Penunjukan Arsitek Management Proyek

Dikatakan bahwa suatu kontrak dapat ada secara lisan bila terbukti bahwa kedua pihak mengakui suatu perjanjian ada di antara mereka, yakni arsitek dan owner. Tetapi bahaya dari kesalahpahaman sangat besar, maka mengikuti diskusi sebelum ini, sebuah surat penegasan harus dikirmkan ke klien arsitek mengemukakan syarat-syarat perjanjian yang disetujui. Haruslah diingat bahwa surat ini atau surat dari klien arsitek, tanpa kehadiran suatu perjanjian resmi, dapat merupakan satu-satunya dokumen yang dapat dirujuk sebagai sebuah kontrak arsitektur. Karena memungkinkan sebagai dokumen yang sah, maka dokumen haruslah mengantisipasi semua celah yang dapat timbul dari syarat-syarat perjanjian yang longgar. Surat arsitek haruslah sebagai berikut: 1. Memeriksa bahwa tidak ada arsitek lain yang telah diinstruksikan atau sedang mengerjakan proyek arsitektur yang sama. 2. Menyatakan dengan jelas ringkasan sebagaimana arsitek memahaminya jika pekerjaan cukup sederhana atau tujuan-tujuan yang harus dipenuhi pada rapat-rapat penjelasan mendatang. 3. Memberitahu klien arsitek dari jasa profesional atau konsultan arsitektur yang lain yang membutuhkan dan bagaimana mereka ditunjuk dan dibayar arsitek. 4. Rekomendasikan para ahli lain seperti untuk interior, skulptural, grafik atau pekerjaan lain yang serupa bila dipandang perlu. 5. Periksa apakah tersedia hasil survei dan jika tidak, aturlah dengan klien arsitek penunjukan segera seorang tanaga survei. 6. Nasihatkan klien arsitek akan kewajibannya untuk memenuhi seluruh peraturan perundang-undangan dan dimana perlu diperoleh izin. 7. Nasihat klien arsitek bahwa ia akan membutuhkan seorang petugas proyek jika ia ingin menginspeksi pekerjaan sepenuh waktu pada desain tapak. 8. Periksa bahwa ia setuju dengan program konsep untuk pekerjaan. 9. Nasehatkan klien arsitek tentang negosiasi yang mungkin perlu dengan para pemilik lahan di sebelah proyek dan tentang implikasi-implikasi financialnya. 10. Lampirkan syarat-syarat penunjukan dan uraikan lingkup jasa Anda, upah jasa arsitek, biaya pengeluaran dan waktu pembayaran sehingga ia dapat menaksir komitmen pada perluan. 11. Tanyakan klien arsitek untuk menunjuk perwakilan staff dengan wewenang untuk keputusan hari per hari jika klien Anda merupakan suatu komite. Klien arsitek harus diingatkan tentang semua hal ini pada tahap in sehingga ia dapat merencanakan programnya sendiri dari segi sewa kontrak atau pengaturan lain tentang properti saat ini dan segala sesuatu yang mungkin mempengaruhi penempatan bangunan arsitektur baru. Di bawah syarat-syarat jabatan secara umum dan menurut kebiasaan penggunaan sebagian besar kontrak bangunan, arsitek diminta menjalankan peran memimpin dan mengkoordinasikan pekerjaan dari para profesional yang lain dalam satu regu. Syarat-syarat penunjukan yang konvensional menerima suatu hubungan langsung dengan dan tanggung jawab terhadap klien arsitek yang mana mengizinkan arsitek untuk melakukan suatu jabatan dengan tingkat wewenang yang sesuai ini. Hasilnya tegantung kepada hal itu. Seorang klien arsitek juga sama mempunyai tugas untuk bekerja secara erat dengan arsitek di dalam merumuskan sejelas mungin persyaratan proyek arsitektur. Bersama klien perusahaan ini umumnya dilakukan oleh seorang perwakilan, yang berbicara dengan wewenang dewan direktur klien, dan yang

bekerja dengan arsitek dan regu profesional dari hari ke hari, menjelaskan segala persoalan dalam diskusi. Untuk sebuah proyek besar, ini menghendaki perhatian sepenuh waktu dari anggota staff klien arsitek. Pada contoh pertama perwakilan berada dalam peran penaksir dan penasihat. Melalui orang inlah asitek memperoleh akses kepada para penanggung jawab dalam perusahaan yang opininya penting bagi kemajuan proyek arsitektur, apakah sebagai anggota dari Dewan, staff senior dengan tanggung jawab antar department, atau anggota staff yang pekerjaannya mempunyai persyaratan khusus. Pada waktunya perwakilan arsitek ini menjadi fungsi managemen yang lebih luas dan berkembanng menjadi suatu peran penghubung antar konsultan arsitektur dan klien arsitek di dalam mengenali dan memecahkan persoalan-persoalan yang berkaitan dengan pemantauan prioritas, biaya dan kemajuan proyek arsitektur. Keberahasilan dari penunjukan oleh karena itu tergantung pada tingkat wewenang perwakilan perusahaan arsitektur di dalam perusahaannya dan pemahamannya akan persyaratan perusahaan di dalam perusahaannya dan pemahaman akan dokumen tugas. Ia merupakan fokus dari management proyek klien arsitek sendiri. Tetapi dalam segala hal adalah klien arsitek yang merupakan pusat dalam struktur manajemen perancangan arsitektur bangunan yang konvensional serta mapan. Penunjukan seorang manajer proyek arsitektur dari luar organisasi klien adalah sangat berbeda. Keterampilan pengolahan yang menjadi dasar penunjukannya tidak dapat didasarkan pada pengetahuan akan organisasi arsitektur klien yang cukup bernilai bagi arsitek di dalam memahami masalah atau kebutuhan desain arsitektur. Atau untuk membebaskan arsitek dari tugas-tugas manajemen yang dilakukan oleh arsitek pada syarat-syarat penunjukan yang biasa. Kecuali kalau manajer proyek dapat mewakili klien sebagai perluasan yang wajar dari organisasi klien sendiri dan bertindak dengan pengetahuan dan wewenang dari organisasi arsitektur itu. Ia berada pada posisi yang sama seperti arsitek atau konsultan arsitektur yang baru ditunjuk. Pada tahap awal inilah para anggota regu lainnya memiliki kewajiban kontrak langsung atau tidak langsung untuk menetapkan kontak langsung dengan klien agar supaya memperoleh penjelasan lengkap yang akan memungkinkan mereka bergerak maju bersama pekerjaan. Penunjukan seorang manager proyek arsitektur dari luar oleh seorang klien arsitek sendiri dapat menimbulkan efek terciptanya batas yang sesungguhnya menghambat akses kepada informasi yang benar pada titik krusial dalam proses eksplorasi. Suatu penunjukan yang independen oleh karena itu harus bersyarat terhadap kemampuan arsitek untuk menjaga akses langsung kepada klien di setiap waktu