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Domptez votre boîte courriel

Domptez votre boîte courriel

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Published by xbeauchamptremblay
Texte sur la gestion des courriels publiés dans le Monde Juridique de Décembre 2008.
Texte sur la gestion des courriels publiés dans le Monde Juridique de Décembre 2008.

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Categories:Types, Business/Law
Published by: xbeauchamptremblay on Jan 29, 2009
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01/06/2014

 
'est-il pas étrange qu'une technologie aussi fan-tastique que le courriel
-
rapide, efficace, (rela-tivement) privée
-
puisse maintenant être quali-fiée, comme le titrait un article récent de la revue Wiredlde
«
grandiose perte de temps américaine
»
("GreatAmerican Time-Suck")?Désormais en effet, nombreuses sont les critiques du courrielcomme mode de communication.D'emblée, on remarque que nul autre moyen de communica-tion ne nous offre aussi peu de contrôle sur l'arrivée massived'information. II n'est probablement pas rare qu'un courrielurgent de votre client soit noyé parmi des courriels moinsurgents
..
comme le bulletin d'information de votre club dequilles ou une blague envoyée par un confrère.Dans la pratique d'un avocat, la gestion des courriels estparticulièrement délicate. Souvent, ils contiennent del'information importante qui ne doit pas être effacée. Con-trairement
a
ce qu'on peut lire dans certains sites lnternetqui discutent de la problématique de I'infobésité due auxcourriels,
il
ne nous est généralement pas loisible d'effacersystématiquement certains types de messages immédiate-ment après avoir pris connaissance de leur contenu.Quand vient le temps de classer une boîte courriel, les ap-proches varient. Certains ne classent rien et n'effacent rien,préférant accumuler les courriels dans leur boîte de récep-tion et se fiant aux outils de recherche de Outlook (ou d'unlogiciel de courriel similaire). D'autres classent et supprimenttout, presque en temps réel. Le malheur avec cette dernièreapproche est qu'on pourrait passer des journées
à
simple-ment classer correctement les courriels au fur et
a
mesure deleur envoi ou de leur arrivée.Parmi les autres critiques qu'on entend fréquemment
:
Les courriels, ça prend de l'espace-disque
...
souventpour pas grand-chose. En effet, un courriel est un
ew-cl
6
i
f-@
Progiciel de gestion intégrée pour les cabinets
de
toutes tailles
1
."*
*
Améliorez vos suivis de dossiers et de procédures
*
Intégration rapide
à
votre environnement informatique
0
Formation sur mesure
*
Adopté par deux établissements d'enseignement spécialisé du QuébecUne équipe dédiée au domaine juridique depuis
25
ans
 
fichier qui se duplique en autant de copies qu'il ya de destinataires (sans oublier les transferts et lesréponses).II est facile de faire des gaffes, de gravité variable, parexemple en laissant le "autocomplete" choisir le mau-vais destinataire2 ou en faisant
(i
répondre a tous
»
pourun message qui aurait mieux fait d'atterrir dans uneseule boîte de réception3.Les courriels, Fa laisse des traces.
A
force d'envoyer descourriels pour tout et rien, on finit par documenter unpeu trop notre vie. Dans le cadre d'un litige, ils pour-raient constituer de véritables squelettes dans le pla-~ard.~Enfin, le flot incessant de courriels entrants est consid-éré par plusieurs comme un frein à la prod~ctivité.~Comme on dirait dans la Ligue Nationale d'Improvisation, jevous présenterai ici, a la manière d'une conférence pratiquedonnée a LegallT, quelques solutions afin
:
De mieux circuler I'information en choisissant des modesde communications qui sont parfois plus appropriés queles courriels;D'éviter les gaffes;De vous entraîner ainsi que vos correspondants a re-specter une étiquette du courriel; ouDe vous donner les outils pour
ci
dompter
II
votre boîtede courriels.
Utiliser des modes de communication alternatifs
1.Utiliser des fils RSSTrès utiles pour circuler une information d'intérêt général,un développement récent ou une annonce, les fils RSS con-stituent une façon de répertorier en temps direct les misesa jour à un site web. Vos sites de nouvelles préférés en ontprobablement tous6.Dans une firme d'avocats ou une compagnie, lorsqu'insérésdans un site intranet (a condition qu'il soit visité régulière-ment), les fils RSS permettent de diffuser de I'information quine nécessite pas une action immédiate, sans interrompre lesdestinataires dans la tâche qu'ils sont en train d'accomplir.Si on me permet une légère digression, les fils RSS sontégalement très pratiques pour suivre les développements ré-cents dans la jurisprudence. Me Dominic Jaar a déjà expliquésur son blogue comment créer un fil RSS depuis une page quin'en offre pas d'emblée, par exemple a partir d'une recherchesur CanL1I7
2.La messagerie instantanée
Alors qu'elle a été longtemps plutôt associée a la procrasti-nation, la messagerie instantanée ("IM") regagne depuis peuses lettres de noblesse comme outil de communication8,.Si vous échangez souvent des courriels avec un même col-laborateur, il est possible que la messagerie instantanée soitun outil de communication appropr
:
a condition d'éviterd'avoir trop de contacts sur votre liste qui seraient suscep-tibles d'engager des conversations
((
distrayantes
il.
Chose certaine, si vous avez tendance a participer à deséchanges de courriels interminables sur le choix d'un res-taurant pour dîner, il est sans doute préférable qu'un teléchange ait lieu sur IM.Pour un logiciel de IM simple, léger, multiplateforme et gra-tuit (évidemment), je recommande Pidging. Enfin, pour ceuxqui s'inquiètent de la sécurité des conversations tenues surIM, sachez que Pidgin permet l'installation d'une extensionpermettant de crypter les con~ersations'~.
3.Le PIN
Les utilisateurs de téléphones intelligents de type Blackberryutilisent fréquemment leur appareil pour envoyer des cour-riels de type
(1
message texte
».
Le désavantage, c'est que cescourriels
rc
polluent par la suite leur boîte d'envoi et leurboîte de réception. Une bonne façon d'éviter ce problèmeest d'entrer le PIN de vos correspondants les plus fréquentsdans votre carnet d'adresses, ce qui vous permettra de leurenvoyer des messages, dans la même forme que des cour-riels, mais qui ne se retrouveront pas dans Outlook à votreretour au bureau.Comment trouver votre PIN sur votre appareil de marqueBlackberry? Allez dans Options
/
État (Options
/
Status sivotre interface est en anglais).
4.Limiter les échanges-fleuve
à
l'aide d'outils web
(Toutes ces suggestions sont sujettes à votre appréciation del'a propos
-
déontologique particulièrement
-
d'utiliser de telsoutils dans votre pratique. Cette analyse doit se faire au caspar cas. II n'est pas recommandé de placer de I'informationconfidentielle dans des outils web, notamment parce que lesserveurs sont souvent basés aux États-unis et donc, il semble,
 
susceptibles d'être couverts par le U.S. Patriot Act.")
a)Google FormsI2
Un nouvel outil qu'offre Google depuis son serviceGoogle Docs est la possibilité de créer des formulairesdont les résultats sont automatiquement importés dansune feuille de calcul de type
ii
Excel
».
Lorsqu'on doitrécolter les commentaires de plusieurs personnes, c'estsans doute mieux que de recevoir une pluie de courriels-réponses.
b)Timebridge13
Si vous organisez souvent des rencontres avec des personnes
à
l'extérieur de votre bureau, Timebridge peut éviter unéchange de courriels pour choisir la plage horaire qui convi-ent
a
tous. D'abord, on crée une invitation
a
une réunion ensuggérant jusqu'a cinq plages horaires. Ensuite, les invitésvotent pour leur plage horaire favorite.
c)Circuler des documents avec Drop.ioT4
Pour éviter de circuler des documents par courrielaussitôt qu'une mise
a
jour est proposée, vous pouvezmettre les documents en ligne (et les protéger par motde passe) avec une facilité déconcertante en utilisant lesite drop.io. Le populaire Google Docs15 permet aussi detéléverser ("uploader") des documents en divers formats(dernièrement le.PDF). Par contre, contrairement
à
drop.io, Google Docs requiert la création d'un compte tantpour celui qui téléverse les documents qui ceux qui sou-haitent les consulter.
Éviter les gaffes
J'ai mentionné plus tôt comment certaines fonctions deslogiciels de messagerie comme Outlook peuvent s'avérer êtrede véritables pièges. Pour les usagers de Outlook, sachez qu'ilest possible de supprimer le dangereux bouton
(i
répondre
a
tous
)il6
et de désactiver la fonction "auto-complete"".
Enseigner aux usagers
à
respecter une certaine étiquettequant aux courriels
Nombreux sont ceux qui ont tenté d'élaborer de meil-leures pratiques quant
a
la rédaction de courriels et quant
à
leur usagela. La règle cardinale qui ressort de chacun deces essais est qu'on ne devrait jamais écrire dans un cour-riel quelque chose qu'on ne voudrait pas que notre supérieurhiérarchique, notre client
...
ou notre mère
..
ne lise.
Un outil de référence pour les spécialistes en droitdes technologies de I'information
Toute entente importante et complexe liée
à
l'acquisitionet
à
la vente de produits et services en
TI
doit être bienconçue, préparée et négociée.Voici un livre, d'un auteur qui
a
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rnieiii;
con~~rc~?ciie
les
trai~çactionc
ici-es
ilx
teciliioicjgies
de
!'iinfoirnatio~i
u
Q~iebec.
Parmi les autres règles on compte
:
Aidez le destinataire
à
déterminer le sujet et l'urgence d'uncourriel en garnissant votre courriel d'un objet révélateur,

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