Unidad 1: Organizacin.

Representacin grfica
1.1. Tipos de grficos
En la bsqueda de optimizar los recursos y alcanzar los objetivos en forma eficiente, las organizaciones emplean distintas herramientas. En este mdulo describiremos algunas de estos instrumentos bsicos a travs del empleo de las representaciones grficas. Pero, qu son representaciones grficas? segn Lardent (Tcnicas de Organizacin, Sistemas y Mtodos, pg. 65) la representacin grfica es la sistematizacin simblica de situaciones pasadas, presentes o planeadas. Los grficos a su vez presentan ventajas por medio de la utilizacin de smbolos o esquemas, describiendo situaciones atemporales que facilitan la comprensin, anlisis y diseo de las actividades o estructuras organizacionales. Son ms deductivos, si estn bien realizados, que la lectura de textos descriptivos, ya el lector puede perderse en la narracin si son muy extensos o complejos. Los grficos presentan distintos tipos de clasificaciones segn el fin que se persigue. En este mdulo seguiremos la lnea adoptada por los autores de la bibliografa bsica, as que lo definiremos de acuerdo a su contenido y por la situacin que describe o representa.

Clasificacin segn su contenido:

Puros: su contenido est constituido en su mayora por expresiones simblicas, pudiendo

contener partes literales y/o numricas en caso que se necesite alguna explicacin. Por ejemplo: cursograma a nivel operativo (no literal).

Literales: se caracterizan por contar en su mayora con exposiciones literales y/o

numricas, interrelacionadas por lneas de secuencia. Ejemplo, el cursograma literal.

Mixtos:

emplea tantos expresiones simblicas como literales y/o complementndose uno a otros. Por ejemplo: manual de procedimientos.

numricas,

Clasificacin de acuerdo al hecho o situacin que describe:

Organigramas: es una representacin grfica de la estructura orgnica de una

organizacin que refleja, en forma esquemtica, la posicin de las reas que la integran, sus niveles jerrquicos, lneas de autoridad y de asesora.

Grficos de secuencia: se utilizan para describir actividades, procedimientos, como as

tambin, planificacin de tiempos y distribucin de componentes fsicos operativos o administrativos.

Grficos de valores: se aplican para expresar situaciones cuantitativas de gestin.

En esta ltima clasificacin cada tpico mencionado se desarrollar en forma exhaustiva en cuanto a concepto y elementos que los constituyen.

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1.1.1. Organigramas. Clases

Segn la bibliografa estudiada podemos clasificarlos es:

Grficos de estructuras: representa la estructura jerrquica formal de una organizacin. Se emplea para mostrar distintos tipos de departamentalizacin.

Directorio

Comercial

Finanzas

Produccin

Grficos de funciones: se emplea para exponer la estructura jerrquica de un rea y describir las funciones que en ellas se desarrollan.
GRAFICO DE FUNCIONES COMERCIAL Ventas Atencin al cliente Servicio pos-Venta

Gerencia

Departamento

Funciones

Descripcin narrativa de las funciones

Grficos de puestos: es un instrumento que se apoya en el organigrama de estructura para exhibir la distribucin y cantidad de puestos de trabajos existentes. Cabe destacar que es un grfico complementario del organigrama departamental y no pueden mezclarse entre ellos en un mismo diagrama.

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Grficos piramidales: se utiliza para mostrar niveles jerrquicos y reas organizacionales en forma piramidal. Su principal funcin es exponer los niveles superiores, mandos medios y niveles operativos.

DIRECTORIO

COMERC. FINANZAS PRODUC.

VENTAS

AT. CLI

SER POS VTA

COSTOS TESORERIA

FABRICACIN

Grficos de secuencia En las organizaciones existen interlocutores que ejecutan tareas en forma secuencia y sistemticas. Si las actividades no son plasmadas a travs de herramientas adecuadas esto produce prdida de rendimiento y control. Como solucin, se emplean una serie de instrumentos

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grficos que permiten mostrar las secuencias de tareas en el tiempo como lo son los grficos de secuencias. Cabe aclarar que no existe un nico criterio de diagramacin o rutina, dado que cada administrador adapta a las herramientas grficas segn la problemtica a resolver o circuito a exhibir. A continuacin desarrollaremos los grficos secuenciales de mayor utilizacin en el campo de la administracin empresarial.

1.1.2. Cursogramas. Simbologas. Tcnicas de diagramacin. Tipos

Son representaciones grficas que se utilizan para mostrar rutinas o procedimientos administrativos. Los cursogramas no solamente se emplean para formalizar procedimientos vigentes, sino que adems es una herramienta til para diagnosticar y proponer circuitos administrativos. Los grficos administrativos se diagraman mediante convenciones preestablecidas, aunque los administradores de las organizaciones suelen aadir nuevos elementos, pero en general se respetan los acuerdos, como por ejemplo en Argentina las normas IRAM. En este caso y para realizar la representacin grfica de los cursogramas, nos basaremos en las normas IRAM nmeros: 34.501, para la utilizacin de simbologa 34.502, en el empleo de tcnicas 34.503, para el lineamiento general en el diseo de formularios.

Norma IRAM 34.501: simbologa

Smbolo Denominacin Operacin Descripcin Representa toda accin de elaboracin, modificacin o incorporacin de informacin, por ejemplo: emisin de un documento, incorporacin de informacin, firmas y consultas. Representa toda accin de verificacin: cotejo entre comprobantes, comprobacin y constatacin de datos contenidos en un soporte de informacin. Representa toda accin conjunta de operacin y control. Representa toda detencin transitoria del proceso en espera de un acontecimiento determinado. Representa el almacenamiento sistemtico en forma temporaria de elementos portadores de informacin. Representa el almacenamiento sistemtico en forma permanente de elementos portadores de informacin. El carcter de permanente se refiere a que la documentacin se retiene prolongadamente por disposiciones legales o a los fines de consultas durante los procedimientos.

Control Operacin con control Demora Archivo Transitorio

Archivo Definitivo

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Destruccin Alternativa

Representa la eliminacin de la informacin, se destruya o no el elemento portador de la misma. Se utiliza para indicar que en el procedimiento pueden originarse distintos cursos de accin y opciones.

Formulario o soporte Representa el elemento portador de la informacin, ya sea de informacin escrita o magntica. Proceso no representado o no relevado Representa el conjunto de acciones que se desconocen o que, definidas, no interesa representar. Normalmente comprende procedimientos que se realizan fuera de la organizacin o que no se explicitan a fin de simplificar la graficacin o por falta de informacin acerca del procedimiento. Representa el traslado fsico del elemento portador de informacin. Es el smbolo que une a los otros smbolos del procedimiento.

Traslado

Representa el desplazamiento de la informacin sin desplazamiento fsico de los elementos que intervienen en el Toma de informacin proceso. La flecha indica el sentido de circulacin. Se utiliza para indicar todo dato que se extrae de un archivo, listado u otro medio para ser incorporado al circuito administrativo. Representa el nexo entre procedimientos o procesos. Se aplica para: Conectar cursogramas entre s. Conectar procedimientos graficados en varias pginas. Conectar partes distantes de un cursograma.

Conector

Norma IRAN 34.502: tcnicas de diseo de cursograma

1. Trazado del diseo: El desplazamiento de las operaciones se deber realizar en forma descendente (cuando las operaciones se realicen dentro de una misma columna o unidad funcional) y en forma horizontal (cuando la informacin se traspase de una unidad funcional o columna a otra). Como la determinacin de los sectores funcionales se va colocando en columnas comenzando por la izquierda de la hoja a medida que van apareciendo, el desplazamiento del diseo tiene una orientacin de izquierda a derecha. 2. Ubicacin de smbolos: Los smbolos se ubicarn dentro de columnas que representan, cada unidad o sector funcional. Las columnas se separan con rayas, y los smbolos debern graficarse centrados en cada columna donde se desarrollen las actividades que representan. 3. Lneas de traslado o de toma de informacin: Se dibujan utilizando lneas rectas continuas o de trazos segn corresponda, indicando el sentido con una flecha.

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4. Cruce de lneas: En lo posible debe evitarse el cruce de lneas verticales y horizontales. Cuando sea inevitable, se utilizarn puentes en forma de media circunferencia (concavidad). 5. Uniones de lneas secuenciales: Las uniones de lneas de secuencia, tanto de traslado como de toma de informacin siempre se efectan en ngulo recto. 6. Accin conjunta: Cuando dos acciones se ejecutan conjuntamente pero cada una en una unidad funcional diferente. 7. Entrada y salida de lneas a los smbolos: La entrada de lneas a los smbolos podr efectuarse por la parte superior o lateral izquierda, y su salida por la parte inferior o lateral derecha. En el caso del smbolo de alternativa, la entrada se realiza por el vrtice superior y sus salidas son los restantes tres vrtices (si tiene ms de tres opciones, sale una sola lnea desde el smbolo, la cual se ramifica en tantas lneas como sea necesario). A cualquier smbolo slo puede entrar una lnea de traslado y slo puede salir una, salvo excepcin en el smbolo de alternativa. 8. Emisin, identificacin y distribucin de formularios Todo formulario que representa un elemento portador de informacin puede contener o no copias. La emisin se representa con el signo de operacin y a continuacin la designacin del formulario. Cuando haya que dibujar varios ejemplares se dibujarn superpuestas y desplazadas hacia abajo y hacia la derecha tantas figuras como ejemplares intervengan en la accin, identificndolos, numerndolos partiendo desde 0 (cero) o 1 (uno). Para la distribucin se grafican las lneas de salida partiendo de cada uno de los ejemplares, o de cada grupo de ellos que tenga el mismo destino. En este caso, se une con una lnea diagonal los vrtices de los ejemplares, de cuyo centro partir la lnea de traslado. Para evitar cruces de lneas, puede alterarse el orden natural de los ejemplares. La siguiente imagen exhibe lo anteriormente expuesto:

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Fuente Consultada: Tcnicas de Organizacin, Sistemas y Mtodos de Alberto Lardent

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9. Ubicacin de los smbolos: De acuerdo a las necesidades de diagramacin los smbolos pueden ocupar una posicin inicial, media o final en el cursograma. Por medio de la presente tabla mostramos las posibles posiciones que pueden ocupar cada uno de ellos: Smbolo Operacin Control Demora Archivo transitorio Archivo definitivo Destruccin Alternativa Soporte de informacin Proceso no representado Traslado Toma de informacin Conector X X X X X X X X X X X Inicial X X Medio X X X X X X X X Final X

Fuente Consultada: Tcnicas de Organizacin, Sistemas y Mtodos de Alberto

10. Descripcin de leyendas aclaratorias: Existen dos alternativas Dentro del mismo diagrama y cerca de los smbolos. En una columna marginal donde se detallen las aclaraciones.

Norma IRAN 34.503: diseo de formularios

A travs de esta norma se establecen las caractersticas a tener en cuenta en la confeccin del formulario portador de la representacin grfica de los procedimientos administrativos. Los aspectos que contemplan son: a) Formato de los formularios b) Mrgenes c) Plegado de formularios d) Encabezamientos, acciones y datos complementarios e) Diseo del formulario

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Para el estudio de la materia se considera importante solamente mencionar estos aspectos pero no describirlos. Como sntesis de lo expuesto a continuacin mostramos los puntos a tener en cuenta para su construccin: 1. Se diagraman las columnas que representan los sectores funcionales intervinientes en el procedimiento 2. Se incorporan los smbolos secuencialmente dentro de cada columna de acuerdo a las actividades que se desarrollan y quieren representarse A modo de ejemplo se exhibe una imagen de un cursograma que representa el procedimiento de ventas de una organizacin:
Nombre del procedimiento Sectores Intervinientes

Simbologa

Fuente Consultada: Tcnicas de Organizacin, Sistemas y Mtodos de Alberto

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Cursogramas literales: Es una variante del cursograma simblico o multicolumna que expresa en forma literal o narrativa las acciones e interacciones de los sectores involucrados en un procedimiento. El cursograma literal simplifica al lector de conocer las normativas de diagramacin ya que excluye totalmente el empleo de smbolos.

1.1.3. Diagrama de interdependencia sectorial

Este diagrama es una sntesis del cursograma tradicional, ya que emplea solamente tres smbolos (accin, formulario y traslado) en los niveles superiores de la organizacin.

1.1.4. Grficos de recorridos

Es un grfico que tuvo sus orgenes en el rea productiva para optimizar el movimiento de materiales o productos. Posteriormente lo adopt la administracin como una herramienta bsica para el anlisis y diseo de la disposicin de mobiliarios dentro de una oficina o rea. En la actualidad se emplea en grandes centros comerciales para estudiar el recorrido de las personas dentro del local y ubicar posteriormente sus mercaderas en lugares estratgicos para incentivar la compra.

1.1.5. Grfico de trabajo en equipo

Este grfico tambin naci en el rea productiva y se constituy en una herramienta valiosa para el estudio de tiempos administrativos. Ahora bien, cundo se considera trabajar en equipo? consideraremos que existe equipo de trabajo cuando dos o ms personas y/o mquinas trabajen simultneamente efectuando las mismas tareas o complementndose para el logro de un objetivo en comn. Cul es su funcin? esta herramienta estudia en unidades de tiempo el desarrollo de una actividad que efecta un equipo de trabajo. De la aplicacin de este grfico se analizan: tiempos productivos, ociosos e inactivos. Cabe recordar que tiempo productivo se considera cuando se efectiviza una actividad por parte de un equipo de trabajo. Ocioso cuando hay parte del grupo de trabajo que no realiza actividad hasta que no termine el que esta trabajando, por ejemplo una lnea de produccin, e inactivo cuando no se realiza actividad alguna. El objetivo es optimizar la productividad, minimizando los tiempos de ociosidad e inactividad. Esto se puede lograr reorganizando los equipos, agregando personal o maquinarias, pero siempre se debe tener en cuenta los costos fijos y variables que implica cada variacin. Es decir, que se busca maximizar la productividad manteniendo o bajando los costos totales actuales .

1.1.6. Cronogramas
Estos diagramas se utilizan para la administracin de proyectos, es decir su planificacin y seguimiento de ejecucin. Son grficos que muestran secuencialidad de las actividades o procesos en funcin de una variable que es el tiempo, especificando el momento calendario en que debe ejecutarse. Los cronogramas ms empleados son dos: Diagrama de Gantt Pert

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Diagrama de Gantt:
El diagrama de Gantt es un instrumento bsico en la gestin de proyectos, con la finalidad de representar las diferentes fases, tareas y actividades programadas como parte de un proyecto o para mostrar una lnea de tiempo en las diferentes actividades haciendo el mtodo ms eficiente. A pesar de que, en principio, el diagrama de Gantt no indica las relaciones existentes entre actividades, la posicin de cada tarea a lo largo del tiempo hace que se puedan identificar dichas relaciones e interdependencias.

PERT:
El PERT siglas de Tcnica de Revisin y Evaluacin de Programas, es un modelo para la administracin y gestin de proyectos, creado por la Marina de Estados Unidos. El PERT es un mtodo para analizar las tareas involucradas en completar un proyecto dado, especialmente el tiempo para concluir cada tarea, e identificar el tiempo mnimo necesario para cumplimentar el proyecto total. Esta herramienta, cuando se la construye, forma una red de actividades que se interrelacionan a travs de lneas de tiempo. Cada relacin de actividades conforman los distintos caminos de la red. Cabe aclarar, que para el desarrollo de un proyecto, se deben ejecutan todos los caminos de la red. Cmo se realiza el PERT? Para la diagramacin del PERT se utilizan dos mtodos que son igualmente aceptados: Actividad en el Arco Actividad en el Nodo El mtodo de la actividad en el nodo es la ms utilizada en la actualidad, ya que la mayora de las aplicaciones computacionales especializadas lo emplean para administrar proyectos. Por este motivo lo explicaremos a continuacin: Cada nodo contiene la siguiente informacin sobre la actividad: Nombre de la actividad Duracin esperada de la actividad Tiempo de inicio ms temprano Tiempo de trmino ms temprano Tiempo de inicio ms tardo Tiempo de trmino ms tardo Holgura de la actividad Por convencin los arcos se dibujan siempre con orientacin hacia la derecha, hacia el nodo de trmino del proyecto, nunca retrocediendo. El dibujo de una red PERT se comienza en el nodo de inicio del proyecto. A partir de l se trazan las actividades que no tienen actividades precedentes, o sea, aquellas que no tienen que esperar que otras actividades terminen para poder ellas iniciarse. A continuacin se dibujan las restantes actividades cuidando de respetar la precedencia entre ellas. Al terminar el esquema de la red preliminar, existirn varios nodos ciegos, nodos terminales a los que llegan aquellas actividades que no son predecesoras de ninguna otra, es decir aquellas que no influyen en la fecha de inicio de ninguna otra, stas son las actividades terminales y concurren por lo tanto al nodo de trmino del proyecto. No mostraremos como se calcula todo un proyecto a travs del PERT, porque no es el objetivo que perseguimos en esta materia y adems que se desarrollar en otra asignatura en forma exhaustiva. No obstante expondremos la informacin que se obtiene de la aplicacin de

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esta herramienta, tales como: tiempo esperado de duracin de un proyecto, holguras, actividades crticas y camino crtico.

Duracin esperada del proyecto: es el tiempo de duracin total de un proyecto

desarrollando todas las actividades que lo constituyen. Holgura: se denomina holgura de una actividad, al tiempo que tiene sta disponible para, ya sea, atrasarse en su fecha de inicio, o bien alargarse en su tiempo esperado de ejecucin, sin que ello provoque retraso alguno en la fecha de trmino del proyecto. Actividades crticas: una actividad es crtica cuando la holgura es nula y por lo tanto, si se retrasan en su fecha de inicio o se alargan en su ejecucin ms all de su duracin esperada, provocarn un retraso exactamente igual en tiempo en la fecha de trmino del proyecto. Camino crtico: el camino crtico lo conforma la secuencia de actividades (o nodos) crticas que la componen. Recuerde que un proyecto puede tener ms de un camino crtico pero a lo menos tendr siempre uno.

1.1.7. Cartas de proceso

Este grfico se emplea en el rea administrativa, con muy poca frecuencia, para el estudio de tiempos empleados, por ejemplo, por uno o varios expedientes o trmites al pasar por los diferentes sectores intervinientes pertenecientes a un mismo circuito administrativo. El objetivo buscado es optimizar los recursos involucrados en el procedimiento. Esta herramienta exhibe concretamente: reas o sectores intervinientes en un circuito administrativo. Secuencia de informacin de cada rea. Tiempo de intervencin de cada rea. Para diagramar la carta de proceso se necesita contar con informacin del recorrido o circuito del proceso a desarrollar y la elaboracin de una tabla que contenga los valores promedio de los tiempos que insume cada sector afectado en el universo del circuito documental.

1.1.8. Grficos de valores:

Estos grficos son utilizados para administrar proyectos o tambin para mostrar valores de gestin para cualquier nivel jerrquico de la organizacin. Segn la bibliografa estudiada menciona tres tipos: Cartesianas ortogonales: mediante rectas con valores que se entrecruzan, se exhiben tendencias. Por ejemplo: ventas mensuales. Grficos de barras: mediante bastones o barras verticales sobre rectas entrecruzadas con valores muestran tendencias de la variable graficada. Por ejemplo: costo de la produccin mensual. Pictogramas: consiste en un grfico de valores comparativos. Los valores que toman las variables se representan por un dibujo o pictograma que cambia de tamao de acuerdo al valor adquirido. A superiores valores de la variable mayor tamao proporcional tendr el dibujo. Por ejemplo: representacin de la relacin costo/venta de un ejercicio comercial. Recuerde que las herramientas estudiadas en este mdulo le permitir a usted, no slo relevar y diagnosticar el estado de situacin de la organizacin en que se encuentra, sino tambin, mejorar la eficacia y eficiencia en pos de una mayor productividad y utilizacin de los recursos.

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