MODUL XIII : MK,MANAJEMEN ( SISTEM ENGINEERING )

DOSEN : IRADATH ST.MBA

Systems Engineering diindonesiakan pertama kali dengan sebutan Teknik Sistem, walaupun secara arti sebenarnya lebih tepat jika digunakan pengindonesiaan berupa rekayasa sistem, tetapi memang kata rekayasa itu memiliki konotasi negatif, sehingga istilah rekayasa banyak ditinggalkan. Walaupun demikian, dalam tulisan ini kita akan menggunakan rekayasa sistem sebagai penterjemahan istilah Systems Engineering. Rekayasa sistem adalah kumpulan konsep, pendekatan dan metodologi, serta alatalat bantu (tools) untuk merancang dan menginstalasi sebuah kompleks sistem. Kompleksitas sistem bisa diakibatkan karena 2 hal yaitu kompleksitas dinamis dan kompleksitas detail Kompleksitas detail ketika komponen atau sub-sistem yang dirancang tidak hanya banyak tetapi ditambah pula dengan multi-sourcing (multi suplier), multi standard, multi criteria dan lainnya. Rekayasa sistem dewasa ini, terutama di Amerika, lekat dengan dunia militer, karena produk-produk militer memang memiliki kriteria akan kompleksitas detail seperti ini, misalnya pesawat tempur, kapal induk, sistem pertahanan rudal patrior dsb, dimana timbul kombinasi yang kompleks antara sub-sistem mekanis, subsistem elektronik dan sub-sistem manusia. Disiplin ilmu sistem engineering sendiri dewasa ini sedang berevolusi untuk mencari jati diri. Sebagian besar masih bergabung dengan bidang ilmu lainnya seperti biologi, teknik industri, teknik komputer, teknik kimia (instalasi sebuah processing plant membutuhkan skill rekayasa sistem). Di teknik industri UI, rekayasa sistem menjelma menjadi sebuah kelompok keahlian yang berfokus kepada kompleksitas dinamis, yaitu kompleksitas akibat banyaknya alternatif kejadian yang terjadi pada setiap keputusan atau pergerakan sistem tadi. Sebuah sistem dikategorikan sebagai sistem yang kompleks karena memiliki salah satu atau kombinasi dari 2 kompleksitas: detail dan dinamis (2D).

12

Manajemen Iradath ST

Pusat Pengembangan Bahan Ajar Universitas Mercu Buana

Detail. Kompleksitas detail adalah kompleksitas dari sebuah sistem mengingat tingkat kedetailan dalam perancangan, pembuatan dan pengelolaan (3P) sangat tinggi di luar kemampuan seorang individu biasa. Konsep Systems Engineering (Rekayasa/Teknik Sistem) secara garis besar membahas teknik untuk melakukan 3P ini. Rekayasa Sistem berasal dari dunia militer (terutama di AS) yang produkproduknya sangat kompleks secara komponen karena bersifat teknologi tinggi (high tech), tingkat keselamatan yang tinggi (high safety concerns) dan tingkat adaptasi terhadap kebutuhan yang tinggi (custom product). Pembuatan pesawat terbang adalah sebuah kompleksitas detail karena merupakan orkestra rumit akibat banyaknya bagian yang harus dirangkai untuk mendapatkan satu produk. Dinamis. Kompleksitas Dinamis adalah kompleksitas karena banyaknya

kemungkinan kejadian yang bisa terjadi seiring berjalannya waktu. Sifat dinamis memang memiliki hubungan erat dengan dimensi waktu. Bermain catur adalah contoh kompleksitas dinamis ini, karena banyaknya kemungkinan yang bisa terjadi dalam mengambil keputusan, dan ketika keputusan telah dilakukan (menggerakkan biji catur) terbukalah kemungkinan-kemungkinan baru yang harus dipertimbangkan. Sebuah sistem akan memiliki sifat dinamis ketika ada unsur manusia didalamnya, karena setiap manusia adalah makhluk yang memiliki satu unsur unik: ketidakpastiannya dalam mengambil keputusan. Ditambah pula dengan kenyataan kalaupun mengambil keputusan sering tidak seperti yang diduga. itu jika satu orang manusia, bagaimana dengan organisasi yang lebih dari satu manusia yang saling berinteraksi. Sistem dengan unsur manusia sering disebut sebagai HAS Human Activity Systems - Sistem Aktivitas Manusia, dan pasti memiliki kompleksitas dinamis. Sistem selalu memiliki batas (boundaries). Ada batas yang secara fisik mudah dilihat dan ada batas non-fisik yang tidak terlihat atau tidak bisa kita rasakan keberadaannya. Ruangan anda memiliki batas fisik: tembok, jendela, pintu, lantai, atap. Pikiran anda memiliki batas non-fisik: batas antara apa yang anda tahu dan anda tidak ketahui, batas antara apa yang anda ingin tahu dan anda tidak ingin tahu.

12

Manajemen Iradath ST

Pusat Pengembangan Bahan Ajar Universitas Mercu Buana

Di organisasi juga ada batas mirip dengan batas pribadi anda diatas. Kantor adalah batas fisik. Pelanggan yang dilayani organisasi ada didalam batas pelayanan organisasi. Permasalahan bisa timbul karena terjadi perbedaan persepsi akan batas. Apakah anda bisa mendefinisikan batas dari permasalahan anda? Apakah sama dengan klien anda? Pernah dengar istilah scope of work? dalam pekerjaan konsultasi ini adalah bagian yang ditulis secara detail dan membutuhkan persetujuan dari klien. Scope of work yang jelas menjadi kunci dalam mencari solusi perdebatan yang biasanya terjadi akibat perbedaan persepsi tentang apa yang seharusnya dikerjakan oleh konsultan. Batas juga bisa menjadi sumber penyelesaian masalah. Terkadang dengan melebarkan batas anda memiliki informasi lebih atau variabel lebih, sehingga masalah dapat diselesaikan. Dengan membuat batas yang tadinya solid menjadi semi-permeabel, yang secara selektif menyeleksi informasi atau menarik informasi, maka kita bisa memastikan informasi mengalir dan berharap semuanya memiliki pemahaman yang sama. Bagaimana 2 entitas yang dibatasi oleh batas saling berkomunikasi? Jalur apa yang digunakan, apakah cukup jalur tersebut? Seberapa sering komunikasi terjalin, dan lain sebagainya. Jadi cari batas dan pahami, karena itu bisa menjadi sumber masalah sekaligus solusi. Memori masa depan terdengar aneh bagi kita semua, karena biasanya memori adalah ingatan akan masa lampau. Mana mungkin kita memiliki sebuah memori kalau hal itu belum terjadi? Pernah melihat sebuah drama teater? Para pemainnya berlatih setiap saat sebelum pertunjukkan untuk menciptakan memori masa depan, sehingga ketika drama dilangsungkan didepan panggung mereka langsung memainkan perannya. Mereka menghafalkan dialog, lokasi adegan, dan lain-lain untuk menyajikan tontonan yang terbaik bagi penonton.

12

Manajemen Iradath ST

Pusat Pengembangan Bahan Ajar Universitas Mercu Buana

Ternyata pada kenyataannya kita semua memiliki memori masa depan. Dalam suatu penelitian yang dilakukan Ingver terhadap otak manusia, ditemukan bahwa manusia setiap saat melakukan pembentukan alternatif-alternatif kejadian di masa yang akan datang dan rencana persiapan untuk mengatasi setiap alternatif yang diciptakan tadi. (Mirip yaa dengan proses pemodelan dan simulasi). Misalnya kita dititipin beli roti untuk sarapan esok hari, karena hari ini akan habis. Seluruh anggota keluarga doyan roti, sehingga jika besok tidak ada roti pasti pada ngomel-ngomel seharian (kondisi ini juga alternatif lho). Oke, kalau gitu nanti pulang mampir ke supermarket dekat rumah untuk beli roti. Ehmm tapi nanti ada rapat yang mungkin sampai malem, kira-kira di tempat lain ada nggak yaa? yang 24 jam buka? Atau mendingan dibali pagi ini saja yaa? Tapi kalau ditinggal di mobil takut meleleh kena panas, tapi kalau dibawa ke kantor/kampus bisa dimakan ama temen-temen, dll Seluruh proses diatas, sebenarnya menyiapkan diri kita terdapat berbagai kemungkinan kegagalan dengan melakukan simulasi terhadap kejadian tersebut dan menciptakan memori diotak kita sehingga seandainya terjadi maka kita telah memiliki rencana mengatasinya. Pendidikan pun sebenarnya anda menciptakan memori masa depan. Mengapa anda tahu sebaiknya tidak menaikkan harga secara agresif untuk mendapatkan tambahan keuntungan di sebuah pasar kompetitif? Karena anda diajarkan bahwa jika pesaing anda tidak turut menaikkan harga, maka pelanggan akan pindah ke mereka. Itu sebabnya walaupun anda belum pernah melakukannya, anda seolaholah memiliki memori dari orang lain yang telah melakukan kesalahan ini, sehingga anda menghindari tindakan ini. Memori masa depan (Memory of the Future) adalah sebuah konsep dalam berpikir sistem untuk melakukan refleksi diri dan menganalisa apakah memori yang selama ini anda bangun masih valid dan mungkin merugikan anda tanpa anda sadari. Secara sistem modeling, proses mensimulasikan model adalah seperti melihat dan manjalankan masa depan, sehingga hasil simulasi menjadi sebuah memori masa depan. Dengan bersimulasi maka kita akan menjadi lebih waspada terhadap kondisi tertentu karena seolah-olah kita pernah mengalaminya.

12

Manajemen Iradath ST

Pusat Pengembangan Bahan Ajar Universitas Mercu Buana

Terakhir: Pengalaman adalah pelajaran paling berharga, namun ternyata tidak semua pelajaran yang kita dapatkan berasal dari pengalaman. Ada sebagian besar yang kita baca atau dengar dari orang lain, dan ini tidak salah, yang salah adalah langsung menerimanya sebagai benar tanpa ada proses kritis terhadap pendapat orang lain. Ingat, banyak jalan menuju Roma, berhasil di orang lain menginspirasi kita untuk berusaha, namun bukan berarti kita tidak akan gagal, demikian pula sebaliknya.

Pengertian System Development Life Cycle (SDLC)

System Development Life Cycle disingkat dengan SDLC. SDLC merupakan siklus pengembangan sistem. Pengembangan sistem teknik (engineering system development ). SDLC berfungsi untuk menggambarkan tahapan-tahapan utama dan langkah-langkah dari setiap tahapan yang secara garis besar terbagi dalam empat kegiatan utama, yaitu initiation, analysis, design dan implementation. Setiap kegiatan dalam SDLC dapat dijelaskan melalui tujuan ( purpose ) dan hasil kegiatannya (deliverable). SDLC didefinisikan oleh Departemen Kehakiman AS sebagai sebuah proses pengembangan software yang digunakan oleh analyst system, untuk mengembangkan sebuah sistem informasi. SDLC mencakup kebutuhan ( requirement ), validasi, pelatihan, kepemilikan ( user ownership ) sebuah sistem informasi yang diperoleh melalui investigasi, analisis, desain, implementasi, dan perawatan software. Software yang dikembangkan berdasarkan SDLC akan menghasilkan sistem dengan kualitas yang tinggi, memenuhi harapan penggunanya, tepat dalam waktu dan biaya, bekerja dengan efektif dan efsien dalam infrastruktur teknologi informasi yang ada atau yang direncanakan, serta murah dalam perawatan dan pengembanganlebih lanjut. Sejarah Perkembangan SDLC Sejarah perkembangan System Development Life Cycle (SDLC) Diawali pada pertengahan tahun 60-an dimana terjadi kegagalan yang sangat besar dalam penerapan aplikasi EDP ( Electronic Data Processing) untuk sistem-sistem besar, sebagian besar disebabkan tidak adanya pengembangan sistem. Sesudah

12

Manajemen Iradath ST

Pusat Pengembangan Bahan Ajar Universitas Mercu Buana

terjadinya kegagalan tersebut pada akhir tahun 60-an dan awal 70-an, kesadaran akan pentingnya metodologi pengembangan sistem mulai tumbuh. Sejak itulah berbagai proposal metodologi mulai dibuat dan penerapan mulai terlihat. Para desainer dari hampir semua bidang metodologi pengembangan sistem informasi mempunyai pandangan yang sama, yaitu: mereka telah mengetahui bahwa proses pengembangan sistem informasi, baik yang berdasarkan komputer atau tidak, menyerupai dengan proses pengembangan sistem engineering. Hubungan dengan konstruksi dan operasi berbagai jenis gedung, mesin, peralatan kimia yang merupakan contoh perkembangan sistem informasi engineering, kita dapat meringkas tahap-tahap proses secara umum perkembangan tersebut adalah perencanaan (planning), analisis (analysis),desain (design), pelaksanaan (implementation) dan perawatan (maintenance). Dalam tahap perencanaan, kita mengumpulkan informasi tentang permasalahan serta persyaratannya. Kemudian kita menentukan kriteria dan pembatasan pemecahan, serta memberikan alternatif jalan keluarnya. Dalam tahap analisis, kita menguji alternatif pemecahan berdasarkan kriteria dan batasan-batasan. Analisis merupakan pusat dari semua proses perkembangan. Tahap berikutnya yaitu desain, dapat dikatakan sebagai hasil dari sistem baru. Tahap desain juga dapat dikatakan sebagai pemecahan yang optimum atas sejumlah kebutuhan penting dari suatu set pada keadaan khusus atau sebagai kegiatan kreativitas yang meliputi pembuatan barang baru dan berguna yang belum pernah ada sebelumnya. Sistem yang tersusun dibentuk dan dioperasikan. Perawatan dilakukan pada tiap sistem operasional. Istilah daur/siklus hidup (life cycle) pada suatu sistem digunakan untuk menjelaskan tahap-tahap perkembangan sistem, serta langkah-langkah dalam proses perkembangannya. Untuk mengetahui proses sistem informasi dan proses sistem engineering, kita harus membandingkan daur/siklus hidup keduasistem tersebut. Dengan mengetahui daur/siklus hidup sistem informasi tahun1960 sampai dengan tahun 1983, kita akan mengetahui perbedaannya. Daur hidup sistem informasi sangat dekat dengan daur hidup yang terjadi dalam sistem engineering ;

12

Manajemen Iradath ST

Pusat Pengembangan Bahan Ajar Universitas Mercu Buana

perencanaan, analisis, desain, pelaksanaan, dan perawatan. Proses perkembangan sistem informasi merupakan proses engineering. Meskipun selama hampir dua puluh tahun putaran sistem informasi, yang kurang lebih berisi langkah-langkah yang sama, namun pemberian nama dan dukungan pada langkah-langkah tersebut belum cukup untuk mengembangkan sistem informasi yang baik. Kekurangan tersebut adalah bahwa pada tiap perkembangan sistem engineering terdapat beberapa peralatan dan metodologi yang digunakan secara paralel dengan daur/siklus hidup sistem tersebut. Kegagalan dalam menentukan tuntutan dan peran serta pemakai dalam perkembangan sistem juga penyebab lain dari kegagalan sistem informasi, demikian juga masalah sulitnya memperoleh komputer dari produsen, staf yang tidak memenuhi syarat, batas waktu yang tidak realistis dan manajemen yang tidak memadai. Kesalahan interpretasi mengenai tahap-tahap perkembangan sistem di atas adalah linier. Seolah olah semua fase dan tahap terlihat berderet secara berurutan. Tetapi sebenarnya tidak demikian. Semua tahap pada proses perkembangan sistem tersebut mempunyai sifat dasar yang iteratif yaitu pekerjaan pada suatu tahap sering harus diulang-ulang, dan apa pun yang dikerjakan pada suatu tahap mungkin perlu dikoreksi secara keseluruhan. Meskipun terdapat beberapa variasi diantara masingmasing tahap, metode sistem klasik ternyata tidak cukup untuk menghasilkan sistem informasi yang baik, kemudian sebagai tambahan pada penamaan tahap-tahap dari suatu daur/siklus hidup sistem, kita harus mempunyai beberapa peralatan dan teknik baku untuk mengembangkan sistem tersebut. Tahapan System Development Life Cycle (SDLC) SDLC meliputi tahapan berikut: System initiation ialah perencanaan awal untuk sebuah proyek guna mendefinisikan lingkup, tujuan, jadwal dan anggaran bisnis awal yang diperlukan untuk memecahkan masalah atau kesempatan yang direpresentasikan oleh proyek. Lingkup proyek mendefinisikan area bisnis yang akan ditangani oleh proyek dan tujuan-tujuan yang akan dicapai. Lingkup dan tujuan pada akhirnya berpengaruh pada komitmen sumber yaitu jadwal dan anggaran yang harus dibuat supaya

12

Manajemen Iradath ST

Pusat Pengembangan Bahan Ajar Universitas Mercu Buana

berhasil menyelesaikan proyek. System analysis ialahstudi domain masalah bisnis untuk merekomendasikan perbaikan dan menspesifikasikan persyaratan dan prioritas bisnis untuk solusi. Analisis system ditujukan untuk menyediakan tim proyek dengan pemahaman yang lebih menyeluruh terhadap masalah-masalah dan kebutuhan-kebutuhan yang memicu proyek. Area bisnis dipelajari dan dianalisis untuk memperoleh pemahaman yang lebih rinci mengenai apa yang bekerja, apa yang tidak bekerja dan apa yang dibutuhkan. System design ialah spesifikasi atau konstruksi solusi yang teknis dan berbasis komputer untuk persyaratan bisnis yang diidentifikasikan dalam analisis sistem. Selama desain sistem, pada awalnya akan mengekspolarasi solusi teknis alternatif. Setelah alternatif solusi disetujui, fase desain sistem mengembangkan cetak biru (blueprint) dan spesifikasi teknis yang dibutuhkan untuk mengimplementasikan database, program, antarmuka pengguna dan jaringan yang dibutuhkan untuk sistem informasi, System implementation ialah konstruksi, instalasi, pengujian dan pengiriman sistem ke dalam produksi (artinya operasi sehari-hari). Implementasi sistem mengontruksi sistem informasi baru dan menempatkannya ke dalam operasi, selanjutnya dilaksanakan pengujian.

12

Manajemen Iradath ST

Pusat Pengembangan Bahan Ajar Universitas Mercu Buana