA La eficiencia es una medida normativa de la utilizacin de los recursos en un proceso. Es un equilibrio entre lo que espera el cliente y la satisfaccin brindada por la organizacin. Es decir, la eficiencia radica en la satisfaccin plena de las expectativas del cliente. Por su parte, la eficacia es una medida normativa del logro de resultados. Consiste en la prestacin del servicio en el momento oportuno. La gran competencia que existe actualmente, enfrenta a las empresas a la imperiosa necesidad de elaborar productos o servicios lanzndolos al mercado con la mayor eficiencia para que satisfagan al cliente y, al mismo tiempo, con la debida eficacia, es decir, en el momento exacto en que ste los requiera. Desde el punto de vista econmico, la eficacia de una organizacin est dada por su capacidad de satisfacer una necesidad social mediante la entrega de bienes o servicios, en tanto que la eficiencia es una relacin entre las entradas y salidas (relacin entre costos y beneficios). Lo ideal para una persona y para una empresa es ser, simultneamente, eficientes y eficaces. PARA SER EFICIENTES Y EFICACES

La eficiencia no se preocupa por los fines sino por los medios.

El logro de los objetivos previstos en una organizacin no es competencia de la eficiencia sino de la eficacia.

La eficacia administrativa lleva a la eficacia organizacional, que se logra cuando se alcanzan los objetivos de la empresa, se logra un buen mantenimiento del sistema interno y se consigue adaptacin al ambiente externo.

Comprenda que el factor ms activo de la produccin en una organizacin son sus recursos humanos; por tanto, preste especial atencin a su capacitacin y a su motivacin personales.

Lograr eficacia y xito en una empresa es complejo, pues entran en juego una serie de intereses y satisfacciones que muchas veces entran en conflicto (jefaturas,, comunidad, gobierno, proveedores, usuarios o clientes, acreedores, empleados)

Analice sus debilidades y fortalezas como trabajador y busque cmo superar las primeras y aprovechar las segundas. Conozca cmo est su nivel de motivacin en el trabajo y busque encontrar los elementos necesarios para su autorrealizacin. Una persona insatisfecha con la organizacin no rendir lo que se espera en ella; no podr ser ni eficiente ni eficaz. Busque formas de reducir los costos de operacin y de mejorar sus mtodos de trabajo. Trate de lograr sus metas de trabajo con la mejor calidad, en el menor tiempo posible y con la mayor optimizacin de los recursos de que dispone. No espere que su labor termine con la elaboracin de un producto o servicio; la atencin al cliente o usuario es fundamental para la empresa

Las personas eficientes y eficaces son: Responsables, laboriosas, motivadas con su trabajo y con su empresa,, ahorradoras de recursos (tiempo, insumos, espacio, servicios), actualizadas en la tecnologa que les es propia, cumplidoras de sus metas

INEFICIENCIA E INEFICACIA La ineficiencia se ve diariamente en nuestras empresas: bienes o servicios se producen con mala calidad, con materiales o insumos deficientes, a costos exagerados, ya sea porque los procesos son lentos o porque los materiales se despilfarran y se utilizan de manera inadecuada. As mismo, aunque los productos del trabajo en una organizacin sean ptimos y conformes con las necesidades de los clientes, en el momento de entregarlos a los usuarios se cometen errores: no se entregan en el momento oportuno, la atencin a los clientes es deficiente o se cometen errores en la forma de entrega o en el servicio posterior. La eficiencia y la eficacia no siempre marchan paralelamente. Una persona o una organizacin puede ser eficiente en su trabajo (hacer bien las cosas, en el menor tiempo posible con el mejor uso de los recursos disponibles), pero no eficaz (no entregar a tiempo o a la persona correcta), o a la inversa (entregar a la persona correcta y en el momento oportuno un producto o servicio de mala calidad o muy costoso).

Las personas ineficientes y poco eficaces son: Irresponsables, dilapidadoras de recursos, obsoletas en sus conocimientos, poco laboriosas, escasamente motivadas con sus labores y con su organizacin, poco cumplidoras de sus metas, de los tiempos de entrega, descuidadas con equipos e insumos, tiempo, espacio.

OBSTCULOS QUE SE OPONEN A LA EFICIENCIA Y A LA EFICACIA

La mala utilizacin o el desperdicio de los recursos de que se dispone en el trabajo, lo que ocasiona altos costos. La utilizacin de mtodos y procedimientos inadecuados o la falta de ellos, lo que conduce a un rendimiento deficiente. El desconocimiento de las necesidades e intereses de los clientes o usuarios de los servicios o productos de la organizacin.

Un servicio de transporte puede contar con los mejores vehculos y con rutas de viaje perfectamente planeadas (eficiencia), pero fallar en el momento de prestar el servicio por mala atencin o indisciplina de los conductores (ineficacia). A la inversa, se pueden tener conductores idneos que prestan una amable atencin (eficacia) pero contar con vehculos en mal estado tcnico (ineficiencia). Una empresa estatal puede disponer de las mejores instalaciones, de la tecnologa ms actualizada y de los funcionarios mejor capacitados en aspectos tcnicos para ofrecer un servicio de seguridad a la comunidad (eficiencia), pero fallar al ofrecer el servicio pues no se hace en el momento oportuno y se realiza con una atencin deficiente a los usuarios: no existe amabilidad y, no se orienta (ineficacia). Por el contrario, los funcionarios pueden tener una gran empata con el pblico en la atencin en una ventanilla, por ejemplo (eficacia), ser muy cercanos y amables con los usuarios pero entregar formatos mal elaborados, engorrosos, costosos y difciles de poner en prctica (ineficiencia). Lo ideal: una empresa del Estado debera ofrecer el mejor servicio, al menor costo y en el menor tiempo posible (eficiencia), con una atencin a los usuarios caracterizada por la cercana, la amabilidad, la oportunidad y una adecuada orientacin.

Lo ideal: el mejor producto o servicio, al menor costo (eficiencia), con un servicio amable y oportuno que logre la fidelidad de los clientes o usuarios (eficacia).