Despacho de Auditores Borges S.A Cuestionarios de auditoria Administrativa.

Asignatura: Auditoria administrativa. Elaboro: Farina Geraldine Navarro. Alejandro Borges. Hazeel Martin Alcal. Adrin Castro.

Fecha de entrega: 29 de octubre del 2012

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INTRODUCCION.
Para una auditora administrativa se deben seguir ciertas fases, las cuales deben estar perfectamente definidas e interrelacionadas, conformando una metodologa, la que es ejecutada por un profesional especializado y aplicada a cualquier tipo de organizacin (pblica o privada). Durante el desarrollo de una auditora administrativa, el auditor debe obtener toda la informacin relevante para despus poder efectuar el anlisis completo de la informacin que se obtuvo. El objetivo principal de reunir informacin relevante es allegarse de datos correctos y confiables, y que durante el anlisis, la evaluacin y el informe de auditora, el auditor administrativo se basar precisamente en el examen de esa informacin para poder llegar a su evaluacin. Los errores en la informacin que fue obtenida, darn como resultado conclusiones y recomendaciones errneas es por ello que hay que poner el principal atencin en la elaboracin de los cuestionarios as como tener en claro el objetivo de los mismos. Loa cuestionarios de auditoria administrativa sern una herramienta fundamental para poder analizar los procesos de la organizacin y as poder sacar conclusiones fundamentadas en cuanta a la evidencia recogida. La entrevista es la recopilacin de datos que nos conduce a obtener informacin ms efectiva, y tambin implica reunir diferentes clases de informacin: Documentos, formas, procedimientos, grficas, rdenes administrativas; todo lo relacionado con el objeto de la investigacin. La importancia, validez y frutos de la entrevista dependen de la habilidad de quien la emplea, adems debe planearse su conduccin detalladamente, como ya se ha dicho con anterioridad. Es conveniente entrevistar algunas personas directamente relacionadas con la empresa, las cuales deben ser seleccionadas (probablemente de estas entrevistas surjan algunas ideas o sugerencias acerca de los problemas fundamentales que debemos estudiar durante nuestra auditora). En algunos casos esta clase de reuniones dan la posibilidad de plantear problemas, descubrir definiciones en operaciones, funciones o departamentos que estn originando algunas dificultades, para que posteriormente se ponga especial cuidado en la preparacin de cuestionarios. El estudio deber extenderse ms all de una revisin de las polticas de la empresa y de los procedimientos operativos que rigen la funcin que va a auditarse. Deben analizarse los efectos de una nueva tecnologa, as como los diferentes procedimientos operativos de la empresa, sus metas y objetivos, y aun la relacin que tiene la funcin que va a ser auditada en relacin con todas las operaciones de la empresa. Solamente despus de una investigacin de esta clase deberan analizarse los procedimientos.

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OBJETIVOS A CUMPLIR DE LOS CUESTIONARIOS Y ENTREVISTAS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA. De control.- Destinados a orientar los esfuerzos en su aplicacin y poder evaluar el comportamiento organizacional en relacin con estndares prestablecidos. De productividad.- Encauzan las acciones para optimizar el aprovechamiento de los recursos de acuerdo con la dinmica administrativa instituida por la organizacin. De organizacin.- Determinan que su curso apoye la definicin de la estructura, competencia, funciones y procesos a travs del manejo efectivo de la delegacin de autoridad y el trabajo en equipo. De servicio.- Representan la manera en que se puede constatar que la organizacin est inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y cualitativamente con las expectativas y satisfaccin de sus clientes. De calidad.- Disponen que tienda a elevar los niveles de actuacin de la organizacin en todos sus contenidos y mbitos, para que produzca bienes y servicios altamente competitivos. De cambio.- La transforman en un instrumento que hace ms permeable y receptiva a la organizacin. De aprendizaje.- Permiten que se transforme en un mecanismo de aprendizaje institucional para que la organizacin pueda asimilar sus experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora. De toma de decisiones.- Traducen su puesta en prctica y resultados en un slido instrumento de soporte al proceso de gestin de la organizacin. Alcance Por lo que se refiere a su rea de influencia, comprende su estructura, niveles, relaciones y formas de actuacin. Esta connotacin incluye aspectos tales como: Naturaleza jurdica Criterios de funcionamiento Estilo de administracin Proceso administrativo Sector de actividad mbito de operacin Nmero de empleados Relaciones de coordinacin Desarrollo tecnolgico Sistemas de comunicacin e informacin Nivel de desempeo Trato a clientes (internos y externos) Entorno Productos y/o servicios Sistemas de calidad

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AUDITORIA ADMINISTRATIVA. CUESTIONARIO PARA ANALIZAR LA PLANEACIN EFECTIVA DE LA ORGANIZACIN.

Nombre de la empresa: _______________________________________________________________________ rea a auditar: ____________________________________________________________ fecha: ___/___/___ Jefe del departamento a auditar: ______________________________________________________________ Auditor encargado de aplicar el cuestionario: ___________________________________________________ Objetivo: analizar y obtener evidencia de la planeacin de cualquier departamento de la empresa con la finalidad de llegar a conclusiones que nos ayuden a tener un panorama general del sistema de planeacin implementada por la organizacin. Se usara la siguiente escala de ponderaciones para sus respuestas. Escala de 1-4: inexistente, nunca, no. Escala de 5-7: no se encuentra definido, algunas veces, inadecuado, regular. Escala de 8 a 10: permanente, totalmente, siempre, muy eficaz. INSTRUCCIONES: MARQUE CORRECTAMENTE LAS SIGUIENTES PREGUNTAS DEACUERDO A LOS LINEAMIENTOS PRESTABLECIDOS. Seccin de anlisis del rea de planeacin dentro de la organizacin 1- Esta bien asignada la responsabilidad de la planeacin en la organizacin? PUNTUACION No se encuentra definido Algunas veces Totalmente 2- Existen niveles jerrquicos dentro de la organizacin? Inexistente Inadecuado Totalmente 3- Existe organizacin bien estructurada en el rea responsable de la planeacin? Incluya organigrama. No No se encuentra definido Totalmente. 4- Se brinda capacitacin permanente al rea? Nunca Algunas veces Siempre. 5- La empresa obtiene informacin suficiente para definir el marco de la planeacin a travs de bsqueda, monitoreo, pronstico y evaluacin? Nunca Algunas veces Siempre 6- Influye en la planeacin el anlisis de los recursos, capacidades y competencias centrales? Nunca Algunas veces Totalmente 7- Desarrolla la organizacin los siguientes tipos de planes: permanentes, nicos, contingentes, para administrar la crisis? Nunca Algunas veces Siempre. 8- El proceso formal para formular los planes considera etapas tales como: anlisis situacional, metas y planes alternativos, evaluacin de metas y planes, seleccin de metas y planes, Implementacin, monitoreo y control? Nunca Algunas veces Siempre 9- Se apoya la planeacin con recursos tales como: Extrapolacin, Tcnica Delphi, Simulacin, Realidad virtual, Escenarios, Lluvia de ideas? Nunca Algunas veces Siempre. 10- La visin de la organizacin constituye una declaracin fundamental de sus valores, aspiraciones y metas? No No se encuentra definido Totalmente 11- La visin enmarca la experiencia y un conocimiento profundo del campo de trabajo? No No se encuentra definido Totalmente 12- La esencia de la visin considera el perfil de: Clientes, Proveedores, Competidores, Mercado? No No se encuentra definido Totalmente 13- La visin es un atributo primordial de la planeacin? No No se encuentra definido Totalmente.

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14- Se trasmite dicha visin a toda la organizacin? Nunca Algunas veces Siempre. 15- Ha servido tal visin como plataforma para la definicin de la misin? No/nunca No se encuentra definido Totalmente 16- Sustenta la visin el enfoque estratgico? Nunca Inadecuado Totalmente Seccin de anlisis adecuado de la planeacin bien fundamentada de la Misin 17- Esta bien definido el enunciado de misin de la organizacin? Inexistente Inadecuado Totalmente 18- La filosofa del protocolo de la misin se sustenta en: Valores corporativos, Fundamentos ticos, Nivel de responsabilidad social? No Inadecuado Totalmente. 19- Representa vital importancia para la organizacin la misin? No Algunas veces Totalmente. 20- La misin traduce: Cul es su principal capacidad, Que posicionamiento busca, En qu nivel de calidad y productividad puede ofrecer? No No se encuentra definido Totalmente 21- Existe una correlacin entre el enunciado de misin y el comportamiento de la organizacin? No No se encuentra definido Totalmente 22- El enfoque estratgico de la organizacin est sustentado por la misin? No No se encuentra definido Totalmente 23- Se ha logrado convertir la misin en objetivos especficos? Nunca Inadecuado Totalmente 24- Se definen a plazo los objetivos y se tratan de cumplir en este tiempo establecido? Nunca Algunas veces Totalmente 25- Se parte de la experiencia profesional y laboral para definirlos? Nunca Algunas veces Siempre 26- Se toman en cuenta las condiciones del entorno para su determinacin? No Algunas veces Siempre 27- Guardan alguna relacin los objetivos con las estrategias? No No esta definido Totalmente 28- Ha permitido las estrategias balancear los objetivos en cuanto a las siguientes perspectivas: Financiera, Clientes, Procesos internos, Formacin y crecimiento? No No se encuentra definido Totalmente 29- Existe un documento escrito en el que se consignen los objetivos? No Inadecuado Totalmente 30- Estn subdivididos los objetivos por: rea, Proceso, Funcin, Programa? No Inadecuado Totalmente 31- En los objetivos, se contemplan los resultados que se espera obtener de las reas claves de la organizacin? No Inadecuado Totalmente 32- Se difunden los objetivos entre todos los niveles de la organizacin? No Inadecuado Totalmente 33- Se evala el logro de los objetivos? No Inadecuado Muy eficaz 34- Constituyen los objetivos un apoyo para la superacin del desempeo organizacional? No Algunas veces Siempre

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Seccin de anlisis adecuado de la planeacin bien fundamentada de las Metas 35- Son las metas un sustento de la misin? No No se encuentra definido Totalmente 36- Juegan un papel de importancia las metas en la planeacin? No No se encuentra definido totalmente 37- Existe una relacin adecuada entre la meta y desempeo? No algunas veces totalmente 38- Influyen las metas en la formulacin de indicadores? Nunca algunas veces totalmente 39- Son las metas una plataforma de estrategias? Nunca algunas veces totalmente 40- Se relacionan las metas con las estrategias: Corporativas, Funcionales, De negocios? Nunca alguna veces totalmente

Seccin de anlisis de las Estrategias y tcticas implementadas en la organizacin. 41- Son acordes las estrategias con los objetivos y metas trazados? No no se encuentra definido totalmente 42- Estn adecuadamente definidas las estrategias? No no se encuentra definido totalmente 43- Se han mantenido las estrategias o han sido necesario ajustarlas? Nunca algunas veces siempre 44- Las estrategias se han traducido en tcticas? No algunas veces siempre 45- Se implementan correctamente y controlan las estrategias y tcticas? No algunas veces siempre 46- Se utilizan estrategias independientes? No inadecuado totalmente 47- Se utilizan estrategias cooperativas? No inadecuadas totalmente 48- Es la maniobra estratgica un esfuerzo consciente de la organizacin para modificar los lmites de su ambiente de tarea? No inadecuada totalmente 49- Se lleva un control de las tasas de crecimiento del mercado? No algunas veces totalmente 50- Se realiza un anlisis de grupos estratgicos? No algunas veces totalmente 51- La seleccin de estrategias de enfoque se sustenta en: Liderazgos en costos y Diferenciacin? No inadecuadas totalmente 52- Es la estrategia de enfoque para la organizacin, una forma de visualizar un mercado meta? No no se encuentra definido totalmente 53- Se emplea la tecnologa de la informacin como recurso de apoyo a las estrategias de a nivel negocio? Explique su respuesta. No algunas veces totalmente 54- Las estrategias a nivel funcional se centran en lograr una: Eficiencia superior, Mayor calidad, Mayor capacidad de respuesta, Innovacin sobresaliente? No algunas veces totalmente 55- Las estrategias a nivel negocio han posibilitado a la organizacin desarrollar un modelo de negocio para lograr una ventaja competitiva? No no se encuentra definido totalmente 56- El acercamiento a clientes se ha realizado por medio de la segmentacin de mercado? No Inadecuado totalmente

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57- Influye adecuadamente la implementacin de estrategias de accin? No no se encuentra definido totalmente 58- El outsourcing estratgico ha logrado crear valor para la organizacin? Nunca algunas veces totalmente 59- Su empleo estratgico se ha convertido en una ventaja competitiva? No algunas veces totalmente Procesos 60- Existe un enfoque de procesos en la organizacin? No algunas veces totalmente 61- Contribuyen los procesos a alcanzar los objetivos organizacionales? No algunas veces totalmente 62- Existe la responsabilidad de manejar la infraestructura tcnica de los procesos? No algunas veces totalmente 63- La administracin de procesos incluye: La identificacin de procesos clave, La identificacin de los procesos clave, La descripcin de cmo trabajan, La forma de medirlos y evaluarlos, El anlisis de alternativas para mejorarlos o redisearlos? No No se encuentra definido totalmente 64- Qu unidades de medida se emplean para determinar el desempeo de los procesos: indicadores de rentabilidad , indicadores de liquidez, indicadores de financiamiento, indicadores de produccin, indicadores de venta, indicadores de abastecimientos, indicadores de fuerza laboral? Inexistente no se encuentra definido totalmente 65- Permiten los procesos una visin de negocio integral? No inadecuado totalmente 66- Estn plenamente identificado los procesos estratgicos? No no se encuentran definidos totalmente 67- Cmo se coordina las acciones para monitorear los procesos? Inexistente inadecuado siempre/eficaz 68- Se reportan correctamente los avances sobre el comportamiento de los procesos? No algunas veces siempre Procedimientos 69- Estn definidos procedimientos para llevar a cabo el trabajo? No no se encuentra definido totalmente 70- Estn documentados estos procedimientos? No inadecuado totalmente 71- Se brindo capacitacin a todas las reas de la organizacin para la aplicacin correcta de los procedimientos? No inadecuado muy eficaz 72- Recibi usted capacitacin especfico para su elaboracin y/o aplicacin? No Inadecuado totalmente 73- Los procedimientos incorporan: Objetivos del procedimiento, reas de aplicacin, Responsable(s), Polticas o normas de operacin, Conceptos, Controles, Descripcin de operaciones, Diagrama de flujo, Formularios o impresos, Instructivos, Glosario de trminos? No inadecuado totalmente 74- Han contribuido a elevar la calidad de trabajo? No inadecuado totalmente 75- Permiten los procedimientos una mayor y mejor interaccin de las reas y niveles jerrquicos de la organizacin? No algunas veces totalmente 76- Existe alguna relacin entre manual de procedimientos a un manual de calidad? No no se encuentra definido totalmente

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Organizacin Preguntas- Organizacin. 2. 3. SI 4. Cul es su posicin en el organigrama? se brinda capacitacin permanente al personal de rea? NO A veces

Cmo integra los recursos de la organizacin? Financieros Tecnolgicos

Humanos Materiales

5.Cmo se evala el desempeo del rea? Examen Rendimiento del trabajo No se evala

Estructura organizacional. 7. Con que tipo de estructura organizacional se cuenta? Productos/medio Matricial

Funcional

Como est distribuida su organizacin? a) b) c) d) e) f) Con una sola sede Con unidades desconcentradas Con unidades descentralizadas Con unidades desconcentradas y descentralizadas Con unidades globales Con unidades desconcentradas, descentralizadas y globales

Organizacin Vertical a) b) c) d) Unidades al mismo nivel Equipos de trabajo En red de tecnologa En red global

Organizacin Vertical/horizontal a) b) c) Funcin/proceso Proceso Estrategia

Organizacin virtual a) b) 8. Unidades en el lugar de origen Unidades a nivel global Se han determinado las ventajas entre una y otra? Explique su respuesta S No

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9. 10.

Cmo se determina si es beneficioso el realizar modificaciones en la estructura? de qu manera ayuda el diseo de la estructura organizacional a lograr una ventaja competitiva?

Divisin y distribucin de funciones. 11. a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) k) l) m) n) 12. a) b) c) d) e) f) g) h) i) 13. 14. 15. la estructura est definida por? Proceso Funcin Nmeros simples Tiempo Territorio Clientes Equip Producto Proyecto Divisin Corporacin Matricial Conglomerado Otros. existe un estudio comparativo de las ventajas y desventajas de acuerdo con el tipo de estructura, segn; El empleo de recursos? Los niveles de especializacin requeridos? El proceso de toma de decisiones? Aspectos de coordinacin funcional? La capacidad tcnica necesaria? La posibilidad de innovar? Caractersticas de flexibilidad? La capacidad de cambio? Otros? __________________ especifique Cmo se definen las funciones de cada rea y el nivel que ocupa en el organigrama de la organizacin? De qu manera se determina el papel a ejecutar para cumplir con las funciones establecidas? Las funciones son claras para todos? Si 16. No Alguna Veces

El proceso de induccin de personal incluye informacin sobre las funciones?

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Si 17.

No

Alguna Veces

Se brinda capacitacin sobre funciones por rea y puesto? Si No Alguna Veces

18.

En quin recae la responsabilidad de brindar la capacitacin sobre funciones?

Cultura Organizacional 20. 21. a) b) c) d) 22. 23. a) b) c) d) e) f) g) h) 24. a) b) c) d) 25. 26. 27. Existe una cultura organizacional congruente con la estructura, funciones o procesos definidos? Qu tipo de cultura prevalece en la organizacin? Adaptable De logro De clan Burocrtica Cul sera la fortaleza de la cultura organizacional adoptada? El personal aprende la cultura a travs de: Ancdotas Rituales Smbolos Lenguaje Seleccin Socializacin Actos diarios Otros Se conocen los factores que pueden generar efectos colaterales? Intolerancia Estrs, conflicto y crisis Trabajo en equipo deficiente Tiempos de entrega prolongados De qu manera influyen en la cultura organizacional la tica y la responsabilidad social? Existe algn estudio que vincule la cultura con la creatividad? Cmo se maneja la diversidad cultural?

Recursos humanos 28. 29. En quin recae la responsabilidad de la funcin de recursos humanos? de qu manera se visualiza el manejo de este recurso?

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30. 31. a) b) c) d) e) 32. 33. 34. 35.

Se cuenta con un eficaz sistema de administracin de personal? Cmo se efecta la planeacin de los recursos humanos? Mediante la evaluacin de los recursos actuales Mediante la evaluacin de las necesidades futuras Mediante el desarrollo de un programa para satisfacer las necesidades futuras Mediante la proyeccin de la demanda de productos y servicios Otros Se dispone de un inventario de personal actualizado? De qu manera se asocian las funciones de la organizacin y los recursos humanos? existen mecanismos para retener personas con talento en la organizacin? se ha implementado una estrategia para propiciar un cambio en el proceso de aprendizaje organizacional?

Anlisis y valuacin de puestos. 37. se efecta el anlisis de puesto? Si 38. a) b) c) d) e) f) 39. 40. No Alguna Veces

Qu tcnicas se utilizan para el anlisis de puestos? Observacin directa Cuestionarios Entrevistas Benchmarking Mtodos combinados Otras Se actualiza peridicamente la informacin recabada del anlisis? El anlisis y valuacin de puestos han permitido mejorar otros aspectos organizacionales?

Reclutamiento, seleccin, contratacin, induccin y socializaciones. 41. 42. 43. Existe algn documento que detalle los requerimientos para el reclutamiento y seleccin de personal? Quin revisa las solicitudes de empleo? Se llevan a cabo exmenes a los aspirantes? Si 44. No Alguna Veces

Quin autoriza la contratacin del personal?

Normatividad 45. 46. 47. Qu tipo de reglamentos laborales existen? Incluya copia Quin recaba y resguarda este tipo de informacin? Existe un registro de conflictos laborales y las soluciones que se les dio a cada una?

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48.

Cuenta la organizacin con un reglamento interior? Si No

49. Se cuenta con criterios definidos para una toma de decisiones ticas y el manejo del desempeo social corporativo? Si No

Remuneracin del personal. 50. 51. a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) 52. Existe un sistema de compensacin eficaz? El clculo de la nmina incorpora movimientos tales como: Altas Bajas Faltas Retardos Licencias con goce de sueldo Pago de prestaciones Pago de obligaciones Prstamos personales Apoyos especiales Otros Quin establece las condiciones de pago en la organizacin?

Capacitacin y desarrollo. 53. 54. Cmo se detectan las necesidades de capacitacin? Cuenta la organizacin con un programa de capacitacin y desarrollo para el personal? Si 55. No

Se cuenta con un anlisis comparativo del desempeo antes y despus de la capacitacin? Si No

56.

Repercute la capacitacin y desarrollo en los procedimientos de trabajo? Si No Algunas Veces

57. Se evala la permanencia del personal en la organizacin una vez que se ha invertido en capacitarlo y desarrollarlo? Si Seguridad 58. Cuenta la organizacin con normas de seguridad internas? Si 59. No No Algunas Veces

con que periodicidad se revisan y actualizan las normas?

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Mensual 61.

Bimestral

Semestral

anual

En qu forma influye la seguridad en la generacin de productos y servicios de calidad?

Higiene 62. a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) 63. Son adecuadas las condiciones de trabajo tales como: Ventilacin Iluminacin Temperatura Nivel de ruido Disposicin de mobiliario Color de las reas reas de circulacin reas de descanso reas de atencin a clientes Otros De qu manera incide la higiene en la autoestima del personal?

64. Se dispone de un canal de comunicacin o va para presentar propuestas de mejora en cuanto a condiciones de trabajo? Si Prestaciones 65. Existe un plan de prestaciones para el personal? Incluya copia Si 66. NO No

Se dispone de un estudio relativo a los beneficios que estas actividades reportan a la organizacin? Si No

67.

Se efectan reuniones para promover la convivencia del personal? S No

68.

Existe algn estudio para mejorar las prestaciones? S No

Organizacin y control de personal 69. Se cuenta con una relacin de personal actualizada? S 70. No

Existen procedimientos documentados para altas, bajas y cambios? S No

71. a)

Se dispone de informacin de apoyo para la administracin de personal como: Manual de la organizacin

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b) c) d) e) 72.

Manual de personal Manual de induccin Manual de polticas Otros Se mantiene una buena relacin con el personal, sus jefes y representantes? S No

Enfoque global 73. 74. 75. en quin recae la responsabilidad de administrar los recursos humanos a nivel Como se maneja el choque cultural? Est definida una forma de capacitacin para el aprendizaje global? global?

Competencia 1. El enfoque en las competencias laborales se refleja en la capacidad del personal para utilizar sus conocimientos, habilidades y destrezas para desarrollar su trabajo? 2. La identificacin se realiza mediante un estudio del trabajo que identifica competencias tcnicas, de comportamiento, operativas y sociales para la ejecucin? 3. 4. a) b) c) d) e) f) 5. Con base al anlisis funcional, se facilita la comunicacin y l forma de organizar y mejorar el trabajo? Las funciones identificadas contemplan factores tales como: El propsito principal}? Funciones claves? Funciones principales? Unidades de competencia? Elementos de competencia? Otros? La formacin basada en competencias se centra en el empleado como eje de aprendizaje?

6. Es la administracin por competencias un elemento que contribuye a elevar el desempeo de la organizacin? Evaluacin del desempeo 7. 8. a) b) c) 9. a) b) se aplica la evaluacin del desempeo en la organizacin? en la evaluacin se consideran elementos tales como: Desempeo individual? Evaluacin conforme a estndares individuales y grupales? Retroalimentacin de empleado? para que las entrevistas de evaluacin del desempeo sean eficaces se vigila que: Destaquen lo positivo? Clarifiquen el sentido de la entrevista?

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c) d) e) 10. a) b) c)

Se realicen en un ambiente de cordialidad Se lleven acabo cuando se necesitan? Se evite el uso de vaguedades y comentarios subjetivos? Identifiquen los aspectos que pueden mejorar el desempeo Sea una forma de brindar apoyo? Destaquen aspectos positivos? Otros?

11. los incidentes crticos precisan los comportamientos crticos o clave y los rasgos de personalidad que distinguen un desempeo eficaz de uno que no lo es? 12. 13. 14. las comparaciones multipersonales permiten una adecuada comparacin del desempeo? la evaluacin de 360 grados cubre el circulo completo de personas con que interacta el sujeto evaluado? es la evaluacin del desempeo una herramienta eficaz para mejorar el rendimiento de la organizacin?

New placement/best placement/e-placement/re-placement 15. la visin del capital humano o capital intelectual influyen en la concepcin de un Nuevo mbito de trabajo? S No

16. el nuevo mbito se traduce en perfilar el recurso humano como parte de un mecanismo de operacin renovado? 17. 18. de que manera a influido la apertura a un mercado global en el manejo de los recursos humanos? La dimensin tecnolgica incide en los procesos internos para administrar los recursos humanos? S 19. No

Cmo ha afectado la dimensin sociocultural a la socializacin y la cultura organizacional?

Implacement 20. Qu representa para la organizacin el hecho de implementar iniciativas tendientes a atraer, retener y desarrollar una fuerza de trabajo altamente capaz y dedicada al aprendizaje continuo?

21. a) b) c) d) e) 22.

Cmo se lleva a cabo la atraccin de nuevos empleados? va internet con reclutadores ferias de empleo anuncios clasificados otros Qu medidas se han tomado para tener y mantener un ambiente de trabajo positivo?

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23.

se promueve el conocimiento de otras reas en el trabajo?

Outplacement 24. existe un mecanismo para apoyar la transicin de carrera del personal? S No

25. demostrar un inters genuino en ayudar a colocar a los empleados que dejan la organizacin comunica el valor de los recursos humanos a: a) b) c) d) los empleados que permanecen Las partes interesadas en su desempeo Los clientes La sociedad

26. Cmo ha afectado el ejercicio de esta prctica las relaciones entre el personal que se ha desvinculado y la organizacin?

Outsourcing 27. 28. 29. es el outsourcing un recurso de apoyo al enfoque estratgico de la organizacin? se ha implementado una mayor rotacin del personal en las areas? en quien recae la responsabilidad de administrar la relacin?

Empowerment 30. la formacin del personal que trabaja bajo este enfoque considera los valores? S 31. No

los valores del trabajo han contribuido a crear lazos e compromiso, lealtad y motivacin? S No

32.

contribuye este enfoque a elevar la autoestima de los empleados? S No

33.

la remuneracin por desempeo meritorio es a nivel y de grupo? S No

Diversidad 34. la integracin de una fuerza de trabajo diversa aumenta la participacin de las mujeres y los grupos minoritarios? S 35. No

ha sido necesaria alguna accin afirmativa para evitar la discriminacin? S No

Inteligencia emocional 36. se tiene un perfil claro de lo que representan las emociones para el desempeo del personal?

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No

37. la aptitud emocional apoya a las personas para desarrollar las cualidades e inspiracin necesarias para poner en prctica las destrezas del conocimiento emocional? S No

Valores 38. 39. 40. la visin y misin de la organizacin se sustentan en valores? la organizacin determina si una accin o falta de ella es correcta o incorrecta? Cmo han influido los valores en el desarrollo social corporativo?

tica 41. es la tica el conjunto de principios morales o valores que definen lo que es correcto o equivocado para una persona, grupo u organizacin? 42. 43. 44. Qu papel juega la tica en una organizacin? en quin recae la responsabilidad de preservarlos y difundirlos? Cmo se conduce la toma de decisiones para resolver los dilemas ticos?

Cambio organizacional 45. se cuenta con una estrategia para involucrar emocionalmente al personal? S 46. S No

en qu forma se supera la imposibilidad de concluir un cambio? No

Instrumentos tcnicos de apoyo 47. 48. a) b) c) d) e) f) g) h) i) 49. Qu proceso de seleccin se sigue para integrar al personal que colabora en el desarrollo? Que caractersticas se requieren del lder de proyecto? Formacin acadmica Experiencia Conocimiento de la organizacin Dominio de estudio Capacidad de negociacin Discrecin Capacidad para trabajar en equipo Empata Otros Qu tipo de capacitacin se brinda al personal que desarrolla los proyectos de instrumentos tcnicos?

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50.

Qu recursos en tecnologa de informacin se utilizan para el manejo de la informacin organizacional? Direccin La direccin dicta las pautas o lineamientos para encauzar a la organizacin al cumplimiento de su objetivo? Explica t respuesta Siempre casi siempre a veces nunca Cmo contribuyen sus acciones a hacer ms eficaz a la organizacin? LIDERAZGO Qu estilo de liderazgo ejerce la direccin? Autocrtico democrtico liberal Existe un liderazgo informal? Explica Siempre casi siempre a veces nunca El intercambio ente el lder y los miembros de la organizacin fomenta relaciones de calidad que se convierten en resultados positivos? Siempre casi siempre a veces nunca 8. Ha sido positivo el uso de conceptos de delegacin, participacin, ventas de ideas e instruccin? Explica Siempre casi siempre a veces nunca 9. Dispone la organizacin de un cuerpo de lderes en todas sus unidades de trabajo para la sucesin? Siempre casi siempre a veces nunca 10. En qu medida constituye el liderazgo un factor que soporta una direccin eficaz? Siempre casi siempre a veces nunca

1.

2. 3. 4. 5.

6.

7. 8.

COMUNICACIN 9. Cmo se concibe el proceso de comunicacin? Explquelo brevemente. 10. Cules son los mtodos de comunicacin que se evalan en la empresa? 11. Se conocen las barreras que obstaculizan la comunicacin? Explica porque? 12. Se ha implementado alguna iniciativa para enriquecer los canales e comunicacin? Siempre casi siempre a veces nunca 13. Cules son los canales de comunicacin que se manejan en la empresa? 14. Se ha tomado alguna medida para controlar la comunicacin informal? Siempre casi siempre a veces nunca 15. Se controla la informacin que se maneja como rumores? Siempre casi siempre a veces nunca 16. Explica como es la comunicacin con: a) los empleados? b) Clientes? c) Proveedores 17. Se han realizado esfuerzos para convertir la discusin en dilogo? Siempre casi siempre a veces nunca 18. Qu tecnologa de soporte emplea en el proceso de comunicacin? 19. Qu clase de comunicacin predomina? Explique 20. El contenido de las comunicaciones hacia el interior y exterior es revisado o autorizado? Siempre casi siempre a veces nunca 21. Existe un protocolo y/o normatividad al que la organizacin tiene que sujetarse en sus procesos de comunicacin? Siempre casi siempre a veces nunca 22. Es necesario el dominio de algn idioma para comunicarse con el entorno? Siempre casi siempre a veces nunca 23. Se proporciona informacin de alguna naturaleza para mejor la comunicacin? Siempre casi siempre a veces nunca 24. La organizacin otorga facilidades y/o recursos necesarios para actualizarse? Siempre casi siempre a veces nunca

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25. Qu clase de equipos utiliza para comunicarse? a) Telfono b) fax

c)

computadora

MOTIVACIN 26. Es la motivacin una prioridad en a la organizacin? Justifique su respuesta. Siempre casi siempre a veces nunca 27. Se asocia el esfuerzo individual con el desempeo, la recompensa y el logro de las metas personales? Siempre casi siempre a veces nunca 28. se busca recompensar el personal para motivarlo? Siempre casi siempre a veces nunca GRUPOS Y EQUIPOS DE TRABAJO 29. Se apoya los grupos o equipos de trabajo para incrementar la eficacia organizativa? Siempre casi siempre a veces nunca 30. se toman en cuenta criterios para tomar la decisin de integrar un grupo o equipo? Siempre casi siempre a veces nunca 31. Se han establecido grupos informales: Si no 32. Hay normas de funcionamiento definidas para los grupos y equipos? Si no 33. Permiten tales normas mejorar el desempeo de los grupos y equipos? Si no 34. Existen conflictos en los grupos y equipos? Si no MANEJO DEL ESTRS, EL CONFLICTO Y LA CRISIS 35. La dinmica de la organizacin genera estrs o conflicto? Siempre casi siempre a veces nunca 36. menciona algunas causas que propicien el estrs y el conflicto? 37. Se lleva un control sobre las incidencias del nivel de tolerancia al agotamiento? Siempre casi siempre a veces nunca 38. Se orienta al personal al manejo del estrs? Siempre casi siempre a veces nunca TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN 39. Permite la tecnologa de la informacin generar beneficios? Siempre casi siempre a veces nunca 40. La tecnologa de informacin de la organizacin incluye el hardware, software, bases de datos y telecomunicaciones? Siempre casi siempre a veces nunca 41. Permiten estos recursos un adecuado resguardo, procesamiento y distribucin de la informacin? Siempre casi siempre a veces nunca 42. La tecnologa de la informacin permite una interaccin eficaz todas las personas que se relacionan con la empresa? Siempre casi siempre a veces nunca TOMA DE DECISIONES 43. Cmo se lleva a cabo el proceso de toma de decisiones? Descrbelo brevemente. 44. Se utiliza algn modelo de toma de decisiones? Siempre casi siempre a veces nunca 45. La toma de decisiones considera condiciones como la certeza, el riesgo, la incertidumbre y el conflicto? Siempre casi siempre a veces nunca 46. Cmo se concilian las presiones de tiempo con la calidad de las decisiones? Explique

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47. El proceso de toma de decisiones es congruente con los requerimientos de la organizacin en cuanto a eficacia, congruencia, compromiso y calidad ? Siempre casi siempre a veces nunca 48. Este proceso se aplica por igual a decisiones programadas y no programadas? Siempre casi siempre a veces nunca 49. Cmo se coordinan la toma de decisiones entre los distintos niveles? Explique su respuesta. CREATIVIDAD E INNOVACIN 50. se realizan esfuerzos en la organizacin para fomentar la innovacin y la creatividad? Siempre casi siempre a veces nunca 51. El proceso de cambio contempla etapas como: el reconocimiento de la necesidad a cambiar, el establecimiento de metas para orientar el cambio, diagnstico de aspectos relevantes la seleccin de la tcnica de cambio apropiada? Siempre casi siempre a veces nunca 52. Existe un entorno adecuado para fomentar la creatividad y la innovacin? Siempre casi siempre a veces nunca 53. Dispone la organizacin de registros del personal que incorpore caractersticas como originalidad, apertura mental, capacidad para resolver problemas, sentido de persistencia? Siempre casi siempre a veces nunca 54. Se ha desarrollado en la organizacin una cultura que permita fomentar el trabajo mas divertido? Siempre casi siempre a veces nunca 55. La motivacin en el trabajo incluye la tolerancia a la equivocacin? Siempre casi siempre a veces nunca

CONTROL

1. Es clara la definicin del ciclo del control? a) b) c) Medicin del desempeo Determinacin de desviaciones Adopcin de medidas correctivas

2. El control se enfoca en eventos antes, durante y despus del plan de trabajo? 4. Estn bien definidos los puntos crticos que es necesario controlar? 9. El control de retroalimentacin se lleva a cabo mediante acciones tales como: a) b) c) inspeccin final del producto a entregar Anlisis de ndices de auge y escisin Presupuestos

NIVELES 14. Se ha desarrollado controles estratgicos a nivel: a) b) c) d) cargadores Almacenistas Repartidores fuerza de venta

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15. Los controles a nivel de negocio identifican claramente aspectos relativos a: a) b) c) necesidades de los clientes Grupos de clientes Capacidades distintivas

16. Los controles a nivel funcional se centran en lograr una: a) b) eficiencia superior Mayor calidad

17. El control est fundamentado en normas: a) b) c) d) fsicas de costos de capital de ingresos

Presupuestal 18. Se cuenta con un presupuesto de: a) b) c) d) e) ingresos y egresos tiempo, espacio, materiales y productos capital efectivo maestro

19. A qu plazos se presupuesta? a) b) c) Corto plazo Mediano plazo Largo plazo

20. Se emplea la auditora como mecanismo de evaluacin y control? 21. Qu tipo de auditora se aplica? a) b) c) d) e) f) Administrativa De estados financieros Operacional Ambiental Legal De calidad

22. Se cuenta con una metodologa para instrumentar las auditoras? Incluya copia 23. Se asocia la auditora con otras iniciativas de mejoramiento administrativo?

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Adquisiciones. 24. 25. 26 27. 28. 29. 31. a) b) c) 32. 33. 34. 35. 36. Qu papel juegan las adquisiciones en las estrategias de la organizacin? Quin es el responsable de realizar las adquisiciones en la organizacin? De que manera se interrelacionan las reas de ventas y adquisiciones? se capacita al personal de adquisiciones para el desarrollo de sus funciones? los proveedores brindan algn tipo de capacitacin? Se dispone de un catalogo de artculos y servicios? Se negocian con los proveedores condiciones de los pedidos tales como: Precio Tiempo de entrega Descuentos El rea responsable de las compras revisa el diario oficial y las normatividad en la materia? Quin las autoriza? Es gil el procedimiento? Quin autoriza las requisiciones de compra? Quin y cmo elaboran los pedidos de compra? Descrbalo brevemente.

37. Se realiza la asignacin o reajuste de precios a productos y/o servicios de acuerdo con la situacin del mercado, condiciones pactadas, volumen de desplazamiento, etctera? 38. Quin y cmo verifica el cumplimiento de compromisos por parte de los proveedores?

39. Cuando los proveedores no cumplen con sus compromisos o lo hacen en forma inadecuada, Qu medidas toma la organizacin? 40. Quin verifica que los pedidos directos cumplan con las especificaciones requeridas por el cliente?

Almacenes e inventarios. 41. 42. 43. 44. Cmo est organizado el almacn? Incluya organigrama y funciones. El personal responsable fue asignado por su experiencia en esta materia? Se le proporciono capacitacin para desempear su funcin? El manejo de almacn est reglamentado?

45. a) b) c) d) e)

Qu tipo de lineamientos orientan su trabajo? Reglamento interior. Manual de organizacin. Manual de procedimientos. Manual de calidad. Convenios con proveedores.

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46. 47.

Existen estndares de calidad claramente definidos para su aceptacin o rechazo? En caso de rechazo, a quien se notificara?

COORDINACION. 48. a) b) c) d) 49. a) b) c) d) 50. 51. 52. 53. 54. 55. 56. 57. 58. 59. Las relaciones de coordinacin estn basadas en: La divisin del trabajo El manejo de procesos El flujo de la informacin Las necesidades de operacin Se mantiene coordinacin con: Clientes. Proveedores. Autoridades. Competencia. Es la coordinacin un elemento decisivo en la seleccin estratgica de la organizacin Existen grupos o equipos de trabajo? Cmo se coordinan? A quien se acude en caso de controversia por falta de coordinacin? Se dispone de un registro de estas controversias y como las han solucionado? Se ha capacitado al personal para mejorar la coordinacin en el trabajo? Se realizan estudios para mejorar la coordinacin? Influyen la coordinacin en el clima organizacional? Repercute la coordinacin del trabajo en los resultados que se obtienen? Hay prdida de recursos por falta de coordinacin?

PUBLICIDAD Y PROMOCION 60. Se utiliza los servicios de un especialista en la materia para la preparacin de los programas o se realizan internamente? 61. Se desarrolla un programa para manejar la publicidad?

62. 63. a) b) c) 64.

Cmo se prepara el diseo de publicidad? la seleccin de medios toma en cuenta: El alcance Rating Costo Qu opciones de medios se consideran?

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a) b) c) 65. a) d) e) 66. 67. 68.

Televisin Radio Internet Cmo se promocionan los productos? Ofertas Muestras Exhibidores Existe una coordinacin adecuada entre la publicidad y la promocin? Cmo se controla y evala el costo-beneficio de la publicidad y la promocin? De qu manera afectan a la organizacin la publicidad y la promocin

ANALISIS DE COSTOS Se cuantifican los costos totales de? a) c) Inversin Unitarios

Se cuenta con un registro de los costos por rea de aplicacin del proyecto? Existe un anlisis comparativo de costos por proyecto? EJECUCION Estn precisadas las relaciones con? a) b) c) d) e) Proveedores Distribuidores Clientes Autoridades Competencia

Estn claramente definidas las fases y responsables? Es confiable la estimacin de recursos? A) B) C) D) Humanos Materiales Financieros tecnolgicos.

RECURSOS FINANCIEROS Y CONTABILIDAD ESTRUCTURA FINANCIERA INTERNA En quin recae la responsabilidad del manejo de las finanzas de la empresa?

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Qu criterios siguen para delegar esta responsabilidad? a) b) c) d) e) Posicin jerrquica Relaciones personales Conocimientos Experiencia Estrategia

Qu resultados han logrado? a) b) c) d) e) Ahorro Disponibilidad Calidad Agilidad Continuidad

Con que frecuencia se revisan las variaciones en la compras? Qu tipo de documento se utiliza para reportar las revisiones? Esta revisin permite un control eficaz de las compras? Existe un presupuesto de costos aprobado? Quin y con qu periodicidad revisa las variaciones del presupuesto de costos? Qu criterios se observan para conceder crditos a los clientes? FUENTES DE FINANCIAMIENTO Con cuntos accionistas cuenta la organizacin? Qu medidas se han tomando para promover un acercamiento con los accionistas? Se han utilizado satisfactoriamente los contactos y relaciones personales de los accionistas con proveedores e instituciones financieras? Cmo est integrado el consejo de administracin?

INGRESOS Tienen claramente definidas todas las fuentes de ingresos? Llevan un registro actualizado de los ingresos ordinarios y extraordinarios? Quin autoriza los depsitos? Qu tipo de reportes genera el sistema? a) Depsitos totales

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b) c) d)

movimientos realizados tipo de ingreso origen del ingreso

Cmo se lleva a cabo la facturacin? EGRESOS Estn claramente precisados los plazos de pago? Se analizan las condiciones de pagos diferidos? Cmo est conformada la cuenta de acreedores diversos? Se revisan las condiciones de pago antes de efectuarlos? Con que estructura se controlan los ingresos? PROVEEDORES Se dispone de informacin de las lneas de crdito de los proveedores? Es buena la relacin con proveedores? El plazo del crdito que otorgan los proveedores coincide con la duracin del proceso productivo? Qu garantas solicitan los proveedores para dar crdito? CLIENTES Emplea la organizacin anticipos a cuenta para financiar su produccin? Qu controles se han establecido para verificar la situacin de los pedidos de clientes? Qu garantas solicitan los clientes por anticipos efectuados? Se realiza un seguimiento para verificar que se cumpla con estas garantas? CONTABILIDAD Existe un sistema contable acorde con las necesidades de la organizacin? En quin recae la responsabilidad de operar el sistema? En la base documental existe un? a) b) c) Catalogo de cuentas Manual de contabilidad general Manual de contabilidad de costos

El catalogo incluye? a) b) c) d) e) Cuentas de activo Cuentas de pasivo Cuentas de capital Cuentas de resultados deudoras Cuentas de resultados acreedoras

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f) g) h) i)

Cuentas de orden Cuentas deudoras Cuentas puente Otros

Con que periodicidad se producen repostes de la situacin contable? Las formas diseadas permiten un adecuado manejo de la informacin contable? SERVICIO A CLIENTES Qu tipo de servicios se brindan al cliente? Existe un rea de servicio de clientes? Qu perfil de puesto se emplea para el personal que trata con los clientes en cuanto a? a) b) c) d) Conocimientos Capacidades Experiencia Personalidad

Existe un programa permanente de actualizacin? Qu reas de la organizacin mantienen trato con el cliente? Se ha preparado un portafolio de clientes? Est integrada la informacin en una base de datos? Existe una buena coordinacin entre lnea de atencin al cliente y el resto de la organizacin? Son tomados en cuenta los cambios de necesidades, gustos o preferencias de los clientes? Es gil y flexible el servicio a clientes? Se ha desarrollado un programa de mejora continua de la calidad en la atencin a clientes? Se captan las percepciones del cliente en lo que se refiere a? a) b) c) d) e) f) Como quiere que lo atiendan Cules son sus inclinaciones Que quiere comprar Como incrementar su confianza Que expectativas de servicio tiene Otros

Se han desarrollado en el trato a clientes habilidades para? a) b) c) Hablar despacio Pensar antes de hablar Establecer un marco compartido

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d) e) f) g) h) i) j)

No tomar actitudes de exceso de confianza Usar trminos comprensibles Constatar que se hace entender Saber escuchar Negociar ms que imponer Poder convencer Otros

Se ha estimulado la destreza para? a) b) c) d) e) f) g) Mantener una actitud receptiva Mostrarse afable Expresar el deseo de ayudar Anticipar los deseos del cliente Relajar la tensin Interpretar el lenguaje corporal Otros

La organizacin ha mejorado su capacidad para? a) b) c) d) e) Administrar eficazmente el desarrollo y prestacin del servicio Estimular interna y externamente el potencial de servir Abrirse al cambio Pensar estratgicamente acerca del servicio Otros

En la calidad de los servicios se verifica la atencin de factores determinantes tales como? a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) Confiabilidad Respuesta Competencia Accesibilidad Cortesa Comunicacin Credibilidad Seguridad Comprensin del conocimiento del cliente Evidencia fsica del servicio

Han mejorado la imagen de la organizacin por la calidad de sus servicios?

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Esta mejora se ha traducido en una ventaja competitiva? Distribucin del espacio 1. Existe algn estudio para distribuir el espacio o disposicin fsica de los puestos y equipos en las instalaciones de trabajo de la organizacin 2. 3. 4. 5. 6. 7. Los estudios en esta materia forman parte de los programas de trabajo de la organizacin A quien se responsabiliza por este tipo de estudio? Hay polticas definidas para el uso racional de instalaciones? Se tomo algn modelo de instalaciones para crear el propio? Se dispone de un acervo de informacin documentado de la distribucin del espacio? Estn relacionados la distribucin de espacio y los sistemas de informacin?

8. En funcin de la estructura de la organizacin se toman en cuenta los aspectos que a continuacin se presentan para distribuir el espacio? q. b. c. d. e. f. h. 9. 10. 11. Que refleje y facilite las relaciones de trabajo De acuerdo con los sistemas de informacin y procesos de comunicacin Naturaleza, volumen, frecuencia y modo de desarrollo de las funciones o procesos Procurando seguir una secuencia lgica en las operaciones Que permita una adecuada supervisin del trabajo y comodidad al realizarlo Para facilitar posibles cambios a la estructura orgnica Ubicacin de reas de atencin a clientes en lugares accesibles En qu medida influye la implementacin de las estrategias? Se ha considerado la posibilidad de crecimiento o expansin? Se dispone de los espacios para este efecto

16. Se consideraron condiciones de temperatura y color de las instalaciones en la preparacin de espacios fsico? 17. 18. A. B. C. D. E. F. 19. 20. 21. Se han relacionado estas condiciones con la motivacin en el trabajo? El anlisis organizacional para distribucin del espacio incluye elementos como: Organigramas Cuadros de distribucin del trabajo Socio gramas Redes para el anlisis lgico de problemas Estadsticas de trabajo Otros. Existe buena iluminacin y ventilacin en los espacios de trabajo? El flujo de trabajo sigue una secuencia acorde con los procedimientos establecidos? La secuencia del flujo se lleva a cabo con:

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A. B. C. D. E. 22. 23. 24. 25. 26.

Diagrama de flujo Diagramas de programacin de computadoras Diagramas de distribucin de espacio Matriz de especificaciones o requerimientos de espacio Otros Existe un procedimiento para evacuacin de instalaciones en caso de emergencia? Se han realizado simulacros para afrotar esta circunstancia? Las unidades que tienen funciones similares y/o relacionadas entre si tienen una ubicacin prxima? El mobiliario y equipo es adecuado para desarrollar el trabajo? Se siguen criterios ergonmicos para la seleccin de mobiliario y equipo?

27. Las unidades que utilizan equipo ruidoso estn ubicadas en reas separadas o cuentan con un sistema para aislar el sonido? 28. Cuenta la organizacin con adecuados servicios sanitarios , espacios para descanso y espera y suficientes tomas de agua? 29. 30. 31. 32. 33. Los espacios y pasillos para cicular permiten el libre transito? Estan protegidos de ruido y distracciones visuales del exterior? El ambiente fsico ha repercutido de alguna manera en el desempeo? Favorece la distribucin del espacio la coordinacin del trabajo? Influye la disposicin y composicin de las instalaciones en la cultura organizacional?

34. Se ha considerado la posibilidad de integrar una estructura para el funcionamiento de edificios inteligentes? 35. 36. Existe un estudio econmico para analizar esta alternativa? Que ventajas o desventajas reporta a la organizacin la distribucin del espacio actual?