Como hacer un webinar, o seminario web.

14-04-2011 Los seminarios web, o webinars (ninguna de las dos palabras me convence, pero tampoco encuentro algo mejor, webonario no cuenta) son una excelente herramienta para compartir conocimientos, difundir informacin, instruir y hasta convivir con tu comunidad. En donde trabajo los webinars se han convertido en una actividad prcticamente indispensable para cualquier programa. Nuestras actividades giran en torno a presentar los resultados de algunos estudios, compartir experiencias y casos de xito, ensear y fomentar la discusin en torno a ciertos temas. Pero los principios se pueden aplicar a cualquier rea.

Los webinars de Cities of Migration han resultado ser muy populares y bastante apreciados entre la gente que es nuestro objetivo. Para empezar debes considerar sobre que va a tratar tu webinar, a quien va a ir dirigido y que tanto los vas a involucrar. Hay webinars que son nada ms presenciales mientras que otros son totalmente interactivos, permitiendo a todos los asistentes participar con audio y video de todos hacia todos. Nosotros por lo general elegimos un punto medio, con una presentacin al inicio seguida por un periodo de preguntas y respuestas mediante chat y a

veces con voz. Dependiendo del caso podemos elegir entre tener el chat abierto para que los participantes interacten durante toda la sesin o abrirlo nada ms para preguntas y respuestas en la segunda mitad de la sesin. Rara vez abrimos la capacidad de voz para todo mundo porque no falta quien tenga el volumen demasiado alto, est en un lugar con demasiado ruido o se le ocurra ir al bao con el micrfono a mitad de la sesin. Todo esto ha pasado, as que preferimos mantener las cosas en texto solamente. La segunda cosa a considerar es quienes sern los presentadores. Contamos por lo menos con dos personas: un moderador y el presentador principal. A veces hay ms de un presentador y puedes decidir si haces la sesin en forma de panel o mesa redonda. Pero el moderador es bsicamente indispensable. No solo se encarga de presentar a los participantes, sino de mantenerlos en tiempo y dentro del tema a tratar. Puede hacer preguntas y mantener la presentacin viva. Casi siempre contamos adems con uno o dos asistentes que se encargan de monitorear las conversaciones en el chat, elegir preguntas al presentador, resolver algunas dudas tcnicas, asegurarse que las cosas estn marchando bien y de vez cuando sacar a algn revoltoso. Como en toda presentacin lo ms importante es la preparacin. Desde semanas antes del webinar nos hemos puesto en contacto con los presentadores, platicando con ellos sobre el tema que queremos tratar, la composicin de la audiencia y los objetivos que queremos lograr. De esa manera ellos pueden ajustar la presentacin. Aproximadamente una semana antes (idealmente, en la realidad no siempre pasa as) nos mandan las diapositivas y otro material de apoyo que necesiten y las integramos a la plataforma que vamos a usar. De esa manera todo estar listo el da del webinar. Y esto nos lleva a la plataforma. Nosotros usamos Adobe Connect, que es relativamente fcil de utilizar, crear nuevas sesiones, incluso en salones virtuales separados, compartir video, presentaciones, documentos, la pantalla de la computadora, etc. Pero no es el nico. Entre sus competidores principales estnGoToMeeting y Webex. Las capacidades principales son muy parecidas aunque la interfaz puede variar un poco. Algunas se adaptan mejor al telfono que otras, es decir, dependiendo del plan que contrates los participantes

pueden usar una lnea telefnica para escuchar el seminario o hacerlo a travs del audio de su computadora.

Tu equipo no necesariamente tiene que ser tan elaborado como ste. Vas a necesitar de cierto equipo para realizar tu webinar. Por lo menos una PC donde el maestro de ceremonias controlar la presentacin y activar o desactivar a los presentadores, pero casi siempre es mejor que los asistentes tengan su propia PC para hacer estas tareas. Si todo mundo est en el mismo lugar debes pensar tambin como vas a llevar el audio a la computadora. Los micrfonos internos no son eficientes para esta tarea. Necesitas conseguir micrfonos externos y una mezcladora con la que puedas controlar los niveles de volumen de cada uno y meterlos a la computadora. Si los presentadores estn en lugares remotos usando telfonos para participar, las cosas pueden ser un poco ms complicadas. Dependiendo de la plataforma elegida puede ser que los participantes estn obligados a marcar tambin al telfono para poder escuchar el audio o que necesites un adaptador especial para meter el audio del telfono a la PC. Aqu va a ser el uso, la frecuencia y el tipo de webinars que hagas lo que va a determinar el equipo que necesitas, pero no est por dems invertir en una buena mezcladora de audio y un par de micrfonos de buena calidad. Sea cual sea la plataforma que elijas y el equipo que compres lo ms importante es que te familiarices con su uso y hagas algunas pruebas antes del da del webinar.

Y si tienes cualquier pregunta no dudes en hacerla.